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Conformit Licences

Les risques en valent-ils la peine ?

La gestion des actifs logiciels

ditorial
lheure de la migration des systmes dinformations vers la toile et de la consumrisation dune informatique de plus en plus nomade et mondialise, il nous a sembl fondamental de mettre laccent sur la Gestion des Actifs Logiciels (aussi nomme SAM pour Software Asset Management). Toute organisation se doit en effet de considrer ses actifs logiciels comme des actifs stratgiques, facteurs de comptitivit et de performance. Elle doit donc les grer au mieux, de manire large et permanente, dans le respect de la proprit intellectuelle et des droits dutilisation des licences logicielles quelle a acquises. Les bnfices associs une bonne Gestion des Actifs Logiciels sont nombreux alors que leur gestion hasardeuse est un facteur multiplicateur de risques pour lorganisation mais aussi pour ses dirigeants. Les enjeux conomiques, financiers, juridiques mais aussi humains sont majeurs en particulier dans le contexte dune optimisation permanente des outils et des ressources pour favoriser la croissance ou largir les services rendus. Ce document est destin toutes les personnes des entreprises prives ou des organisations publiques qui sont sensibilises la question de la Gestion des Actifs Logiciels. Les populations concernes sont larges, des Services Informatiques aux Achats, en passant par les Directions Administratives et Financires, les Directions Gnrales mais aussi les Ressources Humaines. Tous ces services ont grer collectivement la bonne adquation entre des collaborateurs aux besoins multiples et volutifs et des solutions logicielles varies. Avec une ambition majeure: leur garantir tout moment et en tout lieu un niveau de satisfaction lev et leur permettre de gagner en efficacit. Nous avons voulu ce livre blanc sur le Gestion des Actifs Logiciels le plus simple et le plus didactique possible. Vous y trouverez des conseils et recommandations, une prsentation de lapproche mthodologique que propose Microsoft, fonde sur le travail de lOrganisation Internationale de Normalisation sur la norme SAM ISO 19770, des outils et des suggestions pour aller plus loin. Nous vous invitons galement vous appuyer sur nos partenaires Microsoft certifis SAM qui ont la capacit et les comptences requises pour vous accompagner et vous aider grer au mieux vos actifs logiciels. En vous souhaitant une bonne lecture et une excellente Gestion de vos Actifs Logiciels, si stratgiques pour la russite de chacun et de tous.

Sommaire
Quelles sont les problmatiques majeures associes la gestion des actifs logiciels? ......................................................................................................................................................................................... 4 Pourquoi les actifs logiciels mritent-ils un traitement particulier? ................................................................. 6 Ne pas grer au mieux ses actifs logiciels: quels risques prend-on? ............................................................. 9 En quoi consiste un projet de gestion des actifs logiciels? ..................................................................................... 11 Quels sont les principes mthodologiques recommands par Microsoft en matire de gestion des actifs logiciels? ............................................................................................................................. 14 Quels sont les outils facilitant la gestion des licences recommands par Microsoft? ................................................................................................................................................................................................... 17 Quels sont les bnfices dune bonne gestion des actifs logiciels pour une organisation? ........................................................................................................................................................................... 20 Comment les partenaires Microsoft peuvent-ils vous aider? .............................................................................. 22 Conclusion ............................................................................................................................................................................................................ 23 Comment aller plus loin? ....................................................................................................................................................................... 24 Si vous tes ...................................................................................................................................................................................................... 27 Forum aux questions .................................................................................................................................................................................. 28

Directeur Conformit - Microsoft France Prsident France de la BSA1 | The Software Alliance
1. BSA l The Software Alliance (www.bsa.org) est le premier dfenseur des intrts de lindustrie logicielle dans le monde. Il sagit dune association dentreprises multinationales qui investissent chaque anne des milliards de dollars dans le dveloppement de solutions logicielles garantes de dynamisme conomique et de progrs social. Au travers de ses relations avec les gouvernements, de mesures de protection de la proprit intellectuelle et dinitiatives pdagogiques, BSA l The Software Alliance sefforce dinstaurer un climat de confiance dans les nouvelles technologies du numrique pour runir les conditions de linnovation et de la croissance future.

Franois Rey

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Quelles sont les problmatiques majeures associes la gestion des actifs logiciels?
Pour une entreprise la gestion de ses logiciels a toujours t une question fondamentale, complexe et onreuse. Fondamentale, car sans logiciels (bureautique ou mtier) aucune entreprise ne peut se dvelopper, complexe car les modes dachats et les programmes de licences varient dun diteur un autre1, onreuse car le cot des logiciels peut dpasser de beaucoup celui de la machine et car il faut ajouter le cot des mises jour, des maintenances et des volutions produits.

Les derniers dveloppements en matire de Cloud Computing et de consumrisation de linformatique sont des nouvelles volutions qui ne vont pas faciliter la gestion des licences logicielles.

De manire schmatique, il est courant de trouver en entreprise des logiciels acquis de diffrentes manires. Lencadr ci-contre, dcrit brivement les principaux modes de licences Microsoft. Cela peut augmenter la difficult apprhender les logiciels comme un vritable actif au sein de lentreprise. Or, cest ce titre, que les logiciels mritent une attention particulire de la part des responsables des organisations.
Les diffrents modes dachat de licences Microsoft Une licence logicielle Microsoft est un droit dusage dun logiciel donn, pas un droit de proprit sur le logiciel lui-mme. Il existe essentiellement 4 moyens dutiliser une licence: 1. B  otes (achetes en magasin, installer manuellement) 2.  Licences OEM (logiciel prinstall sur un PC, une tablette, un serveur, un tlphone) 3.  Achats en volume (achets auprs dun revendeur, dmatrialiss, gestion globale) 4. A  cquisition en mode Cloud (en self-service et en fonction de lusage qui en est fait) Les rgles dutilisation varient normment en fonction des modes dacquisition. Il nest pas rare den trouver un panachage au sein des entreprises.

Pourtant, face cet environnement, la gestion des actifs logiciels (ou SAM: Software Asset Management) nest pas toujours perue comme une ncessit.  Do vient ce paradoxe?  Quels sont les risques ne pas traiter les logiciels comme des actifs spcifiques (ce ne sont pas des consommables)?  Quels sont les bnfices tirer dune gestion des logiciels plus pousse?  Quelles sont, dans lenvironnement Microsoft, les solutions disponibles pour mettre en place une gestion effective des actifs logiciels?  Comment mettre en place un plan daction?  Comment dfinir des objectifs pertinents et ralistes? Nous vous proposons de rpondre ces questions (et quelques autres) dans ce document.

