Ucl Welcome Guide

Guide d'accueil
international
Bienvenue à l’UCLouvain !
Cher·e étudiant·e,
Cher chercheur, chère chercheuse,
Cher·e enseignant·e,
Nous vous souhaitons un agréable séjour en Belgique ainsi

qu’une expérience académique enrichissante et pleine de succès.
Ce guide vise à vous familiariser avec l’ensemble des formalités et
des procédures qui sont requises avant et après votre arrivée en
Belgique mais également à l’approche de votre fin de séjour en
vue de la préparation de votre départ. Vous trouverez des
informations relatives à vos obligations légales, au logement, aux
procédures d’inscription liées à l’université et bien plus. Et, peut-
être plus important, vous trouverez de nombreuses informations
de qualité à propos des nombreux services à votre disposition
pour vous aiguiller durant votre séjour à l’UCLouvain.
Après la lecture de ce guide, s’il vous reste des questions,
n’hésitez pas à visiter notre site internet.
LOUVAIN-LA-NEUVE | BRUXELLES | MONS | TOURNAI | CHARLEROI | NAMUR

Place de l'Université 1, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique
Tél. +32 (0)10/47.21.11 – Fax +32 (0)10/47.29.99 – www.uclouvain.be
Table des matières
Informations administratives
Immigration/visa 1
Permis de travail 2-3 Comptes en banque 4
Sécurité sociale 5
Soins de santé 6
Allocations 7 10
5
Impôts et TVA 8
Chômage 9 Pension 10
Informations pratiques
Logement 11-12
Budget 13-14
Se déplacer 15-16
Conduire 17-18
Services postaux 19
Téléphone/Internet20
Banques/Paiements21 Enfants/Ecoles Electricité/TV 24

22-23
Tabac 25
Gestion des déchets26 Santé 27
Urgences 28
Religions 29

Table des matières
Vie universitaire
Calendrier académ.30 Cours de langue 31

Internet/wifi 32
Bibliothèques 33
Sport 34
Culture 35
Restaurants univ. 36 Animation 37

Aide 38
Handicap 39
Spiritualité 40
Assurances 41
Propriété intellect.42 Numéros d'urgence43
À votre arrivée
Trouver un logem. S'inscrire 46-47

Signer un contrat 48
44-45
Commune 49
Ouvrir un compte 50 Examen médical 51
49
Mutuelle 52

49
53

1
Immigration et visa
Pour les étudiant·es, chercheur·euse·s et enseignant·e·s dont le séjour est de

plus de trois mois :
Si vous êtes citoyen·ne de l’Union européenne, d’Islande, du Liechtenstein, de

Monaco, de Norvège ou de Suisse, vous n’avez pas besoin de visa.
Si vous êtes citoyen·ne de tout autre pays, vous devez demander un visa
auprès de l’ambassade ou du consulat de Belgique se situant dans votre pays
de résidence le plus rapidement possible.
Dans tous les cas, et ce peu importe leur nationalité, les personnes séjournant
plus de trois mois en Belgique doivent s’enregistrer dans la commune dans
laquelle elles séjournent dans les 8 jours après leur arrivée en Belgique.
Cet enregistrement est valable pour une période d’un an (cinq ans pour les
ressortissant·e·s de l'UE). Un renouvellement doit être réalisé un mois avant
l’expiration pour toute personne souhaitant prolonger sa période de séjour (les
détails concernant cette démarche se trouvent dans la section « A votre arrivée »).
Les chercheur·euse·s et les enseignant·e·s employé·e·s par l’UCLouvain doivent
dans certains cas disposer d’un permis de travail belge (voir « Permis de travail »
plus bas).
Plus d’informations sont disponibles auprès de l’ambassade et/ou du consulat

belge du pays de résidence actuel. Mais aussi à l’Office des étrangers et sur le site
du Ministère des affaires étrangères de Belgique .

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2
Permis de travail
Pour les étudiant·e·s :

De manière générale, les étudiant·e·s ne doivent pas obtenir de permis de travail.
Cependant, il existe deux exceptions pour les étudiant·e·s non-européen·ne·s : ceux et
celles qui désirent travailler (jobistes) peuvent le faire à condition de disposer d’un titre
de séjour valable en Belgique.
Plus d’informations sont disponibles sur la page « Etudiants étrangers » du Service
public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale, sur le portail fédéral « Student at
Work » et auprès du Service Jobs UCLouvain.
Pour les chercheur·euse·s et enseignant·e·s:
Les citoyen·ne·s d’un pays membre de l’Espace économique européen (EEE)* ou les
chercheur·euse·s ou enseignant·e·s venant en Belgique par le biais d’une
convention d’accueil (et qui par conséquent possèdent un visa scientifique), ne
doivent pas obtenir un permis unique**
Les citoyen·ne·s de tout autre pays doivent obtenir un permis unique avant leur
arrivée en Belgique. L'Administration des ressources humaines de l'UCLouvain
(contact Edith Serville) est responsable de la soumission des demandes auprès des
autorités belges compétentes. La procédure pour l’obtention d’un permis ainsi que
la durée de celle-ci peuvent varier en fonction du statut de chaque demandeur. Les
résidents étrangers doivent réaliser leur demande de visa auprès de l'ambassade
ou du consulat belge se situant dans leur pays d’origine. L’obtention du visa est
basée – parmi d’autres critères – sur la nature du séjour et, dans le cas d’un séjour
de travail, sur la possession préalable d’un permis unique**

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3
Permis de travail
(*) Donc : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Danemark, Espagne, Estonie,
Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie,
Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République Tchèque,
Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie, Suède, Suisse.
Si l'autorisation de travail et l'autorisation de séjour sont accordées, le demandeur recevra
un document unique attestant qu'il est autorisé à séjourner plus de 90 jours en Belgique
pour y travailler.
(**) Le "permis unique" fait référence à la mise en application d'une directive de l'Union
Européenne qui vise à octroyer aux ressortissants de pays non-membres de l’Espace
économique européen (EEE) une autorisation de travail et de séjour de manière
simultanée, via une demande unique. Ces ressortissants, s’ils souhaitent travailler en
Belgique plus de 90 jours, doivent introduire auprès de la Région compétente, par le biais
de son employeur, une demande unique valant demande d'autorisation de travail ET
demande d'autorisation de séjour. En Belgique, l'Office des étrangers et les Régions traitent
les demandes de manière conjointe : l'Office des étrangers traite les demandes
d'autorisation de séjour et les Régions traitent les demandes d'autorisation de travail.
Si l'autorisation de travail et l'autorisation de séjour sont accordées, le demandeur recevra
un document unique attestant qu'il est autorisé à séjourner plus de 90 jours en Belgique
pour y travailler.
Des dispenses à ce "permis unique" sont prévues et sont principalement dues à la durée du
séjour et le type fonction qu’exercera la personne.
Les permis uniques sont valides pour une période d’une année maximum et doivent être
renouvelés à chaque échéance.

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4
Comptes en banque
S'ils/elles restent plus de trois mois, tou·te·s les étudiant·e·s, chercheur·euse·s et

enseignant·e·s sont invité·e·s ouvrir un compte en banque aussi vite que possible
après leur arrivée.
Dans les faits, avant de quitter le pays de résidence, il faut demander à sa banque si
elle possède un homologue local en Belgique, lequel pourrait être plus avantageux.
Le délai d’ouverture d’un compte pouvant prendre plusieurs jours, il est recommandé
d’arriver sur place avec les fonds nécessaires en cash pour couvrir les premiers
besoins.
Voir notre rubrique "ouvrir un compte en banque" page 50

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5
Sécurité sociale
Les étudiant·e·s qui ne sont pas des doctorant·e·s subventionné·e·s ne doivent

pas payer de contribution à la sécurité sociale belge mais doivent tout de même
prendre certaines dispositions afin de se faire rembourser d’éventuels soins de santé.
Les doctorant·e·s subventionné·e·s ainsi que les chercheur·euse·s et les
enseignant·e·s possédant un contrat de travail doivent contribuer à la sécurité
sociale. Ces contributions sont directement déduites à la source et payées à l’Office
national de sécurité sociale (ONSS). Ces contributions fournissent une couverture de
sécurité sociale totale, ou une couverture partielle (non compris la couverture
chômage et la pension), dépendant de la nationalité.
Les différents éléments couverts par le système de sécurité sociale incluent :
les assurances santé et invalidité obligatoires, pour le secteur de la santé ;

les assurances santé et invalidité obligatoires, pour le secteur marchand ;
les allocations familiales ;
les allocations de retraite et la pension de survie ;
l’assurance chômage ;
les congés annuels (pour les travailleurs manuels) ;
l’assurance contre les accidents du travail ;
l’assurance contre les maladies professionnelles.

