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KIT DE SURVIE
CLÉ EN MAIN
POUR ANIMER DES
COMMUNAUTÉS DIGITALES
INTRODUCTION
Alors que l impact de Covid 19 s intensifie à l échelle mondiale, Beeshake a créé cette
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ressource pour les organisations et leurs leaders, afin de les aider à communiquer
efficacement en ces temps difficiles et incertains. Ce nouveau livre blanc doit aussi
vous aider à adopter les bons réflexes, et vous donner des idées concrètes pour
continuer d engager vos collaborateurs dans un monde en transformation.
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Cela inclut des conseils et des recommandations pratiques à mettre en oeuvre pour
maintenir la productivité, l intelligence collective et la communication au sein de vos
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cette crise.
En ces temps de crise, l intelligence collective est plus que jamais essentielle. Car
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l adversité grandit ceux qu elle n abat point. En effet, c est souvent face à l adversité que
' ' ' ' '
Bref, notre message reste plus que jamais le suivant : communiquez, animez, formez et
faites grandir, valorisez, engagez vos collaborateurs et encouragez les à faire entendre -
leurs idées.
SOMMAIRE
#1 Adoptez les bons réflexes d animation ......................................................................................... 4
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#2 Communiquez ....................................................................................................................................... 7
#3 Animez .................................................................................................................................................... 11
#4 Formez ................................................................................................................................................... 16
#5 Valorisez ................................................................................................................................................ 19
#6 Engagez ................................................................................................................................................. 24
PRENEZ LA PAROLE
RÉGULIÈREMENT
L incertitude peut amener les organisations à communiquer en interne moins
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anormal. Rassurez les sur votre engagement, et montrez-leur qu'ils peuvent compter
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parole, vous vous présentez comme celui ou celle qui maintient les liens, et vous
entretenez ce qui fait de organisation un tout, et non une simple somme
d'individus. Ces prises de parole doivent être régulières, pour que le lien reste intact -
Par ailleurs, n'oubliez pas de regarder autour de vous et de vous inspirer. Profitez de
la sagesse des leaders d opinion. Observez et inspirez vous de l agilité de certains
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collectivement. Les esprits les plus brillants et les plus inspirés sont à portée de
clic : articles, podcasts, interviews ou encore vidéos et webinaires sont autant de
manières d apprendre et de s adapter.
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questions réponses.
/
Pour ce faire, n hésitez pas à prendre la parole directement, mais aussi à faire appel à
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parfois isoler les dirigeants et leaders. Or, rappelez vous que vous n êtes pas seuls. Vous
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bonnes pratiques peut aider. N hésitez donc pas à solliciter ces experts et à leur
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Les AMA font partie de ces nouvelles initiatives qui aident les collaborateurs à mieux
comprendre la stratégie de leur entreprise. En temps de crise, elles permettent de
maintenir du lien, de vous mettre dans une posture d'écoute, et de décloisonner
les échanges. En développant une culture d’entreprise qui encourage le feedback
transversale, vous contribuerez largement à améliorer le sentiment de confiance et la
fierté d’appartenance.
Concrètement
Annoncez à l'avance une session de questions/réponses durant laquelle tous
les collaborateurs pourront vous poser des questions
Créez un événement sur Beeshake, qui accueillera votre vidéo-live
Connectez-vous à cet événement avec votre webcam le bon jour et à la bonne
heure
Envoyez un mail de rappel à vos collaborateurs pour les inciter à participer
Lancer votre session : en direct, les participants enverront leurs questions par
écrit. Vous n'aurez qu'à y répondre - en modérant évenentuellement
L’exemple d’IBM
L’entreprise a décidé fin 2018 qu’il était nécessaire de passer plus de temps à
expliquer les projets de l’entreprise aux collaborateurs. La CEO, Ginni Rometty,
a déclaré qu’IBM allait se « concentrer sur l’accélération de tous les aspects de
nos activités, et cela inclut la manière dont nous communiquons entre nous ».
Une promesse qui s’illustre notamment par des sessions Ask Me Anything
hebdomadaires pour répondre aux questions des collaborateurs.
