Le Questionnaire / 100 Points

Russir votre projet SAP (ou tout autre projet ERP)

Outils d'analyse des risques et de gestion du changement

Sommaire

1.

Prsentation de l'outil --------------------

p. 1

2. 3.

Le questionnaire / 100 points -----------------------Traiter les rponses et exploiter l'analyse ---------

p. 4 p. 15

A quoi sert le Questionnaire / 100 points ?

n n

A identifier quels risques sont certains, faibles ou nuls pour votre projet A btir le profil de risques partir duquel pourra tre labor le programme de changement du projet et ses plans d'actions

Quand utiliser le Questionnaire / 100 points ?

n n

Au dmarrage du projet A la fin de chaque phase, en slectionnant les questions marques d'une *

Comment le remplir ?
n

Il doit tre rempli avec le chef de projet. Avec les commentaires pour complter les rponses, il faut compter environ 2 et 3 heures. Il peut guider les entretiens complmentaires avec les acteurs-cls. Il peut tre rempli, en partie ou en totalit, lors du 2me sminaire Management, pour faire partager l'valuation des risques du projet.

n n

Le Questionnaire / 100 points comprend 10 sections

1. Les caractristiques du projet 2. Le contexte de l'entreprise 3. Le fonctionnement du management 4. Le leadership du changement 5. Les allis du projet 6. Les contributions au projet 7. Les attitudes des utilisateurs 8. Les ressources du projet 9. Le travail en projet 10. L'histoire des projets dans l'entreprise
1000 points Les questions sont formules ngativement puisqu'il s'agit d'identifier les risques 100 points Aucun risque ! Risques maximum !

Chaque section comprend 10 questions : La rponse une question donne de 1 10 points. Plus il y a de points, plus le projet comporte de risques matriser

Sommaire
1. Prsentation de l'outil ------------------------------p. 1

2.

Le questionnaire / 100 points ---------------

p. 4

3.

Traiter les rponses et exploiter l'analyse ---------

p. 15

Section

: les caractristiques du projet

Points
Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

a. Le projet dispose d'un des plus gros budgets de projet que l'entreprise ait jamais connu b. Combien de modules de l' ERP le projet va-t-il mettre en place ?

Vrai
9 10

12
4

35
7

4 et +
10

c. Combien de sites diffrents sont concerns ?

1
1

23
7

4 et +
10

d. En comptant tous les sites concerns, combien de langues sont parles ? e. En matire de progiciel intgr, l'entreprise a dj mis en place : f. Le choix du progiciel a t difficile et a suscit beaucoup de points de vue diffrents

1
1
Au moins un module SAP R/3

2
6
SAP R/2

3 et +
10
Ni l'un ni l'autre

10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

g. Le planning du projet est dtermin par une chance inamovible (Euro, Y2K)

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

h. Le planning du projet est trs serr i. L'ambition (strictement SI / Quick & Dirty ou bnfices business / Reengineering) du projet n'est pas encore tranche L'option choisie ou probable est :

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

j.

"Quick & Dirty

5

"Reengineering"
10

TOTAL

Section

: le contexte de l'entreprise
Points
Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

a. L'entreprise est plutt dans une phase de rduction des cots que de recherche d'expansion b. D'importants changements (fusion, acquisition, restructuration, nouveau management) pendant la dur e du projet sont tr s probables c. Il y a d'autres projets en cours qui peuvent avoir un impact sur la conception de la solution technique d. Il y a d'autres projets en cours qui peuvent mobiliser les ressources dont vous avez besoin e. Il y a d'autres projets en cours qui peuvent dtourner le management des priorits de votre projet f. Il y a d'autres projets en cours qui peuvent surpasser la capacit de changement des gens de l'entreprise

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

g. Votre projet n'est pas central pour la stratgie de l'entreprise h. Il est difficile d'expliquer tous comment votre projet va contribuer la stratgie de l'entreprise i. L'entreprise est la premi re parmi les concurrents du secteur mettre en place l'ERP L'entreprise appartient un groupe et le groupe a fait le choix de l' ERP

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

j.

N/A
0

Vrai
2

Faux
10

TOTAL

Section

: le fonctionnement du management 1
Points
Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

a. Les processus de dcision sont souvent lents et difficiles, certaines dcisions ne sont jamais prises b. Il arrive qu'une fois la dcision prise, les ou des responsables la remettent en question c. Les responsables se proccupent plus de leur primtre que des processus transfonctionnels d. Les responsables n'ont pas vraiment dvelopp de bonnes mani res de travailler ensemble e. En gnral, les responsables sont plus "autonomistes" que "disciplins" f. La culture d'entreprise fait que les responsables sont d'abord focaliss sur le court terme et les gains

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

g. Rares sont les responsables qui ont un PC sur leur bureau et s'en servent quotidiennement h. Le systme d'information est le cadet de leurs soucis et ils ne voient pas en quoi l'organisation devrait s'y adapter i. Les responsables ne connaissent pas vraiment l' ERP et en ont une image plutt mauvaise La contribution au succs du projet va tre inscrite dans les objectifs annuels des responsables
1.

