Guide Pharma Gerer Entrepots FR

GUIDE PHARMACEUTIQUE PSF-CI : Comment mieux grer les entrepts pharmaceutiques
Unit Pharmaceutique PSF-CI Rfrence : DIST/GS/SIE/001/G/REV00 MARS 2003
SOMMAIRE
INTRODUCTION..................................................................................... 1 1 - UN ENTREPOT PHARMACEUTIQUE: POUR QUOI FAIRE ? ......... 2 2 - QUEST-CE QUI DOIT CARACTERISER UN ENTREPOT ? ............ 3
2.1 - UN LOCAL BIEN SITUE ......................................................................................... 3 2.2 - UN LOCAL BIEN AGENCE ..................................................................................... 3 2.3 - UN LOCAL BIEN RANGE ....................................................................................... 4 2.3.1 - Rgles de base de lentreposage................................................................ 4 2.3.2 - La classification des produits ...................................................................... 5 2.3.3 - La conservation des produits ...................................................................... 6 2.4 - UN LOCAL PROPRE ........................................................................................... 10 2.5 - UN LOCAL BIEN SECURISE ................................................................................. 10
3 - LA GESTION DES STOCKS ........................................................... 12

3.1 - OBJECTIFS ET PRINCIPES.................................................................................. 12 3.2 - LE RENOUVELLEMENT DU STOCK ....................................................................... 12 3.2.1 - Lvolution de ltat dun stock .................................................................. 12 3.2.2 - Calcul de la quantit commander........................................................... 14 3.3 - LA FICHE DE STOCK .......................................................................................... 15 3.3.1 - Dfinition ................................................................................................... 15 3.3.2 Caractristiques de la fiche de stock ........................................................ 15 3.3.3 - Consignes dutilisation............................................................................... 16 3.4 - LA GESTION DE STOCK SUR TABLEUR ................................................................. 16 3.5 - LE REGISTRE DES PRODUITS REGLEMENTES ....................................................... 17
4 - LES INVENTAIRES ......................................................................... 18

4.1 POURQUOI EN FAIRE ?..................................................................................... 18 4.2 - COMMENT LES FAIRE ?..................................................................................... 18
5 - LA RECEPTION DES PRODUITS................................................... 20

5.1 - LE CONTROLE DE LA COMMANDE ....................................................................... 20 5.1.1 Premire vrification................................................................................. 20 5.1.2 - Le deuxime contrle ................................................................................ 21 5.2- LENREGISTREMENT DE LA COMMANDE ............................................................... 22 5.3 - LE DECONDITIONNEMENT ET LETIQUETAGE DES PRODUITS .................................. 22
6 - LA DISTRIBUTION DES PRODUITS .............................................. 24

6.1 - LA VALIDATION DE LA LISTE DES BESOINS ........................................................... 24 6.2 - LA PREPARATION DE LA LIVRAISON .................................................................... 25 6.3 - LA REMISE DES PRODUITS ................................................................................. 25 6.3.1 - Le bon de livraison .................................................................................... 25 6.3.2 - La facture .................................................................................................. 26 6.3.3 - Le certificat de donation ............................................................................ 26 6.3.4 - Lavoir........................................................................................................ 26 6.3.5 - La feuille de transport (waybill).................................................................. 26 6.4 - LE MONITORING DE LA CONSOMMATION AU NIVEAU DES STRUCTURES BENEFICIAIRES .....26
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6.5 - LA TRAABILITE DES PRODUITS ......................................................................... 27
7 LE PERSONNEL DE LENTREPOT : QUI FAIT QUOI ?................ 28

7.1 - LE PHARMACIEN RESPONSABLE ........................................................................ 28 7.2 - LE MAGASINIER ................................................................................................ 29 7.3 - LE MANUTENTIONNAIRE .................................................................................... 29 7.4 - LE GARDIEN..................................................................................................... 30 7.5 - LAGENT DE SURFACE....................................................................................... 30
8 - LASSURANCE QUALITE .............................................................. 31

8.1 - LES PROCEDURES OPERATIONNELLES STANDARDISEES ....................................... 31 8.2 - INFORMATIONS PHARMACEUTIQUES ................................................................... 32 8.3 - LES AUDITS ..................................................................................................... 32
ANNEXES.................................................................................................
ANNEXE I : CIRCUIT DES PRODUITS ET ACTIVITES PHARMACEUTIQUES DE PSF-CI............ I ANNEXE II: SCHEMA TYPE DE LAGENCEMENT DUN ENTREPOT PHARMACEUTIQUE ........... II ANNEXE III: FICHE DE CONTROLE DE LA TEMPERATURE DU MAGASIN ............................. III ANNEXE IV : FICHE DE CONTROLE DE LA TEMPERATURE ET DE LENTRETIEN DES REFRIGERATEURS ..................................................................................................... IV ANNEXE V : FICHE DE STOCK ...................................................................................... V ANNEXE VI : LISTE DINVENTAIRE ............................................................................... VI ANNEXE VII : ACCUSE DE RECEPTION PROVISOIRE (PRODUITS PHARMACEUTIQUES) ...... VII ANNEXE VIII : ACCUSE DE RECEPTION DEFINITIVE (PRODUITS PHARMACEUTIQUES) ...... VIII ANNEXE IX : DEVIS ................................................................................................... IX ANNEXE X : EXEMPLE DE BON DE PREPARATION........................................................... X ANNEXE XI : EXEMPLE DE BON DE LIVRAISON .............................................................. XI ANNEXE XII : EXEMPLE DE FACTURE ......................................................................... XII ANNEXE XIII : ATTESTATION DE DON HUMANITAIRE .................................................... XIII ANNEXE XIV : EXEMPLE DAVOIR CLIENT ..................................................................XIV ANNEXE XV : SCHEMAS RAPPELANT LES CONSIGNES DE BASE ....................................XV
BIBLIOGRAPHIE
Unit Pharmaceutique
INTRODUCTION
Llaboration de ce guide est ne du souci de garantir lassurance qualit au niveau des diffrentes missions de Pharmaciens Sans Frontires - Comit International ainsi que de capitaliser la mmoire de ses acteurs dans le domaine mdico-pharmaceutique. En effet, les pharmaciens expatris ont eu pendant longtemps limpression de rinventer la roue chaque mission en recrant des outils de gestion ou de formation et des procdures dj ralises mais non disponibles. Ce guide est un recueil dcrivant un ensemble dactions et de rgles accomplir pour amliorer la qualit de lintervention de Pharmaciens Sans Frontires - Comit International au niveau de ses dpts pharmaceutiques quelle que soit leur localisation gographique. Ces recommandations ont valeur doutil adapter au contexte local de chaque mission, chaque entrept PSF-CI devant avoir ses procdures dactivits spcifiques. Aprs avoir rappel les objectifs des entrepts pharmaceutiques, ainsi que leurs caractristiques, nous nous pencherons sur lactivit essentielle qui incombe au Pharmacien responsable : la gestion des stocks. La prsentation des outils de la gestion des stocks sera complte par des lignes directrices concernant la rception et la distribution des produits grs dans lentrept. Pour finir, la rpartition des tches entre les diffrents intervenants au niveau des entrepts pharmaceutiques ainsi que des notions dassurance qualit seront dveloppes. Lapplication de ces diffrentes lignes directrices permettra : de simplifier les tches qui incombent au pharmacien expatri, aussi paradoxal que cela puisse lui sembler ; de standardiser les missions de Pharmaciens Sans Frontires-Comit International, sans pour autant les uniformiser ; de faciliter le relais entre les pharmaciens expatris qui se succdent au niveau dune mme mission grce la traabilit des oprations ; doptimiser les diffrents volets des programmes de Pharmaciens Sans Frontires - Comit International.
Par ailleurs, bien que ce rfrentiel soit le fruit dexpriences de terrain et de recommandations internationales, les diffrentes directives prsentes seront rgulirement soumises aux valuations de terrain pour renforcer leur pertinence. Bien entendu, cet outil ne dispense pas de lutilisation optimale du jugement et des connaissances pharmaceutiques et biomdicales du pharmacien dans le but damliorer lefficacit, la scurit, lconomie et la prcision selon lesquelles les mdicaments doivent tre utiliser pour que la plus grande pharmacie du monde reste toujours de garde.
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1 - Un entrept pharmaceutique: pour quoi faire ?

Permettre le transport le plus rapide et le moins cher des mdicaments et des dispositifs mdicaux de leurs fournisseurs aux bnficiaires (cf. annexe I). Ceci nest possible qu travers une gestion rigoureuse des stocks. On peut distinguer trois tapes principales : Lachat des produits pharmaceutiques : il sagit de passer des commandes pertinentes au moment opportun, soit localement soit via le Service des Achats Mdicaux du Sige, puis de rceptionner et de contrler les livraisons ; Le stockage des produits commands : il sagit denregistrer et de ranger les produits reus, puis de surveiller leur conservation et suivre leur consommation ; La distribution des produits en stock : il sagit de prparer et de livrer les commandes, puis dassurer leur suivi.
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2 - Quest-ce qui doit caractriser un entrept ?

