Excel 2010

Jos Roda
Excel 2010
Copyright dition Auteur(s)
2010 Juin 2010 Jos RodA
Micro Application 20-22, rue des Petits-Htels 75010 Paris
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1 Installer Excel 2010 Excel 2010 : Pour quoi faire ?

Choisir le mode dexcution Activer sa version Personnaliser les informations utilisateur Les diffrentes faons douvrir Excel 2010 Le premier lancement Le menu Fichier dans le dtail
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9 11 13 15 18 22
2 Dcouvrir les outils et lenvironnement Le fonctionnement du Ruban 2010

Utiliser les menus contextuels Adapter laffichage ses besoins Plusieurs feuilles de calcul dans un classeur Utiliser les modles de tableau Personnaliser un modle de tableau
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3 Crer son premier tableau La structure du tableau

Mettre en forme les cellules Saisir les premires donnes Utiliser Excel pour raliser des calculs Comprendre et personnaliser les formules Insrer des fonctions automatises
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54 62 65 66 68
4 Assurer la mise en forme des donnes Exploiter toutes les options de mise en forme
Rendre ses tableaux intelligents
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Mettre sous forme de tableau Utiliser les styles de cellules Crer des styles de cellules personnaliss Exploiter les styles de mise en forme
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5 Exploiter les donnes du tableau Trier les donnes

Crer et personnaliser des filtres de tri Rechercher des lments Convertir des donnes Insrer des donnes partir de sources extrieures Supprimer les doublons Exploiter la validation automatique des donnes Crer un tableau crois dynamique Lier texte et tableau : le publipostage
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101 105 108 112 115 117 119 122
6 Enrichir ses tableaux Insrer des images

dcouvrir les cliparts Le recours aux formes personnalisables SmartArt : mode demploi !
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Gnrer des graphiques partir de ses donnes

Choisir le graphique adapt Personnaliser le graphique
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Les tableaux et le Web

Insrer des liens hypertextes
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7 Automatiser Excel 2010 Des macros : pour quoi faire ? Utiliser lenregistreur de macros
Appeler une macro Utiliser des macros cls en main
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160 164
Les macros et la scurit 8 Imprimer ses tableaux Dclarer une imprimante Organiser son impression
Explorer longlet Mise en page Utiliser la mise lchelle dfinir une zone dimpression Affiner les proprits dimpression
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9 Travailler plusieurs sur un tableau Des commentaires sur un tableau Exploiter les fonctions de rvision Utiliser le suivi des modifications Partager un classeur Protger un classeur Grer les permissions de modification 10 Les ressources Utiliser lAide Exploiter laide au mieux Des complments sur Internet
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192 195 197 201 203 206
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210 214 218
Installer Excel 2010
Excel 2010 est sans conteste le tableur le plus puissant mis la disposition dun particulier. Considrant cependant quun utilisateur moyen nutilise finalement quune part minime du potentiel de ce logiciel, il nest pas forcment indispensable dinstaller lensemble de ses modules. Vous pouvez donc opter pour une installation la carte, qui corresponde vos besoins rels.
ExCEL 2010 : POUR qUOI fAIRE ?

Excel est depuis maintenant de nombreuses annes le tableur prpondrant dans le monde de lentreprise, mais aussi chez les particuliers. La force de cet outil, cest non seulement la richesse de ses fonctionnalits mais aussi laccs possible des calculs complexes, des reprsentations graphiques sophistiques, sans que vous ayez disposer de connaissances techniques trs pousses.
Si vous tes dj utilisateur dune version plus ancienne de Microsoft Excel, cette nouvelle dition va reprsenter un changement considrable. Alors que la version 2007 de la Suite bureautique a dcontenanc les utilisateurs, Microsoft a rapidement d revoir sa copie. En effet, la disparition des menus droulants traditionnels au profit du fameux Ruban de fonctionnalits a littralement perdu les inconditionnels doffice. Perte de repres et disparition dautomatismes sont dramatiques surtout pour un logiciel qui sadresse en priorit des professionnels en qute de productivit optimise. Avec Excel 2010 (et plus globalement avec office 2010), le Ruban ne disparat pas pour autant. Mais il volue considrablement. En effet, pour correspondre davantage aux besoins des utilisateurs, le Ruban est totalement personnalisable. Ceux qui ne sy sont jamais faits pourront donc le modeler selon leur utilisation et ceux qui lont immdiatement adopt le rendront encore plus fonctionnel sans consentir defforts dmesurs.
Le Ruban de fonctionnalits est dsormais personnalisable.
Un tableur est, par dfinition, un logiciel capable de manipuler des feuilles de calcul. Le champ dapplications du tableur est trs vaste. Sil a t conu lorigine pour traiter des donnes financires, Excel 2010 est dsormais en mesure de faire bien davantage, jusqu des documents trs soigns cumulant des options de mise en page et de mise en forme trs avances.
Avec Excel 2010, vous allez crer des listes, des tableaux de suivi financier, de votre consommation de carburant, dresser des listes deffectifs, croiser des donnes, les faire interagir entre elles, produire des reprsentations graphiques que vous pourrez exporter vers dautres programmes qui constituent la Suite bureautique office 2010. Les fonctions statistiques, de filtrage des donnes, les tris ou encore les fonctions de consolidations vous permettent de saisir des grands volumes de donnes et de les interprter plus efficacement. Excel est donc un outil dont vous ne pourrez bientt plus vous passer. Autant donc soigner linstallation du programme, dautant quelle est totalement personnalisable en fonction de vos besoins.
" Choisir le mode dexcution

Autrefois, pour des raisons de capacit de stockage des disques durs, il tait parfois ncessaire de renoncer certains complments et certaines fonctionnalits de la Suite bureautique. Aujourdhui, grce nos disques durs haute capacit, il est plus rare de devoir faire un tri. Si votre quipement dispose de plus de 250 Go despace, il nest sans doute pas ncessaire dintervenir sur le mode dexcution des modules de la Suite bureautique en gnral et dExcel 2010 en particulier. En revanche, si vous disposez de plusieurs machines et que lune delles soit un ultraportable, par exemple, dont vous ne vous servez que de manire occasionnelle, pensez allger linstallation dExcel. Pour ce faire, il suffit, lors de la procdure dinstallation, de dfinir les modes dexcution de certaines fonctions. Il existe trois modes dexcution :
1/ Excuter partir du disque dur. 2/ Excuter partir du Cd-Rom. 3/ Non disponible.

Si vous optez pour le deuxime mode, il faudra ncessairement insrer le Cd/dVd doffice 2010 pour accder la fonctionnalit concerne. En mode Non disponible, vous dcidez que
1/ Installer Excel 2010
Les tableurs qubcois Chez nous, lusage veut que nous considrions Excel comme un tableur. Mais, chez nos cousins qubcois, on appelle galement les tableurs des Chiffriers lectroniques. Une appellation qui dcoule des origines des tableurs, utiliss avant tout pour mener des tches comptables.
Office World
le module en question ne vous sera jamais daucune utilit. Ainsi les utilisateurs les plus expriments pourront par exemple se dispenser des fichiers daide.
Slectionnez le mode dinstallation dsir pour les diffrents composants dExcel.
La personnalisation de linstallation dExcel et de ses composants est possible tout moment. lusage, si vous constatez que certains lments ne sont jamais utiliss, supprimez-les.
1/ Insrez le dVd dinstallation dans votre lecteur. 2/ Quand lAssistant saffiche, cochez la case doption Ajouter ou supprimer des composants. 3/ Cliquez sur le bouton Continuer. 4/ Slectionnez le ou les lments modifier, supprimer ou installer. Lopration ne prend
que quelques minutes, Lopration ne prend que quelques minutes. Il nest mme pas ncessaire de redmarrer votre ordinateur pour que ces changements soient pris en compte.
11 Vous pouvez modifier linstallation dExcel 2010 tout moment.
Ne pas limiter ses ambitions Linstallation la carte, lexcution de modules optionnels en mode limit ne se justifient que sur des machines dappoint. dans tous les cas, il reste prfrable dinstaller lensemble des composants dExcel 2010 et a fortiori doffice 2010. Vous pourrez ainsi faire face tous les besoins, mme les plus inattendus.
" Activer sa version

Lactivation est une tape indispensable pour Microsoft, qui se sert de cette formalit pour sassurer que la version dExcel 2010 dont vous disposez est bien lgale. Plusieurs voies dactivation soffrent vous.
1/ Si vous optez pour lactivation par Internet, lAssistant Activation contacte automatique-
ment les serveurs de licences Microsoft par le biais de votre connexion Internet. Si vous utilisez une cl de produit valide pour laquelle le nombre dinstallations autorises na pas t dpass, votre produit est immdiatement activ. Lorsque vous procdez une activation via Internet, le numro didentification (Id) du produit (driv de la cl du produit lors de linstallation) est
Astuce
envoy Microsoft. Une rponse (Id de confirmation) est renvoye votre ordinateur pour activer votre produit. Si vous choisissez dactiver votre produit via Internet et alors que vous ntes pas encore connect, lAssistant vous avertit que la connexion nest pas tablie.
2/ Vous pouvez contacter un Centre dactivation par tlphone pour activer votre produit
avec laide dun conseiller du service clientle. Les logiciels Microsoft sont disponibles avec diffrents types de licences : licences de dtail, licences de fabricants (oEM) ou licences en volume. Les numros de tlphone varient en fonction de la licence et du pays/rgion. Utilisez le numro de tlphone fourni ltape 2 de lAssistant Activation pour appeler le Centre dactivation Microsoft. Lactivation par tlphone peut tre plus longue que via Internet. Vous devez vous trouver devant votre ordinateur lors de lappel et avoir la cl de produit du logiciel porte de main. Lorsque loprateur a pu vous communiquer une cl dactivation, saisissez-la dans le champ Cl dactivation. Vous pouvez si vous le dsirez procder lactivation ultrieurement. Vous disposez en effet dun dlai de 60 jours pour vous acquitter de cette formalit. Pour activer votre version dExcel 2010, procdez de la faon suivante :
Le produit est activ et conforme la charte dutilisation dite par Microsoft.
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1/ Cliquez sur le menu Fichier. 2/ Slectionnez la commande Aide puis Activer.

3/ Suivez ensuite lAssistant dactivation, qui vous guide pas pas. 4/ Au terme de la procdure, assurez-vous que lactivation a bien t prise en compte en
suivant le mme cheminement. dans la partie droite de lcran, la mention Produit activ est affiche.
Le point sur lactivation Microsoft a implment un nouveau systme dactivation pour sa prochaine suite office 2010 nomm office Protection Platform (oPP), comparable Windows Product Activation (WPA) et Software Protection Platform (SPP) de Windows Vista ou Windows Activation Technologies (WAT) de Windows 7. office 2010 devra donc tre activ pendant la priode dvaluation de 30 jours, et une cl de Licence Volume (VLK) ne pourra tre utilise pour viter lactivation doffice.
" Personnaliser les informations utilisateur

Lorsque vous procdez linstallation dExcel 2010, lAssistant vous demande de saisir trois informations cls qui sont insres automatiquement dans tous vos documents :
1/ Votre nom et votre prnom. 2/ Le nom de lentreprise (qui peut tre laiss vierge). 3/ Vos initiales.
Ces informations sont inscrites dans chaque fichier produit. Pour le vrifier, il suffit de cliquer du bouton droit de la souris sur un fichier pour ouvrir le menu contextuel. dans ce menu, slectionnez la commande Proprits. Lidentit de lauteur y figure en bonne place.
Office World
Les proprits de tous vos documents contiennent des donnes sur lutilisateur.
Ces informations sont utiles notamment lorsque le document est vou tre partag par diffrents collaborateurs. En inscrivant ces informations utilisateur, il est possible de savoir quelle est la dernire personne avoir enregistr des modifications. Vous pouvez galement accder lensemble des informations relatives un tableau en cliquant sur le menu Fichier dans le Ruban de fonctionnalits. Cliquez ensuite sur lintitul Informations. dans le volet de droite saffichent toutes les donnes associes votre fichier de travail. Pour modifier les donnes personnelles saisies lors de linstallation du programme, procdez comme suit :
1/ Lancez Microsoft Excel 2010 en ouvrant le menu Dmarrer/Tous les programmes/

Microsoft Office/Microsoft Excel 2010.
2/ dans le Ruban, activez longlet Fichier puis slectionnez la commande Options. 3/ dans le volet de gauche, cliquez sur Gnral. dans le volet de droite, intitul Options
gnrales dutilisation dExcel 2010, portez votre attention sur la section Personnaliser votre copie de Microsoft Office.
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Saisissez un nom ou des initiales votre convenance.
" Les diffrentes faons douvrir Excel 2010

la faveur doffice 2010, rien ne change vritablement concernant laccs Excel. Les utilisateurs expriments pourront donc passer au paragraphe suivant. Les novices apprendront quant eux quil existe plusieurs mthodes pour lancer Excel.
1/ droulez le menu Dmarrer de Windows Vista ou Windows 7. Cliquez sur Tous les programmes. dans la liste des applications, cliquez sur le dossier Microsoft office si vous possdez toute la Suite bureautique, ou sur Excel 2010 si vous navez achet que ce programme. Le programme se lance alors instantanment.
2/ Autre possibilit, sans doute la plus simple : double-cliquez sur un fichier Excel existant. 3/ Vous pouvez aussi crer un raccourci sur le bureau. Si vous tes utilisateur rgulier dExcel,
cest la technique la plus commode. Pour crer le raccourci, cliquez sur le bureau Windows du bouton droit de la souris. dans le menu contextuel, cliquez sur Nouveau puis Raccourci.
Activez la cration du raccourci
4/ dans la bote de dialogue qui apparat lcran, cliquez sur le bouton Parcourir. dveloppez
larborescence de votre disque dur en cliquant sur les symboles + , jusqu ce que vous aboutissiez au dossier Programmes/Microsoft Office/Office14. L, cliquez sur le fichier Excel.exe et validez par oK.
Slectionnez le fichier excutable associ au raccourci.
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5/ La bote de dialogue affiche le chemin du raccourci sous la forme dune ligne de com-
mande. Cliquez sur le bouton Suivant. Nommez le raccourci Excel. Validez : votre raccourci est dsormais oprationnel.
Le chemin qui mne au raccourci
6/ dornavant, pour lancer Excel 2010, il vous suffit de double-cliquer sur cette icne, qui
figure sur le bureau.
Double-cliquer sur licne pour ouvrir Excel
Il ne reste plus maintenant qu dcouvrir votre nouvel environnement de travail
" Le premier lancement

Utilisateur familier doffice 2007, ne vous attendez pas une rvolution comparable celle que vous avez vcue lorsque vous avez migr doffice 2003. Le passage dExcel 2007 Excel 2010 va se faire en douceur car lintgralit ou presque des reproches qui avaient t formuls lgard de la version prcdente peut tre relgue aux oubliettes. Face la rigidit de 2007, Microsoft oppose lambiance ouatine de 2010. Et cette sensation de confort et dergonomie est bien davantage quun vague ressenti, cest un fait avr. Pour vous familiariser avec votre nouvel environnement de travail, analysons lensemble des composantes de linterface.
1/ Au sommet de lespace de travail, vous trouvez le Ruban. Ce dernier fonctionne sous la
forme donglets thmatiques qui rassemblent les commandes cls. Longlet Accueil, par exemple, runit lensemble des options de mise en forme des donnes au sein du tableau. Vous pouvez modifier les attributs des caractres (police, taille, corps, alignement), mais aussi les formats utiliss pour les nombres. Enfin, cet onglet vous donne accs aux options de mise en forme conditionnelle, que nous aborderons plus loin dans ce manuel.
Longlet Accueil du Ruban est consacr la mise en forme des donnes saisies dans le tableau.
2/ Longlet Insertion est plus riche encore. Grce lui, vous pourrez modifier la structure
des tableaux en ajoutant lignes et colonnes, mais aussi incorporer des images dillustration ou gnrer des reprsentations graphiques partir des donnes saisies dans le tableau. Il vous sera galement possible dinsrer des zones de texte dans le tableau (pour saisir par exemple des commentaires) ou encore de personnaliser en-ttes et pieds de page ou dautomatiser la mise en place dune signature automatique.
Longlet Insertion est trs complet.
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3/ Avec longlet Mise en page, vous ajusterez la position des lignes et colonnes sur une
page en vue dimpression. Vous pourrez ainsi dfinir la taille des marges, lorientation du papier. Autant de commandes qui, dans les versions prcdentes dExcel, taient plus difficilement accessibles. La section intitule Mise lchelle est particulirement intressante pour automatiser lajustage des proprits de la mise en page en une manipulation. Prcisez par exemple une rduction du tableau 50 % de sa taille dorigine et vous pourrez alors constater que les lignes, les colonnes, les graphiques mais aussi les caractres sont proportionnellement ajusts.
Ajustez lensemble des proprits de mise en page en vue dune impression.
4/ Longlet Formules vous permet non seulement dinsrer des fonctions mathmatiques
appliquer vos donnes mais aussi dutiliser un certain nombre de commandes avances ( destination des utilisateurs les plus expriments). Il vous permet galement doprer des conversions montaires, etc.
Longlet Formules est associ lensemble de calcul et de traitement des donnes.
5/ Longlet Donnes est utilis pour appliquer des filtres de tri automatiss ou per-
sonnaliss. Il met votre disposition une fonction de dtection (et de suppression) des doublons.
Longlet Donnes sera utilis pour filtrer les informations contenues dans vos tableaux.
6/ En activant longlet Rvision, vous pourrez procder un contrle de lorthographe dans
les donnes saisies mais aussi accder toutes les fonctions lies au travail plusieurs sur un mme document. Vous pourrez ainsi insrer des commentaires et afficher le suivi des modifications effectues par les diffrents utilisateurs du fichier en cours.
Longlet Rvision vous sera particulirement utile pour travailler plusieurs sur un mme document.
7/ Pour optimiser la lisibilit de vos tableaux durant les phases ddition et de travail sur
lcran, activez longlet Affichage. Vous pourrez alors oprer des zooms, des recentrages et faire en sorte que le confort soit optimal en toute circonstance.
Optimisez les conditions daffichage sous Excel 2010.
Office Community
une vido pour personnaliser le Ruban Pour crer un Ruban qui vous corresponde parfaitement, suivez les indications fournies dans cette vido : http://blogs.technet.com/ backstage_2010/archive/2009/08/14/office-2010-personnalisation-de-linterface-ruban-exemple-avec-excel-2010.aspx.
Linterface dExcel 2010 ne se limite pas au seul Ruban de fonctionnalits. Si vous portez votre attention au bas de la fentre, vous retrouvez les onglets habituels de gestion des feuilles de calcul dun classeur. dun clic droit sur lun de ces onglets, vous pouvez ajouter ou supprimer une feuille de calcul, lui donner un nom, la protger par mot de passe, etc.
21 Grez les feuilles de calcul laide du menu contextuel.
dans la partie infrieure droite de la fentre, vous pouvez ajuster rapidement le mode daffichage en optant soit pour le mode Normal, soit pour le mode Mise en page, qui vous offre un aperu du rsultat obtenu si vous tiez amen lancer une impression. En utilisant lascenseur horizontal, vous pouvez agrandir ou rduire le zoom sur votre travail.
Choisissez le mode daffichage adapt pour travailler dans de bonnes conditions
Pour finir ce tour dhorizon de lespace de travail mis votre disposition par Excel 2010, il faut voquer la barre dtat. Cette dernire est totalement personnalisable. laide du clic droit sur une zone vierge de la barre dtat, ouvrez le menu contextuel. L, il suffit de cocher ou de dcocher les cases de votre choix pour activer ou dsactiver laffichage dune commande dans la barre dtat.
Personnalisez le contenu de la barre dtat pour obtenir lergonomie qui vous convient.
" Le menu fichier dans le dtail

Le menu Fichier joue au sein doffice 2010 en gnral et au sein dExcel 2010 en particulier un rle central. Il sagit en effet dune console daccs toutes les oprations cls. dans le volet de gauche, vous retrouvez lensemble des commandes associes lenregistrement des tableaux que vous avez composs. Vous pouvez aussi demander louverture dun fichier en particulier. En cliquant sur la commande Ouvrir, une bote de dialogue vous permettant de parcourir larborescence des dossiers sur votre disque dur saffiche.
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Vritable console daccs aux donnes, le menu Fichier est capital.
Cliquez sur Ouvrir
Cliquez sur la commande Informations. Cette commande figure parmi les plus riches. dans la colonne de droite, vous affichez lensemble des proprits du document ouvert au moment o vous accdez au menu Fichier. Identit de lauteur, titre, taille du fichier, ventuellement rsum de son contenu, etc.
Levez le voile sur les secrets de vos fichiers
dans la partie centrale, vous accdez trois fonctions intressantes. La premire vous permet de protger votre document. Il suffit alors de choisir un mot de passe utilis pour verrouiller laccs au tableau.
1/ Cliquez sur Protger le classeur. Un menu additionnel saffiche. Vous pouvez alors attri-
buer votre classeur le statut de final, qui le rend accessible aux autres utilisateurs, mais sans que ces derniers puisse en rien le modifier.
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2/ Cliquez sur Chiffrer avec un mot de passe et le classeur est verrouill. Explorez les
diffrents verrous disponibles. Ils sont utiles pour protger votre travail non pas des malveillances (les donnes que nous traitons sont rarement aussi sensibles), mais plutt des maladresses
Offrez-vous un peu de scurit
Excel 2010 a t conu dans la logique du travail collaboratif. En dautres termes, Excel vous donne tous les moyens de travailler plusieurs sur un mme document, de partager le fichier entre plusieurs utilisateurs.
1/ Pour que ce partage soit le plus facile et productif possible, observez la section Prparer
pour le partage.
2/ Cliquez sur le bouton Vrifier la prsence de problmes. L, vous pouvez demander

Excel de sassurer de la compatibilit de votre classeur avec des versions plus anciennes du tableur et lancer une inspection complte du document.
Pour que le tableau soit oprationnel, vrifiez sa compatibilit
Pour vous assurer un maximum de souplesse dutilisation, Excel 2010 conserve en mmoire les versions antrieures de vos classeurs. chaque modification du fichier, il conserve en mmoire une image de la version prcdente. Ainsi, en cas de besoin vous pouvez retrouver sans difficult les informations dorigine.
1/ Cliquez pour cela sur le bouton Grer les versions. 2/ Choisissez de rcuprer ou de supprimer les versions prcdentes qui n'ont pas t
enregistres.
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Supprimez les versions trop anciennes
En cliquant sur litem Rcent, vous pouvez aisment accder la liste des quatre derniers classeurs ouverts sous Excel. Pour modifier cette configuration, cochez la case Accder rapidement ce nombre de classeurs rcents et dans le champ saisissez le chiffre de votre choix.
Par dfaut les 4 derniers classeurs ouverts restent accessibles
Cliquer sur lintitul Nouveau vous donnera accs lensemble de la bibliothque de modles disponibles sous Excel 2010 et sur office.com. Faites votre choix pour bnficier de styles prdfinis. dans le volet de droite saffiche un aperu du modle choisi.
Choisissez un modle de tableau
Si vous dcidez de cliquer sur Imprimer dans le volet de gauche, vous accdez au menu permettant de choisir sur quelle imprimante limpression sera ralise. Le volet de droite affiche un aperu avant impression. Ce menu vous donne la possibilit dajuster lensemble des options dimpression, depuis les marges jusqu la qualit du tirage.
29 Personnalisez limpression des documents
Enfin, la commande Partager vous donne accs toutes les options dexportation de votre classeur : envoi par e-mail, exportation au format PdF, envoi en ligne sur un site collaboratif, tout est possible et tout est administr partir de ce menu.
Lexportation des feuilles de calcul sous diffrents formats est rapidement effectue.
Dcouvrir les outils et lenvironnement
Si vous tiez dj utilisateur dExcel 2007, vous devriez rapidement trouver vos marques. En effet, Excel 2010 rassemble toutes les nouveauts de la version prcdente du logiciel, mais il intgre galement un certain nombre damliorations. Ces dernires, qui reprsentent un vrai gain en ergonomie et en productivit, permettent galement ceux qui passent directement dExcel 2003 Excel 2010 de sadapter rapidement cette interface.
LE fOnCTIOnnEmEnT DU RUbAn 2010

