Livre Quickbookss 2015-Beau(1)(1)

OBJECTIF GENERAL
L’objectif de cette formation sera de contribuer de manière spécifique a la formation des

étudiants disposés a acquérir les connaissances de base nécessaires a la configuration et a
l’utilisation du logiciel comptable Quickbooks premier 2011, multidevises
OBJECTIFS SPECIFIQUES
 Etre capable de configurer l’outil pour répondre aux besoins de l’entreprise

 Utiliser valablement toutes les fonctionnalités du logiciel
 Familiariser rapidement avec les commandes principales du logiciel
 Familiariser les utilisateurs avec les caractéristiques et l’interface de Quickbooks pro
 Maitriser un outil essentiel pour la gestion des données financières et comptables
RESULTAT ATTENDU
A la fin de ce cours, l’étudiant doit être a même capable de configurer une entreprise avec le
logiciel Quickbooks premier 2011, version américaine et d’utiliser de façon convenable tous les
modules de ce logiciel dans le but de collecter, de traiter, d’enregistrer et de présenter les
informations financières aux lecteurs avisés.
2
PLAN DU COURS
UTILITAIRES DE QUICKBOOKS
 Faire le back-up dans quickbooks ……………………………………………………… 5

 Restaurer le back-up dans quickbooks …………………………………………………. 7
Définir quelques concepts de comptabilité et Lancer quickbooks ………………………….... 9
CRÉER UNE NOUVELLE COMPAGNIE
 Skip interview ………………………………………………………………….……… 12

 Start interview interview ……………………………………………………………….. 15
Utilisations des menus de quick books ………………………………………………………….

19
CONFIGURATION
 Configuration de la numérotation des comptes, des comptes auxiliaires, des classes … 21
 Configuration des chèques ……………………………………………………………... 21
 Configuration de l’inventaire, de proformat, de facture ............................................…. 22
 Configuration de devise, d’un fond déposé par défaut, du niveau des prix …….……… 23
 Configuration de la TCA ……………………………………………………………..... 24
CRÉATION
 Création, modifier et supprimer un type client ………………………………….………25
 Création, modifier et supprimer un type fournisseur ………………………………….. 26
 Création, modifier et supprimer une condition de crédit ………………………..…….. 28
 Création, modifier et supprimer un message …………………...……………………… 30
 Création, modifier et supprimer un mode de paiement ………………………………… 31
 Création, modifier et supprimer un niveau de prix ……………..……………………… 32
 Création, modifier et supprimer une classe ………..…………………………………… 33
 Création, modifier et supprimer une facture …………..……………………………….. 34
 Création, modifier et supprimer un proformat, ………….........……………………….. 35
 Création, modifier et supprimer un reçu de vente …………..………………………….. 36
 Création, modifier et supprimer un bon d’achat ……………………………………...... 37
 Conversion d’un proforma en facture et d’un bon d’achat en facture ………...……….. 38
3
CHARTES DES COMPTES
Définir charte des comptes ……………………………………………………………………. 39

Nature des types de comptes …………………………………………………………………... 40
Création de la charte des comptes ……………………………………………………………... 44
1- Création des Comptes du bilan (Actifs, passifs et capital) …………………………..... 44
 Création des comptes d’actifs, de passif et des capitaux propres avec leurs soldes sauf les
comptes clients, fournisseurs, stocks, on les crée sans soldes …….…..……………….. 44
 Inscription des soldes des comptes clients, fournisseurs, stocks …………………….… 52
 Inscription des soldes des comptes clients ………………………………………...…… 53
 Inscription des soldes des comptes Fournisseurs ……………………………….……… 65
 Fermeture des comptes uncategorized income et uncategorized expense ……………... 72
 Création des organismes de perceptions …………..…………………………………… 73
 Création de la TCA …………………………………………………………………….. 77
 Inscription des soldes des comptes stocks ………………………………………….….. 81
2- Création des Compte de l’état de résultats (Produits et charges) ………………….…… 91
 Création des Comptes de résultats sans soldes (Produits et de charges)
 Inscription des soldes des comptes (Produits et de charges) à partir de make journal
général entries
Différents types de rapport dans quickbooks ………………….………………………….. 92 - 97

Journal général ………………...……………………………………………………………….. 98
Registres …………….………………………………………………………………………… 100
Payroll …………………………...……………………………………………………… 101 - 108
Budget ………..……………………………………………………………………………….. 111
Présentation de rapport ……………………..………………………………………………… 109
Création des utilisateurs du système …………………………………………………….. 114 -116
Gestion des emprunts long terme ……………………………………………………...……… 117
COMPTABILISATIONS DES OPERATIONS

 Achat …..…………………………………………………………………………118 - 130
 Comptes à payer ……….……………………………………………………………… 131
 Vente …………………...…...………………………………………………….. 132 – 139
 Enregistrements des dépôts ………………………………………………………….... 140
 Transfert de fonds …………………………………………………………………...... 142
 Réconciliation …………..……………………………………………………….. 143- 146
 Exportations et importations …………..……………………………………………… 147
4
UTILITAIRES DE QUICKBOOKS
Il existe deux versions de logiciel quickbooks
1. États-Unis
2. Canada
Tous les fichiers crées en quickbooks ont pour extension QBW
BACK-UP
Toutes les transactions de Quickbooks sont enregistrées sur le disque dur. Toutefois il est
recommandé de créer de copies de secours (Back up) à la fin de chaque journée.
1. Insérer le support (Disque)

2. Cliquer sur File
3. Choisir Save copy or Back up
4. Cliquez sur Backup copy puis next
5. Cliquez sur Local Backup puis Next
6. Cliquer sur Browse pour sauvegarder le fichier soit sur My document, desktop, etc. puis
ok
7. Cliquer sur Use this location
8. Cliquer sur Save it Now puis Next
9. On créer un folder pour faire le Backup de la compagnie et après on fait Open puis
Save
10. Cliquer sur Use this location puis Ok
5
6
RESTAURER
Restaurer un fichier
La fonction Restore de quickbooks permet de mettre un fichier à jour à partir d’un dernier Back
up.
1. Lancer le Quickbooks
2. Cliquer sur File
3. Cliquer sur file puis sur Open or Restore company
4. Cliquer sur restore a backup copy puis Next
5. Cliquez sur Local Backup puis Next
6. Cliquer sur le folder dont vous avez fait le backup de la compagnie et après on fait
Open
7. Cliquer sur Save et Next
8. On créer un folder pour faire restaurer la compagnie et après on fait Open puis Save
7
8
COURS DE QUICKBOOKS 2011
La comptabilité constitue un moyen de fournir des renseignements sur la situation financière

d’un organisme quelconque
La comptabilité manuelle c’est une discipline ayant pour fonction de fournir de l’information
quantitative sur une entité économique
La comptabilité informatisée permet d’informatisée le système comptable en vue de gérer

toutes les informations qualitatives et quantitatives nécessaires et de fournir tous les
renseignements adéquats a l’aide de l’ordinateur
Quickbooks est un logiciel comptable qui enregistre, traite et présente les informations
financières. Il est aussi un puissant outil comptable qui non seulement la saisie et le traitement
des donnés mais aussi une présentation automatique et simplifiée de l’information financière.
Pour certains, c’est un logiciel de gestion tout court, eu égard aux différents utilitaires qu’on ne
cesse d’y ajouter au jour le jour.
On peut lancer quickbooks à partir :
 Du bureau en faisant double-clique sur l’icône programme

 De start on clique sur all programs ensuite sur quickbooks premier et sélectionner
quickbooks premier
Une fenêtre de bienvenue apparaît vous indiquant s’il y a des fichiers ouverts ou non. Cette
fenêtre montre aussi les derniers fichiers ouverts avec comme disponibles les commandes
suivantes :
 Create a new company : pour créer un nouveau fichier
9
 Open an existing company : pour ouvrir un fichier existant
 Restore a backup file : restaurer (mise a jour) un fichier
 Open a sample file : pour ouvrir une compagnie modèle
NB.- A ce niveau on a deux menus à être actifs il s’agit de File et Help
A partir de file cliquons sur new company pour créer une nouvelle compagnie (fichier ou
entreprise)
10
ON PEUT CRÉER UNE NOUVELLE COMPAGNIE SOIT
1. En cliquant sur create New Company
2. A partir du menu FILE

 On clique sur File
 Clique gauche sur New Company
A ce moment, trois images apparaissent :
1-) Start interview : Si vous voulez que quickbooks vous assiste pour entrer les premiers
éléments du paramétrage de l’entreprise, on clique sur Start interview
2-) Skip interview : Si vous ne voulez pas que quickbooks vous assiste pour entrer les premiers
éléments du paramétrage de l’entreprise, on clique sur Skip interview
Une nouvelle structure apparaît dénommée skip interview où vous pourrez entrer les premiers
éléments du paramétrage de l’entreprise. Les informations nécessaires à l’établissement d’une
nouvelle compagnie seront saisies au fur et à mesure qu’on avance
Quand vous avez installé votre compagnie Quickbooks, vous introduisez de l’information au
sujet d’une compagnie dans Skip interview la fenêtre d’entrevue ou dans créer une nouvelle
compagnie. Plus tard, vous pouvez changer la plupart des informations que vous avez saisies. Par
exemple, vous pouvez avoir besoin de changer votre adresse parce que votre compagnie a
changé l’adresse
3-) Convert data : Pour convertir Quicken, peachtree en quickbooks
POUR CRÉER UNE NOUVELLE COMPAGNIE (DEUX FACONS)
1. créer une nouvelle compagnie avec assistance de Quickbooks en cliquant sur start interview
2. créer une nouvelle compagnie sans assistance de Quickbooks en cliquant sur skip interview
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POUR CRÉER UNE NOUVELLE COMPAGNIE SANS ASSISTANCE DE
QUICKBOOKS
On clique sur Skip interview
Dans la fenêtre Skip interview on retrouve 5 étapes pour créer une nouvelle compagnie
1. Enter your company information

2. How is your company organized : Le type d’entreprise
3. Select the first month of your fiscal year : A quel mois l’exercice fiscal de l’entreprise
commence t-elle ?
4. Select your industry
5. Create your company
1-) Enter your company information
 company name : Nom de la compagnie

 Legal name : Nom légal de la compagnie
 Street address : Adresse de la compagnie
 City : Ville ou se trouve la compagnie
 Country : Pays ou se trouve la compagnie
 Phone : Le numéro de téléphone de la compagnie
 E-mail address : Adresse électronique de la compagnie
 Web site : Site de la compagnie
 On clique sur Next pour continuer
12
2- ) How is your company organized: Le type d’entreprise
 On clique sur Other / None pour le type d’entreprise que vous voulez afin de ne pas
prendre les types d’entreprise que Quickbooks propose
N.B : Deux entrées que vous ne pouvez plus changer est le type d’entreprise et la monnaie de
base. Quand vous allez choisir dans la liste d’entreprise, soyez prudent de choisir celui qui le
plus attentivement ressemble à votre compagnie. Vous pouvez changer l’ensemble des comptes
pour votre sélection
3-) Select the first month of your fiscal year : A quel mois l’exercice fiscal de l’entreprise
commence t-elle ?
 Clique gauche sur la flèche, pour choisir le mois ou commence l’exercice fiscale de
l’entreprise
4-) Select your industry
A ce stade, le logiciel après avoir fini d’enregistrer votre compagnie vous propose une charte
des comptes dont vous êtes libre d’accepter ou de refuser.
Si vous refusez vous serez obligé de créer votre propre charte des comptes par la suite.
Pour créer votre propre charte des comptes
 On clique sur Other / None pour le type de plans comptables que vous voulez afin de ne
pas prendre les différents plans comptables que Quickbooks propose
13
5-) Create your company
 On clique sur Finish pour terminer

 On créer un folder pour enregistrer la compagnie et après on fait Open puis Save
Pour modifier les premiers éléments du paramétrage de l’entreprise
Dans la barre de menu Cliquer sur company puis company information
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POUR CRÉER UNE NOUVELLE COMPAGNIE AVEC ASSISTANCE DE
QUICKBOOKS
On clique sur Start interview
1-) Enter your company information
 company name : Nom de la compagnie

 Legal name : Nom légal de la compagnie
 Street address : Adresse de la compagnie
 City : Ville ou se trouve la compagnie
 Country : Pays ou se trouve la compagnie
 Phone : Le numéro de téléphone de la compagnie
 E-mail address : Adresse électronique de la compagnie
 Web site : Site de la compagnie
2-) Select your industry
Cliquer sur « General product-based business » puis sur Next
3- ) How is your company organized: Le type d’entreprise
 On clique sur Other / None pour le type d’entreprise que vous voulez afin de ne pas
prendre les types d’entreprise que Quickbooks propose
N.B : Deux entrées que vous ne pouvez plus changer est le type d’entreprise et la monnaie de
base. Quand vous allez choisir dans la liste d’entreprise, soyez prudent de choisir celui qui le
15
plus attentivement ressemble à votre compagnie. Vous pouvez changer l’ensemble des comptes
pour votre sélection
4-) Select the first month of your fiscal year : A quel mois l’exercice fiscal de l’entreprise
commence t-elle ?
 Clique gauche sur la flèche, pour choisir le mois ou commence l’exercice fiscale de
l’entreprise
5-) Set up your administrator password
 Administrator password : écrire le password