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6
Soins de santé
Les étudiant·e·s, chercheur·euse·s et enseignant·e·s qui sont citoyen·ne·s de l’Union

européenne, de l’Islande, du Liechtenstein, de la Norvège ou de la Suisse, doivent
se procurer la carte européenne d’assurance maladie (CEAM). Cette carte est
gratuite et donne accès aux mêmes structures de soins publiques (ex : docteurs,
pharmacies, hôpitaux, centres de traitement) que pour les résidents belges. Les
frais liés aux soins médicaux sont remboursés par le pays d’origine soit directement
soit après le retour au pays (cela dépend du pays). Toutefois, les ressortissant·e·s de
l’Union européenne peuvent s’affilier à une mutuelle belge s’ils/elles le désirent
(voir ci-dessous) afin de bénéficier de tous les services disponibles (par exemple, la
garde d’enfants à domicile).
Les étudiant·e·s, chercheur·euse·s et enseignant·e·s qui sont citoyen·ne·s de tout

autre pays doivent s’affilier à une mutuelle (régime d’assurance maladie) dès que
possible après leur arrivée. Les mutuelles remboursent les frais médicaux
(totalement ou partiellement, en fonction des services délivrés) et certains
médicaments. Différentes mutuelles existent – socialistes, chrétiennes, libérales et
indépendantes – chacune d’entre elles pouvant être choisie librement. Des
assurances maladies complémentaires (non-obligatoires), qui couvrent une partie
ou l’ensemble des frais non remboursés par les assurances maladie, sont
également disponibles.
Les étudiant·e·s internationaux·ales et certains professeurs invités (par exemple,

ceux participants aux missions d’enseignement du programme Erasmus+) doivent,
dans la plupart des cas, démontrer qu’ils/elles sont couvert·e·s par une
assurance de santé internationale.
Les visiteurs internationaux qui restent en Belgique pour une période de moins de
trois mois ne peuvent pas s’affilier à un régime d’assurance maladie belge.
Voir notre rubrique "souscrire à une mutuelle" page 52

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7
Allocations familiales
Les étudiant·e·s en bachelier, en master et les assistant·e·s chercheur·euse·s non

subventionné·e·s inscrit·e·s à un programme d’étude et âgé·e·s de moins de 25 ans
recevront de la part du Service d’aide aux étudiant·e·s de l’UCLouvain un certificat à
transmettre à la caisse d’allocations familiales de leurs parents.
Les doctorant·e·s subventionné·e·s ainsi que les chercheur·euse·s et les
enseignant·e·s, qui possèdent un contrat de travail sont éligibles aux allocations
familiales.
Cinq types d’allocations sont offerts par le système de prestations :
allocation de naissance ;
prime d’adoption ;
allocation familiale de base ;
allocation d’orphelin;
allocation familiale supplémentaire.
La demande pour l’obtention d’une allocation familiale, qu’elle soit faite pour une
personne employée ou à la suite de la naissance du premier enfant, doit être soumise
par l’employeur en utilisant le formulaire standard de demande disponible auprès de
l'Administration des ressources humaines.

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8
Impôts sur le revenu
et TVA
Les étudiant·e·s et les boursier·e·s (doctorant·e·s et les chercheur·euse·s
postdoctoraux) ne sont pas assujettis à l’impôt en tant qu’individu sauf dans le
cas où ils touchent plus qu’un certain montant : voir le site web Studentatwork.be.
Seuls les doctorant·e·s et les chercheur·euse·s postdoctoraux non boursier·e·s
recevront un formulaire de déclaration d’impôt.
Les doctorant·e·s non subventionnés, ainsi que les chercheur·euse·s et les
enseignant·e·s, qui possèdent un contrat de travail doivent compléter une déclaration
de revenus individuelle si, le 1er janvier de l’année d’imposition en question, ils/elles :
sont inclu·e·s dans le Registre National ;

possèdent leur domicile ou centre d’intérêt financier en Belgique ;
ne sont pas exempté·e·s de l’exigence de soumettre une déclaration de revenus.
Les déclarations de revenus individuelles doivent être soumises chaque année au
département tel que spécifié dans le formulaire de déclaration.
En Belgique, le taux normal de TVA est de 21%. Cependant, des taux inférieurs à 6% et
12% sont appliqués pour certaines catégories de biens et services.

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9
Allocations de
chômage
Après avoir terminé leurs études, tous les étudiant·e·s sont invité·e·s à consulter le site
web de la Sécurité Sociale Belge afin de voir s’ils sont éligibles ou non aux allocations
de chômage en Belgique.
En règle générale, les doctorant·e·s subventionné·e·s ainsi que les
chercheur·euse·s salarié·e·s et les enseignant·e·s ne peuvent prétendre aux
allocations de chômage que s’ils/elles résident légalement en Belgique à la fin
de leur contrat de travail.
Une fois que leur permis de résidence a été prolongé et qu’ils/elles ont obtenu un
formulaire C4 du Service du Personnel, ils/elles peuvent se rendre à l’Office National
de l’Emploi (ONEM) et demander l’accès aux allocations de chômage.
En plus de la nécessité d’obtenir la prolongation de leur permis de résidence, ils/elles
doivent également prouver qu’ils/elles satisfont à d’autres conditions avant de
pouvoir prétendre à ces allocations de chômage. Ces conditions incluent notamment
le fait d’avoir travaillé un certain nombre de jours durant la période de résidence, le
nombre exact étant fonction de l’âge.
(*) La couverture chômage ne peut s’appliquer qu’aux ressortissants de l’Union
européennes et qu’aux ressortissants de l’Algérie, Argentine, Australie, Brésil, Canada et
Québec, Chili, Islande, Inde, Israël, Japon, Kosovo, Liechtenstein, Macédoine, Monténégro,
Moldavie, Maroc, Norvège, les Philippines, la République Démocratique du Congo, Saint-
Marin, Corée du Sud, Suisse, Tunisie, Turquie, les Etats-Unis d’Amérique, Uruguay et les
Etats indépendants de l’ex-Yougoslavie.

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10
Pension
Les doctorant·e·s subventionné·e·s, les chercheur·euse·s et les enseignant·e·s

accumulent leurs droits de pension ou droits de retraite en fonction de leurs
cotisations à la sécurité sociale qui sont déduites directement de leur subvention
ou salaire. Ce qu’il advient de leur pension belge une fois que leur recherche en
Belgique se termine dépend de ce qu’ils font après.
Les personnes qui déménagent dans un pays de l’Espace Economique

Européen et qui prennent leur retraite dans ce pays bénéficieront de leur
pension belge exportée conformément au Règlement européen 1408/71. Selon ce
règlement (qui s’applique également aux non-ressortissants de l’EEE depuis que le
Règlement européen 859/2003 est d’application), chaque Etat membre où la
personne a versé des cotisations de sécurité sociale pour une période d’au moins
un an, doit verser une pension graduée (basée sur la durée du service)
correspondant à l’entièreté de la période de contribution dans le pays de retraite de
la personne. Une pension n’est versée qu’à partir du moment où l’âge officiel de la
pension du pays qui verse la pension est atteint. Dans le cas de la Belgique, il est de
65 ans.
Les personnes pensionnées dans un pays en dehors de l’Espace Economique

Européen peuvent voir leur pension belge exportée seulement si elles sont
ressortissantes de l’Espace Economique Européen ou d’un pays avec lequel la
Belgique dispose d’un accord bilatéral de sécurité sociale (Algérie, Argentine,
Australie, Brésil, Canada et Québec, Chili, Croatie, Islande, Inde, Israël, Japon,
Kosovo, Liechtenstein, Macédoine, Monténégro, Moldavie, Maroc, Norvège, les
Philippines, la République Démocratique du Congo, Saint-Marin, Corée du Sud,
Suisse, Tunisie, Turquie, les Etats-Unis d’Amérique, Uruguay et les Etats
indépendants de l’ex-Yougoslavie). Celles qui ne sont pas ressortissant·e·s de ces
pays ne seront éligibles à une pension belge que si elles restent en Europe.

