La messagerie

lectronique

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E-Mail : info@academie.ma

Ets. Acadmie de Formation Technique

SOMMAIRE:

1.

Introduction.......................................................................................................... 2

2.

Avantages et inconvnients de l'E-mail ............................................................... 2

3.

Structure d'une adresse lectronique .................................................................. 3

4.

Envoyer un courrier lectronique ......................................................................... 3

5.

Compte de messagerie ....................................................................................... 3

6.

Lire un courrier lectronique ................................................................................ 4

7.

Composition dun message ................................................................................. 4

8.

Rdaction d'un courriel ........................................................................................ 4

a)

Courriel professionnel ...................................................................................... 5

b)

Rpondre et transfrer (Re / Tr) ..................................................................... 5

c)

Contenu du message ....................................................................................... 5

d)

Soigner son courriel ......................................................................................... 5

9.
10.

Gestion du courrier lectronique ......................................................................... 6

Les dossiers et les filtres.................................................................................. 6

Messagerie Electronique

KADOUANI Mohammed

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1. Introduction
La messagerie lectronique (appel aussi courrier lectronique), courriel ou E-Mail est un
des services (avec le Web) le plus utilis d'Internet.
Le message est envoy de l'ordinateur de l'metteur la bote aux lettres lectronique du
destinataire. Il est impratif pour que le service soit rendu que l'metteur et le destinataire
aient un compte sur un serveur de messagerie.
Il est possible d'avoir plusieurs botes aux lettres cres chez un ou plusieurs fournisseurs
d'accs.
Tout comme un courrier postal, un courrier lectronique est compos :

de l'adresse lectronique du ou des

ventuellement des destinataires en copie)

destinataires

principaux

(et

d'un contenu (dit aussi corps), qui contient par exemple le texte du message,
des fichiers (comme des images), etc.

de quelques informations destines l'acheminement du message,

quivalentes des tampons postaux (date et heure, etc.).

A la diffrence du courrier postal, le courrier lectronique comporte en plus un objet (ou

sujet) pour identifier le message

2. Avantages et inconvnients de l'E-mail

Le courrier lectronique possde de nombreux avantages dont les principaux sont:

Rapidit;

Gestion de listes de messagerie (diffusion - mailing lists);

Gestion de botes aux lettres (mailbox);

Economie;

Sa facilit d'utilisation a engendr son plus grand inconvnient: utilisation tort et travers
et surcharge des botes aux lettres par des messages publicitaires et indsirables. Il est
IMPERATIF de vider rgulirement sa bote aux lettres car elle utilise des ressources de
stockage (disque) sur le serveur et souvent des quotas sont attribus.
Les Virus:

"Impossible aujourd'hui d'y chapper : les virus par mail sont monnaie courante. Ils
infectent votre ordinateur, sans mme parfois que vous vous en aperceviez. Un flau, les
virus? Non, simplement une ralit, un facteur, que tout un chacun doit dsormais
prendre en compte. Il est ainsi aujourd'hui primordial, lorsqu'on bnficie d'un accs
Internet et qu'on utilise le courrier lectronique, d'tre bien inform et protg sur les
virus."
Les Publicits:

"Aprs la bote aux lettres de votre domicile, le pare-brise de votre voiture, le fax de votre
socit, voici que c'est votre bote aux lettres lectronique qui rcolte les tracts et les
pubs. Dans le jargon, on appelle a spam. Ou spamming, polluriel, pourriel, courrierrebut ou UCE (Unsollicited Commercial E-Mail). Selon les tudes, ce flau reprsenterait
aujourd'hui de 30 40 % du trafic e-mail !"

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KADOUANI Mohammed

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Les Canulars:

"De par sa simplicit et sa puissance, l'e-mail favorise la diffusion extrmement rapide de

fausses informations. Autrefois limits de fausses alertes aux virus, les canulars (ou
hoaxes dans la langue anglaise) concernent aujourd'hui tous les domaines. Par manque
d'exprience, par navet parfois, certains internautes n'hsitent pas faire suivre ces
messages tout leur carnet d'adresses. Un comportement doublement nuisible : on
colporte des rumeurs d'une part, on embouteille Internet de l'autre. Plus grave, les
arnaques (ou scams en anglais) trouvent sur Internet une caisse de rsonance leur
dimension."