 Retype password : Réécris le password
 Cliquer sur Next 2 fois puis enregistrer la compagnie soit sur desktop, my document et
après on fait Open puis Save
6- ) Customizing quickbooks for your business
Cliquer sur Next pour continuer
7- ) What do you sell ?
Cliquer sur Both services and products puis sur next pour continuer
8-) Do you sell products online ?
Cliquer sur I don’t sell online and I am not interested in going so puis sur next pour continuer
9- ) Do you charge sale tax ?
Cliquer sur yes puis sur next pour continuer
10- ) Do you want to create estimates in quickbooks ?
11- ) Using sales receipts in quickbooks ?
12- ) Using statement in quickbooks ?
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13- ) Using progress invoicing ?
14- ) Managing bills you owe ?
15- ) Do you print checks ?
Cliquer sur I don’t currently print checks and I don’t plan to puis sur next pour continuer
16-) Tracking inventory in quickbooks ?
17-) Do you accept credit cards ?
Cliquer sur I don’t currently accept credit cards but I would like to puis sur next pour
continuer
18-) Tracking time in quickbooks ?
Cliquer sur No puis sur next pour continuer
19- ) Do you have employees ?
Cliquer sur yes et crocher we have W-2 employees puis sur next pour continuer
20- ) Tracking multiple currencies in quickbooks ?
 Cliquer sur yes

 Dans select your home currency, on clique sur la flèche deroulante pour choisir la
monnaie de base qui la gourdes puis sur views more currencie
 On efface US Dollar puis taper h
 Cliquer sur Haitian gourdes pour choisir la monnaie de base
 Cliquer sur Use it Once puis sur next 2 fois pour continuer
21- ) select a date to start trcking your finances?
 Cliquer sur use today’s date or the first day of the quarther or month puis rentrer la
date de l’exercice de l’entreprise
 Cliquer sur Next pour Continuer
22- ) Add your bank account ?
Cliquer sur No puis sur next pour continuer
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23- ) Review income and expenses account
On décroche tous les comptes qui ont croché en cliquant sur le compte puis sur next pour
continuer
24-) Congratulations
Cliquer sur finish pour terminer
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Utilisation des menus
Les utilisateurs des menus sont: File, Edit, list, view, company, Customers (clients), Vendor
(Fournisseurs), Employee (employé), Banking (banque), Report (Rapport), Window, Help
File menu
A travers ce File menu, on peut créer de nouvelles compagnie, ouvrir une compagnie déjà créée
dans le système, faire des Back-up, restaurer un Back-up, réparer un fichier endommagé, mise en
place d’une imprimante, sortir d’une compagnie ou complètement
Edit menu
Des outils tels que couper, copier, remplacer, insérer, utiliser un registre, trouver, utiliser la
calculatrice
List : C’est un menu qui permet à son utilisateur de personnaliser son entreprise.
Company (Le menu de la compagnie)

Les outils les plus importants sont : La compagnie centre qui permet d’avoir une vue rapide de la
situation de la compagnie et donne un accès direct a certains rapports.
Compagnie information, mise en place des utilisateurs, changer de mots passe, les outils de
décision etc.
Customers (clients)
A travers ce menu, l’utilisateur a accès au client qui donne une vue générale ou détaillée de la
situation des comptes à recevoir ou de chaque client en particulier. C’est la qui détient les
informations concernant les clients et les renseignements personnels ou projections relatifs a
chaque client. On peut aussi créer des états comptes, des crédits memo, changer les prix des
articles.
Vendor (Fournisseurs)
Le menu fournisseur vous permet d’avoir une idée globale ou détaillée du compte à payer ou de
la situation de l’entreprise, vis-à-vis de chaque fournisseur. C’est la qui détient les informations
concernant les fournisseur et les renseignements personnels ou projections relatifs a chaque
client. On peut aussi saisir les Bill, passer les paiements des bill, recevoir les articles, ajuster
l’inventaire etc.
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Employee (employé)
Ce menu permet de gérer tout ce qui a trait aux employés. Du payroll aux taxes, contrôle temps
etc.
Banking (banque)
Ce menu, permet la gestion et le contrôle des comptes de banque. De l’émission des chèques a la
réconciliation, les transfert de fonds, cartes de crédit etc
Report (Rapport)
Ce menu regroupe les différents rapports que quickbooks offre a ces utilisateurs, du rapport
financier au rapport spécifique pour un compte de bilan ou de revenus et dépenses
Window
Le menu window permet la gestion de la présentation, on peut activer ou désactiver le
quickbooks navigateur, formater le tableau de navigation en insérant ou en éliminant des outils
de travail
20
CONFIGURATION
CONFIGURATION DE LA NUMEROTATION DES COMPTES

1. Dans la barre de menu on clique sur Edit puis preferences
2. Cliquer sur accounting puis company Preferences
3. Cliquer sur use account number puis ok
CONFIGURATION DES COMPTES auxiliaires

3. Cliquer sur Show lowest subaccount only puis ok
CONFIGURATION DES CLASSES

3. Cliquer sur Use class tracking puis ok
CONFIGURATION DES CHEQUES

2. Cliquer sur checking puis company Preferences
3. Crochez tous les éléments sauf les éléments Open puis ok
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CONFIGURATION DE L’INVENTAIRE
2. Cliquer sur Items and inventory puis company Preferences
3. Cliquer sur inventory and purchase orders are active puis ok
CONFIGURATION PROFORMA
2. Cliquer sur jobs and estimates puis company Preferences
3. Cliquer sur yes dans la question do you create estimate puis ok
CONFIGURATION FACTURE
2. Cliquer sur jobs and estimates puis company Preferences
3. Cliquer sur yes dans la question do progress invoicing puis ok
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CONFIGURATION DE DEVISES
1- Dans la barre de menu on clique sur Edit puis preferences

2- Cliquer sur Multiple currencies puis company Preferences
3- Cliquer sur Yes, i use more than on currency puis Yes
4- Dans le casier select the home currency you use in transaction, on clique sur la
flèche puis sur views more currencies
5- On efface US Dollar puis taper h
6- Cliquer sur Haitian gourdes pour choisir la monnaie de base
7- Cliquer sur Use it Once puis Yes
8- Cliquer sur Ok 2 fois
N.B : On ne peut pas changer la monnaie de base une fois configuré
CONFIGURATION D’UN FOND DÉPOSÉ PAR DÉFAUT
1. Dans la barre de menu on clique sur Edit puis préférences

2. Cliquer sur payments puis company Preferences
3. Cliquer sur use undeposited fund as default deposit to account puis ok
CONFIGURATION DU NIVEAU DES PRIX

2. Cliquer sur Sales and customers puis company Preferences
3. Cliquer sur Use price level puis ok
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CONFIGURATION DE LA TCA

2. Cliquer sur Sales tax puis company Preferences
3. Cliquer sur Yes dans la question do you charge sales tax ?
4. Cliquer sur Add Sales tax item
 Dans le casier Type : Cliquer sur sales tax item
 Dans le casier sales tax name : Identification de la TCA
 Dans le casier Description : on écrit Taxe sur chiffre d’affaire
 Dans le casier Taxe rate : le taux
 Dans le casier Tax agency : on écrit la Compagnie de perception pour la TCA
 Cliquer sur ok puis sur Quick add
 Cliquer sur Ok (4 fois)
24
CRÉATION
CRÉATION D’UN NOUVEAU TYPE DE CLIENT
Si votre entreprise désire avoir un rapport sur les types de clients qui entretiennent des relations
avec vous, Quickbooks vous permet de les classifier en différentes catégories
Pour créer un nouveau type de client
1. Cliquer sur le menu lists puis sur costumer and vendor profile lists
2. Cliquer sur customer types list puis sur customer types
3. cliquer sur new
 Customer type : on écrit le type de client auxiliaire
 Cliquer sur Subtype of : Pour créer et / ou choisir le client principale
 Si le client principal n’existe pas on le crée en faisant Add new
 Si le client principal existe on clique sur le compte principal concerné
4. Cliquer sur ok pour valider
A partir du même bouton menu on peut :
 Détruire un customer types en cliquant sur delete

 Modifier un customer types en cliquant sur edit
 Rendre actif ou inactif customer types selon les besoins en cliquant sur make
active ou make inactive
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CRÉATION D’UN NOUVEAU TYPE DE FOURNISSEUR
Si votre entreprise désire avoir un rapport sur les types de fournisseurs qui entretiennent des
relations avec vous, Quickbooks vous permet de les classifier en différentes catégories
Pour créer un nouveau type de fournisseur
2. Cliquer sur vendor types list puis sur vendor types
3. cliquer sur new
 Customer type : on ecrit le type de fournisseur auxiliaire
 Cliquer sur Subtype of : Pour créer et / ou choisir le vendor principale
 Si le vendor principal n’existe pas on le crée en faisant Add new
 Si le vendor principal existe on clique sur le vendor principal concerné
4. cliquer sur ok pour valider
26
 Détruire un vendor types en cliquant sur delete

 Modifier un vendor types en cliquant sur edit
 Rendre actif ou inactif vendor types selon les besoins en cliquant sur make
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CONDITIONS DE CRÉDIT (TERMS)
Les conditions de crédit sont reliées aux ventes effectuées et / ou aux achats. Ces conditions
encore appelées terms présentent les modalités de l’escomptes que vous recevez d’un
fournisseur et/ou que vous accordez a un client. Quickbooks accepte deux types de conditions
de credit :
 Standard term (nombre de jours accordés pour jouir de l’escompte)

 Date driven (une date de paiement sans escompte en retour)
Pour créer Les conditions de crédit
2. Cliquer sur Terms list puis sur Terms
3. cliquer sur new
 Terms : ecrire la condition de credit
 Cliquer sur standards
 Net due in : Periode de jour
 Discount percentage : Taux d’escompte
 Discount if paid within : Période d’escompte
 Détruire un Terms en cliquant sur delete

 Modifier un Terms en cliquant sur edit
 Rendre actif ou inactif Terms selon les besoins en cliquant sur make active ou make
inactive
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29
CRÉATION D’UN NOUVEAU MESSAGE
2. Cliquer sur Customer message list puis sur customer message
3. Cliquer sur New puis taper le message puis sur ok
 Détruire un message en cliquant sur delete

 Modifier un message en cliquant sur edit
 Rendre actif ou inactif message selon les besoins en cliquant sur make active ou
make inactive
30
MÉTHODES DE PAIEMENT
Pour créer une méthode de paiement
2. Cliquer sur payment method list puis sur payment method
3. cliquer sur new
 Dans le casier Method payment : On écrit le mode de paiement en

français
 Dans le casier Payment type : On clique sur la flèche déroulante pour
choisir le type de paiement
 cliquer sur ok pour valider
 Détruire une methode de paiement en cliquant sur delete

 Modifier une methode de paiement en cliquant sur edit
 Rendre actif ou inactif une methode de paiement selon les besoins en cliquant
sur make active ou make inactive
31
CRÉATION D’UN NOUVEAU NIVEAU DES PRIX
1. Cliquer sur List puis Price level list
2. Cliquer sur Price level puis New
 Price level name : Beneficiaire du niveau de prix
 Price Level type : Cliquer sur la flèche pour choisir Fixed %
 This price level will : 2 choix possibles
o Decrease : diminuer
o Increase : Augmenter
 Item prices by : % pourcentage du beneficiaire
 Round up to nearest : si on veut arrondir
 Cliquer sur ok pour terminer
A partir du bouton Price level

 On peut modifier a partir de Edit
 On peut supprimer a partir de Delete
32
CREATION D’UNE NOUVELLE CLASSE
La fonction class vous permet de catégoriser les comptes de revenus et de charges de votre
entreprise en département, catégorie ou emplacement, propriétés séparés que vous possédez ou
toute autre classification significative de l’affaire que vous faites
Pour créer une classe
1. Cliquer sur le menu lists puis sur Class list

2. Du menu-bouton cliquer sur class puis sur new
 Class name : on écrit le type de classe auxiliaire
 Cliquer sur Subtype of : créer et / ou choisir la classe principale
 Si la classe principale n’existe pas on le crée en faisant Add new
 Si la classe principale existe on clique sur la classe principale concernée
3. suivre les indications de la machine.
 Détruire une Class en cliquant sur delete

 Modifier une Class en cliquant sur edit
 Rendre actif ou inactif une Class selon les besoins en cliquant sur make active ou
make inactive
33
CREATION D’UNE FACTURE
1. Dans la barre de menu cliquer sur customer puis create invoice et après sur No thanks
2. Clique sur customize puis customize data layout
3. Cliquer sur make a copy puis sur basic customization
4. Cliquer sur manage template
5. Dans le casier template name on efface ce qui est écrit puis on écrit facture puis sur Ok
6. Pour utiliser un logo cliquer sur use logo puis select logo
7. Pour changer un élément dans la facture, on clique sur l’élément puis sur change front et
sur Ok
8. Pour écrire les mots dans la facture en français, dans chaque champs (Header, columns,
footer) on efface les mots en anglais puis on les écrits en français puis sur OK (3 fois)
9. Dans le casier Invoice # on efface le numéro trouvé
10. Dans le casier Date on écrit la date
11. Cliquer sur save and close
34
CREATION D’UN PROFORMA
1. Dans la barre de menu cliquer sur customer puis create estimates

