DEUXIEME PARTIE : TENUE DE LA COMPTABILITE GENERALE

CHAPITRE 7 : LES DOCUMENTS RELATIFS AUX OPERATIONS DE

COMMERCE

INTRODUCTION

Les documents commerciaux sont des supports, des écrits relatifs aux opérations d’achat / vente
de marchandise en entreprise. Ce sont également les écrits qui constatent les transactions
(opérations) passées entre un client et un fournisseur et plus généralement entre une entreprise
et toutes personne physique ou morale en relation d’affaire avec elle (le banquier, le
transporteur, l’assureur...). Dans le cadre de ce chapitre il sera question pour nous de voir tour
à tour les documents suivants :
 Relatifs à la préparation de la commande
 Relatifs à la passation de la commande
 Relatifs à la réception des commandes et aux contrôles
 Les documents relatifs à la facturation
 Relatifs aux règlements.
I. LES DOCUMENTS RELATIFS A LA PREPARATION DE LA
COMMANDE OU DE L’ACHAT
L’acte d’achat nécessite une rigueur dans le processus de préparation de la commande.
A cet effet, il existe trois principaux documents dont l’entreprise peut se servir pour bien
préparer sa commande :
 La demande d’achat ;
 La demande de renseignement ;
 L’appel d’offre.
1. La demande d’achat : C’est un document qui informe le service des achats des différents
besoins des autres services de l’entreprise. Elle est établie à partir du niveau de stock en
magasin.
2. La demande de renseignement : Encore appelée demande de documentation, c’est une
lettre par laquelle une personne qui a besoin des biens ou des services demande à un
fournisseur éventuel quelles sont les conditions de son offre.
3. L’appel d’offre : C’est une sollicitation publique par laquelle l’acheteur invite les
fournisseurs potentiels à présenter leurs offres de produits ou de services.
APPLICATION
 Le 30/09/2012 le chef du service comptable de l’entreprise SAGA M. BABA informe le
service d’achat de leurs différents besoins, notamment :
 50 paquets de stylo à bille bleu de la marque Bic et de référence SBB 12 ;
 100 rames de papiers format A4 de référence PF A4 ;
 25 paquets de stylo à bille rouge de la marque Bic de référence SBR 12.

Pour l’exécution de cette commande, M. BABA précise qu’il souhaite avoir pour
fournisseur les magasins KENIS Maraou et être livré le 30/10/2012 au plus tard.
TAF : 1) Etablir la demande d’achat N0 132
2) Etablir la demande de renseignements que le service des achats adresse au magasin
KENIS pour passer commande.
SOLUTION

DEMANDE D’ACHAT N0 132

SERVICE COMPTABLE DATE : 30/09/2012
Veuillez nous faire fournir aux dates indiquées les articles ci-après
Références Description Quantités Date de livraison

SBB 12 Stylo à bille bleu de marque bic 50 paquets 30/10/2012

PF A4 Papier format A4 100 rames 30/10/2012
SBR 12 Stylo à bille rouge de marque bic 25 paquets 30/10/2012

FOURNISSEUR SOLICITE : KENIS SIGNATURE

MARAOU M. BABA
LE CHEF COMPTABLE
Demande de renseignement

ENTREPRISE SAGA
BP :
TEL :
MAGASIN KENIS
TEL:
OBJET : DEMANDE DE
RENSEIGNEMENTS
MESSIEURS,
Nous avons relevé votre adresse dans le magazine AMINA N0 130 comme étant
spécialiste en fournitures de bureau.
Veuillez nous faire parvenir par courrier retour quelques échantillons de vos
produits, ainsi qu’une documentation complète et illustrée, présentant vos variétés de produits, leur
conditionnement, ainsi que leur prix.
 Nous attendons sans délais votre réponse afin de passer commande.
Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées LE CHEF DU SERVICE DES
ACHATS
II. LES DOCUMENTS RELATIFS A LA PASSATION DE LA COMMANDE

Une fois l’entreprise a choisi le fournisseur, elle doit passer commande ou informer le dit
fournisseur du choix qu’elle a porté sur lui, et par la même occasion elle doit décrire à son
fournisseur avec détails et précisions les articles dont elle a besoin.

