Ebook:

25 trucs Excel de 10 experts en

modélisation financière

Par: Modelcom
www.blog.modelcom.com
Novembre 2012
 25 TRUCS EXCEL

À PROPOS DE CE EBOOK

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À PROPOS DE CE EBOOK

Table des matières

• Licence……………………………………………………………………………………………………………………..p.2
• Table des matières……………………………………………………………………………………………………p.3
• À propos de Modelcom…………………………………………………………………………………………….p.5
• À propos des auteurs……………………………………………………………………………………………….p.6
• Analyse de données…………………………………………………………………………………………………p.11
• Truc #1: Réaliser une analyse de sensibilité avec une variable………………………….p.12
• Truc #2: Réaliser une analyse de sensibilité à 2 variables…………………………………p.15
• Truc #3: Convertir une cellule texte en tableau Excel……………………………………….p.17
• Truc #4: Analyser efficacement et rapidement des bases de données extraites de
systèmes comptables……………………………………………………………………………………….p.21
• Optimisation de calculs………………………………………………………………………………….……….p.24
• Truc #5: Effectuer une recherche verticale sur deux ou plusieurs tables…………..p.25
• Truc #6: Faire la somme de plusieurs onglets en un clic de souris…………………….p.27
• Truc #7: Effectuer une somme, un compte ou une moyenne selon plusieurs
conditions………………………………………………………………………………………………..........p.29
• Truc #8: Convertir aisément une table d’hypothèses en modèle de prévisions..p.32
• Truc #9: Manier les calculs d’amortissement des actifs comme un pro…………….p.34
• Truc #10: Calculer la portion court terme de la dette à long terme dans un modèle
financier……………………………………………………………………………………………………………p.36
• Truc #11: Créer un sommaire de tous vos onglets grâce à une formule unique..p.37
• Truc #12: Ajouter des données à une base de données sans affecter les calculs, les
graphiques et les TCD qui y sont rattachés………………………………………………………..p.40
• Validation de données………………………………………………………………………………………………p.43
• Truc #13: Forage de données en un simple clic de souris…………………………………..p.44
• Truc #14: Tester et valider les formules d’un modèle développé dans Excel……...p.47
• Truc #15: Éviter les #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? et les #NULL!
…………………………………………………………………………………………………………………………..p.51
• Présentation des données………………….........……………………………………………………………..p.52
• Truc #16: Comprendre les formats de cellules une fois pour toutes…………………..p.53

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À PROPOS DE CE EBOOK

Table des matières

• Présentation des données (suite)……………………………………………………………………………..p.52
• Truc #17: Reporter des résultats mensuels dans les bons trimestres et années..p.57
• Truc #18: Créer un menu déroulant dynamique………………………………………………..p.59
• Truc #19: Faire ressortir les meilleurs résultats d’une base de données dynamique sur
un graphique…………………………………………………………………………………………………….p.62
• Rapidité et méthode de travail…………………………………………………………………………………p.64
• Truc #20: Lier une série de champs en colonnes sur une ligne………………………….p.65
• Truc #21: Créer des menus déroulants pour activer divers scénarios dans un
modèle…………………………………………………………………………………………………………….p.67
• Truc #22: Automatiser les dates en entêtes de colonnes…………………………………p.69
• Truc #23: Automatiser les titres et les zones de textes d’un graphique lié à une base
de données dynamique……………………………………………………………………………………p.71
• Truc #24: Copier des cellules en tant qu’image dynamique……………………………..p.74
• Truc #25: Envoyer automatiquement des rapports Excel par courriel………………p.76
• Mot de la fin……………………………………………………………………………………………………………p.83

Notes:

Les illustrations ont été faites à partir de la version 2010 de MS Excel en anglais. Par contre,
tous les termes de fonctions et fonctionnalités Excel apparaissent d’abord en français (entre
guillemets) et sont ensuite traduits en anglais (entre parenthèses, entre guillemets).

Par exemple: La fonction “somme.si” (“sumif”)…

Si, après avoir consulté ce ebook, vous avez des questions à adresser à nos experts, rendez-
vous sur notre blogue http://www.blog.modelcom.com et posez vos questions dans la zone
commentaire de l’article : 25 trucs Excel de 10 experts en modélisation financière ou encore,
abonnez-vous à notre groupe LinkedIn Excel et VBA: En français et posez vos questions à
l’intérieur de ce groupe.

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À PROPOS DE CE EBOOK

À propos de Modelcom
Modelcom est une firme spécialisée dans l’innovation dont le savoir-faire touche l’élaboration de
modèles financiers. Modelcom a participé à plusieurs mandats d’envergure nationale et internationale,
contribuant à la création et à l’expansion d’entreprises. De plus, elle a collaboré, depuis sa création, avec une
dizaine d’institutions et firmes de financement de capitaux autant dans l’élaboration de plans stratégiques que
pour l’analyse d’opportunités d’affaires.

Modelcom réunit une quinzaine de professionnels – CA, CGA, CMA, CFA, EEE, Ing., MBA et M.Sc – ayant des
expériences variées en finance, en gestion de projets, en démarrage et en redressement d’entreprises. Les
conseillers de Modelcom travaillent en étroite collaboration avec l’équipe de direction des entreprises dans le
cadre de leurs projets de démarrage, d’expansion, d’acquisition et de fusions. Les plans d’affaires et modèles
financiers développés par Modelcom, au cours des quatorze dernières années, ont contribué à des levées de
fonds totalisant plus de 2,5 milliards de dollars.

En octobre 2012, Modelcom s’est classée parmi les 4 meilleures entreprises au monde en
modélisation financière auprès de Goldman Sachs, Ernst & Young et PWC et devant des entreprises
comme Deloitte et KPMG, dans le cadre du concours ModelOff . Pour en savoir davantage, nous vous
invitons à prendre connaissance de notre communiqué de presse à ce sujet.

Pour plus d’information

Modelcom
Info@modelcom.com
514-605-7112
www.blog.modelcom.com

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À PROPOS DE CE EBOOK

À propos des auteurs

SOPHIE MARCHAND, M.Sc., CPA, CGA
Sophie Marchand est détentrice d’une M.Sc. en finance et d’un titre comptable CPA,
CGA et cumule plus de 10 années d’expérience dans le milieu des affaires. Elle se
spécialise particulièrement en modélisation financière et en médias sociaux (voir
son blogue : Mon Cher Watson), deux expertises qui semblent diamétralement
opposées au départ, mais qu’elle a su marier avec brio. En résumé, vous la
retrouverez le plus souvent derrière l’écran d’un ordinateur, d’une tablette
électronique ou d’un téléphone intelligent, quelques fois derrière un micro mais
jamais derrière la parade! Si vous avez des questions sur les services de Modelcom,
contactez Sophie au 514-605-7112 ou à info@modelcom.com.

FRANCIS PAQUET, M.Sc., ing., EEE

Francis Paquet est détenteur d’une M.Sc. en ingénierie des télécommunications et
du titre d’Expert en Évaluation d’Entreprises (EEE). Il cumule près de 25 ans
d’expérience en technologie et en finance corporative. Il affectionne
particulièrement optimiser et automatiser ses modèles d’évaluation d’entreprises. Il
aime aussi chercher des solutions aux problèmes de références circulaires de
certains modèles financiers complexes. Il est notamment le gars du DD (pour
développement durable). Il tient d’ailleurs un excellent blogue sur le sujet. Enfin
lorsqu’il n’est pas en train de réfléchir à des problèmes de références circulaires,
vous le trouverez en train de siroter un scotch ou un bon verre de vin entre amis ou
encore en train de se distraire par l’étude du Moyen-Âge (son histoire, ses coutumes,
son évolution, …).

