Sig Manuel

MANUEL
DE
PROCEDURES
ADMINISTRATIVES,
FINANCIERES ET
COMPTABLES
Manuel de procédures administratives, financières et comptables

Sommaire
Objectif et fonctionnement du manuel

Introduction
Présentation de la SIG SA
A- Nos objectifs
B- Notre métier
C- Nos valeurs
D- Nos stratégies
Organisation et fonctionnement de la SIG SA
Description et mission des organes de décisions

Le Directeur Général
Description des services opérationnels
Procédures administratives, financières et comptables
Organigramme
Courriers
Tâche 1 - traitement du courrier « arrivée »
Tâche 2 - traitement du courrier « départ »
Tâche 3 - traitement de notes internes / mémo
Tache 4 - archivage documents et courriers
Achats
Tâche 1 - agrément fournisseurs
Tache 2 : commande directe
Tache 3 : appel d’offres
Commission d’appel d’offres
Budget
Tâche 1 - élaboration du budget
Tâche 2 - suivi budgétaire
Tâche 3 - révision du budget
Caisse
Encaissement
Décaissement contrôle des décaissements
Comptabilisation des opérations de décaissement
Concessionnaires et fournisseurs / achats
Tâche 2 - comptabilisation des factures
Tâche 3 - justification des comptes

Personnel
Tache 1: avances et prêts au personnel
Tâche 2 - congés payés: départs et retours
Banques
Tâche 2 - rapprochement bancaire
Tâche 3 - comptabilisation des opérations bancaires
Tâche 3 - traitement mensuel de la paie
Tâche 4 - déclarations fiscales et sociales
Tâche 5 - gestion du personnel
Immobilisations
Préambule
Entrée d’une immobilisation
Ouverture de dossier
Classement
Clôture du dossier
Comptabilisation
Immobilisation en cours
Vérification et codification
Comptabilisation
Analyse et justification
Clôture du dossier
Saisie
Sortie d’une immobilisation
Reforme et vérification
Imputation et saisie
Rapprochement avec la comptabilité générale
Rapprochement balance générale / tableau des amortissements
Classement
Inventaire physique des immobilisations
Planification de l’inventaire
Organisation des inventaires
Comptage des immobilisations
Rapprochement états d’inventaire / fichier des immobilisations
Saisie / classement
Stocks
Entrées en stocks
Réception de travaux
Inventaire physique annuel
Planification de l’inventaire
Diffusion du planning de la prise d’inventaire
Édition / transmission des états d’inventaire
Comptage
Inspection
Rapprochement
Analyse des écarts d’inventaire
Régularisation des stocks
Réalisation projet
Tache 1 : acquisition
Tache 2 : développement
Tache 3 : réalisation
Commercialisation
Tache 1 : gestion des clients
Tache 2 : prospection
Tache 3 : visites commerciales
Tache 4 : procédure de vente et de fidélisation
Communication
Tache 1 : communication d’entreprise en interne et externe

Tache 2 : campagnes de communication
Tache 3 : plans d’action
CHAPITRE 1 : OBJECTIF ET FONCTIONNEMENT DU MANUEL
I. INTRODUCTION
A. Définition :
Le manuel des procédures évolue au contact de la réalité pour s’adapter et répondre en
permanence aux besoins opératoires. Il ne doit pas être figé et considéré comme définitif, ni dans
sa forme ni dans son contenu. Il appartient à tous et c’est de notre expérience qu’il sera enrichi
afin d’être toujours fonctionnel.
A notre image, il doit être dynamique et ouvert à l’Adaptation.
B. Objectif et Fonctionnement du manuel des Procédures
a) Objectifs :
Pour tous les exercices ouverts à compter du 1er Janvier 1998, le SYSCOA (Système Comptable
Ouest Africain) met à la charge du chef d’entreprise, l’obligation de prendre les mesures
nécessaires pour la mise en place du manuel décrivant les procédures ainsi que l’organisation
comptable en vigueur.
Ce manuel des procédures doit garantir un bon système de contrôle interne ayant un impact
significatif sur la qualité des comptes.
Pour la SIG SA, ce manuel recense une série d’instructions sensées décrire les principales étapes
de la gestion quotidienne de l’entreprise. Il a pour ambition de faciliter la prise de décision des
organes dirigeants notamment par :
- une définition des modalités d’exécution des opérations ;
- les niveaux de contrôle à mettre en œuvre.
Sous ce rapport, les fonctions que revêt ce manuel sont multiples.
b) Fonctions :
Au-delà de son caractère obligatoire, ce manuel doit être :
Ø Un outil de Gestion :
Dans la mesure où il définit, d’une manière univoque, les actes et les tâches des principaux
intervenants dans l’exploitation de la société. Dans cet esprit, il constitue un élément de référence
pour tous les agents de la SIG SA.
Ø Un outil de Communication :
En ce qu’il permet aux différents agents impliqués dans un même processus, d’intervenir en
symbiose comme favorisant l’efficacité et l’efficience.
Ø Un outil d’information de gestion :
Ce manuel, par la richesse et la clarté des informations qu’il contient, doit permettre aux
dirigeants de l’entreprise d’analyser les informations et les résultats qui leur seront
communiqués.
Ø Un outil de Formation :
En effet, les agents nouvellement promus ou recrutés doivent trouver dans ce manuel, les
réponses à leurs interrogations sur certains aspects des tâches qui leur sont confiées.
Ce faisant, ce manuel se doit de faciliter une meilleure intégration de ces nouveaux agents dans
le circuit Administratif et Comptable.
c) Fonctionnement
Comme l’indique l’Article 69 du SYSCOA, la responsabilité du manuel de procédures incombe à

la Direction Générale. Néanmoins, le manuel étant une œuvre collective, il doit faire l’objet de
diffusion auprès des différents échelons.
Les procédures seront décrites sur des feuilles de tâches représentant les indications suivantes :
• Le numéro et le libellé de l’opération ;
• Les différents intervenants du cycle de l’opération ;
• La description des différentes étapes et des tâches ;
• Le planning d’exécution ;
• Les supports utilisés.
d) Mise à jour
Le manuel doit être un outil de gestion dynamique, capable de s’adapter aux modifications qui
interviendront au sein de la SIG SA.
Cette mise à jour doit être faite au moins une fois dans l’année. Elle est matérialisée sur la feuille
modifiée avec mention de la date, la procédure, le numéro de l’opération concernée, de la
procédure qu’elle annule et remplace.
e) Actualisation
En dehors de la mise à jour périodique, l’actualisation peut intervenir à chaque fois qu’une
déficience ou une inadéquation est relevée lors de l’application effective de la procédure.
II. PRESENTATION DE LA SIG SA

a. Historique de la SIG SA
La première société de promotion et de construction immobilière de la Guinée post coloniale

avait pour nom la SIG, elle avait réalisée 1959 son premier projet à Madina un quartier abritant
le plus grand marché de la ville dont le nom de la cité « SIG MADINA » dans la commune de
Matam en banlieue de Conakry.
A l’image de cette prestigieuse société immobilière, que par coïncidence, notre société porte le
nom de SIG SA et souhaite perpétuer les actions de cette dernière.
b. Création de la SIG SA
La Société Immobilière de Guinée SIG SA est une société anonyme de droit guinéen créée en
novembre 1996, son siège social est à Conakry commune de Ratoma, son capital social est de
cinquante millions de GNF (50.000.000) de francs guinéens, elle est inscrite au registre des
activités économique sous le N° Analytique : 96A-227 du 5/11/96 et le N°Chronologique 96A-
1068).
Son objet inclut :
- l’acquisition de tous immeubles et droits immobiliers;

- l’achat, la vente, la gestion et la location de tous immeubles, droits immobiliers et
bureaux ;
- toutes activités de promotion immobilière ;
- la conception, le développement, la réalisation, la vente de tout projet ou études de
faisabilité dans le domaine de la communication et des Nouvelles Technologies de
l’Information et de la Communication (NTIC) ;
- le courtage, le négoce, la représentation ainsi que toutes activités de prestations de
service en matière commerciale et industrielle ;
- et, généralement toutes opérations quelconques pouvant se rattacher directement ou
indirectement à son objet.
A. NOS OBJECTIFS :
• Cibler un marché dynamique mais difficile, celui de l’immobilier ;

• Devenir à moyen terme la référence qualitative du standard immobilier en Guinée ;
• Etre connu et reconnu en Guinée d’abord et à l’international, dans la sous région, pour
ensuite y devenir très prochainement le leader incontournable ;
• Etre l’initiateur d’un Développement du client partenaire et prescripteur.
B. NOTRE METIER :
• Accompagner jusqu’au bout de vos projets immobiliers sur la base d’une collaboration
efficace pour aboutir à des choix concrets apportant une réelle satisfaction ;
• Proposer à nos clients (locaux et étrangers) des produits de qualité (villas et appartements),
différenciant (à forte valeur ajoutée) à des prix compétitifs (du logement « social » au haut
standing).
C. NOS VALEURS :
Toutes les activités de la SIG SA et de tous ses démembrements les Associations Sociales pour
l’Acquisition d’un Toit (ASAT) et partenaires associés sont basées sur des valeurs d’entreprise.
Nous tenons et nous devons, en toutes circonstances d’être :
• VRAIS (transparence, simplicité, vérité);

• VITAUX (dynamique, disponibilité, battant, enthousiaste);
• RESPONSABLES (sens du devoir accompli, économie, respect de l’environnement);
• FRATERNELS (esprit de partage, sens de l’équipe, le client satisfait, c’est notre métier);
C’est toute la signification de notre devise PROMOUVOIR, INNOVER.
D. NOS STRATEGIES
• Définir une politique commerciale (achat et vente) en cohérence avec les valeurs de
l’entreprise ;
• Sécuriser toutes nos ressources par la maîtrise des process et il s’entoure de filiales et
partenaires de choix pour une croissance profitable
• S’appuyer sur une équipe de professionnels motivés et compétents ;
• Avoir une MAITRISE des process et composants ;
• Faire des achats optimisés et sécurisés, autrement dit, SIG SA vise à acquérir des terrains
de 1er ordre dans des zones prioritaires à forte plus value ;
• Offrir des produits de qualité, des produits innovants par un marketing offensif.
CHAPITRE 2 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA SIG SA
I. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
1. Les entités de la SIG SA

• L’Administration Générale
• La Direction Générale
• La Direction Administrative et financière
• La Direction Technique
• La Direction Recherche et Développement
• La Direction Commerciale et Communication
2. Le Comité d’expansion
Le Comité présidé par le Directeur Général est composé de :
• Directeur Général
• DAF
• DT
• DRD
• DCC
Au début de tout projet, le Comité d’expansion se réunit pour statuer sur le choix du site, des
produits à concevoir et des prix de vente prévisionnels sur la base d’une étude de marché
préalablement réalisée.
3. : Organisation et fonctionnement de la SIG SA
Dans l'exécution de ses missions, la SIG SA s'appuie sur des services centraux dirigés par un
Directeur Général appuyé par une assistante.
4. Le Directeur général
Le Directeur général a la qualité d'employeur au sens du Code du travail.

II est chargé :
• d’assurer la bonne organisation et le bon fonctionnement de la Société ;
• de soumettre à l’Administrateur Général pour approbation, un plan d'action mensuel et
un budget prévisionnel ;
• d’assurer la gestion des activités de la Société et veiller à l'exécution des décisions du
conseil ;
• d’évaluer l'exécution des activités et soumettre un rapport annuel d'activités au conseil ;
• de signer toutes conventions nécessaires et conformes à la mission qui lui a été confiée ;
• de veiller au respect du règlement intérieur de la Société ;
• de veiller à l'évaluation des performances du personnel de la société.
5. Les services centraux
Les services centraux de la SIG SA sont composés de :

• Un Directeur Administratif et Financier
• Un Directeur Technique
• Un Directeur Recherche et Développement
• un Directeur Commercial et de la Communication
6. Comptabilité
La SIG SA tient une comptabilité et doit produire des états financiers annuels conformément au
système comptable en vigueur pour les entreprises commerciales.
7. Contrôle et Audits
La SIG SA est soumise à un contrôle interne effectué de façon permanente par un DAF. Placé sous
l'autorité de l’Administrateur Général, il est chargé de veiller au respect des procédures et des
règles de gestion.
L'audit des comptes de la Société est exercé par un commissaire aux comptes désigné par
l’Assemblée Générale Constitutive pour un mandat de deux (02) ans renouvelable.
II. DESCRIPTION ET MISSION DES ORGANES DE DECISIONS :
Pour répondre à certaines préoccupations liées au bon fonctionnement de l’organisation et des

textes règlementaires en vigueur (OHADA), la SIG SA s’est dotée d’un cadre institutionnel
définissant la composition, le niveau de responsabilité, le fonctionnement et la notification de la
décision des instances ci-après :
L’Administrateur Général :
Les organes dirigeants de la SIG SA sont coordonnés par un Administrateur Général (AG)
nommé conformément à l’article ….. des statuts assisté d’un Directeur Général.
Le Directeur Général :
La SIG SA est dirigée par un Directeur Général (DG) nommé conformément à l’article …. Des
statuts.
a) Niveau de responsabilité :
Le Directeur Général est chargé :
- d’assurer la bonne organisation et le bon fonctionnement de SIG SA ;
- de soumettre au Conseil d’Administration, pour approbation, un plan d’action annuel et

un budget prévisionnel ;
- d’assurer la gestion des activités de la Société et veiller à l’exécution des décisions du

Conseil d’Administration ;
- de participer aux réunions de coordination ;
- d’évaluer l’exécution des activités et soumettre un rapport annuel d’activités au Conseil ;
- de soumettre au conseil toutes conventions nécessaires et conformes à la mission qui lui

a été confiée ;
- de veiller au respect du règlement intérieur de la SIG SA ;
- de veiller à l’évaluation des performances du personnel de la Société ;
- de veiller au respect des procédures définies dans le présent manuel.
Le Directeur Général assure en permanence l’exécution technique des opérations sur le terrain en
s’appuyant sur les différents services de la SIG SA.
Le Directeur Général rend compte de ses actions à l’Administrateur Général en lui adressant un
rapport des activités en volet :
- Un rapport financier ;
- Un rapport sur la Gestion Budgétaire ;
- Un rapport des Activités.
Le Directeur Général intègre dans ses programmes d’activités, les avis ou recommandations du
Conseil d’Administration.
b) Notification des décisions :
Les décisions du Directeur Général sont matérialisées par des notes de service ou lettres
circulaires. Il peut, selon l’importance de la décision, porter une notification verbale.
Procédures Administratives, financières et Comptables

