Guide Utilisateur Ellipse Paie Et GRH - Fevrier 2012 PDF

GUIDE UTILISATEUR
© Fevrier 2012
© Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. 1992
GUIDE D’UTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE 2012
Rédigé par :
M. MBIN Gustave
Chef de Projet
Conception et Rédaction des programmes
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SOMMAIRE
PRESENTATION DU LOGICIEL
CONFIGURATION MINIMALE REQUISE
INSTALLATION
PROCEDURE D’INSTALLATION
PARAMETRAGE
COMMENT DEMARRER ELLIPSE GRH-PAIE
Identification : matricule et mot de passe
Choix de la société
Choix du module
UTILISATION
Au niveau e la forme :
Au niveau du fond :
I.MODULE PAIE
Présentation de l’interface Ellipse PAIE
Présentation des différents menus Ellipse PAIE.
Menu Fichier
« Accès »
« Basculer vers un autre menu »
« Modifier une société »
« Table société »
« Utilisateurs »
« Créer un nouvel utilisateur »
« Changer mot de passe »
« Changer de serveur »
« Mise en page »
« Configuration de l’imprimante »
« Quitter » Menu Saisie
« Liste des employés »
« Comment créer un nouvel employé ?
« Consulter et/ou modifier une fiche Employé
« Sous menu « gestion des journaliers »
« Saisie des éléments fixes »
« Comment créer un élément fixe ?
« Saisie des éléments variables »
« Saisie des engagements et prêts »
« IRPP sur gratification »
« Saisie des heures »
« Saisie des absences »
« Gestion des sanctions »
« Gestion des avancements employés»
« Sous menu « saisie rapide »
« Sous menu « enfant du personnel »
Le menu Traitements
« Calcul paie »
« Le calcul des bulletins
« Comment faire ce calcul ?
« CNPS Non Plafonné
« Visualisation bulletin »
« Annulation paie »
« Visualiser cumul »
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« Affectation DIPE »
« Ecritures comptables »
« Mutation de personnel »
« Affectation de rubrique »
« Départ en congé »
« Exportation et virement de salaire
« Importation/Correction des Numeros CNP
« création de la disquette DIPE magnétique »
Le menu clôture
la « clôture mensuelle »
Après la clôture :
« Récapitulatif de la paie »
La « clôture annuelle »
« Impression groupée »
« Etats imprimés du personnel »
« Salaires »
« Journaux de paie » Sous menu « Règlement »
Sous menu « Crédit »
Sous menu « Heures »
« Cotisations/impôts »
« Rubrique paie »
Le menu Paramètres
La société Exemple
« Secteur d’activité »
« Zone de salaire »
« Salaire normal »
« Salaire domestique »
« Direction » et les Services
« Ville » et « Taxe Communale »
« Pays »
« Organismes : Partenaire Banque, Assurance, Syndicat … »
« Paramètre de paie »
Paramètres généraux
Ancienneté sur base Salaire
Ancienneté nouvelle non-calculée
Avancement effectué
Avantages en nature
Paramètres de cotisations locales
La CNPS
Le Crédit foncier et le Fond National de l’emploi (CF & FNE)
L’impôt sur le revenu et Centime Additionnel Communal IRPP / IRS et CAC.
La Taxe Communale(TC)
La redevance audiovisuelle du mois CRTV.
Les Paramètres de cotisations expatriées
« Rubriques de paie »
Modifier une rubrique
« Jour férié »
« Plan comptable »
Menu Analytique
Sous menu « liste »
Sous menu « affectation des analytiques »
Sous menu « billetage »
Sous menu « journal de paie »
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Sous menu « totaux sur salaires »

Menu « Utilitaires »
Sous menu « sauvegarde »
Sous menu « restauration »
Sous menu « Ré-indexation »
Sous menu « Import de données »
Sous menu « Export »
Sous menu « conversion »
Menu « Aide »
Menu « A propos »
II. MODULE GRH
Présentation de l’interface Ellipse GRH
Présentation des différents menus.
- Menu Fichier
« Accès »
« Basculer vers un autre menu »
Utilisateurs
« Changer mot de passe »
« Mise en page »
« Quitter Ellipse GRH»
B - Menu Saisie
Sous menu « liste du personnel »
Sous menu « enfants du personnel »
Sous menu « repos employé »
Sous menu « jour de repos employé »
Sous menu « gestion des congés employés »
6001 : Liste des Congés prévus pour le mois
6002 : Enregistrer un nouveau Congé
6003 : Consultation/Modification Congés programmés (Lettres de départ congé/Avis de retour congé)
6004 : Liste de tous les congés de l’année
6005 : Données de congé dans le fichier personnel
6006 : Valider la liste des départs congé du Mois
6007 : Mise à jour des cumuls congés
6008 : Requête sur les départs Congé et les non-départs par période
6009 : Traitement des avis de retour Congé
6010 : Correction du dernier congé
Sous menu « saisie des engagements et prêts »
9001 - Créer un nouveau Engagement/Prêt
9002 – Consulter un Engagement ou prêt
9003 – Consulter tous les prêts Entreprise (d’un employé)
9004 – Tableau des prêts différés.
9005 – Traitement des Crédits multiples agents (Différer Crédits si quotité atteint)
9006 – Recapitalisation et Cumul Prêt Mutuelle
9007 - Quelques Editions
Sous menu « gestion des permissions et absences »
001 – Saisie des Absences d’un jour donné.
002 – Consulter Absences d’un employé
003 – Consulter un type de permission donné
004 – Impression des absences et permissions
005 – Absences par Jour
006 – Harmoniser les absences de code 001 en absence non justifiée
Sous menu « Gestion des absences non validées des fiches de pointage »
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Sous menu « gestion des accidents et primes de sécurité »

Sous menu « gestion des sanction »
1.Nouvelle sanction :
2. Consulter/modifier fiche de sanction
3. Table des Sanctions
4.Nouvelle demande d’explication
5.Consulter/Modifier une demande d’explication
3. Table des demandes d’explication
Sous menu « initialisation casernet mensuel »
001 initialisation des semaines de travail du mois :
Sous menu « saisie des heures travaillées par jour »
Menu « heures et jours travaillés »
Sous menu « gestion des avancements »
0001 – Lancer le Traitement des Avancements Automatiques du Mois
002 – Afficher la liste des propositions des Avancements Automatiques du mois
003 – Valider la liste des Avancements Automatiques du mois
004 – Consulter Profil Mouvement d’un employé
005 – Impact des avancements du mois sur la masse salariale
006 – Vérification des mises à jour de l’historique/Carrière Employé
Sous menu « gratification annuelle du personnel »
Sous menu « traitement mise à la retraite employé »
Enregistrer un nouveau départ en retraite
Sous menu « gestion de la mutuelle »
Volet 1 : Gestion des Prêts Mutuelle
1 - Saisie de nouveaux prêts mutuelle...
2 - Remboursement Anticipés de Prêts Mutuelle
3 - Consulter les Prêts Mutuelle
4 - Consulter l'Etat des Prêts d'un(e) employé(e)
5. Editer l'état des prêts par employé(e)
6 - Etat Solde des Prêts Employés
7 - Impression des Bons Mutuelle
8 - Correction - Annulation des contributions mutuelles...
Volet 2 : Contribution Mutuelle
Consultation/Modification Contribution Mensuelle d’un employé
2. Liste des Contribution du Mois en cours
3.Mise à jour du Capital par Employé (depuis la date d’embauche)
Menu Traitements
Sous menu « visualiser cumul »
Sous menu « affectation DIPE »
Sous menu « mutation du personnel »
Menu Etats et interrogations
Sous menu « impression groupée »
Sous menu « grille de salaire »
Sous menu « Etats imprimés du personnel »
Sous menu « Crédit »
Sous menu « Heures »
Sous menu « Cumul » Menu Paramètres
Sous menu « salaire normal »
Sous menu « salaire domestique »
Sous menu « direction »
Sous menu « poste »
Sous menu « ville »
Sous menu « pays »
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Sous menu « organisme »

Sous menu « jours fériés »
Sous menu « type permission et absence »
Sous menu « Sanction du personnel »
Menu Utilitaires
Sous menu « export »
Sous menu « ellipse zip »
Sous menu « Conversion de fichiers »
Sous menu « correction de la prime CRTV »
Sous menu « correction de la prime assiduité »
Sous menu « traitement sur les heures »
Menu « Aide »
ANNEXE I
Introduire votre N° Licence ELLIPSE
Commander votre N° Licence ELLIPSE
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PRESENTATION DU LOGICIEL
I- CONFIGURATION MINIMALE REQUISE

Le programme fonctionne sur tout micro-ordinateur supportant l’intégrateur Microsoft Windows.
Microsoft Windows (versions Windows 95, Windows 98, Windows NT 4, Windows 2000, Windows XP,
Windows Seven) n’est pas fourni et doit avoir été installé sur le disque dur avant l’installation du
programme.
La configuration matérielle minimale (microprocesseur et mémoire vive) est assujettie au système

d’exploitation installé.
Le micro-ordinateur doit être équipé d’une souris et d’un lecteur CD Rom.

L’espace disque minimum pour installer et utiliser le programme est de 20 Mo.
II- INSTALLATION
L’acquisition de licence Ellipse vous donne droit à votre Package Ellipse contenant un CD d’installation et un
guide utilisateur. Vous devrez prendre le soin de vérifier que votre CD possède bien son code d’installation.
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PROCEDURE D’INSTALLATION
L’opération d’installation consiste à transférer le contenu du CD sur le disque dur. Une fois cette opération
réalisée, toutes les données seront stockées sur le disque dur. Le CD ne servira plus.
Il est impératif de le conserver, il sera nécessaire en cas de mise à jour du programme.
La procédure d’installation est automatique, le programme guide l’utilisateur pas à pas par une succession
de messages à l’écran. Un certain nombre de contrôles de cohérence sont effectués tout au long du
déroulement de cette procédure.
Durant l’installation du programme, il convient de suivre scrupuleusement les indications portées sur les
pages qui suivent.
Programmes résidents.
Les utilisateurs de logiciels résidents doivent les désactiver avant d’installer le programme. Ces logiciels pourront être relancés une fois la
procédure d’installation du programme achevé.
Cet installation sera cloturée par la création d’un raccourci de demarrage du logiciel sur le
bureau.
III- PARAMETRAGE
Aucun paramétrage de bas niveau n’est fait. Ce qui vous reste à faire est d’aller sur le bureau windows,
double cliquer sur l’icône ci-après pour demarrer votre application.
IV- COMMENT DEMARRER ELLIPSE GRH-PAIE

Double cliquer sur l’icône ellipse présent sur le bureau, une boite de dialogue intitulée « connexion »
s’affiche.
Vous devez alors saisir :
v Votre identifiant ;
v Votre mot de passe.
Après cela, vous devez sélectionner votre société puis valider.
NOTONS BIEN
Si la zone « société » reste grisée, et donc non active, cela signifie qu’aucune société n’est accessible par votre identifiant.
Votre logiciel est configuré par défaut avec l’entreprise HYSACAM. Ainsi, lors du premier demarrage, vous devez la
selectionner comme votre société. Après validation, Vous devez alors choisir le module ou l’environnement de travail Paie ;
Car c’est dans cet interface que vous allez commencer votre première opération à savoir Créer votre propre société ou
modifier celle par défaut.
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Pour les prochains demarrages :

Après avoir sélectionné votre société, vous devez alors choisir votre environnement de travail ou du moins
le module sur lequel vous travaillerez.
Identification : matricule et mot de passe
Choix de la société
Vous êtes sur Ellipse GRH-PAIE

et il comporte deux modules à
savoir :
Choix du module
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UTILISATION
Le choix du module vous renvoie à l’une des deux interfaces de travail d’ellipse.
Néanmoins quelque soit le choix du module, les interfaces sont presque identiques tant sur la forme que
sur le fond.
Au niveau de la forme :
Elles présentent chacune une barre de titre, une barre de menus, une barre d’outil standard, les boutons de
réduction/d’agrandissement/de fermeture et enfin un espace divisé en 2 parties.
La partie de gauche de couleur jaune, présente le logo du logiciel. La partie de droite de couleur noire
affiche le mois en cours et autres informations (date et heure système, le nom de la société ainsi que l’auteur
du logiciel)
Au niveau du fond :
Nous avons les commandes qui réalisent les mêmes actions ou affichent les mêmes fenêtres quelque soit le module
choisi.
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I.
MODULE PAIE
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Présentation de l’interface Ellipse PAIE
Ce module permet de faire le calcul de la solde des employés tous les mois.
Vous pourrez alors créer votre société ou vos sociétés, les paramétrer, créer vos directions, services, les
postes ou fonctions des employés, les sections analytiques ou encore sections de charges ou de profits,
ainsi que tout autre paramètre important qui justifie la spécificité de votre organisation : banque, caisse,
assurance, syndicat, les rubriques de la paie, les codes villes et surtout votre grille de salaire interne.
Il s’agit d’une fenêtre Windows sur laquelle vous travaillez tout le temps pour le calcul de la paie de votre
personnel.
La barre de menu comporte 7 commandes de menu (Fichier, Saisie, Traitements, Etats et interrogations,
Paramètres, Utilitaires, Aide). Elle est placée juste en bas de la barre de titre sur laquelle il est écrit :
« Ellipse, logiciel de gestion des ressources humaines » précédée de l’icône Ellipse.
La barre des raccourcis suit directement la barre des menus.
Dans la section qui va suivre nous détaillerons les menus Ellipse PAIE.
Présentation des différents menus Ellipse PAIE.
Vous commencez à travailler sur le module Ellipse PAIE ; nous allons ensemble dérouler l’ensemble des
menus de ce module.
- Le menu Fichier ;
- Le menu Saisie ;
- Le menu Traitements ;
- Le menu états et interrogations ;
- Le menu paramètres ;
- Le menu utilitaire ;
- Le menu aide.
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a- Menu Fichier
En utilisant votre souris, cliquez sur Fichier, le premier menu

de la barre des menus. Alors le menu fichier se déroule et
vous obtenez la page de commande des menus. Voyons en
détail chaque menu.
« Accès »
Cette ligne de commande permet de changer
d’utilisateurs ou de société courante.
Ø « Basculer vers un autre menu »

Cette ligne de commande est utilisée pour
basculer ou naviguer entre les différents modules
qui sont à votre portée (GRH ou PAIE), ceci sans
avoir à vous identifier à nouveau.
Ø « Créer une société »

Permet de créer autant de société que le permet
votre licence Ellipse. Cette application est une
multi-société. Mais durant votre session, vous
travaillerez sur une seule société à la fois. Pour
changer de société, utiliser la commande
« Accès ».
Pour une première installation d’Ellipse GRH-
PAIE, vous devez créer votre société. Le menu
Fichier vous permet de créer votre société. Ce
menu vous permet de le faire ; une fenêtre titrée
« Ellipse PAIE et GRH – Fiche société » apparaît sur
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votre écran, elle se présente de la manière suivante :

Le logiciel signalera une saisie obligatoire chaque fois que vous voudrez valider une création sans remplir
les champs.
Le numéro d’enregistrement s’incrémente automatiquement chaque fois qu’une nouvelle structure est
créée dans votre machine. Après la saisie des données, vous devez valider en cliquant sur le bouton « OK »
de cette fenêtre. Des icônes de raccourci situées au dessus de la fenêtre vous permettent d’accéder
directement à une tâche sans passer par les différents menus.
Dès que vous avez créé votre Société, vous devez vous donner les possibilités d’y accéder, pour cela vous
allez utiliser la commande « Utilisateurs » du menu Fichier pour saisir le nom de l’utilisateur et le mot de
passe qui vous permettra d’accéder à votre nouvelle structure (société).
Ø « Modifier une société »

Cette ligne de commande permet de
modifier les paramètres généraux de la
société en cours, à savoir : boite postale,
téléphone, émail et autres.
Tous les éléments qui sont ici sont

importants pour l’intégrité de votre
organisation et pour les éditions qui
vont être possibles sur ELLIPSE.
Tenez par exemple votre numéro

d’immatriculation unique.
Fig. Généralités Fiche Société
En cliquant sur l’onglet « Autres

informations », on obtient la fenêtre ci-
dessous qui présente d’autres
informations sur votre organisation.
Ici vous précisez :

Vous êtes exonérez Crédit Foncier ou pas
Si votre organisation bénéficie d’un
abattement Zone Franche ou pas et quel est
le taux d’abattement
Renseignez aussi :
Votre Numéro CNPS, la clef associée, le
Centre de déclaration, car tout ceci s’affiche
sur les états de déclaration mensuelle et
annuelle.
Renseignez aussi :
- votre Régime CNPS,
- votre secteur d’activité : vous pouvez cliquer sur le bouton F6 pour choisir parmi les secteurs d’activités par
défaut.
- Votre numéro de registre de commerce (RC N°),
- Votre numéro de contribuable (ou d’identification unique)
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- Votre capital.
- La banque de domiciliation entreprise et le numéro de compte associé.
Observez le bouton « Exercice » à l’angle droite, il

vous permettre de faire la mise à jour de votre
exercice de paie et même de pouvoir visualiser et
modifier parfois les dates (périodes) de paie.
Par la suite vous pouvez cliquez sur l’onglet

