Rapport de Formation Foires Uncm

AOUT 2008
SEMINAIRE SUR LES TECHNIQUES DE PARTICIPATION AUX FOIRES ET SALONS SPECIALISES
Formateur: M. Mbagnick NIANG CICES
Formateur: M. Mbagnick NIANG, Consultant en commerce international, mail: niangmba2005@yahoo.fr Mobile: 00 (221) 77 510 72 01
SOMMAIRE
Introduction ...................................................................................3 LA DEFINITION DES NOTIONS DE BASE.............................................4 LES PREALABLES...............................................................................4 LA SELECTION DES FOIRES ET SALONS SPECIALISES........................5 LA DECISION DE PARTICIPATION.......................................................8 LA SELECTION DES EXPOSANTS........................................................9 LA PRPARATION DES EXPOSANTS.................................................11 LE DEROULEMENT DE LA PARTICIPATION........................................14 LEVALUATION ET LE SUIVI DE LA PARTICIPATION...........................19 LES CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS GNRALES..................20 ANNEXE 1 : LISTE DES SOURCES DINFORMATION .........................23 ANNEXE 2 : CALENDRIER DETAILLE DE TRAVAIL.............................25 ANNEXE 3 : BUDGETS DE PARTICIPATION.......................................28 ......................................................................................28 Organisateur de la participation collective .....................................28 Exposant individuel.........................................................................28
INTRODUCTION
Au Sngal, les foires et salons spcialiss constituent lun des moyens promotionnels les plus utiliss par les artisans pour vendre leurs produits sur les marchs extrieurs. Toutefois, nombre dentre eux commettent lerreur dy participer sans une bonne information et / ou planification des tches entreprendre avant, pendant et aprs lexposition. Pour remdier cette situation, lUnion nationale des Chambres de Mtiers (UNCM) a commandit les services dun formateur spcialiste en Commerce international ayant des connaissances thoriques et pratiques dans les domaines de la prparation, de lexcution et du suivi de la participation aux foires et salons spcialiss. Le mandat du formateur consistait assurer une formation pratique aux prsidents des commissions des foires et aux agents techniques des chambres de mtiers rgionales sur les techniques dorganisation de la participation des artisans aux foires et salons spcialiss. A lissue de la formation, les participants seraient mme dorganiser, dune manire efficace, la participation des artisans aux foires et salons spcialiss, voire de mettre leurs connaissances la disposition de tous les artisans affilis, travers lorganisation de sminaires de formation au niveau rgional. Une documentation complte sera labore et publie sur les sites WEB de l'UNCM (www.artisanat.sn) et de lAgence pour le Dveloppement de la petite et moyenne entreprise (www.senegal-entreprises). Le prsent rapport sarticule autour de neuf (9) parties : la dfinition des notions de base ; les pralables ;
la slection dune foire ou dun salon spcialis;
la dcision de participation ; la slection des exposants ; la prparation des exposants ; le droulement de la participation ; lvaluation et le suivi de la participation ;
les conclusions et recommandations gnrales.

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LA DEFINITION DES NOTIONS DE BASE

Les trois notions de base utilises au cours de cette prsentation peuvent tre dfinies comme suit :
LES
FOIRES INTERNATIONALES
Les Foires internationales sont de grands marchs priodicit rgulire, se tenant aux mmes lieux des poques fixes et dune dure limite; elles ont pour but de permettre aux participants de tous les pays de prsenter leurs produits en vue denregistrer des commandes et de vendre sur place.
LES
SALONS SPECIALISES
Les Salons spcialiss sont des foires qui sont spcialises dans un produit ou groupe de produits dun secteur dactivit donn et permettent de prsenter des chantillons et de nouer des contacts avec des visiteurs professionnels.
LES
TECHNIQUES DE PARTICIPATION
Les techniques de participation aux foires et salons spcialiss indiquent la combinaison des techniques utilises et des choix faits pour raliser les objectifs spcifiques de participation une foire ou un salon spcialis. Elles permettent de savoir : Pourquoi et o exposer ? Quoi exposer ? Comment exposer ? Comment valuer et suivre les rsultats ?
LES PREALABLES
Il sagit, cette premire tape du processus de participation une foire ou un salon spcialis, dvaluer loffre en produits et services artisanaux, commercialisables dune part et dautre part les marchs qui offrent les meilleures perspectives pour ces produits et services artisanaux.
2.1. E V A L U A T I O N
DE LOFFRE EN PRODUITS ARTISANAUX
Lvaluation de loffre en produits artisanaux, commercialisables, est un pralable toute participation aux foires et salons spcialiss. Elle sera faite en fonction de deux lments indpendants : ltat de prparation de lartisan qui va exposer aux foires et salons spcialiss et celui des produits quil va exposer.
Les artisans ne devraient pas envisager dexposer aux foires et salons spcialiss tant quils nauraient pas atteint au moins un niveau moyen dans le double domaine de prparation de leur entreprise et de leurs produits.
2.2. E V A L U A T I O N
D E S M A RC H E S C I B L E S
Les informations indispensables lvaluation des marchs cibles seront obtenues grce des sources dinformation secondaires (recherches documentaire et lectronique) et/ou primaires (recherche sur le terrain). Une liste de sources dinformation fiables sur les foires et salons spcialiss se trouve en annexe. Les informations collectes devront tre traites et prsentes sous forme de profil des marchs qui seront examins dans la partie suivante, relative la slection des foires et salons spcialiss.
LA SELECTION DES FOIRES ET SALONS SPECIALISES