Gestion des missions et de l’Absence de l’Administrateur
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Général (AG)
u Objet
La présente procédure vise : la gestion et l’organisation des missions à l’étranger,

la gestion de l’intérim de l’Administrateur Général et la gestion des comptes
rendus de tout le personnel.
u Détail de la Procédure
Mission :
L’Administrateur Général reçoit la demande accompagnée des termes de
références l’examine et appose sa signature. Ensuite, il prépare un ordre de
mission cachetée et lui affecte un numéro d’ordre. Ce numéro d’ordre est reporté
sur un classeur « ORDRE DE MISSION ».
Dans ce classeur figurent les TDR et le rapport de fin de mission.
En ce qui concerne le personnel, le responsable de chaque service définit un

planning hebdomadaire ou assigne à son équipe des objectifs. Sur la base de ce
planning et/ou des objectifs, chaque membre de l’équipe fait un compte
rendu à son supérieur hiérarchique en fin de semaine.
L’intérim de l’Administrateur Général :

A la veille de son absence, l’Administrateur Général, par le biais de son assistante,
rédige une note de service à l’endroit du personnel pour désigner le Directeur
Général comme pour son intérim.
ORGANNIGRAMME
ETUDES ET
PRIX
CONDUITE
DES TRAVAUX
CONTROLE
DES TRAVAUX
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COURRIERS
TACHE 1 - TRAITEMENT DU COURRIER « ARRIVEE »
u Objet
La présente procédure vise : l’enregistrement, l’imputation, la transmission et

l’exploitation des correspondances ou documents qui parviennent à la SIG SA ou
qui circulent entre les différents départements.
Réception :
La réceptionniste reçoit le pli et appose sa signature, la date et le cachet de la

société sur le cahier de transmission qui lui est présenté par celui qui remet le pli.
Ensuite, elle prépare une fiche d’exploitation du courrier, appose sur chaque pli la
date d’arrivée et lui affecte un numéro d’ordre. Ce numéro d’ordre est reporté sur
un registre « COURRIER ARRIVEE ».
Dans ce registre figurent un certain nombre d’informations relatives à l’émetteur
du pli et à son contenu.
La Secrétaire du DG, après vérification de l’exhaustivité des plis transmis, signe

le registre « ARRIVEE DU COURRIER ».
Le Directeur Général
Après avoir fini d’exploiter la correspondance, l’impute au service concerné avec

ses instructions.
Il peut aussi le retourner au Secrétariat pour classement ou lui donner une suite
(préparation d’un projet de réponse), une note ou mémo.
COURRIERS Page 2/3

La Secrétaire du Directeur Général récupère le courrier du bureau du Directeur
Général. Au besoin, classe une copie ou une photocopie, transmet les
correspondances aux services concernés par un cahier de transmission interne,
avec décharge de ce dernier.
TACHE 2 - TRAITEMENT DU COURRIER « DEPART »
u Objet
La procédure de traitement du « COURRIER DEPART » a pour objet la

préparation, la signature, l’enregistrement et l’expédition de toutes
correspondances ou documents.
Tout projet de lettre soumis à la signature du Directeur Général doit être au

préalable visé par l’auteur.
Secrétariat : Le courrier placé dans le parapheur est déposé au niveau du

Secrétaire du Directeur Général qui le présente au Directeur Général.
Le Directeur Général : Exploite la correspondance, procède à la signature ou porte

ses observations.
Secrétaire du Directeur Général : Récupère le courrier après signature du

Directeur Général et l’enregistre dans un registre « COURRIER DEPART », garde
une copie pour son classement ;
Si nécessaire, une autre copie est envoyée au service concerné.
L’Agent de Service doit exiger au destinataire du courrier, la décharge (cachet et
date de réception) sur le registre de transmission externe.
En cas de timbrage, la correspondance sous pli fermé est enregistrée dans un

registre pour document ou correspondance expédiée par la poste.
Le courrier sensible sera envoyé par lettre recommandée, avec accusé de réception.
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COURRIERS
TACHE 3 - TRAITEMENT DE NOTES INTERNES / MEMO
u Objet
La présente procédure vise la réglementation de la transmission de notes/MEMO entre

les différents services. Le visa du Directeur Général est obligatoire dans tous les cas.
u Détail de la procédure
Le service concerné : Etablit la Note et l’envoie au DG pour visa.
Secrétariat du DG : Place la Note/MEMO dans un parapheur et le soumet au DG pour

visa.
Le Directeur Général : Vise et ou émet des observations en cas de nécessité.
Secrétariat DG : L’enregistre dans un registre ouvert à cet effet, appose le cachet et

exécute les annotations du Directeur Général (s’il y a lieu), fait une copie et la classe dans
son chrono « Notes Interne/MEMO » ; s’il s’agit d’une Note Interne.
Avant l’affichage, faire prendre connaissance de la Note/MEMO à l’ensemble du

Personnel par une fiche circulaire contenant les noms de tous les membres du personnel
et exiger leur visa après lecture.
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COURRIERS
TACHE 4 : ARCHIVAGE DOCUMENTS ET COURRIERS
u Objet
L’objectif de cette procédure est de faciliter la recherche et le contrôle administratif des

documents de la Société.
u Détail de la procédure
Ø L’étape de la collecte des documents consiste à rassembler tous les documents

qui doivent être archivés : contrats, courriers, cahiers de charges, plans,
factures………..
NB : Archiver les courriers arrivée et les courriers départs chacun à part.
Ø L’étape du tri consiste à sélectionner les documents utiles.
Ø Le classement peut se faire par ordre alphabétique ou par ordre chronologique.

L’ordre chronologique est préférable.
Tenir un registre qui va classer les documents par ordre alphabétique.
Ø L’étape de la cotation qui consiste à indexer le document par un mot clé ou un

chiffre.
Chaque document va porter un numéro

ACHATS Page 1/2
TACHE 1 - AGREMENT FOURNISSEURS
Intervenants Supports
§ Responsable Logistique § Demande d’agrément

§ Directeur Administratif et Financier § Fiche d’agrément
§ Directeur Recherche Développement
§ Directeur Technique
§ Directeur Général
w Objet
La procédure a pour objectif de formaliser le régime des agréments.
w Détail de la procédure
Ø Analyse du dossier
Vérifier la conformité du dossier par rapport aux critères d’agrément :

- Réputation du fournisseur ;
- Délai de paiement ;
- Délai de livraison ou d’exécution de la prestation ;
- Conformité à la législation fiscale, commerciale du travail et sociale (existence
quitus fiscal, d’un NINEA et d’une immatriculation au RC, d’une attestation
délivrée par l’inspection du travail, et d’attestations de cotisations régulières à
la CSS).
Ø Elaboration fiche d’agrément

Ø Renseigner la fiche d’agrément après vérification des critères
Ø Transmettre le dossier au DAF pour contrôle régularité
Ø Décision d’agrément
• Validation du dossier conforme
Rédaction lettre
Visas
Signature
Un dossier non conforme sera rejeté et notifié au fournisseur par lettre écrite par le
DAF.
Ø Enregistrement dans base de données

Ø Mettre à jour la base de données des fournisseurs agréés.
Page
ACHATS 2/2
Tache 2 : COMMANDE DIRECTE
INTERVENANTS SUPPORTS
• Demandeur • Fiche de description des produits

• DAF
• Responsable logistique • Bon de commande
• Commission d’appel d’offre
• Directeur Général
w Objet
Il s’agit de :
Ø Satisfaire l’expression des besoins en provenance des services
demandeurs.
Ø Choisir le fournisseur de fournitures, de biens ou de services.
w Détail de la procédure
Ø Exprimer le besoin d’achat.

Ø Préciser la nature de la demande et décrire la description des quantités
prévues et toutes les informations utiles pour justifier la dépense :
Ø Utiliser la demande d’achat pour exprimer les besoins à satisfaire
(achat de biens ou demande de travaux) ;
Ø Viser la demande et transmettre à l’approbation du DAF.
Ø Consulter le budget
Ø Analyser le bien fondé de la demande au regard du budget et des
consommations antérieures du service demandeur ;
Ø Viser la demande (si elle est justifiée) et la transmettre à la DAF;
Ø Ou rejeter la demande au vue du budget et des consommations
antérieures du service demandeur et donner une justification par
notification écrite du rejet adressée au chef de service demandeur ;
Transmettre au DG une copie de la correspondance concernant le rejet.
Ø Valider la demande d’achat
Ø Signer les demandes d’achat
Ø Transmettre toute demande d’achat ou de travaux à la DAF
Ø Demander un arbitrage en cas de rejet de la demande
Ø Demander l’arbitrage de la Direction Générale par saisine sous

forme écrite ;
Ø Faire une copie de la lettre au DAF
Ø Préparer et viser la commande
Ø Exprimer la commande de biens ou de services sur un bon de commande

en trois (3) exemplaires comprenant les mentions ci-après :
• La raison sociale du fournisseur destinataire de la commande ;

La référence de la demande ou des demandes d’achat ou bons de
travail correspondants ;
L’année budgétaire concernée ;
Les références d’imputation budgétaire ;
La description précise et exhaustive des biens ou services
commandés ;
Les quantités, prix unitaires et montant HT ;
Le montant de la TVA ;
Le prix total TTC ;
Le nombre d’articles ;
Le mode de règlement ;
La date limite et le lieu de livraison ;
Mentionner au recto ou au verso du bon de commande les
conditions particulières relatives aux intérêts de retard dans la livraison des
biens ou dans l’exécution des travaux
Viser les trois (03) exemplaires du BC et les transmettre pour visa du
DAF.
Transmettre le BC au DAF.
Ø COMMANDER
Transmettre une copie du bon de commande signé au DAF pour permettre

la mise à jour du fichier des dépenses engagées ;
Classer un (01) exemplaire du bon de commande visé et le faxer au
fournisseur ;
Envoyer par courrier, au fournisseur deux (02) exemplaires du bon de
commande (dont un exemplaire client à retourner avec les quatre factures
exigées par le fournisseur).
TACHE 3 : APPEL D’OFFRES
INTERVENANTS SUPPORTS
• Responsable logistique • CCTP

• DT • Avis d’appel d’offre
• DRD • Règlement d’appel d’offre
• Plans
LANCEMENT D’UN APPEL D’OFFRES
LES CRITERES DE SELECTION POUR UN APPEL D’OFFRE SONT :
• Acte de soumission avec :
- le CCTP, les quantitatifs dûment datés, complétés et signés ainsi qu'un planning
détaillé ;
- la liste des sous et/ou cotraitants éventuels ;
- l'organisation de chantier prévue ;
- une attestation d'assurance responsabilité civile.
• Une Déclaration sur l’honneur qui atteste que la société :
1. n’est pas en état de faillite, de liquidation, de cessation d’activités, de règlement

judiciaire ou de concordat préventif ou dans toute situation analogue résultant
d’une procédure de même nature existant dans les législations et règlementations
nationales ;
2. ne fait pas l’objet d’une procédure de déclaration de faillite, de règlement

judiciaire, de liquidation, de concordat préventif ou dans toute situation analogue
résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et
réglementation nationales ;
3. n’a pas fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité
de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle ;
4. est en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité
sociale selon les dispositions légales du pays où elle est établie ou celles du pays
du pouvoir adjudicateur ;
5. est en règle avec ses obligations relatives au paiement des impôts et taxes selon les
dispositions légales du pays où elle est établie ou celles du pays du pouvoir
adjudicateur ;
6. ne s’est pas rendue gravement coupable de fausses déclarations en fournissant les
renseignements exigibles pour sa participation à un appel d’offres ;
7. n’a pas manqué à ses obligations contractuelles dans l’exécution d’un autre
marché.
• Numéro NINEA + RC
• Trois (03) attestations (IPRES, caisse sec. sociale, inspection du travail)
• Certificat administration fiscale
• Assurance RCCE
• Chiffre d’affaire moyen des 3 dernières années de 85 000 000 FCFA (le
montant varie en fonction du type de marché)
• Références techniques : au moins 3 projets similaires au cours des 5 dernières

années.
• CV du directeur des travaux + liste du personnel
• Planning de réalisation du marché
• Note méthodologique expliquant la démarche proposée de l’entreprise pour

réaliser le chantier
• Plan d’installation du chantier si nécessaire
• Liste des équipements prévus pour la réalisation du marché
• Mesures proposées pour limiter les nuisances et garantir la sécurité et la santé

des personnes
• Liste des sous traitants si applicable
• Bordereau des prix unitaires et détail estimatif
NB : L e dossier d’Appel d’offre doit comporter :
• Un avis d’appel d’offres

• Un règlement de l’appel d’offres
• Les documents techniques y compris plans.
COMMISION D’APPEL D’OFFRES
Etape 1 : Création d’une base de données Fournisseurs
Etape 2 : Mode opératoire
1) Création d’un cahiers de charges
2) Lancement de l’AO
3) Mise en place d’une commission de dépouillement
4) Sélection d’un prestataire (le mieux-disant d’après les critères développés

par la Commission de dépouillement)
Etape 3 : Commission de dépouillement
La commission de dépouillement peut être composée des services :
- Qualité
- DRD
- Architecte
- Logistique
- Bureau d’études (selon la technicité de L’AO)
- Ingénieur désigné
NB :
Les achats d’un montant inférieur à 5 millions sont faits par commande directe ou appel
d’offres restreint.
Les achats d’un montant supérieur ou égal à 5 millions sont faits par appel d’offres selon
les critères ci-dessus.
Page 1/5
BUDGET
§ Directeur Général § Fiches de préparation

§ DAF budgétaire manuelle
§ Direction Recherche Développement
§ Direction Technique § Budget détaillé par service
§ Direction Commerciale et Communication
TACHE 1 - ELABORATION DU BUDGET
Le budget annuel global de BENJA SA est composé :
w Du budget du personnel
w Du budget des frais généraux
w Du budget d’investissement
w Du budget des chantiers
u Processus d’élaboration du budget
A partir du mois d’octobre de l’année N, le DG convoque les responsables de service à

une réunion pour marquer le début de l’élaboration du budget de la société.
Cette réunion débouche sur l’adoption d’un calendrier pour l’élaboration du budget de
l’année N+1.
BUDGET Page 2/5
u Elaboration des programmes sectoriels
Au sein de chaque service, le responsable convoque et anime des réunions de

concertation.
Il procède à l’analyse et à la synthèse des propositions des services opératoires de

son département, valide les propositions qui lui conviennent sur une Fiche de
Préparation Budgétaire qu’il communique au Directeur général et au DAF.
Le D.G. examine et valide les programmes selon les objectifs de la société et

convoque une réunion avec les chefs de services.
Au plus tard à la mi-novembre de l’année N, le D.G. doit sortir une note à

l’intention des Chefs de services, indiquant le projet de budget de l’année N+1 à
soumettre à l’administrateur.
u Arbitrage budgétaire
Avant l’arrêté du projet de budget, le D.G doit, à la première semaine du mois de

novembre de l’année N, convoquer une réunion du comité budgétaire qui est
composé du D.G., des Responsables de services.
Au cours de cette réunion, le D.G. procède à l’examen du projet de budget et aux
arbitrages entre les différents services.
Le D.G. peut convoquer autant de séances d’arbitrage que nécessaire jusqu’à

l’accord entre les parties en présence.
Ces arbitrages sont conclus par l’approbation de propositions de budget de

programmes des différents départements, en tenant compte du déficit ou de
l’excédent budgétaire de l’année N.
Le Directeur Général demande au DAF d’intégrer tous les réajustements

demandés lors des séances d’arbitrage et vérifie si toutes les opérations ont été
correctement effectuées.
u Adoption du budget de l’entreprise
Le D.G. soumet le projet de budget global de BENJA SA à l’administrateur lors de

la deuxième quinzaine du mois de Décembre de l’année N.
BUDGET Page 3/5
uRévision et diffusion du budget
A l’issue de la présentation au Conseil d’Administration, le DG demande au

DAF de corriger suivant les modifications requises par le Conseil.
Le DAF soumet alors le budget au DG pour vérifier si toutes les modifications

demandées par le Conseil ont été correctement intégrées.
Ensuite le D.G. diffuse la version définitive du budget :
- Au Conseil d’Administration ;
- Aux responsables de services ;
- Au DAF
Cette diffusion assure la disponibilité du budget dans la dernière semaine du mois

de décembre de l’année N.
TACHE 2 - SUIVI BUDGETAIRE
A la fin de chaque trimestre, le DAF rend compte de la situation du budget.

