Projet AD-ESSOR – Journées du 31 mars et du 8 avril 2015

PROJET AD-ESSOR

RETOURS D'EXPÉRIENCES SUR LES PROJETS DE MISE EN PLACE DE

SYSTÈMES D'ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE (SAE)

Compte-rendu des journées du 31 mars et du 8 avril 2015

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INTRODUCTION

Le développement de l'administration électronique ainsi que l'accélération des projets de

gestion numérique des documents dans le cadre de la dématérialisation des procédures
ont rendu inéluctable le déploiement de Systèmes d'Archivage Électronique (SAE) dans
les services publics. Pour répondre à ce besoin, l’État a initié le programme interministériel
VITAM qui vise, d'ici 2017, à développer une solution logicielle open source d'archivage
numérique pour les services de l’État, et par extension, des autres structures qui choisiront
de l'implémenter.
En lien avec le programme VITAM, le ministère de la Culture, qui en est un des acteurs,
souhaite favoriser le développement de l'archivage électronique dans les services publics
d'archives territoriaux. Cette volonté s'est traduite par le lancement du projet AD-ESSOR,
porté par le Service interministériel des Archives de France (SIAF). Outre des actions
d'accompagnement et de diffusion des bonnes pratiques (réunions avec des porteurs de
projets, tour de France de l'archivage électronique dans les régions, dialogue avec les
éditeurs de logiciels), AD-ESSOR se concrétise par un appel à projet annuel à destination
de l'ensemble de la sphère des territoires et permettant de subventionner les projets de
SAE.
Les journées des 31 mars et 8 avril 2015 ont réuni, dans les locaux du ministère de la
Culture, l'ensemble des porteurs des projets subventionnés au titre du premier appel à
projet lancé en 2014 (archivistes et informaticiens des collectivités et centres de gestion).
Elles ont été l'occasion de faire le point sur l'état d'avancement de chaque projet en
rapport avec les objectifs annoncés dans le dossier de demande de subvention et
d'échanger au sujet des enjeux, difficultés et perspectives autour de ceux-ci.
Nous vous proposons, dans les pages qui suivent, un compte-rendu de ces discussions,
qui permettent déjà de se faire une idée des choix opérés par les collectivités dans le
domaine et de dessiner un certain panorama de l'archivage électronique dans le réseau
des services territoriaux.

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SOMMAIRE

Introduction......................................................................................................................2

Sommaire..........................................................................................................................3

Première partie..................................................................................................................5

1. Collectivités adhérentes au syndicat mixte E-Megalis..................................................6

I. Brest Métropole Océane.................................................................................................6

II. Département d'Ille-et-Vilaine.........................................................................................7

2. Collectivités adhérentes à la SPL X-Demat...................................................................8

I. Département de l'Aube (présentation de la SPL X-Demat)............................................8

II. Département de l'Aisne.................................................................................................8

III. Département des Ardennes..........................................................................................9

IV. Département de la Haute-Marne..................................................................................9

3. Collectivités adhérentes au syndicat mixte Cogitis.....................................................10

I. Département de l'Aude.................................................................................................10

II. Département du Cantal................................................................................................10

4. Autres collectivités et établissements publics..............................................................11

I. Département du Calvados............................................................................................11

II. Département de la Sarthe............................................................................................11

III. Centre de gestion de l'Oise........................................................................................12

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Deuxième partie...............................................................................................................13

I. Département de la Dordogne.......................................................................................14

II. Département de la Loire..............................................................................................14

III. Projet SAEM...............................................................................................................15

IV. Département de l'Orne...............................................................................................16

V. Département de la Seine-et-Marne.............................................................................17

VI. Département de la Drôme..........................................................................................18

VII. Départements du Nord et du Pas-de-Calais.............................................................19

VIII. Département de la Seine-Saint-Denis.....................................................................19

IX. Ville de Villeneuve-d'Ascq..........................................................................................20

X. Centre de gestion du Nord..........................................................................................20

Conclusion.....................................................................................................................22

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PREMIÈRE PARTIE

JOURNÉE DU 31 MARS 2015

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1. COLLECTIVITÉS ADHÉRENTES AU SYNDICAT MIXTE E-MEGALIS

I. Brest Métropole Océane

La collectivité de Brest Métropole Océane (BMO) est adhérente au syndicat mixte E-