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49
53

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11
Logement
1. Pour les étudiant·e·s :
Le Service des logements de l’UCLouvain. Il offre 5 725 biens universitaires

(chambres en appartements partagés, studios, appartements, et appartements
familiaux) sur les campus de Louvain-la-Neuve, de Bruxelles-Woluwe et de Mons,
principalement à l’usage des étudiant·e·s ;
 Les agences immobilières ;
 Les propriétaires privés louant des chambres ou appartements ;
 Les listes de location sur les site web student.be et kots.be ;
 L’application « Findaroom » sur Facebook, régulièrement mise à jour (entrer «
Findaroom » dans le moteur de recherche Facebook).
Pour ceux et celles qui arrivent à Louvain-la-Neuve sans avoir préalablement réservé
de logement, il est conseillé de réserver un logement provisoire (hôtels, maisons
d’accueil, auberges de jeunesse, etc.). Des solutions vous sont présentées sur la page
"Alternatives aux logements UCLouvain". Une solution conseillée est l'auberge de
jeunesse Kaleo de Louvain-la-Neuve.
Pour les étudiant·e·s, la plupart des logements qui sont gérés par l’université ou qui
sont mis à disposition par des compagnies privées sont des appartements partagés :
les étudiant·e·s disposent de leur propre chambre mais partagent une cuisine, un
salon, une salle de bain et des toilettes avec les autres locataires. Les chambres sont
meublées (lavabo, lit, matelas, chaise, bureau, garde-robe et bibliothèque). Les
locataires doivent fournir leur literie et vaisselle.
Les studios et les appartements comprennent généralement une pièce avec la cuisine
et une pièce séparée avec la salle de bain et la toilette. Certains appartements sont
disponibles pour les familles ; ils comprennent entre une et trois et chambres. Le coût
de la location dépend du type de logement et du nombre de chambres: il varier de
295 € à 990 € par mois.

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12
Logement
L’UCLouvain a également créé un concept unique d’appartements partagés autour de

projets communément appelés des « kots à projet ». Ils impliquent que les
étudiant·e·s travaillent ensemble à la réalisation d’un projet social, culturel ou sportif.
Les étudiant·e·s souffrant d’un handicap peuvent bénéficier d’un logement adapté au
travers notamment de deux options : un appartement partagé ou un appartement
individuel. De plus, certain·e·s étudiant·e·s ne souffrant pas d’un handicap sont
désireux·euses de partager un logement avec des étudiant·e·s souffrant d’un
handicap.
Les logements UCLouvain font l’objet d’une forte demande et il est donc recommandé
aux étudiant·e·s de réserver leur logement le plus tôt possible en prenant contact
avec le Service des logements. Des listes de logements privés y sont également
disponibles pour les différents campus universitaires.
2. Solutions pour chercheur·euse·s et enseignant·e·s (y compris doctorant·e·s,

assistant·e·s, collaborateurs·trices scientifiques, stagiaires) :
A Louvain-la-Neuve, le Service des logements propose une liste des logements privés
de courte et longue durée ainsi que des agences immobilières.
Les logements peuvent également être trouvés via des sites internet comme:
Immoweb
Immovlan
Logic-immo
SabbaticalHomes
Voir aussi notre rubrique "trouver votre logement" pages 44-45.

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13
Budget et coût
de la vie
La planification d’un budget dépend naturellement de chaque situation. De manière
générale, une personne célibataire devrait planifier un budget annuel
d’approximativement 13 200 € . Les familles et les ménages doivent prendre en
compte un budget additionnel d’au moins 3 500 € pour chaque personne
supplémentaire.
Les dépenses liées au logement sont les plus importantes. Le loyer mensuel moyen
pour un logement UCLouvain (une chambre) est de 295 €. Le loyer mensuel moyen
pour un appartement privé d’une chambre est de 600 à 800 € et de 750 à 900 € pour
un appartement privé de deux chambres.
Les autres coûts dépendent notamment du style de vie et de l’utilisation ou non de
certains services universitaires (restaurants universitaires, certains services liés aux
bibliothèques, installations sportives, etc.).
Pour les étudiant·e·s, une proportion importante de ces coûts est à prévoir dès
septembre : frais d’inscription à l’université, primes d’assurance maladie, coûts liés au
cours et syllabus, premier loyer, garantie locative et premiers coûts liés au logement.
Ainsi, en septembre un minimum de 2 500 € (hors frais d’inscription) est à prévoir. Par
la suite, les étudiant·e·s doivent anticiper les loyers mensuels et les dépenses liées à la
vie quotidienne.

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14
Budget et coût
de la vie
Échantillon de prix d’articles du quotidien :
Ticket de train de Bruxelles à Louvain-la-Neuve : 5,50 €

Journal quotidien : 2 €
Ticket de cinéma : 8 €
Plat du jour dans un restaurant (non-universitaire) : 10 – 13 €
Sandwich : 3,5 €
Pain (800 grammes) : 2,10 €
250 g de chocolat : 6 €
1 kg de pommes : 1,50 – 2,50 €
Un litre de lait : 0,60 – 1 €
Un paquet de café moulu (250 g) : 4 – 5 €
Plat du jour dans un restaurant universitaire : 3,35 (étudiant·e) - 5,25 €
(personnel)
Emploi rémunéré et statut étudiant
L’occupation d’un emploi rémunéré ou d’un job étudiant est soumise à une
réglementation très stricte (un permis de travail est obligatoire pour les étudiant·e·s
qui ne viennent pas d'Union européenne). Cette réglementation n’autorise pas les
étudiant·e·s à financer leurs études uniquement par le biais de jobs étudiants. Plus
d’informations sont disponibles sur le site web fédéral « Studentatwork ».

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15
Se déplacer en
Belgique
Les transports publics
La Société nationale des chemins de fer belges offre des réductions aux
personnes âgées de moins de 26 ans. Les enfants de moins de 6 ans voyagent
gratuitement (jusqu’à quatre par adulte accompagnant), ceux qui sont âgés de 6 à
11 ans voyagent à tarif réduit de moitié. D’autres réductions et « pass » sont
disponibles, tels que le Railpass qui permet dix voyages en Belgique dans un délai
d’une année, et le Benelux pass, qui permet de voyager de manière illimitée
pendant cinq jours dans un délai d’un mois à compter de l’achat, et ce en Belgique,
au Luxembourg et aux Pays-Bas. Attention, le Eurail Benelux Pass est destiné
uniquement aux résident·e·s non-européen·nes; le Interrail Benelux Pass est quant
à lui uniquement valide pour les résident·e·s européen·nes.
Le TEC est le service régional des bus en Wallonie. De Lijn est le service régional des
bus en Flandre. Les deux sociétés offrent également des services de transport en
direction de Bruxelles, au départ de Bruxelles et à Bruxelles. De Lijn exploite
également des trams, notamment le Kusttram ) qui fonctionne le long de la côte
belge.
Pour les transports publics à Bruxelles (métro, bus et tram), nous vous
conseillons de consulter le site de la Société des transports intercommunaux de
Bruxelles (STIB) ainsi que les informations sur la carte MOBIB liée au système de
transport public de Bruxelles, laquelle peut également être chargée avec des tickets
pour les chemins fer belges, le TEC ou De Lijn. Les passagers doivent indiquer leur
désir de monter à bord des bus et des trams en le signalant directement au
chauffeur via un signe de la main, sans quoi il pourrait ne pas s’arrêter.

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16
Se déplacer en
Belgique
En taxi
Toutes les grandes villes disposent de services de taxi, mais ils sont relativement
coûteux. Ils peuvent rarement être appelés en rue. Utiliser plutôt les stations de taxi
situées à des endroits stratégiques, par exemple près des places centrales ou des
gares de train. Ils peuvent également être réservés par téléphone ou en ligne. Comme
les tarifs incluent le service, le pourboire n’est pas nécessaire. Cependant, arrondir la
somme est une pratique fréquente.
Les compagnies de taxi
À Bruxelles
 Taxis Bleus
 Taxis Verts
 Autolux
À Ottignies-Louvain-la-Neuve
 Taxis Blancs
Uber est également disponible en Belgique.
En vélo
De manière générale, les déplacements en vélo se développent bien en Belgique. Le

réseau de pistes et chemins cyclables s'étend continuellement.
Les cyclistes doivent connaître le code de la route (voir à ce propos le guide de notre
université sœur la KULeuven). La priorité de droite s'applique systématiquement.
Le matériel et l’équipement peuvent être loués dans la plupart des villes et gares à un
prix raisonnable. Il existe également des plateformes automatisées de partage de
vélos comme le réseau à échelle nationale Blue Bike, Villo ! à Bruxelles, La Bia Velo à
Namur et Velo Antwerpen à Anvers. Les cyclistes peuvent également charger leur vélo
dans le train ou louer un vélo en achetant leur billet de train.

