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SOMMAIRE
INTRODUCTION ...............................................................................................................................5
LES OBJETS ..................................................................................................................................5
LES GROUPES ..............................................................................................................................6
TECHNIQUES DE BASE ..................................................................................................................7
OUVRIR UNE BASE DE DONNEES ..........................................................................................7
CONSULTER UNE TABLE OU UNE REQUETE ....................................................................8
CONSULTER DES DONNEES DANS UN FORMULAIRE ....................................................8
CREER UN GROUPE ...................................................................................................................8
FERMER UNE BASE DE DONNEES.........................................................................................9
CREER UNE BASE DE DONNEES ............................................................................................9
CREER UN OBJET .......................................................................................................................9
COMPACTER UNE BASE DE DONNEES ................................................................................9
MODIFICATION DE DONNEES ...................................................................................................11
AJOUTER DES ENREGISTREMENTS...................................................................................11
SAUVEGARDE DES DONNEES...............................................................................................11
CHAMPS NON MODIFIABLES - SAISIE IMPOSSIBLE .....................................................12
DEPLACEMENT ENTRE LES ENREGISTREMENTS ........................................................12
DEPLACEMENTS AU CLAVIER ............................................................................................12
EDITION AU CLAVIER ............................................................................................................13
LARGEUR D'UNE COLONNE EN MODE FEUILLE DE DONNEES................................13
DEPLACER UNE COLONNE ...................................................................................................14
SELECTION DES DONNEES ...................................................................................................14
FORMATS DES CARACTERES...............................................................................................15
FIGER UNE COLONNE.............................................................................................................15
TABLE SANS ASSISTANT..............................................................................................................16
CREER UNE TABLE SANS ASSISTANT ...............................................................................16
CREER UNE LISTE DE CHOIX...............................................................................................17
DEFINIR UNE CLE PRIMAIRE...............................................................................................18
ENREGISTRER LA TABLE......................................................................................................18
SAISIR LES ENREGISTREMENTS.........................................................................................18
MODIFIER UNE TABLE ................................................................................................................19
PASSER DU MODE CREATION AU MODE FEUILLE DE DONNEES ............................19
AJOUTER DES CHAMPS DANS UNE TABLE......................................................................19
DEPLACER UN CHAMP ...........................................................................................................19
INSERER UN NOUVEAU CHAMP ..........................................................................................20
SUPPRIMER UN CHAMP .........................................................................................................20
PROPRIETES DES CHAMPS.........................................................................................................21
SOMMAIRE
DEFINIR UNE PROPRIETE DE CHAMP...............................................................................21
TAILLE D'UN CHAMP ..............................................................................................................21
FORMAT D'AFFICHAGE .........................................................................................................22
MASQUE DE SAISIE..................................................................................................................23
VALEUR PAR DEFAUT ............................................................................................................24
PROPRIETE NULL INTERDIT................................................................................................24
REGLES DE VALIDATION DES DONNEES DE CHAMP ..................................................25
IMPORTER - EXPORTER...............................................................................................................26
IMPORTER UNE FEUILLE EXCEL .......................................................................................26
EXPORTER DANS UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL...................................................27
LES FILTRES ...................................................................................................................................29
FILTRE PAR SELECTION .......................................................................................................29
FILTRE PAR FORMULAIRE ...................................................................................................29
FORMULAIRE AVEC ASSISTANT ...............................................................................................31
CREER UN FORMULAIRE INSTANTANE ...........................................................................31
CREER UN FORMULAIRE AVEC UN ASSISTANT ............................................................31
SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT EN MODE FORMULAIRE .................................32
MANIPULER LES CONTROLES ...................................................................................................33
MODES D'AFFICHAGE DU FORMULAIRE.........................................................................33
SELECTION DES CONTROLES..............................................................................................33
DEPLACER DES CONTROLES ...............................................................................................34
DIMENSIONNER DES CONTROLES .....................................................................................34
ALIGNER LES CONTROLES ENTRE EUX ..........................................................................35
SUPPRIMER UN CONTROLE .................................................................................................35
PERSONNALISER UN FORMULAIRE.........................................................................................36
CONTROLES DANS UN FORMULAIRE ...............................................................................36
AJOUTER DES CONTROLES DEPENDANTS......................................................................36
AJOUTER DES CONTROLES AVEC LA BOITE A OUTILS .............................................36
CREER UNE ZONE DE TEXTE CALCULE...........................................................................37
CREER UN INTITULE...............................................................................................................38
ZONE DE LISTE OU LISTE MODIFIABLE AVEC UN ASSISTANT................................38
SAISIE DE NOUVELLES VALEURS DANS UNE LISTE MODIFIABLE .........................40
RECHERCHER UN ENREGISTREMENT .............................................................................41
INSERER UN CONTROLE ONGLET .....................................................................................42
VALEURS OUI/NON ..................................................................................................................44
GROUPE D'OPTIONS................................................................................................................44
SAUT DE PAGE...........................................................................................................................46
SOMMAIRE
PROPRIETES D'UN FORMULAIRE.............................................................................................47
AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES D'UN CONTROLE .................................47
MODIFICATION DE L'ORDRE DE SAISIE DES CONTROLES .......................................47
AJOUT DE SECTIONS...............................................................................................................48
DIMENSIONNER UNE SECTION ...........................................................................................49
AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES D'UNE SECTION ...................................49
AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES DU FORMULAIRE ................................50
FONCTION D'EDITION PAR DEFAUT .................................................................................50
MISE EN FORME D'UN FORMULAIRE......................................................................................51
FORMAT AUTOMATIQUE ......................................................................................................51
DESSINER UN RECTANGLE OU UN TRAIT .......................................................................51
STYLE - POLICE - TAILLE DE CARACTERES - ALIGNEMENT ...................................51
CHOIX DES ENCADREMENTS ET COULEURS .................................................................52
CREER DES CONTROLES EN TROIS DIMENSIONS ........................................................52
ETAT AVEC ASSISTANT................................................................................................................53
CREER UN ETAT INSTANTANE ............................................................................................53
CREER UN ETAT AVEC UN ASSISTANT .............................................................................53
MODES D'AFFICHAGE DE L'ETAT ......................................................................................56
CREATION DE REQUETES...........................................................................................................57
CREER UNE REQUETE SANS ASSISTANT..........................................................................57
AJOUTER UN CHAMP A LA REQUETE ...............................................................................57
AJOUTER PLUSIEURS CHAMPS ...........................................................................................58
CONSULTER LES ENREGISTREMENTS DE LA REQUETE ...........................................59
SAUVEGARDER LA REQUETE ..............................................................................................59
TRI DES ENREGISTREMENTS...............................................................................................59
MODIFIER UNE REQUETE ..........................................................................................................61
DEPLACER UN CHAMP ...........................................................................................................61
INSERER UNE COLONNE VIERGE.......................................................................................61
INSERER UN CHAMP ...............................................................................................................61
SUPPRIMER UN CHAMP .........................................................................................................62
EXCLURE UN CHAMP DE LA FEUILLE DE REPONSES .................................................62
REQUETE SELECTION..................................................................................................................63
DEFINIR UN CRITERE .............................................................................................................63
VISUALISER LES RESULTATS ..............................................................................................63
EXPRESSIONS COURANTES ..................................................................................................63
UTILISATION DE CARACTERES GENERIQUES ..............................................................64
SELECTION DES ENREGISTREMENTS PAR DIFFERENCE ..........................................65
SOMMAIRE
SELECTION DES ENREGISTREMENTS VIDES OU NON VIDES ...................................65
SELECTION DE LA DATE DU JOUR.....................................................................................66
CRITERES COMPRENANT UNE OPERATION...................................................................66
CRITERES COMPRENANT DES NOMS DE CHAMPS.......................................................66
COMBINAISON DE PLUSIEURS CRITERES .......................................................................66
CRITERES SUPPLEMENTAIRES ...........................................................................................67
CREATION DE CHAMPS CALCULES...................................................................................68
CHAMPS CALCULES AFFICHANT UNE PARTIE DE CHAMP TEXTE ........................68
CHAMP CALCULE AFFICHANT UNE PARTIE DE CHAMP DATE ...............................69
SELECTION DE VALEURS UNIQUES...................................................................................69
CHANGER LE NOM DU CHAMP............................................................................................70
OPERATIONS SUR TOUS LES ENREGISTREMENTS D'UNE TABLE...........................71
OPERATIONS SUR DES GROUPES D'ENREGISTREMENTS ..........................................71
INTRODUCTION
Une Base de Donnes sert stocker et traiter des informations. On peut ainsi utiliser une Base de
Donnes pour grer un fichier Clients, un fichier du Personnel, un systme de Commandes et de
Facturation, un systme de Gestion des Stocks, etc.
ACCESS est un Systme de Gestion de Bases de Donnes Relationnelles. La particularit des Bases
de Donnes Relationnelles est de pouvoir mettre en relation des fichiers (appels ici Tables)
diffrents en tablissant des liens entre eux.
LES OBJETS
Une Base de Donne est compose de diffrents types d'objets ayant chacun une fonction propre.
Les Tables
Une Table comporte des donnes relatives une catgorie d'informations. Elle est compose
de champs (colonnes) et d'enregistrements (lignes).
Les Requtes
Une Requte peut tre considre comme une interrogation pose la Base de Donnes. Le
rsultat de la requte se prsente comme une table, en lignes et en colonnes, compose des
seuls enregistrements rpondant la question pose.
Les Formulaires
Un Formulaire est un format d'cran destin rendre plus agrable la consultation, la saisie
ou la modification des donnes d'une table. Il facilite galement le contrle des informations
saisies par l'utilisateur.
Un Formulaire peut galement tre bas sur une requte.
On pourra galement insrer des sous-formulaires, bass sur d'autres sources, dans un
formulaire principal.
Les Etats
Un Etat est utilis pour dfinir le format selon lequel les donnes de la table seront
imprimes. Un Etat peut galement tre bas sur une requte.
Les Pages
Un objet Page permet la cration de pages Web accessibles par Internet ou sous un Intranet.
Comme les Formulaires, les Pages sont des formats d'cran autour des donnes provenant
d'une table ou d'une requtes.
Les Macros
Une Macro est une suite d'instructions permettant d'automatiser l'excution d'une suite
d'actions rptitives.
-5-
Les Modules
Un Module est un programme rdig dans le langage Visual Basic. On utilisera un Module
pour solutionner un problme trop complexe pour les macros
LES GROUPES
Ils sont assimilables aux dossiers de Windows et contiennent des raccourcis vers les objets de la
Base de Donnes.
Ils sont accessibles partir de la barre Groupes situe gauche de la fentre Base de Donnes.
-6-
TECHNIQUES DE BASE
OUVRIR UNE BASE DE DONNEES
On ne peut pas avoir plus d'une base de donnes ouverte la fois.
Cliquer l'icne Ouvrir

ou
FICHIER
Ouvrir (CTRL+O)
Slectionner l'unit et le dossier

Cliquer la base de donnes ouvrir
Cliquer le bouton
ou
Cliquer la flche droite du bouton
Cliquer Ouvrir en lecture seule ou Ouvrir en exclusif (empche dans un environnement

multi-utilisateur, les autres utilisateurs de modifier les donnes et les objets de la base de
donnes)
La fentre affiche la liste des tables de la base de donnes. Les onglets d'objets offrent un accs
direct chaque objet de la base.
Note:
On retrouve dans ACCESS la gestion des documents Favoris, identique celle de Word et d'Excel. Idem pour
les diffrentes formes d'affichage des fichiers.
-7-
CONSULTER UNE TABLE OU UNE REQUETE
Cliquer l'Objet Tables ou cliquer l'Objet Requtes
Cliquer deux fois sur le nom de la table ou de la requte consulter

ou
Cliquer sur la table ou sur la requte
Cliquer le bouton
ACCESS affiche la table ou la requte en mode Feuille de donnes
CONSULTER DES DONNEES DANS UN FORMULAIRE
Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Formulaires
Cliquer deux fois le nom du formulaire consulter

ou
Cliquer le nom du formulaire
Cliquer le bouton
Mode d'affichage d'un Formulaire
Cliquer la flche droulante droite de l'icne Affichage
Cliquer le mode d'affichage dsir
CREER UN GROUPE
Pointer un espace vide de la barre Objets ou de la barre Groupes

Cliquer le bouton droit de la souris
Nouveau Groupe
Saisir le nom du nouveau Groupe
Cliquer OK
Pour ajouter le raccourci d'un objet un Groupe
Faire glisser le nom de l'objet dans le Groupe de destination.