Megalis, qui propose des services aux collectivités en lien avec la dématérialisation et
l'administration électronique. Parmi ces services, le syndicat mixte porte une solution de
tiers-archivage intermédiaire pour les documents sur support électronique, s'appuyant sur
un prestataire agréé. Depuis 2012, BMO a fait le choix d'utiliser cette solution pour la
conservation probante des principaux flux dématérialisés aujourd'hui sur le territoire, et
notamment la chaîne comptable (PES V2), le contrôle de légalité (ACTES) et les marchés
publics. L'organisation repose sur une mutualisation des compétences entre les services
d'archives les plus avancés, dont chacun est pilote pour tel ou tel flux.
L'année 2014 a vu à la fois la mise en production de ce SAE intermédiaire et le
lancement du projet parallèle de déploiement d'un SAE définitif, qui sera internalisé
conformément aux exigences légales. C'est ce second projet qui a fait l'objet d'une
demande de subvention dans le cadre de l'appel à projet AD-ESSOR. Depuis, la solution,
qui repose sur le logiciel libre Asalae de l'ADULLACT, a été installée et des connecteurs
avec les applications métiers ont été développés.
Le premier périmètre de ce SAE définitif portera sur l'archivage des enregistrements
audio des séances du conseil, pour lesquelles un profil d'archivage a été défini. La
cinématique de versement sera la suivante : le service des assemblées collecte les
fichiers et les dépose dans un espace bureautique, un bus applicatif scrute le volume et
absorbe les fichiers lorsqu'il les détecte, et ceux-ci sont dirigés à la fois vers une
publication web dans un format dégradé et vers le SAE définitif dans un format pérenne
avec un bordereau de versement. Des développements ont donc été faits en interne pour
mettre en œuvre ce bus en extrayant le profil d'archivage contenu dans Asalae et en
générant le bordereau à partir de celui-ci. Cet outil générique pourra être réutilisé pour
d'autres flux et le service propose de le partager avec d'autres collectivités qui pourraient
être intéressées.
D'autres typologies, qui étaient initialement dans le périmètre du SAE définitif,
notamment les données vectorielles issues du système d'information géographique (SIG)
et les documents bureautiques provenant de la gestion électronique de documents (GED)
Sharepoint, ont été retardées. Concernant ces derniers, l'idée est de connecter le SAE
aux différents sites Sharepoint qui, accolés à des applications métiers pouvant renseigner
de façon automatisée les métadonnées des documents dans la GED, devraient permettre
de gérer le cycle de vie de l'information numérique.

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La participation du service d'archives à l'appel à projet AD-ESSOR a renforcé sa

complémentarité avec la DSI et lui a donné une légitimité sur ces questions.

II. Département d'Ille-et-Vilaine

Adhérent au syndicat mixte E-Megalis, le département a été subventionné dans le cadre

de l'appel à projet AD-ESSOR pour une assistance à maîtrise d'ouvrage visant à
développer sa stratégie numérique, avec un volet archivage électronique porté par les
Archives départementales.
Cette étude devait définir une architecture globale interopérable et prenant en compte le
cycle de vie des données, avec une mise en application des choix réalisés en 2015. Cela
a conduit à mener une analyse du retour sur investissement de chaque projet, dont
l'archivage électronique, selon la méthode MAREVA (Méthode d'Analyse et de Remontée
de la Valeur) dont l’usage systématisé est proposé par la Direction Interministérielle des
Systèmes d'Information et de Communication (DISIC). Si les livrables produits aujourd'hui
par le prestataire ne font apparaître l'archivage qu'en filigrane, cette étude a tout de même
permis d'inscrire le sujet au schéma directeur des systèmes d'information.
Le service des Archives départementales a pu s'appuyer sur le Correspondant
Informatique et Libertés (CIL) pour ce projet, qui souvent dans les collectivités est
également responsable de la sécurité des systèmes d'information et représente de ce fait
un vecteur important pour faire valoir des risques liés à une mauvaise maîtrise du cycle de
vie des données en termes de protection des données à caractère personnel, notamment
dans le domaine social.

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2. COLLECTIVITÉS ADHÉRENTES À LA SPL X-DEMAT

I. Département de l'Aube (présentation de la SPL X-Demat)

La Société Publique Locale (SPL) X-Demat propose aux collectivités adhérentes,

notamment aux plus petites, des outils associés à la dématérialisation, comme un
parapheur électronique, un Tiers de Télétransmission (TDT), une salle des marchés
publics dématérialisée ou des applicatifs métiers. Son fonctionnement est assuré par des
agents mis à disposition par les adhérents.
Concernant l'archivage, la SPL, ne possédant ni locaux ni équipe propres, ne pouvait se
positionner comme tiers-archiveur pour le compte des collectivités. De ce fait, celles-ci
déploient leurs propres SAE, en mutualisant les outils et les compétences grâce à la SPL.
Celle-ci propose aux adhérents des profils SEDA pour les principaux flux dématérialisés
ainsi que l'outil Xcelia de génération de bordereaux de versement. Enfin, le logiciel
d'archivage électronique Xsacha, en production dans l'Aube depuis 2010, est en cours de
livraison aux membres de la SPL.
À leur échelle, les départements qui adhèrent à la SPL peuvent ensuite proposer aux
collectivités de leur ressort une offre d'archivage électronique qui s'appuie sur les outils X-
Demat, opérant un second niveau de mutualisation. Dans l'Aube, des conventions
tripartites entre le département, le directeur des Archives départementales au titre du
contrôle scientifique et technique (CST) de l’État et la commune sont mises en place à cet
effet.
Le département de l'Aube a participé à l'appel à projet AD-ESSOR pour mettre en place
des connecteurs avec d'autres applications, qui sont quasiment tous finalisés. On a estimé
qu'il fallait entre quarante et soixante jours de travail pour un connecteur. La collectivité est
désormais en production sur l'archivage électronique des flux du contrôle de légalité, de la
chaîne comptable, des marchés publics, des rapports d'analyses du laboratoire
vétérinaire, du dossier d'agent et depuis peu des décisions d'agrément dans le cadre de la
Protection Maternelle et Infantile (PMI), pour un total de 155 Go de documents archivés.