3. Structure d'une adresse lectronique

Pour pouvoir envoyer un message un utilisateur, il faut connatre son adresse. L'adresse
lectronique se compose de deux parties spares par un @ (larobase). La premire partie
dsigne le nom de la bote aux lettres (normalement nom de l'utilisateur tap) et la seconde
partie dsignant le domaine ou l'ordinateur grant le systme de messagerie. (ex.
ali.alami@academie.ma).
Le symbole se lit AT (en franais) et l'adresse peut s'interprter que la bote aux lettres de
l'utilisateur ' ali.alami ' est hberg chez le serveur de messagerie de academie.ma'.
Attention, il vaut mieux toujours respecter la casse (majuscules et minuscules). D'autre part,
diffrents systmes n'acceptent pas un identificateur dpassant 8 caractres. C'est pourquoi,
certains noms sont tronqus.

4. Envoyer un courrier lectronique

On peut aujourd'hui envoyer un courrier lectronique de plusieurs faons. Les deux
principales sont le logiciel de messagerie et le webmail.

Le logiciel de messagerie est tout simplement un logiciel install sur

l'ordinateur qui permet d'envoyer et de recevoir des messages. Les plus
connus des logiciels de messagerie sont Microsoft Outlook, Outlook Express,
son successeur Windows Live Mail, Eudora et Thunderbird. Mais il en existe
beaucoup d'autres.

Le webmail est un site Web qui remplit les mmes fonctions qu'un logiciel de
messagerie. Il n'y a cependant pas besoin d'installer quoi que ce soit sur son
ordinateur pour l'utiliser : un navigateur (comme Internet Explorer ou Firefox)
suffit.

Accessoirement on peut aussi envoyer et recevoir des e-mails depuis un tlphone mobile
ou un assistant personnel (type Palm ou Pocket PC).

5. Compte de messagerie
Un compte de messagerie lectronique regroupe plusieurs dossiers, comme par exemple :

Boite de rception (Inbox ou nouveaux messages): contient les messages

reus, tous les nouveaux messages seront automatiquement entreposs dans
ce dossier

Elments envoys (Sent): Dossier qui contient une copie de tous les
messages que vous avez envoys. Vous pouvez les utiliser pour vous y
rfrer.

Brouillon (Draft ou sauvegards) : endroit o sont entreposs les messages

qui ne sont pas termins. Par exemple, il vous manque une information pour
complter un message. Au lieu de recommencer nouveau, vous pouvez

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sauvegarder le message ou le mettre dans le dossier Draft pour pouvoir le

complter plus tard.

Corbeille (Elments supprims) : Endroit o sont sauvegarder les

messages supprims par lutilisateur pour un certain temps ou les messages
dont vous navez plus besoin. Pour des raisons de scurit, vous devez
supprimer le message et vider la corbeille avant de vous dbarrasser dun
message inutile.

SPAM (Courrier indsirable) : Lorsquun E-mail est considrer comme

SPAM il est dplac vers ce dossier.

6. Lire un courrier lectronique

Pour lire un message, il suffit douvrir le dossier boite de rception o les messages reus
sont stocks et tris par metteur, sujet ou date denvoie.
Ensuite cliquer sur lE-mail dsirer pour louvrir.

7. Composition dun message

Quel que soit le moyen qu'on utilise, il suffit pour envoyer un e-mail de crer un nouveau
message de :
1- Renseigner les champs suivants (en gras : les champs obligatoires):

To, , adresse du destinataire : cette case doit inclure ladresse de courrier

lectronique de la personne que vous voulez rejoindre. Sinon, le message ne
peut pas se rendre son destinataire. Une adresse de courrier lectronique
ne doit jamais inclure despaces, des accents ou des virgules.

