Tut oriel : vot re 1 er t ableau de bord

dans Excel
Bonj our,
Je vous propose vot re prem ier t ut orial sur la mise en place d’un tableau de bord sur Excel. Voici
com m ent il fonct ionne :

1- Description de ce tableau de bord :

Description Excel des éléments que j’ai introduits pour faire ce tableau de bord.

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 Récapit ulat if en Mind Mapping:

Le t ut orial ce fera en 3 art icles: de m ardi à j eudi.

NB : Ce tableau de bord a n’est pas le reflet d’un cas réel, je l’ai créé de toute pièce pour
pouvoir vous apprendre “step by step” comment je m’y prends pour faire un tel tableau de
bord.

2- Les challenges de ce tableau de bord :

o Plus de 100 produits à représenter:
Pour créer un m et t re un pet it ( peut - êt re grand) niveau de difficulté, j’ai supposé que
not re t ableau de bord doit présenter plus 100 produits. La difficult é vient du fait que
not re t ableau de bord pour garantir l’efficacité d’un tableau de bord, il doit tenir :
- soit sur une seule page im prim ée

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 - soit sur un écran sans avoir besoin de faire défiler l’écran avec la barre verticale de
défilem ent .

La solut ion Excel :

L’utilisation de la barre de défilement associée aux données de produit s a ét é la
solut ion choisie.
o Comparer en même temps les Ventes N, les Objectifs N, les ventes
N-1 et les ventes N-2
Lorsqu’on veut représenter les données, il est important de ne pas rendre touffue
notre représentation. Pour illust rer m on propos : avez- vous déj à fait un graphique
avec t ellem ent de courbe que vous avez du m al à savoir laquelle va où, laquelle est
vérit ablem ent au- dessus de l’autre? Je pense que oui.
C’est exactement cette situation que j’évite en comparant juste deux données à la fois:
- Vent es N et Obj ect ifs N
- Vent es N et Vent es N- 1
- Vent es N et Vent es N- 2
La solut ion Excel :
Créer un graphique dynamique grâce à l’insertion de zone de liste déroulante qui m e
perm et de faire varier les données qui sont liées à m on graphique. Ainsi m on
graphique devient dynam ique.
o Rendre évident la valeur des indicateurs les plus importants
Lorsqu’on regarde un tableau de bord, il est important que d’un coup d’œil l’utilisateur
voit les valeurs des indicateurs les plus importants. Dans notre cas, j’ai supposé qu’il
s’agissait de la marge d’exploitation et de la rentabilité financière.
Solut ion Excel :
J’ai opté d’insérer une forme rectangulaire ( Excel contient près de 150 formes) et d’y
m et t re m es différent es valeur avec une taille de police à 90. La couleur choisie est
un rouge foncé qui permet d’attirer l’attention.
Il faut faire très attention lorsqu’on décide d’utiliser la couleur rouge dans une
représent at ion des données. Je prépare un aut re cours sur les couleurs à ut iliser lors
de la mise en place d’un tableau de bord.
o Représenter de manière pertinente les réalisations comparées aux
budgets :
Com parer en pourcentage est t ouj ours plus parlant . En d’autres termes, il est plus
pertinent de dire : j’ai réalisé 22% de plus que mon budget au lieu de dire j’ai réalisé
42.992.400 pour un budget de 38.263.236.
C’est encore plus vrai pour les représentations.
Solut ion Excel :
Pour le faire résoudre ce problèm e, nous allons présent er un graphique avec plusieurs
types de graphique : colonne et ligne.
Tout cela sera vu de m anière prat ique dans les aut res art icles.
A chaque ét ape on pourra télécharger les fichiers Excel liés à chaque art icle. Déj à vous pouvez
t élécharger le fichier ( son nom : « TB Tut o Base de donnée ») dans lequel il y a t out es les données
dans ce lien ( dans la list e déroulant e, choisir préalablem ent "Tableau de bord t ut or iel") .
P.S : Avant le t éléchargem ent , vous devriez cert ainem ent enregist rer vot re em ail pour ceux qui
ne l’ont pas encore fait.

Collé à partir de <http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=95>

Tut or iel Tableau de bord sur Excel Par t ie 2

Not re art icle du t ut oriel va port er sur la m ise en place de la 1ère part ie de ce t ableau. Pour
pouvoir suivre cet art icle, il est préférable de lire l’article précédent et de t élécharger le fichier avec
la base de données appelé TB Tut o Base de donnée .
A la fin de l’article vous pourrez télécharger le fichier Excel lié à cet article. Voici ce qu'on va
apprendre à faire auj ourd'hui.