-8-
FERMER UNE BASE DE DONNEES
Activer la fentre Base de donnes (par F11 ou l'icne Fentre Base de donnes )
FICHIER
Fermer
CREER UNE BASE DE DONNEES
On cre en fait un nouveau fichier dans lequel seront placs les tables et les objets de la base.
Cliquer l'icne Nouvelle base de donnes

ou
FICHIER
Nouvelle base de donnes (CTRL+N)
Prendre comme modle Base de donnes
Cliquer OK
On pourrait aussi, par l'onglet Bases de donnes, utiliser un modle prformat
Taper le nom de la base de donnes
Slectionner l'unit et le dossier de destination
Cliquer le bouton
ACCESS affiche alors la fentre "Base de donnes" partir de laquelle on cre les objets de la
base.
CREER UN OBJET
Aprs avoir cr une base de donnes, la premire tape consiste crer des tables. Aprs quoi, on
cre des requtes, des formulaires, des tats, et tous les objets qui aideront exploiter les donnes
contenues dans ces tables.
Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet correspondant

Cliquer le bouton
COMPACTER UNE BASE DE DONNEES
Quand on effectue des modifications dans une base de donnes (ajout ou suppression d'objets), il
arrive que son fichier se fragmente et n'utilise pas l'espace disque de faon optimale. Il est donc
conseill de compacter rgulirement la base de donnes afin d'en dfragmenter le fichier. Le
fichier de Base de Donnes est en gnral plus petit aprs compactage.
On doit fermer la Base de Donnes avant de la compacter

OUTILS
Utilitaires de base de donnes
Compacter une base de donnes
Slectionner la base de donnes compacter
Cliquer le bouton
-9-
Rentrer le nom (il peut tre identique), l'unit et le dossier de la base de donnes compacte
Cliquer le bouton
Cliquer Oui si on utilise le mme nom
- 10 -
MODIFICATION DE DONNEES
AJOUTER DES ENREGISTREMENTS
Applicable dans une table, dans une requte ou un formulaire.
Chaque table, requte ou formulaire contient un enregistrement vierge rserv aux nouvelles
donnes, situ en fin de liste. Le slecteur de cet enregistrement vierge contient un astrisque .
Saisie d'un nouvel enregistrement dans une table
Ouvrir la table
Cliquer dans la premire cellule de la dernire ligne de la table, prcde par
Saisir le premier champ
Taper TAB pour accder au champ suivant
Effectuer la saisie du champ suivant
Procder ainsi pour chaque champ
A la fin de l'enregistement, taper TAB pour passer l'enregistrement suivant
ACCESS sauvegarde alors automatiquement l'enregistrement saisi
A la fin de la saisie, fermer la table
Note:
Pour ajouter des enregistrements sans visualiser les enregistrements existants, activer la commande
ENREGISTREMENTS/Saisie de donnes. Pour rafficher le contenu de toute la table, activer la commande
ENREGISTREMENTS/Afficher tous les enregistrements.
Symboles d'enregistrements:
Enregistrement en cours (contenant le pointeur)

Crayon: modification de l'enregistrement en cours
SAUVEGARDE DES DONNEES
ACCESS sauvegarde automatiquement les modifications lorsque l'on passe un autre

enregistrement, ou lorsque l'on ferme le formulaire ou la feuille de donnes.
Sauvegarder l'enregistrement courant (sans passer au suivant)
Taper MAJ+RETOUR
ou
ENREGISTREMENTS
Sauvegarder l'enregistrement
- 11 -
CHAMPS NON MODIFIABLES - SAISIE IMPOSSIBLE
Champs NumroAuto
ACCESS assigne automatiquement un numro squentiel pour chaque enregistrement. Ce
type de champ est souvent utilis comme numro d'enregistrement ou "cl primaire"
Champs Calculs ou issus de certains types de requtes

Calculs effectus par ACCESS
Champs verrouills ou dsactivs (Formulaire)

Si la proprit "Verrouill" d'un champ a pour paramtre "Oui" ou si sa proprit "Activ" a
pour paramtre "Non", on ne peut pas modifier son contenu
Si on utilise ACCESS dans un environnement multi-utilisateur, on ne peut pas modifier les
donnes d'un enregistrement verrouill par un autre utilisateur
Champs dans un formulaire en lecture seule ou dans une base de donnes verrouille
Si la proprit "Modif autorise" du formulaire a pour paramtre "Non" ou si les donnes
sous-jacentes sont dans une base de donnes verrouille, aucune modification n'est possible.
DEPLACEMENT ENTRE LES ENREGISTREMENTS
Par les menus
EDITION
Atteindre
Cliquer Premier ou Dernier ou Suivant ou Prcdent ou Nouvel enregistrement
Par les boutons de dplacement
Premier enregistrement
Enregistrement prcdent
Enregistrement suivant
Dernier enregistrement
Nouvel enregistrement
Atteindre un enregistrement prcis
Taper F5
ou
Cliquer deux fois sur le numro d'enregistrement courant
Taper le numro d'enregistrement atteindre et valider
DEPLACEMENTS AU CLAVIER
TAB Champ suivant

MAJ+TAB Champ prcdent
Pos 1 Premier champ de l'enregistrement (aprs slection d'un champ)
- 12 -
Fin Dernier champ de l'enregistrement (aprs slection d'un champ)
CTRL+Pg AR Enregistrement prcdent dans un formulaire
CTRL+Pg AV Enregistrement suivant dans un formulaire
Flche Haute Enregistrement prcdent dans une feuille de donnes
Flche basse Enregistrement suivant dans une feuille de donnes
CTRL+Pos 1 Premier champ du premier enregistrement
CTRL+Fin Dernier champ du dernier enregistrement
Pg AR Un cran vers le haut
Pg AV Un cran vers le bas
EDITION AU CLAVIER
F2 Slection du champ en cours ou dsactivation de cette slection

ECHAPP Annuler les modifications en cours
CTRL+RETOUR Insrer une nouvelle ligne dans un champ
CTRL+" Copier la valeur du mme champ de l'enregistrement prcdent
CTRL+ALT+ESPACE Inscrit dans le champ sa valeur par dfaut
ALT+Flche basse Ouvre une liste modifiable pour afficher ses valeurs
MAJ+F2 Visualise et modifie le champ en cours en mode Zoom
F9 Mise jour des enregistrements affichs
Note:
Pour annuler les modifications faites sur un champ, taper sur la touche ECHAP.
Pour annuler toutes les modifications faites dans l'enregistrement courant, taper deux fois sur la touche
ECHAP.
LARGEUR D'UNE COLONNE EN MODE FEUILLE DE DONNEES
Avec la souris:
Pointer le trait vertical droite de l'tiquette de colonne
Cliquer deux fois pour ajuster automatiquement la largeur la plus grande saisie
ou
Presser et faire glisser pour largir ou rtrcir
Avec les menus
Cliquer un champ dans la colonne

FORMAT
Largeur de colonne
Taper une valeur et cliquer OK

ou
Cliquer Ajuster
Note:
On peut redimensionner plusieurs colonnes en une opration, en les slectionnant par leurs tiquettes
- 13 -
DEPLACER UNE COLONNE
Cliquer sur l'tiquette de colonne pour la slectionner
Pointer l'tiquette de colonne

Presser et faire glisser (trait vertical) la position dsire
Relcher
SELECTION DES DONNEES
Champs adjacents
Cliquer dans le premier champ slectionner

Taper F2 pour slectionner ce champ
MAJ presse
Utiliser les flches pour slectionner les champs adjacents
ou
Cliquer sur le bord gauche l'intrieur du premier champ et maintenir press
Faire glisser
ou
Slectionner le premier champ
MAJ presse
Cliquer sur le dernier champ slectionner
Colonne entire (tous les champs)
Pointer et cliquer le nom de la colonne

ou
Pointer le nom de la premire colonne
Presser et faire glisser pour slectionner les colonnes adjacentes
ou
Cliquer dans un champ de la colonne
Taper F2 pour slectionner ce champ
Taper CTRL+ESPACE
Pour slectionner les colonnes adjacentes, taper MAJ+DROITE ou MAJ+GAUCHE
- 14 -
Enregistrements
Pointer et cliquer le slecteur de la ligne

ou
Pointer le slecteur de la premire ligne
Presser et faire glisser pour slectionner les lignes adjacentes
ou
Cliquer dans un champ de la ligne
Taper F2 pour slectionner le champ
Taper MAJ+ESPACE
Pour slectionner les lignes adjacentes, taper MAJ+HAUT ou MAJ+BAS
Slectionner tous les enregistrements d'une feuille de donnes
Cliquer sur la case vide gauche des tiquettes de colonnes
FORMATS DES CARACTERES
Ouvrir la table ou la requte en Mode Feuille de donnes

FORMAT
Police
Slectionner une police, un style, une taille et une couleur
Cliquer OK
Les modifications affectent l'ensemble des donnes de la feuille
FIGER UNE COLONNE
La procdure permet de toujours conserver sur la gauche de l'cran, les colonnes slectionnes.
Ouvrir la table ou la requte en Mode Feuille de donnes

Slectionner les colonnes figer
FORMAT
Figer les colonnes
Librer les colonnes figes
FORMAT
Librer toutes les colonnes
- 15 -
TABLE SANS ASSISTANT
Une table comporte des donnes relatives une catgorie d'informations. Elle est compose de
champs et d'enregistrements que l'on peut considrer respectivement comme les colonnes et les
lignes d'un tableau. Pour chaque champ, il faut dfinir son nom et le type de contenu.
CREER UNE TABLE SANS ASSISTANT
Depuis la fentre Base de donnes, cliquer l'Objet Tables

Cliquer le bouton Nouveau
Cliquer Mode Cration
Cliquer OK
Taper le nom du premier champ (64 caract. maxi.)

