Documentation Ekylibre 0.3.

Ergolis

Documentation Ekylibre 0.3.0

Ergolis Copyright 2008-2011 Ergolis SAS

Mentions lgales
Ekylibre est un logiciel libre : vous pouvez le redistribuer et/ou le modifier sous les termes de la Licence Publique Gnrale GNU comme publi par la FSF (Free Software Foundation), soit dans la version 3 de cette licence, ou ( votre choix) toute version plus rcente. Ce programme est distribu dans l'espoir d'tre utile, mais SANS AUCUNE GARANTIE; sans mme la garantie implicite de MERCANTABILIT ou d'ADQUATION UN OBJECTIF PRCIS. Consultez la Licence Publique Gnrale GNU pour plus dtails. Vous devriez avoir reu une copie de la Licence Publique Gnrale GNU avec ce programme. Si non, consultez www.gnu.org/licenses [http:// www.gnu.org/licenses/].

Table des matires

Prface ........................................................................................................................ v 1. Dfinition d'Ekylibre ...................................................................................... v I. Tutoriel .................................................................................................................... 1 1. Qu'est-ce qu'Ekylibre ? ....................................................................................... 2 1.1. Concept ................................................................................................. 2 1.2. Premiers pas sous Ekylibre ....................................................................... 2 1.2.1. Menu gnral (en haut) ................................................................. 3 1.2.2. Menu latral gauche ...................................................................... 3 1.2.3. Centre ........................................................................................ 3 1.2.4. Aide contextuelle ......................................................................... 4 1.3. Conventions ........................................................................................... 4 1.3.1. Icnes d'action ............................................................................. 4 1.3.2. Champs et formulaires ................................................................... 4 II. Administration d'Ekylibre ........................................................................................... 6 2. Procdures d'installation ..................................................................................... 7 2.1. Systmes d'exploitation Debian/Ubuntu ....................................................... 7 2.1.1. Installation du paquet .................................................................... 7 2.1.2. Installation manuelle ..................................................................... 7 2.2. Installation sous Microsoft Windows ..................................................... 10 2.2.1. Installation automatique ............................................................... 10 2.2.2. Installation manuelle ................................................................... 10 3. Configuration d'Ekylibre ................................................................................ 11 III. Utilisation d'Ekylibre .............................................................................................. 12 4. Gestion de la socit ........................................................................................ 13 4.1. Prsentation .......................................................................................... 13 4.2. Mon compte ......................................................................................... 13 4.3. Outils .................................................................................................. 13 4.4. Paramtres ........................................................................................... 13 4.5. Informations ......................................................................................... 14 5. Gestion des relations Clients/fournisseurs ............................................................. 16 5.1. Prsentation .......................................................................................... 16 5.2. Clients et fournisseurs ............................................................................ 16 5.2.1. Grer les fiches .......................................................................... 16 5.2.2. Import/Export de fiches ............................................................... 16 5.2.3. vnements ............................................................................... 17 5.2.4. Responsabilits ........................................................................... 17 5.3. Paramtres ........................................................................................... 18 5.3.1. Types de fiches .......................................................................... 18 5.3.2. Catgories de fiches .................................................................... 18 5.3.3. Types de liens ............................................................................ 18 5.3.4. Types d'vnements ..................................................................... 18 5.3.5. Champs personnaliss .................................................................. 18 5.3.6. Configurer les responsabilits ........................................................ 19 5.3.7. Zones administratives et postales ................................................... 19 6. Comptabilit gnrale ....................................................................................... 21 6.1. Prsentation .......................................................................................... 21 6.2. Travaux comptables ............................................................................... 21 6.2.1. Consulter et saisir ses critures ...................................................... 21 6.2.2. Pointer un relev de compte .......................................................... 21 6.2.3. Lettrer des comptes de tiers .......................................................... 21 6.2.4. Clture de journal, d'exercice ........................................................ 21 6.2.5. Bascule comptable ...................................................................... 22 6.3. Documents comptables ........................................................................... 22 6.3.1. Impression des documents ............................................................ 22 6.4. Paramtres ........................................................................................... 22

