« 

Le discours, en apparence, a beau être bien peu

de chose, les interdits qui le frappent révèlent très
tôt, très vite, son lien avec le désir et avec le
pouvoir. Et à cela quoi d’étonnant  : puisque le
discours, ce n’est pas simplement ce qui
manifeste (ou cache) le désir  ; c’est aussi ce qui
est l’objet du désir ; et puisque le discours n’est
pas simplement ce qui traduit les luttes ou les
systèmes de domination, mais ce pour quoi, ce
par quoi on lutte, le pouvoir dont on cherche à
s’emparer »
Michel Foucault, L’ordre du discours, 1972, p. 12

TECHNIQUE DE
L’EXPRESSION CRITE ET
ORALE
Dr Boukary BORO
 OBJECTIFS DU COURS

 OBJECTIF GÉNÉRAL
À l’issue du cours, l’étudiant sera capable de :
- maîtriser les outils de la communication dans un environnement
professionnel

 OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
À l’issue du cours, l’étudiant sera capable de :
- rédiger les écrits couramment utilisés dans la communication
professionnelle
- - s'exprimer oralement dans différentes circonstances selon les règles de
l'art.
RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES

- Abensour (C.), Pinhas (L.) et Tournadre (M.-H.), Pratique de la

communication écrite, Paris, Nathan, 1998.
- Baril (D.), Techniques de l’expression écrite et orale, 11e édition, Paris,
DALLOZ, 2008.
- Boisvert Daniel, Le procès-verbal et le compte rendu : des valeurs
ajoutées à vos réunions, 2e éd., Cap-Rouge, Presses interuniv., 2004
- Datain Jean, L’art d’écrire et le style des administrations, Vade-mecum
des candidats aux concours de la fonction publique et des administrations
privées, Paris, Charles Lavauzelle, 1955
- Ferrandis Yolande, La rédaction administrative en pratique, 4e éd., Paris,
Eyrolles, 2019
- Gandouin Jacques et Roussignol Jean-Marie, Rédaction administrative
Afrique (Maghreb – Afrique sub.), 3e éd., Paris, Armand Colin, 2010
- Grevisse (M.), Le Bon usage : grammaire française, 13e édition revue et
refondue par André Goosse, Paris, Louvain-la –Neuve, Ed. Duculot, 1987
- Pouzalgues-Damon (E.), Desaintghislain (C.), Morisset (C.) et Lasowski
(P. W.), Méthodes et techniques, Paris, Nathan, 2007.
 PREMIÈRE PARTIE : RÉDACTION DES ÉCRITS PROFESSIONNELS
INTRODUCTION GENERALE
Il est courant de constater que des personnes pourtant bien diplômées éprouvent des
difficultés, dans leur vie professionnelle et civile, à s’exprimer clairement. Ces difficultés se
caractérisent par les maladresses syntaxiques ou les insuffisances grammaticales à l’écrit, et
par la peur et le silence à l’exercice oral. Or, réussir à dire ce que l’on veut et à être compris
donne de la joie et de la confiance en soi. Malgré les progrès techniques et informatiques (qui
donnent plus de facilité aujourd’hui de communiquer) le langage écrit et oral reste le principal
moyen d’échange. Le langage est un puissant moyen d’action qui peut changer le destin d’un
individu et participer à l’évolution de la société. Importante dans la vie moderne,
indispensable dans l’exercice d’une fonction, l’expression individuelle est un facteur
d’efficacité et de réussite sociale qui permet l’épanouissement de la personnalité de l’individu.
Le perfectionnement de l’expression ne dépend pas uniquement de la mémoire ou ne se réduit
pas à l’application de recettes ou de procédés. Le perfectionnement des moyens et des formes
de communication est lié chez l’individu à l’enrichissement de la culture, à l’ampleur de
l’ouverture sur le monde, à la formation du jugement critique, à l’exercice même de la pensée
et de l’imagination

Chapitre I : La demande d’emploi

Quand on est à la recherche d’emploi, on tente souvent sa chance, pour poser sa
candidature ou répondre à une annonce, à l’aide d’une lettre. Celle-ci devient très importante
puisqu’elle établit le contact avec le futur employeur. Sa rédaction doit donc être soignée,
quel que soit son mode d’envoi.
1. Les exigences de la lettre
Une lettre de demande d’emploi doit être écrite avec le plus grand soin. Car la
première impression qu’elle laisse peut déterminer la nature de la réponse qu’elle suscitera.
C’est pourquoi, elle doit être :
- être présentée selon les règles (certains recruteurs font le premier tri après un coup
d’œil rapide : les lettres tachées, à l’écriture maladroite, au papier froissé, etc. sont
immédiatement déclassées. Certains services de recrutement font subir aux lettres
un déchiffrement graphologique) ;
- indiquer nettement dans l’en-tête le poste auquel vous êtes candidat. Cela est
important parce qu’au cas où il y a plusieurs offres, la précision évite la confusion ;
 - être associée à un CV ; Il est par conséquent inutile de reprendre les
renseignements sur vous-même qu’il contient. Vous pouvez, par contre, insister
sur telle qualification que vous avez et qui correspond à l’offre faite, montrer les
motivations personnelles qui vous incitent à vous proposer pour ce travail. Vous
pouvez également y expliquer brièvement en quoi consiste votre formation,
montrer que votre situation vous permet d’accepter les sujétions de l’emploi offert
(possibilité de déplacements fréquents, de logements dans telle région, etc.) ;
- comporter les précisions indispensables : noms et adresses très lisibles, date
précise à laquelle vous pourriez prendre vos nouvelles fonctions ;
- comporter éventuellement des références : entreprises ou personnes qui
fourniraient des renseignements à votre sujet. Le fait de les proposer inspire déjà
confiance. Ne jamais bluffer, car tout finit par se savoir. Ne vous sous-estimez pas
non plus. Il est aussi inutile de mentionner votre passage pendant quelques
semaines dans une société qui ne vous aurait pas apprécié ;
- indiquer vos prétentions salariales. Mais soyez prudent à ce niveau : ne demandez
pas Las Vegas ! Fixez un salaire approximatif que vous espérez, en prenant appui
sur des cas similaires. Ne soyez pas non plus trop peu exigeant. Il est préférable,
sauf si on vous prie clairement d’indiquer vos prétentions, de remettre la
discussion sur la question des appointements à un entretien ultérieur que vous
souhaitez ;
- faire attention à certaines erreurs de formulations :
 ne pas dire « Suite à », mais « En réponse à votre annonce » ;
 ne pas abuser du pronom « je » ;
 inutile d’espérer, dans la formule de courtoisie, que votre demande sera
prise en considération. Cela va de soi sinon vous n’auriez pas écrit ;
 on « sollicite un poste », mais on « présente ou propose sa candidature à
un emploi ».
Conseil : Faites-vous relire, avant toute expédition.
2. Présentation de l’enveloppe
Au cas où votre lettre doit être expédiée sous pli fermé (d’autres candidatures se font
par e-mail ou sur une feuille ministérielle), l’enveloppe doit être correctement présentée. Elle
exerce déjà une influence sur votre destinataire. Si elle est tachée, froissée ou gribouillée, elle
donne une fâcheuse idée de votre goût et de votre soin.
- L’adresse est inscrite dans la moitié inférieure de l’enveloppe, au verso ;
 - ne jamais abréger ;
- indiquez le titre de votre correspondant avant son nom, et sa qualité ou sa profession
au-dessous : Monsieur Doumouni MOUI
Professeur de gastronomie
- pour un couple, le mari est toujours mentionné d’abord :
Monsieur et Madame Benga DOUMOUNI ;
- l’expéditeur écrit son nom et son adresse au recto de l’enveloppe.
 Chapitre II : Le curriculum vitae et la lettre de motivation
Le CV et la lettre de motivation sont deux documents complices et complémentaires
qui accompagnent toute demande d’emploi. Toutefois, chaque document a ses règles de
présentations strictes.
I. Le curriculum vitae
1. Définition
Le curriculum vitae est un document informatif qui sert à vous faire connaitre d’un
destinataire auprès duquel vous êtes en position de demande. Il se fait votre ambassadeur et
doit donc proposer l’image la plus positive et la plus attractive possible de vous-même.
« Le cours, le parcours de la vie » doit tracer avec brièveté votre itinéraire personnel et mettre
en évidence les infos relatives à votre état civil, votre formation, votre expérience
professionnelle, vos capacités diverses.
2. Principes généraux
Le CV ne s’envoie pas seul. Il accompagne une lettre de motivation ou de candidature.
Il doit être convaincant et attractif, car le destinataire, qui est le plus souvent un spécialiste des
« ressources humaines », cherchera à évaluer non seulement votre savoir-faire professionnel,
mais aussi l’ensemble de votre personnalité, de votre savoir-être. Il ne faut donc pas négliger
certains facteurs de communication :
- l’émetteur : vous devez vous mettre en avant, en cherchant à vous vendre. Valorisez vos
aptitudes, gommez, sans mentir, les aspects négatifs de votre parcours ;
- le récepteur : personnalisez votre CV en fonction du destinataire. Dans sa mise en forme,
prenez en compte le type d’emploi que vous postulez et la structure ;
- le référent : soyez clair, précis. Expliquez, si nécessaire, la spécificité d’un diplôme, en lui
donnant toute sa valeur. En tout cas, mettez-vous à la place du destinataire pour imaginer ce
qu’il pourrait attendre de votre CV ;
- le canal : il faut une feuille blanche, de format 21 x 29,7 cm, un texte dactylographié ;
- le code : la mention « curriculum vitae » en tête de page est inutile ; le CV doit tenir sur une
ou deux feuilles, pas de verso ; les différentes rubriques sont bien identifiables ; une bonne
mise en forme, une orthographe irréprochable, une syntaxe soignée.
N.B. : Ne confondez pas le CV avec la lettre qui doit l’accompagner. Il regroupe, par
rubriques, des indications brèves et précises, alors que la lettre est complètement rédigée. Le
CV sera complet, mais limité aux renseignements strictement nécessaires : pas de bavardage
sans intérêt, pas d’exhibitionnisme, ni de confession larmoyante. N’abusez pas des
encadrements, ne multipliez pas les soulignages, alignez bien dates et descriptifs. Privilégiez
le CV à l’américaine, c’est-à-dire l’ordre de présentation des études et des expériences
acquises est fait dans l’ordre chronologique inversé. Enfin, l’usage se répand d’apposer une
photo d’identité récente et de bonne qualité.
3. Présentation
La rédaction d’un CV se prépare. Rassemblez donc toutes les infos utiles, vos années
d’études et vos expériences professionnelles, les trier et les ordonner. N’oubliez pas que
toutes les infos que vous mentionnerez sur votre CV pourront avoir à être développées lors
d’un entretien. Il existe une multitude de modèles de CV ; il n’y a donc pas un modèle
universel qui peut être reproduit en toutes circonstances. D’ailleurs, certains services de
recrutement prennent le soin de préciser les renseignements qu’ils attendent dans le CV des
candidats. Néanmoins, certaines rubriques sont incontournables et entrées dans l’usage
collectif.
a) État civil
Elle est placée en haut et à gauche de la feuille ; elle doit mentionner, dans l’ordre :
- le nom (en capitales, suivi le cas échéant du nom de jeune fille) ;
- le prénom usuel ;
- les date et lieu de naissance ;
- la nationalité ;
- la situation de famille ;
- l’adresse (boite postale, téléphone, e-mail). Il peut être également mentionné la
situation vis-à-vis du SND.
N.B. Ce n’est pas le lieu de vous plaindre de votre conjoint ou de vous lamenter du poids de
vos « prêts scolaires ».
b) Études et compétences
- Elle met en valeur les diplômes les plus importants et significatifs par rapport au poste en
jeu. Indiquez la date d’obtention, le titre précis, l’appellation exacte de l’institution qui vous
les a octroyés ;
- si vous avez suivi des études supérieures, inutile de détailler vos études secondaires.
Mentionnez uniquement la date d’obtention du baccalauréat, la série, la mention si elle est
valorisante ;
- les formations parascolaires ou parauniversitaires, les sessions à l’étranger, les séminaires
peuvent être mentionnées si elles contribuent à fortifier votre projet professionnel.
c) Expériences professionnelles
- Mentionnez les postes occupés durablement, les stages effectués (pour les débutants), les
emplois saisonniers ;
- indiquez les dates et les durées, les lieux et les postes occupés, les noms des entreprises ;
- vous pourriez détailler les tâches que vous avez eu à effectuer dans les emplois. Vous
pouvez ainsi présenter chaque expérience suivant le modèle suivant : Entreprise ou
Administration – Année de présence – Titre exact – Fonction exercée ou Emploi tenu.
N.B. : Utilisez des formules dynamiques, des verbes d’action, le vocabulaire de l’entreprise
pour présenter vos activités professionnelles. Présentez les renseignements à rebours, c’est-à-
dire en commençant par les activités les plus récentes en remontant aux plus anciennes.
d) Références
Elles concernent aussi bien vos études ou stages que vos activités professionnelles.
Elles sont précises : nom des personnes ressources, adresse exacte, numéro de téléphone.
Même si cette rubrique est souvent ignorée (mais certains recruteurs l’exigent), elle a toute
son importance : elle témoigne de la sincérité de ce que vous avez dit dans la rubrique
précédente, dans la mesure où vous donnez la latitude au recruteur de pouvoir ou non se
renseigner sur vous auprès de personnes physiques ou morales avec lesquelles vous avez déjà
eu à travailler.
e) Langues pratiquées
Ces renseignements sont souvent essentiels ; mais ne vous vantez pas de parler une
langue, si vous écorchez quelques mots de leur accent tonique. Mieux vaut signaler une
connaissance rudimentaire et accepter, par la suite, un recyclage. Ainsi :
- indiquez clairement les niveaux écrits et parlés des différentes langues ;
- ne cherchez pas à vous surestimer ou à bluffer (ça pourrait être désastreux !) ;
- tout ce qui peut justifier la mention d’une langue est bon à noter : séjours, bains
linguistiques, diplômes de langues (TOEFL), etc.
f) Divers
- Mentionner toutes les autres infos susceptibles de valoriser vos compétences et de mieux
cerner votre personnalité ;
- la mention du permis de conduire, de la possession d’un moyen de déplacement, de la
connaissance approfondie d’un tel programme informatique, etc.
- les infos sur vos voyages, vos loisirs, les sports que vous pratiquez.
- votre vie associative.
N.B. Encore une fois, il n’existe un seul plan du CV. À chacun de choisir ce qu’il veut mettre
en évidence en fonction de la situation précise. Ainsi, il est de plus en plus courant
aujourd’hui d’indiquer, dès le début, son expérience professionnelle, ou sa situation actuelle,
avant de décliner les autres rubriques.
Sauf demande expresse du recruteur, il n’y a pas de signature à la fin du CV.
II. La lettre de motivation
1. Définition
La lettre de motivation est une lettre qui accompagne le curriculum vitae dans le cadre
d’une candidature spontanée à un poste ou d’une réponse à une annonce d’offre d’emploi. Son
rôle est d’intéresser le lecteur, de donner des informations complémentaires qui ne figurent
pas sur le CV, de mettre en avant vos atouts pour le poste.
2. Comment rédiger une LM ?
Avant d’écrire une LM, que ce soit dans le cadre d’une candidature spontanée ou à la
suite d’une annonce, il faut d’abord : - recueillir le plus d’informations possibles sur
l’entreprise à laquelle vous adressez votre candidature. Ce sont notamment des informations
relatives à son activité, sa taille, ses clients, ses perspectives, entre autres ; - identifier les
caractéristiques de votre candidature : spécialités, savoir-faire, la façon dont vous aimez
travailler, etc. ; - savoir démontrer vos atouts.
a) Dans le cas d’une candidature spontanée
Votre LM doit pouvoir faire votre publicité, à travers un message clair et précis. La
lettre doit comporter cinq parties :
- l’en-tête : il présente, en haut et à gauche de la feuille, vos noms et coordonnées ; et
à droite en haut, la date suivie plus bas des noms et des coordonnées du destinataire ;
- l’introduction : elle doit captiver l’attention du lecteur. Ici, parlez de l’entreprise et
des informations que vous détenez relativement au poste ;
- le développement : c’est ici qu’il faut parler de vous ; mettez en avant vos
expériences, montrez que vous pouvez apporter à l’entreprise, soutenez vos arguments, au
besoin, avec des chiffres, des résultats ;
- proposez votre disponibilité pour un éventuel échange ; - terminez par une formule
de politesse, suivie de votre signature à droite, en bas de la feuille.
b) Dans le cas d’une réponse à une annonce
Ici, la lettre doit répondre aux critères de l’annonce. Vous pouvez donc envisager une
lettre à deux parties :
 - vos motivations : mettre l’accent sur ce qui vous intéresse dans l’annonce, ce que
vous connaissez de l’entreprise et de son secteur d’activités. N’oubliez pas de parler de votre
expérience en lien avec le poste ;
- vos apports : citez vos atouts, vos qualités et vos savoir-faire qui peuvent apporter
un plus à l’entreprise, en tablant notamment sur vos expériences professionnelles.