Toutes les applications dOffice 2010 bnficient dune interface fluide avec un Ruban qui remplace le menu et la barre doutils. Le design diffre lgrement de celui dOffice 2007. Par exemple, le bouton Office que vous pouviez trouver dans la version prcdente ct des onglets du Ruban permet daccder aux options dun menu masqu.
Si la nouvelle interface apporte un plus indniable (meilleure ergonomie, oprations plus visibles, prvisualisation des effets en temps rel, ajout et propositions dactions en fonction de lobjet manipul), vous pouvez prouver le dsir de personnaliser le Ruban selon vos prfrences. Si ce dernier vous gne, vous pouvez le rduire. Pour cela, cliquez sur licne Rduire le ruban ou bien utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [F1]. dans ce cas, pensez personnaliser et adapter laffichage de la barre daccs rapide. Vous pourrez ainsi modeler Excel en fonction de vos attentes spcifiques.
Masquez ou affichez le Ruban.
Pour suppler labsence du Ruban, observez la barre daccs rapide, dont le premier bouton reprsente licne dExcel.
33 Le bouton Excel donne accs des commandes gnralistes (sous chaque programme de la Suite, vous trouvez un bouton ponyme).
Pour amliorer votre productivit avec Excel, il faut personnaliser laccs certaines commandes. Les concepteurs dExcel ont bien sr favoris les commandes les plus usuelles. Mais, dans votre cas personnel, il peut tre judicieux de rapprocher une fonction plutt quune autre. Pour cela, la barre daccs rapide, qui contient le bouton Excel et propose par dfaut les boutons Enregistrer, Annuler et Rtablir, propose une dernire commande. Cliquez sur licne attache cette commande.
Dans le menu contextuel, slectionnez ou supprimez des commandes la barre daccs rapide.
2/ dcouvrir les outils
Si dans la liste gnrique du menu contextuel vous ne trouvez pas la commande convoite, cliquez sur Autres commandes. Vous ouvrez alors automatiquement la fentre Options dExcel. Slectionnez dans la liste droulante Toutes les commandes. Cliquez sur une commande figurant dans la liste puis sur le bouton Ajouter. Rptez cette opration pour chaque commande ajouter la barre daccs rapide. Prenez le temps dexplorer le large ventail de commandes disponibles.
Vous pouvez ajouter autant de commandes que vous le souhaitez mais gardez lesprit pratique !
Le principe de fonctionnement du Ruban est assez simple. Au chapitre prcdent, nous avons dcouvert que lun des principaux onglets tait intitul Fichier et quil permettait de sacquitter des tches cls comme louverture, lenregistrement ou limpression de vos tableaux. Les autres onglets rassemblent les outils, commandes et fonctionnalits de manire thmatique.
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Longlet Accueil assure la mise en forme des donnes saisies.
dans tous les cas, si vous souhaitez vraiment gagner en productivit et en efficacit, il est tout fait recommand de procder des ajustements du Ruban de fonctionnalits. Vous pouvez personnaliser chaque onglet du Ruban votre convenance. Cette tche, qui sest considrablement simplifie la faveur de la sortie dExcel 2010, seffectue partir dun simple clic droit alors quavec Excel 2007 la personnalisation tait moins vidente.
1/ Cliquez du bouton droit de la souris sur une zone vierge du Ruban. Ne cliquez pas sur une
commande dj existante car le menu contextuel serait alors diffrent.
2/ dans le menu contextuel qui saffiche, cliquez sur la commande Personnaliser le Ruban.
Ouvrez le menu contextuel.
Longlet Accueil, comme nous lavons dj voqu au chapitre prcdent, vous donne accs toutes les options de mise en forme des textes et donnes saisis au sein de vos tableaux : police de caractres, taille, couleur, alignement, type de donnes (et surtout mise en forme avec style montaire, dcimale, etc.). Vous pourrez galement y trouver tous les styles prdfinis et les options de mise en forme conditionnelle des donnes. Chaque onglet est dcompos en sections qui se rattachent aux anciennes appellations des menus droulants utilises dans les versions antrieures Excel 2007 (Presse-papiers, Police, dition, etc.). Une caractristique utile pour trouver ses marques plus rapidement.
3/ Ajoutez une une les fonctions de votre choix en slectionnant la commande puis en
cliquant sur le bouton Ajouter. A contrario, pour supprimer une fonction, cliquez dessus dans le volet de droite et cliquez sur le bouton Retirer.
4/ Si, au terme de la manipulation, vous ntes pas satisfait du rsultat, cliquez dans la fentre de personnalisation du Ruban sur le bouton Rinitialiser. Vous retrouverez lapparence du Ruban par dfaut.
Rinitialisez le Ruban pour retrouver son apparence dorigine.
Il ne faut pas hsiter se livrer ces rglages. En effet, le Ruban, bien que trs ingnieux car il rend accessibles les fonctions cls, ne peut pas correspondre tous les besoins spcifiques de tous les utilisateurs. Vous tes fondamentalement le seul savoir quels sont les outils que vous utiliserez le plus souvent. Vous devez donc composer votre environnement de travail par vous-mme.
Office Community
Tout savoir sur le Ruban Le Ruban vous intrigue ? Ne manquez pas alors ce tour dhorizon complet disponible sur Internet : http://www.infos-du-net.com/actualite/ photoreportages/158-office-2010.html. Vous trouverez de nombreuses astuces pour aller plus loin dans son utilisation et sa configuration.
" Utiliser les menus contextuels

Lusage des menus contextuels est apparu linitiative de Microsoft avec lavnement de Windows 95. Il y a donc maintenant prs de quinze ans que les utilisateurs de produits Microsoft ont pris lhabitude de recourir au bouton droit de la souris pour faire apparatre un menu proposant des commandes en fonction de lactivit en cours. Le principe du menu contextuel sapplique bien sr avec Excel 2010. Si le menu contextuel de Windows 95 ne proposait que les classiques fonctions de Couper, Copier, Coller, sous Excel 2010 la richesse du menu est incomparable. La force du menu contextuel est dadapter la liste des commandes disponibles au contexte de votre activit. Ainsi, sous Excel, lorsque vous cliquez sur une cellule, vous naccdez pas aux mmes commandes que si vous slectionnez du texte, un graphique ou une colonne. Grce aux menus contextuels, vous pouvez gagner en productivit et ventuellement trouver porte de clic des outils que vous ne parvenez pas retrouver tant que vous ne vous tes pas adapt au Ruban. ouvrez Excel 2010 et placez le curseur de votre souris dans une cellule. laide du bouton droit de la souris, faites apparatre le menu contextuel.
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Le menu contextuel vous donne accs de nombreuses commandes.
dans ce menu contextuel gnral, vous retrouvez de nombreuses fonctionnalits ddition du texte, notamment avec les traditionnelles commandes Copier et Coller, mais aussi avec les options de collage (qui sont apparues avec office 2003), qui permettent de conserver la forme dorigine des lments colls ou de sadapter la mise en forme actuelle dans votre document.
Choisissez le format des donnes colles.
Vous pouvez galement accder des commandes permettant de modifier la structure mme de votre tableau en insrant ou en supprimant des lignes, des colonnes ou des cellules.
Insrez ou supprimez des lignes.
La section suivante du menu contextuel vous donne accs aux commandes de tri et de filtre des donnes. Lorsque vous cliquez sur une commande, un volet additionnel apparat et vous propose un tri croissant ou dcroissant, par exemple.
Optez pour un tri croissant ou dcroissant.
Enfin, dans la partie infrieure du menu contextuel, vous pouvez ajuster le format de cellule (taille, disposition, format dalignement ou type de donnes), crer une liste droulante ou encore insrer un lien hypertexte.
Personnalisez lapparence des cellules.
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Saisissez maintenant du texte dans une cellule. Placez ensuite ce texte en surbrillance laide de votre souris. dun clic droit, appelez laffichage du menu contextuel. Vous constatez alors que les commandes qui vous sont proposes diffrent de celles qui taient disponibles lorsque vous aviez simplement cliqu dans une cellule.
Lorsque vous slectionnez du texte, vous avez un menu contextuel en deux parties. La premire vous permet de modifier les attributs du texte (Police, Taille, Couleur, Alignement) et la seconde rassemble les commandes ddition. Quelle que soit votre activit sur Excel, que vous soyez affair gnrer un graphique ou insrer une image dans votre tableau, pensez lorsque vous cherchez une commande associe cette tche utiliser le bouton droit de votre souris pour faire apparatre le menu contextuel. Ce rflexe vous fera bien souvent gagner un temps prcieux.
" Adapter laffichage ses besoins

Le travail sur une feuille de calcul implique que vous puissiez avoir une visibilit optimale tout instant. Lorsque le tableau ne contient que quelques lignes ou colonnes, il ny a pas de difficults particulires mais, quand ce dernier prend de lenvergure, les nombreuses options daffichage que Microsoft met votre disposition se rvlent bien utiles. Pour adapter laffichage de la feuille de calcul, vous pouvez commencer par exploiter les diffrents modes daffichage disponibles dans la barre dtat. Cette dernire se trouve dans la partie infrieure de linterface. Ces modes daffichage sommaires suffisent dans la plupart des cas. Vous trouverez les modes suivants :
Le menu contextuel volue selon llment slectionn.
1/ Le mode daffichage Normal affiche votre tableau de manire pouvoir travailler le plus
confortablement possible. Vous ne visualiserez pas les diffrents lments de mise en page mais aurez une lisibilit optimale du contenu des cellules.
Choisissez le mode daffichage adapt vos besoins.
2/ Avec le mode Mise en page, vous affichez la feuille de calcul de faon comparable ce que
vous obtiendriez si vous limprimiez. Un excellent moyen de vous rendre compte du travail ralis et de sa lisibilit sans gaspiller encre et feuille de papier. Si vous travaillez en mode Mise en page, vous pouvez sans problme modifier le contenu des cellules, les formules, etc., ce qui sera impossible si vous demandez un aperu avant impression.
Le mode Mise en page permet de se faire une ide du rsultat imprim.
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3/ Cliquez sur le troisime bouton pour profiter de laffichage Mode Aperu des sauts de
page. Vous visualisez alors combien de pages seraient ncessaires pour imprimer la feuille de calcul.
Le mode Aperu des sauts de page, utile mais peu fonctionnel.
4/ Enfin, utilisez le curseur ou les boutons + et afin dajuster le zoom comme bon vous
semble.
Utilisez le zoom.
Le livre lectronique a la cote Vous disposez dun lecteur de livre lectronique ? dcouvrez leBook office. Il sagit dun manuel numrique qui offre un tour dhorizon complet des nouveauts de la Suite office 2010. Il est disponible gratuitement ladresse suivante : http://blogs.technet.com/backstage_2010/ archive/2010/01/28/le-ebook-office-2010-en-fran-ais-est-disponibleen-t-l-chargement-libre.aspx.
Ces fonctions basiques sont trs utiles car, grce elles, vous pouvez basculer rapidement dun mode de visualisation lautre. Si nanmoins vous trouvez que cela ne correspond pas exactement vos besoins, il est possible dagir avec plus de finesse en recourant lensemble des options runies sous longlet Affichage.
1/
La section appele Affichage classeur vous permet de retrouver les modes que nous venons dvoquer (Normal, Mise en page, Saut de page). Vous y trouverez galement un bouton Plein cran. Ce dernier laisse la part belle aux donnes car il retire de lcran lensemble des barres doutils, Ruban, etc. Pour quitter laffichage en plein cran, appuyez simplement sur la touche [Echap] de votre clavier.
Activez ou dsactivez laffichage Plein cran.
2/ dans cet onglet, le bouton Afficher ouvre un volet additionnel contenant quatre cases
cocher. Chacune de ces cases correspond un lment afficher ou masquer : les Rgles (verticales ou horizontales), le Quadrillage, la Barre de formule (dans laquelle vous saisissez les donnes), les Titres (les noms des lignes ou des colonnes).
Composez linterface dExcel la carte.
Office World
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3/ La section ne prsente pas beaucoup plus dintrt que le curseur intgr la barre dtat,
lexception du bouton Zoom sur la slection. Slectionnez une cellule ou une plage de cellules puis cliquez sur ce bouton. Excel 2010 naffiche plus alors sur la totalit de lcran que cette portion de votre feuille de calcul.
Obtenez un zoom rapidement.
4/ La section fentre est sans doute la plus riche. Elle permet douvrir la feuille de calcul dans
une nouvelle fentre indpendante ou bien de rorganiser laffichage selon diffrents modes. Cette fonction est particulirement utile si plusieurs tableaux sont ouverts simultanment. Cliquez sur Rorganiser puis, dans la fentre qui saffiche, cochez Mosaque, par exemple. Tous les tableaux prennent alors place simultanment lcran. La commande Figer, qui sarticule son tour selon trois modes diffrents, permet de dfinir des zones de la feuille de calcul qui seront affiches en permanence (comme des tiquettes de colonnes).
La section Fentre de longlet Affichage permet de tout modeler en fonction de vos besoins.
" Plusieurs feuilles de calcul dans un classeur

Par dfaut, lorsque vous lancez Excel pour la premire fois, il ouvre un classeur vierge qui contient systmatiquement trois feuilles de calcul. Chacune dentre elles est symbolise par un onglet qui se trouve dans la partie intrieure de linterface. Vous pouvez comme bon vous semble interagir avec ces feuilles de calcul.
Les onglets symbolisent les feuilles de calcul dun classeur.
Pour naviguer rapidement de lune lautre, vous pouvez cliquer sur les onglets qui les identifient, ou utiliser les boutons de navigation. Le premier bouton vous ramne automatiquement la premire feuille de calcul, le deuxime affiche la feuille de calcul prcdente, le troisime, la feuille de calcul suivante et, enfin, le dernier bouton affiche automatiquement la dernire feuille.
Naviguez entre les feuilles de calcul.
Si par dfaut les onglets qui identifient les feuilles de calcul numrotent ces dernires sous la forme Feuil1, Feuil2, Feuil3, etc., vous pouvez choisir des noms plus explicites. Cliquez sur longlet dune feuille de calcul pour lactiver. dun clic droit sur longlet, ouvrez le menu contextuel et cliquez sur Renommer. Saisissez le nom de votre choix et validez.
Renommez les feuilles de calcul.
Le rsultat vous permet dobtenir une meilleure lisibilit.
Le classeur est plus explicite.
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Pour ajouter une feuille de calcul, cliquez sur le bouton Insrer une feuille ou bien utilisez le raccourci clavier [Maj] + [F11].
Ajoutez des feuilles de calcul.
Si certaines feuilles de calcul contiennent des donnes plus sensibles ou plus personnelles, vous pouvez en protger le contenu, soit pour que personne ne puisse y accder, soit pour empcher que des modifications soient effectues par erreur. Pour cela, effectuez un clic droit sur longlet de la feuille protger et, dans le menu contextuel, cliquez sur Protger la feuille.
Protgez la feuille de calcul.
dans la bote de dialogue, saisissez le mot de passe cens protger laccs aux donnes, puis cochez la ou les cases relatives au type de protection souhait : Format de cellule, Cellule complte, Insrer des lignes, etc. Plus vous cochez de cases, moins il est possible deffectuer de modifications sans disposer du mot de passe.
Empchez les modifications la carte.
Lune des nouveauts intressantes dExcel 2010 est la possibilit de personnaliser les couleurs des onglets reprsentant les feuilles de calcul. Pour cela, cliquez du bouton droit de votre souris sur longlet de votre choix. dans le menu contextuel, slectionnez Couleur de longlet. dans le volet additionnel qui apparat lcran, vous navez plus qu cliquer sur lune des couleurs prsentes dans la palette. Une faon simple doptimiser la lisibilit de votre classeur Excel quand celui-ci senrichit de nombreuses feuilles de calcul.
Personnalisez les couleurs des onglets.
" Utiliser les modles de tableau

Utiliser des modles de documents prenregistrs est une utilisation trs connue pour les habitus dExcel. La version 2010 ne droge pas la rgle.
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1/ Pour ouvrir un modle de tableau, activez longlet Fichier et slectionnez Nouveau. 2/ La partie centrale de la fentre affiche instantanment tous les modles disponibles sur 3/ Si vous ne trouvez pas votre bonheur, cliquez sur Accueil pour revenir la page prcdente. Au lieu de vous contenter des modles prsents sur votre disque dur, passez en revue les modles disponibles sur office.com. Loffre est videmment beaucoup plus riche mais exige que vous ayez une connexion Internet active. Slectionnez le modle de votre choix. Un double-clic lance le tlchargement et louverture dans Excel. Les modles disponibles sur office. com sont nots par les utilisateurs. Lorsque vous parcourez les catgories, nhsitez pas comparer les modles.
votre ordinateur. Cliquez sur Exemples de modles afin de dcouvrir les diffrentes possibilits dExcel 2010 : budget, amortissement de prt, notes de frais, tout est l.
Tlchargez un modle.
4/ Une fois le modle disponible dans votre espace de travail, il ne vous reste plus qu le
modifier comme bon vous semble.
Modifiez le modle de document librement.
" Personnaliser un modle de tableau

Les modles de tableau sont conus pour tre utilisables tels quels. Ils sont donc parfaitement fonctionnels, accompagns de formules de calcul adaptes. Cest mme le premier intrt de ces classeurs prmchs qui mettent non seulement leur mise en forme gnrale mais aussi leur structure complte votre service. Cependant, il faut encore les personnaliser soit en ajoutant les donnes ncessaires votre utilisation, soit en adaptant la structure mme du tableau. Pour cela, il suffit de procder de la mme faon que pour crer un tableau de toutes pices.
1/ Saisissez les donnes la vole. Placez le curseur de votre souris dans la cellule contenant
les donnes. Vous pouvez procder la saisie directement dans la cellule ; dans ce cas, doublecliquez sur cette dernire. Sinon utilisez la barre de formule. Notez que le style dorigine appliqu au modle est utilis.
49 partir dun modle, contentez-vous de remplir les blancs.
2/ Si vous tes amen modifier des cellules qui contiennent des formules de calcul, soyez
prudent. En effet, en cas doubli ou de saisie errone, soit les rsultats seraient faux, soit Excel serait incapable de traiter la formule.
Respectez bien les saisies lorsque des cellules de calcul sont associes les unes aux autres.
3/ dans tous les cas, lorsque vous modifiez un modle pensez enregistrer le fichier en tant
que document (cest--dire portant lextension XLSX) et non en tant que modle (doTX). Ainsi, vous pourrez retrouver le modle vierge de toute modification pour une prochaine utilisation.
Enregistrez le modle en tant que document.
Tlcharger des modles originaux Un utilisateur de la suite Microsoft office a dcid de partager son exprience avec tous les utilisateurs. Il met la disposition des entreprises et des particuliers des modles de tableau que vous pouvez tlcharger librement. Ils ne sont pas spcifiquement conus pour Excel 2010, mais ils pourront vous faire gagner un temps prcieux : http://cexcel.ifrance.com/modeles/index.htm.
Office Community
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Crer son premier tableau
Puisque dsormais les outils de base et lenvironnement de travail dExcel 2010 vous sont familiers, il est temps de crer votre premier tableau de toutes pices. Bien quExcel soit un tableur performant, cela ne vous dispense pas dune rflexion prparatoire pour savoir quelle structure sera adapte lexploitation de vos donnes. Ensuite, vous pourrez utiliser les ressources de ce tableur trs puissant.
LA sTRUCTURE DU TAbLEAU
Contrairement ce que lon pourrait imaginer au premier abord, ce nest pas vritablement le nombre de lignes et de colonnes qui dtermine la structure du tableau. En effet, alors que sous Word vous pouvez saisir votre texte au kilomtre sans vous soucier de la mise en forme ou de la dcomposition des volumes de texte en paragraphe, sous Excel vous pouvez trs bien saisir des donnes dans des cellules sans pour autant savoir lavance combien de lignes et de colonnes le tableau doit contenir. nanmoins, il faut relativiser cette allgation. si, avec un texte, vous pouvez ajouter des enchanements logiques et des transitions, a posteriori, cest une tche beaucoup plus complexe lorsquil est question dun tableau.
1/ Pour laborer la structure de votre tableau, commencez toujours par vous demander quel
usage vous comptez en faire. on ne traite pas de la mme faon un tableau cens assurer le suivi dune consommation de carburant et une liste de fournitures pour un bureau. Une fois cette phase prparatoire acheve, vous pouvez commencer travailler.
2/ Pour concevoir la structure de votre tableau, commencez par nommer les tiquettes de
colonnes. Placez le curseur de la souris dans la cellule A1, puis entrez le nom de la premire colonne. Procdez de la mme faon pour chaque ligne. Pour un tableau cens mettre en scne un planning hebdomadaire, vous obtenez le rsultat suivant.
Concevez la structure de votre tableau.
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3/ Une fois cette structure mise en place, il est possible de dterminer le type de contenu des
cellules, ainsi que la taille quelles devront avoir a priori, etc.
4/ tous les stades de la composition du tableau et de la saisie des donnes, il est possible
de retoucher ou de modifier les tiquettes de lignes ou de colonnes. Mais, bien que cela soit possible, ce nest pas ce quil y a de plus ais car cela vous obligera bien souvent retoucher les donnes dj saisies dans les cellules. Nhsitez donc pas travailler votre projet de feuille de calcul au brouillon.
5/ Lorsque vous souhaitez insrer des lignes ou des colonnes pour modifier la structure du
Dans le menu contextuel, cliquez sur Insrer.
6/ Une fentre appele Insertion de cellule apparat. Elle vous propose de dcaler les donnes dj saisies vers la gauche ou vers la droite. Vous pouvez galement insrer une ligne ou une colonne entire. Cochez le bouton radio qui correspond vos besoins. Validez en cliquant sur le bouton oK.
Validez en cliquant sur OK.
3/ Crer son premier tableau
tableau, vous pouvez procder de diffrentes faons. La plus simple consiste utiliser le menu contextuel. Cliquez dans une cellule laide du bouton droit de la souris et cliquez sur lintitul Insrer.
7/ Pour supprimer une ligne, une colonne ou une cellule, suivez le mme cheminement.
ouvrez le menu contextuel et cliquez sur Supprimer. dans la fentre Supprimer, cochez le bouton radio qui correspond votre besoin de modification.
Supprimez ligne ou colonne laide du menu contextuel.
" mettre en forme les cellules

Par dfaut, toutes les cellules dune feuille de calcul vierge sous Excel affichent les mmes proportions : 80 pixels de large sur 20 pixels de haut. Il est rare que cette taille par dfaut convienne toutes les situations. Vous devrez donc ajuster la taille des cellules vos besoins rels.
La taille par dfaut des cellules ne rpond pas tous les besoins.
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Pour redimensionner les cellules, vous pouvez procder de diffrentes faons. La premire consiste placer le curseur de la souris sur les bordures dune tiquette de ligne ou de colonne et deffectuer un mouvement de glisser-dplacer avec votre souris. Le pointeur de la souris change alors dapparence. En tirant vers la droite, vous largissez la cellule, vers la gauche, vous la rduisez.
Procdez de la mme faon pour ajuster la hauteur des lignes. Notez cependant que, dans ce cas, la modification de la taille ne sapplique qu la ligne ou la colonne que vous aviez slectionne. Si vous souhaitez modifier toutes les cellules de la feuille de calcul en une seule manipulation, procdez de la faon suivante :
1/ Cliquez sur la case faisant lintersection entre la ligne 1 et la colonne A. Ainsi, vous slectionnez toutes les cellules. Si vous le dsirez, vous pouvez utiliser le raccourci clavier [Ctrl] + [A].
Slectionnez la plage de cellules.
Ajustez la largeur des cellules de votre tableau laide de la souris.
2/ Lorsque la slection est effectue, toutes les cellules sont places en surbrillance. Il vous
suffit alors de vous placer sur la bordure de ltiquette de colonne A puis dtirer cette bordure jusqu la taille convoite. Par exemple 150 pixels.
Fixez la taille personnalise.
3/ Rptez cette opration pour la hauteur des lignes. Choisissez par exemple une hauteur
de 35 pixels. tirez la bordure de ltiquette de la ligne 1 jusqu ce que linfo-bulle affiche cette taille.
Choisissez la hauteur de ligne.
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Toutes les cellules de votre tableau possdent dsormais les mmes proportions. Si cette tche vous a sembl rbarbative, il est possible de procder diffremment. Commencez par activer longlet Accueil. Portez votre attention sur la section Cellules.
Activez longlet Accueil.
dans cette section, cliquez sur le bouton Format. Un volet additionnel saffiche lcran. Vous pouvez alors opter successivement pour les commandes Ajuster la hauteur de ligne ou Ajuster la largeur de colonne.
Homognisez la hauteur et la largeur des cellules.
Les dbutants qui ne sont gure laise avec les mouvements de la souris et qui prouvent des difficults ajuster la taille des cellules avec prcision apprcieront coup sr les commandes Hauteur de ligne ou Largeur de colonne.
vitez la souris pour plus de prcision.
Ainsi, vous faites apparatre une bote de dialogue dans laquelle vous pouvez saisir une taille pour vos cellules. Cliquez sur oK et le tour est jou.
Validez la configuration.
Vous pouvez interagir avec les cellules de votre tableau tout moment et comme bon vous semble. En effet, lorsque vous aurez saisi les donnes (voir notre prochain paragraphe), vous pourrez effectuer toutes les mises en forme ncessaires pour que ces donnes soient mises en valeur et exploitables dans les meilleures conditions. Pour cela, le meilleur outil sera sans le moindre doute le menu contextuel. Slectionnez dun clic la cellule modifier. dun clic droit, faites apparatre le menu contextuel. Cliquez sur Format de cellule.
59 partir du menu contextuel, appelez la fentre Format de cellule.
Cette fentre trs utile sarticule autour de six onglets :
1/ Le premier dentre eux, appel Nombre, vous sera prcieux si le contenu de la cellule est
chiffr. Que vous travailliez sur des valeurs financires, des pourcentages ou des dates, les donnes seront affiches de diffrentes manires et adaptes.
Dfinissez un format pour les donnes chiffres.
2/ Activez ensuite longlet Alignement. Ce dernier est trs utile pour mettre en scne les don-
nes. Vous pouvez bien sr choisir daligner le contenu des cellules gauche, droite, au centre ou bien de procder la justification, mais vous pourrez aussi demander Excel de renvoyer les donnes la ligne automatiquement. Cette commande est utile pour les cellules contenant du texte. Lorsque le texte occupe toute la largeur de la cellule, le passage la ligne se fait de manire automatise, sans que vous ayez vous en proccuper.
Choisissez un mode dalignement.
3/ Vous disposez galement dune option intressante. Au sein de cet onglet, observez la
section Orientation. Utilisez le champ Degrs et entrez une valeur adapte. Un aperu affiche le rendu obtenu en fonction de la valeur saisie.
Un peu de fantaisie dans la mise en scne des donnes.
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4/ Si vous dsirez modifier lapparence des textes et des chiffres que vous aurez saisis
dans les cellules, activez longlet Polices. Vous pourrez alors modifier votre convenance tous les attributs du texte, quil sagisse des fontes, de la couleur ou de la taille des caractres. Lorsque vous avez opr toutes les modifications ncessaires, cliquez sur le bouton oK. Notez cependant que, pour ce type dopration, vous pouvez sans problme vous en acquitter tout moment partir du menu contextuel, comme nous lavons voqu au chapitre prcdent.
Changez les attributs du texte.
5/ Longlet Bordure sera utilis pour modifier les diffrents styles dhabillage de vos cellules.
Parmi les modles disponibles, vous pouvez choisir des bordures double, simple, des pointills, des bordures pour les contours extrieurs de vos tableaux et des styles de quadrillage au sein des lignes et colonnes.
6/ Longlet Remplissage quant lui vous permet dappliquer des couleurs et/ou des textures
au sein des cellules. Si vous optez pour des couleurs fondes, penses opter pour des teintes plus claires pour les donnes saisies, pour conserver une bonne lisibilit. de la feuille de calcul ou du classeur.
7/ Enfin longlet Protection verrouille les cellules dans le cas o vous activeriez la protection
" saisir les premires donnes