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6.4.1. Comptes comptables .................................................................... 6.4.2. Journaux ................................................................................... 6.4.3. Exercices comptables ................................................................... 7. Gestion des oprations financires ...................................................................... 7.1. Oprations financires ............................................................................ 7.1.1. Rglements ................................................................................ 7.1.2. Remise de chques ...................................................................... 7.2. Paramtres ........................................................................................... 7.2.1. Trsoreries (Comptes bancaires et caisses) ....................................... 7.2.2. Taxes ........................................................................................ 7.2.3. Types de rglement ..................................................................... 8. Gestion commerciale ........................................................................................ 8.1. Prsentation .......................................................................................... 8.2. Ventes ................................................................................................. 8.2.1. Nouveau devis ........................................................................... 8.2.2. Liste des ventes .......................................................................... 8.2.3. Abonnements ............................................................................. 8.2.4. Statistiques ................................................................................ 8.3. Achats ................................................................................................. 8.3.1. Nouvel achat .............................................................................. 8.3.2. Liste des achats .......................................................................... 8.4. Stocks ................................................................................................. 8.4.1. Stocks ....................................................................................... 8.4.2. Lieux de stockage ....................................................................... 8.4.3. Transports ................................................................................. 8.4.4. Transferts et pertes ...................................................................... 8.4.5. Inventaire .................................................................................. 8.5. Paramtres ........................................................................................... 8.5.1. Produits .................................................................................... 8.5.2. Catgories de produits ................................................................. 8.5.3. Prix .......................................................................................... 8.5.4. Dlais ....................................................................................... 8.5.5. Types de livraison ....................................................................... 8.5.6. Types de vente ........................................................................... 8.5.7. Types d'abonnement .................................................................... 9. Gestion de la production ................................................................................... 9.1. Prsentation .......................................................................................... 9.2. Productions .......................................................................................... 9.2.1. Productions ................................................................................ 9.2.2. Traitements ................................................................................ 9.3. Paramtres ........................................................................................... 9.3.1. lots .......................................................................................... 9.3.2. Matriel .................................................................................... 9.3.3. Types de traitement .....................................................................

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Prface
Cet ouvrage reprsente la documentation officielle d'Ekylibre. Celle-ci a t rdige par les dveloppeurs d'Ekylibre et quelques volontaires en parallle du dveloppement du logiciel. Elle dcrit toutes les fonctionnalits officiellement supportes par la version courante d'Ekylibre. Afin de faciliter l'accs aux informations qu'il contient, cet ouvrage est organis en plusieurs parties. Chaque partie est destine une classe prcise d'utilisateurs ou des utilisateurs de niveaux d'expertise diffrents : la Partie I, Tutoriel est une introduction informelle destine aux nouveaux utilisateurs ; la Partie II, Administration d'Ekylibre , destine aux administrateurs Ekylibre, dcrit l'installation et l'administration de l'application ; la Partie III, Utilisation d'Ekylibre contient la documentation pour les utilisateurs. Cette partie contient une information structure sur les diffrents modules ;

1. Dfinition d'Ekylibre
Ekylibre est un systme de gestion de Trs Petites Entreprises (TPE). Ce dernier a t dvelopp au SACEA Bordeaux (France) partir de la fin 2007. Ekylibre est une application OpenSource utilisant le framework Ruby On Rails1 (Site officiel [http://www.rubyonrails.org]). Grce sa licence GNU/GPL3, Ekylibre peut tre utilis, modifi et distribu librement.

Ruby on Rails, galement appel RoR ou Rails est un framework web libre crit en Ruby. Il suit le motif de conception Modle-Vue-Contrleur aussi nomm MVC. Il permet de crer des applications web rapidement, car il impose une structure au programmeur, et ainsi l'oblige avoir une logique et une dmarche qui favorise la ralisation de l'application. Il ajoute aussi un grand niveau d'abstraction dans la programmation de l'application, grce un ensemble de fonctions de haut niveau permettant de se concentrer surtout sur les fonctionnalits plutt que sur la mcanique autour de ces fonctionnalits.

Partie I. Tutoriel
Bienvenue dans le tutoriel d'Ekylibre. Les chapitres suivants prsentent une courte introduction Ekylibre, aux concepts d'ERP2 ou PGI en franais pour Progiciel de Gestion Intgr. Seules sont ncessaires des connaissances gnrales sur l'utilisation des ordinateurs. Aucune exprience particulire d'Unix ou de programmation n'est requise. Ce tutoriel a surtout pour but de faire acqurir une exprience pratique des aspects importants du systme Ekylibre. Il n'est ni exhaustif ni complet, mais introductif. la suite de ce tutoriel, la lecture de la Partie III, Utilisation d'Ekylibre permettra d'acqurir une connaissance plus complte des diffrents modules. La configuration et la gestion sont dtailles dans la Partie II, Administration d'Ekylibre .

Enterprise Resource Planning

Chapitre 1. Qu'est-ce qu'Ekylibre ?