Un entrept pharmaceutique doit tre bien situ, bien agenc, bien rang, propre et bien scuris. Ceci permet dassurer : la gestion facile et efficace ; la bonne conservation des mdicaments et du matriel mdical ; la scurit du personnel et des marchandises stockes. 2.1 - Un local bien situ Pour cela, il faut prendre en compte : le nombre et lemplacement des structures sanitaires desservir ; les routes, chemins de fer, ports, etc. entre les sources et les structures sanitaires ; les facteurs saisonniers (ex : routes coupes) ; les besoins de transbordement ; le nombre, le genre et la capacit des installations de stockage existantes ; laccs, le drainage, la scurit, leau et les services (lectricit, tlphone) du site choisi comme entrept. 2.2 - Un local bien agenc La taille de lentrept doit tre suffisante pour permettre une sparation en diffrentes zones (cf. annexe II) : - une zone administrative au niveau de laquelle se font les activits de gestion administrative et financire de lentrept (enregistrement informatique des commandes ; monitoring de la consommation des structures bnficiaires ; estimation des besoins ; archivage des factures, des bons de commandes, des bons de livraison1 ; etc.) ; - une zone rserve la prparation des livraisons ; - une zone de stockage des cartons vides et autres emballages ; - un magasin lui-mme constitu dun plan de travail et de plusieurs secteurs rservs au stockage :
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des diffrentes formes de mdicaments ; du matriel mdical ; des produits conserver au frais ( chambre froide ou rfrigrateurs) ; des stupfiants et produits rglements (chambre ou armoire fermant cl) ; des produits en quarantaine ;
Tous les documents doivent tre conservs pendant une priode au moins gale celle impose par la rglementation en vigueur dans le pays et conformment la charte darchivage de PSF-CI.
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des produits prims en attendant leur destruction ;
- Une zone de rserve devra tre prvue dans le magasin si le volume de produits pharmaceutiques est tel que tous les produits ne peuvent tre stocks en rayon. La taille et lagencement du magasin doivent tre tels que chaque secteur soit distinctement dlimit et quil ne puisse y avoir de confusion entre les produits distribuer et les produits dtruire. 2.3 - Un local bien rang 2.3.1 - Rgles de base de lentreposage Ces recommandations sont destines ranger correctement un entrept et viter dventuelles pertes : Rangement systmatique des livraisons ; Utilisation des palettes ( rien ne doit tre entrepos mme le sol !) pour une meilleure circulation de lair ainsi quune protection contre les nuisibles (rats) ou contre une ventuelle inondation ; Respect dun espace dau moins 50 cm entre les palettes elles-mmes et les murs de lentrept. Ceci permet darer le dpt, de faciliter le contrle de ltat des produits, et de nettoyer les locaux. Prvoir galement des espaces de circulation pour les personnes et/ou les transpalettes ; Equipement de lentrept dtagres solides et stables, rglables (pour adapter les intervalles entre les rayonnages la taille des marchandises entreposer), mtalliques de prfrence dans les pays tropicaux o les termites sattaquent au bois ; En rayon comme en rserve, chaque produit doit avoir une et une seule place bien prcise ; En rayon, cette place est indique par une tiquette portant les caractristiques du produit. Les mdicaments sont identifis par leur Dnomination Commune Internationale (DCI)2, leur dosage et leur forme3. Un espace suffisant doit tre prvu pour chaque produit pharmaceutique afin dviter les mlanges et de pouvoir ventuellement insrer de nouveaux items non encore prsents au niveau du magasin ; Si un produit stock en rayon lest galement en rserve, il faut que cela soit indiqu sur la fiche de stock du produit en question (pastille de couleur) ; Pour chaque item en rayon, les produits avec les dates de premption les plus loignes seront rangs au fond des tagres et ceux avec les dates de premption les plus proches seront rangs lavant. Ceci permet de rduire le risque de premption des produits durant le stockage4;
En anglais : International Nonproprietary Name (INN). Exemples de caractristiques pour diffrents produits : Amoxicilline - 500mg glules ; Glucose 20% injectable; Cathter IV - 16G - 20cm. 4 Principe FEFO : First Expired First Out.
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Les cartons devront tre empils en piles parfaites tout en limitant la hauteur pour prvenir les risques deffondrement ; Les cartons doivent tre rangs tel que leur tiquette sera facilement visible et lisible ; Tous les cartons en rserve doivent tre ferms (scotch) ; Pour chaque produit en rayon, seul un carton doit tre ouvert pour permettre la distribution ; Les stupfiants et autres produits rglements5 seront stocks sparment, dans une armoire (ou une petite pice) ferme cl. Celle-ci sera garde par le Pharmacien responsable ; Les produits inflammables tels que lalcool et lther doivent tre stocks dans des locaux spciaux ou, si cela nest pas possible, dans une pice spare bien ventile ; Sortir immdiatement toute marchandise infeste, abme ou prime. Reporter le mouvement sur la fiche de stock, et tablir un document crit (constat ou PV) pour justifier le retrait du stock ; Mettre en quarantaine tout lot peru comme suspect par le Pharmacien responsable (changement de couleur, prcipitation anormale) ou dclar suspect (par le fournisseur ou le Service des Achats Mdicaux du Sige).Les produits suspects doivent tre spars physiquement des autres produits en stock. Il faudra attendre les rsultats danalyse des lots suspects avant de les dtruire (et enregistrer leur retrait du stock) ou les remettre en rayon si le doute savre non tabli. 2.3.2 - La classification des produits Pour une gestion de stock facile et efficace, il est essentiel : dadopter une classification des produits pharmaceutiques qui soit simple et utilisable par des personnes non spcialises ; de respecter cette classification chaque niveau du systme de gestion. 2.3.2.1 - Classification des mdicaments Il est prfrable de ranger les mdicaments par forme pharmaceutique sommaire (ou voie dadministration) et par ordre alphabtique des DCI au sein de chaque forme pharmaceutique6. Les diffrentes formes sont (cf. annexe II) : 5
les comprims et apparents ; les sirops ;
Les substances psychotropes (produits de la famille des benzodiazpines et des barbituriques) et stupfiantes (analgsiques centraux) sont des substances vnneuses agissant sur le systme nerveux central. De ce fait, des dtournements dusage des fins toxicomaniaques sont possibles. La production, la fabrication, lextraction, la prparation, loffre, la mise en vente, le transport, limportation, lexportation de ces produits sont rgis par la convention des Nations Unies de Vienne de 1988. 6 La classification alphabtique par DCI est souvent privilgie la classification Anatomique Thrapeutique et Chimique (ATC) o les mdicaments sont classs selon leur action thrapeutique. La classification ATC est plus pdagogique et facilite les substitutions. Cependant elle ncessite un personnel qualifi et un suivi rigoureux car un mme produit peut appartenir plusieurs classes thrapeutiques et peut donc tre rang diffrents endroits.
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les mdicaments destins lusage externe (pommades, collyres, solutions ) ; les mdicaments administrs par voie injectable (IV et IM) ; les soluts de perfusion (classs part en raison de leur encombrement) ; les mdicaments conserver au rfrigrateur (vaccins, srums, insulines) ; les stupfiants conserver dans une armoire ferme cl ; les alcools, thers ; etc.
2.3.2.2 - Classification des matriels mdicaux Etant donn la diversit des articles stocks et lencombrement de beaucoup dentre eux, il est prfrable de ne pas utiliser lordre alphabtique et de les regrouper par catgories : seringues, aiguilles, sutures, bandages, sondes, instruments chirurgicaux, matriel de strilisation, matriel dauscultation, etc. Dans chaque catgorie, le matriel sera ensuite rang par taille puis par date de premption. 2.3.3 - La conservation des produits Les mdicaments sont des produits fragiles. Aussi, pour protger ceux qui sont trs sensibles, les fabricants utilisent divers procds ou adjuvants (conservateurs, dessiccateurs, flacons colors ou opaques). Par ailleurs, chaque produit saccompagne de consignes de conservation qui lui sont propres. Au niveau de lentrept, il est essentiel de conserver les produits pharmaceutiques des facteurs de dgradation ( temprature, oxygne de lair, humidit et lumire) pour garantir leur stabilit jusqu leur date de premption. 2.3.3.1 - Les conditions de conservation a) La temprature La temprature ambiante de lentrept ne doit pas tre suprieure 25-30 C. Celle-ci doit tre quotidiennement contrle, mesure et reporte sur une fiche prvue cet effet (cf. annexe III). Les dispositifs employs pour mesurer la temprature doivent eux-mmes tre contrls et ventuellement talonns. Ils doivent tre placs dans les zones o les risques de variation de temprature sont les plus importants, cest dire proximit des ouvertures. Utiliser de prfrence un thermomtre minima et maxima qui permet de relever la temprature la plus basse et la plus haute de la journe. Voici les tempratures de stockage dfinies par la Pharmacope Europenne : Lieu Au conglateur Au rfrigrateur Au frais A temprature ambiante Temprature - 15 C 0 C 0 C + 8 C + 8 C + 15 C + 15 C + 30 C
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Une attention particulire sera porte aux formes injectables en solution. En effet, celles-ci ne doivent jamais subir des tempratures infrieures 0 C , la conglation pouvant entraner la prcipitation du principe actif et la formation des cristaux. Ces derniers ne repasseront pas en solution mme si la temprature repasse au dessus de 0 C. Pour les produits conserver au conglateur ou au rfrigrateur (vaccins, srums, ergomtrine, oxytocine, insuline, certains tests de laboratoire), la chane du froid7 ne doit jamais tre interrompue. Il faut donc sassurer que les quipements pour le froid sont toujours fonctionnels pour que les produits soient toujours bonne temprature. Pour ce faire, mettre un thermomtre fonctionnel dans le rfrigrateur ou conglateur pour remplir chaque jour une fiche de surveillance de temprature accroche au rfrigrateur ou conglateur et partir de laquelle des courbes de temprature peuvent tre faites (cf. annexe IV). Il est souhaitable que les quipements pour le froid soient associs des gnrateurs qui dmarrent (de prfrence automatiquement8) en cas de coupures de courant. En plus de ces conditions de stockage, le systme de distribution doit prvoir lutilisation de dispositifs mobiles telles que les glacires, les porte-vaccins et les icepacks9 pour le maintien de la chane du froid lors du transport. Voici quelques conseils pour entretenir les quipements pour le froid et garantir la chane du froid : Contrler la temprature quotidiennement (matin et aprs-midi) et remplir la fiche de surveillance de temprature ; Si une manipulation est ncessaire (dconditionnement), retirer du rfrigrateur la bote de produits concerne et refermer la porte avant de faire la manipulation dans les plus brefs dlais en dehors du rfrigrateur ; Une fois par mois dgivrer le rfrigrateur, bien nettoyer lintrieur, dpoussirer des tubes placs derrire, nettoyer les joints de portes, les talquer et lorsque vous faites ce travail, reporter la date au niveau de la ligne entretien de la fiche de contrle de la temprature et de lentretien des rfrigrateurs (cf. annexe IV) ; Dans les pays chauds, laisser un espace denviron 50 cm entre larrire du rfrigrateur et le mur afin dviter toute surchauffe ; Garder des accumulateurs de froid (les ice-packs) dans le compartiment conglateur et des bouteilles deau dans la partie basse du rfrigrateur ; Ne jamais conserver de boissons ou de nourriture lintrieur du rfrigrateur ; Pour les rfrigrateurs lectriques, veiller ce quils soient toujours bien branchs ainsi quau bon fonctionnement du groupe lectrogne;
Le terme dsigne lensemble du parcours (de la fabrication lutilisation) assurant une conservation adquate des produits sensibles la chaleur. Cf. Guide Logistique PSF-CI: La chane du froid 8 Ce dispositif est toutefois difficile mettre en place du fait de son cot. Les gnrateurs sont gnralement mis en route manuellement. 9 Ce sont des accumulateurs de froid qui se prsentent sous forme de briquettes en plastique remplies dun liquide spcial.
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Pour les rfrigrateurs fonctionnant au ptrole, remplir chaque jour le rservoir et garder toujours du ptrole en rserve ; Pour les rfrigrateurs gaz propane, contrler chaque jour le niveau de la bouteille et garder deux bonbonnes en rserve ; Lorsque vous changez la bouteille de gaz, marquer sur une fiche destine cet effet, la date dinstallation de la nouvelle bouteille. b) Lair Loxygne et lhumidit de lair sont des facteurs de dgradation des principes actifs des mdicaments. Pour protger les produits il faut donc : que tout rcipient soit hermtiquement ferm ; viter le dconditionnement prolong ; privilgier les emballages dorigine pour assurer ltanchit et lopacit ; sassurer que les locaux bnficient dune bonne aration (ouverture des fentres, ventilateurs, voies daration hautes avec grilles afin dviter les rongeurs).
Le degr dhumidit de lentrept pharmaceutique doit tre rgulirement vrifi, mesur et enregistr. Les dispositifs employs pour mesurer le degr dhumidit doivent eux-mmes tre contrls et ventuellement talonns. c) La lumire Beaucoup de principes actifs sont photosensibles, particulirement les solutions qui sont conserver dans leur emballage. Aucun produit ne doit tre expos directement la lumire du jour. 2.3.3.2 - La premption des produits a) La date de premption Les mdicaments sont des produits qui priment. La dtermination de la date de premption (ou date limite dutilisation) dun mdicament seffectue partir dtudes de dgradation acclre et dtudes de stabilit en temps rel. Elle est fixe par le laboratoire fabricant de telle sorte que leffet thrapeutique reste inchang jusqu cette date (90% du principe actif doit tre prsent et il ne doit pas y avoir daugmentation substantielle de la toxicit). La date de premption est dtermine pour le mdicament conserv dans son rcipient original, non ouvert et non endommag. Elle doit obligatoirement figurer sur lemballage extrieur et/ou sur le produit. Quand cette date est formule en termes de mois et danne, par convention, cest le dernier jour du mois de lanne indique qui fait office de date butoir. Dans le cas o cette date serait prcde de la mention utiliser avant , il faut alors videmment retenir le premier jour du mois indiqu. b) Les produits prims Aucun produit ne doit tre utiliser au-del de sa date limite dutilisation. En effet la dgradation dun mdicament peut conduire une diminution de son efficacit
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thrapeutique et, parfois, une augmentation de la toxicit par formation de produits lorigine deffets indsirables ou toxiques. La diminution de lefficacit thrapeutique par sous-dosage peut avoir des consquences graves pour la sant du patient lorsque le mdicament ncessite un dosage prcis (digoxine, digitoxine, phnitone). Lutilisation dun antibiotique prim, donc moins actif, peut, en plus de ne pas gurir linfection, favoriser lapparition de souches rsistantes. Avec le temps, les ttracyclines sont dgrades en substances beaucoup plus dangereuses, do une augmentation de leur toxicit. Pour les pnicillines et les cphalosporines, on peut constater une augmentation du pouvoir allergne. c) Mesures prendre pour rduire la quantit de prims en stock La mauvaise gestion (surstockage) est responsable de pertes importantes par premption et occasionne des cots inutiles. La rduction des risques de premption des produits stocks au niveau dun entrept pharmaceutique est imprative, et nest possible qu travers une gestion rigoureuse des stocks. Celle-ci implique notamment une estimation des besoins rigoureuse avant toute mission de commande et une rotation de stock approprie grce au respect du principe FEFO. Pour rduire la quantit de prims en stock, il faut : rpertorier les produits (ou les lots10) risque de premption ; confronter le dlai restant avant leur date de premption avec la priode couverte par les quantits encore en stock (les consommations mensuelles moyennes de ces produits doivent tre connus) ; rendre visible par marquage les produits expirant dans un dlai prdfini (par exemple dans 6 mois ou dans 9 mois) ; utiliser en priorit les produits marqus. d) La gestion des prims La gestion des prims doit faire lobjet de procdures oprationnelles standardises dans lesquelles il ne faut pas sous-estimer le cot, lnergie, le temps et les ressources humaines ncessaires la destruction des prims. En effet, si les premptions nont pas pu tre vites, les mdicaments prims doivent tre dtruits du fait des risques lis leur utilisation11. Dans un premier temps, les produits prims devront tre extraits du stock de produits distribuer, placs dans un secteur du magasin qui leur soit rserv et qui ferme cl (risques de vol).
Un lot est une quantit constitue de toutes les units dun mme mdicament ayant la mme date de premption. 11 On notera que la destruction de produits pharmaceutiques dans le cadre dune mission humanitaire est inadmissible si elle est la consquence de ngligences de gestion au niveau dun entrept PSF-CI.
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Dans un second temps, ces produits seront tris selon leur forme pour tre dtruits en respectant la lgislation et la rglementation en vigueur dans le pays ainsi que les principes directeurs pour llimination sans risques des produits pharmaceutiques non utilisables12. Leur destruction selon ces derniers principes est obligatoire pour garantir la sauvegarde de la sant Publique et la protection de lenvironnement.
2.4 - Un local propre Une grande partie des produits pharmaceutiques tant ingre par les patients ou au contact des malades, lhygine et le bon sens sont des lments essentiels tous les niveaux de manipulation de ces produits. Il faut donc toujours veiller la propret intrieure de lentrept et de ses abords. Voici quelques recommandations : nettoyer les locaux rgulirement laide de solutions dsinfectantes (hypochlorite de sodium ou de calcium )13; quand possdant une autorisation lgale de dconditionnement, viter au maximum de manipuler les mdicaments avec les mains en utilisant des gants usage unique, plateaux de comptage et des spatules ; les personnes qui manipulent les mdicaments doivent se laver pralablement les mains en utilisant une solution antiseptique (chlorhexidine, chlorhexidine + ctrimide ) ou, dfaut, du savon ordinaire ; interdire de fumer et de manger dans le local et prvoir une pice spare rserve cet effet. 2.5 - Un local bien scuris A quoi sert un local bien garni, bien rang et propre si celui-ci nest pas protg et sr ? Pour prserver le personnel et les produits par rapport aux risques, il faut : des portes fermant cl et des serrures suffisamment solides ; un rangement unique pour toutes les cls ; des fentres protges ; sassurer que les visiteurs nont accs qu la zone administrative; que le personnel soit vtu et quip de faon convenable et approprie de telle sorte quil soit protg lors de lexcution des tches qui lui incombent. un clairage adapt et fonctionnel, ainsi que des gnrateurs prts lemploi pour garantir des bonnes conditions de travail; nettoyer rgulirement le sol ;
Se rfrer au document Interagency Guidelines For Safe Disposal of Unwanted Pharmaceuticals in and after emergencies ou Principes directeurs pour llimination sans risques des produits pharmaceutiques non utiliss pendant et aprs les situations durgence . WHO/EDM/PAR/99.2. rdig avec la collaboration de Pharmaciens Sans Frontires-Comit International notamment. 13 Toutes les informations relatives au nettoyage de lentrept (frquence du nettoyage, produits utiliss, procd utilis) doivent tre consignes dans des procdures standardises.
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dfendre de fumer dans lentrept ; prvoir des extincteurs pour lutter contre lincendie ; lutter contre les nuisibles en pulvrisant priodiquement de linsecticide14 ; faire dbroussailler lextrieur rgulirement.
Des procdures claires concernant lemploi de pesticides sans prendre de risques pour le personnel et les produits pharmaceutiques, ainsi que les mesures durgence prendre en cas de contamination doivent tre disponibles.
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3 - La gestion des stocks