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À PROPOS DE CE EBOOK

À propos des auteurs

LUC VINCENT, MBA, CPA, CA
Luc Vincent est un homme de résultats et un bâtisseur d’entreprises. Que ce soit à
titre de conseiller, d’administrateur, de directeur ou de gestionnaire de clientèle, Luc
a acquis une réputation enviable au sein de la communauté des affaires
montréalaise. Dans une même journée, vous pouvez le croiser au centre-ville aux
bureaux de Modelcom et Kérosène, sur la Rive-Sud chez Virtual Paper ou chez
Madéus ou encore dans le Vieux Montréal chez Odacia avec ses différentes équipes
d’entrepreneurs qu’il dirige, conseille ou coach. Titulaire d’une maîtrise en
administration des affaires, Luc est également membre de l’Ordre des Comptables
Professionnels Agréés du Québec (CPA) et d’Anges Québec.

LUCA GUÈVREMONT, M.Sc., CFA

Modelcomien de première heure (fin des années 90), Luca se spécialise, depuis plus
de 12 ans, dans l’élaboration d’outils flexibles utilisés par des entreprises et des
investisseurs de toutes tailles dans leur processus décisionnel. Que ce soit pour
l’analyse de projets d’investissements, pour un projet de fusion, d’acquisition ou
encore du développement de systèmes budgétaires, Luca saura vous faire profiter de
son expertise et répondre à vos besoins. Sportif dans l’âme et toujours prêt pour une
ronde de golf, Luca est détenteur d’un M.Sc. Finance et du titre de CFA.

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À PROPOS DE CE EBOOK

À propos des auteurs

MARTIN LE COMTE, M.Sc., CPA, CGA
Martin Le Comte s’est joint à l’équipe de Modelcom en août 2009. En plus de détenir
une M.Sc. Finance et un titre comptable CPA, CGA, et d’agir comme expert en
modélisation d’affaires, Martin a su, au fil des ans, acquérir des connaissances
approfondies des systèmes de gestion de l’information et des bases de données. Son
bagage de compétences lui permet de prendre action dans un champ élargi
d’activités. En somme, il peut vous aider à élaborer votre plan d’affaires, à mettre en
place un processus de reporting, à développer un outil Excel de consolidation
comptable et/ou budgétaire, à procéder au traitement et à l’analyse de grandes
quantités de données et à vous supporter dans l’implantation de votre système de
planification budgétaire.

LYUBOMIR GIEORGEV, CFA

Lyubomir est CFA et titulaire d’un baccalauréat en administration des affaires de
l’University Sofia et d’une maîtrise en finance de l’Université Clark. Il possède une
expertise unique en finance, en économétrie et en programmation VBA. Durant sa
carrière chez Modelcom, Lyubomir a amélioré les services offerts par l’entreprise
dans le domaine de la modélisation dynamique des risques, l’analyse de sensibilité
et l’élaboration de scénarios. Quand Lyubomir n’est pas en train de créer un modèle
genre « fusée spatiale » il aime bien prendre du temps avec sa famille. On peut le
voir à vélo sur les pistes cyclables de Montréal avec fiston dans son dos ou bien faire
de la randonnée pédestre dans l’est du Canada ou sur une chaîne de montagnes
américaines.

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À PROPOS DE CE EBOOK

À propos des auteurs

CHRISTOPHER GILLAM, CFA
Christopher Gillam est détenteur du titre d’analyste financier agréé (CFA) et œuvre
en finance depuis plus de 4 ans. Il a eu l’occasion d’appuyer des dizaines
d’entrepreneurs passionnés de la technologie. Modèles financiers, plans d’affaires,
produits innovateurs; Chris en mange! À la maison, il ne perd pas de temps à
s’emparer de son gadget préféré du moment pour parcourir les blogs de
technologie, écouter de la musique ou regarder un film.

GABRIEL AUGER, M.Sc., candidat CPA, CGA, candidat CBV

Nouvellement arrivé chez Modelcom au début de 2012 et produit frais moulu de
l’Université de Sherbrooke, Gabriel détient une maîtrise en Finance (M.Sc.) et a
complété le programme de CPA, CGA. De plus, il est à parfaire son savoir en
évaluation d’entreprise à travers le cheminement du CICBV. En résumé, les sphères
d’intervention de Gabriel sont la modélisation financière, l’évaluation d’entreprise et
tout récemment, l’implantation de système budgétaire au niveau de la PME. Sa
devise: « N’oubliez jamais qu’un regard extérieur permettra d’envisager de nouvelles
perspectives ».

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À PROPOS DE CE EBOOK

À propos des auteurs

DENIS ARCHAMBAULT, M.Sc., CPA, CMA
Denis détient une maîtrise en science de la gestion (M.Sc.) ainsi qu'un baccalauréat
en administration des affaires (BAA) et il est membre de l'Ordre des CPA du Québec.
Il agit comme directeur du Business Intelligence et Business Analytics chez
Modelcom. Denis est passionné par la modélisation, les analytiques, le data mining
et l’intelligence d’affaires particulièrement en ventes & marketing. Cette passion a
permis aux gens qui œuvrent avec Denis de mieux comprendre leurs chiffres,
rapidement, dans un langage qui leur est propre, et sans être obligés de programmer
eux-mêmes.

MODÉLISATEUR MASQUÉ, CMA

Le modélisateur masqué, personne chez Modelcom n’a jamais vu son visage… Il est
un as de la modélisation d’affaires mais hélas, il est un peu paresseux. À ses heures,
il saura vous impressionner mais la plupart du temps, vous finirez par oublier sa
présence. Comme un grand sage, il parle peu mais lorsqu’il le fait, ses propos sont
toujours justes et pertinents. Enfin, le modélisateur masqué est membre de l’ordre
international des CMA (Ordre international des comiques et mascottes agréés), à ne
pas confondre avec l’ancien Ordre des Comptables de Management Agréés. Ne
manquez pas de suivre le modélisateur masqué et les employés de Modelcom, dans
les chroniques Cette semaine chez Modelcom.

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ANALYSE DE DONNÉES

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TRUC #1
Réaliser une analyse de sensibilité avec une variable

Si vous souhaitez élaborer une analyse de sensibilité dans Excel, la fonctionnalité « Table de
données » (« Data Tables ») est sans aucun doute l’outil idéal. De plus, cette fonctionnalité vous
permet de valider vos formules (ou même votre modèle en entier).

La fonctionnalité se retrouve dans le menu “Données” (“Data”) sous “Analyse de scénarios” (“What-
if Analysis”).

Dans notre exemple (voir image ci-bas), les variables indépendantes (« inputs ») sont en vert.

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Si vous cherchez à comprendre comment le bénéfice net varie en fonction de différents prix
unitaires, placez d’abord les prix unitaires que vous voulez tester dans une colonne (voir colonne H
ci-bas).

Créez une deuxième colonne pour inscrire les résultats. La première cellule doit contenir un lien vers
la variable dépendante (résultat) que vous voulez suivre (dans notre exemple, c’est le bénéfice net).

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Sélectionnez les deux nouvelles colonnes et activez la fonctionnalité « Table de données » (« Data
Table »). Dans la fenêtre de dialogue, entrez la référence vers la cellule de prix unitaire sous « Cellule
d’entrée en colonne » (« Column Input Cell »).