Quest-ce que le Cloud Computing? La dfinition du National Institute of Standards and Technology (NIST) est particulirement explicite: le Cloud Computing est laccs via un rseau, la demande et en libre-service, des ressources informatiques partages configurables. Le mot Cloud, qui signifie nuage en anglais, correspond limage gnralement utilise dans le monde informatique pour symboliser le rseau Internet. Langlicisme Cloud Computing est largement utilis en France mais on parle aussi dinformatique en nuage, dinformatique dmatrialise, ou mme dinfonuagique.

1. Et peuvent mme savrer difficile comprendre.

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Pourquoi les actifs logiciels mritent-ils un traitement particulier?
Il est sans doute bon de rappeler ce quest un logiciel par rapport la licence associe, celle-ci formalisant les droits et les conditions dutilisation de ce programme. Lauteur dun logiciel en reste le propritaire et en accorde un droit dutilisation rglement. La licence dutilisation formalise le fait que lutilisateur dun logiciel doit respecter un certain nombre de rgles dutilisation (applicable galement lacquisition de musique ou de vido). Il ne peut pas librement copier, donner (mme sans contrepartie aucune) ou vendre les logiciels pour lesquels il a acquis un droit dutilisation.

Un actif essentiel
Au mme titre que nimporte quel autre actif, une organisation doit aujourdhui grer lensemble des logiciels quelle utilise. Tout dabord, les logiciels reprsentent des actifs stratgiques dont tout dfaut de fonctionnement peut directement et rapidement impacter de faon ngative la bonne marche des organisations. Par ailleurs, parce quen tant quinvestissement important, il faut pouvoir en justifier lusage vis--vis des actionnaires et de leurs reprsentants (pour les entreprises prives) ou autorits de contrle (pour les organisations publiques). Les mthodes (et la littrature) sattachant guider les organisations dans la mise en place dune infrastructure adapte sont innombrables. Mais au-del de larchitecture informatique proprement parl, il faut aussi aborder la question de la gestion des droits dutilisation des logiciels utiliss. Cette ncessit se matrialise par lintrt que lui portent des organismes internationaux de normalisation, comme lAFNOR ou lISO1, ou de recensement de bonnes pratiques comme ITIL2. Depuis 2011, lAFNOR a travaill sur un guide dapplication de la norme SAM ISO/IEC 19770-1:2012, avec la participation de la BSA | The Software Alliance et dautres socits membres de la commission de normalisation sur lingnierie du logiciel. Ce guide, que lAFNOR a publi en avril2013, fournit aux entreprises un ensemble de rgles mettre en place pour une gestion optimale de leurs actifs logiciels.

LISO a depuis 2006 mis en place un comit autour de la normalisation de la gestion des actifs logiciels. Cette norme est structure en 3 livrables dont deux sont disponibles. Le premier standard, ISO 19770-1 (rvis en 2012) traite des processus relatifs au SAM. Le second ISO 19770-2 se concentre sur lidentification des logiciels au moyen des tiquettes didentification des logiciels (SWID).

Un actif diffrent

De nombreuses caractristiques du logiciel le rendent diffrent des autres actifs grs par les organisations. Immatriel: le caractre immatriel du logiciel le rend parfois difficile localiser, identifier, sauvegarder, voire scuriser en termes dusages ou de modifications ventuelles. Les logiciels partagent cette caractristique avec lensemble des biens et services lis la proprit intellectuelle. Ils partagent donc avec eux la menace essentielle de violation de la proprit intellectuelle, pour laquelle une lgislation spcifique sest dveloppe. Avec lavnement du cloud, cela peut savrer encore plus compliqu (surtout lorsque vont cohabiter plusieurs modes de licences). Omniprsence du logiciel: dans une organisation, il est difficile de cantonner a priori le logiciel certaines fonctions ou postes de travail. Il sagit dun des actifs de lentreprise qui se trouve le plus rpandu au sein de lorganisation. La difficult pour lentreprise inventorier cet actif est donc encore plus grande. La multiplication des terminaux (PC, portables, netbooks, tablettes, tlphones intelligents etc.) en rajoute dans cette difficult.

Vecteur de risques: depuis sa cration, le logiciel a t lobjet de comportements illicites ou illgaux. Aux attaques virales il faut ajouter le phishing, le spamming etc. autant de menaces directes pour le bon fonctionnement dune organisation (voire parfois des atteintes son existence mme). Toutes ces menaces sont porteuses de risques de perte de donnes ou daccs frauduleux des donnes sensibles. Ce risque implique la ncessit de mettre en place une gestion des actifs logiciels. Il existe aussi une autre caractristique qui diffrencie les logiciels: lextrme appropriation du poste de travail par son utilisateur. Outre la personnalisation de lespace de travail, cela peut aller jusqu lutilisation de logiciels trangers lentreprise. Sur les tablettes, le phnomne li au tlchargement dapplications en est le dernier avatar. La tendance irrpressible la consumrisation de linformatique personnelle modifie la perception et les attentes des utilisateurs en entreprises concernant leur poste de travail et les logiciels qui y sont installs.

Le challenge pour toute organisation est donc de mettre en place une gestion efficace de cet actif, tout en conservant ce caractre personnel qui contribue lappropriation de loutil par les utilisateurs.

1. LISO est une organisation non gouvernementale sans but lucratif compose de membres qui sont les organismes nationaux de normalisation de 163 pays. Nos membres, qui jouent un rle essentiel dans notre mode de fonctionnement, se runissent une fois par an pour une Assemble Gnrale qui dcide des objectifs stratgiques. 2. ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ITIL est une collection de livres qui recense, synthtise et dtaille les meilleures pratiques pour une direction informatique. Lobjectif est dtre le fournisseur de Services bass sur linformatique au sein de lentreprise plutt que le traditionnel fournisseur de ressources techniques informatiques. En pratique, ITIL contient des recommandations concernant par exemple, la gestion des incidents, la gestion des changements, des configurations, ainsi que la gestion des actifs logiciels. ITIL est le fruit du travail de lOffice of Government Commerce (OGC) britannique, et est aujourdhui trs largement reconnu par la communaut informatique, dont les solutions mettent en uvre les recommandations des diffrentes composantes dITIL.