3.1 - Objectifs et principes Lobjectif de la gestion des stocks est double : assurer la continuit des approvisionnements (la rupture de stock ayant toujours des rpercussions ngatives sur le droulement du programme de sant); viter le sur-stockage synonyme dargent immobilis, de surcot de stockage, dencombrement de lentrept, daugmentation des risques de dtrioration ou de vol des produits. Le matre mot dune bonne gestion de stock est la prvoyance. Le responsable de lentrept pharmaceutique doit pouvoir rpondre tout moment aux questions suivantes : Quels sont les produits pharmaceutiques ncessaires au bon fonctionnement du programme de PSF-CI concern par les activits dentreposage ? Quel produit est rang o et en quelle quantit ? Quelle est la consommation approximative de chaque produit pour une priode donne (semaine, mois, etc.) ? O et comment acqurir les diffrents produits ? Quel est le dlai de livraison ? Jusqu quand les produits peuvent-ils tre utiliss ? Dans ce but, la gestion des stocks va sattacher : - suivre les tats des stocks ; - suivre les consommations ; - anticiper les dlais de livraison pour le dclenchement des commandes. 3.2 - Le renouvellement du stock 3.2.1 - Lvolution de ltat dun stock Celle-ci peut tre tudie grce une technique mathmatique ncessitant la dtermination des diffrents paramtres dfinis ci-dessous : A = indicateur de consommation : il sagit de la quantit de produit qui sort de lentrept ( et qui est considre comme tant consomme) sur une priode donne (semaine, mois, anne). Pour dterminer cette valeur il faut saider des outils de gestion tels que la fiche de stock ou des statistiques tires de la consommation passe de la mission. La consommation moyenne mensuelle (CMM) par exemple, est calcule partir des sorties enregistres sur les fiches : il suffit dadditionner les sorties de plusieurs mois (3, 6 ou 12) et de diviser le total par le nombre de mois pour obtenir la CMM.
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Remarques : La quantit de produits consomms doit correspondre le plus possible aux besoins thrapeutiques rels de la population qui frquente les structures de sant appuyes par PSF-CI. Pour estimer les besoins en produits pharmaceutiques, le Pharmacien responsable doit donc tenir compte des donnes pidmiologiques et des statistiques de morbidit ainsi que des protocoles thrapeutiques nationaux15. Par ailleurs, on peut optimiser les commandes grce la formation des prescripteurs sur lutilisation rationnelle des mdicaments. d = dlai de livraison : cest le dlai estim entre lmission dune commande et sa livraison effective lentrept (estimation exprime en mois ou en jours). p = priodicit de la commande : il sagit du nombre de mois entre deux commandes, ce qui quivaut la priode que devra couvrir le contenu dune commande. Cette priodicit est dfinie par le responsable de lapprovisionnement, en tenant compte des ressources financires disponibles, des perspectives de dure du projet, des spcificits de larticle (premption, encombrement, difficult dapprovisionnement). En ce qui concerne les produits pharmaceutiques achets via le Service des Achats Mdicaux du Sige, les commandes se font gnralement de faon trimestrielle. Z = stock de scurit (ou stock tampon) : il sagit dune certaine quantit qui devra rester en stock dans lentrept de manire permanente. Cette quantit est stocke uniquement pour les imprvus (retard de livraison, hausse subite de consommation en urgence, vol, etc.). La quantit est dfinie arbitrairement par le responsable de lapprovisionnement, en fonction des spcificits de chaque article. X = valeur maximale du stock : le stock fluctue entre la valeur minimale (qui correspond au stock de scurit Z), et la valeur maximale X. X = Z + (p x A) M = seuil de commande : il faut dterminer quel moment il devient ncessaire de passer une commande. Ce moment correspond une certaine valeur M du stock qui permettra dassurer la continuit du stock durant le dlai de livraison. Lorsque le stock atteint cette valeur M, le magasinier doit signaler au responsable de lapprovisionnement quil faut passer une commande. M = Z + (d x A). Thoriquement, on ne devra pas laisser le stock descendre en dessous de la valeur M. Dans certains cas (approvisionnement en produits pharmaceutiques via le Sige), la priodicit des commandes (p) prime sur le seuil de commande des produits en stock. En effet, les commandes se font gnralement de faon trimestrielle et tous les produits du stock sont renouvels au mme moment selon les besoins.
Se rfrer au Document Technique Pharmaceutique de PSF-CI: Comment valuer les besoins ? (en cours de ralisation).
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Ces paramtres tant dfinis, on peut reprsenter graphiquement lvolution de ltat de stock dun article :
(stock) S (stock maximal) X
(seuil de commande) M
(stock scurit) Z
t (temps)
d
commande livraison mise reue
3.2.2 - Calcul de la quantit commander Comme cela lest prcis ci-dessus, en pratique on ne peut pas toujours commander au moment prcis o un stock atteint la valeur M (seuil de commande). Il faut donc une formule dfinissant la quantit commander tout moment, selon ltat de stock, et permettant darriver au niveau du stock maximal X. Dfinissons au pralable le stock de roulement : il sagit de la quantit de chaque mdicament consomme entre deux approvisionnements (p x A). Si la commande est trimestrielle par exemple, le stock de roulement correspond trois fois la Consommation Moyenne Mensuelle. Soit : S(t) = tat du stock au moment t : il sagit de la quantit physiquement prsente dans lentrept un moment donn (t). Cette valeur correspond au dernier solde inscrit sur la fiche de stock. L(t) = pipeline au moment t : il sagit dune quantit attendue (commande en cours, perspective de don, de remboursement etc.). Il est judicieux davoir une colonne en commande sur la fiche de stock pour y inscrire la valeur de L(t). Alors : C(t) = quantit commander au moment t = (stock de roulement + stock de scurit + consommation probable durant le dlai de livraison) (stock existant au jour de la commande + quantit dj en commande sil y a lieu). C(t) = ( (p x A) + Z + (d x A) ) S(t) L(t)
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Remarque : Les valeurs obtenues grce ce calcul doivent tre arrondies et adaptes au conditionnement classique des produits pharmaceutiques. Ceci permet dviter les erreurs lors de la prparation de la commande par le fournisseur ainsi quau moment de sa vrification lors de la rception. Type de produit Comprims Injectables Sirop Bandes Sutures Compresses non striles Conditionnement 1000 100 10 10 12 100
Commander par exemple 2 100 ampoules au lieu de 2 128. 3.3 - La fiche de stock 3.3.1 - Dfinition Il sagit dun outil manuel simple et efficace permettant la gestion des entrepts (cf. annexe V). Une fiche de stock doit tre cre pour chaque produit pharmaceutique et rgulirement mise jour. Selon le volume du stock, les fiches de stock sont soit places en rayon devant chaque produit correspondant, soit centralises au mme endroit au niveau de la zone administrative. Dans tous les cas, elles doivent tre facilement accessibles. La fiche de stock permet : didentifier les mouvements de stock : entres et sorties ; de connatre tout moment ltat thorique du stock ; de suivre la consommation des diffrents utilisateurs ; de suivre les dates de premption ; dvaluer les pertes en comparant les stocks thoriques et rels ; davoir des donnes pour prvoir les commandes ultrieures. 3.3.2 Caractristiques de la fiche de stock Sur chaque fiche de stock sont nots: La dsignation prcise du produit (pour les mdicaments : DCI, dosage, forme) ; La date de premption du produit ; Tous les mouvements : date ; quantits entres16 et provenance ; quantits sorties et destination ; pertes lies des produits endommags, des flacons casss, des produits prims, des produits perdus () ;
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Les quantits sont toujours indiques en nombre dunits (comprims, ampoules) et jamais en nombre de botes.
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Ltat du stock aprs chaque mouvement (le solde). Les paramtres de gestion de stock prcdemment dfinis (A, d, p, Z, M) peuvent tre indiqus au niveau de la fiche de stock de chaque produit. Pour rendre pratique lemploi des fiches de stock, il est prfrable dutiliser des fiches cartonnes de couleur distincte en fonction de la classification adopte pour le stockage des produits en magasin (comprims et apparents, sirops, mdicaments destins lusage externe, etc.). Pour un mme produit, une nouvelle fiche de stock doit tre tablie pour chaque type de conditionnement (par exemple bote de 100 ou bote de 500). Ceci permet dviter les erreurs de gestion. 3.3.3 - Consignes dutilisation Lors de la rception dune commande, une fois les produits rangs leur place sur les tagres, la quantit reue doit tre inscrite sur la fiche de stock du produit correspondant dans la colonne entre , avec la date, le nom du fournisseur et la date de premption, et ajoute au stock prcdent pour obtenir le nouvel tat du stock; Lors de la dlivrance dune commande, une fois les produits retirs de leur place, la quantit sortie doit tre inscrite sur la fiche de stock du produit correspondant dans la colonne sortie , avec la date et le nom du destinataire et le solde sera calcul immdiatement; A la fin du mois, la quantit globale de chaque produit dlivre aux diffrents bnficiaires sera calcule ; Aprs inventaire, les quantits relles de chaque produit seront reportes de faon visible (encre rouge) sur les fiches de stock. Cette opration permet dajuster rgulirement la diffrence ventuelle entre les stocks physique et thorique. 3.4 - La gestion de stock sur tableur Il est galement souhaitable davoir en complment des fiches de stock un outil informatique de traitement des donnes (tableur, base de donnes, logiciel spcifique). Les mouvements des produits y seront enregistrs et, par prcaution, toutes les donnes informatiques devront tre sauvegardes de plusieurs manires diffrentes (disque dur, CDROM, etc.). Voici un exemple de gestion de stock sur tableur concernant des mdicaments dont la priodicit de commande (p) est de 6 mois et le dlai de livraison (d) de 2 mois.
Conso moy. mens. A 40 150 Stock de scu. Z 20 40 Stock Stock maxi commande actuel M= Z+(6xA) S Z+(2xA) 260 940 100 340 120 300
Seuil de
Article Ibuprofne 200 mg cp Paractamol 500 mg gel
Priode couverte S/A 3 2
Pipeline L 40
Qt commander Z+(6xA)-S-L 220 900
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3.5 - Le registre des produits rglements Les produits rglements (stupfiants, psychotropes) doivent avoir une gestion indpendante base sur des outils de gestion spcifiques ces produits, et sous la responsabilit dun pharmacien. Comme pour la fiche de stock, le registre des produits rglements permet dinscrire en temps rel les mouvements (entres, sorties) de chaque lot de produits en stock et de faire le solde. Le registre peut avoir la prsentation suivante :
Date et Heure Item (DCI, forme, dosage) N de lot Quantit Entre Quantit Sortie Dlivr ou Reu de Rf. du bon Remarques
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4 - Les inventaires
4.1 Pourquoi en faire ? Les fiches de stock donnant un chiffre thorique du stock, il est indispensable de raliser un inventaire des quantits rellement en stock (stock physique). Les diffrences de valeur entre le stock thorique et le stock physique rel peuvent sexpliquer par des erreurs, des oublis ou par des vols. Il faudra bien sr claircir ces diffrences. Linventaire permet, en plus, de vrifier les dates de premption de lensemble des produits pharmaceutiques. 4.2 - Comment les faire ? Les inventaires doivent se faire de faon rgulire, avec une frquence dfinie par la procdure propre chaque entrept. Plus les inventaires seront frquents et de qualit, plus le stock thorique sera correct, et meilleure sera la gestion des stocks. La frquence des inventaires dpendra de la taille de lentrept, de la dure du programme, de la frquence des commandes et des rceptions. Il est gnralement prfrable de faire un inventaire au dbut de chaque nouveau programme, puis mensuellement et avant chaque rception de commande quantitativement importante, et enfin, un inventaire au moment de la clture du programme. Par ailleurs, il faut : - tenir compte des dates prvisibles de rception de marchandises, du planning des livraisons ainsi que des engagements de livraison pris pour fixer les dates dinventaire ; - dterminer une date fixe chaque mois si linventaire se fait mensuellement ; - fixer la date de linventaire au moins un mois lavance sil sagit dun trs gros entrept o linventaire physique ne peut tre ralis que 2 ou 3 fois par an ; - communiquer le plus tt possible la date retenue lensemble du personnel ainsi qu toutes les personnes concernes ; Le jour de linventaire, il faut cesser toute activit autre que le comptage des stocks : AUCUNE ENTREE OU SORTIE DE PRODUITS ce jour l ; Linventaire doit tre ralis dans un temps minimum et les rsultats enregistrs aussitt pour permettre la reprise du travail ; Lensemble du personnel doit participer et il faut compter les articles produit par produit : Prvoir des quipes de deux personnes (lune manipule les cartons et compte les articles, lautre totalise et reporte le rsultat sur le listing dinventaire) ;
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Dfinir la taille des secteurs pouvant tre inventoris en un jour par une quipe de deux. Cela permet de connatre le nombre dquipes ncessaire; Prparer les listes dinventaire en respectant lordre de classement utilis dans lentrept sans faire apparatre sur les listes les quantits thoriques de stock (cf. annexe VI) ; Former les quipes, leur attribuer un secteur inventorier et leur fournir le matriel (listes dinventaire sur un support rigide, calculettes, crayons, marqueurs, cutters, scotch, etc..) ; Bien rappeler que tout doit tre compt ; Quand certains produits sont rangs simultanment en rayon et en rserve, il faut les comptabiliser distinctement (quantit en rayon, quantit en rserve), puis additionner les deux chiffres obtenus pour dterminer la quantit totale de produit en stock; Demander aux quipes de bien reprer par une tiquette portant la date du jour, les secteurs dont linventaire est termin (pour viter de compter deux fois) ; A la fin de linventaire chaque quipe remet son relev au responsable de lentrept qui effectue un tour dhorizon pour vrifier quaucun secteur na t oubli ; Le lendemain de linventaire au plus tard, enregistrer les chiffres dinventaire sur les fiches de stock et dans lordinateur avant de reprendre la saisie des entres/sorties de marchandises : Comparer les chiffres de linventaire avec ceux figurant dans le stock informatique thorique et sur les fiches de stock ; En cas dcarts importants, procder des vrifications (la vrification se fera de prfrence par une quipe diffrente de celle qui a initialement compt le stock pour le produit en question) ; Etablir une liste des carts qui doit tre annexe linventaire ; Reporter de faon visible (encre rouge) sur les diffrentes fiches de stock les quantits de produits obtenues suite linventaire ; Linventaire physique complet doit tre suivi de contrles ponctuels le plus souvent possible dans lanne.
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5 - La rception des produits