Excel est en mesure de traiter tous types dinformations. Il peut sagir de texte dans les cas les plus simples, comme une liste de courses, de chiffres pour des suivis comptables, de formules mathmatiques ou de statistiques. En fonction du type dinformation que vous souhaitez traiter, la saisie des donnes peut voluer. Comme nous lavons dj voqu, la saisie de texte seffectue comme dans nimporte quel logiciel de traitement de texte. Si au contraire vous souhaitez entrer des valeurs chiffres, il peut tre ncessaire de faire prcder les chiffres dune apostrophe. En effet, quand vous saisissez un chiffre, quel quil soit, le tableur le considre comme une donne quil devra interprter. Il lui attribue donc un format par dfaut.
1/ Si vous saisissez dans une cellule pour laquelle vous avez demand un format montaire la
date du 4 mai 2010 sous la forme 4/05/10, Excel va automatiquement tenter de convertir cette saisie dans un style montaire. Comme il ny parvient pas, il affiche des symboles errons.
Les messages derreur de donnes selon Excel.
2/ Pour viter ce genre de dsagrment, deux possibilits soffrent vous. Soit vous ouvrez
le menu contextuel en cliquant du bouton droit de la souris dans la cellule concerne et slectionnez Format de cellule, puis longlet Nombre et enfin Date.
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Choisissez le format de date.
3/ Soit, lors de la saisie, vous tapez 4/05/10 dans la cellule ou dans le champ de formule. Excel
considre alors votre saisie comme une saisie de texte.
La saisie de texte.
Composer un tableau ne se limite pas qu la saisie de texte ou de donnes les unes en dessous des autres. Cela consiste aussi en ldification dun outil capable de gnrer des calculs et des associations entre les cellules dune mme feuille ou entre les cellules de diffrentes feuilles dun mme classeur.
Pour parvenir difier un tel tableau, vous passerez obligatoirement par les formules (qui sont en fait des interprtations mathmatiques de toutes les tches qui peuvent tre menes sous Excel 2010), et il faut admettre le principe de saisie du tableur. Nous pouvons dores et dj tablir un principe immuable : dans tous les cas de figure, chaque fois que vous souhaiterez insrer une formule dans un tableau ou dans une cellule, quelle que soit la formule que vous envisagez dutiliser, commencez par slectionner la cellule, puis saisissez par exemple la formule : =B2-B1. Validez ensuite en appuyant sur la touche [Entre]. dans notre exemple, la cellule qui accueille la formule affiche =VALEUR. Cest normal car les cellules B2 et B1 utilises par notre formule (qui nest quune soustraction) sont encore vides, Excel est donc incapable deffectuer la soustraction.
Les formules obissent une syntaxe prcise.
Entrez par exemple 1200 dans la cellule B2 et 500 dans la cellule B1 et le rsultat correct saffiche instantanment.
Laffichage de donnes conforme.
" Utiliser Excel pour raliser des calculs

Un tableur tel quExcel nest pas un logiciel que lon utilise uniquement pour organiser des informations. Cet outil trs puissant est en mesure deffectuer pour vous des calculs trs savants quil serait fastidieux de lister ici. Pourtant, ces formules qui effectuent pour vous toutes sortes de calculs obissent toujours la mme structure. Une formule commence toujours par le signe gal (=), suivi des lments calculer (oprandes), lesquels sont spars par des oprateurs de calcul. Chaque oprande peut tre une valeur qui ne change pas (constante), une cellule ou une plage de cellules, une tiquette, un nom ou une fonction de feuille de calcul. Microsoft Excel effectue les oprations de la gauche vers la droite, selon lordre de priorit des oprateurs, en commenant par le signe gal. Vous pouvez agir sur lordre de calcul en utilisant des parenthses. Les oprateurs indiquent le type de calcul raliser. Si vous voulez faire une addition, loprateur de calcul sera + . Excel propose plusieurs types doprateurs de calcul.
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Les diffrents oprateurs de formule sous Excel

Oprateur + * / % ^ Calcul Addition Soustraction Multiplication Division Pourcentage Exposant
Excel peut galement tre utilis pour comparer des donnes entre elles. Cest ainsi par exemple que vous pouvez dterminer des volutions de situations, des analyses de tendance.
Les oprateurs de comparaison

Oprateur = > < >= <= <> Comparaison gal Suprieur Infrieur Suprieur ou gal Infrieur ou gal Diffrent
Excel permet galement de combiner des plages de cellules pour effectuer des calculs. Vous pouvez ainsi associer diffrentes zones dune feuille de calcul ou dun classeur afin de les combiner et deffectuer des calculs plus complexes.
Les oprateurs de rfrence

Oprateur : ; Fonction Permet de dfinir une plage de cellules. Permet dunir plusieurs rfrences (plusieurs colonnes, par exemple).
Une fois ce principe admis et cette syntaxe particulire matrise, il nest pas ncessaire daller davantage dans le dtail de lapprentissage des formules de calcul. En effet, Excel 2010 est dot de diffrents assistants et menus qui vous guideront pas pas pour exploiter au mieux les donnes que vous aurez saisies.
" Comprendre et personnaliser les formules

Le premier rflexe avoir pour insrer des formules de calcul au sein dun tableau consiste activer longlet du mme nom : Formules. Cet onglet met porte de clic la plupart des formules et fonction les plus courantes, notamment la somme.
1/ Pour calculer la somme de diffrentes cellules, cliquez sous longlet Formules sur la
commande Somme automatique.
67 Insrez une somme automatique.
2/ Par dfaut, Excel associe les deux cellules contigus celle qui tait active au moment o
vous avez appel la formule. Si cette zone ne correspond pas la plage de cellules considrer pour la somme, utilisez les plots qui enserrent la plage de calcul et dessinez une nouvelle slection par glisser-dplacer.
Ajustez la plage de calcul.
3/ Lorsque la slection est acheve, appuyez sur la touche [Entre] pour valider linsertion de la
formule. Vous constatez alors que le rsultat de la formule saffiche dans la cellule slectionne ltape 1 de ce pas pas. dans le champ Formule (celui dans lequel vous saisissez dordinaire le texte et les chiffres), vous constatez que cest la syntaxe de la formule qui apparat. Pour tendre la plage de donnes de la somme, intgrez les rfrences aux cellules de votre choix.
Validez la formule.
Office Community
Trouver la bonne formule Quelles sont les formules les plus utilises sous Excel ? Le moteur de recherche intgr au tableur vous propose une slection, mais certains sites plus dtaills vous expliquent pourquoi elles sont si utiles. Consultez le top 50 des fonctions sur http://outilsbureautiques.free.fr/ Info/XL/MemoFonctionsXL/MemoFonctionsXLJeuDeCadres.htm.
" Insrer des fonctions automatises

Linsertion dune formule, galement appele fonction, est une pratique trs aise mme si vous navez pas la moindre connaissance en mathmatiques ou en statistiques. Cela na pourtant pas toujours t le cas. Cependant, chez Microsoft, on a pris conscience que la puissance des outils doit tre accessible au plus grand nombre. Aussi les assistants sont-ils particulirement bien conus et simples dutilisation.
1/
Sous longlet Formules, cliquez sur le bouton Insrer une fonction.
69
2/ Vous venez ainsi douvrir une fentre appele Insrer une fonction. Trs simple dutilisa-
tion, elle est ddie en priorit aux dbutants. dans le champ Rechercher une fonction, tapez sous la forme dune phrase ce que vous souhaitez faire avec cette fonction. La force de cet outil est quil nest pas ncessaire de recourir des mots-cls techniques. Il vous suffit de taper une phrase en langage naturel, par exemple Comparer des informations ; puis cliquez sur le bouton oK.
Recherchez la fonction de votre choix.
3/ Instantanment, lAssistant vous affiche les fonctions susceptibles de vous aider atteindre votre objectif. Il dresse une liste de propositions. Cliquez sur lune delles pour obtenir une description dtaille.
Consultez les propositions de lAssistant.
4/ Si la description vous semble correspondre vos besoins, cliquez sur le bouton oK. 5/ dans la fentre, cliquez sur le bouton lextrmit du champ Valeur. La fentre est alors
LAssistant ne vous abandonne pas pour autant. Il vous guide ensuite dans la configuration de votre fonction et plus particulirement dans le choix des plages de donnes. rduite. Il vous suffit dsormais de slectionner la plage de donnes au sein de votre tableau, laide de la souris.
Slectionnez la plage de donnes.
Suivez lassistant jusqu son terme. Grce lui, vous obtiendrez le rsultat escompt en quelques minutes. Il serait fastidieux et inutile de vouloir lister les plusieurs dizaines de formules disponibles sous Excel, dautant que, grce la commande Insrer une fonction, le moteur de recherche intgr vous guidera naturellement vers la formule qui rpondra vos attentes. Nanmoins, il semble judicieux de rappeler que longlet Formules vous propose une slection des fonctions les plus courantes. Cliquez sur le bouton Utilises rcemment pour retrouver, au sein dun volet additionnel, les fonctions que vous avez affiches dernirement. Il sagit l dune commande trs utile car, si vous travaillez sur plusieurs documents diffrents mais ayant la mme vocation, vous apprcierez de retrouver rapidement vos outils favoris.
71 Retrouvez les formules utilises rcemment.
Vous pouvez accder aux principales catgories de fonctions directement partir de longlet Formules. Cliquez sur les intituls afin douvrir le volet additionnel. Cliquez sur la fonction de votre choix. LAssistant de configuration saffiche. Slectionnez la ou les plages de donnes ncessaires, validez par oK et le tour est jou.
Validez les plages de donnes.
Les fonctions ne sappliquent pas quaux donnes chiffres. Il existe de nombreuses formules ddies lexploitation des donnes textuelles, qui foisonnent dans les feuilles de calcul. Si votre tableau contient des rfrences produit, des identits de salaris, les formules peuvent tre utilises trs efficacement.
Les donnes textuelles peuvent tre traites dans les formules.
Des formules prtes lemploi Vous cherchez des formules prtes lusage ? Sur Internet, il existe une rfrence indispensable : docmemo. Ce site cr et anim par Jean-Paul Mesters (un auteur trs connu dans le secteur des manuels informatiques) propose un excellent moteur de recherche enrichi de nombreux exemples et cas pratiques : http://www.docmemo.com/ office/excel_formules.php.
Office Community
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Assurer la mise en forme des donnes
Vous avez tout intrt exploiter lensemble des ressources associes la mise en forme des donnes dans Excel. Tout dabord, les informations prsentes dans vos feuilles de calcul gagneront en lisibilit, mais en exploitant notamment les mises en forme conditionnelles vous pourrez faire de vos tableaux de vritables outils danalyses de tendance ou de relles prsentations trs soignes pour une lisibilit optimale.
ExPLOITER TOUTEs LEs OPTIOns DE mIsE En fORmE

savoir mettre en forme les donnes, cest leur assurer une visibilit optimale. Certains codes usuels apparaissent comme des vidences. Pour signifier un dbit ou un retard dans un planning, on opte de prfrence pour des caractres en rouge afin dattirer lattention.
Pour mettre en exergue une tche ou une somme positive, un projet russi ou dans les temps, on utilise du vert. Avec Excel 2010, vous pouvez aller trs loin. En effet, le programme est aussi puissant quun logiciel de traitement de texte. Il est accompagn dun trs grand nombre de polices de caractres qui peuvent galement tre enrichies de diffrents attributs : corps styliss, couleurs, modes dalignement, etc. Il est essentiel, quelle que soit la tche que vous cherchez accomplir, de recourir toutes ces fonctions. Une fois encore, le rle du menu contextuel est crucial pour tout ce qui concerne lapparence des caractres figurant dans une cellule.
1/ Cliquez sur la cellule que vous souhaitez personnaliser pour la slectionner puis, dun clic
droit, ouvrez le menu contextuel.
Utilisez le menu contextuel.
2/ Si vous naviez jamais expriment Excel depuis la version 2003, la surprise est immdiate
car vous trouvez porte de clic toutes les options indispensables pour modifier les attributs des donnes saisies. Les deux premires listes droulantes permettent de slectionner une police et la taille des caractres. Si vous prouvez des difficults slectionner une taille en pixels, vous pouvez utiliser les deux boutons Agrandir ou Rduire la taille des caractres. chaque clic, la taille du texte change. Arrtez-vous lorsque le rsultat obtenu est conforme vos attentes.
75 Augmentez ou rduisez la taille des caractres.
3/ Lorsque vous avez entr des chiffres dans une cellule et quil sagit de valeur montaire, ce
menu contextuel vous permet en un clic de passer de leuro au dollar, par exemple, mais vous pouvez opter pour dautres devises trs rapidement en cliquant sur Autres formats de compatibilit. Vous pouvez donc saisir les donnes la vole, comme bon vous semble.
Dsignez un format montaire.
4/ La personnalisation de lapparence des donnes passe aussi par lalignement ( gauche,
droite, centr ou encore justifi), mais aussi par les couleurs. Excel vous propose daccder rapidement la palette disponible. Vous pouvez opter pour la palette simplifie (une quarantaine de couleurs) ou pour un nuancier plus complexe, votre convenance.
Accdez la palette des couleurs.
4/ Assurer la mise en forme
Cependant, la tche qui consiste personnaliser lapparence du contenu de votre tableau est assez simple matriser. Excel est un outil trs volu, et il serait dommage de sacquitter de cette mission rbarbative manuellement, alors que la mise en forme conditionnelle permet dautomatiser ces oprations.
" Rendre ses tableaux intelligents

La mise en forme conditionnelle est une fonctionnalit ancienne sous Excel. Ce nest donc pas une nouveaut associe Excel 2010. Nanmoins, son intgration au sein du logiciel a t repense et se rvle particulirement pertinente. Sur le principe, cest assez simple. Un assistant vous propose de dterminer un certain nombre de critres didentification dlments constitutifs dun tableau. Vous dterminez ensuite des scnarios qui intgrent les diffrentes modifications de laspect des lments en question. Excel se charge seul de rassembler le tout pour dfinir quels sont les contenus qui seront affects. La mise en forme conditionnelle ne se limite pas au relooking de vos donnes, cest un outil part entire qui peut tre utilis par exemple pour grer vos comptes bancaires, car vous pouvez dcider de mettre en exergue une ligne de compte lorsquelle atteint un niveau donn. Pour que la mise en forme conditionnelle donne sa pleine puissance, mieux vaut aller assez loin dans les exigences. Vous pourrez alors mesurer tout son potentiel. La fonction Excel que lon appelle communment Mise en forme conditionnelle a t invente pour rpondre une problmatique simple : faire en sorte que le logiciel se charge de distinguer diffrents types dinformations au sein dune feuille de calcul donne et quil procde des mises en valeur spcifiques afin que vous puissiez les reprer plus aisment. Ainsi, si vous grez un planning, vous pouvez placer les lments en retard en rouge, ceux qui sont dans les temps en vert. Il en va de mme pour la gestion de comptes bancaires pour lesquels les dbits, les crdits, les dbits diffrs, les virements en attente peuvent tous prendre des apparences diffrentes.
1/ Prenons lexemple dune feuille de calcul qui met en scne un groupe de participants
un stage que vous valuez intervalles rguliers. Vous commencez par composer le tableau de manire trs classique. Vous positionnez une colonne Prnom et, pour chaque volet du stage, vous attribuez une note sur 20 chacun des stagiaires.
2/ Votre objectif consiste mettre en exergue toutes les lignes correspondant aux notes
obtenues infrieures 8 sur 20, afin didentifier dans le panel dlves ceux qui ont le plus de difficults, ainsi que toutes les notes suprieures 15 sur 20. Pour des raisons de logique, les notes infrieures 8 seront places en blanc sur un arrire-plan de cellules rouges et les notes suprieures 15, en caractres gras et de couleur bleue. Pour disposer dune telle mise en forme, vous allez dfinir les conditions de la modification de lapparence des informations. Activez longlet Accueil et cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle.
77 Utilisez la mise en forme conditionnelle sur tout type de tableau.
Activez longlet Accueil.
3/ dans le volet additionnel qui saffiche, vous disposez dj dun certain nombre de scnarios disponibles. Il vous suffit de faire le choix dans les diffrents modles intgrs Excel 2010.
Dsignez un scnario type.
4/ Slectionnez la plage de cellules mettre en forme puis slectionnez Rgles de mise en

surbrillance des cellules et, dans le volet latral, cliquez sur la commande Infrieur .
5/ Une fentre saffiche. dans le champ Infrieur , saisissez la valeur 8. Il faut ensuite choisir
la mise en forme. Excel vous propose un certain nombre de mises en forme prdfinies. Pour obtenir la mise en surbrillance que nous avons arrte pour cet exercice, cliquez sur Format personnalis
79 Choisissez le critre de mise en forme.
Vous pouvez dfinir une mise en forme particulire.
6/ dans la fentre Format de cellule, cest longlet Police qui est activ par dfaut. Slectionnez
la couleur blanche dans la liste droulante Couleur. Notons au passage que nous nous limitons ce seul attribut pour les caractres dans cet exemple, mais vous pourriez le cas chant choisir une autre police, une taille diffrente, etc.
Modifiez la couleur des caractres.
7/ Activez ensuite longlet Remplissage. Il est temps maintenant de dfinir la couleur de larrire-plan de la cellule dont la valeur est infrieure 8 sur 20.
8/ dans la palette, cliquez sur licne rouge. Si cette teinte de rouge par dfaut ne vous
convient pas, cliquez sur Autres couleurs. Vous affichez ainsi un nuancier plus prcis qui vous permet de composer votre couleur la carte.
81 Colorez larrire-plan.
Accdez au nuancier contenant plus de couleurs.
9/ Lorsque le choix est arrt, cliquez sur oK pour revenir la fentre Infrieur . Cliquez sur
le bouton oK pour valider les conditions.
Validez les options de mise en forme conditionnelle.
10/ Les modifications sont effectues instantanment. Rptez la mme dmarche en slec-
tionnant cette fois la rgle de mise en surbrillance des cellules : Suprieur en respectant les critres voqus au dbut de cet exercice.
Dfinissez le second critre de mise en forme.
83
Vous pouvez personnaliser les mises en forme comme bon vous semble. Il est possible daller assez loin dans la personnalisation des attributs puisque lensemble des styles et formats est disponible.
Le rsultat obtenu met parfaitement en exergue les notes suprieures 15 et les notes infrieures 8.
" mettre sous forme de tableau

Si vous avez un besoin urgent de crer un tableau sans consacrer des heures son laboration, Excel vous propose une fonction appele Mettre sous forme de tableau. Le principal atout de cette commande, accessible partir de longlet Accueil, est quelle est assez simple prendre en main. Pour des tableaux trs complexes, elle nest pas vraiment adapte mais, pour mettre de lordre dans une plage de cellules, elle fait des miracles. Saisissez dans les cellules dune feuille de calcul vierge une liste de donnes (texte ou chiffres selon vos besoins). Lors de cette saisie, le nombre de lignes et de colonnes nest pas limit. Sachez cependant que la fonctionnalit que nous allons maintenant dcouvrir donne sa pleine puissance sur des plages de donnes de taille modeste. Vouloir lutiliser de manire optimale pour grer un tableau comptable de grande envergure, par exemple, ne serait pas forcment adapt.
1/ Une fois les cellules remplies, slectionnez les plages de cellules qui seront mises sous
forme de tableau.
La slection de la plage de donnes seffectue via un glisser-dplacer.
2/ Cliquez maintenant sur longlet Accueil pour lactiver puis sur le bouton Mettre sous forme
de tableau.
Convertissez les donnes.
3/ Le fait de cliquer sur ce bouton commande louverture dun volet additionnel dans lequel
vous trouvez un certain nombre de styles de tableau prdfinis.
4/ dans ce volet additionnel, les styles de tableau sont classs selon trois catgories diffrentes : Claire, Moyen et Fonc. Seules les nuances de mise en forme divergent. Slectionnez le style de votre choix.
85 Choisissez un style prdfini.
5/ Lorsque vous arrtez votre choix sur lun des styles, une fentre appele Mettre sous forme
de tableau saffiche. ce stade, vous pouvez encore modifier la plage de cellules slectionne soit en saisissant directement les coordonnes de cellules avec votre clavier, soit en cliquant sur le bouton de slection qui se trouve droite du champ, puis en dessinant la plage de slection laide de votre souris.
Si votre tableau comprend des en-ttes (ou tiquettes de colonnes), cochez la case adapte.
6/ Lorsque vous confirmez lapplication de la mise en forme, vous constatez que la plage de
cellules que vous aviez mise en surbrillance change dapparence pour revtir les proprits du style que vous aviez choisi.
Mettez en forme rapidement la plage de cellules.
Cet outil est particulirement utile pour procder une mise en scne des informations rapide et esthtique. Mais ne pensez pas pour autant que la commande Mettre sous forme de tableau se limite cela. Si vous regardez attentivement le tableau qui vient dtre gnr, vous constatez que la premire ligne a chang daspect. Alors que vous aviez saisi des donnes brutes, sans en-ttes de colonnes, des en-ttes droulants ont fait leur apparition.
De nouveaux lments enrichissent le tableau.
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Cliquez sur licne reprsentant une flche oriente vers le bas, pour drouler la liste.
Droulez les listes associes chaque colonne.
En droulant les en-ttes de chaque colonne, vous pouvez aisment accder diffrentes options de tri des donnes. Lorsquil sagit de texte, le tri se fait par ordre alphabtique croissant ou dcroissant ; si vos donnes ne sont que des chiffres, optez pour un tri croissant ou dcroissant. Notez galement que vous pouvez trier par couleur et, en slectionnant Filtres numriques, slectionner dans le volet additionnel des fonctions de comparaison de donnes plus complexes.
Comparez les donnes via les filtres numriques.
Pour rsumer cette commande Mettre sous forme de tableau, on pourrait dire quelle rend possible la mise en forme et lanalyse de listes de donnes en quelques clics seulement. Une commande qui synthtise des options de comparaison et de calculs assez complexes, dont laccs est simplifi pour que mme les utilisateurs les plus nophytes puissent en profiter sans peine.
Des ufs de Pques Amusez-vous un peu Souvenez-vous de votre enfance et des dimanches de Pques o vous courriez dans le jardin pour chercher les ufs cachs par vos parents. Les informaticiens sont de grands enfants nostalgiques et ont cach des ufs de Pques (en anglais, Easter eggs) au sein mme dExcel. Il sagit de petites applications caches accessibles en procdant des manipulations secrtes. ce jour, aucun Easter egg nest connu sous Excel 2010 Peut-tre saurez-vous en dbusquer visiter, ce site anglophone qui recense tous les Easter eggs identifis : www.eeggs.com.
" Utiliser les styles de cellules

Lorsque lon a pass des heures composer un tableau de grande envergure, que lon sest attel une saisie de donnes fastidieuse, en guettant la moindre erreur, la moindre coquille, il peut tre difficile de trouver lnergie ncessaire pour procder la mise en forme des cellules. Conscients de cette difficult, les dveloppeurs de Microsoft ont eu lide dajouter une fonction longlet Accueil. Cette fonction met porte de clic des styles prdfinis pour les cellules. Le mode de fonctionnement en est simplifi outrance. laide de votre souris, slectionnez une cellule ou une plage de cellules, votre convenance. Cliquez ensuite sur le bouton Styles de cellules. Vous venez de dployer un volet additionnel qui contient tous les styles prdfinis disponibles par dfaut. Ils sont classs par catgorie :
1/ La section Bon, Mauvais, Neutre vous permet dun clic de valider un projet, par exemple. 2/ La section Donnes et Modles permet dappliquer des styles de couleurs et de polices. 3/ La section Titre et en-ttes permet de jouer sur les arrire-plans, les polices ou encore les
bordures de cellules.
4/ La section Styles de cellule avec Thme offre le plus large ventail de choix et affecte les
diffrents attributs du texte et les options de formats de cellules.
Office World
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5/
Avec la section Format et Nombre vous transformerez une saisie de chiffres la vole en style montaire ou pourcentage.
Choisissez parmi les styles disponibles.
Pour utiliser ce volet additionnel, il suffit de survoler lun des styles avec votre souris. Laperu est instantan et porte sur la cellule slectionne. Pour que la modification soit dfinitive, ne vous contentez pas de survoler le style, cliquez dessus.
Un simple survol ne suffit pas.
Vous pouvez ainsi travailler aisment sur lensemble de votre tableau. Un conseil, nanmoins ! vitez la multiplication de styles. En associant trop de couleurs, trop de styles de caractres, etc., le tableau se rvle trop bariol et va perdre en lisibilit.
Office Community
cellule.
Personnalisez les styles de cellules.
Des astuces pour Excel Grand amateur dExcel, vous recherchez toujours des astuces, des conseils pratiques ? Pourquoi ne pas partager vos expriences avec les participants ce site trs riche : http://www.excelabo.net. Excelabo. net senrichit quotidiennement de nouvelles informations utiles !
" Crer des styles de cellules personnaliss