Un tableau global de suivi du budget sera mis en place pour assurer l‘état
d’évolution de consommation du budget et de révéler les écarts le cas échéant.
Il adresse un exemplaire complet au D.G., répartit un deuxième exemplaire entre

les Chefs de département et conserve un exemplaire complet pour les besoins de
ses propres analyses.
u Analyse et commentaires sur le suivi du budget
A la réception du tableau de suivi du budget le concernant, chaque Chef de

département procède à une analyse des principales rubriques budgétaires et
commente les écarts les plus significatifs.
Le DAF procède à l’analyse de l’intégralité des états de suivi qu’il détient en se

focalisant sur les écarts, évolutions anormales ou invraisemblables.
Dans le cas d’écarts inexpliqués ou anormaux, il demande aux chefs de service

concernés les explications sur les constats qu’il a effectués. Ces derniers sont tenus
de répondre par écrit dans un délai d’une semaine.
Lorsque les explications reçues ne satisfont pas le DAF ou lorsque les constats
effectués traduisent une évolution préoccupante, ce dernier doit se rapprocher du
Chef de service concerné pour pousser ses investigations.
Page 4/5
BUDGET
TACHE 3 - REVISION DU BUDGET
§ Directeur Général § Plan de mise en œuvre de la

§ Responsables de services révision
§ DAF § Fiches de préparation budgétaire
§ Tableau de suivi budgétaire
§ Programme sectoriel et global.
Ensuite le DAF doit faire au D.G. un rapport détaillé sur le suivi budgétaire du
trimestre écoulé avec les résultats de ses analyses et ses commentaires et les actions
correctives qui lui paraissent nécessaires.
Le D.G confronte le rapport du DAF et les commentaires des chefs de services en

vue de la prochaine réunion du Comité budgétaire sur le niveau d’exécution du
budget.
Les commentaires de suivi budgétaire sont discutés au cours d’une réunion

trimestrielle du comité budgétaire présidé par le D.G.
Les remarques et observations du Comité sont consignées dans un procès-verbal

dressé par le DAF. Le P.V. servira de référence dans l’établissement des
commentaires de début du trimestre suivant.
A tout moment de l’année, au vu de l’évolution de la situation de l’exécution du

budget ou suite à un événement majeur (évolution préoccupante des dépenses
constatées dans le suivi du budget, mesures macro-économique majeures, etc.), le
DAF peut proposer au D.G de procéder à une révision du budget.
u Mise en œuvre
Une fois le remaniement décidé, le DAF établit le plan de mise en œuvre de la

révision du budget.
Ce plan qui tient compte de la date à laquelle le Conseil d’Administration doit se

réunir pour adopter le budget révisé, doit s’étaler sur une période maximale de
trois (03) semaines :
w Durant la première semaine, les Chefs de services procèdent

unilatéralement à la révision de leurs budgets respectifs ;
w Durant la deuxième et la troisième semaine, le budget révisé est soumis au

DG pour être analysé et éventuellement corrigé puis diffusé aux Chefs de
service.
Ø Révision
A la date de la révision, le DAF produit en plusieurs exemplaires un état complet

de la situation d’exécution budgétaire de l’entreprise, qu’il transmet aux différents
Chefs de service.
Sur la base de son dernier commentaire de la situation d’exécution budgétaire,

chaque Chef de service entame la réflexion sur la révision. Pour chaque rubrique,
il estime l’augmentation ou la diminution nette à apporter aux montants initiaux
en tenant compte de plusieurs facteurs :
• La situation actuelle des dépenses ou recettes sur la rubrique ;

• La tendance pressentie pour le reste de l’année budgétaire ;
• Ses propres analyses trimestrielles de suivi budgétaire ;
• Les commentaires du Contrôleur de gestion, etc.
Sur le plan pratique, le D.G ou le Chef de service matérialise la révision en

renseignant une fiche budgétaire vierge des augmentations ou diminutions nettes
sur les montants initialement budgétisés pour chaque rubrique.
Le D.G. et les Chefs de service retournent au DAF les fiches budgétaires remplies
au plus tard à la fin de la première semaine du plan de mise en œuvre.
Page 5/5
BUDGET
Ø Discussions et arbitrages
Le DAF produit un état de suivi budgétaire avec les révisions incluses. Il procède
ensuite à une vérification pour s’assurer de la conformité des remaniements
indiqués dans le budget par rapport aux fiches budgétaires.
Au début de la deuxième semaine du plan de mise en œuvre, le D.G convoque une

réunion du comité budgétaire de l’entreprise. Au cours de cette réunion, il est
procédé à l’examen des révisions envisagées par les différents chefs de services.
Une fois le budget révisé, validé, le DAF prépare une note exposant les motifs et
l’incidence financière de la révision. Il transmet cette note, accompagnée du
budget révisé, au D.G, en vue de sa présentation au Conseil d’Administration.
Ø Présentation au Conseil d’Administration
Le D.G présente le budget révisé au Conseil d’Administration au plus tard à la fin

de la troisième semaine du plan de mise en œuvre.
A l’issue de la présentation au Conseil d’Administration, le D.G demande au DAF

de corriger le projet de budget révisé suivant les modifications autorisées par
l’instance supérieure.
Le DAF transmet, ensuite, une copie de l’état de suivi budgétaire révisé à chaque
Chef de service.
CAISSE
Page 2/4
Ø Encaissement
Le solde minimum de la caisse est fixé à cent mille francs (100 000 FCFA).
La caisse est approvisionnée à hauteur d’un million (1 000 000 FCFA).
Ø Décaissement
Le caissier s’assure que la DAP est :
w Visée par le Chef de service concerné par la demande de décaissement ;

w Accompagnée de pièces justificatives ;
w Approuvée par le DAF.
NB : Jusqu’à 10 000 FCFA, l’autorisation du DAF suffit.

Au delà de cette somme, la signature du DG est obligatoire.
Le caissier établi une pièce de caisse pré numérotée sur lequel il va inscrire :
w La référence de la DAP ;
w Les références des pièces justificatives ;
w La nature du décaissement ;
w Le montant global ;
w L’imputation budgétaire.
Le caissier enregistre les pièces de caisse au fur et à mesure de leur établissement

dans un journal manuel de caisse.
Ø Contrôle des décaissements
En fin de journée, le caissier procède à l’arrêté de sa caisse et effectue :
w La totalisation des colonnes recettes et dépenses ;

w Le calcul du solde pour différence entre le report à nouveau, plus les
recettes moins les dépenses.
Ensuite, il compte son encaisse (disponible) et s’assure qu’elle est égale au total de
son journal de caisse.
Après ces contrôles, le caissier agrafe les pièces de caisse de la journée au
brouillard de caisse, le vise et transmet le tout au comptable.
Ø Comptabilisation des opérations de décaissement
Le comptable s’assure que les pièces de caisse qu’il a reçues du caissier sont
correctement reportées sur le journal.
Il procède ensuite à l’imputation de chaque pièce de caisse sur un bordereau
d’imputation unique. Le comptable procède ensuite à la saisie de ses pièces
comptables, dans le journal de caisse créé à cet effet.
CYCLE 5– CAISSE Page 3/4
FORMULAIRE DE DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT (voir annexe)

FOURNISSEURS Page 1/3
TACHE 2 - COMPTABILISATION DES FACTURES
w Responsable Administratif et Financier w Factures

w Décomptes
w Comptable w Bons de commande
w Lettre de commande
w Marchés
w Avoirs
w Retenues de garantie, etc.
u Imputation et saisie des factures
Le Comptable procède à l’imputation et saisit ensuite les factures visées et certifiées

dans les procédures de l’entreprise, en accord avec les dispositions du SYSCOA et du
plan des comptes défini et paramétré à travers le logiciel de comptabilité utilisé par
l’entreprise.
Le Comptable devra passer cette écriture dans le journal des achats ouvert à cet effet.
Après saisie, il appose le cachet « SAISIE » sur la facture ou décompte et le renseigne
de ses initiales et du numéro séquentiel de l’écriture délivré par le logiciel de
comptabilité.
u Contrôle de la saisie effectuée et classement
Le Comptable édite ensuite le journal et procède au contrôle de sa saisie. Ce contrôle

est matérialisé par le pointage systématique de toutes les écritures du journal.
A l’issue de son contrôle, il remet les pièces et l’édition du journal au DAF qui vérifie
le cachet de saisie sur chaque pièce et pointe systématiquement toutes les écritures du
journal.
Lorsqu’il relève une anomalie, le DAF prépare une feuille d’OD pour redresser l’erreur
de saisie et la transmet immédiatement au Comptable.
Le cas échéant, le DAF vérifie la correcte saisie de la feuille d’OD avant d’apposer son
visa sur le nouveau brouillard édité.
En l’absence d’anomalie (ou lorsque l’anomalie a été diligemment régularisée), le RAF

vise le journal et retourne les pièces et le journal au Comptable.
Lorsque la facture comptabilisée concerne une immobilisation, le Comptable classe un

exemplaire ou une copie dans le dossier d’immobilisation ouvert à cet effet.
Le Comptable procède au classement chronologique du journal et de la facture.
CONCESSIONNAIRES ET FOURNISSEURS / Page 2/3

ACHATS
TACHE 3 - JUSTIFICATION DES COMPTES
w Responsable Administratif et w Factures

Financier w Décomptes
w Pièce de règlement
w Comptable w Feuille d’OD
w Marchés
w Avoirs
w Retenues de garantie
w Analyse de compte
w Extrait de compte
Les justifications de compte sont effectuées mensuellement.
Le Comptable procède à l’analyse de l’ensemble des comptes fournisseurs en

comptabilité (fournisseurs ordinaires, fournisseurs avances et acomptes etc.) sur la
base des écritures du grand livre auxiliaire.
u Analyse et justification des comptes
Les travaux effectués par le Comptable consistent à :
-Vérifier l’affectation au bon compte auxiliaire fournisseur des :
• Factures ;
• Avoirs ;
• Avances ;
• Retenues diverses ;
• Effets à payer, etc.
- Préparer une feuille d’OD pour régulariser les anomalies relevées le cas
échéant ;
- Contrôler l’absence d’anomalie dans les comptes auxiliaires débiteurs. Ces

comptes doivent correspondre à :
• Des avoirs ;
• Des avances ;
• Des excédents de règlements ;
• Des erreurs d’imputations sur le compte auxiliaire ;
• Des factures non encore comptabilisées alors que l’avance a été
comptabilisée.
Ø Analyser les factures réglées non soldées et à contrario, les écritures de
règlement non soldées.
ANNEXES
Fiche d’intervention des matériels
Version : 1 Champ d’application : Chantier ……..
- Date :…………………………..
Responsable :…………………………………………………
- Matériel concerné par l’intervention (description détaillée) :
- Description de l’incident nécessitant l’intervention :
- Intervention de la maintenance :
• Date : • Durée d’intervention:
• Intervention effectuée :
• Visa du Responsable : • Visa du Technicien Maintenance:

Fiche de Non-Conformité NC R
Version : 1 Champ d’application : magasin et
fournisseurs
Nom du fournisseur La non-conformité concerne :

:……………………………….
□ Non respect de la date de livraison;
Numéro du bon de livraison □ Non respect de la quantité à livrer,
:………………………. □ Absence d’étiquette ou difficulté à
identifier le produit ;
Désignation de l’article □ Emballage et/ou conditionnement
:……………………………. détérioré ;
□ Non respect du cahier de charges ;
□ Propreté du véhicule insuffisante ;
□ Absence de fiche technique ;
Lors de votre livraison en date du □ Autres.
……………... nous avons constaté une non-
conformité justifiant :
□ Une remarque
□ Un refus de livraison
Description des anomalies constatées :
Nous vous prions de bien vouloir remédier à ces anomalies dans les plus brefs délais.
- Signature du réceptionnaire : - Signature du livreur :

Fiche demande achat
Version : 1 Champ d’application : Groupe BENJA
- Demandeur :………………………….. Utilisateur (s) :…………………………………………..……..
- Produit / Matériels
• Désignation :
……………………………………………………………………….……………………….
………………………………………………………………………………………….…….
• Quantités : …………………
- Caractéristiques Produit /Matériel:
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
-Documents / tests à demander aux Fournisseurs / Prestataires :
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
SIG SA
P-40
………………………………………………………………………………………………………………
…………
PJ :
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
Dakar le……………………………….. ;
Visa Demandeur
SIG SA
P-41
Fiche demande d’achat
Version : 1 Champ d’application : Groupe SIG SA
- Demandeur :………………………...….. Utilisateur