Pour effectuer la mission dapprovisionnement de structures de sant, de dpts pharmaceutiques communautaires et/ou dONG, le Pharmacien responsable de lentrept doit rgulirement commander des produits pharmaceutiques17. Pour les produits imports, il faut respecter la rglementation nationale relative limportation des produits pharmaceutiques, et notamment celle concernant les stupfiants. Les formalits de ddouanement doivent tre effectues avant de rcuprer toute marchandise18. Pour certaines commandes, le Sige de PSF-CI procdera des audits de qualit (prlvement dun chantillon de produits pour analyse par un laboratoire de contrle qualit agr). Dans ces cas, le Pharmacien responsable sera inform des modalits de laudit interne par la Responsable des Achats Mdicaux (RAM) du Sige. La rception des produits pharmaceutiques est un travail qui peut mobiliser diffrents acteurs de lquipe de PSF-CI, mais comme pour toutes les activits relatives au dpt pharmaceutique, cest la responsabilit du pharmacien qui sera engage. Une commande doit toujours tre accompagne : dune copie de la liste de colisage ; du bon de livraison (ou bordereau de livraison) ;
La commande peut tre accompagne de la facture. Quand une commande arrive lentrept, celle-ci doit imprativement tre contrle et enregistre avant que les produits ne puissent tre rangs dans le magasin. Cest pour cela quune zone rserve la rception des commandes doit tre amnage au niveau de lentrept. 5.1 - Le contrle de la commande On distingue en fait deux types de contrles qui seffectuent en saidant de la liste de colisage. 5.1.1 Premire vrification Dans un premier temps, il sagit de faire une vrification grossire de la commande : Rcuprer et vrifier tous les documents administratifs requis pour de tels transports19; Recenser les palettes : le numro de chaque palette devant tre le mme que celui inscrit sur la liste de colisage, reprer par un sticker les palettes ayant effectivement un numro conforme. Le nombre total de palettes doit tre identique au nombre mentionn sur la liste de colisage. Compter le nombre de cartons de chaque palette et vrifier que celui-ci est conforme celui indiqu par le fournisseur sur la liste de colisage.
Cf. Guide Pharmaceutique PSF-CI: Lapprovisionnement en produits pharmaceutiques . (en cours dlaboration). 18 Cf. Guide logistique :Transport - Douanes . 19 Cf. Guide Logistique : Transport - Douanes .
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Vrifier ltat des cartons : certains semblent-ils endommags, ouverts (ou autre) ? Si des cartons sont ouverts, il est utile de prciser lesquels et la cause probable de leur ouverture (chute des cartons, vol, prlvement douanier ). Ces informations sont en effet indispensables pour faire jouer lassurance dans certains cas prcis20; Vrifier les conditions spciales de conservation : chane du froid, garantie, etc. Pour des produits transports par camion, sinformer auprs du chauffeur sur les conditions de transport (alas de la route, contacts avec les autorits, etc.) ; Si la commande fait suite un achat du Service des Achats Mdicaux du Sige de PSF-CI, il faut, aprs cette premire vrification, accuser bonne rception de la commande en remplissant lAccus de Rception Provisoire (cf. annexe VII) et en le transmettant la Responsable des Achats Mdicaux du Sige. Ce travail est gnralement accompli par le logisticien qui rcupre les commandes selon des procdures lies au mode dacheminement de celles-ci (camions, etc.). 5.1.2 - Le deuxime contrle Dans un deuxime temps, la commande doit tre vrifie dans son intgralit par lquipe mdicale. Pour faciliter le travail de contrle, on peut, au fur et mesure que les palettes et cartons sont contrls, distinguer ceux dj vrifis en y mettant une croix au marqueur, ou en apposant une tiquette verte sur laquelle la mention VERIFIEE est indique (). Lquipe mdicale doit : Vrifier que les articles livrs correspondent bien aux articles facturs ; Vrifier que les quantits livres sont conformes celles indiques sur la liste de colisage ; Vrifier pour chaque produit sa conformit : sa dsignation, son conditionnement, son emballage, son tiquetage, la date de premption et laspect (changement de couleur, prcipitation anormale).
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Il sagit des cas de vol. Il faut alors dclarer dans le Certificat de Rception Provisoire toute effraction visible (bche ouverte ) et joindre toute ventuelle dclaration de vol ( par exemple, dclaration faite par le chauffeur la frontire ).
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- Si la commande fait suite un achat du Sige, il faut, aprs cette deuxime vrification, remplir lAccus de Rception Dfinitive et le transmettre la Responsable des Achats Mdicaux du Sige(cf. annexe VIII)21. En fonction des annotations mentionnes sur lAccus de Rception Dfinitive, la Responsable des Achats Mdicaux du Sige pourra alors solder les commandes auprs des fournisseurs ou les informer des erreurs rencontres lors de la livraison et, le cas chant, chercher les solutionner. La Responsable des Achats Mdicaux pourra ventuellement faire jouer lassurance en cas de vol ou chiffrer les pertes et profits suite un prlvement douanier. De plus, si sur le Certificat de Rception Dfinitive certains produits sont dclars suspects, la Responsable des Achats Mdicaux peut initier un contrle qualit concernant ces produits. Quel que soit le cas, le Pharmacien responsable de lentrept doit avoir un retour dinformations du Sige quant la suite donne la commande22. - Si la commande fait suite un achat local, se rfrer au Guide Pharmaceutique PSF-CI Lapprovisionnement en produits pharmaceutiques ou demander lassistance du Sige de PSF-CI (Responsable des Achats Mdicaux ou Pharmacien Responsable Technique). Une fois ce deuxime contrle termin (toute la commande a t vrifie), les produits peuvent tre dplacs et mis dans le stock gnral en magasin lemplacement qui leur est attribu. Les produits conservs au frais ainsi que les produits rglements doivent tre rangs dans les plus brefs dlais. 5.2- Lenregistrement de la commande Pour chaque produit, les quantits reues doivent tre enregistres sur la fiche de stock correspondante, et ce, au moment du rangement des produits en magasin. Les quantits reues peuvent galement tre introduites dans un programme informatique de gestion de stock ou dans un tableau Excel fournisseurs . Les bordereaux de livraison, les factures, et les listes de colisage seront classs avec les bons de commande dans un dossier darchivage commandes et conservs pendant une priode au moins gale celle impose par la rglementation en vigueur dans le pays et conformment la charte darchivage de PSF-CI. 5.3 - Le dconditionnement et ltiquetage des produits Pour dconditionner les produits pharmaceutiques (par exemple faire des sachets individuels de comprims partir dun conditionnement hospitalier) ou pour modifier ltiquetage de leur conditionnement (par exemple apposer des tiquettes mentionnant dans une langue locale les caractristiques des produits) il faut une autorisation lgale. Celle-ci nest accorde quaux Etablissements Pharmaceutiques et PSF-CI nen est pas un. Le staff PSF-CI ne peut donc ni
Exemples de commentaires qui doivent tre annoter car trs utiles : Carton n 213 : reu ouvert ; contient 12 000 com p dacide folique 5mg au lieu de 16 000. Vol ? Prlvement douanier pour analyse ? () Carton n 152 : reu ferm ; contient 900 ampoule s de suspension huileuse 500mg de chloramphnicol (250mg/ml, 2ml) au lieu de 1000. Erreur fournisseur. 22 Cf. Guide Pharmaceutique : Lapprovisionnement en produits pharmaceutiques (en cours dlaboration).
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dconditionner les conditionnements.
produits
pharmaceutiques
ni
modifier
ltiquetage
des
Si le dconditionnement ou ltiquetage des produits est ncessaire, PSF-CI doit sous-traiter ces activits un tablissement pharmaceutique agr (fournisseurs de produits pharmaceutiques, fabricants de produits pharmaceutiques, tablissements pharmaceutiques privs locaux). Il faut donc se renseigner sur la lgislation en vigueur dans le pays, sassurer que ltablissement possde un agrment, et passer un contrat en bonne et due forme dans lequel les responsabilits de la mission PSFCI et de ltablissement pharmaceutique agr sont clairement dfinies. Le cas chant, le Pharmacien responsable de lentrept PSF-CI doit informer au pralable le Responsable Mission du Sige de PSF-CI ainsi que la Responsable des Achats Mdicaux au Sige qui pourront ainsi lassister dans ses dmarches.
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6 - La distribution des produits

