CREATION D’UN TABLEAU DE BORD

Pour réaliser un tableau de bord on utilise :

- Tableaux croisés dynamiques
- Les Segments
- Et les Graphiques

Démarche à suivre
- Déterminer l’objectif du tableau de bord
- Quels types de données analyser
- Définir les couleurs à utiliser

Indicateurs souvent analysés

- Chiffres d’affaires réalisées (mois ; semaine ; année ; secteur ; lieu…)

- Ventes par commerciaux
- Nombre d’articles vendus et ou par gamme
- Montants des ventes réalisées.
- Top 5 des ventes
- Ventes par villes
- Ventes mensuelles
- Top 5 des clients
- Bénéfices

1- On crée une feuille de calcul qu’on va nommer Base de données. Toutes

les données doivent être sous forme de données. Ici la base de données
comprend les titres suivant :
- Année
- Nombre de formation
- Montant des ventes
- Nombre de formations vendues
2- La création d’une nouvelle feuille avec pour titre Tableau de bord.

3- Mise de la ‘’Base de données’’ sous Forme de tableau ;

a- pour cela on clique dans une des cellules de la base de données

b- On fait CTRL+L, pour une sélection en pointillée des données
c- La fenêtre Créer un tableau apparait, si Mon tableau comporte des
en-têtes n’est pas coché, il faut le faire et cliqué sur OK.

4- Nous allons maintenant insérer ‘’Un graphique croisé dynamique’’

a- pour ce faire on laisse le tableau toujours sélectionné et dans l’onglet

Insertion, on clique sur le bouton Graphique croisé dynamique.
b- La fenêtre Créez un Graphique croisé dynamique s’ouvre, on laisse
sur l’option : Nouvelle feuille de calcul. Et on clique sur OK.
c- Une nouvelle feuille s’ouvre :
 On a un espace qui est réservé pour le Tableau croisé dynamique
à gauche
 On a un autre volet sur la droite, où on retrouve les différents en-
têtes de notre base de données.

5- Nous allons commencer l’analyse des différents champs :

 Nous allons mettre le champ Nom de formations dans la zone

Ligne.
 Nous allons maintenant mettre le Nombre de formations
vendues dans la zone Valeur.
 Donc nous venons d’analyser les noms et le nombre de
formations vendues.
 Pour éditer le graphique on clique dessus et on va dans l’onglet
Création. Un ensemble de graphique apparait et on peut choisir le
type qui nous sied. On peut aussi modifier les couleurs des
graphiques.
 Pour apporter d’autres modifications aux éléments du graphique,
on sélectionne le graphique et on clique sur le +. On y apporte les
modifications qu’on souhaite
  Pour donner un Titre au graphique, on clique sur Titre du
graphique pour inscrire le titre dans le champ.
 Pour masquer les champs qui sont sur les graphiques, on fait un
clique-droit sur un des champs et on clique sur Masquer tous les
boutons de champs sur le graphique.

6- Pour afficher le nombre de formations vendues selon les années, on va

insérer Un segment :

 Pour cela on va faire un clique-droit sur Années.

 Dans le menu qui apparait on clique sur Ajouter un segment.
 Pour modifier la présentation du segment, on le sélectionne et
dans l’onglet Outil segment, on clique sur Option. Au niveau de
colonne on met 3
 On clique sur le bouton Paramètres des segments. Dans la fenêtre
qui s’ouvre, on décoche Afficher en-tête et on clique sur OK.
 On peut supprimer le contour du Segment en le sélectionnant et
en cliquant au niveau de Style de Segment.
 On fait un clique-droit sur le style sélectionné, dans le menu qui
apparait on clique sur Dupliquer.
 Une autre fenêtre apparait, on rentre un Nom dans le champ
Nom. Ici Personnaliser. On clique sur Format, la fenêtre Mettre
en forme l’élément de segment, apparait, dans Style on clique sur
Gras et Police 12.
 On clique sur l’onglet Bordure, puis sur Aucune. On clique sur OK,
puis sur OK
 On clique dans le vide et on repart dans style pour chercher notre
Segment.