1.1. Concept
Ekylibre est une application de gestion intgr pour les TPE agricoles et les TPE de manire plus gnrale. C'est une application web1. Elle peut donc tre utilise aussi bien sur un rseau local que sur Internet. Ekylibre est multi-utilisateur, multi-poste et multi-socit. L'application peut se dcomposer en plusieurs modules : Gestion de la socit Gestion des relations Client/Fournisseurs Comptabilit Gnrale Gestion financire Gestion commerciale (ventes, achats et stocks) Gestion de la production

1.2. Premiers pas sous Ekylibre

L'interface d'Ekylibre se dcompose en 4 parties (menu gnral, menu de gauche, centre et aide contextuelle) qui seront dtailles par la suite.

En informatique, une application Web (aussi appele site Web dynamique ou WebApp) est un logiciel applicatif manipulable grce un navigateur Web. De la mme manire que les sites Web, une application Web est gnralement place sur un serveur et se manipule en actionnant des widgets l'aide d'un navigateur Web, via un rseau informatique (Internet, intranet, rseau local, etc.).

Qu'est-ce qu'Ekylibre ?

cran d'accueil sous Ekylibre

1.2.1. Menu gnral (en haut)

La partie gauche du menu liste les modules accessibles. La partie droite, quant elle, liste des informations sur l'utilisateur et la socit en cours ainsi qu'un lien pour se dconnecter.

Menu principal

1.2.2. Menu latral gauche

Menu latral Ce menu permet l'accs aux oprations spcifiques de chaque module. Ce menu est dcompos en sous-ensembles thmatiques. Ainsi tous les modules possde un sous-menu Paramtres permettant de configurer le module. Ce menu possde toujours un lien permettant de revenir au //Tableau de bord// du module o sont affiches des informations statistiques ainsi que des messages destins interpeller l'utilisateur en fonction de certains vnements (Ex.\ : Manque de certains produits en stock, Rglements encaisser...).

1.2.3. Centre
C'est la zone de travail. Un titre est affich sur chaque page pour pouvoir se reprer en permanence dans le logiciel.

Note
Il est noter que le lien permettant d'ouvrir l'aide contextuelle se trouve droite du titre.

Qu'est-ce qu'Ekylibre ?

1.2.4. Aide contextuelle

Panneau d'aide Pour chaque opration, il existe une aide. Et cette aide permet d'avoir la bonne information au bon moment. Selon l'opration raliser, une dfinition thmatique est donne et la dmarche suivre explique.

1.3. Conventions
Ekylibre utilise constamment les mmes mcanismes pour grer les informations au travers de l'application. Pour cette raison, il est important de connatre les plus rpandus d'entre eux.

1.3.1. Icnes d'action

Les icnes les plus frquents sont ceux permettant les oprations suivantes : pour la cration pour la modification pour la suppressin pour l'impression

1.3.2. Champs et formulaires

Dans les pages qui permettent de saisir des informations, les champs obligatoires apparaissent en bleu alors que les champs facultatifs restent blanc avec un cadre gris.

Qu'est-ce qu'Ekylibre ?

Exemple de formulaire avec champ obligatoire Lors des enregistrements, les champs invalides apparaissent en rouge.

Exemple de formulaire avec champ obligatoire non renseign

Partie II. Administration d'Ekylibre

Cette partie couvre des thmes de grand intrt pour un administrateur d'Ekylibre, savoir l'installation du logiciel, la mise en place et la configuration du serveur et la maintenance. Tout administrateur d'un serveur web Ekylibre, mme pour un usage personnel, mais plus particulirement en production, doit tre familier des sujets abords dans cette partie. Les informations sont ordonnes de telle sorte qu'un nouvel utilisateur puisse les lire linairement du dbut la fin. Cependant les chapitres sont indpendants et peuvent tre lus sparment. L'information est prsente dans un style narratif, regroupe en units thmatiques.

Chapitre 2. Procdures d'installation

Ce chapitre dcrit l'installation d'Ekylibre en utilisant le code source. (Ce chapitre peut tre ignor lors de l'installation d'une distribution pr-empaquete, paquet RPM ou Debian, par exemple. Il est alors plus utile de lire les instruction du mainteneur du paquet.) Ekylibre utilise [[wpfr>Ruby]] et le [[wpfr>Framework|framework]] [[wpfr>Ruby_on_Rails|Ruby on Rails]]. Vous pouvez le [[ekylibre:download|tlcharger librement]] sur ce site. Ekylibre fonctionne avec les bases de donnes **MySQL**, **PostgreSQL** et **SQLite3** (il n'a pas t test avec d'autres bases de donnes).