Les styles prdfinis par dfaut sous Excel sont nombreux et varis. Ils sont en thorie en mesure de rpondre aux besoins les plus courants. Ils prsentent lavantage doffrir une excellente lisibilit et sont passe-partout , prts se fondre dans nimporte quel environnement. Mais, pour autant, ils ne correspondront peut-tre pas vritablement vos besoins. Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans les styles disponibles par dfaut, vous pouvez ajouter vos propres mises en forme.
1/ Cliquez sur Styles de cellules et, dans le volet, slectionnez lintitul Nouveau style de
2/ Vous venez de demander louverture de la fentre Styles. Cette fentre est simple utiliser.
Commencez par donner un nom votre style (optez pour une appellation claire pour vous y retrouver plus facilement si vous les multipliez par la suite), puis cochez les cases pour dfinir quelles seront les caractristiques affectes par ce style. Le choix est large puisquil stend du texte au nombre en passant par larrire-plan, les bordures, etc.
91 Crez un style maison !
3/ Cliquez ensuite sur le bouton Format. Il ne vous reste plus qu utiliser la fentre qui saf-
fiche en utilisant les diffrents onglets disponibles. Choisissez les couleurs, les alignements, la taille du texte ou encore les options de remplissage des cellules. Lorsque vous tes satisfait, validez en cliquant sur le bouton oK.
Dfinissez les paramtres du style.
4/ Cliquez maintenant nouveau sur Styles de cellules. Une nouvelle catgorie a fait son
apparition dans le volet additionnel : Personnalis. Vous constatez que le style que nous venons de crer y figure en bonne place.
Les styles personnaliss que vous crez se trouvent au sommet du volet additionnel.
5/ Si vous le souhaitez, vous pouvez fusionner les styles disponibles dans dautres classeurs
Excel prsents sur votre disque dur en procdant une fusion des styles. Ainsi, lensemble des styles personnaliss que vous avez concocts pourront tre utiliss sur dautres classeurs. En outre, lorsque vous ouvrez un classeur incluant des styles personnaliss sur une autre machine, vos styles maison deviennent accessibles. Pour vous lancer dans cette opration, cliquez sur le bouton Styles de cellules. dans le volet, cliquez sur Fusionner les styles.
Fusionnez les styles.
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6/ La fentre Fusionner des styles saffiche. Elle affiche la liste des autres classeurs Excel
ouverts simultanment et partir desquels vous pouvez fusionner les styles de cellules. Cliquez dans la liste sur le ou les classeurs qui seront une source de fusion puis cliquez sur le bouton oK.
7/ Pour viter dimporter des styles en doublon, une alerte apparat lcran et vous demande
si vous souhaitez fusionner avec des styles dj existants. Si vous cliquez sur le bouton Non, seuls les styles diffrents seront fusionns.
vitez dimporter les styles en double.
" Exploiter les styles de mise en forme

Pour vous assurer que les diffrents exercices dcrits prcdemment dans ce chapitre sont bien acquis et que les options de mise en forme que nous avons voques sont matrises, reprenons le tableau de notation que nous avons utilis pour dcouvrir la Mise en forme conditionnelle. Si les notes infrieures 8 et suprieures 15 sont clairement identifies, il reste des lments amliorer.
Amliorez lapparence de la feuille de calcul.
1/ La colonne rserve aux noms des lves est reste vierge de toute mise en forme. Placez
cette colonne en surbrillance.
Placez les lments modifier en surbrillance.
2/ Cliquez sur longlet Accueil puis Style de cellules. Survolez les modles jusqu Titre 4 et
cliquez sur ce style. La mise en forme est applique.
Slectionnez le style en toute connaissance de cause en survolant les styles disponibles.
3/ Slectionnez ensuite lensemble de la plage de donnes. dun clic droit sur la plage de
cellules en surbrillance, ouvrez le menu contextuel et cliquez sur lintitul Format de cellule.
95 Ouvrez la fentre Format de cellule.
4/ dans la fentre qui saffiche, activez longlet Bordure. Choisissez un style de ligne puis,
dans la partie droite de la fentre, cliquez sur les boutons Contour et Intrieur et cliquez sur le bouton oK pour valider vos choix.
Choisissez les styles de bordures adapts pour amliorer la lisibilit.
5/ Le rsultat obtenu structure le tableau et en dfinit les contours.

Le tableau est plus clair dsormais.
Exploiter les donnes du tableau
Jusqu maintenant, lutilisation que nous avons faite dExcel 2010 nous a permis de saisir les donnes, de procder leur mise en forme, manuellement ou automatiquement et sous condition, mais nous sommes loin davoir exploit tout le potentiel du tableur. Ce dernier intgre de nombreuses fonctionnalits lies au traitement des donnes. Fonctions de tri, de recherche, de conversion ou de traitement avanc, Excel 2010 est un logiciel redoutablement efficace.
TRIER LEs DOnnEs

Excel 2010 met votre disposition un large ventail de possibilits pour organiser les donnes au sein du tableau. quil sagisse de valeurs textuelles (des noms, par exemple) ou de donnes chiffres (comme des montants de facture), il est possible de demander au tableur de raliser toutes sortes de tris.
1/ Pour exploiter ce potentiel indispensable, que vous travailliez sur un tableau modeste
proposant par exemple une simple liste de contacts ou bien sur un tableau crois dynamique faisant appel diffrentes ressources comptables hberges sur un serveur, il vous suffit de cliquer sur longlet Donnes.
Longlet Donnes vous offre un accs direct aux tris.
2/ La section Trier et filtrer est particulirement utile car, grce elle, vous pouvez dun simple
clic rorganiser les informations dans lordre alphabtique croissant ou dcroissant en cliquant sur lune des deux icnes suivantes.
Optez pour un tri croissant ou dcroissant.
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3/ Slectionnez la plage de cellules qui devra tre affecte par le tri alphabtique croissant.
Pour cela, dessinez la zone concerne laide de votre souris. Cliquez ensuite sur le bouton Tri croissant. Lensemble de la feuille de calcul est modifi. Bien videmment, les donnes attaches chaque ligne et chaque colonne sont respectes.
Appliquez le filtre de tri.
4/ Vous pouvez si vous le dsirez modifier lordre de classement en cliquant sur le bouton Tri
dcroissant. Pour aller plus loin, et dcouvrir les options de filtre et de tri des donnes, cliquez sur le bouton Trier. Vous faites ainsi apparatre la fentre appele Tri.
Affichez la fentre Tri.
5/ Exploiter les donnes du tableau
5/ Cliquez sur la liste droulante Colonne et dsignez la colonne sur laquelle le tri devra tre
effectu. La colonne B, dans notre exemple, contient les noms des personnes figurant dans notre liste de contacts. Nous slectionnons Colonne B.
Slectionnez la colonne dont les donnes doivent tre tries.
6/ Il faut maintenant indiquer Excel quel sera le critre de tri utiliser pour mettre de lordre
dans le tableau. Cliquez sur la liste droulante Trier sur et slectionnez Valeurs pour que le tri sapplique sur les donnes que vous avez saisies. Notez au passage que le tri pourrait galement porter, le cas chant, sur la mise en forme des cellules (couleurs, etc.).
Choisissez Valeurs pour que le tri porte sur les donnes ellesmmes.
7/ Enfin, optez pour le Tri croissant ou Tri dcroissant dans la liste droulante Ordre.
Utilisez la liste droulante Ordre.
101
8/ Il est pourtant possible daller plus loin encore, et ce sans possder un diplme ding-
nieur informaticien. En cliquant sur le bouton Ajouter un niveau, vous pouvez demander Excel 2010 de considrer un second filtre de tri associ. Il faut pour cela que la feuille de calcul sy prte, bien sr. Mais il est possible dimaginer un tri croissant alphabtique sur les noms des contacts associ un tri sur les codes postaux. Vous obtiendrez ainsi un tableau organis par ville et par nom, dans lordre croissant.
Associez diffrents filtres de tri.
" Crer et personnaliser des filtres de tri

Les outils de filtrage dExcel 2010 se laissent plus facilement matriser que dans les versions prcdentes. Si la commande Filtrer na pas fondamentalement chang, le bouton Avanc rend possibles des personnalisations plus fines qui font dExcel plus quun simple tableur : un vritable gestionnaire de bases de donnes dappoint. Si vous tes frileux lide dutiliser Access 2010, sachez que pour les usages courants Excel 2010 fera parfaitement laffaire.
1/
Pour utiliser la commande Filtrer, il nest pas ncessaire de slectionner une plage de cellules. Cliquez sur le bouton Filtrer, disponible sous la section Trier et Filtrer de longlet Donnes.
2/ Si vous ntes pas attentif, vous pensez que rien ne sest produit. Cest une erreur. Portez
votre attention la premire ligne de chaque colonne. Vous constatez alors la prsence dun bouton gris mettant en scne une flche oriente vers le bas. Chaque colonne est devenue en quelque sorte une liste droulante qui contient un certain nombre doutils de tri et de filtre des donnes.
Lensemble des colonnes est affect.
3/ Lorsque vous cliquez sur ce bouton pour drouler la liste, vous pouvez dun clic classer
les donnes, mais aussi nen afficher quune partie. Par exemple, dans une liste de contacts, vous pouvez exiger quExcel naffiche que les noms des personnes dont linitiale est la lettre B. Cliquez sur la liste droulante Noms (dans notre exemple la colonne B). dans cette liste, cliquez sur lintitul Filtres textuels pour faire apparatre le volet additionnel. dans ce volet, cliquez sur Commence par
Dsignez des filtres de tri.
4/ Vous venez ainsi de demander laffichage de la fentre Filtre automatique personnalis.
dans le champ Nom, saisissez B et cliquez sur le bouton oK pour valider. Notez une nouvelle fois
103
que vous pouvez multiplier les filtres associs votre convenance et exploiter les oprations boolennes ET/oU pour ajouter ou exclure des critres de filtres.
Utilisez le filtre automatique personnalis.
5/ Le filtre automatique personnalis que vous venez de mettre en place naffiche plus ds
lors que les contacts qui correspondent votre requte. Si dans notre exemple, qui comprend environ une cinquantaine de contacts, une telle possibilit peut sembler anecdotique, imaginez lintrt lorsque vous grez le fichier client dune entreprise ou une dVdthque compose de plusieurs centaines, voire milliers, de titres
La gestion des donnes sous Excel est un atout considrable.
Les filtres textuels peuvent sappliquer sur linitiale du critre mais aussi sur une chane de caractres (un mot ou une phrase), sur une lettre finale, etc. Nhsitez pas explorer les diffrentes possibilits. Lessentiel consiste surtout pouvoir isoler la donne quil vous faut au moment o il vous la faut.
Les filtres textuels sont trs performants.
Si les donnes que vous souhaitez filtrer sont des donnes chiffres, le principe est exactement le mme. dans le volet additionnel, vous trouveriez les critres de filtres numriques suivants.
Lventail de filtres textuels est large.
dans la section Filtrer et trier, cliquez sur le bouton Avanc. Vous ouvrez ainsi la fentre Filtre avanc. Son fonctionnement est moins visuel, mais il est trs prcis. Slectionnez la plage de donnes filtrer. dans le champ Zone de critre, cliquez sur la cellule qui va conditionner le filtre (la ville, par exemple). Cochez le bouton radio Filtrer sur place ou Copier vers un autre emplacement (les donnes seront alors envoyes vers un autre tableau, par exemple). Validez par oK.
Dsignez lemplacement des donnes extraites.
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La cl dune utilisation russie de ces outils passe avant tout par votre niveau dexigence. Pour exploiter vos donnes, il faut que vous matrisiez intellectuellement la structure du tableau. Si vous confiez Excel 2010 les critres les plus fins et les mieux associs, il saura mettre en exergue linformation convoite. Cest sans le moindre doute lune des tches les plus importantes que lon puisse effectuer au sein dune feuille de calcul, non pas cause de sa complexit, mais du fait de la rcurrence de la fonction. dans le milieu professionnel, que vous recherchiez une facture, une note de frais, un client dans un fichier de prospect ou quoi que ce soit, les filtres sont un outil privilgier absolument pour optimiser votre productivit.
" Rechercher des lments

Votre tableau senrichit et il devient de plus en plus difficile de retrouver rapidement la donne qui vous fait dfaut ? Le recours aux filtres de tri nest pas ncessairement lunique piste explorer. En effet, si vous connaissez llment que vous souhaitez retrouver en le situant dans la feuille de calcul, vous pouvez utiliser la fonction Rechercher.
1/ Vous pouvez activer cette fonctionnalit de deux faons diffrentes. La premire consiste
cliquer sur longlet Accueil pour lactiver. Portez alors votre attention sur la section dition. Cliquez sur le bouton Rechercher et slectionner. Vous dployez alors un volet additionnel. Cliquez sur lintitul Rechercher. La seconde, plus rapide, consiste utiliser le raccourci clavier [Ctrl] + [F].
La commande Rechercher est accessible partir des touches [Ctrl] et [F] de votre clavier.
2/ La fentre Rechercher et remplacer (commune toutes les applications de Microsoft office

2010) est particulirement intressante pour isoler une donne, un type de donnes ou tout simplement un caractre. dans le champ Rechercher, saisissez un mot-cl.
3/ Si vous cherchez ce mot et que vous sachiez quil sen trouve plusieurs occurrences dans le
tableau mais que diffrentes mises en forme ont t appliques, cliquez sur le bouton Format et spcifiez sous quelle forme se trouve celui que vous souhaitez isoler.
Configurez la recherche au sein du tableau.
4/ Si vous disposez de linformation et que vous sachiez o peut se trouver la donne objet
de votre convoitise, cliquez sur la liste droulante Dans et slectionnez la source (la feuille de calcul active ou bien le classeur tout entier).
Affinez la recherche.
5/ Cliquez sur la liste droulante Sens pour demander Excel de mener la recherche soit dans
le sens des lignes soit dans celui des colonnes. Cest un dtail qui a de limportance car, lorsque la feuille de calcul comprend de nombreuses cellules et que vous passez en revue les rsultats de la recherche un un, cela peut vous faire gagner un temps considrable.
107 Organisez le sens de la recherche.
6/ Pour cibler encore davantage la recherche, cliquez sur la liste droulante Regarder dans.
Vous pourrez alors dfinir si la recherche doit porter sur des formules ou sur des commentaires si vous travaillez avec plusieurs personnes sur un mme document.
Prcisez lobjet prcis de la requte.
7/ En cliquant sur le bouton Suivant, Excel pointe chaque nouvelle occurrence correspondant votre recherche. Pour passer de lune lautre, appuyez successivement sur Suivant.
Pointez les rsultats un un.
8/ En activant dans la fentre Rechercher et remplacer longlet Remplacer, vous pouvez

substituer llment recherch un autre lment. Si vous avez commis une faute dorthographe dans une valeur prsente de manire rcurrente dans la feuille de calcul, vous pouvez automatiser la correction.
Automatisez les corrections au sein dune feuille de calcul.
9/ Cliquez sur Remplacer tout pour modifier toutes les occurrences ou sur Remplacer pour
contrler les substitutions effectues une une.
Les raccourcis clavier Pour gagner du temps lorsque vous travaillez sous Excel, il est bon de savoir lcher la souris et de concentrer son activit sur le clavier. En ne levant plus le nez, vous gagnez en productivit. Mais les raccourcis clavier sont trs nombreux et, hormis les plus courants, il nest pas si simple de tous les identifier. Cest pourquoi nous vous recommandons la visite dun site trs pratique car il dresse une liste trs complte de ces combinaisons de touches. Connectez-vous pour le dcouvrir sur : www.savoirtoutfaire.com/wiki/Les_differents_raccoucis_clavier_sous_ excel.html.
" Convertir des donnes

Le module de conversion des donnes se prsente sous la forme dun assistant dont laction est dcoupe en trois tapes. Il est utile pour affiner des donnes saisies. Si vous avez entr dans une cellule une adresse postale du type 256 rue de la Grande Arme, pour Excel il sagit dune saisie textuelle. Mais vous pouvez modifier la nature de la saisie en utilisant le convertisseur. Ce dernier se chargera par exemple de placer le numro de ladresse dans une cellule, puis le type de voie (rue, route, chemin) dans une deuxime cellule et enfin de la grande arme dans une troisime. Cela vous permettra dans le cas de publipostages (que nous voquerons en fin de chapitre) de morceler les adresses pour multiplier les champs personnaliss.
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1/ Slectionnez laide de la souris la cellule ou la plage de cellules convertir et activez

longlet Donnes. dans la section Outils de donnes, cliquez sur le bouton Convertir.
Cliquez sur le bouton Convertir.
2/ Lassistant Conversion saffiche instantanment. Cliquez sur le bouton radio Dlimit. Vous
pouvez alors dfinir quels emplacements les sparateurs seront insrs. Cliquez sur le bouton Suivant.
Placez les sparateurs.
3/ Indiquez ensuite Excel 2010 quel type de sparateur il doit prendre en compte. Par
dfaut, la case Tabulation est coche. dans notre cas, nous cochons la case Espace. dans laperu au bas de la fentre de lassistant, vous obtenez un aperu des csures mises en place. Cliquez sur le bouton Suivant.
Cochez la case Espace.
4/
Slectionnez pour chaque colonne ainsi distribue le format de donnes (Standard, Texte, etc.). Pour les donnes numriques, laissez la case Standard coche. Cliquez enfin sur le bouton Terminer.
Laissez la case Standard coche.
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5/ Excel affiche une alerte et vous demande de confirmer la modification des donnes.
Acceptez pour que le tableau affiche les nouvelles colonnes de donnes converties. Le rsultat obtenu peut toujours tre modifi tout moment. Utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [Z] pour revenir sur les modifications. Relancez lassistant et ajustez le paramtrage comme bon vous semble. Lobjectif tant dobtenir les conversions les mieux en phase avec vos besoins.
Relancez lassistant si ncessaire.
La conversion est particulirement apprciable lorsque vous retravaillez une feuille de calcul dont vous ntes pas lauteur et qui doit tre adapte. En effet, loutil vous vite de reprendre toutes les donnes et de les dplacer dans une nouvelle structure. La conversion, lorsquelle est correctement pilote, est un gain de temps considrable.
Partager des astuces avec dautres utilisateurs dExcel Partager ses expriences avec dautres utilisateurs, dcouvrir les astuces glanes par dautres fans dExcel sont une perspective plutt rjouissante, surtout si lon souhaite miser sur la solidarit pour approfondir ses connaissances. Si vous souhaitez satisfaire tous ces apptits, nous vous recommandons un site trs utile placer sans dlai dans vos favoris : http://www.excel-downloads.com. Tutoriels, astuces, forums, tout y est !
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" Insrer des donnes partir de sources

extrieures
Excel 2010 est parfaitement intgr la Suite bureautique Microsoft office 2010. Vous pouvez par consquent, si vous le dsirez, appeler des donnes stockes dans dautres applications de la Suite. Il est ainsi possible par exemple de rcuprer le contenu dune base de donnes Access, afin de la convertir pour un usage diffrent sous Excel, tout comme vous pouvez rcuprer une liste saisie dans Word pour en tirer une feuille de calcul pleinement exploitable. Pour exploiter les interactions entre les diffrents outils de la Suite office ou dautres logiciels bureautiques, activez longlet Donnes. Portez votre attention sur la section Donnes externes. Cest elle qui met votre disposition les diffrentes commandes disponibles.
Appeler des donnes externes dans une feuille de calcul, cest simple !
Il serait fastidieux de vouloir dtailler les manipulations lies limportation de donnes, dautant quentre une base de donnes Access ou une base SQL, ou encore partir dun fichier texte, les oprations peuvent tre extrmement diffrentes. Cependant, il convient dvoquer le principe.
1/ dans tous les cas de figure, il vous faut cliquer sur le type de source de votre choix.
dans la fentre qui saffiche, vous devez alors slectionner le fichier dont le contenu va tre import.
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Dsignez le chemin denregistrement fichier dont vous souhaitez rcuprer les donnes.
2/ Si vous avez opt pour une Table de base de donnes Access, un assistant vous demande
quel est llment de la base qui doit tre trait. Cliquez sur Table1 puis validez dun clic sur le bouton oK.
Utilisez lassistant pour vous faciliter la tche.
3/ La capture des donnes externes peut seffectuer de diffrentes manires. Il peut sagir
dune adaptation de la table au format Feuille de calcul ou bien dun rapport de tableau crois dynamique. optez pour le premier choix et indiquez la cellule au sein de laquelle va dbuter limportation. Cliquez sur le bouton oK et limportation commence.
Optez pour le format Feuille de calcul.
4/ La base de donnes est immdiatement convertie en feuille de calcul Excel, sur laquelle
lensemble des fonctions du tableur est applicable.
Les donnes sont converties.
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Si limportation des donnes dune table est sans doute la plus simple, il faudra, si vous importez un texte, dfinir les sparateurs afin quExcel puisse importer les informations dans les bonnes lignes et colonnes. Une fois encore, Microsoft a bien pens les choses, puisquun assistant dimportation saffiche instantanment.
Pilotez limportation efficacement.
Il suffit de suivre ses indications pour que les donnes contenues dans le fichier texte soient correctement interprtes et mises en forme dans la feuille de calcul.
" supprimer les doublons

Un classeur ou une feuille de calcul que lon utilise au quotidien pour une simple liste de courses ou pour une liste de clients, cela senrichit progressivement. Et, mesure que les lignes se multiplient, on peut par inadvertance saisir les mmes informations plusieurs fois. Si a priori cela na pas forcment de consquences, cela peut terme devenir prjudiciable. Si vous utilisez la liste de contact pour un envoi de courrier, les frais denvoi vont augmenter chaque doublon et lors des courses au supermarch vous allez perdre du temps rapatrier plusieurs fois un produit dj en stock.
optimisez votre utilisation dExcel en traquant les doublons.
1/ Pour cela, il suffit de cliquer sur la feuille de calcul que vous souhaitez traiter. Activez
ensuite longlet Donnes. dans la section Outils de donnes, cliquez sur le bouton Supprimer les doublons.
Cliquez sur le bouton Supprimer les doublons.
2/ Si des doublons sont dtects dans votre tableau (vous pouvez vous contenter par exem-
ple de la colonne des adresses), une alerte saffiche. Lassistant vous propose dtendre la slection au reste de la feuille de calcul. Cochez la case Continuer avec la slection en cours puis cliquez sur le bouton Supprimer les doublons.
liminez les doublons dtects.
3/ Lorsque le nettoyage est effectu, une bote de dialogue apparat et dresse le bilan de
lopration. Passez le tableau en revue pour vrifier le rsultat obtenu et vous assurer quaucune erreur na t commise.
117 Vrifiez que la suppression des doublons na pas perturb le tableau.
" Exploiter la validation automatique des donnes

La validation automatique des donnes est idale pour viter les erreurs de saisie grossires. Sur le papier, son fonctionnement est simple. Il est prvu quune cellule contienne des chiffres intgrant deux dcimales. Cependant, lors de la phase de saisie, vous avez oubli dentrer les virgules. Cest videmment une erreur qui peut arriver rgulirement, surtout si votre tableau commence prendre de grandes proportions. Mme si aucun outil ou fonctionnalit ne peut vous dispenser dune relecture attentive, la commande appele Validation des donnes reprsente un pralable efficace. Cette fonction passe en revue toutes les cellules de la feuille de calcul afin de sassurer quen fonction des critres que vous avez dfinis le contenu de chacune delles est bien conforme la structure du tableau.
1/ Sous longlet Donnes, dans la section Outils de donnes, cliquez sur le bouton Validation
des donnes. Vous ouvrez ainsi une fentre qui va vous permettre de dfinir quels sont les critres de validation considrer dans votre feuille de calcul.
Apprenez valider les donnes.
2/ En cliquant sur la liste droulante Autoriser, vous accdez diffrents critres. Ces derniers
portent ventuellement sur des dates, des heures ou encore la longueur du texte (dans le cas de rponses strotypes).
Drivez ce qui sera considr comme des donnes valides.
3/ Pour aller plus loin dans la matrise de cette commande, slectionnez dans la liste droulante lintitul Personnalis. dans le champ Formule, saisissez les coordonnes dune cellule de rfrence connue pour contenir la donne pertinente, par exemple =D5.
Slectionnez la cellule qui contient lchantillon de donnes valide.
4/ Activez ensuite longlet Alertes. Vous pouvez alors configurer la faon dont Excel 2010
devra se manifester sil dtecte des donnes non valides dans votre feuille de calcul.
5/ Lorsque vous tes satisfait de la configuration que vous venez dapporter cet outil, cliquez sur le bouton oK. Cliquez sur la flche droite du bouton Validation des donnes. dans le volet droulant qui apparat, cliquez sur lintitul Entourer les donnes non valides. Excel entoure dun cercle rouge toutes les cellules dont le contenu ne correspond pas aux critres que vous aviez dfinis.
119 Configurez les alertes.
Mettez en exergue les donnes non valides.
" Crer un tableau crois dynamique

