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Formation au profit des lus et des fonctionnaires

des Collectivits Locales

Contrle de gestion dans une Collectivit Territoriale

Maison de lElu, Marrakech


28 May 2012
Prsent par
M. Hassan Ameur

Contrle de gestion dans une Collectivit locale

Objectifs de la formation

Sapproprier les outils de contrle de gestion;

Identifier les blocages institutionnels;

Matriser les dimensions stratgiques et oprationnelles de la fonction de


contrleur de gestion.

Documents dappui

Bruno Carlier et Christophe Ruprich-Robert, Guide du Contrle de Gestion dans


les Collectivits Locales, Berger-Levrault, Mars 2005
Annie Bartoli, le management dans les organisations publiques, Dunold, 2
dition, Paris, 2005

Fondements thoriques

Croissance du champ dintervention des collectivits territoriales,

Augmentation des besoins de la population,

Rarfaction des ressources,

Emergence des outils destins :

Rationnaliser lallocation de ressources,

Suivre laction publique,

Contrler lemploi des fonds public,

le contrle de gestion est un


outil majeur de ce dispositif

Fondements thoriques

Le contrle de gestion est une composante du contrle interne:

Il sintgre dans un systme plus global de contrle interne,

Charg de la mise en place de mthodologies, de techniques et doutils


qui ont pour objectifs de:

Sassurer de la bonne gestion de lorganisation,

Suivre les volutions des activits et des couts,

Suivre la mise en uvre des dcisions de la direction gnrale,

Crer des outils de management,

Contrler et piloter les satellites


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Fondements thoriques

De nombreux besoins contribuent au dveloppement du contrle de


gestion

La ncessit de faire converger lensemble des objectifs de lorganisme


vers un mme but et de renforcer la cohsion entre les services et ou
actions,

Limpratif de disposer dun systme dinformation fiable et efficace,

Lexigence de disposer dinstruments permettant le contrle de lutilisation


des moyens et la mesure de la performance des actions ralises, le
renforcement des processus de pilotage, de dcision et danticipation

Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Le concept de contrle de gestion se compose de deux notions: contrle et gestion

Contrle
(Check)

Vrification, Inquisition, Audit, etc.

Contrle
(Control)

Matrise, Comprhension, Anticipation, Prvision, Pilotage

Gestion
(Management)

Processus danimation et de coordination

La finalit du contrle de gestion doit sentendre essentiellement au sens anglo-saxon du


terme : maitriser, comprendre, anticiper, prvoir, piloter, garantir, superviser et valuer.

Contrle de Gestion: concepts et dfinition

le Management (Gestion)?

Cest un ensemble dactivits (prvoyance, planification, prise de


dcision, organisation, leadership, contrle) qui visent les ressources
dune organisation (humaines, financires, informationnelles, etc.) en
vue de raliser les objectifs de cette organisation dune manire
efficace et efficiente.

Cest le processus de ralisation des objectifs dune organisation dune


manire efficace et efficiente en utilisant ces ressources.

Organisation?

Un groupe de personnes travaillant ensemble de faon structure et


coordonne pour atteindre un ensemble dobjectifs.

Contrle de Gestion: concepts et dfinition


Le processus manageriel

Input
Ressources:
Humaines
Financires
Physiques
Information

Planification
Dcision

Contrle

Organisation

Output
Biens
Services
Objectifs
Efficacit
Efficience

Leadership

Contrle de Gestion: concepts et dfinition


Planification
et Dcision
Comment fixer les
objectifs de
l organisation et
dcider comment les
atteindre

Contrle
Comment suivre et
corriger les activits
pour raliser les
objectifs

Le processus managrial
Organisation
Comment grouper au
mieux les activits et les
ressources

Leadership
Comment motiver les
membres de
l organisation pour
quils travaillent dans
son intrt

Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Le Management?

Le management est loin dtre un effet de mode. Il se dveloppe sur la base des besoins rels
et fondamentaux des organisations.

Les organisations ont besoin dun savoir-faire technique pour fonctionner.


