Comment remplir les formulaires d'inscription

Pour vous aider à remplir au mieux les formulaires d’inscription, nous avons réalisé ce guide qui
répond aux questions que nous recevons le plus fréquemment. Veuillez noter qu'il est
nécessaire de remplir tous les champs et toutes les sections des formulaires pour pouvoir nous
envoyer votre dossier.

Attention : Veuillez remplir TOUS les champs en ANGLAIS sauf les noms, adresses, etc. Vous
pouvez utiliser un traducteur en ligne comme DeepL pour vous faciliter la tâche. Veillez à bien
cliquer sur le bouton "Enregistrer" qui apparaît en bas de chaque section pour sauvegarder
votre progression et ne pas perdre les données que vous venez de saisir.

Section 2 - Informations personnelles

● Autres prénoms
Si vous n'avez pas de deuxième et/ou troisième prénom, vous pouvez laisser ce champ vide. Si
vous en avez, veuillez les renseigner tels qu'ils figurent sur votre passeport.

● Durée des études au Japon

Pour un débutant, on considère qu'il faut entre 18 et 24 mois d'études dans une école de langue
pour atteindre le niveau JLPT N2 ou N1. En 12 mois, il est possible de passer du niveau
débutant au niveau intermédiaire, ce qui équivaut généralement au JLPT N3.

Étant donné que l'année universitaire et l’année fiscale au Japon commencent en avril, les
écoles et l'immigration exigent généralement que les étudiants terminent leurs études en mars
afin d'être prêts à temps pour intégrer une université ou une entreprise lors du début de la
nouvelle année en avril.

Avec un visa étudiant, il est possible d'étudier jusqu'à 24 mois maximum dans une école de
langue. Il y a quatre sessions par an (bien que certaines écoles n'en proposent que deux) :
janvier, avril, juillet et octobre.

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De manière générale, le pattern suivant s'applique :

Certaines écoles peuvent offrir un cursus de 2 ans peu importe le trimestre de départ, mais ce
n'est pas garanti car cela peut changer à la discrétion des écoles et de l'immigration.

Pour plus d'informations, veuillez consulter l’article suivant :

https://gogonihon.com/en/blog/how-japanese-language-school-terms-work/

Section 3 - Frais d’inscription

Pour réserver votre place au sein de l’école de votre choix, vous devez régler les frais
d’inscription (application fee). Vous pouvez régler ces frais directement depuis cette section via
PayPal. Tant que votre règlement n'a pas été effectué, votre place au sein de l'école n'est pas
réservée. Les places étant limitées, n'attendez pas pour réserver la vôtre.

Notez que ces frais sont remboursables en cas de désistement jusqu’à l’envoi du dossier et des
documents, moment à partir duquel ils ne sont plus remboursables. Chaque école a sa propre
politique d'annulation et de remboursement. Veuillez vous renseigner auprès du coordinateur en
charge de votre dossier pour plus d'informations.

Section 4 - Expérience en japonais

L'immigration japonaise s'attend de plus en plus à ce que les étudiants puissent présenter un
certificat ou un document prouvant qu'ils ont suivi 150 heures de japonais ou ont atteint un
niveau équivalent au JLPT N5. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les exigences de
l'immigration à ce sujet sur le site officiel de l'immigration japonaise.

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Ne vous inquiétez pas si vous ne pouvez pas fournir un certificat officiel, certaines écoles
acceptent de se baser sur vos déclarations pour préparer un certificat ou une lettre qui justifiera
votre expérience en japonais auprès de l'immigration. Toutefois, notez que si certaines écoles
peuvent encore accepter les étudiants qui n'ont aucune expérience en japonais, de nombreuses
autres écoles en ont fait désormais une condition d'admission et n'acceptent plus les débutants.

Pour plus d'informations, veuillez consulter l’article :

https://gogonihon.com/en/blog/150-hour-study-requirement/

● Avez-vous déjà étudié le japonais ?

Veuillez sélectionner "Oui" pour indiquer que vous avez déjà étudié, étudiez en ce moment ou
étudierez prochainement le japonais. Les écoles recommandent toujours d'étudier les bases de
la langue avant d'arriver au Japon, non seulement parce que cela facilite l'obtention du visa
étudiant, mais aussi parce que cela aide les étudiants à mieux s'adapter au début des cours.