Valider ou taper TAB (MAJ+TAB permet de revenir en arrire)
Cliquer la flche vers le bas dans la zone "Type de donnes"
Cliquer le type de donnes du champ cr
Valider ou taper TAB
Saisir un texte de commentaire, dcrivant l'objet du champ (facultatif)
Saisir le nom du deuxime champ

Slectionner un type de donnes
Saisir une description
Procder ainsi pour chaque champ de la table
Notes sur les Types de donnes:

On doit choisir pour chaque champ le type de donnes qu'il contiendra, en fonction de la saisie autorise dans
le champ (Texte par dfaut)
Texte Caractres alphanumriques (jusqu' 255)

Mmo Caractres alphanumriques (jusqu' 64000)
Numrique Nombres entiers ou dcimaux (jusqu' 8 chiffres)
Date/Heure Dates et Heures (8 caractres)
Montaire Valeurs montaires (8 caractres)
NumroAuto Valeur d'incrment par nouvel enregistrement (4 caractres)
Oui/Non Valeurs boolennes
Objet OLE Objets OLE, graphiques et autres donnes externes

(jusqu' 1 giga-octets selon l'espace disque)
- 16 -
Lien hypertexte Adresse URL ou adresse EMAIL
Assistant Liste de choix Cration d'une liste droulante dans la table
On utilise le type "Montaire" si on doit excuter de nombreuses oprations sur un champ qui contient des
donnes comprenant de une quatre dcimales. Les champs de type "Rel simple" et "Rel double" exigent des
oprations en virgule flottante. Les champs de type "Montaire" utilisent des oprations plus rapides en
virgule fixe.
CREER UNE LISTE DE CHOIX
Lorsque ce type de champ est utilis, ACCESS propose, lors de la saisie, un ensemble de valeurs
sous forme de liste droulante.
Les valeurs proposes dans une liste de choix peuvent tre des donnes constantes dtermines lors
de la cration de la table ou des donnes variables issues d'une table ou d'une requte.
Lorsque l'on cre un formulaire bas sur une table contenant un champ de type "Liste de choix",
une zone de liste droulante est automatiquement cre pour le champ concern.
Ouvrir la table en mode Cration

Saisir le nom du champ
Slectionner le type Assistant Liste de choix
Liste de valeurs constantes (saisies)
Activer l'option Je taperai les valeurs souhaites

Cliquer Suivant
Saisir le nombre de colonnes souhait dans la liste
Cliquer dans la premire cellule de saisie
Saisir le premier lment de la liste
Se placer dans la cellule suivante
Saisir l'lment suivant de la liste
Se placer dans la cellule suivante
Procder ainsi pour saisir tous les lments de la liste
Cliquer Suivant
Conserver la mme tiquette pour le nom de champ
Cliquer Terminer
Valeurs issues d'une table ou d'une requte
Activer l'option Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou
requte
Cliquer Suivant
Slectionner la table ou la requte contenant le champ dont les valeurs sont utiliser
dans la liste de choix
Cliquer Suivant
- 17 -
Cliquer deux fois sur le champ contenant les valeurs utiliser dans la liste de choix
Afin de placer ce champ dans la zone "Champs slectionns"
Cliquer Suivant
Rgler la largeur de la colonne
Cliquer Suivant
Conserver la mme tiquette pour le nom de champ
Cliquer Terminer
DEFINIR UNE CLE PRIMAIRE
Une table doit comporter au moins un champ qui identifie de manire unique chaque
enregistrement. Ce champ s'appelle la cl primaire (souvent un code ou un numro, propre chaque
enregistrement).
Lorsque l'on visualisera les enregistrements, ACCESS les affichera en les triant sur la cl primaire.
Cliquer sur la ligne du champ utilis comme cl primaire

Cliquer l'icne Cl primaire
Notes:
1. Pour crer une cl primaire multichamp, maintenir CTRL presse et cliquer sur le slecteur de ligne de
chaque champ concern. A utiliser lorsque la table ne contient aucun champ de valeur unique (Ex:
Chambre d'htel et Date de rservation).
2. Pour supprimer une cl primaire, cliquer de nouveau sur l'icne Cl primaire.
ENREGISTRER LA TABLE
FICHIER
Enregistrer sous
Taper le nom de la table (64 caract. maxi.)
Cliquer OK
SAISIR LES ENREGISTREMENTS
Cliquer l'icne Affichage (ou AFFICHAGE/Mode Feuille de donnes)

Saisir le contenu de chaque champ, dans chaque enregistrement, en validant pour passer de
l'un l'autre
Cliquer la case de fermeture pour fermer la table
Note:
Pour saisir les valeurs d'un champ de type "Liste de choix", accder la cellule du champ, cliquer la flche
sur sa droite puis slectionner un lment de la liste droulante.
- 18 -
MODIFIER UNE TABLE
PASSER DU MODE CREATION AU MODE FEUILLE DE DONNEES
Chaque table peut s'ouvrir en deux modes:

1. Le Mode Cration, pour en modifier la structure
2. Le mode Feuille de Donnes, pour effectuer des oprations sur les enregistrements
Cliquer l'icne Affichage (ou AFFICHAGE/Cration)

ou
AJOUTER DES CHAMPS DANS UNE TABLE
Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Tables

Cliquer la table dans laquelle on souhaite ajouter des champs
Cliquer le bouton
Cliquer dans la cellule vide sous les noms de champs
Taper le nom du nouveau champ

Valider pour se placer dans la zone "Type de donnes"
Cliquer la flche et slectionner le type de donnes
Valider pour se placer dans la zone "Description"
Taper un texte de commentaire, dcrivant le champ
Valider
Procder de mme pour chaque nouveau champ
Cliquer l'icne Enregistrer
Saisir les informations des nouveaux champs
Cliquer l'icne Affichage

Saisir chaque cellule des nouveaux champs
Cliquer la case de fermeture pour fermer la table
DEPLACER UN CHAMP

Cliquer sur le slecteur de ligne gauche du nom de champ dplacer
- 19 -
Pointer le slecteur
Presser et faire glisser la ligne horizontale noire jusqu la position dsire
Relcher
INSERER UN NOUVEAU CHAMP

Cliquer dans la ligne qui se retrouvera sous celle insre
Cliquer licne Insrer des lignes (ou INSERTION/Lignes)

Taper le nom du champ
Valider
Slectionner un type de donnes
Valider
Saisir un texte de commentaire (facultatif)
SUPPRIMER UN CHAMP

Cliquer dans la ligne correspondant au champ supprimer
Cliquer licne Supprimer les lignes (ou EDITION/Supprimer les lignes)
Cliquer Oui pour confirmer la suppression des donnes
- 20 -
PROPRIETES DES CHAMPS
Chaque champ d'une table possde un ensemble de proprits permettant de contrler avec
prcision la manire dont ACCESS enregistre, manipule, et affiche les donnes dans le champ.
DEFINIR UNE PROPRIETE DE CHAMP

Cliquer dans la ligne du champ concern par la proprit
Cliquer sur la proprit dfinir ou taper F6 et utiliser les flches pour accder la proprit
Suivant la proprit:
Taper un paramtre
ou
Cliquer sur la flche
Cliquer sur un lment de la liste propose
Cliquer l'icne Enregistrer pour sauvegarder les modifications
TAILLE D'UN CHAMP
La proprit "Taille du champ" permet de spcifier la taille maximale des donnes pouvant tre
contenues dans un champ pour les donnes de type "Texte", "Numrique" ou "NumroAuto".
Il est conseill d'utiliser la plus petite valeur possible pour la proprit "Taille du champ" car les
donnes de petite taille sont traites plus rapidement.
Champs de type NumroAuto
La proprit "Taille du champ" peut prendre la valeur "Entier long" ou "N rplication".
Champs de type "Texte"
La taille du champ (entre 1 et 255) prcise le nombre maximal de caractres autoriss. Par
dfaut, la valeur utilise est 50. ACCESS utilise seulement en mmoire la saisie effectue, et
non pas la place attribue.
Champs de type "Numrique"
La taille du champ dtermine la plage de valeurs

autorises, ainsi que l'exclusion ou non des nombres
dcimaux. Par dfaut, ACCESS attribue la valeur
"Entier long", qui autorise tous les nombres.
- 21 -
Taille du Valeurs Dcimales Taille
champ d'enreg.
Octet 0 255 0 1 octet
Entier -32768 32767 0 2 octets
Entier long -2147483648 2147483647 0 4 octets
Rel simple -3,4E38 et -1,4E-45 pour les 15 4 octets
valeurs ngatives
1,4E-45 et 3,4E38 pour les
valeurs positives
Rel double -1,8E308 et -4,9E-324 pour les 15 8 octets
valeurs ngatives
1,8E308 et 4,9E-324 pour les
valeurs positives
N rplication Identifiant globalement unique 16 octets
(permet d'identifier des tables,
des enregistrements, des
objets)
Synchronisation des tables
Dcimal Permet de prciser le nombre 15
de chiffres avant et aprs le
sparateur dcimal (prcision
gale 18)
Notes:
1. Pour agrandir la zone de saisie d'une proprit, taper MAJ+F2
2. On peut spcifier la taille par dfaut des champs de type "Texte" et "Numrique" en modifiant les valeurs
dans la zone "Tailles de champ par dfaut" sur l'onglet "Tables/Requtes", dans le menu OUTILS/Options.
FORMAT D'AFFICHAGE
Le format n'affecte que l'affichage de la valeur du champ, et non la valeur enregistre dans la table.
Une fois le format dfini, ACCESS l'applique dans les feuilles de donnes de table et de requte et
affectera les nouveaux formulaires ou tats.
Avec la proprit "Dcimales" en complment, on peut spcifier le nombre de dcimales affiches.
Si on choisit "Auto", ACCESS affiche 0 dcimale pour le format "Fixe" et 2 dcimales pour les
autres formats.
On peut appliquer dans ACCESS les mmes formats personnaliss que ceux d'EXCEL. Il suffit de
saisir le code de format dans la zone Format des proprits.
Champs Numrique:
Par exemple, un format numrique comportera quatre parties, spares par des points-
virgules. Premire partie pour les nombres positifs, deuxime pour les nombres ngatifs,
troisime pour les valeurs 0, quatrime s'il n'y a aucune valeur.
Le chiffre 0 affiche les nombres tels quels.

Le signe # est utilis pour des chiffres pouvant tre saisis ou non.
Cliquer dans la ligne du champ concern

Cliquer dans la proprit Format
- 22 -
Cliquer la flche droite de la proprit Format
Slectionner le code de format de son choix
ou
Saisir le code de format dsir
Champs Texte:
Un format texte comprendra trois parties, spares par des points-virgules. Premire partie
aux champs comportant du texte, la deuxime aux champs contenant des chanes vides
(aucun caractre), la troisime aux champs Null (aucune valeur).
@ reprsente un caractre qui devra toujours tre saisi

& reprsente un caractre qui pourra tre saisi ou non
< transforme les caractres saisis en minuscules
> transforme les caractres saisis en majuscules

Cliquer dans la proprit Format
Saisir le code de format dsir
MASQUE DE SAISIE
Le masque de saisie a pour but de faciliter la saisie d'un champ complexe, comme un numro de
tlphone par exemple, en utilisant un format adquat.
Applicable tous les types de champs sauf de type Mmo ou NumroAuto.
Champs Numrique:

Cliquer dans la proprit Masque de saisie
Saisir le masque en remplaant les caractres saisir dans le champ par
0 pour des chiffres devant obligatoirement tre saisis
# pour des chiffres pouvant tre saisis ou non
Champs Date/Heure:

- 23 -
Cliquer sur l'icne du Gnrateur d'expression droite de la proprit
Cliquer Oui pour sauvegarder la table
Slectionner le format dsir
Cliquer Suivant
Slectionner un caractre d'espace rserv
Cliquer Suivant
Cliquer Terminer
Champs Texte:

Cliquer sur l'icne du Gnrateur d'expression droite de la proprit
Cliquer Oui pour sauvegarder la table
Slectionner le format dsir
Cliquer Suivant
Slectionner un caractre d'espace rserv
Cliquer Suivant
Slectionner un mode d'criture de stockage des donnes
Cliquer Suivant
Cliquer Terminer
Exemple d'un masque de saisie pour un champ N de tlphone
VALEUR PAR DEFAUT
Pour tous les champs sauf de type NumroAuto. Le champ sera automatiquement rempli d'une
valeur donne. Utile lorsqu'un champ contient souvent la mme valeur. Valable pour les
enregistrements venir.
Exemple:
PROPRIETE NULL INTERDIT
En prcisant "Oui" la proprit "Null interdit", le champ concern devra obligatoirement contenir
une valeur pour chaque enregistrement.
Les champs Texte ou Memo possdent en plus la proprit "Chane vide autorise", qui dtermine
si un champ peut contenir des chanes vides (""), diffrentes de la valeur Null.
- 24 -
Si on attribue la valeur "Oui" aux proprits "Chane vide autorise" et "Null interdit":
On pourra enregistrer des chanes vides au lieu de valeurs Null lorsqu'on laisse un champ
vierge; (diffrence de traitement dans les requtes: Access n'inclut pas dans la feuille de
rponses les enregistrements dont les champs critres contiennent des valeurs Null).
Si on attribue la valeur "Oui" la proprit "Chane vide autorise" et "Non" "Null interdit":
On peut autoriser l'enregistrement de valeurs Null et de chanes vides, afin de distinguer par
exemple les valeurs inconnues (Null) des valeurs inexistantes ("").
Champ vierge = Null
Champ contenant "" = Chane vide
REGLES DE VALIDATION DES DONNEES DE CHAMP
Il s'agit de dfinir les conditions particulires que doivent remplir les donnes d'un champ, en plus
du type de donnes que contrle ACCESS en permanence.
On peut prvoir galement le texte qui s'affichera en cas de transgression de la rgle de validation.

Cliquer dans la ligne du champ concern par la rgle de validation
Cliquer dans la proprit Valide si
Saisir l'expression
Cliquer dans la proprit Message si erreur
Taper le texte qui apparatra en cas de transgression de la rgle Valide si
Note:
On pourrait utiliser les outils du Gnrateur d'expression pour crer une rgle complexe. Cliquer l'icne
droite de la proprit "Valide si"
Exemples de rgles
< #01/01/1995#
>100
Comme "M????"
>= #01/01/1993# Et < #01/01/1994#
- 25 -
IMPORTER - EXPORTER
IMPORTER UNE FEUILLE EXCEL
Si dans la feuille de calcul, les noms des champs se trouvent sur la premire ligne, ACCESS peut
les reprendre comme noms de champ dans la table. ACCESS affecte chaque nouveau champ cr
dans la table le type le plus appropri aux donnes importes.
Ouvrir la base de donnes de destination

FICHIER
Donnes externes
Importer
Slectionner le type de fichier Microsoft Excel
Slectionner le lecteur et le dossier contenant le fichier Excel
Slectionner le fichier Excel importer
Cliquer le bouton
Slectionner la feuille de calcul importer
Cliquer Suivant
Loption Premire ligne contient les en-ttes de colonnes est active par dfaut
Afin de reprendre comme noms de champs dans la table, ceux existants dans Excel
Cliquer Suivant
- 26 -
Cliquer Dans une nouvelle table
La feuille de calcul importe constituera une nouvelle table dans la base de donnes
ou
Cliquer Dans une table existante puis slectionner la table de rception
La feuille de calcul doit alors contenir les mmes types de donnes dans chaque champ,
avec le mme classement; chaque ligne comportant les mmes champs.
Cliquer Suivant
La suite de la procdure concerne la cration dune nouvelle table
Indexation dun champ
Cliquer sur ltiquette du champ (en-tte de colonne)

Dans la liste droulante Index, slectionner loption dsire
Ne pas importer un champ
Cliquer sur ltiquette du champ (en-tte de colonne)

Activer loption Ne pas importer le champ (sauter)
Cliquer Suivant
Choix de la cl primaire
Cliquer Choisir ma propre cl primaire

Slectionner le champ cl primaire dans la liste
Note:
Si on clique loption Pas de cl primaire, la table nen disposera pas
Si on clique loption Laisser Access ajouter une cl primaire, Access cre un nouveau champ dans la table,
nomm Numro, dont il fait la cl primaire
Cliquer Suivant
Saisir le nom de la nouvelle table ou conserver le nom de la feuille Excel dorigine
Cliquer Terminer
Cliquer OK
Access affiche la nouvelle table dans la liste des tables
EXPORTER DANS UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL
Cette procdure est identique pour exporter des donnes ACCESS vers un autre tableur, un fichier
base de donnes, ou un traitement de texte.
Ouvrir la base de donnes contenant lobjet exporter

Cliquer l'Objet puis slectionner celui exporter dans Excel
FICHIER
Exporter
- 27 -
Saisir le nom du fichier de destination
Ou conserver le nom dorigine de l'objet
Slectionner le type de fichier Microsoft Excel 97-2000
Ou slectionner une version Excel antrieure
Slectionner lunit et le dossier de destination
Cliquer le bouton
Notes:
1. Si on choisit dexporter une table ou une requte vers un classeur Excel97 existant, en slectionnant le
nom du fichier Excel parmi le contenu du dossier de destination, Access cre une nouvelle feuille de calcul
dans le classeur et y intgre les donnes exportes.
2. Lors de la procdure d'exportation, le choix du type de fichier rsultant "Rich Text Format" permet
d'ouvrir ensuite celui-ci dans un traitement de texte, en slectionnant les documents d'extension .RTF.
- 28 -
LES FILTRES
Lorsque l'on souhaite n'afficher qu'une partie des donnes sans crer une requte, on peut dfinir un
filtre.
Les filtres fonctionnent avec les tables, les requtes, les formulaires.
Lorsque l'on imprime un tat bas sur une table ou une requte filtre, il sera tenu compte du filtre
si on choisit Oui dans la proprit Filtre actif de l'tat.
FILTRE PAR SELECTION
Ouvrir la table ou le formulaire en mode Feuille de donnes

Slectionner le contenu d'un champ (tout ou partie), dans un enregistrement, commun tous
les enregistrements afficher
Exemple, pour afficher tous les enregistrements du vendeur "Montel", cliquer dans une cellule
quelconque du champ Vendeur contenant "Montel"
Exemple, pour afficher tous les enregistrements des clients d'un mme dpartement,
slectionner les deux premiers chiffres du champ Code Postal dans une cellule contenant un
code correspondant au dpartement dsir
Cliquer l'icne Filtrer par slection (ou ENREGISTREMENTS/Filtre/Filtrer par slection)
Afficher tous les enregistrements
Cliquer l'icne Supprimer le filtre (ou ENREGISTEMENTS/Afficher tous les

enregistrements)
Appliquer de nouveau le dernier filtre
Cliquer l'icne Appliquer le filtre (ou ENREGISTREMENTS/Appliquer le filtre/tri)
FILTRE PAR FORMULAIRE
Ouvrir la table ou le formulaire en mode Feuille de donnes

Cliquer l'icne Filtrer par formulaire
Un enregistrement vierge apparat
Saisir un critre
Cliquer dans la cellule du champ concern par le critre
Cliquer la flche droulante et slectionner l'lment correspondant au critre

ou
Saisir le critre dans la cellule
Valider
Procder de mme pour chaque champ affecter d'un critre

- 29 -
Note:
Si un mme champ doit comporter un autre critre, cliquer l'onglet Ou
en bas gauche de l'cran, et slectionner ou saisir le critre
supplmentaire.
Cliquer l'icne Appliquer le filtre
Afficher tous les enregistrements
Cliquer l'icne Supprimer le filtre
- 30 -
FORMULAIRE AVEC ASSISTANT
Les formulaires permettent de saisir, de modifier, de visualiser et d'imprimer les donnes d'une table
ou d'une requte. On peut visualiser toutes les valeurs d'un enregistrement en mode Formulaire, ou
tous les enregistrements d'un formulaire en mode Feuille de donnes.
Toutes les donnes d'un formulaire sont affiches dans des contrles.
Certains contrles sont associs aux champs de la table ou de la requte sous-jacente pour nous
permettre d'afficher le contenu des champs ou d'y entrer des donnes.
D'autres contrles affichent uniquement les informations enregistres dans le formulaire ou ont une
fonction dcorative (tiquettes, traits, rectangles...).
CREER UN FORMULAIRE INSTANTANE
Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Tables ou Requtes

Cliquer la table ou la requte sur laquelle se cre le formulaire
Cliquer la flche droite de l'icne Nouvel objet
Cliquer Formulaire instantan
ACCESS cre et ouvre le formulaire
ou
Dans la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Formulaires

Cliquer Formulaire Instantan: Colonnes ou Formulaire Instantan: Tableau ou
Formulaire Instantan: Feuille de donnes
Slectionner la table ou la requte sur laquelle se cr le formulaire
Cliquer OK
ACCESS cre et ouvre le formulaire
FICHIER
Enregistrer sous
Taper le nom du formulaire
Cliquer OK
CREER UN FORMULAIRE AVEC UN ASSISTANT
Dans la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Formulaires

Cliquer Assistant Formulaire
Slectionner la table ou la requte sur laquelle se cr le formulaire
Cliquer OK
Cliquer deux fois sur chaque champ inclure dans le formulaire

ou
Cliquer sur le champ inclure
- 31 -
Cliquer l'icne
Pour inclure tous les champs

Cliquer l'icne
Pour retirer tous les champs
Cliquer l'icne
Pour retirer un champ
Cliquer deux fois sur le champ dans la zone "Champs slectionns"
ou
Cliquer sur le champ dans la zone "Champs slectionns"
Cliquer l'icne
Note :
Les champs apparatront dans le formulaire dans l'ordre o ils figurent dans la zone Champs slectionns.
Cliquer Suivant
Cliquer une prsentation
Cliquer Suivant
Cliquer un style de formulaire
Cliquer Suivant
Saisir le titre principal du formulaire

Conserver l'option Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des informations
Cliquer Terminer
SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT EN MODE FORMULAIRE
Activer l'enregistrement supprimer

EDITION
Supprimer l'enregistrement
- 32 -
MANIPULER LES CONTROLES
MODES D'AFFICHAGE DU FORMULAIRE
Le formulaire est ouvert

Cliquer la flche droite de l'icne Affichage
Cliquer Mode Feuille de donnes

Ce mode n'affiche pas les images, autres objets OLE et les boutons de commande
ou
Cliquer Mode Formulaire
Ce mode n'affiche qu'un enregistrement unique
ou
Pour modifier la structure du formulaire
Aperu avant impression
Cliquer l'icne Aperu avant impression

Taper ECHAP pour revenir en mode normal
SELECTION DES CONTROLES
Les procdures de slection, de dplacement, de dimensionnement et d'alignement sont les mmes

pour tous les contrles ACCESS, qu'ils se trouvent dans un formulaire ou dans un tat.
Le formulaire est ouvert en mode Cration
Slection d'un contrle
Cliquer dans le contrle (zone contenant la valeur)

Si le contrle est associ une tiquette, celle-ci est slectionne galement
Ds lors, la frappe de TAB ou de MAJ+TAB, permet de se dplacer d'un contle l'autre
Slectionner des contrles adjacents
Pointer l'extrieur du premier contrle slectionner