(s) :…………………………………………..……..
DESIGNATION REFERENCES/ CARACTERISTIQUES QUANTITE
-Documents / tests à demander aux Fournisseurs / Prestataires :
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
PJ :
SIG SA
P-42
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
………………………………………………………………………………………………………………
…………
Dakar le,………………………………
Visa Demandeur
Fiche demande d’achat

Version : 1 Champ d’application : Groupe BENJA
SIG SA
P-43
- Demandeur :………………………….. Utilisateur (s) :…………………………………………..……..
DESIGNATION REFERENCES / QUANTITE

CARACTERISTIQUES
Conakry le,………………………………
Visa Demandeur
SIG SA
P-44
FICHE SUIVI MATERIELS
DATE
SORTIE RETOUR
DATE DESIGNATION Q DEMANDEUR DE OBSERVATIONS
MAGASIN MAGASIN
RETOUR
SIG SA
P-45
SUIVI CONSOMMATION
SORTIE
DATE DESIGNATION Q DEMANDEUR DESTINATION OBSERVATIONS EM
MAGASIN
SIG SA
P-46
Chantier ,
SUIVI STOCK
STOCK ENTREE SORTIE STOCK

DATE DESIGNATION UNITE OBSERVATIONS EMAR
INITIAL STOCK STOCK FINAL
SIG SA
P-47
Chantier
SUIVI TRANSFERT
QUANTI
SORTIE GESTIONN
DAT DEMAND DESTINA DESIGNA TE OBSERVATI
U MAGAS AIRE DE
E EUR TION TION DEMAN ONS
IN STOCK
DEE
SIG SA
P-48
Chantier TABLEAU RECAPITULATIF
Semaine du ……………………… au
………………..
Qte à
Total Total Total Total Stock Gestionnai
Désignation U command Observ
entrée sortie transfert avaries dispo re de stock
er
SIG SA
P-49
VISA GESTIONNAIRE DE
STOCK
SIG SA
P-50
FICHE CONTROLE RECEPTION
Lieu de
réception:
………...………
…………………
…
Contrôles
Visa
Désignation Immatriculatio
Date Heure Fournisseurs Accept Obs réceptionnai
s n Véhicule
Q Qlité é / re
Refusé
SIG SA
P-51
BANQUES Page 2/5
TACHE 2 - RAPPROCHEMENT BANCAIRE
w Comptable w Relevés bancaires

w DAF w Grand livre des comptes
w DG w Décompte des travaux
w Etat de rapprochement bancaire
w Extrait de compte bancaire
u Réception des relevés bancaires et saisie
A la fin de chaque mois, le DAF reçoit des banques, les relevés de compte figurant
dans leurs livres et les transmet au Comptable.
Le Comptable s’assure que le solde du relevé précédent correspond au report de

solde du relevé qu’il vient de recevoir.
u Etablissement du rapprochement bancaire
Au plus tard une semaine après la fin du mois, toutes les opérations du mois
précédant doivent être saisies dans les journaux de banque.
Le Comptable édite un grand livre à travers le logiciel de comptabilité de

l’Entreprise.
Le Comptable établit ensuite le rapprochement bancaire.
SIG SA
P-52
BANQUES Page 3/5
TACHE 3 - COMPTABILISATION DES OPERATIONS BANCAIRES
w Comptable w Bon de Commande

w DAF w Chèque / Ordre de virement
w Bordereau de remise de chèque
w Bordereau d’imputation
w Grand livre
u Contrôles et imputations
Le Comptable reçoit :
- La liasse ordre de paiement / facture / chèque / BC ;

- Les bordereaux de remise de chèque
Il vérifie que tous les visas requis ont été apposés sur l’ordre de paiement (DAF et
DG).
En cas d’anomalie, il en informe le DAF afin de déterminer son origine.
En l’absence d’anomalie, le Comptable procède à l’imputation Comptable des

pièces.
SIG SA
P-53
PERSONNEL Page 1/12
Tache 1: Avances et Prêts au personnel
w DG • Demande d’avance
w DAF • Ordre de paiement
w Chef du personnel • Chèque
w Comptable w Bulletins de salaires
w Agent
Il s’agit d’avances consenties par la direction générale aux agents de l’Entreprise. Les
modalités de retenue sont laissées à l’appréciation du chef du personnel et du DAF qui
sont chargés d’étudier la demande.
NB : seul le personnel permanent peut prétendre aux avances.
AUTORISATION DES AVANCES
Les demandes d’avance sont remplies et adressées au chef du personnel qui transmet
au DAF.
Le DAF analyse les demandes en fonction du niveau d’endettement des agents et des
fonds disponibles. Il appose son visa et la mention « BON POUR ACCORD » sur la
demande en précisant le montant finalement accordé.
En cas de refus, il indique la mention « REFUS » et informe le demandeur. Une copie

de la demande est classée dans le dossier du salarié.
ETABLISSEMENT DE L’ORDRE DE PAIEMENT
Le Comptable établit un ordre de paiement en trois (03) exemplaires.
Paiement par chèque
En cas de paiement par chèque, le Comptable établit un chèque, le joint à la liasse ordre
de paiement/demande d’avance et transmet le tout au chef du personnel.
Le chef du personnel vérifie que le chèque est bien conforme à l’ordre de paiement.
SIG SA
P-54
PERSONNEL Page 2/12
En l’absence d’anomalie, il vise l’ordre de paiement qu’il transmet au DAF.
Le DAF procède à un contrôle formel de la liasse. Il signe le chèque et retourne la liasse

au Chef du personnel.
Le bénéficiaire reçoit le chèque et appose sa signature par décharge sur l’exemplaire de

l’ordre de paiement (OP) prévu à cet effet.
Paiement en espèces
La demande est transmise au caissier qui procède au règlement contre décharge du

bénéficiaire sur la pièce de caisse voir procédure de CAISSE, DECAISSEMENTS).
Une copie de la demande d’avance et un exemplaire de la pièce de caisse sont transmis

au DAF et au chef du personnel.
PRISE EN COMPTE DES AVANCES DANS LE LOGICIEL DE PAIE
A la réception de la copie des demandes d’avance, le chef du personnel fait procéder

au traitement par retenue sur la paie du bénéficiaire.
Il transmet les bordereaux d’avance au Comptable pour saisie dans l’application PAIE.
Le comptable édite le journal et le transmet au chef du personnel pour contrôle.
En cas d’anomalie, le chef du personnel demande à son comptable de procéder aux

corrections nécessaires.
Le chef du personnel matérialise son contrôle en apposant son visa sur les bordereaux
d’avances.
Le comptable classe les documents dans la chemise des éléments de la paie du mois ;
les demandes d’avance sont rangées dans les dossiers individuels des agents.
SIG SA
P-55
Page 3/12
PERSONNEL
TACHE 2 - CONGES PAYES : DÉPARTS ET RETOURS
w Directeur Général (DG) w Planning mensuel des congés

w DAF w Décisions de congés
w Chef du personnel w Bulletins de salaire
w Comptable w Etats de paie
w Ordres de paiement
w Chèque
CONFIRMATION DES PLANNINGS DES DEPARTS EN CONGES
Chaque mois (M), le chef du personnel élabore le planning mensuel des congés à partir
du planning annuel.
Le 05 de chaque mois, le chef du personnel informe les Responsables concernés des

départs en congés et de la durée prévue pour le mois suivant.
Les responsables concernés prennent connaissance de l’information.
En fonction des contraintes liées au bon fonctionnement des services, ils apportent les
modifications nécessaires avant de donner leur accord définitif.
Le chef du personnel établit les décisions de congés en trois (03) exemplaires qu’il
transmet au DG.
Les décisions de congés signées par le DG sont retournées au chef du personnel qui les
répartit comme suit :
• Un exemplaire est envoyé au salarié,

• Un exemplaire est remis au responsable concerné,
• Un exemplaire est conservé au niveau du service Administratif et Financier.
SIG SA
P-56
TRAITEMENT DES DECISION DE CONGES
Les bulletins de salaire des agents devant prendre leurs congés au cours du mois M+1
sont établis au fur et à mesure des dates de départ en congés (une semaine avant la date
effective de départ en congés).
Dès la clôture de la paie du mois M et l’ouverture de la paie du mois M+1, le chef du

personnel remet les décisions de congés à son Comptable.
Ce dernier procède à la sélection des agents concernés par les départs en congés,
effectue les régularisations nécessaires sur toutes les rubriques (cotisations, retenues…)
dans l’application PAIE.
Puis, le comptable édite les bulletins de salaire provisoires qu’il soumet à l’approbation
du chef du personnel et du DAF.
SIG SA
P-57
PAIE - PERSONNEL Page 4/12
Le chef du personnel vérifie que tous les bulletins ont fait l’objet d’une décision de
congés. Il contrôle le nombre de jours de présence par rapport à la date prévue de
départ en congés et s’assure que toutes les retenues requises ont été régulièrement
opérées.
En cas d’anomalie, le chef du personnel demande au comptable de procéder aux

corrections nécessaires.
En l’absence d’anomalie, le chef du personnel demande au DAF de valider et de

demander au comptable d’éditer les bulletins définitifs et les états de paie.
Le comptable édite les bulletins définitifs qu’il remet au chef du personnel qui procède
à un ultime contrôle et en l’absence d’anomalie, il transmet la liasse au Comptable pour
l’établissement de l’ordre de paiement et du chèque.
SIG SA
P-58
CONSTATATION DES RETOURS DE CONGES
Au retour des congés, l’agent se manifeste auprès de sa direction qui établit une
attestation de reprise de service.
L’attestation visée par le Directeur concerné est transmise au chef du personnel qui
vérifie la conformité de la date de reprise par rapport à celle mentionnée sur la décision
de congés.
En cas d’anomalie, il adresse une lettre à l’intéressé avec ampliation au Directeur

concerné.
Le chef du personnel classe ensuite les attestations de reprise de service dans les
dossiers individuels des agents.
SIG SA
P-59
Page 5/12
PERSONNEL
TACHE 3 - TRAITEMENT MENSUEL DE LA PAIE
w DAF w Bordereaux de suivi des temps de

w CHEF DU PERSONNEL présence / Pièces justificatives
w COMPTABLE w Bulletin de salaire
w DG w Etats de paie
w AGENT w Ordres de paiement
w Chèques / Ordres de virement
w Journaux de paie
w Réclamation.
ETABLISSEMENTS DES BORDEREAUX DE SUIVI DES TEMPS DE PRESENCE

Le suivi des temps de présence est du ressort du chef du personnel.
Les absences du personnel, de toutes natures, doivent être justifiées et sont soumises à
l’autorisation préalable ou à l’accord de la hiérarchie. Ces absences concernent les
absences pour raisons personnelles, les absences pour maladie, les absences pour
événements familiaux, lesquels sont réglementés par la Convention Collective
Nationale Interprofessionnelle.
Tous les documents (autorisations d’absences, certificats médicaux, autorisations
d’heures supplémentaires, etc. …) nécessaires au suivi des temps de présence sont
centralisés par les responsables précités qui veillent, chacun en ce qui le concerne, au
respect du règlement intérieur.
Sur la base des informations reçues, ces responsables établissent ou font établir le
bordereau de suivi des temps mensuels (BST).
Une fois le bordereau établi, ils s’assurent de sa conformité par rapport aux pièces
justificatives et y apposent leurs visas.
SAISIE ET CLASSEMENT
Au plus tard le 20 de chaque mois, les Responsables transmettent les BST accompagnés
des pièces justificatives et d’un bordereau de transmission au chef du personnel.
Le chef du personnel vérifie l’exhaustivité des documents avant de décharger le

bordereau de transmission. Il transmet les BST au comptable.
Le comptable saisit les temps de présence mensuels dans le logiciel de paie. Il édite
ensuite un brouillard de saisie qu’il pointe exhaustivement. Il corrige les éventuelles
erreurs, appose le cachet « Saisie » sur le bordereau de suivi des temps.
Page 6/12
SIG SA
P-60
PERSONNEL
Il transmet le brouillard accompagné du bordereau de suivi des temps au chef du

personnel.
Le chef du personnel vérifie par sondage la correcte saisie des bordereaux de suivi des
temps, matérialise son contrôle en apposant son visa sur le brouillard de saisie.
Les bordereaux de suivi des temps joints aux brouillards de saisie pointés sont classés
dans la chemise des éléments de la paie du mois M.
Les pièces justificatives nécessaires au suivi des temps de présence sont rangées dans
les dossiers individuels des agents.
EDITION ET CONTROLE DES BULLETIN DE PAIE
Au plus tard le 23 du mois, le comptable lance le traitement de la paie permettant

l’édition des bulletins provisoires de salaire et des différents états mensuels de paie
(état de centralisation des salaires, état de paiement, état des diverses retenues, etc. …)
en deux (02) exemplaires.
Il procède ensuite au contrôle de cohérence avec les bulletins du mois M+1 et au

pointage des bulletins avec les éléments de la paie du mois (bordereaux de suivi des
temps de présence, bordereaux des avances, etc. …)
Ensuite, il transmet l’ensemble des documents au chef du personnel qui procède aux
contrôles suivants :
• Examen analytique de la masse salariale,