II. Département de l'Aisne

Le département de l'Aisne s'est tourné vers la SPL X-Demat pour acquérir une solution
d'archivage électronique, qui devra être interfacée avec la GED transverse en train d'être
déployée. En effet, la collectivité a été pionnière dans la dématérialisation de stock et de
flux des dossiers individuels du domaine social, avec la création d'un dossier social unique
s'appuyant sur cette GED.
L'Aisne, comme les autres départements qui adhèrent à la SPL, projette d'ouvrir son
SAE aux communes, avec ou sans rémunération en fonction d'un seuil d'habitants qui

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reste encore à préciser. La collectivité estime avoir réalisé d'importantes économies en

ayant eu recours à un fonctionnement mutualisé, même si la gouvernance de la SPL est
encore en cours de définition.
L'appel à projet AD-ESSOR portait sur une mise à niveau des infrastructures destinées
à accueillir le SAE, et il n'est pas exclu de participer à un prochain appel pour soutenir une
politique de conduite du changement auprès des producteurs. Cela a permis d'éclaircir le
champ de vision de la collectivité sur le sujet.

III. Département des Ardennes

Le département des Ardennes, également acquéreur de Xsacha, a très vite intégré,

dans son travail avec les producteurs dans le cadre de la dématérialisation, les aspects
liés au déploiement d'une GED transverse, qui devra dialoguer avec des GED « métier »
et un SAE, notamment en ce qui concerne la Maison Départementale des Personnes
Handicapées (MDPH). L'aide fournie par la SPL a été un accélérateur sur ces questions,
la collectivité s'étant heurtée auparavant à un manque de compétences et de ressources
pour effectuer le paramétrage des applications en vue d'y implémenter la gestion du cycle
de vie des données.
L'appel à projet AD-ESSOR a permis de moderniser les infrastructures de stockage et
de mettre en place une deuxième salle serveur répliquée pour installer le SAE dans une
configuration conforme à l'état de l'art.

IV. Département de la Haute-Marne

Le département, dont les équipes sont réduites sur les questions de dématérialisation et
d'archivage électronique, est en train de prendre en main l'outil Xsacha pour l'archivage
des flux comptables, des documents transmis au contrôle de légalité et des marchés
publics. On s'oriente également vers une étude de l'archivage de l'Allocation
Personnalisée d'Autonomie (APA) et de l'Aide Sociale à l'Enfance (ASE). 110 communes
du département adhèrent à la SPL et bénéficieront ainsi de la plate-forme. L'appel à projet
AD-ESSOR a permis d'accélérer le mouvement en favorisant la mise en place d'une
infrastructure conforme aux normes et la formation des agents.
Concernant l'archivage définitif, il est prévu de suivre le modèle de l'Aube, qui a décidé
d'avoir une instance unique, ne faisant pas de différence avec les archives intermédiaires.
Le département répond ainsi à un besoin d'archivage probant de documents signés
électroniquement sans changement d'autorité d'archivage.

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3. COLLECTIVITÉS ADHÉRENTES AU SYNDICAT MIXTE COGITIS

I. Département de l'Aude

Le département de l'Aude, pour son projet d'archivage électronique, a adopté d'emblée

une démarche pragmatique. Il s'agissait de commencer par l'archivage de flux
relativement maîtrisés et de déployer des outils libres pouvant être facilement réutilisés
par la suite. Outre les actes transmis au contrôle de légalité et la chaîne comptable, qui
vont faire l'objet des premiers versements, l'Aude souhaite s'intéresser à l'archivage des
documents dématérialisés de l'aide sociale, mais aussi des bons de commande de la DSI
et du dossier d'agent.
En parallèle, les Archives départementales cherchent à entamer des actions pour
l'archivage des services de l’État de leur ressort. Un projet d'archivage des arrêtés
préfectoraux dématérialisés a été porté par la collectivité et formalisé par une lettre du
président du Conseil général au préfet. Un véritable travail de mise à plat des circuits et
des procédures de collecte est à mener avec les services de la préfecture, dont les
collections sont décentralisées et lacunaires. On envisage de procéder à terme à des
versements manuels de ces services dans le SAE, en sachant que la principale difficulté
réside dans le manque d'interlocuteurs au niveau déconcentré. Les autres services
d'Archives départementales présents indiquent à ce sujet que leurs actions se limitent à
de simples contacts pris avec les services de l’État en ce qui concerne les documents
numériques.
Le département est assisté par le syndicat mixte informatique Cogitis, qui, comme pour
l'Hérault, le Cantal ou le Jura, soutient la DSI en mutualisant des compétences et des
outils.