Si vous n’avez aucune expérience en japonais, nous vous recommandons de commencer vos
études à partir de maintenant jusqu'à votre départ pour le Japon. Par conséquent, même si
vous n'avez jamais étudié le japonais auparavant, veuillez sélectionner "Oui" et remplir tous les
autres champs qui apparaîtront ci-dessous. Vous pouvez fournir un plan d’étude détaillé.

● De quel type d'études il s'agissait ?

Si vous avez suivi plusieurs types d'études (par exemple, des études en autodidacte ET des
études dans une école de langue ou encore à l’université), vous pouvez sélectionner une option
qui s’applique à votre cas puis fournir plus d'informations dans le champ suivant.

● Pouvez-vous nous donner quelques informations à ce sujet ?

Veuillez fournir des informations claires et détaillées sur votre expérience du japonais. Cette
section sera consultée par l'école et les services de l’immigration.

Vous devez notamment préciser pour chaque type d'étude qui s'applique à votre cas les
éléments suivants :

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- Période : date de début et date de fin (approximativement)
- Contenu : notions et concepts appris
- Matériel utilisé : manuels scolaires, vidéos en ligne, applications mobiles, sites web, etc.
- Nombre d'heures d’étude par semaine et/ou par jour
- Nombre total d'heures d'étude
- Niveau estimé

● Combien d'heures avez-vous étudié ?

Si vous commencez tout juste à étudier le japonais, ou si vous avez commencé à étudier
récemment, vous pouvez sélectionner la fourchette d'heures d'étude que vous prévoyez
d'atteindre avant d'arriver au Japon. En général, il est préférable de sélectionner 101-200
heures.

● Quand les études ont-elles commencé ?

Quand les études se sont-elles terminées ?
Si vous ne vous souvenez pas du jour exact, vous pouvez sélectionner "01". L'important est que
le mois et l'année soient exacts. Si vous êtes encore en train d'étudier (ce qui est recommandé),
il n'est pas nécessaire d'indiquer une date de fin.

● Quel est votre projet après vos études ?

Votre projet doit être cohérent et doit tenir compte de plusieurs éléments comme votre niveau
d’étude actuel, le niveau de japonais, la durée des cours, etc.

● Trouver un travail :
Vous pouvez choisir cette option si vous avez un diplôme universitaire. De manière générale, la
pratique courante du japonais, associée à celle de l’anglais, est indispensable. De même, une
expérience professionnelle solide et/ou un diplôme universitaire (bachelor/master) permettent
d’obtenir plus facilement un emploi qualifié.

● Continuer mes études au Japon :

Vous pouvez choisir cette option si vous avez obtenu ou allez obtenir le diplôme d’accès aux
études universitaires dans votre pays d’origine. Veuillez noter que l’accès aux études
supérieures au Japon est conditionné au fait d’avoir obtenu le diplôme d’accès aux études
universitaires dans votre propre pays d’origine.

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 ● Retour dans mon pays d’origine :
Si vous n’entrez pas dans le cadre des deux précédentes options, nous vous recommandons
de sélectionner cette option car elle implique moins de questions et de vérifications de la part de
l’école et de l’immigration lors de l’examen du dossier. Veuillez noter que même si vous
choisissez cette option, elle n’aura aucun impact sur vos possibilités une fois sur place au
Japon. Vous pourrez quand même trouver un emploi ou poursuivre des études supérieures
après vos études (à condition d'être qualifié pour le faire, d'être accepté par un établissement
d'enseignement supérieur ou de vous voir proposer un emploi).

● Quelles sont les raisons qui vous poussent à étudier le japonais au Japon ?
Veuillez présenter vos motivations (au moins 100 mots).
Cette section sera examinée par l'immigration japonaise, vous devez donc y porter une
attention toute particulière.

Ce champ doit être cohérent avec le champ précédent. Par exemple, vous ne devez pas
mentionner votre intention de travailler au Japon après vos études, si vous n'y êtes pas éligible
(c'est-à-dire si vous n'êtes pas titulaire d'un diplôme universitaire ou équivalent). Il est
davantage acceptable de souligner qu'une bonne maîtrise du japonais vous offrira de nouvelles
opportunités professionnelles dans votre pays ou à l'étranger.

Vous pouvez par exemple, vous pouvez axer votre rédaction sur les raisons pour lesquelles
l'école que vous avez choisi vous convient et convient à vos objectifs.

