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Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0

Notes

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Réussir les écrits

de la mission d'audit

FORMATION

L’IFACI est affilié à

The Institute of Internal Auditors

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Objectifs du séminaire

• Identifier les principaux écrits de la mission d'audit

• Acquérir et s'approprier des outils pour écrire des documents à forte valeur
ajoutée en termes de contrôle interne

• Concevoir des documents pour faire adhérer le lecteur

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 3

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Les écrits de la mission l'audit

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Notes

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Rappel des normes IIA (1/2)

• Ecrits de
l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission
• 2200 Planification de la mission
• Traitement de
la mission – Objectifs de l’activité auditée, risques liés à l’activité, pertinence
• Style
et efficacité des CI, opportunités d’amélioration
rédactionnel

• Restitution des
• 2330 Documentation des informations
résultats
– Documentation des informations pertinentes pour étayer les conclusions

• 2400 Communication des résultats

– Communication rapide

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 5

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Rappel des normes IIA (2/2)

• Ecrits de
l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission
• 2410 Contenu de la communication
• Style
rédactionnel – Objectifs, champ de la mission, conclusions, recommandations, plan d’actions
• Restitution des
résultats • 2420 Qualité de la communication
– Exacte, objective, claire, concise, constructive, complète, émise en temps utile

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 6

Notes

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Les principaux écrits

de la mission d'audit

• Ecrits de
l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la • La lettre de mission

mission

• Traitement de • Le compte rendu d'entretien

la mission

• Style • Les papiers de travail (dont feuille d’observation)

rédactionnel

• Restitution des • La synthèse

résultats

• Le rapport

• Les recommandations

• Le plan d’actions

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 7

Notes

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La méthodologie
de rédaction

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0

Notes

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La méthodologie de rédaction (1/3)

• Ecrits
$ de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission

• Style • Première étape : démarche marketing

rédactionnel
– Identifier les clients (lecteurs)
• Restitution des
résultats – Identifier leurs besoins (attentes)
– Identifier les objectifs du produit (document)
– Établir la corrélation “client / produit” c'est-à-dire “lecteur / document”

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 9

Notes

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La méthodologie de rédaction (2/3)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission

• Style
rédactionnel • Deuxième étape : la structuration
• Restitution des – Déterminer le message principal et les messages annexes
résultats
– Déterminer le fil conducteur
– Organiser les informations

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 10

Notes

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La méthodologie de rédaction (3/3)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission

• Style
rédactionnel
• Troisième étape : la rédaction
• Restitution des
résultats – Mettre en mots
– Mettre en forme

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 11

Notes

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L'annonce de la mission

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La lettre de mission (1/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de
la mission

• Traitement de
la mission
• Quant à la forme, elle est
• Style
rédactionnel – Directe et courte
• Restitution des – Précise tout en ménageant des portes ouvertes
résultats
– Adressée à toutes les entités concernées
– Formulée en termes positifs
– Incluant des signes de reconnaissance positifs (accueil, collaboration, disponibilité…)

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 13

Notes

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La lettre de mission (2/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de
la mission

• Traitement de
la mission • Quand au fond, elle inclut notamment
• Style – Le contexte
rédactionnel
– Les objectifs
• Restitution des
résultats – Le périmètre
– La période et/ou durée, signature…
– L’équipe d’auditeurs
– ...

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 14

Notes

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Le traitement de l'information

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Notes

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Le traitement des informations

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission
• Les informations sont nombreuses
• Style
rédactionnel
• Les informations sont de niveaux différents
– Faits
• Restitution des
résultats – Arguments
– Prise de position
– Données chiffrées
– …

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 16

Notes

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Le compte-rendu d'entretien

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie • Assure la traçabilité de l’information et son partage au sein de l’équipe

de rédaction

• Annonce de la • Est (ré-) écrit très rapidement après l’entretien et suffisamment rédigé pour
mission
être compris par d’autres personnes
• Traitement de
la mission
• Couvre les points essentiels abordés
• Style
rédactionnel
• Est organisé par thèmes
• Restitution des
résultats
• Est centré sur l’information recueillie plus que sur l’analyse de l’auditeur

• Est assorti de références aux documents

• Est accompagné des documents reçus

• Liste les points en suspens et les documents à recevoir

• Inclut les références utiles

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 17

Notes

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La feuille d’observation (1/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission
• Sur le fond, elle énumère
• Traitement de – Le référentiel
la mission
– Les faits
• Style
rédactionnel – Les causes
• Restitution des – Les conséquences en termes de risque
résultats
– Les recommandations qui portent sur les causes