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10 Non

j.

Oui et une partie Oui mais Peut-tre du bonus sans bonus y sera lie

10

Le management concerne les responsables de toutes les fonctions impactes de prs ou de loin par le projet. Si des diffrences importantes existent entre catgories de responsables, mettre 2 croix dans l'chelle et marquer les fourchettes de points.

TOTAL

Section

: le leadership du changement
Points
Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

a. Les responsables ont tendance penser qu'il suffit de dire pour que cel soit fait b. Dans l'ensemble, les responsables obtiennent de leurs quipes ce qui doit tre fait par : c. Les responsables sont plus souvent dans leur bureau ou en runion, ils sont peu proches du terrain d. Globalement, les responsables n'aiment pas beaucoup s'engager fermement e. Les responsables n'ont pas l'habitude de s'engager publiquement pour qu'une chose russisse f. Les responsables n'ont pas encore acquis les mthodes de conduite du changement

Vrai
9 10

La La L'impo- Ont du mal conviction ngociation sition l'obtenir

10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

g. Le management intermdiaire a subi beaucoup de changements, il est aujourd'hui fragilis h. L'information aux quipes sur ce qui se passe dans l'entreprise n'est pas une priorit pour les responsables i. La communication en cascade n'est pas encore bien implante et les responsables ne relaient pas toujours tr s bien les messages leurs quipes Les responsables hsitent donner leurs bonnes ressources pour un projet

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

j.

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

TOTAL

Section

: les allis du projet

n

Recenser les contributeurs au projet :

Les placer sur la carte ci-dessous en fonction du type d'efforts qu'ils semblent aujourd'hui prts fournir pour le projet

Compter les points :

l

Efforts en faveur du projet

10
3

20

50
l

dans chaque case, multiplier le nombre de points (en haut droite) avec le nombre de personnes qui y sont situes, additionner l'ensemble des points diviser par le nombre de personnes

40
2

70

90

60
1

80

100

-1

-2

-3

Efforts contre le projet

1= 2= 3= -1 = -2 = -3 =

Passifs Prts contribuer Feront tout pour que le projet russisse Indiffrents Critiques Opposs tout ou partie du projet

TOTAL

Section
...)

: les contributions au projet (utilisateurs-cls, informaticiens,

Points
Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

a. Dans l'entreprise, ce sont toujours les mmes qu'on sollicite pour les projets b. Il n'y a pas vraiment dans l'entreprise les comptences en matire de systmes ncessaires au projet c. Le responsable du dpartement informatique est hostile au projet

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

d. Les membres du dpartement informatiques sont hostiles au projet e. Les responsables hirarchiques des contributeurs souhaiteront limiter au maximum le temps qu'ils donneront au projet f. A part une surcharge de travail, les contributeurs n'auront pas grand chose gagner contribuer

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

g. Les utilisateurs-cls vont avoir tendance raisonner en chemine et dfendre l'intrt de leur fonction h. Les utilisateurs-cls vont avoir tendance vouloir reproduire les systmes existants et multiplier les demandes de dveloppements spcifiques i. Ce qui aura t conu par les utilisateurs-cls sera remis en question par leur hirarchie Pour diverses raisons, le projet ne pourra pas vraiment compter sur les services communication / formation / personnel / ressources humaines

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

j.

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

TOTAL

Section

: les attitudes des utilisateurs

Points
Trs bon Bon
1 3 Moyen 8 Mauvais 10

a. Le climat interne dans l'entreprise est aujourd'hui :

b. L'inquitude quant l'emploi est : c. Les relations avec les partenaires sociaux ne sont pas bonnes

Faible Moyenne 1 5

Forte Trs forte 8 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

d. Globalement, les salaris s'estiment mal informs de ce qui se passe dans l'entreprise e. Globalement, les salaris se plaignent qu'on leur impose des changements sans les faire participer f. Les salaris sont saturs de changements

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

g. Dans le pass, il y a eu des mauvaises expriences qui ont mis les salaris sur la dfensive vis--vis des projets h. C'est une entreprise o les rumeurs vont bon train i. Certains utilisateurs finaux n'ont aujourd'hui aucune pratique des PC

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

j.

La plupart des utilisateurs finaux n'ont pas une tr s bonne image des systmes d'information, qui sont vcus plutt comme une contrainte

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

TOTAL

Section

: les ressources du projet

Points
< 10 3 Entre 10 et 20 6 Plus de 20 10

a. Combien de membres au maximum l' quipe projet devrait-elle compter ?

b. L'quipe ne pourra runir toutes les comptences ncessaires au projet c. Il sera difficile d'avoir une quipe-projet reprsentant toutes les fonctions et/ou sites concerns d. Les membres de l' quipe-projet seront-ils rattachs hirarchiquement au chef de projet ? e. f. Les membres de l' quipe-projet seront-ils dtachs plein temps partir de la phase III (dploiement) ? Une partie de leur rmunration (bonus, primes) pourra-t-elle tre li e la russite du projet ?