• Rapprochement des bulletins de salaire du mois M – 1 et ceux du mois M afin de
déceler d’éventuels écarts et les analyser,
• Contrôle par sondage de l’exactitude des éléments variables de paie (jours payés,
retenues sur avances et prêts, etc.).
Lorsque son contrôle révèle des anomalies, il les mentionne sur le (s) bulletin (s)
concerné (s) qu’il retourne au comptable pour correction.
Dans le cas contraire, le RAF appose son visa sur les bulletins de salaire et les états de
règlement qu’il transmet au DAF.
Il retourne les bordereaux des avances et les bordereaux de suivi des temps de présence
au comptable qui les classe dans la chemise des éléments de la paie du mois.
Le DAF procède à un examen analytique global des salaires, effectue des contrôles par
sondage sur certains éléments de la paie.
SIG SA
P-61
Au besoin, le DAF se fait transmettre les dossiers individuels des agents.
Lorsque son contrôle ne révèle pas d’anomalie, le DAF valide la paie en apposant son
visa sur les états de règlement des salaires.
PERSONNEL Page 7/12
Le DAF retourne l’ensemble des documents au chef du personnel.
SIG SA
P-62
Le chef du personnel transmet l’état de règlement des salaires au comptable pour
comptabilisation et préparation des règlements (chèques, ordres de virement,
billetage,…) (voir procédure BANQUES, DECAISSEMENTS).
CLOTURE DE LA PAIE
Après établissement, le Comptable retourne les chèques et ordres de virement au chef

du personnel.
Le chef du personnel vérifie que les montants des chèques et des ordres de virement
correspondent à ceux figurant sur les états de règlement des salaires. En cas
d’anomalie, il demande au Comptable d’établir d’autres chèques ou ordres de
paiement.
Lorsque son contrôle ne révèle pas d’erreurs, il envoie les chèques et ordres de
virement, accompagnés des pièces justificatives, au DG pour signature.
Les documents sont retournés au chef du personnel pour distribution des bulletins de
salaire et remise des chèques.
Pour les virements, l’ordre de virement est remis au comptable pour dépôt à la Banque.
Au plus tard le dernier jour du mois M (après distribution des bulletins) et à l’issue du
contrôle sur la paie, le chef du personnel propose à la sauvegarde des données du mois
M. puis il procède à la clôture de la paie.
A partir de ce moment, aucune régularisation ne pourra être faite sur la paie du mois
M.
RECEPTION ET TRAITEMENT DES RECLAMTIONS DE LA PAIE
Le DAF et le chef du personnel sont chargés de recueillir les réclamations émanant des
salariés.
Le chef du personnel transmet les réclamations au Comptable. Ce dernier remplit au

fur et à mesure le registre de réclamations sur la paie.
SIG SA
P-63
Le registre éventuellement accompagné des pièces justificatives est transmis au chef
du personnel qui vérifie la nature des réclamations et leur justification.
En cas de désaccord, le chef du personnel raye la ligne de réclamation correspondante

sur le registre des réclamations, adresse une note à l’intéressé pour lui signifier les
motifs du rejet.
Lorsque la réclamation est fondée, le chef du personnel en collaboration du DAF définit

les modalités de règlement sur un état qu’il joint au registre des réclamations.
Les réclamations justifiées sur la paie du mois M ne sont régularisées que sur la paie
du mois M+1.
Dans le cas où, suite à une erreur sur la paie du mois M, un salarié se trouve lésé, il
peut bénéficier d’une avance exceptionnelle équivalent au montant de l’erreur.
Cette avance exceptionnelle sera retenue intégralement sur la paie du mois M+1.
Toutefois, cette retenue sera accompagnée en M+1 de la régularisation faite au titre du
mois M.
L’analyse du registre des réclamations permet au chef du personnel d’identifier les

principales causes des réclamations et de mettre en œuvre des actions pour y remédier.
SIG SA
P-64
PERSONNEL Page 9/12
TACHE 4 – DECLARATIONS FISCALES ET SOCIALES
w DAF w Etats récapitulatifs des éléments

w CHEF DU PERSONNEL de salaire
w COMPTABLE w Etats préparatoires de déclaration
VRS
w Bordereaux de versement des VRS
w Etats préparatoires des
déclarations IPRES
w Déclarations IPRES
w Etats d’appel mensuel de
cotisation du régime général
IPRES
w Chèques
ETABLISSEMENT DES DECLARATIONS FISCALES ET SOCIALES
P4.1.1 Déclarations fiscales
A partir de l’état récapitulatif des éléments de salaire figurant dans les états après
paie, le comptable établit un état préparatoire de déclaration VRS.
Il reporte ensuite le montant à déclarer figurant sur son état préparatoire sur un
bordereau de versement des VRS.
Il transmet le bordereau de versement au chef du personnel qui, après vérification,

appose son visa sur l’état préparatoire.
Le chef du personnel transmet ensuite les documents au Comptable accompagnés

d’une demande de règlement.
P4.1.2 Déclarations IPRES
A partir de l’état des cotisations IPRES mentionnant la part patronale et la part

salariale pour les régimes cadre et général, le comptable établit un état préparatoire
des déclarations IPRES.
Il reporte ensuite les montants sur la déclaration IPRES relative au mois M. il remet
cette déclaration et l’état préparatoire correspondant au chef du personnel.
Ce dernier s’assure que les documents ont été correctement établis avant de porter
son visa sur l’état.
SIG SA
P-65
Le chef du personnel transmet ensuite la déclaration et l’état préparatoire
correspondant au Comptable pour préparer et suivre le règlement.
P 4.1.3 Déclarations Caisse de Sécurité Sociale
Les états édités après la clôture définitive de la paie du mois M contiennent un état
reprenant
• Le montant cumulé des salaires plafonnés,

• Le montant des cotisations de prestations familiales,
• Le montant des cotisations des accidents du travail.
A partir de ces états, le comptable renseigne l’état d’appel mensuel de cotisation

du régime général comme suit :
• Inscription du total des salaires mensualisés plafonnés dans la case E,

• Inscription du total des salaires mensualisés inférieurs ou égaux au plafond
dans la case F,
• Inscription du total des salaires horaires dans la case G.
Il transmet ensuite l’état d’appel de cotisation renseigné au chef du personnel.
Le chef du personnel procède à un contrôle, vise l’appel de cotisation et le remet

au Comptable pour préparer le règlement.
P 4.2 PAIEMENT DES COTISATIONS FISCALES ET SOCIALES
Le chef du personnel vérifie la cohérence entre les déclarations et les soldes

comptables des organismes sociaux.
En cas d’anomalie, il se rapproche du comptable pour déterminer l’origine des

écarts relevés.
En l’absence d’anomalie, le Comptable établit les chèques selon la procédure

banque (DECAISSEMENTS).
Le coursier procède au dépôt des différentes déclarations au niveau des

organismes sociaux.
Au retour, il transmet le double des déclarations déchargées au comptable qui les

classe dans une chemise prévue à cet effet.
SIG SA
P-66
Page
PERSONNEL 11/12
TACHE 5 - GESTION DU PERSONNEL
u Recrutement
Le recrutement du personnel se fait selon les directives du DG, en tenant compte de la
ligne budgétaire prévue à cet effet.
u Procédures de recrutement
Les critères de recrutement pour chaque catégorie de personnel doivent être

communiqués par écrit au chef du personnel par les différents Chefs de services pour le
poste à pourvoir. Ensuite, le chef du personnel transmet le dossier au DAF pour visa.
Le DAF, après étude du dossier doit vérifier si le visa du chef de service demandeur est
bien établi, si le poste à pourvoir est prévu par le budget. Ensuite, il doit vérifier la
concordance entre les exigences du poste et le profil dégage par le service demandeur,
donne ses observations, appose son visa et transmet le dossier au DG.
Le D.G étudie le dossier en tenant compte des avis des différents chefs de service
intervenants et prend une décision (acceptation ou rejet).
En cas de rejet, le dossier est classé sans suite et il (Le DG) en informe le chef de service
demandeur.
Si le DG accepte le recrutement, il transmet le dossier au DAF pour qu’il enclenche la
procédure de recrutement avec le chef du personnel.
Le chef du personnel : après accord du DG et du DAF, fait une annonce dans un journal
de large diffusion en donnant les caractéristiques du poste à pourvoir, le profil demandé
et la date de clôture des demandes entre autres informations.
A la réception des dossiers de demandes d’emplois, le chef du personnel les étudie, fait
une proposition et transmet le dossier au DAF.
Le DAF : vérifie si toute la procédure a été respectée ; annonces dans un journal de large
diffusion, demandes reçues dans les délais et donne son avis sur la proposition du chef
du personnel a l’intention du D.G.
Le D.G : Celui-ci étudie le dossier en tenant compte des observations du DAF sur la
proposition du chef du personnel. Ensuite il prend une décision, en informe les
différents chefs de service intervenants et transmet le dossier au DAF et au chef du
personnel.
S’il refuse la proposition du DAF, ce dernier fait une autre proposition toujours dans le
lot de candidats qui ont fait parvenir leurs demandes dans les délais.
Page 12/12
PERSONNEL
SIG SA
P-67
S’il accepte, par contre la proposition du DAF, ce dernier demande au chef du personnel
de préparer une lettre pour convoquer le candidat retenu.
uObligations légales
Pour chaque employé, un contrat de travail sera établi, signé par le DG et le titulaire du
poste.
u Création et mise à jour du dossier du personnel
Pour chaque agent, un dossier individuel doit être constitué et mis à jour. Ce dossier
comprendra :
- L’Etat Civil de l’agent concerné ;
- Les références professionnelles (C.V.) ;
- Les pièces justificatives de ses références professionnelles ;
- Le contrat ;
- Sa situation matrimoniale ;
- Le bulletin de naissance des enfants s’il y a lieu ;
- Le salaire et toutes modifications y afférent ;
- Les déductions salariales obligatoires ;
- Les congés, etc.
SIG SA
P-68
Page 1/13
IMMOBILISATIONS
PREAMBULE
L’acquisition des immobilisations de BENJA SA est initiée par les responsables budgétaires
qui, au préalable et sauf exception, ont inscrit l’investissement dans leur budget.
Le Responsable des Achats Locaux s’occupera de toutes les formalités à l’acquisition de

l’immobilisation. Lorsque celles-ci sont terminées et l’immobilisation réceptionnée, il
transfère les éléments au Comptable pour saisie.
Pour toute commande, un dossier d’immobilisation sera ouvert suivi par le Comptable.
ENTREE D’UNE IMMOBILISATION
w Responsable logistique • Factures fournisseur / Décomptes

w DAF de travaux
w Comptable • Dossier d’immobilisation
• Journal
OUVERTURE DE DOSSIER
Dès réception des factures du fournisseur d’immobilisation ou du décompte, le Comptable

ouvre un dossier.
Sur la couverture du dossier, les informations suivantes doivent obligatoirement être

renseignées au fur et à mesure que le Comptable en dispose :
• La désignation de l’immobilisation,
• La localisation de l’immobilisation,
• Le numéro du marché ou du BC,
• Le montant HT de la facture d’achat (à la réception de la facture),
• La source de financement,
• Le code analytique,
• Le numéro de compte général d’immobilisation,
• La méthode d’amortissement qui sera appliquée,
• Les décomptes de travaux,
• Le numéro de l’immobilisation.
Le numéro de compte général
Il s’agit d’un numéro de compte du plan comptable affecté à l’immobilisation concerné
selon sa nature.
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SIG SA
P-69
IMMOBILISATIONS
La durée de vie
Il s’agit de la durée de vie fiscalement admise selon la nature, l’affectation et les modalités
d’utilisation de l’immobilisation concernée.
Cette durée de vie détermine le taux d’amortissement de l’immobilisation qui sera utilisé
pour le calcul de la dotation aux amortissements.
La durée de vie des biens est réglementée par l’administration fiscale.
La date de mise en service
Elle correspond à la date de début d’utilisation de l’immobilisation. Elle peut être la date
du bon de réception de l’immobilisation.
La valeur à immobiliser
Elle correspond au coût d’acquisition de l’immobilisation qui comprend, selon le cas :
• Le coût d’achat de l’immobilisation,

• Les frais de transport,
• Les frais d’assurance,
• Les droits de douane,
• Les taxes non récupérables,
• Les frais divers de transit, manutention,
• Etc. …
La valeur à immobiliser est le coût d’acquisition obtenue en totalisant toutes les factures
ou décomptes figurant dans le dossier d’immobilisation.
CLASSEMENT
Le Comptable mentionne le numéro du dossier sur les factures et/ou les décomptes avant
de les classer dans le dossier d’immobilisation correspondant.
Le dossier de l’immobilisation est classé par localisation, par nature d’immobilisation et

par numéro d’immobilisation. Par exemple, le Comptable ouvre un classeur pour les
dossiers d’immobilisation de PLATINUM point E et à l’intérieur de ce classeur, il range les
dossiers suivant les numéros d’immobilisation.
CLOTURE DU DOSSIER
Le dossier d’immobilisation est clôturé lorsqu’il comprend toutes les informations
suivantes :
• Le numéro d’identification de l’immobilisation,
• La date de mise en service,
• La valeur à immobiliser,
SIG SA
P-70
Page 3/13
IMMOBILISATIONS
• Le numéro de compte général,
• La durée de vie et le taux d’amortissement.
COMPTABILISATION
Le Comptable effectue la saisie des immobilisations à partir de la comptabilité générale

dans un journal de « TRESORERIE » pour les achats au comptant et dans un journal
d’« ACHATS » pour les achats à terme.
Après la saisie, le Comptable lance l’édition du journal et pointe le journal de manière

exhaustive.
En cas d’anomalie, il corrige l’écriture erronée.
En l’absence d’anomalie, il vise le journal de saisie, l’insère dans le dossier d’immobilisation

avec la facture et transmet le tout au DAF.
Ce dernier vérifie le dossier d’immobilisation en s’assurant que :
• Toutes les pièces justificatives classées sont à rattacher à l’immobilisation,
• Toutes les informations nécessaires à l’identification de l’immobilisation sont