La cration dun tableau crois dynamique, cest la perspective de fondre en une feuille de calcul les informations manant de plusieurs tableaux (ou sources de donnes). Et, comme le tableau ainsi cr est dynamique, il voluera en fonction des modifications que vous apportez aux sources elles-mmes. Il sagit donc dun tableau intelligent qui est mis jour automatiquement ds que les donnes sources sont modifies (et enregistres).
on ne peut pas crer un tableau crois dynamique partir de nimporte quoi. Il faut que les donnes puissent tre associes les unes aux autres. Si vous effectuez par exemple le suivi comptable de deux branches dune mme entreprise, le tableau crois dynamique vous permet de synthtiser les rsultats des deux secteurs dactivit pour obtenir une vision plus globale.
1/ Pour composer votre tableau crois dynamique, activez longlet Insertion puis, sous la
section Tableaux, cliquez sur le bouton Tableau crois dynamique, pour appeler laffichage de lassistant.
Appelez lassistant de cration de tableau crois dynamique.
2/ Lassistant vous demande dindiquer les donnes sources. Sil sagit dune plage de cellules
ou dune feuille de calcul du classeur actif, saisissez les coordonnes des cellules concernes. Si vous souhaitez appeler une source externe, cliquez sur le bouton Choisir les connexions et dfinissez les chemins denregistrement des donnes croiser.
Connectez les diffrentes sources de donnes.
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3/ Prcisez ensuite lemplacement vers lequel vous prvoyez la cration du tableau. Il peut
sagir de la feuille active, ou dune nouvelle feuille. Il peut mme sagir dun nouveau tableau au sein dune feuille de calcul existante. dans ce cas, saisissez la plage de cellules qui devra accueillir le tableau crois dynamique.
Dsignez le chemin denregistrement du tableau dynamique gnr.
lement la structure du tableau crois. dans le volet droit de linterface, cliquez sur llment insrer, puis dposez-le dans la structure vierge du tableau crois dynamique. dplacez les champs ncessaires vers les diffrentes fonctions danalyse et de calcul. Les mises jour de donnes sont effectues en temps rel.
Dans un tableau crois dynamique, les donnes sont mises jour automatiquement.
4/ Puisque lassistant rapatrie plusieurs champs de donnes, vous devez composer manuel-
" Lier texte et tableau : le publipostage

Si vous ignorez ce quest un publipostage, voici la dfinition que lon peut en trouver sur Wikipedia : Le terme de publipostage dsigne aussi une fonction des logiciels de traitement de texte permettant de personnaliser automatiquement les termes dune lettre type envoye un ensemble de clients ou de prospects. Les informations individuelles contenues dans le fichier des clients sont intgres (on dit aussi fusionnes) dans la lettre type, ce processus permettant dditer autant de lettres personnalises quil y a de clients enregistrs dans le fichier. En dautres termes, vous allez faire en sorte que Word aille pcher dans un tableau que vous aurez cr toutes les informations ncessaires pour personnaliser un texte et procder un envoi par courrier.
1/ Pour commencer, vous devez crer dans le tableur une feuille de calcul qui reprend les
coordonnes postales des destinataires du publipostage. Prvoyez de concevoir ce tableau en insrant autant de colonnes que ncessaire (Nom, Adresse, Code postal, Ville, etc.). Si vous possdez dj une telle feuille de calcul, ouvrez-la.
2/ Vrifiez que tous les champs indispensables sont prsents, vrifiez les coordonnes de vos
contacts, puis enregistrez les modifications. Lorsque tout est parfait, ouvrez Word afin de composer votre lettre type. Si vous le souhaitez, vous pouvez sans problme recourir aux modles de documents disponibles. Visitez notamment la catgorie Lettres. Elles sont prtes tre utilises pour un publipostage.
3/ Sous Word, activez longlet Publipostage. Cliquez sur le bouton Dmarrer la fusion et le
publipostage puis sur lintitul Assistant Fusion et publipostage pas pas.
Lancez la fusion des donnes.
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4/ La troisime tape de lassistant est capitale car cest elle qui vous permet de dsigner la
feuille de contact qui contient votre liste de contacts. Pour appeler la liste cre sous Excel 2010, cliquez sur lintitul Parcourir. dsignez le fichier de contacts.
Slectionnez les contacts pour votre publipostage.
5/ dans la fentre qui saffiche, slectionnez un un les destinataires de votre courrier. Il suffit
pour cela de cocher les cases correspondantes.
La liste des destinataires peut tre modifie tout moment.
6/ Passez ltape suivante et cliquez sur lintitul Bloc dadresses. Cette tape est importante car elle permet de mettre en conformit la structure de votre tableau de contacts et les champs utiliss pour personnaliser la lettre.
Mettez les donnes en conformit avec la structure du bloc dadresses.
7/ Il peut arriver que des problmes apparaissent si notamment lordre des champs dans la
lettre ne correspond pas lordre de la feuille de calcul. dans ce cas, cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs.
Cliquez sur Faire correspondre les champs.
8/ Pour chaque critre utilis dans le bloc dadresses, indiquez la correspondance dans votre
feuille de calcul en vous fondant sur vos en-ttes de colonnes. Une fois que vous vous tes acquitt de cette formalit, il est possible de gnrer le publipostage.
125 Gnrez le publipostage.
Les applications de la Suite interagissent Les associations entre lensemble des applications de la Suite office 2010 sont nombreuses. Cest pourquoi la communaut des utilisateurs recommande lachat de la Suite complte et non des applications indpendantes. Si toutefois vous souhaitez vous offrir uniquement Word et Excel 2010, cest possible. Les interactions demeureront strictement les mmes que si vous avez achet la Suite complte.
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Enrichir ses tableaux
Lorsque lon compose une feuille de calcul, cest bien sr dans loptique dorganiser des informations en vue dun traitement spcifique (bilan, analyse, etc.). Mais, dans certains cas, la feuille de calcul peut faire lobjet dune prsentation. Dans ce cas, vous devez rendre votre travail plus agrable regarder, plus convivial mais aussi parfois plus percutant. Excel 2010 vous propose dintgrer des images de tous types, comme vous le feriez dans un traitement de texte, pour rendre le tableau plus sympathique. Mieux encore, vous pourrez gnrer des reprsentations graphiques des donnes saisies dans le tableau. De nombreuses fonctionnalits palpitantes.
InsRER DEs ImAGEs

mme si vous navez pas encore mis en place la structure de votre tableau, vous pouvez dores et dj intgrer les illustrations de votre choix. Une possibilit particulirement intressante pour insrer le logo de votre entreprise ou dune association, par exemple.
1/ Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur longlet Insertion pour lactiver. dans la section
appele Illustrations, vous trouvez tous les boutons indispensables lintgration de visuels dans la feuille de calcul.
Longlet Insertion comprend la section Illustrations.
2/ Cliquez sur le bouton Image. Vous affichez alors une fentre appele Insrer une image qui
va tre utilise pour parcourir larborescence de votre disque dur, en qute du fichier graphique insrer au sein de la feuille de calcul.
Cliquez sur Insrer.
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3/ Cliquez sur le fichier de votre choix puis validez dun clic sur le bouton Insrer. Si, au sein
dun dossier, vous disposez de nombreux fichiers graphiques et que vous ne parveniez pas aisment retrouver limage qui vous convient, pensez filtrer laffichage en fonction de lextension. Excel 2010 est en effet compatible avec la quasi-totalit des extensions de fichiers graphiques (EPS, TIF, JPG, Gif, etc.).
Excel 2010 est compatible avec les types de fichiers les plus courants.
4/ Une fois que vous avez arrt votre choix, limage prend place dans la feuille de calcul.
Pour autant, celle-ci nest pas fige. Les interactions possibles avec cette insertion sont trs nombreuses. Cliquez sur limage pour la slectionner. Elle est alors entoure de diffrents plots que vous pouvez utiliser pour procder un ajustement de sa taille. Mais le plus important est sans doute le nouvel onglet qui est apparu dans le Ruban. Loutil Image prend place au-dessus de longlet Format. Il rassemble toutes les commandes ncessaires pour paramtrer la taille, ajouter des effets, procder lhabillage de limage, etc. Cliquez sur votre image et effectuez un glisser-dplacer avec votre souris pour la positionner au bon endroit sur la feuille de calcul.
Positionnez limage correctement sur la feuille de calcul.
6/ Enrichir ses tableaux
5/ Passez en revue les diffrentes fonctionnalits du Ruban. dans la section Ajuster, vous pour-
rez procder des oprations mineures de retouche de votre image. En cliquant sur Correction vous pouvez ajuster la luminosit, le contraste, etc. Mais la force dExcel 2010, cest que vous pouvez utiliser ces commandes sans connaissances techniques car chaque niveau de contraste ou de luminosit est reprsent par un aperu sur lequel il suffit de cliquer pour afficher le rsultat.
Cliquez sur Correction.
6/ Cliquez ensuite sur le bouton Couleurs. Cette fonction vaut vraiment le dtour car vous
allez pouvoir, sans effort, modifier lapparence du fichier originel en lui appliquant des filtres de couleur. Un bon moyen de mettre sans comptence technique particulire un peu de gaiet dans votre tableau.
Coloriser les fichiers graphiques, cest facile.
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7/ Si le rsultat obtenu vous sduit particulirement, vous pouvez mme enregistrer le fichier
graphique ainsi modifi. Excel devient alors un vritable logiciel de retouche dimages ! Cliquez pour cela sur le bouton Modifier limage. dans la fentre Enregistrer sous, nommez le fichier et enregistrez-le dans le dossier de votre choix.
Si les retouches vous plaisent particulirement, enregistrez le rsultat obtenu.
8/ dans le mme esprit de personnalisation gnrale de lapparence de votre image, portez
votre attention sur la section Styles. Grce elle, vous allez ajouter un encadrement, un effet de flou, un effet dombr sur votre illustration. Inutile de cliquer sur un style. Un simple survol sur lun deux modifie pour un temps votre illustration pour que vous bnficiiez dun aperu rapide.
Appliquez des styles dhabillage prdfinis.
9/ Vous pouvez aller encore beaucoup plus loin dans lhabillage de lillustration en explorant
les diffrentes options disponibles notamment sous lintitul Effets des images. En cliquant dessus, vous affichez des volets additionnels qui rendent accessibles de nombreux styles varis. Survolez-les un un pour choisir celui qui correspond le mieux vos besoins.
Il est possible daller loin dans lhabillage graphique des images insres dans la feuille de calcul.
Des vidos pour promouvoir Office 2010 Amusez-vous un peu en regardant les vidos conues par Microsoft pour la promotion de la Suite office 2010. Non seulement les publicitaires ont fait preuve dhumour, mais ces vidos illustrent parfaitement le potentiel norme des applications office 2010. www.dailymotion. com/video/xd0hk2_les-temps-changent-3-5_fun.
" Dcouvrir les cliparts

Le clipart est un petit dessin ou un symbole prt lemploi permettant lillustration des documents (enveloppes, annonces, diaporamas, etc.) en leur confrant un attrait supplmentaire. Ils sont de diffrentes tailles et formes et se prsentent gnralement sous le format JPEG, GIF ou PNG. Les bibliothques de cliparts sont en gnral librement utilisables. Cest ainsi que lon dfinit les cliparts sur Wikipedia. Si vous tes la recherche dillustrations pour agrmenter vos classeurs et feuilles de calcul, Excel est fourni avec une large bibliothque de cliparts. Ces derniers tant libres de droit, vous pouvez les utiliser mme dans le cadre dune prsentation publique professionnelle, sans quon puisse vous en faire le reproche. dun point de vue purement pratique, linsertion des cliparts dans votre tableau rpond exactement aux mmes principes que linsertion de nimporte quel fichier graphique. Aussi, toutes les
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manipulations que nous avons dcrites dans notre paragraphe prcdent valent intgralement pour grer lapparence, le positionnement et la personnalisation des cliparts. Pourtant, la faon dont vous allez choisir le clipart insrer dans votre document mrite que lon sy attarde. En effet, sil est trs ais de reprer sur votre disque dur une photo, un logo dont vous tes lauteur, il est plus dlicat de savoir comment identifier, dans la profusion de cliparts disponibles, celui qui illustrera le mieux votre feuille de calcul.
1/ Cliquez sur longlet Insertion et, dans la section Illustrations, cliquez sur le bouton Images
Clipart.
Activez la commande permettant dinsrer des cliparts.
2/ dans la partie droite de la zone de travail saffiche le volet Images Clipart. Ce dernier est trs
Recherchez des cliparts sur votre ordinateur et sur Office.com.
utile car il fonctionne comme un moteur de recherche thmatique qui vous permet disoler le visuel susceptible de sadapter convenablement au contexte de votre tableau. dans le champ Rechercher, tapez un mot-cl. Ne soyez pas trop prcis. Si vous cherchez illustrer un tableau de suivi de votre consommation de carburant, mieux vaut saisir le mot voiture quoctane. Cliquez sur oK. Le moteur de recherche affiche les rsultats correspondants. Si vous cochez la case Inclure le contenu Office.com, le nombre de rsultats est dmultipli. Et ce contenu est tout aussi gratuit que celui qui figure sur votre disque dur.
3/ Vous avez trouv la perle rare ? Un clipart rpond parfaitement vos attentes ? Il ny a plus
qu linsrer dans votre tableau. En survolant laperu, vous obtenez toutes les informations sur la provenance du fichier, ainsi que son poids et sa taille exprime en pixels.
Dcouvrez les informations concernant le clipart.
4/ Lors du survol avec la souris, une barre verticale grise accompagne dune flche est appa-
rue. Cliquez dessus pour afficher le menu contextuel et dcouvrir les commandes disponibles. Cest par ce biais que vous demandez linsertion du visuel dans la feuille de calcul en cliquant sur la commande Insrer.
Cliquez sur Insrer pour que le clipart soit incorpor la feuille de calcul.
5/ Le clipart saffiche automatiquement. Vous pouvez le dplacer, le redimensionner, le

retoucher avec toutes les commandes disponibles dans le ruban Outils Image attach longlet Format (que nous avons voqu dans le dtail prcdemment dans ce chapitre).
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Ajustez le clipart au sein de la feuille de calcul.
6/ Si vous peinez trouver une image adapte parce que trop de rsultats vous sont pro-
poss, vous pouvez rduire le spectre des recherches. dans le volet Clipart, cliquez sur la liste droulante Les rsultats devraient tre et dcochez les types dlments non dsirs (Vido ou Audio, par exemple). Un champ plus restreint vous offrira des rsultats plus cibls et parfois plus pertinents car les cliparts doivent tre considrs comme un bonus , une fonctionnalit gratuite qui vous permet de rendre vos tableaux plus conviviaux, sans stress. Si vous passez plus de 15 minutes rechercher un clipart, cest que ce dernier napporte pas de relle plus-value.
Ciblez vos recherches de clipart autant que possible.
utiliser le portail Office.com Pour optimiser votre utilisation dExcel 2010, il est impratif que vous parveniez considrer le recours aux diffrentes fonctions disponibles sur le portail office.com. de la recherche de clipart au tlchargement de modles en tout genre et surtout jusqu la consultation des astuces et conseils pratiques mis en ligne constamment par les concepteurs de la Suite et enrichis par les utilisateurs, il est possible de trouver un prolongement trs avantageux Excel 2010. Pour en savoir davantage sur office.com, vous trouverez dans le volet Clipart un lien appel Plus dinformations sur Office.com.
" Le recours aux formes personnalisables

Si vous souhaitez utiliser Excel pour dessiner un organigramme, par exemple, ou tout simplement agrmenter vos feuilles de calcul, vous devez vous intresser de prs aux formes personnalisables. Ces dernires sont en fait des illustrations vectorielles que vous pouvez ajuster dans les moindres dtails : taille, proportions, habillage, coupeur et paisseur des contours, tout ou presque est possible. Grce elles, vous pourrez par exemple composer des effets soigns pour vos titres.
1/ Si vous souhaitez recourir ces formes, activez longlet Insrer et observez la section
Illustrations. L, cliquez sur le bouton Formes. Vous dployez ainsi un volet qui rassemble toutes les formes disponibles sous Excel 2010. Le choix est vaste avec pas moins de 164 formes prdfinies classes selon neuf catgories diffrentes : Les rcemment utilises sont en tte puisque ce sont sans doute celles qui vous sont le plus utiles. Viennent ensuite : les lignes ; les rectangles (plus ou moins styliss) ; les formes de bas (rond, carr, triangle, etc.) ; les flches pleines (trs utiles pour associer des lments dune mme feuille de calcul) ; les formes dquation ; les organigrammes ; les toiles et bannires ; les bulles et lgendes (trs apprcies pour mettre en exergue un rsultat ou une donne de synthse).
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137 Explorez les catgories de formes disponibles.
2/ Lorsque vous avez arrt un choix, il suffit de cliquer dessus. Slectionnez par exemple
une flche oriente vers la droite.
Choisissez une image.
3/ Le pointeur de votre souris change instantanment dapparence. Il sapparente dsormais
une croix que vous allez utiliser pour dessiner la forme. Appuyez sur le bouton gauche de la souris puis effectuez un glisser-dplacer vers la partie infrieure droite de lcran ; relchez la pression sur la souris quand la forme a pris approximativement la taille dsire.
Ajustez la taille du visuel.
4/ La forme que vous venez dinsrer dans la feuille de calcul est prsente dans un cadre
parsem de diffrents plots de couleur. Les plots ronds aux quatre coins permettent un agrandissement ou une rduction homothtique de la forme. Les plots carrs au milieu de chaque segment permettent un allongement ou un rtrcissement de la largeur uniquement ou de la hauteur uniquement. Les losanges jaunes permettent de modifier les diffrents axes de la flche oriente. Enfin, le plot vert vous sera utile pour oprer une rotation complte de la forme sur son axe.
Adaptez la forme comme bon vous semble.
5/ Une fois le positionnement de la forme effectu, intressez-vous aux diffrentes options
de personnalisation disponibles. Vous pouvez utiliser le ruban de fonctionnalits, mais vous gagnerez en efficacit en ouvrant dun clic droit le menu contextuel puis en cliquant sur lintitul Format de la forme.
139 Ouvrez la fentre Format de la forme.
6/ Les possibilits sont nombreuses ! Il serait sans doute inutile de vouloir toutes les passer en
revue dans ce manuel, mais retenez nanmoins que toutes les options disponibles pour ajuster, affiner, styliser la forme insre sont accessibles partir de la fentre Format de la forme.
La fentre Format de la forme concentre toutes les actions possibles.
7/ Le principe de fonctionnement est simple. dans le volet de gauche de cette fentre, vous
trouvez les diffrents lments constitutifs de la forme qui sont susceptibles dtre personnaliss. du remplissage (bleu par dfaut) lpaisseur des traits, lombre ou les effets de rflexion qui peuvent lui tre appliqus, tout y est. Lorsque vous cliquez sur lun de ces lments, les diffrentes variables dajustement saffichent dans la partie droite de la fentre. Vous pouvez brosser le spectre en une fois et ajuster toutes les composantes de votre choix pour enfin valider les modifications en cliquant sur le bouton Fermer. Toutefois, notre conseil pour vous viter de perdre du temps est de procder par touches successives. Concentrez-vous sur les gammes de couleurs et validez. observez le rsultat puis passez au critre dombr, affinez puis observez le rsultat. Rptez le processus afin de cibler votre action. cela, plusieurs avantages. dabord, vous vitez des personnalisations massives qui une fois toutes assembles pourraient produire des effets contraires ceux escompts ; ensuite, Excel conservant une trace de toutes les modifications dans son historique, vous pouvez tout instant revenir la configuration antrieure.
Ne cumulez pas trop deffets diffrents.
8/ Si vous le souhaitez, vous pouvez intgrer du texte sur la forme. Cela peut tre utile. dans
le volet de gauche, cliquez sur lintitul Zone de texte. Slectionnez les options dalignement du texte puis cochez la case Adapter la forme au texte. Si le texte est un peu long, Excel redimensionnera la forme automatiquement. Affinez les marges et cliquez sur Fermer.
141 Optez pour le redimensionnement automatique de la zone de texte.
9/ La forme est adapte automatiquement. Activez longlet Fichier et cliquez sur Zone de
texte. Il ny a plus qu saisir le texte de votre choix dans la forme.
Saisissez le texte.
10/ dernire possibilit trs riche : lapplication deffets 3d. ouvrez la fentre Format de la
forme et cliquez dans le volet de gauche sur lintitul Format 3D.
Passez la 3D !
11/ Vous pouvez maintenant convertir la forme par dfaut en lui appliquant un effet en trois
dimensions. Choisissez le type deffet, ajustez une une les variables, comme les couleurs, le type de surface, etc. Cliquez sur le bouton Fermer une fois tous les critres dfinis. La forme change alors du tout au tout.
Appliquez un effet 3D la forme.
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Des organigrammes sous Excel Si vous souhaitez dcouvrir, par le dtail, comment gnrer un organigramme de votre entreprise ou dune association, vous pouvez toujours consulter ce didacticiel cr et mis en ligne par Microsoft. Vous pourrez y tlcharger lexercice complet et un mode demploi dtaill. Le ton utilis par les rdacteurs est limpide et, bien que le contenu soit a priori destination des entreprises, les particuliers pourront ladapter pour dessiner par exemple un arbre gnalogique. www. microsoft.com/business/smb/common/fr-fr/fiches-pratiques/VisioCreer-Organigramme.aspx.
" smartArt : mode demploi !

Les SmartArts sont apparus avec office 2007. Ils sappuient sur une galerie ou bibliothque de modles et de formes prdfinies qui peuvent tre insrs et configurs rapidement. Les SmartArts peuvent ainsi subir un dimensionnement et un alignement automatiques, tout en vous permettant de modifier des objets et des proprits. Lorsque vous travaillez sur ces graphiques, en essayant toutes les possibilits, vous pouvez facilement imaginer des graphiques supplmentaires que vous souhaiteriez voir figurer dans la galerie. Chaque SmartArt possde son propre fichier XML attach. Celui-ci dfinit comment le graphique SmartArt laborera lobjet en fonction des diffrents ajustements dcids par lutilisateur. Maniabilit, sophistication et efficacit, voici comment lon peut rsumer le phnomne SmartArt. Vous pouvez trs facilement apprendre les matriser. Quelques clics devraient suffire vous familiariser avec ces composants trs utiles !
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1/ Bien que la vocation premire des SmartArts soit vraiment lie un usage semi-profes-
sionnel, force est de reconnatre que leur utilisation est trs ludique. Activez longlet Insertion et, dans la section Illustrations, cliquez sur lintitul SmartArt.
Entamez la cration du SmartArt.
2/ Un assistant de configuration saffiche instantanment. Les SmartArts sont classs par
catgorie. Certains vous permettent de mettre en scne des Cycles, dautres, des Processus (qui peuvent dcrire les diffrentes tapes davancement dun projet professionnel) ou encore des Pyramides.
3/
Cliquez dans le volet gauche de la fentre Choisir un graphique SmartArt, sur lintitul Cycle. Le volet central affiche alors les diffrents modles de SmartArts associs cette catgorie. Quand vous cliquez sur un modle, vous obtenez dans la partie droite de la fentre un descriptif dtaill du modle choisi. Cliquez sur le bouton oK.
Optez pour le type de SmartArt qui convient.
4/ Le SmartArt saffiche alors automatiquement dans la feuille de calcul. Il faut maintenant
le personnaliser. Vous tes assist en cela par la prsence de champs vierges remplir. Pour chaque lment du SmartArt, entrez le texte dillustration. Vous pouvez ajouter autant de champs que ncessaire, il suffit pour cela dappuyer sur la touche [Entre]. Le SmartArt sadapte instantanment.
Enrichissez vos SmartArts au gr de votre fantaisie.
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5/
Par dfaut, chaque bloc graphique du SmartArt est bleu marine. Pour modifier cette configuration et apporter un peu de couleur, cliquez sur lun des lments du cycle pour le slectionner et ouvrez dun clic droit le menu contextuel.
Les personnalisations sur les lments graphiques des SmartArts seffectuent de la mme faon que pour les formes.
6/ Cliquez sur lintitul Format de la forme. Vous retrouvez la bote de dialogue voque
prcdemment dans ce manuel. Vous pouvez modifier les formes comme vous le souhaitez en modifiant aspect, couleurs, effet 3d, etc. Rptez lopration sur chaque lment du SmartArt jusqu ce que vous obteniez leffet escompt.
Ajoutez de la 3D sur le SmartArt
En plaant le pointeur de la souris sur lun des coins du cadre dlimitant le SmartArt, vous pouvez en ajuster la taille dans le tableau. En associant les diffrents effets disponibles, vos crations peuvent obtenir un trs haut niveau de sophistication graphique qui naura rien envier aux crations de professionnels de lillustration graphique.
Comprendre les SmartArts Pour tout savoir sur les SmartArts et dcouvrir comment ces objets graphiques sont conus, vous pouvez visiter le site que Microsoft leur consacre. Il est accessible sur http://msdn.microsoft.com/fr-fr/magazine/cc163470.aspx. Les SmartArts fonctionnent sur lensemble de la Suite office 2010. Son usage est pertinent sous Excel, bien sr, mais il fait littralement des ravages dans les prsentations Powerpoint.
GnRER DEs GRAPhIqUEs PARTIR DE sEs DOnnEs

Chercher reprsenter graphiquement des donnes saisies dans une feuille de calcul, il ny a rien de plus normal. En effet, si les lignes et les colonnes sont idales pour structurer des informations, il nest pas facile au premier coup dil de dgager des tendances, ou des volutions, si ce nest pour celui qui sest acquitt de la saisie des informations au fur et mesure.
Cest pourquoi depuis toujours Excel a t caractris par une large palette de possibilits de gnrer des graphiques. Avec Excel 2010, un cap est franchi. Vous pourrez ainsi bnficier dune parfaite intgration de loutil au sein de lespace de travail et de commandes automatises et simplifies pour que mme les nophytes (et pourquoi pas vos enfants eux-mmes dans le cadre dexposs scolaires) puissent crer des graphiques soigns et loquents. Pour comprendre le fonctionnement du module de gnration de graphique, nous nous appuierons sur une feuille de calcul qui reprend les principaux postes de dpense dun foyer, sur trois mois. En fonction de linformation illustrer, vous pourrez choisir le meilleur type de graphe dans les modles disponibles. dans tous les cas, pour insrer un graphique, activez longlet Insertion et observez la section Graphiques. Tous les styles de graphes sont l runis.
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147 La section Graphiques de longlet Insertion met tous les types de graphes votre porte.
" Choisir le graphique adapt

Tous les graphiques ont une vocation particulire. Pour illustrer des proportions, rien ne vaut le bon vieux camembert ; quant mettre en scne lvolution dune tendance, on na pas fait mieux quune courbe.
1/ Considrons par exemple que notre tableau de suivi de budget soit utilis pour mesurer la
part du carburant, du loyer ou du crdit la consommation du foyer sur le mois en cours. Pour gnrer le camembert, placez la colonne Nature dpenses ainsi que celle des dpenses du mois davril, par exemple, en surbrillance. Cliquez ensuite sur le bouton Secteur.
Choisissez un type de graphique adapt.
2/ Vous dployez ainsi un volet additionnel qui runit pour la catgorie Secteur lensem-
ble des types de diagrammes disponibles. Cliquez sur le modle de votre choix, par exemple Secteur 3D clat.
Le graphique de type Secteur 3D clat est idal pour reprsenter la ventilation dun budget.
3/ Le graphique est immdiatement gnr et plac dans la feuille de calcul.
Le graphique est en place.
4/ Vous visualisez de suite parfaitement quels sont les postes de dpenses les plus importants pour votre foyer sur ce mois. Si maintenant vous souhaitez comparer les volutions de vos diffrentes dpenses sur trois mois, le diagramme secteurs se rvle assez peu pertinent. Mieux vaut dans ce cas opter pour des barres ou des colonnes. sur le bouton Barres. dans le volet additionnel, cliquez sur Barres 3D.
5/ Sectionnez lensemble des lignes et colonnes de votre feuille de calcul et cliquez cette fois
149 Les graphiques barres peuvent tre plus loquents.
6/ Le graphique met parfaitement en scne lensemble des informations de votre tableau.