Les foires et salons spcialiss organiss, chaque anne, dans le monde se comptent par millier. La slection des foires et salons spcialiss est un pralable toute dcision de participation. Les principales tapes de la slection des foires et salons spcialiss sont les suivantes :
3.1. R E N S E I G N EM E N T S
SUR LES FOIRES
Les renseignements pertinents, ncessaires lvaluation des foires, portent sur les rubriques suivantes:
-
articles exposs : nombre de firmes prsentant les types de produits exposs, disposition des lieux, par catgorie de produits ; profil des visiteurs : visiteurs professionnels et grand public, adresse professionnelle, fonction et nationalit des visiteurs ; exposants : pays et firmes ayant un stand, nombre de firmes trangres et nationales, nombre dexposants directs et indirects ; spcificits de la foire : situation dans la branche, dure dexistence, quantit et qualit des informations fournies par les organisateurs, mode dobtention ; autres donnes essentielles : foires concurrentes, dates douverture et de clture, cot de la location des surfaces, de lameublement, des services, de la construction des stands, du transport et du personnel local, dimension minimum des stands.
Les renseignements sur les foires peuvent tre obtenus auprs de plusieurs sources dinformation secondaires, lectroniques et primaires (cf. liste jointe en annexe). Les chances de succs de la participation des artisans aux foires et salons spcialiss seront certainement beaucoup plus grandes sils disposent dinformations pertinentes sur les marchs couverts par ces foires et salons spcialiss, cest--dire la clientle actuelle et potentielle des produits artisanaux exposer, prslectionns par les Chambres de Mtiers rgionales.
3.2. R E N S E I G N EM E N T S
S U R L E S M AR C H S D E S P R O D U I T S E X P O S E R
Les renseignements pertinents sur les marchs des produits exposer dans les pays couverts par les foires, et salons spcialiss portent sur les rubriques suivantes :
-
accs aux marchs : barrires douanires, rglements sanitaires et de scurit, dlais et cots des transports ; potentiel du march : taille et taux dexpansion du march cible, cest--dire les clientles qui seront intresses, par type de produit exposer; concurrence : les artisans doivent sinformer sur la concurrence qui les attend avant de se risquer sur un march tranger (rapport qualit / prix des produits, forces et faiblesses, raisons du succs des concurrents) ; exigences du march spcifiques aux produits exposer : normes applicables aux produits et leur conditionnement ; distribution : systmes de distribution, circuits commerciaux, listes dadresses des clients actuels et potentiels, cots de distribution ; promotion et publicit : prospectus, dmonstrations, expositions, concours, offres spciales, annonces et messages publicitaires, communiqus de presse ; tendances du march : tendances conomiques, tendances de la technologie, volutions politiques et lgislatives, volution gnrale de la socit.
D E S L EC T I O N
3.3. C R I T R E S
Le domaine des foires et salons spcialiss est hautement comptitif. Certains organisateurs nhsitent pas accorder des facilits pour attirer
des exposants, notamment en offrant divers avantages financiers ou en les invitant par voie diplomatique. La slection des foires et salons spcialiss appropris se fera sur la base de trois critres : le profil des marchs, par produit ou groupe de produits exposer ; le profil des visiteurs ; le cot de la participation.
3.3.1. L E P R O F I L D E S M A R C H S Le profil des marchs a pour but de rpondre aux questions pratiques que se pose lexposant. Il traite dun seul produit, dun ou de plusieurs groupes de produits homognes et couvre les marchs des pays dorigine des visiteurs, prsentant des caractristiques similaires, Union europenne par exemple.
Les rubriques renseigner sont les suivantes : la dsignation des produits ou des groupes de produits exposer ; la taille, la segmentation et les tendances de chaque march vis ; laccs au march ; la concurrence ; la distribution ; les pratiques commerciales ; la promotion et la publicit ; lemballage et ltiquetage ; les normes et le contrle de qualit.
Le profil des marchs est lun des trois facteurs dterminant le choix des foires et salons spcialiss appropris et pourrait mme servir de point de dpart llaboration de la stratgie et du plan de commercialisation lexportation du produit ou groupe de produits concern. 3.3.2. L E
PROFIL DES VISITEURS
Pour dterminer le profil des visiteurs des foires et salons spcialiss, les exposants devront se renseigner auprs des organisateurs de la foire sur ladresse professionnelle des visiteurs, le produit ou le service qui les intresse ainsi que le type et la taille de la structure quils reprsentent. Laudience cible, dont la composition varie selon la nature des foires et salons spcialiss, regroupe : les acheteurs actuels et potentiels aux diffrents stades de la distribution ; les consommateurs ou utilisateurs des produits ou services ; les prescripteurs cest--dire les personnes qui dcident du choix des produits ou services acheter ; les journalistes ; les reprsentants des Chambres de commerce, des Institutions commerciales et des agences de voyages ; les investisseurs.
3.3.3. L E C O T D E L A P A R T I C I P A T I O N La structure des cots occasionns par la participation aux foires et salons spcialiss est la suivante:
-
les frais dexposition : location de lespace, conception et construction, quipement et dcoration, inscription au catalogue, expdition, transport, assurances et manutention des produits exposer, nettoiement du stand ; les frais de personnel : transport, assurance, honoraires, allocations journalires ; les frais de promotion : commande et envoi de cartes dinvitation gratuites, imprims et autres supports publicitaires, rceptions douverture et de clture.
Aprs le choix des foires et salons qui offrent les meilleures chances datteindre les objectifs commerciaux fixs, lorganisateur de la participation collective devra procder au choix final des foires et salons spcialiss.
LA DECISION DE PARTICIPATION
Avant de se dcider participer aux foires et salons spcialiss, les dcideurs doivent mrement rflchir. Ils doivent confronter les raisons
dexposer et les moyens des exposants aux caractristiques des foires et salons spcialiss concerns, en se posant les questions suivantes : Quels sont les principaux marchs cibles ? Les produits exposer rpondent-ils aux exigences de ces marchs ? Les capacits de production suffiront-elles pour rpondre aux commandes ventuelles ? Quels sont les objectifs spcifiques sur les principaux marchs cibles et quels obstacles leur ralisation risque-t-elle de se heurter ? La participation aux foires et salons spcialiss est-elle le meilleur moyen datteindre les objectifs spcifiques ? Les foires et salons retenus sont-ils les manifestations qui conviennent le mieux ? Combien coutera une participation efficace ? Les rsultats escompts justifient-ils les frais engags ? Est-ce les exposants pourront investir du temps et de largent dans lexploitation des rsultats aprs la tenue de ces foires et salons spcialiss ?
Les rponses ces questions devront permettre aux dcideurs de rpondre une autre question, savoir, pourquoi et o exposer, avant de dcider de participer ou non aux foires et salons spcialiss slectionns.
LA SELECTION DES EXPOSANTS