3. Cliquer sur basic customization puis sur manage template
4. Dans le casier template name on efface ce qui est écrit puis on écrit Proforma puis sur
Ok
6. Pour changer un élément dans la facture, on clique sur l’élément puis sur change front et
sur Ok
7. Pour écrire les mots dans le proforma en français, dans chaque champs (Header,
columns, footer) on efface les mots en anglais puis on les écrits en français puis sur OK
(3fois)
8. Dans le casier Estimate # on efface le numéro trouvé
35
CREATION D’UN RECU DE VENTE
1. Dans la barre de menu cliquer sur customer puis Enter sales receipts
4. Dans le casier template name on efface ce qui est écrit puis on écrit Reçu puis sur
Ok
6. Pour changer un élément dans la facture, on clique sur l’élément puis sur change
front et sur Ok
7. Pour écrire les mots dans le recu en français, dans chaque champs (Header, columns,
footer) on efface les mots en anglais puis on les écrits en français puis sur OK (3
fois)
8. Dans le casier Sale # on efface le numéro trouvé
36
CREATION D’UN BON D’ACHAT
1. Dans la barre de menu cliquer sur vendor puis create purchase order
4. Dans le casier template name on efface ce qui est écrit puis on écrit bon d’achat
puis sur Ok
6. Pour changer un élément dans la facture, on clique sur l’élément puis sur change
front et sur Ok
7. Pour écrire les mots dans le bon d’achat en français, dans chaque champs (Header,
columns, footer) on efface les mots en anglais puis on les écrits en français puis sur
OK (3 fois)
8. Dans le casier Sale # on efface le numéro trouvé
CONVERSION D’UN PROFORMA EN FACTURE
1- Cliquer sur customers puis sur create invoices

2- Choix du client et sélectionner le proforma puis cliquer sur ok
3- Apporter des modifications (si nécessaire) ou accepter de convertir a 100%
4- Cliquer sur save and new pour continuer ou save and close pour terminer
N.B Tout suit après la conversion du proforma en facture, il faut fermer le proforma
1- Cliquer sur customers puis sur create estimate

2- Decrocher sur estimate active pour fermer le proforma
3- Cliquer sur save and new pour continuer ou save and close pour terminer
37
CONVERSION BON D’ACHAT EN ACHAT A CREDIT
Dans la barre de menu cliquer sur vendor puis enter Bill
CHARTES DES COMPTES
La charte des comptes représente la colonne vertébrale d’un système comptable. Comme bon
nombre de logiciels comptables Quickbooks vous offre toute une série de chartes des comptes
conçus pour différentes entreprises. On peut les utiliser ou on peut créer sa propre charte de
comptes adoptée aux besoins spécifiques de la compagnie.
N. B : Quickbooks utilise en général la comptabilité d’exercice
Il y a deux principaux comptes de base dans quickbooks qui sont
1- Comptes du bilan appelé comptes de valeur (Actifs, passifs et capital)
38
2- Compte de l’état de résultats (Produits et charges)
 1000–1999 Assets (Actif)
 2000–2999 Liabilities (Passif)
 3000–3999 Equity (Capital)
 4000–4999 Income (Revenue)
 5000–5999 cost of goods sold, or expenses (Couts des Marchandises Vendues)
 6000–6999 Expenses (charges)
 7000–7999 Other income
 8000–8999 Expenses or other expenses
 9000–9999 Other expenses
Lorsque vous créez un compte d’actifs, de passif et des capitaux propres avec leurs soldes sauf
les comptes clients, fournisseurs, stocks, Quickbooks crée automatiquement un compte pour
vous qui s’appelle Openning balance
Lorsque vous créez un compte client Quickbooks crée automatiquement un compte pour vous
qui s’appelle Uncategorized income
Lorsque vous créez un compte fournisseur Quickbooks crée automatiquement un compte pour
vous qui s’appelle Uncategorized expense
Lorsque vous créez un compte d’organisme de perception Quickbooks crée automatiquement

un compte pour vous qui s’appelle sales tax payable
NATURE DES TYPES DE COMPTES
1- Comptes du bilan
Les comptes d’actifs
Pour le bilan quickbooks adopte le classement suivant :
Current assets (actifs à Court terme)
 Bank (compte de banque) : créer un compte bancaire pour chaque compte que votre
compagnie a dans une banque ou autre institution financière (Vous pouvez utiliser aussi
ce type pour la gestion du Petty Cash
 Accounts receivable (comptes à recevoir) : Les comptes a recevoir pour la plupart des
compagnies on seulement un comptes a recevoir. Ils représentent l’ensemble des
montants a recevoir des clients de la compagnie pour les ventes de marchandises et de
service a crédit
 Other current assets (autres actifs court terme) : Vraisemblablement ils seront convertis
en cash ou utilisés dans moins d’une année, tels que chèque retourné, avance diverse,
frais payés d’avance et autre
39
Fixed Assets (Actifs à long terme) : des immobilisations que votre compagnie possède, tels que
matériel ou mobilier. On les appelle immobilisation parce qu’elles ne peuvent être convertis en
cash rapidement
Liabilities (dettes)
Current Liabilities (dettes à court terme)
 Accounts payable (Compte à payer) : Ces transactions ont rapport avec les dettes
contractees envers les fournisseurs de la compagnie. Les comptes a payer regroupent les
achats a crédits, les services d’un fournisseur non encore acquittés
 Credit card (Carte de crédit) : Paiement effectues par carte de crédits
 Other current liabilities (autres passifs courants) : dettes courantes qui sont
programmés pour etre payer dans une courte période tels que taxe sur vente, impôt
salariaux, salaires différé et emprunt de court durée
Long term liabilities (Passifs à long terme) : emprunt ou hypothèques programmes pour être
payés sur des périodes plus longue qu’une année
Capitaux (Equity) : Quickbooks crée automatiquement les comptes Openning balance et

retained earning. Ces comptes regroupent les investissements initiaux et les profits cumules par
la dite entreprise. Dépendant du statut de l’entreprise, des écritures de régularisations permettront
de repartir le solde de ces comptes à l’avoir du propriétaire ou au compte
Les comptes de l’état des résultats : Les revenus et les dépenses d’opérations permettent de
savoir les sources de vos revenus et le but de chaque dépense. Quand vous enregistrez des
transactions dans un de vos comptes du bilan, vous assignez habituellement le montant de la
transaction a un ou plusieurs comptes de revenus ou dépenses opérationnelles. Par exemple, si
vous effectuez une dépense sur un compte banque, vous dites quel compte de banque a été
affecte et qu’elle a été l’allocation faite a cette dépense
 Income (revenus) : c’est la source principale d’argent qui entre dans votre compagnie.
Quickbooks n’affiche pas de balances pour les comptes de
revenus et de dépenses dans la charte des comptes.
 Other income (autres revenus): Toute autre opération en dehors des transactions
courantes, qui génère des fonds tel que revenu d’intérêt
 Expenses (Dépenses) : Ce sont les frais courants, encourus par l’entreprise pour son
fonctionnement
 Cost of good sold (Coût des marchandises vendues) : Les dépenses engagées pour la
vente d’un produit ou la réalisation d’un service
 Other expenses (autres dépenses) : Ce sont autres dépenses non régulières que supporte
l’entreprise tels que : impôt d’entreprise, perte de caisse etc
N.B : Quickbooks crée ces catégories de comptes automatiquement
40
 Account receivable (Comptes clients)
 Undeposited fund (caisse)
 Payroll liabilities (Dettes salariales)
 Sales tax payable (Retenus sur salariales)
 Openning balance equity
 Retained earnings (Benefice non reparti)
 Payroll Expenses (Dépenses salariales)
 Estimate (Proforma)
 Purchase order (Bon d’achat)
 Account payable (Comptes fournisseurs)
 Dépenses non catégorisée (uncategorized expenses)
 Revenu non catégorisé (uncategorized income)
N.B : Les comptes apparaissent par noms dans les rapports. Si vous voulez, vous pouvez avoir
vos rapports des comptes par descriptions. Ou trouver cette preference ?
 Cliquer sur Edit puis prreferences

 Cliquer sur reports et graphs puis company preferences
 Choisir la liste sur la gauche puis ok
TYPES DE COMPTES NOMS DES COMPTES

Composantes des comptes du Bilan ACTIF = ASSET
et des Comptes de l’état des résultats ACTIF A COURT TERME = CURRENT ASSET
Bank  Les comptes de banques
 Petites Caisse
Account recievable Les comptes clients

Actif court terme  Les comptes de Placements temporaires
 Les comptes payés d’avances
Other current asset  Les comptes à recevoir
 Les autres comptes d’actif à court terme
ACTIF A LONG TERME = LONG TERM ASSET

1. Compte d’actif à long terme
2. Placement long terme
Actif long terme Fixed asset  Immobilisation corporelle et incorporelle
 Amortissement cumulé
PASSIF
PASSIF A COURT TERME = CURRENT LIABILITIES
Account payable Les comptes fournisseurs
41
Passif court terme  Les comptes a payer
 Les comptes reçus d’avances
Other current liabilities  Les autres comptes de passifs a court
terme
PASSIF LONG TERME = LONG TERM LIABILITIES

Passif long terme Long term liabilities Les comptes de passif long terme
AVOIR = OWNERN’S EQUITY
Avoir Equity  Comptes de capital
 Compte de prélèvement
PRODUIT D’EXPLOITATIONS
 Les comptes de ventes
 Les comptes d’escompte sur vente
Produits d’exploitations Income  Les comptes de rendu et rabais sur vente
COUT DES MARCHANDISES VENDUES = COST OF GOOD SOLD

 Les comptes de CMV
 Les comptes d’escompte sur achat
Cout des marchandises vendues Cost of Good Sold  Les comptes de rendu et rabais sur achat
CHARGES D’EXPLOITATIONS
Charges d’exploitations Expenses Les comptes de dépenses
AUTRES PRODUIT D’EXPLOITATIONS
Autres Produits d’exploitations Other income Les autres comptes de ventes
AUTRES CHARGES D’EXPLOITATIONS
Autres Charges d’exploitations Other expenses Les autres comptes de dépenses
Client Uncategorized income Stocks Ineventory merchandises

Fournisseurs Uncategorized expense
Organisme de perception Sales tax payable
 1000–1999 Assets (Actif)

 2000–2999 Liabilities (Passif)
 3000–3999 Equity (Capital)
42
 4000–4999 Income (Revenue)
 5000–5999 cost of goods sold, or expenses (Couts des Marchandises Vendues)
 6000–6999 Expenses (charges)
 7000–7999 Other income
 8000–8999 Expenses or other expenses
 9000–9999 Other expenses
CRÉATION DE LA CHARTE DES COMPTES (2 ÉTAPES)
1. Création des Comptes du bilan (Actifs, passifs et capital)

2. Création des Comptes de l’état de résultats (Produits et charges)
3.
CRÉATION DES COMPTES DU BILAN (ACTIFS, PASSIFS ET CAPITAL) (2
étapes)
1. Création des comptes d’actifs, de passif et des capitaux propres avec leurs soldes sauf les
comptes clients, fournisseurs, stocks, on les crée sans soldes
2. Inscription des soldes des comptes clients, fournisseurs, stocks
CRÉATION DES COMPTES DE RÉSULTATS (2 étapes)

1. Création des Comptes de résultats sans soldes (Produits et de charges)
2. Inscription des soldes des comptes (Produits et de charges) à partir de make
journal général entries
CRÉATION DES COMPTES D’ACTIFS, DE PASSIF ET DES CAPITAUX PROPRES

AVEC LEURS SOLDES SAUF LES COMPTES CLIENTS, FOURNISSEURS, STOCKS,
ON LES CRÉE SANS SOLDES
1. Cliquer sur le menu lists

2. Choisir la commande chart of accounts
3. Du menu-bouton cliquer sur account
4. cliquer sur new
 Account types : Cliquer sur la flèche pour choisir le type de compte
 Account number : Numérotation des comptes
 Account Name : Nom des comptes
 Cliquer sur Subaccount : créer et / ou choisir le compte principale
 Si le compte principal n’existe pas on le crée en faisant Add new
 Si le compte principal existe on clique sur le compte principal concerné
 Currency : Choix de monnaie
 Decription : description du compte
 On clique sur Enter Opening balance
 On écrit la balance d’ouverture dans Statement Ending balance
 On écrit la d’enregistrement dans Statement Ending date
 On écrit le taux d’échange dans Statement exchange rate
 Cliquer sur ok
43
N. B : A ce stade Openning balance = Client + Stocks - fournisseur
N.B.- Le bouton Save and new vous permet de créer plusieurs comptes et de les en registrer
ensemble en cliquant à la fin sur Save and close pour valider.
Pour vérifier si la charte des comptes est en équilibre après la création des comptes d’actifs, de
passif et des capitaux propres avec leurs soldes sauf les comptes clients, fournisseurs, stocks, on
les crée sans soldes, il faut que le compte Openning balance equity = Client + stocks -
fournisseurs
 Cliquer sur report puis sur Accountant and tax