Vous constatez fort bien les volutions de consommation de carburant ou dlectricit, alors que les dbits rguliers (loyers ou mensualits de crdit) restent stables.
Avec des barres ou des lignes, les volutions sont lisibles.
" Personnaliser le graphique

Le ruban de fonctionnalits est intelligent. Il sadapte sans cesse vos activits. Ainsi, lorsque vous gnrez une reprsentation graphique de vos donnes stockes dans une feuille de calcul, il met votre disposition de nombreux outils qui vous permettront daffiner lapparence gnrale de ce graphique.
1/ Cliquez sur la zone de cration du graphique. Le ruban change dapparence et un nouvel
intitul a fait son apparition. Il est appel Outils de graphiques et il runit trois onglets diffrents que vous devrez explorer pour personnaliser les courbes ou le camembert et faire en sorte quils illustrent au mieux vos donnes.
Personnalisez votre camembert.
2/ Pour lactiver, cliquez sur longlet Cration. Ce dernier vous permet de changer de type de
graphique. Ainsi, si vous constatez que les barres 3d ne sont pas suffisamment explicites pour vos donnes, optez pour un autre type de graphe en cliquant sur Modifier le type de graphe. dans la fentre Modifier le type de graphique qui saffiche, vous navez qu slectionner celui qui, a priori, conviendra le mieux.
Utilisez la fentre Modifier le type de graphique.
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3/ Au dbut du processus de cration du graphique, vous avez slectionn les donnes dans
le tableau. Excel a ainsi gnr la reprsentation mais il est possible que les donnes aient t interverties et que les donnes figurant en abscisse aient d prendre place en ordonnes. Pour corriger cela, cliquez sur le bouton Intervertir les lignes/colonnes.
Corrigez la place des donnes
4/ Le reste des commandes rassembles sous longlet Cration vous permet de grer un cer-
tain nombre de critres comme la disposition ou encore la couleur des diffrents lments. Passez-les en revue, jusqu obtenir un rsultat qui vous convient.
Longlet Cration est trs utile !
5/ Activez maintenant longlet Disposition. Il est possible avec les outils quil rassemble de
personnaliser les lgendes, les tiquettes de donnes, lapparence des titres, la nature des quadrillages, etc.
Ajoutez titres, lgendes et quadrillage
6/ Enfin, longlet Mise en forme vous permet par exemple de modifier aisment les couleurs
des formes prsentes dans le graphique ou encore de les enrichir dun effet dombr, etc.
Multipliez les effets visuels.
un cours en vido Si vous souhaitez progresser, nhsitez pas mettre Internet contribution. Sur YouTube, il existe nombre de vidos consacres Excel et sa prise en main ou son optimisation. Peu de vidos sont encore ddies Excel 2010, mais les versions antrieures sont trs largement reprsentes, limage de ce tutoriel consacr la cration de graphiques sous Excel. www.youtube.com/watch?v=ir1azu6_i3A.
LEs TAbLEAUx ET LE WEb

si lenrichissement dune feuille de calcul passe videmment par la cration de graphiques, savoir associer un tableau et Internet est un autre dveloppement cl. que vous prvoyiez dutiliser la feuille de calcul sur le Web ou que vous cherchiez intgrer des liens hypertextes dans les cellules de votre tableau, Excel est parfaitement la hauteur.
Vous avez achev votre tableau et aimeriez le transformer en lment exploitable sur Internet ? Cest trs simple.
1/ Activez dun clic longlet Fichier et, dans le volet latral, cliquez sur lintitul
Enregistrer sous.
Convertissez le tableau pour le Web.
2/ dans la fentre Enregistrer sous, cliquez sur la liste droulante Type. Slectionnez
Page Web.
3/ Un certain nombre doptions denregistrement apparaissent. En ajoutant des mots-cls,
vous anticipez le ncessaire travail de rfrencement sur Internet en facilitant la tche des robots dindexation. Vous pouvez galement changer le titre par dfaut de la page. Enfin, si vous cliquez sur le bouton Publier, vous pourrez directement envoyer la page web ainsi gnre sur les serveurs dhbergement (sous rserve dindiquer le nom dutilisateur et le mot de passe ncessaires la connexion). Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer.
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Enregistrez la feuille de calcul au format HTML.
Validez en cliquant sur Enregistrer.
" Insrer des liens hypertextes

Vos feuilles de calcul peuvent tre intimement lies Internet.
1/
Si vous souhaitez insrer des liens hypertextes dans les cellules de vos tableaux, il vous suffit de cliquer sur longlet Insertion puis sur le bouton Lien hypertexte.
2/ Vous demandez ainsi louverture de la fentre Insrer un lien hypertexte. Selon vos
besoins, vous pouvez crer un lien vers un document prsent sur votre disque dur, ou mme au sein dune mme feuille de calcul. Si cette dernire solution vous intresse, cliquez sur le bouton Emplacement dans le document sous la section Lier .
Indiquez lemplacement du lien.
3/ Il ny a plus qu saisir dans le champ idoine les rfrences de la cellule vers laquelle le lien
que vous allez insrer va pointer.
Attention la syntaxe du lien !
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4/ Aprs avoir valid par oK, le lien est insr dans la cellule source. Les liens sont traditionnellement en bleu et souligns.
Le lien est oprationnel.
un raccourci clavier pour insrer des liens Pour gagner du temps et viter de lever le nez du clavier, vous pouvez utiliser un raccourci clavier pour insrer un lien hypertexte. En effet, pour appeler la fentre Insrer un lien hypertexte, il vous suffit dassocier les touches [Ctrl] et [K].
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Automatiser Excel 2010
Les macros sont a priori rserves aux utilisateurs expriments. Ces miniprogrammes qui permettent dautomatiser un grand nombre doprations peuvent tre crs et exploits sous Excel 2010. Pour autant, leur utilisation implique la fois une connaissance des risques et une bonne matrise du logiciel. Avec un peu de concentration et quelques efforts, vous parviendrez trs vite utiliser et mme concevoir toutes sortes de macros pour aller toujours plus loin avec Excel.
DEs mACROs : POUR qUOI fAIRE ?

Les macros sont utilises pour automatiser des tches dans les applications. Le langage utilis pour ces miniprogrammes est issu du langage VbA. Dans ce manuel, nous ne pourrons que survoler le sujet de la programmation de macros sous Excel et plus gnralement sous Office 2010. Il existe dj des manuels entiers qui sont consacrs au sujet et ne suffisent pas toujours voquer tous les sujets pourtant indispensables. nanmoins, nous traiterons des concepts de base.
Cration dune macro, ouverture de macros dj existantes, matrise des problmatiques de scurit lies lutilisation sont autant de questions cruciales ne pas ngliger. Le recours aux macros est vivement conseill pour le traitement des tches rptitives. Lorsque vous procdez par exemple des mises en forme de certaines saisies, le fait dappeler une macro qui va ajuster automatiquement la taille des caractres, la police, le corps, etc. ou, dans les cas les plus complexes, extraire un certain type de donnes, les macros vous seront prcieuses. dans tous les cas, lensemble des oprations lies aux macros sous Excel 2010 est runi sous longlet Affichage. Ce dernier comprend une section Macros et un unique bouton Macros qui ouvre un volet additionnel qui vous permet douvrir les macros disponibles sur votre ordinateur ou de lancer la procdure denregistrement dun de ces miniprogrammes.
Longlet Affichage contient toutes les oprations lies aux macros.
UTILIsER LEnREGIsTREUR DE mACROs

ne pensez pas quil faille absolument avoir des talents de dveloppeur pour composer une macro qui vous dispense deffectuer manuellement les tches les plus rbarbatives. Il est en effet possible, sans rien connatre du langage VbA, de crer des macros grce la commande Enregistrer une macro, accessible dun clic sur le bouton Macros.
159 Lancez lenregistreur de macros.
1/ Le principe de lenregistreur de macros est trs simple. En lactivant, vous avez affich une
fentre appele Enregistrer une macro. dans un premier temps, nommez la macro. Pensez choisir une appellation loquente de laction qui sera mene, par exemple Miseenforme. Si vous le dsirez, vous pouvez associer la macro qui va voir le jour un raccourci clavier. Elle sera ainsi plus facile lancer lavenir. Enregistrer la macro dans : lintitul Ce classeur. Sinon stockez votre cration dans le Classeur de macros personnelles.
2/ Si la macro Miseenforme est rserve au classeur actif, slectionnez dans la liste droulante
3/ Enfin, si vous le souhaitez, entrez une description des oprations automatises par la
macro. Cette tape nest cependant pas obligatoire.
Une fois lenregistreur activ, effectuez les manipulations qui devront tre menes bien par la macro. Par exemple, slectionnez un texte, puis modifiez la police, changez la taille des caractres et lalignement. Une fois ces manipulations effectues, cliquez sur le bouton Macros/Arrter lenregistrement.
7/ Automatiser Excel 2010
Vous pouvez dcrire les macros cres.
Cliquez sur Arrter lenregistrement.
La macro est dsormais oprationnelle. Nous avons choisi des oprations simples pour que vous fassiez vos premiers pas sans problme ; mais, via lenregistreur de macros, vous pouvez vous livrer sans souci aux manipulations les plus complexes et, surtout, associer un maximum doprations. En effet, il nexiste pas de limitations au nombre de manipulations que lenregistreur peut stocker. Attention cependant bien rpter les mouvements avant de commencer votre enregistrement, le moindre clic accidentel est enregistr !
" Appeler une macro

des dizaines de macros peuvent cohabiter sur vos disques durs. Lessentiel, comme bien souvent en matire dinformatique, consiste savoir mettre de lordre pour les retrouver quand elles sont susceptibles dtre utilises.
1/ Pour appeler une macro, il vous suffit dactiver longlet Affichage. Cliquez sur le bouton
Macro et, dans le volet additionnel, slectionnez lintitul Afficher les macros. Si vous le souhaitez, vous pouvez gagner un temps prcieux en utilisant le raccourci clavier [Alt] et [F8]. Vous accderez ainsi la mme fentre.
Une fentre pour slectionner une macro lancer.
2/ La fentre Macro met votre disposition toutes les macros stockes sur la machine. Par
dfaut, elle puise dans tous les classeurs ouverts au mme instant sur votre ordinateur. Mais, en cliquant sur la liste droulante Macros dans :, vous pouvez filtrer la liste pour limiter le nombre de macros affiches.
161 Slectionnez la source des macros.
3/ Cliquez sur lune des macros prsentes dans la liste. Lorsque vous avez identifi celle dont
vous avez besoin, cliquez sur le bouton Excuter. Lensemble des manipulations que vous aviez associes via lenregistreur de macros est immdiatement excut.
Cliquez sur le bouton Excuter pour lancer la macro.
4/ Si au terme de lopration vous constatez que la macro ne donne pas encore satisfaction,
il est possible de la modifier. ouvrez la fentre Macro. Placez dun clic de souris celle que vous souhaitez retoucher en surbrillance, puis cliquez sur le bouton Modifier.
tout moment, modifiez la macro en cours.
5/ Attention, toutefois, car le fait de cliquer sur le bouton Modifier affiche un module que lon
appelle Dbogueur de script ! Ce dernier risque de dcontenancer les dbutants car toute modification sur la macro dorigine passe par la saisie de ligne de commande en langage VBA. vitez de toucher des valeurs si vous ne les connaissez pas ou si vous ne parvenez pas les identifier avec certitude.
Si vous ignorez tout de VBA, vitez de lancer le dbogueur de scripts.
Si vous tes profane en VBA, notre conseil au cas o votre macro enregistre ne donnerait pas satisfaction consiste plutt la revoir dans son intgralit en la recrant de toutes pices. Cest sans doute le biais le plus rapide, dautant quil ne ncessite aucun apprentissage particulier.
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Mais, attention, si vous envisagez de procder des retouches mineures, le langage nest pas si inintelligible quil y parat ! dans le cadre de notre exemple qui sappuie avant tout sur des options de mise en forme et denrichissement des caractres, il est encore possible didentifier les valeurs modifier dans le dbogueur.
Les variables modifiables sont entre guillemets.
Pour comprendre la logique de fonctionnement du langage VBA, admettez que les macros reposent sur des sous-routines et des fonctions. Chaque action engage par la macro est systmatiquement introduite par les balises Sub et Function. Les actions donnent accs
un ensemble de fonctionnalits et peuvent appeler dautres procdures en chane. La diffrence entre une Sub et une Function rside dans le fait que cette dernire peut retourner une valeur et donc ce titre est autorise figurer droite de laffectation dune variable. Le module peut accueillir de nombreuses actions et un document peut contenir plusieurs modules. la fin de chaque action ou routine, il ne faut jamais oublier dinsrer la commande End Sub.
Des alertes de scurit office 2010 met votre disposition un paramtre qui permet de modifier les paramtres davertissement de scurit et le comportement des macros VBA. Si vous activez ce paramtre et que vous slectionniez loption Avertissement de la barre de confidentialit pour les macros signes numriquement uniquement (les macros non signes seront dsactives), les documents et modles qui contiennent des macros non signes perdent toutes les fonctionnalits fournies par ces macros. Pour empcher cette perte de fonctionnalits, les utilisateurs peuvent placer les fichiers qui contiennent des macros un emplacement approuv.
" Utiliser des macros cls en main

Si vous nambitionnez pas de devenir un pro de la programmation en VBA, il est encore possible de trouver sur Internet des macros toutes faites que vous naurez plus qu personnaliser. Pour les utiliser, il vous suffira de les enregistrer dans le dossier contenant le classeur dans lequel la macro sera utilise. Ainsi, vous naurez qu appeler les macros comme nous venons de lvoquer. Une simple recherche sur Google vous permettrait, en associant les mots-cls VBA et Excel, de trouver des dizaines de rfrences. Pour vous pargner cette phase de recherche, nous avons runi pour vous une slection de sites de qualit et surtout parfaitement fiables car, comme nous le verrons plus loin dans ce manuel, les problmatiques de scurit ne doivent pas tre ngliges en matire de macro VBA. En vous connectant sur le site Excelabo (http://www.excelabo.net/exemples/vba), vous trouverez une rubrique riche de dizaines dexemples de macros tlchargeables gratuitement. Certaines sont anciennes, mais toutes fonctionnent correctement sous Excel 2010.
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Sur Excelabo.net, les macros prtes tre excutes ne manquent pas.
Certaines macros sont anciennes mais peuvent rpondre des besoins spcifiques.
Nos voisins belges possdent galement des sites que lon peut qualifier de ressources. Connectez-vous par exemple sur http://officeassistant.ibelgique.com/excel_vba.html. Cet assistant office virtuel met de nombreuses macros porte de clic.
Bien que ce site ne soit pas consacr exclusivement la programmation en VBA, il y consacre de nombreuses pages. Au-del des exemples que vous pouvez tlcharger gratuitement, vous y trouverez bon nombre de conseils pour dcouvrir les subtilits de VBA : http://www.info-3000. com/vbvba/index.php.
Un site dune tonnante richesse.
Rpondant parfaitement lesprit communautaire qui unit les utilisateurs de la Suite office, ce particulier trs clair a mis en ligne de nombreuses macros et applications dveloppes en VBA. Elles sont souvent trs instructives. http://pagesperso-orange.fr/ jml85/. Enfin, si vous vous dcouvrez un got et un talent pour la programmation en VBA pour Excel, vous apprcierez sans doute de partager les expriences et les opinions dautres passionns en exploitant les forums suivants, officiellement destination des professionnels mais fdrant nombre damateurs clairs : http://www.developpez.net/forums/f664/logiciels/ microsoft-office/excel/macros-vba-excel/.
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Des amateurs qui nont rien envier aux professionnels
Sur les forums, tlchargez des macros ou trouvez de laide.
LEs mACROs ET LA sCURIT

Comme tout programme informatique, les macros peuvent tre des vecteurs dinscurit. Cest pourquoi, par dfaut, Excel 2010 (de mme que lensemble des diffrentes applications de la suite Office 2010) en limite lutilisation. Il faut donc modifier les options de la suite afin soit de les autoriser systmatiquement (ce qui nest pas recommand si vous ouvrez un document manant dun inconnu), soit de vous demander confirmation avant den lancer lexcution.
Lorsque vous ouvrez un fichier Excel contenant des macros, la barre des messages jaune saffiche avec une icne de bouclier et le bouton Activer le contenu. Si vous tes sr que la ou les contrles proviennent dune source fiable, suivez les instructions suivantes :
1/ dans la barre des messages, cliquez sur Activer le contenu.

Cliquez sur Activer le contenu.
2/ Le fichier souvre et est un document approuv.

Vous pouvez galement envisager dactiver les macros qui sont enregistres dans un fichier via le mode Microsoft office Backstage lors de laffichage de la barre des messages jaune.
1/ Cliquez sur longlet Fichier. Le mode Backstage apparat. 2/ dans la section Avertissement de scurit, cliquez sur la flche vers le bas du bouton Activer
le contenu.
Paramtrez laccs aux macros.
3/ Sous Activer tout le contenu, slectionnez Toujours activer le contenu actif de ce document.
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4/ Le fichier devient un document approuv.

Les prochains lancements de ce fichier nexigeront pas de confirmation de votre part pour lactivation des macros quil contient. Pour activer les macros pendant la dure de louverture du fichier et faire en sorte quau prochain lancement le message davertissement saffiche nouveau, procdez de la faon suivante :
1/ Cliquez sur longlet Fichier. Le mode Backstage est alors activ. 2/ dans la section Avertissement de scurit, cliquez sur la flche vers le bas du bouton Activer
le contenu.
3/ Slectionnez lintitul Options avances. Votre utilisation des macros est libre mais offre
toujours un haut niveau de scurit.
Avec les options avances, vous allez plus loin.
4/ dans la bote de dialogue Options de scurit Microsoft Office, slectionnez Activer le

contenu pour cette session pour chaque macro.
5/ Cliquez sur oK.

la bote de dialogue Options de scurit pour une macro.
Si lutilisation des macros na pas de caractre indispensable pour une utilisation ordinaire dExcel, vous constaterez que nombre de tches sont rptitives lorsque lon exploite un tableur. En recourant aux macros, non seulement vous vous pargnez des oprations rbarbatives mais, en outre, vous limitez le risque derreur li aux manipulations manuelles, qui sont les principales causes de dysfonctionnement dans les feuilles de calcul qui prennent de lenvergure. Une fois la logique des macros admise, vous ne pourrez plus vous en passer. Quant VBA, qui est un langage assez accessible, avec quelques rudiments glans et l sur Internet et dans la littrature spcialise vous obtiendrez un niveau dexpertise suffisant pour les besoins les plus usuels.
Imprimer ses tableaux

Aprs avoir fourni tant defforts pour organiser les donnes, pour les mettre en scne, pour faire de vos feuilles de calcul de vritables outils danalyse dinformations, aprs quen outre vous vous tes acharn en faire une vritable prsentation, vous souhaitez aller encore plus loin ! Ce pas quil vous reste franchir, cest limpression du tableau. La phase dimpression nest pas sans susciter quelques interrogations. Aprs avoir pass tant dheures travailler sur lcran, il arrive frquemment que lon oublie les contraintes despace lies au tirage sur papier Tour dhorizon !
DCLARER UnE ImPRImAnTE

Imprimer un tableau si vous navez pas correctement configur votre imprimante ne sera pas possible. Avant dentamer toute dmarche dimpression, assurez-vous donc que votre ordinateur est oprationnel en lui associant une imprimante en tat de marche et correctement configure.
1/ Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur longlet Fichier pour lactiver. dans le volet de
gauche, cliquez sur lintitul Imprimer. Limprimante virtuelle de la Suite office est slectionne par dfaut, si aucun priphrique na t dclar. Cliquez sur le bouton Envoyer OneNote2010. Un volet additionnel apparat dans lequel vous pouvez choisir un autre priphrique dimpression.
Choisissez limprimante qui sera utilise.
2/ Si, ce stade, vous navez configur aucune imprimante, cela peut sans problme se faire 3/ Ajustez les proprits dimpression directement sur le priphrique de votre choix. Cliquez
depuis Excel 2010. Inutile douvrir le panneau de configuration de Windows puisquil vous suffit de cliquer sur lintitul Ajouter une imprimante. pour cela sur lintitul Proprits de limprimante. Quand ces rglages par dfaut sont effectus, vous pouvez vous concentrer sur lorganisation proprement dite de votre travail dimpression.
173 Dclarez un autre priphrique dimpression si ncessaire.
Utilisez le logiciel de limprimante pour affiner la qualit de limpression.
8 / Imprimer ses tableaux
Bien que vous vous soyez acquitt de ces vrifications pralables, cela ne signifie pas pour autant que votre impression soit prte. Portez votre attention sur le volet droit de longlet Fichier. Excel 2010 affiche un aperu de rsultat que vous obtiendriez avec les options par dfaut. dans notre cas prcis, vous constatez que le SmartArt est en partie tronqu. Limpression ne serait donc pas satisfaisante.
Laperu de longlet Fichier vous permet de juger a priori du rsultat final.
Revenez la feuille de calcul en cliquant sur longlet Accueil. Puisque dsormais une imprimante a t dclare, Excel 2010 affiche les limites dune page A4 ordinaire, sous la forme de pointills. dans notre exemple, vous constatez visuellement que les pointills passent au cur de notre SmartArt. ds lors, vous pouvez opter pour le dplacement de lobjet lui-mme, si toutefois ce dplacement ne nuit pas la lisibilit des autres lments de la feuille de calcul, ou bien procder des ajustements de la mise en page.
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Excel2010 affiche les limites dune page A4 sous la forme de pointills.
Si cest possible, dplacez llment qui ne tient pas sur la page imprime.
Adapter le positionnement des diffrents lments constitutifs est une solution envisager. Mais, dans certains cas, cet ajustement est impossible. Il faut donc procder diffremment en dfinissant des zones dimpression, en dplaant les marges ou en changeant lorientation de la page. Autant de manipulations que nous dtaillerons plus loin dans ce chapitre.
OneNote2010 Cette application doffice 2010 qui est dclare comme imprimante par dfaut quand aucun autre priphrique nest disponible est bien davantage quune imprimante virtuelle. oneNote2010 sera utilis pour partager des ides en ligne, des informations accessibles sur le Web (images, vidos, cartes). Pour chaque lment partag en ligne, vous dfinissez pour chaque catgorie de documents des tags ou mots-cls quil suffit de taper dans le moteur de recherche du logiciel. Ces notes peuvent tre partages en ligne sur office Web application. Chaque personne autorise peut y ajouter ses propres observations ou les enrichir par dautres informations. Tous les ajouts sont signals par des codes couleur. chaque instant, lutilisateur peut retrouver les versions prcdentes de ses notes, toujours accessibles.
ORGAnIsER sOn ImPREssIOn

Une fois le positionnement des objets figurant sur la feuille de calcul effectu, et limprimante dclare, le menu fichier vous donne accs un certain nombre doptions dimpression. Ces dernires ont t dfinies par dfaut, mais elles sont ajustables au besoin.
Sous longlet Fichier, cliquez dans le volet gauche sur lintitul Imprimer. dans la partie centrale de linterface, observez la section Paramtres. Cliquez sur le bouton Imprimer les feuilles actives. Cette action active le dploiement dun volet additionnel qui vous permet de dfinir si limpression porte sur la slection (effectue laide de la souris), sur la feuille active (option par dfaut) ou bien encore le classeur tout entier (dans ce cas, toutes les feuilles de calcul insres seront imprimes).
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177 Slectionnez le contenu imprimer.
Si lensemble des lments imprimer reprsente plusieurs pages, vous ntes pas oblig de tout imprimer. on peut en effet supposer quaprs une retouche mineure sur une colonne ou une cellule vous ayez besoin dimprimer uniquement la page 2 et non lintgralit de la feuille de calcul.
dans les champs Pages, saisissez les numros de page imprimer. Vous ferez ainsi de prcieuses conomies dencre et de papier.
Slectionnez les pages imprimer.
La suite des boutons disponibles vous permet non seulement de modifier lorientation de la page (au format Portrait (vertical) ou Paysage (horizontal). Vous pourrez galement dfinir un format de feuille diffrent. Par dfaut, nous utilisons des feuilles au format A4 (21 x 29,7 cm).
Slectionnez le format des feuilles.
Enfin, il vous est possible dajuster les marges. Si Excel rend possible ltirement des marges jusqu leur disparition totale, noubliez pas que vos imprimantes ont des contraintes physiques auxquelles vous ne pouvez droger. La suppression totale des marges nest possible que si vous gnrez un fichier PdF, mais en cas pour limpression relle sur papier, o les marges seront prsentes.
Ajustez la taille des marges en fonction de vos besoins.
" Explorer longlet mise en page