3. Ce qu’il faut éviter

- La LM ne doit pas être une redite du CV ;
- bannir les tournures négatives dans la lettre (« Je n’ai pas pu obtenir… » ; « Je n’ai
pas réussi à… ») ;
- une lettre trop longue, non aérée ;
- les ratures et les taches dans le texte ;
- oublier des éléments importants : signature, vos coordonnées ;
- les formules banales : « Comme suite à votre annonce » ; « J’ai l’honneur de vous
adresser… » ;
- les signatures avec les boules ou les lettres enchevêtrées ;
- les fautes grammaticales ;
- l’usage du « je » au début de chaque paragraphe ;
- les marques de familiarité dans la formule d’appel, même si vous connaissez
l’employeur.
4. Ce qu’il faut
- Un texte court et dynamique qui tient sur une page ;
- ne parlez pas que de vous ; parlez aussi des besoins de l’entreprise ;
- soyez direct t convaincant ;
- exprimez votre disponibilité ;
- incitez à lire votre CV ;
- soignez la présentation de la lettre. Remarque :
La lettre de motivation est comme votre ambassadrice ; elle doit vendre votre image et
donner envie au lecteur d’en savoir plus sur vous. Elle ne doit pas donner l’impression que
vous quémandez le poste : vous ne demandez pas un emploi, mais vous offrez vos services.
La lettre de motivation doit être manuscrite.
REMARQUE : Dans le cas d’une recherche d’un stage
Dans ce contexte, il sied d’annoncer votre projet professionnel. Mettez en valeur ce
que vous pensez pouvoir apporter à l’entreprise : vos qualités et vos compétences, vous
prouverez ainsi votre bonne volonté. Ainsi le premier paragraphe indiquera les études suivies,
le diplôme préparé et le motif de votre stage : stage d’observation, de mise en pratique de
certaines connaissances (diplômes professionnels et études supérieures), stage obligatoire
dans le cursus scolaire ou universitaire, ou stage facultatif cherché à titre personnel pour
diversifier vos expériences et enrichir votre CV. Indiquez également la durée et
éventuellement les dates prévues. Le deuxième paragraphe explique la raison qui vous conduit
à choisir cette entreprise, le lien entre son activité et vos études. Evoquez ensuite l’expérience
que vous avez acquise dans vos précédents stages. Parlez de vos projets professionnels. Citez
les services que vous pouvez rendre. Montrez vos compétences et votre bonne volonté. Le
troisième paragraphe annoncera votre CV et votre disponibilité pour un éventuel entretien. Un
dernier paragraphe pour prendre congé, par une formule de courtoisie, suivie de la signature.
Chapitre III : La lettre ou la correspondance administrative
On peut définir la correspondance comme le moyen d’entrer en relation avec des
personnes éloignées. Elle peut être orale ou écrite. La lettre ou la correspondance
administrative est le document de correspondance par excellence. Elle est employée pour
transmettre, pour recevoir des informations ou des documents, pour rapporter, pour exposer
ou pour rendre compte des faits.
Malgré la complexité croissante des défis auxquels sont confrontées nos administrations de
nos jours et la multiplication des échanges entre administrés et services publics, la
correspondance administrative reste soumise à une forme spécifique résultant du formalisme,
de la subordination hiérarchique et du centralisme qui caractérisent notre système
administratif. Dans ses échanges avec l’extérieur, l’Administration utilise deux formes de
lettres :
- la lettre à forme personnelle ;
- la lettre à forme administrative.
1. La lettre administrative à forme personnelle ou privée
Il s’agit de la lettre par laquelle l’Administration (ou le supérieur hiérarchique pour
les deux premiers) s’adresse à un fonctionnaire, à un agent public, à un particulier (personne
physique), à une personne morale de droit privé (Ets, association, ONG…) ou à un
représentant d’une administration étrangère ou internationale ou vice versa, qu’elle traite ou
non d’affaires administratives.
Exemples : Demande de congé, candidature à un concours, à un stage…, le ministre de
l’Enseignement supérieur du Burkina écrit à son collègue du Togo ; Le ministre de la Sécurité
écrit au directeur exécutif de Amnesty International.
La lettre administrative à forme personnelle permet :
 de traiter des problèmes ayant un caractère personnel et particulier et pour lesquels
l’Administration peut trouver la solution ;
 de maintenir les rapports sociaux entre l’Administration et les citoyens.
Elle se distingue essentiellement de la lettre à forme administrative en ce qu’elle commence
obligatoirement en interpellant son destinataire (formule d’appel) et qu’elle se termine
obligatoirement par une formule de politesse ou de courtoisie. Elle se caractérise
essentiellement par l’emploi obligatoire de la formule d’appel et de la formule de courtoisie
ou de politesse.

a. Présentation de la lettre à forme personnelle

La lettre administrative à forme personnelle revêt une forme privée, mais sa
présentation doit s’adapter à sa nature qui est à la fois mi-administrative et mi-personnelle.
La présentation de la lettre à forme personnelle varie non seulement selon qu’il s’agit d’une
affaire administrative elle-même ou d’un agent de l’Etat ou encore d’un particulier (personne
privée).
Dans tous les cas, elle comporte obligatoirement :
a- Les mentions d’identifications telles que la suscription (l’expéditeur et le
destinataire), le lieu et la date, la signature, l’objet et la formule d’appel ;
b- les mentions circonstancielles ou occasionnelles telles que les pièces jointes, les
références et éventuellement les ampliations ;
c- la formule de politesse qui est une caractéristique essentielle de la lettre à forme
personnelle.
La lettre à forme personnelle traduit la considération due aux administrés par
l’Administration, celle due à l’autorité administrative par les usagers ou administrés ainsi que
le respect particulier dû à certaines personnalités comme le Chef de l’Etat et le Premier
Ministre.

 Lorsque la lettre administrative à forme personnelle émane de l’Administration

et traite d’une affaire administrative, elle comporte toutes les mentions communes
(identification du service d’origine, appellation et devise du pays, lieu et date, numéro
d’enregistrement, expéditeur et destinataire (suscription), objet, signature et
éventuellement les initiales du rédacteur et de l’agent dactylographe). On y trouve
également certaines mentions circonstancielles et spécifiques (confidentiel,
ampliations, urgent, références, pièces joints, s/c de la voie hiérarchique, secret). Il
faut noter que contrairement à l’inscription des autres mentions circonstancielles et
 spécifiques qui est recommandée par une circonstance précise, l’inscription des
formules d’appel et de courtoisie est obligatoire en l’espèce.

Exemple :

Initiales du Rédacteur et de l’opératrice de saisie s’il y lieu

TIMBRE : désignation complète du service intéressé dénomination et devise du pays
Ville, le mois, année
Numéro d’enregistrement (N°…/année/sigles des administrations
ou des services cités dans le timbre
Suscription : fonction/expéditeur
Suscription : fonction ou
Nom/destinataire plus son adresse
Objet :
Réf :
Pièces jointes (ou P.J. en bas de la page)
Formule d’appel
Introduction
Développement
Conclusion

Formule de politesse
Signature et cachet
Ampliations Nom-Prénom+éléments supplémentaires d’identification
P.J : (ici ou sous « objet, réf. »)

 Lorsque la lettre est initiée par un agent de l’Etat ou un fonctionnaire, elle se

présente de la même manière que la lettre à forme personnelle émanant de
l’Administration et relative à une affaire administrative (ci-dessus), mais ne porte pas
de timbre, c’est-à-dire ni appellation du pays, ni devise, ni organigramme du service.
Elle est sans numéro d’enregistrement et sans les initiales du Rédacteur et de l’agent
dactylographe. Au niveau de la première partie de la suscription (réservée à
l’identification de l’expéditeur), sont mentionnés les prénoms et nom, numéro
 matricule, corps et grade, fonctions et lieu de signature, formule d’appel et formule de
courtoisie ainsi que les mentions circonstancielles et spécifiques, s’il y a lieu. Elle
contient généralement la mention « s/c voie hiérarchique », chaque fois qu’il existe
des autorités intermédiaires entre l’agent et l’autorité destinataire.

Exemple :
Ville, le mois, année
Suscription : Nom, prénom, n°matricule,
Corps et grade, fonctions et lieu d’affectation de l’agent/expéditeur

Suscription : fonction/destinataire+
Mention s/c voie hiérarchique s’il y a lieu, plus
L’adresse du destinataire

Objet :
Réf :
Pièces jointes (dans le présent cas, elle est généralement incorporée dans le corps de la
lettre

Formule d’appel,
Introduction

Développement

Conclusion

Formule de politesse

Ampliations
Signature

 Lorsque la lettre est écrite par un particulier, la forme est laissée à l’initiative de
l’expéditeur. Cependant, l’Administration peut déterminer une forme en mettant à la
disposition du public des formulaires imprimés. Dans ce cas, l’expéditeur se contente
de compléter les informations utiles.
 Présentation de la lettre administrative à forme personnelle traitant d’affaire non
administrative.
Il faut rappeler que l’Administration doit maintenir les relations sociales avec les citoyens.
Dans ce cas, la lettre administrative à forme personnelle traitant d’affaires non administratives
sera envoyée à l’occasion de manifestation publique, d’évènements sociaux survenus dans la
vie des individus et des autres groupes. C’est dire qu’il n’y a pas un problème particulier à
traiter et cette lettre n’a pas besoin de numéro d’enregistrement. Le timbre sera allégé,
l’adresse du destinataire se trouve au bas du document, les mentions de lieu et de date, la
signature, les formules d’appel et de courtoisie sont de rigueur.

2. La lettre administrative entre services

Elle est interne à l’Administration en ce sens qu’elle échangée entre les différentes
structures administratives d’un Etat et traitant des affaires de leurs compétences. Elle s’établit
entre autorités responsables desdites structures et circule dans tous les sens (autorité
supérieure à autorité subordonnée et vice versa, entre autorités de même niveau). La lettre
administrative entre services a une présentation particulière qui est toujours la même. Dans sa
présentation classique, elle porte toutes les mentions communes (identification du service
d’origine, appellation et devise du pays, lieu et date, numéro d’enregistrement, expéditeur et
destinataire, objet, signature et éventuellement les initiales du rédacteur et de l’agent
dactylographe) ainsi que la plupart des mentions circonstancielles et spécifiques –
confidentiel, ampliation, urgent, références, pièces jointes, ampliations, secret –). Elle se
présente donc de la même manière que la lettre à forme personnelle émanant de
l’administration et relative à une affaire administrative. Toutefois, à la différence de cette
dernière, elle ne porte en principe ni formule d’appel, ni formule de courtoisie, sauf
lorsqu’elle est adressée à des autorités d’un ordre autre que l’exécutif tels que les
Présidents d’institution (Président du Faso, Premier Ministre, Président de l’Assemblée
nationale, Président du CES, Président du Conseil supérieur de la Communication), à des
autorités de l’administration décentralisée (Maire, Président du Conseil régional). La lettre
administrative entre services porte également la formule d’appel et la formule de courtoisie
lorsqu’elle est échangée entre autorités de deux Etablissements Publics de l’Etat (ONEA,
ONATEL, SONABEL...) ou entre autorités non hiérarchisées (le Président de l’Université
Joseph Ki-Zerbo au DG de la CNSS, DG ENAM au DG ONATEL au DG ONEA…). La
caractéristique de la lettre administrative entre services est de traiter une seule affaire ou une
série de problèmes connexes. Il y aura autant de lettres que d’affaires à traiter.

Exemple :
Initiales du Rédacteur et de l’opératrice de saisie s’il y a lieu
TIMBRE : désignation complète du service intéressé dénomination et devise du
pays
Ville, le mois, année
 N°…d’enregistrement
Suscription : fonction/expédition

Souscription : fonction ou
Nom/destinataire plus son adresse

Objet :

Réf. :

Pièces jointes (ou P.J. en bas de la page)

Pas de formule d’appel

Introduction

Développement

Conclusion

Pas de formule de politesse

Signature et cachet
Ampliations Nom-Prénom+éléments supplémentaires
d’identification

P.J. : (ou « Pièces jointes » sous « objet, réf. ».)