Gnralement, les entrepts pharmaceutiques PSF-CI distribuent des produits pharmaceutiques aux structures sanitaires et/ou aux ONG. Il est prfrable quun protocole dentente (Memorandum of Understanding) liant la mission PSF-CI et les bnficiaires des activits de lentrept pharmaceutique soit rdig au niveau de la mission PSF-CI puis sign par les deux parties. Pour que la distribution des produits pharmaceutiques soit efficace, il faudra tablir un circuit oprationnel et prciser les documents relatifs chaque tape de cette distribution. On peut distinguer les tapes suivantes : la validation de la liste des besoins ; la prparation de la livraison ; la remise des produits ; le monitoring de la consommation. Chaque document mis lors du processus de distribution doit porter le logo de PSF-CI, le nom de la personne responsable de ltape de la distribution, ainsi que les lments didentification du demandeur. Tout document devra tre photocopi et archiv pour garantir la traabilit et la transparence des oprations. 6.1 - La validation de la liste des besoins Les structures sanitaires et/ou ONG qui bnficient des services du dpt pharmaceutique de PSF-CI devront estimer leur besoin et faire parvenir une liste des besoins au dpt pharmaceutique. Le Pharmacien responsable du dpt peut ventuellement proposer son assistance technique aux structures sanitaires ayant des difficults valuer leurs besoins23. Cette dmarche sintgrera alors dans le cadre du monitoring (cf. paragraphe 4.4). Pour tre valide, la liste des besoins doit ensuite tre analyse (quantitativement et qualitativement) par le Pharmacien responsable qui doit tenir compte de : lappartenance des produits commands la liste nationale des Mdicaments Essentiels24; la compatibilit des produits commands avec le niveau sanitaire de la structure qui les commande ; lutilisation rationnelle des mdicaments. Pour faciliter cette tape, le dpt pharmaceutique peut proposer aux structures sanitaires et/ou ONG une liste prtablie des produits susceptibles dtre grs par le dpt pharmaceutique. Cette liste limitative tiendra compte du mode de dsignation et de classification des produits adopts au niveau du magasin. La liste pr-imprime pourra comporter un nombre restreint de lignes vierges pour que le responsable de la gestion de stock dune structure de sant ou dune ONG puisse y
Cf Document Technique Pharmaceutique de PSF-CI Comment valuer les besoins ? (en cours de ralisation). 24 En absence de liste nationale, prendre comme rfrence le Document Technique Pharmaceutiques de PSFCI Liste des MEDESS et des MATMED de PSF-CI (en cours de ralisation).
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inscrire ventuellement des produits autres qui nappartiennent pas la liste prtablie. Dans certains cas, la structure sanitaire ou ONG pourraient demander au Pharmacien responsable de chiffrer le montant estim des besoins en rdigeant un devis (cf. annexe IX). 6.2 - La prparation de la livraison Une fois la demande de la structure sanitaire ou de lONG valide, la livraison peut-tre prpare au niveau de la zone de lentrept qui est rserve la prparation des commandes. Pour cela, un bon de prparation (cf. annexe X) sera remis la personne dsigne pour la prparation des livraisons. Ce document devra comporter pour chaque produit : le code, la dsignation, le dosage, le conditionnement, la quantit livrer, le numro de lot et la date de premption. Le nom de la personne ayant prpar la commande-client ainsi que celui de la personne ayant contrl la commande-client doivent imprativement tre indiqus. Les rgles relatives la sortie des produits devront tre respecter (mise jour de la fiche de stock). Une attention particulire sera porte au numro de lot de chaque produit distribu pour garantir la traabilit des produits pharmaceutiques et faciliter un ventuel retrait de lot. Les rgles relatives au conditionnement des produits en vue de leur livraison (emballage de certains produits, recyclage de botes en carton, utilisation des glacires) devront tre dfinies dans chaque entrept en fonction de la nature et de la quantit des produits grs par lentrept. 6.3 - La remise des produits Si le transport des produits jusquaux structures mdicales et/ou ONG est la charge de lentrept pharmaceutique, des procdures oprationnelles standardises devront tre rdiges pour garantir le respect des conditions de conservation des produits et le respect des mesures de scurit au cours du transport. Dans tous les cas, la remise des produits saccompagne de la remise des documents suivants : 6.3.1 - Le bon de livraison Il est toujours obligatoire (cf. annexe XI). Il doit comporter pour chaque produit : le code, la dsignation, le dosage, le conditionnement, la quantit livre, le numro de lot et la date de premption. Le poids ou volume estim de la commande sont prciss quand cela est possible. Le nom du client-bnficiaire doit toujours figurer. Ce document peut saccompagner dun autre comportant le nom et la signature du chauffeur charg de la livraison, le vhicule utilis, la date et lheure de son dpart de lentrept, la date et lheure de son arrive la structure de sant ou ONG, ainsi que le nom et la signature de la personne qui a rceptionn les produits au niveau de la structure de sant ou ONG.
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6.3.2 - La facture Elle est obligatoire quand la structure de sant ou lONG doit payer les produits quelle a commands (cf. annexe XII). Elle doit comporter pour chaque produit : le code, la dsignation, le dosage, le conditionnement, la quantit livre, le prix unitaire et le prix total. Il faut noter que le paiement dune facture se fait toujours aprs la livraison des produits pharmaceutiques. En consquence, si au moment de la prparation dune commande certains produits sont manquants (retard dapprovisionnement, rupture de stock au niveau de lentrept), ces produits ne seront pas facturs. Le Pharmacien responsable de lentrept PSF-CI devra alors informer le bnficiaire des services de lentrept que la livraison des produits en question est diffre ou impossible. 6.3.3 - Le certificat de donation Cest une attestation obligatoire si les produits sont donns par PSF-CI la structure de sant ou lONG concerne par la livraison (don humanitaire). Il doit comporter les mmes lments que la facture (cf. annexe XIII). 6.3.4 - Lavoir Dans certains cas (erreur au moment de la passation ou de la prparation dune commande, modification des besoins), les structures de sant ou ONG bnficiaires des services de lentrept pharmaceutique PSF-CI peuvent retourner certains produits dune commande lentrept25. Dans ces cas, un avoir-client est obligatoire, les produits retourns ayant dj t facturs. Ce document doit comporter les mmes lments que la facture (cf. annexe XIV). 6.3.5 - La feuille de transport (waybill) Ce document nest fourni que dans les rares cas o, pour livrer les produits, une frontire ou des check-points particuliers doivent tre franchis. 6.4 - Le monitoring de la consommation au niveau des structures bnficiaires La consommation de mdicaments et de dispositifs mdicaux doit correspondre un besoin rel, rationnel, clairement dfini et quantifi. Dans ce but, le Pharmacien responsable est charg du monitoring de la consommation des structures de sant et/ou des ONG qui bnficient des activits de lentrept. Le monitoring de la consommation permet par ailleurs dajuster les commandes de lentrept et de limiter le nombre de produits prims aussi bien au niveau des structures de sant et/ou ONG, quau niveau de lentrept pharmaceutique de PSFCI. La destruction des prims a un cot, et le monitoring de la consommation doit permettre notamment de rduire celui-ci. Pour favoriser lusage rationnel des produits pharmaceutiques, le Pharmacien doit :
Pour garantir lassurance qualit concernant les produits pharmaceutiques distribus par PSF-CI, toutes les prcautions doivent tre prises pour viter les retours de produits. PSF-CI peut se rserver le droit daccepter ou de refuser un retour de produits. Les conditions des retours doivent tre pralablement notifies dans le protocole dentente (Memorandum of Understanding) liant PSF-CI et les bnficiaires de ses services.
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slectionner les produits acqurir en fonction des besoins locaux et des recommandations internationales concernant lutilisation des MEDESS et des ractifs biologiques essentiels ; promouvoir lutilisation de ces produits auprs des prescripteurs (mdecins, infirmiers et auxiliaires, sages-femmes, etc.) et des grants des dpts priphriques en organisant par exemple des formations ; proposer son assistance technique aux structures bnficiaires qui dsirent amliorer lestimation de leurs besoins et leur gestion des stocks ; recueillir les donnes de consommation pour tablir des statistiques rvlateurs de lactivit du dpt et de la consommation des produits (consommation par bnficiaire, par zone gographique, par classe thrapeutique) ; recueillir les donnes pidmiologiques pour dterminer si les objectifs de couverture sanitaire sont atteints. 6.5 - La traabilit des produits Du fait de la sensibilit des produits pharmaceutiques et des risques potentiels lis leur utilisation, le Pharmacien doit pouvoir garantir tout moment lidentification et lintgrit des produits dont il est responsable. Ainsi, la vigilance du Pharmacien permet de prserver la qualit des produits pharmaceutiques dont il a la charge ainsi que la scurit des utilisateurs. Les mesures prises pour garantir la traabilit des produits distribus par PSF-CI sont notamment lidentification du numro de lot des produits distribus pour chaque structure bnficiaire. Le fait davoir par crit lhistorique des lots des diffrents produits permet par exemple de localiser les lots dclars suspects par le fournisseur (ou perus comme suspects par lquipe de lentrept) pour les mettre en quarantaine ou faire des rappels de lots rapide et efficace au niveau des ONG ou structures de sant bnficiant des activits de lentrept pharmaceutique. Des procdures oprationnelles standardises devront tre rdiges cet effet. Par ailleurs, la rintroduction dans le stock de produits retourns lentrept par la structure de sant ou lONG bnficiant des activits de lentrept, ne peut-tre autorise par le Pharmacien responsable que sil peut garantir que ces produits ne constituent pas une menace pour la sant de leurs utilisateurs potentiels. Le Pharmacien responsable devra particulirement tre intransigeant ds quil a un doute quant la traabilit des produits. Ds lors quil na pas de certitude quant aux bonnes conditions de transport et de stockage des produits retourns, il doit ordonner leur destruction.
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7 Le personnel de lentrept : qui fait quoi ?