II. Département du Cantal

Également adhérent du syndicat mixte Cogitis, le département du Cantal a acquis,

comme celui de l'Aude, le SAE Asalae de l'ADULLACT, avec une formation des agents au
logiciel réalisée par le syndicat. Le premier objectif est la réalisation d'une plate-forme de
test pour l'archivage électronique de la chaîne comptable dématérialisée.
Un investissement important a été mené par les Archives départementales, la DSI et le
service métier pour réaliser le profil d'archivage associé à ce flux. À ce sujet, conscient de
la somme d'efforts que représente la rédaction d'un profil SEDA et de la nécessité de
mutualiser les efforts entre des services qui commencent souvent par archiver les mêmes
flux et donc par rédiger les mêmes profils, le SIAF livrera, avec la version 2.0 du SEDA,
des ossatures de profils génériques pour les principaux flux archivés.

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4. AUTRES COLLECTIVITÉS ET ÉTABLISSEMENTS PUBLICS

I. Département du Calvados

Le département du Calvados a fait le choix de la solution Mnésys de Naoned Systèmes,

qui répond à la fois aux besoins de gestion archivistique, de diffusion et d'archivage
électronique. Sa mise en production, qui a fait l'objet d'une demande de subvention via
l'appel à projet AD-ESSOR, a eu lieu en octobre dernier. Des connecteurs avec les
applications des services versants et les outils d'administration électronique sont encore à
développer.
Le périmètre initial de mise en production (MDPH, marchés publics...) a été restreint aux
actes du Conseil départemental pour correspondre aux objectifs de coût et de calendrier.
Les Archives départementales ont opéré une refonte des procédures de versement
électroniques, en particulier pour ce qui touche aux versements manuels (exemple des
dossiers des renseignements généraux). Mnésys devra être capable de s'interfacer avec
la GED Alfresco choisie par le département pour la gestion des documents bureautiques
en utilisant le SEDA. Un autre chantier réside dans l'archivage des flux de l'APA transitant
par un guichet de téléservice et le logiciel d'aide sociale Solis, grâce à des exports qui ne
sont pas encore prévus.
Sous la responsabilité des Archives départementales, ce SAE est conçu pour accueillir
des archives définitives ou des archives intermédiaires à vocation d'archivage définitif.

II. Département de la Sarthe

Depuis quelques années, le service jouit d'un contexte favorable au niveau décisionnel
pour se lancer dans un projet d'archivage électronique, qui peut être mis en avant au sein
d'une stratégie départementale de gestion du cycle de vie des données, dont il est l'un des
deux volets avec la mise en place d'une GED.
Le périmètre documentaire est d'abord axé sur l'archivage numérique de la production
réglementaire et comptable, puis dans un second temps sur les demandes d'aides
sociales. En effet, en 2008, une plate-forme dématérialisée des marchés publics a été
externalisée auprès d'un prestataire, avec près de 1000 marchés publiés par an.
Concernant le contrôle de légalité dématérialisé, le département propose également une
plate-forme gratuite en direction des collectivités de son ressort, qui a pu permettre la
télétransmission de 30 000 actes en 2014. Le projet de SAE doit sécuriser l'archivage de
ces données, qui a lieu aujourd'hui dans un espace temporaire sur la plate-forme puis
dans les ressources serveur des collectivités.
L'appel à projet AD-ESSOR a permis d'obtenir une subvention pour une étude des
possibilités et des scénarios concernant l'archivage électronique. Une expérimentation

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concrète sera lancée d'ici la fin de l'année. Les flux passeront par une GED reposant sur
un couplage des solutions Sharepoint (Microsoft) et Alfresco.

III. Centre de gestion de l'Oise

Le centre de gestion de l'Oise (CDG60) propose une offre d'archivage électronique

intermédiaire qui s'appuie sur le tiers-archiveur agréé Locarchives. 2 Go sont conservés
depuis la mise en production en juin 2014 pour 17 collectivités adhérentes sur les flux du
contrôle de légalité, de la chaîne comptable et des marchés publics.
L'offre se matérialise par une convention passée entre la collectivité adhérente, qui a
pris une délibération a cet effet, et le centre de gestion, avec une déclaration de dépôt aux
Archives départementales et un contrat passé avec Locarchives. L'archivage est une
mission facultative du centre de gestion, non subventionnée, et donc facturée à la
collectivité en fonction du nombre d'habitants.

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DEUXIÈME PARTIE

JOURNÉE DU 8 AVRIL 2015

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I. Département de la Dordogne

Dans le département de la Dordogne, la réflexion sur la dématérialisation et l'archivage