3. Classification des lettres

Au-delà des différences de forme et de fond entre la lettre à forme personnelle et la
lettre administrative entre services, il existe une classification des lettres en fonction de leur
objectif et des circonstances qui les ont motivées.
Ainsi, les distinctions suivantes peuvent être faites :
- la classification basée sur le contenu ;
- la classification selon le destinataire.
a) Classification selon le contenu
Elle se fait selon l’objet et le type d’informations que ces lettres contiennent.
On distingue alors :
 les lettres d’information qui débutent en général par les formules « J’ai
l’honneur de vous faire connaître, de vous signaler, de vous faire savoir, de
porter à votre connaissance… » ;
  les lettres exprimant une demande : elles ont pour objet de solliciter un avis,
un service ou des instructions. Les formules couramment utilisées dans ces cas
sont : « J’ai l’honneur de vous demander, de vous prier de bien vouloir me
donner vos instructions… » ;
 les lettres formulant des propositions ou des suggestions : elles sont adressées
à l’autorité hiérarchique par la subordination hiérarchique. Ces lettres sont
particulièrement importantes parce qu’elles peuvent déboucher sur des
décisions engageant l’Administration. Elles se terminent par les tournures et
expressions suivantes : en conséquence, à cet égard, pour ces motifs, en tout
état de cause, dans l’attente de vos instructions, il serait opportun de, il
convient de…  ;
 les lettres demandant des éléments de réponse ou qui transmettent un
document ou sa copie en guise de communication ou de présentation d’un
dossier  ;
 les lettres d’exposition ou de compte rendu : elles sont aussi appelées lettres
explicatives.
b) Classification selon le destinataire
Souvent présentées sous la forme privée du fait de la qualité de leur destinataire
(usagers, institutions, autorités non hiérarchisées…), certaines lettres administratives ont pour
objet de donner une réponse à une demande de renseignements, à une réclamation, transmettre
un dossier, accompagner des documents etc.
Dans cette grande famille de lettres, il en existe de courantes comme la lettre d’accusé de
réception, la lettre de transmission, la lettre de rappel, la lettre d’accompagnement et la lettre
circulaire.
b.1. La lettre d’accusé de réception
Elle est initiée chaque fois que l’Administration, dans le but de faire patienter un
administré ou un correspondant, veut lui signifier que son affaire n’est pas négligée et qu’elle
est en traitement. C’est une lettre d’attente qui apporte une réponse provisoire. Il s’agit
souvent de réclamations, de transmission de documents, d’erreurs de transmission etc.
Les formules fréquemment employées sont :
- J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre n°…du…relative à…
- Elle a été enregistrée sous le n°…et fera l’objet d’un examen dans les meilleurs
délais…
Ou :
 - J’ai pris bonne note de votre requête du…relative à…
- J’ai soumis la question que vous m’avez posée à l’étude de mes services et je ne
manquerai pas de vous informer de la suite qui pourra lui être réservée…
Ou encore :
- J’ai pris bonne note de votre réclamation en date du…relative à…
- Ce dossier a retenu toute mon attention et recevra après étude, la suite qu’elle mérite
dont je ne manquerai pas de vous faire part dans les meilleurs délais.
b.2. La lettre de transmission
À l’intérieur d’une même Administration, on n’envoie pas en général une lettre de
transmission. Un simple bordereau suffit parce que plus expéditif. Mais quand on adresse un
document à une haute autorité ou à une personne étrangère à l’Administration, il est
préférable d’utiliser la lettre de transmission (pour avis, pour info, pour attribution ou pour
instructions).
Les formules fréquemment employées sont : « J’ai l’honneur de vous transmettre, ci-joint
pour information… ; Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint… ».
b.3. La lettre d’accompagnement ou de présentation
Il est souvent nécessaire, lorsqu’on transmet un document complexe ou volumineux à une
autorité, de lui présenter ou de lui commenter sous forme de lettre d’accompagnement les
principaux aspects du document transmis afin d’en faciliter la lecture et la compréhension.
b.4. La lettre de rappel
Elle a pour objet d’inviter le destinataire d’une précédente lettre à répondre lorsqu’il a
omis de le faire dans un délai raisonnable. Ce délai raisonnable sera fonction des
circonstances locales susceptibles de l’allonger. Elle doit être courtoise pour le premier rappel
et de plus en plus pressante s’il s’agit d’un 2e, 3e rappel. Il est conseillé de donner un
échéancier.
b.5. La lettre circulaire
La circulaire est un document d’utilisation interne à l’Administration, à caractère
hiérarchique et à destination collective adressée par une autorité administrative supérieure à
des autorités subordonnées.
La lettre circulaire est une lettre, dans la forme et le contenu, essentiellement
informative et souvent sans référence hiérarchique.
Exemples : Le Ministre de l’Economie Le Ministre de l’Administration Territoriale
des Finances et du développement et de la Décentralisation
À À
Messieurs les Ministres Messieurs les Hauts Commissaires
 Ordonnateurs de Budgets

La lettre circulaire s’emploie dans le cadre normal d’usage de la circulaire. Sa

présentation est la même que celle d’une lettre entre services sans particularité formelle que la
désignation en suscription de plusieurs destinataires au lieu d’un service. On peut rencontrer
plusieurs types de présentation.

Chapitre IV : La note et la circulaire

La note et la circulaire sont des documents d’information descendante ; elles sont des
documents hiérarchiques, à destination collective, mais de niveau et de portée variables.
Ces documents ont soit un caractère impératif, soit un caractère explicatif. Leur style, direct
ou indirect, personnel ou impersonnel, selon les cas d’espèce, s’attache cependant à exprimer
l’autorité.
1. La note de service

Elle est toujours un document hiérarchique à destinataire collective et d’ordre interne.

En effet, c’est par ce document que l’autorité supérieure communique aux personnes et
autorités relevant d’elle des ordres ou des informations ayant un intérêt pour l’ensemble de la
nation ou un intérêt direct avec la vie du service. Ainsi, la note de service permet de porter à
la connaissance des agents l’existence d’une règlementation nouvelle ou alors de leur rappeler
une règlementation existante dont les dispositions ne sont pas observées. Exemple : Note de
service sur les horaires de travail.
Par ailleurs elle permet de déterminer l’organisation et le fonctionnement des
structures administratives. Dans tous les cas, elle sert à donner toutes les informations que
l’autorité supérieure juge utiles. La note de service a une portée collective dont les limites
sont le service. Document administratif, elle porte toutes les mentions communes (timbre, lieu
et date, objet, n° d’enregistrement, destinataire et expéditeur, signature).
Elle peut porter des mentions circonstancielles et les plus fréquentes sont les ampliations.
Dans sa structuration, la note de service comporte au moins deux (02) parties :
  lorsqu’elle informe le personnel d’une règlementation nouvelle, elle a deux parties : la
première décrit la règlementation nouvelle. La seconde invite le personnel à
l’application de cette règlementation ;
 lorsqu’elle rappelle une règlementation existante et dont les dispositions ne sont plus
observées, elle aura trois parties au moins : la première constate que la règlementation
est perdue de vue. La seconde rappelle la règlementation existante. Et la troisième
invite chacun au respect de la règlementation existante ;
 s’agissant d’une note de service portant organisation et fonctionnement de structures
administratives, ce document comportera autant de parties correspondant à
l’organisation et au fonctionnement. Ainsi :
 une première partie déterminera les diverses divisions ;
 une deuxième partie déterminera les missions ou les tâches de chacune de ces
divisions ;
 une troisième partie désignera les responsables de ces services, les agents qui
sont affectés et les tâches qui leur sont assignées ;
 une quatrième partie qui peut être la dernière invitera le personnel ou les
autorités subordonnées à faire respecter ou à respecter les dispositions de la
note de service.
La note de service est un document d’affichage lorsqu’elle est adressée à l’ensemble
du personnel d’un service, mais lorsqu’elle est adressée à des Autorités subordonnées, elle ne
doit pas être affichée. La note de service est un document strictement interne au service et ne
peut s’opposer à toute personne hors de ce service. La note de service est un document à
destinataires multiples.

Exemple 1 :

PROVINCE DE………………….. BURKINA FASO

--------------------- -------------
SECRETARIAT GENERAL DE… Unité-Progrès-Justice
---------------
N°2012-004/……… …………….,le…./…./……….

NOTE DE SERVICE

Objet : Utilisation du téléphone de service

Je rappelle au personnel de service que les appels téléphoniques pour raisons autres
 que celles du service sont soumis à l’autorisation préalable du Chef de personnel.
Par ailleurs, en vue de permettre un contrôle plus efficient des appels téléphoniques en
général, il est instauré à partir…un registre de contrôle des appels téléphoniques.

Ce registre……………..

J’attache du prix (le plus grand prix) au respect de cette mesure.

Pour le Haut-Commissaire et
Par délégation
Le secrétaire Général
Signature
Prénoms, Nom

Exemple 2 :
MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT BURKINA FASO
ET DU CHANGEMENT CLIMATIQUE Unité – Progrès – Justice
---------------------
SECRETARIAT GENERAL
------------
DIRECTION GENERALE DE L’HYDRAULIQUE

N°______/MECC/SG/DGH Ouagadougou, le…. /…. /…….

NOTE DE SERVICE

Durant l’absence de Monsieur le Directeur général de l’Hydraulique, en mission du 14 au

25 avril 2021, l’intérim de la Direction générale sera assuré par Monsieur………………..,
Directeur de l’Hydraulique agricole.

Ampliations : Le Secrétaire Général

- CAB/MEE
- CAB/MDE Signature
- SG/MEE
- Toutes Direction/MEE Prénom(s) et NOM
- Intéressé

N.B. À la différence de la note ordinaire qui s’emploie aussi bien entre égaux ou de
supérieur à subordonné ou vice versa avec un seul destinataire, et traitant d’un objet ponctuel,
la note de service est toujours un document hiérarchique à destination collective. Il existe une
note dite verbale : elle appartient au domaine de la correspondance diplomatique, et sert à
éclaircir certains points de discussion, à résumer une conversion importante ou à
communiquer certaines informations.

2. La circulaire et la lettre-circulaire
2.1. La circulaire
Semblable à la note de service, la circulaire est un document de mesure d’ordre
intérieur, remplissant les fonctions d’application et d’interprétation avec une portée plus large
que celle de la note de service. C’est un acte administratif unilatéral édicté par les supérieurs
hiérarchiques pour appliquer ou pour interpréter des dispositions règlementaires existantes ou
pour poser de nouvelles règles juridiques. Elle est obligatoire pour les agents internes à
l’administration. Elle ne produit pas en principe d’effet juridique à l’égard des administrés
qui, pour cette raison, n’ont pas intérêt à agir contre elle.
On distingue la circulaire interprétative et la circulaire règlementaire. La première
se borne à donner la compréhension que le ministre, le maire, ont par exemple d’un décret,
d’un arrêté, dans quel sens et comment il faut l’appliquer.
Exemples :
- Celle dans laquelle le chef de service recommande un certain comportement à ses
subordonnés (régler la conduite de ses subordonnés) ;
- celle qui ne comporte aucune conséquence juridique à l’égard des administrés ;
- celle qui interprète une décision antérieure ou l’existence d’une règlementation.
La deuxième est considérée comme des décisions exécutoires (un acte juridique, un acte
unilatéral, un acte pris par une autorité administrative) parce qu’elle modifie la situation
juridique des administrés.
Exemple :
- Celle qui soumet la mise en œuvre des droits des administrés à des sujets ou l’entoure
des garanties nouvelles ;
- celle qui contient une règlementation générale et impérative nouvelle.

 Présentation de la circulaire
Si la circulaire a pour objet « porter à la connaissance du personnel une règlementation
nouvelle », sa structure pourra présenter deux (02) parties :
 la première partie : transcription de la règlementation nouvelle ;
 la seconde partie : explication éventuelle et invitation à appliquer la règlementation
ainsi prévenue qui pourrait être assortie d’une menace de sanction en cas de non
application, de mauvaise application ou de négligence dans la prise de dispositions en
vue de la bonne application.
Si la circulaire a pour objet « le rappel d’une règlementation existante », il comporterait trois
(3) parties :
 la première partie ferait le constat d’une mauvaise ou d’une non application de la
règlementation ;
 la deuxième rappellerait la règlementation ;
 la troisième inviterait le personnel à respecter la Règlementation rappelée.
NB : On conclut généralement la circulaire par une formule insistant sur la nécessité du
respect des termes de l’acte.
Exemples :
- J’attache du prix au respect strict des présentes instructions ;
- J’en appelle une fois de plus à votre esprit de……….
- Je vous invite à tenir la main personnellement à……et à me rendre compte des
difficultés que vous rencontrerez dans l’application des termes de la présente
circulaire.

PREMIER MINISTERE BURKINA FASO

CABINET Unité – Progrès – Justice

Ouagadougou, le 14 février 2013

N°2012-022/PM/CAB

CIRCULAIRE

À
Tout Ministre

Objet : Nomination des directeurs au

sein des établissements de l’Etat

Il est porté à la connaissance des ministres, qu’au regard des textes régissant les
établissements publics de l’Etat, seuls les directeurs généraux, les directeurs chargés des
affaires administratives et financières et les agents comptables sont nommés par décrets pris
en conseil de ministres.
Par conséquent, toute nomination de responsables, notamment au niveau des structures
internes à l’établissement sont faites par arrêté ou décision du ministre de tutelle technique.
Je sais compter sur tous pour une application rigoureuse de la présente.
 Qualité du signataire
Signature
Prénom(s) et NOM

2.2. La lettre-circulaire
Elle se distingue de la circulaire à proprement dite : elle est une lettre dans sa forme et
dans le contenu. Elle est essentiellement informative, souvent sans référence hiérarchique. Le
point commun avec la circulaire est qu’elle est aussi adressée à des destinataires multiples. On
peut donc la mettre dans la catégorie des correspondances administratives (voir chapitre III).

Chapitre V : Le compte rendu

1. Définition
Le compte rendu est un document descriptif et non interprétatif. Il sert à rendre compte
de faits, d’évènements que le rédacteur a vécus ou constatés, ou d’activités qu’il a accomplies
ou auxquelles il a été mêlé. Le rédacteur doit rapporter objectivement ces faits, sans prendre
parti, sans les interpréter, sans formuler de conclusions personnelles. Document
d’information, le compte rendu doit être précis, exact, détaillé autant que nécessaire et
complet. Il est rédigé au présent de l’indicatif.
2. Les types de comptes rendus
Suivant leur forme et leur destination, on peut classer les comptes rendus en deux
catégories principales :
- les comptes rendus hiérarchiques ;
les comptes rendus de réunions.
En fait, les comptes rendus de réunions sont aussi généralement destinés à un supérieur. À
l’intérieur de ces catégories, il est possible d’établir des subdivisions plus précises :
- comptes rendus d’activités ou de mission ;
- comptes rendus d’accident.
a) Le compte rendu hiérarchique
Le compte rendu hiérarchique est celui que le rédacteur établit soit de sa propre
initiative, soit sur ordre, en vue de relater de façon détaillée et précise un évènement ou une
situation. Il a pour objet d’informer le supérieur et de conserver une trace écrite. Il doit donc
être d’une précision et d’une exactitude absolue. Ce genre de compte rendu n’est soumis à
aucune règle de forme particulière. Il comporte cependant en général, les principales mentions
d’identification figurant sur les lettres administratives : timbres, date, signature, plus le titre
COMPTE RENDU.
b) Le compte rendu d’activités
C’est le compte rendu détaillé et chronologique de l’activité d’un agent ou de son
service pendant une période donnée : le mois, le semestre, l’année par exemple. C’est pour le
supérieur hiérarchique, le moyen de s’informer du fonctionnement de ses services, et pour le
rédacteur, le moyen de justifier de son activité.
c) Le compte rendu de mission
C’est le compte rendu, également détaillé et chronologique, d’une mission particulière
confiée à l’agent : mission d’inspection, tournée de prise de contact avec les populations ou
d’information, travaux et contacts préparatoires d’une activité nouvelle, etc.
La rédaction d’un compte rendu est motivée :
- soit par l’ordre du supérieur qui a confié la mission ;
- soit par l’usage du service qui veut que l’on garde une trace écrite de toute mission
particulière comme de l’activité générale ;
- soit par des dispositions légales ou règlementaires qui fixent la périodicité des
comptes rendus d’activités.