Gestion des actifs logiciels: une dfinition

La gestion des actifs logiciels (SAM - pour Software Asset Management) concerne tous les stades de leur cycle de vie dans lorganisation: - Lacquisition. - Le dploiement. - Le support aux utilisateurs. - Ladministration. - Le dploiement de correctifs et/ou nouvelles versions De faon trs concrte, un projet SAM dans une organisation permet: - De savoir ce qui est lgalement install. - Dacqurir seulement ce dont on a besoin. - Dutiliser au mieux les licences acquises ( tous les tapes de leur cycle de vie). Un projet SAM est donc une activit structure et continue avec des vrifications et des bilans intervalles rguliers.
La dfinition de lITIL fait autorit: Toutes les infrastructures et processus ncessaires pour piloter, contrler et protger efficacement les logiciels dans une organisation tous les stades de leur cycle de vie.

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Ne pas grer au mieux ses actifs logiciels: quels risques prend-on?
Ne pas grer ses logiciels ou mal le faire cest exposer son organisation 3 grandes familles de risques: 1. Risques techniques et de scurit, 2. Risques financiers, 3. Risques lgaux et dimage.

Gestion des actifs logiciels et liens avec les Systmes dInformation

Grer ses logiciels comme un actif cest aussi participer une rflexion dinfrastructure informatique. La scurit du Systme dInformations (SI): il nexiste pas de politique efficace de gestion des actifs logiciels sans scurit du SI lui-mme. En effet, si un hacker peut sintroduire dans le systme (piratage de liste des clients, de secrets de fabrication, subtilisation dinformations confidentielles) ou si une attaque virale peut infecter le rseau et les postes de lentreprise (destruction dinformations clients, effacement de donnes financires ou comptables, ou attaque des donnes des utilisateurs sur leur systme de messagerie lectronique), cest parfois lexistence mme de lorganisation qui peut sen trouver menace. La dfinition dune stratgie de gestion des actifs logiciels doit donc sappuyer sur un environnement scuris, la priphrie (pare-feu, blocage de SPAM) comme au centre (anti-virus). Le management du Systme dInformations (SI): grer des actifs logiciels ncessite des principes, des processus et des outils qui peuvent tre partags avec les pratiques de gestion du SI au sens large. Parmi les lments qui vont mutuellement enrichir la gestion du SI et des actifs logiciels, on peut citer linventaire, la remonte dalertes, la capacit intervenir sur un poste de travail ou un serveur (mise jour, maintenance, support utilisateurs), la gestion des changements, lanalyse du taux dusage
En rsum, savoir quels sont les logiciels lgalement installs, nacqurir que ceux dont on a besoin et utiliser au mieux les licences acquises ( toutes les tapes de leur cycle de vie) cest faciliter la protection de son infrastructure informatique et fournir des donnes pour des choix dinvestissements (en version, en dition, en mode dachat).

Les risques techniques et de scurit

Labsence de gestion des actifs logiciels reprsente une porte ouverte tous types de menaces extrieures. En effet, une organisation qui ne matrise pas son parc logiciel ou le caractre lgal des licences quelle acquiert ou dtient naura pas les moyens suffisants de se protger contre les menaces que reprsentent les diffrentes formes de logiciels malveillants ou les intrusions inopportunes. De mme, en cas de panne informatique, une entreprise ne pourra bnficier dune quelconque assistance pour la partie de son parc informatique qui reste non conforme.

Les risques financiers

En dehors du cot associ la rgularisation des licences ventuellement manquantes, le premier risque est bien sr celui li lapplication des dcisions de justice rendues. Il ne faut pas par ailleurs sous-estimer les consquences financires de lindisponibilit partielle ou totale du Systme dInformations ou celles conscutives la perte de donnes. Le montant rclam par les tribunaux lors dactions menes en justice atteint rgulirement 3 fois le prjudice commercial constat! Le cot de non-fonctionnement dun Systme dInformations est estim par la BSA | The Software Alliance 5 10 fois le montant des dommages et intrts rclams par un tribunal.

Les risques lgaux et dimage

La lgislation est trs claire en ce qui concerne lutilisation frauduleuse des logiciels dans une entreprise; les peines encourues sont importantes, en termes damendes mais aussi demprisonnement. Ce type de sanctions peut videmment causer des dgts importants limage et la rputation de lorganisation en cause. Il est intressant de noter sur ce point, que lutilisation frauduleuse de logiciels par une entreprise, peut tre assimile de la concurrence dloyale vis--vis de ses concurrents. En outre, en matire de contrefaon, il incombera lentreprise de dmontrer elle-mme sa bonne foi.
La violation des droits sur un logiciel est sanctionne de la mme faon que la violation dun droit dauteur. Les peines prvues par les articles L.335-2 et L.335-3 du Code de la proprit intellectuelle sont:  Personnes physiques: 300000 damende et 3 ans demprisonnement.  Personnes morales: 1500000 damende et 3 ans demprisonnement.  Bandes organises: 500000 damende et 5 ans demprisonnement.  Des Dommages et Intrts en jugement civil.

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En quoi consiste un projet de gestion des actifs logiciels?
La bonne gestion des actifs logiciels (ou SAM pour Software Asset Management) est articule autour de deux principes fondamentaux: 1.  La connaissance de son parc de licences logicielles. Au travers dun bilan de conformit, lorganisation sassure de la correspondance entre licences acquises et licences utilises. 2.  La mise en place dune politique de gestion des actifs logiciels au travers de rgles, procdures et outils adapts. Lexistence et la matrise de cette stratgie permettent de sassurer que les investissements logiciels raliss par lorganisation se font au meilleur cot et en ligne avec les besoins rels. Trop souvent, la premire dimension (souvent assimile un audit ou rsume par la mise en place dun outil dinventaire) est la seule que lentreprise accomplira, et ce de manire ponctuelle et sporadique. La seconde est tout aussi importante, puisque se basant sur les conclusions de la premire phase, elle permet une approche dynamique et des dcisions dinvestissement. Cette approche en deux principes nest pas propre un acteur du march ou un autre. Elle est reconnue par lensemble du secteur informatique1.

tude de la BSA | the software alliance sur le taux de piratage des logiciels en France:
TAUX DE PIRAtAGE France Europe de lOuest Union Europenne Global 37% 32% 33% 42% VALORISAtION POUR 2011 (en millions de dollars) $2,754 $13,749 $14,433 $63,456