Presser et faire glisser la souris pour slectionner tous les contrles
Tracer un rectangle autour des contrles

slectionner
- 33 -
Slectionner des contrles non-adjacents ou superposs
Presser MAJ
Cliquer sur chaque contrle slectionner
Supprimer un contrle du groupe slectionn
Presser MAJ
Cliquer sur les contrles dslectionner
DEPLACER DES CONTROLES
Dplacer un contrle et son tiquette ventuelle
Slectionner les contrles dplacer

Pointer le bord d'un contrle slectionn (main ouverte)
Presser et faire glisser jusqu' l'emplacement dsir
Dplacer une tiquette seule ou un contrle seul
Cliquer dans l'tiquette ou dans le contrle dplacer

Pointer la poigne de dplacement (angle suprieur gauche = main avec index)
Presser et faire glisser l'emplacement dsir

Pour dplacer un contrle seul ou une tiquette seule dans une autre section, passer par
COUPER/COLLER
Dplacement sur la ligne ou sur la colonne
Presser MAJ et cliquer les contrles dplacer

Au dernier contrle slectionn, ne pas relcher la souris
Presser faire glisser verticalement ou horizontalement
DIMENSIONNER DES CONTROLES
Dimensionner des contrles
Slectionner les contrles redimensionner

Pointer la poigne de redimensionnement correspondante
Presser et faire glisser pour obtenir la taille dsire
- 34 -
Ajuster la dimension des tiquettes leur contenu
Slectionner les tiquettes (ou boutons)

FORMAT
Taille
Cliquer Au contenu
Dimensionner les contrles les uns par rapport aux autres
Slectionner les contrles

FORMAT
Taille
Cliquer Au plus grand (la mme hauteur que le plus grand contrle slectionn)
ou
Cliquer Au plus petit (la mme hauteur que le plus petit contrle slectionn)
ou
Cliquer Au plus large (la mme largeur que le plus large contrle slectionn)
ou
Cliquer Au plus troit (la mme largeur que le contrle le plus troit slectionn)
ALIGNER LES CONTROLES ENTRE EUX

Slectionner les contrles d'une mme ligne ou d'une mme colonne
FORMAT
Aligner
Cliquer Gauche (aligne les bords gauches des contrles sur celui le plus gauche)
ou
Cliquer Droite (aligne les bords droits des contrles sur celui le plus droite)
ou
Cliquer Haut (aligne les bords suprieurs des contrles sur celui le plus en haut)
ou
Cliquer Bas (aligne les bords infrieurs des contrles sur celui le plus en bas)
ou
Cliquer Sur la grille (alignement des contrles sur la grille = maillage gal 0,25 cm)
SUPPRIMER UN CONTROLE
Lorsque l'on supprime un contrle, l'tiquette associe est automatiquement supprime.

A l'inverse, en ne slectionnant que l'tiquette, on peut supprimer celle-ci tout en conservant le
contrle associ.
- 35 -
PERSONNALISER UN FORMULAIRE
CONTROLES DANS UN FORMULAIRE
Un contrle peut tre de trois types:
Contrle Dpendant (ou li)

Affiche une donne provenant d'une table ou d'une requte.
Il permet d'afficher, de saisir, et de mettre jour les valeurs des champs.
Contrle indpendant
Affiche une information non lie une table ou une requte. Cela peut aussi tre une figure
gomtrique ou une image. Il n'y a donc pas de source de donnes.
Contrle calcul
Affiche une valeur provenant d'une expression et non pas d'un champ. On doit donc dfinir
une expression comme source des donnes. Une expression peut utiliser les donnes issues
d'un champ de la table ou de la requte sous-jacente, ou d'un contrle du formulaire. A
chaque ouverture du formulaire, ACCESS calculera la valeur de l'expression en utilisant la
dernire version des donnes.
Conseil:
Dans le formulaire, placer tout d'abord les contrles dpendants, puis les contrles indpendants et calculs
l'aide de la barre d'outils.
AJOUTER DES CONTROLES DEPENDANTS

Cliquer l'icne Liste des champs (ou AFFICHAGE/Liste des champs)
Slectionner les champs ajouter au formulaire

Pour slectionner tous les champs, cliquer deux fois sur le titre de la liste
Pointer un champ slectionn
Presser et faire glisser dans le formulaire
Prendre en compte le placement de l'tiquette
Cliquer licne Liste des Champs
AJOUTER DES CONTROLES AVEC LA BOITE A OUTILS
La bote outils est utilise pour crer des contrles indpendants ou calculs, ainsi que des
contrles dpendants autres que "Zone de texte".
- 36 -
Afficher ou masquer la bote outils
Cliquer l'icne Bote outils (ou AFFICHAGE/Bote outils)
Crer un contrle avec un outil
Cliquer l'outil correspondant au type de contrle crer
Crer un contrle dpendant autre que "Zone de texte"
Cliquer l'icne Liste des champs

Pointer le champ correspondant au contrle
Presser et faire glisser le nom de champ dans le formulaire
Cliquer licne Liste des Champs
Crer un contrle indpendant
Cliquer dans le formulaire la position du coin suprieur gauche du contrle

La taille est alors dfinie par dfaut
ou
Pointer dans le formulaire la position du coin suprieur gauche du contrle
Presser et faire glisser pour dfinir la taille
CREER UNE ZONE DE TEXTE CALCULE
Un contrle calcul est en rgle gnrale une zone de texte dans laquelle on tape directement
l'expression pour l'attribuer la proprit "Source contrle" du contrle.

Cliquer l'outil Zone de texte dans la bote outils
Cliquer dans le formulaire la position du coin suprieur gauche de la zone de texte
La taille est alors dfinie par dfaut
ou
Pointer dans le formulaire la position du coin suprieur gauche de la zone de texte
Cliquer l'intrieur de la zone de texte (contrle et non tiquette)
Taper le signe = et l'expression dsire
Valider
Cliquer sur le nom temporaire de l'tiquette
Cliquer l'icne Proprits (ou cliquer deux fois sur l'tiquette)
Dans la liste des proprits qui apparat, slectionner le texte de lgende
- 37 -
Taper un libell plus explicite
Cliquer l'icne Proprits pour refermer la bote des proprits

Redimensionner la largeur de l'tiquette, si ncessaire
CREER UN INTITULE
On utilise un contrle de type "Intitul" pour afficher un titre, une lgende, ou des instructions. Les
intituls sont toujours indpendants, n'tant pas associs un champ.

Cliquer l'outil Intitul
Dans le formulaire, cliquer la position du dbut de saisie

Taper le texte dsir
La taille de l'intitul s'ajuste automatiquement au fur et mesure de la saisie
ou
Dans le formulaire, pointer la position du dbut de saisie
Relcher et taper le texte dsir
Note:
Pour saisir un texte sur plusieurs lignes dans une tiquette, taper CTRL+RETOUR pour passer la ligne.
ZONE DE LISTE OU LISTE MODIFIABLE AVEC UN ASSISTANT
Il est plus simple de slectionner une valeur dans une liste que de la taper.
Une zone de liste comprend une srie de valeurs toujours affiches parmi lesquelles on peut faire
son choix.
Une liste modifiable est la combinaison d'une zone de texte et d'une zone de liste; on peut taper une
valeur dans la partie zone de texte du contrle, ou slectionner une valeur dans sa liste aprs avoir
cliqu la flche.

Vrifier que l'outil Assistants Contrle est activ ("enfonc")
Cliquer l'outil Zone de liste ou l'outil Zone de liste modifiable dans la bote outils
Dans le formulaire, cliquer la position dsire du coin suprieur gauche de la liste
Zone de liste ou Liste modifiable dpendant d'une table ou d'une requte

Permet de slectionner et conserver un lment d'un seul champ
Conserver le premier choix relatif la table ou requte
- 38 -
Cliquer Suivant
Cliquer la table ou la requte contenant les valeurs de la liste
Cliquer Suivant
Cliquer le champ contenant les valeurs inclure dans la liste
Cliquer le bouton
Procder ainsi pour chaque champ
Les champs slectionns deviendront les colonnes dans la liste
Cliquer Suivant
Dfinir la largeur des colonnes des champs slectionns
Cliquer Suivant
Cliquer Stocker la valeur dans ce champ
Slectionner le champ qui contiendra la valeur slectionne dans la liste
Cliquer Suivant
Taper le nom de l'tiquette de la liste cre
Cliquer Terminer
ou
Zone de liste ou Liste modifiable contenant des valeurs saisies
Cliquer Je taperai les valeurs souhaites
- 39 -
Cliquer Suivant
Saisir le nombre de colonnes qui composeront la liste
Cliquer dans la premire cellule
Saisir le premier lment de la liste
Taper la touche TAB (ou utiliser la flche) pour accder la deuxime cellule
Saisir le deuxime lment de la liste
Taper TAB
Procder ainsi pour chaque lment saisir dans la liste
Dfinir la largeur des colonnes des champs

Cliquer Suivant
Slectionner le champ qui contiendra la valeur slectionne dans la liste
Cliquer Suivant
Taper le nom de l'tiquette de la liste cre
Cliquer Terminer
SAISIE DE NOUVELLES VALEURS DANS UNE LISTE MODIFIABLE
La procdure suivante est employe uniquement pour les listes modifiables ayant t conues en
saisissant les valeurs qui les composent.

Cliquer sur la liste modifiable concerne
- 40 -
Cliquer l'icne Proprits
Cliquer dans la proprit Limiter liste
Slectionner Non (par dfaut) pour autoriser la saisie de nouvelles donnes
ou
Slectionner Oui pour limiter les valeurs utilises celles de la liste
Cliquer dans la proprit Contenu
Saisir entre guillemets, chaque nouvelle valeur, espace d'un point-virgule
RECHERCHER UN ENREGISTREMENT
Il s'agit d'inclure dans le formulaire une liste modifiable dont la slection d'un lment permet
l'affichage de l'enregistrement correspondant.

Cliquer l'outil Zone de liste modifiable
Cliquer dans la zone Dtail la position dsire pour l'insertion de la liste
Activer l'option Rechercher un enregistrement dans mon formulaire
Cliquer Suivant
Slectionner le champ utilis pour effectuer la recherche d'enregistrement
Cliquer le bouton
Cliquer Suivant
Rgler la largeur de la colonne
Cliquer Suivant
Saisir le texte de l'tiquette de la liste cre
Cliquer Terminer
Redimensionner ventuellement la largeur de l'tiquette
- 41 -
INSERER UN CONTROLE ONGLET
Lorsque les contrles sont trop nombreux, ils risquent de ne pas tenir sur une zone limite d'un
cran. Il est alors prfrable de les disposer l'intrieur d'onglets, semblables certains menus.
Ce systme permet de crer des formulaires de plusieurs pages, facilement manipulables.
Ouvrir le formulaire en mode Cration

Amnager une zone suffisamment grande pour recevoir le contrle onglet
Cliquer l'icne Contrle Onglet
Dans le formulaire, pointer le coin suprieur gauche du contrle onglet crer
Presser et faire glisser pour crer le contrle onglet puis relcher
Ajouter un onglet
Cliquer sur un onglet quelconque afin de slectionner le contrle onglet

Cliquer Insrer une page (ou INSERTION/Page Contrle onglet)
Un nouvel onglet apparat droite de ceux existants
Supprimer un onglet
Cliquer sur l'onglet supprimer

Cliquer Supprimer la page
Dplacer un onglet
Cliquer sur un onglet quelconque afin de slectionner le contrle onglet

Cliquer Ordre des pages
Slectionner l'onglet dplacer
- 42 -
Cliquer le bouton Dplacer vers le haut ou Dplacer vers le bas
Cliquer OK
Renommer un onglet
Cliquer deux fois sur l'onglet renommer