2.1. Systmes d'exploitation Debian/Ubuntu

L'installation d'Ekylibre sous les distribution drives de Debian peut se faire automatiquement avec un gestionnaire de paquet si les dpendances sont satisfaites (Ce qui est le cas partir de Squeeze (6) sous Debian et de Lucid (10.04 LTS) sous Ubuntu) Sinon, il est toujours possible de l'installer manuellement.

2.1.1. Installation du paquet

Les paquets Ekylibre sont disponibles sur www.ekylibre.org.

2.1.2. Installation manuelle

2.1.2.1. Rcupration d'Ekylibre
Vous pouvez rcuprer une archive des sources d'Ekylibre sur http://www.ekylibre.org. Un fois le fichier rcupr, vous pouvez le dcompresser et vous positionner dedans.

wget https://www.ekylibre.org/releases/latest/source/ekylibre-0.3.0-source.tar tar xjvf ekylibre-0.3.0-source.tar.bz2 cd ekylibre/

2.1.2.2. Installation de la base de donnes

Ekylibre respecte au maximum les standards SQL communs PostgreSQL, MySQL et SQLite. En thorie, il est compatible avec tous les adaptateurs fournis avec Ruby On Rails (Oracle, Firebird, Microsoft SQLServer...) mais n'a jamais t rellement test. La premire phase de l'installation est donc de s'assurer que vous avez une base de donnes en route. Si c'est dj la cas, vous pouvez passer cette tape. Pour PostgreSQL, il suffit d'installer le paquet par dfaut. Ekylibre est compatible avec les versions 8.3 et suprieures :

sudo apt-get install postgresql Pour MySQL, le paquet par dfaut convient, s'il n'en existe pas il faut installer un paquet mysqlserver-5.x. Ekylibre est compatible avec les versions 5 et suprieures :

sudo apt-get install mysql-server Pour SQLite3, la commande est la suivante. Comme on peut le constater, SQLite n'est pas un serveur mais bien une librairie :

Procdures d'installation

sudo apt-get install libsqlite3-ruby

2.1.2.3. Installation des dpendances

2.1.2.3.1. Installation de Ruby
Ekylibre fonctionne avec la version 1.8.7 de Ruby. C'est le premier composant installer :

sudo apt-get install ruby Si vous ne disposez par dfaut d'une version antrieure, il va tre ncessaire d'installer Ruby manuellement depuis les sources. Pour plus de dtails, voir le site officiel de Ruby.

2.1.2.3.2. Installation de Rake

Rake est un utilitaire similaire Make mais en Ruby ncessaire la maintenance d'Ekylibre :

sudo apt-get install rake

2.1.2.3.3. Installation de Rubygems

Rubygems est un gestionnaire de paquets pour les scripts Ruby. Il est indpendant des circuits de validation des paquets du systme Debian. Il est utilisable partir de la version 1.3.7 :

sudo apt-get install rubygems Si la version est trop ancienne, vous pouvez : 1. tlcharger le zip de rubygems sur http://rubygems.org, 2. dcompresser l'archive et vous placer dedans, 3. excuter le script d'installation en tant qu'administrateur : sudo ruby setup.rb pour installer rubygems.

Note
Si la commande gem est indisponible, il est probable que la commande gem1.8 ne le soit pas. Si c'est le cas il est recommand de faire un lien symbolique pour la commande gem soit disponible.

2.1.2.3.4. Installation de bundler et des gems

Ekylibre utilise Bundler pour grer les gems dont il dpend :

sudo gem install bundler Maintenant, il est possible de lancer bundler pour installer toutes les gems. Pour cela :

bundle install Certaines gems sont compiles la vole, pour cela, il faut installer les paquets de dveloppement au pralable si ce n'est pas dj le cas :