1. L  e travail ralis autour de la norme ISO 19770 ou les prconisations de lITIL en sont une illustration.

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La connaissance du parc logiciel

Lobjectif de cette phase est de disposer dun bilan de conformit de son parc logiciel, jour, fidle la ralit du terrain. Linventaire est au cur de ce bilan. En effet, sans identification prcise des actifs logiciels possds et/ou dploys par lorganisation, toute stratgie de gestion de ces mmes actifs est voue lchec. Linventaire doit fournir les informations sur les logiciels effectivement dploys dans lentreprise, ainsi que les licences acquises au travers des diffrents canaux et modes de licences (achat avec des PCs, des tablettes, des serveurs, des tlphones, programmes de licences spcifiques aux diffrents diteurs). Il sagit bien sr de rapprocher le nombre et le type de licences installes dun inventaire des licences acquises.
Deux actions raliser: tape 1: rpertorier les logiciels installs. tape 2: contrler les logiciels et les licences (cest--dire comparer linventaire physique des licences et les droits dutilisation acquis, y compris pour les licences non comptabilisables par un outil, comme les licences daccs client ncessaires pour un poste se connectant un serveur).

La stratgie de gestion des actifs logiciels

Au-del des consquences immdiates que la phase prcdente implique, il y a lieu de sinterroger sur les causes des erreurs et les moyens dviter quelles ne se reproduisent. Cest le but de cette seconde phase. La connaissance fine de son parc logiciel permet de se poser un certain nombre de questions: C  omment mettre en place une stratgie de gestion des actifs logiciels?  Sur quels domaines lorganisation doit-elle faire porter ses efforts damlioration en particulier?  Comment identifier les processus qui prsentent des dfauts?  Quels moyens (humains, technologiques, financiers) peut-on y consacrer?

qui sadresse un projet SAM?

Un projet SAM (Software Asset Management) sadresse toutes les organisations quelle que soit leur taille ou leur secteur dactivit. La taille du parc informatique na pas dincidence sur les principes dune bonne gestion des licences logicielles. En revanche, cela peut avoir un impact sur la dure et lorganisation des inventaires (phase A) ainsi que sur les politiques mises en place et leur diffusion (phase B).

Larticulation dun projet SAM

Afin de suivre les deux principes moteurs dune saine gestion des licences logicielles, il conviendra de suivre les quatre tapes suivantes:
tape 1 rpertorier les logiciels tape 2 contrler les logiciels et les licences tape 3 dfinir la politique et les procdures tape 4 laborer un plan de gestion des licences Inventaire des logiciels pour connatre la situation exacte des logiciels au sein de lorganisation. Comparaison des logiciels installs aux licences existantes. Mise en place dune politique claire et des procdures de qualit pour rgir lusage des logiciels et lacquisition des licences. laboration dun plan dactions pour lavenir et prparation dun nouvel inventaire

Combien de temps dure un projet SAM?

Un certain temps Ce nest pas seulement une boutade. Un projet SAM est en effet un processus continu (phase A puis phase B puis phase A pour vrification etc.). Trop souvent les entreprises se contentent dune action ponctuelle de vrification et de correction, de dure variable en fonction du primtre et des produits concerns. En ralit les tapes 1 et 2 ne sont que le commencement oblig. On veillera ne pas dpasser le mois pour une tape dinventaire (au-del les donnes risquent dtre fausses par des ajouts de nouvelles licences). On peut au besoin dfinir des primtres restreints afin de raliser cette phase en de multiples phases1. Il nest pas rare que les tapes 3 et 4 soient en dfinitive plus longues que les deux premires tapes car la mise en place de bonnes pratiques peut ncessiter des arbitrages difficiles entre plusieurs services. Plus une organisation sera complexe et de dimension importante plus le temps ainsi que les ressources ncessaires la ralisation dun projet SAM seront importants.

Phase A

Phase B

Rpertorier les logiciels

Au cur de cette phase, il faudra raliser deux actions essentielles: tape 3: dfinir la politique et les procdures tape 4: laborer un plan de gestion des licences

Un projet SAM ne dpend pas non plus de lactivit de lentreprise mme si certaines industries ont particulirement intrt minimiser au maximum les risques de non-conformit (Finance, Dfense, Tlcommunication, Vente en ligne etc.).

laborer un plan daction

Comparer licences et logiciels

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Dfinir une politique ce stade, il est important de prciser que cette dmarche est continue. En effet lvolution continuelle dun parc informatique ncessite de revisiter rgulirement la phase A. Les hommes tant faillibles, il y a lieu de modifier et damliorer continuellement la phase B.

1. Il sagit l, typiquement dune dcision prise lors de ltape 4. Ceci afin dillustrer linterpntration entre les 4 diffrentes tapes dun projet SAM.

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Le modle doptimisation SAM

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Quels sont les principes mthodologiques recommands par Microsoft en matire de gestion des actifs logiciels?
Microsoft est convaincu que la performance et lefficacit dun Systme dInformations (quel quil soit1) reposent sur une gestion au plus prs de ses logiciels. De faon continue, Microsoft contribue la rdaction des normes et des procds les plus innovants. Au cur de la mthodologie propose par Microsoft, figure le modle doptimisation SAM et lensemble des services SAM associs et formaliss par Microsoft. Le modle doptimisation identifie 4 niveaux de pratiques de gestion des actifs logiciels, du plus sommaire (Basique), au plus complet (Dynamique). Les services SAM sont des approches mthodologiques formalises par Microsoft et partages avec des partenaires de Microsoft engags de faon systmatique et professionnelle autour des problmatiques SAM.

Le modle doptimisation SAM1 (ou SOM pour Software Optimization Model) est bas sur le modle doptimisation de linfrastructure (OI) introduit par Microsoft pour valuer linfrastructure informatique dune entreprise, dans le but de la rendre plus scurise, plus simple administrer, et au

final de sassurer de son alignement avec les stratgies de lorganisation. Loptimisation de la gestion des actifs logiciels est donc aligne avec le modle doptimisation de linfrastructure informatique, modle aujourdhui connu et mis en uvre par de nombreux clients et partenaires.