La feuille de proprits de l'onglet apparat
Saisir le nom dsir dans la proprit Lgende
Placer les contrles dans les onglets
Slectionner les contrles du formulaire placer dans le premier onglet

Cliquer l'icne Couper
Cliquer sur l'onglet de destination
Cliquer l'icne Coller
Dplacer et redimensionner les contrles si besoin
Procder de mme pour insrer les autres contrles dans les autres onglets
- 43 -
VALEURS OUI/NON
Les cases cocher, les boutons d'options et les boutons bascule sont utiliss comme contrles
autonomes pour dfinir des valeurs Oui/Non ou Vrai/Faux.
Case cocher
Bouton d'option
Bouton bascule
Lorsque ces boutons sont activs ou dsactivs, ACCESS enregistre la valeur dans la table sous-
jacente, et l'affiche en fonction de la proprit "Format" dfinie pour le champ.
Lorsque ces contrles sont associs des champs autres que de type Oui/Non, ACCESS inscrit "-1"
(Oui ou Vrai) en cas de slection, sinon "0" (Non ou Faux).
Crer un bouton dpendant d'un champ

Cliquer l'outil Case cocher ou Bouton d'option ou Bouton bascule
Pointer le champ Oui/Non correspondant au bouton
Presser et faire glisser dans le formulaire
GROUPE D'OPTIONS
Un groupe d'options est constitu d'un cadre de groupe contenant plusieurs cases cocher, boutons
d'options ou boutons bascule. Un groupe d'options facilite la slection, car il ncessite un simple
clic sur l'option de son choix.
Un groupe d'options dpendant d'un champ, c'est le cadre du groupe qui dpend du champ, et non
ses options. Le groupe peut galement dpendre d'une expression, ou tre indpendant.
Chaque option d'un groupe a sa proprit "Valeur contrle", laquelle on attribue une valeur
obligatoirement numrique correspondant au champ associ au cadre de groupe. Lorsque l'on
slectionne l'une des options d'un groupe, ACCESS affecte au champ dont le groupe d'options
dpend, la valeur de la proprit "Valeur contrle" de l'option slectionne.

Cliquer l'icne Groupe d'options
Pointer dans le formulaire la position du coin suprieur gauche du groupe d'options
Presser et faire glisser la souris pour crer le groupe d'options et relcher
Saisir le texte de l'tiquette de la premire option du groupe
Taper la touche TAB
Saisir le texte de l'tiquette suivante
Taper la touche TAB
- 44 -
Procder ainsi pour saisir toutes les tiquettes du groupe d'options
Cliquer Suivant
Slectionner Oui ou Non pour avoir ou pas une valeur par dfaut
Si on clique Oui, slectionner ensuite la valeur par dfaut dans la liste droulante
Cliquer Suivant
Modifier si besoin les valeurs attribues chaque option
Lors de la slection d'une option, ACCESS stocke dans le champ sous-jacent la valeur
correspondante. Appliquer -1 ou 0 pour les valeurs d'un champ de type Oui/Non.
Cliquer Suivant
Slectionner dans la liste droulante le champ de la table qui contiendra la valeur assigne
l'option choisie
Cliquer Suivant
Slectionner un type de contrle et un style
Cliquer Suivant
Saisir le texte de la lgende
Cliquer Terminer
- 45 -
SAUT DE PAGE
En mode formulaire, un saut de page n'est actif que si on a attribu la valeur "Mode simple" la
proprit "Affich par dfaut" au formulaire.
En mode Formulaire, ACCESS utilise un saut de page pour marquer une zone spcifique accessible
avec les touches PGUP et PGDN.

Cliquer l'icne Saut de page
Dans le formulaire, cliquer la position dsire du saut de page
- 46 -
PROPRIETES D'UN FORMULAIRE
AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES D'UN CONTROLE
Cliquer deux fois sur le contrle (et non son tiquette ventuelle)
ou
Cliquer le contrle
Cliquer l'icne Proprits (ou AFFICHAGE/Proprits)
Slectionner une catgorie de proprits par l'onglet appropri

Cliquer sur la proprit dfinir
Taper la valeur ou la slectionner dans la liste aprs avoir cliqu la flche
Cliquer sur l'icne Proprits pour refermer la zone de dialogue
Notes:
1. Si on modifie la proprit d'un contrle, celle du champ reste inchange dans la table ou la requte sous-
jacente.
2. Si on modifie la proprit d'un champ dans une table ou une requte aprs avoir cr un formulaire
utilisant ce champ, on doit mettre cette proprit jour dans tous les contrles dpendants du champ.
3. Si on dfinit deux rgles de validation (proprit "Valide si") diffrentes dans un formulaire et dans la table
sous-jacente, elles seront toutes deux appliques.
4. On devra par contre dfinir toutes les proprits d'un champ calcul d'un formulaire, s'il ne correspond
pas un champ de requte sous-jacente.
5. Dans le cas de zone de texte faisant rfrence un champ de type "Mmo", affecter la valeur "Oui" aux
proprits "Auto extensible" et "Auto rductible", qui ajustent la hauteur du contrle en fonction de la
longueur des donnes l'impression. Ces proprits n'ont aucune incidence sur la taille de la zone de texte
affiche en mode formulaire.
6. Choisir Non la proprit "Visible" si on veut que le contrle n'apparaisse pas l'cran lors de la saisie.
7. Choisir Non la proprit "Activ" si on souhaite que le contrle soit visible mais pas accessible en saisie.
8. Choisir Oui la proprit "Verrouill" si on souhaite que le contrle soit accessible mais non modifiable
en saisie.
9. Saisir le texte dans la proprit "Message si erreur" qui apparatra dans une bote de dialogue si les rgles
de saisie ou de validit ne sont pas respectes.
MODIFICATION DE L'ORDRE DE SAISIE DES CONTROLES
ACCESS affecte automatiquement un ordre de saisie tous les contrles que l'on ajoute dans un
formulaire. Cet ordre correspond l'ordre d'ajout des contrles dans le formulaire.
On peut crer un ordre d'entre automatique qui active les contrles de gauche droite et de haut en
bas, ou personnaliser l'ordre.

AFFICHAGE
Ordre de tabulation
Cliquer Ordre automatique

Cliquer OK
- 47 -
ou
Cliquer le slecteur du contrle dplacer, gauche de la ligne

Pour slectionner plusieurs contrles, presser et faire glisser sur les slecteurs
Pointer de nouveau le slecteur du contrle

Presser et faire glisser vers la position souhaite
Cliquer OK
AJOUT DE SECTIONS
En-tte de formulaire
Zone du titre du formulaire, des boutons ventuels de commande. En mode formulaire, il ne
figure qu'au dbut du formulaire. Il est imprim en haut de la premire page. Si on ne
souhaite pas l'imprimer, attribuer la valeur "A l'cran" sa proprit "Afficher".
En-tte de page
Figure en haut de chaque page du formulaire. Il apparat uniquement l'impression.
- 48 -
Section Dtail
Contient les enregistrements.
Pied de page
Figure au bas de chaque page du formulaire, et peut contenir le numro de page. Il
n'apparat qu' l'impression.
Pied de formulaire
S'affiche au bas de l'cran en mode Formulaire et s'imprime au bas de la dernire page.
Ajouter ou supprimer un En-tte/pied de formulaire ou En-tte/pied de page

AFFICHAGE
Activer/Dsactiver En-tte et pied de page et/ou En-tte/pied de formulaire
DIMENSIONNER UNE SECTION
On peut dfinir une hauteur diffrente pour chaque section. En revanche, lorsque l'on modifie la
largeur d'une section, elle s'applique au formulaire tout entier.

Pointer le bord suprieur ou droit de la section dimensionner
Faire glisser pour obtenir la hauteur ou la largeur souhaite
AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES D'UNE SECTION
Cliquer deux fois dans la section hors de tout contrle

ou
Cliquer dans la section hors de tout contrle

Modifier les proprits
- 49 -
AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES DU FORMULAIRE
Les proprits du formulaire dfinissent leur aspect gnral et leur fonctionnement.

Cliquer deux fois dans la zone grise hors des sections ou sur la case grise l'intersection des
rgles
ou
EDITION
Slectionner le formulaire

Modifier les proprits
FONCTION D'EDITION PAR DEFAUT
On peut dfinir la fonction principale d'un formulaire de faon l'activer ds son ouverture.

Slectionner le formulaire
Slectionner la valeur Oui la proprit Entre donnes si l'on veut que le formulaire soit
utilis exclusivement pour la saisie de nouveaux enregistrements
et/ou
Slectionner Non la proprit Ajout autoris pour empcher l'utilisateur de crer de
nouveaux enregistrements partir du formulaire
et/ou
Utiliser les proprits Modif autorise et Suppr autorise pour autoriser ou non l'utilisateur
modifier ou supprimer des enregistrements
- 50 -
MISE EN FORME D'UN
FORMULAIRE
FORMAT AUTOMATIQUE

Cliquer l'icne Format automatique
Slectionner un format
Cliquer OK
DESSINER UN RECTANGLE OU UN TRAIT

Cliquer l'outil Rectangle ou Trait
Dans le formulaire, pointer la position du coin suprieur gauche du rectangle ou du trait
tracer
Presser et faire glisser pour crer le rectangle ou le trait
Relcher
Selon les attributs de dessin, une figure comme un rectangle peut masquer les contrles sur lesquels
elle est place.
Pour placer la figure l'arrire plan
Slectionner la figure en mode formulaire

FORMAT
Mettre en arrire-plan
STYLE - POLICE - TAILLE DE CARACTERES - ALIGNEMENT

- 51 -
Utiliser les polices de l'imprimante
Cliquer dans la zone grise, hors des sections

Slectionner Oui dans la proprit Polices imprimante
ACCESS affiche alors les polices et tailles de caractres disponibles sur l'imprimante.
Choix des styles, polices et tailles
Slectionner les contrles mettre en forme

Slectionner une police
Slectionner une taille (on peut saisir aussi une taille inexistante)
Activer ou non, Gras, Italique et Soulign
Alignement des contrles
Slectionner les contrles aligner

L'alignement concerne la valeur (texte ou nombre) dans le cadre du contrle
Cliquer une icne d'alignement
CHOIX DES ENCADREMENTS ET COULEURS

Slectionner les contrles concerns ou une section
Cliquer la flche droite de l'icne Epaisseur de bordure/trait
Slectionner une bordure
Cliquer la flche droite de l'icne Couleur d'arrire-plan/remplissage
Slectionner une couleur
Cliquer la flche droite de l'icne Couleur de police/premier plan
Cliquer la flche droite de l'icne Couleur de bordure/trait
CREER DES CONTROLES EN TROIS DIMENSIONS

Slectionner les contrles concerns
Cliquer la flche droite de la dernire icne de la barre d'outils "Mise en forme"
Slectionner une option dans la liste
- 52 -
ETAT AVEC ASSISTANT
Un tat permet de prsenter des donnes sous la forme d'un document imprim.
Par rapport un formulaire que l'on pourrait imprimer, un tat offre davantage de flexibilit quant
la prsentation d'informations de synthse. Par exemple, il est possible d'inclure des totaux par
catgories d'enregistrements.
Un tat regroupe les donnes partir d'une table unique. Si les donnes proviennent de plusieurs
tables, l'tat doit se baser sur une requte unique, charge d'extraire les donnes.
Une fois la structure de l'tat cre, on peut l'utiliser l'infini sans la modifier, les donnes tant
mises jour chaque impression.
L'Assistant Etat instantan gnre un tat prformat une colonne, sans question pose
l'utilisateur. Les autres assistants posent des questions et crent l'tat en fonction des rponses
fournies. Ils acclrent le processus de cration d'un tat en prenant en charge les oprations
essentielles. L'tat de base ainsi obtenu peut ensuite ventuellement tre modifi.
CREER UN ETAT INSTANTANE
Depuis la fentre Base de donnes, cliquer l'Objet Tables ou Requtes