 Cliquer sur Trial balance
44
45
DÉTRUIRE UN COMPTE
Restrictions des comptes pour effacer des comptes
Vous pouvez effacer seulement des comptes inutilisés mais vous ne pouvez pas effacer un
compte s’il :
 A des transactions qui lui ont été assignées

 Est utilisé dans des transactions, y compris des transactions mémorisées
 Est lie a des payroll item
 A un message en ligne associé avec lui
 A sous compte
N.B : Si le compte a un sous compte, déplacer le sous comptes a un autre compte principal ou
effacer le sous avant que vous effacez le compte principal
Pour détruire un compte
Si la fenêtre charte des comptes n’est pas encore ouverte

4. Sélectionner le compte à détruire
5. Cliquer sur delete
6. apporter les changements voulus
ERREUR DANS LA CHARTE DES COMPTES
Type d’erreur dans la charte des comptes
 Erreur sur la forme

 Erreur de montant
 Erreur pour les comptes qui ont des liaisons
46
ERREUR SUR LA FORME
Les erreurs sur la forme contiennent :

 Cliquer sur Subaccount : créer et / ou choisir le compte principale
Pour modifier un compte

4. Sélectionner le compte à modifier
5. Cliquer sur edit
6. Apporter les changements voulus
7. Cliquer sur ok pour valider
47
ERREUR DE MONTANT ET DE DATE

5. Double clique sur le compte
6. Cliquer sur Edit transaction
7. On corrige le montant ou la date
8. Cliquer sur Save and new vous permet de modifier plusieurs comptes et de les en
registrer ensemble en cliquant à la fin sur Save and close pour valider.
48
ERREUR POUR LES COMPTES QUI ONT DES LIAISONS comptes principal et
comptes auxiliaires (2 étapes) :
1. Eliminer la liaison
2. Supprimer le compte auxiliaire
Pour éliminer la liaison
49

4. Sélectionner le compte auxiliaire
5. Cliquer sur edit
6. On clique sur Subaccount of pour désélectionner le compte principal
7. Cliquer sur Save and close pour valider
Pour Supprimer le compte auxiliaire

4. Sélectionner le compte auxiliaire à détruire
5. Cliquer sur delete
6. apporter les changements voulus
7. Cliquer sur Save and close pour valider
CREATION DES COMPTES D’AVOIR PROPRIATAIRE
Vous pouvez créer l’équité supplémentaire si vous ayez besoin d’eux. Vous pouvez utilisez
l’équité pour créer les comptes suivant
 L’avoir du propriétaire
 Capital actions
 Prélèvement
 Reserve capitale
Si vous possédez votre compagnie, nous recommandons que vous ajoutiez au moins un compte
de l’équité pour enregistrer votre investissement personnel et les avoirs du propriétaire
50
BALANCE DE VERIFICATION
Pour afficher la balance de vérification

1. cliquer sur report puis sur accountant and taxes
2. Cliquer sur trial balance
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS, FOURNISSEURS, STOCKS
1- Inscription les soldes des comptes clients

2- Inscription les soldes des comptes fournisseurs
3- Fermeture des comptes uncategorized income et uncategorized expense
4- Inscription les soldes des comptes Stocks
N.B : L’Inscription des soldes des comptes clients, fournisseurs, stocks n’est autre que la
présentation des comptes clients, Fournisseurs, Stocks
51
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS
Les clients (customers)
Customer : job list contient les informations concernant vos clients, donateurs, membres, avec
les renseignements personnels comme nom, adresse, numéro de téléphone, limite de crédit etc…
Quickbooks désigne comme client les personnes, les entreprises ou les groupes qui achètent ou
qui payent pour les services ou produits que votre entreprise fournisse ou vende
Lorsque vous créez un compte client Quickbooks crée automatiquement un compte pour vous
qui s’appelle Uncategorized income. Si votre entreprise désire avoir un rapport sur les types de
clients qui entretiennent des relations avec vous, Quickbooks vous permet de les classifier en
différentes catégories
N.B : Vous ne pouvez pas détruire un compte client si vous avez une transaction associé a ce
client. On peut le mettre à l’état inactif
Il existe deux types de comptes clients
1. Comptes clients gourdes

2. Comptes clients pour les devises étrangères
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS EN GOURDES
1) Présentation et profil Comptes clients gourdes sans soldes

2) Création d’une facture de vente pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
clients auxiliaire approprié dans la charte des comptes
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS DE LA DEVISE ÉTRANGÈRE
Pour créer un nouveau Comptes clients pour les devises étrangères (2 étapes)
1. Présentation et profil Comptes clients pour les devises étrangères sans soldes
2. Création d’une facture de vente pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
clients pour les devises étrangères
52
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS EN GOURDES
1. Présentation et profil Comptes clients gourdes sans soldes

clients auxiliaire approprié dans la charte des comptes
Pour créer un nouveau Comptes clients gourdes (Présentation et profil client gourdes)
1. Cliquer sur le menu Customer puis sur Customer center

2. Cliquer sur new Customer et job puis sur new Customer center
3. Cliquer sur Ok
 Customer Name : Nom du client

 Currency : Monnaie de base
 Opening balance : Balance d’ouverture
 As of : Date d’enregistrement
 Cliquer dans le champ address info
 Company name : Nom du client
 Mr./Ms./… : Monsieur / Madame
 First name : Prénom du client à contacter
 Last name : Nom de famille du client à contacter
 Phone : Numero de telephone
 Bill to : adresser a
 Ship to : livrer a
 Cliquer dans le champ additionnal info
 Cliquer sur la fleche Type pour choisir le type de client
 Cliquer sur la fleche Terms pour choisir la condition de crédit
 Cliquer sur la fleche Price level pour choisir le niveau de prix du client
 Cliquer dans le champ payment info
 Account No. : Code du client
 Credit limit : Limite de crédit
 Cliquer sur next pour continuer ou Ok pour terminer
53
Création d’une facture de vente pour pouvoir mettre les soldes des Comptes clients
auxiliaire approprié dans la charte des comptes
54
Dans la barre de menu cliquer sur customer puis create invoice
1. Customer job : Choix du client gourdes

2. Account: Choix du compte client auxiliaire
3. Date : Date d’enregistrement
4. Invoice number : on efface le numéro de la facture
5. Clique gauche sur la flèche dans la colonne Item pour créer un stock fictif en faisant Add
New
o Type : Cliquer sur la flèche pour choisir inventory part
o Item name/number : Nom ou code l’article
o Cliquer sur Subitem of : créer et / ou choisir le stock principale
 Si le stock principal n’existe pas on le crée en faisant Add new
 Si le stock principal existe on clique sur le stock principal concerné
o Description on purchase : description du stock acheté
o Description on sales : description du stock vendu
o Cost : Prix de revient
o COGS Account : Choix du compte du cout des marchandises vendues
o Sale price : Prix de vente
o Income Account : uncategorize income
o Asset account : choix du compte d’actif
o On hand : Quantite en main
o As of : date d’enregistrement
o Cliquer sur next pour continuer ou Ok pour terminer
6. Amount : On écrit le montant de la devise étrangère
7. Customer tax code : cliquer sur Non Taxables
8. Cliquer save and new pour continuer ou save and close pour terminer
55
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS DE LA DEVISE ÉTRANGÈRE
Pour créer un nouveau Comptes clients pour les devises étrangères (2 étapes)
1. Présentation et profil Comptes clients pour les devises étrangères sans soldes
clients pour les devises étrangères
Présentation et profil Comptes clients pour les devises étrangères sans soldes
1. Cliquer sur le menu Customer puis sur Customer center

2. Cliquer sur new Customer et job puis sur new Customer center
3. Cliquer sur Ok
 Customer Name : Nom du client

 Currency : Monnaie étrangère
 Company name : Nom du client
 First name : Prénom du client à contacter
 Last name : Nom de famille du client à contacter
 Cliquer sur la flèche Type pour choisir le type de client
 Cliquer sur la flèche Terms pour choisir la condition de crédit
 Cliquer sur la flèche Price level pour choisir le niveau de prix du client
 Cliquer dans le champ payment info
 Account No. : Code du client
 Credit limit : Limite de credit
Création d’une facture de vente pour pouvoir mettre les soldes des Comptes clients pour les
devises étrangères
Dans la barre de menu cliquer sur customer puis create invoice
1) Customer job : Choix du client de la devise étrangère

2) Account number : Choix du compte client de la devise étrangère
3) Date : Date d’enregistrement
4) Invoice number : on efface le numéro de la facture
56
5) Clique gauche sur la flèche dans la colonne Item pour créer un stock fictif en faisant
Add New
 Type : Cliquer sur la flèche pour choisir inventory part
 Item name/number : Nom ou code l’article
 Cliquer sur Subitem of : créer et / ou choisir le stock principale
 Si le stock principal n’existe pas on le crée en faisant Add new
 Si le stock principal existe on clique sur le stock principal concerné
 Description on purchase : description du stock acheté
 Description on sales : description du stock vendu
 Cost : Prix de revient
 COGS Account : Choix du compte du cout des marchandises vendues
 Sale price : Prix de vente
 Income Account : uncategorize income
 Asset account : choix du compte d’actif
 On hand : Quantite en main
 As of : date d’enregistrement
 Cliquer sur next pour continuer ou Ok pour terminer
6) Amount : On écrit le montant de la devise étrangère
7) Exchange rate : le taux de la devise
8) Customer tax code : cliquer sur Non Taxables
9) Cliquer save and new pour continuer ou save and close pour terminer
57
58
détruire un client en cliquant sur delete
- modifier un client en cliquant sur edit
- rendre actif ou inactif un client selon les besoins en cliquant sur make active ou
make inactive
ERREUR DANS CLIENT
Type d’erreur dans client

 Erreur de montant et de date
 Erreur pour les comptes de client qui ont des liaisons
ERREUR SUR LA FORME
N.B : On ne peut pas modifier un compte a recevoir ou un compte à payer, on ne peut pas
changer ces comptes on efface le solde pour mettre le compte a zéro
 Sélectionner le client a supprimé puis cliquer sur Edit

 Cliquer Edit Customer : job
 Vous apportez la correction
 Cliquer sur ok pour terminer
ERRUR DE DATE ET DE MONTANT
 Sélectionner le client a corriger a droite puis double clique sur le client a corriger
 Apporter la correction au niveau de la date et du montant
 Cliquer sur Save and close
59
ERREUR POUR LES COMPTES QUI ONT DES LIAISONS client principal et
client auxiliaires (3 étapes) :
2. Annuler la transaction du client
3. Supprimer le client
1-) Pour éliminer la liaison
 Cliquer sur le menu lists

 Choisir la commande Customer and vendor profile list puis customer type list
 Du menu-bouton cliquer sur customer type
 Sélectionner le type de client auxiliaire
 Cliquer sur edit customer type
 On clique sur Subtype of pour désélectionner le client principal
 Cliquer sur ok pour valider
2-) Annuler la transaction du client : C’est de supprimer la facture
Si la fenêtre client n’est pas encore ouverte
 Sélectionner le client a supprimé a droite puis double clique sur le client a supprimé
 Cliquer sur Edit puis Delete invoice
 Cliquer sur Ok
60
3-) Supprimer le client
 Sélectionner le client a supprimé

 Cliquer sur Edit puis Delete customer : job
 Cliquer sur Ok
POUR SUPRIMER UN CLIENT (2 etapes)
1. Annuler la transaction du client

2. Supprimer le client
1-) Annuler la transaction du client : C’est de supprimer la facture
 Cliquer sur Edit puis Delete invoice
 Cliquer sur Ok
61
2-) Supprimer le client
 Sélectionner le client a supprimé

 Cliquer sur Edit puis Delete customer : job
 Cliquer sur Ok
AFFICHAGE A L’ÂGE DES COMPTES CLIENTS PUIS PERSONNALISER CES

RAPPORTS
62
AFFICHAGE A L’ÂGE DES COMPTES CLIENTS
1. Cliquer sur reports puis sur customer and receivables
2. Cliquer sur A/R aging summary
PERSONNALISER CES RAPPORTS
On peut demander un rapport sur client gourdes, client pour les devises étrangères et sur tous les
clients
1. Cliquer sur reports puis sur customer and receivables

2. Cliquer sur A/R aging summary puis sur modify report
3. Cliquer sur Filters puis sur currency dans la colonne choose filter
4. Cliquer sur ok
63
RAPPORT CLIENT
Cliquer sur customer puis create statements
64
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES FOURNISSEUR
Les Fournisseurs (Vendors)
Quickbooks utilise le terme fournisseurs pour designer les personnes, les entreprises, les groupes
chez qui vous achetez les services ou produits
Lorsque vous créez un compte fournisseur Quickbooks crée automatiquement un compte pour
vous qui s’appelle Uncategorized expense. Si votre entreprise désire avoir un rapport sur les
types de fournisseurs qui entretiennent des relations avec vous, Quickbooks vous permet de les
classifier en différentes catégories
N.B : Vous ne pouvez pas détruire un compte fournisseur si vous avez une transaction associé a
ce fournisseur. On peut le mettre à l’état inactif
Il existe trois types de comptes fournisseurs
1. Comptes fournisseur gourdes

2. Comptes fournisseur pour les devises étrangères
3. Compte des organismes de perceptions
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES FOURNISSEURS EN GOURDES
Pour créer un nouveau Comptes fournisseurs en gourdes (2 étapes)