Voici quelques questions que vous pouvez vous poser et qui peuvent vous aider à rédiger vos
motivations :
- Pourquoi souhaitez-vous étudier le japonais ? Pourquoi maintenant ?
- Pourquoi étudier le japonais au Japon (plutôt que dans votre pays d'origine) ?
- Qu'est-ce qui vous a poussé à vous intéresser à l'apprentissage du japonais ?
- Pourquoi avez-vous décidé de vous inscrire dans votre école ?
- En quoi l'apprentissage du japonais vous sera-t-il bénéfique ?
- Que ferez-vous une fois que vous aurez terminé vos études de japonais ?
- Comment comptez-vous mettre à profit vos nouvelles connaissances ?

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Section 5 - Informations financières
● Motivations du garant
Ce champ apparaîtra si vous indiquez qu'une autre personne sera votre garant financier.
Veuillez expliquer pourquoi cette personne a accepté d’être votre garant financier. Vous devrez
rédiger du point de vue du sponsor. Par exemple, si le garant est l'un de vos parents, vous
pouvez écrire : "C'est ma fille et je veux la soutenir dans ses études et ses projets au Japon".

● Nom de l’entreprise / Numéro de téléphone / Occupation / Adresse / Description

Si vous êtes votre propre garant, veuillez indiquer les informations figurant sur votre dernier
bulletin de salaire. Si quelqu'un d'autre est votre garant financier, veuillez fournir les
informations le concernant et figurant sur son dernier bulletin de salaire.

Si votre garant est à la retraite, veuillez indiquer dans vos formulaires les informations figurant
sur son dernier bulletin de pension de retraite. Si votre garant reçoit plusieurs pensions de
plusieurs caisses, alors veuillez fournir les informations pour chaque caisse de retraite.
En complément, veuillez communiquer au coordinateur en charge de votre dossier les
informations du dernier emploi de votre garant : date de départ à la retraite, dernier employeur,
dernier poste occupé, etc.

Si votre garant est un travailleur indépendant propriétaire de sa propre entreprise, veuillez

fournir une preuve de l'enregistrement de son entreprise (avis de situation au répertoire par
Siren/Siret, extrait K ou Kbis, etc.).

● Occupation
Les occupations trop génériques comme "salarié" ou "employé" ne sont pas acceptées.
Veuillez indiquer un titre bien spécifique comme "directeur des ventes", "responsable du
service clientèle", "caissier", "médecin", "professeur de mathématiques au lycée", etc.

● Description de l'entreprise
Veuillez expliquer clairement ce que fait l'entreprise pour laquelle vous ou votre garant
travaillez. Vous pouvez utiliser une explication tirée de la page web de l'entreprise.

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Section 6 - Précédents voyages au Japon
Veuillez indiquer dans cette section toutes vos visites passées au Japon.
Vous devrez également télécharger une copie de TOUS les tampons d’entrée et sortie du
territoire japonais figurant dans votre passeport (landing permission/departure stamps).

Si le tampon est illisible ou si l’immigration n'a pas apposé de tampon dans votre passeport
pour quelque raison que ce soit, veuillez fournir une copie de vos billets d'avion (billet
électronique ou carte d'embarquement) pour justifier la date d’entrée et sortie du territoire.

Si certains voyages figurent sur un ancien passeport auquel vous n'avez plus accès, veuillez
également fournir une copie de vos billets d'avion à la place.

Section 7 - Précédents visas

Veuillez indiquer dans cette section si vous avez obtenu un visa pour le Japon dans le passé
(visa étudiant, visa travail, visa vacances-travail, spouse visa, etc.).

Le cas échéant, veuillez fournir dans vos documents la copie de votre précédent visa ainsi
qu’une copie recto/verso de votre précédente carte de résidence (zairyu card).

Section 8 - Parcours scolaire

Veuillez ajouter une entrée pour toutes les écoles que vous avez fréquenté depuis l'école
élémentaire/primaire jusqu'à aujourd'hui. N'incluez pas le jardin d'enfants, la maternelle, la petite
enfance, etc.

Vous devez également inclure les écoles où vous n'avez pas obtenu de diplôme ou celles que
vous n'avez fréquenté qu'une courte période, par exemple parce que vous avez déménagé ou
changé d'école ou de cursus.

● Adresse (ville, état/province/région, pays)

Veuillez renseigner le nom officiel et l’adresse exacte pour chaque école. Vous pouvez
copier/coller les informations depuis Google en effectuant une recherche.