Procdures d'installation

sudo apt-get install ruby-dev libxml2-dev libpq-dev zlib1g-dev

2.1.2.4. Migration de la base de donnes

Maintenant, il faut installer la structure de la base de donnes. Pour cela, il faut mettre en place le fichier ./config/database.yml pour dfinir les connexions aux bases de donnes utiliser. Pour cela, vous trouverez trois fichiers database.mysql.yml, database.postgresql.yml et database.sqlite3.yml qui peuvent servir de base pour crer votre fichier database.yml. Renommer le fichier qui correspond votre base de donnes en database.yml. Puis ditez-le pour complter les champs correspondants comme dans les exemples ci-dessous : # Exemple avec PostgreSQL pour la base en mode development development: adapter: postgresql encoding: unicode database: ekylibre_development pool: 5 username: ekylibre password: Mon_Mot-D3_p45Se! host: 127.0.0.1 # Exemple de configuration pour une base de test SQLite3 test: adapter: sqlite3 database: db/test.sqlite3 pool: 5 timeout: 5000 # Exemple de configuration pour une base de production MySQL test: adapter: mysql database: ekylibre_production pool: 5 username: ekylibre password: Mon_Mot-D3_p45Se! Pour PostgreSQL et MySQL, il faut bien penser crer le compte qui correspond et la base de donnes : # PostgreSQL CREATE USER ekylibre CREATEDB WITH ENCRYPTED PASSWORD 'Mon_Mot-D3_p45Se!'; CREATE DATABASE ekylibre_development; # MySQL CREATE USER ekylibre IDENTIFIED BY 'Mon_Mot-D3_p45Se!'; CREATE DATABASE IF NOT EXISTS ekylibre_development; GRANT ALL ON ekylibre_development.* TO 'ekylibre'@'localhost'; Une fois cette configuration effectue, il faut lancer la migration pour prparer ou mettre jour la base de donnes : rake db:migrate

2.1.2.5. Lancement du serveur web en mode dveloppement

Pour lancer votre serveur en mode dveloppement, il suffit d'xecuter la commande la racine de votre dossier :

Procdures d'installation

ruby script/server Pour utiliser Ekylibre en production, l'utilisation de passenger est recommande : http:// www.modrails.com/

2.2. Installation sous Microsoft Windows

2.2.1. Installation automatique
Les tapes de l'installation sont les suivantes : Lancer l'excutable ekylibre-x.y.z.exe que vous avez tlcharg. Suivre les indications en cliquant sur Suivant. Vers la fin de l'installation, un terminal apparait o la migration s'effectue. Cette opration peut prendre du temps. Pour utiliser Ekylibre, il suffit d'aller dans le menu : Dmarrer > Tous les programmes > Ekylibre > Ekylibre X.Y.Z. Il ouvre votre navigateur par dfaut sur la page d'accueil d'Ekylibre. la premire utilisation, il n'y a pas de comptes utilisateurs dfinis donc vous devez vous enregistrer vous-mme en suivant la procdure suivante : 1. Cliquez sur Crer une socit 2. Une fois la page charge, saisissez les informations concernant votre socit et vous-mme et validez. Aprs un temps de chargement, vous accderez la page d'accueil d'Ekylibre de votre socit.

Important
Lors de l'enregistrement, n'oubliez pas de noter votre nom d'utilisateur ainsi que votre mot de passe.

2.2.2. Installation manuelle

L'installation pas aprs pas sous Windows n'est pas disponible car inutile. L'installateur remplit toutes les fonctions ncessaires sur les diffrentes versions de Windows.

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Chapitre 3. Configuration d'Ekylibre

Ce chapitre dcrit la configuration d'Ekylibre.

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Partie III. Utilisation d'Ekylibre

Cette partie concerne l'utilisation au jour le jour d'Ekylibre dans ses diffrents aspects. Chaque chapitre dtaille un des modules Ekylibre.

Chapitre 4. Gestion de la socit

4.1. Prsentation
Le module de gestion des socits se divise en quatre parties. Des oprations de paramtrage comme la cration d'un nouvel tablissement, des oprations pour grer votre compte, des outils pour assurer la traabilit de vos donnes ou encore une rubrique pour obtenir des informations propos de votre socit.

4.2. Mon compte

Vous pouvez modifier votre mot de passe :

Changer de mot de passe Vous pouvez galement obtenir des informations statistiques quant l'historique actuel de vos oprations dans la socit pour une priode donne:

Statistiques personnelles

4.3. Outils
Vous pouvez enregistrer l'ensemble des oprations effectues dans votre entreprise dans un fichier d'archive ou bien effectuer une mise jour antrieure des donnes de votre entreprise, en chargeant un ancien fichier de sauvegarde. Ce qui s'avrera utile lorsque des saisies errones auront t faites.

4.4. Paramtres
Il s'agit de la rubrique la plus importante du module :

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Gestion de la socit

vous renseignez l'tendue gographique de la socit comme les tablissements qu'elle possde et les services qu'elle propose. vous crez des catgories de droits qui sont automatiquement attribues aux utilisateurs de votre socit aprs leur enregistrement. vous configurez des paramtres d'utilisation de l'application qui seront propres votre entreprise (slection d'un journal de banque par dfaut, automatisation de la bascule comptable, renseignement du nombre de jours ncssaires pour valider une remise de chque). vous configurez les squences afin d'attribuer des formats de numrotation aux pices justificatives. vous configurez les modles de documents, lesquels reprsentent les structurations de donnes relatives au document comptable.

4.5. Informations
Vous pouvez obtenir des informations concernant l'application comme sa version, le systme de base de donnes utiliss ou encore les versions des principaux gems ayant servi son laboration.