1) Présentation et profil Comptes fournisseurs en gourdes sans soldes
2) Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
fournisseurs en gourdes
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES FOURNISSEURS POUR LES

DEVISES ÉTRANGÈRES
Pour créer un nouveau Comptes fournisseurs pour les devises étrangères (2 étapes)
1. Présentation et profil Comptes fournisseurs pour les devises étrangères sans
soldes
2. Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
fournisseurs pour les devises étrangères
65
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES FOURNISSEURS EN GOURDES
Pour créer un nouveau Comptes fournisseurs en gourdes (2 étapes)

1) Présentation et profil Comptes fournisseurs en gourdes sans soldes
2) Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
fournisseurs en gourdes
Présentation et profil Comptes fournisseurs en gourdes sans soldes
1. Cliquer sur le menu Vendor puis sur Vendor center

2. Cliquer sur new Vendor puis sur new Vendor
3. Cliquer sur Ok
 Customer Name : Nom du fournisseur

 Opening balance : Balance d’ouverture
 Company name : Nom du fournisseur
 First name : Prenom du fournisseur à contacter
 Last name : Nom de famille du fournisseur à contacter
 Cliquer sur la fleche Type pour choisir le type de fournisseur
 Cliquer sur la fleche Terms pour choisir la condition de credit
66
Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes fournisseurs en
gourdes
On clique sur vendor puis enter Bill
1. Cliquer sur Bill pour le crocher

2. A/P Account : Choix du compte fournisseur de la devise étrangère
3. Vendor : Choix du fournisseur de la devise étrangère
4. Date : date d’enregistrement
5. Adress : adresse du fournisseur
6. On clique sur expense
7. Clique gauche sur la flèche dans la colonne Account pour choisir uncategorized
expense
8. Amount : le montant en gourdes
- Détruire un fournisseur en cliquant sur delete

- Modifier un fournisseur en cliquant sur edit
- Rendre actif ou inactif fournisseur selon les besoins en cliquant sur make
67
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES FOURNISSEURS POUR LES
DEVISES ÉTRANGÈRES
Pour créer un nouveau Comptes fournisseurs pour les devises étrangères (2 étapes)
1. Présentation et profil Comptes fournisseurs pour les devises étrangères sans
soldes
2. Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes clients
pour les devises étrangères
Présentation et profil Comptes fournisseurs pour les devises étrangères sans soldes
1. Cliquer sur le menu Vendor center puis new Vendor

2. Choisir la commande new Vendor
 Customer Name : Nom du fournisseur

 Currency : Monnaie de la devise étrangère
 Company name : Nom du fournisseur
 First name : Prenom du fournisseur à contacter
 Last name : Nom de famille du fournisseur à contacter
 Cliquer sur la fleche Terms pour choisir la condition de credit
Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes fournisseurs
pour les devises étrangères
68
1) Cliquer sur Bill pour le crocher

2) A/P Account : Choix du compte fournisseur de la devise étrangère
3) Vendor : Choix du fournisseur de la devise étrangère
4) Date : date d’enregistrement
5) Adress : adresse du fournisseur
6) On clique sur expense
7) Clique gauche sur la flèche dans la colonne Account pour choisir uncategorized
expense
8) Exchange rate : Taux de la devise étrangère
9) Amount : le montant de la devise étrangère
10) Cliquer sur save and close
- Détruire un fournisseur en cliquant sur delete

- Modifier un fournisseur en cliquant sur edit
- Rendre actif ou inactif fournisseur selon les besoins en cliquant sur make
ERREUR DANS FOURNISSEURS
Type d’erreur dans fournisseurs

 Erreur de montant et de date
 Erreur pour les comptes de fournisseurs qui ont des liaisons
ERREUR SUR LA FORME
N.B : On ne peut pas modifier un compte a recevoir ou un compte à payer, on ne peut pas
changer ces comptes on efface le solde pour mettre le compte a zéro
 Sélectionner le fournisseur a modifie puis cliquer sur Edit

 Cliquer Edit vendor
 Vous apportez la correction
 Cliquer sur ok pour terminer
69
ERRUR DE DATE ET DE MONTANT
 Sélectionner le client a corriger a droite puis double clique sur le client a corriger
 Apporter la correction au niveau de la date et du montant
 Cliquer sur Save and close
ERREUR POUR LES COMPTES QUI ONT DES LIAISONS fournisseur principal
et fournisseur auxiliaires (3 étapes) :
2. Annuler la transaction du fournisseur
3. Supprimer le fournisseur
1-) Pour éliminer la liaison
 Cliquer sur le menu lists

 Choisir la commande Customer and vendor profile list puis vendor type list
 Du menu-bouton cliquer sur vendor type
 Sélectionner le type de fournisseur auxiliaire
 Cliquer sur edit vendor type
 On clique sur Subtype of pour désélectionner le client principal
 Cliquer sur ok pour valider
70
2-) Annuler la transaction du fournisseur: C’est de supprimer la facture
Si la fenêtre fournisseur n’est pas encore ouverte
 Sélectionner le fournisseur a supprimé a droite puis double clique sur le fournisseur a

supprimé
 Cliquer sur Edit puis Delete bill
 Cliquer sur Ok
3-) Supprimer le fournisseur
 Sélectionner le fournisseur a supprimé

 Cliquer sur Edit puis Delete vendor
 Cliquer sur Ok
71
POUR SUPRIMER UN FOURNISSEUR (2 étapes)
1- Annuler la transaction du fournisseur

2- Supprimer le Fournisseur
1-) Annuler la transaction du fournisseur: C’est de supprimer la facture
Si la fenêtre client n’est pas encore ouverte
 Cliquer sur Edit puis Delete bill
 Cliquer sur Ok
2-) Supprimer le fournisseur
 Sélectionner le fournisseur a supprimé

 Cliquer sur Edit puis Delete vendor
 Cliquer sur Ok
AFFICHAGE A L’ÂGE DES COMPTES FOURNISSEURS PUIS PERSONNALISER

CES RAPPORTS
AFFICHAGE A L’ÂGE DES COMPTES FOURNISSEURS

1. Cliquer sur reports puis sur vendors and payables
2. Cliquer sur A/P aging summary
72
PERSONNALISER CES RAPPORTS
On peut demander un rapport sur fournisseurs gourdes, fournisseurs pour les devises étrangères
et sur tous les fournisseurs
5. Cliquer sur reports puis sur vendors and payables

6. Cliquer sur A/P aging summary puis sur modify report
7. Cliquer sur Filters puis sur currency dans la colonne choose filter
8. Cliquer sur ok
CRÉATION DES ORGANISMES DE PERCEPTIONS (DEUX ÉTAPES)
 Création des organismes de perception sans solde

 Inscriptions des soldes des organismes de perception sauf TCA a payé
CRÉATION DES ORGANISMES DE PERCEPTION SANS SOLDE
Pour créer un nouvel organisme de perception
1. Cliquer sur le menu vendor puis sur vendor center

2. Cliquer sur new vendor puis sur new vendor
3. Cliquer sur Ok
 Customer Name : Nom de l’organisme de perception

 Opening balance : On n’inscrit pas le montant
 Company name : Nom de l’organisme de perception
 First name : Prenom de l’organisme de perception à contacter
 Last name : Nom de famille de l’organisme de perception à contacter
73
INSCRIPTIONS DES SOLDES DES ORGANISMES DE PERCEPTION
1) Cliquer sur Bill pour le crocher

2) A/P Account : Choix du compte organisme de perception
3) Vendor : Choix de l’organisme de perception
4) Date : date d’enregistrement
5) Adress : adresse organisme de perception
6) On clique sur expense
7) Clique gauche sur la flèche dans la colonne Account pour choisir uncategorized
expense
8) Amount : le montant de l’organisme de perception
9) Cliquer sur save and close
INSCRIPTIONS DES SOLDES DE LA TCA A PAYER
Dt : compte aproprier XXX

Ct : TCA a payer XXX
PAIEMENT DES ORGANISMES DE PERCEPTION
1. Cliquer sur vendor puis sur sales tax

2. Cliquer sur Pay sales tax due…
 Pay from account : choisir la banque ou vous voulez payer les taxes
 Check date : choisir la date de paiement
 Crochez le montant que vous voulez payer puis cliquer sur OK
74
FERMETURE DES COMPTES UNCATEGORIZED INCOME ET UNCATEGORIZED
EXPENSES
Pour vérifier la balance de vérification, il faut fermer les trois comptes générés par quickbooks.
uncategorized income, uncategorized expenses et opening balance. Il faut que les comptes
soient égal a uncategorized income, uncategorized expenses zéro
Cliquer sur company puis make general journal entries
Dt : uncategorized income XXX

Ct : uncategorized expenses XXX
Dt ou Ct : opening balance XXX
N.B : A ce stade openning balance = Stocks
75
ERREUR SOUS LA FORME
Pour créer un nouvel organisme de perception
Cliquer sur le menu vendor puis sur vendor center

Double clique sur l’organisme de perception que vous voulez corriger puis sur OK
 Customer Name : Nom de l’organisme de perception
 Opening balance : On n’inscrit pas le montant
 Company name : Nom de l’organisme de perception
 First name : Prenom de l’organisme de perception à contacter
 Last name : Nom de famille de l’organisme de perception à contacter
ERREUR DE MONTANT ET DATE
 Cliquer sur le menu vendor puis sur vendor center

 Sélectionner l’organisme de perception que vous voulez corriger le montant puis à droite
cliquer sur Open balance
 Cliquer sur Edit puis sur Edit général journal
 Double clique sur le montant puis corriger l’erreur de montant et de date
 Cliquer sur Record
ERREUR DE MONTANT ET DE DATE

5. Double clique sur le compte
6. Double clique sur le montant
7. On corrige le montant ou la date
8. Cliquer sur Save and new vous permet de modifier plusieurs comptes et de les en
registrer ensemble en cliquant à la fin sur Save and close pour valider.
76
CREATION DE LA TCA
Deux genres de TCA
1. Un seul type de TCA

2. Plusieurs types de TCA
Création d’Un seul type de TCA
1. Cliquer list puis item list

2. Clique sur item puis new
 Type : Cliquer sur sales tax item
 sales tax name : Identification de la TCA
 Description : Taxe sur chiffre d’affaire
 Taxe rate : le taux
 Tax agency : Compagnie de perception pour la TCA
 Cliquer sur ok
Création de Plusieurs types de TCA

1. Code tax
2. Identification des taxes de vente
3. Regrouper des taxes
CRÉATION CODE TAX
77
1. Cliquer sur list puis sales tax code list
2. Cliquer sur sales tax code puis new
 Sales tax cod : TCA
 Description : Taxe sur chiffre d’affaire
 Cliquer sur taxable puis ok
IDENTIFICATION DES TAXES DE VENTE

 Type : Cliquer sur sales tax item
 sales tax name : Identification de la TCA
 Description : Taxe sur chiffre d’affaire
 Taxe rate : le taux
 Tax agency : Compagnie de perception pour la TCA
 Cliquer sur ok
78
REGROUPER DES TAXES

 Type : Cliquer sur sales tax group
 Group name : TCA
 Description : Taxe sur chiffre d’affaire
 Clique gauche sur la flèche dans la colonne tax item
 Cliquer sur ok
79
80
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES STOCKS
Les Item (Articles)
Les Items sont essentiellement les services ou produits que vous achetez, vendez, ou revendez
dans l’entreprise. Cependant le logiciel vous permet de créer des items pour les escomptes, les
réductions, de calculer un sous total ou de représenter une taxe sur vente.
Quickbooks fournit dix types différents d’articles pour vous aider à créer les factures des ventes
et les ordres d’achats rapidement. Ces types d’Item sont :
 Service : L’article service concerne les services fournis. Services que vous vendez ou
services que vous achetez exemple Honoraires, frais de service, heures de consultations
 Inventory part (Articles en stocks) : Marchandise ou articles que vous achetez, gardez
comme inventaire et revendez. Articles ou produits achetés que vous pouvez inventorier
ou revendre.
 Non-Inventory part : Articles achetés mais que vous ne pouvez revendre articles que
vous vendez mais non achetés; articles que vous achetez ou revendez, mais que vous
n’inventoriez pas.
 Other charge : Autres frais sur vente ou sur achat tel que transport ou frais de service.
Exemple : frais de livraison
 Subtotal : Calcul pour un sous total avant une réduction ou charge sur plusieurs articles.
 Group : Entrée rapide d’un groupe d’items individuels figurant déjà sur la liste.
Exemple : un groupe de service et de produits consommables provenant d’un restaurateur
 Discount (Rabais) : Calcul un montant à être soustrait d’un total ou sous total
 Payment : Versement que vous avez recu au moment de preparer une factureAvance
reçue sur une facture
 Sales tax item : Calcule une taxe simple sur chiffres d’affaires
 Sales tax group : Calcul de deux ou plusieurs taxes de ventes regroupées ensemble et
appliquer sur une même vente.
81
CRÉATION D’UN ARTICLE
Pour créer un Item