Le tableau ci-aprs rsume les niveaux de matrise atteignables (selon la norme ISO).
Qualification de la pratique SAM
Peu de contrle sur le taux et le lieu dutilisation des actifs. Stratgies, procdures, ressources et outils quasi inexistants Des procdures SAM, des outils et un rfrentiel de donnes existent. Les informations ne sont pas assez exhaustives et prcises pour tayer la prise de dcision Une vision, des stratgies, des procdures et des outils permettent dadministrer le cycle de vie des logiciels. Des donnes fiables aident grer les actifs selon les objectifs de lentreprise volution en quasi temps rel au rythme des besoins. Atout concurrentiel tout au long de la gestion du parc logiciel

Niveau de maturit SAM atteint

Basique

La mthodologie SOM vise atteindre deux objectifs: 1. I dentifier comment se positionnent les pratiques de lorganisation en termes de SAM: pour cela, lorganisation doit valuer ses pratiques, dans 10 domaines dexpertise. 2.  Proposer des lments damlioration pour progresser vers le niveau suprieur.

Standardis

Rationalis

Dynamique

Les domaines dexpertise de loptimisation SAM sont directement inspirs de la norme ISO 19770-1.
Catgories ISO 19770-1 Gestion de lentreprise Processus dinventaire SAM Processus de vrification SAM Gestion de lexploitation et interfaces Interfaces avec les processus du cycle de vie Domaines dexpertise SAM 1. Gestion du parc logiciel dans lensemble de lorganisation 2. Plan damlioration SAM 3. Inventaire des quipements et des logiciels 4. Exactitude de linventaire 5. Informations sur les droits des licences 6. valuation priodique 7. Interfaces avec lexploitation 8. Processus dacquisition - 9. Processus de dploiement 10. Processus de mise au rebut

Le modle doptimisation SAM2 se veut un outil de diagnostic, permettant didentifier les zones fortes et faibles de la dmarche de gestion des actifs logiciels. Ce nest pas un outil dinventaire.

1. Le SAM nest pas rserv aux seules grandes entreprises 2. Pour plus dinformation sur le modle doptimisation SAM, vous pouvez vous reporter la page25.

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Service SAM: le SAM Baseline

Cette mission sattache rpondre la question: Avons-nous une connaissance prcise des carts identifis et donc corriger en cas de dficit de licences? Le SAM Baseline1 est une initiative favorisant une dmarche SAM plus globale et qui permet de prciser la situation au regard:  des licences actuellement installes,  des changements de mode dacquisition et des diffrentes rgles dutilisation des licences,  des licences dont on a besoin la fin dune anne dans le cadre dun plan dachat annualis de licences Microsoft (ou True-up).
Les informations dont on dispose la fin dune mission de SAM Baseline sont notamment linventaire des licences Microsoft dployes, son rapprochement avec les licences acquises, lidentification des carts et des points-cls amliorer dans la gestion des actifs logiciels.

Service SAM: le SAM Assessment

Cette mission sattache rpondre la question : Avons-nous un diagnostic oprationnel des axes damlioration de notre gestion des actifs logiciels? Le SAM Assessment1 est une initiative qui permet dexaminer et dvaluer les processus SAM mis en place au sein de lorganisation tels que les politiques dachat et de gestion, les outils et ressources utiliss, les points damlioration identifis et les plans daction correspondants. Une bonne matrise du modle doptimisation SAM est ncessaire.

Service SAM: le SAM Deployment Planning

Cette mission sattache rpondre la question: Avons-nous une stratgie et un plan dactions dfini pour amliorer notre gestion des actifs logiciels? Le SAM Deployment Planning1 est une initiative permettant une organisation de progresser dans ses niveaux de maturit SAM. Il ncessite une bonne matrise du modle doptimisation SAM et des outils dcrits au chapitre 6.

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Quels sont les outils facilitant la gestion des licences recommands par Microsoft?
Indpendamment du modle doptimisation (qui est utilis couramment par de nombreuses organisations) et des services SAM (qui sont des initiatives normalises utilises par tous les partenaires SAM de Microsoft dans le monde), Microsoft propose aujourdhui un ensemble de solutions qui vont soit:  contribuer directement la bonne gestion des actifs logiciels des organisations (les solutions dinventaire et de rconciliation des licences acquises par rapport celles dployes)  soit permettre indirectement la mise en place de bonnes pratiques de gestion du Systme dInformations (solution dadministration du SI), ou le renforcement de la scurit (solutions de scurit).

Les informations dont on dispose la fin dun SAM Assessment sont: le recensement des process SAM en place et leur valuation par rapport au modle doptimisation SAM, lidentification des axes damlioration et des retours sur investissements potentiels.

Les informations dont on dispose la fin dun SAM Deployment Planning sont: la mise en place dune assistance au dploiement de process et de technologies SAM visant amliorer les dploiements, la mesure, linventaire et le contrle des technologies Microsoft.

1. P  our plus dinformation sur le SAM Baseline, le SAM Assessment ou le SAM Deployment Planning, vous pouvez vous reporter la page26.