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17
Conduire en Belgique
La Belgique possède un réseau d’autoroutes non payantes (sauf pour les poids
lourds) très dense. Les conditions routières sont excellentes, les stations-services
abondantes. Les embouteillages à Bruxelles peuvent être importants. Certains
panneaux peuvent être imprécis et parfois même absents sur les réseaux
secondaires. Les panneaux routiers sont en flamand en Flandre et en français en
Wallonie.
L’âge minimum pour louer un véhicule est de 21 ans ; une année d’expérience de
conduite et une carte de crédit sont requises. Toutes les grandes agences de location
de véhicule sont présentes aux aéroports et à proximité des grandes gares de train
mais également au cœur des villes. C’est le cas de Avis, Budget, Europcar, Hertz, etc.
Permis de conduire
Les conducteur·trices doivent posséder un permis de conduire valide et le porter sur

eux à chaque déplacement. L’âge minimum pour pouvoir posséder le permis de
conduire est de 18 ans.
Les permis qui ont été émis par un pays membre de l’Union Européenne ou de
l’Espace Economique Européen sont reconnus et valables au sein de l’UE.
Certains permis émis par des pays non membres de l’UE ou de l’EEE peuvent être
valables pour de courts séjours d’une période maximale de trois mois ; d’autres
peuvent être valables pour une période maximale de six mois mais uniquement en
conjonction avec l’octroi d’un permis de conduire international par les associations
nationales de l’automobile (pour les exigences spécifiques à chaque pays, voir avec
l’ambassade ou le consulat en Belgique). Pour les séjours plus longs, les permis émis
par des pays non membres de l’UE ou de l’EEE mais qui possèdent un accord
d’échange de permis avec la Belgique peuvent être échangés pour un permis de
conduire belge lors de l’inscription à la commune de résidence.

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18
Conduire en Belgique
Précisons encore qu’un permis de conduire belge s’obtient en réussissant un test

théorique puis un test pratique; il est possible de bénéficier d’un·e interprète lors du
passage du test théorique.
Code de la route
La circulation se fait à droite de la route. La vitesse est limitée à 50 km/h dans les
zones urbaines. Sur les autoroutes, elle est limitée à 120 km/h et sur les autres routes
nationales à 90 km/h. Sauf dans le cas où la signalisation indique le contraire, la
priorité de droite est strictement appliquée. Les bus et les trams ont toujours la
priorité.
L’assurance responsabilité civile est obligatoire et l’assurance tous risques est
hautement recommandée. Le port de la ceinture est obligatoire. Les enfants âgés de
moins de 12 ans ne peuvent pas s’asseoir à l’avant de la voiture si des sièges à l’arrière
sont disponibles. L'alcool au volant est sévèrement puni par la loi. L’utilisation des
téléphones portables lors de la conduite doit se faire obligatoirement avec un kit
mains libres.
Les motards et leurs passagers doivent porter des gants, une veste à manches
longues, un pantalon long et des bottes qui protègent les chevilles. Les enfants âgés
de moins de 3 ans ne sont pas autorisés sur les motos. Les enfants âgés entre 3 ans
et 8 ans peuvent être passagers uniquement sur des motos de maximum 125cc et
doivent être assis sur un siège spécial enfant.
Des informations plus complètes sont disponibles dans le Code de la route belge et
dans de nombreux guides en ligne.

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19
Services postaux
Le service postal belge s’appelle Bpost. Il dispose de nombreux bureaux de poste

ouverts du lundi au vendredi de 8h30 ou 9h à 16h ou 17h. Certains sont également
ouverts en soirée les vendredis et en matinée les samedis.
De plus en plus de commerces (supermarchés et libraires en particulier) offrent
également des services postaux.
Les boîtes aux lettres publiques sont rouges.

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20
Téléphone et Internet
Il existe trois opérateurs téléphoniques en Belgique :
Proximus
Orange
Telenet-Base
Chacun offre un vaste choix de packages et services. Les tarifs et conditions doivent
être comparés avant de souscrire un abonnement contractuel, lequel peut s’obtenir
en se déplaçant au magasin le plus proche de l’entreprise avec présentation de :
- sa carte d’identité (ou passeport) ;
- une preuve de l’adresse de résidence (facture, contrat de location, relevé bancaire
indiquant l’adresse) ;
- le numéro du compte en banque IBAN.
Les offres mobiles peuvent se faire par un abonnement fixe, à la consommation ou
par carte rechargeable.
De nombreuses entreprises offrent la possibilité de souscrire à une ligne fixe soit de
manière individuelle, soit au travers d’une offre plus large incluant d’autres services
internet, télévision et/ou mobile :
Proximus
Telenet
VOO
Scarlet
Dommel
Billi
Cybernet
EDP Net
SFR Belgique
TV From Home

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21
Banques et paiements
Plusieurs banques possèdent des agences sur les campus universitaires de

l'UCLouvain. Les agences sont généralement ouvertes de 9h à 15h en semaine et
possèdent des distributeurs à billets accessibles 24h/24h :
BNP Paribas Fortis

ING
CBC
KBC
Belfius
Beobank
Argenta
Deutsche Bank
Les paiements par carte sont très développés en Belgique. Ils peuvent presque
toujours être utilisés, sauf dans de rare exceptions, même pour des montants
minimes. Acquérir une carte de paiement est donc nécessaire.
Les paiements par chèque ne sont plus possibles en Belgique.
Les agences Western Union sont également présentes en Belgique, y compris à
Louvain-la-Neuve.

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22
Garde d’enfants et
écoles
Garde d'enfants
Au sein de la Communauté française de Belgique, l’Office de la Naissance et de

l’Enfance est responsable de l’organisation des gardes d’enfants pour les enfants âgés
de 3 ans et moins.
Il existe de nombreux types de garderie, mais leur nombre est limité. Les parents
doivent prendre le temps de rechercher la garderie adéquate à leurs besoins. Dans la
pratique, inscrire un enfant à une garderie peut se faire dès le début du quatrième
mois de la grossesse.
Le coût de la garde d’enfant varie en fonction du type de garderie mais tous les coûts
liés à ces gardes sont déductibles des impôts. Une garderie subsidiée par l’Office de la
Naissance et de l’Enfance offrira des tarifs proportionnels aux revenus des parents, ce
qui n’est pas le cas des autres garderies qui fixeront leurs propres tarifs. Plus
d’informations sur les garderies en communauté française peuvent être trouvées sur
le site web de l’ONE .
L’UCLouvain possède deux crèches, toutes deux situées à Louvain-la-Neuve :
Pomme d’Happy qui accueille 24 enfants (tél: 00 (32) (0) 10 47 93 35)

Le P’tit Matelot (tél : 00 32 (0) 10 47 88 67) qui accueille les enfants dans le cas de
situations inattendues, si le parent a besoin de quelqu’un pour surveiller l’enfant
durant quelques heures, ou si une garderie est requise à une date régulière ou
pour des périodes plus étendues.
Ecoles
L’enseignement obligatoire, qui s’applique de 6 ans à 18 ans, est gratuit en Belgique.

Le choix de l’institution scolaire est laissé aux parents. Il existe de nombreux types
d’écoles secondaires : collèges, instituts, lycées, athénées, etc.

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23
Garde d’enfants et
écoles
L’éducation est organisée selon le schéma suivant :
Le cycle fondamental : l’école maternelle débute à l’âge de 2 ans et demi et se

poursuit pendant trois ans ; l’école primaire débute à l’âge de 6 ans et continue
pendant six années.
 Le cycle secondaire : il dure 6 ans divisés en deux cycles de trois ans.
Il existe deux réseaux d’enseignement subventionné : le réseau officiel (écoles
publiques) et le réseau de l’enseignement libre (les écoles affiliées, qu’elles soient
religieuses ou non religieuses). Le coût de la participation est limité aux seules
dépenses liées à l’école telles que l’achat des livres scolaires, les photocopies et les
sorties régulières. Pour plus de détails (et une liste des écoles régionales), visitez le
site web enseignement.be.
Un troisième réseau est le réseau privé non subventionné par le gouvernement. Il
implique dès lors le paiement de frais d’inscriptions. Pour les Ecoles européennes,
voir le site web Schola Europaea. Une liste des écoles internationales en Belgique est
disponible sur le site de l’Educational Collaborative for International Schools.
Louvain-la-Neuve héberge de nombreuses écoles primaires et secondaires faisant
partie des deux réseaux d’enseignement subventionné. Ces écoles et leurs
informations de contact sont disponibles sur le site web officiel de la commune
d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, et dans le « Guide des commerces et services de
Louvain-la-Neuve », qui est disponible au Service d’aide aux étudiant·e·s de
l’UCLouvain (« Le Point de repère ») et au comptoir d’Inforville dans la galerie de la
gare de Louvain-la-Neuve.
Pour les autres communes, veuillez-vous référer à leur site web.

