Etude

Lenvoi dune facture papier cote en moyenne 3 fois le prix du timbre

Combien me cote lenvoi de mes factures clients ?
Les estimations du cot denvoi des factures sont exorbitantes : de 9 15 1.8, cest le nombre (tude BVA et prestataire), difficile croire. Le primtre pris en compte pour ces moyen de page par valuations est large et appuie des tarifs de dmatrialisation des prestataires factures levs. Ltude lance mi-octobre sur 410 entreprises tablit une estimation raliste selon des critres concrets du cot denvoi des factures. Le calculateur mis disposition des entreprises sur le site de Qweeby est un outil simple permettant dvaluer ce cot nglig car considr comme drisoire. En effet, les sommes additionner pour obtenir le cot denvoi dune facture sont trs faibles limage du prix dune enveloppe ou de la consommation dencre lors dune impression. Cependant lorsque ces charges sont cumules sur une anne, les sommes grimpent 46% des entreprises rapidement ! A terme, le rsultat peut servir de base de calcul pour identifier les conomies ralisables lors de lenvoi de vos factures. impriment leurs factures sur papier Une variation du cot dmission de factures de 300% selon la configuration de en tte travail. Cette tude porte sur lmission de factures et non sur leur traitement en rception. Faire des conomies lorsque vient le moment de rgler sa facture est un rflexe, mais diminuer ses cots de gestion au moment dtre rgler est moins vident. Le poste de facturation client est une ligne de cot laquelle les dcideurs en recherche dconomies naccordent pas assez dattention. Challenger la structure de cots de ce poste est une quick win exploiter. Les cots pris en compte vont de limpression des factures, le type dimprimante (imprimante laser noir et blanc ou couleur, imprimante jet dencre, impression matricielle, papier pr 1,82 , cest le cot imprim), du prix des enveloppes selon leurs formats et le nombre de pages, les moyen denvoi dune cots lis la mise sous pli quelle soit manuelle ou automatique. Le temps facture consacrs au dpt des factures la Poste en fonction de la frquence dmission ou du prix de labonnement aux ramassages du courrier par la Poste sont autant de frais intgr dans le calcul. Calcul du cot denvoi des factures :

http://www.qweeby.com/calcul_cout_facture_papier.php

Primtre de ltude :
Ltude a t ralise sur une base de 410 entreprises. Afin de dterminer le cot denvoi annuel des factures depuis son impression jusqu son dpt la Poste. Les entreprises ont t invites rpondre 7 questions sur la mthode denvoi des factures. Les volumtries de facturation constate stendent de 10 plus de 100 000 factures annuelles. Ltude a t ralise du 15 octobre au 20 novembre 2012. Marion Ruat, chef de produit Qweeby Marion.ruat@qweeby.com 04 27 10 83 14

Rsultats de ltude
Impression des factures

Imprimante Jet d'encre Laser couleur Laser N&B matricielle

Cot de l'impression/facture 0,11 0,04 0,004 0,03

La majorit des entreprises utilise le moyen le moins coteux pour imprimer leurs factures, puisque 58% dentre elles ont recours aux imprimantes laser noir et blanc. Seuls les petits facturiers (de 10 240 factures par an) sont quips sans distinction dimprimante jet dencre, laser noir et blanc et couleur.

Mthode de mise sous plis Le cot de la mise sous plis a t tabli en fonction du temps consacr plier les factures, mettre les factures dans les enveloppes. A raison de 3 factures par minutes, le cot estim est de 0.11 par facture. Le cot de la mise sous plis grce des machines est tabli partir du cot de location de la machine, de sa maintenance, de llectricit et de la main duvre pour dposer et retirer les factures soit 0.10 par envoi. La mise sous pli reste largement ralise manuellement, hauteur de 79%. Au-del de 50 000 factures par an, les entreprises ont recours aux machines hauteur de 75%.

Affranchissement Le cot daffranchissement est calcul en fonction du cout des timbres et du temps consacr cette opration, quelle soit manuelle ou automatique Affranchissement 1 3 pages de 4 7 pages 8 17 pages Plus de 18 pages Cot 0,58 0,94 1,40 2,30

Marion Ruat, chef de produit Qweeby Marion.ruat@qweeby.com 04 27 10 83 14

Lutilisation des machines affranchir est majoritaire Laffranchissement est effectu en moyenne 68% par une affranchisseuse. Les entreprises ayant une faible volumtrie de factures utilisent galement des machines affranchir.