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LE JT
Inspiré du traditionnel Journal Télévisé, le JT est une vidéo de 5 à 15 minutes durant
laquelle un ou plusieurs présentateurs font le point sur les dernières actualités de
l'organisation. Ce format est très utile pour garder vos collaborateurs informés de
l actualité de votre organisation, du marché, mais aussi pour les rassurer, leur expliquer
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Ce JT ne doit pas nécessairement être diffusé en direct. Vous pouvez tout à fait
préparer votre vidéo à l avance. Vous pourrez ainsi faire un peu de post production : en
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chacun leur partie, et il n y aura plus qu à assembler et monter les différentes vidéos
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Vous n'êtes pas à l'aise avec la vidéo ? Votre JT peut prendre la forme d un podcast,
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Diffusez votre JT sur votre Beeshake, au format vidéo ou audio, et préparez vous-
C est pourquoi nous vous conseillons de mettre en place une boite mail dédiée aux
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aiderez ainsi tout ceux qui n auront pas osé poser leurs questions !
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Concrètement
Créez la boite mail dédiée
Communiquez sur l existence de cette boite mail en précisant que vous vous
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MES NOTES :
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#3
ANIMEZ
Comment stimuler l'intelligence collective au travers de
formats faciles à digitaliser
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LE ROTI
Le ROTI est l'acronyme de "Return On Time Invested". Plus spécifiquement, il s'agit
d'une méthode pour évaluer un événement passé, généralement une réunion ou un
workshop. Très utile en temps de crise et de distanciation pour continuer
d'organiser des réunions et événements utiles, même à distance ! Normalement, à
l'issu de l'événement, les participants évaluent son utilité, habituellement à main levée.
Pour cela, ils font un rapide "vote à 5 doigts" :
5 doigts : l'événement a été très utile, sa valeur dépasse largement le temps passé
4 doigts : l'événement a été utile, sa valeur dépasse le temps passé
3 doigts : l'événement a été utile, le participant n'a pas perdu son temps
2 doigts : l'événement a été utile, mais ne valait pas le temps passé à y participer
1 doigt : l'événement a été inutile, le participant n'a rien gagné ni appris
Vous devez ensuite faire la moyenne des notes données. Cette moyenne est annoncée
aux participants à voix haute. Enfin, vous pouvez demander aux participants "qu'aurait-
il fallu faire pour que vous leviez un doigt supplémentaire ?". Vous récolterez ainsi des
idées pour améliorer vos réunions/workshops.
L occasion pour les autres d'éveiller leur curiosité, d'apprendre de nouvelles choses,
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LE CONCOURS DE BONNES
PRATIQUES
Mettre en mouvement l intelligence collective nécessite de motiver vos collaborateurs.
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Appuyez vous sur des mécaniques ludiques... mais de manière intelligente ! Deux fois
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En ce qui concerne les lots, optez pour des idées qui renforcent l intelligence collective
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L'APPEL À CONVERSATIONS
Lancez des discussions sur un thème en commençant par "Partage de bonnes
pratiques : comment feriez-vous pour...." et vous allez être surpris du nombre de
personnes qui s'engagent rapidement dans la discussion.
Bien souvent, un collaborateur à distance ne sait pas toujours vers qui se tourner
lorsqu'il a des questions. Grâce à l'appel à conversations, un collaborateur peut
poser une question, solliciter l'avis ou bien obtenir les idées de la communauté de
ses pairs, et ce de manière formalisée. L'appel à conversations tient en 3 étapes :
1. Le collaborateur pose sa question à l'ensemble de la communauté.
2. Les membres de la communauté répondent. L'émetteur de la question sélectionne
les réponses qu'il trouve les plus pertinentes.
3. Le collaborateur à l'origine de la question partage la ou les solution(s) qu'il a
retenue(s) et en fait un compte rendu.
LE CODEV'
Le Codev' consiste à partir d'expériences vécues pour s'améliorer. Il s'agit de constituer
un groupe de 5 à 8 personnes qui vont apprendre les unes des autres pendant
plusieurs séances. Car ce n'est pas parce que nous traversons une crise que vos
collaborateurs doivent cesser d'apprendre les uns des autres, bien au contraire !