Toutefois,

Cette technicit ne suffit pas lui seule, dans la mesure ou elle engendre des cloisonnements
par mtier et napporte pas la cohrence globale dans lorganisation.

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Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Le Management?

Le juriste, le financier, lingnieur, chacun spcialiste dun mtier et dun


professionnalisme incontestables, ne peuvent pas par une simple
juxtaposition de leurs comptences assurer des prestations pertinentes,
efficientes, et bien articules.

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Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Le Management?

De quoi lorganisation a-t-elle donc besoin ?

Es ce de la bonne volont et des intuitions individuelles ?

Ces dernires ne suffisent pas.

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Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Le Management?

Il sagit dun savoir-faire spcifique, dune autre forme de technicit.


Cest le Management

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Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Plusieurs types de contrles et actions dAudit et dvaluation sinscrivent


dans cette dmarche de management,

Leur objectif est dassurer la conformit des dcisions aux rfrentiels, la


pertinence des choix effectus et la performance des actions menes.

Il sagit notamment de:


lAudit (Interne et externe)
le Contrle interne
le Contrle de gestion
lEvaluation des politiques publiques
Etc.
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Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Le cycle de gestion

Le contrle de gestion a un caractre dynamique. Il sinscrit dans


toutes les phases du cycle de gestion savoir:

La phase de planification,

La phase dexcution,

Contrlede contrle.
La phase

Planification
1

Excution
2
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Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Le cycle de gestion

Ces trois phases renvoient des taches prcises:


Dcision (Avant)
Action (Pendant)
Rsultat (Aprs)

La planification permet de dfinir les objectifs stratgiques. Elle est traduite par le
plan de dveloppement et le budget,

Lexcution concerne la ralisation, la gestion et le suivi des objectifs et la


dtermination des facteurs cls de gestion (niveau dactivit, nombre de
bnficiaires, volume dinvestissement, dlais, etc.)

Le contrle permet de mesurer les rsultats atteints par rapport aux objectifs fixs
au pralable et les moyens mis en uvre pour les atteindre et dengager
ventuellement les mesures correctives.
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Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Le cycle de gestion
Phases du processus du contrle

Planification (Avant)

Execution et Pilotage (Pendant)

Controle et valuation (Aprs)

Dfinir les objectifs atteindre

Ralisation et suivi

Mesure des rsultats : quelle efficacit, quelle


efficience ?

Les exprimer en objectifs chiffrs (ressources)


avec chancier

Vigilance : ou sommes nous, dans quelles


tapes ?

Engager les mesures correctives

Clarifier les comptences de chacun des acteurs


impliqus

Anticipation : allons nous vers lobjectif ?

Clarifier les relations entre eux

Identification des carts

Dfinir les critres dvaluation des rsultats.

Mise en uvre des actions correctives

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Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Dfinition de H. Bouquin :
Le CG est form des processus et des systmes qui permettent aux dirigeants davoir
lassurance que les choix stratgiques et les actions courantes seront, sont et ont t
cohrents, notamment grce au contrle dexcution.

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Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Dfinitions de Robert N. Anthony :


Le CG est avant tout un processus qui permet de motiver et dinciter les gens servir les
objectifs de lorganisation dans laccomplissement de leur tache. Cest aussi un processus
destin relever et corriger les erreurs de gestion non intentionnelles ainsi que les
irrgularits intentionnelles telles que le vol ou les malversations.
Le contrle de gestion est le processus par lequel les mangers influencent dautres
membres de lorganisation pour mettre en uvre ses stratgies.
Robert N. Anthony, The management control function, Harvard Business school, Boston, 1988, p.10.

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Contrle de Gestion: concepts et dfinition

Dfinitions de Robert N. Anthony :


Le contrle de gestion est un processus par lequel les dirigeants de
lentreprise sassurent que les moyens sont utiliss de manire
efficiente et efficace pour atteindre les objectifs fixs
Robert N. Anthony Planning and Control Systems, A framework for analysis, Harvard university,
Boston 1965.