Pour passer commander l’entreprise peut utiliser un certain nombre de documents à

savoir :

 La lettre de commande ;

 Le bon de commande ;

 Le bulletin de commande

1. La lettre de commande
C’est une simple lettre par laquelle le client passe commande à son fournisseur. Elle est
utilisée pour confirmer une commande passée oralement, ou par les petits commerçants qui ne
disposent pas d’imprimés pré – conçus.
Les inconvénients relatifs à l’utilisation de cette lettre peuvent être le fait qu’elle est une
perte de temps, et qu’il y a risque d’oubli de certaines mentions importantes.
2. Le bon de commande

C’est un imprimé portant l’entête de l’acheteur utilisé pour passer commande. Il faut
relever que la conception de cet imprimé varie d’une entreprise à une autre, néanmoins, il existe
certaines mentions qu’on devrait obligatoirement retrouver dans celui – ci.

Tracer du bon de commande.

 BP : 33959
TEL : 22 23 36 26

BP:
TEL:
BON DE COMMANDE N°

Date
DESIGNATIONS UNITES QUANTITES OBSERVATIONS

SIGNATURE

3. Bulletin de commande

C’est un imprimé que le fournisseur conçoit avec son entête, et met à la disposition de
ses clients afin de lui passer commande. Généralement, il est inséré dans les catalogues, les
journaux etc. Il est conçu de manière à faciliter au maximum son utilisation par le client. Ainsi,
la liste des produits vendus par le fournisseur y est dressée, un espace laissé permettra au client
d’indiquer uniquement les quantités désirées, et éventuellement les montants.

APPLICATION

Le 05/10/2012 les magasins KENIS réponde favorablement à la correspondance du

service des achats de l’entreprise SAGA. Ledit service passe immédiatement commande le
même jour en expédiant le bon de commande N0 133 au magasin KENIS. Les détails
d’informations relatives à l’entreprise SAGA sont les suivantes : BP : 33959, Tel : 22 23 36 26.
TAF : remplir le bon de commande en annexe.
Bon de commande de l’entreprise SAGA.

Dénomination du client :
BP :
TEL :
Nom Fournisseur :
BP:
TEL:
BON DE COMMANDE N°

Date
DESIGNATIONS UNITES QUANTITES OBSERVATIONS

SIGNATURE
 III. LES DOCUMENTS RELATIFS A L’EXECUTION DE LA COMMANDE A
LA RECEPTION ET AU STOKAGE DES PRODUITS
1. La réception de la commande par le fournisseur
Lorsque le client passe commande, son souhait est que le fournisseur l’ait reçu et qu’il
soit d’accord avec les termes de son ordre d’achat. Il souhaite aussi que les marchandises
parviennent à temps. Ainsi, pour que le fournisseur informe son client de sa position sur la
commande, il retourne un document appelé « bon de commande ou accusé de réception ».
Parfois ce document est inséré par le client sur le bon de commande, sous forme de coupon
détachable vierge, que le fournisseur retournera après l’avoir rempli, s’il se sent capable
d’exécuter la commande.
2. La livraison des marchandises par le fournisseur

Quand le client et le fournisseur son entièrement d’accord sur la livraison des marchandises,
le vendeur remplir dont son obligation qui est la livraison des marchandises. Les différents
documents que l’on peut rencontrer lors de la livraison des marchandises sont :

• Le bon de sortie ;

• L’avis d’expédition ;

• Le bon de livraison.

LE BON DE SORTIE : C’est un document qui est établie par le magasinier du

fournisseur lorsque celui-ci se doit de mettre à la disposition d’un autre service les marchandises
commandées.

L’AVIS D’EXPEDITION : C’est un document établi lorsque la durée de transport des

marchandises est assez longue. Le fournisseur avise le client de l’envoi des colis. Sur ce
document, il est précisé la date probable d’arrivée des marchandises ainsi que les références du
transporteur.