Présentation :
Etabli sur un papier libre ou à en-tête, le compte rendu comportera :
- Le timbre du service du rédacteur ;
- Le titre : COMPTE RENDU, suivi de la désignation de l’activité présentée et
éventuellement du nom et de la qualité de l’agent concerné s’il s’agit d’une activité
individuelle ou d’une mission.

COMPTE RENDU D’ACTIVITES

Pour la période du 1er janvier au 30 juin 2017

COMPTE RENDU
De l’activité de Monsieur X…inspecteur de …..
Pour la période du 1er au 28 février 2017.

COMPTE RENDU DE MISSION

 De Monsieur X…inspecteur de….
Pour la période du 1er au 15 juin 2018 dans la région du Nord.
Cette présentation est préférable dans un compte rendu à l’emploi de la rubrique « objet ».
Viendra ensuite le texte du compte rendu qui sera à la fois clair, concis et précis. On
s’efforcera de faire un plan :
- une brève introduction qui précise les circonstances de la question présentée et les
motifs du compte rendu ou de l’objet de la mission ;
- un développement qui peut être chronologique, analytique ou synthétique, des faits et
des évènements relatés : il peut donc comporter des divisions en nombre variable ; il
doit mentionner, pour une mission, les personnes rencontrées ou entendues ;
- une conclusion qui sera un résumé des points présentés et éventuellement une
appréciation générale de la situation, mais le compte rendu ne formulera pas de
propositions de solutions ou de mesures à prendre pour faire face à la situation
exposée.
- Le style du compte rendu est celui de la narration ;
- Le lieu et la date de rédaction du compte rendu peuvent figurer aussi sous le prétexte
avant la signature qu’en tête de la première page, à droite en face du timbre ;
- la signature du rédacteur, présentée comme pour la lettre.
d) Le compte rendu d’accident
Le compte rendu s’impose en cas d’accident (qu’il s’agisse d’un accident de
personnes, de véhicules ou de machines), car il s’agit principalement d’aider à la
détermination des responsabilités et donc, d’établir les liens ou l’absence de liens entre
l’accident et le service. La précision et l’exactitude revêtent en ce cas une importance toute
particulière.

COMPTE RENDU D’ACCIDENT

Accident de la circulation routière du 11 janvier 2016
Route nationale n°1 ; véhicule Peugeot 504 immatriculé 11 KK 0011*BF
Chauffeur : X
Le texte du compte rendu devra comporter obligatoirement les mentions suivantes :

- S’il s’agit d’un accident de personnes :

identité complète de la ou des victimes, âge et profession ;
circonstances détaillées de l’accident (date, heure, lieu) et relation de celui-ci ;
 conséquence de l’accident (blessures apparentes, soins donnés, incapacité prévisible) ;
identité et adresse des témoins s’il y en a ;
- S’il s’agit d’un accident de véhicules :
circonstances (date, heure, lieu) ;
identification des véhicules et de leurs documents de circulation ;
identification des chauffeurs et des propriétaires des véhicules ;
relation de l’accident, au besoin accompagné d’un croquis côté de la position des
véhicules, conséquences de l’accident.
Dans tous les cas, le compte rendu sera signé par son rédacteur et, pour un accident de
véhicules, par les parties en cause, si possible.
e) Le compte rendu de réunion
Une autre catégorie importante est celle des comptes rendus de réunions, qui sont
soumis comme les précédents, aux mêmes obligations d’exactitude, de précision et
d’objectivité.
Bien qu’il n’y ait pas de règle de présentation impérative, on doit cependant trouver dans ce
type de compte rendu, certaines mentions particulières, en rapport avec leur objet.
En plus du timbre du service, on trouvera ainsi le titre, COMPTE RENDU, suivi des
indications d’identification de la réunion, la mention précise des lieux, date et heure de celle-
ci, la reprise de l’ordre du jour, la mention exacte des présents et absents, la mention du
président et éventuellement du secrétaire de séance, et, pour clore le compte rendu, une
formule consacrée donnant l’heure de levée de séance, suivie de la date de rédaction du
compte rendu et de la signature du rédacteur.
Il faut souligner qu’il existe deux catégories de compte rendus de réunion, qui se distinguent
essentiellement par la manière de relater les débats. Ces comptes rendus sont parfois appelés
« procès-verbaux » dans certaines circonstances particulières, mais ne se distinguent dans ce
cas que par quelques détails de formulation des comptes rendus ordinaires.
Les deux catégories de comptes rendus de réunion à distinguer sont les suivantes : le compte
rendu intégral ou « in extenso » et le compte rendu analytique.
 Le premier (le compte rendu intégral ou « in extenso ») se caractérise par le fait
que le déroulement de la réunion, la relation des différentes interventions, y sont repris
en style direct, en suivant le mot à mot des débats, en faisant directement parler les
participants.
Ex : Le président  : le quorum étant atteint, je déclare la séance ouverte et je donne la parole
à M. OUATTARA qui va vous exposer le premier point inscrit à l’ordre du jour.
M.OUATTARA : La première question à l’ordre du jour est la suivante… Comme vous le
savez cette question a fait l’objet de travaux préliminaires au sein de mon ministère et je
voudrais vous présenter les résultats de ces travaux en précisant les conditions dans
lesquelles ils ont été réalisés. Etc.
La difficulté de ce type de comptes rendus, c’est qu’il exige une grande rapidité de
prise de notes. On ne peut les rédiger qu’à partir de notes sténographiques ou sténo typiques,
ou d’enregistrement au magnétophone.
On les appelle parfois comptes rendus sténographiques.
Ces comptes rendus intégraux sont rarement utilisés dans l’Administration. Ils ne le sont
que pour la transcription des débats d’une assemblée politique ou d’un organe institutionnel
tenant des réunions statutaires ou des sessions régulières d’une certaine solennité, ou alors
pour une réunion dont l’objet revêt une importance exceptionnelle.
 Pour le second (le compte rendu analytique), dans la plupart des cas, on rédige des
comptes rendus plus brefs, qui ne retiennent de la réunion que les éléments essentiels.
Ces comptes rendus sont dits analytiques en ce sens que tout en restant objectifs et non
interprétatifs, ils s’écartent du mot à mot du style direct, séparent l’essentiel de l’accessoire et
ne conservent des débats que ce qui est nécessaire à leur compréhension et à celle des
questions traitées et des solutions retenues.
Ils sont rédigés en style indirecte.
On cite les propos des participants en les nommant, mais on ne les fait pas parler directement.
Exemple : Après avoir constaté la présence de tous les participants invités, le président
déclare la séance ouverte e donne la parole à M. KONE qui fait le point des travaux de son
service sur la première question inscrite à l’ordre du jour.
La relation de la réunion est faite au présent de l’indicatif. C’est en effet le temps le plus
intemporel et le plus simple, celui qui conserve aux faits rapportés toute leur actualité. C’est
pour la même raison, que ce temps est utilisé dans la rédaction du dispositif des textes
règlementaires.
Cependant, les mentions introductives, servant à définir la réunion et à préciser le cadre, sont
présentées à un temps du passé.

 Présentation des mentions spécifiques.

- Le titre : comme précédemment indiqué, on mentionnera les mots « COMPTE
RENDU » et la nature et la date de la réunion .

COMPTE RENDU
 De la réunion du 20 avril 2018
relative à la préparation du cycle de formation
administrative des cadres techniques.
- L’introduction  : Sous le titre, le compte rendu débute par une phase d’introduction
qui reprend la nature de la réunion, la date, l’heure et le lieu.
Exemple : Le vendredi 20 avril 2018 à 9h s’est tenue dans la salle de conférence de
l’Université de Ouahigouya, une réunion relative à la préparation du cycle de formation
administrative des cadres techniques.
- La liste des participants suit cette introduction. Il doit être apporté le plus grand soin
par le rédacteur, afin d’éviter :
de commettre des erreurs de noms et de fonction et notamment des erreurs
d’orthographes ;
de citer comme absente une personne présente et vice versa ;
de commettre des fautes de présence dans l’énumération des participants.

Sur ce point, deux solutions sont possibles :

ou bien l’ordre de préséance ne fait pas de doute et il est facile de classer les
participants par ordre d’importance décroissant. Dans ce cas et à rang égal, la
courtoisie veut que l’on place les femmes avant les hommes ;
ou bien l’ordre de préséance n’est pas évident et pose quelques problèmes
diplomatiques. Dans ce cas la solution la plus facile consiste à dresser la liste dans
l’ordre alphabétique.
Pour être sûr de n’oublier personne, on fera circuler en cours de séance, une feuille de
présence ou d’émargement sur laquelle il sera demandé à chacun d’inscrire son nom et sa
qualité. Cette feuille sera conservée, elle permettra d’éviter toute contestation ultérieure.
Dans le compte rendu, la liste des participants énumérera d’abord les présents, puis les
absents en signalant s’il a lieu que cette absence a été excusée, par la simple mention
« excusée ». Ce qui signifie a contrario que les autres ne le sont pas, ayant négligé de prévenir
de leur empêchement.

Exemple :
Etaient présents (ou bien assistaient à la réunion) :
MM. …..Directeur de ……Président
 …..Chef du service de…ministère de….
Mme …..Chef du service de…ministère de….
MM. …..Conseiller technique du…
…...Expert des Nations Unies/ministère de….
Etaient absents :
MM. X…conseiller pédagogique, ministère de…
Y…Professeur à l’UFR/…(Excusé)
Ou Etaient excusés :
MM.….
…..
Lorsqu’il s’agit d’une réunion à séances périodiques, dont la liste des participants est
homogène (par exemple : tous les chefs de services d’un ministre, tous les professeurs d’une
école, etc.), ou bien lorsque l’effectif est très élevé, il n’est pas nécessaire ou pas possible de
reprendre la liste nom par nom. Il suffira d’indiquer que tous les intéressés, ou toutes les
personnes convoquées sont présentes, sauf éventuellement à désigner nominativement les
absents.
Pour certaines réunions à caractère statuaire, certains participants peuvent avoir voix
délibérative, d’autres ne sont prévus qu’à titre consultatif. La liste des présents comportera
alors ces deux rubriques.
- L’ordre du jour sera brièvement rappelé, après l’énoncé des présents et absents.
Exemple :
Figuraient à l’ordre du jour les questions suivantes :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..
- La formule d’ouverture de la séance marque le début du compte rendu proprement dit.
C’est sur cette formule que le rédacteur passe au présent de l’indicatif.
M.…. qui préside la réunion déclare la séance ouverte et…. (suit la relation de la séance en
style indirect, comme indiqué plus).
M.A…président, déclare la séance ouverte.
Pour les réunions de commission à caractère statuaire, il peut se faire que soit posée une
condition de quorum de présence pour que la réunion puisse se tenir valablement. Ce quorum
devra être mentionné. S’il n’est pas atteint la séance est ajournée.
M.…, président de séance, constate que le quorum statuaire des 2/3 des membres est atteint et déclare
la séance ouverte
- Le texte du compte rendu sera analytique. Il résumera brièvement chaque intervention en
signalant son auteur, dans l’ordre chronologique.
Lorsqu’une discussion est engagée entre plusieurs personnes, il est inutile d’en rependre tous
les détails, qu’il n’est d’ailleurs pas possible de noter dans le feu de la discussion. On la
résumera donc dans une formule générale en reprenant l’idée principale et la conclusion.
À propos des conclusions dégagées, on signalera également si l’accord des participants est
total ou, si certains (à citer) exprime des réserves.
Une discussion s’engage entre MM. A, B et C sur le point de savoir si….
M.…intervient alors pour proposer que….sa proposition recueille un assentiment général.
M.…émet toutefois la réserve suivante….

- La formule finale
Le compte rendu se termine par une formule qui constate l’épuisement de l’ordre du jour et
l’heure de levée de séance.
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 11h30.

- La signature du rédacteur précédée de sa qualité et éventuellement de la date de

rédaction, si celle-ci n’a pas déjà été portée en tête de la première page.
La position en fin de compte rendu est la plus courante et doit être préférée. Le rédacteur
signalera en quelle quantité il signe le compte rendu.
Ouagadougou, le 20 février 2021
Le chef du service de Secrétaire de….
Secrétaire de séance
A. COULIBALY

NB : Le rédacteur a intérêt à rédiger son compte rendu le plus rapidement possible après la
réunion de façon à avoir encore en mémoire tous les éléments propres à compléter ses notes.
 Chapitre VI : Le procès-verbal
Malgré son nom, qui correspond à une ancienne réalité, le procès-verbal est un
document écrit. Le procès-verbal, au sens normal du terme, se définit comme étant la relation
par un agent assermenté (magistrat, officier de police judiciaire…) de ce qu’il a fait, vu ou
entendu dans l’exercice de ses fonctions.
C’est donc une forme particulière de compte rendu en ce sens qu’il fait foi jusqu’à
l’administration de la preuve contraire, car ne pouvant être établi que par des agents
spécialement habilités à cet effet. En d’autres termes, c’est un acte authentique destiné à servir
de preuve et opposable à tous.
Cependant le terme « procès-verbal » a été repris par l’Administration, dans un sens
très large, pour désigner des documents qui ne sont que des comptes rendus ordinaires, sans
valeur spéciale sur le plan légal, mais auxquels on a voulu donner, par un formalisme repris
du procès-verbal véritable, une signification particulière.
Il existe différentes catégories de procès-verbaux.