Cliquer la table ou la requte sur laquelle se fonde l'tat crer
Cliquer la flche droite de l'icne Nouvel objet
Dans la liste, cliquer Etat Instantan
CREER UN ETAT AVEC UN ASSISTANT
Dans la fentre Base de donnes, cliquer l'Objet Etats

Cliquer sur l'assistant dsir
Slectionner dans la liste droulante la table ou la requte sur laquelle se basera l'tat
Cliquer OK
Suite pour le choix "Assistant Etat"
Cliquer deux fois sur chaque champ intgrer l'tat

ou
Cliquer le champ intgrer l'tat
Cliquer l'icne
Rpter l'opration pour chaque champ
ou
Cliquer pour intgrer tous les champs l'tat
Rappel:
Utiliser l'icne pour retirer un champ de la zone "Champs slectionns"
Utiliser l'icne pour retirer tous les champs
Cliquer Suivant
- 53 -
Slectionner le champ sur lequel s'effectuera le regroupement
(l'tat comportera ainsi des sous-ensembles gnrs par le regroupement des lignes sur
ce champ)
Cliquer l'icne
Cliquer le bouton
Slectionner un intervalle de regroupement
Cliquer OK
Cliquer Suivant
Slectionner les champs utiliss comme critres de tri pour les donnes d'un mme
sous-ensemble
Cliquer l'icne pour passer du mode de tri croissant au mode de tri dcroissant
(et vice-versa)
Cliquer le bouton
Activer les oprations effectuer
Cliquer OK
Cliquer Suivant
Slectionner une prsentation et une orientation

- 54 -
Activer l'option
Cliquer Suivant
Slectionner un style de prsentation
Cliquer Suivant
Saisir le titre de l'tat (en mme temps son nom de sauvegarde)
Cliquer Terminer
Suite pour le choix "Assistant Etiquette"
Slectionner la taille d'tiquettes utiliser

ou
Cliquer le bouton
Cliquer Nouveau
Rentrer le nom du nouveau format d'tiquettes
Activer les options et saisir les dimensions exactes des tiquettes utilises
- 55 -
Cliquer OK
Cliquer Fermer
Cliquer Suivant
Slectionner la police et les autres attributs du texte de l'tiquette
Cliquer Suivant
Cliquer deux fois sur le premier champ intgrer dans l'tiquette

Sparer du champ suivant par un espace ou valider
Insrer le champ suivant puis saisir un sparateur
Renouveler la procdure afin de placer dans l'tiquette tous les champs dsirs
Dans la zone "Etiquette prototype", pour supprimer un champ et/ou un sparateur,
effectuer la slection ncessaire puis taper SUPPR
Cliquer Suivant
Cliquer deux fois sur chaque champ utiliser comme critres de tri
Cliquer Suivant
Saisir le nom de sauvegarde de l'tat tiquettes
Cliquer Terminer
Conseil:
Crer un tat avec un assistant puis le modifier afin de le personnaliser. On gagne ainsi du temps par rapport
la cration d'un tat qui oblige passer par toutes les phases.
MODES D'AFFICHAGE DE L'ETAT
Ouvrir l'tat
Cliquer la flche droite de l'icne Affichage
Cliquer Mode cration

Pour modifier la structure de l'tat
ou
Cliquer Aperu avant impression
Pour vrifier l'ensemble des donnes de l'tat
ou
Cliquer Aperu du format
C'est une variante du mode Aperu avant impression o seuls quelques enregistrements sont
visualiss. Ce mode est utiliser lorsque la masse des informations traites entrane un
ralentissement de l'affichage.
- 56 -
CREATION DE REQUETES
Une requte est une interrogation pose la base de donnes. Le rsultat d'une requte, appel
feuille de rponses, se prsente sous la forme d'un tableau regroupant les seuls enregistrements
rpondant la question pose.
Les donnes de la feuille de rponses d'une requte sont automatiquement mises jour, en cas de
modification dans la table sous-jacente. Inversement, si on modifie les donnes de la feuille de
rponses d'une requte, ACCESS met automatiquement jour les donnes de la table.
Utilit des requtes
Slectionner les champs afficher

Restreindre l'affichage aux seuls enregistrements qui satisfont aux critres
Trier des enregistrements
Calculer des totaux
Crer des formulaires, des requtes et des tats partir de requtes
Modification des donnes des tables
CREER UNE REQUETE SANS ASSISTANT
Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Requtes

Cliquer OK
Cliquer l'onglet Tables ou l'onglet Requtes ou l'onglet Les deux dans la zone "Ajouter une
table"
Cliquer la premire table ou premire requte utiliser
Cliquer Ajouter (ou Cliquer deux fois sur la table ou la requte)
Procder ainsi pour chaque table ou requte utiliser
Cliquer Fermer
AJOUTER UN CHAMP A LA REQUETE
Dans le cadre de la table, pointer le nom du champ utiliser dans la requte

Cliquer deux fois
Procder ainsi pour chaque champ utiliser
ou
Faire glisser le nom du champ dsir, de la table la cellule de la ligne Champ de la grille
Relcher
Procder ainsi pour chaque champ utiliser dans la requte
- 57 -
ou
Cliquer dans la cellule de la zone Champ de la grille

Cliquer la flche vers le bas
Cliquer le champ de la table insrer dans la requte
AJOUTER PLUSIEURS CHAMPS
Cliquer le premier champ dans le cadre de la table

Presser CTRL et cliquer les autres champs
(ou MAJ pour prendre un bloc de champ)
Pointer un des champs slectionns
Presser et faire glisser jusqu' la premire cellule de destination (ligne Champ), dans la grille
Ajouter tous les champs d'une table
Cliquer deux fois dans la barre de titre du cadre de la table

Tous les champs sont slectionns
- 58 -
Pointer un des champs slectionns
Faire glisser sur la premire cellule Champ de la grille
ou
Cliquer deux fois sur l'astrisque (*)
Note:
L'astrisque inclut tous les champs de la table ou de la requte, sans les afficher individuellement.. De ce fait,
les champs ajouts la grille ne peuvent tre ni tris ni affects de critres de slection.
CONSULTER LES ENREGISTREMENTS DE LA REQUETE
Note :
La liste droulante Premires valeurs spcifie le nombre d'enregistrements auquel doit se limiter
la requte.
SAUVEGARDER LA REQUETE
FICHIER
Enregistrer sous
Taper le nom de la requte (64 caract. max.)
Cliquer OK
TRI DES ENREGISTREMENTS
On peut trier les enregistrements d'une requte sur un ou plusieurs champs.

Pour prciser un ordre de tri sur plusieurs champs, ACCESS commence le tri partir du premier
champ gauche. On doit donc ventuellement redisposer les champs trier de gauche droite sur
la grille.
Ouvrir la requte en Mode Cration
Cliquer dans la cellule Tri du champ utilis comme critre de tri

Cliquer Croissant ou Dcroissant
- 59 -
Cliquer dans la cellule Tri du champ utilis comme autre critre de tri
Cliquer Croissant ou Dcroissant
Procder de mme pour un autre champ utilis comme critre de tri
Visualiser les rsultats:
Enregistrer la requte:
- 60 -
MODIFIER UNE REQUETE
DEPLACER UN CHAMP
Ouvrir la requte en mode Cration

Cliquer le slecteur en haut de la colonne dplacer
Ligne grise au-dessus du nom du champ - On obtient une flche noire pointant vers le bas
Pointer de nouveau le slecteur

Presser et faire glisser la ligne verticale noire l'endroit dsir
Relcher
INSERER UNE COLONNE VIERGE

Cliquer le slecteur de la colonne qui sera droite de celle insre
INSERTION
Colonnes
INSERER UN CHAMP

Dans le cadre de la table, pointer le nom de champ rajouter
Presser et faire glisser dans la grille sur le nom du champ qui sera aprs celui insr
- 61 -
SUPPRIMER UN CHAMP

Cliquer le slecteur de la colonne du champ supprimer
Taper SUPPR (ou EDITION/Supprimer ou EDITION/Supprimer colonnes)
Supprimer tous les champs de la grille
EDITION
Effacer la grille
EXCLURE UN CHAMP DE LA FEUILLE DE REPONSES
La slection d'un champ dans une requte n'implique pas forcment son affichage dans la feuille de
rponses. On peut ainsi slectionner les enregistrements d'une mme ville, sans afficher la ville.

Dsactiver la case Afficher de chaque champ exclure
- 62 -
REQUETE SELECTION
Pour que la feuille de rponses d'une requte ne prenne en compte que certains enregistrements, il
est ncessaire de spcifier des critres de slection.
DEFINIR UN CRITERE

Dans la grille, cliquer dans la cellule Critres du champ concern
Saisie directe
Saisir directement le critre

Valider
Note:
Pour afficher la cellule "Critres" en mode Zoom:
Taper MAJ+F2 (Mode Zoom)
Cliquer OK pour revenir
Gnrateur d'expression
Cliquer l'icne Crer pour appeler le Gnrateur d'expression

Gnrer l'expression en utilisant les fonctions, les champs et les oprateurs
Cliquer OK
VISUALISER LES RESULTATS
EXPRESSIONS COURANTES
Mot
Saisir Dupont dans le champ de type texte concern.
La saisie de critres de type texte peut s'effectuer indiffremment en majuscules ou en
minuscules.
Phrase
Saisir "Juan les Pins" dans le champ de type texte concern.
- 63 -
Les guillemets sont obligatoires pour prendre en compte un texte comprenant des espaces.
Valeur
Saisir 100 dans le champ de type numrique concern.
Tranche de valeurs
Saisir >40000 dans le champ de type numrique concern.
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ utilis une valeur
strictement suprieure 40000.
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ DATE une valeur
strictement suprieure au 01/01/2002.
Valeurs entre deux bornes
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ TOTAL une valeur
comprise entre 20000 et 40000.
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ DATE une valeur
comprise entre le 01/01/2002 et le 31/03/2002.
Valeurs boolennes
Saisir Non ou Faux ou Inactif ou 0 dans le champ de type Oui/Non concern.
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ utilis une valeur
correspondant Non (Oui, Vrai, Actif ou 1 pour Oui).
UTILISATION DE CARACTERES GENERIQUES
Pour slectionner des champs sur la base d'un ou de plusieurs caractres (type Texte et Date/Heure).
? Remplace un seul caractre quelconque, au mme emplacement

* Remplace un ou plusieurs caractres quelconques au mme emplacement dans la valeur
- 64 -
Exemple
Saisir Log* dans le champ PRODUIT et valider.
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ PRODUIT a un

contenu qui commence par les trois lettres "Log".
Autres exemples
Dupon? Dupont *ton Menton

Dupond Mouton
Du*d Durand *fr* Confrence

Dupond Indiffrence
*/*/2002 Toutes les dates en 2002
Notes:
1. Avec les caractres gnriques, l'criture des lettres est la mme en majuscule comme en minuscule (du* =
Du*).
2. A la validation, ACCESS entoure la saisie de guillemets, et la fait prcder de l'expression Comme
(Exemple: Comme "*/*/2002").
SELECTION DES ENREGISTREMENTS PAR DIFFERENCE
Oprateur PAS
Exemples de critres dans un champ NOM