Informations sur Ekylibre En outre, en cas de besoin d'aide sur un point prcis de l'application, vous pouvez rechercher l'article d'aide rpondant au mieux votre demande.

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Gestion de la socit

Recherche d'aide

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Chapitre 5. Gestion des relations Clients/fournisseurs

5.1. Prsentation
Le module de gestion des Relations Client/Fournisseur se divise en deux parties. Les oprations de paramtrage comme la mise en place de type de fiches pour dterminer par exemple si un client est une entit physique ou morale et les oprations principales telles que la cration de fiches clients.

5.2. Clients et fournisseurs

5.2.1. Grer les fiches

Liste des fiches clients/fournisseurs partir du listing des fiches, vous avez la possibilit entre effectuer une recherche par filtrage ou bien saisir une nouvelle fiche. Dans ce second cas, cela se fait en deux tapes. Premirement, la cration ou modification d'entits par l'intermdiaire de formulaires. Il faut y prciser : les caractristiques principales de l'entit : personne ou socit ?, sa langue, son nom et prnom, sa position en tant que client, fournisseur ou transposteur ? l'attribution d'un compte comptable ainsi que d'autres informations plus cibles dans le cas o la personne est un client (catgorie client, dtails de la premire rencontre, reprsentant, avantages commerciaux). les informations complmentaires pour dtailler son profil comme sa date de naissance, une photo, le cas chant son site internet. Deuximement, la gestion de paramtres. On peut grer des contacts, des vnements, des liens, des observations, des responsabilits et des comptes bancaires pour l'entit (voir la section "Responsabilits").

5.2.2. Import/Export de fiches

Ces commandes permettent de sauver l'ensemble des clients et fournisseurs dans un fichier destin tre lu dans un tableur ou rcuprer ceux-ci dans le cas d'une mise jour.

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Gestion des relations Clients/fournisseurs

5.2.3. vnements
Comme des mini-calendriers, les vnements permettent un rendu plus ou moins dtaill dans le temps et l'espace des rencontres ayant eu lieu avec tel employ. Lors de l'ajout d'un vnement, il vous faut renseigner notamment les protagonistes ainsi que le type de l'vnement (tlphone, fax, audience).

Enregistrement d'un vnement Vous pouvez fournir des renseignements complmentaires tels que la dure, l'endroit et la cause de cet vnement.

5.2.4. Responsabilits
Il est possible d'attribuer des responsabilits tels clients ou fournisseurs lors d'oprations commerciales par exemple. Pour cela vous devez passer par la fiche entit qui vous intresse.

Liste des responsabilits d'une personne Les differentes fonctions exerces par l'entit apparaissent dans un tableau avec, pour chacune d'elles, leur localisation dans le temps.

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Gestion des relations Clients/fournisseurs Un formulaire permet d'ajouter une responsabilit cette fiche en renseignant la fonction ainsi que la priode d'application de cette fonction.

Enregistrement d'une responsabilit/mandat

5.3. Paramtres
5.3.1. Types de fiches
La gestion de type de fiches permet de regrouper plus clairement les entits Client/fournisseur suivant qu'il s'agit de personnes physiques ou non. Ainsi l'attribution d'un type une entit lors de sa cration ou modification peut faciliter son identification lors d'une recherche ultrieure.

5.3.2. Catgories de fiches

La gestion des catgories de fiches rassemble les entits clientes et fournisseurs en catgories distinctes et permet ainsi de les fidliser en appliquant par exemple un systme de grille tarifaire. Suivant sa catgorie, un client ou un fournisseur pourra se voir accorder des privilges spcifiques (tarifs peu lvs).

5.3.3. Types de liens

En dfinissant de nouveaux types de lien (ascendant ou descendant) entre entits, on peut obtenir des informations concernant les rapports commerciaux de nos diffrents clients et fournisseurs.

5.3.4. Types d'vnements

La gestion des types d'vnements permet de regrouper plus clairement les vnements propres chaque entit. Ainsi l'attribution d'un type une entit lors de sa cration ou modification peut faciliter son identification lors d'une recherche ultrieure.

5.3.5. Champs personnaliss

Ekylibre donne la possibilit de grer de nouveaux champs destins apporter des informations complmentaires sur les entits. Dots de caractristiques propres comme le nom, le type de donnes, un tat actif ou obligatoire, ces champs seront ainsi rajouts dans les formulaires de gestion des entits.

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Gestion des relations Clients/fournisseurs Cet outil de personnalisation se veut trs efficace notamment dans la cration de liste droulante o on peut ajouter les choix qui seront proposs par celle-ci.