mentionnées sur la première page du dossier.
Ensuite, il procède au pointage exhaustif du journal.
En cas d’anomalie, le DAF retourne le dossier au Comptable qui doit alors procéder aux
corrections requises.
En l’absence d’anomalie, le DAF appose son visa sur la première page du dossier
d’immobilisation et sur le journal avant de remettre le dossier au Comptable.
Le Comptable classe ensuite le dossier dans l’armoire prévue à cet effet.
Les dossiers sont classés par localisation, par nature d’immobilisation et par numéro
d’immobilisation.
SIG SA
P-71
IMMOBILISATIONS Page 4/13
IMMOBILISATION EN COURS
• DAF • Demande d’ouverture de dossier
• Comptable d’immobilisation
• Factures / pièces justificatives
• Dossier d’immobilisation
• Grand-livre des comptes
d’immobilisations en cours
• Procès-verbal de réception
• Journal
Avant toute exécution de travaux d’investissement confiés à des tiers, le demandeur doit
transmettre au RAF une demande d’ouverture de dossier d’immobilisation visée par le
DAF.
Cette demande doit être faite avant la signature du marché ou du bon de commande (BC)
et le numéro d’immobilisation attribué au dossier devra figurer sur tous les documents se
rapportant à cet investissement (marché, BC, factures, décomptes, etc. …).
VERIFICATION ET CODIFICATION
Le DAF transmet la demande d’ouverture de dossier d’immobilisation au Comptable. Ce
dernier vérifie que les informations suivantes y figurent :
• La nature des travaux,
• La localisation des travaux,
• Le montant HT estimé de l’ensemble des travaux,
• Le visa du DAF ou DG,
• La date prévisionnelle de début des travaux,
• La date prévisionnelle de fin des travaux,
• L’identification du ou des tiers chargés de l’exécution des travaux.
En cas d’anomalie, le Comptable retourne la demande au DAF pour correction ou
complément d’informations.
En l’absence d’anomalie, le Comptable attribue un numéro d’immobilisation du dossier
d’immobilisation. Ce numéro est reporté sur la demande d’ouverture du dossier
d’immobilisation.
Après codification de l’immobilisation en cours, un dossier d’immobilisation
correspondant est ouvert. Sur la couverture du dossier, les informations suivantes doivent
obligatoirement être renseignées à ce stade :
• Le numéro de l’immobilisation,
• La désignation de l’immobilisation,
• La localisation de l’immobilisation,
Le coût total estimé de l’immobilisation (hors taxes).
L’original de la demande est classé dans le dossier d’immobilisation.
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IMMOBILISATIONS
SIG SA
P-72
COMPTABILISATION
Toutes les doubles de factures reçues ainsi qu’une copie des liasses de justificatifs
correspondants (marché, BC, bon de livraison, bon de réception, etc.) sont transmis au
Comptable qui s’assure qu’ils portent les visas requis.
Le Comptable impute chaque pièce comptable sur un bordereau d’imputation. Il procède
ensuite à la saisie des bordereaux dans le module comptabilité générale dans les journaux
adéquats selon le modèle d’écriture ci-après :
• Débit : 219/229/xxx Immobilisation en cours
• Crédit : 418xxx Fournisseur d’immobilisation
Le Comptable reporte ensuite le numéro d’écriture délivré par le logiciel de comptabilité
sur le bordereau d’imputation avant de le viser. Puis, il l’agrafe à la pièce comptable.
12.1 ANALYSE ET JUSTIFICATION
Chaque mois, le Comptable édite le grand-livre des comptes d’immobilisations en cours
ayant été mouvementés au cours de la période clôture.
Il s’assure que toutes les écritures comptabilisées dans le grand-livre des comptes
d’immobilisations en cours pendant cette période sont justifiées par des documents classés
dans les dossiers d’immobilisations correspondants.
Il identifie les pièces manquantes ou les écritures non comptabilisées. Il effectue les
recherches nécessaires notamment auprès du DAF ou DG afin de compléter les dossiers
d’immobilisations non exhaustifs.
Il établit un état des opérations non comptabilisées, le cas échéant.
Ensuite, il transmet le grand-livre des comptes d’immobilisations en cours ainsi analysés et

justifiés et, le cas échéant, l’état des opérations non comptabilisées et une copie des pièces
correspondantes au DAF.
Le DAF contrôle l’état des opérations non comptabilisées avant d’y apposer son visa.
Ensuite, il retourne l’état des opérations non comptabilisées, la copie des pièces
correspondantes ainsi que le grand-livre des comptes d’immobilisations en cours au
Comptable pour saisie et régularisation.
CLOTURE DU DOSSIER
Le procès-verbal (PV) de réception transmis par le DAF ou DG permet au Comptable
d’arrêter le dossier d’immobilisation en complétant les rubriques suivantes :
• La date de mise en service,
• La valeur à immobiliser,
• Le numéro de compte général,
• La durée de vie,
• Le taux d’amortissement.
SIG SA
P-73
La date de mise en service à indiquer est donc la date du PV de réception. Cependant,
lorsque la date de réception ne correspond pas à la date de mise en service, le Comptable
doit demander au DAF ou DG la date effective de mise en service.
La valeur à immobiliser correspond au coût final de l’immobilisation à amortir.
Elle est la somme de toutes les écritures comptables enregistrées dans le compte
d’immobilisation en cours et justifiées par des documents classés dans le dossier
d’immobilisation correspondant.
Le PV de réception est classé dans le dossier d’immobilisation.
SAISIE
Le Comptable établit une pièce comptable d’opération diverse (OD) constatant l’entrée de
l’immobilisation dans le patrimoine de BENJA SA.
Le compte général d’immobilisation en cours dans lequel étaient centralisés tous les
décomptes et factures se rattachant à l’immobilisation est crédité pour solde par le débit du
compte général d’immobilisation.
Le Comptable saisit la pièce d’OD à partir du logiciel de comptabilité générale, dans le

journal des opérations diverses.
Il saisit d’abord la ligne d’écriture au débit et la valide et ensuite il saisit la ligne d’écriture
au crédit et la valide ;
Après la saisie, le Comptable lance l’édition du journal des opérations diverses, et pointe le
journal de manière exhaustive.
En cas d’anomalie, il corrige l’écriture erronée.
En l’absence d’anomalie, il vise le journal des opérations diverses, l’insère dans le dossier
d’immobilisation et transmet le tout au RAF.
Ce dernier vérifie le journal ainsi que la pièce d’OD. En cas d’anomalie, il rectifie l’écriture
et retourne le dossier au Comptable pour correction.
En l’absence d’anomalie, le DAF vise la pièce d’OD et la classe dans le dossier

d’immobilisation.
SIG SA
P-74
SORTIE D’UNE IMMOBILISATION
• Procès-verbal (PV) de réforme
• Directeur Général • Facture vente / Contrat vente
• Comptable • Dossier immobilisation
• DAF • Pièce d’opérations diverses
Les sorties d’immobilisations concernent les mises au rebut ou les cessions. Dans ces deux cas de
figure, les immobilisations font l’objet d’une réforme.
13.1 REFORME ET VERIFICATION
La direction qui utilise l’immobilisation doit au préalable effectuer une demande de réforme et la
transmettre au DAF.
Le DAF, responsable des cessions ou réformes d’immobilisations, établit le procès-verbal de
réforme et le transmet au Comptable.
Le Comptable vérifie que les informations suivantes sont indiquées dans le PV de réforme :
• Le numéro de l’immobilisation cédée ou mise au rebut,

• Le motif de la réforme : cession, mise au rebut ou destruction,
• La date d’établissement du PV de réforme,
• Le visa du DAF ou du DG.
Les informations contenues dans le PV de réforme concernant le numéro de l’immobilisation et le

motif de la réforme sont vérifiés pour confirmation par rapport à la facture et au contrat de vente
par le Comptable qui vise chacun des documents précités pour marquer leur régularité.
Le Comptable complète les rubriques suivantes du dossier d’immobilisation :
Date de sortie
C’est la date de la facture de vente s’il s’agit d’une vente, ou la date du PV de réforme s’il s’agit
d’une mise au rebut ou d’une destruction.
Cause de sortie
Elle peut être une vente ou une réforme (mise au rebut, destruction).
Le comptable remet le dossier d’immobilisation ainsi que les pièces justificatives de la sortie au
DAF.
Ce dernier contrôle la régularité des documents avant de les viser. Ensuite, il retourne les
documents au Comptable
SIG SA
P-75
13.2 IMPUTATION ET SAISISE
Le Comptable établit une pièce comptable d’OD sur un bordereau d’imputation selon les modèles
d’écritures détaillées en annexe.
Le Comptable saisit les écritures dans le logiciel de comptabilité générale. Il reporte ensuite le
numéro d’écriture délivré par le logiciel sur le bordereau d’imputation.
Il édite le journal et le classe dans le dossier d’immobilisation ainsi que le contrat de vente, la
facture de vente, le PV de réforme.
De la même manière qu’il a mise à jour le module comptabilité générale, le Comptable met à jour
le fichier immobilisations sur lequel il saisit les informations suivantes :
• La valeur de cession de l’immobilisation,

• La quantité,
• La date de cession.
Il transmet ensuite le dossier au DAF qui vérifie le journal et la pièce d’OD.
En cas d’anomalie, le Chef Comptable rectifie l’écriture et retourne le dossier au Comptable qui
procède alors aux corrections requises.
En l’absence d’anomalie, le DAF vise la pièce d’OD et la classe dans le dossier d’immobilisation.
Il signe ensuite la première page du dossier avant de le transmettre au Comptable pour
classement.
13.3 CLASSEMENT
Le Comptable vérifie que le DAF a apposé son visa, ensuite, il barre la page de garde du dossier
pour matérialiser la sortie de l’immobilisation.
Le dossier ainsi barré est classé dans une chemise « SORTIES D’IMMOBILISATIONS DE
L’EXERCICE » qui sera archivée en fin d’exercice.
SIG SA
P-76
RAPPROCHEMENT AVEC LA COMPTABILITE GENERALE
• Comptable • Tableau d’amortissement
• DAF • Balance générale
L’entrée d’une immobilisation doit être saisie dans le module comptabilité générale et inscrite
sur le fichier immobilisations (opération extracomptable).
ANALYSE DU GRAND-LIVRE DES COMPTES D’IMMOBILISATION
A chaque fin de mois, le DAF demande une édition du grand-livre des comptes d’immobilisations
au Comptable.
Le Comptable vérifie que chaque mouvement enregistré sur la balance du mois est justifié par une
pièce classée dans le dossier d’immobilisation correspondant. Il identifie les pièces manquantes
et les pièces pour lesquelles aucune écriture n’a été passée.
Il établit une fiche d’opérations diverses (OD) qu’il fait viser par le DAF avant de procéder aux
régularisations en comptabilité générale.
Le Comptable transmet ensuite le grand-livre analysé au DAF pour visa. Le Grand-livre visé ainsi
que les fiches d’OD sont classées dans les dossiers d’immobilisation respectifs.
RAPPROCHEMENT BALANCE GENERALE / TABLEAU DES AMORTISSEMENTS
A la fin du mois le Comptable édite la balance générale à partir du module de comptabilité
générale.
Il édite ensuite le tableau d’amortissement par Excel ou à partir d’un module immobilisations
d’un logiciel de comptabilité générale.
Le Comptable effectue les rapprochements suivants :
• Solde des comptes 20 à 22 sur la balance générale : total de la colonne « Valeur d’origine »
du tableau d’amortissement ;
• Solde des mouvements débiteurs du compte 68 (Dotations aux amortissements) : total de
la colonne « Amort. Exercice » ;
• Solde du compte 28 (Amortissements) : total de la colonne « Amort. Total ».
Au fur et à mesure qu’il effectue son rapprochement, le Comptable pointe la balance générale et
le tableau des amortissements.
Le Comptable relève les écarts éventuels et procède à des investigations pour les corriger.
CLASSEMENT
Le Comptable classe l’ensemble des documents dans le classeur d’analyse des comptes
d’immobilisations par ordre chronologique.
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IMMOBILISATIONS
INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS
SIG SA
P-77
• Directeurs et Responsables • Instructions d’inventaire
• Comptables • Fiche d’inventaire
• DAF
La date des inventaires est fixée par la direction générale de BENJA SA. Les inventaires ont
généralement lieu en fin d’exercice, sauf cas exceptionnels (incendie, dégâts, réévaluation, etc. …)
où ils peuvent être programmés en cours d’année.
PLANIFICATION DE L’INVENTAIRE
Au début du mois de décembre de chaque année, le Directeur Administratif et Financier (DAF)
établit le planning de la prise d’inventaire annuelle des immobilisations dans chaque site.
Ce planning fixe pour l’ensemble des catégories d’immobilisations les dates de déroulement de
l’inventaire physique.
Une dizaine de jours avant la date de réalisation de l’inventaire, le DAF établit les instructions
d’inventaire précisant les informations suivantes :
• Date, heure et lieu de l’inventaire physique,
• Nature des immobilisations à inventorier,
• Nom du superviseur de l’inventaire,
• Composition des équipes de comptage (nombre et noms des agents).
Ces instructions doivent également prévoir la sécurité des comptages et de leur enregistrement :
• Vérification de l’état des immobilisations,

• Enregistrement indélébile des quantités comptées (utilisation d’un stylo à bille),
• Identification de toutes les immobilisations comptées (par marquage par exemple).
Le DAF vise le planning des inventaires et le transmet au Comptable.
Ce dernier effectue une copie du planning pour le chaque filiale du groupe BENJA. Il classe
ensuite l’original du planning dans un dossier « INVENTAIRES DE FIN D’ANNEE » ouvert à cet
effet.
ORGANISATION DES INVENTAIRES
Au plus tard une semaine avant le début des inventaires, les Directeurs Régionaux transmettent
les instructions d’inventaire aux équipes de comptages.
La veille de la prise d’inventaire, le Comptable édite l’état récapitulatif des immobilisations à
inventorier. Cet état récapitulatif fait apparaître la référence de chaque immobilisation, sa
désignation et une colonne « QUANTITE INVENTORIER » dans laquelle seront reportées les
quantités comptées lors de l’inventaire.
Page 11/13
IMMOBILISATIONS
COMPTAGE DES IMMOBILISATIONS
SIG SA
P-78
Avant de faire procéder aux comptages, le RAF s’assure que les instructions d’inventaire sont bien
comprises.
Chaque équipe se rend sur son lieu d’affectation. Les agents chargés d’inventaire procèdent aux
comptages et reportent les quantités dénombrées sur leurs états d’immobilisations à inventorier.
Chaque immobilisation comptée est marquée à l’encre indélébile.
RAPPROCHEMENT ETATS D’INVENTAIRE / FICHIER DES IMMOBILISATIONS
Le DAF recueille les états d’immobilisations à inventorier de chaque équipe de comptage.