électronique a débuté en 2006. Une assistance à maîtrise d'ouvrage a permis de mieux
définir les besoins en 2008. C'est en 2011 que le projet OPADE (Outil de Production et
d'Archivage de Documents Électroniques) est véritablement lancé. Son objectif est la mise
en place d'un référentiel transverse de gestion des documents électroniques dans une
GED commune, auquel est associé un profil d'archivage unique. Ce système doit
dialoguer avec les différentes applications métiers. Les flux entrants seront dématérialisés
dans leur ensemble et classés dans des dossiers électroniques sécurisés et dont le cycle
de vie sera maîtrisé.
Un tel système repose donc à la fois sur une GED transverse (suite logicielle Gecco de
GFI) et un SAE (Asalae de l'ADULLACT), ce qui suppose la réalisation de connecteurs
appropriés. Le premier périmètre a été le domaine de la gestion des routes, avec une mise
en production dans Gecco en 2012, puis la DSI, le social et, à terme, l'ensemble des
processus métiers. Sont concernés à la fois les courriers, les courriels, la production
bureautique et les flux émanant des applications métiers.
La GED transverse, qui repose sur une arborescence reprenant les notions de dossier,
sous-dossier et pièce, correspond à un référentiel calqué sur les grands domaines
d'activité du département, avec une répartition à plusieurs niveaux (mission, domaine et
activité). Pour chaque ligne, la durée d'utilité courante, la durée d'utilité administrative, le
sort final et la communicabilité sont mentionnés. Pour stabiliser l'ensemble, les niveaux
supérieurs sont fixés par un comité de pilotage, tandis que les niveaux les plus fins sont
définis par les services métiers. Un profil SEDA unique s'appuie sur ce référentiel, sachant
qu'il est prévu de produire des profils plus spécifiques pour certaines typologies. Le
transfert des dossiers de la GED vers l'instance d'archivage intermédiaire a lieu après
clôture de ceux-ci par le correspondant archives compétent. Une réflexion est en cours sur
la manière d'automatiser le processus et de proposer des critères de tri.
La subvention attribuée dans le cadre de l'appel à projet AD-ESSOR, principalement
utilisée pour l'installation d'Asalae, a donc contribué à la conduite d'un chantier qui a
permis de rationaliser l'organisation des activités, de définir une politique d'archivage et de
gestion de la signature électronique (identification des délégations) et d'accompagner les
utilisateurs dans la dématérialisation.

II. Département de la Loire

En 2014, le département de la Loire a décidé de poser des jalons pour acquérir un SAE
à l'horizon 2016-2017, tout en définissant une stratégie à adopter pour aller vers une offre
mutualisée. Concrètement, la candidature proposée pour la subvention du ministère

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portait sur deux questions : d'une part l'installation d'une plate-forme de test, reposant sur
l'outil Asalae, pour l'archivage des dossiers numérisés de la MDPH issus de la GED
Multigest de l'éditeur Eric Archivage et d'autre part l'étude de l'archivage intermédiaire et
définitif des archives financières (logiciel Grand Angle de l'éditeur CGI). Des tests ont
également été menés pour l'archivage des documents bureautiques issus de la GED
Sharepoint.
Les premières conclusions ont montré que la collectivité devait élargir sa vision sur
l'archivage électronique et gagner en autonomie sur le sujet. Ce constat a mené à la
rédaction d'un cahier des charges pour une assistance à maîtrise d'ouvrage pour la mise
en place d'un SAE avec trois axes :

• sensibilisation commune des archivistes, informaticiens, juristes et services métiers

sur l'état de l'art de l'archivage électronique.

• définition de scénarios envisageables face à plusieurs configurations d'archivage

(données issues d'une GED, d'une application métier ou d'un autre canal).

• aide pour la réalisation d'un cas pratique : archivage d'un grand livre comptable
généré à partir de Grand Angle et réalisation du profil SEDA associé (travail conjoint
avec le département de la Drôme pour qualifier un profil d'export du logiciel lorsque
les données sont apurées).
Ces travaux ont permis de réaliser des avancées concrètes et ouvrent de nouveaux
chantiers autour de la dématérialisation.

III. Projet SAEM (département de la Gironde, Bordeaux Métropole et ville de

Bordeaux)

Le projet SAEM (Système d'Archivage Électronique Mutualisé) est porté par le

département de la Gironde, la ville de Bordeaux et Bordeaux Métropole. Il s'agit de
proposer à terme aux collectivités du département, voire dans un second temps de la
région, une plate-forme mutualisée d'archivage électronique intermédiaire et définitif. La
première phase d'étude et de prototypage s'étant terminée en 2014, le projet entre dans
une phase de développements complémentaires avant une exploitation et une
généralisation du SAE à partir de 2016. Pour réaliser les premières phases, un
groupement de commandes a été créé entre les partenaires, qui s'appuie sur des
délibérations et des conventions de partenariat.
À l'issue de la première phase, le prototype réalisé repose sur trois instances : une
GED-sas de préparation des versements et d'accès pour les producteurs avec des
transactions conformes au SEDA (logiciel Alfresco d'Alfresco Software), une instance
intermédiaire du SAE Asalae et une instance définitive de ce même outil. Le premier
périmètre documentaire concerné réside dans les délibérations, les enregistrements

