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Cahier des charges conception d’une Application ou Logiciel de

gestion : Achats & Stock

Niger, Burkina Faso, Sénégal, Mali

Dossier Technique Conception (Application ou Logiciel de


gestion des achats et stock)
I. Présentation de Marie Stopes International - Sahel

Marie Stopes International - Sahel est une organisation non gouvernementale, intervenant dans les
services de planification familiale et de santé de la reproduction. Nous sommes engagés à maintenir le
droit fondamental des couples et individus, de décider librement de l’espacement des naissances. Nos
services sont orientés vers les femmes, les jeunes, les communautés fragiles. Notre mission : Des enfants
par choix et non par Hasard.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, Marie Stopes International - Sahel souhaiterait
disposer d’un logiciel ou une application qui lui permettra de gérer efficacement les achats et le stock du
Magasin Central et ceux des points de stockage (stock régional ou stock des canaux d’offre de services)
répartis dans les 4 pays du Sahel (Niger, Burkina, Mali, Sénégal).

II. Enjeux et Vision du Projet

De nos jours de nombreuses organisations sont confrontées à beaucoup de contraintes liées à la gestion
des achats et du stock (création de la demande d’achat, système de validation, traitement logistique, flux
d’informations « demandeur/logistique/fournisseur », disponibilité des produits en stock, suivi des
commandes, traçabilité des produits, accessibilité de l’information, réconciliation/triangulation des
données, statistiques, rapportage, qualité des données, performance acheteurs/fournisseurs etc…).
Pour Marie Stopes International – Sahel la gestion optimale des achats/stock de produits
pharmaceutiques, consommables et équipements médicaux constitue un maillon essentiel pour le bon
fonctionnement des activités de l’organisation.

En effet, la gestion des achats a pour but de mettre à disposition le bon produit, au bon moment, au bon
endroit et le stock, de maintenir à un seuil acceptable l’offre de service destiné aux populations
vulnérables. D’où l’importance de disposer d’un outil de gestion moderne et répondant aux attentes de
MSI - Sahel.

Cet outil de gestion ou logiciel doit permettre de superviser, d’exploiter et d’extraire les données
permettant d’assoir une meilleure lecture depuis la création de la demande d’achat jusqu’à la réception au
demandeur ou au magasin de stockage, le flux de produits entre les différents points de stockage,
également de gérer les alertes de stock maximum/minimum/sécurité, de visualiser les niveaux de stocks
de gérer les inventaires, de valoriser le stock entrant, sortant et restant à travers les méthodes classiques
de types Coût Unitaire Moyen Pondéré (CUMP)…

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C’est la raison pour laquelle Marie International Sahel souhaite mettre en place un logiciel permettant de
gérer, dans les conditions optimales, les achats, le stock central, régional et celui des canaux d’offres de
services existants dans les 4 pays du Sahel. Une phase pilote sera lancée dans un des pays du Sahel
pour observer le logiciel avec nos besoins d’informations de qualité et des modifications répétées si
résultat positif, et ensuite mise à l’échelle dans les autres pays.

L’Application ou Logiciel devra comporter :

Indispensable Apprécié
1. Logiciel en version française ; 18. Pouvoir saisir des données en
offline (hors connexion internet) et
2. Possibilité de saisie des données (consommations et services) pour le faire systématiquement les mises à
rapportage mensuel des canaux d’offre de services ; jour une fois dans un réseau
internet ;
3. Faire une réconciliation/triangulation entre les données des
stocks/services/revenus et générer les écarts ; 19. Optimisation du délai de traitement
des demandes d’achat et de stock
4. Calculer systématiquement le coût unitaire moyen pondéré lors du rapport de
(à chaque niveau de la chaîne) ;
consommation mensuelle et/ou inventaire ;
20. Flux d’informations sur l'évolution
5. Pouvoir se connecter/synchroniser avec d’autres logiciels : gestion de la
du traitement de la demande dans
comptabilité, les données suivi & évaluation et des canaux ou avoir un
le circuit (possibilité de savoir à
système pour exporter les données de consommation vers un fichier journal
quel niveau se trouve la
pour le rapport de clôture comptable par exemple – NB : Le modelé du fichier
demande « service achats –
journal sera partagé.
demandeurs ») ;
o En particulier, un API (interface de programmation
21. Possibilité de savoir quelles sont
d’application) disponible pour faire un lien avec autres logiciels
les demandes traitées et celles non
o Possibilité d’importer des données dans un csv ou Excel traitées (système de filtre) ;

o Possibilité d’exporter des données dans un csv ou Excel 22. Possibilité de faire un feedback
direct et immédiat à celui qui a
6. Automatisation du système de validation électronique des demandes soumis la demande ;
d’achats/stock ;
23. Possibilité de joindre une pièce
7. La possibilité d’avoir une hiérarchie d’autorisation claire et rediriger vers le (justificative), la gestion des
niveau supérieur en cas d’absence d’un autorisateur et conserver la traçabilité supports papiers (réduction du
pour les audits ; processus de gestion et
d'archivage) etc. ;