1. Le procès-verbal proprement dit ou procès –verbal judiciaire

a) Définition
C’est le seul qui corresponde à la définition originelle donnée plus haut.
Acte authentique destiné à servir de preuve, ce procès-verbal ne peut être établi que par un
agent commissionné par les autorités judiciaires, à la demande de ces autorités ou des
autorités administratives : magistrats instructeurs, commissaires de police et officiers de
police judiciaire en général, ingénieurs de voirie et autres fonctionnaires assermentés
appartenant à certains corps particuliers (eaux et forêts, douanes).
L’agent verbalisateur ne peut relater que les faits qu’il a lui-même constatés ou qui lui
ont été directement rapportés et, dans ce dernier cas, l’origine de l’information doit être
précise : c’est la déclaration faite qui est constatée dans le procès-verbal et non les faits eux-
mêmes.

b) Présentation
Le procès-verbal peut être rédigé sur papier libre ou sur formulaire imprimé. Il doit
comporter toutes les mentions d’identification utiles et le titre PROCES-VERBAL, suivi de
sa qualification.
Il commence par l’indication de la date en toutes lettres suivie de l’heure : « l’an deux mil
dix-huit et le dix mai à seize heures… »
Cette présentation de la date est suivie du texte du procès-verbal, rédigé à la première
personne du pluriel (pluriel de modestie indiquant que l’agent efface sa personnalité derrière
sa fonction). L’agent verbalisateur énoncera d’abord ses noms, prénoms et qualité, puis la
nature, l’origine et l’étendue du pouvoir en vertu duquel il agit ainsi que le cadre de son
intervention. S’il agit en vertu d’une commission particulière, il indiquera donc de quelle
autorité il la tient. Il précisera ensuite le lieu où il accomplit sa mission.
(Date), nous, COULBALY Alassane, gendarme de la brigade de…agissant en vertu
d’une réquisition de M. le préfet de… nous sommes rendus au village de….pour y
entendre M…, planteur domicilié dans ledit village, lequel nous a déclaré ce qui
suit…
Suit donc la relation des propos entendus, des constations faites, des opérations accomplies
avec mention de l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause ou entendues et des
témoins cités. La relation sera précise, claire, complète et objective, sans aucune
interprétation, sans aucune appréciation personnelle.

c) Les procès-verbaux administratifs

a) Définition
Les procès-verbaux administratifs sont ceux que dresse un agent de l’Administration à
l’occasion de certains évènements ou de circonstances particulières en relation avec l’exercice
de ses fonctions. Ce sera notamment le cas lorsqu’il y a lieu de rendre compte de l’exécution
d’une mission mettant en cause des particuliers et accomplie selon certaines règles précises.
Lorsqu’il y a lieu d’établir (contradictoirement) un partage de responsabilité, de constater des
droits ou des infractions à des règles administratives, etc. Le procès-verbal administratif est un
acte qui consigne des informations généralement destinées à des services ou toutes autres
structures et à servir le cas échéant de document de référence. Il sert également à garder
certains actes importants de la vie de l’administration.
Les principaux services émetteurs de procès-verbaux administratifs sont les services des
finances, de l’inspection du travail, du contrôle des prix, des domaines, etc. Ces agents sont
généralement dûment commissionnés à l’effet d’établir des procès-verbaux (procès-verbal de
tentative de saisie, procès-verbal de réunion, procès-verbaux de vente, d’inspection, de
conciliation, etc.).
Certains procès-verbaux ne marquent que de manière périodique la gestion du service ou
la vie interne des structures et sont en réalité des comptes rendus solennels d’opérations
passées entre deux agents. Ils ont donc un caractère contradictoire qui délimite les
responsabilités de chacun et vise à éviter les contestations ultérieures. On les appelle des
procès-verbaux de passation de service.

b) Présentation
Le procès-verbal administratif n’a pas besoin d’être soumis à la même rigidité et au même
formalisme de présentation que le procès-verbal judiciaire. C’est un document très courant,
présenté sous différentes formes selon les administrations. Si l’agent qui établit le procès-
verbal agit seul, il écrira à la première personne du singulier : (Je soussigné…). Si le procès-
verbal est contradictoire entre deux agents, le style sera impersonnel.

2. Le procès-verbal de réunion
a) Définition
C’est là aussi un simple compte rendu et non un acte authentique mais, alors qu’il peut à
la limite y avoir d’une réunion autant de comptes rendus que de participants (chacun rendant
compte à son supérieur hiérarchique), il n’y aura de cette réunion qu’un seul procès-verbal qui
en sera la relation officielle.
On dresse un procès-verbal d’une réunion lorsque des décisions importantes sont prises au
cours de celle-ci, afin de leur donner une forme définitive. C’est principalement le cas des
réunions que tiennent les assemblées et les commissions institutionnalisées, sur le plan
national, régional ou local. Pour ces réunions, qui ont un caractère statuaire, on dresse
toujours un procès-verbal et non un simple compte rendu.
Etant la relation officielle de la réunion, la version qu’il en donne doit être approuvée par tous
les participants. Cette approbation doit être donnée au début de la séance suivante et
mentionnée dans le nouveau procès-verbal. Dans ce cas, le procès-verbal est dit adopté. Il ne
peut alors plus être contesté par les participants, mais n’a pas de valeur supérieure à celle d’un
compte rendu pour les tiers, qui n’ont par ailleurs aucune raison particulière de le suspecter.

b) Présentation
La forme générale du procès-verbal de réunion est celle du compte rendu. Comme lui, il
peut être intégral ou analytique. Comme le compte rendu, il comportera les mentions
suivantes avec quelques variantes :
- le timbre de la collectivité ou du service ;
- le titre : PROCES-VERBAL suivi de la désignation de l’objet.

Exemple : PROCES-VERBAL DE LA REUNION DE LA COMMISSION

D’OUVERTURE DES PLIS DE…

- La date de la réunion, présentée de la façon la plus solennelle propre aux procès-

verbaux (l’an deux mil….) et celle de convocation des membres ;
- l’identité et la qualité du président, celle des personnalités éventuellement présentes ;
- l’identité du secrétaire de séance ;
- la liste des participants, présents et absents, avec toutes les précisions utiles sur la
nature de leur participation (voix délibérative ou consultative) ;
- l’ordre du jour détaillé ;
- la mention du caractère public ou à huis clos (motivé) de la séance ;
- la mention du quorum requis (qui n’est généralement plus exigé s’il s’agit de la
reprise d’une séance remise une première fois faute d’avoir atteint le quorum) ;
- la mention de la lecture et de l’approbation du procès-verbal de la séance précédente,
avec indication des rectifications éventuelles à y apporter ;
- la mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la séance avec
indication de l’heure ;
- lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la répartition des
voix pour et contre et des abstentions ; mention également du caractère secret ou non
du scrutin ;
 - la mention de toutes les interventions et de tous les incidents de séance ;

A la différence du compte rendu, qui n’est signé que de son rédacteur, le procès-verbal doit
obligatoirement être signé également par le président de la séance.
NB : Différences entre procès-verbal et compte rendu :

- le procès-verbal a une présentation plus normalisée que celle exigée par le compte
rendu ;
- le procès-verbal a un caractère plus officiel que le compte rendu.

Chapitre VII : Le rapport

Le rapport est un document d’information ascendante qui s’apparente au compte rendu
en ce sens qu’il expose, comme celui-ci, de manière objective une question importante.
Toutefois, à la différence du compte rendu, le rapport fait un commentaire critique sur le
problème traité. En effet, le rédacteur d’un rapport porte sur les éléments objectifs exposés,
des appréciations et un point de vue personnel. Il dégage enfin des conclusions tout en
formulant des propositions à même de solutionner la situation ou le problème relaté.
Le rapport est donc une relation interprétative, parfois même une véritable
démonstration. Il n’a cependant pas un caractère péremptoire. En effet, s’il formule des
propositions, envisage des solutions, celles-ci seront présentées au conditionnel, qui est le
mode de la suggestion : s’adressant à un supérieur, ces propositions ne sauraient paraître
vouloir s’imposer. Le supérieur garde toute la liberté pour leur donner la suite qu’il estime
opportune, et cette nuance doit apparaître dans le rapport au moment de la conclusion.
 Le rapport est un document important de la vie administrative : la plupart des actes et
des interventions de l’Administration prennent appui ou se terminent sur et par des rapports.
Tous les services, qu’ils soient purement administratifs ou qu’ils soient à vocation technique
spécialisée, font un large usage du rapport, en diverses circonstances, et ces rapports seront,
selon le cas, plus ou moins courts ou longs, sommaires ou élaborés dans leur rédaction, mais
toujours exhaustifs sur la question traitée.
Le rapport n’est soumis à aucune règle particulière, bien que le souci de rigueur dans
l’exposé conduise à une certaine logique dans la présentation. Il existe cependant certaines
variantes entre les rapports en fonction de leur objet, ce qui nous conduit à les classer en
différents types.

1. Les différents types de rapports

a) Le rapport d’étude
C’est celui qui présente les résultats d’un travail de recherche ou de réflexion sur une
question précise étudiée par le rédacteur. C’est la forme de rapport la plus courante, qui peut
porter sur les questions les plus diverses : évolution démographique d’une région, opération
de lutte contre la sécheresse, campagne de reboisement, déroulement d’une opération
quelconque.

RAPPORT
Sur l’évolution démographique de la région du Nord entre 2000 et 2012

MINISTERE DE………. Nom de

l’ETAT
SECRETARIAT GENERAL devise
N°……………. /…………………….
Lieu……………….date………………….
Rapport
À Monsieur le………………………………………….
Objet : ………………………….

1 : Introduction
 - J’ai l’honneur……………………
- Comme suite à……………………

2 : Développement
- Exposé des faits
- Raisonnement et commentaires
- Propositions

Le développement sera charpenté de façon plus ou moins apparente (parties, sous

paries) en fonction de son volume.
3 : Conclusion
Résumé des propositions présentées (important surtout pour un long rapport) et s’il y a lieu
demande d’instructions.

Qualité
Signature
Prénom (s) NOM

Ce genre de rapport suppose de la part de son rédacteur une étude approfondie de la question
traitée. L’exposé devra montrer la parfaite connaissance de sujet. Il sera émaillé de
commentaires, dégagera les éléments significatifs et formulera des propositions ou des
suggestions.

b) Le rapport d’inspection et le rapport de mission

Le premier est le rapport établi par un supérieur ou un agent d’un corps d’inspection,
lorsqu’il a effectué une tournée de contrôle dans des services ou auprès d’agents subordonnés.
Le second, bien que différent au fond, est de forme voisine. Il concerne une mission
précise et située dans le temps, effectuée par un agent.
Ex : Mission dans la Région du Nord suite aux inondations du…
De façon générale, le rapport consiste à exposer correctement les faits relevés ou
constatés. En outre, l’activité de l’agent ou le fonctionnement de service doit être apprécié au
regard des normes légales et règlementaires et des résultats atteints dans l’accomplissement de
la mission du service. Tous les aspects (financiers, social, etc.) en rapport avec cette activité
doivent être pris en considération.
 Le rapport doit relever les aspects positifs, mais développera davantage les aspects
négatifs. Il doit pouvoir servir de référence pour l’amélioration de la règlementation ou du
service.
Ce type de rapport ne doit donc pas être rédigé dans esprit de pénalisation ou de brimade des
subordonnés dont on critique l’activité. Il doit au contraire, dans un esprit constructif, signaler
les erreurs et indiquer les améliorations possibles, avec comme préoccupation la formation et
le perfectionnement des agents subordonnés concernés, à qui il devrait être communiqué. Il va
donc largement au-delà du simple compte rendu que l’on peut rédiger dans les mêmes
circonstances.
c) Le rapport disciplinaire
C’est le rapport adressé par un supérieur à une autorité hiérarchique plus élevée pour
signaler le mauvais comportement d’un de ses agents et demander une sanction en son
encontre.
Il exposera clairement et chronologiquement les faits reprochés et suggérera la sanction. Il
sera rédigé sobrement et sans excès dans l’expression. Les faits qui justifient la demande de
sanction doivent être présentés objectivement.
NB : Ce rapport possède son contraire : il est en effet également possible d’envoyer à
l’autorité supérieure un rapport pour signaler le caractère exemplaire de l’activité de l’un de
ses subordonnés et le proposer pour une promotion ou une distinction.
d) Le rapport périodique
C’est celui rédigé périodiquement pour rendre compte du fonctionnement d’un service.
Mais à la différence d’un simple compte rendu, les faits seront commentés et interprétés pour
en tirer des conclusions. Il peut être mensuel, semestriel ou annuel.
Ce genre de rapport est généralement prévu par une disposition règlementaire et est souvent
assujetti à un schéma imposé qui fixe les points qui doivent être obligatoirement abordés. Cela
facilite les comparaisons entre les services ou d’un service à l’autre et permet une meilleure
exploitation des renseignements. C’est notamment le cas des rapports annuels qui peuvent se
présenter sous la forme de documents volumineux.
e) Le rapport technique
Il est consécutif à une mission ou à une inspection effectuée sur ordre de l’autorité
supérieure ou dans le cadre normal des activités d’un fonctionnaire.
Il comporte deux parties principales :
- un exposé des faits constatés ;
 - une proposition de mesures à prendre (ou le compte rendu des mesures prises), pour
remédier à une situation anormale donnée.
f) Le rapport de présentation
Pour soumettre un projet de décret ou d’arrêté à la signature de l’autorité supérieure, on
l’accompagne d’un rapport de présentation qui décrit et justifie le projet de texte
règlementaire. Tout en s’efforçant d’être bref, ce type de rapport doit présenter une
argumentation solide en faveur du texte proposé. On doit y mentionner :
- les références légales et règlementaires qui servent de cadre juridique au projet ;
- les éléments circonstanciels qui justifient le nouveau texte ;
- les principaux aspects du texte proposé, en insistant sur ceux qui sont originaux par
rapport aux textes antérieurs ;
- les modalités d’application et d’interprétation qui devront être prises ultérieurement. Il
s’agit d’expliquer le texte pour en préciser les motifs et les orientations ;
- les visas et autres éléments de garantie requis en fonction de la nature et de l’objet du
texte proposé.
g) La communication orale en Conseil des ministres
C’est le rapport présenté par un ministre au conseil des ministres. Elle a pour but
d’informer le chef de l’Etat ainsi que les autres membres du Conseil de l’évolution d’une
activité ou d’une situation dont la réalisation ou le contrôle entre dans les attributions du
ministre qui présente la communication. Elle peut donc avoir un caractère purement
informatif. Elle est présentée soit à la demande du chef de l’Etat ou du chef du gouvernement,
soit à l’initiative du ministre.
La communication orale en Conseil des ministres s’impose :
- lorsqu’elle porte sur une demande de crédits ;
- lorsqu’elle concerne les relations internationales (envoi de fonctionnaires en mission à
l’étranger par exemple) ;
- lorsqu’il y a lieu de demander au Conseil son accord de principe pour la réalisation
d’une activité à caractère exceptionnel.

g.1. Présentation de la communication

C’est un rapport qui, sous le timbre du ministre initiateur, porte le titre :
« COMMUNICATION EN CONSEIL DES MINISTRES »
Présenté sous le schéma habituel : introduction, développement, conclusion, il doit être
aussi bref que possible. La communication est signée par le seul ministre initiateur si elle a un
caractère purement informatif. Elle sera signée également par le ministre des Finances si elle
porte sur une demande de crédits et par le ministre des Affaires étrangères si elle met en
branle les relations avec l’étranger.
Plusieurs ministres peuvent présenter une communication conjointe. Dans ces cas, le ministre
initiateur signera en dernier, à droite ; les autres signatures seront présentées à gauche de la
sienne.
La communication, signée et polycopiée, sera envoyée au Secrétaire général du gouvernement
pour être inscrit au rôle d’une des séances du conseil.

g.2. Construction du rapport

Le travail d’élaboration d’un rapport se décompose en trois phases.
La recherche des éléments  : faits et idées
Recherche objective des faits ou des éléments de tous ordres à prendre en
considération. Il faudra ensuite soumettre ces éléments à une réflexion critique en référence
avec l’objet du rapport qui doit être circonscrit avec précision. On ne retiendra donc que les
faits, éléments ou idées en relation précise avec la question traitée.
Cette réflexion permet de bien cerner le problème dans ses différents aspects et d’avancer le
thème de la conclusion que l’on proposera.