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vidéos des séances du conseil et les marchés publics, pour lesquels des profils SEDA ont
été réalisés. Le système a été audité par rapport aux normes et à la grille d'évaluation du
SIAF, ce qui a permis de produire un cahier fonctionnel pour la deuxième phase
(développements complémentaires sur les fonctionnalités d'archivage et de pré-
versement).
Le projet SAEM est pensé comme une organisation modulaire qui se fonde sur
différentes briques réutilisables par d'autres services. L'une de ces briques, dont le
développement a été subventionné via l'appel à projets AD-ESSOR, est un module de
gestion des métadonnées de référence fournies aux autres modules. Dans une logique de
non-adhérence par rapport aux applications métiers et au SAE, ce référentiel, basé sur
une ontologie, doit permettre de centraliser un vocabulaire commun qui pourra être
interrogé par tous les éléments de l'écosystème.
Mené dans un mode de développement agile, le projet a débuté par la construction
d'une liste de fonctionnalités lors de plusieurs ateliers et une formation collective aux
technologies du web sémantique et aux identifiants pérennes comme ARK (Archival
Resource Key). Ce module permettra, par exemple, de partager les informations entre
Alfresco et Asalae, sans avoir à ressaisir les mêmes éléments, comme la définition
d'acteurs au sens du SEDA.
Une instance de démonstration existe d'ores et déjà et permet d'importer des thésaurus
(comme celui du SIAF), de les mettre à disposition d'Alfresco, de synchroniser les
modifications d'information d'un côté ou de l'autre, ou encore de récupérer les plans de
classement issus de la GED. En partant du modèle archivistique EAC-CPF, basé sur la
norme ISAAR (CPF), un modèle de description des acteurs a été défini, qui peut être
réutilisé dans Asalae. L'ontologie utilise également le modèle SKOS (Simple Knowledge
Organization System) pour les vocabulaires (créés manuellement par les services métiers
ou importés) et le SEDA pour les métadonnées de gestion archivistique.
La participation à l'appel à projet AD-ESSOR a permis de renforcer l'assise du projet et
sa crédibilité, mais aussi d'échanger avec l'équipe VITAM et le SIAF. Un blog a été lancé
par le SAEM pour communiquer sur l'évolution du projet et partager les développements
qui seront faits.

IV. Département de l'Orne

Le département de l'Orne, qui a commencé à s'engager dans une véritable politique de

dématérialisation et d'archivage électronique, a donné la priorité à la mise à niveau de ses
infrastructures informatiques, notamment en termes de sécurité, avec la création de deux
salles blanches redondantes. Aujourd'hui, il est acté qu'aucun projet de dématérialisation
ne sera mené sans intégrer un volet archivage électronique.
Le projet subventionné par le ministère de la Culture portait sur une assistance à

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maîtrise d'ouvrage, dont on a retiré l'aide à la rédaction d'un cahier des charges pour un
SAE, en partant du principe que la matière existait déjà ailleurs. Devait en résulter une
étude de cadrage définissant la stratégie du département pour l'archivage électronique
intermédiaire de la collectivité et l'archivage définitif des services versants du ressort des
Archives départementales. La question de l'archivage électronique des services
déconcentrés de l’État a donc pu être posée par ce biais.
Sur les pistes de mutualisation de l'archivage électronique dans le ressort du
département, l'étude a permis de faire jaillir plusieurs faits :

• jusqu'à présent, il n'y avait pas de stratégie mutualisée dans le domaine des
nouvelles technologies.

• certains groupements de collectivité ont déjà fait le choix d'une solution d'archivage
électronique.

• les acteurs potentiels pouvant porter la mutualisation en direction des collectivités,

comme le centre de gestion ou l'agence technique départementale, manquent de
moyens pour proposer une solution qu'ils porteraient seuls, surtout qu'ils ne
peuvent préjuger du retour sur investissement.

• les Archives départementales manquent de moyens humains pour cela.

On a donc décidé de se concentrer d'abord sur le périmètre obligatoire du département,
avant de revenir plus tard sur les possibilités de mutualisation. Pour l'heure, une
consultation va être lancée pour acquérir un SAE dans la perspective d'une mise en
production en 2016 pour les actes, la chaîne comptable et les marchés publics.

V. Département de la Seine-et-Marne

Le département de la Seine-et-Marne porte un projet de connecteur entre le Système

d'Information Archivistique (SIA) GAIA et un SAE. Créé à la fin des années 1980, GAIA est
un progiciel issu d'une forte collaboration entre départements, avec un comité des
utilisateurs et des groupes de travail spécifiques, qui est notamment capable d'assurer la
gestion des entrées, la description des archives, la gestion de la salle de lecture, la
recherche ou encore l'accès aux documents numérisés.
Dans une logique d'indépendance, d'interopérabilité et de respect des normes, le projet
de connecteur a été décliné en plusieurs sous-projets :

• module de paramétrage des versements

• module d'échange GAIA-SAE

• module d'import de bordereau SEDA

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• module de gestion du stockage d'archives historiques

• module d'échange avec des SAE

• module de conversion de format

Des liens ont d'ores et déjà été noués avec l'ADULLACT pour un projet de connexion
entre GAIA et Asalae qui repose sur le protocole OAI-PMH pour le moissonnage des
bordereaux de versement, à partir du message d'acquittement qui est le plus complet
(ArchiveTransferRequestReply dans le SEDA). Ces développements seront très
prochainement intégrés dans la dernière version d'Asalae.
Le module de moissonnage pourra potentiellement s'adresser à plusieurs SAE
(intermédiaire, définitif) et applications métiers différents et intégrer des métadonnées
relatives à des flux variés. Le module d'entrée dans GAIA décompose ensuite le
bordereau en autant d'unités de description que nécessaire. L'application du sort final sur
les documents conservés est également répercutée dans le SIA. À terme, le module
assurera des fonctions complètes de pérennisation et implémentera l'ensemble des
transactions du SEDA.

