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Valeurs : INTEGRITE, PROFESSIONALISME, RESPECT DE LA DIVERSITE

Titre du poste : Grade : Type de contrat : Supervision :

Office Assistant ICS-4 FTA (dure initiale : 1 ans renouvelable selon disponibilit du budget) Charg National Administration/Finances OCHA-HAT, Mauritanie

TERMES DE REFERENCE 1. CONTEXTE

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un dpartement du Secrtariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner laction humanitaire de faon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de faon attnuer la souffrance humaine, plaidoyer pour les droits des populations dans le besoin, promouvoir la prparation et la prvention des catastrophes et faciliter la mise en place de solutions durables. Le Bureau Rgional pour lAfrique de lOuest et du Centre OCHA_ROWCA est bas Dakar, Sngal et soutient vingt-quatre pays au total. En Mauritanie, linstar de la majorit des pays de la rgion du Sahel, la raret des pluies en 2011 a t prjudiciable la production alimentaire, affectant la scurit alimentaire. Le nombre total de personnes affectes par linscurit alimentaire tant au niveau urbain que rural aurait atteint 800 000 en Juillet 2013. Le pays est confront une saisonnalit de la malnutrition aigu chez les enfants. Pendant la priode de pic de malnutrition, la prvalence de la malnutrition aigu chez les enfants est de 12% dans le pays et dpasse le seuil durgence dans sept rgions du centre de pays. En plus de linscurit alimentaire et de la malnutrition, la situation conflictuelle qui prvaut dans le nord du Mali a donn lieu des dplacements massifs vers la Mauritanie notamment dans les zones dj fortement touches par la scheresse, et o les prvisions de linscurit alimentaire sont les pires. Ainsi, OCHA_ROWCA a mis sur pied une quipe de conseillers humanitaires Nouakchott (Humanitarian Advisors Team (HAT), afin de renforcer le partenariat et les capacits de prparation et rponse aux urgences, visant soutenir la Mauritanie et tre en mesure dapporter un appui aux agences onusiennes et aux partenaires humanitaires qui assistent les populations les plus touches et les plus vulnrables.

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2. RESPONSABILITES

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Valeurs : INTEGRITE, PROFESSIONALISME, RESPECT DE LA DIVERSITE

Sous la supervision gnrale du Charg National Administration/Finances, lOffice Assistant titulaire excutera les tches suivantes : 3. Prendre les appels tlphoniques, assurer laccueil des visiteurs, prendre les rendez-vous Classer les documents Saisir les correspondances et les documents Tenir un registre du courrier (arrive/dpart) et le mettre rgulirement jour Faire des rservations de billets davion et dhtels Faire les demandes de visa au niveau des ambassades Assister le personnel dans les requtes mises (visa de sjour, logement, dplacement, divers besoins de matriel de travail, requtes de routine) Effectuer le suivi administratif (voyages, mission, fournitures de bureau, transport, ) Etablir les titres dexonration et en faire le suivi Etablir les demandes dadmission temporaire des vhicules et en faire le suivi Faire lentretien des vhicules Grer les fiches de kilomtrage des vhicules et tablir les factures de remboursement dutilisation prive des vhicules Effectuer le suivi des remboursements des appels tlphoniques privs et le recouvrement Reverser sur le compte bancaire de OCHA tous les remboursements dutilisation prive des UN assets (appels tlphoniques, kilomtrage, etc) Assurer la gestion du stock de fournitures de bureau et effectuer le suivi de sa consommation Procder au suivi de lentretien, de la maintenance et de la consommation en carburant du groupe lectrogne Faire le suivi des convocations aux runions, de la mise en place de la salle de runion, des traductions Assister lorganisation dvnements Appuyer la prparation des documents de travail (photocopie, scan, prparation des packages) Assister au processus des achats pour le bureau Sacquitter de toute autre tche juge ncessaire par la hirarchie QUALIFICATIONS REQUISES Etude secondaires (niveau Bac serait un atout) Diplme en bureautique ou quivalent Avoir un minimum de 4 5 annes dexprience professionnelle dans le domaine de lAdministration ou du Secrtariat Maitriser loutil informatique (Word, Excel, Power Point, Internet) Avoir la matrise du Franais (crit, parl) La connaissance de lAnglais serait un atout. Lexprience du systme des Nations Unies serait un atout. 2

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4. VALEURS et COMPETENCES CLES Valeur -

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Valeurs : INTEGRITE, PROFESSIONALISME, RESPECT DE LA DIVERSITE

Intgrit : le poste requiert une adhsion aux valeurs des Nations-Unies qui sont limpartialit, lquit, lhonntet et la bonne foi, notamment dans lactivit et le comportement quotidiens. Comptences

Professionnalisme : les activits du HAT Mauritanie concernent les affaires humanitaires srieuses dans des circonstances critiques. Une attitude fortement professionnelle est exige tout moment, de mme quune capacit de travailler sous pression et une volont de voyager, mme dans des zones recules. Orientation client : lune des exigences de ce poste est de disposer de relles aptitudes fournir un service fiable et dmontrer une excellente pratique de la conduite. Le contact facile, la courtoisie et le sens du tact sont primordiaux. Esprit dquipe : le poste requiert une collaboration avec ses collgues afin datteindre les objectifs fixs et tre laise dans un environnement multiculturel.

5.

Candidature

Les personnes intresses enverront leurs dossiers de candidature (lettre de motivation + formulaire P.11 entirement rempli et sign) ladresse suivante : OCHA (Bureau de la Coordination des Affaire Humanitaires)-Nouakchott Villa n 181 lot K, 35 rue 42-141 Tevragh-Zeina, LAncien Bureau de la FAO BP : 620 Nouakchott/Mauritanie Les candidatures fminines sont fortement encourages.

Date limite des dpts des candidatures : 7 jours aprs la publication du poste Seul(e)s les candidat(e)s prslectionn(e)s seront contact(e)s.

NB : Merci de noter que le HAT-Mauritanie est dans un environnement non-fumeur