Cration d'un champ personnalis

5.3.6. Configurer les responsabilits

Vous pouvez effectuer des recherches par filtre sur les responsabilits des clients et fournisseurs (par famille, organisation et titre) et modifier leur valeurs.

Grer les responsabilits par groupe Pour que les modifications aient bien lieu, vous ne devez pas oublier de cocher la case correspondante sur la ligne.

5.3.7. Zones administratives et postales

Vous pouvez crer des villes et les regrouper dans des zones administratives prcises (canton, dpartement, arrondissement...). Ceci permettra un meilleur rendu gographique des rapports de la socit avec leurs clients et fournisseurs (envoi de devis, factures, livraisons). Ce rendu peut tre prcis grce un filtrage de recherche avec divisions et sous-divisions.

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Gestion des relations Clients/fournisseurs

Liste des zones administratives

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Chapitre 6. Comptabilit gnrale

6.1. Prsentation
La page du module comptabilit est divise en trois parties distinctes. Les oprations de paramtrages telles que la cration de journaux, de compte. Les oprations principales comme la saisie des critures et leur pointage. Les impressions de documents comptables, indispensables la traabilit des oprations comptables et au suivi financier de l'entreprise.

6.2. Travaux comptables

6.2.1. Consulter et saisir ses critures
Avant tout, vous devez choisir un journal comptable et un exercice comptable comme supports d'enregistrement. {{:ekylibre:manual:saisie_ecriture.png|Comptabilit - Saisie des critures comptables 1}} Remplissez le formulaire afin d'enregister votre criture. {{:ekylibre:manual:saisie_ecriture2.png|Comptabilit Saisie des critures comptables 2}} Un systme de recherche dynamique vous permet de slectionner prcisement votre compte comptable. {{:ekylibre:manual:saisie_ecriture3.png|Comptabilit - Saisie des critures comptables 3}} Une fois l'criture enregistre, celle-ci apparat dans un tableau avec une couleur rouge si elle fait partie d'un ensemble d'enregistrement non quilibre pour la pice ou vert dans le cas contraire. {{:ekylibre:manual:saisie_ecriture4.png|Comptabilit - Saisie des critures comptables 4}} Par la suite, cette criture pourra tre modifie avec un nouveau montant au dbit ou au crdit par exemple, cela dans le cas o le journal correspondant n'est pas cltur cette date. Le verrouillage d'une criture suite une clture rend impossible toute modification ou suppression de celle-ci. {{:ekylibre:manual:saisie_ecriture5.png|}}

Note
Le listing des critures qui apparat peut servir aussi uniquement dans un but consultatif.

6.2.2. Pointer un relev de compte

Avant tout, il faut crer un relev de compte bancaire. Lors de la cration, vous devez renseigner le compte bancaire utilis et la priode considrer. Des mini-calendriers vous permettent ce titre de slectionner la date. {{:ekylibre:manual:pointer_releve_compte1.png|Comptabilit - Pointage relev de compte 1}} Par la suite, un tableau rpertoriant les critures relatives au compte considr par le compte bancaire s'affiche. {{:ekylibre:manual:pointer_releve_de_compte2.png|Comptabilit - Pointage relev de compte 2}} En dpointant les critures du relev ou en en pointant de nouvelles, les valeurs des dbits et crdits totaux changent. Un petit tour sur la page de visualisation du relev en cliquant sur le lien "Dtail du relev de compte" confirmera les modifications. {{:ekylibre:manual:pointer_releve_de_compte3.png|Comptabilit - Pointage relev de compte 3}}

6.2.3. Lettrer des comptes de tiers

Le lettrage repre les critures non quilibres d'un compte client, fournisseur et prcise ainsi les ventuels impays ayant p survenir. Vous devez au pralable slectionner le compte client ou fournisseur dont vous souhaitez lettrer les critures. {{:ekylibre:manual:lettrer_ecriture1.png| Comptabilit - lettrage des critures 1}} Vous pouvez lettrer ou dlettrer des critures. Les critures lettres et quilibres apparaitront en vert, le rouge tant rserv pour les critures non lettres et le brun pour les critures lettres mais non quilibres. {{:ekylibre:manual:lettrer_ecriture2.png|}}

6.2.4. Clture de journal, d'exercice

Vous pouvez clturer des journaux et des exercices. Pour que l'opration soit effective, il faut que l'ensemble des critures du journal ou de l'exercice soit quilibres.

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Comptabilit gnrale

Pour clturer un exercice, un report des -nouveau est propos et, dans ce cas, un nouvel exercice cre avec un journal des -nouveau.