Aprs la prise de dcision dorganiser la participation conjointe aux foires et salons spcialiss programms, lorganisateur du groupe doit sassurer de recruter un nombre suffisant dexposants solvables pour que les frais soient couverts. 5.1. C A M P A G N E D E R E C R U T E M E N T D E S E X P O S A N T S La campagne de recrutement des exposants vise informer les artisans de lorganisation de la participation conjointe aux foires et salons spcialiss et stimuler leur intrt pour ces manifestations. La campagne de recrutement des exposants doit tre lance ds la prise de dcision de participer. Elle prcdera souvent de beaucoup le moment o les artisans seront en mesure de prendre un engagement ferme.
5.1.1. L A N C E M E N T D E L A C A M P A G N E Les premires mesures prendre consisteront porter la connaissance des artisans, par lettre personnalise et / ou par communiqu de presse (crite et / ou parle), les renseignements recueillis sur les marchs gographiques couverts, limportance des diffrents foires et salons spcialiss et les conditions de participation. 5.1.2. C O N T A C T S P E R S O N N E L S Des contacts personnels avec les artisans susceptibles de participer avec succs aux foires et salons spcialiss, seront au besoin programms en vue denregistrer ladhsion dun nombre suffisant dexposants rpondant aux conditions de participation requises. 5.2. C O N D I T I O N S D E P A R T I C I P A T I O N Lacceptation des candidatures la participation commune aux foires et salons spcialiss, sera soumise des conditions de participation gnrales et particulires strictes. 5.2.1. C O N D I T I O N S D E P A R T I C I P A T I O N G E N E R A L E S Les conditions de participation gnrales peuvent se rsumer ainsi :
a) b)
exercer le mtier dartisan au Sngal ; tre inscrit au registre des mtiers ou au rpertoire des entreprises artisanales du Sngal ; tre responsable ; apporter les justificatifs ncessaires pour tayer les dclarations indiques dans les formulaires de demande dinscription et dengagement ferme de participation; renseigner et dposer, dans les dlais, les formulaires de demande dinscription et dengagement ferme de participation ; sacquitter des frais dinscription qui ne sont pas remboursables.
c) d)
e)
f)
5.2.2. C O N D I T I O N S D E P A R T I C I P A T I O N P A R T I C U L I E R E S Les conditions de participation particulires consistent :