7- Le premier graphique terminé, on va l’insérer sur la page Tableau de

bord.

 Pour cela on va maintenir appuyer Shift et cliquer sur le graphique,

puis sur le Segment, pour les sélectionner tous les deux.
 On fait Ctrl+X pour couper et on va sur la feuille du Tableau de
bord et on fait Ctrl+V pour coller le tout
8- Pour continuer à afficher d’autres graphiques sur notre tableau de bord,
on peut toujours le faire à partir de notre feuille de données.
9- On peut aussi reprendre le premier tableau croisé en faisant un copier-
coller.
10- Après avoir collé, on clique sur les options de collage et on choisit :
Conserver les largeurs de colonnes sources.

11- Maintenant nous allons analyser le chiffre d’affaire réalisé par

formation.

 Pour cela on conserve Nom de formations au niveau de ligne et on

remplace somme des nombres de formations vendues par
Somme de Montant des ventes.
 Pour modifier le format nombre, on sélectionne toutes les
données et on fait un clique-droit.
 On clique sur Format de nombre dans le menu qui apparait.
 La fenêtre Format de cellule apparait, on clique sur Nombre et
pour les décimales on affiche 0.
 On coche Utiliser le séparateurs de milliers et on clique sur OK.
 On clique maintenant sur le Bouton Graphique croisé dynamique.
 La fenêtre Insérer un graphique apparait on clique sur Courbe,
puis sur avec des marques. Pour valider on clique sur OK.
 Pour modifier le style on va dans Création, et dans les styles qui
s’affichent, on clique sur un style et on modifie le Titre.
 Pour modifier la couleur du graphique, on sélectionne le graphique
et on fait un clique-droit sur le graphique et dans le menu qui
apparait, on pourra modifier la couleur.
 On peut aussi modifier d’autres paramètres, en sélectionnant le
graphique et en faisant clique-droit sur le graphique et allant sur
Mettre en forme une série de données.
12- On fait maintenant CTRL+X pour couper et allé coller la courbe sur
la feuille du tableau de bord.
13- Maintenant nous allons faire une Analyse selon les Formations.
a- Pour cela nous retournons sur notre tableau.
b- On laisse le tableau sélectionné, et on clique sur l’onglet Insertion.
c- On clique sur Tableau croisé dynamique. On ne change rien aux
données de la fenêtre qui s’ouvre et on clique sur OK.
 d- On laisse sélectionner le Graphique1, et on glisse le titre Année dans
AXE (CATEGORIES).
e- On glisse le titre Nombre de formations vendues dans la zone
Valeurs.
f- On clique sur l’onglet Création, puis sur le bouton Modifier le type de
graphique.
g- Dans la fenêtre qui s’ouvre, on va choisir le modèle Secteur, puis
Anneau et on valide avec OK.
h- On fait un clic-droit sur Nom des formations, puis Ajouter un
Segment.
i- Pour supprimer l’en-tête du Segment, on fait un clic-droit sur le
Segment, puis sur Paramètres des segments.
j- Dans la fenêtre qui s’ouvre, on décoche Afficher les En-tête.

Conclusion :
Dans cet exercice nous avons appris à construire des graphiques :
- Des graphiques verticaux
- Des courbes
- Des secteurs en anneaux
- Des graphiques horizontaux.
Nous avons appris également à commander des graphiques via des segments.