« Complément » de la fiche Société pour
inclure le logo de votre entreprise, etc.…
Ø « Table société »
Cette commande permet de lister et /ou
consulter l’ensemble des sociétés
présentes dans votre base de données
Ellipse
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Ø Utilisateurs
Cette commande permet d’afficher la liste des
utilisateurs avec possibilité d’ajout, de
suppression et de modification de chaque
utilisateur.
Ici vous affichez la liste de tous les utilisateurs,

et même vous pouvez modifier les paramètres
et habilitations de chaque utilisateur.
En cliquant sur le bouton « Modifier », on

obtient la fenêtre superposée qui renseigne
sur les modules accessibles par l’utilisateur
sélectionné, à savoir :
- Interface Paie
- Eléments de salaires ou pas,
- Interface Ressources Humaines,
Observez que sur cette même fenêtre vous

pouvez changer le mot de passe de chaque
utilisateur (ceci concerne les
administrateurs).
On peut aussi fixer les heures de connexion

et la période de dates pour chaque
utilisateur. Si vous ne précisez aucune date,
ni aucune heure, alors l’utilisateur concerné
pourra se connecter quand il veut et à toute
heure.
Observez que sur cette fenêtre vous avez les

boutons « Sociétés » et « Menu ». Le premier
sert à donner à l’utilisateur courant la
possibilité de travailler sur une ou plusieurs
sociétés de votre groupe.
Le bouton « Menu », lui permet de dire quels
sont ses privilèges sur les menus.
Créer un nouvel utilisateur

Le bouton « Nouveau » permettra de créer un
nouvel utilisateur.
Vous enregistrerez l’identité de l’utilisateur, le nom,

le prénom et le mot de passe. Après vous validez en cliquant sur le bouton « OK ».
La fenêtre de la table des utilisateurs permet également de modifier ou de supprimer les utilisateurs et leur
mot de passe. Il suffit pour cela de cliquer sur les boutons « Modifier » ou « Supprimer » de cette table et
d’apporter les corrections nécessaires.
Après tous ces paramétrages, dès que vous demandez à entrer dans votre logiciel de paie Ellipse en double
cliquant sur son icône ou en passant par le menu Démarrer, la fenêtre de connexion étudiée plus haut
s’affiche pour vous permettre de vous identifier (matricule + mot de passe utilisateur).
Sélectionner dans la liste des sociétés allouées à votre profil, la nouvelle société.
Si vos coordonnées sont correctes, alors la fenêtre de création du tout premier exercice de votre nouvelle
société.
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Dès que vous saisissez les dates de votre premier exercice dans cette fenêtre et que vous validez en
cliquant sur le bouton « OK », votre fenêtre de travail apparaît à l’écran. Vous pouvez désormais effectuer
vos travaux de paie sur votre PC.
Attention : Ces dates ne peuvent être saisies et validées

qu’une seule fois pour une même société. Elles ne peuvent
donc être modifiées.
Ø « Changer mot de passe »
Ce menu permet de changer le mot de passe
d’un utilisateur. Pour ce faire, saisir d’abord le
mot de passe qui doit être changé, vous
pourrez à la suite taper le nouveau mot de
passe.
« Changer de serveur »
Cette commande est destinée aux bases se trouvant
à distance et dont le répertoire est disponible sur vos
disques virtuels dans le voisinage réseau ou tout
simplement pour travailler en parallèle sur plusieurs
bases à la fois sur le même disque
« Mise en page »
Permet de choisir la mise en page qui vous convient. Ici, Ellipse
utilise les API Windows, car cette utilitaire de mise en page est
celui de votre système d’exploitation.
Cette commande permet de configurer une imprimante
donnée. Ici aussi, Ellipse utilise les API Windows, car cette
utilitaire de mise en page est celui de votre système
d’exploitati
on.
Ø « Quitter »
Cette commande permet de fermer l’application et
de quitter le logiciel Ellipse GRH-PAIE.
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ü Menu Saisie
Le menu de saisie permet de paramétrer et

de mettre à jour les tables suivantes :
ü Employés
ü Engagements
ü Eléments fixes
ü Absences
ü Eléments variables.
Ø « Liste des employés »

Cette commande affiche la liste des
employés.
Ici, vous pourrez consulter les informations
sur les fiches employés ; vous pouvez aussi
créer de nouveaux employés ou même en supprimer. Nous allons mieux vous présenter les éléments de
création, de consultation, de suppression et de modification de la fiche employé.
Cette table liste tous les employés de la société à laquelle vous êtes connectée, et seulement ceux-là. Cela
ne veut pas dire que vous visualisez là tous les employés de votre groupe.
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Les autres ne seront visibles que lorsque vous vous connecterez à la société à laquelle ils appartiennent.
Pour gérer cet écran du personnel, vous observez les boutons fermer, supprimer, nouveau, modifier et cherche.
Fermer Permet de quitter cette fenêtre et revenir à l’écran menu général
Supprimer Permet de supprimer l’employer donc le nom est en surbrillance
Nouveau Permet de créer un nouvel employé dans cette société
Modifier Permet de modifier les paramètres de l’employé courant (en surbrillance)
Cherche Pour rechercher dans cette liste un employé et/ou un groupe d’employés précis
Navigation Aller au premier, au suivant, au précédent ou au dernier employé de la liste affichée
Comment créer un nouvel employé ?

Pour créer un nouvel employé,
cliquer sur le bouton Nouveau. Dès
lors, la fenêtre ci-dessous s’affiche et
il ne vous reste plus qu’à renseigner
les champs.
Ici, on observe que la fenêtre en
création possède 7 onglets ou sous-
fenêtres qui sont :
1. Etats civil
2. Situation professionnelle
3. Gestion élément de Salaires
4. Gestion élément de Carrière
5. Elément Expatriés
6. Eléments de congés
7. Elément de la mutuelle
personnel
Pour ne pas nous y attarder, et mieux

pour plus de lisibilité, passons à la
modification d’une fiche de personnel.
Consulter et/ou modifier une fiche Employé
Pour modifier la fiche d’un employé, retrouvé tout d’abord l’enregistrement portant ses coordonnées dans la liste
(Matricule, nom et prénom, …)
ensuite cliquez sur le bouton
MODIFIER.
ELLIPSE vous permet de retrouver
rapidement votre enregistrement
dans la table en tapant les
caractères de début du nom ou du
prénom devant la zone
nom/Prénom.
Ainsi il est possible de modifier les

données saisies pour un employé.
La fenêtre ci-dessous présente les
détails de la fiche Employé. Elle
comporte sept (07) onglets,
autrement dit Sept (07) pages de
détails qui sont : Etat civil,
Situation professionnelle, Salaires,
Page 20
Carrière, Expatrié, Absence, Mutuelle.

La 1ère page qui s’affiche (voir ci-dessus) est la page dénommée « ETAT CIVIL »
Comme son nom l’indique, elle présente les informations relatives à l’état civil de l’employé, et aussi ses
éléments d’identification (carte nationale d’identité et passeport).
Dans la fiche Employé ci-dessus, vous allez alors saisir les éléments de votre nouvel employé.
Attention : des éléments obligatoires sont à saisir automatiquement avant de pouvoir valider votre nouvelle
fiche ; ce sont : le matricule et le nom de l’employé.
Mais plus généralement il faut renseigner correctement le nom, le prénom, la date de naissance de l’employé
(voir calcul de sa retraite), sa ville de résidence (la taxe communale), son sexe, etc…
Ici aussi on peut renseigner les numéros de téléphones (bureau, domicile, fax) de l’employé, etc…
La fenêtre suivante présente la page des éléments de l’onglet « SITUATION PROFESSIONNELLE »
Cette fenêtre enregistre toutes les

informations concernant la situation
professionnelle d’un employé ;
Ce sont entre autres :
ü Son compte courant (Compte individuel
qui est suivi en comptabilité personnel
sur les 425 personnels),
ü Son code analytique (son appartenance
à un centre de gestion des coûts) et qui
représente ainsi sa charge salariale,
ü Sa zone de salaire,
ü Son secteur d’activité,
ü Sa direction et son service…
ü Son poste
ü Son Numéro DIPE et la ligne DIPE
ü Le syndicat auquel il appartient (cette
zone peut rester vide s’il n’appartient à
aucun syndicat professionnel),
ü Son Numéro CNPS (ici Ellipse précise comment insérer le numéro CNPS, le format)
ü Son jour de repos courant de la semaine et le suivant)
Notons bien :
Les boutons A, Z, S, B, Q et Y vous êtes à sélectionner l’information à utiliser dans des tables des valeurs par défaut.
La fenêtre suivante dénommée

« SALAIRES » présente la page des
éléments de paie de l’employé.
Les éléments de salaires sont les éléments de

contrats de l’employé :
1. Sa date d’embauche ou d’arrivée dans
votre organisation,
2. La durée de son contrat, IND pour
‘Indéterminée’
3. Son contrat (Local, Expatrié, Expatrié
Africain),
4. Son statut (Employé, Maitrise, Cadre)
5. Sa catégorie (01, 02, 03, …) toujours sur
deux (02) positions
6. Son échelon (A, B, C, D,…)
7. L’échéance de son contrat,
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8. Sa date départ s’il ne fait plus partie de l’entreprise

9. Sa nature du paie en cours (normal, suspendu, départ congé, démission, licenciement)
10. Son mode de paie (Espèce, virement, cheque).
Il faut également préciser sa banque, son numéro de compte bancaire ; donnez le montant de son salaire
de base ; Précisez ses avantage en nature : logement (15%), voiture (10%), électricité (4%), eau (2%), 1
domestique (5%)
La fenêtre ci-contre présente

la page des éléments de
Carrière de l’employé. Elle se
nomme « CARRIERE »
Zone congé
Vous pouvez renseigner ici
toutes les informations sur les
congés de l’employé
Ainsi vous allez préciser pour
un premier temps les
informations de congé de
l’employé (départ prévu,
retour prévu et ensuite réel).
Par la suite le système gèrera
cela tout seul.
Par contre il existe dans
l’interface RH tout un module
de gestion des congés.
Zone Cumul Congé

Cette zone n’est pas ouverte à la saisie. Les informations sont mises à jour automatiquement par le
système.
Zone Avancement
La petite table au milieu de l’image présente l’évolution de l’employé dans votre entreprise.
Elle est mise à jour automatiquement par le système lors de la cloture mensuelle de la paie, après
traitement des avancements du mois (Voir Module Gestion des Avancements, GRH)
Vous pouvez utiliser la plage à droite pour faire la mise à jour (ajouter, Modifier, Supprimer un enregistrement
dans la table) de la carrière de chaque employé en précisant à chaque fois :
1. Date d’avancement,
2. La nouvelle catégorie
3. Le nouvel échelon
4. La référence de la lettre d’administration
5. La date de signature du directeur.
Page 22
Si l’employé n’a pas un statut « Expatrié », alors l’onglet « Expatrié » restera grisé, non-actif
Sinon, vous accéderez à la page nommée «EXPATRIES » C’est la fenêtre des Cotisations et caisses
expatriées de l’employé.
Pour le reste à savoir « CONGE » et « MUTUELLE », elles présentent juste un historique des congés de
l’employé et ses mouvements de la mutuelle.
Ø Sous menu « gestion des journaliers »
Il s’agit ici de la saisie des charges

patronales dues sur les services rendus
par les journaliers pendant le mois
courant de la paie ;
C’est-à-dire : allocation familiale et pension
vieillesse, accident de travail, crédit foncier et
FNE, avantages en nature réels.
Ces montants vont être pris en compte

lors des déclarations des taxes et
reversements du mois.
Ø « Saisie des éléments fixes »
Il s’agit de la saisie des éléments

fixes c’est-à-dire des éléments
obligatoires en gain ou en
retenue de l’employé qui
reviennent tous les mois jusqu’à
la date d’échéance qui est saisie
ou jusqu’à la suppression
manuelle. A échéance, un
élément fixe disparait du bulletin
du salarié de façon automatique.
NOTONS BIEN
Il faut rappeler que lors de la création de la fiche d’une nouvelle recrue, on doit positionner sa catégorie, son échelon, mais
surtout ses éléments fixes. C’est cet ensemble qui forme son traitement salarial en entreprise. Par la suite il peut s’abonner
à une assurance, à un crédit ou même à d’autres primes et indemnité qui reviendraient donc tous les mois dans son bulletin
de paie
Sont considérés comme éléments fixes de paie, tous les éléments de paie directement liés au contrat de
l’employé ou alors liés à son ancienneté et qui apparaissent tous les mois sans changement (sauf
exceptionnellement) dans son bulletin de paie.
Ce sont les éléments tels que :
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1. l’indemnité de transport,
2. l’indemnité de logement,
3. la prime d’assiduité,
4. la prime de responsabilité,
5. de technicité,
6. de caisse,
7. etc.…
Comment créer un élément fixe ?
Pour saisir un nouvel élément, il faut

choisir l’option « Créer un élément fixe »,
puis ensuite, il faut cliquer sur le bouton
Continuer alors vous obtenez à l’écran la
fenêtre ci-dessous :
Pour remplir la fiche, il faut :

ü Saisir le matricule de l’agent dans la zone Employé ou utilisez le bouton F5 pour le retrouver dans la
base de tous les employés de votre entreprise ;
ü Tapez le code rubrique, (Par exemple taper 265 pour Indemnité Logement) ou utilisez le bouton F6
pour sélectionner la rubrique dans la liste de toutes les rubriques de paie par défaut;
ü Indiquez le montant,
ü Et ensuite indiquez la page des dates de début et de fin d’effet
(Utilisez le bouton date juste à coté de la zone Début effet pour renseigner automatiquement une plage qui ira ainsi du
01er janvier 1980 au 31 décembre 2099) ;
ü Le sens est automatiquement renseigné car la rubrique à la sélection peut avoir pour sens 1 (pour gain)
ou 2 (pour retenue).
Dans certains cas on aurait à préciser le montant de la rubrique à la Base, puis ensuite la séquence et le taux à pratiquer
pour que le système vous propose dans ce cas le montant. Mais ce cas est très rare.
Si vous avez fini de remplir toutes les zones de cette fenêtre, cliquez sur le bouton OK pour valider la
création de la nouvelle fiche, autrement dit l’ajout d’un nouvel élément fixe à l’employé concerné.
Attention :
L’élément fixe peut aussi être une retenue de paie du genre Prime de police d’assurance à déduire chaque mois du
salaire de l’employé ou même un remboursement planifié sur plusieurs mois à taux/montant fixe.
On peut aussi afficher la liste de tous les employés bénéficiant ou liés à une même rubrique (élément fixe). Choisir la
2ème ligne et cliquer sur continuer.
De même, on peut aussi afficher la liste de tous les éléments fixe d’un même employé. Choisir la 3ème ligne et cliquer
sur continuer.
Ø « Saisie des éléments variables »
Il s’agit des éléments de paie du mois, encore

appelés les éléments variables de paie du
mois. Ils sont constitués :
1. de primes et indemnités, affectés à
l’employé pour le mois en cours
seulement,
2. des acomptes ou avances sur salaire.
A la différence donc des éléments fixes, la fiche d’un élément variable n’a pas de la plage de dates d’effet.
Page 24
Les éléments variables sont automatiquement supprimés lors de la clôture mensuelle car ils ne sont valables que pour le
mois en cours.
Idem que pour les éléments fixes à la seule différence qu’ici il ne s’agira pas de dates d’échéance.
Ø « Saisie des engagements et prêts »
La gestion des engagements et des prêts est un véritable module de gestion des prêts et autres crédits
accordés aux employés et dont la planification des remboursements est faite pour opérer des retenues à
chaque calcul de la paie ceci pendant le nombre de fois nécessaire pour satisfaire le montant emprunté
(capital)
Ici, il s’agit effectivement

d’engagements contractés par
le salarié auprès d’organismes
tels que sa propre société, les
sociétés d’assurance, les
mutuelles et autres. Il est
possible de créer un nouvel
engagement/nouveau prêt, ou
simplement de le consulter.
D’autres traitements sont
également possibles.
Le principe est le suivant :

M. UNTEL qui est employé à HYSACAM Douala a obtenu de sa direction un prêt d’un million de façon contractuelle, il
remboursera le prêt par échéance. Le logiciel vous proposera de saisi :
1. le matricule de l’employé préteur,
2. Le code rubrique de prêt
3. Le montant du prêt
4. Le nombre total d’échéance accordé ou le montant de l’échéance.
Si vous saisissez le nombre

d’échéance, Ellipse PAIE vous
propose le montant de l’échéance
et si vous saisissez le montant de
l’échéance, il vous propose le
nombre d’échéances.
Puis vous allez préciser la date du

premier remboursement c'est-à-
dire la date de la première
échéance, Ellipse PAIE vous donne
directement le mois de la dernière
échéance.
NB : une échéance peut être
différée, auquel cas, la date de la
dernière échéance ne sera plus la
même.
Pour saisir un nouvel engagement choisir la ligne « 9001 – créer un nouveau Engagement ou prêt », puis
cliquez sur le bouton « Continuer ». Vous êtes alors invité à remplir les zones :
Page 25
Employé Tapez le matricule de l’employé ou sélectionner le bouton F5 pour vous aider
Code crédit Tapez ici le code de la rubrique de crédit (Ex. 321 pour PRET SCOLAIRE) ou utilisez
le bouton F6 pour vous aider.
Somme à rembourser Dans cette zone renseigner le montant du prêt, crédit, ou objet de l’engagement.
Renseignez ici le nombre de mois de remboursement ou d’engagement.
Nombre total d’échéances Le montant inscrit ici est directement utilisé pour calculer le montant de chaque
échéance.
Montant/Echéance Vous pouvez aussi directement renseigner le montant de l’engagement mensuel,

du coup le nombre d’échéances est recalculé.
Première échéance Date de la première échéance de remboursement ou d’engagement respecté.