Finalement, vous obtiendrez les résultats suivants (si le prix unitaire est de 1.20$, le bén.net est de
600$, si le prix unitaire est de 1.80$, le bén.net est de 5,400$, etc.):

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TRUC #2
Réaliser une analyse de sensibilité à 2 variables

Et si vous cherchiez maintenant à comprendre comment la marge brute varie en fonction du prix
unitaire et du nombre total d’unités vendues? Vous devriez d’abord créer une colonne et une ligne
pour les valeurs que vous voulez tester.

Insérez ensuite un lien vers la variable indépendante (résultat) qui vous intéresse (dans notre
exemple la marge brute) à l’intersection de la colonne et la ligne que vous venez de créer.

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Sélectionnez le tableau au complet et activez la fonctionnalité « Table de données » (« Data Table »).
Dans la boîte de dialogue, entrez une référence vers les unités vendues (D5) sous « Cellule d’entrée
en ligne » et une référence vers le prix unitaire (D6) sous « Cellule d’entrée en colonne »).

Vous devriez obtenir le résultat suivant:

Si vous vendez 5,000 unités à

1,80$, vous atteindrez une
marge brute de 4,500$...

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TRUC #3
Convertir une cellule texte en tableau Excel

Lorsque vous copiez ou que vous importez des données et que l’information n’est pas répartie sur
plusieurs colonnes mais qu’elle est plutôt contenue dans une seule et même colonne, vous pouvez
utiliser la fonctionnalité « Convertir » (« Text to columns ») pour séparer l’information sur plusieurs
colonnes.

Sélectionnez la zone à convertir, soit la colonne où se trouve votre information. Dans le menu
« Données » (« Data »), cliquez ensuite sur « Convertir » (« Text to columns »).

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Les données peuvent être espacées par des largeurs fixes, ou plus communément, séparées par des
délimiteurs comme dans notre exemple. Choisissez donc ici l’option « Délimité » (« Delimited »).

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Choisissez ensuite le type de délimiteur présent dans votre texte. Dans notre exemple, les données
sont délimitées par des virgules.

Voyez ici
un
aperçu
de vos
données

Choisissez finalement le format des données. Le format général convient habituellement très bien
puisqu’il identifiera le type de données automatiquement, comme dans notre exemple.

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Enfin, après avoir appuyé sur «Terminer, » (« Finish »), les données apparaîtront sur plusieurs
colonnes avec en-têtes. Notez qu’il est possible que vous deviez jouer avec les largeurs de colonnes
afin de mieux visualiser vos données.

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TRUC #4
Analyser efficacement et rapidement des bases de
données extraites de systèmes comptables

Lorsque vous travaillez avec des fichiers extraits de logiciels comptables, comme Simple Comptable,
il est parfois ardu de présenter l’information extraite dans un format facile à manipuler et à analyser.
Vous pouvez alors convertir votre fichier en tableau croisé dynamique pour mieux l’analyser et le
comprendre. Toutefois, il sera souvent nécessaire de procéder d’abord à certaines manipulations
puisque les données brutes extraites de ces logiciels sont rarement dans le format souhaité. Dans
certains cas, la fonction « Atteindre » (« Go To ») peut aider à corriger le tir.

Voici les étapes à suivre:

1. Partez du fichier source (nous utiliserons celui de l’image ci-bas comme exemple)

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2. Ajoutez les formules =A5 et = B5 dans les cellules A6 et B6.

3. Sélectionnez les colonnes A et B, cliquez sur F5 pour appeller la fonction “Atteindre” (“Go to”) et
cliquez sur “Cellules” (“Special”).

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4. Cliquez sur “Cellules vides” (“Blanks”). Toutes les cellules vides des colonnes A et B seront
activées.

5. Copiez collez la formule.

À partir de ce
fichier, vous
pouvez construire
facilement un
tableau croisé
dynamique.

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OPTIMISATION DE CALCULS

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TRUC #5
Effectuer une recherche verticale sur deux ou plusieurs
tables

Si vous utilisez régulièrement Excel, nul doute que vous maîtrisez déjà la fonction « Recherchev »
(« Vlookup »). Mais savez-vous comment utiliser la fonction Recherchev (Vlookup) sur 2 ou plusieurs
tables simultanément?

Supposez que dans l’exemple ci-dessous, vous cherchiez à déterminer le % d’augmentation salariale
des employés selon qu’ils soient des employés à temps partiel ou à temps plein.

En premier lieu, définissez les deux tables de taux d’augmentations salariales. Ces augmentations
dépendent des cotes d’évaluation que les employés ont reçues lors de l’évaluation de fin d’année.
Voici à quoi ressemblent ces tables:

Nommez la première table “Temps plein” et la deuxième “Temps partiel”, à partir du menu
“Formules” (“Formulas”) / “Gestionnaire de noms” (“Name manager”) .

Ensuite, insérez une condition dans la fonction « Recherchev » (« Vlookup ») de façon à ce que la
formule se réfère à la bonne table de taux (voir image page suivante).

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En somme, vous devez remplacer le deuxième terme de votre fonction « Recherchev » (« Vlookup »)
par une fonction « Si » (« If ») au lieu d’indiquer un tableau de référence.

Vous comprenez alors que la fonction « Recherchev » (« Vlookup ») peut s’exercer sur un nombre de
tableaux illimité!

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TRUC #6
Faire la somme de plusieurs onglets en un clic de souris

Si vous travaillez avec un modèle bien structuré et que vous cherchez à faire rapidement la somme
de plusieurs onglets, vous pouvez le faire à l’aide d’une fonction particulière. Non seulement cette
fonction vous permettra de faire la somme d’un nombre gigantesque d’onglets rapidement mais
vous pourrez également ajouter ou retirer des onglets sans avoir à modifier vos formules.

Dans l’exemple ci-dessous, toutes les données dans les onglets A à Z sont disposées de la même
façon, i.e. que la première donnée est présentée dans la cellule C4 et la dernière dans la cellule I4 de
chaque onglet.

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Pour faire la somme de tous les onglets, vous n’avez qu’à insérer deux onglets vierges et à les
nommer comme bon vous semble. Dans l’exemple ci-bas, ils ont été nommés « Début » et « Fin ».
Vous placez le premier onglet vierge à l’avant du premier onglet à additionner et le deuxième onglet
vierge à la fin du dernier onglet à additionner.

Vous utilisez ensuite simplement la formule: =SUM(Début:Fin!C4) dans la première cellule et vous
copiez la formule dans la cellule suivante pour obtenir = SUM(Début:Fin!D4) et ainsi de suite. À noter
que la formule en français s’écrit: =SOMME(Début:Fin!C4).

À noter que vous pouvez ensuite facilement ajouter, retirer ou déplacer des onglets. Lorsque vous
déplacez des onglets, la somme s’ajuste en fonction des onglets qui demeurent compris à l’intérieur
de la fourchette déterminée par votre premier onglet vierge (dans notre exemple, l’onglet « Début »
et votre deuxième onglet vierge, dans notre exemple, l’onglet « Fin »). Ainsi, pour retirer un onglet
du total, sans avoir à le détruire, déplacez-le simplement avant l’onglet « Début » ou après l’onglet
« Fin ».