Lensemble des commandes dimpression que nous venons daborder, bien que trs utile pour les tches les plus courantes, montre vite ses limites lorsque la feuille de calcul coucher sur le papier sort de lordinaire. Lorsque la structure de votre tableau est particulirement imposante, que les graphiques gnrs doivent stendre autant que possible ou que vous avez multipli les effets de titres, les SmartArts et tous les autres lments de personnalisation graphique, il devient difficile de tout conjuguer. dans ce cas de figure, il faut imprativement exploiter longlet Mise en page, qui sera le seul garant de la russite de votre travail dimpression.
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Longlet Mise en page met votre disposition de nombreuses fonctions de personnalisation de la mise en scne de vos tableaux, mais aussi de tous les lments qui peuvent en dcouler ou les habiller. Portez, dans la section Mise en page, votre attention sur les trois premiers boutons, Marges, Orientation et Taille, qui doivent tre explors en premier lieu.
1/ Cliquez sur le bouton Taille pour commencer et dsigner le type de papier que vous utiliserez pour votre impression. En effet, selon que vous imprimiez sur une feuille au format A3 ou A4, le travail de mise en page ne sera pas le mme. Slectionnez dans la liste lintitul qui correspond vos besoins.
Indiquez Excel la taille de la feuille sur laquelle sera imprim le tableau.
2/ Cliquez sur le bouton Orientation. Si votre feuille de calcul est large mais compte peu
de ligne, slectionnez Paysage. Si, au contraire, le nombre de lignes est important mais que le tableau compte peu de colonnes, cliquez sur Portrait. A priori, rien ne change dans lespace de travail dExcel 2010.
Optez pour une orientation adapte la structure du tableau.
3/ Une fois ces premiers ajustements effectus, cliquez sur longlet Fichier. dans la partie
droite de linterface, laperu vous permet de vous assurer que les modifications effectues offrent une meilleure mise en scne votre feuille de calcul.
Vrifiez le rsultat obtenu ce stade.
4/ Si vous ntes pas satisfait et que vous ayez modifi lensemble des paramtres aisment
matrisables (taille de la page, orientation de la feuille), il faut peut-tre agir sur les marges. Ces dernires (nous lavons vu) ne peuvent disparatre totalement, mais elles peuvent tre rduites. Cliquez sur le bouton Marges. dans le volet additionnel, slectionnez Marges troites. Il sagit dun paramtrage prdfini qui autorise une occupation optimale de la feuille de papier, sans risque de dbordement.
181 Modifiez la taille des marges.
5/ Si malgr ce choix la feuille de calcul ne tient pas sur une feuille A4, vous pouvez tenter de
personnaliser les marges en cliquant sur lintitul Marges personnalises.
Optez pour des marges personnalises.
6/ dans la bote de dialogue Mise en page qui saffiche, vous pouvez utiliser les champs Haut,
Bas, Gauche et Droite, pour saisir une taille de marge. Ces dernires sexpriment en centimtres. des valeurs infrieures 0,5 cm risquent de poser problme avec votre imprimante. Pensez-y.
Personnalisez chaque type de marge.
7/ Si la symtrie est pour vous ncessaire visuellement, cochez les cases Horizontalement
et Verticalement dans la section Centrer sur la page, puis cliquez sur oK pour valider le paramtrage.
Demandez le centrage automatique sur la feuille imprime.
Pour vrifier que les diffrents amnagements que vous venez deffectuer vous ont permis de faire tenir toutes les donnes sur une page (ou du moins assurent une rpartition cohrente des donnes sur plusieurs pages), cliquez sur le bouton Aperu.
Des astuces gogo ! Tout utilisateur de logiciel, quel quil soit, de quelque diteur quil mane, est obligatoirement avide dastuces pour amliorer sa productivit et dcouvrir tous les petits secrets dutilisation qui sy rattachent. Avec Excel, il est possible daller trs loin car il existe bien des biais dtourns pour atteindre un mme objectif. Sur PCAstuces, vous pourrez dcouvrir plus de 80 astuces intgralement ddies Excel. En outre, vous pourrez, sur les forums trs dynamiques qui y sont consacrs, partager vos dcouvertes avec les autres utilisateurs. http://www.pcastuces.com/pratique/bureautique/excel/default.htm.
" Utiliser la mise lchelle

Personnaliser lensemble des options dimpression est trs utile, surtout lorsque lon souhaite soigner au maximum la prsentation et faire en sorte que le rendu sur papier soit vritablement conforme ce que lon a conu sur lcran. Pour autant, cela peut se rvler long et fastidieux,
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non pas pour les feuilles de calcul qui contiennent quelques lignes et colonnes mais pour les tableaux de grande envergure. or vous navez peut-tre pas de temps perdre, surtout si limpression que vous comptez raliser est faite pour procder quelques vrifications ou pour consulter rapidement quelques donnes durant une runion, par exemple. dans ce cas, il est inutile de vouloir peaufiner les dtails de limpression, une simple mise lchelle rapide pour que les donnes puissent tenir sur une page peut suffire. Cest pourquoi les dveloppeurs dExcel lui ont attach cette fonctionnalit. Activez longlet Mise en page dans la section Mise lchelle, dfinissez en quelques clics les critres dimpression respecter.
Mettez le tableau lchelle
Selon vos besoins, la nature de la feuille de calcul, ses composantes et le temps dont vous disposez, vous pouvez procder par trois biais diffrents.
1/ Cliquez sur la liste droulante Largeur et slectionnez le nombre de pages sur lequel la
feuille de calcul devra tenir. Les valeurs par dfaut sont comprises entre 1 et 9 pages mais, si votre tableau est plus large encore (cest rare mais possible !), cliquez sur lintitul Autres pages et saisissez la valeur de votre choix.
2/ Si vous le dsirez, vous pouvez procder de la mme faon pour la Longueur en cliquant
sur la liste droulante et en slectionnant un nombre de feuille maximal. Ces deux critres ne sexcluent pas lun lautre et peuvent sans problme tre associs.
Dfinissez le nombre de pages maximal pour contenir la largeur du tableau.
Procdez de mme pour la hauteur de la feuille de calcul.
3/ Enfin, vous pouvez choisir une Mise lchelle par dfaut. dans ce cas, la Largeur et la
Longueur doivent tre fixes sur la valeur Automatique. dans le champ Mettre lchelle, saisissez une valeur exprime en pourcentage de la taille relle.
La mise lchelle est automatique.
Pour gagner encore en efficacit, si votre feuille de calcul prsente la particularit de dpasser de peu la taille dune feuille de papier ordinaire, vous pouvez agir en cliquant sur longlet Mise en page. Cliquez sur le bouton Marges et slectionnez lintitul Marges personnalises. dans la fentre Mise en page, activez longlet Page. Sous la section chelle, cochez la case Ajuster et dans les champs saisissez 1 pour les pages en hauteur et 1 pour les pages en largeur. Validez, le tour est jou. Attention, cependant, bien prvoir lopration. En effet, vouloir faire tenir une feuille de calcul contenant des dizaines de lignes et de colonnes sur une seule et unique page au format A4 est possible mais nesprez pas avoir une lisibilit acceptable.
185 Procdez une mise lchelle rapide.
" Dfinir une zone dimpression

Toutes les donnes qui figurent dans votre feuille de calcul mritent-elles de figurer sur une feuille de papier ? Avant de lancer une impression, qui va parfois vous poser de nombreux problmes de configuration ou de lisibilit pour que tout puisse prendre place sur une page au format A4, analysez attentivement votre feuille de calcul et demandez quelles sont les parties
Le site officiel Pour tout savoir sur la Suite office 2010, qui va simposer rapidement par rapport 2007, ne manquez pas de mettre dans vos favoris lexcellent site conu par Microsoft. Vous pouvez y tlcharger des complments, obtenir de laide, enrichir vos connaissances, etc. Un site par ailleurs trs ergonomique qui vous tient inform de toute lactualit relative la suite : http://www.microsoft.com/france/office/2010/office2010.mspx.
Office Community
qui mritent dtre imprimes. En slectionnant un un les lments, colonnes, lignes, graphiques, qui valent la peine dtre imprims et en les ajoutant dans une zone dimpression, vous ne conservez que lessentiel. Cest tout lavantage de la zone dimpression. Grce elle, lutilisateur personnalise la prsence de chaque lment sur une page. La configuration de la zone dimpression ne prend que quelques minutes si lon connat parfaitement la feuille de calcul. Pour dfinir une zone dimpression, procdez de la faon suivante :
1/ Activez longlet Mise en page (dans les versions antrieures Excel 2007, il fallait utiliser le
menu droulant Fichier).
2/ Slectionnez la plage de cellules qui devra figurer dans la zone dimpression laide de la
souris en effectuant un glisser-dplacer. Cliquez ensuite sur le bouton Zone dimpression, vous affichez ainsi un volet additionnel. Cliquez sur lintitul Dfinir.
Activez la cration de la zone dimpression.
Si vous le dsirez, vous pouvez effectuer des slections multiples en cliquant successivement sur les diffrents SmartArts, lignes, colonnes, cellules ou graphiques que vous dsirez ajouter la zone dimpression, tout en appuyant sur la touche [Ctrl] de votre clavier. Attention, cependant, si vous procdez de la sorte, chaque zone dimpression sera imprime sur une page spare ! Chaque zone dimpression est caractrise par des pointills qui dlimitent chaque zone. Si vous constatez que vous avez commis des erreurs, il vous suffit de cliquer sur le bouton Zone dimpression puis de slectionner Annuler dans le volet additionnel. Recommencez alors la cration de la zone dimpression.
Annulez la zone dimpression en cas derreur.
187
Crer un PDF En quelques annes, le format PdF est parvenu simposer comme un standard universel. Fonctionnant aussi bien sous Mac que sous PC, compatible avec les navigateurs Internet et accompagn dun lecteur gratuit, les PdF sont dsormais devenus lgion. Excel 2010 vous permet de crer vos PdF partir dun fichier XLSx. Cliquez sur longlet Fichier puis slectionnez Enregistrer sous. dans la liste droulante Type, cliquez sur PDF. Si vous le souhaitez, vous pouvez galement utiliser un convertisseur en ligne. Connectez-vous sur http://www. conv2pdf.com/, puis cliquez sur Parcourir. Indiquez le chemin denregistrement de votre classeur Excel puis validez. Il suffit alors de tlcharger le fichier PdF gnr gratuitement.
" Affiner les proprits dimpression

Lun des atouts majeurs dExcel 2010 est la mise disposition aise et rapide doptions dimpression et daffichage. Lorsque vous composez la feuille de calcul, des informations textuelles ou graphiques comme le quadrillage des cellules inutilises ou encore les informations contenues en en-tte et en pied de page nont pas toujours de relle utilit. Inutile de vous lancer dans des manipulations complexes pour dcider ou non de leur impression sur une page classique.
1/ Activez longlet Mise en page et portez votre attention sur la section Options de la feuille de
calcul.
Observez la section Options de la feuille de calcul.
2/ Cochez pour le quadrillage et pour les en-ttes les cases Afficher et Imprimer. Lorsque vous
lancez limpression, ces donnes figureront sur la feuille.
Imprimez la carte.
3/ Si vous souhaitez affiner encore les options de mise en page et dimpression de votre
feuille de calcul, cliquez sur le bouton qui se trouve proximit de lintitul Options de la feuille de calcul.
Office Community
Ouvrez la fentre Mise en page.
4/ Cest longlet Page qui est par dfaut actif. Cette fentre est trs utile. Choisissez de cocher
la case Quadrillage, dfinissez lordre dimpression et de lecture des informations, voire la qualit de limpression, en cochant la case Qualit brouillon, ou En noir et blanc pour pargner votre cartouche couleur.
Les options dimpression sont nombreuses.
5/ Activez longlet En-tte/pied de page. dans la liste droulante En-tte, slectionnez
une structure den-tte selon les modles disponibles. Pour une structure diffrente, slectionnez En-tte personnalis et, dans la fentre qui saffiche, saisissez les informations de votre choix.
6/ Procdez de la mme faon pour composer la structure de pied de page de votre choix.
189 Choisissez une structure den-tte.
Configurez les informations affiches en pied de page.
7/ Lorsque vous tes satisfait, cliquez sur le bouton Imprimer ou sur oK si vous envisagez
une impression ultrieure.
un site pour progresser AdMEXCEL est un site de rfrence. Vous y dcouvrirez des cours entiers, des jeux tlcharger et conus via Excel, des modles de documents, des exercices comments pour amliorer votre pratique sous Excel. Tout est runi pour que vous puissiez aller plus vite et plus loin avec le tableur. Lensemble du contenu est en franais et gratuit. Nous vous invitons vivement lintgrer dans vos favoris : http://www. admexcel.com/.
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Travailler plusieurs sur un tableau
Depuis longtemps maintenant (depuis 1995 en fait), Microsoft a mesur que linformatique personnelle et professionnelle devait par nature tre collaborative. Famille, amis, collgues de travail, membres dune association schangent quotidiennement des fichiers, interagissent, enrichissent les tableaux, soit pour saisir des donnes qui leur sont propres, soit pour en faire voluer la structure. Dsormais, avec Excel 2010, chacun peut aisment modifier une feuille de calcul et faire en sorte que ceux qui partagent la ressource puisse suivre les modifications effectues. Pour autant, cela exige un peu de mthode.
DEs COmmEnTAIREs sUR Un TAbLEAU

Le recours aux commentaires sur une feuille de calcul est une source indniable dinteractivit entre diffrents utilisateurs. Vous pouvez par exemple signaler une erreur dans la saisie dune donne, faire part un autre utilisateur du fichier dune mthode de saisie particulire, lui fournir une indication pour quil puisse mieux comprendre la faon dont vous avez envisag lutilisation du tableau.
1/ Pour insrer un commentaire au sein dune feuille de calcul, commencez par slec-
tionner une ligne, une cellule, une colonne ou une plage de cellules laide de la souris. du bouton droit de la souris, ouvrez le menu contextuel et slectionnez la commande Insrer un commentaire.
Ouvrez le menu contextuel pour insrer un commentaire
193
2/ La zone de saisie du commentaire sapparente une zone de texte. Chaque commentaire
vierge porte le nom dutilisateur que vous avez choisi au moment de linstallation dExcel 2010.Tapez votre commentaire en veillant tre bref. Si le commentaire est long, utilisez les plots de redimensionnement. Si vous le souhaitez, vous pouvez galement modifier len-tte de chaque commentaire en optant pour un autre identifiant que votre nom dutilisateur. La saisie est parfaitement libre.
Un commentaire pertinent est un commentaire bref.
3/ Vous pouvez amliorer la lisibilit ou personnaliser lapparence des commentaires que vous
laissez en modifiant les attributs du texte. Pour cela, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la zone de saisie et, dans le menu contextuel, slectionnez Format de Commentaire.
Personnalisez lapparence de vos commentaires
4/ La fentre Format de commentaire vous permet de choisir, parmi toutes les polices dispo-
nibles sur votre ordinateur, celle qui sera utilise pour les commentaires. Choisissez galement la taille des caractres, mais aussi la couleur du texte et demandez un ventuel soulignement. oprez toutes les modifications dsires et cliquez sur le bouton OK.
9 / Travailler plusieurs sur un tableau
Modifiez les attributs du texte.
Une fois le commentaire insr dans la feuille de calcul, il est reprable par le triangle rouge qui occupe langle suprieur droit de la cellule auquel il se rattache. Survolez ce symbole laide de la souris pour faire apparatre le commentaire. Soyez trs vigilant car, lorsque la feuille de calcul se densifie, les commentaires peuvent parfois tre noys dans la masse et difficiles reprer.
Pour reprer les commentaires, guettez les fanions rouges !
Si vous souhaitez qu lavenir le format de commentaire que vous venez de dfinir soit systmatiquement utilis, ouvrez le menu contextuel du commentaire et slectionnez la commande Dfinir comme attributs par dfaut.
195 Appliquez ces rglages tous vos commentaires.
Pour ajouter des commentaires, le menu contextuel est la solution la plus rapide. Toutefois, il est possible dinteragir plus efficacement avec cette fonction via longlet Rvision et plus particulirement (cest une vidence), la section Commentaires.
ExPLOITER LEs fOnCTIOns DE RVIsIOn

Longlet Rvision vous permet bien sr dinsrer des commentaires sur un classeur Excel. mais il permet surtout de naviguer entre les diffrents commentaires qui ont pu tre dposs par dautres utilisateurs du fichier Excel.
1/ Lorsque vous survolez lindicateur de commentaires, celui-ci saffiche sous la forme dune
info-bulle. A priori le contenu qui est saisi nest, dans ce cas, pas modifiable.
Dcouvrez la richesse de longlet Rvision.
Les commentaires insrs ne sont pas modifiables immdiatement.
2/
Vous pouvez cependant oprer des ajustements si vous le dsirez, laide de longlet Rvision. Cliquez sur le bouton Modifier le commentaire.
3/ La zone de saisie du commentaire change alors daspect et vous pouvez modifier le contenu
dans son fond comme dans sa forme. Le cas chant cette possibilit est intressante pour rpondre au commentaire dun autre utilisateur.
Saisissez les modifications dans la zone commentaire.
4/ Lorsque les commentaires se multiplient au sein dune feuille de calcul ou dun classeur, il
peut tre hasardeux de se contenter dun survol de lensemble du fichier en qute des fanions rouges qui les indiquent. Mieux vaut utiliser les fonctions de navigation entre les commentaires qui figurent sous longlet Rvision. Cliquez sur les boutons Suivant et Prcdent pour passer dun commentaire lautre. Vous tes ainsi certain de nen oublier aucun.
Passez les commentaires en revue.
5/ En utilisant la commande Afficher tous les commentaires, vous pouvez dun clic ouvrir
toutes les zones de commentaires dposes sur la feuille de calcul active. Si ces derniers sont nombreux, laffichage simultan peut nuire la lisibilit.
197 Visualisez tous les commentaires.
Supprimer les commentaires Une fois un commentaire consult, si celui-ci nappelle pas de rponse pour lutilisateur suivant, vous pouvez le supprimer. Le tableau nen gagnera quen lisibilit en laissant de lespace disponible pour de nouveaux commentaires pertinents. Pour supprimer un commentaire, slectionnez-le laide de votre souris et cliquez sur le bouton Supprimer.
UTILIsER LE sUIVI DEs mODIfICATIOns

Lorsque plusieurs utilisateurs se partagent un classeur Excel pour, chacun leur tour, contribuer son enrichissement (tant sur la structure que sur la saisie des donnes), il est impossible de suivre lil nu lvolution des feuilles de calcul et de reprer les modifications effectues.
Cest pourquoi Excel met votre disposition une fonction appele Suivi des modifications. Elle vous permet de dtecter et de suivre, en temps rel, les changements effectus par les utilisateurs depuis votre dernire consultation du fichier.
Astuce
1/ Cliquez sur longlet Rvision pour lactiver, puis observez la section Modifications et cli-
quez sur le bouton Suivi des modifications. Vous dployez ainsi un volet additionnel, dans lequel vous slectionnez la commande Afficher les modifications.
Cliquez sur Afficher les modifications
2/ Vous venez douvrir automatiquement la fentre Afficher les Modifications. Elle vous sera
utile pour configurer cette fonction et obtenir la meilleure visibilit possible sur les diffrents changements effectus sur la feuille de calcul par les autres utilisateurs. Cochez la case Suivre les modifications au fur et mesure. Le classeur est partag.
Activez le suivi en cochant cette option.
3/ Il faut dfinir des filtres pour afficher les informations les plus pertinentes, ou tout du
moins celles qui ne doivent absolument pas vous chapper. Pour cela, cochez la case Le : et cliquez sur la liste droulante ponyme pour slectionner laffichage des modifications depuis votre dernier enregistrement par exemple, ou depuis une date que vous indiquez.
Choisissez quelles modifications doivent apparatre.
4/ Vous pouvez galement filtrer les modifications en fonction des utilisateurs. Cochez la
case Par puis, dans la liste droulante, slectionnez Tous sauf moi. A priori vous tes au courant des modifications que vous avez vous-mme apportes mais si vous pensez avoir besoin que la mmoire vous soit rafrachie, slectionnez Tous.
199 Suivez les modifications la carte.
5/ Enfin, si vous le souhaitez, vous pouvez afficher les modifications qui ont t effectues
dans une cellule ou une plage de cellules particulires (des donnes plus sensibles que les autres par exemple. dans ce cas, cochez la case Dans puis cliquez sur le bouton figurant lextrmit droite du champ vierge pour slectionner les cellules de votre choix dans la feuille de calcul.
Veillez sur les cellules sensibles.
6/ Lorsque Excel 2010 dtecte une cellule modifie, celle-ci affiche, dans langle suprieur droit,
un fanion bleu. En survolant la cellule laide de votre souris, une info-bulle apparat et affiche la date et lheure de la modification, ainsi que le contenu originel, par rapport au contenu modifi.
Visualisez les modifications.
7/ Lensemble des modifications dtectes peut tre soumis votre validation. Cliquez sur
le bouton Suivi des modifications et dans le volet additionnel, slectionnez la commande Accepter ou refuser les modifications.
Validerez-vous les modifications dtectes ?
8/ dans la fentre Slection des modifications accepter ou refuser, procdez comme
nous lavons fait prcdemment pour dfinir quelles sont les modifications que vous allez valider ou invalider. dfinissez les critres de faon aussi prcise que possible en cochant les cases Le, Par et/ou Dans et en affinant les critres autant que possible.
Slectionnez les critres de validation.
Le suivi des modifications a 13 ans ! Cest avec Excel 97 que le suivi des modifications a vritablement fait son apparition dans la suite office. depuis cette fonction na cess de gagner la fois en prcision, en efficacit et en ergonomie. La force dExcel en la matire par rapport Word par exemple, cest la qualit de lintgration du suivi des modifications dans linterface. Sous Word en effet, chaque modification apparat sous la forme dune colonne latrale et lorsque les changements ont t trs nombreux, la page est rapidement sature dinformations, ce qui nuit un suivi vraiment efficace.
Office World
201
PARTAGER Un CLAssEUR
Vous venez de crer un classeur Excel et vous souhaitez lutiliser avec dautres personnes, en lenregistrant par exemple dans un rpertoire partag ? Il ne suffit pas de placer le fichier Excel dans un emplacement connu de tous. Pour optimiser votre productivit, et raliser un vrai suivi du travail effectu par chacun des acteurs, il faut configurer le classeur en activant la fonction Partage.
1/
ouvrez le classeur Excel que vous souhaitez partager. Activez longlet Rvision et portez votre attention sur la section Modifications. Cliquez ensuite sur le bouton Partager le classeur. Cette premire opration va donner lieu un certain nombre de paramtrages importants mais sur lesquels vous pourrez revenir tout moment en cas de besoin.
2/ Louverture de la fentre Options du partage de fichier est instantane. Cest longlet