La date de la dernière échéance est recalculée et affiché automatiquement.
Remboursement différé Sélectionnez cette zone si vous souhaitez bloquer le remboursement des
engagements ou le respect des échéances.
Vous pouvez alors sélectionner le bouton OK pour valider l’enregistrement de votre Engagement ou Prêt.
Mais également, vous pouvez aussi lancer les traitements suivant :

ü 9002 – Consulter un engagement ou prêt
ü 9003 – Consulter tous les prêts Entreprise
ü 9004 – Tableau des Prêts différés…
ü 9005 – Traitement des Crédits Multiples par employés
(Différés des crédits si quotité saisissable atteint)
ü 9006 – Recapitalisation et Cumul Prêt Mutuelle

ü 9007 – Quelques éditions …
Ø « IRPP sur gratification »
Ce menu permet de gérer le lissage de l’IRPP sur

la gratification.
Il vous est possible sur Ellipse paie de Calculer la
paie du mois sans tenir compte de l’impôt IRPP, et
ainsi obtenir un bulletin non taxé, sur lequel
n’apparaitra que des éléments de déclaration ne
pas du mois.
Tenez, par exemple, l’une des méthodes de

lissage de l’IRPP en fin d’année consiste à :
1. Retrouver l’ensemble des gains de
l’année, donc de janvier à décembre, et de calculer ainsi l’IRPP annuel, maintenant que l’on a tous
les gains,
2. De calculer la somme des IRPPs payés pour cet agent de janvier à novembre,
3. Ensuite de faire la différence entre les deux (02) valeurs (1.) et en (2.) pour connaitre l’IRPP à
supporter en décembre.
Il est courant dans cette méthode d’ajouter en (1.) la gratification et même parfois les congés pour
réunir globalement tous les gains de l’agent avant de calculer son IRPP annuel.
Page 26
Ø « Saisie des heures »
L’une des forces de ELLIPSE c’est

incontestablement son module de
pointages des heures travaillées.
Cependant, lorsque toutes les heures

du mois ont été saisies pour les
employés à l’horaires et même les
heures supplémentaires pour les
employés au mensuel, le système
propose alors de générer le calcul des
heures cumulées du mois. Et pour
chaque employé, il va créer une fiche de
cumuls des heures du mois. La table ci-
contre présente alors ces heures là.
Normalement elle ne doit pas permettre des modifications, sinon, on perd la concordance avec le fichier
des heures par jour.
Les employés horaires peuvent aussi avoir les heures supplémentaires ; celles-ci se dégagent du surplus d’heures pointées
dans le mois par rapport au nombre d’heures normales établies entre l’employé et l’employeur. Les employés mensuels eux
aussi bénéficient des heures supplémentaires qui sont pointées de façon manuelle et saisies avant le calcul de la paie du
mois ; on a ainsi des heures supplémentaires à : 110%, 115%, 120%, 130%, 140%
En cliquant sur « modifier » la table ci-dessous

apparait et vous pourrez alors, après avoir
entré le matricule de l’employé, mettre à jour
les données concernant ses heures travaillées
et ses heures supplémentaires.
Page 27
Ø « Saisie des absences »
(A voir dans l’interface RH)

La version de Ellipse Paie et GRH que vous avez acquise possède plusieurs modules de gestion des
ressources humaines et parmi eux la gestion des absences.
C’est quoi une absence ?

On parle d’une absence lorsque pour un jour de travail donné, un employé n’a pas été présent. Il peut ne pas être présent
(et donc absent) pour plusieurs raisons ; c’est pourquoi Ellipse Paie gère les type d’absences. Il en existe plusieurs par défaut
le système, mais vous pouvez toujours créer de nouveaux types d’absence.
Il s’agit de positionner dans la base

des absences, les employés qui ont
été absents au cours du mois, on
précisera chaque fois :
v Le matricule, (vous tapez le
matricule et le système affiche le
nom, le prénom de l’employé
concerné)
v Le jour de début et de fin

d’absence, (par exemple dans le
cas d’une absence pour congé,
pour repos médical, ou même tout
simplement pour mise à pied pour
indiscipline).
v Le nombre de jours d’absences,

v Et surtout indiquer si l’absence est justifiée ou pas.
NOTONS BIEN
Lors du choix du type d’absence, le système peut vous informer si
cette absence est rémunérée ou pas.
Le nombre de jour est 30 pour les mensuels ; jours travaillés = 30 -
jours absences
Ce qui implique que le taux mensuel est calculé au prorata du
nombre de jours travaillés.
Ø « Gestion des sanctions »

(À voir dans l’interface des ressources humaines).
Dans Ellipse Paie, vous pouvez aussi gérer les sanctions

infligées aux personnels, mais avant les
sanctions, vous avez la possibilité de créer,
éditer et de distribuer des demandes
d’explication.
Page 28
Les différents types de sanctions peuvent s’inscrire dans ce

tableau. Vous pouvez à tout moment en rajouter ou alors les
modifier. Le système prendra en compte ces modifications.
Ø « Gestion des avancements employés»

(à voir dans l’interface GRH)
Ø Sous menu « saisie rapide »

Cette table permet de mettre à jour les informations concernant le personnel sans avoir à rentrer dans le
menu « liste des employés ». Ainsi, comme son nom l’indique, vous pouvez rapidement y rechercher la fiche
d’un employé, la mettre à jour, la supprimer ou toute autre action permise.
Ø Sous menu « enfant du personnel »

Cette commande affiche la liste des enfants de chaque
employé ; pour ce faire, tapez le matricule du parent et
mettez à jour les informations concernant ses enfants.
Page 29
ü Le menu Traitements
C’est le menu des opérations proprement dit. Ici on

effectue les traitements après toutes les saisies.
Lorsque tous les éléments de salaire des employés
sont saisis, on procède au traitement de la paie. Ce
traitement est constitué de l’ensemble des
opérations qui permettent de calculer les salaires
des employés.
Ø « Calcul paie »
Il permet de lancer la procédure de calcul des
bulletins.
Avant de procéder au calcul de la paie, on
commence d’abord par clôturer celle du mois
précédent.
Nous reviendrons sur la procédure de clôture après
les détails sur le calcul.
Pour le mois courant, il est bon ici de rappeler toutes les actions à mener avant de procéder au calcul de la
paie :
1. la mise à jour de la base employée

2. la saisie des nouveaux éléments fixes et variables
3. la saisie des engagements (crédit et autres)
4. la saisie des absences,
5. les pointages des employés.
On peut dès à présent lancer le traitement de la paie du mois.
Cette opération consiste généralement à :
1. Calculer la paie des employés ;(globalement ou en appliquant des filtre afin de sélectionner les agents soit
par service, soit par statut, soit par plage de matricule, etc…)
2. Visualiser les bulletins de paie calculés ;
3. Et dans une moindre mesure à annuler les paies sur lesquelles des opérations de modification et de
recalcule sont nécessaires.
Le calcul des bulletins
Cette fonctionnalité :
ü Sélectionne dans la base des employés ceux qui ont effectivement droit à un salaire pour le mois
courant (Type Paie = NORMALE),
ü Ensuite lance le traitement de calcul de leur paie.
On peut ainsi calculer la paie du seul agent YYY, matricule _ _ ou alors la paie de tous les agents du service 50001, (50001
étant le code du Service Général).
Page 30
Comment faire ce calcul ?

ü Choisir la commande « Calcul Paie » du
menu Traitement.
ü Une nouvelle fenêtre titrée « Calcul de
la paie : mois aaaa » s’affiche à l’écran
(mois aaaa étant le mois et l’année courant
de calcul de la paie dans la société).
Exemple : Calcul de la paie – Septembre

2011 (voir fenêtre ci-dessous)
Sur la fenêtre ci-dessous, vous pouvez

saisir les critères de sélection des agents
dont vous voulez calculer la paie. Une fois
la paie d’un agent calculée, il vous est
possible :
v Soit de la conserver telle quelle,
v Soit de l’annuler et de la recalculer.
Il est à noter qu’un double calcul n’est pas possible.
Tapez en marge de chaque zone

(exemple : code ville) le code que vous
souhaiter insérer pour votre critère de
sélection.
Si vous ne mettez rien, il est entendu que

vous sélectionnez dans ce cas tous les
employés dont la paie n’est pas encore
calculée.
Pour valider vos critères de sélection ou

alors continuer tout simplement en
sélectionnant tout le monde, cliquez sur le
bouton « ok ».
CNPS Non Plafonné

Cliquez sur cet interrupteur si vous ne souhaitez pas un plafonnement dans le calcul de la base de la CNPS
Pension Vieillesse des employés que vous avez sélectionnés.
Ce sont des cas qui peuvent arriver.
Cette fenêtre ci-dessus présente la liste des agents qui sont sélectionnés et pour lesquels le calcul de la paie
va s’effectuer. Pour lancer le traitement de calcul de leur paie :
ü Il faut cliquer sur le bouton « Calculer la Paie » situé au bas de la fenêtre.
ü Une boîte de dialogue s’ouvre pour vous demander de confirmer le bien fondé de vos intentions.
ü Pour continuer cliquer sur le bouton «OUI» de cette nouvelle fenêtre.
A la fin du traitement un message s’affiche sur votre écran et précise que le traitement de calcul de Paie est
terminé.
Page 31
Ø « Visualisation bulletin »
Cette commande permet de visualiser les bulletins calculés.
Sur cette fenêtre vous visualisez les éléments calculés de chaque bulletin de paie.
Des boutons de parcours y sont présents pour vous permettre de passer d’une fiche à l’autre.
Dans la zone Matricule recherché, tapez le code (matricule) de l’employé recherché puis appuyez deux fois
(02) sur le bouton ENTREE de votre clavier pour afficher le bulletin de l’employé en question.
Ø « Annulation paie »
Elle permet d’annuler une paie si son calcul n’est pas satisfaisant au vue des bulletins.
Le processus est similaire à celui du calcul
de la paie, sauf qu’ici, le logiciel n’annule
que les calculs qui ont été effectués lors
du processus de calcul.
Vous pouvez sélectionner les agents

particuliers et annuler seulement leur
paie ou alors annuler la paie de
l’ensemble des agents en cliquant
directement sur « ok » dans la fenêtre
comportant les critères de sélection
comme nous l’avons vu précédemment
pour le calcul de la paie.
Une erreur dans la gestion de cette fenêtre
peut occasionner de grands dommages ; nous
vous recommandons donc vivement la maîtrise
de l’usage de cette table.
Page 32
Ø « Visualiser cumul »
Il permet de visualiser les cumuls des employés par rubrique paie sur l’historique depuis le début de l’année,
et même pour plusieurs années.
Ø « Affectation DIPE »
C’est l’affectation des DIPE aux employés par groupe de 20 et par
numéro DIPE.
ELLIPSE PAIE met à votre disposition un module permettant
d’affecter automatiquement des nouveaux numéros DIPE obtenus en
début d’année, ceci pour faciliter l’attribution des DIPE aux employés
quand ces derniers sont devenus nombreux.
Le principe est le suivant : ELLIPSE considère que chaque numéro

DIPE est attribué aux 20 prochains employés qui n’ont pas encore de
nouveaux numéros DIPEs, et ainsi de suite. Il vous propose à la fin les
numéros qui n’ont pas été utilisés.
Ø « Ecritures comptables »
Cette opération consiste à générer les écritures comptables de la paie
(charges salariales/patronales du mois) dans le but de les exporter en cas
de besoin da ns un fichier comptable.
Page 33
1. Vous devez cliquer sur le bouton qui se situe à gauche de la zone « charges salariales » pour l’activer.
2. Vous allez ensuite sélectionner le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton situé à droite de la zone de
saisie du répertoire.
3. Puis vous saisissez le nom du fichier à sauvegarder dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche.
4. Ensuite vous cliquez sur le bouton « GENERER ».
Vous adoptez la même procédure pour les charges patronales.
Vous saisissez les informations complémentaires et vous cliquez sur le bouton « générer » pour la
génération des écritures comptables.
Ø « Mutation de personnel »
Il permet de muter votre personnel groupe d’une

société à l’autre sur votre base de données. Il
s’agit ici d’enregistrer tous les mouvements du
personnel en termes de changement de ville en
demeurant dans la société ou de changement de
service et même d’analytique.
Pour gérer les mutations d’une Société, d’une

Ville, d’un Service ou d’un Analytique à l’autre, il
suffit de cliquer sur la petite flèche déroulante qui
se trouve devant leur différente zone de saisie et
de sélectionner l’élément désiré.
Après la sélection dans les différentes zones ci-dessus citées, vous devez saisir la liste des matricules de
tous les employés concernées par ces mutations en les séparant par des « ; ».
Enfin, cliquer sur le bouton « Muter » pour lancer les mutations. Une boîte de dialogue s’ouvre pour vous
demander de confirmer le bien fondé de vos intentions.
Pour continuer cliquer sur le bouton « OUI » de cette nouvelle fenêtre. A la fin du traitement un message
s’affiche sur votre écran et précise le nombre d’employés mutés.
Ø « Affectation de rubrique »
Cette commande permet d’affecter une rubrique de paie (en

éléments fixes, variables ou même comme engagement) à un
groupe d’employés à la fois. Par exemple, cette commande
simplifie la vie au cas il y’aurait une prime quelconque à affecter
tout le personnel ; pas besoin de parcourir les fiches employés par
employés, un seul click ici et le tour est joué ! Vous obtenez donc à
l’écran l’ensemble des employés sélectionnés bénéficiaires de
cette prime.
Cliquez sur SUIVANT pour la suite, et vous obtenez la fenêtre ci-

dessous qui vous propose de renseigner :
1. Le type d’affectation (Montant ou Taux), pour cet exemple il
s’agira d’un montant de 15.000 FCFA
2. Le Type de l’élément de Paie (Variable, Fixe ou engagement) ;
pour cet exemple il s’agira de Variable
Page 34
- Si vous aviez dit FIXE alors il vous proposait de renseigner la plage de dates d’effet,
- Si vous aviez dit ENGAGEMENT, il vous proposait de renseigner le montant de l’échéance, la date
de la 1ère échéance et le nombre d’échéance.
Pour finir Cliquez tout simplement sur le bouton AFFECTER et le système affectera de façon automatique le
montant à tout le personnel sélectionné, comme élément variable.
Ø « Départ en congé »
Permet de positionner une sélection d’employés comme
devant aller en congés. C’est tout. Vous pourrez tout
aussi bien ouvrir chaque fiche d’employé et dans la zone
type de salaire, choisir dans la combo « DEPART CON »
que cela ferait la même chose, mais le feriez pour tous
les employés dans ce cas,
Or cette fonction ici le fait d’un seul cout. La
conséquence immédiate est que lors du calcul de la paie
de ces employés, le système calcule tout seul le montant
CONGES PAYS et l’insère dans le bulletin du mois
Ø « Exportation et virement de salaire »
Cette fonction permet d’exporter les net à payer ainsi que le numéro de compte de chaque employé payé dans le mois de
paie en cours, suivant le format de banque.
Après le calcul des bulletins, vous

aimeriez parfois exporter les salaires
nets ou les numéros de compte
bancaire des employés directement
dans les institutions bancaires ou vos
employés sont domiciliés.
La fenêtre ci-dessus s’affiche et là vous

devez renseigner le code l’institution
bancaire, puis cliquer sur le bouton
CONTINUER-F12, et vous verrez
s’afficher dans la table la liste des virements de salaire de cette institution là. Ensuite vous passez à l’onglet
« Plan d’exportation ». Ici, vous allez renseigner le fichier d’exportation et son répertoire (lieu
d’emplacement), avant de lancer alors le traitement d’exportation.
Deux (02) options (boutons) aux choix pour l’exportation :
- Exporter Avec Délimiteur pour EXCEL ;
- Exporter Sans Délimiteur ;
- « importation et changement numéro CNPS ».
Il permet d’importer les numéros CNPS pour les DIPE magnétiques mensuelles, annuelles et en début
d’exercice.
Page 35
Ø « Importation/Correction des Numeros CNPS

Les Numéros CNPS que vous avez dans vos bases de données des employés peuvent être mal renseignés
ou même pas du tout renseignés.
Le présent module vous permet de les renseigner à
partir d'un fichier EXCEL ou même TEXTE.
Dans Ellipse pour un certain nombre d'employés de la
société en cours.
Pour le faire vous devez définir un fichier TEXTE donc
les rubriques ou colonnes sont séparées par des
points-virgules (;).
Vous devez avoir le format suivant :

Colonne 1 : le matricule de l'employé ...........Exemple : 1591
Colonne 2 : le nom de l'employé ..................Exemple : MBIN
Colonne 3 : le Numéro CNPS...........................Exemple : 3548527142G
(sans les tirets et donc sur 11 caractères)
Donner un nom a votre fichier, du genre
"Numeros_CNPS13062011.csv" , puis enregistrez-le sur c:\
Ceci dit, il vous est aussi possible de sélectionner un employé quelconque, de vérifier et même de modifier son NUMERO CNPS,
Pour le faire observez le haut de cette fenêtre, le champ Matricule pour choisir l’employé concerné, et le champ Numéro CNPS pour
consulter et modifier son numéro.
Ø « Création de la disquette DIPE magnétique »
La loi exige que tous les salariés soient déclarés et qu’ils cotisent pour leur pension vieillesse pendant 180
mois, ie 15 ans ou alors qu’ils prennent leur
retraite passés l’âge de la retraite en
vigueur.
La saisie des mises à jour des tables à la CNPS s’est

avérée difficile du fait du grand nombre des
employés/salariés qui cotisent.
ELLIPSE met à votre disposition le module

« Création de la Disquette DIPE magnétique » pour
exporter au format des fichiers CNPS :
1. Les DIPEs en début d’années
2. Les DIPEs mensuels
3. Les DIPEs du personnel embauché en
cours d’exercice
4. Les DIPEs en fin d’exercice
5. Les personnels temporaires
Peut-être faut-il rappeler que pour utiliser ce module, il est des préalables exigés, tels que :
ü Avoir récupéré votre identifiant ENTREPRISE à la CNPS et la Clef ;
ü Avoir aussi le N°CNPS de chacun des employés de votre entreprise
ü Avoir demandé et obtenu de la CNPS les N° DIPEs des employés pour l’exercice en cours,
ü Evidemment vous devez posséder un N° de contribuable.
Sélectionnez l’une des cinq (5) options proposées pour avancer. Dans cet exemple, nous choisissons la 1ère
option i.e. « DIPEs Mensuel », puis nous validons en cliquant sur le bouton « CONTINUER ».
Page 36
Attention : on ne peut avoir une disquette DIPE

magnétique CNPS sur une paie déjà clôturée ; alors
vous devez créer cette disquette DIPE avant de
clôturer la paie du mois en cours.
Alors la nouvelle fenêtre qui s’affiche se

présente comme ci-dessous :
Vous devrez vérifier que tous les

employés qui s’afficheront ont un
N°CNPS, un N°DIPE, une Clef CNPS et
une Clef DIPE bien positionnés, sinon les
données ne seront pas satisfaisantes,
bien que la Base du CNPS tolère que
parfois ces informations soient laissées à
« VIDE », ce qui est exigé alors c’est le matricule interne de l’employé, c'est-à-dire l’identifiant unique que
possède le salarié au sein de votre entreprise. Ce matricule doit d’ailleurs rester le même tout au long de la
durée de son embauche dans votre entreprise.
Cliquez sur le bouton « CONTINUER ». Alors la fenêtre ci-dessous va s’afficher, mais la table sera vide.
Utiliser le bouton « DEMARRER » pour démarrer le formatage des données pour que le fichier de sortie soit
au format CNPS, et c’est donc après quoi la table se rempli telle que vous le voyez sur l’image ci-dessous.
Il ne vous reste plus qu’à exporter

le fichier et le porter aux
informaticiens de la CNPS.
Choisir le bouton « EXPORTER »
pour le faire.
1. Renseignez alors le délimiteur

