Les - ETATS

8/22/2022
SOMMAIRE
I. PRÉSENTATION
II. LES TABLES
ACCESS 2013 III. LES REQUÊTES

Système de Gestion
IV. LES RELATIONS
de Bases de
Données V. LES FORMULAIRES (1)
Relationnelles
V. LES FORMULAIRES (2)
VI. LES ÉTATS
Oulad Sayad Younes

VII. LES MACROS
2018-2019-oulad.sayad.younes@lgmail,com
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Microsoft Access 2013 Microsoft Access 2013
VI. LES ÉTATS VI. LES ÉTATS

1. Présentation 2. Les types d'états
• Un ÉTAT est une représentation des enregistrements de Access peut vous aider lors de la création d'états.
la base de données qui est mise sur papier.
Pour montrer les enregistrements de
Standard: la base de données sous forme de
• Il est possible de ressortir une synthèse à partir de ces
rapport.
données qui seraient plus difficiles d'avoir autrement.
Pour représenter graphiquement les

• En plus, il est plus facile de trier et de regrouper
Graphique: enregistrements de la base de
l'information sur des champs pertinents. données.
Pour préparer des étiquettes pour du

Étiquettes:
publipostage ou une conférence.
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3. Création d'un état simple avec l'assistant 3. Création d'un état simple avec l'assistant
L'exemple qui suit est pour vous démontrer comment créer un état Access vous offre plusieurs manières de créer un nouvel état.
en utilisant un assistant en regardant chacune des étapes de la
création de l'état. On regarde aussi les possibilités, à chacune de ces 1. Le Mode création permet de crée un état à partir de zéro.
étapes. 2. Utiliser les assistants pour créer des états en répondant à
1. Cliquez sur l'onglet des états. quelques questions appropriées.
2. Appuyez sur le bouton Nouveau 3. Les états instantanés affichent tous les champs d'une table ou
d'une requête sous la forme de colonnes ou de tableau.
4. L'assistant graphique permet de générer un graphique à partir
des champs de type numérique ou monétaire.
5. L'assistant étiquette vous aide à générer un état composé
d'étiquette pour différentes situations: d'étiquettes de lettres à
des étiquettes pour des présentations.

• L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous
1. De la liste, sélectionnez l'option Assistant État.
avez besoin dans votre état. Il est aussi possible de sélectionner des
2. Parmi la liste des tables et des requêtes disponibles, champs de plusieurs tables ou de requêtes. Il suffit de choisir la
sélectionnez la table « client". table ou la requête parmi la liste.
3. Appuyez sur le bouton Suivant >. • Ajoutez ensuite le ou les champs de votre choix à la liste des champs
sélectionnés.
1. De la liste des champs disponibles, sélectionnez en ordre les
champs Nom, Prénom, cne en cliquant sur le champ et en appuyant
sur le bouton .
2. Appuyez sur le bouton Suivant >.
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• L'assistant vous demande si vous voulez regrouper les enregistrements L'assistant vous demande comment vous voulez regrouper les
sur un champ en particulier. Vous pouvez aussi faire des "sous enregistrements. Voulez vous regrouper de manière normal ou seulement
regroupements", ou plutôt des regroupements à l'intérieur de sur les premières lettres contenues dans le champ.
regroupements.
1. De la liste des champs de l'état, sélectionnez le champ ville. 1. Laissez l'option à "Normal"
2. Appuyez sur le bouton. 2. Appuyez sur le bouton OK.
3. Appuyez sur le bouton Suivant >.

• L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un Parmi les options de synthèse, vous pouvez choisir parmi les opérations
ou plusieurs champs. mathématiques les plus fréquentes. Si nécessaire, vous pourrez modifier l'état
• Vous pouvez trier les enregistrements jusqu'à sur quatre champs. Le champ pour ajouter d'autres opérations telles que le nombre d'enregistrements,
dans la première case a priorité sur la seconde et ainsi de suite. l'écart type et ainsi de suite. Cette opération sera démontrée plus loin sur cette
• Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez afficher les enregistrements en page.
ordre croissant ou décroissant en appuyant sur le bouton du coté droit du 1. Sélectionnez quelques options.
nom du champ. 2. Appuyez sur le bouton OK.
1. Sélectionnez de la liste le champ « code" pour le premier tri. 3. Appuyez sur le bouton Suivant
2. Sélectionnez de la liste le champ « nom" pour le second tri.
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L'assistant vous demande ensuite quel type de présentation que vous voulez • L'assistant vous pose une dernière question sur la présentation de l'état. Cette
pour votre état? Vous pouvez aussi décider de l'orientation du papier ainsi que fois, il s'agit de la présentation des polices de caractères de l'état.
de forcer tous les champs sur une même feuille. • L'assistant vous offre plusieurs manières de présenter les enregistrements sous
forme de texte.
1. Sélectionnez les mêmes options que sur l'image ci-dessus. • Cliquez sur le nom de chacun des styles pour avoir un aperçu du résultat final.
2. Appuyez sur le bouton Suivant
1. Pour les besoins de cet exercice, sélectionnez le type "Administratif".
2. Appuyez sur le bouton Suivant