a)
prciser les caractristiques des articles exposer, la surface dsire, les connaissances et qualifications de lexposant ou de son reprsentant sur le stand, les noms et adresses de ses contacts antrieurs sur le march gographique couvert par la foire, les objectifs viss, les types de contacts souhaits, les personnes inviter la foire, les besoins en personnel temporaire et en matriel dexposition ;
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b)
souscrire au rglement intrieur de la foire ou du salon et tous les services offerts en package aux exposants, dans le cadre dune dmarche collective (demande de visa, transit, transport des produits et des personnes, hbergement, transfert aroport-htelfoire, transport intrieur) ; sengager payer, en cas de dsistement, des pnalits dont le taux est dtermin en fonction des frais engags, se limiter la vente sur le stand des produits appartenant au corps de mtiers pour lequel lon a t slectionn, fournir lencadrement des donnes financires sur son chiffre daffaires, son bnfice et ses contacts durant la foire ou le salon et retourner au Sngal la fin de la manifestation ; effectuer et justifier lacquittement de ses obligations financires au plus tard un mois de louverture de la foire.
c)
d)
Ces informations, recueillies et centralises au niveau de lorganisateur de la participation, permettront respectivement au Comit prparatoire et lencadrement de prparer les exposants qui auront t choisis.
LA PRPARATION DES EXPOSANTS