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Contrleur de gestion; quelle dfinition?

Souvent on confond contrle de gestion et contrleur de gestion.

Le contrle de gestion est un systme et un processus. Le contrleur de gestion est un


salari de lentreprise qui assure lanimation du systme et du processus de contrle de
gestion.

Lorganisation de service du contrleur de gestion est celle dune quipe fonctionnelle par
opposition la fonction de contrle de gestion qui est oprationnelle. Robert N. Anthony
Une organisation ne peut fonctionner sans contrle de gestion : sans objectifs, sans plans
dactions, sans indicateurs de performances, sans corrections, etc. mais, elle peut se priver
des services du contrleur de gestion.

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Attributions du contrleur de gestion


Participation llaboration de la politique gnrale de lentit (plan moyen terme),
Traduction de cette politique en objectifs particuliers, plans daction et programmes,

Assistance des diffrents responsables dans llaboration de leurs budgets,


Coordination de lensemble des programmes et budgets.
Centralisation et synthse des budgets partiels pour la DG (reporting),

Aide au calcul des carts et suggestion des corrections ncessaires,


Veil la qualit des renseignements fournis et leur dlai dobtention,
Conception et animation des tableaux de bord (indicateurs de gestion),

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Objectifs du contrle de gestion

Faciliter llaboration de la stratgie,

Fournir aux oprationnels des outils leur permettant de faciliter la prise de


dcision,

Mettre en place des outils de suivi et de contrle,

Mettre en place un systme dinformation qui permet de combiner des


informations varies (qualit, rapport entre niveau de service et
ressources alloues, donnes socio-conomiques) afin de sinterroger
sur lactivit et la qualit de service rendu,

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Objectifs du contrle de gestion


Schma: lments du contrle de gestion
Sphre politique

- Dfinition de la stratgie
- Fixation des objectifs
Ajustement

Sphre externe
- Besoins de la population
- Comptences
- Contraintes lgales

Sphre oprationnelle
Cohrence

- Ralisation des actions de la


collectivit
Rsultats

Connaissance

Sphre de contrle
- Analyser les rsultats
- Fournir les outils daide la
dcision
Mesure

Lensemble des lments quil convient danalyser et de concilier dans un systme de contrle de
gestion pertinent pour une collectivit territoriale
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Mission du Contrle de Gestion

Le contrle de gestion est loutil de pilotage fourni chaque responsable,


pour laider agir dans le sens des objectifs gnraux de lorganisation.

le contrle de gestion est construit pour aider le manager matriser son


domaine de responsabilit.

Ainsi, le contrle de gestion a pour mission de:

Motiver et inciter les personnes servir les objectifs de lorganisation en


explicitant les objectifs de la structure (quels sont ils? Pourquoi ont-ils t
dfinis ainsi? Sont-ils ou non efficaces?),

Relever et corriger les erreurs de gestion non intentionnelles et les


irrgularits intentionnelles,
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Mission du Contrle de Gestion

Mesurer le respect des objectifs dune organisation,

Contrler les couts, la qualit et la performance des actions: analyser le


cout dacquisition des ressources et les apporter aux objectifs fixs
(conomie et pertinence)

valuer le rapport rsultat-cout des prestations et des taches (efficience),

Mesurer les rsultats des dispositifs mis en uvre par rapport aux
objectifs (efficacit),

Contrle la conformit des actions de lorganisme par rapport aux lois et


rglement.

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Utilit du contrle de gestion

Utilit du contrle de gestion

La prvision: amliorer la prvision travers la connaissance et lanalyse


des cots et lexploitation des informations statistiques dactivit et de
qualit;

Le contrle de gestion est prsent sur chacun des temps de la prvision


travers la planification, lanalyse des cots et des ressources et ltude des
carts

Prvision court terme (moins dun an): dfinir un plan daction pour
organiser le travail et dterminer les moyens ncessaires sa mise en
uvre (moyens humains, matriel et moyens financiers)

Prvision moyen terme: lie aux objectifs dvelopps dans le cadre


budgtaire (projets dont lhorizon de ralisation se situe 12 mois au
maximum)

Prvision long terme (3 6 ans): concerne les objectifs stratgiques

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Utilit du contrle de gestion

Utilit du contrle de gestion

La connaissance: la disponibilit de linformation de gestion en temps


opportun aide les lus et les responsables mieux grer, dcider et
planifier.