Vous pouvez également ajouter le nombre de paires d’onglets que vous désirez pour faire des
sommes intermédiaires. Par exemple, vous pourriez insérer un nouvel onglet vierge avant l’onglet H
et un deuxième onglet vierge après l’onglet P et faire la somme des données entre ces onglets.

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TRUC #7
Effectuer une somme, un compte ou une moyenne selon
plusieurs conditions

Si vous êtes un usager régulier d’Excel, vous connaissez déjà les fonctions conditionnelles
« somme.si » (« sumif »), « moyenne.si » (« averageif ») et « nb.si » (« countif »). Toutefois, vous est-
il déjà arrivé de vouloir insérer plusieurs conditions à l’intérieur de ces fonctions? Avant la version
2007 de MS Excel, vous ne pouviez pas le faire. Toutefois, depuis la version 2007 de MS Excel, vous
avez accès aux fonctions « somme.si.ens » (« sumifs »), « moyenne.si.ens » (« averageifs ») et
« nb.si.ens » (« countifs ») qui permettent de considérer plusieurs conditions.

Pour illustrer l’utilité de ces fonctions, supposons que vous êtes gestionnaire de portefeuille et que
vous souhaitez extraire les résultats des transactions du premier trimestre dans un tableau mensuel,
dont voici un extrait:

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Supposons maintenant qu’à partir du tableau précédent, vous souhaitiez obtenir le nombre de
transactions, le nombre de transactions qui ont généré plus de 500K$ de profit, le ratio total
profits/pertes ainsi que la moyenne de profit par transaction pour chacun des trois mois du premier
trimestre.

Dans un premier temps, vous devez fixer les dates de début de chacun des mois à la gauche du
tableau. Ce sont ces dates qui représentent les conditions qui seront saisies dans vos formules.

Pour le nombre de transactions et le nombre de transactions au-dessus de 500k$ de profit, vous

devez utiliser la formule « nb.si.ens » (« countifs »), comme suit:

Remarquez que pour chaque critère à saisir, la plage sur laquelle s’applique le critère doit aussi être
saisie, même si les critères s’appliquent sur la même plage comme c’est le cas des deux premiers
critères de chaque formule. Pour ce qui est du profit / perte ainsi que de la moyenne de profit par
transaction, vous devriez utiliser respectivement « somme.si.ens » (« sumifs ») et
« moyenne.si.ens » (« averageifs ») comme suit:

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Il est à noter que la structure de la formule « somme.si.ens » (« sumifs ») est la même que celle de
« moyenne.si.ens » (« averageifs »). La différence entre ces deux formules et le « nb.si.ens »
(« countifs ») est que la plage sur laquelle on doit appliquer la formule (somme ou moyenne) doit
être insérée comme premier paramètre de la formule.

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TRUC #8
Convertir aisément une table d’hypothèses en modèle de
prévisions

Lors de l’élaboration de prévisions financières, les paramètres et hypothèses sont parfois regroupés
sous forme de tableau. Ceci peut causer certains enjeux lorsque vient le temps d’insérer ces données
dans le modèle de prévisions. Dans ce contexte, la fonction « SommeProd » (« Sumproduct ») avec
l’entrée de conditions multiples est très utile. Prenons l’exemple d’une implantation de succursales
d’une chaîne de magasins. Voici les dates d’ouverture des succursales ainsi que les projections de
ventes mensuelles de chacune.

Pour établir le plan de ventes mensuelles par ville, vous pouvez utiliser la fonction « SommeProd »
(« Sumproduct ») et y insérer des critères de ville, de date, d’unités vendues et de prix de vente tel
qu’illustré à la page suivante.

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Le premier critère de la formule sert à définir le nom de la ville:

Le deuxième critère de la formule sert à fixer la période:

Le troisième critère de la formule sert à préciser le calcul à effectuer:

En d’autres termes, dans la cellule C10, on demande à Excel de considérer les données pour
Montréal, avant mars 2012, des unités vendues et de les multiplier par leur prix de vente, afin
d’obtenir les ventes mensuelles.

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TRUC #9
Manier les calculs d’amortissement des actifs comme un
pro

Dans un modèle, les ajouts d’immobilisations se font graduellement, mois après mois, selon les
inducteurs et les prévisions des gestionnaires. Ces immobilisations sont en général présentées en
fonction de leur amortissement prévu (3 ans, 5 ans, 7 ans et ainsi de suite). Donc, le calcul de
l’amortissement sur ces dépenses en immobilisations crée un petit défi pour le modélisateur. Une
bonne façon de gérer cette difficulté est d’utiliser la fonction « Decaler » (« Offset »).

La ligne 6 est une étiquette qui donne la référence de la colonne de résultats où on est rendu.
L’amortissement linéaire est calculé, par exemple, à la cellule AT26, juin 2012, par la formule
=IF($G18=0,0,SUM(OFFSET(AT18,0,0,1,-MIN(AT$6,$G18)))/$G18).

Note: En français If = Si, Sum = Somme et Min = Min.

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Donc, évidemment, si l’usager ne mentionne pas la période d’amortissement (cellule G18),

l’amortissement est forcé à zéro. Par la suite, la formule « Decaler » (« OFFSET ») permet de choisir
les dépenses en immobilisations des 36 dernières périodes mensuelles (cela correspond à la période
d’amortissement de 36 mois) pour le calcul de l’amortissement. Toutefois, au début, il y a moins de
36 périodes mensuelles! Cette situation est gérée en choisissant la largeur du « Decaler » (« Offset »)
en fonction du minimum de la référence de la colonne où on est (cellule AT6) versus la période
d’amortissement (cellule G18). Encore une fois, cette formulation fournit une formule robuste et
sûre afin de calculer l’amortissement linéaire.

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TRUC #10
Calculer la portion court terme de la dette à long terme
dans un modèle financier

Une difficulté répandue en modélisation financière est le report correct de la portion courante de la
dette à long terme dans le bilan. En effet, une entreprise a souvent plusieurs dettes et de nombreux
contrats de location-acquisition qui forment un grand nombre de dettes avec des termes et
conditions différents et des conditions de remboursements différentes.

En général, pour fins de présentation, on va faire le sommaire de toutes ces dettes afin de reporter
au bilan. Mais comment présenter un calcul précis de la portion courante avec toutes ces différentes
dettes? La seule réponse satisfaisante à cette question est d’une grande simplicité : Il suffit de
projeter toutes ces dettes sur une période additionnelle de 12 mois!

Donc, si on a un modèle de 5 ans (60 mois), on projette les dettes sur 72 mois. Cela peut paraître un
peu rustique, mais c’est d’une redoutable efficacité!

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TRUC #11
Créer un sommaire de tous vos onglets grâce à une
formule unique

Si vous travaillez avec un nombre considérable d’onglets identiques dans Excel, qu’il s’agisse de
données par produit, par semaine, par employé ou par n’importe quel autre vecteur, la fonction
« Indirect » (« Indirect »), jumelée à la fonction « Adresse » (« Address ») et la fonction « Colonne »
(« Column »), vous permettra de créer un sommaire de toutes vos données en un clic de souris.

Assurez-vous d’abord que tous vos onglets sont identiques au niveau de leur structure et de leur
position dans le chiffrier (mêmes coordonnées). Dans l’exemple ci-bas, les onglets A, B, C, etc. sont
tous structurés de la même façon. Les premières données apparaissent dans la cellule C6 et les
dernières données dans la cellule I6.