3. Création d'un état simple avec l'assistant 4. Modifier un état
Il ne reste qu'à ajouter le titre principal de l'état et décider si vous voulez par après Il est possible de modifier un état pour mieux répondre à vos besoins. Avec le temps,
avoir un aperçu de celui-ci ou de le modifier immédiatement. l'état peut avoir besoin de changer pour mieux répondre à vos nouvelles attentes.
1. À partir de l'aperçu de l'état, appuyer sur le bouton mode création.
1. Écrivez dans la case du titre de l'état "client2". 2. À partir de la fenêtre Base de données, sélectionnez l'état à modifier et
2. Appuyez sur le bouton Terminer. appuyez sur le bouton Modifier.
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5. Les objets d'un état 5. Les objets d'un état: Les en-têtes
Il y a plusieurs objets, ou contrôles en jargon d'Access, qui

En-tête de l'état : Cette partie se retrouve au tout début de l'état. On y retrouve
composent un état. Parmi quelques-uns de ceux-ci, il y a les généralement le titre du rapport.
"intitulés", qui sont du texte libre, des "zones de texte, qui sont en En-tête de la Cette partie se retrouve au début de chacune des pages de
réalité des champs provenant des tables ou des requêtes, des page : l'état. On y retrouve généralement le nom de chacun des
lignes, des boîtes, des champs calculés et plusieurs autres. champs qui se retrouve dans l'état.
En-tête du Cette partie se retrouve au début de chacun des
groupe : regroupements de l'état. On y retrouve généralement la
description du regroupement.

5. Les objets d'un état: Les pieds 5. Les objets d'un état: Section détails
Chaque en-tête à son équivalent à la fin du rapport.
Entre les différents en-têtes et pieds de zones, il y a la section détail. C'est
Pied de l'état: Cette partie contient généralement les cumulatifs ou la synthèse de l'état. dans cette zone que seront affichées les informations de chacun des
Pied de page: Cette partie contient les cumulatifs de la page ainsi que le numéro de enregistrements.
page.
Pied de Cette partie contient généralement les cumulatifs ou la synthèse d'un
groupe: groupe.
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6. Ajouter un champ calculé 6. Ajouter un champ calculé
Un champ indépendant et un intitulé vont apparaître.
• il est possible d'ajouter des champs calculés. Par exemple, il n'y a pas
d'écart type ou d'autres formules ou fonctions pour ressortir certains 1. Cliquez dans la case de l'intitulé et changez le texte à "Revenus".
ratios parmi vos données. 2. Cliquez dans la zone de texte (champ indépendant).
3. Écrivez la formule suivante: =somme(salaire+commission).
• La prochaine partie consiste à ajouter un champ calculé qui calcule le
total des revenus d'un groupe. Par revenu, on implique ici le total des Puisqu'il y a déjà le total des salaires et le total des commissions dans cette zone,
salaires et des commissions des employés. vous auriez pu écrire à la place de la formule
= SommeDeSalaire + SommeDeCommission.
1. mettez-vous en mode création.  Il faut faire attention de ne pas commettre des erreurs lors de l'écriture de la formule.
2. Afficher la barre d’outils.
3. Agrandissez la zone pied de groupe Bureau. Un aperçu de l'état va vous montrer le résultat. À la fin de chaque groupe, il y a
4. De la barre d'outils, appuyez sur le bouton zone de texte. maintenant le total des revenus.
5. Cliquez à l'endroit de votre choix dans la zone pied de groupe
"Bureau".

7. Création d'un regroupement 7. Création d'un regroupement
• Il est possible en tout temps de modifier l'ordre des tris des champs À partir de cet écran, vous pouvez déterminer sur quel champ vous voulez trier et
ainsi que les regroupements de l'état. regrouper les enregistrements de l'état. La fenêtre montre que l'état est
• La prochaine partie consiste à ajouter un regroupement à l'état ainsi présentement regroupé sur le champ Bureau. Aussi, les enregistrements sont triés
sur les champs Nom et Prénom. L'exercice consiste à ajouter un regroupement sur
que d'expliquer en même temps la différence entre un tri et un
le champ Poste. Donc, en plus d'être regroupés par lieu de travail, les
regroupement dans l'état. enregistrements seront divisés par l'occupation de l'employé. Voici les étapes
nécessaires pour ajouter le regroupement Poste.
1. Du menu Affichage, sélectionnez l'option trier et grouper.
1. Placez le curseur sur la quatrième liste des champs, juste en dessous de la ligne
du champ Prénom.
2. Appuyez sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas au bout de la
première case de la ligne.
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7. Création d'un regroupement 8. Retirer le regroupement
Vous avez vu comment ajouter un regroupement et changer l'ordre des tris. Le
De la liste des champs, sélectionnez le champ Poste. prochain exercice consiste à retirer un regroupement.
1. Cliquez sur la boîte grise à la gauche du champ Poste.

2. Appuyez sur la touche Supprime.
Parmi la liste des propriétés du champ, sélectionnez l'option Oui pour afficher l'en-
tête du groupe et du pied de groupe.

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