Principes :
1- Il faut créer trois feuilles :
 Une nommée Données ou Base de données ou BDD
 Une feuille nommée Tableaux croisés dynamiques ou TCD
 Une feuille nommée Tableau de bord ou TDB

2- La création d’un Tableau de bord pour le suivi des activités :

A- Formatage des données

Il faut consigner les données sur une feuille de calcul et formater ces
données sous forme de tableau Excel.
 Pour ce faire, on procède ainsi :
o Ctrl+A pour sélectionner toutes les données
o Ctrl+L pour créer un Tableau de données Excel
o Il faut nommer le tableau
NB : Un tableau Excel peut comporter des formules

B- Créations des tableaux croisés dynamiques (TCD)

Dans cet exercice il s’agira de mesurer les indicateurs suivants :

 Ventes par commerciaux
 Ventes par localités
 Vente par mois
 Nombre de produits vendus
 Top 5 des produits vendus
 Tops 5 des clients
1- On sélectionne une des cellules.
2- On clique sur l’onglet Insertion
3- On clique sur le bouton Tableau croisé dynamique. La fenêtre Créer un
tableau croisé dynamique apparait.
4- On valide en cliquant sur OK.

NB : Il est judicieux de nommer ses TCDs, cela facilite la création des

Segments.

Pour nommer un TCD

a- On clique sur le TCD qu’on veut Nommer

b- L’onglet Outils de Tableau Croisé Dynamique apparait.
c- On clique sur l’onglet Analyse.
d- On clique sur Option du Tableau Croisé Dynamique
e- Le champ Nom du Tableau Croisé Dynamique apparait.
f- On tape le Nom dans le champ, sans espace ou en mettant des tirets
du 8
g- On valide avec Entrée de la touche du glavier.

C- Création des graphiques par TCD

1- On se met dans le TCD qui nous concerne en sélectionnant une des
cellules
2- On clique sur l’onglet Insertion
3- Puis on clique sur le bouton Graphique (Histogramme)
4- La fenêtre Insérer un graphique apparait, on choisit le type de graphique
qu’on veut.
5- On fait disparaitre tous les éléments de la courbe qu’on ne souhaite pas.
6- On donne un Nom indicateur au graphique.

NB : Pour faire la mise en forme d’un graphique

a- On sélectionne le graphique.
b- On fait Ctrl+1

D- Calcul de % à partir d’un TCD

1- On fait un clic-droit dans une cellule des valeurs du TCD

2- On survole Afficher les valeurs, puis on clique sur % du total global
3- Les nombres s’affichent en %
4- Pour formater l’affichage en pourcentage, on fait à nouveau un clic-droit,
puis on clique sur Format de nombre.
5- La fenêtre Format de cellule s’affiche, au niveau de Nombre de
décimales, on met le chiffre à O.
6- On valide avec OK.

E- Création de Segments

1- On dispose tous les TCDs sur la feuil Tableau de bord

2- On fait un clic gauche pour sélectionner le TCD qui nomme intéresse
3- L’onglet Outils de Graphique Croisé Dynamique, apparait.
4- On clique sur l’onglet Analyse
5- On clique sur le bouton Insérer des Segments
6- La fenêtre Insérer des Segments apparait, avec la liste des en-têtes de
notre tableau de base

F- Lier les Segments à d’autres graphiques

1- On fait un clic-droit sur l’en-tête du Segment

2- Dans la fenêtre qui apparait, on clique sur Signaler les connexions
(Connexion de rapport)
3- La fenêtre Connexion de rapports (le nom du segment), apparait.
4- IL suffit de cocher les cases pour lier le Segment aux différents TCD
voulus.

G- Supprimer les bordures d’un Segment

1- On fait un clic gauche sur le Segment

2- L’onglet Outils de Segment apparait et aussi Options
3- On clique sur l’onglet Options, les modèles de Segments apparaissent.
4- On verra un des modèles sélectionnés, on fait un clic-droit dessus.
5- Une fenêtre apparait et on clique sur Dupliquer.
6- La fenêtre Modifier le style de segment apparait.
7- Dans le champ Nom, on tape un nom pour le segment à dupliquer.
8- Au niveau de Elément de segment, on clique pour sélectionner Segment
entier.
9- On clique sur le bouton Format
10- La fenêtre Mettre en forme l’élément de segment apparait.
11- On clique sur l’onglet Bordure.
12- Au niveau de Présélection, on clique sur le bouton Aucune.
13- On valide avec Ok, puis OK.
14- On revient maintenant cliquer sur la petite flèche où se trouvent
les modèles de segments.
15- Lorsque les modèles se dévoilent, on peut voir dans Personnaliser
le segment Dupliquer.
16- On clique sur le segment dupliqué et voilà il apparait dans le
tableau de bord sans bordure.