Il rapproche les quantités inventoriées avec les quantités figurant sur le fichier des
immobilisations pour chaque nature d’immobilisation.
En cas d’écart, le DAF fait procéder à un autre comptage des immobilisations concernées et
transmet ensuite le dossier d’inventaire au Comptable.
Le Comptable procède à une investigation pour expliquer les écarts d’inventaire relevés le cas
échéant.
Les sources d’écarts peuvent être notamment dues à :
• Des entrées d’immobilisations non encore saisies dans le module immobilisation du

logiciel de comptabilité générale ;
• Des sorties non déclarées.
Le Comptable mentionne alors les causes d’écarts identifiés.
15.1 SAISIE / CLASSEMENT
Le Comptable doit ajuster les immobilisations en fonction des écarts résiduels. A cet effet, il établit
une fiche de régularisation des immobilisations de la façon suivante :
• Date : date d’établissement de la fiche de régularisation,

• Référence : référence de l’immobilisation concernée,
• Désignation : libellé de l’immobilisation concerné,
• Quantités.
Le comptable transmet ensuite la fiche de régularisation au RAF pour approbation.
Ce dernier procède aux contrôles nécessaires et retourne la fiche visée au Comptable.
Le Comptable saisit la fiche de régularisation à partir du module de comptabilité générale. Il

reporte le numéro d’écriture délivré par le logiciel de comptabilité générale sur la fiche qu’il classe
ensuite dans le dossier d’immobilisation.
SIG SA
P-79
IMMOBILISATIONS : ECRITURES DE CESSION OU DE REFORME D’IMMOBILISATION
12/13
SIG SA
P-80
1. CESSION D’UNE IMMOBILISATION
Les écritures comptables traduisent :
• L’amortissement complémentaire du bien,

• La reprise complémentaire de la subvention
d’investissement,
• La facturation du prix de cession,
• La sortie du bien du patrimoine de BENJA SA.
1.1
Amortissement complémentaire éventuel du bien cédé
Débit Le bien est amorti et la dotation calculée jusqu’à la date de

cession de l’immobilisation.
681xxxx Crédit Montant
Libellés
Calculé
Dotations aux amortissements d’exploitation
281xx (corporelles ou incorporelles) Calculé
x Amortissement des immobilisations incorporelles ou
ou corporelles
2824x
x
ou
283xx Commentaires
x
ou Les comptes sont mouvementés dans les comptes
284xx divisionnaires prévus par le plan de comptes de BENJA
x SA.
Débit Reprise complémentaire de la subvention d’investissement
1417xxx Si le bien cédé a été acquis grâce à une subvention, Montant

l’écriture ci-après est passée :
1.2 Calculé
Libellés Calculé
Subventions d’investissement
Reprises de subventions d’investissement
Débit Crédit
Cession de l’immobilisation
521xxxx Montant
485xxxx 865xx a)– facturation du prix de cession
xx Facture
Libellés TTC
1.3 Facture
Banques TTC
SIG SA
P-81
Créances sur cessions d’immobilisations Facture
Produits des cessions d’immobilisations incorporelles HT
Crédit Produits des cessions d’immobilisations corporelles Facture
TVA facturée (éventuellement) HT
TVA
fracture
821xx
xx
ou
822xx
xx
443xx
xx
IMMOBILISATIONS : ECRITURES DE CESSION OU DE REFORME D’IMMOBILISATION
13/13
SIG SA
P-82
b) – Sortie du bien du patrimoine de la SIG SA
Débit Crédit Libellés Montant
281xxxx Amortissements des immobilisations incorporelles ou Amortisseme

ou 2824xxx corporelles nts
ou 283xxxx
ou 284xxxx
811xxx
x Valeurs comptables des cessions d’immobilisations Amortisseme
Ou incorporelles nts
811 xxxx 812xxx Valeurs comptables des cessions d’immobilisations Amortisseme
Ou 812xxxx x corporelles nts
Valeurs comptables des cessions d’immobilisations VBI

incorporelles VBI
Valeurs comptables des cessions d’immobilisations
21xxxx corporelles VBI
ou VBI
22xxxx VBI
x VBI
ou
Débit 23xxxx
x c) – Règlement de l’acquéreur
1417xxx ou Montant
24xxxx
x Libellés
Calculé
Subventions d’investissement Calculé
Crédit Reprises de subventions d’investissement
REFORME D’UNE IMMOBILISATION

865xxx
x Les écritures comptables traduisent :
• L’amortissement complémentaire du bien (cf 1.1),
2. • La reprise de la subvention d’investissement sur la

période d’amortissement (cf 1.2),
• La sortie du bien du patrimoine de BENJA SA (cf

1.3.b).
SIG SA
P-83
Le prix de cession n’est pas comptabilisé puisqu’il n’y a
pas de facturation.
SIG SA
P-84
Page 1/4
STOCKS
ENTREES EN STOCKS
• DAF • Bordereaux de réception

• Responsable Logistique • Bordereaux de livraison
• magasinier • Factures fournisseurs
• Comptable. • Fiches de stock
RECEPTION DE LA COMMANDE DE MARCHANDISE
A l’arrivée de la commande, le Responsable de la logistique procède à sa réception et à sa

reconnaissance.
Il effectue la reconnaissance en comptant les articles et en s’assurant qu’ils sont conformes en

quantité et en qualité à la commande.
Il compare les bordereaux de livraison (BL) et/ou les factures avec la commande.
En cas d’anomalie, il en informe le service initiateur de la commande.
En l’absence d’anomalie, il appose sa signature sur le BL et établit un bordereau de réception.

Ø Informations à fournir
o Service achat
o Magasinier
o Comptabilité
o Direction recherche et développement
En cas de non-conformité, le service achat se charge de la réclamation et transmet le suivi au

service de la qualité.
Si un différend né de cette situation, le service juridique se charge du dossier.
ETABLISSEMENT DU BORDEREAU DE RECEPTION
Si l’article existe déjà dans les références en stocks, le gestionnaire établit le bordereau de
réception en cliquant le code de l’article, la désignation et la quantité et appose sa signature.
Ensuite, il met à jour, manuellement, la fiche de stock et transmet la liasse BL et/ou

facture/bordereau de réception au DAF et au comptable.
Si l’article n’existe pas en stock, le Responsable de la logistique établit le bordereau de
réception en indiquant la désignation et la quantité et appose sa signature. Il établit une
nouvelle fiche de stock pour ensuite transmettre la liasse BL et/ou facture/bordereau de
réception/fiche de stock au DAF.
SIG SA
P-85
VERIFICATION DE L’ENREGISTREMENT EN STOCK
Le DAF vérifie que le bordereau de réception et la fiche de stock ont été correctement remplis
et qu’ils comportent les visas requis.
S’il s’agit d’un nouvel article, il lui attribue un code qu’il inscrit sur la fiche de stock.
En l’absence d’anomalie, le DAF vise le bordereau de réception et la fiche de stock en face de

la nouvelle entrée.
Le DAF retourne ensuite la liasse des documents au Comptable ou au gestionnaire de stock.
RECEPTION DE TRAVAUX
1- Remise du décompte par le prestataire soit au Directeur des

Travaux ou à l’architecte ou au designer
- Validation (ou non, dans ce cas demande de modification) du

décompte par l’architecte et/ou designer et le Directeur des Travaux (double contrôle)
par ‘’bon pour accord de paiement’’ et signature suite à la vérification sur site.
- Transmission au Secrétariat pour enregistrement
- Transmission à la comptabilité pour traitement et paiement avec

copie au DRD.
2- Remise décompte directement au secrétariat
- Remise du décompte par le prestataire au secrétariat
- Enregistrement au Secrétariat du décompte
- Transmission à l’architecte et / ou au designer et au directeur des

travaux
- Validation (ou non, dans ce cas demande de modification) du

décompte par l’architecte et/ou designer et le Directeur des Travaux (double contrôle)
par ‘’bon pour accord de paiement’’ et signature suite a
vérification sur site.
- Transmission au Secrétariat pour enregistrement
- Transmission a la comptabilité pour traitement et paiement avec

copie au DRD.
SIG SA
P-86
Page 2/4
STOCKS
INVENTAIRE PHYSIQUE ANNUEL
• Contrôleur de Gestion (CIG) • Planning d’inventaire annuel

• DAF • Instructions d’inventaire
• Comptable • Etats des stocks à inventorier
• Magasinier • Fiches de stock
PLANIFICATION DE L’NVENTAIRE
Au plus tard à la mi-novembre de l’année N, le Responsable de la logistique établit le planning
de la prise d’inventaire annuel des stocks.
Ce planning fixe, pour l’ensemble des catégories de stocks, les dates de déroulement de
l’inventaire physique.
Il établit en même temps les instructions écrites d’inventaire précisant les informations
suivantes :
• Date, heure et lieu de l’inventaire physique,
• Nature des stocks à inventorier,
• Composition des équipes de comptage (nombre et noms des agents concernés).
Ces équipes doivent comprendre au moins une personne non liée à la gestion quotidienne des
stocks.
Ces instructions écrites doivent également prévoir les principales dispositions suivantes :
• Arrêt des mouvements durant l’inventaire :
- Stockage à part des réceptions,
- Absence de sorties de matières, fournitures et autres consommables,
- Isolement des produits objet d’un bon de sortie en attente d’approbation ;
• Définition précise des unités de mesure à utiliser ;
• Limitation de l’accès aux lieux de stockage ;
• Sécurité des comptages et de leur enregistrement ;
- Etalonnage éventuel des instruments de mesure (balances, jauges …),
- Vérification du contenu des emballages,
- Enregistrement indélébile des quantités comptées (utilisation d’un stylo à bille),
- Identification de tous les produits comptés (par estampillage, par exemple).
Le responsable de la logistique signe le planning et les instructions avant de les transmettre au
DAF et au DG.
Ce dernier appose sa signature sur les deux (02) documents avant de les retourner au
Responsable de la logistique qui remet une copie au DAF.
SIG SA
P-87
Page 3/4
STOCKS
DIFFUSION DU PLANNING DE LA PRISE D’INVENTAIRE
Le DAF transmet une copie du planning de la prise d’inventaire de fin d’année au Comptable et
classe l’original du planning annuel des inventaires physiques de clôture dans un dossier
« INVENTAIRES » ouvert à cet effet.
EDITION / TRANSMISSION DES ETATS D’INVENTAIRE
Au plus tard une semaine avant la date d’inventaire, le responsable de la logistique transmet les
instructions écrites :
• Au personnel participant à l’inventaire,
• Aux auditeurs externes si leur présence est prévue à l’inventaire.
Une semaine avant la date d’inventaire, le DAF demande au Comptable ou au gestionnaire
/l’assistant chargé des stocks d’établir les états du stock des articles à inventorier. Ces états font
notamment apparaître les informations suivantes :
• Référence de chaque article,
• Désignation de l’article correspondant,
• Une colonne « QUANTITE INVENTORIEE » vierge dans laquelle seront reportées les
quantités comptées lors de l’inventaire.
En fin, le jour de l’inventaire, le DAF transmet aux inventoristes les états des articles à
inventorier.
COMPTAGE
Avant de faire procéder au comptage, le DAF s’assure :
• Que tous les participants ont pris connaissance des instructions d’inventaire ;
• Que toutes les dispositions préalables au comptage (rangement, arrêt des mouvements,
etc. …) sont prises ;
• Et que les équipes sont au complet.
Chaque article fait l’objet d’un double comptage. Chaque équipe reçoit alors :
• L’état des articles dont elle doit faire le premier comptage,

• L’état des articles dont elle doit faire le deuxième comptage.
Chaque équipe de comptage se rend sur les lieux de stockage muni de ses états d’articles à
inventorier.
Les inventoristes procèdent au comptage et reportent les quantités dénombrées, au stylo à bille,
sur leurs états d’articles à inventorier. Ils indiquent tout défaut relevé sur les stocks comptés.
En fin, chaque article ayant fait l’objet d’un comptage est identifié soit à la craie, soit par une
pastille autocollante de couleur (de préférence), cette couleur changeant lors de chaque
inventaire.
NB : un inventaire est fait chaque mois

Page 4/4
STOCKS
SIG SA
P-88
INSPECTION
A la fin de l’inventaire physique, le DAF inspecte les différents lieux de stockage pour s’assurer
que tous les stocks ont été bien inventoriés.
Ce contrôle est rendu possible par l’identification de chaque article inventorié par une trace à la
craie ou une pastille autocollante de couleur.
Si, à cette occasion, il découvre qu’un article n’a pas réellement été inventorié, il fait procéder à
son comptage.
Ensuite, il procède à un sondage sur certains articles choisis au hasard afin de s’assurer de la
qualité du comptage. Il peut être amené à faire reprendre la prise d’inventaire si le sondage
révèle des anomalies significatives.
RAPPROCHEMENT
Le DAF recueille les états d’articles à inventorier de chaque équipe de comptage.

Il rapproche les quantités inventoriées des quantités figurant sur les fiches de stocks.
Ce contrôle est matérialisé par le pointage de chaque quantité figurant sur les états des articles à
inventorier.
Si ces quantités sont identique, il agrafe les deux états et les range dans une pochette
« INVENTAIRE ANNUEL EN ATTENTE DE REGULARISATION ».
Si, lors de ce rapprochement, le RAF relève un écart, il part sur les lieux de stockage avec une
équipe d’inventoristes afin d’effectuer un troisième comptage des articles concernés.
Si l’écart se confirme, le DAF fait procéder à son analyse.
Après avoir procédé à tous les comptages (de validation), le DAF classe tous les états d’articles
à inventorier, dûment remplis, dans une pochette « INVENTAIRE ANNUEL EN ATTENTE DE
REGULARISATION ».
ANALYSE DES ECARTS D’INVENTAIRE
Le DAF et le Comptable ou l’assistant chargé des stocks procèdent aux investigations nécessaires
pour expliquer les écarts d’inventaire relevés.
Les sources d’écarts peuvent être notamment :

• Des réceptions non encore entrées en stocks
• Des sorties non déclarées,
• Des sorties déclarées mais non exclues des stocks…
Le DAF mentionne alors sur l’état du stock les causes d’écarts identifiées.
REGULARISATION DES STOCKS

Une fois obtenues les explications sur les écarts constatés, le DAF doit ajuster les quantités
figurant sur les fiches de stocks.
SIG SA
P-89
REALISATION PROJET Page 1/4
• DG • PROMESSE DE VENTE
• DT • ACTE DE VENTE
• DRD • PLANS DU TERRAINS
• DAF • TITRE FONCIER
• DIRECTION DE • DDE D’AUTORISATION
L’URBANISME D’UNE TRANSACTION IMMO
• NOTAIRE • ETAT DE DROIT REEL
• DCC • DDE DAUTORISATION DE
MORCELLEMENT
Objet
- ACQUERIR via l’identification de zones géographiques stratégiques des terrains

pour édifier notre patrimoine immobilier ;
- DEVELOPPER, à travers le choix des architectes et une étude de la cible, des
projets immobiliers innovants ;
- REALISER, grâce à l’entreprise de construction partenaire les projets immobiliers
minutieusement déclinés par nos architectes en veillant aux normes de qualité.
TACHE 1 : ACQUISITION
Détail de la procédure
IDENTIFICATION DU TERRAIN Et PREETUDE DE FAISABILITE
Ø Prospection pour identifier les meilleurs sites en termes de situation géographique

stratégique, de projection de rentabilité économique ;
Ø Analyse de la potentialité du site identifié : habitat, bureaux, centres commerciaux,

espaces sportifs, aires de jeux ou de loisirs…
Ø Vérifier la faisabilité technique du préprogramme : identification des contraintes

des sols, du nivellement…
Ø Vérifier la faisabilité commerciale du préprogramme : étude environnementale de

la zone pour identifier les concurrents (saturation du secteur ou besoin manifeste
du client), le voisinage (lieux de culte, zone aérienne…)
SIG SA
P-90
NEGOCIATION ET ETUDE SITUATION FONCIERE
Ø Faire une étude des prix du m2 appliqué dans la zone ;
Ø Vérification du plan (surface) et du titre de propriété ;
Ø Négocier avec le vendeur par rapport à cette étude le prix de vente définitif ;
Ø Signature auprès du notaire d’une promesse ou d’un compromis de vente ;
Ø Identifier les principaux obstacles de la faisabilité juridique de l’acquisition ;
Ø Définition des conditions suspensives pour l’acte de vente ;
Ø Demande de certificat d’urbanisme (réglementation sur les hauteurs, les
couleurs, superficie constructible…) ;
Ø Vérification des servitudes (distance à respecter, mitoyenneté, prévision de
route…) ;
Ø Si ventes sous conditions suspensives, vérifier auprès du notaire la levée des
suspensions et le paiement des frais de radiation ;
Résultats attendus
Ø Mise à disposition par le vendeur du plan et du titre de propriété ;
Ø Signature promesse de vente ;
Ø Obtention certificat d’urbanisme ;
FINALISATION DE L’ACQUISITION
Ø Demande d’une autorisation de réaliser une transaction immobilière ;
Ø Demande d’une autorisation de morcellement si le site ne concerne qu’une
parcelle d’un titre foncier et non l’ensemble ;
Ø Signature de l’acte de vente ;
Ø Introduction par le notaire de l’acte de réalisation de la transaction en vue de
la mutation foncière (obtention d’un nouveau titre foncier au nom de BENJA) ;
Ø Demande d’un état de droit réel auprès de la conservation foncière ;
Ø Réalisation du bornage du terrain ;
Résultats attendus
Ø Demande d’autorisation de transaction immobilière et de morcellement

accordées ;
Ø Acte de vente définitif ;
Ø Etat de droit réel ;
Ø Titre foncier ;
SIG SA
P-91
TACHE 2 : DEVELOPPEMENT
• DRD • PERMIS DE CONSTRUIRE