Les personnes qui travaillent au sein dun entrept doivent former une quipe fonctionnant sur des principes de motivations, dhonntet et de respect du travail. Les tches doivent tre bien dfinies pour chaque personne et connues de tous. Par ailleurs, chaque personne doit recevoir une formation sur les tches quelle aura accomplir. Des schmas simples, rappelant les diffrentes consignes de travail peuvent tre affichs sur les murs de lentrept (cf. annexe XV). La communication pharmaceutique : est un lment cl de lefficience dun entrept
Tableau daffichage lattention du personnel o sont consignes toutes les informations susceptibles damliorer la coordination de lquipe ainsi que la qualit des services fournis par lentrept (rglement intrieur, notes de rvision de procdures, personnes absentes et motifs de labsence) ; Runions de travail rgulirement organises pour valuer lvolution des activits et cibler les difficults rencontres ou prvoir. 7.1 - Le Pharmacien responsable Sa responsabilit est toujours engage pour lassurance qualit des activits de lentrept, et parfois, pour la gestion administrative et financire de lentrept. Il doit sassurer : de la bonne gestion du stock du dpt ; de la bonne conservation des mdicaments et du matriel ; de la scurit du personnel employ et des marchandises stockes ;
Pour cela, il doit notamment : tablir et rviser les procdures26, les faire connatre lensemble du personnel, sassurer de leur bonne application y compris par lui-mme ; sassurer que le protocole dentente sign avec les bnficiaires de lentrept est respect ; fixer les objectifs de travail et rpartir les tches ; organiser le travail de faon viter les priodes dinactivits et les priodes de surcharges ; superviser et grer le personnel ; passer les commandes selon la priodicit adopte ; connatre les conventions internationales relatives aux psychotropes et aux stupfiants (il est le seul habilit faire la gestion des produits rglements et il doit dtenir la cl de larmoire ou pice prvue au stockage de ces produits) ; obligatoirement tre prsent au moment de certaines activits critiques (telles que la rception dune commande ou les inventaires) pour les valider ;
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Cf. Procdure schma directeur des Documents Techniques Pharmaceutiques de PSF-CI.
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garantir la traabilit des produits pharmaceutiques grs au niveau de lentrept ; ordonner le retrait de lot et la mise en quarantaine des produits suspects ; ordonner la destruction des produits non utilisables ; valider les listes des besoins avant la prparation des livraisons et la distribution des produits ; slectionner les produits acqurir en fonction des besoins locaux ; assurer le monitoring des bnficiaires ou clients du dpt pour adapter la liste des produits en stock ; promouvoir auprs des prescripteurs lutilisation rationnelle des produits pharmaceutiques et ventuellement assurer des formations de prescripteurs. Toutes les dcisions prises doivent tre crites et signes par le pharmacien qui, par cet acte, engage sa responsabilit. 7.2 - Le magasinier Sous la supervision du Pharmacien responsable, le magasinier a le rle de gestionnaire du stock. Il doit en effet assurer : la rception des approvisionnements ; le rangement du stock ; lenregistrement des mouvements des produits sur les fiches de stocks ; la sortie des produits lors de la prparation des commandes-clients.
Il doit respecter les rgles de lentreposage des produits et informer le Pharmacien quand le seuil de commande (M) dun produit est atteint. Par ailleurs, le magasinier participe linventaire des stocks. Il a galement sous sa responsabilit : le contrle deux fois par jour de la temprature des rfrigrateurs ainsi que celle du magasin ; lentretien de lquipement en magasin (ex : rfrigrateurs). 7.3 - Le manutentionnaire La manutention correspond aux oprations de manipulation, de dplacement des marchandises en vue de lemmagasinage, de lexpdition, et de la vente. Le manutentionnaire aide donc la rception des produits, leur distribution ainsi quaux inventaires. Les consignes de manutention doivent tre pr-tablies car la mauvaise manutention des produits est lorigine des dommages lourds de consquence. Exemple de consignes : Ne pas monter sur les cartons (prvoir une chelle cet usage) ; Manier les cartons dans le bon sens (up-side) ;
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Attention particulire pour les produits liquides et les injectables ; Dclarer systmatiquement les dommages advenus au cours de la manutention (produits casss, ouverts, crass). 7.4 - Le gardien Il doit assurer la surveillance et la scurit du dpt et de ses abords. 7.5 - Lagent de surface Il assure la propret des locaux et du matriel. Ceux-ci doivent en effet tre nettoys rgulirement avec une frquence et selon un procd prdfinis.
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Unit Pharmaceutique
8 - Lassurance qualit
Autant PSF-CI exige lassurance qualit auprs de ses fournisseurs, autant ses dpts pharmaceutiques doivent garantir certaines normes de qualit. Pour cela, diffrentes mesures doivent tre connues et respectes. 8.1 - Les procdures oprationnelles standardises Chaque entrept devra tablir des procdures oprationnelles standardises27, cest dire des instructions claires et obligatoires dont lapplication garantie lobtention dun rsultat conforme aux normes de qualit. Les instructions portent sur lorganisation et la gestion de lentrept. Elles doivent tre clairement dfinies pour chaque tape de chacune des activits de lentrept : - achats directs des missions ; - achats via le Sige ; - rception des commandes locales ; - rception des produits imports ; - dconditionnement des produits ; - tiquetage des produits ; - stockage des produits ; - gestion informatique des stocks ; - respect de la chane de froid ; - gestion des stupfiants ; - prparation dune commande pour livraison ; - reconditionnement des mdicaments ; - retour des produits ; - gestion des prims ; - retrait de lots ; - scurit des locaux ; - propret des locaux ; - inventaires ; - gestion des ressources humaine ; - etc. Les procdures sont les outils de rfrence de lentrept. Elles doivent tre claires et accessibles tout le personnel de lentrept. Elles seront utilises en particulier lors des sessions de formation destines lquipe. Elles doivent tre rdiges en respectant les consignes gnrales de ce guide. Une attention particulire sera accorde la traabilit des produits ainsi qu la
La Procdure Schma Directeur des Documents Techniques Pharmaceutiques de PSF-CI peut tre consulte pour des indications concernant llaboration des procdures.
27
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Unit Pharmaceutique
responsabilit de chaque membre de lquipe (nom, fonction, signature des personnes ayant effectues telle ou telle tche). Comme pour tout Document Technique Pharmaceutique, les procdures du terrain doivent comporter le logo de PSF-CI ainsi quune page de garde identique celle dcrite dans la Procdure Schma Directeur des DTP de PSF-CI. Lassistance du Pharmacien Responsable Technique peut tre demande lors de la rdaction ou de la rvision des procdures. Toutes les procdures oprationnelles standardises doivent tre rgulirement rvises puisque lassurance qualit est un processus dynamique : tout peut toujours tre amlior, en tenant compte notamment des suggestions des membres de lquipe et des recommandations successives un audit interne ou externe. Dans tous les cas, une copie de toutes les procdures doit tre envoye au Sige. 8.2 - Informations pharmaceutiques Chaque entrept doit possder sa bibliothque oprationnelle. Il sagit davoir pour tous les produits qui sont entreposs au niveau de lentrept, des informations claires, objectives et actualises sur leurs indications, modes de conservation et dutilisation, ainsi que sur leurs prcautions demploi. Ces informations sont consignes dans diffrents ouvrages de base tels que les Formulaires Thrapeutiques Nationaux, le WHO Model Formulary, le Vidal, etc. Quand cela est possible, labonnement des journaux pharmaceutiques indpendants doit tre systmatique. 8.3 - Les audits Les audits permettent dvaluer les activits et lorganisation de lentrept. Ils permettent de rpondre certaines questions cls telles que : les objectifs dactivit et de qualit fixs initialement ont-ils t atteints ? les procdures sont-elles correctement rdiges, respectes, rvises ? lentrept garantie t-il des normes de scurit ? etc. Pour valuer les activits de lentrept, lauditeur doit utiliser diffrents indicateurs dactivits et de rsultats objectivement vrifiables dfinis au pralable. A titre dexemple : - nombre de jours avec la temprature de lentrept >30 C; - nombre de jours avec la temprature des rfrigrateurs comprise entre 0 C et 8 C; - incidence des produits dtriors au cours de la manutention ; - nombre de jours en rupture de stock ; - nombre de produits de rupture de stock ; - quantit de produits expirs ; - quantit de produits dtruits ;
32
Unit Pharmaceutique
- nombre de discordance entre le stock physique et le stock thorique aprs inventaire ; - nombre de fiches de stock mal compltes ; - nombre de jours o lquipe de travail est au complet ; - nombre de plaintes en provenance des structures bnficiaires et/ou ONG ; - etc. Lobjectif recherch travers les audits est de dceler les ventuels dysfonctionnements et surtout de proposer des mesures correctives pour garantir lassurance qualit dans les entrepts PSF-CI.
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Unit Pharmaceutique
ANNEXES
Unit Pharmaceutique
Annexe I : CIRCUIT DES PRODUITS ET ACTIVITES PHARMACEUTIQUES DE PSF-CI
Unit Pharmaceutique
Annexe II: Schma type de lagencement dun entrept pharmaceutique
ZONE ADMINISTRATIVE
ZONE DE ZONE DE PREPARATON DES LIVRAISONS

