CAHIER DES CHARGES Réf : 23/PT-01/MAINT

SEP CONGO
Date : 18/04/2023
GMAO
DTN/MAINT

APPLICATION DE GESTION DE MAINTENANCE ASSISTEE PAR

ORDINATEUR

Rédaction : Patrick TSHANI Ingénieur

Validation : Takis WASOLO Responsable Maintenance

Validation : Ousseni OUEDRAOGO Directeur Technique & Transports

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1. Historique de l’existant

Chaque service de maintenance gère ses fonctions de maintenance utilisant ses propres
fichiers Excel et divers non liés entre eux indépendamment des autres.

FONCTION DTN/MM DTN/EI DTN/MS DTN/METRO

Gestion des Fichier Excel .xlsm Fichier Excel Fichier Excel Fichier Excel
équipements « Liste des .xlsx « Liste des .xlsm « Liste .xlsx « Fiche de
véhicules », climatiseurs », des vie » pour les
dossiers pas de fichiers équipements », compteurs
techniques et pour les autres dossiers Base Kin,
administratifs des équipements, techniques et JDE pour
véhicules JDE pour la administratifs l’acquisition
physiques, JDE réquisition des des des pièces de
pour la réquisition pièces de équipements rechange.
des pièces de rechange, physiques, JDE
rechange application de pour les pièces
gestion de DI. de rechange.

Gestion des Création de la Fiche de travail Fichier Excel Fiches de

interventions fiche de travail FT modèle en dur .xlsx qu’on travail
dans « Synchron », qu’on imprime au imprimées à
les différents polycopie au besoin. partir d’un
statuts de la FT se besoin, des modèle xlsx.
font sur l’imprimé validations sur
suivant les le document
processus au suivant
point 6. processus au
point 6.
Analyse des RAS RAS RAS RAS
défaillances-
FMDS
Analyse des Agrégation RAS Fichier Excel Agrégation
coûts manuelle des des DI manuelle des
coûts sur les FT. enregistrées. coûts sur les
FT.
Planification Planning annuel Planning Planning Planning
Excel pour la annuel Excel annuel Excel annuel Excel
maintenance pour la pour la pour la
préventive et sur maintenance maintenance maintenance
planning préventive et préventive et préventive et
dynamique Rituel sur planning sur planning sur planning
pour la dynamique dynamique dynamique
maintenance Rituel pour la Rituel pour la Rituel pour la
curative. maintenance maintenance maintenance
curative. curative. curative.
Base des Archivage Archivage Archivage Archivage
données physique des physique. physique. physique.
dossiers des
véhicules.
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2. Les faiblesses du système existant

• Difficulté de disposer d’un historique précis et exhaustif des actions réalisées sur
le parc machines ;
• Difficulté de disposer facilement et rapidement des coûts de maintenance des
équipements ;
• Difficulté de fournir des états clairs et précis pour la réforme des équipements ou
même des besoins en ressources supplémentaires ;
• Difficulté d’exploiter efficacement les données d’analyse des défaillances, de
temps d’arrêt, des pannes, …afin notamment d’identifier les problèmes chroniques
d’équipement et d’établir une criticité des équipements, une catégorisation des
composantes et pièces de rechange ;
• La rédaction sur les fiches de travail, les différentes saisies de données sur divers
fichiers peuvent être des activités chronophages.

3. Les gains escomptés

• Disposer d’un historique précis et exhaustif des actions réalisées sur les
équipements ;
• Inventorier les équipements et avoir des arborescences ;
• Disposer d’une fiche équipement contenant toutes ses informations : historique,
coût d’achat, fournisseur, numéro de série, … ;
• Constituer un historique au fil du temps pour chaque équipement, avec des bonnes
pratiques et des procédures d’intervention ;
• Disposer des informations nécessaires pour prendre la décision qu’il est temps de
remplacer un équipement ;
• Saisir ou dicter (dictaphone intégré) un compte-rendu/rapport d’intervention au
pied de l’équipement ;
• Accéder facilement à toutes les informations relatives aux équipements en
quelques clics ;
• Consulter la documentation technique sur place ;
• Définir le calendrier et les tâches de maintenance planifiée à partir des conseils du
fabricant ou de normes réglementaires, pour chaque équipement ou pour les
équipements les plus critiques ;
• Réaliser la maintenance planifiée à la période déterminée ;
• Mesurer le pourcentage des tâches réalisées dans le temps défini ;
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• Communiquer auprès des équipes le taux de réalisation de maintenance planifiée ;