Toute prparation la participation collective aux foires et salons spcialiss implique un volume important de dpenses et dactivits qui devront tre menes avant la manifestation, soit par les exposants, soit par lorganisateur de la participation commune. 6.1. LES
TCHES ET RESPONSABILITS DE LORGANISATEUR DE LA PARTICIPATION
Les activits prliminaires relevant de la responsabilit de lorganisateur de la participation collective, concernent la conception et le fonctionnement du cadre organisationnel, la planification de lexposition et ltablissement du budget de la participation.
6.1.1. L E C A D R E O R G A N I S A T I O N N E L D E L A P A R T I C I P A T I O N Le cadre organisationnel de la participation collective aux foires et salons spcialiss sera constitu du comit prparatoire, dun comit de slection, dun Coordinateur de lexposition et de son assistant. Il appartiendra au Coordinateur de lexposition et son assistant dtablir et de veiller lexcution correcte du calendrier de travail et du budget de la participation collective aux foires et salons spcialiss.
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6.1.2. L E C A L E N D R I E R D E T R A V A I L D E L A P A R T I C I P A T I O N La dmarche suivre pour tablir le calendrier de travail de la participation collective aux foires et salons spcialiss est la suivante :
-
collecter tous les renseignements ncessaires relatifs au march gographique des pays couverts par les foires et salons spcialiss ; identifier, ds le dpart, toutes les tches mener avant lexposition ; estimer le temps ncessaire et lordre dans lequel ces tches seront excutes ; identifier les personnes qui devront soccuper de chacune des tches, avec des dlais suffisamment longs ; prvoir des rvisions intervalles rguliers pour reprer les ventuels problmes et rcuprer les retards avant quil ne soit trop tard.
Un exemple de calendrier dtaill dune participation collective et individuelle est en annexe. 6.1.3. L E B U D G E T D E L A P A R T I C I P A T I O N Toute participation collective aux foires et salons spcialiss entrane des dpenses quil convient de prvoir et dinscrire au budget de lorganisateur de la participation collective ou individuelle. Ces dpenses concernent, titre indicatif : -
Les frais de stand conception et construction du stand ; nettoyage du stand; Les frais de personnel billets davion ; frais de mission ; htesses ; interprtes ; assurances; Les frais de promotion
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inscription au catalogue des exposants ; brochure de prsentation des exposants ; cartes de visite ; relations publiques (points de presse, rceptions, souvenirs, cadeaux) ; cartes dinvitation ; formation pour une bonne participation des exposants.
Un exemple de budget dune participation collective et individuelle est galement en annexe. 6.2. L E S T C H E S E T R E S P O N S A B I L I T S D E S E X P O S A N T S Environ six mois avant louverture de la foire, les exposants slectionns doivent dfinir leurs objectifs, calendrier et budget spcifiques de participation. 6.2.1. L E S O B J E C T I F S S P C I F I Q U E S D E P A R T I C I P A T I O N D E S E X P O S A N T S Selon le Centre du Commerce international CCI/CNUCED/OMC, dans son manuel de formation lusage des PME intitul "Comment se lancer dans lexportation", un objectif dsigne ce que lon dit vouloir raliser dans lavenir. Il doit tre orient vers un rsultat spcifique, chiffrable et assorti dun calendrier. Quelques exemples dobjectifs spcifiques de participation dun exposant une foire ou un salon spcialis :
-
trouver un reprsentant sur le march du pays organisateur avant la fin de lanne 2009 ; lancer en 2009 notre produit sur le march du pays organisateur et des autres pays couverts par la foire ou le salon spcialis ; assurer la promotion des ventes de son produit sur le march du pays organisateur et obtenir sur place une commande dessai minimum de dix millions de francs CFA en 2009 ; rencontrer deux de nos contacts antrieurs et nouer au maximum dix nouveaux contacts en 2009 ; nous informer sur les produits de nos concurrents en 2009, notamment dans les domaines de lemballage, du conditionnement et des prix.
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6.2.2. L E C A L E N D R I E R D E T R A V A I L P O U R U N E X P O S A N T Environ six mois avant louverture de la foire ou du salon spcialis, lexposant doit tablir son calendrier de travail dtaill pour la prparation de ses produits et de son reprsentant. Ce calendrier de travail indique les activits que lexposant doit accomplir pour prparer ses produits et son reprsentant, les responsables qui devront soccuper de chacune de ces activits, lordre et les dlais dans lesquels ces activits seront excutes. 6.2.3. L E B U D G E T D E P A R T I C I P A T I O N P O U R U N E X P O S A N T Lexposant devra probablement attendre dtre en possession des lments de cot et autres renseignements ncessaires avant de pouvoir tablir un budget dtaill. Il prendra presque toutes les dpenses engager sa charge, lexception peut-tre de celles affrentes aux services dencadrement qui sont gnralement la charge de lorganisme responsable de la participation collective. Le calendrier de travail doit prvoir un examen et une rvision du budget intervalles de temps rguliers, en vue de pouvoir le modifier en cas de dpassement des dpenses prvues.
LE DEROULEMENT DE LA PARTICIPATION
7.1. L E S
FORMALITS DENTRE DES PRODUITS ET DES PERSONNES
7.1.1. L E S F O R M A L I T S D E N T R E D E S P R O D U I T S Les oprations de ddouanement des produits et du matriel destins lexposition doivent tre confies un des transitaires agrs par les organisateurs de la foire ou du salon spcialis. Pour faciliter lentre des produits et du matriel destins lexposition, les avantages ci-aprs sont accords aux exposants :
-
ouverture dun bureau de douane sur le site de la foire ou du salon spcialis ; dispense de caution et suspension de tous les droits et taxes ; acquittement des droits et taxes sur les produits au cours de la foire ou du salon spcialis ; rgularisation des admissions temporaires aprs la clture de la foire ou du salon spcialis.
FORMALITS DENTRE DES PERSONNES
7.1.2. L E S
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Pour entrer dans le territoire du pays hte, les exposants devront passer les contrles de police, douane et sant.
7.2. L A G E S T I O N D U S T A N D Le succs de la participation collective une foire ou un salon spcialis dpend dans une large mesure du plan damnagement du stand et de laccueil que le personnel prsent au stand rserve aux visiteurs professionnels et/ou au grand public. 7.2.1. L A M N A G E M E N T D U S T A N D Lorsquil sagit dun stand collectif regroupant plusieurs exposants, la solution la moins onreuse serait de rserver des boxes ou modules prfabriqus. Sils ne correspondent pas aux besoins spcifiques des exposants, le Coordinateur de lexposition pourrait demander aux organisateurs de la foire ou du salon spcialis dy apporter les changements ncessaires. Il est souvent possible de personnaliser le stand prfabriqu et dy crer une animation ou une ambiance, condition que le dcorateur fasse preuve dimagination et tienne compte des rglements dfinis par les organisateurs de la foire ou du salon spcialis et par les autorits locales. Les objectifs commerciaux viss par la participation conjointe une foire ou un salon spcialis se rpercutent ncessairement sur lorganisation du stand. En effet, un stand destin vendre des produits, sur place, une foule de consommateurs aura un plan trs diffrent de celui dun stand conu pour les contacts avec des reprsentants commerciaux. Pour une bonne organisation du stand, il faut respecter les "rgles dor" suivantes :
-
viter dencombrer le stand de produits et de matriel dexposition ; rduire au strict minimum, voire un seul, les centres dintrt qui servent attirer lattention des visiteurs et dont le choix doit videmment correspondre aux objectifs de la participation : par exemple, un nouveau produit, un comptoir dinformation ou un montage audio-visuel ; choisir un thme cest--dire un message commercial communiquer aux visiteurs de faon donner une certaine unit densemble aux lments qui composent le stand (disposition gnrale, clairage, couleurs, graphisme, produits exposs, ameublement, etc.) ;
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souligner avec force le caractre collectif ou national pour intensifier limpact global et contribuer attirer lattention des visiteurs ; stimuler lintrt du type de visiteur que les exposants cherchent atteindre ; informer le dcorateur non seulement de ce que les visiteurs recherchent, mais aussi de leurs ractions par rapport certains aspects du stand (choix des couleurs, ides que les visiteurs se font lavance des exposants) ; organiser le stand en se mettant la place des visiteurs ; reprer les visiteurs professionnels intresss par les produits et services exposs ; enregistrer lidentit et lintrt des visiteurs professionnels intresss par les produits et services exposs ; sassurer que le stand peut tre mont et dmont dans les dlais prvus par les organisateurs de la foire ou du salon spcialis ; veiller ne pas dpasser les cots de conception et de construction du stand, prvus dans le budget dtaill de la participation une foire ou un salon spcialis. des
7.2.2. L E P E R S O N N E L D E S T A N D Le personnel prsent au stand (encadrement, reprsentants exposants, htesse, interprte etc.) doit rpondre trois critres :
-
avoir une bonne connaissance des entreprises reprsentes et de leurs produits ; avoir les pouvoirs ncessaires pour ngocier des affaires ; tre bien inform des objectifs spcifiques et collectifs de la participation conjointe une foire ou un salon spcialis.
Il faudrait quavant louverture de la foire ou du salon spcialis, les exposants dsignent parmi eux un animateur qui assistera lencadrement veiller au bon fonctionnement du stand collectif. Pour cela, il convient de formuler au personnel prsent au stand les recommandations suivantes :
-
engager le contact avec les visiteurs qui semblent intresss par vos produits sans attendre quils le fassent ;
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dbuter la conversation avec les visiteurs par une remarque positive sur vos produits ou par une question qui dclenchera le dialogue ; dterminer ds que possible la profession du visiteur et ce qui lintresse plus particulirement, ainsi que son importance en tant que client ventuel ; rpondre toutes les questions dans un langage aussi clair et prcis que possible ; profiter de la conversation pour obtenir des renseignements sur le march et les ractions vos produits ; pousser les ngociations aussi loin que vous tes habilit le faire, si vous avez la conviction que le visiteur est un acheteur potentiel ; utiliser une fiche de contact et des notes supplmentaires pour enregistrer les demandes de renseignements des visiteurs, leurs intrts et la suite donner ; fournir, ds que possible, les renseignements promis au plus tard dans les quinze jours qui suivent la clture de la foire ou du salon spcialis; respecter les horaires de la foire ou du salon spcialis et ne laisser jamais le stand sans surveillance ; profiter des priodes creuses pour tablir des contacts avec les reprsentants des autres exposants.
FORMALITS DE SORTIE DES PRODUITS ET DES PERSONNES
7.3. L E S
7.3.1. L E S F O R M A L I T S D E S O R T I E D E S P R O D U I T S Comme lentre, les formalits de sortie des produits doivent tre effectues par un commissionnaire en douanes agr par les organisateurs de la foire ou du salon spcialis. Un document unique de mise la consommation dans le pays hte, de rexportation des produits vers un pays tiers ou de retour vers le pays dorigine, sera tabli. 7.3.2. L E S F O R M A L I T S D E S O R T I E D E S P E R S O N N E S Les exposants devront demander et obtenir un visa de sortie tabli par les autorits comptentes pour sortir de lenceinte de la foire ou du salon
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spcialis et repasser les contrles de police, douane et sant pour quitter le pays hte. Les visas de sortie de la foire et du pays hte ne seront donns quaux reprsentants en rgle, ayant liquid tous leurs paiements.
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LEVALUATION ET LE SUIVI DE LA PARTICIPATION