2. Choisir la commande item list
3. Du menu-bouton cliquer sur items
4. cliquer sur new
o Type : Cliquer sur la fleche pour choisir inventory part
o Subitem of : créer et / ou choisir le stock principale
o Income Account : compte de reveu
o On hand : Quantite en main
o As of : date d’enregistrement
o Cliquer sur next pour continuer ou Ok pour terminer
N.B.- le bouton NEXT vous permet de créer plusieurs comptes et de les en registrer ensemble
en cliquant à la fin sur OK pour valider.
82
83
Pour créer un service

4. cliquer sur new
o Type : Cliquer sur la fleche pour choisir Service
o Item name/number : Nom ou code du service
o Subitem of : créer et / ou choisir le service principale
 Si le service principal n’existe pas on le crée en faisant Add new
 Si le service principal existe on clique sur le service principal
concerné
o Description: description du service
o Rate : Cout du service
o Tax code : Taxable
o Account : numéro Compte de service rendu
84
85
CREATION RABAIS
Pour créer un rabais

4. cliquer sur new
o Type : Cliquer sur la fleche pour choisir Discount
o Subitem of : créer et / ou choisir le stock principale
o Description on purchase : description du stock
o Amount or % : % du rabais
o Taxe code : taxable
o Account : compte rabais sur vente
o Cliquer sur next pour continuer ou ok pour terminer
86
ERREUR SUR LA FORME
Pour modifier un Item
1- Cliquer sur le menu lists

2- Choisir la commande item list
3- Du menu-bouton cliquer sur items
4- cliquer sur Edit
o On clique sur Subitem of : créer et / ou choisir le stock principale
o Income Account : compte de reveu
87
ERREUR DE DATE ET DE MONTANT
1- Sélectionner l’article puis clique droite sur Quick report

2- Double clique sur l’article puis apporter la correction sur la date et le montant
3- Cliquer sur Save and close pour terminer
88
89
Le Compte Stock
Quicbooks utilise la moyenne mobile comme méthode d’inventaire elle est fortement
adaptée pour les entreprises qui achètent des items destinés à la revente.
Il arrive assez souvent que les montant aux ne correspondent pas avec celles relatées par le
dénombrement physique donc un ajustement de stock s’impose :
1. A partir du menu Lists cliquer sur item lists

2. A partir du menu bouton activities cliquer sur Adjust Quantity / Value on Hand
3. Débiter ou Créditer le compte de perte ou de gain concerne dans le champ Adjustement
Account puis dans les champs New Qty entrer l’inventaire physique
90
91
CRÉATION DES COMPTES DE RÉSULTATS
1- Création des Comptes de résultats sans soldes (Produits et de charges)
2- Inscription des soldes des comptes (Produits et de charges) à partir de make
journal général entries
Les comptes de résultats sont fermés après chaque exercice par une écriture et la résultante est
déversée dans le compte capital
Créer les comptes de résultats sans soldes (Produits et de charges)

4. cliquer sur new
 Subaccount : créer et / ou choisir le compte principale
Inscription des soldes des comptes (Produits et de charges) à partir de make journal
général entries
Cliquer sur Company puis sur make journal entry
Account : # comptes de revenu ou # comptes de dépenses ou # comptes openning balance

Debit : Montant des dépenses
Credit : Montant des revenus
Debit ou credit : Montant pour la différence entre le total des débits et le total des crédits dans le
compte Openning balance
92
RAPPORT
PREPARATION DE RAPPORT
Les états financiers et les rapports comptables de gestion
1. cliquer sur Report, puis sur Company & Financial

2. Choisir Profit and loss Standard
3. Choisir la période désirée (From… To)
N.B.- On peut exporter l’état des résultats sur Excel, l’imprimer etc
93
RAPPORT DE L’ÉTAT DES RÉSULTATS
L’état des résultats (Profit and loss statement)
1. Cliquer sur reports puis sur company and financial

2. Cliquer sur Profit and loss standard puis sur modify report
3. Apres les modifications, il faut cliquer sur ok et cliquer sur memorize pour sauvegarder
puis sur ok
94
95
96
RAPPORT DU BILAN

2. Cliquer sur Balance sheet standard puis sur modify report
puis sur ok
RAPPORT DE L’ÉTAT DES FLUX DE TRESORERIES
Etat de l’évolution de la situation financière (Statement of cash flow)

2. Cliquer sur Statement of cash Flows puis sur modify report
puis sur ok
97
RAPPORT DE COMPARAISON BUDGÉTAIRE
1. Cliquer sur Reports puis sur Budget and forcasts

2. Cliquer sur Budget and actual puis on fait de l’exercice financier
3. Cliquer sur Next (deux fois) puis sur finish
98
JOURNAL GÉNÉRAL
Le journal général sert à comptabiliser toutes les opérations qui ne peuvent être
enregistrées dans les journaux auxiliaires, les écritures de régularisation, de correction et de
clôture.
Remarques : S’il s’agit d’une transaction qui affecte un compte a recevoir ou un compte a payer,
le nom du client ou du fournisseur est tres important
Pour enregistrer une écriture au journal :
1. A partir du menu Company, choisir Make Journal entry

2. Inscrire la date de la transaction et le numéro de la page du journal
3. Entrer le premier compte affecte avec le nom du client ou du fournisseur si besoin est
4. Enregistrer tous les details de la transaction jusqu'à ce que la balance soit zéro DT = CT
5. cliquer sur next pour continuer ou Save and close pour enregistrer les transactions et
fermer la fenêtre
99
N.B :
 Pour ajouter une ligne dans le journal général

o Cliquer sur Edit puis insert line
 Pour ajouter une ligne dans le journal général
o Cliquer sur Edit puis Delete line
100
REGISTRES
Les registres
Un registre de Quickbooks contient toutes les opérations affectant le compte du bilan
Chaque compte du bilan a son propre registre qui est automatiquement affecté une fois la
transaction engagée pour accéder au registre :
1. Chart of accounts
2. Sélectionner le compte en question
3. Cliquer sur Use Register
N.B À partir du registre on peut enregistrer, modifier, copier, annuler et détruire une transaction.
101
PAYROLL
1. activation du manuel de payroll
2. configuration de payroll
3. Paramètre par défaut de payroll
4. création des employés
5. Paiement des employés
ACTIVATION DU MANUEL DE PAYROLL
1. Cliquer sur Help puis sur Quickbooks Help

2. Cliquer sur search puis taper manual payroll
3. Cliquer sur ENTER puis sur process payroll manually (without a subscription to
quickbooks payroll)
4. Cliquer sur manual payroll calculations setting puis sur set my company file to use
manual calculations
5. Cliquer sur ok
CONFIGURATION DE PAYROLL
 Cliquer sur list puis sur Payroll item list

 Cliquer sur NO puis sur Payroll item
 Cliquer sur New puis sur custom setup (allows editing of all setting ; recommended
for expert users)
 Cliquer sur Next
Pour salaire :
 Cliquer sur Wage (Hourly wages, annual salary, commission, bonus) puis sur Next
 Cliquer sur annual salary puis sur Next
 Cliquer sur Regular pay puis sur Next
 Dans le casier enter name for salary item tapé Salaire puis sur Next
 Dans le casier enter the account for tracking this expense cliquer sur la fleche
deroulante pour choisir les comptes de dépenses approprié au salaire puis sur finish
102
Pour les heures supplementaires :
 Cliquer sur Hourly wages puis sur Next
 Cliquer sur Overtime puis sur Next
 Dans le casier enter name for hourly item tapé Heures supplémentaires puis sur Next
 Cliquer sur custom puis on efface le chiffre dans le casier
 Cliquer sur Next puis sur yes
Pour Frais de vie chère :
 Cliquer sur Wage Addition puis sur Next

 Dans le casier enter name for addition tapé Frais de vie chère puis sur Next
deroulante pour choisir les comptes de dépenses approprié au salaire puis sur Next
 Cliquer sur la flèche déroulante pour choisir NONE salaire puis sur Next trois fois
 Cliquer sur Gross pay puis sur Next
 Taper zéro puis sur finish
Pour ONA :
 Cliquer sur Deduction puis sur Next

 Dans le casier enter name for addition tapé ONA employé puis sur Next
 Dans la fenêtre agency for employee-paid liability trois casier a remplir
a) Cliquer dans la flèche déroulante pour choisir l’organisme de perception qui est l’ONA
b) Taper le nom de l’organisme de perception qui est l’ONA
c) Cliquer dans la flèche déroulante pour choisir le compte de dette puis Next
 Taper 6 % puis sur finish
103
Pour ONA employeur :
 Cliquer sur company contribution puis sur Next

 Dans le casier enter name for contribution tapé ONA emploeur puis sur Next
 Dans la fenêtre agency for employee-paid liability trois casier a remplir
a) Cliquer dans la flèche déroulante pour choisir l’organisme de perception qui est l’ONA
b) Taper le nom de l’organisme de perception qui est l’ONA
c) Cliquer dans la flèche déroulante pour choisir le compte de dette
d) Cliquer dans la flèche déroulante pour choisir le compte de dépense puis Next
 Taper 6 % puis sur finish
Pour Boni annuel :
 Cliquer sur Bonus puis sur Next
 Dans le casier enter name for Bonus tapé Boni annuel puis sur Next
 Dans le casier enter the account for tracking this expense cliquer sur la flèche
PARAMETRE PAR DEFAUT DU PAYROLL
1. Cliquer sur employee puis sur employee center

2. Cliquer sur manage employee information puis sur Change New employee default
setting
 Dans le casier earning cliquer sur la première ligne dans la flèche déroulante de la
colonne item pour choisir salaire
 Dans le casier Addition, deductions and company contribution cliquer sur la première
ligne dans la flèche déroulante de la colonne item pour choisir ONA, IRI etc.
 Dans le casier pay frequency on clique sur la flèche déroulante pour la période de
paiement
104
CRÉATION DES EMPLOYÉS
La quatrième étape dans la préparation du payroll est l’enregistrement des employés
Pour créer un employé
1. Cliquer sur le menu employee puis employee center

2. Cliquer sur le bouton-menu new Employee puis choisir New
Trois champs à remplir pour enregistrer les informations personnelles de l’employé
 personnal Info
 employment info
 Payroll and compensation info
Champs 1-) Dans le casier change tabs, on clique sur la flèche déroulante pour choisir
personnal info
Cliquer sur personal

 Mr . / Ms … / : Mr pour Monsieur et Ms pour Madame
 First name : Prénom
 Last name : Nom de famille
 SS no : NIF ou NIN de l’employé
 Gender : on clique sur la flèche déroulante pour choisir male si c’est un garçon et
female si c’est une femme
 Date of birth : Date d’anniversaire
Cliquer sur address and contact

 Address : adresse de l’employé
 City : Ville de l’employé
 Phone : téléphone de l’employé
 E-mail : adresse électronique de l’employé
Cliquer sur additionnal info

 Account No : code de l’employee
 Clquer sur define field
 Cliquer sur la première ligne puis écrit « Poste occupé »
 Crocher dans le casier Empl
 Cliquer sur Ok
Champs 2-) Dans le casier change tabs, on clique sur la flèche déroulante pour choisir Payroll
and compensation info
 Dans le casier earning cliquer sur la deuxième colonne dans la première ligne pour écrire
le salaire de l’employé
105
 Dans le casier Addition, deductions and company contribution cliqué sur la deuxième
colonne dans la première ligne pour choisir ONA, IRI etc.
 Dans le casier pay frequency on clique sur la flèche déroulante pour la période de
paiement
Champs 3-) Dans le casier change tabs, on clique sur la flèche déroulante pour choisir
Employment info
 Cliquer sur type pour choisir le type de l’employé
PAIEMENT DES EMPLOYES
1. Cliquer sur employees puis sur pay employees

2. Dans le casier Pay period ends cliqué sur la flèche déroulante pour choisir la date de
paiement des employees
3. Dans le casier chek date cliqué sur la flèche déroulante pour choisir la date de cheque
4. Dans le casier Bank account cliqué sur la flèche déroulante pour choisir le compte de
Banque
5. Dans le casier employee crochez l’employé que vous voulez payer puis sur Continue
6. Cliquer sur Ok puis sur create paychecks
7. Cliquer sur close pour terminer
CRÉATION DE PAYROLL
On peut faire le payroll à partir de deux autres façons
1- A partir de make général journal entries

2- A partir d’un livre de paie
A PARTIR DE MAKE GENERAL JOURNAL ENTRIES
Cliquer sur company puis make général journal entries
Dt : compte Salaire brut XXX (Compte de dépenses)
Ct : Compte IRI / salaire à payer XXX
Ct : Compte CFGDCT a payé XXX
Ct : compte ONA à payer (ONA Employé + ONA employeur)XXX
106
A PARTIR D’UN LIVRE DE PAIE
Pour créer le payroll A partir d’un livre de paie il faut passer par trois étapes
1- Groupe de paie
2- Création des employés
3- Émission des chèques ou comme compte à payer
CRÉATION GROUPE DE PAIE
1- Cliquer sur List puis memorised transaction list

2- Cliquer sur memorised transaction puis new group
 Name : on écrit Groupe de paie

 On clique sur don’t remind me puis ok
CRÉATION DES EMPLOYÉS
La deuxième étape dans la préparation du payroll est l’enregistrement des employés
Pour créer un employé
107
1) Cliquer sur le menu employee puis employee center
2) Cliquer sur le bouton-menu new Employee puis choisir New
 Cliquer personnal Info et employment info pour enregistrer les
informations personnelles de l’employé
CRÉATION D’ÉMISSION DES CHÈQUES
Cliquer sur Banking puis write checks
 Bank account : compte de banque ou vous effectuez le payroll