8. Doit intégrer les numéros de lot des produits – vérifier les contraintes de 24. Intégrer avec une caméra de
conformité des donations venant de UNFPA ; smartphone afin de ‘lire’ les codes-
barres de produits de stock (y
9. Paramétrage de l’accès aux données etc. facile à allouer par utilisateur,
compris les QR codes) ;
l’allocation peut être faite par pays, module, équipe, niveau d’hiérarchie… ;
25. Intégrer avec une caméra de
10. Maintien d’une liste des fournisseurs approuvés qui peuvent être sélectionnés
smartphone afin de prendre des
pour achats ;
photos des biens et les télécharger
facilement ;
11. Possibilité d’intégrer un prévisionnel d’achat de produits pharmaceutiques ;
26. L’interface ressemble autant que

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12. Possibilité de tracer le stock par bailleur ; possible aux systèmes actuels en
place ;
13. Un minimum de validation de données doit être intégré dans le système, c’est
à dire standard unité par produits définis et des alertes quand le prix moyen 27. Flexibilité d’ajouter des ‘champs’
est hors norme ; afin d’être conforme avec le coding
spécifique à Marie Stopes
14. Capacité à capturer les donations de stock, transfert entre équipes, stocks
International
endommagés, en quarantaine détruits ;
o Ces champs doivent avoir
15. Capacite du système à produire des tableaux de bord, rapport d’exception par la possibilité de ‘saisie
exemple, volume de stock par date d’expiration et comparaison de libre’, ‘menu déroulant’
consommation mensuelles avec stock disponible, tendance… qui puise dans une liste
stockée quelque part
16. Le système doit être intuitif, interactif et facile à utiliser ;
dans le logiciel, dates,
17. Support continu du consultant pour paramétrage en cas de besoin ; chiffres

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III. Cartographie des canaux de Marie Stopes International – Sahel - Mai 2019

Équipes MS LADIES/ Franchises


PAYS STOCK CENTRAL CENTRES SOMME/CANAUX/PAYS
mobiles MEN/SISTER sociales/PSS

MALI 8 20 4 3 317 352

BURKINA 9 62 8 4 60 143

SÉNÉGAL 11 19 1 2 66 99

NIGER 8 11 2 29 50

SOMME TOTALE
SAHEL
36 112 15 9 472 644
IV. Fonctionnalité

1/ Paramétrage
Le module d’administration ne sera pas ouvert à tous les utilisateurs. Un système d’authentification avec une saisie d’un login et d’un mot de passe sera
demandé.

Login :

Mot de Passe :

2/ Menu
Le menu affichera une liste des options :

Achats Stock Paiement Catalogue des prix Répertoire fournisseurs/canaux Liste standard des produits/LPS

Mot de passe Déconnexion


3/ Détails par pôle logistique – Achats/Stock

Menu Achats

Circuit Bon de Rapport


Création validation Demande de commande & Demande de
Grille d’analyse paiement
Archivage performance
demande demande cotation Conditions numérique Suivi des achats acheteur/fourniss
des devis/offres finance
d’achat d’achat fournisseurs générales dossier d’achat eurs/bailleurs :
(codification d’achats code assets
budget holder)

Outils manuels :

28. Demande d’achat ;


29. Demande de cotation ;
30. Grille d’analyse ;
31. Bon de commande ;
32. Demande de paiement ;
33. Stratégie d’archivage ;
34. Suivi des achats.

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Menu Stock

Circuit Mouvements Prevision Inventaire Coût unitaire Rapport :


Bordereau de Stock Triangulat Réajustem Quarantai
Demande validation (Saisies de (stock moyen consommatio
Livraison/réc actuel/balan ion des ent/transfe ne/élimin
de stock Demande entrées / stock/fore théorique) pondéré n mensuelle
eption ce données rt de ation de
de stock Sorties) cast (CUMP) des (stock/ser stock/reto stock
pharmaci canaux/résum vices/reve ur de stock/reto
e é des nus stock ur de
mouvements stock
de stock
Outils manuels :

- Demande de stock ;
- Bordereau de livraison/réception ;
- Rapport conso mensuel ;
- Prévision stock/forecast pharmacie ;
- Fiche d’inventaire ;
- Fiche d’élimination de stock ;
- Outils de suivi de stock ;
- Triangulation ;
- Liste des informations nécessaires : produits, marque, numéros de lots, date d’expiration, bailleur, centre de cout, code project, DRLs numéro de compte SUN.

NB : Les fichiers en version Excel seront annexés à ce cahier des charges.

V/ Résultats attendus/ Livrables

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Le consultant fournira une démo de l’application/logiciel en parfaite symbiose avec nos besoins, un manuel/guide d’utilisation, proposer un module de formation
en power point sur le contenu et exploitation du logiciel à l’endroit des utilisateurs, appuyer à la formation des IT pour les maintenances préventives/correctives,
un rapport provisoire sur le résultat du projet, avec des procédures claires et des taches précises à exécuter pour optimiser l’exploitation et la pérennité du
logiciel au sahel, en version électronique.