à VIDE
2. Utilisez le bouton « Parcourir »
pour choisir l’emplacement du
fichier destination dans votre
machine,
3. Donnez un nom au fichier du
Page 37
genre DIPECNPS_mois_année (exemple : DIPECNPS Août 2011)

4. Puis cliquez sur le bouton « Exporter » qui est actif.
Page 38
ü Le menu clôture
Ce menu permet de lancer la procédure de la clôture

mensuelle, de la clôture annuelle de la paie, de
l’édition de tous les états de fin du mois et d’année.
La clôture de la paie consiste à arrêter définitivement

la paie d’un mois ou celle d’une année pour pouvoir
calculer celle du mois ou de l’exercice suivant.
Avant de lancer la clôture, pensez à faire éditer ou

imprimer tous les états relatifs à la paie du mois à
clôturer.
Ø La « clôture mensuelle »
Une fois les impressions du mois terminées, vous

devez faire une sauvegarde. Il faut toujours en faire,
on en fait jamais trop. Pour ce faire, choisissez la commande « Clôture mensuelle » du menu clôture, la
fenêtre suivante s’affiche :
Pour le cas des employés qui ont pris leur congé, il faut suspendre leur paie lors du calcul de la paie des employés pour
rendre la clôture possible. Il n’est pas superflu de rappeler que pour passer d’un mois de paie à l’autre, il faut clôturer la
paie.
ü L’option avant clôture vous permet de préciser le répertoire de sauvegarde de votre base avant
l’opération de clôture.
ü L’option après clôture vous permet de préciser le répertoire de sauvegarde de votre base après
l’opération de clôture.
ü Une fois tout ceci précisé, vous pouvez alors décocher les deux cases « avant clôture » et « après
clôture » puis cliquer sur le bouton « Débuter » pour lancer l’opération de clôture mensuelle.
Après la clôture :
1. Les éléments variables sont supprimés
2. Les bulletins de paie le sont également
3. Les éléments du journal de paie sont envoyés dans le fichier de cumul annuel.
Page 39
4. Le nouveau mois de paie est activé, et les différentes semaines aussi,

5. Le pointeur des avancements automatique est remis à FAUX, tant qu’il le reste, vous ne pourrez pas
calculer la paie du nouveau mois en cours, aussi devriez-vous faire le traitement des congés du mois, le
traitement des avancements automatiques du mois, le traitement des employés en retraite du mois, les
retours de congés prolongés tels que les congés de maternité, et la levée de suspension pour les
employés SUSPENDUS qui reviennent à la paie.
6. Les heures de pointage des agents par jour « CASERNET » sont réinitialisées.
Ø « Récapitulatif de la paie »
Ce module est un regroupement d’états qu’il est bon

d’imprimer avant la clôture annuelle proprement
dite.
Car comme dans tout agenda de gestion, il existe des

états dit « Etats de fin d’année ».
ELLIPSE a choisit de placer cette ligne de commande

entre celle de la clôture mensuelle et celle de la
Clôture Annuelle.
Ø La « clôture annuelle sur le mois 0/12»
La clôture annuelle vous permet de clôturer un exercice de paie et d’ouvrir l’exercice de paie suivant.
Cette opération n’est disponible qu’après la clôture mensuelle du dernier mois de paie.
Son processus est identique à celui de la clôture mensuelle.

Seulement, après la clôture du dernier mois de votre année de paie, Ellipse Paie vous dira que vous êtes
désormais au mois 0/12.
Ce mois 0/12 est un mois intermédiaire sur lequel seules les impressions de fin d’année sont possibles
Ces états de fin d’année ne sont disponible qu’ici.
Astuce :
Pour vos sauvegardes, vous devez disposer de 12 + 1 dossiers de paie représentant chacun la paie avant
clôture de chaque mois (de janvier à décembre, puis ensuite le 13ème dossier va contenir la paie des données
de fin d’année.
C’est maintenant sur ce mois (0/12) qu’il vous est possible de faire la clôture annuelle de votre paie.
Si cette clôture se passe bien, désormais vous serez sur 1/12, c’est-à-dire au premier mois de paie de la
nouvelle année.
Page 40
ü Le menu Etats
Ici, on va pouvoir éditer tous les états disponibles

automatiquement sur Ellipse PAIE.
Les états Ellipse Paie sont mis à votre disposition dès que
les traitements de calcul de la paie sont terminés.
Ces états sont ceux de la paie, des déclarations, des

taxations, des cotisations et autres.
« Impression groupée »
Le logiciel étant conçu pour une utilisation

locale, vous n’avez plus qu’à repérer votre
état et le lancer en impression soit à l’écran,
soit vers l’imprimante.
NB : Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez
utiliser la commande « Impression groupée »
pour imprimer tous vos états de fin de mois
en quelques clics.
« Etats imprimés du personnel »
Ici on peut imprimer l’état du personnel :

· Par ville,
· Avec prime fixe,
· Par ville/type de paie,
· Par ville/statut,
· Par analytique,
· Par ancienneté,
· Par poste/fonction,
· Avec compte courant,
· En début d’exercice par N° DIPE,
· Muté en cours d’exercice,
· Enfant du personnel par matricule,
· Fiche individuelle de renseignement,
· En fin d’année.
Page 41
Ø « Salaires »
Il permet d’imprimer l’état des découverts, des

retenues sur salaires, des primes et indemnités sur
salaires, des employés rémunérés, des employés non
rémunérés, variation du salaire net, bulletin de paie,
bulletin de paie ancien format, bulletin de simulation,
bulletin de charges, totaux sur salaires, Exportation
des salaires nets, récapitulatif général, écart salaire de
base avec grille normale.
Ø « Journaux de paie »
Ce menu permet d’imprimer le journal de paie, le
récapitulatif journal par service, par rubrique, journal
comptable par matricule et par compte, journal de
centralisation (salaire).
Ø Sous menu « Règlement »

Ce menu permet d’imprimer l’état des règlements de
salaire par virement, par chèque et par caisse. Tous les
états de virements par banque, par caisse et surtout le
billetage (le décompte des sommes à verser par type de
monnaies 10f, 25f, 50f, 100f, 500f, 1000f, 2000f, 5000f et
10.000f.) en faisant des totaux qui vous facilitent les
décomptes à la banque et lors des paiements de salaire
par caisse.
Ø Sous menu « Crédit »

Il permet d’imprimer l’état des crédits par ville/service,
les crédits société par ville/service, les crédits mutuelle
par ville/service, l’imprimé pour avance et acompte et
les remboursements de crédits.
Page 42
Ø Sous menu « Heures »

Il permet d’imprimer les fiches de pointage
et ses variables, le récapitulatif des heures
et absences.
Ø « Cotisations/impôts »
Vous sélectionnez votre Etats parmi ceux
listés ici, à savoir Cotisations Syndicales,
Redevance CRTV, Reversement CF/FNE,
Règlement DIPE, Cotisation CNPS,
Journaux, Règlements Salaires, Retenues
Salariales, Masse salariale, puis sous
précisez dans le deuxième onglet
(sélection) pour quelle ville, quelle service,
quel statut d’employés, quelle section
analytique de salaire, quel type de contrat
employé et même vous pouvez préciser la
(les) plage(s) de matricules concernées.
FENETRE DE SELECTION POUR EDITION

Pour toutes les éditions sur ELLIPSE, vous aurez très souvent cette fenêtre ci-contre. Elle vous permet de faire des requêtes et/ou des
filtres à chaque impression.
La ville, le statut, Service, Contrat, Analytique, les matricules concernés, les rubriques de paie concernés, parfois aussi le compte
concerné, aussi si c’est une impression à l’écran ou une impression directe.
Page 43
Ø « Rubrique paie »
Il permet d’imprimer les états de rubriques de paie

par matricule, au nombre desquels l’état des retenues
mutuelle du personnel dont le code est 998, mais plus
encore l’état des matricules par rubrique et par
éléments fixes et variables, lignes de paie, masse
salariale par type rubrique, par analytique, par
service, par services détaillés, par services détaillés
avec pourcentages, journal de paie, rapprochement
pour quotité retenue, état des salaires du mois par
matricule, masse salariale par rubrique de paie.
Dans ce sous-menu, on a aussi l’ensemble des états

qui étaient très utilisés dans l’ancien programme. A
savoir :
- Masse salariale par Service,
- Journal de paye
- Rapprochement pour Quotité retenue
- Etat des salaires du mois
- Etat des salaires du mois par rubrique
Ø Sous menu « Cumul »

Le menu cumul permet de ressortir le salaire
moyen, provision pour départ et pour congés,
analyse salaire, cumul annuel par matricule, par
rubrique et par analytique, requête sur cumul,
masse salariale par service et par rubrique de paie.
Page 44
ü Le menu Paramètres
Le paramétrage permet de saisir tout ce qui est création
d’un point de vue comptable et commercial.
La société Exemple
Le logiciel est installé avec une société nommée Exemple,
ceci vous permet de voir comment est utilisé le logiciel et
comment peuvent se faire les paramétrages et les saisies.
Les paramétrages sont représentés par l’ensemble des

éléments qui entrent dans la composition du salaire.
Tout un menu est réservé aux paramètres d’Ellipse PAIE. Il

s’agit de la constitution des tables et des paramètres de la
législation du travail et de la convention tels qu’ils ont
appliqués dans votre société.
Ø « Secteur d’activité »
Dans cette table, nous avons enregistré pour vous les
secteurs d’activité possibles de notre environnement.
Ellipse a déjà créé pour vous les secteurs par défaut
qui sont proposés par la convention collective.
Très souvent pour les sociétés de service,

Il faudra choir le code 32 : Secteur TERTIAIRE II (173.33
Heures par mois).
Une grille de salaire peut être associée à chaque
Secteur d’activité.
Ø « Zone de salaire »
Dans cette table nous avons enregistré pour vous les
zones de salaire de notre environnement.
On a au départ 4 (I, II, III, IV) ; bien que aujourd’hui la
notion de zone de salaire est devenu un peu caduque ;
pour cela, l’utilisateur peut affecter tous ses employés
dans la zone I.
Une grille de salaire peut être associée à chaque Zone
de salaire.
Ø « Salaire normal »
Vous trouverez livré avec le logiciel, une grille de
salaire correspondant aux catégories, échelons, zones
de salaires et secteurs d’activité. Ici, Ellipse PAIE a
enregistré pour l’utilisateur la grille de salaire normal
appliquée en zone I, Tertiaire II (173,33 Hr/Mois) pour
les catégories de 1 à 12 et pour les échelons de A à G.
Page 45
Ø « Salaire domestique »
Idem.
Une grille dans laquelle on a renseigné les salaires domestique, employés de maison, etc…
Ø « Direction » et les Services
Voici le moment de structurer votre organisation en machine.

· Identifier toutes les directions,
· Identifier tous les services associés à chaque direction
· Puis saisir dans cette table toutes vos directions. Vous saisirez aussi dans cette table les services liés à
chaque direction.
Vous pouvez créer autant de direction que vous souhaitez, et associer à chaque direction autant de services que possible. Il
faudrait cependant rester cohérent, car chaque employé est par la suite associé à un service, et donc à une direction. Voilà
la structuration de l’entreprise, à ne pas confondre à la gestion des centres de couts car deux (02) employés de services
différents peuvent être associés à un même centre de cout (analytique), et vis-versa.
Page 46
Ø « Ville » et « Taxe Communale »
Saisir ici la liste des villes.

Attention les valeurs de la taxe communale de la
ville sélectionnée (ici c’est Douala) pourront être
saisies lors de la création/modification de la fiche
de la ville.
Exemple
· TAXE COMMUNALE DOUALA
· Les salaires <= 15.000 f alors Taxe Com = 58 F
· Les salaires <= 25.000 f alors Taxe Com = 83 F
· Les salaires <= 50.000 f alors Taxe Com = 170 f
Ø « Pays »
Il faut saisir dan Ellipse la liste des pays. Car vos employés
peuvent être issus de nationalités différentes et dans leur fiche
employée, il vous est demandé de renseigner sur le pays
Ø « Organismes : Partenaire Banque, Assurance, Syndicat … »
Ce sont : les banques, les syndicats, les assurances et autres établissements avec lesquels votre entreprise
entretien des relations. Ces partenaires peuvent avoir des contrats avec votre société, des contrats directs
ou indirects (en passant par les contrats
qu’ils ont directement avec vos employés).
L’application de paie et de gestion des ressources

humaines peut adresser des chèques de virement à ces
organismes suivant le total des retenues sur salaires
opérées sur la paie des agents qui ont présentés auprès
de l’entreprise une autorisation de retenue sur salaire
au profit de l’organisme concerné.
Il faut toujours exigé d’avoir ce document de l’employé
avant d’opérer un quelconque prélèvement sur son
salaire.
Page 47
Ø « Paramètre de paie »
On vient alors à l’élément essentiel du paramétrage

ELLIPSE. C’est une zone dangereuse et réservée aux
seuls administrateurs de votre paie. Les personnes qui
choisissent cette commande doivent avoir une grande
notion dans la gestion des paramétrages de paie,
dans la compréhension de la législation du travail,
dans la comptabilité et autres.
Il s’agit ici du paramétrage exclusif de votre logiciel

pour lui donner la configuration.
Vous pouvez constater que l’utilisateur peut ainsi créer autant de fiche de paramètres autant qu’il peut.
Mais une seule fiche de paramètres est allouable/affectable à une société. Cette affectation se fait lors du
paramétrage de la fiche Société.
La fiche des paramètres de Ellipse paie est présentée en plusieurs pages ou onglets :
1. Les paramètres généraux d’abord,
2. Les paramètres de cotisations locales,
3. Les paramètres de cotisations expatriées
4. Et la suite des paramètres de cotisations expatriées
Paramètres généraux
Avant de continuer, il faut retenir que des codes de certaines rubriques ont été retenus pour donner au
paramétrage une intégrité assez solide. Par exemple :
100. Salaire de base 200 :Ancienneté nouvelle 190. Ancienneté gelée 299 :Indemn compensatrice 999. Net à payer
210. Congés payés 860. Cumul congé 710. Brut imposable 705 :Brut non imposable,… 835. Brut
Page 48
Le premier Echelon :
Il permet de positionner la valeur du plancher catégoriel dans le calcul d’ancienneté nouvelle
· Il sera « A » pour une grille de salaire ayant les échelons A B C D
· il sera « 1 » pour une grille de salaire ayant les échelons 1 2 3 4
Ainsi quand l’utilisateur aura créé/modifié des rubriques (voir la ligne de commande
paramètres…Rubriques), il devra s’assurer que les valeurs de codes rubriques créées/modifiées
restent bien celles qui sont positionnées sur la fiche de paramètres de paie.
Sinon, il devra aussi renseigner les bons codes après.
Ancienneté sur base Salaire

Quand vous cochez cette rubrique, c’est que vous souhaitez que le système calcule l’ancienneté de chaque
agent sur la base de son salaire de base.
Mais normalement l’ancienneté est calculée sur le plancher du salaire de base catégoriel.
C’est-à-dire que si l’employé est par exemple en catégorie 08, échelon D, alors son ancienneté sera calculée
sur la base du salaire de base de Catégorie 08, échelon A.
Ancienneté nouvelle non-calculée

Il peut arriver que votre société ne veuille pas que le système calcule tout seul l’ancienneté nouvelle.
Alors On attribuera par exemple un élément fixe dénommé « Ancienneté gelée » dont le montant sera fixé
par l’employeur.
Avancement effectué
Ce champs renseigne aux opérateurs ou administrateurs de votre paie si le traitement des avancements
automatiques du mois a déjà été traité ou pas.
Vous savez que si vous ne traitez pas les avancements du mois, il ne vous sera pas possible de calculer les
bulletins du mois.
Il faut absolument clôturer les avancements avant de calculer la paie.
Avantages en nature
Sur la fiche (photographie ci-dessus), on note ceci :
· Eau (2%) ,
· Electricité (4%),
· Domestique (5%),
· Logement (15%),
· Véhicule (10%)
· et la Nourriture.
Ce sont les taux d’avantages en nature en vigueur dans la

législation au moment de ce jeu d’essai.
Par la suite l’utilisateur peut les changer, au gré du temps et

d’une nouvelle législation.
Paramètres de cotisations locales
Il s’agit de l’univers de la législation pré paramétrée qui fait d’ailleurs la force du logiciel Ellipse Paie.
Nous retrouvons ici tous les codes des rubriques utilisées pour le calcul des taxes et autres impôts en
vigueur et imposé par le législateur.
Page 49
ü La CNPS
Cette zone concerne les éléments de reversement et de déclaration CNPS du mois.
Rappelons que la CNPS dans le logiciel de paie traite des sujets suivants :
N° Libellé Code Taux

1- CNPS Pension Vieillesse salariale 440 2.8%
2- CNPS Accident de travail 725 1.75 % ou 2.5%
3- CNPS Allocations Familiales 720 7%
4- CNPS Pension Vieillesse patronale 700 4.2%
Rappelons qu’ici, en ce qui concerne la pension vieillesse, la base brute de calcul est plafonnée à 300.000
FCFA, ce qui correspond à une valeur à payer de 300.000 FCFA x 2.8 = 8400 FCFA pour tout salaire dont la
base brute de calcul CNPS supérieure ou égale à 300.000 FCFA.
ü Le Crédit foncier et le Fond National de l’emploi (CF & FNE)
Cette zone concerne les éléments de reversement et de déclaration Crédit foncier (CF) et au Fond national
de l’Emploi (FNE) pour le mois en cours. Rappelons que la CF et le FNE sont paramétrés tels qu’il suit :
N° Libellé Code Taux

1- CF salariale 430 1.00%
2- CF patronal 715 1.50%
3- FNE patronale 435 1.00%
ü L’impôt sur le revenu et Centime Additionnel Communal IRPP / IRS et CAC.
Il s’agit du nouvel impôt. Celui qui est en vigueur depuis le 1er janvier 2004.
Il arrive en remplacement de la Surtaxe Progressive (SP) et de la Taxe proportionnelle (TP).
Page 50
Vous trouverez dans les nouveaux documents de la législation et sur le site Internet du ministère des
finances sa définition, sa base de taxation, ainsi que l’ensemble des éléments de paie qui rentre dans le
calcul de la base brute de son calcul.
Par ailleurs certains pourraient tout simplement utiliser la grille valable pour retrouver l’impôt à payer par
leurs salariés. Ellipse paie calcul automatiquement la valeur de cet impôt, en utilisant les éléments ci-
dessous :
N° Libellé Code
1- Code ISR 475
2- 1er Taux d’imposition (Valeur < 2.000.000) 10.00%
3- 2ème Taux d’imposition (2.000.001 <= Valeur < 3.000.000) 15.00%
4- 3ème Taux d’imposition (3.000.001 <= Valeur < 5.000.000) 25.00%
5- 4ème Taux d’imposition (Valeur > 5.000.000) 35.00%
6- Taux (ISR + CAC) 1.10%
7- Montant abattement annuel 500.000 FCFA
8- Minimum taxable Salaire 60.000 FCFA
9- Code CAC (Centimes additionnels Communaux 390
10- Taux de prélèvement CAC 10%
11- Base de prélèvement CAC IRPP
ü La Taxe Communale(TC)
Il s’agit d’une taxe liée à la ville.