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24
Consommation de
tabac
Fumer est interdit dans tous les bâtiments publics de Belgique, y compris à
l’intérieur des bâtiments universitaires, des logements étudiant·e·s, des bars et
restaurants (cependant il peut exister des espaces fumeurs distincts sous certaines
conditions), de même que dans les centres commerciaux, les transports publics et les
taxis.
En résumé, on ne peut en principe fumer qu’à l’extérieur.
Fumer dans un lieu public qui n'est pas en plein air est une infraction pénale sujette à
sanctions.

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25
Electricité et télévision
Electricité
Le courant électrique est de 220 volts AC et les prises de courant standards

possèdent deux broches rondes.
Suite à la récente libéralisation du marché de l’électricité, le nombre de fournisseurs
d’électricité s’est agrandi et l’utilisation de comparateurs des prix est conseillée.
Télévision
Près de 95% des ménages belges possèdent la télévision câblée. Les opérateurs
principaux de ce réseau câblé en région bruxelloise et wallonne sont :
Proximus
VOO
Telenet
Scarlet
Orange
Ces opérateurs proposent de nombreuses offres qui incluent la télévision, internet, la
ligne fixe et/ou les services mobiles. Il n’existe pas de chaînes de télévision nationales
en Belgique. Les deux réseaux publics principaux sont la RTBF pour la communauté
francophone (Wallonie et Bruxelles) et la VRT pour la communauté flamande (Flandre
et Bruxelles). La plupart des opérateurs et plateformes de distribution en Belgique
offrent également l’accès à des chaînes d’autres pays européens y compris des Pays-
Bas, d’Allemagne, de France, du Royaume-Uni, et d’Italie (NPO 1, NPO 2, NPO 3, ARD,
ZDF, BBC One, BBC Two, BBC World News, BBC Entertainment, TF1, France 2,
France 3, Rai 1).
Les chaînes de la RTBF incluent La Une, La Deux et La Trois. Le groupe privé RTL
Group fournit les chaînes de langue française RTL-TVI, Club RTL et Plug RTL. La Une
et RTL-TVI sont les chaînes de télévision principales fournissant de l’information à un
niveau local et national au travers notamment de leurs journaux télévisés.

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Gestion des déchets
Le recyclage est important en Belgique. Les déchets sont triés à la source – en

d’autres mots, à la maison – avec l’aide de sacs aux couleurs spécifiques qui doivent
être achetés dans les supermarchés locaux. Il existe également des bennes aux
couleurs similaires (cela dépend du logement). Les déchets sont ensuite collectés par
des équipes d’éboueurs en fonction d’un calendrier spécifique.
Les trois catégories de base des déchets sont :
Papier et carton
Plastique, métal, cartons doublés d’aluminium (carton de lait, conserves…) (souvent
dans des sacs bleus)
Les déchets non recyclables (souvent dans des sacs blancs)
Les verres recyclables doivent être déposés dans une des nombreuses bulles à verre
collectant les verres transparents et les verres colorés. Se renseigner auprès de sa
commune pour connaître leurs emplacements.
En fonction de la commune, des tris supplémentaires sont possible :
Déchets alimentaires/compost
Déchets de jardin
La société Bebat propose plusieurs points de collecte pour recycler les batteries.
Pour plus de détails à propos de ce qui peut et ne peut pas être recyclé, visiter le site
Fostplus, lequel propose également un calendrier interactif des collectes.

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27
Médecins, hôpitaux et
pharmacies
Le système de santé belge fonctionne bien. Il est financé par l’Etat et par les
assurances publiques et privées. La plupart des hôpitaux sont modernes, bien gérés
et offrent des services et traitements de grande qualité. Les factures liées à ces
derniers sont payées directement. Les soins de santé liés aux admissions à l’hôpital
sont directement facturés et envoyés à l’assureur, le patient ne devant s’acquitter que
d’une contribution.
Les pharmaciens et pharmaciennes sont très professionnel·les et sont une excellente
source d’information et de conseils pour les maux et douleurs mineures. Les
pharmacies sont généralement ouvertes de 9h à 18h du lundi au vendredi, et de plus
en plus les samedis matin. Les pharmacies de garde sont ouvertes la nuit et les
weeks-ends.
Le ou la médecin généraliste est la première personne de contact à voir en cas de
maladie. Il/elle traite la médecine générale dans son ensemble et pourra prescrire le
traitement adéquat, offrir des conseils personnalisés et éventuellement conseiller un
spécialiste. Le ou la médecin généraliste est contactable à tout moment, même la nuit
ou les weeks-ends, en utilisant le système de garde organisé.
Les médecins de garde sont disponibles pour les situations non urgentes ; les
informations de contact sont disponible sur les sites des communes, par exemple
Ottignies-Louvain-la-Neuve (02 38 50 500). A Bruxelles, il est également possible de
faire appel à La Garde Bruxelloise et à SOS Médecins.
Dans le futur, l’appel au 1733, n’importe où en Belgique, permettra de se connecter
au médecin le plus proche.

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Numéros d'urgence
Pour les urgences, depuis n’importe quel téléphone en Belgique :
Ambulance, médical et incendie : 100

Police fédérale : 101
Depuis n’importe quel téléphone au sein de l’UE : 112
D’autres numéros d’urgence :
Le centre antipoisons: 070 245 245

Child Focus (enfant disparu ou abus sur enfant) : 116 000
Trouver un hôpital : http://www.hospitals.be/
Voir aussi les numéros d'urgence de l'UCLouvain, page 43.

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Religions
La liberté religieuse et la séparation de l’Eglise et de l’Etat sont garanties par la

Constitution belge.
La religion traditionnelle en Belgique est la religion catholique. Cependant, des églises
protestantes, des mosquées, des synagogues et des temples se trouvent dans la
plupart des villes.
Près de 65% de la population est chrétienne, parmi lesquels 58% sont catholiques.
Les membres de l’Eglise protestante, orthodoxe et d’autres obédiences chrétiennes
représentent les sept autres pourcents. Les musulman·es comptent pour près de 5%
de la population et près de 27% de la population est agnostique ou athéiste. Les
pratiquant·es du Judaïsme, du Bouddhisme et de l’Hindouisme ne représentent
qu’une petite partie de la population.

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Vie universitaire
49
53

30
Vie universitaire
Calendrier académique
Pour tou·te·s les étudiant·e·s à l’exception des doctorant·e·s - qui peuvent commencer
leur programme à n’importe quelle période de l’année - et des étudiant·e·s Erasmus,
qui peuvent commencer leur programme soit en septembre soit en janvier/février,
l’année académique débute à la mi-septembre et se termine à la fin du mois de
juin (un·e étudiant·e· commence donc en principe en septembre).
Les cours sont divisés en deux quadrimestres : le premier quadrimestre
commence à la mi-septembre et se termine à la fin du mois de décembre. Il est suivi
par une session d’examens s’étalant sur les trois premières semaines de janvier. Le
deuxième quadrimestre débute à la fin du mois de janvier et se termine à la mi-mai. Il
est également suivi d’une session d’examens qui s’étale sur le mois de juin.
Une troisième session se tient de la mi-août à la fin de la première semaine de
septembre afin que les étudiant·e·s puissent repasser des examens qu’ils/elles
n’auraient pas réussis aux sessions précédentes.

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Vie universitaire
Cours de langue
Tou·te·s les étudiant·e·s, chercheur·euse·s et enseignant·e·s peuvent saisir

l’opportunité offerte par l’Institut des langues vivantes de l’UCLouvain (ILV) de
suivre des cours de langue.
Les personnes qui souhaitent améliorer leur français peuvent s’inscrire à des cours de
français au sein de l’Institut. De plus l’université, en collaboration avec CLL, Centres de
Langues de Louvain, offre des cours d’été intensifs de français et, durant les vacances
d’hiver, des programmes spécialement élaborés pour les étudiant·e·s internationaux.
L’ILV enseigne 15 langues : l’Allemand, l’Anglais, l’Arabe, le Chinois, l’Espagnol, le
Français, le Grec moderne, l’Italien, le Japonais, le Néerlandais, le Portugais, le Russe,
le Slovène, le Turc et le langage des signes francophone (Belgique).
Les étudiant·e·s du programme d’échange Erasmus+ peuvent améliorer leur
connaissance du français avant leur arrivée en suivant un cours interactif de français
offert par Online Linguistic Support system (OLS). Ce cours est gratuit. Les
étudiant·e·s peuvent prendre contact avec leur université pour plus d’informations.
Les étudiant·e·s, chercheur·euse·s et enseignant·e·s peuvent également bénéficier des
cours offerts par le CLL Centres de Langues, lequel offre de nombreux cours de
langues, y compris des cours intensifs de français et une série d’activités éducatives
pour en apprendre davantage sur la culture belge et francophone. Les Centres de
Langues sont situés à Louvain-la-Neuve, Bruxelles centre, Bruxelles Woluwe, Namur
et Liège. Des informations plus complètes sont disponibles sur le site web du CLL
Centres de Langues.