• Sur la forme, elle est

– Simple
– Assortie de preuves d'audit

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 18

Notes

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La feuille d’observation (2/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission
• Les faits présentés sont
• Style
rédactionnel – Avérés, exacts et précis
• Restitution des – Justifiés et assortis de preuves
résultats
– Pertinents, choisis en fonction de la démonstration
– Décrits avec objectivité
– Clairs, complets, non ambigus

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 19

Notes

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La présentation
des données chiffrées

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission
• 3 règles de fond
– Les chiffres et les lettres ne s'aiment pas
• Style
rédactionnel – La qualité des chiffres vaut mieux que la quantité
• Restitution des – Les chiffres doivent être commentés
résultats

• 2 règles de forme
– Les chiffres et les lettres forment un tout
– Les chiffres doivent être faciles à visualiser

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 20

Notes

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Le style rédactionnel

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0

Notes

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Le style rédactionnel (1/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission
• Objectivité
• Traitement de
la mission – Étayé par des faits
• Style – Écrit sans subjectivité
rédactionnel
– Écrit sur un ton neutre
• Restitution des
résultats
• Clarté
– Adapté aux attentes du lecteur
– Structuré
– Assorti de constructions simples, de mots sans ambiguïté

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 22

Notes

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Le style rédactionnel (2/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission • Concision
• Style – Allant à l'essentiel, sans périphrase
rédactionnel
– Sans redondance
• Restitution des
résultats
• "Constructivité"
– Tourné vers le concret et centré sur les solutions
– Sans terme péjoratif, ni connotation négative

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 23

Notes

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La restitution des résultats

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0

Notes

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Les différents niveaux de lecture

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
• Le sommaire et les titres
de rédaction
• DG – Pour une lecture sélective
• Annonce de la
mission
• La synthèse
• Traitement de
la mission • DAF – Pour une lecture rapide

• Style
rédactionnel
• La structure
• Chefs de service – Pour une lecture facile
• Restitution
des résultats
• La forme
• Autres – Pour une lecture plaisir

• Le fond
Temps Hiérarchie – Pour une lecture approfondie

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 25

Notes

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Le rapport (1/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission • Le rapport doit au moins inclure
• Style – Les objectifs
rédactionnel
– Le champ de la mission
• Restitution
des résultats – Les observations
– Les conclusions
– Les recommandations
– Les plans d’actions

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 26

Notes

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Le rapport (2/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de • Ses principales caractéristiques

la mission
– Exactitude
• Style
rédactionnel – Objectivité
• Restitution – Clarté
des résultats
– Concision
– Exhaustivité
– Constructivité
– Émission “en temps utile”

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 27

Notes

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La synthèse

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission
• Pour une lecture de l'essentiel
• Style
rédactionnel
• 3 règles de conception
• Restitution
des résultats – S'attacher à l'essentiel en délaissant les détails
– Articuler autour d'un fil conducteur
– Démontrer

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 28

Notes

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Les recommandations (1/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission
• Pédagogiques
• Traitement de
la mission
• Claires quant au résultat attendu
• Style
rédactionnel
• Pertinentes
• Restitution
des résultats
• Réalistes

• Économiques

• Écologiques

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 29

Notes

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Les recommandations (2/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission • Formulées à partir d'un verbe d'action
• Style
rédactionnel • Hiérarchisées entre elles
• Restitution – Urgence
des résultats
– Importance
– Risque induit
– …

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 30

Notes

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La restitution à l'aide d'une

présentation Power Point (1/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission • Un exercice de communication
• Style
rédactionnel • Une présentation
• Restitution – Dynamique, interactive et positive
des résultats
– Sans complaisance
– Un timing respecté
– Une place pour les audités

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 31

Notes

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La restitution à l'aide d'une

présentation Power Point (2/2)

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission
• 2 règles de fond
• Traitement de
la mission – Au service d'une stratégie
• Style – Pour faire adhérer
rédactionnel

• Restitution • 4 règles de forme

des résultats
– Un contenu non répétiteur de l'oral
– Des mots clés, trois idées par transparent
– Une symbolique partagée par tous
– Un nombre restreint de transparents

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 32

Notes

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En guise de conclusion…

• Ecrits de l'audit

• Méthodologie
de rédaction

• Annonce de la
mission

• Traitement de
la mission
• Aristote (384-322 avant JC) cite 4 points
• Style
– l’invention ou l’art de trouver des idées et des arguments pour étayer son
rédactionnel discours (nous disons aujourd’hui un écrit)
• Restitution – la disposition ou l’art de mettre les idées dans un ordre intelligent
des résultats
(nous parlons aujourd’hui de plan)
– l’élocution ou l’art de choisir un mot, de construire une phrase
(nous disons aujourd’hui les qualités rédactionnelles)
– la présentation ou l’art de la typographie et de la mise en page

Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0 33

Notes

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Réussir les écrits de la mission d’audit - V5.0

Notes

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