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Insérer des formes dans Excel et les rendre dynamiques:
1- Insérer la forme rectangulaire
• Act iver la feuille Tableaubord
• I nsert ion/ Form e/ Rect angle
• Ferm e une form e de rect angle en faisant glisser la souris sans lâcher
• Norm alem ent vot re rect angle est sélect ionnée;
2- Mise en forme de la forme
Dans le nouveau m enu Out ils de dessin :
• Form at / Taille/
Haut eur : 4,84cm
Largeur : 8,4cm
• Dans Rem plissage de la form e : Bleu, Accent uat ion1, plus clair 80%
• Dans cont our de la form e : Bleu foncé, Text e 2, plus clair 40%
Epaisseur : choisir ¾ pt

3- Insérer la valeur de la marge d’exploitation dans la forme

• Si vot re rect angle n’est pas sélect ionné alors sélect ionner le
• Met t ez- vous sur la barre des form ules ;
• Ecrire =
• Act iver la feuille « Donnée », sélect ionner la cellule L9
• Valider
• Ruban/ Accueil/
Police : Verdana,
Taille : 90
4- Faire pareil pour insérer les autres rectangles:
• Rectangle pour « Marge d’exploitation » : Largeur 8,4cm ; Hauteur : 0,84cm
• Rect angle pour la valeur de la rent abilit é financière, Largeur 6,99cm , Haut eur :
4,84cm
• Rect angle pour « Rent abilit é financière», largeur 6,99cm haut eur : 0,83cm
• Un dernier rect angle vide ( pour y m et t re le graphique) largeur : 8,41cm haut eur :
5,68cm
Si tout s’est bien passé vous devriez avoir ceci:

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Créer le graphique Réalisation vs Budget:
1- Retraiter les données pour les mettre en pourcentage
Comme on l’a vu dans l’article d’introduction il est plus pertinent de travailler avec les
pourcent ages qu’uniquement les valeurs.
Nous allons d’abord retraiter les données pour les avoir en pourcentage.
Le principe : le budget correspond à 100%
• Act iver la feuille «Données »
• En N2 et O2 écrire: Réalisat ion% et Budget %
• En N3, écrire: = L3/ N3
• Copier et coller cet t e form ule sur N3 : N6
• Sur O3 : O6 écrire 100%
2- Insérer le graphique
• Sélect ionner N2: O6
• I nsérer Graphique/ Colonne/ Hist ogram m e 2D/ Hist ogram m e groupé
3- Changer le type de graphique pour la série budget
• Sélect ionner la série budget .
Deux m ét hodes:
- Sélect ionner direct em ent sur le graphique
- Sélect ionner le graphique dans le m enu Out ils de
graphique/ Disposit ion/ Sélect ion Act ive
Dans la list e déroulant e sélect ionner «Série “Budget10%“ »
• Touj ours dans le m enu Out ils de graphique/ Créat ion/ Modifier le t ype de
graphique/ Courbe/ courbe

4- Rajouter les libellés dans l’axe horizontal

• Sur le graphique, cliquez sur le bout on droit de la souris
• Sélect ionner les données...
• Et iquet t e de l’axe horizont al ( abscisse) / Modifier
• Dans plage de données = Données! $K$3: $K$6

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Voici votre graphique et à côté le graphique qu’on veut avoir

5- Changer la position de la légende

• Sélect ionner le graphique
• Out ils de graphique/ Légende/ Afficher la légende en bas
6- Mettre les valeurs au-dessus des éléments: Résultat=42.992 EBE=85.985 Marge
Brute=107.481 Vente=251.338
• Sur la feuille Données, à P3 écrire = L3/ 1000
• Copier la form ule
• Coller sur P4 : P6
• Sélect ionner la série Réalisat ion%
• Appuyez sur Ct rl+ 1 ( raccourci clavier pour ent rer dans Form at de série)
• Dans Opt ions des séries/ Tracer la série/ Axe secondaire
• Cliquez sur Ferm er
Norm alem ent voici à quoi ressem ble vot re graphique:

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 • Cliquez sur le graphique avec le bout on droit de la souris
• Sélect ionnez des données
• Dans Ent rées de légende ( Série)
Sélect ionner Réalisat ion% ( cellule N3)
• Dans Et iquet t es de l’axe horizont ale ( abscisse)
Cliquez sur Modifier, dans plage d’étiquette des axes =Données!$P$3:$P$6
• Dans Ent rées de légende ( Série)
Sélect ionner Budget %
• Dans Et iquet t es de l’axe horizont ale ( abscisse)
Cliquez sur Modifier, dans plage d’étiquette des axes =Données!$K$3:$K$6
• Nous allons m aint enant supprim er l’axe secondaire, 2 m ét hodes
o Sélectionner l’axe/cliquer la touche du clavier Supprim er
o Out ils de graphique/ Axes/ Axe Secondaire vert ical/ Aucun
7- Supprimer le quadrillage et mise en forme du graphique
• Supprim er le quadrillage
Out ils de graphique/ Disposit ion/ Quadrillage Horizont ale principale/ Aucun
• Agrandir la t aille des colonnes de la série :
Sélect ionner la série Réalisat ion
Ct rl+ 1
Options des séries/Largeur de l’intervalle 86%
Ferm er
• Rendre le graphique t ransparent :
- Out ils de graphique/ Disposit ion/ Sélect ion act ive/ Zone de graphique
- Ct r+ 1 / Rem plissage/ Aucun Rem plissage
- Out ils de graphique/ Disposit ion/ Sélect ion act ive/ Zone de t raçage
- Ct r+ 1 / Rem plissage/ Aucun Rem plissage
• Met t re le graphique dans la bonne feuille
- Couper le graphique( le sélect ionner/ Ct rl+ X)
- Act iver la feuille TableauBord
- Au niveau du rect angle vide Coller ( Ct rl+ V)
Et voici fini la 1ère partie de ce tutoriel, je l’avoue il est un peu long, mais je l’espère tout aussi
clair. Pour t élécharger le fichier Excel lié à cet art icle cliquez ici.
Si vous avez des questions ou besoin d’éclaircissement, n’hésitez surtout pas.

Collé à partir de <http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=96>

Tut or iel Tableau de bord sur Excel Par t ie 3

Hello,

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Nous allo s o ti ue de fai e ot e ta leau de o d. Aujou d’hui ous app e d o s à fai e ot e
graphique dynamique :

Pou appel, pou ieu suiv e et a ti le, il vous faut li e l’a ti le p de t

(http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=95) et télécharger le fichier Excel qui comporte les
données TB Tuto Base de donnée (http://www.tssperformance.com/telechargement.php):.

1. Créer un graphique simple en courbe et la mett e da s l’aut e feuille :

 Ouvrir la feuille Données
 Sélectionner K14:M26
 Ruban/Insertion/Graphique/Ligne/Courbe 2D/Courbe
 Valider
 Sélectionner le graphique
 Couper (Ctrl+X)
 Activer la feuille TableauBord
 Cliquez G20
 Coller (Ctrl+V)

2. Créer des données dynamiques avec un contrôle formulaire (zone de liste déroulante)
 Ruban/Développeur/Contrôle/Insérer Zone de liste déroulante (contrôle formulaire)
 “i vous ’avez pas le e u D veloppeu da s E el 7, fai e:
Ruban/Bouton Windows/Option/Standard :
Co he Affi he l’o glet d veloppeu

Insérer la Zone de liste déroulante

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 Fai e glisse la sou is su la feuille jus u’à avoi la taille ad uat.

Nous allons maintenant enregistrer les éléments qui vont entrer dans la zone de liste
déroulante
 En A5, A6 et A7 écrire respectivement: Objectif N, Année N-1 et Année N-2
 “ le tio e A5:A7 et o e ette plage o e Liste
 Formule/Définir un nom :
Nom : Liste
Fait référence à =TableauBord!$A$5:$A$7
Valider (et votre nom a été créer)
 cliquez en appuyant sur la touche clavier Ctrl pour sélectionner
 Appuyer sur Ctr+1 (raccourci clavier qui nous ramène dans la boîte de dialogue Format
de contrôle)
 Dans la boite de dialogue format de contrôle, Contrôle:
Plage d’e t e: Liste
Cellule liée: $A$3
Valider

Pour se rassurer que votre zone de liste déroulante fonctionne faites ce test :

 cliquez sur une cellule dans la feuille (pour désactiver la zone de liste déroulante)
 Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante
 Changer les valeurs : à chaque changement de valeur dans la liste déroulante la
cellule A3 change de valeur (de 1 à 3)

“i ’est le as, alo s vot e )o e de liste d oula te a he ie . “i e ’est pas le as, alo s efaites
pas à pas la partie 2... Et si ça ne marche toujours pas, alo s je pe se ue vous ’avez plus le hoi ,
vous allez e fi utilise les o e tai es pou pose vot e uestio ’est juste ap s l’a ti le e
bas). Et je me ferai un plaisir de vous éclairer.

Maintenant que notre liste déroulante est insérer, nous allons la relier aux données de notre
graphique.

