Système d’information

Bonjour !

Je vous propose d’ouvrir cette session de formation sur les ERP par une
sensibilisation à la notion de système d’information. En effet, avant de se
lancer dans l’aventure des progiciels de gestion intégré ou à l’occasion de
l’évolution d’un progiciel devenu obsolète, il est indispensable (voire
obligatoire) pour toute organisation de bien connaitre l’existant et l’évolution
souhaitée de son système d’information.

Mais qu’est-ce donc que cette notion de système d’information ? Tout d’abord
qu’est-ce qu’un système ? La théorie des systèmes basée sur l’analyse
systémique, nous dit que c’est une structure complexe constituée de plusieurs
composants qui interagissent dans un environnement, en vue de la réalisation
d’un objectif commun. Or toute organisation, que je qualifierai souvent
d’entreprise, est composée de nombreux sous-systèmes en interaction.

Pour mieux faire comprendre cette notion, cette définition du système,

prenons plusieurs exemples en dehors de ceux de l’organisation. Vous savez
tous que votre corps est constitué d’un système digestif,
d’un système nerveux, d’un système respiratoire composé
de plusieurs organes qui ont des fonctions bien définies
avec un processus d’interaction pour assurer toutes les
fonctions vitales et vous permettre
de regarder, d’écouter cette vidéo et
bien d’autres choses encore. Vous
avez tous appris à compter avec le système décimal, le
système métrique. Vous avez aussi entendu parler du
système monétaire ou du système solaire. Vous constatez
donc que cette notion de système fait partie de notre
quotidien et que comme M. Jourdain qui faisait de la prose sans le savoir, vous
êtes système et vous utilisez régulièrement plusieurs systèmes sans en être
toujours conscient.

Revenons à l’entreprise et à son système d’information, comment est-il

organisé ? Le système d’information de l’entreprise se compose de 3 sous-
systèmes qui correspondent d’ ailleurs à son organisation hiérarchique. Le

1. 1 : Système d’information 1
Maryse SEGOND
 Système d’information

système opérant, le système décisionnel et le système d’information de

gestion.

C’est un réseau complexe de relations plus ou moins structurées entre des

hommes, des machines, des processus et procédures plus ou moins formalisés.
Toutes ces interactions engendrent des flux d’informations utiles et pertinentes
à l’intérieur de l’entreprise et en interaction avec son environnement. Ces
informations servent de base aux prises de décisions.

A la base de la pyramide, il y a le système opérant dit aussi système

opérationnel. Il comprend l’ensemble des ressources consacrées à la réalisation
de l’activité de l’entreprise. En haut de la pyramide il y a le système décisionnel
qui commande et contrôle les actions du système opérant afin d’atteindre les
objectif fixés.

Le Système d’information de gestion quant à lui, fait l’interface entre les 2

sous-systèmes précédents. Ce système d’information a pour mission de
stocker, traiter, communiquer les informations utiles au bon fonctionnement
du système entreprise. Ce système est plus ou moins structuré et automatisé
selon la taille et le degré d’informatisation de l’entreprise.

Une autre approche typologique permet de distinguer le système

d’information d’exploitation pour les opérations quotidiennes, du système
d’information de gestion pour l’aide à la gestion et à la prise de décision.

Le système d’information représente la mémoire de l’entreprise aussi bien

pour les données, les flux que les traitements. Il répond à qui fait quoi, où,
quand, comment ?

C’est pourquoi l’information représente un élément essentiel de la cohérence

organisationnelle de l’entreprise. Dans un système informatisé on utilise le
terme de donnée qui correspond à une information élémentaire, utile et
nécessaire à l’activité. La cohérence organisationnelle implique la circulation de
l’information pour assurer sa disponibilité à l’endroit et au moment voulus
pour la réalisation du traitement concerné. Dans les grandes et moyennes
entreprises, le partage des tâches entre les collaborateurs nécessite une bonne
coordination de la circulation et du traitement des informations.

1. 1 : Système d’information 2
Maryse SEGOND
 Système d’information

Ce qui fait qu’une analyse des flux d’information est le point de départ de
l’analyse du système d’information quand on souhaite l’informatiser. Un flux
d’information correspond aux données échangées entre les acteurs internes ou
externes du système d’information. C’est le type d’information qui circule et
dont le nom fait en général et encore souvent référence au support papier des
systèmes d’information manuel même quand le système est fortement
informatisé. C’est par exemple une commande client ou encore la facture
fournisseur mais aussi le récapitulatif des heures de travail d’un atelier ou bien
un dossier de demande de prêt et pourquoi pas un rendez-vous.

Les flux d’information sont à l’origine des traitements, comme par exemple la
saisie d’une commande, la vérification de la disponibilité en stock, la
préparation des produits ou le calcul des coûts de fabrication. Les traitements
correspondent à la description des tâches effectuées. Dans l’entreprise cette
analyse est plus ou moins formalisée par la rédaction de processus et de
procédure selon le degré d’informatisation de cette entreprise. Comme
l’organisation du système d’information de l’entreprise reflète en général
l’état et le fonctionnement de cette entreprise, il est indispensable de
l’analyser avant la mise en place d’un progiciel de gestion intégré.

Ce que vous retiendrez de cette présentation, en ce qui concerne la notion de

système : complexité, interaction, et pour la notion d’information : donnée
utile et pertinente, flux d’information, traitement.

Et en conclusion je vous propose un voyage au centre du système

d’information en cliquant sur le lien ci-joint :

https://www.youtube.com/watch?v=l-hYB5WckQY

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Maryse SEGOND