Par exemple pour la ville de Douala/Cameroun on notera ceci :
L salaire montant TC L salaire montant TC

1 15000 58 7 150000 1020
2 25000 83 8 200000 1270
3 50000 170 9 350000 1520
4 75000 270 10 400000 2020
5 100000 520 11 500000 2270
6 125000 770 12 999999 2520
ü La redevance audiovisuelle du mois CRTV.

Il existe une grille pour la redevance audiovisuelle ; elle est applicable sur toute l’étendue du territoire, et ne
dépend ni de la zone, ni du secteur d’activité et même pas de la ville.
Assiette salaire Nombre Montant unitaire Total
Salaire Entre Et Montant CRTV

0 50 000 0
50 00 100 000 750
100 000 200 000 1950
200 000 300 000 3250
300 000 400 000 4550
400 000 500 000 5850
500 000 600 000 7150
600 000 700 000 8450
700 000 800 000 9750
800 000 900 000 11050
900 000 1000 000 12350
1000 000 et PLUS 13000
Page 51
Les Paramètres de cotisations expatriées
Cette page concerne les cotisations étrangers, et particulièrement la France et certains pays africains
francophones.
De façons générales
Sur la fiche de paramétrage, un numéro de code est affecté à chaque rubrique de paie, ce numéro nous permet de retrouver
facilement un élément de paie recherché, il suffit pour cela d’aller dans le menu Paramètre et de sélectionner la commande
Rubrique de paie.
En cliquant sur cette commande vous vous retrouverez face à une fenêtre intitulée Table des Rubriques de paie, vous
n’aurez plus qu’à saisir le numéro de code de votre rubrique pour la retrouver facilement.
Page 52
Ø « Rubriques de paie »
Voici effectivement comment se présente la table des rubriques de paie.
Il faut noter que le logiciel Ellipse paie vous est livré avec toutes les rubriques de paie qui sont couramment
utilisées dans les entreprises pour traiter la paie du personnel.
NOUVEAU : Pour ajouter de nouvelles rubriques,

MODIFIER : On peut aussi modifier la fiche d’une rubrique en cliquant sur ce bouton MODIFIER
SUPPRIMER : On peut supprimer une rubrique, à condition de vérifier que cette rubrique n’a jamais été
utilisée dans le cadre d’un quelconque paramétrage.
SELECTION : Ce bouton permet de faire une requête afin d’afficher un groupe de rubriques ayant nos
critères de recherche en commun
LISTE : Ce bouton vous imprime un état listant les rubriques,
COMPTES : Ce bouton imprime un état des rubriques, cette fois en associant à chaque rubrique les
comptes comptables paramétrés pour la génération et/ou la diffusion des écritures comptables de paie
Modifier une rubrique

Cliquons alors sur le bouton « Modifier »
pour afficher en consultation/modification la
rubrique 028 : INDEMNITE COMPENSATRICE.
On obtient la fenêtre ci-contre, dont voici
d’ailleurs les explications :
v Comment lire et comprendre chaque

rubrique de cette fiche ?
Page 53
Code Rubrique 028 Ce qui signifie que le code rubrique est 028. Dans le bulletin on verra cette même valeur
Libellé SALAIRE MENSUEL
Il aurait pu être
« Aucun », Prime, Indemnité, Crédit, avance, Impôt, Retenue expatrié, retenue, salaire, Heure,
Remboursement, Net ou Cumul.
Type Salaire Salaire
L’utilisateur n’aura qu’à positionner la valeur adéquate, le logiciel saura ce qu’il en est, suivant la
législation
Sens GAIN Il aurait pu être GAIN ou RETENU

Ce qui signifie que cette rubrique fait partie du Brut Imposable
Imposable Oui
Non à Qu’il fait plutôt partie du Brut Non Imposable
Ancienneté Oui La valeur de cette rubrique participe à la base de calcul de l’ancienneté nouvelle
Absence Oui La valeur cette rubrique est recalculée au prorata du nombre de jours de présence
Heure supp Oui La valeur cette rubrique participe à la base de calcul du centième de l’heure supplémentaire
Cumul expatrié Oui Sa valeur participe à la base de calcul du Cumul expatrié
Rubrique
Grisé Quand elle active, seule elle indique que la valeur de cette rubrique est une charge patronale
patronale
Le oui indique que cette rubrique doit s’afficher sur le bulletin ( certaine rubriques telles les rubriques
Bulletin Oui
patronales en effet ne doivent pas s’afficher sur le bulletin du salarié)
Le oui indique que cette rubrique doit s’afficher sur le journal de paie ( certaine rubriques telles les
Journal de paie Oui
rubriques patronales en effet ne doivent pas s’afficher sur le journal de paie du mois)
Elément Le Oui indique que cette rubrique est un élément exceptionnel. Pour le positionner en exceptionnel,
Non
exceptionnel l’utilisateur doit revoir la définition d’un élément exceptionnel dans les livres de fiscalité.
La valeur cette rubrique participe à la base de calcul de l’indemnité de licenciement et de la provision
Licenciement Non
pour départ.
Impôt sur le La valeur cette rubrique participe à la base de calcul de l’impôt sur le revenu
Non
revenu (IRPP) Taxable sur IRPP
Pour le reste c’est pareil il s’agira chaque fois de dire si oui ou non la rubrique est taxable pour l’impôt
Autres Oui, Non
en question.
La deuxième page de cette fiche

présente la liaison avec la comptabilité.
Ce paramétrage est très utile pour la

génération des écritures comptables de
la paie, par employé, par service, par
direction, par ville, ou même par centre
de suivi des couts (section analytique)
Renseigner dans les zones indiquées les comptes comptables liés aux charges salariales ou patronales
Comptabilité
associées à la rubrique
Compte Expatrié Compte de charges pour un agent Expatrié
Compte Cadre Local Compte de charges pour un agent Cadre local
Compte Maîtrise Local Compte de charges pour un agent Maîtrise local
Compte Employé Local Compte de charges pour un agent Employé local
Autre Compte de charges pour un agent de session local.
Page 54
Ø « Jour férié »
Il s’agit des jours de non travail, fixes,

chômés ou alors ceux qui sont déclarés par
l’administration au cours de l’année.
Il est important de noter qu’il faut

positionner les jours fériés du mois avant le
calcul de la paie.
Sinon le logiciel vous recommandera
d’annuler le calcul de la paie pour pouvoir
positionner les jours fériés.
Ø « Plan comptable »
Il s’agit d’une section des comptes de

votre comptabilité qui se retrouve
dans le logiciel de paie.
Ce sont les comptes de charges

salariales, patronales et de
reversements de taxes et autres
cotisations.
Sous cette table des comptes,

l’utilisateur observera les boutons de
gestion des listes auxquels il est déjà
habitué sur les produits Ellipse.
En appuyant sur le bouton « Modifier »,

une nouvelle fenêtre titrée Fiche
Compte s’ouvrira et renseignera sur les détails du compte sélectionné dans la liste ci-dessus.
Numéro de compte :
Il s’agit du code comptable de référencement du numéro de compte. Exemple : 42000000
Libellé : Il s’agit de la désignation du compte
Cocher la rubrique « Analytique obligatoire », pour les comptes sur lesquels vous désirez obtenir un cumul
de charges salariales ou patronale. Suivi de budget, …
Ce sont ces comptes qui vont être utilisés dans le paramétrage des rubriques de paie pour indiquer les
liaisons avec la comptabilité.
Il est également possible de créer et/ou de modifier un compte ; pour cela cliquer sur « Nouveau » ou alors sur
« Modifier » et renseignez les champs.
Page 55
ü Menu Analytique
Ce menu englobe l’édition de la liste des sections analytiques, des

actions d’affectation, le journal de paie, le billetage et de ressortir les
totaux sur salaire.
Ø Sous menu « liste »

Il permet d’afficher les listes des différents centres de couts
(sections analytiques).
Par ce menu, il vous est possible de faire la mise à jour de
votre structuration interne, pour mieux percevoir les
charges salariales par centre de couts.
Ø Sous menu « affectation des analytiques »
Ici, il s’agit des différentes affectations en fonctions

des différents choix de requête possibles.
Vous souhaitez affecter un groupe d’employés
précis à une section analytique précise, connaissant
les critères de sélection ( ville de résidence, du
service, du statut, du type de contrat, de l’analytique
même, ou alors du matricule …
Ø Sous menu « billetage »

Ce menu est affecté au billetage de la paie.
Ø Sous menu « journal de paie »

Il permet d’imprimer les journaux de paie par analytique.
Ø Sous menu « totaux sur salaires »

Comme son nom l’indique, il permet d’imprimer les totaux sur salaires, s’ils sont disponibles
Page 56
ü Menu « Utilitaires »
Les sous menus de ce menu sont très
importants dans la gestion de la base des
données de la paie.
C’est eux qui permettent la récupération des

données sauvegardées après les opérations
de clôture ainsi que la ré-indexation de
certains fichiers.
Ø Sous menu « sauvegarde »
La sauvegarde permet le stockage des fichiers

de données dans un répertoire pour leur
restauration en cas de perte des données due
à certains évènements imprévisibles.
Elle peut également s’avérer importante

lorsqu’après une opération de clôture de la
paie mensuelle ou annuelle, le besoin de se servir des
données de la paie liées au mois ou à l’exercice clôturé
s’impose. On procède dans ce cas à la restauration de
ces données sauvegardées.
Cliquez sur parcourir (image de longue-vue) afin de

choisir le répertoire que vous destinez à la sauvegarde ;
saisissez le nom du fichier à sauvegarder et validez.
Si tout se passe bien, un message vous annonce que la

sauvegarde est terminée.
Ø Sous menu « restauration »

Elle consiste à récupérer les fichiers sauvegardés.
Elle est importante dans le traitement des salaires parce qu’elle permet de récupérer la paie traitée des
mois ou des exercices clôturés.
Procédez de la même manière que pour la sauvegarde pour restaurer vos fichiers, sauf qu’ici vous devez
sélectionner la commande « Restauration » du menu Utilitaire.
Ø Sous menu « Ré-indexation »

En cliquant sur la commande « Ré-
indexation » du menu utilitaire, la fenêtre
suivante s’affiche :
On distingue trois types de Ré-indexation :

v La ré-indexation normale qui
s’effectue simplement.
v La ré-indexation avec suppression :
c’est une ré-indexation normale,
Page 57
mais avec suppression des rubriques non conformes.

v La ré-indexation avec compactage : c’est une ré-indexation avec suppression mais aussi avec
compactage sur des zones où il ya eu suppression.
Attention :
Avant toute ré-indexation, il est fortement recommandé de faire une sauvegarde de tous vos fichiers sur des
supports amovibles. Pour réindexer un fichier, on le sélectionne et on l’envoi dans la zone de fichiers à
réindexer en cliquant sur la flèche à direction droite, on clique ensuite sur le bouton « Réindexer».
On peut également réindexer l’ensemble des fichiers en cliquant sur la double flèche à direction droite,
l’ensemble des fichiers se transportent dans la zone des fichiers à réindexer, on clique ensuite sur le bouton
« Réindexer».
Ø Sous menu « Import de données »
ELLIPSE PAIE vous permet d’importer des

fichiers que vous avez organisés dans une
feuille EXCEL et enregistré ensuite au format
.TXT ou .CSV en respectant le nombre de
rubriques du fichier et en insérant une
première ligne spéciale qui permet au
système de reconnaitre son Format.
Quand le format est reconnu, en cliquant sur

le bouton VALIDER, vous observerez que le
bouton IMPORTER devient actif, sinon il
restera grisé, et donc non opérant.
Pour continuer vous cliquerez sur le bouton IMPORTER et le système prendra la suite du traitement.
Ø Sous menu « Export »
Sur ELLIPSE GRH-PAIE, vous pouvez exporter

tous les fichiers suivant vos convenances et
vers des emplacements de votre choix.
Par contre les fichiers Exportés seront toujours

au format .TXT, ceci pour vous permettre de
les manipuler sur EXCEL ou tous autres
tableurs.
Dès que la fenêtre ci-dessus s’affiche, vous

devez choisir la table à exporter (Crédit,
Personnel, Ligne de Paie, etc.…).
Ensuite vous allez préciser les conditions de

recherche puis cliquez sur le bouton OK.
Le bouton AVANCE vous permet d’affiner vos

conditions de recherche.
La liste des éléments sélectionnés (ici il s’agit d’un exemple sur le personnel).
Page 58
Cliquez alors sur le bouton Suivant pour continuer et là, vous obtiendrez alors la fenêtre ci-dessous qui
permet de préciser les conditions d’exportation, i.e. le format du fichier, le nom, le délimiteur des
rubriques…
Ø Sous menu « conversion »

Il permet également de faire la conversion des
fichiers au format d’Ellipse vers d’autres types de
fichiers.
Ø Menu « Aide »
Il vous permet d’éditer ce guide en ligne
Ø Menu « A propos »
Page 59
II.
MODULE GRH
Page 60
Présentation de l’interface Ellipse GRH

Idem que pour la paie.
La barre de menu comporte 7 commandes de menu (Fichier, Saisie, Traitements, Etats et interrogations,
Paramètres, Utilitaires, Aide). Elle est placée juste en bas de la barre de titre sur laquelle il est écrit :
« Ellipse, logiciel de gestion des ressources humaines » précédée de l’icône Ellipse.
La barre des raccourcis suit directement la barre des menus.
Dans la section qui va suivre nous détaillerons les menus Ellipse GRH.
1- Présentation des différents menus.