LE BON DE LIVRAISON : C’est un document qui contient la liste des marchandises à

livrer. Il est généralement établi en trois exemplaires : le premier et le second exemplaire
accompagnent les marchandises et sont remis au client qui, après vérification de la livraison,
les vise, classe le premier exemplaire et retourne le second au fournisseur, qui à ce niveau prend
le nom de « bon réception » ; le troisième exemplaire est conservé par le fournisseur dans le
dossier client.

Le corps d’un bon de livraison doit ressortir : les références, la désignation ou l’objet de
livraison, les unités de ventes et les quantités livrées.

Remarque : le bon de livraison doit toujours être visé par le fournisseur.

Tracer d’un bon de livraison

Dénomination du Fournisseur :
BP :
TEL :
Nom Client :
BP:
TEL:
BON DE LIVRAISON N°

Date
REFERENCES DESIGNATIONS UNITES QUANTITES

SIGNATURE

EXEMPLE : Le magasin KENIS accepte de livrer à l’entreprise SAGA sa commande N°133.

Présenter le bon de livraison qui accompagne les marchandises.
Bon de livraison de l’entreprise SAGA

Dénomination du Fournisseur :
BP :
TEL :
Nom Client :
BP:
TEL:
BON DE LIVRAISON N°

Date
REFERENCES DESIGNATIONS UNITES QUANTITES

SIGNATURE

3. La réception des marchandises par le client

Lorsque le livreur arrive chez le client, ce dernier doit lui indiquer le magasin pour le
déchargement, et recevoir les deux copies du bon de livraison. Il doit comparer le double du
bon de commande au document reçu, puis payer le transporteur si la livraison est à sa charge.
Après que les marchandises soient livrées, le bon de réception sera remis au fournisseur. Ce
document servira de preuve de la réception des marchandises par le client.

Lorsque le bon de livraison a été visé par le service des achats et remis au chef magasinier
de l’entreprise après un second contrôle des produits livrés et pour stockage des produits ce bon
de livraison devient bon de réception.
 4. Le stockage des marchandises reçues

Une fois les marchandises entrées en magasin, le problème de stockage se pose il faut
contrôler les mouvements de stocks (entrées / sorties), calculer le niveau de stock existant,
déclencher le processus de réapprovisionnement.

Le stock est géré sur les fiches ou encore sur ordinateur. Les méthodes de gestion des stocks
sont les suivantes :

• La méthode du Premier Entré Premier Sorti (PEPS) ou First In First Out (FIFO) ;

• La méthode du Coup Moyen Unitaire Pondéré (CMUP).

Tracer de la fiche de stock

Dates libellés Entrées Sorties Stock
QTES PU MTS QTE PU MTS QTE PU MONTANTS

Principe de la méthode :
 La méthode du Premier Entré Premier Sorti (PEPS) ou First In First Out (FIFO)
Le principe de cette méthode voudrai que c’est le premier à entrer en stock ou au magasin qui
soit encore le premier à sortir.

 La méthode du Coup Moyen Unitaire Pondéré (CMUP)

EXEMPLE : Vous avez reçu de l’entreprise SAGA les différents mouvements de stock d’un
produit de la manière suivante :
1/10/2010 Stock initial 1000 boîtes à 2850 F l’une
10/10/2010 Achat de 400 boîtes à 2950 F l’une
15/10/2010 Vente de 300 boîtes
18/10/2010 Vente de 600 boîtes
22/10/2010 Achat de 700 boîtes à 3000 F l’une
27/10/2010 Vente de 500 boîtes
31/10/2010 Vente de 100 boîtes
Travail à faire : présentez les différentes fiches de stocks en considérant les procédés
suivants :

 PEPS/ FIFO
 CMUP
 SOLUTION

Méthode PEPS
Dates libellés Entrées Sorties Stock
QTES PU MTS QTE PU MTS QTE PU MTS

Méthode CMUP

Dates libellés Entrées Sorties Stock

QTES PU MTS QTE PU MTS QTE PU MTS
 IV. LES DOCUMENTS RELATIFS A LA FACTURATION
Après qu’une commande ait été exécutée, le fournisseur se doit de présenter les détails
chiffrés de la dite commande. Ces détails sont fournis dans un document appelé « facture ».