3. Nommer les données dynamiques

 Nommer la cellule A3 comme ControlCourbe
 Ruban/Formules/Nom définis/Définir un nom
Dans la boîte de dialogue Définir un nom:
Nom : CourbeDyn
Zone : Classeur
Fait référence à: =INDEX(Données!$M$15:$O$26;;Controlcourbe)
Valider

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 Pou avoi des e pli atio s su la fo tio INDEX l’a ti le INDEX
(http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=93 )vous sera utile.

Dans notre cas, cette formule nous permet de faire varier la plage de cellules CourbeDyn
avec la cellule A3. Cette dernière est elle-même liée à la Zone de liste déroulante.

4. Insérer le nom dynamique dans le graphique

 Sélectionner le graphique en cliquant sur le bouton droit
 Cliquez sur sélectionner les données
 Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, dans Entrées de légende
(Série)
 Sélectionner Objectif N

 Cliquez sur Modifier

Dans la boîte de dialogue Modifier la série, dans Valeur de la série écrire
=Données!CourbeDyn

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  Cliquez sur OK
Et Fermer

Normalement, votre graphique devrait être bel et bien dynamique selon le choix de la Zone de liste
déroulante.

Vous devriez avoir quelque chose comme cette image :

5. Mise en forme du graphique dynamique :

 La légende
Sélectionner la légende, cliquez sur la touche Suppr du clavier
 L’a e Ho izo tal
Sélectionner l’a e ho izo tal, e li ua t su Ma s pa e e ple ave la sou is
Accueil/Taille Police 7
Ag a di le g aphi ue su l’ho izo tale jus u’à avoi les li ell s de l’a e positio se
horizontal
 L’a e ve ti al
“ le tio e l’a e ve ti al, e li ua t pa e e ple sur 15 000 000 avec le pointeur de la
souris
Appu ez su Ct l+ ou Ct l+Maj+ pou avoi le Fo at de l’a e
Allez dans nombre/Catégorie/Personnalisé/
Code Format : # ##0
Important : juste après le 0, il faut ajouter un espace. Chaque espace ajouté représente
les montants divisés par mille
Cliquez sur ajouter
Validez

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  Quadrillage
Sélectionner le quadrillage en cliquant dessus.
Si vous ne réussissez pas cliquez uniquement sur le quadrillage, vous pouvez passer par le
menu pour sélectionner le quadrillage:
 Cliquez sur le graphique
 Outils de graphique/Disposition/Sélection active dans la liste déroulantes des éléments
du graphique, choisir Quadrillage principal de Axe vertical
 Cliquez sur Suppr de votre clavier

http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=97
 <<Tableau de bord tutorial2.xls>>

Tut or iel Tableau de bord sur Excel Par t ie 4

Nous allons aller à la phase finale de not re t ut oriel sur la m ise en place de ce t ableau de bord , les
art icles précédent s nous ont perm is de m et t re en place, la 1ère part ie et la 2èm e part ie de not re
t ableau de bord.
A la fin de l'art icle vous pourrez t élécharger le fichier Excel du t ableau de bord.
Aujourd’hui nous allons mettre en place la dernière partie de ce tableau de bord.

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Pour arriver à ces graphiques, nous avons ut ilisé la mise en forme conditionnelle. Pour rendre
dynam ique nos données nous avons ut ilisé la barre de défilement inclus dans l’onglet développeur
d’Excel.
Dans la feuille TableauBord
1- Créer les graphiques avec la mise en forme conditionnelle:
a- Construction du tableau
o En D37 , F37, H37, J37, L37 et M37 écrire respect ivem ent Tot al, Agence1, Agence2,
Agence3, Agence4 et Agence5
o Pour la colonne Tot al
En C38 écrire = Données! B4, en D38 écrire = Données! C4, en E38 écrire = D38
Copier cet t e C38: E38 ( Ct rl+ C) et coller ( Ct rl+ V) dans C39 : E47
o Pour les autres colonnes c’est le même principe:
En F38 écrire = Données! D4
G38 = F38
H38 = Données! E4
I 38 = H38
J38 = Données! D4
K38 = J38
L38 = Données! E4
M38 = L38
N38 = Données! F4
O38 = N38
Copier ( Ct rl+ C) F38 : O38 et coller ( Ct rl+ V) F39 : O47

Not re t ableau est créé, m aint enant nous allons m et t re les m ises en form e dans ce t ableau
pour avoir les graphiques. La m ét hode que j e vais ut iliser m arche uniquem ent dans Excel
2007 et 2010. Dans un futur article, j’expliquerai comment faire ces mêmes graphiques sans
m ise en form e condit ionnelle .