Le classement des idées

Le rapport doit être un document constructif, c’est-à-dire qu’il doit fournir les
conditions d’une action. Il ne pourra l’être que s’il est lui-même construit.
C’est pourquoi, il importe de classer les éléments à exposer, d’ordonner les idées en fonction
de leur importance et en établissant entre elles une progression, de faire un plan.
Le lecteur du rapport doit pouvoir suivre sans difficulté le développement du raisonnement
jusqu’aux conclusions présentées.
Ces conclusions ne seront acceptées que si elles paraissent logiquement amenées par une
argumentation sans faille c’est-à-dire qui ne soulève de la part du lecteur réserve, aucune
objection, aucune réticence.
La construction du plan est donc un des aspects les plus importants de l’élaboration du
rapport.

La rédaction du rapport
Elle doit être faite dans le respect d’une certaine structure qu’il convient de ne pas
négliger si l’on veut que le rapport soit un document de travail efficace. Cette structure
comprend grossièrement trois parties : l’introduction, le développement, la (ou les)
conclusion(s).
L’introduction
Elle doit être brève : elle sert à situer le rapport dans ses motifs, dans ses circonstances
(administratives, règlementaires ou de fait), dans son objet (en délimitant le problème traité),
dans sa destination (information, demande d’instructions, prise de décision).
Le développement
C’est la partie centrale du rapport, la plus difficile à mettre en forme, car c’est là que
doivent apparaître tout particulièrement la logique de l’exposition et la rigueur de
l’argumentation, débouchant sur des conclusions qui doivent emporter l’adhésion du lecteur.
Le plan général du développement s’articule selon le schéma suivant :
- l’exposé des faits : c’est la partie objective qui ne doit reposer que sur des éléments
exacts, véritables, irréfutables.
- l’argumentation ou le commentaire autour des faits exposés : c’est la partie créative
du rapport ; celle où intervient l’opinion personnelle du rapporteur ; celle où il met en
œuvre ses facultés d’analyse et de synthèse, où il manifeste la rigueur de sa pensée.
- les propositions de solutions soumises au supérieur hiérarchique : c’est la partie
constructive du rapport, qui doit présenter non seulement la ou les solution(s)
envisageables, mais aussi parfois leurs modalités d’application lorsqu’il s’agit d’une
affaire complexe.

Ce schéma général d’articulation du développement n’empêche pas, bien au contraire, un plan

plus charpenté, et sous-titré, qui se justifie surtout pour les rapports d’une certaine ampleur
(rapport d’étude, rapport périodique par exemple).

La conclusion
C’est le rappel sommaire des principaux aspects du rapport et des solutions proposées,
qui seront repris sans autre argumentation.
Ce rapport peut être assorti, s’il y a lieu, d’une demande d’approbation ou d’une demande
d’instruction, en fonction de la formulation des conclusions proposées.
En résumé, retenons que le rapport, surtout lorsqu’il est le résultat de l’étude approfondie
d’une question complexe, doit faire la preuve que l’auteur a dominé son sujet : donc pas de
redites, de retours en arrière ; les idées seront classées selon la règle de l’intérêt croissant
toutes les fois que l’on n’est pas tenu par un plan chronologique ou imposé.

2 Présentation du rapport
La première page du rapport comportera les mentions suivantes :
- timbre du service du signataire ;
- lieu et date ;
- titre du rapport et indication du destinataire suivi de l’objet du rapport ;
- la signature de l’auteur figurera à la dernière page, son nom et sa qualité sur la page
de couverture s’il y en a une.
On trouvera en outre, pour chaque type de rapport et dans le corps du texte, les éléments
spécifiques que nous avons cités plus haut.
Il n’y a pas pour la formulation du titre de règles impératives, sinon que le mot « RAPPORT »
doit y être apparent : l’objet du rapport, comme la désignation du destinataire, peuvent être
intégrés au titre ou présentés à part.

Exemples de présentation de titres de rapports :

RAPPORT
à monsieur le Ministre de la Fonction publique, du Travail et
de la Protection sociale sur la préparation des concours professionnels
à l’Ecole Nationale d’Administration et de Magistrature (ENAM).

RAPPORT
à monsieur le Ministre de la Fonction publique,
du Travail et de la Protection sociale

Objet : Demande de sanction contre M. ....matricule n°...

Secrétaire administratif à l’ENAM
Le titre peut être plus impersonnel et ne pas mentionner de destinataire :
RAPPORT D’ACTIVITE
du Centre de Formation continue des Cadres
pour l’année 2014-2015

Lorsque le rapport est bref, le texte commencera sur la première page, sous le titre.
Il n’y a, bien entendu, pour le rapport, ni formule de politesse, ni formules de courtoisie.
Toutefois il sera envoyé en suivant la voie hiérarchique, à l’autorité supérieure accompagnée
d’une courte lettre ou note de transmission.
Lorsque le rapport présente des propositions qui appellent une réponse nécessaire à la
poursuite de l’activité, il est possible d’exprimer l’attente d’instruction par une formule telle
que celle-ci :
Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais très obligé de bien vouloir me faire
parvenir vos instructions.
Ou bien : Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de bien
vouloir me retourner le présent rapport revêtu de votre approbation, pour valoir décision.
Pour conclure, précisons que la longueur du rapport doit être celle qui est strictement
nécessaire à l’exposé complet de la question traitée. 

Deuxième partie : La communication orale professionnelle

INTRODUCTION
Pour tout homme, la communication est un passage obligé pour entrer en relation avec
autrui. Parler en public semble à la portée de tout le monde. Il existe toutefois des techniques
et des astuces qu’il faut connaître et maîtriser si l’on veut tirer pleinement parti de chacune de
ses prestations en public. L’art de la parole en public n’appartient pas qu’aux politiciens, aux
comédiens ou à certains patrons de grandes entreprises. Même si, comme le disait le vieux
sage, ce ne sont pas toujours ceux qui savent le mieux parler en public qui ont les choses les
plus intéressantes à dire, nous avons tous l’obligation de devenir de meilleurs communicateurs
et cela, dans notre propre intérêt. En effet, certains philosophes qui se sont penchés sur la
question estiment que 85% de notre réussite dans la vie dépend de notre habileté à
communiquer avec les autres. En effet, formuler maladroitement son opinion, ne pas
l’exprimer clairement, c’est un peu comme être incapable de penser, donc être incapable de
convaincre les autres. L’art de la parole est utile dans plusieurs circonstances de la vie, aussi
bien sociale que professionnelle. Dans notre propos, nous allons essentiellement nous pencher
sur l’entretien, en lien avec la négociation et l’embauche, ainsi que l’exposé oral préparé.