Onglets A, B et C:

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 25 TRUCS EXCEL

Pour créer votre onglet sommaire, vous devez reprendre les titres de colonnes de vos onglets et
mettre en colonne tous les noms de vos onglets. Par la suite, vous utiliserez la fonction suivante:

=INDIRECT(ADDRESS(numéro de ligne, numéro de colonne, référence absolue (voir tableau ci-bas),

A1 vs R1C1, nom de l’onglet référé )

Référence absolue (type de valeur retournée):

1 – Type $A$1
2 – Type A$1
3 – Type $A1
4 – A1

Dans notre exemple, la formule serait la suivante:

En utilisant la fonction « Colonne() » (« Column() »), vous pouvez simplement copier votre formule à
l’ensemble du tableau pour obtenir votre sommaire. Si vous aviez plutôt utilisé un chiffre fixe, vous
auriez dû avoir 7 formules différentes, soit une par colonne.

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 25 TRUCS EXCEL

Explications de la formule:

• Le 6 : Numéro de la ligne à considérer dans chaque onglet. À noter que ce numéro demeure
inchangé à travers tous les onglets.

• Column(): Numéro de la colonne à additionner. À noter que ce numéro change lorsque l'on
change de colonne. On détermine alors le numéro de la colonne selon la position où on est rendu.

• Le $B6: La colonne B6 doit identifier tous les onglets à considérer avec le nom exact.

Lorsque vous souhaitez faire des modifications à un onglet, assurez-vous d’appliquer ces
modifications à tous les onglets identiques à la fois. Pour ce faire, cliquez sur votre premier onglet
(dans notre exemple A ou Albert), cliquez ensuite sur SHIFT et cliquez finalement sur votre dernier
onglet (dans notre exemple Z). Vous verrez que tous les onglets intermédiaires sont pâlis. Effectuez
ensuite les modifications dans votre premier onglet. Celles-ci s’appliqueront automatiquement à
tous vos onglets. Pour sortir de ce mode de modifications simultanées, cliquer sur un onglet au
hasard. Vous verrez que la couleur des onglets redeviendra plus foncée. Vous saurez alors que vous
n’êtes plus dans un mode de modifications simultanées des onglets.

Enfin, si vous changez le nom d’un onglet, assurez-vous de le changer également dans votre tableau
sommaire.

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #12
Ajouter des données à une base de données sans affecter
les calculs, les graphiques et les TCD qui y sont rattachés

Si vous cherchez une façon de travailler efficacement avec des bases de données qui prennent de
l’ampleur au fil du temps, les tableaux Excel, une option apparue dans la version 2007 de MS Excel,
sont essentiels. En formattant vos données Excel en “tableau”, vous n’aurez plus à retravailler vos
calculs, vos graphiques et/ou vos tableaux croisés dynamiques lorsque vos bases de données sous-
jacentes évolueront (nouvelles lignes ou nouvelles colonnes de données).

D’abord, vous créez une table de données conventionnelle comme celle-ci:

Ensuite, rendez-vous dans le menu « Accueil » (Home) et cliquez sur « Mettre sous forme de tableau
» (Format as Table). Vous avez le choix entre une panoplie considérable de modèles.

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 25 TRUCS EXCEL

Votre plage de données originale se transformera ensuite en un tableau selon le format choisi. Les
options de filtres seront ajoutées automatiquement. Par la suite, chaque fois que vous ajouterez une
ligne (ou une colonne) à votre tableau, le format sera respecté.

Créez maintenant une formule, un graphique et un tableau croisé dynamique basés sur le tableau
précédent comme ceci:

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 25 TRUCS EXCEL

Ajoutez maintenant un nouveau produit dans votre base de données:

Non seulement cette nouvellle donnée sera mise en forme mais elle sera aussi prise en compte:

• Dans le graphiqiue … on verra donc apparaître le produit 7.

• Dans le tableau croisé dynamique (pour voir les changements, vous devrez d’abord rafraîchir le
tableau croisé dynamique)

• Dans le menu déroulant créé par “Validation de données” (“Data validation”)

• Dans la formule, le champ nommé ira chercher cette nouvelle valeur…

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 25 TRUCS EXCEL

VALIDATION DE CALCULS

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #13
Forage de données en un simple clic de souris

Pour vous éviter des déplacements de souris inutiles dans vos modèles Excel, un truc très facile est
de désactiver la fonction de modification directe de texte dans une cellule (activée par défaut par
Microsoft). Lorsque les cellules de votre modèle Excel contiennent des formules, un simple clic dans
la cellule vous permet d’atteindre automatiquement la première cellule référée par la formule.

Très utile lorsque vos données sont dans d’autres feuilles ou autres fichiers !

Comment désactiver la fonction ? Ce n’est pas totalement intuitif… les étapes à suivre sont illustrées
à la page suivante.

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 25 TRUCS EXCEL

1. Allez dans le menu “Options” 2. Choisissez le menu “Options avancées” (“Advanced”)

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 25 TRUCS EXCEL

3. Décochez la case “Modification directe” (“Allow editing directly in cells”)

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #14
Tester et valider les formules d’un modèle développé dans
Excel

Lorsque vous souhaitez connaître les dépendances entre les cellules d’un chiffrier Excel, la
commande « Repérer les antécédents » (« Trace Precedents ») et « Repérer les dépendants »
(« Trace Dependents ») peut s’avérer très utile.

Dans l’exemple suivant, lorsque vous cliquez sur la cellule E12 et que vous cliquez ensuite sur
« Repérer les antécédents » (« Trace Precedents »), vous pouvez visuellement repérer quelles
cellules sont utilisées dans le calcul de la cellule E12. Vous pouvez donc rapidement valider que le
grand total du panier d’épicerie comprend tous les items énumérés. Bien sûr, ici, il s’agit d’un
exemple simple, mais imaginez la portée de cette fonctionnalité lorsqu’utilisée sur une formule
beaucoup plus complexe!

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 25 TRUCS EXCEL

De la même manière, vous pouvez observez que les cellules C6 et D6 servent à déterminer le prix
total des carottes. Utile si vous souhaitez supprimer une donnée de votre modèle mais que vous
désirez d’abord valider que cela n’aura aucun impact ailleurs dans votre modèle.

Les fonctionnalités « Repérer les antécédents » (« Trace Precedents ») et « Repérer les dépendants »
(« Trace Dependents ») deviennent encore plus utiles lors de calculs complexes qui cherchent des
éléments à travers plusieurs onglets.

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 25 TRUCS EXCEL

Ici, vous pouvez constater que la cellule E14 est calculée à partir de la cellule E12 ainsi qu’à partir
d’une ou plusieurs cellules se trouvant dans un autre onglet (icône de tableur).

Si vous double-cliquez sur la flèche pointillée, vous aurez accès à la fenêtre « Go to… » qui vous
présentera les cellules auxquelles est liée la cellule E14.

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 25 TRUCS EXCEL

Vous pouvez simplement sélectionner la donnée de votre choix dans la fenêtre « Go To » et appuyer
sur le bouton OK pour être redirigé à la cellule d’origine.

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #15
Éviter les #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?,
et les #NULL!

La fonction « Sierreur » (« Iferror ») permet de remplacer les erreurs de type #N/A, #VALUE!, #REF!,
#DIV/0!, #NUM!, #NAME?, ou #NULL! par une valeur de votre choix. Ainsi, vos calculs ne seront
jamais affectés par des messages d’erreurs. L’exemple suivant montre l’utilisation de cette fonction
dans des états financiers.