1. DEFINITION
La facture est un document établit par le fournisseur, précisant le détail des marchandises
achetées, leurs prix, le montant net à payer, et éventuellement les conditions de livraison et de
règlement.

2. ETABLISSEMENT DE LA FACTURE
Pour établir soigneusement une facture, on a besoin d’un certain nombre de document à
savoir :

 Le bon de commande qui nous permet d’identifier le client et son mode de facturation ;

 Le bon de livraison qui certifie que le client a reçu et accepté les marchandises ;

 La liste des prix qui nous présente les prix unitaires de chaque article ;

 La fiche client dans laquelle sont consignées les différentes conditions spéciales
appliquées au client

 Le code fiscal qui nous indique les différentes taxes à appliquer au client

3. LES DIFFERENTES TYPES DE FACTURES

Il existe plusieurs types de facture qu’on peut regrouper en deux catégories à savoir :

 Les factures courantes

 Les factures spéciales

 Les factures courantes

Il s’agit des factures utilisées régulièrement dans le processus d’achat vente. Il s’agit de :

• La facture simple ou facture doit : qui est généralement établie lorsque le client
et son fournisseur sont dans la même ville ;

• La facture d’envoi : qui est toujours une facture doit, mais ici les parties sont
dans des villes différentes
 • La facture d’avoir ou note de crédit : elle constate la dette du fournisseur vis-
à-vis de son client, à l’occasion soit d’un retour au fournisseur des marchandises non
conformes, soit des réductions accordées hors factures ;

• Le relevé de facture : qui est utilisé pour les clients qui font plusieurs achats
journaliers ou hebdomadaires chez le même fournisseur. Ce document regroupe toutes
ces transactions pendant une période précise, et fait l’objet d’un règlement unique.

 Les factures spéciales

• LA facture pro forma : il présente le montant net d’un futur achat. Utilisée dans
le commerce international, elle permet de trouver l’origine des marchandises.

• La facture conditionnelle : dans le commerce international, elle permet au

fournisseur qui ne dispose pas de tous les éléments nécessaires pour constituer une
facture, de donner une idée estimative du prix à son client.

• La facture consulaire : c’est une facture utilisée dans le commerce international

pour prouver l’origine des marchandises. Elle préfigure les marchandises.

• La facture à la commission : C’est une facture établie par les auxiliaires du

commerce.

• La facture protestable : c’est une facture assortie d’une procédure de

recouvrement par l’intermédiaire d’une banque ou d’un établissement financier
assimilé.

 La facture acquittée : c’est une facture payée en espèce et sur laquelle le

fournisseur a mentionné l’acquittement. Exemple d’acquit de facture : pour acquit ; reçu la
somme de
4. Les réductions sur une facture
On distingue deux catégories de réduction sur une facture :
 Les réductions à caractère commercial
 La réduction à caractère financier
a Les réductions à caractère commercial
Il s’agit :
 Les rabais : c’est une réduction qui est accordée au client lorsqu’il y a défaut ou non-
conformité des produits commandés.
 La remise : C’est une réduction accordée au client compte tenu du volume d’achat.
  La ristourne : c’est une réduction accordée au client qui a réalisé les achats chez le
même fournisseur pendant une même période.
b La réduction à caractère financier
 L’escompte de règlement : C’est une réduction accordée généralement lorsque le client
anticipe par rapport à l’échéance du règlement c.-à-d. il paye avant le délai de règlement.
Exemple de présentation d’une facture DOIT :

……………………………………………
……………………………………..
………………………

BP : ……................. RCCM : …………………….

TEL : ……………... CCB : ……………………….
CCP : ……………………….
DOIT
………………………………
..……………………..
BP : ……………….

TEL : ……………..