Il sagit de linformation relative :

Patrimoine
Niveau de production, du cot et de la qualit de production
Nature de production au regard des besoins de la population
Nature des relations avec les tiers (population, satellites)
Elments statistiques concernant lenvironnement gographiques et socioconomique de la collectivit

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Utilit du contrle de gestion

Utilit du contrle de gestion

La performance: le contrle de gestion rpond un


performance financire, humaine et technique au sein des CT.

Performance financire: utilisation des ressources dune manire efficace


et efficiente

Performance
personnel

Performance technique: capacit produire au moindre cout, dans les


dlais requis, un niveau de qualit donne

humaine:

comptence,

implication

et

besoin

motivation

de

du

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Utilit du contrle de gestion

Utilit du contrle de gestion

Laide la dcision: les outils de contrle de gestion permettent de


faciliter la prise de dcision des lus et des fonctionnaires.

Les lus fixent les objectifs de la collectivits et dfinissent les projets,

Ils ont besoin dtre en mesure de contrler et dvaluer leurs dcisions,

Il revient aux fonctionnaires dclairer les lus sur la faisabilit technique


des projets ou des objectifs fixs et dassurer leur mise en uvre et
dinformer rgulirement le pouvoir excutif sur le droulement et
laboutissement des projets,

Il revient aux lus de procder des ajustements motivs sur la base des
informations fournies par le systme de contrle de gestion.
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Mise en place du contrle de gestion dans les CT

Difficults techniques dimplantation du contrle de gestion

Difficults lies la traduction des missions en activits mesurables et la


fixation des objectifs
Difficults

Solutions

Diversit des missions et objectifs et absence de systme de planification:


- Absence de vision stratgique,
- Nature des missions de service publique,
- Mesure de la satisfaction des citoyens,
- Problme de dfinition des notions defficacit, de qualit, etc.

-tablir les documents stratgiques


- Slectionner les objectifs par rapport aux enjeux
- introduction des outils de gestion: projets pluriannuels, tableaux de bord

Quantification des activits:


- Absence de systme dinformation adapt aux besoins de gestion,
- Manque ou faiblesse de la comptabilit analytique,
-

Sappuyer sur les outils de gestion tel que la comptabilit analytique,


tableaux prestations - moyens

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Mise en place du contrle de gestion dans les CT

Difficults techniques dimplantation du contrle de gestion

Difficults lies aux moyens


Difficults

Solutions

Absence de lien entre les crdits ouverts et leffectif , volume


dactivit, etc.

- Identifier pour chaque activit les couts internes


fonctionnement (moyens humains, et financiers, matriel)

de

- Etablir le volume dactivit en tenant compte le nombre de dossiers


traits et leur niveau de complexit

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Mise en place du contrle de gestion dans les CT

Difficults techniques dimplantation du contrle de gestion

Difficults lies au management

Difficults

Solutions

Absence de formalisation des responsabilits chaque niveau

Lier la mise en place du contrle de gestion et lorganisation des


dlgations de comptence et de pouvoir

Dconnexion entre les lus et fonctionnaires

Articuler entre le pouvoir de dcision et celui dxcution

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Mise en place du contrle de gestion dans les CT

Difficults techniques dimplantation du contrle de gestion

Difficults relatifs laspect politique:

Le territoire est un lieu de rgulation sociale en faisant des arbitrages et


compromis entre les diffrents acteurs et diffrentes reprsentations. Cet
exercice ncessite des zones dombre et de la souplesse,

Ainsi, lintroduction du contrle de gestion, donc dun systme de


transparence, dans les CT bouscule et modifie la rgulation politique

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Mise en place du contrle de gestion dans les CT