Pas Dupont Affiche tous les enregistrements dont le nom n'est pas Dupont
Pas D* Affiche tous les enregistrements dont le nom ne commence pas par la lettre D
SELECTION DES ENREGISTREMENTS VIDES OU NON VIDES
Oprateur NULL ou EST NULL
Pour rechercher les champs vides.
Oprateur PAS NULL ou EST PAS NULL
Pour rechercher les champs qui contiennent une valeur.
Note:
Pour rechercher des chanes vides (suivant les proprits dfinies), taper un double guillemet ("")
- 65 -
SELECTION DE LA DATE DU JOUR
Pour slectionner les enregistrements comportant la date du jour (fournie par l'horloge de
l'ordinateur).
Oprateur DATE()
CRITERES COMPRENANT UNE OPERATION
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ DATE a une valeur
correspondant aux trente derniers jours.
CRITERES COMPRENANT DES NOMS DE CHAMPS
Si un calcul, dans un critre, porte sur un nom de champ, on doit placer celui-ci entre crochets ([]).
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont la valeur du champ TOTAL
est strictement suprieure la valeur de PX_UNIT*2.
COMBINAISON DE PLUSIEURS CRITERES
Utilisation des oprateurs ET ou OU dans un champ.
L'oprateur ET
Est utilis lorsqu'un champ doit satisfaire deux critres ou plus
Exemple:
>=01/01/2002 Et <01/04/2002
Toutes les dates du premier trimestre 2002
- 66 -
L'oprateur Entre
Permet d'identifier une plage dans une expression sans utiliser les oprateurs de comparaison (<, >,
<=, >=, <>).
Exemple:
Entre 01/01/2002 Et 01/03/2002
Entre le 1er janvier et le 1er mars 2002
L'oprateur OU
Est utilis lorsqu'un champ doit satisfaire au mois un des critres spcifis.
Exemple:
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ PRODUIT contient
les valeurs Micros ou Logiciel.
CRITERES SUPPLEMENTAIRES
Rgle:
Deux ou plusieurs critres sur des lignes diffrentes sont unis par un OU logique
Deux ou plusieurs critres sur la mme ligne sont unis par un ET logique
Exemple: Si on dfinit plus d'un critre pour un mme champ
Les critres sont saisis sur plusieurs lignes du champ dans la grille d'interrogation.
On slectionne les enregistrements qui rpondent l'un OU l'autre critre du champ.
Exemple: Si on dfinit des critres pour plusieurs champs
Les critres sont saisis sur la mme ligne

On slectionne les enregistrements qui rpondent tous les critres de la ligne
- 67 -
CREATION DE CHAMPS CALCULES
1. Dans une requte, on peut crer de nouveaux champs partir de champs existants.
2. On pourra ensuite trier ces champs, rajouter des critres ou utiliser les rsultats obtenus.
3. Un champ calcul peut galement combiner du texte de deux champs, grce l'oprateur &.
4. Dans la feuille de rponses de la requte, il est impossible de modifier les rsultats d'un champ
calcul. En revanche, le recalcul se fait automatiquement si on modifie une valeur de champ qui
intervient dans l'opration.
5. Si on souhaite utiliser souvent un champ calcul dans un formulaire ou un tat, on peut crer
une requte effectuant le calcul et fonder le formulaire ou l'tat sur cette requte et non sur une
table.

Cliquer sur la premire cellule de champ vide
Ou insrer une colonne
Taper l'expression dsire
Valider
Slectionner l'expression Expr(chiffre) (sans la formule qui suit ni les :)

Taper un nom plus significatif
Ds la saisie du champ calcul, on pourrait inscrire le nom du champ
CHAMPS CALCULES AFFICHANT UNE PARTIE DE CHAMP TEXTE
Fonction Gauche(expression;valeur)
Extrait un nombre ("valeur") de caractres depuis la gauche du champ (entre crochets), du

texte ou du nombre ("expression").
- 68 -
Fonction Droite(expression;valeur)
Extrait un nombre ("valeur") de caractres depuis la droite du champ (entre crochets), du

texte ou du nombre ("expression").
Fonction ExtracChane(expression;dbut;valeur)
Extrait un nombre ("valeur") de caractres depuis la position ("dbut") du champ (entre

crochets), du texte ou du nombre ("expression").
Exemple: soit la saisie d'un numro de tlphone (04) 93 31 25 18 dans le champ TEL
Gauche([TEL];4) donne (04)
Droite([TEL];8) donne 31 25 18
ExtracChane([TEL];2;2) donne 04
CHAMP CALCULE AFFICHANT UNE PARTIE DE CHAMP DATE
Utile lorsque l'on souhaite obtenir uniquement l'anne par exemple, partir d'un champ contenant
une date complte.
Fonction PartDate(Partie Date;date)
Affiche la partie de date dsire ("Partie Date"), savoir le jour ("j"), le mois ("m"), le
trimestre ("t") ou l'anne ("aaaa"), sous forme de chiffres.
"Date" est soit un nom de champ (entre crochets), soit une date.
Exemple: soit la saisie d'une date (23-fv-95) dans le champ DATE

PartDate("aaaa";[DATE]) donne 1995
Note:
PartDate("a";[DATE]) donne le nombre de jours couls entre le 1er janvier et la date
SELECTION DE VALEURS UNIQUES
Une requte affiche tous les enregistrements qui rpondent aux critres spcifis. Ainsi donc, par
exemple, plusieurs lignes peuvent faire apparatre le mme client ou le mme pays.
Dans certains cas, il peut tre intressant de n'obtenir que des valeurs uniques, afin de lister les
diffrents clients par exemple.
La requte ne doit contenir que le(s) champ(s) permettant dobtenir des valeurs uniques.

Cliquer dans la partie suprieure de la fentre Requte, en-dehors de la liste de champs
- 69 -
Cliquer dans la proprit Valeurs distinctes
Slectionner Oui aprs avoir cliqu la flche
Cliquer l'icne Proprits pour refermer la zone de dialogue
Ds lors, si la requte retourne habituellement deux ou plusieurs lignes identiques, ACCESS n'en
affichera qu'une. De plus, ACCESS trie automatiquement les champs (ordre croissant) par la
gauche.
Non Valeurs distinctes Oui Valeurs distinctes
Note:
Autre exemple de proprit, si un champ numrique dans la requte est dot d'un tri par ordre dcroissant, on
peut afficher les premires valeurs dans la feuille de rponses, en utilisant la proprit "Premires valeurs" de
la fentre de requte.
CHANGER LE NOM DU CHAMP
Il est possible dans la requte de renommer les champs, qui figureront en titre dans la feuille de
rponses. Les noms d'origine demeurent intacts dans la table.

Dans la grille, cliquer gauche de la premire lettre du nom de champ modifier
Taper le nouveau nom suivi de :
- 70 -
Il est inutile d'effacer l'ancien nom.
OPERATIONS SUR TOUS LES ENREGISTREMENTS D'UNE TABLE

Placer dans la grille les seuls champs pour lesquels on effectue un calcul
Cliquer l'icne Oprations (ou AFFICHAGE/Oprations)
Chaque cellule de la nouvelle ligne Opration contient le mot "Regroupement"
Cliquer dans la cellule Opration du champ de calcul

Cliquer la fonction dsire
Notes:
1. Pour effectuer des oprations portant sur l'ensemble des enregistrements, aucune cellule Opration ne doit
indiquer "Regroupement"
2. Pour annuler l'opration, slectionner "Regroupement" en mode Cration, dans le champ utilis pour le
calcul.
3. Pour dsactiver les oprations, Cliquer l'icne Oprations
OPERATIONS SUR DES GROUPES D'ENREGISTREMENTS
Exemple, dans un fichier de factures, calculer le montant total des factures par produit.
Dans la requte, on doit spcifier les champs destins au regroupement, et ceux utiliser pour les
oprations.
Slectionner "Regroupement" dans la ligne Opration des champs utiliss pour le regroupement, et
choisir un type de calcul pour les champs utiliss pour les oprations.
On peut regrouper plusieurs champs. ACCESS regroupe les champs dans leur ordre d'apparition de
gauche droite.
- 71 -
Spcifier des critres dans les champs de regroupement
Exemple, somme des factures par produits renseigns.
- 72 -

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SOMMAIRE

OUVRIR UNE BASE DE DONNEES

On ne peut pas avoir plus d'une base de donnes ouverte la fois.

Cliquer l'icne Ouvrir

Slectionner l'unit et le dossier

Cliquer Ouvrir en lecture seule ou Ouvrir en exclusif (empche dans un environnement

Cliquer l'Objet Tables ou cliquer l'Objet Requtes

Cliquer deux fois sur le nom de la table ou de la requte consulter

CONSULTER DES DONNEES DANS UN FORMULAIRE

Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Formulaires

Cliquer deux fois le nom du formulaire consulter

Mode d'affichage d'un Formulaire

Cliquer la flche droulante droite de l'icne Affichage

Cliquer le mode d'affichage dsir

Pointer un espace vide de la barre Objets ou de la barre Groupes

Pour ajouter le raccourci d'un objet un Groupe

Faire glisser le nom de l'objet dans le Groupe de destination.

CREER UNE BASE DE DONNEES

Cliquer l'icne Nouvelle base de donnes

Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet correspondant

COMPACTER UNE BASE DE DONNEES

On doit fermer la Base de Donnes avant de la compacter

AJOUTER DES ENREGISTREMENTS

Applicable dans une table, dans une requte ou un formulaire.

Saisie d'un nouvel enregistrement dans une table

Enregistrement en cours (contenant le pointeur)

SAUVEGARDE DES DONNEES

ACCESS sauvegarde automatiquement les modifications lorsque l'on passe un autre

Sauvegarder l'enregistrement courant (sans passer au suivant)

Champs Calculs ou issus de certains types de requtes

Champs verrouills ou dsactivs (Formulaire)

DEPLACEMENT ENTRE LES ENREGISTREMENTS

Par les menus

Par les boutons de dplacement

Atteindre un enregistrement prcis

Taper le numro d'enregistrement atteindre et valider

TAB Champ suivant

F2 Slection du champ en cours ou dsactivation de cette slection

LARGEUR D'UNE COLONNE EN MODE FEUILLE DE DONNEES

Pointer le trait vertical droite de l'tiquette de colonne

Avec les menus

Cliquer un champ dans la colonne

Taper une valeur et cliquer OK

Cliquer sur l'tiquette de colonne pour la slectionner

Pointer l'tiquette de colonne

SELECTION DES DONNEES

Cliquer dans le premier champ slectionner

Colonne entire (tous les champs)

Pointer et cliquer le nom de la colonne

Pointer et cliquer le slecteur de la ligne

Slectionner tous les enregistrements d'une feuille de donnes

Cliquer sur la case vide gauche des tiquettes de colonnes

FORMATS DES CARACTERES

Ouvrir la table ou la requte en Mode Feuille de donnes

FIGER UNE COLONNE

Ouvrir la table ou la requte en Mode Feuille de donnes

Librer les colonnes figes

CREER UNE TABLE SANS ASSISTANT

Depuis la fentre Base de donnes, cliquer l'Objet Tables

Taper le nom du premier champ (64 caract. maxi.)

Saisir le nom du deuxime champ

Notes sur les Types de donnes:

Texte Caractres alphanumriques (jusqu' 255)