Chapitre I : Entretien et négociation

L’être humain est un être social, toujours en contact avec les autres. Pour réussir notre
contact avec autrui, nous devons réussir nos entretiens. Certains hommes en ont même fait un
métier. Le travail de tout représentant d’une organisation, par exemple, consiste justement à
animer des entretiens personnels ou téléphoniques. Il faut faire une distinction entre le simple
bavardage et l’entretien. Le premier est un échange amical entre deux personnes, souvent sans
grandes conséquences. L’entretien, au contraire, est un exercice qui doit être planifié et
organisé, et qui doit viser un objectif bien précis. Qu’il s’agisse d’une discussion, d’un
interrogatoire, d’une entrevue, d’un débat ou d’une confession, chaque entretien est unique.
Car, si l’amorce est souvent la même dans certains cas (commerce par exemple), la façon dont
l’entretien évoluera et se conclura sera différente d’une occasion à l’autre. L’entretien permet
l’échange d’informations. Pour le maximiser, il faut le mener convenablement et agir pour
inciter la communication. C’est pourquoi il doit se préparer avec tout le sérieux possible.
1) Les préalables à l’entretien
Pour réussir un entretien, il faut le préparer adéquatement. En cours d’entretien, il faudra
établir le contact, susciter un climat favorable aux échanges, laisser parler l’autre, l’aider au
besoin à progresser en reformulant ses propos, résoudre les conflits qui pourront surgir et,
finalement, conclure. En réalité, la réussite d’entretien repose sur vos épaules de
communicateur. Afin de se préparer convenablement à tout entretien, il faut en définir le fil
conducteur. Ce dernier doit être concret, précis, logique et cohérent. Quel est le but véritable
de l’entretien ? Quels sont les objectifs, avérés ou non, poursuivis ? S’agit-il d’une entrevue
de sélection ? Devons-nous accueillir quelqu’un ? L’entretien a-t-il pour but de résoudre un
problème ? S’agit-il de prendre une décision, d’évaluer un dossier, une situation ? Est-ce une
rencontre de négociations, de vente ou s’agit-il de recueillir des informations ? À l’évidence,
notre préparation sera différente selon la finalité de l’entretien. Il faut ensuite obtenir des
informations sur notre interlocuteur. Un peu comme pour la préparation d’un discours devant
public, il faut savoir à qui nous nous adressons. Quel est son nom ? Son âge ? Son groupe
d’appartenance ? Sa nationalité (cela peut en effet avoir une grande importance en raison des
différences culturelles) ? Est-ce votre employeur ou votre employé ? Votre conseiller ou votre
client ? Quel est son niveau de scolarité ? Connaît-il le sujet à l’ordre du jour ? Quels sont ses
intérêts, ses besoins, ses attentes ? Il est essentiel de connaître la réponse à toutes ces
questions avant d’aller de l’avant. Enfin, il faut bien comprendre le contexte dans lequel
l’entretien se déroulera. Aura-t-il lieu dans un cadre officiel, telle une entrevue de sélection ?
Ou se déroulera-t-il au contraire en tête-à-tête devant une tasse de café ? Cela se passera-t-il
dans un lieu public ? Serez-vous assis ou debout ? Serez-vous face à face ou au téléphone ?
Une fois ces questionnements levés, vous êtes prêts pour conduire l’entretien.
Nous avons besoin de moins de 10 secondes pour nous faire une idée sur notre vis-à-vis.
Le reste du temps passé ensemble servira à confirmer ou à infirmer cette première impression.
Pour projeter une bonne image, ayez donc à cœur de respecter les incontournables suivants :
- rester maître de soi;
- porter des vêtements propres et conformes à la situation;
- soigner ses cheveux;
- avoir un bon maintien;
- occuper l’espace;
- établir et maintenir un bon contact visuel.
Sachez surtout que le non-dit jouera ou non en notre faveur. Il compte pour 93% de la
communication. Vu son poids, il convient de maîtriser certains outils pour maximiser son
impact positif lors de nos entretiens.
2) Les outils du non-dit
- Le regard : il constitue l’un des meilleurs outils de communication dont nous
disposions. Nous aimons tous un regard franc, direct, honnête. Soutenu mais pas
impoli. Au contraire, un regard fuyant, par en dessous, inquisiteur, déplaît à tous ;
- le sourire : Le sourire est l’une des premières formes de communication que nous
pratiquons depuis la tendre enfance. Le sourire rassure. Le sourire invite à la
confidence. Il contribue à établir un contact, une complicité même, entre deux
personnes. Un sourire trop insistant peut avoir l’air forcé, artificiel, mais, au moment
 opportun, un sourire franc, loyal ne peut que contribuer à établir un contact amical et
cordial ;
- une voix chaleureuse : Après les yeux, la voix est probablement le prochain outil de
communication dont vous vous servirez. Nous nous sentons tous bien avec quelqu’un
qui nous parle d’une voix chaude et enveloppante. Cela aussi invite aux confidences.
Exercez-vous à placer votre voix pour qu’elle devienne chaleureuse et cordiale.
Enregistrez-vous. Écoutez-vous et corrigez ce qui vous agace. En cours d’entretien,
étudiez la voix de votre interlocuteur. Est-elle posée et calme ? Au contraire, s’agit-il
d’une voix agressive ou dérangeante ? Voilà autant d’indices qui vous renseigneront
sur la marche à suivre pour la poursuite de l’entretien ;
- la poignée de main : Lors d’une rencontre entre deux personnes, la poignée de main
constitue l’un des premiers messages envoyé à notre interlocuteur. Trop molle, elle
dénote la faiblesse ou le désintérêt. Du bout des doigts, elle indique « je ne veux pas
être mêlé à vos affaires ». Trop rigide, elle trahit de l’agressivité et de l’impatience.
Pour réussir une bonne poignée de main, il faut tendre la main entière, faire contact
avec l’autre main entre le pouce et l’index, serrer fermement mais sans excès et
relâcher sans précipitation. Une telle poignée de mains fait montre de compétence et
d’autorité ;
- apprivoisez l’autre : Il y a des personnes expéditives, directes, qui vont droit au but.
C’est un style. Soyez conscient du vôtre. Êtes-vous direct dans votre approche, ou
aimez-vous prendre des détours ? Et votre interlocuteur ? Utilise-t-il, dans ses
communications, le style direct ou bien indirect ? Adaptez votre style au sien. Quoi
qu’il en soit, il faut d’abord établir un rapport cordial en apprivoisant l’autre. Dans les
préliminaires, cherchez des points communs avec votre interlocuteur ou interlocutrice.
Cherchez à construire sur ce qui vous rapproche. Parlez des enfants, de sport, de
choses familières. Oui, faites parler l’autre et sachez trouver des points de
convergence ;
- situez l’autre : Ce qui précède est essentiel puisque la prochaine étape, pour réussir
un entretien, est de situer l’autre, le définir, déterminer ses besoins, ses motivations, sa
situation. Or, comment voulez-vous y parvenir si cette personne n’a pipé mot sur elle-
même ou, pire, si vous n’avez pas vraiment écouté ? L’attention portée à la recherche
d’informations, en période préparatoire à l’entretien, ne peut pas vous avoir tout
révélé. Les données que nous possédons maintenant sont vitales puisqu’elles vont
 orienter notre message et, surtout, la façon de le codifier. Rappelons-nous que pour
atteindre sa cible, notre propos doit avoir été codé de manière à correspondre à la
grille de décodage de notre ou nos interlocuteurs. La première phase de notre entretien
sera donc particulièrement propice à la cueillette d’indices utiles à cette fin ;
- pratiquez l’écoute dynamique : Il faut écouter l’autre. Ça semble une évidence,
pourtant ce n’est pas toujours ce qu’on fait. De nombreuses recherches ont démontré
jusqu’à quel point nous sommes de mauvais auditeurs. De fait, sans entraînement, on
ne retient que 25% de ce que l’autre dit en fin d’échange. Très souvent, on a peine à
attendre que l’autre ait terminé pour y aller de votre répartie. Et pourtant, l’entretien le
mieux réussi sera celui où votre interlocuteur aura vraiment eu l’impression d’avoir
été écouté, entendu et compris. Dans de telles circonstances, si vous avez bien fixé
l’objectif de votre entretien et laissé l’autre s’exprimer complètement, vous avez sans
aucun doute atteint la cible. Pour bien communiquer, il faut savoir écouter l’autre.
Après l’avoir mis à son aise, laissez-le parler. Soyez attentif et montrez que vous
voulez vraiment écouter, savoir et comprendre. Faites preuve d’empathie, en tâchant
de vous mettre à la place de l’autre, et évitez toute distraction. L’entretien fournit une
occasion en or de pratiquer ce qu’on appelle « l’écoute dynamique » ou encore «
l’écoute active ». Prêtez attention au style de votre interlocuteur. Comment s’exprime-
t-il ? Quel vocabulaire emploie-t-il ? Quels sont ses mots clés ? Y a-t-il des
expressions qui reviennent souvent ? Faites l’effort de comprendre son point de vue.
Soyez patient et restez calme. Assurez-vous que votre interlocuteur ne vous sente pas
pressé ou, plus important, ne se sente pas pressé lui-même. Ne faites pas de critiques
inutiles qui entraîneront une réaction de défense chez votre interlocuteur. Posez des
questions et cherchez à comprendre. Au besoin, reformulez les propos de l’autre, les
faits qu’il énonce, ses opinions, ses sentiments, et faites la synthèse de ce qui vient
d’être dit à chacune des étapes de la conversation. Ainsi, votre interlocuteur aura
véritablement l’impression d’avoir été compris. Évitez les questions fermées qui
n’attirent que des « oui » ou des « non ». Ne posez qu’une question à la fois et qu’elle
soit courte. Choisissez votre vocabulaire, ne fournissez pas la réponse dans la question
et posez des questions qui s’enchaînent pour permettre à votre interlocuteur de se
retrouver dans ses propos. Apprenez de temps en temps à observer du silence. Bien
qu’il soit redouté par plusieurs, le silence est propice à la réflexion. Il permet
également à l’autre de rassembler ses idées s’il hésite à aborder le sujet proposé. Une
reprise trop hâtive de la discussion peut vous priver à tout jamais de cette partie de
 son histoire. Le silence peut enfin indiquer à l’autre qu’il est désirable d’élaborer un
peu plus sur sa dernière intervention. N’en doutez pas, si vous laissez l’espace
d’expression à votre interlocuteur, il s’en servira, et vous pourrez en l’écoutant mieux
saisir ses besoins ;
- utilisez le langage de l’autre : dès lors que vous êtes renseigné par les propos de
l’interlocuteur, adaptez votre niveau de langage au sien. Reprenez ses mots clés et
cherchez à les intégrer à votre propre discours. Analysez les résultats ainsi obtenus et
adaptez votre discours à nouveau s’il le faut. De cette manière, votre interlocuteur sera
convaincu d’être accueilli par une personne qui le comprend et qui parle le même
langage ;
- soyez clair : la clarté est un facteur d’efficacité. Lorsque vous intervenez au cours de
l’entretien, efforcez-vous d’être précis dans le vocabulaire choisi afin qu’il n’y ait pas
d’équivoque. Employez des phrases courtes, claires et explicites. Utilisez des
exemples appropriés pour vous assurer de bien vous faire comprendre. Racontez des
anecdotes. La persuasion est importante puisqu’elle entraîne une décision d’action et
c’est, plus souvent qu’autrement, l’objectif poursuivi par un entretien. Mais voilà, on
pourra persuader aux seules conditions d’avoir été crédible, cohérent, consistant et
congruent ;
- résolvez les conflits : pour obtenir le maximum d’impact au cours de l’entretien, vous
devez vous assurer qu’aucun désaccord ne vienne troubler le climat favorable que
vous désirez créer. Pendant l’entretien, sachez identifier rapidement l’objet de tout
désaccord potentiel (faits évoqués, méthodes employées, valeurs morales, etc.). Dès
que vous avez identifié la source d’un conflit latent ou émergent, vous devez tenter de
le résoudre et de clarifier la situation, afin de laisser libre cours au véritable objet de
votre rencontre ;
- concluez l’entretien de façon constructive : évitez les conclusions hâtives. Un bon
entretien est conclu lorsque les personnes en présence ont exprimé tout ce qu’elles
avaient à dire et repartent avec l’impression agréable d’avoir été comprises par l’autre.
Si ce n’est pas le cas, c’est peut-être que votre entretien n’est pas réellement terminé.
À la fin de l’entretien, résumez les principaux éléments discutés et faites le point sur
les résultats obtenus. Au besoin, si l’une ou l’autre des deux personnes estime que tout
n’a pas été dit, échangez un supplément d’informations pour répondre aux questions
 en suspens. S’il y a une suite à donner, entendez-vous sur les mesures à prendre, le
suivi à apporter ;
- enfin, restez toujours maître de vous-même. Maîtrisez vos émotions car elles
constituent un obstacle majeur à l’écoute efficace. Assurez-vous de toujours garder le
cap sur l’objectif fixé avant la rencontre. D’autre part, sachez ce que vous voulez et
exprimez-le clairement. Il ne doit pas y avoir d’ambiguïté dans vos propos si vous
voulez que votre interlocuteur reparte avec le bon message. Une négociation, c’est un
compromis ; chaque partenaire est amené à lâcher du lest. A vous de savoir à l’avance
jusqu’où il vous est possible d’aller. En fin de rencontre, serrez la main de votre ou de
vos interlocuteurs et remerciez-les, s’il y a lieu, de l’accueil accordé. Ayez toujours
des exemplaires à jour de votre carte professionnelle. Présentez-la en début de
rencontre, si elle n’a pas déjà été glissée dans la pochette de présentation, le cas
échéant. Ayez vos notes en ordre et votre agenda avec vous pour y inscrire la date de
la prochaine rencontre, s’il y a lieu.
Chapitre II : L’entrevue de sélection ou l’entretien d’embauche
L’entrevue de sélection est une des formes de l’entretien parmi les plus connues. Dans
le contexte de l’entrevue de sélection, la relation entre les deux interlocuteurs se caractérise
habituellement par la forte pression que fait subir au candidat sa situation d’infériorité par
rapport au sélectionneur. Quant à ce dernier, il doit traverser la jungle des déformations
volontaires ou involontaires introduites par le candidat, pour découvrir ses motivations et ses
aptitudes, s’il en a, à exercer les fonctions du poste offert.
1. Attitudes et enjeux
Outre les classiques ponctualité, posture droite mais détendue, tenue vestimentaire de
circonstance et poignée de main ferme, certains conseils vous aideront à franchir « l’épreuve »
avec plus de facilité. Là encore, il faut être prêt et, comme vous le savez maintenant, pour être
prêt, il faut se préparer. Rappelez-vous que le processus de sélection débute dès la réception
de votre curriculum vitæ. C’est à partir de son contenu qu’on aura envie ou non de vous
rencontrer. Les recruteurs l’auront lu, étudié même et en auront tiré des questions à vous
poser. Il faut donc déjà bien mémoriser son curriculum vitæ. Ne faites pas l’erreur, comme
plusieurs, d’oublier les détails de votre CV. Relisez-le bien avant votre entrevue. Prenez
également le temps de vous documenter sur l’entreprise dont l’offre d’emploi vous intéresse.
Essayez d’imaginer les questions qu’on pourrait vous poser et tentez d’y répondre. Si
l’entreprise est jeune et dynamique dans son secteur d’activités, il y a de fortes chances pour
qu’elle soit à la recherche d’une personne orientée vers les résultats. Si, au contraire, il s’agit
d’une firme très structurée, œuvrant dans un secteur plus conservateur et possédant une
gestion fortement hiérarchisée, celle-ci sera vraisemblablement à la recherche d’un candidat
qui sache travailler en équipe et fonctionner dans le respect de l’ordre établi. Sachez vous
présenter en conséquence.
2. Le rapport au recruteur
Mais, au-delà de l’entreprise, vous aurez d’abord à plaire à la personne qui vous reçoit
en entrevue de sélection. C’est cette dernière qui décidera si vous devez avoir accès à la
prochaine étape du processus de sélection. Portez attention à cette personne. Il ne s’agit pas
d’un robot, mais d’un être humain, avec ses préjugés, ses opinions et ses sentiments.
Arrangez-vous très rapidement, dès le début de l’entrevue, pour vous trouver au moins un
point commun avec votre interlocuteur. Soyez chaleureux à son égard. Montrez que vous lui
portez attention. Plus vous serez sur la même longueur d’ondes que le sélectionneur, plus ce
dernier aura l’impression que vous possédez les qualités requises pour occuper le poste. En lui
parlant, accentuez vos côtés positifs et minimisez vos côtés négatifs.
 3. Les questions récurrentes
Il faut bien se connaître lorsqu’on est reçu en entrevue de sélection. Il faut connaître
autant ses qualités que ses défauts et ne pas avoir peur de répondre aux questions les
concernant. Le fait de reconnaître vos défauts et de dire ce que vous avez fait pour vous
améliorer sera tout à votre honneur. Cette question revient presque invariablement dans les
entrevues de sélection. On pourra également vous demander quelles sont, selon vous, les
compétences utiles à ce poste. On voudra tester ainsi votre connaissance des qualifications
préalables pour cet emploi. On vous demandera peut-être aussi de décrire le patron idéal. On
pourra ainsi juger de vos attentes à l’égard d’un supérieur et, surtout, évaluer votre
compatibilité avec le supérieur déjà en poste que l’évaluateur, lui, connaît. Si l’on vous
demande de décrire votre meilleur ami, c’est qu’on veut connaître le profil des personnes que
vous appréciez. Si l’on vous interroge sur le genre d’employé que vous êtes, c’est qu’on veut
savoir jusqu’à quel point vous vous connaissez vous-même et découvrir les valeurs qui vous
animent.
D’autres questions pourraient venir. Entre autres, on pourrait vous demander les
raisons pour lesquelles vous avez quitté votre emploi précédent ou ce que vous comptez
trouver de plus dans cette nouvelle organisation où vous postulez. On pourrait vouloir savoir
comment vous entrevoyez l’avenir de l’organisation où vous cherchez à travailler. On vous
demandera peut-être encore de décrire votre style de leadership, votre plus grande réalisation
ou votre pire échec.
Prenez le temps de penser aux réponses à donner sur ces questions, car elles viendront
sûrement. Prévoyez des réponses brèves, précises et directes. Restez ouvert et attentif à l’autre
personne en cours d’entrevue, de manière à lui fournir les réponses les plus favorables à votre
candidature. Là encore, pratiquez l’écoute dynamique. Laissez toute la place à la personne qui
mène l’entrevue. En contrepartie, rien ne vous empêche de poser des questions à la fin, pour
obtenir des précisions sur les activités de l’entreprise, sur la tâche qui vous serait confiée ou
sur votre nouveau lieu de travail. Ces questions sont très importantes car elles renseignent le
recruteur sur vos intérêts profonds pour le poste. Encore là, prenez le temps de vous préparer
à ces questions. S’il s’agit d’une première entrevue, l’occasion est mal choisie pour aborder la
question du salaire. Attendez. Cela viendra au cours d’une entrevue subséquente, s’il y a lieu.
Restez naturel, regardez le recruteur dans les yeux et fournissez des réponses simples et
concises à ses questions. Il serait inapproprié d’essayer de prendre le contrôle de l’entrevue
ou, à ce stade, de parler de votre patron précédent, surtout en termes défavorables, à moins
d’une question directe sur ce sujet.
En conclusion, il faut être conscient de l’effet de résonance, c’est-à-dire de l’effet
produit par nos propos et notre attitude sur le sélectionneur. Au fur et à mesure de l’entretien,
sachez reconnaître ce qui est significatif pour votre interlocuteur et tâchez de répondre à ses
attentes. Évidemment, pour y parvenir, il faut savoir s’observer soi-même et se maîtriser.
Observez l’évolution de la situation d’entretien elle-même et, au moment opportun, apportez
les correctifs voulus en cas d’écart par rapport à la trajectoire.
4. Récapitulatif des étapes clés
Etape 1 : Avant l’entretien
a- Collectes d’informations pertinentes sur l’entreprise
Ce recueil vise à obtenir des informations sur :
-le secteur d’activité ;
-l’activité principale ;
-sa structure, son statut, ses effectifs, ses produits, ses marchés, ses projets, son
chiffre d’affaire, ses partenaires, ses concurrents, l’évolution du secteur.
b- Bâtir un argumentaire et anticiper les questions du recruteur
En général, les questions qui sont posées au candidat par le recruteur portent sur : sa
personnalité, sa motivation, sa situation actuelle, sa connaissance de l’entreprise et du poste à
pourvoir, sa formation, ses expériences et ses objectifs personnels.
c - Préparer des documents pour l’entretien
Le candidat doit réunir les documents suivants : le CV et les documents y relatifs
(diplôme, mémoires, rapports de stage, certificats de travails, …), la lettre de convocation, la
carte nationale d’identité, des notes sur l’entreprise, un bloc-notes ou des feuilles pour écrire,
un stylo.
d- Avoir un port vestimentaire et une toilette convenables
e- Être ponctuel
Etape 2 : Pendant l’entretien
Le candidat doit adopter les comportements suivants :
- remercier le recruteur de l’occasion offerte pour échanger ;
- attendre qu’il l’invite à s’asseoir, sinon le lui demander ;
- montrer qu’il est une personne motivée en parlant avec assurance et conviction ;
- répondre clairement aux questions et justifier ses réponses par des arguments ;
- faire des phrases courtes (être clair et concis) et des récits vivants (raconter par exemple une
histoire de son vécu pour illustrer ses propos en rapport avec le poste) ;
- parler avec tact, retenue et réserve ;
- être ferme, c’est être bien fixé sur ce qu’on veut dire, de ne jamais le perdre de vue et de
saisir la meilleure occasion de le dire et de ne pas suivre le partenaire sur tous les terrains où il
vous entraîne ;
- avoir des tactiques, (ce sont la mobilité et la capacité d’adaptation instantanée d’un candidat
face à un adversaire ou un recruteur pendant la conversation ou l’entretien d’embauche).
Le candidat doit éviter les attitudes suivantes :
- les tics et les manipulations d’objets : se gratter la tête, le nez, tirer sa cravate, sa jupe trop
courte, mâcher du chewing-gum, etc. ;
- être hésitant dans ses propos (des mots comme peut-être, je ne sais pas, je ne suis pas
sûr…) ; - parler de sa vie privée ;
- mendier son recrutement ;
- se vanter ;
- mentir ;
- prétendre posséder une compétence sans être capable de l’illustrer par un exemple précis et
concret ;
- interrompre l’interlocuteur ;
- manifester sa gêne en bougeant constamment sur sa chaise, etc.
Etape 3 : Après l’entretien
Le candidat doit, après l’entretien :
- attendre que le recruteur clôture l’entretien ;
- le remercie de l’avoir reçu ;
- faire son autoévaluation.
Avant l’entretien d’embauche, il faut s’assurer un tant soit peu de la maîtrise de l’art de la
parole qui passe par l’éloquence, c’est-à-dire le talent de bien dire, d’émouvoir ou de
persuader et l’art oratoire qui est l’art de parler en public. Pour réussir cet exercice voici
quelques exercices propres à parfaire la diction et l’articulation pour s’entraîner à parler
devant un public, de manière claire et expressive afin de capter l’attention de l’auditeur et
d’obtenir son adhésion. Il faut retenir surtout que lorsqu’on s’adresse à un public relativement
nombreux, il faut que la voix porte et que l’expression soit intelligible. A cela, il faut ajouter
qu’il faut regarder le public, diriger la voix vers le fond de la salle, ne pas mettre la main
devant sa bouche, ne pas mâcher de friandises, même pour conjurer le trac et avoir une bonne
diction.