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Les solutions dinventaire

Quil sagisse de linventaire initial (lors de la prise de dcision dengager une mission SAM), mais aussi de linventaire rgulier (effectu tout au long de la vie des logiciels), plusieurs solutions sont proposes par Microsoft (au travers des partenaires SAM) afin de russir au mieux cette tape vitale quest linventaire. Parmi les plus utilises citons:
Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit Le MAP Toolkit est un outil gratuit, conu pour aider suivre lutilisation des logiciels pour les produits suivants: Windows Server Exchange Server SQL Server SharePoint Server Lync Server System Center Configuration Manager Forefront Endpoint Protection Manager Systems Management Server (SMS) Active Devices and Users Le MAP Toolkit est un outil destin simplifier et rationaliser le processus de planning de linfrastructure IT grce divers scnarios, la dcouverte automatise des logiciels et divers outils dvaluation. Le MAP Toolkit inventorie les outils systmes, les systmes de gestion de base de donnes, les logiciels et certaines caractristiques matrielles; il permet de dterminer le degr de dploiement des logiciels Microsoft et de mesurer la capacit de linfrastructure migrer vers les dernires technologies disponibles. Le MAP Toolkit permet ainsi de rduire les cots de gestion des actifs logiciels. System Center Configuration Manager (SCCM) Destin aux entreprises de plus grande taille, System Center Configuration Manager est une solution dadministration (changements et configurations) de parc informatique fournissant des fonctions de gestion de parc (matriels et logiciels), de tldistribution des applications et des mises jour de scurit et de support distance des postes et serveurs. Concernant plus particulirement la gestion de parc, SCCM offre les fonctions suivantes:  Inventaire logiciel et matriel dtaill (avec intgration des technologies issues du rachat de la socit AssetMetrix, apportant une base de plus de 430000 applications rfrences et classes par catgories).  Surveillance de lutilisation des applications (avec prise en charge des services de terminaux). P  lus de 120 rapports prdfinis sont proposs, couvrant linventaire matriel et logiciel ainsi que ltat des ordinateurs et la progression du dploiement des logiciels. Windows Intune Windows Intune est une solution de gestion des PC et des appareils mobiles disponible dans le Cloud. Cette solution, accessible depuis nimporte quel appareil intgre les fonctionnalits suivantes:  Gestion des priphriques pour permettre aux salaris en dplacement, travaillant distance ou en poste dans des sites distants, de travailler dans un environnement plus scuris avec les appareils qui rpondent le mieux leurs besoins.  Gestion des mises jour du systme, des logiciels et des applications, dfinition des stratgies de scurit et suivi des tats distance o que vous vous trouviez.  Mise disposition dapplications mtiers pour les utilisateurs, au travers dun portail dentreprise. Avec Windows Intune il est possible de raliser des inventaires logiciels et matriels (obtenir des informations sur lusage, lemplacement ainsi que la prsence de logiciels nonapprouvs) mais aussi de grer les licences Microsoft en synchronisant les informations de Microsoft Volume License Service (MVLS). Note: Windows Intune intgre dsormais la fonctionnalit dAsset Inventory Service (AIS) prcdemment intgre dans Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP).

Les solutions dadministration

Microsoft System Center est avant tout destin faciliter la gestion dune infrastructure informatique. Ces solutions aident mettre en place les projets de gestion des configurations, changements, oprations, incidents et problmes au sein de votre collectivit, dans un environnement physique ou virtuel. La gamme de produits System Center simplifie les oprations et les changements, rduit les dures de dpannage et amliore les capacits de planification au sein de votre organisation dans une optique de rduction des cots. Microsoft System Center aide grer les environnements informatiques (quils soient des datacenters traditionnels, des Clouds privs et publics, des ordinateurs clients ou des priphriques). Microsoft System Center capture et agrge les connaissances au sujet des systmes, des rgles, des processus et des bonnes pratiques afin doptimiser linfrastructure pour rduire les cots, pour amliorer la disponibilit des applications, et pour amliorer la fourniture de service.

Les solutions pour renforcer la scurit

Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM):  Des outils, des processus et une infrastructure consolide, pour repenser lefficacit et rduire le cot de possession des terminaux de lentreprise;  Une vue unifie des informations de scurit et de configuration, pour faciliter lidentification et llimination des vulnrabilits.

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La connaissance du parc logiciel

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Quels sont les bnfices dune bonne gestion des actifs logiciels pour une organisation?

Fates des conomies ou au moins, utilisez mieux lenveloppe budgtaire consacre aux logiciels - Servez-vous des licences dj achetes - Nachetez que les licences dont vous avez vraiment besoin - Sachez exactement combien de licences vous pouvez utiliser (en version et en dition) - Ayez une vision plus globale pour mieux ngocier les tarifs

Soyez plus tranquille face aux risques technologiques - Rduisez les risques dattaques virales ou dintrusions mal intentionnes - Renforcez vos firewall et pratiques de scurit - Sauvegardez de faon optimale vos donnes critiques

Augmentez la satisfaction de vos employs - Obtenez les bonnes informations avant de faire des choix dachat - Rduisez les cycles dacquisition

Optimisez le dploiement des logiciels - Identifiez instantanment les besoins en mise jour ou en migration - Automatisez plus simplement les mises jour - Najoutez que les licences dont vous avez vraiment besoin

Soyez plus tranquille face aux risques juridiques - Sachez rapidement (voire automatiquement) la taille de votre parc - Rduisez le nombre de tlchargements de logiciels non-approuvs - Suivez les niveaux dutilisation et les comportements

Progressez en efficacit - Sachez quels logiciels vous possdez, pourquoi et o ils sont afin de prendre des dcisions appuyes sur des informations chiffres, prcises et relles. - Slectionnez ce dont vous avez besoin - liminez correctement ce dont vous navez plus lusage

Rduisez les cots de support - Sauvegardez et maintenez plus simplement et de faon plus clairvoyante les logiciels installs - Standardisez vos profils utilisateurs

Amliorez la productivit des utilisateurs - Uniformisez les versions logicielles en service pour plus de compatibilit et une meilleure formation

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Comment les partenaires Microsoft peuvent vous aider?
Pour accompagner les organisations de toute taille dans une dmarche de gestion des actifs logiciels, des partenaires Microsoft ont dvelopp des comptences et des offres spcifiques autour du SAM, au travers doffres de services et doutils ddis la gestion des actifs logiciels. Ces comptences permettent de vous accompagner tout au long du cycle de vie de votre projet SAM, notamment au travers de la mise en uvre de la mthodologie doptimisation SAM dcrite prcdemment. Microsoft consacre normment de ressources et dinvestissements pour dvelopper les comptences de ses partenaires en matire de gestion des actifs logiciels. Ainsi depuis 2010 les partenaires Microsoft certifis SAM sont mme de vous proposer des Services SAM tels que les missions dcrites en amont que sont le SAM Baseline, le SAM Assessment ou le SAM Deployment Planning. Les partenaires Microsoft les plus engags bnficient dune certification SAM spcifique, attestant de leurs comptences et de leur professionnalisme dans ce domaine.

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Conclusion
La gestion des actifs logiciels ou SAM ne se rsume pas la seule question de la conformit des licences. Elle concerne en effet, plus largement, la question de la protection dun actif stratgique pour lorganisation, facteur de comptitivit quil est donc important de pouvoir grer au mme titre que les autres actifs. La gestion des actifs logiciels doit tre apprhende comme lopportunit dacqurir les produits et licences associes au juste cot, en quantit correspondant aux besoins actuels et futurs de lorganisation et au travers du mode de licence le plus adapt son volution (installes sur sites ou dployes dans le Cloud). Pour vous y aider, Microsoft intgre cette dimension dans lensemble de sa stratgie Entreprise, au travers de solutions facilitant les oprations de gestion et de dploiement des actifs logiciels, comme prsent dans le chapitre prcdent. Microsoft travaille par ailleurs aujourdhui en troite collaboration avec des partenaires SAM certifis et donc spcialiss dans la gestion des actifs logiciels afin de fournir un environnement global qui, toutes les tapes du cycle de vie des logiciels vous garantisse une protection maximum vis--vis des risques lis la non-conformit.