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32
Vie universitaire
Internet/wifi
Les étudiant·e·s et les membres du personnel disposent d’une adresse mail

UCLouvain et ont accès aux salles informatiques et aux bibliothèques. De plus, les
logements UCLouvain sont équipés de connexions à la télévision câblée et d’un accès
internet.
L’université fournit également un réseau wifi unique utilisant les dernières
technologies sécuritaires et d’identification pour un usage universel. Les services Wifi
couvrent toutes les salles de cours, salles d’enseignement, bibliothèques et salles de
rencontres et plus encore. Les conditions d’accès sont identiques peu importe le lieu
connexion.
De plus, l’UCLouvain est partenaire du projet Eduroam, qui permet un accès
transparent et simplifié à l’ensemble des réseaux sans fil des universités partenaires.
Le projet couvre un grand nombre d’universités en Europe.
Vous trouverez le guide de configuration rapide via
https://uclouvain.be/fr/decouvrir/wifi.html
En cas de problèmes ou de questions, vous pouvez contacter le Service Desk par
téléphone au 010 47 82 82 de 8h30 à 17h30 durant les jours de semaine, ou par email
à 8282@uclouvain.be.

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33
Vie universitaire
Bibliothèques
La carte du personnel ou la carte d’accès étudiant·e confère à son titulaire le droit

d’accès et d’emprunt gratuit dans toutes les bibliothèques de l’UCLouvain et lieux
d’apprentissage communs.
Les bibliothèques de l’UCLouvain possèdent 1,5 millions de livres et 3500 revues
papiers, en plus des ressources situées dans les laboratoires de recherche et les
centres spécialisés avec des documents sources spécifiques. Par le biais de leur
portail, elles offrent l’accès à plus de 30 000 revues électroniques provenant de tous
les grands éditeurs scientifiques, ainsi qu’à 80 000 livres électroniques et une centaine
de bases de données bibliographiques et factuelles, telles que
Blommberg/Macrobond, Scopus et SciFinder.
Les ressources papiers et électroniques sont facilement accessibles sur place ainsi
qu’en ligne via le portail de bibliothèque Libellule. De plus, l'outil Discovery aide les
utilisateur·trice·s à parcourir et à rechercher, via une interface unique, toutes les
contributions imprimées et numériques de l’UCLouvain, les bases de données et les
références externes.
De plus, l’université propose DIAL (Digital Access to Libraries – Publications de
recherches), un outil de consultation numérique et de stockage à long terme pour les
publications de recherche de l’UCLouvain et des institutions partenaires. Les versions
numériques de toutes les publications de recherche sont définitivement stockées et
leur promotion et distribution en ligne sont assurées. Le dépôt institutionnel est
suffisamment flexible pour héberger un contenu hétérogène et permettre un accès et
une utilisation variés. L’objectif principal de DIAL est d’offrir le texte intégral de la
publication et pas seulement les références bibliographiques.
Besoin d’aide ? Quatre-vingt-dix bibliothécaires formé·e·s sont à la disposition des
utilisateur·trice·s pour les aider dans leur travail de référence et de recherche
documentaire.

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Vie universitaire
Sport
Le Service des Sports de l’UCLouvain offre plus de 100 activités sportives et de remise
en forme. Il dispose d’installations modernes. Les athlètes de bon niveau peuvent
rejoindre les équipes universitaires (les « Wolves ») et participer aux compétitions
interuniversitaires. Louvain-la-Neuve abrite le plus grand centre sportif et de remise
en forme de Belgique francophone : 25 salles de sport,1 piste d'athlétisme indoor, 1
salle de fitness intérieur, 2 piscines et 3 hectares de terrains extérieurs dont 1 espace
fitness extérieur.
Les étudiant·e·s peuvent acquérir la carte Sport pour 50 € (30 € pour les étudiant·e·s
d’échange). La carte donne accès à toutes les activités mentionnées dans le
programme du Service des Sports de l’UCLouvain ainsi qu’aux assurances liées aux
activités sportives pratiquées dans ce cadre.
Les chercheur·euse·s et les enseignant·e·s peuvent accéder aux activités sportives et
de remise en forme organisées par les activités sportives du personnel universitaire
(ASPU) en achetant la carte ASPU (50 € également).
Les mutuelles belges remboursent le coût de la carte sous certaines conditions.

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35
Vie universitaire
Culture
Théâtre, cinéma, concerts, spectacles, expositions, conférences – les activités

culturelles abondent à l’UCLouvain, en Wallonie et à Bruxelles. Chaque année,
l’université propose une saison culturelle et accueille un artiste en résidence.
Pour les étudiant·e·s, la Carte Culture permet d’accéder gratuitement ou à moindre
coût à des activités culturelles en collaboration avec une centaine de partenaires
culturels. La Carte culture est gratuite (la carte d'étudiant fait office de carte
culture).
Les chercheur·euse·s et les enseignant·e·s bénéficient d’avantages pour les activités
culturelles grâce à leur carte de membre du personnel UCLouvain.
Etudiant·e·s, chercheur·euse·s et enseignant·e·s peuvent contacter le service
UCLouvain Culture pour :
obtenir des conseils sur l’organisation d’un projet culturel ;

faire une demande de financement de projet ;
trouver un lieu pour un évènement ;
pratiquer une forme d’art ;
communiquer un évènement dans le cadre de l’agenda culturel de l’UCLouvain ;
participer à la saison thématique de l’UCLouvain ;
en apprendre plus sur les avantages de la Carte Culture.

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Vie universitaire
Restaurants
universitaires
Les restaurants universitaires proposent des repas sains et équilibrés conçus en
collaboration avec un nutritionniste. Les restaurants libre-service offrent des plats du
jour, des pâtes et des collations à des prix raisonnables :
A Louvain-la-Neuve : le Sablon et le Galilée

A Bruxelles-Woluwe : le Martin V
A Mons : la Bascule
Deux sandwicheries proposent des sandwiches, des soupes et des salades frais et
faits maisons à des prix raisonnables :
A Louvain-la-Neuve : D’un Pain à l’Autre

Bruxelles-Woluwe : D’un Pain à l’Autre
Un service de restauration est également disponible à Bruxelles Woluwe, Louvain-la-
Neuve et Mons.

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Vie universitaire
Animation étudiante
L’université encourage la participation des étudiant·e·s à des activités extra-

académiques, qu’elles soient sociales, sportives, environnementales ou culturelles.
Elle fournit des lieux, de l’équipement et des subventions. Les associations étudiantes
se sont formées autour de quatre types d’activités :
La représentation des étudiant·e·s est assurée par l’Assemblée Générale des
étudiants de Louvain (AGL) au niveau universitaire ; les bureaux des étudiants au
niveau des facultés ; et la Coordination Générale des Etudiants Internationaux (CGEI).
Les kots-à-projet sont une initiative originale qui permet aux étudiant·e·s de partager
un appartement tout en travaillant ensemble sur un projet social, culturel ou lié au
sport dans lequel ils partagent un intérêt particulier. Ils accueillent chaque année près
d’un millier d’étudiant·e·s.
Les organisations régionales (« Les Régionales ») réunissent des étudiant·e·s d’une
même région géographique et font la promotion de leur folklore local sur le campus.
Les « Cercles » rassemblent les étudiant·e·s d’une même faculté.

Place de l Université 1, 1348 Ottignies Louvain la Neuve, Belgique
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38
Vie universitaire
Aide aux étudiant·e·s
Lorsque des étudiant·e·s rencontrent des difficultés dans leurs études ou dans leur
vie personnelle, ils peuvent s’adresser au Service d’aide aux étudiant·e·s. Des équipes
dédiées d’une cinquantaine de professionnels – travailleurs sociaux, médecins,
psychologues et infirmiers – sont là pour les aider. Ils/elles peuvent confier tout type
de problème :
Difficultés d’adaptation à la vie étudiante

Difficultés à financer ses études
Handicap nécessitant un soutien spécifique
Problème de choix des études ou d’orientation pédagogique
Difficultés familiales, relationnelles, colocataires ou personnelles
Problème de santé, de stress, d’alimentation, de sommeil, d’alcool, de drogue,...