Vous commencez à travailler sur le module Ellipse GRH ;
Nous allons ensemble dérouler l’ensemble des menus de ce module.
Idem comme dans l’interface paie
Page 61
A - Menu Fichier
En utilisant votre souris, cliquez sur Fichier, le premier
menu de la barre des menus. Alors le menu fichier se
déroule et vous obtenez la page de commande des
menus. Voyons en détail chaque menu.
Ø « Accès »
Cette ligne de commande permet de changer
d’utilisateurs ou de société courante.
Idem comme dans l’interface Ellipse Paie
Ø « Basculer vers un autre menu »

Cette ligne de commande est utilisée pour basculer
ou naviguer entre les différents modules qui sont à
votre portée (GRH ou PAIE).
Ø Utilisateurs
Cette commande permet d’afficher la liste des
utilisateurs avec possibilité d’ajout, de suppression
et de modification de chaque utilisateur.
Pour une première utilisation, cliquez sur le bouton
Nouveau pour vous donner les droits nécessaires
pour avoir votre session.
Après la saisie de l’identité de l’utilisateur, du nom,

du prénom et du mot de passe qui devront
dorénavant vous permettre d’accéder aux fichiers
de gestion du personnel de votre société, vous
devez valider en cliquant sur le bouton « OK » ou en
appuyant sur la touche « Entrée » de votre clavier,
dès que vous le faites, ces coordonnées sont
enregistrées et s’affichent dans la table des
utilisateurs chaque fois que vous y accéder.
Page 62
Ø « Changer mot de passe »

Ici, il est possible de changer le mot de passe d’un
utilisateur.
1. Tapez votre mot de passe courant dans la
zone « Entrez votre mot de passe »,
2. Puis Entrez le nouveau mot de passe souhaité
dans la zone « Nouveau mot de passe »
3. Ensuite entrez de nouveau ce nouveau mot
de passe pour confirmer
Ø « Mise en page »
Permet de choisir la mise en page qui vous convient.
Ø « Configuration de l’imprimante »
Cette commande permet de configurer une imprimante donnée.
Ø « Quitter Ellipse GRH»

Cette commande permet de fermer l’application et de quitter le logiciel Ellipse GRH-PAIE.
Page 63
B - Menu Saisie
Ce menu permet d’entrer l’ensemble des éléments du
personnel dans la base de données, il est constitué de
plusieurs sous-menu.
Contrairement à ce à quoi ce menu fait penser, il ne

s’agit pas seulement des saisies, mais plus de
lancement de modules qui vont permettre des
traitement aussi bien sur les enfants du personnel, les
rotations du personnel et donc la gestion des jours de
repos, la gestion des congés, des engagement et/ou
crédits, la gestion des permissions et autres
absences, le suivi des validations des absences
constatées au pointage, la gestion de la prime de
sécurité, la gestion des sanctions, la gestion des
avancements, de la gratification de fin d’années et
des problèmes liés à l’iRPP annuel, la gestion du
traitement des retraités, et le grand module de
gestion de la mutuelle.
Mais le plus important et c’est une primordiale dans

la main-d’œuvre pointée à l’heure, le module de gestion du « CASERNET ».
Ø Sous menu « liste du personnel »

Il permet d’afficher les données du personnel, nous avons les boutons NOUVEAU pour créer un nouvel
employé, MODIFIER pour modifier les informations sur le personnel, CHERCHER pour faire des recherches
dans la base de données, SUPPRIMER pour supprimer et FERMER pour quitter la fenêtre.
Page 64
Ø Sous menu « enfants du personnel »
Il permet de retrouver, à partir du matricule d’un employé, la liste de ses enfants.
Le Bouton NOUVEAU permet de créer un

nouveau enfant toujours a partir du matricule du
parent.
Choisir l’employé concerné,

Puis renseignez pour l’enfant à saisir :
- Le nom
- Le prénom
- La date de naissance
- Le lieu de naissance
- Le sexe (masculin ou féminin)
- Le Numéro de registre de l’Acte de naissance.
Ø Sous menu « repos employé »

Cette commande affiche le jour de repos d’un employé,
avec la possibilité de rechercher, modifier ou imprimer la
liste. Pour modifier, utiliser le bouton MODIFIER et
cliquer sur la flèche du menu déroulant pour changer de
jour.
Ø Sous menu « jour de repos employé »

Il permet d’avoir en général les informations sur le jour
de repos d’un employé et de faire la saisie et
l’importation de ces jours.
C’est véritablement le menu d’IMPORTATION des JOURS DE REPOS
La Propreté Urbaine étant obligée de travailler 7jr/7 et 24h/24 souhaitent faire roter le personnel pour que des agents ne
soient pas seuls à supporter travailler les dimanches et jours fériés.
Ce module propose d’ailleurs que si vous avez été de repos pendant une période le lundi, à la prochaine rotation vous serez
de repos le mardi, ensuite le mercredi, le jeudi, etc…
1er volet : informations

Pour saisir un jour de repos, il faut introduire le matricule de l’employé et taper le code du jour de repos ;
ces codes vont de 1 à 7 représentants chaque jour de la semaine. Valider avec le bouton OK.
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Fenêtre d’importation des jours de repos
2ème volet : importation

Un fichier Excel des jours de repos est mis à la disposition des ressources humaines ;
Ce fichier est ensuite enregistrer sous le format .CSV, format de l’importation.
Cliquer ensuite sur Parcourir pour choisir le répertoire dans lequel le fichier est logé,
Validez puis cliquer sur Importer.
Page 66
Ø Sous menu « gestion des congés employés »

Il permet de gérer dans l’ensemble les congés des employés. Il est essentiel de noter qu’on ne peut gérer les
congés du mois en cours sans avoir clôturé la paie du mois précédent.
6001 : Liste des Congés prévus pour le mois
Cette fonction permet d’afficher une

proposition de liste des congés du mois
en cours qui est remis au RH pour
validation.
Pour modifier une proposition de congé,

choisir l’option Modifier, la fenêtre
suivante apparait alors :
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6002 : Enregistrer un nouveau Congé

Cette fonction permet d’enregistrer un
nouveau congé a partir du matricule de
l’employé
Il faut prendre soin de renseigner

les bonnes dates sinon un message
d’erreur apparait :
6003 : Consultation/Modification Congés programmés (Lettres de départ congé/Avis de retour congé)
Cette fonction permet de

consulter ou modifier les
informations sur un congé ; en
même temps,
Il permet également d’imprimer

des lettres de départ et de retour
congé.
Les boutons TOUT permet

d’imprimer toutes les lettres à la
fois et UNE donne la possibilité de
spécifier et choisir l’impression
d’une et une seule lettre.
6004 : Liste de tous les congés de l’année
Cette fonction permet d’afficher

les congés des employés sur
l’année
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6005 : Données de congé

dans le fichier personnel
Cette fonction affiche les

données de congés (date de
départ, date de retour, date
de dernier congé) dans le
fichier du personnel
6006 : Valider la liste des départs congé du Mois
Cette fonction est très importante

Elle permet de faire la validation automatique de la liste des congés préalablement remise au RH pour
consultation.
Vous devez rentrer :

- une référence de lettre congé signé par la direction
- Renseigner sur qui a signé cette lettre groupe
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- Sur la date de signature de cette lettre

Evidemment, ce qui suppose que vous avez déjà imprimé la liste des départs congé à validés et que le
directeur à validé cette liste.
Revenu sur Ellipse, vous pouvez alors faire la mise à jour de votre liste en excluant ceux que le directeur
juge utile de les retenir, et aussi en ajoutant manuellement ceux qui n’ont pas été désignés
automatiquement par le système.
Quand tout se passe bien, le système vous renvoie un message système qui s’affiche : « Traitement
Terminé »
6007 : Mise à jour des cumuls congés

Cette fonction permet de mettre à
jour les cumuls de congé dans le
fichier du personnel
A la fin de l’opération, le message ci-
contre s’affiche : « Traitement
Terminé »
6008 : Requête sur les départs Congé

et les non-départs par période
Cette fonction permet de faire les

requêtes liées aux congés en renseignant les champs de date ;
Continuer avec le bouton Remplir
6009 : Traitement des avis de retour Congé

Cette fonction permet de traiter les avis de retour congé
6010 : Correction du dernier congé

Cette fonction permet de faire des corrections sur les dates du dernier congé pour tout le personnel
Page 70
Ø Sous menu « saisie des engagements et prêts »

Ici, il est possible de gérer les différents prêts contactés par un employé (mutuelle, prêts scolaire, prêts
société, …)
9001 - Créer un nouveau Engagement/Prêt
L’opérateur de la paie reçoit des

services RH des BONS pour
opérer des retenues sur le salaire
de certains employés.
Ces bons peuvent être traités
soient comme un élément
variable de paie (intervenant une
seule fois),
Soit comme un élément fixe à
nombre de mois défini ou pas,
Soit finalement comme un prêt
dont on connait le capital
emprunté, le montant de chaque
échéance de retenu, le nombre d’échéances, la date (ou le mois) du premier paiement (ou de la première
coupure) et finalement la date de la dernière coupure.
Cette fonction permet de saisir un nouveau prêt, en introduisant dans la machine et à partir d’un bon le
matricule de l’employé, le montant du prêt (Capital), le motif et
le nombre de mensualités
9002 – Consulter un Engagement ou prêt

Cette fonction permet d’afficher une catégorie de prêt donné
en utilisant le code du prêt ;
Page 71
Il faut pour cela avoir entré le bon code de prêt qui vous
intéresse.
Par exemple si vous tapez 997 correspondant au prêt
société, vous aurez une boite semblable à celle ci-dessus :
Vous choisirez l’un des endetté, Si vous cliquez sur

Modifier, vous aurez la fenêtre ci-contre :
9003 – Consulter tous les prêts Entreprise (d’un employé)

Cette fonction permet d’afficher l’ensemble des différents prêts d’un employé en utilisant son matricule.
Cliquez sur Modifier si vous avez entré des informations erronées sur un prêt ; par contre, Différer permet
de différer le paiement d’un prêt à une date ultérieure ; cliquez sur supprimer pour supprimer un prêt
donné.
9004 – Tableau des prêts différés.

Différer un prêt, c’est donner un ordre au système afin qu’aucune retenue ne soit opérer sur le salaire de l’employé
concerné par le prêt. Il est important de gérer les prêts différés, sinon, on pourrait garder indéfiniment des prêts à l’état de
différés. Et jamais ils ne seront alors remboursés.
Cette fonction permet d’afficher l’ensemble des

prêts différés par type en utilisant le code du prêt.
9005 – Traitement des Crédits multiples agents (Différer Crédits si quotité atteint)
Suivant la législation du travail, on ne doit pas prélever plus du tiers (1/3) des gains de l’employé pour des
remboursements et autres crédits. Pour cela, Ellipse permet aux opérateurs de pouvoir vérifier que pour
des employés concernés par les opérations de retenues crédits du mois, qu’il n’en est pas qui ont perdu
plus du (1/3) tiers de leur salaire.
9006 – Recapitalisation et Cumul Prêt Mutuelle

Cette fonction permet de regrouper l’ensemble des prêts mutuels en un seul prêt afin de prélever la quotité
cessible sur le salaire de l’employé.
Cette opération passe par le bouton CONTINUER, qui nous renvoi à une fenêtre qui permet de rechercher
l’ensemble des prêts par le bouton CHERCHER, et ensuite on clique sur le bouton CONVERSION, une boite
de dialogue s’affiche pour demander à l’utilisateur de faire attention vu le caractère dangereux de
l’opération (prière de bien lire la boite de dialogue qui s’affiche).
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Enfin, pour continuer, cliquez sui OUI et en fonction de la catégorie de chaque employé endetté, une
certaine somme est prélevée sur son salaire comme prêt mutuel avec pour code 997 : prêts et
engagements mutuelle.
Le contexte :
Mbella Souffo a dans nos fichiers trois (03) prêts mutuelle qu’il a reçu.
On peut facilement retracer les origines des trois prêts, car les bons mutuelle ont été saisis dans l’interface Mutuelle, et d’ailleurs ce sont
ces bons qui ont généré les trois (03) crédit en question.
Seulement, ces crédits ne sont pas octroyés au même montant, au même moment et pas avec le même montant de remboursement par
échéance.
Le système connaissant la catégorie de Mr Mbella Souffo (MatriculeèFiche Employé èCatégorie) va vous demander de renseigner sur le
montant standard de prélèvement mensuel. Comme il est par exemple à la 6ème Catégorie, le système établira qu’il faut lui prélever 30.000
Frs CFA pour l’échéance.
Le système va donc calculer la somme des restes à rembourser des trois prêts, ce qui constituera le capital du nouveau prêt donc l’échéance
sera déterminé comme indiquée.
Et la paie du mois sera la date de première coupure. Le nombre de mois d’échéances étant Capital/30.000 Frs CFA.
9007 - Quelques Editions

Cette fonction permet de faire des éditions et états des crédits différés et non différés.
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Ø Sous menu « gestion des permissions et absences »
Cette commande permet de gérer les différents types d’absences et permissions d’un employé, et de
suivre les permissions de tous genres et les absences du personnel.
En effet, il est possible de saisir les absences d’un jour donné, ou tout simplement consulter ces absences.
001 – Saisie des Absences d’un jour donné.

On suppose que les fiches de pointages des jours travaillés par les employés sont organisées par jour, et
donc les opérateurs de saisie de la paie sont plus à l’aise à saisir par jour.
Cette fonction permet la saisie des absences d’un jour donné ; on clique sur le bouton CONTINUER et la
fenêtre des différentes permissions s’affiche et en fonction de ce que l’on veut faire, porter son choix. On
peut consulter tous les différents types d’absences d’un employé, consulter un type de permissions donné
en utilisant le code de l’absence, et IMPRIMER les absences et permissions d’une période donné
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Mais avant de continuer, on doit choisir le type d’absence et/ou de permission, ce qui propose donc une
saisie regroupée par type de permission/absence.
On dénombre ainsi les types d’absence et/ou permission suivants dans ELLIPSE
001 – ABSENCE 002 - CONGE ANNUEL 003 - PERMISSION MALADIE
004 – MISSION 005 - DEUIL PARENTS 006 - FORMATION PROFESSIONNELLE
007 - AFFAIRES PERSONNELLES 008 - REPOS MEDICAL / ARRET MALADIE 009 - CONGE DE PATERNITE
010 - DEUIL MEMBRE DE FAMILLE 011 - CONGE POUR MARIAGE 012 - REJOUISSANCE FAMILIALE
013 - ASSISTANCE FAMILIALE 014 - DEPART DEMISSION 015 - DEPART LICENCIEMENT
016 - ACCIDENT DE CIRCULATION 017 - ACCIDENT DE TRAVAIL 018 - SANCTION - MISE A PIED
Si on a choisi le type 001 – ABSENCE, en cliquant sur le bouton « Continuer », la fenêtre suivant s’affiche à
l’écran :
Et on peut :
- soit saisir une nouvelle absence (saisir les données de l’absence et cliquer sur le bouton « Ajouter »)
- Soit modifier une fiche d’absence déjà saisie et présente dans la liste, (sélectionner une ligne de la liste des
absences, ce qui affiche ses éléments plus haut, on les modifie puis on clique sur le bouton « Modifie »)
- Soit même supprimer une fiche d’absence présente dans la liste (utiliser le bouton « Supprimer » pour supprimer la
ligne sélectionnée dans la liste)
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002 – Consulter Absences d’un employé

Cette fonction permet d’afficher, à partir du matricule d’un
employé, ses différents types d’absence.
003 – Consulter un type de permission donné

Cette fonction permet d’afficher les états d’un type d’absence à
partir de son code.
Par exemple, pour l’assistance familiale ayant pour code 013 -
ASSISTANCE FAMILIALE, nous avons les états suivants :
004 – Impression des absences et permissions

Cette fonction permet l’impression des différents types
d’absence. Les options d’impression sont les suivantes :
- Tous les employés absents du mois
- Une sélection d’employés (plage de matricules contigus)
- Toutes les absences (sans précision sur le type d’absence)
- Pour une sélection de types d’absence (plage de code d’absence
contigus)
005 – Absences par Jour

Cette fonction permet d’avoir toutes les absences
enregistrées pour un jour donné. Généralement on est buté
du fait que lors de la saisie des fiches de pointage des heures,
on peut positionner des employés comme étant absents, du
coup on a plus la visibilité sur l’intégralité des absences en
machine pour le mois, jour par jour. Cette fonction va régler
ce problème.
Pour cela :
1. Taper une date valide dans le champ « Taper la date du jour ICI »,
2. Cliquer ensuite sur le bouton « Rechercher »
Remarque : Vous pouvez ici imprimer la table des absences par jour, qui renseigne aussi sur absence payé ou non, absence maladie, absence congé,
absence non justifiée (ABS)
006 – Harmoniser les absences de code 001 en absence non justifiée

Généralement on est buté du fait que lors de la saisie des fiches de pointage des heures, on peut
positionner des employés comme étant absents, du coup on a plus la visibilité sur l’intégralité des absences
en machine pour le mois, jour par jour. Cette fonction permet :
1. De lister toutes les absences des pointages jour par jour et de les présenter aux RH pour qu’ils s’assurent que ces personnes
ne bénéficiaient pas d’une permission quelconque qui aurait échappée à celui qui les a programmé pour le travail de ce jour-
là.
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2. Et si cette vérification est faite, toutes les autres absences sont positionnées en ABSENCE INJUSTIFIEE (dont le code est
001)
Ø Sous menu « Gestion des absences non validées des fiches de pointage »
Il s’agit d’imprimer la liste des absences non validés des fiches

de pointage sur tout le mois et après impression, remettre
cette liste au RH pour validation, et après retour à la paie pour
confirmation.
Pour afficher cette liste, deux options s’offrent à vous :
1. Soit cliquer sur « tout le mois » pour avoir les états mensuels
2. Soit entrer une date valide dans l’espace prévu à cet effet.
Ø Sous menu « gestion des accidents et primes de sécurité »

Cette commande permet de gérer la prime de sécurité dans son ensemble, on peut saisir un nouvel
accident, consulter la liste des accidents déjà enregistrés, les accidents de travail ; il est même possible de
ressortir la liste des accidents par jour.
Nous allons prendre à titre d’exemple la saisie

d’un nouvel accident.
Sélectionner l’option qui vous intéresse :
1. soit l’accident de travail,
2. soit l’accident de route.
Puis cliquer sur le bouton « Continuer »
Il y’a des champs obligatoires comme le matricule
de l’employé, le lieu de l’accident et les
dommages…, et après avoir saisi tous les
accidents on procède à
l’harmonisation de la
prime de sécurité qui doit
couper pendant les trois
mois suivants la prime de
sécurité aux employés.
Ø Sous menu « gestion des sanction »
Permet de gérer les différents types de sanctions à savoir :

ü les demandes d’explication,
ü les avertissements,
ü les mises à pied…
Il est donc possible de consulter,
modifier ou supprimer les sanctions.
1.Nouvelle sanction :
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Cette fonction permet de saisir une

nouvelle sanction pour un employé.
F5 permet de choisir le matricule de
l’employé à sanctionner
F6 permet de choisir rapidement la
sanction à lui adresser.
Il faut absolument renseigner tous les champs

sinon le message d’erreur apparait :
2. Consulter/modifier fiche de sanction

Cette fonction permet de faire une requête pour
obtenir l’ensemble des sanctions d’un employé donné.
Ici, on peut également :
· Imprimer la sanction,
· Modifier la fiche de cette sanction
· Et dans une certaine mesure, on peut supprimer la sanction
3. Table des Sanctions

Cette fonction vous permet d’afficher la table des sanctions de vos employés.
Elle est mise à la disposition des utilisateurs ayant plus de droit sur l’application. Elle offre une vue complète
de toutes les sanctions.
4.Nouvelle demande d’explication