H- Ajouter des données à la base de données et les actualiser

1- A la suite du tableau Excel, on peut ajouter des données.
2- On va sur la feuil du Tableau de bord, on clique sur l’onglet Données,
puis sur le bouton Actualiser tout.
3- Toutes les informations s’actualisent automatiquement.

I- Changement de Thème

1- On clique sur l’onglet Mise en page

2- On clique sur le bouton de Thème
3- Finalement on peut utiliser le thème qui nous intéresse.

J- Ajouter le chiffres d’affaires, le bénéfice,… depuis la feuille de

traitement des TCDs sur la feuille du Tableau de bord

1- Il faut créer le TCD qui prend en compte le chiffre d’affaire et aussi

le bénéfice.
2- Sur la feuille du Tableau de bord, dans la zone de Formule, il faut
taper ‘’=’’.
3- Il faut aller sur la feuille de traitement des TCDs et sélectionner le
chiffre d’affaires.
4- Après la sélection le chiffre sera entouré en pointillé et clignotant.
5- Il faut retourner sur la feuille du Tableau de bord et taper la
touche ‘’Entrer’’ du clavier.
6- Le chiffre d’affaire apparait sur la feuille du tableau de bord.

K- Nomination d’un tableau de bord dynamique :

1- Il va Nommer ce tableau croisé dynamique en faisant un clique-droit

dans une des cellules.
2- Dans la fenêtre qui apparait, il clique sur Option du tableau croisé
dynamique
3- La fenêtre Option du tableau croisé dynamique apparait, il tape un nom
(Chif_aff_clients) dans l’espace : Nom du tableau croisé dynamique.
4- Il décoche Ajuster automatiquement la largeur des colonnes lors de la
mise à jour.
5- Il clique sur l’onglet Données et coche : Actualiser les données lors de
l’ouverture du fichier.
6- Il valide avec OK.

L- TCD_Chiffres d’affaires par clients:

1- Au niveau de Ligne, il glisse l’en-tête ‘’Nom des clients’’

2- Au niveau de valeur, il glisse l’en-tête ‘’Revenu’’

TCD_Chiffres d’affaires par Mois:

1- Pour ce fait, il sélectionne le TCD_Chiffres d’affaires par Mois (Ctrl+A),

puis en fait la copie (Ctrl+C) et colle (Ctrl+V) cela sur la même feuille.
2- Au niveau de Ligne il supprime l’en-tête ‘’Clients’’ mais laisse Montant.
3- Il glisse l’en-tête Date de commande dans Ligne
4- Il renomme le TCD.
5- Pour les autres indicateurs, il fonctionne également par copier-coller et
les renomment

TCD_Chiffres d’affaires par Commerciaux:

1- Pour ce fait, il sélectionne le TCD_Chiffres d’affaires par Mois

(Ctrl+A), puis en fait la copie (Ctrl+C) et colle (Ctrl+V) cela sur la
même feuille.
2- Au niveau de Ligne il supprime l’en-tête ‘’Mois’’ mais laisse Montant.
3- Il glisse l’en-tête Commerciaux dans Ligne
4- Il renomme le TCD.
 AFFICHAGE DU CHIFFRES D’AFFAIRE SUR LE TABLEAU DE BORD:

Il va créer un design avec une Icône et du texte. Pour le faire :