Informations complémentaire sur le client FACTURE

N° client : N°……………………..
A………………………
Le…………………….
Référence Désignation Unité Quantité Prix unitaire Montant Observation

Arrêter la présente facture à la somme de :

 APPLICATION

Le 1er décembre 2012, le super marché SAGA BP 112 Maroua, téléphone 24 25 45 13 se

fait livrer les marchandises ci-après par les ETS KENIS BP 1423 Maroua tél 28 43 33 12 :

• 5cartons d’olvatine GM à 20 000F Le carton ;

• 3 cartons de savons CCC 200grammes 26 000F le carton ;

• 20 cartons de lait NIDO à 17 000F le carton ;

• 45 sacs de sucre à 35 000F le sac ;

• 100 sacs de farine à 14 000F le sac ;

• 13 soupières à 1700F l’une ;

SAGA bénéficie souvent d’une remise de 5%, d’un rabais de 10 et d’un escompte de 2%.

TAF : Etablir la facture doit N0 120 qui accompagne les marchandises.

 Facture DOIT N° 120 des ETS KENIS
……………………………………………
……………………………………..
………………………

BP : ……................. RCCM : …………………….

TEL : ……………... CCB : ……………………….
CCP : ……………………….
DOIT
………………………………
..……………………..
BP : ……………….

TEL : ……………..

Informations complémentaire sur le client FACTURE

N° client : N°……………………..
A………………………
Le…………………….
Référence Désignation Unité Quantité Prix unitaire Montant Observation

Arrêter la présente facture à la somme de :

 V. Les documents relatifs aux règlements.
Les opérations d’achat ventes de marchandises font naitre les règlements. Le règlement
consiste pour l’acheteur de payer au vendeur le prix qui est porté sur la facture. Il existe deux
types de règlements à savoir :

 Les règlements au comptant ;

 Les règlements à terme c'est-à-dire à crédit, les règlements à l’échéance.

a) LES REGLEMENTS AU COMPTANT

Il existe plusieurs types de règlements au comptant à savoir :

 Le règlement en espèce ;

 Le règlement par chèque bancaire ;

 Le règlement par chèque postal ;

 Le règlement par virement bancaire.

Dans cette partie nous nous limiterons uniquement à la présentation du chèque bancaire.

 Le règlement par chèque bancaire

Le chèque bancaire : un document par lequel, une personne appelé (tireur) ayant des fonds
disponible dans une banque appelé (tiré) donne l’ordre à celle-ci de payer à vue une certaine
somme soit à elle-même soit à une autre personne appelée bénéficiaire.
Les personnes qui interviennent dans l’établissement du chèque sont :
 Le tireur : c’est celui qui émet le chèque (le client ou débiteur)
 Le tiré : C’est la banque ou l’organisme financier qui garde les fonds du tireur.
 Le bénéficiaire : C’est la personne au profit de laquelle le paiement sera effectué par le
tiré. Elle peut être le tireur lui-même, ou la personne dont le nom figure sur le chèque
(fournisseur).
 Présentation du chèque bancaire
………………
BICEC BPF C FA…………………..............

Contre ce chèque, veuillez payer la somme de ……………………………………....

……………………………………………………………………………………….….
A l’ordre de………………………………………………………………………….…

Payable à l’agence de :
…………………………… A…………….. le……………..............

Chèque N°…….
Compte N°………………………………

APPLICATION : le 10/11/2020 BOUBA émet le chèque N° 07 à l’ordre de MESSI d’un

montant de 500 000F payable à la BICEC agence de kousseri, numéro de compte
1004567438939.

TAF : Etablir le chèque.

SOLUTION
………………
BICEC BPF CFA…………………..............

Contre ce chèque, veuillez payer la somme de ……………………………………....

……………………………………………………………………………………….….
A l’ordre de………………………………………………………………………….…

Payable à l’agence de :
…………………………… A…………….. le……………..............

Chèque N°…….
Compte N°………………………………
 b) LES REGLEMENTS A TERMES : LES EFFETS DE COMMERCE
Un effet de commerce est un moyen de paiement utilisé dans le commerce pour les moyens
de règlement des créances. Ou encore ce sont des titres négociables, permettant la réalisation
d’un paiement ou la mobilisation d’une créance. On dit qu’une créance est mobilisable
lorsqu’elle est matérialisée sous forme d’un effet de commerce négociable, c'est-à-dire
vendable ou escomptable. Il existe deux types d’effet de commerce :

 La lettre de change ou traite ;

 Le billet à ordre.