Stockage cartons vides
RECEPTION DES COMMANDES
MAGASIN SOLUTES DE PERFUSION
REFRIGERATEUR
PRODUITS INFLAMMABLES SIROPS
Plan de travail
STUPEFIANTS ET PRODUITS REGLEMENTES INJECTABLES
COMPRIMES ET APPARENTES USAGE EXTERNE

ZONE DE QUARANTAINE OU PRODUITS RETOURNES GESTION DES PERIMES
MATERIEL MEDICAL
II
Unit Pharmaceutique
Annexe III: Fiche de contrle de la temprature du magasin

MISSION : THERMOMETRE : MOIS / ANNEE :
DATE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
T C (matin)
SIGNATURE
T C midi) MIN
(aprsSIGNATURE MAX
III
Unit Pharmaceutique
Annexe IV : Fiche de contrle de la temprature et de lentretien des rfrigrateurs

MISSION : REFRIGERATEUR : MOIS / ANNEE :
DATE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
T C (matin)
SIGNATURE
T C (aprs-midi)
SIGNATURE
DATE DENTRETIEN :
NOM, FONCTION, SIGNATURE :
IV
Unit Pharmaceutique
Annexe V : Fiche de stock
FICHE DE STOCK
NOM (DCI) :
Seuil de commande (M) :
DOSAGE :
FORME :
N LOT : CONDITIONNEMENT :
Date Heure Dlivr ou Reu de Ref du bon
DATE DEXPIRATION :
Entres Sorties Solde Remarques (quantits) (quantits) (quantits)
Unit Pharmaceutique
Annexe VI : Liste dinventaire
LISTE DINVENTAIRE
DATE : NOMS :
EQUIPE :
DCI
Dosage
Forme
N LOT
DATE EXP
Stock physique (qts)
Remarques
Stock thorique (qts)
Nombre total derreurs :
Signatures :
VI
Unit Pharmaceutique
Annexe VII : Accus de rception provisoire (produits pharmaceutiques) PHARMACIENS SANS FRONTIERES COMITE INTERNATIONAL
MISSION ............................................
DATE : .././2003
Temporary Reception Certificate

PSFCI Clermont-Ferrand CHRISTINE GODEFROY Medical Purchase Manager
Page : /
SUPPLIERS name : DATE OF DELIVERY PACKING LIST N INVOICES N Transport : By Air By Sea By Road By Rail ./.../2003
Company or Carrier name: RECEPTION CONDITIONS : Refrigerated items ?: Yes No Number of Pallets : Number of Cartons on the packing lists : . Number of Cartons received : . If yes : Conform ? Yes No
REMARKS (indicate if there is any damaged, missing or opened carton, etc.). Do not forget to indicate the number of the missing/damaged carton, and the reason of the problem : Ex. : damage due to bad quality of the packaging, due to bad stowing, carton opened by the customs for control, by a robber.) :
Name : Position : Signature :
VII
Unit Pharmaceutique
Annexe VIII : Accus de rception dfinitive (produits pharmaceutiques) PHARMACIENS SANS FRONTIERES COMITE INTERNATIONAL
MISSION ............................................
Dfinitive Reception Certificate

DATE ././2003
PSFCI Clermont-Ferrand CHRISTINE GODEFROY Medical Purchase Manager
Page
SUPPLIER DATE OF DELIVERY PACKING LIST N INVOICES N
REMARKS (in case of any problem with an item, do not forget to indicate the number of the carton in which the item was, and the reason of the problem). Ex. : missing, broken, stolen, expiry date too short) :
Name : Position : Signature :
VIII
Unit Pharmaceutique
Annexe IX : Devis
DEVIS
Mission Zimbabwe PO Box 12345 Tel : 00 23 56789 Fax : 00 23 69824 Number : Date : Rfrence de la demande : Type de structure : ONG : Structure : Ville : Rgion :
Code 1TASA300 1TASA301 1TPara500 1IAMOX250 1Scotri200 2Cons aig21
Designation Aspirine 300mg cpr Aspirine 300mg cpr Paractamol 500mg cpr Amoxicilline 250mg inj powder Cotrimoxazole 200mg/5ml syrup (5L) Needle 21G
Cond. Quantity 1000 500 1000 1 1 100 5 1 3 200 2 3
Unit Price 2.1 0.8 1.6 0.5 5 0.3
Amount 10.5 0.8 4.8 100 10 0.9
Poids/Vol. estim: Prices are in (devise)
Kg /
m3
TOTAL AMOUNT :
IX
Unit Pharmaceutique
Annexe X : Exemple de bon de prparation
Bon de prparation
Mission Zimbabwe PO Box 12345 Tel : 00 23 56789 Fax : 00 23 69824 Number : Date : Rf. de la demande : ONG : Structure : Ville : Rgion :
Numro de devis : Code 1TASA300 1TASA300 1TPara500 1IAMOX25 0 1Scotri200 2Cons aig21 Designation Aspirine 300mg cpr Aspirine 300mg cpr Paractamol 500mg cpr Amoxicilline 250mg inj powder Cotrimoxazole 200mg/5ml syrup (5L) Needle 21G Cond. Qty 1000 500 1000 1 1 100 5 1 3 200 2 3 Unit Price 2.1 0.8 1.6 0.5 5 0.3 Amount 10.5 0.8 4.8 100 10 0.9 N Lot 8945 M 4557 H 5665Y 5387E 5627P 2424 C Date Premp. 02/05/06 06/04/03 05/12/03 29/01/06 25/11/05 22/06/04
Poids/Vol. estim : / m3 Prpar par : Signature :
Kg
Contrl par : Signature :
Unit Pharmaceutique
Annexe XI : Exemple de bon de livraison
Bon de Livraison
Mission Zimbabwe PO Box 12345 Tel : 00 23 56789 Fax : 00 23 69824 Number : Date : Rf. de la demande : ONG : Type de structure : Structure : Ville : Rgion :
Numro de devis : Numro du bon de prparation : Code 1TASA300 1TASA300 1TPara500 1IAMOX250 1Scotri200 2Cons aig21 Designation Aspirine 300mg cpr Aspirine 300mg cpr Paractamol 500mg cpr Amoxicilline 250mg inj powder Cotrimoxazole 200mg/5ml syrup (5L) Needle 21G Cond. 1000 500 1000 1 1 100 Qty 5 1 3 200 2 3 N Lot 53745P 45574Y 65478I 63887I 63787T 24247I Date Premption 02/05/06 06/04/03 05/12/03 29/01/06 25/11/05 22/06/04
Poids/Vol. estim : m3
Kg
XI
Unit Pharmaceutique
Annexe XII : Exemple de facture
FACTURE
Mission Zimbabwe PO Box 12345 Tel : 00 23 56789 Fax : 00 23 69824 Number : Date : Rf. de la demande : ONG : Type de structure : Structure : Ville : Rgion :
Numro de devis : Numro du bon de prparation : Numro du bon de livraison :
Code 1TASA300 1TASA300 1TPara500 1IAMOX250 1Scotri200
Designation Aspirine 300mg cpr Aspirine 300mg cpr Paractamol 500mg cpr Amoxicilline 250mg inj powder Cotrimoxazole 200mg/5ml syrup (5L)
Cond. Qty 1000 500 1000 1 1 100 5 1 3 200 2 3
Unit Price 2.1 0.8 1.6 0.5 5 0.3
Amount (autom.) 10.5 0.8 4.8 100 10 0.9
2Cons aig21 Needle 21G
N Lot 2457 M 7874 T 7879 M 78979 E 25688 A 24247 A
Date Premp. 02/05/06 06/04/03 05/12/03 29/01/06 25/11/05 22/06/04
Prices are in (devise)
TOTAL AMOUNT :
XII
Unit Pharmaceutique
Annexe XIII : Attestation de don humanitaire
ATTESTATION DE DON HUMANITAIRE CERTIFICATE OF HUMANITARIAN DONATION