VI. Département de la Drôme

Le département de la Drôme a présenté un projet portant sur trois axes principaux :

• installation d'un SAE

• mise en place des infrastructures

• développement de connecteurs vers les applications

Pour mener ce projet, les Archives départementales ont d'abord créé un groupe de
travail interne qui se réunit régulièrement en relation avec la DSI. Le service, qui possédait
une compétence ancienne en xml, s'est également formé au SEDA. On a aussi mené un
recensement des applications candidates à l'archivage électronique.
Le premier pilote pour l'archivage mis en place a consisté à obtenir un grand livre
comptable par extraction de l'application Grand Angle de GFI sous trois formes (pdf, csv et
xml). Un deuxième axe a été l'archivage des fiches annuelles récapitulatives de la paye
des agents par ordre alphabétique.
Depuis l'appel à projet, le SAE Asalae, qui existait en test depuis 2012, a été mis en
production fin 2014. Les procédures étant entièrement manuelles, il s'agit maintenant de
développer des connecteurs automatisés et d'étendre le champ des flux concernés avec
par exemple les délibérations (dossier de séance avec les minutes des débats) et le
domaine social. La mutualisation avec les autres collectivités est une piste qui est encore
à creuser.

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VII. Départements du Nord et du Pas-de-Calais

Les départements du Nord et du Pas-de-Calais ont fait le constat de problématiques

communes autour de l'archivage électronique et ont initié un partenariat formalisé par des
conventions entre les Conseils départementaux.
Le projet subventionné consiste à passer par une assistance à maîtrise d'ouvrage
commune pour étudier les scénarios d'installation d'un SAE et son périmètre. Ce dernier,
qui est à préciser, porterait en premier lieu sur les archives définitives des services
déconcentrés de l’État et du Conseil départemental, puis sur les archives intermédiaires
du Conseil départemental, et enfin pourrait être étendu à l'archivage intermédiaire et
définitif des communes et EPCI, car aucun acteur n'est capable de porter une offre
d'archivage électronique mutualisée dans le Pas-de-Calais. Cette AMOA est phasée en
deux volets : d'abord l'expression des besoins, puis les préconisations, avec en option la
possibilité d'un accompagnement à l'acquisition d'une solution et à sa mise en œuvre.
La première phase d'expression des besoins est en cours, et prend la forme d'ateliers et
d'entretiens avec les différents services, dans le but de recueillir des informations sur
l'existant et d'établir une synthèse. On a identifié le manque de ressources disponibles, la
faible visibilité sur les données produites et l'importance des cas particuliers ou encore les
interrogations sur le périmètre du SAE. Les flux dématérialisés ont été listés selon
différents enjeux (patrimoniaux, juridiques, stratégiques).
Différentes stratégies de mutualisation ont aussi été proposées, de l'acquisition d'un
logiciel identique à la création d'un SAE commun, en passant par la mutualisation des
infrastructures ou de l'expertise archivistique.

VIII. Département de la Seine-Saint-Denis

Le département de la Seine-Saint-Denis a été subventionné pour deux projets :

• la création d'une instance de GED-SAE intermédiaire reposant sur la solution

Alfresco.

• une assistance à maîtrise d'ouvrage pour un SAE définitif.

Concernant le premier projet, il s'agit de gérer dans Alfresco l'archivage intermédiaire
des flux dématérialisés, et d'abord les actes, en utilisant le module de records
management proposé par l'éditeur. Un premier prototype a été réalisé et permet de
transférer des délibérations dans l'espace d'archivage de la GED sans perte de données
ou de métadonnées, avec un contrôle sur les formats jugés pérennes pour l'archivage
(pdf, xml et zip). En cas d'erreur, un mail de notification est envoyé au records manager

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qui gère la plate-forme. Si au contraire le transfert est accepté, le document est déplacé
dans l'espace d'archivage, tout en restant visible dans l'espace initial, et des métadonnées
de gestion archivistique sont ajoutées.
Ce prototype a montré des limites, notamment en termes d'automatisation des
procédures et de gestion à la fois à la pièce et au dossier. Une deuxième phase de
prototypage, subventionnée par l'appel à projet 2015, permettra de proposer une
conversion de format et un export de documents conforme au SEDA vers un SAE définitif,
ainsi que l'archivage des éléments de traçabilité.
Le deuxième projet porte plus spécifiquement sur l'archivage définitif. Débutée en
janvier 2015, cette étude se divise en 3 prestations :

• étude d'opportunité

• analyse des besoins et livraison du cahier des charges

• accompagnement dans la rédaction du cadre de réponse

Le périmètre porte sur les archives définitives du ressort des Archives départementales.

