Tableau 2 : Tableau de synthèse des auteurs sur le

processus d’élaboration d’un manuel de procédures

Sources: partir de HENRY Alain (2001 : 78-94) ; BERGER

Cédric (2007 : 70- 72) ; THAI Nguyen Hong (1999 : 310-
311).
https://www.institut-numerique.org/i-demarche-delaboration-dun-manuel-de-procedures-
51e903d47f09f

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 1. Collecte des données
La collecte d’information passe par une prise de connaissance de
l’entreprise. Il s’agira d’identifier les sources d’informations et les
outils qui serviront à effectuer ce recueil d’informations. Cette phase
de collecte d’informations s’effectue généralement par l’examen des
documents écrits (l’organigramme, les fiches de poste etc…) qui
existent déjà au sein de l’entreprise, par des entretiens et des
questionnaires menés avec les différents acteurs qui animent
l’activité.

1.1. Prise de connaissance de l’entreprise

Les premiers contacts avec l’entreprise permettent de s’accorder sur

un programme de travail. Cette étape se résume simplement en des
interviews réalisées auprès des différents acteurs.

L’auditeur commence d’abord par rappeler l’objectif de l’entretien et

par expliquer le déroulement.

Les questions de l’interview portent généralement sur les acteurs, sur

les supports, sur les faits et sur les délais : Qui fait quoi ? Comment et
à quels moments ?

1.2. Inventaire des procédures existantes

Cet inventaire consiste à collecter les procédures qui existent déjà au

sein de l’entreprise et à les classer par direction ou service ou encore
par type d’action. Cet inventaire a consisté à demander aux acteurs
de nous décrire leurs activités par direction et à nous produire
l’ensemble des documents liés à l’activité.

2. Traitement des données

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La phase de traitement des informations est importante dans la
mesure où elle permet de déceler les forces et faiblesses comprises
dans les procédures ainsi que les risques afférents.

2.1. Analyse des données collectées

L’analyse des informations collectées permet de situer l’importance

relative des tâches effectuées par les agents. Ainsi, à travers des tests
de conformité et de permanence, l’auditeur s’assure qu’il a bien saisi
le contrôle interne.

2.2. Cartographie des risques

La cartographie des risques consiste à associer aux processus, les

événements de risques qui peuvent entraîner une perte en donnant
pour chaque couple ainsi recensé une vision des impacts possibles et
le degré de maîtrise estimé.

2.2.1. Démarche d’élaboration de la cartographie des risques

Les étapes de la démarche de cartographie des risques sont les

suivantes :

- identification de chaque processus/fonction/activité devant faire

l’objet d’une estimation ;
- estimation de chaque risque pour chacune des fonctions / activités ;
- appréciation globale de chaque risque dans chaque activité.

2.2.2. Objectifs de la cartographie des risques

La cartographie des risques permet d’atteindre trois objectifs à savoir

:

- inventorier, évaluer et classer les risques de l’organisation ;

- informer les responsables afin que chacun soit en mesure d’y
adapter le management de ses activités ;

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- permettre à la direction générale, et avec assistance de l’auditeur
interne, d’élaborer une politique de risque qui va s’imposer à tous.

2.2.3. Matrice des risques

La matrice des risques est une simple présentation des risques et

leurs causes dans un tableau, elle met en évidence les risques et
facilite la prise de décision pour leur prise en charge.

3. Validation et diffusion du manuel de

procédures
Le manuel de procédures pour qu’il soit efficace, nécessite une
validation de la part des dirigeants mais aussi des opérationnels qui
sont les premiers utilisateurs. Après cette validation, le manuel fera
l’objet d’une large diffusion au sein de l’entreprise afin de permettre
à tout le personnel de s’approprier l’outil.

3.1. Validation du manuel de procédures

Les procédures, avant leurs diffusions subissent plusieurs phases de

vérifications et de contrôles. On distingue principalement deux
étapes de validations. Une première validation dite provisoire qui
vise à faire approuver les restitutions écrites par les acteurs
concernés. C’est le lieu des discussions qui permettent aux acteurs
concernés et aux auditeurs de s’accorder sur le fond des procédures.
Une seconde validation dite définitive est du ressort du Directeur
Général. Cette dernière phase de validation sert à corriger certaines
dérives, débattre des améliorations ou clarifier les règles en vigueur.
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3.2. Diffusion du manuel de procédures

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La direction générale en se servant des différents canaux de
communication (le tableau d’affichage, l’intranet …) doit assurer une
large diffusion du manuel de procédures au sein de l’entreprise.

4. Suivi et évaluation des procédures

Au regard des imperfections que peuvent comporter les procédures
rédigées, leurs applications doivent nécessairement faire l’objet d’un
suivi minutieux. Le suivi de ces procédures consistera à effectuer des
tests de conformités afin de s’assurer de leurs applicabilités. C’est à
l’issue de ces tests que l’on lancera les mises à jour et les premières
améliorations substantielles. La mise à jour est importante car le
manuel de procédures perd tout son sens dès lors que l’on laisse en
circulation des versions qui n’ont plus cours.

Ci-dessous une fiche de suivi de la mise en oeuvre des procédures

Tableau 3 : FICHE DE SUIVI DE LA MISE EN OEUVRE

DES PROCEDURES

SOURCE : nous même

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5. Modification du manuel de procédure
Les modifications du manuel de procédures peuvent être motivées
par :

- l’application de nouveaux textes et décrets

- des changements dans les structures ou activités
- des aménagements dans l’organisation

Par ailleurs la responsabilité de la mise à jour du manuel des

procédures incombe au Directeur Général.