Place de l Université 1, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique
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Vie universitaire
Personnes porteuses
d'handicap
L’UCLouvain aide les personnes porteuses d'handicap à réaliser leur projet d’études
supérieures.
Tout étudiant·e de l’UCLouvain atteint d’un handicap, d’une maladie grave ou d’un
trouble de l’apprentissage peut demander le statut « d’étudiant·e· à profil spécifique »,
plus communément nommé le statut « PEPS ». Ce statut aide les étudiant·e·s
handicapé·e·s à poursuivre un programme d’études académiques avec tout le soutien
nécessaire, y compris ce qui est le plus important, un environnement inclusif. Les
exigences académiques et la valeur du diplôme sont identiques à celles de tout autre
étudiant·e de l’UCLouvain, mais l’apprentissage et la vie quotidienne sont adaptés
pour répondre aux besoins spécifiques de l’étudiant·e· et pour l’aider à s’épanouir. A
noter que le statut PEPS s’applique également aux athlètes de haut niveau, aux
artistes et aux étudiants entrepreneurs.
L’équipe « Aide Handi », qui fait partie du Service d’aide aux étudiant·e·s de
l’UCLouvain, soutient les étudiant·e·s handicapé·es. Les étudiant·e·s peuvent prendre
rendez-vous avec un travailleur social qui les aidera à répondre à toutes leurs
questions relatives à la vie quotidienne. Un psychologue assure également le soutien
pédagogique.
Les professionnels d’Aide Handi informent les personnes handicapées sur les services
spécifiques, organisent des événements d’accueil et d’aide à l’éducation, et
fournissent de l’information sur les choix d’études. Ils s’assurent aussi que des
supports pédagogies sur mesure soient fournis et aident les étudiant·e·s à acquérir
progressivement une méthode de travail qui réponde aux exigences académiques.

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Vie universitaire
Religion / Spiritualité
L’UCLouvain (dans lequel le « C » signifie catholique), avec ses plus de 120 nationalités,
regroupe des personnes d’à peu près toutes les croyances, pratiquantes ou non.
Etudiant·e·s comme membres du personnel sont catholiques, musulmans, juifs,
protestants, bouddhistes, hindous, etc., mais aussi athées ou agnostiques. Chacun est
le bienvenu à l’UCLouvain.
Louvain-la-Neuve dispose de plusieurs églises, d’une mosquée et d’un centre culturel
islamique, et d’une église protestante. Le site de Bruxelles-Woluwe dispose d’un
centre œcuménique.

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41
Vie universitaire
Assurances
Pour les étudiant·e·s

Les étudiant·e·s inscrit·e·s à l’UCLouvain bénéficient d’une couverture responsabilité
civile et d’une couverture accident dans le cadre de leurs activités académiques (y
compris lors des déplacements entre le logement et l’université, lors des voyages
d’étude et de stages, etc.). Il n’existe pas de couverture d’assistance d’urgence en cas
d’accident survenu en Belgique (rapatriement dans le pays d’origine en cas
d’accident). Ce type d’assurance doit être souscrit à titre privé.
En ce qui concerne les étudiant·e·s d’échange, leur université d’origine doit continuer
à les assurer contre les accidents et contre les conséquences de la responsabilité
civile pendant la durée de leurs activités académiques. Ils/elles sont invité·e·s à
prendre contact avec leur université d’origine afin de déterminer les limitations de ces
polices d’assurance.
Pour les chercheur·euse·s et les enseignant·e·s
L’université souscrit de nombreuses polices d’assurance pour les membres de son
personnel : assurance collective, assurance accidents du travail, assurance maladie
complémentaire, activités sportives académiques, assurance responsabilité civile,
assurance dommage aux biens liés au travail, assurance tous risques incendies,
assurance tous risques électroniques et laboratoire, assurance auto, assurance
incendie et explosion, assurance sur l’expérimentation humaine, accords avec des
tiers (accords de recherche, utilisation de matériel, etc.). Plus d’informations sur la
page intranet « Travailler à l’UCLouvain ».

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42
Vie universitaire
Propriété intellectuelle
La propriété des recherches menées à l’UCLouvain par les doctorant·e·s, les

chercheur·euse·s et les enseignant·e·s est régie par les règles de propriété
intellectuelle et de droit d’auteur de l’UCLouvain ainsi que par le droit belge de la
propriété intellectuelle. La protection de la propriété intellectuelle couvre les droits
d’auteur, les brevets, les marques déposées et dénominations sociales. Les
chercheur·euse·s et les enseignant·e·s sont invitées à consulter les étapes connexes à
la signature d’un contrat.

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Vie universitaire
Numéros d’urgence
de l’UCLouvain
En cas d’urgence :
à Louvain-la-Neuve : 010 47 22 22
sur tous les autres sites de l’université: composez d’abord le 112, puis le
010 47 22 22
Pour signaler tout comportement suspect, malveillant, dérangeant, bruyant ou violent
(bagarres), vol, ouverture inappropriée de portes ou fenêtres, endommagement ou
dégradation de biens publics, ou tout autre problème de sécurité :
à Louvain-la-Neuve : 010 47 24 24
à Bruxelles-Woluwe et Bruxelles Saint-Gilles : 02 764 93 93
à Mons : 065 32 35 55

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À votre arrivée
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À votre arrivée
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logement
Pour les étudiant·e·s
- Si vous avez réservé à l’avance un logement UCLouvain, veuillez-vous présenter au
Service des logements munis des documents suivants :
Documents d’admission à l’UCLouvain ;

Photocopie de la pièce d’identité ;
Un numéro de compte bancaire international (avec les données complètes :
numéro IBAN, code BIC/SWIFT, nom et adresse de la banque, autres codes utiles en
fonction du pays d’origine).
Vous signerez un contrat de location et serez informé·e·s des conditions de la location
(annexes du contrat de location).
Vous devrez payer un dépôt de garantie (garantie locative), des frais administratifs et
le loyer du premier mois. Vous recevrez ensuite les clés du logement et une date sera
fixée pour faire un état des lieux d’entrée du logement.
Les logements ne sont pas équipés en draps et vaisselle mais des kits sont en vente
au Service des logements.
Plus d’informations sur le site du Service des logements.
- Si vous prévoyez de chercher un logement privé à votre arrivée, le Service des
logements peut vous fournir des renseignements sur le logement à court terme
(hôtels et auberges de jeunesses) et à long-terme (propriétaires privés et agences de
location).

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Trouver votre
logement
- Si vous n’avez pas réservé à l’avance un logement UCLouvain, mais que vous
souhaitez en faire la demande, veuillez vous référer au Service des logements. Le
personnel vous fournira des renseignements sur l’hébergement à court-terme (hôtels
et auberges). Pour un logement de dépannage ou de court-terme à Louvain-la-Neuve,
veuillez consulter la page "Alternatives aux logements UCLouvain". Une solution
conseillée est l'auberge de jeunesse Kaleo de Louvain-la-Neuve (ouverture en
septembre 2019).
- Il se peut qu’on vous demande de revenir tous les jours et qu’on vous inscrive sur
une liste d’attente. Si cela n’est pas désiré ou possible, le personnel peut également
vous fournir des informations sur le logement privé à plus long terme.
Pour les chercheur·euse·s et enseignant·e·s
Voir la sous-section « Logement » dans la section « Informations pratiques »
précédente.

www.uclouvain.be
46
À votre arrivée
S’inscrire à l’université
Pour les étudiant·e·s en bachelier, master, master de spécialisation et doctorat

Les étudiant·e·s doivent s’inscrire à deux endroits de la manière suivante :
1. S’inscrire à l’université
Vous devez confirmer votre inscription en suivant les instructions indiquées dans la
lettre d’admission que vous avez reçue par mail. La procédure varie en fonction de
votre situation. Si la lettre d’admission vous demande de vous inscrire au Service des
inscriptions, vous devez apporter votre lettre d’admission signée et datée et tous les
documents requis : diplômes, relevés de notes, passeport, etc. Toutefois, si votre
autorisation d'inscription n'exige pas le passage au Service des inscriptions, vous
pourrez la renvoyer datée et signée pour valider votre inscription.
Lors de la validation de votre inscription, vous aurez la possibilité de vous inscrire à
des activités sportives et de remise en forme (Carte sport) ainsi qu’à la Carte culture et
la Carte solidaire.
Après votre inscription vous recevrez par la poste votre carte d'accès et vous pourrez
télécharger sur votre bureau virtuel:
la facture des frais d’inscription ;

une carte d’étudiant·e· provisoire (qui confirme votre inscription) ;
une attestation pour les transports publics.
Après avoir payé la facture des frais d’inscription ou au minimum l'acompte requis,
vous recevrez par la poste votre carte d’étudiant·e· UCLouvain définitive, laquelle vous
donne accès aux bibliothèques UCLouvain, aux centres sportifs et à certains
bâtiments universitaires. Elle vous permet également d’obtenir des réductions dans
certains magasins et cinémas.