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 ● Du / Au
Si vous ne connaissez pas le jour exact, vous pouvez sélectionner "01". L'important est que le
mois et l'année soient exacts. Si vous fréquentez toujours l'école, veuillez indiquer la date à
laquelle vous devriez finir vos études actuelles et obtenir votre diplôme.

● Avez-vous reçu, ou recevrez-vous, un diplôme à l'issue de vos études ?

Si vous êtes actuellement étudiant et que vous êtes censé obtenir votre diplôme, veuillez
sélectionner "Oui" puis indiquer le diplôme en cours d’obtention, votre spécialité et la date
d’obtention prévue du diplôme.

Section 9 - Historique personnel

Si vous avez redoublé, raté vos examens, changé de cursus ou encore abandonné
temporairement vos études, veuillez fournir plus d'informations à ce sujet dans cette section.

Section 10 - Santé
Veuillez être honnête au sujet de votre santé. Si vous omettez des informations importantes sur
vos antécédents médicaux, l'école risque de ne pas être préparée à vous aider en cas de
problème pendant votre séjour au Japon.

Section 11 - Expériences professionnelles

Veuillez énumérer toutes vos expériences professionnelles, y compris les temps partiels, jobs
étudiants, jobs saisonniers, missions d’intérim, stages, etc.

Si vous avez passé plus de 6 mois sans travailler entre deux emplois ou depuis votre dernier
emploi, veuillez fournir plus d'informations dans cette section. Veuillez expliquer les raisons de
cette inactivité et présenter en quelques lignes vos activités pendant cette période de chômage.

● Nom et adresse de l'entreprise

Veuillez renseigner le nom officiel et l’adresse exacte pour chaque entreprise. Vous pouvez
copier/coller les informations depuis Google en effectuant une recherche.

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 ● Intitulé du poste et brève description
Les occupations trop génériques comme "salarié" ou "employé" ne sont pas acceptées. Veuillez
indiquer un titre bien spécifique comme "directeur des ventes", "responsable du service
clientèle", "caissier", "médecin", "professeur de mathématiques au lycée", etc.

Section 12 - Contact d'urgence

Vous ne devez inscrire qu'une seule personne dans cette section. Le contact en cas d'urgence
doit être un membre proche de la famille. Le contact en cas d’urgence et le garant financier
peuvent être la même personne.

Veuillez informer le coordinateur en charge de votre dossier si vous ne pouvez pas inscrire un
membre de votre famille pour une raison quelconque.

Section 13 - Mes documents

Veuillez consulter la checklist fournie dans vos ressources pour connaître la liste des
documents "standards" exigés par l'immigration japonaise. Des formulaires et/ou documents
supplémentaires peuvent être requis en fonction de votre situation. Le cas échéant, nous vous
le ferons savoir après avoir effectué une première vérification du dossier.

● Relevé de compte bancaire

Veuillez vous assurer que le relevé de compte bancaire indique le nom de la banque, le nom du
titulaire du compte, la date et le solde.

Remarque : les écoles n'acceptent pas toujours les relevés d'investissement, et préfèrent les
relevés bancaires d'un compte d'épargne ou de chèques. Si vous soumettez un relevé
d'investissement, veuillez confirmer si les fonds peuvent être retirés à tout moment.

● Diplôme
Seule la copie du diplôme le plus élevé que vous ayez obtenu est nécessaire.
Si vous êtes encore à l'école secondaire, veuillez soumettre une lettre de votre établissement
indiquant le nom de l'école, votre nom et la date prévue d'obtention du diplôme de fin des
études secondaires. Si vous n’avez pas encore reçu votre diplôme officiel, vous pouvez
temporairement fournir la copie de votre attestation de réussite.
Dans tous les cas, vous devrez soumettre votre diplôme officiel lorsqu'il sera disponible.

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Section 14 - Envoyer mon dossier
Pour rappel, il est nécessaire de remplir tous les champs et toutes les sections des formulaires
pour pouvoir nous envoyer votre dossier.

Une fois que vous aurez cliqué sur "Envoyer mon dossier", vous ne pourrez plus apporter de
modifications aux formulaires. Si vous souhaitez apporter des modifications, veuillez contacter
le coordinateur en charge de votre dossier.

Nous effectuerons une série de vérifications de vos formulaires et documents avant qu'ils ne
soient envoyés à l'école. Une fois que nous aurons terminé les premières vérifications, nous
vous contacterons pour vous informer des modifications à apporter si cela est nécessaire.

Une fois toutes les vérifications terminées, nous enverrons votre dossier à l'école !

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