Je, soussigne Christine GODEFROY, Responsable The undersigned Christine GODEFROY, Purchasing des Achats de Pharmaciens Sans Frontires Comit Manager of Pharmaciens Sans Frontires Comit International (PSFCI), ONG (Organisation Non International (PSFCI), a French humanitarian NGO (Non Gouvernementale) humanitaire franaise, certifie Governmental Organization), certify that the goods que les biens, objets de la prsente attestation, sont concerned by this certificate are a humanitarian donation du don humanitaire en faveur de notre base situe to our office located at: : Pharmaciens Sans Frontires C.I. Mission Tadjikistan 9 122 Proletarsky St DUSHAMBE (Tadjikistan) Pharmaciens Sans Frontires C.I. Mission Tadjikistan 9 122 Proletarsky St DUSHAMBE (Tadjikistan)
Important: Ces biens sont destins exclusivement Important: These goods are exclusively for humanitarian un usage humanitaire, et ne peuvent en aucun cas use, and on no account the products can be sold, tre l'objet dune vente, dun change ou dun exchanged or sent to other destinations that the a/m one. changement de destination. Il ny a eu aucune There has been no financial transaction regarding this transaction financire concernant ce don entre le grant between Tajikistan and France. Tadjikistan et la France. To Whom It May Concern. A faire valoir ce que de droit.
Clermont-Ferrand, 13 February 2002
Christine GODEFROY Responsable des Achats
Purchasing Manager
Valeur marchande douanire / Value (EUR)
N Factures / Invoice Nb.
13'314.24
Poids / Weight (kg)
3912
Volume / Volume (m3)
4035.30
Nbre de Colis / Nb. of Boxes
12.496
Nbre de Palettes / Nb. of Pallets
255
Nature des Biens / Nature of Goods Fournisseur /Supplier MISSION PHARMA
Mdicaments / Drugs
XIII
Unit Pharmaceutique
Annexe XIV : Exemple davoir client
AVOIR CLIENT
Mission Zimbabwe PO Box 12345 Tel : 00 23 56789 Fax : 00 23 69824 Number : Date : Numro de facture : ONG : Structure : Raison :
Code 1TASA300 1TASA300 1TPara500 1IAMOX25 0 1Scotri200 2Cons aig21
Designation Aspirine 300mg cpr Aspirine 300mg cpr Paractamol 500mg cpr Amoxicilline 250mg inj powder Cotrimoxazole 200mg/5ml syrup (5L) Needle 21G
Cond. Qty 1000 500 1000 1 1 100 5 1 3 200 2 3
Unit Price 2.1 0.8 1.6 0.5 5 0.3
Amount 10.5 0.8 4.8 100 10 0.9
N Lot 15647 D 57555 H 55888 R 88785 E 47225 B 24245 B
Date Prempti on 02/05/06 06/04/03 05/12/03 29/01/06 25/11/05 22/06/04
Prices are in (devise)
TOTAL AMOUNT :
XIV
Unit Pharmaceutique
Annexe XV : Schmas rappelant les consignes de base
INVENTAIRE
Sur ltagre : 3000 Cps.= 3 botes
Acide ACETYLSALICILIQUE Paracta mol 500mg cp AMINOPHILIN
POURQUOI?
Produits dteriors Disparitions Erreurs Oublis Produits prims
500 ctam o mg C p l . Sto ck: 400 0C ps .
Fich e sto de ck Par a
GESTION DES PRODUITS PSYCHOTROPES
BCZ
PSYCHOTROPES
BON DE COMMANDE SPECIAL PSYCHOTROPES
REGISTRE DES PRODUITS PSYCHOTROPES
Bon Bon de Commande de Commande Vis Vispar parle leMIP MIP ou le PIP ou le PIP ou oule leMCZ MCZ
XV
Unit Pharmaceutique
RANGEMENT DES PRODUITS
PSYCHOTROPES
PSYCHOTROPES
ARMOIRE FERMANT A CLE
XV
Unit Pharmaceutique
RANGEMENT DES MEDICAMENTS PAR VOIE DADMINISTRATION

MEDICAMENTS ORAUX MEDICAMENTS INJECTABLES
Adrnaline
Acid ActylSalicique ACETYLSALICILIQUE Amin Amoxiycilline ACETYLSALICILIQUE
ophyll ineCp
Amin opphy lline 100m g
Ampicillin e
Benzylpnicilline1MUI Amoxycilline Sirop 125mg Cimtidine Cp 200mg
Classer les mdicaments par ordre alphabtique a lintrieur de chaque famille de produits. Indiquer devant chaque mdicament une fiche de position (tiquette) le Nom Gnrique (DCI), la Forme et le Dosage. Ranger les premiers mdicaments dont la date de premption est la plus proche (FEFO)
XV
Unit Pharmaceutique
BIBLIOGRAPHIE
AEDES, Approvisionnement en mdicaments ; 2me dition ; novembre 1993. MASSIS, Grard (sous le direction de), Aide lorganisation dune mission : Situation-Intervention, Volume II, 2me dition, 1994. PSF-CI, Final Report Tadjikistan 9 Echo/TJK/210/2001/0100601, PSF-CI Mission Tadjikistan, 2002. PSF-CI, Procdures de gestion des stocks pharmaceutiques, PSF-CI Mission Afghanistan ; Mai 1997. MSFF, Mdicaments essentiels, guide pratique dutilisation ; 3me dition rvise MSH, Bien grer les mdicaments : la slection, lacquisition, la distribution et lutilisation des produits pharmaceutiques dans les soins de sant primaires ; Management Sciences for Health, Institut Universitaire dEtudes du Dveloppement. RUE-FENOUCHE, Ccile, Guide pratique : pr-requis la gestion de stock des pharmacies hospitalires ; PSF-CI Mission Albanie, 2001. SCHELL, Jrme, Guide de Gestion Logistique : Stock et Matriel PSF-CI ; Service Missions; version 2.1, 2002.
DOCUMENT TECHNIQUE PHARMACEUTIQUE
REFERENCE : DIST/GS/ SIE/001/G/REV00 COMMENT TITRE : GUIDE PHARMACEUTIQUE PSF-CI: ENTREPOTS PHARMACEUTIQUES ? AUTEUR : Assalama ALFIDJA-CISSE DATE DE DIFFUSION : 24 Mars 2003 MIEUX GERER LES
FONCTION: Pharmacien Responsable Technique DATE DAPPLICATION : 31 Mars 2003
Approbations
Nom M. BENEDIK A. ALFIDJA-CISSE Fonction Directeur des Missions Pharmacien Responsable Technique Date Signature
1- CREATION MISE A JOUR
annule et remplace DTP ref :
2 OBJET Recommandations lies la gestion des entrepts PSF-CI. 3 CHAMP DAPPLICATION : Tous les entrepts pharmaceutiques de PSF-CI. 4 ANNEXES
Annexe 1 : Schma Circuit des produits pharmaceutiques et activits pharmaceutiques de PSF-CI. Annexe 2 : Schma type de lagencement dun entrept pharmaceutique. Annexe 3 : Fiche de contrle de la temprature du magasin. Annexe 4 : Fiche de contrle de la temprature et de lentretien des rfrigrateurs. Annexe 5 : Fiche de stock. Annexe 6 : La liste dinventaire. Annexe 7 : Certificat de rception provisoire. Annexe 8 : Certificat de rception dfinitif. Annexe 9 : Devis. Annexe 10 : Bon de prparation. Annexe 11 : Bon de livraison. Annexe 12 : Facture. Annexe 13 : Certificat de donation. Annexe 14 : Avoir client. Annexe 15 : Schmas rappelant les consignes de base
5 REFERENCES CROISEES ET LISTE DE DIFFUSION Rfrences: - Interagency Guidelines For Safe Disposal of Unwanted Pharmaceuticals in and after emergencies WHO/EDM/PAR/99.2. - Guide Logistique : La chane du froid . - Guide Logistique : Transport - Douanes . - Procdure schma directeur des Documents Techniques Pharmaceutiques de PSFCI. - Document Technique Pharmaceutique PSF-CI: Comment valuer les besoins ? (en cours de ralisation). - Guide PSF-CI Lapprovisionnement en produits pharmaceutiques (en cours de ralisation). - Document Technique Pharmaceutiques PSF-CI Liste des MEDESS et des MATMED de PSF-CI (en cours de ralisation). Liste de diffusion :
Directeur du Service Missions Responsables Missions Responsable des Achats Mdicaux Pharmacien Responsable Technique Responsable de la Documentation Expatris mdicaux au moment de leur briefing

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GUIDE PHARMACEUTIQUE PSF-CI : Comment mieux grer les entrepts pharmaceutiques

Unit Pharmaceutique PSF-CI Rfrence : DIST/GS/SIE/001/G/REV00 MARS 2003

3 - LA GESTION DES STOCKS ........................................................... 12

4 - LES INVENTAIRES ......................................................................... 18

5 - LA RECEPTION DES PRODUITS................................................... 20

6 - LA DISTRIBUTION DES PRODUITS .............................................. 24

6.5 - LA TRAABILITE DES PRODUITS ......................................................................... 27

7 LE PERSONNEL DE LENTREPOT : QUI FAIT QUOI ?................ 28

8 - LASSURANCE QUALITE .............................................................. 31

1 - Un entrept pharmaceutique: pour quoi faire ?

2 - Quest-ce qui doit caractriser un entrept ?

des produits prims en attendant leur destruction ;

les comprims et apparents ; les sirops ;

3 - La gestion des stocks

Article Ibuprofne 200 mg cp Paractamol 500 mg gel

Priode couverte S/A 3 2

Qt commander Z+(6xA)-S-L 220 900

5 - La rception des produits

dconditionner les conditionnements.

6 - La distribution des produits

7 Le personnel de lentrept : qui fait quoi ?

Cf. Procdure schma directeur des Documents Techniques Pharmaceutiques de PSF-CI.

Annexe I : CIRCUIT DES PRODUITS ET ACTIVITES PHARMACEUTIQUES DE PSF-CI

Annexe II: Schma type de lagencement dun entrept pharmaceutique

ZONE DE ZONE DE PREPARATON DES LIVRAISONS

RECEPTION DES COMMANDES

MAGASIN SOLUTES DE PERFUSION

PRODUITS INFLAMMABLES SIROPS

STUPEFIANTS ET PRODUITS REGLEMENTES INJECTABLES

COMPRIMES ET APPARENTES USAGE EXTERNE

Annexe III: Fiche de contrle de la temprature du magasin

Annexe IV : Fiche de contrle de la temprature et de lentretien des rfrigrateurs

NOM, FONCTION, SIGNATURE :

Annexe V : Fiche de stock

Entres Sorties Solde Remarques (quantits) (quantits) (quantits)

Annexe VI : Liste dinventaire

Stock physique (qts)

Stock thorique (qts)

Nombre total derreurs :

Temporary Reception Certificate

Name : Position : Signature :

Dfinitive Reception Certificate

Name : Position : Signature :

Code 1TASA300 1TASA301 1TPara500 1IAMOX250 1Scotri200 2Cons aig21

Cond. Quantity 1000 500 1000 1 1 100 5 1 3 200 2 3

Unit Price 2.1 0.8 1.6 0.5 5 0.3

Amount 10.5 0.8 4.8 100 10 0.9

Poids/Vol. estim: Prices are in (devise)

Annexe X : Exemple de bon de prparation

Poids/Vol. estim : / m3 Prpar par : Signature :

Contrl par : Signature :

Annexe XI : Exemple de bon de livraison

Annexe XII : Exemple de facture

Numro de devis : Numro du bon de prparation : Numro du bon de livraison :

Code 1TASA300 1TASA300 1TPara500 1IAMOX250 1Scotri200

Cond. Qty 1000 500 1000 1 1 100 5 1 3 200 2 3

Unit Price 2.1 0.8 1.6 0.5 5 0.3

Amount (autom.) 10.5 0.8 4.8 100 10 0.9

2Cons aig21 Needle 21G

N Lot 2457 M 7874 T 7879 M 78979 E 25688 A 24247 A

Date Premp. 02/05/06 06/04/03 05/12/03 29/01/06 25/11/05 22/06/04

Prices are in (devise)

Annexe XIII : Attestation de don humanitaire