1) LA LETTRE DE CHANGE OU TRAITE

La lettre de change est un écrit par lequel une personne appelée tireur donne l’ordre à une
autre personne appelée tiré de payer une somme déterminée à une certaine échéance, à
quelqu’un qui peut être le tireur lui-même ou un tiers.
 Présentation de la lettre de change

Adresse du Tireur Date d’échéance

…………………….. Le…….20……Au BPF CFA
……………………..

Contre cette LETTRE DE CHANGE, stipulée sans protêt,

Veuillez payer à l’ordre de :……………………………………………………
. …………………………………………………………………………………..

La somme de :…………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………
ACCEPTATION
OU AVAL (Valeur en :…………………………………………………………………….)

TIRE

Signature

N°……. DOMICILIATION TIMBRE

FISCAL
  Circulation de la lettre de change
L’endossement : c’est le fait de mettre sa signature au dos d’un effet de commerce pour que
celui-ci soit payé à une autre personne (nouveau bénéficiaire). La propriété de la lettre de
change est transmise du 1er bénéficiaire (endosseur) à un autre bénéficiaire (endossataire).
Dans ce cas le verso de l’effet se présente de la manière suivante :

« VERSO »
Payez à l’ordre de _____________________________________
Lieu et date __________________________________________
(Signature de l’endosseur)

2) LE BILLET A ORDRE

Le billet à ordre : un écrit par lequel un débiteur (souscripteur ou client) reconnaissant sa

dette s’engage à payer à l’ordre d’une autre personne bénéficiaire créancier une certaine somme
à une échéance donnée.

Le débiteur prend l’initiative et rédige lui-même le billet à ordre car, il s’engage lui-même
à régler sa dette à une date déterminer, il y’a dont pas de lieu pour le créancier de sollicité
l’acceptation.
Le billet à ordre est soumis à la même procédure de circulation, négociation, de paiement
de non-paiement tout comme la lettre de change.
 Présentation du billet à ordre

Adresse du souscripteur Date d’échéance

…………………………. …………….Le…………Au BPF CFA
………………………….

Contre le présent Billet à Ordre, nous paierons

à l’ordre de :……………………………………………………………………………..
La somme de : …………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………...
(Valeur en :………………………………………………………………….)

AVAL SOUSCRIPTEUR

Signature
souscripteur
DOMICILIATION

TIMBRE
N°……
FISCAL
APPLICATION 1 : Le 05/12/2012 Les ETS KENIS adresse une lettre de change au super
marché SAGA, pour acceptation du règlement de la facture N°120 en date du 01/12/2012. Le
montant de la traite est le montant de ladite facture et l’échéance de la traite est fixée au
05/01/2013. Domicilier à la BICEC Maroua.

TAF : Présenter la traite envoyée au supermarché SAGA.

APPLICATION 2 : reprendre l’application précédente et considéré que c’est le supermarché

SAGA, qui établit plutôt un billet à ordre et envoie aux ETS KENIS.

SOLUTION APPLICATION N° 1
Lettre de change des ETS KENIS

Adresse du Tireur Date d’échéance

…………………….. Le…….20……Au BPF CFA
……………………..

Contre cette LETTRE DE CHANGE, stipulée sans protêt,

Veuillez payer à l’ordre de :……………………………………………………
. …………………………………………………………………………………..

La somme de :…………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………
ACCEPTATION
OU AVAL (Valeur en :…………………………………………………………………….)

TIRE

Signature

N°……. DOMICILIATION TIMBRE

FISCAL
SOLUTION APPLICATION N°2
Billet à ordre du supermarché SAGA

Adresse du souscripteur Date d’échéance

…………………………. …………….Le…………Au BPF CFA
………………………….

Contre le présent Billet à Ordre, nous paierons

à l’ordre de :……………………………………………………………………………..
La somme de : …………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………...
(Valeur en :………………………………………………………………….)

AVAL SOUSCRIPTEUR

Signature
souscripteur
DOMICILIATION

TIMBRE
N°……
FISCAL