Lvaluation du succs ou de lchec de la participation collective une foire ou un salon spcialis sera faite sur la base des objectifs commerciaux viss et dfinis par crit, avant louverture de la foire ou du salon spcialis. 8.1. L E S M T H O D E S D V A L U A T I O N Il ny a pas de mthode dvaluation universelle des rsultats de la participation une foire ou un salon spcialis. Chaque organisateur de la participation collective une foire ou un salon spcialis devra mettre au point le systme qui rpondrait le mieux ses besoins.
8.1.1. L E S R A I S O N S D E L V A L U A T I O N Lvaluation des rsultats obtenus une foire ou un salon spcialis permet de :
-
dcider si lon participera nouveau ou non telle foire ou tel salon spcialis ; dterminer si le choix des exposants et des produits prsents tait judicieux ; reprer les lacunes de lorganisation de la participation une foire ou un salon spcialis et dfinir les amliorations susceptibles dtre apportes lavenir ; enregistrer les rsultats commerciaux obtenus et lexprience acquise sur le terrain.
8.1.2. L E S C R I T R E S D V A L U A T I O N Les critres dvaluation des rsultats de la participation collective une foire ou un salon spcialis doivent tre lis aux objectifs commerciaux prvus. Parmi les critres classiques qui sont gnralement utiliss, on peut citer les ventes sur le stand, les contacts commerciaux et lexprience acquise sur le terrain. Lvaluation des rsultats de la participation collective une foire ou un salon spcialis sera effectue sur la base de deux questionnaires:
-
un questionnaire dune deux pages, remettre aux exposants un jour avant la fin de la foire ou du salon spcialis ;
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un questionnaire plus complet, remettre aux participants tous les trois ou six mois aprs la clture de la foire ou du salon spcialis pour obtenir des informations plus dtailles sur limpact rel de la participation quant aux activits professionnelles des entreprises et individus participants.
Lvaluation des rsultats de la participation une foire ou un salon spcialis est indispensable pour assurer le suivi de la participation aux foires et salons spcialiss. 8.2. L E S U I V I D E L A P A R T I C I P A T I O N Le suivi de la participation conjointe une foire ou un salon spcialis comporte deux phases : -
llaboration du rapport de participation ; le suivi des contacts commerciaux.
8.2.1. L E R A P P O R T D E P A R T I C I P A T I O N Le plan du rapport de participation une foire ou un salon spcialis varie dune manifestation et dun Coordinateur de lexposition lautre. Dune manire gnrale, il sarticule autour de quatre parties : la prparation de la participation ; le droulement de la participation ; lvaluation des rsultats de la participation ; les conclusions et recommandations.
8.2.2. L E S U I V I D E S C O N T A C T S C O M M E R C I A U X Le suivi des contacts commerciaux est galement trs important. Le Coordinateur de lexposition doit veiller ce que les activits postrieures la manifestation entreprendre le soient.
LES CONCLUSION GNRALES
ET
RECOMMANDATIONS
9.1. L E S C O N C L U S I O N S G E N E R A L E S En conclusion gnrale, la participation collective ou individuelle une foire ou un salon spcialis ne doit pas constituer une fin en soi. En effet, les foires et salons spcialiss cotent de plus en plus chers ; il faut, par consquent, les valuer, avant la prise de dcision dy participer, pour informer les candidats ventuels des produits exports et
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exportables vers le march gographique cible, les prparer, temps, six mois au moins avant lexposition et les exploiter pendant et aprs leur clture. 9.2. L E S R E C O M M A N D A T I O N S G E N E R A L E S Le succs de la participation des artisans aux foires et salons spcialiss passe par les recommandations gnrales suivantes:
-
Etre bien renseign sur loffre exportable, les marchs prioritaires et les caractristiques des foires et salons spcialiss ; Etre prt pour lexportation, cest--dire pour vendre sur des marchs extrieurs; Se fixer des objectifs clairs ; Etre prt financirement ; Slectionner les meilleurs foires et salons spcialiss ; Slectionner et prparer les exposants avec soin ; Evaluer et assurer le suivi des commandes et contacts enregistrs.
En somme, il faut bien planifier la participation aux foires et salons spcialiss et savoir quil nest pas toujours indispensable de consacrer du temps et de largent la tenue dun stand dans une foire ou un salon spcialis.
21
22
ANNEXE 1 : LISTE DES SOURCES DINFORMATION SOURCES