Pour le m om ent ...

b- Mettre les mises en forme conditionnelles :
Pour la colonne du t ot al
o Sélect ionner D38: D47
o Accueil/ St yle/ Mise en form e condit ionnelle/ Barre de données/ Aut res règles

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 o Dans la boît e de dialogue Nouvelle règle de m ise en form e , cochez la case afficher la
barre uniquem ent

o Valider en appuyant sur OK

Pour les aut res colonnes ce sera exact em ent le m êm e processus:
o Sélect ionner les plages F38: F47, H38 : H47, J38 : J47, L38 : L47, N38 : N47

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 Pour le faire, sélect ionner la 1ère plage, appuyer sur la t ouche de vot re clavier
Ct rl, et sélect ionner les aut res plages sans lâcher la t ouche Ct rl
o Accueil/ St yle/ Mise en form e condit ionnelle/ Barre de données/ Aut res règles
o Dans la boît e de dialogue Nouvelle règle de m ise en form e , cochez la case afficher la
barre uniquem ent
o Valider en appuyant sur OK
A ce niveau, vos graphiques sont insérés mais votre tableau de bord n’est pas dynamique
2- Rendre dynamique notre tableau avec la barre de défilement
a- Insérer la barre de défilement
o Développeur/ I nsérer/ Barre de défilem ent
o Glisser vot re barre de défilem ent
o Appuyer sur Ct rl+ 1ou Ct rl+ Maj + 1 ( pour at t eindre le form at de la form e)
o Dans la boît e de dialogue Form at de cont rôle/ Cont rôle/ Cellule liée = $A$2
Valider
b- Créer des noms pour le tableau des données
o Act iver la feuille Données
o Sélect ionner le B3: H103
o Form ules/ Nom s Définis/ Depuis la sélect ion

Cet t e act ion nous a perm is de créer en m êm e t em ps près de 105 nom s correspondant s
chacun à d’une part chaque ligne de produit et d’autres part les montants par agences.
Un aperçu de ces nom s peu ce faire dans Form ules/ Nom s Définis/ Gest ionnaire des
nom s

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 o Créer un nom qui représent e la list e des produit s
Form ules/ Nom s définis/ Définir un nom
Nom : List eProduit
Fait référence à = Données! $B$4: $B$103
c- Rendre dynamique les noms dans la feuille TableauBord
o Act iver la feuille TableauBord
o En C38, rem placer la form ule qui y est par = INDIRECT("Données!B"&(4+A2))
Le résultat de cette formule est =Données!B5 (en supposant qu’il y a la valeur 1
dans la cellule A2)
o En C39 rem placer la form ule par =
INDEX(ListeProduit;EQUIV(C38;ListeProduit;0)+1)
Pour avoir des précisions sur la fonct ion I NDEX voir l’article INDEX
o Copier cet t e form ule ( Ct rl+ C) et la coller dans C40 : C47 ( Ct rl+ V)
o En D38 écrire =INDIRECT($C38) INDIRECT(D$37) ( I l y a un espace ent re
I NDI RECT( $C38) et I NDI RECT( D$37) ) .
Cet espace me permet de faire l’intersection entre les 2 plages de cellules
o Copier cet t e form ule ( Ct rl+ C) et la coller dans D39: D47, F38: F47, H38: H47, J38: J47,
L38: L47, N38: N47 ( Ct rl+ V)

Je pense qu’on a enfin terminé notre tableau de bord. C’était long mais je l’espère intéressant et
clair. S’il y a des points qui restent floues ou ne marchent pas, relisez step- by- st ep et cherchez
l’erreur. Si ça ne marche toujours pas, alors vous serez finalement obliger d’utiliser la place pour
les com m ent aires, et m e poser des quest ions.
Je serai ravi d’y répondre.
Le fichier final du t ableau de bord est t éléchargeable sur ce lien.
Rem arque:
Lorsqu'on fait un véritable tableau de bord de la performance qui est destiné à un directeur
général, il est important de ne pas le surchargé avec un nombre important d'informations. En
général les DG n'ont pas le temps de "jouer" avec les tableaux de données super dynamiques.
A ce niveau la vraie force du concepteur du tableau bord est sa capacité à choisir les indicateurs
clés de performances (maximum 20) qui permettent au DG de piloter son entreprise. Un tableau
de bord tel qu'on vient de le construire serait plutôt destiné à un responsable opérationnelle de
l'entreprise.

Collé à partir de <http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=98>

<<Tableau Bord tuto-final.xlsx>>

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