• ARCHITECTE • CAHIER DE CHARGE
• MAITRE D’ŒUVRE
• DIRECTION DE
L’URBANISME
OBJECTIF :
Définir le projet et sa faisabilité avec l’Architecte choisi
DETAIL DE LA PROCEDURE
Ø Partir du préprogramme pour dresser un cahier de charges définitif avec des

termes de références précis (typologie, standing…) ;
Ø Réaliser une étude de marché de la zone (concurrence, besoin de la cible…) ;
Ø Intégrer les éléments recueillis dans les TDR ;
Ø Lancement d’un appel d’offres pour choisir l’architecte ou procéder à un marché
de gré à gré ;
Ø Définition de la mission et du cadre contractuel avec le maître d’œuvre (M.O)
sélectionné ;
Ø Déroulement du montage architectural : esquisse, avant projet sommaire (APS) ;
Ø Dès validation APS, préparation du dossier de permis de construire par le M.O
auprès de la Mairie : fichier de renseignements, demande d’autorisation de
construire, les plans de l’APS…) ;
Ø Procéder à l’étape « plan d’exécution global » dès réception de l’autorisation de
construire ;
Ø Définir un cahier de charges des quantitatifs détaillés avec intégration du 2nd
œuvre ;
Etablir un coût prévisionnel des travaux par corps d'état, et déterminer le calendrier
prévisible du déroulement de l’opération.
SIG SA
P-92
Résultats attendus
Ø Définition projet architectural ;

Ø Obtention permis de construire ;
Ø Réalisation d’un cahier de charges avec les quantitatifs ;
Ø Book commercial pour la présentation des produits ;
TACHE 3 : REALISATION
• DT
• BUREAU DE CONTROLE • PLANNING D’EXECUTION
• ARCHITECTE GLOBAL
Suivi avec l’entreprise des différentes étapes de la construction

Ø Réalisation des études géotechniques ;
Ø Réalisation des études techniques dès réception du plan d’exécution global de
l’architecte ;
Ø Choix d’un bureau de contrôle pour la validation des études ;
Ø Préparation du chantier : clôture, terrassement, fouilles… ;
Ø Lancement des appels d’offres pour le choix des différents corps d’Etat ;
Ø Réalisation du planning d’exécution global ;
Ø Détermination du personnel du chantier ;
Ø Mise en place de l’allocation budgétaire ;
Ø Installation des structures de chantier ;
Ø Ouverture des compteurs de chantier Eau et Electricité ;
Ø Approvisionnement des 1ers matériaux ;
Ø Début des travaux dans l’ordre suivant :
• VRD
• Fondations
• Elévations
Ø Suivi par le maître d’ouvrage des différentes étapes du gros œuvre et du 2nd
œuvre ;
Ø Suivi avec le Designer dans la partie 2nd œuvre pour le choix des matériaux
Résultats attendus
Ø Planning d’exécution global

Ø Montage financier global
Ø Démarrage chantier
SIG SA
P-93
Page 1/1
COMMERCIALISATION
• Responsable commercial • PROTOCOLE AVEC BANQUES ET

• Assistante commerciale APPORTEURS D’AFFAIRES
chargée de l’accueil • FICHE DE RESERVATION
• commerciaux • CONTRAT DE RESERVATION
• ACTE DE VENTE
• CONTRAT D’ASSISTANCE
NOTARIALE
• SUPPORTS DE COM
OBJECTIF
Participer à la définition de la stratégie commerciale la mieux adaptée pour le

programme
TACHE 1 : Gestion des clients
Ø Accueils téléphoniques - Réception mails - Fax

L’assistante commerciale réceptionne les appels des clients par le standard, transmet
l’appel soit au responsable commercial soit aux commerciaux.
Le responsable commercial ou le commercial fait une présentation du produit par
téléphones.
Si le client manifeste un certain intérêt, un rendez vous est fixé dans les meilleurs
délais : soit dans nos propres locaux , soit les commerciaux vont à la rencontre du
client.
SIG SA
P-94
Toutes les informations prises au moment de cet entretien téléphonique doivent être
mentionnés sur le CRM
Si la demande est faite par mail, le responsable commercial ou le commercial envoie
tous les renseignements nécessaires à la requête du client
Les documents envoyés sont les suivants :
- Un courrier de présentation du projet (nombre de logements, description des
logements, conditions de paiement, banques partenaires, la mention du
notaire intervenant…)
- Les plans des villas du projet
- La fiche de réservation
- Le plan de masse du projet
- La situation des réservations
-
NB : Tous les clients seront affectés au responsable commercial et inscrit dans la plate-
forme(CRM).
B- Accueil physique
Le responsable commercial, les commerciaux ou l’assistante commerciale accueillent
le client dans les meilleures conditions, identifie ses besoins , font une présentation
du projet avec maquette à l’appui , donnent le prix de vente et les superficies avec
exactitude, donnent les conditions de paiement
Aucun effort n’est ménagé pour donner envie au client de nous faire confiance et de
revenir
TACHE 2 : Prospection
Sur la base de données déjà installées (CRM) les commerciaux :
ü Ciblent ceux qui sont intéressés, ceux qui ont un budget correspondant aux
produits, les rappeler pour connaître leurs impressions et leur fixent un rendez
vous ;
ü Ceux qui n’ont jamais été contactés, les rappeler pour une présentation et prise
de Rendez-vous externe ou interne.
Toutes ces informations sont recueillis par le responsable commercial qui fait un
compte rendu des visites effectuées à travers le CRM .Remplir toutes les informations
concernant le client, ses besoins, ses impressions et la date à laquelle il doit être
recontacté ;
Le planning des rendez vous est géré par le responsable commercial
Chaque semaine une réunion est tenue entre le responsable commercial, les
commerciaux et le responsable du projet.
SIG SA
P-95
TACHE 3 : visites commerciales
Les rendez doivent se dérouler comme suit :
Le responsable commercial ou le commercial doit au cours des rendez vous
s’entretenir avec le client en mettant l’accent sur :
ü La qualité du matériel de construction, luminosité, prestations, qualité
des finitions etc. …
ü La présentation des maquettes, des films ;
ü les supports de communication (plaquettes, flyers, brochures) ;
ü la possibilité de visiter les maisons témoins ;
au terme de cet entretien , si des critiques ont été faite par le client , le client ou le
responsable commercial doit nécessairement faire remonter les informations au
service concerné.
SIG SA
P-96
TACHE 4 : Procédure de vente et de fidélisation
Si le client est intéressé par un produit la procédure de la vente se déroulera comme

suit :
Le responsable commercial ou le commercial fait signer au client une fiche de
réservation
Le client fournit toutes les pièces justifiant sa filiation
Les clients résident à l’extérieur peuvent faire une procuration à un mandataire qui le
représentera.
Un délai d’un mois est laissé au client pour lui permettre de saisir sa banque
En cas d’avis favorable de la banque ou si le client préfère acquérir par fonds propres,
un rendez vous est pris avec le notaire désigné pour la signature d’un contrat de
réservation.
Le responsable commercial rend compte au client de l’état d’avancement des travaux
du logement choisi
Le responsable assure l’interface entre le client et le maitre d’œuvre qui doit délivrer
au fur et à mesure un certificat d’achèvement des travaux
SIG SA
P-97
Ce certificat est transmis à la banque en cas d’appel de fond pour l’obliger à libérer les
fonds.
Si cinquante pour cent du prix de vente est versé par le client, le responsable
commercial peut demander au notaire de faire préparer le projet d’acte de vente.
SIG SA
P-98
COMMUNICATION
• Chargé de la
communication
• Agences de communication
• Responsable du projet
• Responsable ressources
humaines
TACHE 1 : communication d’entreprise en interne et externe
Ø Communication interne
1- Le responsable de la communication tient un journal interne dont les différentes rubrique

sont les suivantes :
-
2- Le responsable de la communication remet à tout nouvel employé un livret d’accueil où

sont mentionnés :
-
3- Le responsable de la communication soutient la gestion du comité d’entreprise

4- le plan de communication est fait comme suit :
-
Ø Communication externe
La société pour assurer la propagande de des projets devra recourir à la publicité .
La publicité est faite soit par :
- Affiches
- Panneaux publicitaires
- Radios
- Télévisions
- Par internet
la communication peut aussi être faite à l’occasion de séminaires, salons, foires …..
SIG SA
P-99
TACHE 2 : campagnes de communication
La direction générale décide du moment à lancer une campagne de communication et

transmet la demande à la direction commerciale et communication.
Elle détermine le message à faire passer.
Le responsable de la communication établit un budget prévisionnel sur cette base après avoir
consulter et sélectionner une agence de communication.
Le responsable de la communication supervise la fabrication de tout les supports en veillant au
respect de la charte graphique, des modes d’impression, BAT final ……)
SIG SA
P-100
TACHE 3 : Plans d’action
Le responsable e la communication définit d’abord la cible, définit le budget et la durée du
plan d’action
Il choisit les moyens de communication
Au terme du plan d’action, le responsable de la communication fait une évaluation en tenant
compte de :
-
Pour faire le suivi du plan d’action, le responsable de la communication tient un tableau de
bord.
SIG SA
P-101
SIG SA
P-102

Sig Manuel

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MANUEL

Manuel de procédures administratives, financières et comptables

Objectif et fonctionnement du manuel

Organisation et fonctionnement de la SIG SA

Description et mission des organes de décisions

Commission d’appel d’offres

Concessionnaires et fournisseurs / achats

Tâche 2 - comptabilisation des factures

Tâche 3 - justification des comptes

Tache 1 : communication d’entreprise en interne et externe

CHAPITRE 1 : OBJECTIF ET FONCTIONNEMENT DU MANUEL

A notre image, il doit être dynamique et ouvert à l’Adaptation.

B. Objectif et Fonctionnement du manuel des Procédures

- une définition des modalités d’exécution des opérations ;

- les niveaux de contrôle à mettre en œuvre.

Sous ce rapport, les fonctions que revêt ce manuel sont multiples.

Comme l’indique l’Article 69 du SYSCOA, la responsabilité du manuel de procédures incombe à

• Le numéro et le libellé de l’opération ;

• Les différents intervenants du cycle de l’opération ;

• La description des différentes étapes et des tâches ;

• Les supports utilisés.

II. PRESENTATION DE LA SIG SA

La première société de promotion et de construction immobilière de la Guinée post coloniale

- l’acquisition de tous immeubles et droits immobiliers;

• Cibler un marché dynamique mais difficile, celui de l’immobilier ;

• VRAIS (transparence, simplicité, vérité);

CHAPITRE 2 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA SIG SA

1. Les entités de la SIG SA

Le Comité présidé par le Directeur Général est composé de :

3. : Organisation et fonctionnement de la SIG SA

Le Directeur général a la qualité d'employeur au sens du Code du travail.

5. Les services centraux

Les services centraux de la SIG SA sont composés de :

II. DESCRIPTION ET MISSION DES ORGANES DE DECISIONS :

Pour répondre à certaines préoccupations liées au bon fonctionnement de l’organisation et des

Le Directeur Général est chargé :

- d’assurer la bonne organisation et le bon fonctionnement de SIG SA ;

- de soumettre au Conseil d’Administration, pour approbation, un plan d’action annuel et

- d’assurer la gestion des activités de la Société et veiller à l’exécution des décisions du

- de participer aux réunions de coordination ;

- d’évaluer l’exécution des activités et soumettre un rapport annuel d’activités au Conseil ;

- de soumettre au conseil toutes conventions nécessaires et conformes à la mission qui lui

- de veiller au respect du règlement intérieur de la SIG SA ;

- de veiller à l’évaluation des performances du personnel de la Société ;

- de veiller au respect des procédures définies dans le présent manuel.

- Un rapport sur la Gestion Budgétaire ;

- Un rapport des Activités.

Procédures Administratives, financières et Comptables

La présente procédure vise : la gestion et l’organisation des missions à l’étranger,

Dans ce classeur figurent les TDR et le rapport de fin de mission.

En ce qui concerne le personnel, le responsable de chaque service définit un

L’intérim de l’Administrateur Général :

La présente procédure vise : l’enregistrement, l’imputation, la transmission et

La réceptionniste reçoit le pli et appose sa signature, la date et le cachet de la

La Secrétaire du DG, après vérification de l’exhaustivité des plis transmis, signe

Après avoir fini d’exploiter la correspondance, l’impute au service concerné avec

COURRIERS Page 2/3

TACHE 2 - TRAITEMENT DU COURRIER « DEPART »

La procédure de traitement du « COURRIER DEPART » a pour objet la

Tout projet de lettre soumis à la signature du Directeur Général doit être au

Secrétariat : Le courrier placé dans le parapheur est déposé au niveau du

Le Directeur Général : Exploite la correspondance, procède à la signature ou porte

Secrétaire du Directeur Général : Récupère le courrier après signature du

En cas de timbrage, la correspondance sous pli fermé est enregistrée dans un

Transmettre une copie du bon de commande signé au DAF pour permettre