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En savoir plus sur le modle doptimisation

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Comment aller plus loin?

Rappel des 10 comptences cls:

Catgories ISO 19770-1 Gestion de lentreprise Processus dinventaire SAM Processus de vrification SAM Gestion de lexploitation et interfaces Interfaces avec les processus du cycle de vie Domaines dexpertise SAM 1. Gestion du parc logiciel dans lensemble de lorganisation 2. Plan damlioration SAM 3. Inventaire des quipements et des logiciels 4. Exactitude de linventaire 5. Informations sur les droits des licences 6. valuation priodique 7. Interfaces avec lexploitation 8. Processus dacquisition - 9. Processus de dploiement 10. Processus de mise au rebut

Pour permettre cette valuation domaine par domaine, des questions associes chaque domaine dexpertise sont poses, et en fonction des rponses apportes, le niveau (basique, standardis, rationalis, dynamique) est dfini.

Le tableau ci-dessous indique titre dexemple, pour quelques domaines dexpertise, ltat correspondant chaque niveau:
Domaine dexpertise 1. Gestion du parc logiciel dans lensemble de lorganisation 3. Inventaire des quipements et des logiciels Basique Le chef de projet est affect, mais les rles et les responsabilits sont dfinir. Aucun inventaire centralis ou moins de 68% des actifs recenss dans linventaire. Standardis Les responsabilits directes de SAM sont identifies dans lensemble de lorganisation. Entre 68 et 95% des actifs recenss dans linventaire. Rationalis Chaque groupe fonctionnel prend activement en charge la gestion des actifs logiciels. Entre 96 et 99% des actifs recenss dans linventaire. Dynamique Les responsabilits SAM sont prcises dans les dfinitions des postes de toute lentreprise. Plus de 99% des actifs recenss dans linventaire. Outils didentification dynamiques permettant de suivre les dploiements quasiment en temps rel. Les logiciels sont mis la disposition des utilisateurs la demande.

4. Exactitude de linventaire

Inventaire manuel: aucun outil didentification.

Rapprochement annuel des sources dinventaire.

Rapprochement trimestriel des sources dinventaire.

lissue de cette phase danalyse, lorganisation obtient une vue de ses pratiques SAM, avec un positionnement de niveau, domaine par domaine (voir un exemple ci-contre). Elle pourra ensuite dterminer ses propres priorits damlioration, sur une base formalise et qui, lorsquelle est maintenue dans le temps, offre une perspective danalyse des volutions ainsi obtenues.

8. Processus de dploiement

Les actifs sont dploys par les utilisateurs dans des environnements distribus. Aucun processus centralis.

Seuls les logiciels approuvs sont dploys.

Des rapports sur le dploiement des logiciels sont la disposition des parties concernes.

Lien vers le modle doptimisation SAM (ou SOM pour Software Optimization Model) www.microsoft.com/france/licences/conformite/ressources.aspx
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En savoir plus sur le SAM Baseline

Quels sont les objectifs du SAM Baseline? a. C  ontrler les budgets afin dviter la sur- ou la sous-licence, utiliser au mieux les contrats en cours b.  Obtenir un inventaire prcis des licences logicielles c.  Valider lauthenticit des licences Quelles sont les tapes du SAM Baseline? 1. P  lanning/Prparation 2. Collecte des donnes 3. Analyse des donnes 4. Restitution

En savoir plus sur le SAM Assessment

Quels sont les objectifs du SAM Assessment? a.  Obtenir une vision densemble de la maturit SAM b.  Mettre en vidence les forces et les faiblesses SAM c.  Proposer une feuille de route pour des amliorations Quelles sont les tapes du SAM Assessment? 1. Planning/Prparation 2. Entretiens avec les parties prenantes 3. Analyse 4. Restitution

En savoir plus sur le SAM Deployment Planning

Quels sont les objectifs du SAM Deployment Planning? a.  Faciliter la gestion de ses logiciels b.  Diminuer les cots de son informatique c.  Mieux grer les risques Quelles sont les tapes du SAM Deployment Planning? 1. P  lanning/Prparation 2.  Collecte des donnes 3. Pilote ou Proof of Concept (POC) 4. Analyse des donnes 5. Restitution

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Si vous tes
Lisez les chapitres suivants si vous tes
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Un responsable informatique Un responsable des achats Un directeur gnral Un responsable juridique Un responsable SAM Un responsable oprationnel (marketing, ventes, logistique) Un responsable de PME Un salari dune grande socit

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Diffrentes prestations de services autour du SAM peuvent vous tre proposes par les partenaires Microsoft certifis SAM et notamment trois missions stratgiques : Inventaire (Baseline), Evaluation (Evaluation), Dploiement (Deployment Planning). Pour plus dinformations et de ressources sur ces diffrents services SAM, visitez le site ddi: www.microsoft.fr/conformite

En savoir plus sur les solutions dinventaire

Le tableau ci-aprs compare les diffrents outils recommands par Microsoft:
Outil Agent Hberg/Sur site Dtection Taille de linventaire Cot System Center Configuration Manager (SCCM) + Asset Intelligence (AI) Oui Sur site Licences Microsoft en Volume et autres licences Jusqu 10 000 PCs acqurir sparment Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP) avec Asset Inventory Service (AIS) Oui Hberg Licences Microsoft en Volume avec SA Jusqu 2 000 PCs acqurir dans le cadre dune Software Assurance Windows Intune Oui Hberg Licences Microsoft en Volume Jusqu 2 000 PCs acqurir sparment Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit Non Sur site Toutes licences Microsoft 500+ PCs Gratuit (tlchargeable)

Un responsable dune entit publique Un auditeur Un expert-comptable Un partenaire Un consultant

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Quest-ce quun logiciel?