 Pay to the order of : a l’ordre de quell employee
 Cliquer sur to be printed pour pouvoir mettre le numéro du cheque
 Date : date de l’émission du chèques
 Cliquer sur expenses
Dt : compte Salaire brut XXX (Compte de dépenses)
Dt : Compte de boni XXX (Compte de dépenses)
Dt : compte TMS XXX (Compte de dépenses)
Dt : Compte allocation XXX (Compte de dépenses)
Dt : compte ONA patron XXX (Compte de dépenses)
Ct : Compte IRI / salaire à payer XXX
Ct : Compte CFGDCT a payé XXX
Ct : compte ONA à payer (ONA Employé + ONA employeur) XXX
Ct : Compte de boni a payé XXX
108
Ct : compte TMS à payer XXX
N.B : Avant de faire save and close il faut mémoriser la transaction
Pour mémoriser la transaction
1- Cliquer sur Edit puis memorize check

2- Name : nom de l’employé
3- Cliquer sur With transaction in group
4- Dans group Name cliquer sur la flèche pour choisir Groupe de paie
5- Cliquer sur ok pour terminer puis Save and close
109
RAPPORT
Quickbooks fournit les types de rapports suivants :

 Rapport financier
 Impôt et rapport comptable
 Budgétisation
 Revenu, ventes et clients
 Client et comptes à recevoir
 Vente
 Les articles que vous vendez
 Travaux de temps
 Dépenses, achats et vendeurs
 Vendeurs et comptes à payer
 Inventaire
 Livre de paie
 Employés et livre de paie
RAPPORT FINANCIER
 Profit et perte
 Profit et perte détail
 Profit et perte comparaison YTD
 Profit et perte comparaison par rapport à la prévision
 Profit et perte par job
 Profit et perte par classe
 Revenu sommaire par client
 Revenu détail par client
 Dépenses sommaires par vendeur
 Dépenses détaillées par vendeur
 Bilan détaillé
 Bilan sommaire
 Bilan comparé par rapport prévision annuelle
 Etat de l’évolution cash flow
110
ACCOUNT ET TAXES
 Balance de vérification
 Grand livre général
 Détail des transactions par compte
 Journal
 Audit
 Liste des transactions par date
 Liste des comptes
 Préparation de l’impôt sur le revenu
 Total impôt sur le revenu
 Détail impôt sur le revenu
Ces rapports montrent comment comparer les résultats d’une période par rapport au budget
 Profit et perte budget vue l’ensemble
 Profit et perte budget contre réel
 Profit et perte budget par job projection
 Profit et perte budget contre job réel
 Vue l’ensemble du budget du bilan
 Bilan budgétaire contre réel
111
BUDGET
CREATION D’UN BUDGET
1. Cliquer sur company puis sur Planning et budgeting

2. Cliquer sur Budget
 Choisir pour quelle année, on veut faire le budget
 Choisir pour quelle état, on veut faire le budget puis Next
 Cliquer sur No additionnal criteria pour un global puis Next
 Cliquer sur create budget from scratch pour le budget a la main puis Finish
112
113
114
CREATION DES UTILISATEURS DU SYSTEMES
CREATION D’UN SYSTÈME UTILISEE PAR L’ADMINISTRATEURS
1. Cliquer sur company puis sur Set up users and passwords

2. Cliquer sur Set up users puis edit user
3. Modifier l’administrateur du système puis sur next
 User name : Nom de l’administrateur
 Password : mot de passe de l’administrateur
 Confirm Password : réécrire le mot de passe de l’administrateur
 Challenge question : cliquer sur la flèche pour une question
 Challenge answer : répondre a la question posée
 Cliquer sur next pour continuer puis finish
115
CREATION D’AUTRES UTILISATEURS AYANT ACCÈS A TOUS LE SYSTÈME
1. Cliquer sur company puis sur Set up users and passwords

2. Cliquer sur Set up users puis Add user
 User name : Nom de l’autre utilisateur
 Password : mot de passe de l’autre utilisateur
 Confirm Password : réécrire le mot de passe de l’autre utilisateur
3. Cliquer sur next
 Si l’utilisateur a accès à tous le système on clique sur All areas of quickbooks
4. Cliquer sur next

5. Cliquer sur finish
CREATION D’AUTRES UTILISATEURS AYANT ACCÈS A UNE PARTIE DU

SYSTÈME
Cliquer sur company puis sur Set up users and passwords
Cliquer sur Set up users puis Add user
 User name : Nom de l’autre utilisateur

 Password : mot de passe de l’autre utilisateur
 Confirm Password : réécrire le mot de passe de l’autre utilisateur
Cliquer sur next
116
 Si l’utilisateur a accès à une partie du système on clique sur Select areas of
quickbooks
Cliquer sur next
 No acces : pas d’accès

 Full acces : tous accès
 Selective acces : partie qu’il a accès
 Cliquer sur next pour continuer ou finish pour terminer
117
GESTION DES EMPRUNTS LONG TERME
1. Cliquer sur Banking puis sur Loan manager

2. Cliquer sur Add a loan
 Dans le casier account name cliquer sur la flèche déroulante pour choisir le compte
emprunt long concerné
 Dans le casier Lender cliquer sur la flèche déroulante pour choisir la compagnie de
perception
 Dans le casier Origination date cliquer sur la flèche déroulante pour choisir la date de
l’emprunt
 Dans le casier Original amount, on écrit le montant initial de la dette
 Dans le casier term on écrit la condition (nombre de mois)
 Dans le dernier casier cliquer sur la flèche déroulante pour choisir la période de paiement
puis sur next
 Dans le casier Due date of next payment cliqué sur la flèche déroulante pour choisir la
prochaine date de paiement de l’emprunt
 Dans le casier Payment amount , on écrit le montant du versement
 Dans le casier Payment periode cliqué sur la flèche déroulante pour choisir la
prochaine date de paiement de l’emprunt puis sur Next
 Dans le casier interest rate on ecrit le taux
 Dans le casier compounding period cliqué sur la flèche déroulante pour choisir la
période de paiement
 Dans le casier Payment account cliqué sur la flèche déroulante pour choisir sur quelle
banque doit-on faire le remboursement
 Dans le casier interest expense account cliqué sur la flèche déroulante pour choisir le
compte de charge d’intérêt
118
COMPTABILISATIONS DES OPERATIONS
ACHAT
Deux méthodes pour les achats :
 Méthodes directes
 Méthodes indirectes
MÉTHODES DIRECTES
Méthodes directes c’est la méthode informelle
Cliquer sur vendor puis sur enter bill

 Dans le casier A/P account cliquer sur la flèche déroulante pour choisir le compte
fournisseur concerné
 Dans le casier Vendor cliquer sur la flèche déroulante pour choisir le fournisseur
concerné
 Date : date d’achat des marchandises
 Terms : cliquer sur la flèche déroulante pour choisir la condition de crédit
Cliquer sur Items si c’est un article (stock)
 Dans la colonne item on choisit l’article

 Dans la colonne description, on décrit l’article
 Dans la colonne quantity, on écrit la quantité de l’article
 Dans la colonne cost, on écrit le prix de revient de l’article (prix de revient =
achat net ÷ 1.10
Cliquer sur expenses pour le TCA Avancée
Dans la colonne account on clique sur la flèche dans le compte TCA avancée
Cliquer sur Save and new pour inscrire un nouvel achat a crédit ou Save & close pour terminer
119
120
MÉTHODES INDIRECTES
Méthodes indirectes c’est la méthode formelle. Dans cette méthode, on doit toujours faire une
réquisition ou purchase order ou bon de commande
CRÉATION D’UN BON DE COMMANDE
Pour une émission bon de commande
1. A partir du menu Vendors cliquer sur Create Purchase Order
concerné
 Dans le casier Class cliquer sur la flèche déroulante pour choisir le département
responsable
 Dans le casier P.O. No : écrit le numéro de la commande
 Date : date du bon de commande
achat net ÷ 1.10
2. cliquer sur next pour enregistrer un autre P.O save and close pour terminer
N.B : Après la création d’un bon de commandes deux cas possibles
121
1. Réception des articles sans les factures ou réception des factures après les marchandises
2. Réception des articles avec les factures
RÉCEPTION DES ARTICLES SANS LES FACTURES
1) Réception des articles seulement

2) Réception des factures après les marchandises
1-) Réception des articles seulement
Cliquer sur vendor puis sur Receive items

concerné puis cliquer sur YES pour accepter la commande
 Crocher sur le bon de commande désiré puis cliquer sur OK
 Date : date de reception des marchandises
 Memo : explication

achat net ÷ 1.10
Cliquer sur Save and new pour inscrire un nouvel achat a crédit ou Save & close pour terminer
122
2-) Réception des factures après les marchandises
Cliquer sur vendor puis sur Enter bill for Receive items
concerné puis sur Ok
123
RÉCEPTION DES ARTICLES AVEC LES FACTURES
Cliquer sur le menu Vendors puis sur Receive Items and enter bills
concerné puis cliquer sur YES pour accepter la commande
 Crocher sur le bon de commande désiré puis cliquer sur OK (2fois)
 Date : date de réception des marchandises
 Memo : explication

achat net ÷ 1.10
Cliquer sur Save and new pour inscrire un nouvel achat a crédit ou save & close pour terminer
124
125
PAIEMENT AUX FOURNISSEURS OU RÈGLEMENTS D’ACHATS
EFFECTUÉS A CRÉDIT
Paiement aux fournisseurs
1. Cliquer sur le menu Vendors, puis Pay Bills

 Cliquer sur l’option Show Bill : due on or before pour voir la liste des
factures dues a cette date
 Corriger la date puis choisir le compte A/P approprié
 Crochez le fournisseur que vous voulez payez
 Appliquer le discount (Discount Info)
 Choisir la date et le mode de paiement
 Dans le casier account cliquez sur la flèche déroulante pour choisir sur quelle
banque qu’on veut faire le paiement
 Cliquez sur Assign check number puis sur Pay selected bills
 Check number : numero du cheque
 Cliquer sur ok puis done
126
RETOURS SUR ACHAT DE MARCHANDISES
Les retours sur Achat
Pour enregistrer un retour sur achat
1. Cliquer sur le menu vendor puis sur enter bills

 Dans la fenêtre enter bills choisir l’option Crédit
 Sélectionner le nom du fournisseur
 Date : date de l’achat à crédit
Cliquer sur Items retourné si c’est un article (stock)

achat net ÷ 1.10
Cliquer sur expenses pour le TCA Avancée retournée
Cliquer sur Save and new pour inscrire un nouveau retour sur achat ou Save & close pour
terminer
127
TRAITEMENT DE L’ESCOMPTE SUR ACHAT
On peut le considérer deux façons
1. Inscription au prix net

2. Inscription au prix Brut
 Inscription au prix net : Cette méthode consiste à inscrire le montant de l’achat au prix
indiqué sur la facture et à inscrire les escomptes sur achats dans un compte distinct lors
du paiement
 Inscription au prix Brut : Elle consiste à inscrire le montant de l’achat au prix indiqué
sur la facture sur laquelle on déduit l’escompte de caisse dont on peut bénéficier. Si on le
perd, il est débité dans un compte de charge
128
ACTIVITÉS BANCAIRES
Journal des décaissements
Les sorties de fonds sont enregistrées dans le journal de décaissement
Il existe en général deux types d’achat qui sont
1. Les achats au comptant

2. Les achats à crédit
ACHAT AU COMPTANT
ACHAT AU COMPTANT AUTRE ACTIF, DÉPENSES QUI N’EST PAS UN ARTICLE
Paiement par chèque
1. Cliquer sur le menu Banking puis Write Checks

 Bank account : compte de banque ou vous effectuez le l’achat au comptant
 Pay to the order of : a l’ordre de quell fournisseur
 Date : date de l’émission du cheque
2. Cliquer sur expenses si ce n’est pas un article (stock)
3. cliquer sur next pour inscrire un nouveau cheque ou save & close pour terminer
129
ACHAT AU COMPTANT D’UN ARTICLE
Paiement par chèque
Cliquer sur le menu Banking puis Write Checks

 Bank account : compte de banque ou vous effectuez le l’achat au comptant
 Pay to the order of : a l’ordre de quell fournisseur
 Date : date de l’émission du cheque

achat net ÷ 1.10
Cliquer sur next pour inscrire un nouveau cheque ou save & close pour terminer
Modifier un chèque
Pour modifier un cheque
1. Cliquer sur le menu Lists, puis sur Chart of accounts

2. Sélectionnez le compte banque ou vous avez fait la transaction
3. Choisir Activities cliquer sur use register
4. Double clique sur le montant du chèque que vous voulez modifier
5. Apporter les corrections nécessaires
130
6. Save and Close pour terminer
Annuler un chèque sans laisser de trace

4. Double clique sur le montant du chèque que vous voulez annuler
5. Cliquer sur Edit puis sur delete check
Annuler un chèque avec trace

4. Double clique sur le montant du chèque que vous voulez annuler
5. Cliquer sur Edit puis sur Void check
A partir du registre de Banque
Cliquer sur le menu Lists, puis sur Chart of accounts