DINFORMATION SECONDAIRES
les organisateurs des foires : catalogues des foires et salons spcialiss prcdents, dossier de participation, sites Web des foires et salons spcialiss, les plans des stands ; la presse spcialise : le Moniteur du Commerce international (MOCI) ; Exhibitions Directory Worldwide de la Chambre de Commerce et dIndustrie du Kowet
DINFORMATION LECTRONIQUES
SOURCES
-
l'Union
des foires internationales (UFI)
www.ufinet.org
la Fdration des foires et salons de Belgique et du Grand-duch du Luxembourg www.febelux.be la Fdration des Foires et Salons de France Exhibition Audience Audits www.exhibitions.co.uk ) ; Ausstellungs-und www.auma.de (EAA) en www.foiresalon.com Grande Bretagne
Associazione Enti Fieristici Italiano ; Messe-Ausschuss
www.aefi.it der Deutschen Wirtschaft
le Portail europen de l'vnement professionnel ou grand public (foires et expositions, sminaires) ; www.elotel.com les rpertoires de sites d'organisateurs de salons en Europe ; www.ring.net lAnnuaire spcialis dans commerciales organises www.expoworld.net le domaine des manifestations dans le monde entier ;
lAnnuaire sur les manifestations commerciales mondiales www.exhibitions-world.com le Guide sur les expositions et foires commerciales internationales ; www.expoguide.com lAnnuaire Europen des Affaires; Trade Show Central ; www.europages.com www.tscentral.com
23
SOURCES
DINFORMATION PRIMAIRES
Parmi les sources primaires on peut citer :