• Suivre les indicateurs liés à l’activité des équipes (temps de présence, temps
passé en intervention, répartition par type d’intervention, nombre de travaux…) ;
• Évaluer les résultats obtenus en termes de taux de pannes, de mesure de la
qualité, de productivité des équipements (TRS) ;
• Automatiser le processus de demande d’intervention, de la création à la clôture ;
• Améliorer le suivi des coûts de maintenance des équipements ;
• Obtenir une vision des dépenses par origine des coûts (main d’œuvre interne et
externe, pièces de rechange achetées et sorties du stock) par type d’intervention
(préventif/correctif, etc.), ou selon l’arborescence des équipements maintenus ;
• Améliorer le suivi budgétaire ;
• Simplifier le reporting et l’analyse des données relatives aux coûts, aux
interventions ;
• Favoriser la communication et le partage d’information grâce au workflow et aux
alertes automatisées.
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4. La liste des bénéficiaires (exploitants)

SUPERVISION N+2 SUPERVISION N+1 SUPERVISION N EQUIPE

QTE QTE QTE QTE

INTERVENTIONS 1 VEHICULES LEGERS >= 1
MECANIQUES
VEHICULES LOURDS >= 1

RESPONSABLE ELECTRICITE >= 1

1
DTN/MM ENGINS >= 1

PNEUMATIQUES >= 1

ENTRETIENS >= 1

GESTION DES
1
MATERIELS ET TRAVAUX

INSPECTIONS CTAO 1

INTERVENTIONS ET
1 E1 >= 1
REPARATIONS

ENTRETIENS ET
CONTRÔLES 1 E2 >= 1
RESPONSABLE PERIODIQUES
RESPONSABLE 1
1 DTN/EI
MAINTENANCE INSTRUMENTATIONS ET
1 E3 >= 1
TELECOM

GESTION DES
1
MATERIELS ET TRAVAUX

MACHINES-OUTILS >= 1
FABRICATION 1
SOUDURE >= 1

POMPES ET
>= 1
MACHINES ACCESSOIRES
RESPONSABLE 1
1 TOURNANTES MACHINES
DTN/MS >= 1
THERMIQUES

GESTION DES
1
MATERIELS ET TRAVAUX

ATELIER INCENDIE 1 EQUIPES >= 1

RESPONSABLE METROLOGIE
1 1 EQUIPES >= 1
METROLOGIE COMPTEUR
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5. Liste des modules à exploiter et caractéristiques de l’application

1- Généralités
Accessibilité sécurisée et illimitée du progiciel depuis n'importe quel poste ou site de l'entreprise
Disponibilité 24/24 et 7j/7
Solution Full Web, SAS (Cloud)
Mises à jour automatiques
Ergonomie, convivialité et simplicité à l'utilisation
Solution évolutive
Interopérabilité avec des autres logiciels : ERP, Supervision, ticketing
Base de données relationnelle utilisée par le progiciel
Langue du logiciel : Français
Multi-navigateur
Multisite (Gestion à l'accès des données)
Mobilité
Environnement test et production
Authentification fédérée
API Web services
Module d'import-export

2- Equipements
Gestion des équipements par arborescence
Fiche technique de l'équipement
Nomenclature des pièces des équipements
Editer des code-barre ou QR codes pour l'identification des équipements
Suivre l'historique de tous les déplacements d'équipements
Associer des fichiers à la fiche équipement
Informations techniques complémentaires et personnalisables
Groupement d'équipements par famille fonctionnel ou analytique
Compteurs équipements
Historique des équipements depuis la fiche équipement
Planning équipements

3- Interventions
3-1- Préventif (Maintenance préventive systématique)
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Gérer le préventif par famille d'équipements ou par groupement

Gérer le déclenchement automatique des interventions préventives de manière calendaire et / ou compteur
Réserver des ressources allouées à l'intervention préventive : pièces, temps main d'œuvre, sous-traitance, arrêt
machine
Gérer les interventions préventives pour les arrêts planifiés
Planifier la durée d'arrêt machine
Avoir des modes opératoires ou des gammes dans les interventions
Déclenchement d'une intervention suite à des tâches non conformes
Priorisation des intervention préventives
Modèles d'intervention préventive

3-2- Préventif (Maintenance préventive conditionnelle)

Avoir la possibilité de déclencher une intervention selon une ou plusieurs valeurs seuil (mesures)

3-3- Correctif (Maintenance palliative et curative)

Faire des demandes d'intervention facilement depuis l'outil

Prendre en compte le degré d'urgence de la Demande d'intervention et le niveau de criticité des équipements

Avoir la possibilité d'approuver ou de refuser une Demande d'intervention

Paramétrer les champs à remplir et ceux obligatoires
Avoir un suivi par email de l'état d'avancement de la demande
Gérer les instructions d'utilisation des équipements et des installations (modes opératoires)
Planifier facilement les bons d'interventions
Enregistrer et exploiter les comptes rendus de dépannage et les temps d'arrêt
Mettre en évidence les indisponibilités de la main d'œuvre
Mettre en évidence les indisponibilités des pièces
Affecter les Bons d'intervention aux techniciens
Affecter les Bons d'intervention aux sous-traitants
Mise à jour de la nomenclature lors de l'utilisation des pièces
Possibilité de renseigner le diagnostic d'une intervention
Gérer les contrats de sous-traitance
Suivre les interventions sous-traitées