 Cot avant dpt en bureau de Poste Les cots moyens constats pour une facture dune page depuis limpression jusqu la mise sous plis est variable en fonction du volume de facture. Le cot ici calcul intgre le cot dimpression, le prix des enveloppes, les cots lis la mise sous plis et laffranchissement. Les rsultats obtenus varient entre 1,03 et 1,11. En moyenne le cot dimpression est de 0,10. En moyenne limpression, lenveloppe et la mise sous plis coute 1,07par facture. Enveloppes de 1 3 pages de 4 7 pages Plus de 8 pages Cot 0,044 0,064 0,12

Volume de facturation 10 240 241 600 601 3 000 3 001 10 000 10 001 50 000 50 001 100 000 > 100 000 Total

Moyenne de cot impression 0,11 0,07 0,12 0,08 0,09 0,11 0,11 0,10

Cot de l'impression l' affranchissement 1,04 1,03 1,09 1,06 1,07 1,12 1,13 1,07
Note : Les grands facturiers impriment 65% en laser couleur ce qui explique le cot dimpression plus lev sur ce

Dpt des factures Dposer les factures en bureau de poste ou dans une boite au lettre, ou encore le ramassage du courrier par la Poste reprsente un cot qui est li au temps consacr cette tache ou qui svalue tout simplement par le prix de labonnement la Poste. Labonnement la Poste est la principale mthode employe par les entreprises : 32% des entreprises ont recours aux ramassages du courrier. De 10 600 factures annuelles, les entreprises dposent majoritairement leurs factures une fois par semaine la Poste. Au-del de 600 factures, 1 entreprise sur 2 a recours au service du ramassage du courrier.

Cot denvoi des factures Marion Ruat, chef de produit Qweeby Marion.ruat@qweeby.com 04 27 10 83 14

Volume factures 10 240 241 600 601 3 000 3 001 10 000 10 001 50 000 50 001 100 000 > 100 000 Total

Cot denvoi moyen 3,63 2,92 1,81 1,26 1,05 1,02 1,08 1,82

Le cot moyen dune facture varie de 1.05 3.63 selon le volume de facture expdi par an. Ce cot comprend les consommables, lentretien des appareils utiliss, le temps consacr ces taches. Ce cot est plus important pour les entreprises qui se dplacent en bureau de Poste car le temps engag pour ces taches est fort par rapport aux nombres de documents traits. En moyenne le cot dune facture est de 1,82uros.

Pour aller plus loin. Des perspectives de ROI attractives

La facture lectronique permet de raliser des conomies rapides. Les calculs suivant ont t ralis partir des cots les plus faibles constats la suite de ltude sur les volumes de 200, 800, 1 100, 1 500, 5 000 factures annuelles. Le cot de la facture lectronique est obtenu partir des tarifs en vigueur chez Qweeby, prestataire de facture lectronique lorigine de ltude. Les cots constats nintgre pas les options. Lapplicatif de factures lectronique clients est disponible en version gratuite. Des options peuvent tre mises en place afin doptimiser linsertion de la facture lectronique dans la facturation client. Le cot des options constat est en moyenne de 1 200 payable une seule fois lors de la mise en uvre.

En bref, la facture lectronique :

La facture lectronique est plus conomique que la facture papier. Mais ce nest pas le seul apport attendu par les factures lectroniques : La facture lectronique permet de gagner du temps sur les taches de traitement des factures, du dpt des factures. Les factures sont instantanment chez le rcepteur. La traabilit associe la facture lectronique offre une visibilit sur ltat de rception et de consultation des factures mises. Les factures gares par le destinataire peuvent tre immdiatement retrouves par lmetteur et par le rcepteur grce aux plateformes centralisant les factures envoyes et reues. Le gain despace est aussi un avantage non ngligeable. La facture lectronique signe permet de remplacer larchivage papier par larchivage Marion Ruat, chef de produit Qweeby Marion.ruat@qweeby.com 04 27 10 83 14

immatriel. Le classement est simplifi grce aux interfaces des coffres forts lectroniques ou par le tri informatique par numro de factures. La facture lectronique permet galement de diminuer lempreinte carbone. Le constat est simple : au minimum 2 fois moins dimpression, moins de transport de courrier.

Marion Ruat, chef de produit Qweeby Marion.ruat@qweeby.com 04 27 10 83 14