 A partir de la charte des comptes sélectionner le compte de banque approprié
 Du Bouton-Menu activities cliquer sur use register
 Entrer le montant du dépôt dans la colonne deposit
 Dans le champ Account choisir le compte de caisse ou de revenu approprié
 Cliquer sur record pour enregistrer
131
COMPTES À PAYER
Les comptes à payer : L’enregistrement des comptes à payer peut se faire directement dans le
registre A/P toutefois il est préférable de le faire dans enter Bills si on doit repartir dans plusieurs
comptes à partir d’une facture.
1. Pour plusieurs comptes

2. Pour un seul compte
Pour plusieurs comptes
Du menu vendors choisir enter bills

 Sélectionner le nom du fournisseur
 Date : date de l’achat à crédit
 Terms : cliquer sur la condition crédit
Pour un seul compte
Pour inscrire une Facture dans le registre A/P
1. Cliquer sur Lists et sur Chart of Accounts

2. Sélectionner le compte A/P approprié
3. Choisir Activities du bouton menu Use Register
4. cliquer sur Edit ou Splits
5. Cliquer sur Record pour enregistrer et terminer
VENTES
Il existe en général deux types de ventes qui sont
132
3. Les ventes au comptant
4. Les ventes à crédit
VENTE AU COMPTANT
Une vente cash ne requiert pas obligatoirement le nom du client. Vous pouvez le laissez vide ou
utiliser un générique comme vente cash
N.B : Avant de faire la vente, il faut désactiver le compte use undeposited funds as a default
deposit to account
La vente au comptant
1. Cliquer sur le menu Customers puis sur enter sales receipts
 Dans le champ Customer job choisir le client concerné

 Date : date de la vente
 Sale no : numéro du reçu
 Payment method : Mode de paiement
 Check number : numéro du cheque
 Dans la colonne Rate, on écrit le prix de vente de l’article (prix de vente = vente
net ÷ 1.10
 Dans le casier tax on choisit la TCA
 Dans le casier exchange rate on choisit la devise
 Dans le casier deposit to on choisit le compte undeposited fund
 Cliquer sur save and new pour enregistrer une nouvelle facture Save & close
pour terminer
133
134
VENTES A CREDIT
Pour enregistrer les ventes à crédit, Quickbooks crée une facture (invoice) dans laquelle on
retrouve toutes les informations relatives à cette vente
Deux méthodes pour les Ventes à crédit :
 Méthodes directes
 Méthodes indirectes
MÉTHODES DIRECTES
Méthodes directes c’est la méthode informelle
La vente à crédit
1. Cliquer sur le menu Customers puis sur Create Invoices

 Date : date de la vente
 Sale no : numéro du facture
 Terms : conditions de crédit
net ÷ 1.10
2. Cliquer sur save and new pour enregistrer une nouvelle facture Save & close pour
terminer
135
N.B.- Une facture (invoice) peut être mise en attente dans le cas où une commande ne serait pas
terminée
On crée d’abord la facture on va ensuite sur le menu Edit choisir Make Invoice As Pending
Cliquer sur Save & close pour terminer
Pour réactiver une facture en attente
1. Cliquer sur le menu Edit choisir Make as pending as final

2. Clique sur save & close pour terminer
136
MÉTHODES INDIRECTES
Méthodes indirectes c’est la méthode formelle. Dans cette méthode, on doit toujours faire un
proforma ou estimate ou devis
CRÉATION D’UN PROFORMA
Pour une émission d’un proforma
1. cliquer sur le menu Customers choisir create estimate

 Dans les champs class choisir le département
 Date : date du proforma
 Sale no : numéro du proforma
net ÷ 1.10
terminer
N.B : Après la création du proforma deux cas possibles
1. Expédition des articles sans les factures ou réception des factures après les marchandises
2. Expédition des articles avec les factures
137
EXPÉDITION COMPLETE DES ARTICLES AVEC LES FACTURES
Cliquer sur le menu Customers puis sur Create Invoices

 Cliquer sur Ok pour accepter le proforma
 Cliquer sur create invoice for the entire estimate (100%) puis sur Ok
 Date : date de la facture
 Invoice # : numéro du facture
net ÷ 1.10
terminer
EXPÉDITION PARTIELLE DES ARTICLES AVEC LES FACTURES

 Cliquer sur create invoice for select items or for different percentages of each
item puis sur ok
 Dans la colonne quantity on écrit la quantité désirer ou trouver puis sur Ok
net ÷ 1.10
terminer
138
EXPÉDITION PAR POUCENTAGE DES ARTICLES AVEC LES FACTURES

 Cliquer sur create invoice for a percentage of the entire estimate puis on écrit
le % de l’article
net ÷ 1.10
terminer
RECOUVREMENT DES VENTES A CREDIT
N.B : Avant de faire le recouvrement, il faut désactiver le compte use undeposited funds as a
default deposit to account
Encaissement des ventes
2. cliquer sur le menu Customers choisir Receive payments

 Received from : choix du client concerné
 A/R account : compte client
 Amount : Montant du par le client
 Payment method : Mode de paiement
 Date : date de recouvrement
 Reference # : numéro de référence
 Crochez la facture du client
 Cliquez sur discount and crédit pour pouvoir choisir l’escompte sur vente
3. Cliquer sur save and new pour passer à un nouvel encaissement, Save & Close pour
terminer
139
RETOUR DES MARCHANDISES VENDUES
1. cliquer sur le menu Customers choisir create Credit Memo / remb.

 Date : date du retour
 credit no : numéro du credit
net ÷ 1.10
terminer
140
ENREGISTREMENT DSES DÉPÔTS
Enregistrement des dépôts
Les dépôts se font de deux manières
1. Les dépôts directs

2. Les virements de fonds
DÉPOTS DIRECTS
Il existe deux types de dépôts directs
1. Dépôts directs à partir des cash en main disponibles

2. Dépôts de compte à compte a partir du registre de banque.
Dépôts directs à partir des cash en main disponibles
Les montants provenant des encaissements à partir des comptes à recevoir ils sont
déposés automatiquement dans le compte CAISSE pour être ensuite déposés à la banque.
N.B : Avant de faire le dépôt direct, il faut que la vente soit faite sur le compte Caisse
Pour se faire
1. A partir du menu Banking choisir Make deposits

Dans la fenêtre Payments to Deposits
Choisissez le mode de paiement puis la devise
Crochez la vente pour laquelle vous voulez faire le dépôt puis Cliquer sur OK
Deposit to : Choisissez le compte de banque destinataire
Date : date du dépôt
Memo : Note d’explication
Currency : taux de devises
2. Cliquer sur next pour enregistrer un nouvelle transaction ou save & close pour terminer
141
142
VIREMENT DE FOND DE COMPTE À COMPTE
TRANSFERT DE FONDS
Vous pouvez transférer des fonds entre la plupart des comptes du bilan dans votre charte des
comptes (exceptez entre A/P et A/R, par exemple vous pouvez avoir besoin de transférer des
fonds d’un compte épargne a un compte chèques pour couvrir votre livre de paie hebdomadaire
Quickbooks vous permet de procéder a des transfert d’un compte a un autre
Pour virer des fonds d’un compte à un autre
1. Cliquer sur le menu Banking puis Transfer Funds

 Date : date du transfert
 Transfert funds from : choisir le Compte de banque à déduire
 Transfert funds to : choisir le compte de banque a augmenté
 Transfert currency : choix du devide
 Transfert amount : Ecrit le montant en chiffre
2. Cliquer sur save and new pour continuer; ou save and close pour terminer
143
RÉCONCILIATION
CONCILIATION BANCAIRE
La Conciliation Bancaire
1. Cliquer sur le menu Banking puis sur reconcilie

 Account : Sélectionner le compte de banque à concilier
 Statement date : date fin de mois
 Ending balance : solde fin du relevé bancaire
 Enregistrer les intérêts créditeurs (interest Earned) et les frais bancaires
(service charges)
 Cliquer sur continue
 Comparer les balances de début de période du relevé bancaire avec vos livres
 Analyser la balance finale du relevé bancaire
2. Cliquer sur reconcilie now si la différence est zero ou sur leave dans le cas contraire
144
Pour trouver le solde du relevé bancaire
Soldes aux livres : XXX
+ Chèques en circulation XXX
+ Intérêt XXX
- dépôt en circulation (XXX)
- frais bancaire (XXX)
Soldes du relevé bancaire XXX
145
CARTE DE CRÉDIT
Pour enregistrer les dépenses à partir une carte de crédit
1. Cliquer sur le menu Banking, puis sur Enter Credit card Charges
2. Cliquer sur yes puis entrer les informations nécessaires
3. cliquer sur le bouton Item si la dépense concerne l’inventaire ou sur expense s’il s’agit
d’une autre dépense
4. Cliquer sur save and new pour continuer; ou save and close pour terminer
CONCILIATION DU COMPTE DE CARTE DE CRÉDIT
La Conciliation du Compte de Carte de Crédit
1. Cliquer sur le menu Banking choisir Reconcile, puis choisir le compte de carte de
crédit à réconcilier
 Account : Sélectionner le compte de banque à concilier
 Statement date : date fin de mois
 Ending balance : solde fin du relevé carte de credit
 Enregistrer les intérêts créditeurs (interest Earned) et les frais du carte de
credit (service charges)
 Cliquer sur continue
 Comparer les balances de début de période du relevé carte de credit avec vos
livres
 Analyser la balance finale du relevé du carte de credit
Cliquer sur reconcilie now si la différence est zero ou sur leave dans le cas contraire
146
147
EXPORTATIONS ET IMPORTATIONS DE DONNÉES
L’exportation
1. Cliquer sur File, puis sur Utilities

2. Cliquer export
3. Choisir ce qu’il faut exporter puis cliquer sur ok
4. Choisir la destination
5. Cliquer sur Save
6. Cliquer sur OK
L’importation
1. Ouvrir le fichier (compagnie) de destination

2. Cliquer sur File, puis sur Utilities
3. Choisir la provenance
4. Choisir ce qu’il faut exporter puis cliquer sur ok
5. Cliquer sur Save
6. Cliquer sur OK
148

Livre Quickbookss 2015-Beau(1)(1)

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OBJECTIF GENERAL

L’objectif de cette formation sera de contribuer de manière spécifique a la formation des

 Etre capable de configurer l’outil pour répondre aux besoins de l’entreprise

 Faire le back-up dans quickbooks ……………………………………………………… 5

Définir quelques concepts de comptabilité et Lancer quickbooks ………………………….... 9

CRÉER UNE NOUVELLE COMPAGNIE

 Skip interview ………………………………………………………………….……… 12

Utilisations des menus de quick books ………………………………………………………….

Définir charte des comptes ……………………………………………………………………. 39

Différents types de rapport dans quickbooks ………………….………………………….. 92 - 97

COMPTABILISATIONS DES OPERATIONS

Tous les fichiers crées en quickbooks ont pour extension QBW

1. Insérer le support (Disque)

La comptabilité constitue un moyen de fournir des renseignements sur la situation financière

La comptabilité informatisée permet d’informatisée le système comptable en vue de gérer

On peut lancer quickbooks à partir :

 Du bureau en faisant double-clique sur l’icône programme

 Create a new company : pour créer un nouveau fichier

NB.- A ce niveau on a deux menus à être actifs il s’agit de File et Help

1. En cliquant sur create New Company

2. A partir du menu FILE

A ce moment, trois images apparaissent :

3-) Convert data : Pour convertir Quicken, peachtree en quickbooks

POUR CRÉER UNE NOUVELLE COMPAGNIE (DEUX FACONS)

On clique sur Skip interview

1. Enter your company information

1-) Enter your company information

 company name : Nom de la compagnie

4-) Select your industry

Pour créer votre propre charte des comptes

 On clique sur Finish pour terminer

Pour modifier les premiers éléments du paramétrage de l’entreprise

Dans la barre de menu Cliquer sur company puis company information

On clique sur Start interview

1-) Enter your company information

 company name : Nom de la compagnie

2-) Select your industry

Cliquer sur « General product-based business » puis sur Next

3- ) How is your company organized: Le type d’entreprise

5-) Set up your administrator password

 Administrator password : écrire le password

6- ) Customizing quickbooks for your business

Cliquer sur Next pour continuer

7- ) What do you sell ?

8-) Do you sell products online ?

9- ) Do you charge sale tax ?

Cliquer sur yes puis sur next pour continuer

10- ) Do you want to create estimates in quickbooks ?

Cliquer sur yes puis sur next pour continuer

11- ) Using sales receipts in quickbooks ?

Cliquer sur yes puis sur next pour continuer

12- ) Using statement in quickbooks ?

Cliquer sur yes puis sur next pour continuer

Cliquer sur yes puis sur next pour continuer

14- ) Managing bills you owe ?

Cliquer sur yes puis sur next pour continuer

15- ) Do you print checks ?

16-) Tracking inventory in quickbooks ?

Cliquer sur yes puis sur next pour continuer

17-) Do you accept credit cards ?

18-) Tracking time in quickbooks ?

Cliquer sur No puis sur next pour continuer

19- ) Do you have employees ?

20- ) Tracking multiple currencies in quickbooks ?