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Forum aux questions

Un logiciel constitue le programme dont lauteur reste propritaire au sens de la proprit intellectuelle et dont il concde un droit dutilisation. Quest-ce quune licence? Lacqureur dun logiciel doit respecter un certain nombre de rgles dutilisation (comme celui qui achte de la musique ou la vido). Il ne peut pas librement copier, donner (mme sans contrepartie) ou vendre les licences quil a achetes. Quest-ce que le SAM? Le Software Asset Management est le nom anglais dsignant la Gestion des Actifs Logiciels Quest-ce que le SOM? Le SAM Optimization Model est un outil simple pour valuer son niveau de maturit autour de 10 thmatiques de gestion des licences. Quest-ce que le cloud? Le Cloud computing est laccs via un rseau, la demande et en libre-service, des ressources informatiques partages configurables. Quest-ce que la conformit? Par conformit on entend, le fait davoir des logiciels dment enregistrs et originaux.

Quest-ce quune licence OEM (Original Equipement Manufacturer)? Chaque nouveau PC doit possder une version complte de Windows pr-installe. Les licences achetes chez un revendeur Microsoft (Grande Distribution, Revendeur informatique ou Constructeur informatique). Les licences Microsoft Windows achetes au travers des contrats de licences en volume (VL) ne sont que des mises jour de Windows. Que sont les licences en volume? Cest, pour une entreprise, le fait dacheter plusieurs licences logicielles (ds 5 licences) sous un seul contrat rgissant les droits dutilisation. Le contrat de licence en volume le plus connu chez Microsoft est le contrat Open. Quest-ce que lactivation? Lactivation du produit est le fait de valider le logiciel auprs de lditeur. Lactivation tablit un lien entre la cl du produit et son installation sur un appareil. Pourquoi activer un logiciel Microsoft Windows? Activer un systme dexploitation Windows cest bnficier des avantages de Windows Authentique: une plus grande protection et fiabilit, de meilleures performances et lassurance dtre conforme.

Comment vrifier si votre copie de Windows est authentique? Le programme de vrification sappelle How to tell (comment savoir), cela permet de vrifier si votre copie de Windows est une version Windows Authentique, et donc si la validation choue de savoir si le problme vient de la cl dactivation, dune contrefaon ou de tout autre problme. www.microsoft.com/fr-fr/ howtotell/ Quest-ce que la Software Assurance? La Software Assurance (SA) est un bouquet de services, permettant de maximiser la maintenance de ses licences logicielles. Elle nest disponible que sur les licences en volume et offre, outre les mises jour, de multiples avantages pour les utilisateurs et les administrateurs. Comment activer plusieurs logiciels Windows achets en licence en volume? K  MS (service de gestion des cls) offre la possibilit dhberger lactivation dans un environnement gr par le client. M  AK (cl dactivation multiple) offre la possibilit dutiliser les services dactivation hbergs par Microsoft pour activer tout systme ligible.

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Est-il normal de recevoir des messages me demandant de confirmer des logiciels? Il sagit sans doute dun systme de validation appel WGA (Windows Genuine Advantage) qui demande lutilisateur de confirmer lauthenticit de sa licence Windows afin de pouvoir faire les mises jour ncessaires Dans le cas dun contrat de licences en volume Open, on obtient des cls dauthentification. Comment est protge la vie prive des utilisateurs? Lactivation est faite pour protger les donnes prives. Lors de lactivation, les donnes transfres ne sont pas traables par Microsoft (seules les informations de configuration sont collectes pour faciliter la validation). Comment obtenir de linformation concernant les rgles et les contrats rgissant les licences? La premire source information est Microsoft Licence Advisor http://www.microsoft.com/ France/acheter/licence/ gestion-des-licences.aspx. Il est aussi possible de tlphoner au Service Clients Microsoft. Le revendeur qui vous a fourni les logiciels est aussi une ressource intressante pour obtenir une assistance en matire de licences.

En quoi le mode de licence des systmes dexploitation Microsoft Windows (Windows OS) est-il diffrent des modes de licences dautres produits? Pour un nouveau PC, il y a 2 manires dacqurir le systme dexploitation: e  n version pr-installe (dite OEM) par le constructeur lorsque vous achetez votre nouveau PC.  en bote (dite FPP) au travers de rseau de revendeurs, lorsque le PC est dj quip dun systme dexploitation (Linux, Mac OS etc.) Loption la plus conomique est toujours lachat de Windows pr-install sur le PC. La licence complte vous procure alors la licence initiale vous permettant dutiliser Windows. Ensuite, vous pourrez acqurir des mises jour de Windows au travers dun contrat de licence en volume (dit VL). Les contrats de licence en volume (VL), achets avec ou sans la Software Assurance, ne couvrent jamais la licence complte et initiale du systme dexploitation Windows. Ils ne couvrent que les mises jour du systme dexploitation Windows. Les mises jour Windows sont prvues pour mettre jour des licences Windows compltes achetes au pralable et ne peuvent, en aucun cas, tre utilises pour installer sur votre PC la licence initiale du systme dexploitation Windows.

Que se passe-t-il en cas de vol de matriel informatique et donc des logiciels installs dessus? Ou si mon disque dur tombe en panne? Cest un des intrts dun contrat de licence en volume, qui confre le droit dutilisation lentreprise. La perte de matriel nentrane donc pas la perte de licence. Lorsquun stagiaire arrive, peut-on prter temporairement des licences? Il sagit dun autre avantage des licences en volume qui permet une installation facile sur de nouvelles machines des licences grce un Master et une dclaration a posteriori de linstallation. Que se passe-t-il lorsque lon donne son ancien matriel informatique? Lorsque lon a achet ses licences avec un contrat de licences en volume, on peut galement donner la totalit de ses licences en utilisant un formulaire de transfert de licence ( tlcharger sur le site ddi). Que faire si lon a perdu des preuves de licence? Dans le cadre dun programme de licence en volume il existe un site qui rpertorie toutes les informations pertinentes en matire de licence (quantit, version, maintenance etc.). Cest le site de gestion des licences en volume Microsoft VLSC (Volume Licensing Service Center) www.microsoft.com/france/ licences/pme

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Microsoft

Conformit Licences

Les risques en valent-ils la peine ?

Pour en savoir plus

Rendez-vous sur www.microsoft.fr/conformite Contactez: Votre revendeur ou partenaire Microsoft certifi SAM. Microsoft par tlphone: Numro Cristal 09 70 01 90 90 (appel non surtax).

2013 Microsoft France - RCS Nanterre B 327 733 184. Imprim en France. Cration et ralisation Agence Surf.