Un rapport final en document physique et une version électronique seront transmis à MARIE STOPES INTERNATIONAL - Sahel après prise en compte des
observations issues de la rencontre de validation.

NB : Un plan et période d’accompagnement du consultant seront fixés dans le contrat pour la maitrise effective du logiciel sur l’unité Sahel (4 pays).

VI/ Profil du Consultant/Concepteur Logiciel :

Le consultant / Organisation devra justifier :

 D’un diplôme supérieur (BAC+5) ou plus en ingénierie informatique, développeur d’application Web ou équivalent et avoir au moins 5 ans d’expériences dans la
conduite de projets similaires, de préférence dans les pays du Sahel ;
 D’une expérience en système de gestion de base de données ;
 Expérience de développeur de projet de logiciels (gestion des achats et stock de produits pharmaceutiques) serait un atout ;
 De capacités techniques suffisantes et d'une expertise confirmée en matière de conception de logiciel intégré ;
 D’excellentes capacités rédactionnelles et de communication en français (manuel projet/guide d’utilisation/formation) ;
 D’une parfaite maitrise de pack office (Word, Excel, Powerpoint, Access) ;
 D’une expérience de collaboration avec des Organisations Non-Gouvernementales ;
 D’une expérience en formation/transfert de compétences…

VII/Modalités et documents à soumettre par le consultant

L’appel à consultation sera publié sur les sites des 4 pays concernés par le projet : Mali, Niger, Burkina, Sénégal.

Le consultant devra proposer une offre en 3 jeux de dossier : documents administratifs, technique et financière.

 L’offre technique devra inclure les documents suivants :

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 Le CV du Consultant et ou membres du cabinet mettant en évidence les compétences et expériences exigées, les projets similaires déjà réalisés dans ce domaine et
les organisations pour lesquelles ces projets ont été réalisés ;
 Une note méthodologique succincte incluant un planning détaillé ;
 Habilité à visiter les 4 pays ;
 L’offre financière doit contenir les coûts HT et TTC relatifs à la prestation ;
 Pièces administratives conformes avec l’administration du pays de résidence ;
 Des références antérieures (attestations de services faits, certificats de recommandations…).

 Passer les droits de propriété à Marie Stopes International Sahel (modification des fonctionnalités avec un autre fournisseurs si besoin, exclusivité des accès
« améliorer ou faire évoluer le logiciel en fonction des besoins d’innovations etc… »)

Les candidats intéressés sont invités à demander le dossier d’appel d’offres et à envoyer leur dossier avant les dates limites précisées sur l’annonce et le formulaire de dépôt
des offres à l’adresse e-mail suivante : SahelProcurement@mariestopes.org.sn

VIII/ Règlement de consultation

1. Documents constitutifs de l’offre

Des attestations, ou à défaut, des documents justifiant que le candidat est en règle avec l’administration et le fisc : agrément et carte professionnelle, quitus fiscal, registre du
commerce etc.…)

2. Prix de l’offre

Le prix à indiquer dans l’offre sera le prix total de l’offre HT et toutes taxes comprises.

3. Cachetage et marquage des offres (si dépôt physique)

Les consultants/cabinets placeront l’original et deux copies de leur soumission dans une enveloppe intérieure et une enveloppe extérieure cachetées. Ces enveloppes :

a) Seront adressées à l’Autorité contractante (Marie Stopes International) à l’adresse indiquée dans l’avis d’appel d’offres ;
b) Porteront le titre et le numéro de l’appel d’offres ;
c) L’enveloppe intérieure comportera en outre le nom et l’adresse du Candidat (si dépôt physique exigé) ;

4. Date et heure limites de dépôt des offres

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Les offres doivent être reçues à l’adresse spécifiée dans l’avis au plus tard à l’heure et à la date indiquées dans ledit avis d’appel d’offre.

5. Évaluation et comparaison des offres

Marie Stopes International procédera à l’évaluation et à la comparaison des offres en procédant dans l’ordre suivant (voire détailles dans le formulaire de dépôt des offres en
annexe) :

a) L’examen de la conformité des offres ;


b) La vérification des opérations arithmétiques ;
c) L’élaboration d’un classement des offres, par ordre de prix croissant.

6. Cas de Rejet d’offres

Les offres seront rejetées pour les motifs suivants :

a) Offre arrivée après l’expiration du délai de remise des offres ;


b) Si le candidat remet sous le même nom ou des noms différents plusieurs offres ;
c) S'il existe une preuve de collusion entre candidats ou avec un staff MSI ;
d) Si le candidat exige des conditions jugées inacceptables ;
e) Si aucune des offres ne satisfait les conditions et prescriptions requises, ou si les prix des offres sont excessifs.

7. Information des soumissionnaires

Dès qu'elle a approuvé la proposition de partenariat, l’Autorité contractante (Marie Stopes International) informera les soumissionnaires par courrier.

8. Recours

Tout soumissionnaire écarté peut exercer un recours dans les conditions réglementaires.

9. Signature du marché

En même temps qu'elle notifie l’attribution du marché au soumissionnaire, l’autorité contractante lui envoie le projet de contrat.

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