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47
À votre arrivée
S’inscrire à l’université
Vous pourrez télécharger sur votre bureau virtuel les attestations suivantes :
une attestation qui vous permet d’adhérer à une mutuelle ;

une attestation qui prouve que vous êtes inscrit·e à l’UCLouvain (que vous pourrez
présenter à l’administration communale de votre commune de résidence) ;
le cas échéant, une attestation pour les allocations familiales.
A partir du moment où vous êtes inscrit·e à l’UCLouvain, vous êtes couvert·e pour les
accidents physiques qui peuvent survenir dans le cadre strict de vos activités
académiques.
Veuillez noter que la date limite pour s’inscrire est le 30 septembre.

Plus d’informations au Service des inscriptions.
2. S’inscrire dans votre faculté
Rendez-vous au secrétariat de votre faculté afin de compléter un formulaire

d’inscription facultaire, lequel doit être soumis avant la fin de la deuxième semaine de
cours. Veuillez noter que toute inscription tardive – après le 30 septembre – nécessite
une autorisation écrite de la faculté.
L’inscription des étudiant·e·s d’échange est prise en charge avant leur arrivée en
Belgique. Dès votre arrivée, contactez votre faculté ou votre école pour obtenir plus
d’informations sur votre programme d’études, les réunions d’accueil et d’orientations.
Plus d’informations sur les pages d'étudiants internationaux.
Pour les doctorant·e·s, comme les demandes d’admission peuvent être soumises à
tout moment de l’année, il n’y a pas de date limite d’inscription. Plus d’informations
sur les pages web "doctorat".

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48
À votre arrivée
Signer un contrat
de travail
Les chercheur·euse·s et les enseignant·e·s salarié·e·s doivent lire la
réglementation en vigueur et préparer les documents nécessaires à la signature du
contrat de travail (voir les pages intranet « Travailler à l’UCLouvain »).

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49
À votre arrivée
S’enregistrer à
la commune
L'enregistrement à la commune n'est obligatoire que pour les séjours de plus de trois
mois.
Si vous n’êtes pas ressortissant·e de l’UE :
Dans les huit jours suivant votre arrivée en Belgique, vous devez commencer le
processus d’enregistrement auprès de la commune dans laquelle vous résidez. Vous
devez vous présenter au Service des étrangers de la commune avec les documents
suivants :
votre carte d’identité ou passeport et visa ;

votre bail de logement ;
une photo d’identité.

Dans les jours qui suivront, la police vous rendra visite à votre domicile pour vérifier
votre adresse. Vous retournerez ensuite au Service des étrangers avec les documents
demandés par la commune afin de compléter le processus d’enregistrement, pour
lequel la commune vous facturera 18 €.
Lorsque la commune aura terminé le processus d’enregistrement, elle vous enverra

un Certificat d’inscription au Registre des Etrangers.
Si vous êtes ressortissant·e de l’UE :
Dans les huit jours qui suivent votre arrivée en Belgique, vous devez vous enregistrer
auprès de l’administration communale de la commune où vous résidez, en vous
présentant à son Service des étrangers avec les documents spécifiés par la commune.
Vous devrez vous y acquitter d’une taxe. Dans les jours qui suivront, la police vous
rendra visite à votre domicile pour vérifier votre adresse.
Lorsque la commune aura terminé le processus d’enregistrement, elle vous enverra
un Certificat d’inscription au Registre des Etrangers.

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50
À votre arrivée
Ouvrir un compte
en banque
Comme mentionné dans la section « Comptes en banque » du chapitre «
Informations pratiques » ci-dessus, avant de quitter votre pays d’origine, vérifiez
auprès de votre banque si elle a un partenaire en Belgique.
L’ouverture d’un compte en banque nécessite les documents suivants :
un passeport ou une carte d’identité ;

une preuve de résidence en Belgique (un bail avec une adresse belge) ;
pour les étudiant·e·s, une preuve d’inscription à l’UCLouvain ; pour les membres du
personnel UCLouvain, un contrat de travail.
certaines banques demanderont également une preuve d’enregistrement auprès
de la commune.

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51
À votre arrivée
Examen
médical
Les étudiant·e·s internationaux qui s’inscrivent pour la première fois à l’UCLouvain et
qui ont vécu dans un pays où la tuberculose est endémique (Afrique, Amérique du
Sud, Asie et Europe de l’Est) sont tenus de passer un examen médical avant le 15
décembre. Cet examen est effectué par le médecin des étudiants
Les autres étudiant·e·s n’ont pas besoin de passer un examen médical.
Plus d’informations sur les pages du Service d'Aide
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www.uclouvain.be
52
À votre arrivée
Souscrire à une
mutuelle
Les étudiant·e·s qui ne sont pas citoyen·ne·s de l’UE sont tenu·e·s de s’inscrire auprès
d’une mutuelle, qui couvre partiellement les frais de soins, de médicaments et
d’hospitalisation. Pour trouver un bureau à proximité, veuillez consulter leurs sites
web :
http://www.solidaris.be
http://www.mloz.be
http://www.mutualites-neutres.be
http://www.ml.be
L’inscription auprès d’une mutuelle n’est pas obligatoire pour les étudiant·e·s
ressortissant·e·s de l’UE, qui doivent présenter une preuve de couverture dans leur
pays d’origine et fournir le formulaire E 111, E 109 ou E 128. Pour certain·e·s
étudiant·e·s bénéficiant d’une bourse dont l’organisme de financement assure une
couverture partielle, l’université leur conseille néanmoins de s’inscrire à une
assurance maladie belge pour compléter leur couverture existante. Pour ce faire, les
étudiant·e·s doivent être inscrit·e·s à l’université et présenter l’attestation spécifique
fournie par l’université pour l’inscription à la mutuelle.

Ucl Welcome Guide

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Guide d'accueil

Nous vous souhaitons un agréable séjour en Belgique ainsi

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Banques/Paiements21 Enfants/Ecoles Electricité/TV 24

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Calendrier académ.30 Cours de langue 31

Restaurants univ. 36 Animation 37

Propriété intellect.42 Numéros d'urgence43

Trouver un logem. S'inscrire 46-47

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Pour les étudiant·es, chercheur·euse·s et enseignant·e·s dont le séjour est de

Si vous êtes citoyen·ne de l’Union européenne, d’Islande, du Liechtenstein, de

Plus d’informations sont disponibles auprès de l’ambassade et/ou du consulat

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Pour les étudiant·e·s :

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S'ils/elles restent plus de trois mois, tou·te·s les étudiant·e·s, chercheur·euse·s et

LOUVAIN-LA-NEUVE | BRUXELLES | MONS | TOURNAI | CHARLEROI | NAMUR

Les étudiant·e·s qui ne sont pas des doctorant·e·s subventionné·e·s ne doivent

les assurances santé et invalidité obligatoires, pour le secteur de la santé ;

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Les étudiant·e·s, chercheur·euse·s et enseignant·e·s qui sont citoyen·ne·s de l’Union

Les étudiant·e·s, chercheur·euse·s et enseignant·e·s qui sont citoyen·ne·s de tout

Les étudiant·e·s internationaux·ales et certains professeurs invités (par exemple,

LOUVAIN-LA-NEUVE | BRUXELLES | MONS | TOURNAI | CHARLEROI | NAMUR

Les étudiant·e·s en bachelier, en master et les assistant·e·s chercheur·euse·s non

Cinq types d’allocations sont offerts par le système de prestations :

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sont inclu·e·s dans le Registre National ;

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Les doctorant·e·s subventionné·e·s, les chercheur·euse·s et les enseignant·e·s

Les personnes qui déménagent dans un pays de l’Espace Economique

Les personnes pensionnées dans un pays en dehors de l’Espace Economique

LOUVAIN-LA-NEUVE | BRUXELLES | MONS | TOURNAI | CHARLEROI | NAMUR

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1. Pour les étudiant·e·s :

Le Service des logements de l’UCLouvain. Il offre 5 725 biens universitaires

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L’UCLouvain a également créé un concept unique d’appartements partagés autour de

2. Solutions pour chercheur·euse·s et enseignant·e·s (y compris doctorant·e·s,

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Ticket de train de Bruxelles à Louvain-la-Neuve : 5,50 €

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Les compagnies de taxi

Uber est également disponible en Belgique.

De manière générale, les déplacements en vélo se développent bien en Belgique. Le

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Les conducteur·trices doivent posséder un permis de conduire valide et le porter sur

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Précisons encore qu’un permis de conduire belge s’obtient en réussissant un test

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Le service postal belge s’appelle Bpost. Il dispose de nombreux bureaux de poste

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Il existe trois opérateurs téléphoniques en Belgique :

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Plusieurs banques possèdent des agences sur les campus universitaires de

BNP Paribas Fortis

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