IX. Ville de Villeneuve-d'Ascq

La ville de Villeneuve-d'Ascq a été subventionnée pour l'acquisition d'une solution

logicielle d'archivage électronique, des formations et un renouvellement des
infrastructures sur deux sites distants. Le service d'archives, en partenariat avec la DSI,
avait, dès avant, commencé à opérer une collecte manuelle de documents sur supports
électroniques (délibérations converties en pdf puis gérées dans le progiciel d'archives).
Désormais les cahiers des charges concernant l'acquisition de logiciels imposent
systématiquement le double respect du SEDA et de la législation CNIL.
Aujourd'hui acquis, le SAE, qui vise à assurer l'archivage intermédiaire et définitif de la
collectivité, va entrer très prochainement en production. La collecte portera d'abord sur les
données d'une application ancienne du CCAS n'existant plus sur support papier (aides
sociales facultatives), mais aussi les dossiers des animateurs de centres de vacances ou
encore les maquettes du service de la communication ou les archives numérisées, l'idée
étant d'avoir un panel représentatif de formats variés. Un travail de sensibilisation des
services est en cours.

X. Centre de gestion du Nord

Le centre de gestion du Nord porte, en partenariat avec le syndicat mixte Somme

Numérique, le projet SESAM (Système Électronique Sécurisé d'Archivage Mutualisé). Fort
de ses archivistes itinérants, le centre de gestion souhaite en effet mener un projet de
SAE s'appuyant sur les outils de dématérialisation et d'administration numérique de

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l'ADULLACT. Le premier périmètre portera sur les flux dématérialisés principaux, à savoir
l'envoi au contrôle de légalité, la chaîne comptable et les marchés publics, avec un
élargissement prévu par la suite. Des interventions manuelles seront possibles à n'importe
quel moment dans la chaîne de versement.
Afin d'être en mesure de déposer une demande d'agrément pour la conservation
externalisée d'archives courantes et intermédiaires sur support numérique auprès du
SIAF, le centre de gestion s'est également lancé dans une mise à niveau de ses
infrastructures. Reposant sur une architecture redondée sur deux sites distants avec un
taux de 99,5 % de disponibilité, celles-ci seront caractérisées par une réplication
synchrone des données pilotée directement par le SAE.
La phase suivante consistera à faire appel à une assistance à maîtrise d'ouvrage pour
une mise en adéquation entre la Politique de Sécurité des Systèmes d'Information (PSSI)
et la Politique d'Archivage (PA). La dernière phase sera l'installation du SAE dans le cadre
d'un groupement de commande avec Somme Numérique, pour une mise en production en
2017.

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CONCLUSION

Ces journées AD-ESSOR, extrêmement riches par leur contenu, ont été l'occasion de
dégager un certain nombre de principes sur la manière dont sont menés les projets de
dématérialisation et d'archivage électronique dans la sphère des collectivités.

La première journée a montré l'importance de la mutualisation dans la mise en place de

SAE. Cette notion est par ailleurs fortement encouragée par le SIAF qui en a fait un critère
essentiel d'attribution de la subvention. Les exemples d'E-Megalis ou de la SPL X-DEMAT
décrivent combien la mise en commun de ressources pour les outils et services
d'archivage électronique a permis d'avancer sur ces sujets et de proposer une solution
aux plus petites collectivités.

S'appuyant sur des solutions logicielles qui ont aujourd'hui atteint un certain niveau de
maturité, plusieurs collectivités sont entrées en production avec un SAE sur un périmètre
et des flux qui étaient dès l'origine bien identifiés. Il paraît primordial d'avancer sur le sujet
de façon pragmatique, en fonction des priorités. Certaines collectivités, comme Brest
Métropole Océane ou les membres du projet SAEM, ont même réalisé des
développements qu'ils se proposent de partager avec l'ensemble de la communauté
archivistique.

Dans tous les cas, il est clair que la participation de ces services à l'appel à projet a
permis de renforcer la collaboration, indispensable, entre les archivistes et les
informaticiens, de donner une visibilité aux questions d'archivage électronique jusqu'aux
plus hauts niveaux décisionnels et, surtout, de prendre du recul pour envisager chaque
projet sur le long terme et de manière à être capable d'articuler les notions d'archivage
intermédiaire et définitif en lien avec les différents outils de gestion de l'information
(application métier, GED, SAE). Une expertise de plus en plus forte s'affirme dans le
réseau sur ces questions qui relèvent largement de problématiques archivistiques, et c'est
là une dynamique que ce genre de manifestation cherche à encourager.

Le SIAF tient à remercier l'ensemble des participants à ces deux journées. Toute
question sur le sujet peut être adressée à :

• Thomas Bernard (thomas.bernard@culture.gouv.fr), chef de projet AD-ESSOR.

• Baptiste Nichele (baptiste.nichele@culture.gouv.fr), chef de projet informatique.

Enfin, chacun peut proposer au SIAF une publication sur son carnet de recherche
intitulé Modernisation et Archives (http://siaf.hypotheses.org/) au sujet d'un projet
d'archivage électronique qui pourrait intéresser l'ensemble de la profession.

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