Conditions de mise en place dun systme de contrle de gestion


La mise en place dun systme de contrle de gestion ncessite des
conditions de russite qui sont fortement lis :

lexistence des outils danalyse: des outils de contrle budgtaire et


danalyse des couts (comptabilit analytique) favorisent limplantation de
la dmarche

lengagement: le contrle de gestion ne peut tre mis en uvre que par


un excutif et un personnel qui adhre la dmarche, car ce systme
introduit une rationalit en termes de mesure et de transparence dans
lallocation des ressources, ce qui ncessite limplication de tous les
dcideurs. Ainsi, le support des lus renforce la lgitimit de la dmarche

Le mode de management: le contrle de gestion ne peut pas se


dvelopper dans un environnement caractris par un management
centralis et autoritaire. Par ailleurs un management participatif qui
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associe lensemble des acteurs (lus et agents) privilgie limplantation de

Mise en place du contrle de gestion dans les CT

Conditions de mise en place dun systme de contrle de gestion

les moyens: la mise en place du systme exige des ressources (cout de la


structure charge de lanimation; rmunrations, quipements)

La communication: il est impratif dengager une action de


communication autour de la dmarche de contrle de gestion: au
dmarrage, conception, mise en uvre, suivi, etc. lobjectif cest de
promouvoir le systme par lexplication, lcoute, etc.

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Outils du contrle de gestion

Lanalyse et la prvision de la demande

Le contrle de gestion permet danalyser et prvoir lvolution de la


demande de lorganisme. Cette prvision aide les lus locaux la prise de
dcision en matire dquipement et dorganisation des diffrents
services,

Le rfrentiel des politiques publiques

Document rcapitulatif qui reprend, pour chaque projet ou politiques mis


en uvre par la collectivit, les lments suivants:
Le contexte socio-conomique (enjeux, diagnostic)
Les objectifs noncs par la collectivit,
Les ralisations effectues par champ dactivit (budget consacr, actions
entreprises, rsultats obtenus)
Les forces et faiblesse de la mise en uvre des actions au regard des
objectifs dfinis

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Outils du contrle de gestion

Les tableaux de bord


Il sagit dun systme dindicateurs qui rpond aux besoins spcifiques de
chaque destinataire de linformation. Ces besoins peuvent tre tactiques
ou stratgiques.

Objectifs des tableaux de bord

connaitre le territoire, la population et lconomie de la collectivit,


dcrire lallocation des moyens,
mesurer lactivit des services,
dfinir le rapport entre les moyens mis en uvre et les objectifs,
observer limpact des dcisions prises,
reprer les carts entre les objectifs prvus et les objectifs raliss et de
prendre les mesures correctrices
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Outils du contrle de gestion

Les tableaux de bord

Prsentation des tableaux de bord

linformation ncessaire la gestion de la collectivit doit tre prsente


dune manire cohrente et permanente. Elle doit tre disponible en
temps opportun, lisible, fiable, permanente.
-

disponibilit: lindicateur doit tre disponible au moment de lexistence du


besoin. Dans le cas contraire, il est inutile,

Lisibilit: un indicateur complexe ou mal dfinit nuit la prise de dcision

Fiabilit: donne une certaine crdibilit lensemble du systme,

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Outils du contrle de gestion


Articulation des tableaux de bord
Tableaux de bord de
gestion

Tableaux de bord
dactivit

Donnes sur la gestion de la


collectivit:
- Consommation des crdits,
- Couts logistiques
- Indicateurs administratifs

Donnes sur les activits de la


collectivit:
- Indicateurs dactivit,
- Rsultats,
- Couts des projets et politiques

Tableaux de bord
externes
Donnes sur lenvironnement de la
collectivit:
-Indicateurs sociaux,
- Indicateurs dimpacts,
- Conjoncture conomique

Extraction des donnes significatives

Tableaux de bord stratgiques

Elus et responsables

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Outils du contrle de gestion


Bilan au:
Vhicules

Exemple de tableaux de bord dactivits: gestion du parc auto


- de 1 ans

De 1 ans 3 ans

De 3 ans 5 ans

De 5 ans 10 ans

Plus de 10 ans

Rpartition des vhicules par services


Vhicules

Date dacquisition

Services

Date daffectation

Responsable

Kilomtrage et consommation de carburant par vhicule et par service


Vhicules

Kilomtrage

Klm moyen par vhicule

Consommation

Moyennes par vhicule

Etc.