DES TUTOS
Travail à distance oblige, vous demandez à vos collaborateurs d’utiliser des outils
digitaux. Ils doivent ainsi changer leurs habitudes et adapter leurs rituels pour s’adapter
à cette « transformation digitale forcée ». Ces nouvelles pratiques ne font qu’ajouter au
sentiment d’instabilité régnant.
C’est pourquoi nous vous suggérons d'aider vos collaborateurs à prendre en main
le mieux possible les outils digitaux qu’ils ont à disposition. Réalisez des tutoriels
très courts pour expliquer les fonctionnalités de vos outils digitaux, et notamment de
votre plateforme d’intelligence collective. Il vous suffit pour cela de vous rendre sur des
outils gratuit de screencast comme Screencast-O-Matic. Ces outils vous permettront
de faire des captures d’écran en vidéo. Sur chaque vidéo, vous devrez donc montrer
comment réaliser une action (par exemple, comment rédiger un article) en la
réalisant vous-mêmes, très concrètement. Vous pouvez également enregistrer votre
voix commentant vos actions afin d’expliquer à l’oral les étapes de votre action.
Concrètement
DES MOOCS
La crise ne doit pas empêcher vos collaborateurs de monter en compétences et de
grandir tous ensemble. Elle ne doit donc pas figer la formation, ou la repousser de
plusieurs mois. C’est pourquoi nous vous conseillons d’identifier les sujets clés de
formation pour vos collaborateurs, et de créer des MOOCs sur ces sujets grâce à
Beeshake. Ainsi, si le digital ne remplace pas toujours la formation en présentielle, il
permet de ne pas suspendre l’évolution de vos équipes pour autant.
Concrètement
Concrètement
DES TÉMOIGNAGES
Lorsque vos collaborateurs travaillent à distance, ils peuvent très rapidement
développer un sentiment d’isolement. Continuer de leur donner la parole leur permet
non seulement de se sentir valorisés, mais également d’entretenir le lien aux autres.
Demandez à des collaborateurs volontaires de partager leur vision, leurs astuces
ou leur actualité métier. Vous pouvez également les faire témoigner sur leur usage de
la plateforme d’intelligence collective en temps de crise.
Lorsque vous publiez ces contenus, n’hésitez pas à faire de ces publications la
base d’échanges avec tous les collaborateurs. Posez des questions type : « Et vous,
quelle est votre bonne pratique pour… ? ».
DES SONDAGES
Montrez à vos collaborateurs que leur avis compte ! Proposez un sondage par
semaine, par exemple le mercredi. Ce sondage peut tout aussi bien concerner la vie
de l’entreprise, sa stratégie ou les problématiques métiers. Il peut donner lieu à une
prise de décision (ex : « Que préférez-vous comme méthodologie entre ceci et cela ? »)
ou être simplement consultatif (ex : « Quel est selon vous le principal enjeu pour
nous ? »).
Rappelez-vous - et c’est peut-être l’occasion de le rappeler à vos collaborateurs - que
tous les sondages sur Beeshake sont anonymes. Chacun peut donc répondre
honnêtement et sans crainte d’être reconnu.
Pensez à communiquer sur les résultats de vos sondages, à l’issu de chacun. Vous
pouvez par exemple créer une datavisualisation toute simple pour mettre en valeur les
résultats de ce sondages. Vous créez ainsi un double rendez-vous éditorial
(publication du sondage et annonce des résultats), et ce dispositif simple vous permet
Concrètement
Concrètement
Chaque semaine, faites un rappel à vos collaborateurs (sur Beeshake, dans une
newsletter, etc.) : dites-leur de ne pas hésiter à profiter de votre plateforme
d’intelligence collective pour partager leurs bonnes pratiques.
N’hésitez pas à leur donner un cadre pour les aider à s’exprimer : notamment,
sur quel(s) sujet(s) souhaitez-vous qu’ils s’expriment ? (ex : « mes bonnes
pratiques du travail à distance »)
Régulièrement, sélectionnez une bonne pratique et entrez en contact avec son
auteur afin d’écrire un article détaillé sur le sujet.
Publiez votre article et relayez le sur la plateforme, par e-mail, etc.
MES NOTES :
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#6
ENGAGEZ
Comment créer des rendez-vous éditoriaux pour
motiver vos collaborateurs et leur donner envie de
rester engagés malgré la distance
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Mettez ensuite ces citations en forme visuellement. Le visuel peut être très simple !