Dans l’exemple précédent, sans la fonction « SiErreur » (« IfError »), la première année nous
retournerait #DIV/0! puisque nous cherchons à déterminer le % de croissance annuelle des revenus
de la Marque #1.

Ici, l’exemple est simple, mais si un calcul subséquent dépendait du résultat de la cellule H13, la
fonction “Sierreur” (“IfError”) aurait empêcher un bris de formule.

Nous pourrions également utiliser cette fonction en combinaison avec un « Recherchev »

(«Vlookup»). En inscrivant IFERROR(VLOOKUP(...),"Introuvable") , vous pourriez répertorier
facilement les erreurs de votre modèle ou, du moins, les éléments qui méritent une vérification.

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PRÉSENTATION DE DONNÉES

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #16
Comprendre les formats de cellules une fois pour toutes

Le format des cellules dans Excel est souvent mal compris et un modèle qui présente les mauvais
formats de cellules peut vite devenir difficile à comprendre. Il vaut donc la peine de consacrer un
peu de temps à la structure des formats de cellules.

Excel voit le formatage des cellules en quatre sections. Les sections sont divisées par : 1.Formatage
des chiffres positifs; 2.Formatage des chiffres négatifs; 3.Formatage des zéros; 4.Formatage du texte;

Microsoft nous fournit l’aide suivante comme explication des codes de formatage :
Number Code Description

General General number format.

0 (zero) Digit placeholder. This code pads the value with zeros to fill the format.

# Digit placeholder. This code does not display extra zeros.

? Digit placeholder. This code leaves a space for insignificant zeros but does not display them.

. (period) Decimal number.

% Percentage. Microsoft Excel multiplies by 100 and adds the % character.

, (comma) Thousands separator. A comma followed by a placeholder scales the number by a thousand.

E+ E- e+ e- Scientific notation.

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 25 TRUCS EXCEL

Text Code Description

$ - + / ( ) : space These characters are displayed in the number. To display any other character, enclose the character
in quotation marks or precede it with a backslash.

\character This code displays the character you specify.

Note Typing !, ^, &, ', ~, {, }, =, <, or > automatically places a backslash in front of the character.

"text" This code displays text.

* This code repeats the next character in the format to fill the column width.

Note Only one asterisk per section of a format is allowed.

_ (underscore) This code skips the width of the next character. This code is commonly used as "_)" (without the
quotation marks) to leave space for a closing parenthesis in a positive number format when the
negative number format includes parentheses. This allows the values to line up at the decimal
point.

@ Text placeholder.

Date Code Description

m Month as a number without leading zeros (1-12)

mm Month as a number with leading zeros (01-12)

mmm Month as an abbreviation (Jan - Dec)

mmmm Unabbreviated Month (January - December)

d Day without leading zeros (1-31)

dd Day with leading zeros (01-31)

ddd Week day as an abbreviation (Sun - Sat)

dddd Unabbreviated week day (Sunday - Saturday)

yy Year as a two-digit number (for example, 96)

yyyy Year as a four-digit number (for example, 1996)

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 25 TRUCS EXCEL

Time Code Description

h Hours as a number without leading zeros (0-23)

hh Hours as a number with leading zeros (00-23)

m Minutes as a number without leading zeros (0-59)

mm Minutes as a number with leading zeros (00-59)

s Seconds as a number without leading zeros (0-59)

ss Seconds as a number with leading zeros (00-59)

AM/PM am/pm Time based on the twelve-hour clock

Miscellaneous Code Description

[BLACK], [BLUE], [CYAN], These codes display the characters in the specified colors.
[GREEN], [MAGENTA],
[RED], [WHITE], [YELLOW], Note n is a value from 1 to 56 and refers to the nth color in the color palette.
[COLOR n]

[Condition value] Condition may be <, >, =, >=, <=, <> and value may be any number.

Note A number format may contain up to two conditions.

Exemple: Décortiquez un code de formatage spécifique:

< _-* #,##0.00_-;[Red]-* #,##0.00_-;_-* "-"_-;_-"@" _- >

Partie positive : _-* #,##0.00_-

La signification du code est : réserver au début et à la fin du chiffre l’espace pour le signe - (la partie
_- au début et à la fin du code), formater le chiffre en séparant les milliers avec des virgules et
montrer deux décimales, remplir l’espace non utilisé de la cellule avec des espaces vides (c’est la
partie *<espace> du code );

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 25 TRUCS EXCEL

Partie négative : [Red]-* #,##0.00_-

La signification du code est: mettre le signe - à gauche de la cellule, réserver à la fin du chiffre
l’espace pour le signe - (la partie _- à la fin du code), formater le chiffre en séparant les milliers avec
des virgules et montrer deux décimales, remplir l’espace non utilisé de la cellule avec des espaces
vides (c’est la partie *<espace> du code ), formater le chiffre en rouge (la partie [Red] du code);

Les zéros : _-* "-"_-

La signification du code est : réserver au début et à la fin du chiffre l’espace pour le signe - (la partie
_- au début et à la fin du code), formater les zéros comme des tirets «-», remplir l’espace non utilisé
de la cellule avec des espaces vides (c’est la partie *<espace> du code);

La partie texte : _-"@"_-

La signification du code est comme suit : réserver au début et à la fin du texte l’espace pour le signe -
(la partie _- au début et à la fin du code).

Autres exemples :

• Pour avoir les chiffres négatifs en rouge entre parenthèses, utilisez le code suivante: _(* 0.00_)
;[Red](0.00)

• Pour montrer un chiffre comme 103 dollars et .25 cents, utilisez le code suivante : 0 "dollars et"
.00 "cents"

• Pour avoir la date 2013/01/13 apparaître comme Jan-2013, utilisez le code suivante : mmm-yyyy

• Pour avoir le chiffre 1 apparaître comme Year 1, utilisez le code suivante : "Year "0

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #17
Reporter des résultats mensuels dans les bons trimestres
et années

Une des difficultés rencontrées en modélisation financière est la nécessité de reporter correctement
les résultats mensuels afin de les présenter sous la forme de trimestres ou de résultats annuels.
Évidemment, afin de respecter les meilleures pratiques d’affaires en modélisation et de s’assurer de
l’intégrité du modèle, on veut obtenir une formule uniforme et robuste qu’on peut utiliser pour
chacune des années ou chacun des trimestres.

L’utilisation de la fonction « Somme.si » (« Sumif ») vient sauver la situation en proposant une

formule élégante et robuste afin de résoudre ce problème. Par exemple, regardons le modèle
suivant:

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 25 TRUCS EXCEL

Commentaires:

• Les étiquettes des lignes 4 et 5 permettent d’identifier les périodes où les résultats mensuels
seront cumulés.

• Les étiquettes des lignes 7 et 8 permettent le report de résultats de fin de période, comme les
comptes de bilan, en général.

• La formule de la cellule J12 est, par exemple =SUMIF($AO$4:$CV$4,J$3,$AO12:$CV12) et donne

les revenus totaux de l’année 2012 (en français, sumif se nomme somme.si).

• La formule de la cellule S14 (Encaisse à la fin de Q2-2012) est

=SUMIF($AO$8:$CV$8,S$3,$AO14:$CV14).

• Avec un peu de créativité, on peut même automatiser la création des étiquettes des lignes 4, 5, 7
et 8.

• Avec cette approche, le report des résultats devient robuste et fiable.