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Outils du contrle de gestion

La comptabilit analytique

La comptabilit analytique a pour objectif de connaitre le cot des


fonctions de lorganisation et des services offerts, cest--dire la somme
des charges relatives une action,

Le calcul des cots constitue une des missions fondamentales du contrle


de gestion

Composition du cot:

Cots
Cots
Cots
Cots

Nota: dans les collectivits, les couts dachat et de production sont faibles du fait de
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la faiblesse ou labsence dactivit de transformation des marchandises. En revanche,

dachat,
de production,
de distribution,
dadministration.

Outils du contrle de gestion

La comptabilit analytique

La comptabilit analytique permet:

Analyser les charges lies aux diverses activits de la collectivit,


Comprendre ces charges,
les contrler,
les rduire ou les optimiser.

Cette analyse implique un systme dinformation adapt qui permet la


collectivit de connaitre sa structure de cot: comptabilit analytique ou
de gestion, puisque la comptabilit publique est peu utile dans laide la
gestion

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Outils du contrle de gestion

La comptabilit analytique

Les mthodes danalyse de cot: Tableaux Prestations/Moyens (TPM)

Cette mthode est base sur ltude des prestations et des couts directs
engags dans le cadre de mise en uvre de chaque prestation ou projet,

Le regroupement des couts directes se fait selon le critre unique de la


prestation ou projet ou activit ou politique,
Exemple: le cout engag pour la gestion des dchets mnagers par la commune X
comprend les lments suivants:

Sommes dpenses directement au titre de cette activit: (fais de fonctionnement des vhicules et
engins, achat de fournitures de nettoyage, etc.)
Nombre dheures de travail effectues par les diffrentes catgories,
Le cot des quipements utiliss (matriel roulant, bacs ordures)
Etc.
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Outils du contrle de gestion


Tableaux Prestations/Moyens (TPM)

Activit

Moyen du personnel
Nombre HT

Montant

Frais de fonctionnement

Moyens matriel

infrastructure

Nature

Nature

m2

Montant

Cot

Cot

Cot total

Nota: le TPM fournit des informations qui viennent complter les diffrents tableaux
de bord existants

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Outils du contrle de gestion

Les contrats dobjectifs

Cest un outil de management participatif qui fait partie de la dmarche de


responsabilisation des acteurs en associant les personnes aux dcisions et en
rapprochant les objectifs des individus

Le contrat dobjectif doit indiquer les rsultats attendus, puis dfinir les programmes
daction, les chances de ralisation et les moyens mettre en uvre pour la
ralisation de lobjectif,

Le contrat dobjectif doit faire toujours lobjet dun tat davancement et dun bilan
en fin de priode,
Etc.

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Outils du contrle de gestion

Les fiches de compte rendu mensuel


La fiche de compte rendu mensuel permet de structurer la remonter de linformation
sur les actions de la collectivit
Fiche de compte rendu mensuel
Mois: Dcembre
Direction
Rdacteur de la fiche

Type daction ou projet ou prestation

Contexte
- Nature du projet
- Groupe de travail
- Principales dates cls du projet
- Personne responsable
Etat davancement du projet
Ce qui a volu depuis le compte rendu prcdent

Les prochaines actions prvues


Les difficults rencontres et les propositions pour les surmonter
Etc.

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Outils du contrle de gestion

Les rapports dactivit

Le rapport dactivit permet de:

Faire un bilan des activits ralises et des rsultats obtenus,

valuer dune manire succincte laction de la collectivit,

Proposer des actions de progrs.

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Fin

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