CC:, Copie conforme : loption de copie conforme vous permet denvoyer un

mme message plusieurs personnes en mme temps, Il suffit dentrer
ladresse de courrier lectronique des autres personnes dans cette case. Les
adresses doivent gnralement tre spares par une virgule.

Cci:, BCC:, pour copie conforme invisible, ou blind conform copy en

anglais, a la mme fonction que la copie conforme: envoyer une copie du
message toutes les adresses listes. Cependant, ces personnes ne savent
pas qui dautres a reu le mme message.

Sujet : courte description du message

Message : le contenu du message

Attachement, Pice(s) jointe(s) : plusieurs logiciels de courrier lectronique

vous permettent dinclure ou dattacher des fichiers ou des documents
vos messages. Cest une option trs pratique pour transmettre des
documents. Il faut cependant faire attention pour ne pas y inclure des virus !

2- Puis de cliquer sur un bouton ou un lien Envoyer (Send).

8. Rdaction d'un courriel

Lorsque le courrier lectronique est le moyen de communication retenu en rdaction
administrative, le rdacteur doit veiller la qualit de la langue. Le style peut tre plus
proche de la communication orale, voire tlgraphique selon les contextes, mais la rapidit
du mode de communication ne peut, en aucun cas, excuser les coquilles (erreurs
typographiques), les fautes dorthographe, de grammaire et de syntaxe. Il faut donc relire
tout message avant de lenvoyer, comme on le ferait pour une lettre envoye par la poste.

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a) Courriel professionnel
Le courriel professionnel est plus soign que le courriel personnel. Le plus souvent, un style
familier nest pas de mise dans les messages caractre strictement professionnel. Ainsi, on
rserve gnralement lemploi des binettes (Smileys) aux changes dtendus entre
collgues ou aux messages caractre personnel. On vitera enfin lusage abusif
dabrviations afin de ne pas nuire la comprhension du message.
Lors de la rdaction dun courriel, le rdacteur doit veiller respecter le protocole pistolaire
et les rgles de la ntiquette. Le rdacteur doit dabord prciser lobjet du courriel. Les titres
creux tels que Nouvelles, Message de X ou encore Bonjour sont viter puisquils
nclairent en rien le contenu du message. L'objet doit renseigner le ou la destinataire sur
l'intrt (ou non) de lire le message et faciliter la recherche d'un courriel.
b) Rpondre et transfrer (Re / Tr)
Lorsqu'on rpond l'expditeur en utilisant le bouton Rpondre, les lettres Re, qui signifient
rpondre , s'affichent automatiquement devant le texte figurant dj dans l'objet. Ces
mmes lettres apparaissent lorsqu'on utilise le bouton Rpondre tous, qui permet de
rpondre l'expditeur ainsi qu' toutes les autres personnes figurant dans les champs
Destinataire et Copie conforme. Lorsqu'on dsire faire suivre un message une personne
autre que l'expditeur et celles figurant dans le champ Copie conforme, on utilise le bouton
Transfrer. Les lettres Tr, qui signifient transfrer , s'affichent alors devant le texte figurant
dj en objet.
c) Contenu du message
Le message lui-mme est dcoup sensiblement comme dans une lettre, gnralement en
4 parties (formule dappel, corps du message, formule de salutation et signature). Il
commence par une formule dappel et se termine par une formule de salutation. La formule
d'appel doit tre adapte au type de relation que l'on entretient avec la personne (par
exemple, Madame, Monsieur, Chre Madame, Cher Monsieur). On peut galement
commencer le courriel par Bonjour, suivi d'un prnom ou d'un titre de civilit (par exemple,
Bonjour, Diane. ou Bonjour, Madame.). Les formules de politesse sont gnralement plus
simples que celles du courrier traditionnel; on aura par exemple : Meilleures salutations,
Sincres salutations, Salutations, Cordialement, Respectueusement, Bonne lecture, Merci
de votre collaboration, Au plaisir de vous voir. La disposition du message est un seul
alignement. Il vaut mieux privilgier une ide par message afin de faciliter le classement des
courriels.
Dans les cas o ladresse lectronique du destinataire nest pas explicite et ne comporte
pas son nom, le texte commencera par le nom du destinataire et son titre, le cas chant. Le
protocole veut galement que le rdacteur signe ses messages et donne ses coordonnes
postales et tlphoniques au besoin. Cependant, il faut viter une signature de plusieurs
lignes la suite dun court message. Il est habituellement suggr de ne pas dpasser
quatre lignes.
d) Soigner son courriel
Pour indiquer que le message est important, confidentiel, personnel, etc., on choisit loption
daffichage approprie. Par exemple, une priorit haute indique au destinataire que le
courriel est urgent. La confidentialit du message peut aussi tre souligne par un avis au
bas du courriel tel que celui-ci : Le prsent message, ainsi que tout fichier qui y est joint,
est envoy l'intention exclusive de son ou de ses destinataires et il est de nature
confidentielle. Si le lecteur du prsent message nest pas le destinataire prvu, il est pri de