1- Il clique sur l’onglet Insertion/Forme et va chercher Zone de texte.
2- Pour lier la zone de texte aux chiffres d’affaires totale on va procéder de
la manière suivante :
a- Puisqu’on ne peut créer une formule à partir d’un TCD, nous
allons utiliser une autre Astuce.
b- Sur la feuille Calcul Indicateurs, au-dessus du TCD_chiffre
d’affaires, dans une cellule vide on tape : Montant total et dans
la cellule suivante on tape = et on clique sur le chiffre d’affaires
total.
c- Il apparait automatiquement cette formule :
=LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE("prix vente";$A$3)
d- On valide avec la touche Entrée du Clavier, le chiffre d’affaire
apparait en Nombre.
e- On clique sur la feuille Tableau de bord, on sélectionne la zone
de texte par un clic.
f- Au niveau de formule on tape = et on va sur la feuille de Calcul
Indicateur pour cliquer sur la cellule du montant total qu’on
vient de créer en dehors du TCD-chiffre d’affaire.
g- La formule apparait, on la copie et on vient la coller dans la
zone de Formule du Tableau de bord.

CREATION D’UN SEGMENT:

1- On se met sur le TCD qui nous concerne en sélectionnant une cellule.

2- On va fait un clic-droit sur l’en-tête lié au TCD.
3- Dans la fenêtre qui s’ouvre on clique sur Ajouter un segment.
4- Pour supprimer l’en-tête du Segment, on fait clic-droit, dans la
fenêtre qui s’ouvre, on va décocher Afficher en-tête.
5- On valide avec OK.
6- Pour supprimer les autres données qui ne sont pas visibles on va
cocher ‘’Masquer les éléments sans données’’
PILOTER DES TCD VIA UN SEGMENT
Ici le Segment est déjà créée à partir d’un TCD et existe.
Si on veut que le segment pilote les autres indicateurs il faut procéder de
la sorte :
1- On fait un clic-droit sur le Segment, et dans la fenêtre qui apparait on
clique sur Signaler les connexions.
2- La fenêtre Connexion de rapport apparait, on coche les TCD à piloter
via le segment.
COMMENT CREER UN GRAPHIQUE TOP 5

1- Il va chercher les plus gros montants (valeurs) dans les plus petites.
2- Pour cela il fait un clic-droit sur les valeurs.
3- Dans la liste qui apparait, il survole Trier puis clique sur Trier du plus
grand au plus petit.
4- Il clique maintenant sur le bouton de filtre du TCD et dans la fenêtre
qui apparait, il survole Filtres s’appliquant aux valeurs : et il clique
finalement sur 10 premiers.
5- La fenêtre des 10 premiers (types) apparait, il descend la valeur à 5
par rapport à la somme de prix. Il clique sur OK pour valider
6- On constat que ce sont les 5 plus gros chiffres qui apparaissent dans
le TCD.
7- Maintenant il va lui (TCD) associer un graphique, pour cela il
sélectionne une des cellules du TCD et clique sur l’Onglet Analyse puis
sur le bouton Graphique croisé dynamique.
8- La fenêtre Insérer un graphique apparait, il clique sur Barres et valide
avec OK.
9- On constat que la plus grande valeur est en bas mais on voudrait
qu’elle soit en haut, pour cela il fait un clic-droit sur les éléments de
l’axe des ‘’Y’’ ou axe vertical gauche.
10- Dans la fenêtre qui s’ouvre il clique sur Mise en forme de l’axe.
Lorsque la fenêtre Options d’axe apparait, il coche Abscisses en ordre
inverse.
COMMENT CREER DES TRANCHES (par exple de 0 à 20 ; 20 à 80 etc…)
1- Dans le champ des valeurs il fait un clic-droit sur une des cellules, il
survole Synthétiser les valeurs par : puis il clique sur NB (nombre)
2- Dans la cellule Ligne, il fait un clic-droit dans une des cellules et la
fenêtre qui apparait il clique sur Grouper.
3- La fenêtre Grouper s’affiche : Début il met 0 ; Fin il définit une valeur et
par il définit une valeur et valide avec OK.
Les tranches de valeurs sont créées