Vous créerez ainsi un rendez vous éditorial inspirant.
-
Vous pouvez aussi instaurer un rituel inspirant autour de conférences TED. Publiez
chaque semaine une vidéo d un TED Talk pour continuer de nourrir vos collaborateurs
'
dans leurs réflexions, que celles ci soient plus ou moins éloignées de leur champ
-
professionnel.
Exemples de contenus inspirants :
LA DATA DE LA SEMAINE
Chaque semaine, proposez des contenus qui tiennent vos collaborateurs au
courant de l'actualité de votre organisation ou de votre secteur, sous la forme de la
data de la semaine. Il s agit de mettre en avant d une donnée chiffre clé, anecdote, did
' ’ (
you know, citation... sous forme graphique. L objectif est ici de créer un rendez vous
) ' -
Exemples :
Concrètement
Identifiez les contenus et les informations que vous souhaitez partager avec vos
collaborateurs.
Interviewez vos collaborateurs si nécessaire pour récolter leur mantra ou des
informations clés à mettre en avant.
Créez un visuel pour mettre en valeur les mantras et les datas que vous aurez
recueillis.
Publiez ces contenus en n oubliant pas de poser une question pour re lancer la
' ( )
C’est pourquoi nous vous proposons le contenu « TGIF » ou « Thank God It’s Friday »
(« Dieu Merci, c’est vendredi ! »). En instaurant ce rendez-vous, vous maintenez une
MES NOTES :
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#7
GÉNÉREZ DES
IDÉES
Comment continuer de faire grandir votre organisation
grâce à l'intelligence collective de vos collaborateurs
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POURQUOI STIMULER
L'INNOVATION
COLLABORATIVE EN TEMPS DE
CRISE ?
Selon une enquête de l Insee, pendant la période de crise entre 2008 et 2010, 49% des
'
entreprises de plus de dix salariés ont misé sur l'innovation pour passer le cap de la
crise. Pour être innovante, une organisation doit mobiliser les compétences
internes. D ailleurs, Ne pas prendre de risque, c’est en prendre pour plus tard . Cette
’ « »
citation d Olivier Avril, DAF d Eliadis, souligne une constante que tout chef d entreprise
’ ’ ’
se doit d intégrer dans son business plan en dépit du contexte économique : Innover,
’
c’est prendre des risques mais Innover, c’est surtout assurer sa pérennité.
nouvelles façons de faire leur travail et des approches plus efficaces pour utiliser les
ressources de l entreprise. Ils apporteront une énergie nouvelle aux problèmes de
'
MES NOTES :
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8 FAÇONS D'ENCOURAGER
L’IDÉATION AU SEIN DE VOTRE
ORGANISATION
1 Donnez aux collaborateurs une totale liberté de proposer des idées. Faites leur
/ -
savoir que vous êtes ouvert aux idées à tout moment et sous toutes les formes : dans
des rituels d idéation que vous pouvez digitaliser, dans les espaces de discussions par
’
participative.
2 De même, encouragez les à partager les problèmes et les idées de solutions.
/ -
propositions.
4 Examinez les bénéfices de chaque idée. Quels seraient les avantages d une mise
/ '
en œuvre ? L idée est elle réalisable ? Si ce n est pas le cas, faites savoir au
' - '
collaborateur pourquoi.
5 Encouragez la prise de risques. Encouragez les collaborateurs à essayer même les
/
7 Accueillez les idées de tous les niveaux de l'organisation. Lorsque la créativité est
/
un outil de base dans votre entreprise, les grandes idées peuvent provenir de sources
inattendues. Quelqu un qui n a jamais fait de suggestion utile auparavant peut avoir
' '
une idée révolutionnaire à laquelle vous auriez aimé penser. Faites le et donnez à
-
3/ Mettez tous les collaborateurs dans le dispositif. Prévoyez des séances en vidéo
live de "planification de l'avenir" ou des « what-if sessions » au cours desquelles vous
expliquez le dispositif, répondez aux questions des collaborateurs et les aider à
comprendre qu’ils ont déjà des bonnes idées qu’il ne reste plus que partager pour les
déployer
Cécile Le Galès
clegales beeshake.com
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