Cette fonction permet de saisir les demandes
d’explication. C’est une fiche simple
Entrer les informations suivantes :
· Référence de la demande (suivi courrier)
· Demande du : la date de la demande d’explication
· Le matricule de l’employé
· Puis enfin le motif de la demande.
Cliquer pour terminer sur le bouton « Valider » pour enregistrer la
demande.
5.Consulter/Modifier une demande d’explication

Idem comme pour consulter/modifier une sanction
3. Table des demandes d’explication

Idem comme pour Table des Sanctions
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Ø Sous menu « initialisation casernet mensuel »
Ce module est utiliser en premier dès la clôture

du mois de paie et donc à l’ouverture du
nouveau mois de paie. C’est lui qui permet de
remettre les pointeurs à jour en ce qui concerne
les fiches des heures/jours travaillé(e)s.
Cette opération permet de mettre à jour le

CASERNET du mois, c’est-à-dire mettre à jour les
heures de travail des employés pour le mois de
la paie en cours.
001 initialisation des semaines de travail du

mois :
Cette fonction va donc initialiser les semaines du mois (les créer,
les ouvrir, et permettre qu’elle soit disponible pour accueillir les
jours de travail). La fenêtre « pointage des heures de travail » qui
s’affiche, vous renseigne sur les fiches semaines à créer, puisque
le système connait déjà votre mois de paie, il sait pouvoir le
diviser en des tranches de 7 jrs à compter du premier jour du
mois de paie dans votre organisation (à HYSACAM Douala, le 1er jour du mois est le 25 du mois précédent)
Il ne reste plus qu’à cliquer sur initialiser les heures du mois.
Ellipse GRH procède à l’effacement des heures du mois précédent et au positionnement des heures du mois
en cours.
Attention
Le positionnement des heures du mois en cours signifie que le système suppose que tous ceux qui sont présent dans la base vont travailler
tous les jours pour 5 heures de travail les jours précédents leur jour de repos, et 7 heures les autres jours. Evidemment le système mettra 0
heures les jours de repos. Ceux qui sont en absence (maladie, congé ou tout autre permission) encore courue se verront pointés 0 heures
pour ces jours-là.
Ø Sous menu « cumul heures validées du mois »

Comme son nom l’indique, il affiche le cumul des heures du
mois.
Après saisie des fiches de pointage et génération du fichier
des cumuls des heures, il est important de savoir comment
se comporte chaque compte des heures employé.
Cette fonction vous renseigne dessus.
Le bouton
Modifier offre la
possibilité de
mettre à jour les
heures travaillées du personnel ainsi que leurs heures
supplémentaires.
Mais attention les modifications opérées ici ne sont pas prises

en compte dans les fiches de pointage, car ce sont des lissages
sur des reporting. Il est plutôt intéressant de revenir sur les
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fiches de pointage jour par jour pour faire des modifications, suppressions et autres ajouts.
Ø Sous menu « saisie des heures travaillées par jour »
C’est ici que sont saisies toutes heures, mais

surtout les heures supplémentaires (120, 130, 140,
150% des heures) et de cocher les absences
présentes dans les fiches de pointage
des employés (absences non validées
des fiches de pointage) après
l’initialisation du CASERNET.
Quand l’opérateur reçoit ces fiches de
pointage jour par jour, il doit utiliser
ce menu.
Il y a toutes les informations
nécessaires au remplissage des feuilles de
pointage pour la paie et même pour la gestion des
présences, car c’est aussi ici que l’on pointe toutes les absences consignées par le responsable de service
qui a contrôlé ses effectifs.
Au bas de cette fenêtre, vous pouvez
observer les boutons suivant. Nous allons
détailler leur fonction plus bas.
Page 80
Comment commencer ?
On y accède en introduisant la date du jour, attention cette date doit être valide, sinon, un message d’erreur apparait.
La date doit être comprise entre le 1er jour du mois de paie et le dernier jour. Ces deux (02) dates sont affichées au haut de votre fenêtre.
Cette fenêtre renseigne aussi sur votre exercice comptable et sur la dénomination de votre mois de paie.
Une fois une date valide entrée, la table ci-dessus s’affiche :
Introduire le Matricule de l’employé dans le

champ « Employé » ou utilisez F5 pour
rechercher l’employé dont on veut saisir les
heures travaillées le jour courant.
Si le système le reconnait alors il vous affiche des

informations sur lui (nom, prénom, jour de
repos, en congé ce moi oui/non, sont service, sa
fonction, ses fiches d’absences dans l’année, ses
congés, ensuite le pointage de ce jour déjà fait
sur sa fiche, le cumul par type d’heures, cumul
général de ses heures dans le mois en cours.
Au cas où il serait absent, on coche la case :
« Absent ce jour-ci ! »
On peut ainsi saisir les heures suivantes :
HN. Jour Nbre heures Normale jour (de 06 heures à 18. Heures 59) F7 – 130% Nbre d’heures à 130 % du jour
HN. Nuit Nbre Heures normales nuit (de 19 heures à 5 heures 59) F8 – 140% Nbre d’heures à 140 % du jour
Hr Jr.Repos Nbre d’heures jour de repos travaillé F9 – 150% Nbre d’heures à 150 % du jour
Hr Jr.Férié Nbre d’heures jour férié travaillé F11 – 200% Nbre d’heures à 150 % du jour
F3 – 110% Nbre d’heures à 110 % du jour
Cette même fiche renseigne sur le salaire horaire et le salaire mensuel de l’agent, sur le salaire courant
horaire du mois qui tient compte de son pointage mensuel courant, sur son ancienneté nouvelle et sur le
total de ses primes. Elle donne aussi le total (en jours) des absences depuis le début de l’année et une
estimation du montant des congés payés.
Vous enregistrerez les modifications sur le pointage du jour en appuyant sur le bouton « Enregistrer- F12 »
ou tout simplement en appuyant
sur la touche fonction « F12 » de
votre clavier.
Le bouton « CASERNET » permet

d’afficher le CASERNET mensuel d’un
employé tel que vous le montre l’image ci-
dessous :
Ceci est le reporting jour par jour et pour

tous les jours du mois de paie en cours
(dans cet exemple du 26/08/2011 au
25/09/2011).
Mais également vous pouvez souhaiter
avoir ce reporting semaine par semaine,
pour toutes les semaines de paie du mois
de paie courant. Cette fois là, choisissez le
bouton « Quotas Hebdo » au bas de cette
fiche.
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HARMONISATION DU CASERNET
Après avoir saisi toutes les heures du mois, y compris les heures
supplémentaires, les absences, les sanctions et autres, il faut
procéder à l’harmonisation du CASERNET en cliquant sur le
bouton harmonisation,
La boite ci-dessous s’affiche (bien lire le message qu’elle
contient !).
Bienvenue dans cette section!

Il s'agit ici de lancer le traitement de ré-calcul des heures du mois, par employé(e), par jour, par semaine et évidemment par mois.
Ce module permet de mettre à jour les données des heures travaillées par chaque employé(e).
Ainsi on pourra alors tirer à la suite de ce traitement :
- le casernet quotidien, pour chaque jour
- le casernet hebdomadaire, pour chaque semaine dans ce mois,
- et enfin le casernet mensuel, qui va pendre en compte toutes heures du mois, en tenant bien sûr compte
. Du quota journalier (7h/jour ou nuit),
. Du quota des 40 heures par semaine, avec 2 heures supplémentaires à 120%
. Du quota mensuel qui est déterminé en fonction du mois, du jour de repos de l'employé(e),
Il faut aussi souligner que ce module est très important quand vous avez fait la mise à jour du fichier des absences (congé, maladie,
permission, absences justifiées, absences non justifiées,...)
D'ailleurs les absences non-justifiées vont fortement impacter les heures par défaut du casernet.
Les primes sont toujours IMPACTES par les absences, quelles soient justifiées ou pas, payées ou pas.
Seules les primes CRTV et LAIT ne seront pas touchées.
Maintenant,
Attention ! Ce traitement peut prendre plusieurs minutes.
Vous devez patienter pendant le long traitement.
Néanmoins vous pouvez interrompre le traitement en appuyant sur le bouton "Arrêter !".
Pour continuer, appuyer sur le bouton "Traitement des heures».
Ensuite lancer le traitement des heures en

cliquant sur le bouton traitement des heures.
Le traitement peut être arrêté à tout moment
en cliquant sur le bouton ARRETER.
Le bouton ANNULER HEURES SUPP permet
d’annuler les heures supplémentaires à 120%
aux employés ayant déjà un forfait d’heures
supplémentaires. ;
Pour continuer, il faut cliquer sur oui.
Ø Menu « heures et jours travaillés »

Ce menu attribue par défaut à tous les
employés, les heures de jours fériés travaillés afin de faire les mises à jour avec les fiches de pointage, c’est-
à-dire retranché ces heures aux absents.
La procédure consiste à introduire la date du jour férié en question et cliquer sur continuer. Ensuite cliquer
sur le bouton jour férié ou heure à 200% ; le bouton annuler permet d’annuler ces heures.
Page 82
Ø Sous menu « gestion des avancements »

Il permet de gérer, dans l’ensemble, les avancements automatiques du personnel.
0001 – Lancer le Traitement des Avancements Automatiques du Mois

Cette fonction permet de lancer le traitement des avancements automatiques du mois.
Pour y arriver, cliquer sur valider, une boite de dialogue s’affiche nous demandant d’écraser les
avancements du mois précédents ; Cliquez sur oui.
Cependant, si vous avez plutôt cet autre message ci-dessous, c’est que vous n’avez pas clôturé les états de
ce mois, car il est essentiel de noter qu’on ne peut traiter les avancements du mois en cours qu’après avoir
fait la clôture de la paie du mois précédent. Vous devez donc basculer dans Ellipse Paie et procéder à la
clôture du mois passé.
Dès que tout est OK, la boite suivante s’affiche :
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Le bouton Rechercher permet d’afficher la liste des employés qui doivent être avancés au cours du mois,
puis cliquer sur enregistrer. Une boite s’affiche pour confirmer l’enregistrement des avancements. Cliquer
sur ok
Vous devez enregistrer cette liste de propositions en cliquant sur le bouton « Enregistrer »
L’impact des avancements automatiques sur la masse salariale est donné ici , ainsi que le nombre des
employés concernés.
002 – Afficher la liste des propositions des Avancements Automatiques du mois

Cette fonction affiche la liste des employés qui vont être avancés au cours du mois.
Vous devez imprimer cette liste et la remettre au responsable des Ressources humaines de votre société,
qui pourra la faire valider par le Directeur.
Pour y arriver, cliquer sur Imprimer.
La zone rouge est numérique ; 1 veut dire « validé » et 0 « non validé »

Le bouton imprimer à ce niveau permet d’afficher la liste des avancements confirmés et non confirmés qui
seront remis aux RH pour validation.
003 – Valider la liste des Avancements Automatiques du mois

Cette fonction permet la validation des avancements automatiques du mois.
Ceci passe par le bouton « Valider et enregistrer »
Saisir dans le champ « Ref lettre d’administration » la référence apposée sur la liste imprimée et validée par
le Directeur. (Par exemple : avancement Octobre 2011) et Puis saisir aussi la Date de validation du directeur
dans le champs « date de signature » (par exemple : 30/10/2011) sont des obligatoires.
Le bouton « Valider et enregistrer »permet de valider et enregistrer en même temps les avancements.
Il est aussi possible d’imprimer les états d’avancements validés.
Attention :
La validation des avancements est une opération irréversible, il faut
donc être sur avant de valider et enregistrer.
004 – Consulter Profil Mouvement d’un employé

Cette fonction permet de consulter le profil d’un
employé, son historique d’avancement, ce qu’on
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dénomme parfois « Carrière ». Ceci renseigne pour un employé donné, quel a été son parcours depuis son
arrivée dans votre entreprise.
005 – Impact des avancements du mois sur la masse salariale

Cette fonction affiche l’impact des avancements sur la masse salariale.
Mais elle est déjà largement traitée dans les fonctions précédentes.
006 – Vérification des mises à jour de l’historique/Carrière Employé
C’est une routine qui permet la vérification et la mise à jour d’un employé mal renseigné.
Sous menu « gratification annuelle du personnel »

Ce menu permet de gérer la gratification du personnel en fin d’année ; il est possible de générer la liste des
gratifications de l’année en cours, consulter la fiche de gratification d’un employé ou de tous les employés,
faire les imprimés des différents états qui traitent de la gratification.
Page 85
Ø Sous menu « traitement mise à la retraite employé »

Ce menu permet de
gérer les mises à la
retraite des employés ;
il est possible en effet
d’enregistrer un
nouveau départ,
consulter ou modifier
les départs déjà
enregistrés, faire
afficher les listes de
tous les départs prévus
pour l’année etc.
01- Enregistrer un nouveau départ en retraite
Cette fonction de consulter et de

saisir les employés qui iront
bientôt en retraite.
Le traitement se fait de façon

unique, employé par employé.
Elle permet aussi de projeter
pour un employé donné à quoi il
a droit, s’il décide d’aller à la
retraite à la date X que
l’opérateur peut introduire.
Page 86
Ø Sous menu « gestion de la mutuelle »
Volet 1 : Gestion des Prêts Mutuelle
NOTONS BIEN
Le personnel de votre entreprise se regroupe au sein d’une
mutuelle dénommé « MUTUELLE ».
Chaque employé cotise tous les mois un montant qui est
retenu directement dans sa solde du mois. L’ensemble des
montants retenus en reversé au bureau de la mutuelle par
cheque ou directement par virement dans le compte de la
mutuelle. Dans ce cas l’entreprise, dans ses accords avec le
bureau de la mutuelle se charge de retenir ces montants et de
les reverser à la mutuelle suivant le schéma que nous venons
de décrire plus haut.
Les employés peuvent par ailleurs bénéficier des crédits
MUTUELLE. ELLIPSE GRH vous permet alors de saisir tous les
bons mutuelle résultant des crédits octroyés dans le mois.
ELLIPSE peut vous donner tous les états de bons mutuelle
émis, mais plus encore tous les état sur les sommes retenues
dans la paie des employés pour permettre le remboursement
des dettes Mutuelle.
Ce menu permet la gestion globale de la

Mutuelle ; cliquer sur gestion des prêts
mutuelle pour continuer
Voici les différentes fonctions de cette
interface :
5 - Editer l'état des prêts par employé(e)

Cette fonction permet de saisir les dettes
mutuelles à partir des bons mutuelle ; on
introduit la date des bons, le code du crédit, me matricule d’un employé et le nombre d’échéance ; valider
avec le bouton « OK-F12 »
Remarque :
Le bon Mutuelle est d’abord considéré comme tel, mais ensuite il est repris dans l’interface PAIE de façon transparente comme nouveau
prêt. Mais il faut rappeler que sa trace peut par la suite se perdre dans la paie du fait des recapitalisations des prêts de même nature, mais
la mutuelle pourra toujours vous renseigner sur tous les prêts.
Page 87

Cette fonction Permet de saisir les remboursements
anticipés, c’est-à-dire qu’un employé décide de
rembourser sa dette en espèces à la caisse.
Ce reçu de caisse est renvoyé à la paie et saisi dans
cette rubrique. Cela a pour conséquence de
diminuer sa dette auprès de son compte Mutuelle.
Plusieurs employé qui sollicitent des prêts Mutuelle aiment souvent

faire des remboursements anticipés pour ne pas que les retenues à
opérer sur leur paie impactent gravement le NET à percevoir,
surtout quand ils souhaitent obtenir un prêt consistant auprès
d’une banque.

Cette fonction permet de consulter les prêts Mutuelle de toute sorte ;
C’est une fonction très délicate du moment qu’elle offre à consulter tous les prêts Mutuelle qui existent
dans votre base.
Le bouton modifier permet de modifier les informations sur un prêt.
Affiche l’état des prêts d’un employé ; F5 permet de

faire le choix du matricule de l’employé, cliquer sur
solde compte pour avoir l’historique de cet employé
qui peut être imprimé.
Page 88
5.Editer l'état des prêts par employé(e)

Permet d’éditer l’état des prêts par employé.
Ceci se fait par le bouton continuer puis valider en cliquant sur OUI

Ressort les états de solde des prêts de tous les
employés.
Cet état peut être exporté sous Excel, on utilise le
bouton solde compte pour ressortir cet état.

Cette fonction permet de spécifier l’état des
saisies des bons mutuelle par jour et faire les
différentes requêtes.
Annule et corrige toutes les contributions dans la mutuelle. Le message suivant qui s’affiche est
extrêmement important car son action est irréversible, donc il vaut mieux bien lire et être absolument sur
avant de cliquer sur OUI
Page 89
Volet 2 : Contribution Mutuelle

Il faut rappeler que les contributions Mutuelle ne
se font pas manuellement, mais seulement à l’issu
de chaque Calcul de la Paie. L’adhésion à la
Mutuelle à HYSACAM se fait par exemple à
l’embauche et évidemment à votre départ de
l’entreprise vous recevez le solde positif de votre
compte de contribution Mutuelle, Si ce solde est
par contre négatif, alors l’entreprise prélèvera de
votre solde de tout compte le montant manquant
pour le restituer à la Mutuelle.
Dans ce volet, Trois (03) actions sont disponibles,
à savoir :
1. Consultation/Modification Contribution Mensuelle d’un employé
3. Mise à jour du Capital par Employé (depuis la date d’embauche), minoré par la date de début de la Mutuelle.
1. Consultation/Modification Contribution Mensuelle d’un employé
Ici, il est possible de Consultation ou de modification les

contributions mensuelle d’un employé. Pour ce faire,
appuyer sur F5 pour entrer le matricule de l’employé
recherché.