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KADOUANI Mohammed

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noter quil est strictement interdit de divulguer, de distribuer ou de copier ce message et tout
fichier qui y est joint. Si ce message vous a t transmis par mgarde, veuillez en aviser
immdiatement lexpditeur par retour de courriel et supprimer ce message ainsi que tout
fichier joint de votre systme. Merci.
Par ailleurs, il arrive que le message soit accompagn dun fichier. On parle alors de fichier
joint ou pice jointe.
Enfin, le champ copie conforme (abrg en cc) permet dinclure dautres destinataires, qui
reoivent le message titre dinformation. Les destinataires en copie conforme n'ont pas
rpondre au message. Quant la copie conforme invisible (cci), elle permet denvoyer un
message un destinataire sans que les autres destinataires le sachent; cette possibilit
technique est utile non seulement pour associer confidentiellement une ou plusieurs
personnes un change lectronique, mais aussi pour viter de diffuser ladresse
lectronique dune personne lensemble des autres destinataires.
Vous trouverez dans larticle Exemples de courriels diffrents modles de courriers
lectroniques.

9. Gestion du courrier lectronique

Il y a plus accomplir que simplement composer, rpliquer et transfrer pour grer un
compte de courrier lectronique. La plupart des comptes ont une limite despace permise.
Certains comptes vont mme refuser de nouveaux messages si vous dpassez trop
longtemps cette limite.
Cest pour cette raison quil vous faut un peu de discipline pour grer votre compte. Vous
devez supprimer le plus tt possible les messages dont vous navez plus besoin. Vous
pouvez transfrer vos messages importants sur le disque dur de votre ordinateur pour les
conserver.
Une fois que vous les avez sur votre ordinateur, il est prfrable de les classer dans des
diffrents dossiers tels que personnel , travail , projet x Cest plus facile de grer
les messages lorsquils sont classifis que de tous regrouper ensemble.
Les filtres vous permettent dautomatiser certaines tches tels que la distribution des
messages dans les dossiers ou de supprimer les messages plus vieux quune certaine date.
La plupart des logiciels de courrier lectronique vous permettent dattacher un document
un message.

10. Les dossiers et les filtres

La cration de dossiers vous permet de conserver vos messages par catgories. Vous
pouvez crer un dossier pour des messages personnels, un autre pour les communications
avec les clients, un troisime pour un projet spcial de lentreprise ainsi que plusieurs autres.
Les filtres sont des instructions que vous laisser votre logiciel de courrier lectronique pour
vous aider grer automatiquement les messages reus. Par exemple, vous pouvez crer
un filtre pour:

Donner une haute priorit aux messages provenant de votre patron.

Plac dans un dossier des messages provenant damis ou de clients

Transfrer tous les messages un autre employ lorsque vous tes absent ou en
vacances...

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