Chapitre III : L’exposé préparé et l’intervention improvisée

C’est un exercice courant dans la vie académique et même professionnelle. Que vous
ayez l’habitude de parler en public ou pas, une intervention préparée ou non doit éviter un
certain nombre de maladresses.

I. L’exposé préparé
1. La préparation de l’exposé
a) La gestion du temps
Dès l’instant où vous commencez à réfléchir ou à vous documenter sur un sujet,
songez à proportionner le contenu de l’exposé au temps dont vous disposerez. Il n’est pas
toujours aisé de gérer le temps d’exposer : l’utiliser entièrement, ne pas déborder n’est pas
chose facile. En effet, certains orateurs trainent, cherchent leurs idées et leurs mots, se
répètent, gonflent l’exposé de détails inutiles. Plus souvent, il arrive que le trac précipite le
débit, donnant à l’exposé un rythme trop rapide, impossible à suivre.
Pour vous débarrasser de l’angoisse d’être trop court ou trop long, il faut prévoir des
idées secondaires dans votre exposé que vous aurez la liberté de développer ou d’abandonner,
tout en surveillant votre montre.
b) Savoir adapter l’exposé à l’auditoire
Il faut chaque fois réfléchir à cotre public. L’exposé d’information doit intéresser pour
instruire. Il faut donc éviter deux excès :
- traîner sur des faits connus de vos auditeurs ;
- passer rapidement sur ce qu’ils ignorent ; se contenter d’une allusion là où il faut être
explicite.
En somme, il faut se méfier du vocabulaire technique accessible aux seuls spécialistes, éviter
le jargon inutile, prévoir de définir les mots savants dont l’emploi vous paraît incontournable
dans votre exposé.

c) Que faut-il écrire ?

Un exposé se prépare en notant des idées. Si celles-ci sont trop sèches, trop réduites,
elles vous laisseront peut-être en panne d’idées (qu’ai-je voulu dire par là ?). Par contre, un
texte entièrement écrit, même si cela met à l’abri de surprise désagréable, risquerait
d’endormir votre auditoire parce que vous aurez tendance à lire. Pour éviter ces risques, il faut
prévoir :
- un plan : il doit être clair, assez détaillé et nettement formulé. Utilisez des caractères
de dimensions différentes ou des couleurs pour distinguer idées principales, idées
secondaires et exemples. Numérotez les parties ;
- des chiffres, des citations : placez des signets dans l’ouvrage dont vous voudrez lire
un passage, de façon à éviter les temps morts. Ecrire entièrement l’introduction et la
conclusion, ce qui permettra de ne pas bafouiller le début de votre exposé et de
terminer avec fermeté.
d) Comment disposer ses notes ?
La présentation doit être aussi claire que possible pour faciliter le repérage : où suis-
je ? qu’est-ce qui vient après ?
- écrire très lisiblement, aérer les notes ;
- employer un papier de bon format ;
- n’écrire que sur un seul côté de la feuille et paginer ; éviter d’agacer ou d’amuser vos
auditeurs en vous interrompant pour chercher la suite ou en froissant du papier devant
le micro.
Une fois ces précautions prises, il faudra, le moment venu, vous faire confiance à vous-
même pour la part d’improvisation qui reste. Veiller à ne pas trop répéter le même mot ou la
même formule ; ne pas croire que tout est perdu si vous avez à corriger une construction, à
chercher une expression plus juste. Au contraire, ces ajustements donnent à votre discours une
allure vivante.

2. La réussite matérielle de l’exposé

Un exposé, dans certains cas, nécessite certaines conditions matérielles.
a) S’assurer qu’on est entendu
Exposer, c’est d’abord transmettre quelque chose à quelqu’un. Il arrive souvent que,
gênés par le trac ou absorbé par ce qu’ils ont à dire, certains orateurs font des exposés
inaudibles, et cela peut entrainer une vive protestation d’une partie du public.
Il faut donc parler fort pour celui qui est le plus éloigné, sans pour autant crier, car
vous allez vous fatiguer et n’allez même pas être écouté. Une intensité de voix moyenne suffit
si vous articulez avec soin. Il faut également tenir compte des bruits ambiants (circulation
dans la rue, bavardage dans la cour, vrombissement de machine, etc.). Au besoin, il faut
interroger les auditeurs : « M’entendez-vous bien ? »

b) Le micro
S’il doit vous arriver de parler avec un micro, ne soyez pas vite emballé ! Certes, vous
serez dispensé d’efforts vocaux, mais n’oubliez pas :
- de mettre au point l’installation (essai, réglage d’intensité, élimination des résonances,
des sifflements, etc.) ;
- de vous adapter au micro (distance, orientation de l’appareil, maîtrise des boutons,
etc.) ;
- d’éviter tout bruitage intempestif (bruits de bouche, raclement de gorge, grincement de
siège, bruit de feuilles que l’on tourne, etc.)
Il existe des micros sans fil, baladeurs, des micros cravates. Ceux-ci donnent une certaine
aisance à votre gestuelle, contrairement au micro filaire qui limite vos mouvements.

c) Le tableau
Si vous devriez utiliser un tableau pendant votre exposé, il faudra le faire très
adroitement. Si vous pouvez, dessinez à l’avance vos croquis et schémas. Préférez le tableau
du conférencier (chevalet sur lequel est fixée une liasse épaisse de feuilles de grand format) :
il permet de conserver de nombreuses pages et d’y revenir quand vous voulez. Ne découvrir
votre tableau qu’au moment de vous en servir. Cela permet de produire un léger effet de
surprise chez le public et de distraire celui-ci au démarrage de l’exposé. Au cours de la
démonstration, placez-vous de côté pour ne gêner personne, munissez-vous d’une règle ou
d’une baguette.
Si vous devez écrire sur un tableau noir, en même temps que vous parlez, il faut :
- vérifier auparavant que vous avez de la craie et une éponge ;
- utiliser méthodiquement toute la surface : partez de l’angle gauche supérieur ;
- écrire gros et lisiblement ;
- continuer à parler en même temps que vous écrivez (que l’on vous entende) ;
- se déplacer sur le côté dès que possible.
Si vous devez utiliser un projecteur, il faut :
- maîtriser l’usage du Powerpoint ;
- concevoir des diapositives lisibles et moins surchargées ;
- faire attention aux couleurs de fond et des écritures ;
- à la taille des caractères.
Dans tous les cas, si vous avez besoin d’un matériel divers, prenez toutes les précautions à
l’avance. Soyez persuadé qu’un exposé sera plus efficace si vous utilisez un tableau ou si
vous montrez une pièce, une maquette, etc. Tout cela seconder votre maîtrise du sujet dont
vous parlez. La réussite matérielle de votre exposé dépendra aussi de votre attitude, de votre
tenue.

3. Comment intéresser et informer ?

La qualité intellectuelle de l’exposé ne garantit pas à elle seule son succès. L’auditeur
est aussi sensible à la nouveauté de l’information que vous donnez, mais aussi à l’agrément de
la présentation.

a) Animez votre exposé

Certains ont un don naturel d’animer le public. Sinon, la réflexion, l’entraînement et
l’expérience peuvent amener des progrès en la matière : on apprend à parler. Il faut :
- varier les formules d’entrée en matière et de conclusion : évitez, si possible, les lieux-
communs : « Mon exposé porte sur… Je vais vous parler de… », « Pour conclure, En
guise de conclusion… », etc. ;
- prévoir des relais : des moments où vous ressaisirez un auditeur qui se lasse vite, par
une présentation piquante d’un argument, un tour interrogatif, une anecdote amusante.
b) L’efficacité
Dans un exposé, on s’efforce de bien faire passer une information, c’est-à-dire d’être
exactement compris. Voici trois moyens pour être suivi et attirer l’attention du public sur
l’essentiel :
- bien marquer la succession des développements (prévoir un plan) ;
- formuler avec vigueur les idées principales ;
- changer de rythme, de force d’intonation (quand vous présentez un résultat important
de votre recherche, ralentissez, articulez davantage, changez de ton, répétez, ménager
un court silence avant ou après, etc.

Quelques exercices pour se préparer à parler en public :

 apprendre à lire des textes à haute voix (pour vous habituer aux modulations, aux sons
de votre voix) ;
 faire des exercices de diction ;
 faire des exercices de décontraction ;
 s’entrainer quotidiennement à la respiration abdominale ;
  s’entrainer à communiquer ses émotions sans paroles (regard, mimiques du visage) ;
 savoir par quoi commencer et par quoi terminer avant l’intervention ;
 organiser le discours selon sa conviction, sa logique ;
 répéter plusieurs fois tout le discours ou les points clés ;
 réfléchir aux exemples ;
 chauffer la voix (en parlant un peu) juste avant la prise de parole ;
 faire des mouvements pour détendre les muscles qui se contractent avec le trac
(épaule, cou, bras, etc.) ;
 envisager un temps de calme pour vous concentrer avant d’intervenir.

II. L’intervention improvisée

Il s’agit d’une communication non préparée que l’on est amené à faire à l’improviste.
Il peut s’agir, par exemple, de donner une information un peu développée, de décrire un
processus, de fournir une explication circonstanciée, de développer un point de vue, etc. Dans
tous les cas, il s’agira de s’exprimer pendant quelques minutes sur un sujet dont on n’a pas eu
le temps de réunir des informations là-dessus. Même une improvisation de trois minutes peut
s’avérer un véritable supplice si l’on n’est pas aguerri. Elle nécessite eu peu d’entraînement.
1. Ce qu’il faut faire
Avant de commencer, accordez quelques secondes à la réflexion :
- fixez-vous un objectif (qu’est-ce que je veux dire ?) ; déterminez donc votre idée de
manœuvre. Ainsi vos idées seront assez nettes et vous gagnerez de la confiance en vous parce
que vous aurez effectué un choix tactique ;
- précisez dans votre tête le point d’où vous voulez partir et celui auquel vous voulez
arriver. N’oubliez pas qu’une des difficultés de l’improvisation, c’est le démarrage et le
bouclage de votre intervention. Ces deux moments doivent être très clairement maîtrisés. Si
vous ne bredouillez pas au départ, si vous terminez sur une sérénité, vous donnez déjà une
impression favorable ;
- essayez aussi de prévoir les deux ou trois parties ou articulations du discours,
autrement dit, mettez de l’ordre dans votre intervention. Si vous en avez le temps, par
exemple pendant que vous attendez votre tour de parole, inscrivez sur un bout de papier les
deux ou trois mots-clés qui esquisseront votre plan et donneront le fil de votre intervention.
2. A votre prise de parole
En prenant la parole :
 - sachez respirer pour ne pas étouffer votre voix et montrer des signes d’émotion qui
perturbent très souvent le discours. Inspirez lentement à la fin d’une phrase. Entrainez-vous à
respirer avec l’abdomen, et pas seulement avec le haut du buste. Attention aux respirations
trop fortes et bruyantes qui pourraient être amplifiées par le micro ;
- concentrez-vous sur la démarche que vous suivez ; tenez compte des réactions de
l’auditoire, mais sans vous laisser aller à des digressions et vous laisser distraire ;
- gardez-vous de retours en arrière fréquents ;
- variez le rythme et l’intensité de votre voix ;
- marquez, par moments, des arrêts, mais évitez les silences trop longs ;
- indiquez nettement que vous en avez terminé, par une formule conclusive, par une
phrase assurée, par le ton de votre voix.
3. Les leçons de vos expériences
Si vous n’êtes pas satisfait de votre prestation, analysez ce qui n’a pas marché,
reconnaissez ce qu’il aurait fallu dire autrement ; de cette façon, vous progresserez.
Réfléchissez aussi aux procédés et à la méthode de ceux qui, autour de vous, vous emblent
réussir des interventions efficaces. On apprend beaucoup par imitation. Entraînez-vous à
l’aide d’un magnétophone ou d’un dictaphone qui vous servira de miroir vocal.
CONCLUSION
L’expression orale est de loin la forme de discours la plus utilisée, aussi bien dans la
vie courante que dans la vie professionnelle. Cela est lié, en partie, au fait que nous sommes
dans une civilisation à forte tradition orale où la communication directe est plus privilégiée.
Mais l’enjeu de l’expression orale dépasse sa seule utilité pour la conversation quotidienne.
Savoir parler procure aussi du prestige, du pouvoir. Pour réussir cet exercice à la fois vital et
complexe, il convient de maîtriser nombre d’astuces, notamment les implications d’une
communication, d’une manière générale, et la préparation psychologique et intellectuelle,
dans le cadre d’un discours préparé ou improvisé. Dans tous les cas, l’art du discours oral
relève de la rhétorique dont la maîtrise de ses différents aspects permet d’être convaincant et
persuasif en toute situation de discours oral. Somme toute, il faut savoir que ce sont ceux qui
savent parler et convaincre qui ont le pouvoir !
Quelques vidéos pour des conseils pratiques de prise de parole en public  :
https://youtu.be/ZQNBfE85n2s
https://youtu.be/4A2UE8nirqg
https://youtu.be/SFwzvD7eC6k
https://youtu.be/IDZGAbcY_Zw