3-4- Historique d'intervention

Répertorier les interventions pour chaque équipement

Récapituler l'ensemble des travaux effectués par le service de maintenance
Distinguer les differents types de travaux
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Identifier tous les travaux réalisés suite à du préventif

Connaître la durée et le coût de chacun des travaux effectués
Connaître les consommations de pièces détachées à l'occasion des travaux réalisés
Établir une nomenclature des pannes (Effet/ Causes / Remède) en vue de leur analyse

3-5- Suivi de la charge de travail - Planification

Planning d'intervention par intervenant

Consulter des interventions à attribuer
Déterminer des activités hors intervention et les disponibilités
Suivre l'état d'un BT (en préparation, en cours, terminé,)
Gérer les écarts entre le prévisionnel et le réel sur les BT

4- Stock

4-1- Nomenclature

Disposer pour chaque équipement d'une liste complète des pièces de rechange
Visualiser les équipements attacher à chaque pièce
Faciliter la recherche de la pièce si elle est stockée en magasin
Rechercher les pièces par leur codification
Rechercher les pièces par classification famille, sous-famille

4-2- Réapprovisionnement

Gérer les alertes de stock minimum, point de réapprovisionnement, stock maximum par magasin
Pouvoir personnaliser les unités
Émettre des listes de pièces à réapprovisionner

4-3- Gestion de stock

5- Achats

6- Analyse
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6-1- Suivi des heures, coûts, disponibilité

Connaître les heures passées par corps de métier, équipement, type de maintenance, nature analytique...
Connaître les heures de fonctionnement de l'équipement
Suivre les temps d'arrêt des équipements
Permettre l'analyse des arrêts
Avoir les historiques dans interventions
Pouvoir analyser les écarts entre le prévu et le réalisé pour les interventions
Analyser la consommation des pièces
Analyser les intervention préventives
Avoir l'analyse de l'arbre de défaillance

6-2- Tableaux de bord

Pouvoir personnaliser le tableau de bord par profil

Pouvoir affecter rapidement les interventions
Avoir une visualisation des états des interventions
Pouvoir réaliser des actions rapides depuis le tableau de bord
Pouvoir avoir des accès directs
Visualisation rapide du planning d'intervenant

7- Documentation
Indiquer dans les fiches techniques de l'équipement les références des documents techniques
Associer à chaque équipement la liste des documents constituant le dossier technique
Disposer d'une base de données regroupant l'ensemble des documents classés par nature, équipement
Rattacher les plans et les schémas à la fiche équipement
Rattacher les documents tels que les notices, les catalogues… à la fiche équipement
Pouvoir connecter avec un outil de BI

8- Gestion des Utilisateurs

Rattacher chaque Utilisateur à un profil d'Utilisateurs
Restreindre l'accès aux arborescences à certains Utilisateurs
Déclarer un emploi du temps par utilisateur (horaires, jours travaillés, absences, congés)
Déclarer des actions en création, modification ou consultation par Utilisateur
Personnalisation des écrans par Utilisateur
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9- Application mobile
Pouvoir utiliser sur smartphone ou tablette
Pouvoir utiliser avec technologie Android ou iOS
Utiliser en mode déconnecté
Pouvoir visualiser les informations concernant les équipements
Pouvoir créer, modifier et compléter les interventions depuis l'app
Pouvoir créer des demandes d'interventions
Pouvoir réaliser des inventaires
Pouvoir faire la lecture des compteurs ou des mesures avec l'application
Pouvoir visualiser la liste des interventions ou de demandes
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6. Processus de maintenance

Début

B A

Demande Oui Prestation

Production de la DI Non B
d intervention (DI) interne?
extérieure
Contrôle qualité Oui Livraison matériel

Validation DI
Validation?
Oui
Etablissement de Clôture FT
l état des besoins :
Non
DCI,...
Diagnostic du Elaboration de la
Prestataire fiche de travail
extérieur Non

Validation
Valorisation de
Validation FT + l intervention
aiguillage corps de
Devis préalable metier

Oui

Matériel Pièces Processus

Non
réparable? disponibles? ACHATS
Archivage
Validation?
Non
Oui
Lancement de
la réforme Retrait pièces au
magasin
Prise en charge par
l atelier tiers

T03

Prestation
A

Fin
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7. Coûts

A. Coût du déploiement :

RUBRIQUE PRIX UNITAIRE (€)

Conduite et lancement du projet 5200

Mise en service 1650

Formation 17150

+ Frais de déplacement au réel

B. Coût mensuel

RUBRIQUE PRIX UNITAIRE (€)

Abonnement mensuel technicien 11

Abonnement mensuel backoffice 49