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Oui 1 Oui 1 Oui 1

Certains seulement 5 Certains seulement 5 Peut-tre 5

Non 10 Non 10 Non 10

g. Participer un projet n'est pas rellement reconnu dans l'entreprise h. Les membres de l' quipe-projet ne sont pas du tout assur s de leurs perspectives de carrire l'issue du projet i. Si un membre de l' quipe-projet ne donne pas satisfaction, il sera difficile de le remplacer Il faudra dployer beaucoup d'efforts pour convaincre certains de rejoindre l'quipeprojet

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

j.

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

TOTAL

Section

: le travail en projet
Points
Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

a. La majorit des membres de l' quipe-projet n'a pas d'exprience de travail en projet

Vrai
9 10

b. La plupart des membres de l'quipe-projet ne se connaissent pas c. La plupart des membres de l'quipe-projet n'ont jamais travaill ensemble

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

d. Dans l'entreprise, le travail en groupe n'est pas vraiment une habitude e. f. Etant donn la culture de l'entreprise, ils auront des difficults supporter l'incertitude du travail en projet Pour la plupart des membres, la relation avec les utilisateurs sera une nouveaut

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

g. Les membres de l' quipe-projet auront du mal dire "non" des demandes de dveloppements spcifiques h. Dans l'entreprise, on est toujours meilleur pour dbusquer les problmes que pour proposer des solutions i. Les "domain leaders" ont plus t choisis pour leurs comptences techniques que pour leurs comptences managriales Pour le chef de projet, c'est le premier projet de cette ampleur qu'il dirige

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

j.

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

TOTAL

Section

: l'histoire des projets dans l'entreprise

Points
Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

a. Plusieurs projets ont laiss de mauvais souvenirs dans l'entreprise

Vrai
9 10

b. Les projets lis aux systmes d'information ont souvent drap en termes de cots ou de dlais c. Des projets ont t abandonns en cours de route, parce que les priorits avaient chang d. L'exprience des pr cdents projets n'a pas t formellement capitalise e. f. Il y a rarement des contrats clairs entre la Direction et les chefs de projet Dans l'entreprise, les gens tendent se positionner plutt par rapport l'image du chef de projet que par rapport au fond

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

g. L'implmentation des solutions (communication, formation, soutien, ...) a souvent t bcle h. Les efforts n'ont pas t maintenus pour enraciner les rsultats et ils ont eu tendance s'mousser i. Les consultants ayant contribu aux projets passs sont perus comme n'ayant pas apport une forte valeur ajoute Compte tenu de l'histoire des projets dans l'entreprise, beaucoup pensent que votre projet ne va pas russir

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

j.

Faux
1 2 3 4 5 6 7 8

Vrai
9 10

TOTAL

Sommaire
1. 2. Prsentation de l'outil ------------------------------Le questionnaire / 100 points -----------------------p. 1 p. 4

3.

Traiter les rponses et exploiter l'analyse ----

p.15

Traiter les rponses au Questionnaire / 100 points

n

Le profil des risques DECOMPTE DES POINTS

1 10
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

1.

Caractristiques du projet Le contexte Le fonctionnement du management Le leadership du changement Les allis du projet Les contributions Les attitudes des utilisateurs Les ressources du projet Le travail en projet

2. 3. 4.

5. 6. 7.

8. 9.

10. L'histoire des projets

7 6

Total

Analyser les rponses au Questionnaire / 100 points

n

Utiliser le profil de risques pour passer l'action

PLAN D'ACTION

SECURISER Le positionnement du projet

1 10 Le management du projet et l'efficacit de l'quipe-projet 2

IMPLIQUER ET GUIDER

FIABILISER

Le management

PLAN D'ACTION

PLAN D'ACTION

7 6 METTRE SOUS CONTROLE Les perceptions des utilisateurs

PLAN D'ACTION

Analyser les rponses au Questionnaire / 100 points

n

Utiliser les profils de risques raliss par plusieurs personnes pour affiner l'analyse sur les carts de perception les plus importants

1 10 2

Confronter les points de vue sur la section

n n

analyse plus pertinente partage de l'valuation des risques

7 6

Analyser les rponses au Questionnaire / 100 points

n

Comparer le profil de risques tabli au dmarrage et celui ralis en fin de phase afin de mesurer l'efficacit des actions mises en uvre et adapter les plans d'action pour la suite

Profil de risques Dmarrage du projet

1 10 2

Profil de risques Fin de phase III

1 10 2

Zones d'action critiques :

n n

les ressources du projet les allis du projet

Revoir les plans d'action :

n

4
n

formation de l'quipe projet ( muscler) lobbying management ( rduire)

7 6

7 6