-
les contacts commerciaux : touristes, commerants, attachs, agents et reprsentants commerciaux ; les exposants expriments : firmes ou organismes officiels ayant dj particip des foires et salons spcialiss, titre dexposant ou de visiteur professionnel ; les visites pralables : cest la meilleure faon de sinformer sur les foires et salons spcialiss.
24
ANNEXE 2 : CALENDRIER DETAILLE DE TRAVAIL

PARTICIPATION
C OL L EC T I V E
ORDR ACTIVITES A E MENER AVANT
RESPONSA BLE
DEBUT
FIN
Rservation et confirmation du stand Budget et calendrier de travail Lettres aux exposants potentiels Lettres de relance aux exposants potentiels Runion avec les exposants Slection des exposants Choix des transitaires Collecte des produits et documents de transport Transmission et expdition des produits et documents Rservation dhtel et vol
Encadreur
12 mois Idem
6 mois
Idem
Idem
3 4
Idem Idem -
Idem 6 mois -
Idem 4 mois
Idem
Idem
Idem
6 7
Comit de slection Encadreur
4 mois 3 mois
3 mois 2 mois
Idem
2 mois
1 mois
Idem
Idem
Idem
10
Idem
Idem
Idem
25
11
Demandes de RV pour visa
Encadreur et dlgus
Idem
Idem
26
P A R T IC I P A T I O N
MOIS -12 -11 -10 -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 Dernie rs Jours
INDIVIDUELLE
TACHES A MENER AVANT Slection des foires et salons spcialiss Etablissement du budget et du calendrier de travail Rservation et confirmation du stand Etude dadaptation des produits aux exigences des marchs cibles Mise jour de la documentation commerciale Conception du stand Promotion auprs des visiteurs Inscription au catalogue de la foire ou du salon spcialis Slection des produits exposer Collecte des produits exposer Conditionnement et emballage des produits exposer Etablissement des documents de transport et transmission des documents de transport et des produits au transitaire de dpart Expdition des produits/dpart des participants/Installation, agencement, amnagement et livraison des stands
27
ANNEXE 3 : BUDGETS DE PARTICIPATION
ORGANISATEUR
Ordr e 1 2 3 4 LIBELLE
D E L A P A R T I C I P A T I O N C OL L E C T I V E
DEPENSES PREVUES -
DEPENSES REELLES -
Location de la surface nue Conception et construction des stands Assurance Transit, transport et manutention des produits exposer Frais des services sur stand Personnel temporaire Frais de promotion Frais de transport et de sjour Imprvus Total
5 6 7 8 9 10
EXPOSANT Ordr e 1 2
INDIVIDUEL
LIBELLE Frais de participation Transit, transport et manutention des produits exposer Frais de transport et de sjour Imprvus
DEPENSES PREVUES -
DEPENSES REELLES -
3 4
28
Total
29

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AOUT 2008

SEMINAIRE SUR LES TECHNIQUES DE PARTICIPATION AUX FOIRES ET SALONS SPECIALISES

Formateur: M. Mbagnick NIANG CICES

la slection dune foire ou dun salon spcialis;

les conclusions et recommandations gnrales.

LA DEFINITION DES NOTIONS DE BASE

DE LOFFRE EN PRODUITS ARTISANAUX

LA SELECTION DES FOIRES ET SALONS SPECIALISES

SUR LES FOIRES

LA SELECTION DES EXPOSANTS

5.2.2. C O N D I T I O N S D E P A R T I C I P A T I O N P A R T I C U L I E R E S Les conditions de participation particulires consistent :

LA PRPARATION DES EXPOSANTS

LEVALUATION ET LE SUIVI DE LA PARTICIPATION

llaboration du rapport de participation ; le suivi des contacts commerciaux.

LES CONCLUSION GNRALES

ANNEXE 1 : LISTE DES SOURCES DINFORMATION SOURCES

des foires internationales (UFI)

Associazione Enti Fieristici Italiano ; Messe-Ausschuss

www.aefi.it der Deutschen Wirtschaft

Parmi les sources primaires on peut citer :

ANNEXE 2 : CALENDRIER DETAILLE DE TRAVAIL

ORDR ACTIVITES A E MENER AVANT

Comit de slection Encadreur

Demandes de RV pour visa

ANNEXE 3 : BUDGETS DE PARTICIPATION

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