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #18
Créer un menu déroulant dynamique

La fonctionnalité « Validation de données » (« Data Validation») est très utile pour rendre un modèle
Excel dynamique. Par exemple, elle permet de créer un menu déroulant où l’utilisateur peut choisir
entre divers scénarios. Ces scénarios seront donc entrés sous forme de liste comme dans l’exemple
qui suit.

Maintenant, que se passe-t-il si vous décidez de rajouter un nouveau champ à cette liste ? Et bien, il
ne sera pas intégré dans le menu déroulant. Vous pourriez sélectionner un champ plus étendu dès le
départ (pour prévoir l’ajout de données), par contre, le menu déroulant comporterait des champs
vides, ce qui ne serait pas optimal.

Il existe deux solutions pour que la liste créée avec la fonctionnalité « Validation de données »
(« Data validation ») s’ajuste automatiquement à la plage de données d’origine: soit avec la fonction
« Decaler » ( « OFFSET ») ou avec une « Table ».

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 25 TRUCS EXCEL

1) Source basée sur une fonction « Decaler » (« OFFSET »)

Dans l’exemple proposé, la liste est utilisée pour choisir dans quelle partie du globe sera vendue la
Marque # 2. Il s’ensuit un taux de taxes applicable différent selon la région inscrite. On insérera la
fonction « Decaler » (« OFFSET ») dans la liste de « Validation de données » (« Data Validation») .
Cette fonction fera évidemment référence à la plage de référence comme suit:

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 25 TRUCS EXCEL

Rappelez-vous que la fonction “Decaler” (“Offset”) doit se lire comme suit:

= Offset(Cellule de départ, Décalage en bas, Décalage à droite, Hauteur de la plage, Largeur de la

plage)

La hauteur de la plage de la fonction “Decaler” (“Offset”) sera égale à une autre fonction comme
« Nbval » (« Counta »), qui nous retournera le nombre de champs verticaux inscrits dans la liste. La
liste sera donc agrandie si jamais une autre région est inscrite sous « Amérique du Nord ».

2. L’autre solution est de lier la liste à une table Excel, tel que présenté par Sophie précédemment.

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #19
Faire ressortir les meilleurs résultats d’une base de
données dynamique sur un graphique

Si vous devez faire ressortir les X meilleurs résultats d’un rapport de données périodiques et que
vous souhaitiez voir ces résultats d’une couleur distincte sur un graphique, sans avoir à manipuler
votre graphique, voici un truc fort intéressant.

But recherché dans l’exemple ci-bas: Faire en sorte que les 5 trimestres ayant réalisé les meilleures
ventes ressortent en rouge sur le graphique et que les autres trimestres apparaissent en bleu, sans
rien changer manuellement.

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 25 TRUCS EXCEL

Créez d’abord un tableau qui segmentera les données “à inclure” dans le top 5 et les données “à
exclure” du top 5. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la fonction “Grande.valeur” (“Large”) comme
illustré dans l’image ci-bas. Dans la première colonne, cette formule fait en sorte d’inscrire les ventes
pour les trimestres qui ne font pas partie du top 5 et d’inscrire “N/A” pour les trimestres inclus dans
le top 5. La formule de la colonne suivante, fait exactement l’inverse.

Vous vous retrouvez ainsi avec un graphique à 2 séries aux couleurs indépendantes.

Si vous souhaitez que les trimestres faisant partie du top 5 affichent le niveau de vente sur le
graphique, vous pouvez ajouter une étiquette à cet effet. Les N/A apparaîtront comme des 0. Si vous
souhaitez faire disparaître ces zéros, allez dans le format de l’étiquette et inscrivez ###0;.

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 25 TRUCS EXCEL

RAPIDITÉ ET MÉTHODE DE TRAVAIL

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #20
Lier une série de champs en colonnes sur une ligne

Le prochain truc Excel ne révolutionnera pas votre façon de modéliser mais vous permettra sans
doute d’économiser quelques minutes à chaque fois que vous l’utiliserez.

À la base, il s’agit ici de résoudre le problème fréquemment rencontré de lier un champ en colonne
sur une ligne. Un exemple typique consiste à lier une liste verticale de dates avec une plage de titres
de colonnes à l’horizontal.

Vous comprendrez qu’il est toujours possible de lier manuellement chaque cellule une par une et
que la résultante sera identique, mais le but ici est de gagner du temps et minimiser le risque
d’erreur en diminuant le nombre de saisie.

Pour gagner en rapidité, créez d’abord votre liste verticale de dates:

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 25 TRUCS EXCEL

Sélectionnez ensuite la plage de cellules qui servira à inscrire vos dates en titres de colonnes:

Utilisez la fonctionnalité TRANSPOSE() en utilisant comme référence les champs en colonne:

Voilà, vous venez de lier automatiquement la liste verticale de dates et vos en-têtes de colonnes.
Notez que les accolades au début et à la fin de la formule indiquent que vous êtes en mode matriciel
et toute modification doit maintenant être appliquée à l’ensemble des cellules faisant partie de ce
calcul matriciel.

Note: Pour ajouter les accolades, vous devez cliquer sur CTRL+SHIFT+ENTER au lieu de cliquer
simplement sur ENTER lorsque vous avez terminé d’entrer votre formule dans la barre de formules.

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #21
Créer des menus déroulants pour activer divers scénarios
dans un modèle

Voici un truc qui vous sera utile lorsque vous devrez produire un modèle financier et analyser
différents scénarios (ex : un scénario réaliste, un scénario optimiste et un scénario conservateur). Il
s’agit de créer à l’intérieur d’un seul fichier, une structure de gestion des scénarios permettant de
générer le scénario désiré sur demande.

Pour mettre en place une telle structure, il suffit de maîtriser la notion de « User Form » ou de liste
déroulante, ainsi que la fonction « Choisir » (« Choose ») de Excel.

Supposons que vous souhaitiez intégrer une analyse de scénarios dans un modèle financier que
vous avez déjà développé.

Créez d’abord une nouvelle feuille intitulée « Scénario » qui sera divisée en 4 sections (nombre de
scénarios +1) identiques, incluant chacune la liste des hypothèses qui seront appelées à changer
selon le scénario utilisé.

Les sections 2 à 4 reprennent les hypothèses spécifiques à chacun des scénarios et sont constituées
uniquement d’entrées manuelles.

La première section se nommera « Scénario Actif » et inclura également ces mêmes hypothèses,
alimentées par le scénario qui aura été sélectionné .

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 25 TRUCS EXCEL

Dans la page appropriée de votre modèle, ajoutez un menu déroulant indiquant les 3 choix de
scénarios possible.

Prenez soin de sélectionner la cellule qui génèrera la résultante de votre menu déroulant et donnez-
lui un nom (ex : Scénario).

Maintenant, vous pouvez compléter la section « Scénario Actif » de votre feuille « Scénario » en
utilisant la fonctionnalité « Choisir » (« Choose ») pour sélectionner spécifiquement la cellule
correspondant au scénario sélectionné avec le menu déroulant.

Ex : CHOOSE ( Scénario; Valeur scénario1; Valeur scénario2; Valeur scénario3)

Une fois cette étape terminée, il ne vous reste plus qu’à lier directement la section « Scénario Actif »
dans la feuille d’hypothèses de votre modèle.

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC 22
Automatiser les dates en entêtes de colonnes

Il existe plusieurs façons de projeter une série de dates, placées en titres de colonnes ou de lignes,
dans un modèle mensuel. Je vous propose une méthode qui est robuste et qui permet de changer
rapidement la date de départ.