C’est la liste des contributions du mois en cours. Les critères de recherches peuvent être la ville, ou le
service, ou encore le statut ou même le type de contrat etc.
Simplement aller imprimer l’état des Rubriques de Paie par employé en tapant pour code rubrique 998.
3.Mise à jour du Capital par Employé (depuis la date d’embauche)

minoré par la date de début de la Mutuelle.
Cette fonction permet la mise à jour du capital des cotisations par employé depuis leur embauche.
Page 90
ü Menu Traitements
Après avoir entré toutes les données, dans le
menu précédent, le menu traitements vous
permet de visualiser les cumuls de chaque
employé, leur affecter de nouveau numéro
DIPE après clôture et gérer, s’il y a lieu, des
affectations du personnel.
Ø Sous menu « visualiser cumul »

Ce menu permet de visualiser les cumuls de chaque employé sur plusieurs années.
Il présente les cumuls par rubrique de paie (Rubr.) par employé (Matr.) pour les mois de janvier à décembre
de chaque année, en proposant le total cumulé pour chaque rubrique par employé.
Ainsi voici comment lire cette table :

Exemple 1ère ligne de la table :
L’employé 0042 à cumulé 90.758 Fr CFA sur la rubrique 115 (Heures Supplémentaires à 115%) sur l’année.
Et plus loin en bas on peut lire que sur la rubrique 100 (Salaire de Base/Heures normale travaillées) notre employé 0042
aura cumulé sur l’année 1.553.768 FCFA
Son cumul congé (860) qui est 2.441.219 fCFA s’est annulé en janvier, ce qui signifie qu’il prend ses congés en janvier.
Son salaire normal (100) ne redevient consistant que plus tard en avril, ce qui signifie que cet employé a près de 60 jours
de congé.
Page 91
Ø Sous menu « affectation DIPE »
Ici, il s’agit d’affecter de nouveaux numéros DIPE aux employés, après la clôture annuelle.
En début de chaque année, les services de
ressources humaines, et notamment la
responsable des assurances et CNPS doit se
rendre au Centre de la Caisse Nationale de
Prévention Sociale pour obtenir pour les
employés les numéros DIPE pour la nouvelle
année.
Un Numéro DIPE pouvant servir 20 employés (chaque
numéro DIPE ayant 20 lignes DIPE), il lui suffira de connaitre
le nombre de ses effectifs, de le diviser par 20 et ajouter 1 si
l’effectif n’est pas un multiple de 20. Mais bref, il faut
toujours prendre un peu plus car on peut avoir des
embauches en cours d’année.
Et donc pour un effectif de 1.000 employés, on aura besoin
de 1.000 / 20 = 50 numéro DIPE au moins.
1. Renseigner la ville : Par exemple taper DLA pour DOUALA

2. Puis entrer au fur et à mesure les numéros DIPE reçu, en utilisant la flèche vers la droite ==è
3. Tous les numéros entrés devront alors se retrouver dans la zone intitulée « N°DIPE à affecter » ;
Le bouton « Suivant » qui est grisé sur votre schéma devient actif une fois que vous avez entré au moins
un numéro DIPE,
4. Cliquer donc sur ce bouton « Suivant » pour continuer la procédure d’affectation et suivez les
instructions qui s’affichent.
Ø Sous menu « mutation du personnel »
Ce menu permet de gérer les affectations et/ou

mutation du personnel :
· D’une société du groupe vers une autre
· D’un service de votre société vers un autre
· D’une ville vers une autre,
· D’une section analytique vers une autre ;
Pour le 1er cas, la procédure consiste à choisir la société,

la ville ou le service dans lequel l’employé doit être
muté et cliquer sur le bouton Muter.
Puis vous tapez les matricules des employés concernés.
Enfin vous cliquer sur le bouton « Muter » qui seul fait le
travail.
En fait pourquoi cette fonction ?

Cas de figure où vous êtes un groupe de sociétés et vous pouvez muter un employé de la société basée à Douala vers Yaoundé. Vous devez
en même temps conserver ses cumuls, tout son dossier disciplinaire, ses cotisations, ses contributions mutuelle, ses dettes etc...
Et d’ailleurs vous pouvez créer une société DEPART dans laquelle vous « muter » tous les employés qui ont quitté votre société, pour la
retraite, par licenciement ou autre…
Page 92
ü Menu Etats et interrogations
Ce menu permet d’imprimer tous les états disponibles sous

Ellipse GRH. Ce sont dans cet interface les états importants
pour la gestion des ressources humaines. Il n’est pas possible
ici d’imprimer des états liés au traitement salarial des
employés. Ceci n’est disponible que dans la paie, car les
privilèges d’accès sont plus élevés dans l’interface Ellipse Paie.
Ø Sous menu « impression groupée »
Ici, il est possible d’imprimer les cotisations

syndicales, les redevances audiovisuelles, les
reversements crédits foncier/FNE, les journaux de
paie, les récapitulations par rubrique etc. la
procédure consiste à choisir l’état et cliquer sur
Imprimer.
Ø Sous menu « grille de salaire »
Il affiche la grille de salaire.

Cette grille de salaire c’est effectivement :
· Pour une société donnée,
· Une zone de salaire donnée,
· Un secteur d’activité donné,
· Et maintenant pour chaque Echelon d’une Catégorie
donnée on a :
o Le salaire mensuel
o Le Salaire horaire
Ø Sous menu « Etats imprimés du personnel »
Ce menu permet d’imprimer le personnel par ville, avec

prime, par type paie, par ville/statut, par ancienneté, en
début d’exercice, par numéro DIPE, par compte courant,
par matricule etc. il donne aussi les fiches individuelles,
les volets d’embauche, les attestations d’emploi…
La procédure consiste à choisir l’état à imprimer,
renseigner le matricule de l’employé et cliquer sur le
bouton Imprimer.
Page 93
Ø Sous menu « Crédit »
Ce menu permet d’imprimer l’état des crédits par

ville/service, les imprimés avance et acompte et les
remboursements de crédits.
Voici les différents états à imprimer ici :
· Crédits par ville et par service
· Imprimé pour avance et acompte (Etat vierge)
· Remboursement des crédits par société, par service, par
type de crédit et par employé.
Ø Sous menu « Heures »
Ce menu présente l’état de l’imprimé des fiches de

pointage, le récapitulatif des heures et absences. On
peut aussi visualiser les absences par jour, par
employé, es absences pointage non encore justifiées,
impression du casernet et la visualiser les heures
travaillées par employé.
Ø Sous menu « Cumul »
Ici, il s’agit de l’imprimé de l’état des salaires moyens,

les provisions pour congés, l’analyse des salaires,
cumul annuel par matricule, par rubrique et par
analytique, la masse salariale par rubrique et par
service.
Page 94
ü Menu Paramètres
Le paramétrage permet de saisir tout ce qui est création

d’un point de vue comptable et commercial.
Le logiciel est installé avec une société nommée Exemple,
ceci vous permet de voir comment est utilisé le logiciel et
comment peuvent se faire les paramétrages et les saisies.
Les paramétrages sont représentés par l’ensemble des

éléments qui entrent dans la composition du salaire. Tout
un menu est réservé aux paramètres d’Ellipse GRH. Il
s’agit de la constitution des tables et des paramètres de
la législation du travail et de la convention tels qu’ils ont
appliqués dans votre société.
Ø Sous menu « salaire normal »

Idem voir dans l’interface Ellipse Paie
Ø Sous menu « salaire domestique »

Ø Sous menu « direction »

Ø Sous menu « poste »
Ici, il est question d’enregistrer tous les

différents types de poste dans votre entreprise. Vous
avez la possibilité dans ce menu de créer un nouveau
poste si la société s’étend ; pour ce faire cliquer sur
Nouveau. Vous pouvez également Modifier un code
ou un libellé de poste ou carrément en Supprimer
un. Les boutons de direction vous permettent de
naviguer d’un poste à un autre.
Ø Sous menu « ville »

Ø Sous menu « pays »

Ø Sous menu « organisme »

Ø Sous menu « jours fériés »
Page 95
Ø Sous menu « type permission et absence »

Cette commande affiche les différents types de permission d’absence enregistrés dans la base de données
et indique ceux qui sont conventionnellement payés comme permission pour mission, permission pour
deuil par an, les congés pour naissance homme…
Ø Sous menu « Sanction du personnel »

Page 96
ü Menu Utilitaires
Ce sont des outils qui permettent aux administrateurs informaticiens et
dans une certaine mesure aux opérateurs de la paie de pouvoir mieux
entretenir leur base de données de la paie et de la gestion des
ressources humaines.
Il faut bien les manipuler car des erreurs ici peuvent plutôt être fatales
pour votre travail et des mois d’efforts perdus.
Ø Sous menu « export »

Sur ELLIPSE GRH-PAIE, vous pouvez exporter tous les fichiers suivant
vos convenances et vers des emplacements de votre choix. Par contre les fichiers Exportés seront toujours
au format .TXT, ceci pour vous permettre de les manipuler sur EXCEL ou tous autres tableurs.
Dès que la fenêtre ci-dessus s’affiche, vous devez choisir la

table à exporter (Crédit, Personnel, Ligne de Paie, etc.…).
Ensuite vous allez préciser les conditions de recherche
puis cliquez sur le bouton OK.
Le bouton AVANCE vous permet d’affiner vos conditions de recherche. La

liste des éléments sélectionnés (ici il s’agit d’un exemple sur le personnel).
Cliquez alors sur le bouton Suivant pour continuer et là, vous obtiendrez
alors la fenêtre ci-dessous qui permet de préciser les conditions
d’exportation, i.e. le format du fichier, le nom, le délimiteur des rubriques…
Ø Sous menu « ellipse zip »

Ellipse GRH-PAIE a son propre outil de compression et
d’archivage représenté ici par Ellipse Zip.
Pour l’utiliser, commencez par Valider puis sur la table qui s’affiche, allez à
Fichier de la barre des menus, là vous pourrez créer une nouvelle archive
ou alors ouvrir une archive déjà enregistrée.
Le menu Exécution quant à lui donne la possibilité d’extraire le ou les
fichiers sélectionnés.
Page 97
Ø Sous menu « Conversion de fichiers »
Cette fonction permet :

· De convertir des fichiers au format TXT CSV au format
ELLIPSE,
· De convertir des fichiers au Format ELLIPSE vers le format
TEXTE, exploitable par tous les autres format.
Ø Sous menu « correction de la prime

CRTV »
Cette commande met automatiquement à jour la
prime CRTV pour tous les employés de la catégorie
2 à la catégorie 9 sous certaines conditions. Lire
attentivement le message qui s’affiche ci-dessous
avant de valider.
De la 2ème à la 4ème catégorie : 800 FCFA

De la 5ème à la 9ème catégorie :2.000 FCFA
Ø Sous menu « correction de la prime

assiduité »
Idem.
La fonction suivante va mettre à jour la prime
d’assiduité pour l’ensemble du personnel, en
respectant les règles suivantes :
· Les bénéficiaires De la 2ème à la 9ème
· De la 2ème à la 4ème cat. : 5.000 FCFA
· Tous les employés en 5ème : 10.000 FCFA
· De la 6ème à la 7ème : 15.000 FCFA
· De la 8ème à la 9ème : 20.000 FCFA
Ø Sous menu « traitement sur les heures »

Cette commande permet d’imprimer les différents casernets, on peut imprimer le casernet mensuel ou
hebdomadaire pour chaque employé. La procédure consiste à choisir en cliquant soit sur casernet mensuel
soit sur casernet hebdo.
NB : on peut avoir les états du casernet suivant
· Le casernet Hebdomadaire : pour une semaine
· Le casernet bi-hebdo : pour deux semaines ;
Page 98
· Le casernet tri-hebdo : pour 3 semaines

· Le Casernet Mensuel : pour le mois ;
Il suffit pour cela de spécifier les dates
Page 99
ü Menu « Aide »
Un menu d’aide comme dans tout logiciel qui tourne sous
Windows
Ø Introduire votre N° de licence ELLIPSE
Après le temps d’utilisation TEST

GRATUIT, vous devez obtenir du
service commercial ELLIPOSE un
numéro de Code qui vous
permette de bénéficier désormais
de la version Commerciale de
notre produit.
Comment obtenir votre Licence

Pour obtenir ce code (N° Licence), c’est très simple ;
Il vous suffit de nous renvoyer pour votre machine (PC) le Numéro de code (N° Code) qui s’affiche à votre écran.
Il commence généralement par ELP… suivi d’une suite de chiffres et de lettres qui font de vous et de votre
machine un utilisateur identifié dans le réseau des clients ELLIPSE. Envoyez-nous ce code par email ou par
téléphone, et vous recevrez en retour le numéro de licence.
Page 100
ANNEXE I
ETUDE DE CAS (Ellipse paie)
1/ Mr François MOUTCHO est employé à CBK and Co depuis le 01.01.1998.
Cet exercice consiste à calculer sa paie du mois de juin 2003 en tenant compte de ses éléments de paie ci-
dessous.
Salaire de Base (SB) = 94.700

C/E = 05/B
Transport = 40.000
Logement = 20.000
NB : Ce traitement prendra en compte son ancienneté nouvelle.
2/ Imaginer un découpage d’éléments de paie pour un employé qui doit percevoir un net de 150.000 FCFA
en Cat/E = 05/B où Sbrut = 116,5% Snet.
Paie à l’inverse.
Résolution
1/ Nous clôturons d’abord la paie du mois d’avril 2003 en utilisant la commande « clôture mensuelle » du
menu clôture, et en sauvegardant cette paie du mois d’avril dans un répertoire de notre choix.
Passons au calcul de la paie du mois de juin de l’employé Moutcho.
Page 101
Sélectionnons l’employé Moutcho et présentons les différents onglets de sa fiche de l’employé.
Passons à l’enregistrement des éléments de paie de l’employé Moutcho. Pour cela, sélectionnons le Menu
« Saisie » et choisissons la commande « Eléments fixes » ; sur la fenêtre titrée Eléments fixes du personnel
qui apparaît à l’écran cliquons sur le bouton Nouveau, une nouvelle fenêtre Fiche Elément Fixe apparaît et
se superpose sur la première, dans celle-ci, entrons le Matricule de l’employé Moutcho et ses éléments fixes
de paie soient :
Transport : 40.000 Fcfa
Logement : 20.000 Fcfa
Validons en cliquant sur « OK »
Résolution Cas N°2

Supposons que notre employé s’appelle Njoh Marcel,
Son salaire net doit être égal à 150.000 F
SBrut = 116,5% SNet Þ SBrut = 174.750 F
Dans la grille des salaires (Menu « paramètre », Commande « salaire normal ») nous relevons que en Zone
1, Tertiaire I 173Hrs/M on à :
Cat/E = 05/B le Salaire de Base = 94.690 F.
Page 102
Par ailleurs nous savons que :

Salaire de Base + Primes ou Indemnités = SBrut Þ
94.690 F + P ou I = 174.750 F Þ
Primes ou Indemnités = 80.060 F
Salaire Brute – Retenues = Salaire Net Þ

174.750 F – Retenues = 150.000 F Þ
Retenues = 24.750 F
En considérant les éléments de paie suivants :
Transport : 30.000 F
Indemnités diverses : 20.000 F
Eléments exceptionnels : 10.050 F
Logement : 20.000 F
Assurance Maladie : 12.300 F
Le Bulletin de paie de M. Njoh se présentera de la manière suivante :
Page 103
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Page 106

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GUIDE UTILISATEUR

Sous menu « totaux sur salaires »

Sous menu « gestion des accidents et primes de sécurité »

Sous menu « organisme »

I- CONFIGURATION MINIMALE REQUISE

La configuration matérielle minimale (microprocesseur et mémoire vive) est assujettie au système

Le micro-ordinateur doit être équipé d’une souris et d’un lecteur CD Rom.

Il est impératif de le conserver, il sera nécessaire en cas de mise à jour du programme.

IV- COMMENT DEMARRER ELLIPSE GRH-PAIE

Après cela, vous devez sélectionner votre société puis valider.

Pour les prochains demarrages :

Identification : matricule et mot de passe

Vous êtes sur Ellipse GRH-PAIE

Présentation de l’interface Ellipse PAIE

Présentation des différents menus Ellipse PAIE.

En utilisant votre souris, cliquez sur Fichier, le premier menu

Ø « Basculer vers un autre menu »

Ø « Créer une société »

votre écran, elle se présente de la manière suivante :

Ø « Modifier une société »

Tous les éléments qui sont ici sont

Tenez par exemple votre numéro

Fig. Généralités Fiche Société

En cliquant sur l’onglet « Autres

Ici vous précisez :

Observez le bouton « Exercice » à l’angle droite, il

Par la suite vous pouvez cliquez sur l’onglet

Ici vous affichez la liste de tous les utilisateurs,

En cliquant sur le bouton « Modifier », on

Observez que sur cette même fenêtre vous

On peut aussi fixer les heures de connexion

Observez que sur cette fenêtre vous avez les

Créer un nouvel utilisateur

Vous enregistrerez l’identité de l’utilisateur, le nom,

Attention : Ces dates ne peuvent être saisies et validées

Le menu de saisie permet de paramétrer et

Ø « Liste des employés »

Comment créer un nouvel employé ?

Pour ne pas nous y attarder, et mieux

Consulter et/ou modifier une fiche Employé

Ainsi il est possible de modifier les

Carrière, Expatrié, Absence, Mutuelle.

La fenêtre suivante présente la page des éléments de l’onglet « SITUATION PROFESSIONNELLE »

Cette fenêtre enregistre toutes les

La fenêtre suivante dénommée

Les éléments de salaires sont les éléments de

8. Sa date départ s’il ne fait plus partie de l’entreprise

La fenêtre ci-contre présente

Zone Cumul Congé

Ø Sous menu « gestion des journaliers »

Il s’agit ici de la saisie des charges

Ces montants vont être pris en compte

Ø « Saisie des éléments fixes »

Il s’agit de la saisie des éléments

Pour saisir un nouvel élément, il faut

Pour remplir la fiche, il faut :

Ø « Saisie des éléments variables »

Il s’agit des éléments de paie du mois, encore

Ø « Saisie des engagements et prêts »

Ici, il s’agit effectivement

Le principe est le suivant :

Si vous saisissez le nombre

Puis vous allez préciser la date du