Modification qui est actif par dfaut. Cochez la case Permettre une modification multi-utilisateur. Excel vous explique par ailleurs que cela vous permettra de fusionner les fichiers portant le mme nom par la suite afin dintgrer les modifications de chaque contributeur. La liste des personnes ayant ouvert le fichier est dresse automatiquement. dans notre cas, en tant quauteur de la feuille de calcul, nous sommes encore le seul utilisateur enregistr.
Cochez la case approprie pour assurer le suivi du partage.
3/ Activez maintenant longlet Avanc. Grce lui, vous pouvez modeler la faon dont vous
allez suivre les actions les uns et les autres sur le classeur Excel. dans la section Suivi des modifications, slectionnez la dure de vie des modifications suivies. Au-del de 30 jours elles seront valides instantanment. Vous pouvez, dans la zone de texte affrente, saisir un dlai plus court, de 8 jours par exemple. Si le fichier est accessible en rseau et que des utilisateurs peuvent le modifier simultanment, automatisez la mise jour du classeur en temps rel. Pour cela, dans la section Mise jour des modifications, cochez le bouton radio Automatiquement toutes les et dfinissez un dlai (par dfaut 15 minutes, mais vous pouvez personnaliser la valeur).
Suivez en temps rel les modifications des autres utilisateurs.
4/ Si jamais un utilisateur a effectu une modification qui entre en contradiction avec un
changement que vous-mme ou un autre utilisateur avez opr, Excel dtecte lanomalie. Il vous laisse dcider soit de confirmer lune ou lautre des modifications ou bien de systmatiquement revenir celle qui tait dj enregistres. Pour plus de souplesse, cochez la case Demander confirmation chaque fois dans la section En cas de modifications contradictoires.
Confirmez lopration effectuer en cas de modifications contradictoires.
203
5/ Validez enfin la configuration en cliquant sur le bouton oK. Plus rien dsormais ne trahit
le fait que ce classeur Excel soit partag. Cependant, lors de la prochaine ouverture, vous pourrez visualiser les modifications effectues par dautres utilisateurs en survolant le fanion bleu appos sur les contenus modifis.
Travailler en rseau Aujourdhui, dans les foyers, les ordinateurs se multiplient. Les dveloppeurs de Microsoft ont fait peu peu voluer leurs systmes dexploitation et leurs programmes pour que lenvironnement Windows permette une mise en rseau des donnes et des fichiers simplifie lextrme. Sur tout ordinateur anim par Windows Vista ou Windows 7, un rpertoire appel Public est prsent. Placez les donnes que vous acceptez de partager avec les membres du rseau dans ce dossier. Idal pour stocker les fichiers important ou les fichiers musicaux et faire en sorte quils soient la disposition de tous.
PROTGER Un CLAssEUR
Rendre un classeur sur lequel vous avez travaill des heures pour en faire un outil productif accessible tous se rvle parfois un peu anxiogne. Imaginez en effet que suite une mauvaise manipulation tous vos efforts soient rduits nant ! mme sil faut savoir se montrer partageur, cela ne vous dispense pas dun minimum de prudence, dautant quExcel 2010 met votre disposition un large ventail doptions simples et intelligibles pour mettre le travail le plus sensible labri des maladroits ou des indiscrets.
Une fois que vous avez configur le Partage du classeur, ne pensez pas que pour autant, ce dernier soit protg. Si vous vous arrtez ce stade, nimporte quel utilisateur de la machine ou du rseau peut modifier le contenu du fichier Excel. Pour protger le contenu de votre classeur, procdez de la faon suivante.
Office Community
1/ Activez longlet Rvisions et, dans la section Modifications, cliquez sur le bouton Protger
le classeur partag.
Configurez la protection du classeur.
2/ Cochez la case Partage avec suivi des modifications. Ainsi, il ne sera pas possible aux autres
utilisateurs de supprimer lhistorique des modifications effectues sur le classeur. Cliquez ensuite sur le bouton oK.
Activez la cration de la zone dimpression.
3/ Vous pouvez revenir sur cette modification en cliquant sous longlet Rvisions et dans la
section Modifications, sur le bouton ter la protection. Tous les classeurs Excel, quils soient conus pour tre partags ou non, peuvent faire lobjet dune protection. Il est mme souvent prfrable de procder ce rglage avant dentamer toute dmarche de partage de feuille de calcul.
1/ ouvrez le classeur que vous souhaitez protger puis cliquez sur longlet Rvisions et dans
la section Modifications, cliquez sur le bouton Protger le classeur.
Protgez tout type de classeur.
2/
La protection qui peut tre ici dfinie porte sur la structure mme du tableau et sur lemplacement dventuelles fentres. dans la fentre Protger la structure et les fentres, cochez les cases de votre choix puis saisissez un mot de passe. Cliquez sur le bouton oK. dsormais pour modifier ces lments lutilisateur devra disposer du mot de passe pour effectuer des changements.
205
Choisissez un mot de passe.
Choisir un mot de passe Choisir votre date de naissance ou le prnom de votre petit dernier en guise de mot de passe est trs commode pour tre certain de ne pas avoir de trou de mmoire. Mais en termes de scurit, cela ne prsente aucun intrt. Un mot de passe efficace doit comporter au minimum 8 caractres alphanumriques et associer en outre des caractres spciaux comme par exemple : -, _, @, ~, etc. Alors et alors seulement, votre mot de passe prsente un intrt car il devient quasiment inviolable. Symantec, lditeur de solutions de scurit pour les ordinateurs personnels, propose sur son site Web, un cours trs bien crit sur la question, ne manquez pas de le consulter : http://www.symantec.com/region/fr/ resources/mots_passe.html.
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GRER LEs PERmIssIOns DE mODIfICATIOn

si vous souhaitez aller encore plus loin dans la dfinition de stratgie de scurisation de vos travaux sous Excel, il faut travailler non plus la protection du classeur dans sa globalit, mais plutt dans le verrouillage mticuleux et attentif de la feuille de calcul elle-mme.
Pour vous lancer dans cette entreprise, dsactiver toute option de partage du document ouvert. Ensuite, vous pouvez commencer grer les permissions de modification.
1/ ouvrez le classeur que vous souhaitez protger puis cliquez sur longlet Rvisions et dans
la section Modifications, cliquez sur le bouton Protger la feuille.
Lancez la protection de la feuille de calcul
2/ La fentre Protger la feuille apparat. Cochez la case
Protger la feuille et le contenu des cellules verrouilles puis saisissez un mot de passe de votre choix. Ce dernier sera exig pour ter la protection de la feuille et vous laisser effectuer les modifications dsires. Cette protection agit donc sur les utilisateurs tiers mais vous prserve galement des modifications que vous effectueriez vous-mme par erreur.
La feuille de calcul est dores et dj protge.
3/ ce stade, toute la feuille de calcul est verrouille. Vous pouvez cependant desserrer ltreinte
de votre vigilance. Pour cela, cochez les cases relatives aux lments que les utilisateurs peuvent modifier librement.
207 Autorisez les modifications de format
Au total, une vingtaine doprations des plus simples aux plus complexes peuvent tre dverrouilles. Vous attribuez un accs aux utilisateurs qui possderont le mot de passe appropri pour effectuer les modifications la feuille de calcul.
une protection alternative Si vous souhaitez stocker un classeur Excel sur un emplacement partag en rseau, tout en vous assurant que personne ne pourra y accder, vous pouvez galement utiliser le logiciel de compression Winzip. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du classeur Excel et slectionnez lintitul Ajouter larchive. dans les options de configuration, slectionnez Protger par mot de passe et saisissez le mot de passe de votre choix.
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Les ressources
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Pour aller plus loin avec Excel 2010, il faut du temps. Et comme il est illusoire dimaginer quen quelques clics vous en matriserez toutes les subtilits (des mois de travail acharn ny suffiraient sans doute pas, compte tenu de la puissance du programme !), il faut exploiter des ressources extrieures qui peuvent savrer salvatrices. Les diffrentes rubriques daide, en local ou en ligne, sont un soutien bien utile. Vous trouverez sur Internet des complments, des mises jour qui donneront Excel 2010 une dure de vie bien suprieure ce que vous imaginez.
UTILIsER LAIDE
Laide de microsoft Excel 2010 est, comme pour toutes les applications de la suite, particulirement accessible et pertinente. Elle intervient en soutien pour dcouvrir une nouvelle fonction ou sassurer de la bonne comprhension dun outil que lon souhaite exploiter au mieux.
Une utilisation optimale de laide passe avant tout par une matrise de la console qui donne accs toutes les rubriques, mais aussi par une exploitation judicieuse des diffrentes options de recherche. Face une aide dont le nombre darticles ne cesse de crotre, il est ncessaire davoir un peu de mthode pour trouver la rponse la question que lon se pose.
1/ Pour accder aux diffrentes rubriques daide, cliquez sur licne reprsentant un point
dinterrogation, situ au-dessus du ruban de fonctionnalits. Si vous souhaitez gagner du temps, vous pouvez galement vous orienter vers le raccourci clavier F1 qui est utilis de manire trs classique sur les programmes les plus courants pour appeler de laide.
Demandez laffichage de laide.
2/ Laide disponible en local (cest--dire les fichiers qui sont stocks sur votre disque
dur) et laide en ligne disponible partir des serveurs appels office.com sont automatiquement associes au sein dune seule et unique interface centrale qui saffiche automatiquement. Si vous ne disposez pas de connexion active, seule laide en local est disponible. Cette bascule se fait alors instantanment, Excel dtectant la prsence dune connexion Internet disponible.
211 La console daide apparat.
3/ dans la partie centrale de la fentre, vous pouvez parcourir les diffrentes rubriques
thmatiques disponibles. Ce menu central nest pas en mesure de rpondre des besoins trs spcifiques. Seules les grandes fonctions-cls sont accessibles par ce biais. Les dbutants apprcieront notamment de cliquer sur lintitul Prise en main dExcel. Quant ceux qui ont oubli dactiver leur version dExcel 2010, ils en profiteront pour cliquer sur la rubrique ponyme, notamment pour retrouver lidentifiant (Id office), indispensable pour procder lactivation du produit.
Cliquez sur un intitul dans les rubriques daide.
4/ Pour que laide dExcel 2010 puisse vritablement tre considre comme un outil et non
comme un mode demploi, il est prfrable de se familiariser avec le moteur de recherche intgr. Ce dernier fonctionne exactement comme Google ou Bing. Il sagit dun moteur de recher-
10 / Les ressources
che en langage naturel. Il nest donc pas ncessaire de formuler vos demandes dans un langage connot informatique. Vous pouvez tout simplement poser votre question de manire classique comme : mettre en forme les donnes. Cliquez ensuite sur le bouton Rechercher.
Tapez votre question.
5/ La fentre daide affiche alors une liste de rsultats susceptibles de rpondre votre interrogation. Ces derniers sont classs par pertinence.
Dcouvrez les rsultats proposs !
213
6/ Pour chacun des rsultats proposs, vous obtenez la nature de laide (souvent un article),
ainsi que quelques propos cls. Parcourez la liste de suggestions. Sil est actif, cliquez sur lintitul Suivant pour passer dautres pages de rsultats.
Cliquez sur Suivant pour afficher la suite des suggestions.
Les explications sont souvent trs instructives.
7/ Cliquez sur lun des rsultats. Vous pouvez alors accder une explication plus ou moins
dtaille, accompagne de captures dcran pour vous guider pas pas.
10 / Les ressources
Ciblez la recherche pour plus de pertinence.
8/ Si vous avez pein retrouver linforma-
tion qui vous faisait dfaut dans la profusion de rsultats retourns par votre requte, il peut tre utile de recentrer votre recherche. Pour cela, aprs la saisie de votre question, ne cliquez pas sur le bouton Rechercher, mais dveloppez le volet additionnel qui sy rattache en cliquant sur la flche oriente vers le bas. dans ce volet, limitez la recherche au seul contenu de votre ordinateur par exemple.
De laide en ligne
Lorsque la requte que vous avez effectue ne fournit aucun rsultat probant, il est possible daller plus loin en prolongeant votre demande sur www.office.com, ou de manire encore plus largie, sur lensemble des sites de Microsoft. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur lun ou lautre des intituls dans la page qui vous informe quaucun rsultat na t trouv votre demande. Peut-tre aurezvous ainsi plus de chance !
ExPLOITER LAIDE AU mIEUx

La console daccs laide dExcel est trs bien conue. si vous disposez dune connexion internet active, nous lavons vu, vous accdez directement laide en ligne. seule la prsence de lindication Connect Office.com dans langle infrieur droit de linterface trahit cette exploitation de la connexion.
Laccs laide en ligne seffectue automatiquement.
1/ Vous pouvez modifier cette configuration par dfaut en cliquant sur cette indication qui
est en fait un bouton dguis. En cliquant dessus, vous dployez un volet additionnel, qui vous permet par exemple dinterdire laccs office.com pour ne consulter que les rubriques daide disponibles physiquement sur le disque dur. Cliquez sur lintitul Afficher un contenu partir de cet ordinateur uniquement.
Office World
215 Limitez les sources daide votre seul ordinateur.
2/ Si vous ne savez pas quelle option choisir, cliquez sur la commande Description de ces
options. La fentre daide affiche alors quelques explications qui vous permettront darrter un choix plus aisment. Cependant, notre conseil consiste mise davantage sur laide en ligne que sur laide disponible sur la machine. En effet, en vous appuyant avant tout sur les contenus accessibles via Internet, vous pouvez vous dispenser dinstaller les fichiers daide et sur les machines dont lespace de stockage est limit comme les Netbook, cest un gain de place non ngligeable.
3/ Si toutefois vous dcidez de nafficher que laide disponible sur votre ordinateur, lapparence de la console daide change sensiblement. Les jeux de couleurs sont diffrents et surtout, dans langle infrieur droit, vous pouvez lire lindication Hors connexion.
Vous tes dsormais hors connexion.
10 / Les ressources
4/ Lorsque vous consultez diffrentes rubriques daide, vous constatez que systmatique-
ment, au bas dune explication, Microsoft vous propose de dcouvrir des articles connexes, susceptibles de vous clairer de manire plus indirecte sur la problmatique qui vous intresse. Lorsque la suggestion qui vous est faite semble pertinente, cliquez sur le lien propos.
Explorez les suggestions darticles connexes.
5/ Au fil de vos consultations, vous vous loignez peu peu de la rubrique consulte originellement. Si vous souhaitez revenir aux explications prcdentes, la console daide fonctionne comme votre navigateur Internet. dans la barre doutils qui se trouve en haut de la fentre, cliquez sur le bouton Prcdent, jusqu ce que vous retrouviez la page que vous consultiez prcdemment.
Revenez la rubrique prcdente.
217
6/
Si finalement lensemble des pages que vous venez de consulter ne vous apporte pas lclairage souhait, vous pouvez galement repartir de zro. Pour cela, cliquez sur le bouton Accueil (reprsent par une icne en forme de maison). Vous retrouvez les diffrentes rubriques proposes en page daccueil. Notez cependant, que vous navez pas besoin de revenir la page daccueil de laide pour lancer une nouvelle recherche. dans ce cas, il vous suffit de saisir de nouveaux mots cls dans le champ de recherche. Le retour laccueil ne se justifie que pour consulter les rubriques daide gnralistes.
7/ Vous pouvez interagir assez librement avec lAide dExcel 2010. Ainsi, laide de la barre
doutils, vous pouvez lancer limpression dune rubrique, demander laffichage de la table des matires, ou encore rduire ou agrandir la taille des caractres. Autant de commandes qui peuvent parfois se rvler bien utiles. Portez notamment votre attention sur licne reprsentant une punaise (le dernier bouton droite dans la barre doutils).
8/ Grce lui vous faites en sorte que la fentre daide reste toujours visible lcran, par-
dessus lcran actif. Une fonction trs utile quand on souhaite rptez la manipulation dcrite dans Excel tout en consultant les explications. Pensez cependant pour que le tout soit lisible, adapter la taille des fentres et placez par exemple Excel 2010 dans la partie gauche de lcran et laide dans la partie oppose.
La barre doutils propose des fonctionnalits bien utiles.
10 / Les ressources
Donnez votre avis Lorsque vous utilisez les rubriques daide proposes par office.com, vous constatez quau bas de lexplication se trouve la question suivante : Cet article vous a-t-il t utile ? Trois rponses sont alors possible : oui, Non, et Ce nest pas ce que je cherchais. Rpondre cette question peut paratre un acte anodin, mais ce nest pas le cas. Microsoft utilise en effet votre avis pour faire progresser non seulement la pertinence des rsultats de recherche, lorganisation des rubriques daide et enfin pour sassurer de leur qualit pdagogique. En rpondant franchement cette sollicitation, vous participez sans le savoir lamlioration globale du service
Office World
DEs COmPLmEnTs sUR InTERnET

Les complments fournissent des commandes et fonctionnalits supplmentaires pour microsoft Excel. Par dfaut, ils ne sont pas disponibles immdiatement dans Excel ; vous devez donc les installer et, dans certains cas, les activer afin de pouvoir les utiliser. Cest ainsi que microsoft dcrit les complments qui peuvent tre implments sous Excel.
Certains dentre eux sont intgrs Excel, mais il existe dautres complments qui sont accessibles partir du centre de tlchargement. Ces complments voluent, certains tombent en dsutude, dautres apparaissent. Ils sont le plus souvent fournis par Microsoft, mais il arrive que des dveloppeurs indpendants proposent leurs propres complments. Il peut sagir de complments CoM (Component Object Model)(complment CoM : programme complmentaire qui tend les possibilits offertes par un programme Microsoft office en ajoutant des commandes personnalises et des fonctionnalits spcialises. Les complments CoM peuvent sexcuter dans un ou plusieurs programmes office. Ils utilisent lextension de nom de fichier .dll ou .exe.), de complments Visual Basic for Applications (VBA) et de complments dLL.
on considre gnralement quil existe trois types de modles diffrents. on trouve dabord les complments Excel, fournis avec les fichiers Complment Excel (.xlam), Complment Excel 97-2003 (.xls) ou Complment dKK (.xll), ou complments Automation. Ils sont disponibles une fois Excel ou Microsoft office install et il suffit gnralement de les activer pour les utiliser. Viennent ensuite les complments tlchargeables disponibles partir de office. com. Vous pouvez, par exemple, tlcharger et installer longlet Mise en route pour Excel. Cet onglet contient des liens vers des formations, des dmonstrations et dautres contenus pour vous aider dmarrer avec Excel. Enfin, il y a les complments personnaliss.
1/ Pour activer un complment Excel, cliquez sur longlet Fichier, dans le volet de gauche,
cliquez sur lintitul Options, puis sur la catgorie Complments.
2/ dans la liste droulante Grer, cliquez sur Complments Excel, puis sur Atteindre. La bote
de dialogue Macro complmentaire apparat automatiquement
219
Accdez la catgorie Complments.
Affichez la boite de dialogue Macro Complmentaire.
3/ dans la fentre Macros complmentaires disponibles, activez la case cocher situe

ct du complment activer, puis cliquez sur le bouton oK.
10 / Les ressources
Slectionnez le complment activer.
4/ Si vous ne trouvez pas le complment activer dans la fentre Macros complmentaires
disponibles, vous devrez peut-tre linstaller manuellement. Pour cela, cliquez sur le bouton Parcourir et indiquez le chemin denregistrement du complment activer.
Cliquez sur le bouton Parcourir.
5/ En fonction du type de complment install, vous le trouverez par exemple sous longlet
Donnes.
Le complment prend place dans le ruban.
Pour installer un complment gnralement install avec Excel, excutez le programme dinstallation pour Excel ou Microsoft office, et slectionnez loption Modifier pour installer le complment. Aprs avoir redmarr Excel, le complment prend place dans la fentre Macros complmentaires disponibles.
221
1/ Vous pouvez dsactiver les complments comme bon vous semble. Pour cela, cliquez
sur longlet Fichier, dans le volet gauche, cliquez sur lintitul Options, puis enfin slectionnez Complments.
2/ Cliquez sur la liste droulante Grer, puis cliquez sur Complments Excel, puis enfin sur oK. 3/ dans la fentre Macros complmentaires disponibles, dsactivez la case cocher ct
du complment dsactiver, puis cliquez sur oK. dans la majorit des cas, lorsque vous dsactivez un complment, il est supprim de son groupe sur le Ruban. dans dautres cas, pour supprimer le complment du Ruban, vous devrez relancer Excel.
Des complments pour Excel 2010 A lheure o nous imprimons, la liste des complments disponibles spcifiquement pour Excel 2010 est encore peu fournie. Pour guetter larrive de complments ddis, nhsitez pas placer le site suivant dans en tte de vos favoris : http://office.microsoft.com/fr-fr/excel/ HP100968341036.aspx. Vous parviendrez pousser Excel dans ses retranchements en recourant rgulirement ces complments.
Office Community
10 / Les ressources
A
Activation, 11, 12 par tlphone, 12 Adapter la taille des fentres, 217 Agrandissement, 138 Aide dExcel 2010, 217 Ajouter des effets, 129 Ajuster la taille des cellules, 54 Alignement, 18, 35, 39 Aperu, 28 rapide, 131 Attributs du texte, 39 Automatiser des tches, 158 Axe, 138, 166, 180, 198
E
Effet de flou, 131 dombr, 131 Encadrement, 131 Enregistrement, 34 Enregistreur de macros, 160 En-tte et pied de page, 18 personnalis, 188 tiquettes, 55 Exportation, 29 Extension, 129
Inspection, 25 Installation, 7, 9, 10, 193 Interface, 31 Internet, 11
L
Lettre type, 122 Lien hypertexte, 38, 57 Lignes, 18, 38, 52, 186 Liste droulante, 38 Logo, 128 Luminosit, 130
b
Barre daccs rapide, 32, 33, 34 doutils, 216 Bibliothque de modles, 28
f
Feuille de calcul, 8, 122, 128, 129, 138, 172, 186 Fichier graphique, 128 Filtre des donnes, 38 de couleur, 130 Fonctionnalits du Ruban, 130 Fontes, 61 Format de cellule, 38 Forme, 138 Formules, 70 mathmatiques, 62 Function, 163, 164
m
Macros, 158, 162, 168 Marges, 178 Menu contextuel, 37, 38, 39, 44, 55, 61 Mise en forme, 35 conditionnelle, 18, 35, 76 Mises jour, 210 Modes dexcution, 9 Modules, 7, 9 Moteur de recherche, 70 Mots-cls, 69, 152
C
Calculs, 8 Cellule, 37, 39 Cl de produit, 11 Clipart, 134 Colonnes, 18, 38, 52, 186 Commandes, 33, 217 Commentaires, 193 Composer une macro, 158 Console daide, 216 Contraste, 130 Corps, 18, 158 Couleur, 35, 39, 61, 142 de larrire-plan, 80 du texte, 193
O
Onglet, 129 Options de collage, 38 dimpression, 28 Ordre alphabtique, 87 Ouverture de macros, 158
G
Grer les versions, 26 Graphique, 178, 186
h
Habillage, 129
P
Page daccueil, 217 Palette simplifie, 75 Partager le classeur, 203 le fichier, 25 Paysage, 177
D
Dates, 59 Dplacer, 134 Diffrentes rubriques thmatiques, 211
I
Illustration, 128, 131 Impression, 34 Informations, 14 Insrer une formule, 64
PDF, 29 Personnalisation, 131 le Ruban, 32 Pied de page, 188 Pixels, 74 Plage de donnes, 70 Pointeur, 137 Pointills, 186 Police, 18, 39, 158, 193 Portrait, 177 Pourcentages, 59 Prparer pour le partage, 25 Programmation de macros, 158 Proprits du style, 86 Protger le contenu, 45 Publipostage, 122 Punaise, 217
Rduction homothtique, 138 Rfrencement, 152 Renvoyer les donnes la ligne automatiquement, 60 Retouche dimages , 131, 134 Robots dindexation, 152 Ruban, 8, 14, 32, 34 Rubriques daide, 210, 217 thmatiques, 211
T
Tableau, 134 Tableur, 7 Taille, 18, 35, 39, 129 des caractres, 158, 193 Traitement de texte, 62 Travail collaboratif, 25 Tri, 38, 87 Type de surface, 142
s
Saisie de texte, 62 Scurit, 158 SmartArt, 143, 178 Statistiques, 9, 62 Structure, 178 Style montaire, 35, 62 Sub, 163, 164 Suite bureautique, 7, 8, 9 Suivi comptable, 62 des modifications, 197
V
Valeur financire, 59 montaire, 75 VBA, 158, 162 Versions antrieures, 26
R
Raccourci, 15 clavier, 159 Redimensionner, 134 les cellules, 55
Z
Zone de saisie, 193 de texte, 18, 193 dimpression, 186

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2010 Juin 2010 Jos RodA

Micro Application 20-22, rue des Petits-Htels 75010 Paris

SuPPORT TEChNIquE : galement disponible sur www.microapp.com

1 Installer Excel 2010 Excel 2010 : Pour quoi faire ?

2 Dcouvrir les outils et lenvironnement Le fonctionnement du Ruban 2010

3 Crer son premier tableau La structure du tableau

5 Exploiter les donnes du tableau Trier les donnes

6 Enrichir ses tableaux Insrer des images

Gnrer des graphiques partir de ses donnes

Les tableaux et le Web

Installer Excel 2010

ExCEL 2010 : POUR qUOI fAIRE ?

Le Ruban de fonctionnalits est dsormais personnalisable.

" Choisir le mode dexcution

1/ Excuter partir du disque dur. 2/ Excuter partir du Cd-Rom. 3/ Non disponible.

1/ Installer Excel 2010

Slectionnez le mode dinstallation dsir pour les diffrents composants dExcel.

11 Vous pouvez modifier linstallation dExcel 2010 tout moment.

" Activer sa version

1/ Installer Excel 2010

Le produit est activ et conforme la charte dutilisation dite par Microsoft.

1/ Cliquez sur le menu Fichier. 2/ Slectionnez la commande Aide puis Activer.

" Personnaliser les informations utilisateur

1/ Lancez Microsoft Excel 2010 en ouvrant le menu Dmarrer/Tous les programmes/

Saisissez un nom ou des initiales votre convenance.

" Les diffrentes faons douvrir Excel 2010

1/ Installer Excel 2010

Activez la cration du raccourci

Slectionnez le fichier excutable associ au raccourci.

Double-cliquer sur licne pour ouvrir Excel

Il ne reste plus maintenant qu dcouvrir votre nouvel environnement de travail

1/ Installer Excel 2010

" Le premier lancement

1/ Au sommet de lespace de travail, vous trouvez le Ruban. Ce dernier fonctionne sous la

Longlet Insertion est trs complet.

Ajustez lensemble des proprits de mise en page en vue dune impression.

Longlet Formules est associ lensemble de calcul et de traitement des donnes.

1/ Installer Excel 2010

6/ En activant longlet Rvision, vous pourrez procder un contrle de lorthographe dans

Optimisez les conditions daffichage sous Excel 2010.

21 Grez les feuilles de calcul laide du menu contextuel.

Choisissez le mode daffichage adapt pour travailler dans de bonnes conditions

1/ Installer Excel 2010

" Le menu fichier dans le dtail

Vritable console daccs aux donnes, le menu Fichier est capital.

Cliquez sur Ouvrir

1/ Installer Excel 2010

Levez le voile sur les secrets de vos fichiers

Offrez-vous un peu de scurit

2/ Cliquez sur le bouton Vrifier la prsence de problmes. L, vous pouvez demander

Pour que le tableau soit oprationnel, vrifiez sa compatibilit

Supprimez les versions trop anciennes

1/ Installer Excel 2010

Par dfaut les 4 derniers classeurs ouverts restent accessibles

Choisissez un modle de tableau

29 Personnalisez limpression des documents

1/ Installer Excel 2010

Dcouvrir les outils et lenvironnement

LE fOnCTIOnnEmEnT DU RUbAn 2010

Masquez ou affichez le Ruban.

2/ dcouvrir les outils