Dans un premier temps, choisissez une cellule qui servira à indiquer votre date de départ. Il est
important de mettre l’année, le mois et la dernière journée du mois en question. Ainsi, pour
novembre, mettez le 30. Pour juillet, mettez le 31. Faites ensuite un lien direct à la cellule contenant
votre date de départ dans la première cellule de votre plage de dates (R4=F11 ci-bas).

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 25 TRUCS EXCEL

Dans un deuxième temps, inscrivez la formule suivante dans la cellule S4:

=DATE(YEAR(R4),MONTH(R4)+2,0). À noter qu’en français, la fonction « Date » demeure « Date » , la
fonction « Year » devient « Annee » et la fonction « Month » devient « Mois ».

Finalement, vous pouvez copier la cellule S4 vers la gauche pour couvrir la période souhaitée. Ainsi,
lorsque vous changerez la valeur de la cellule F11, toutes les dates dans la ligne 4 s’ajusteront
automatiquement.

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #23
Automatiser les titres et les zones de textes d’un
graphique lié à une base de données dynamique

Si vous devez fréquemment produire le même rapport avec des graphiques, il est possible
d’automatiser une partie des textes de votre graphique comme par exemple le titre, en fonction des
nouvelles données.

Dans l’exemple ci-dessous, vous avez un rapport sur le nombre d’employés par trimestre et un
tableau croisé dynamique qui vous permet de comparer le nombre d’employés entre deux années
selon un trimestre donné (filtre du tableau croisé dynamique).

D’abord, à l’aide de formules simples, vous pouvez automatiser le calcul de % d’augmentation ou de

diminution du nombre d’employés entre les deux années.

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 25 TRUCS EXCEL

Dans un premier temps, écrivez la formule suivante dans une cellule vide (dans notre exemple, B29)
pour obtenir le % d’augmentation ou de diminution:

Ensuite, écrivez la formule suivante dans une autre cellule vide: pour obtenir le texte voulu:

Dans notre exemple, lorsque le trimestre Q1 est sélectionné dans notre tableau croisé dynamique,
on voit que le nombre d’employé est de 145 pour 2005 et 147 pour 2006. Nos formules donnent
ceci:

Maintenant, il ne reste qu’à automatiser le titre et le texte de notre graphique.

Pour automatiser le titre, cliquez dans la zone de titre du graphique et sans appuyer sur Enter,
insérez un “=“ dans la barre de formule et faites le lien vers la cellule qui comprend votre titre.

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De la même façon, insérez une “Zone de texte” (“Text Box”) dans votre graphique et liez-la à votre
cellule B29 et insérez une autre “Zone de texte” (“Text Box”) et liez-la à votre cellule D29.

Maintenant, lorsque vous changerez le trimestre dans le filtre de votre tableau croisé dynamique, les
calculs des cellules B29 et D29 se mettront à jour, ainsi que le texte placé dans votre graphique.
Quant au titre du graphique, si vous le changez dans votre tableau source, il se mettra
automatiquement à jour dans votre graphique.

Imaginez jusqu’à quel point vous pourriez sauver du temps dans la production de rapport de fins de
mois qui font l’analyse des écarts mensuels…

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #24
Copier des cellules en tant qu’image dynamique

Il existe une fonction de collage spécial qui permet de copier des données ou des graphiques et de
les coller en tant qu’image dynamique dans un emplacement quelconque d’une feuille de calcul.
Ceci peut être utile dans l’élaboration d’un tableau de bord ou comme alternative à la fenêtre
espion.

Dans un premier temps, sélectionnez la zone à copier (dans l’exemple ci-bas, B4:F8). Note: Pour
s'assurer d'avoir un résultat transparent, enlever l'affichage du quadrillage dans Mise en Page (Page
Layout), Quadrillage (Gridline) et Afficher le quadrillage (View).

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 25 TRUCS EXCEL

Une fois la zone sélectionnée, cliquez sur “Copier” (“Copy”) avec le bouton droit de la souris ou
CTRL+C. Choisissez l’endroit où vous désirez copier votre sélection et cliquez dans la première
cellule. Rendez-vous ensuite dans le menu “Collage” (“Paste”) pour enfin sélectionner l’option
“Image liée” (“Linked Picture”).

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 25 TRUCS EXCEL

TRUC #25
Envoyer automatiquement des rapports Excel par courriel

Le prochain truc n’utilise pas les fonctionnalités Excel à proprement parler mais sera grandement
apprécié par tous ceux qui doivent produire des rapports Excel sur une base régulière et procéder à
la distribution de ceux-ci par courriel.

Bien que cette tâche puisse être réalisée de différentes façons (via l’utilisation de macro VBA entre
autre), la méthode que je préconise est la planification à l’aide de l’outil « Tâches Planifiées » de
Windows.

Supposons que vous ayez à produire un rapport à la fin de chaque mois et que vous deviez le
distribuer à l’ensemble de la direction. Pour programmer l’envoi automatisé de ce rapport à une liste
de personnes le 5ème jour de chaque mois, voici les étapes à réaliser :

Ouvrez l’application « Tâches Planifiées » (« Task Scheduler ») à partir du menu « Démarrer »

(« Start ») de Windows (sous le répertoire « Accessoires » (« Accessories » / « Outils Système »
(« System Tools »)).

L’application « Tâches Planifiées » (« Task Scheduler ») est représentée par l’icône suivant:

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 25 TRUCS EXCEL

Cliquez sur le menu « Action», sélectionnez « Créer une tâche de base » (« Create basic task »)

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 25 TRUCS EXCEL

Donnez ensuite un nom à votre tâche (ex : Publication rapport mensuel) et une description (ex :
Envoi automatisé du rapport mensuel exécutif à l’ensemble des directeurs le 5ème jour de chaque
mois) et appuyez sur « Suivant » (« Next »).

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Choisissez la période de récurrence de cette tâche automatisée (ex : Mensuelle) et sélectionnez «

Suivant » (« Next »)

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Ici, plusieurs options sont possibles: vous pouvez sélectionner spécifiquement certains mois ou
encore tous les mois, la fréquence selon la journée du mois ainsi qu’un jour de semaine spécifique.

Pour notre exemple, sélectionnez « Tous les mois » dans la barre « Mois » et la journée « 5 » dans la
barre « Journée » puis appuyez sur « Suivant » (« Next »)

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 25 TRUCS EXCEL

Sélectionnez l’option « Envoi de courriel » puis appuyez sur « Suivant » (« Next »).

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 25 TRUCS EXCEL

Entrez l’adresse courriel de l’expéditeur, les adresses des destinataires ainsi que le sujet et un texte
approprié pour votre message. Ensuite, sélectionnez le fichier Excel (Rapport) que vous désirez
joindre au courriel à l’aide du bouton « Parcourir » . Finalement, indiquez le nom de votre serveur
SMTP (demandez à votre support technique au besoin) et appuyez sur « Suivant ».

Notez que le fichier que vous sélectionnerez servira pour tous les envois automatisés. Il faut donc
s’assurer que les mises à jour sont sauvegardées avec le même nom de fichier et sur le même
répertoire à chaque mois. Mon conseil est d’utiliser un répertoire spécifique pour ces tâches
programmées et de simplement écraser la version existante avec la nouvelle version mois après
mois, en prenant soin d’archiver les différentes versions sur un autre répertoire.

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 25 TRUCS EXCEL

MOT DE LA FIN

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