6.2.5. Bascule comptable

La comptabilisation des oprations commerciales (ventes, achats et transferts suivies des factures et rglements) se fait en deux phases: * cration des critures dans le brouillon * enregistrement effectif de ces critures dans les journaux Aprs avoir slectionn la date limite de gnration dans un formulaire, les critures enregistres dans le brouillon s'affichent dans un tableau. {{:ekylibre:manual:bascule_comptable1.png|Comptabilit - Bascule comptable 1}} Une validation comptabilise ses critures dans les journaux qui vont bien.

6.3. Documents comptables

6.3.1. Impression des documents
Vous avez la possibilit d'imprimer les principaux documents comptables (journaux auxiliaires, journal gnral, grand livre, balance, documents annuels) sous forme de fichier RPDF. {{:ekylibre:manual:impression_journal_auxiliaire.png|Comptabilit - impression journal achat }}

6.4. Paramtres
6.4.1. Comptes comptables
Vous pouvez crer, modifier ou mme supprimer un compte dans le cas o celui-ci n'interfre pas avec une opration comptable. Dans le cas o ce compte contient des sous-comptes entrant dans des oprations commerciales, il ne pourra pas tre supprim.

6.4.2. Journaux
Vous pouvez crer un journal avec une nature dfinie: vente, achat, banque, nouveau. Par la suite, celui-ci pourra tre consult ou mme cltur ( condition qu'il soit quilibr). Rappelons que la clture d'un journal verrouille toutes les oprations comptables ultrieures en rapport avec lui.

6.4.3. Exercices comptables

Un exercice comptable ncssite une date de dbut et de fin, une date limite des critures et un code afin d'authentifier l'exercice. La date limite signifie que les critures saisies au-del ne sont pas pris en compte dans les documents de l'exercice en cours. Par la suite, il est possible de consulter le contenu d'un exercice comptable ou mme de le clturer condition que celui-ci soit quilibr. Rappelons que la clture d'un exercice comptable verrouille toutes les oprations comptables antrieures la date de clture.

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Chapitre 7. Gestion des oprations financires

7.1. Oprations financires
7.1.1. Rglements
Lorsqu'un grand nombre de rglements est enregistr, un systme de recherche permet de consulter les rglements relatifs une vente, un achat ou encore ceux correspondant certains critres (numro de chque, nom ou code client). Vous pouvez galement modifier un rglement suivant son identifiant. Vous accderez ainsi une page rcapitulative des caractristiques du rglement et des ventes qui lui sont rattaches.

7.1.2. Remise de chques

Pour effectuer une remise de chques, il vous suffit de cocher les chques encaisss avant la date du jour et de slectionner le compte sur lequel le virement va s'effectuer. Une fois l'opration valide, un tableau rcapitule les remises de chques dj effectues. Des informations supplmentaires vous permettent de connatre le nombre de chques restant encaisser, les espces, le virement CA et le virement CPP. Au final, vous pouvez imprimer le bordereau de remise de chque et l'envoyer avec les descriptifs des chques et les informations principales comme le nom de la socit, la date et le compte bancaire crditer.

7.2. Paramtres
7.2.1. Trsoreries (Comptes bancaires et caisses)
Vous pouvez crer, modifier ou supprimer un compte bancaire. Il devra rfrencer un compte comptable et un journal donn. En outre, le renseignement du code IBAN ou RIB prcisera si le compte bancaire est destin des oprations transfrontalires ou nationales. {{:ekylibre:manual:compte_bancaire.png|Comptabilit - Cration d'un compte bancaire}}

7.2.2. Taxes
Vous pouvez crer, modifier ou supprimer des taxes pour les oprations de vente et d'achat (collecte ou dductible). Celles-ci s'expriment sous forme de valeur nominale ou bien en pourcentage.

7.2.3. Types de rglement

VouIls permettent de prciser le mode de paiement (cash, carte bancaire, chque ou virement) de votre client l'issue d'une opration de vente .

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Chapitre 8. Gestion commerciale

8.1. Prsentation
La page du module commerce se divise en 4 parties distinctes. Les oprations de paramtrage comme la cration de produits, de catgories de produits, de dlais par exemple. Les oprations relatives aux ventes comme l'enregistrement d'un nouveau devis. Les oprations relatives aux achats comme l'enregistrement d'un nouvel achat. Les oprations relatives la gestion des stocks comme l'ajout de lieu de stockage.

8.2. Ventes
8.2.1. Nouveau devis
Aprs avoir slectionn le client, vous pouvez crer votre vente en enregistrant les conditions de vente, l'adresse du devis, de la livraison et de la facture, le responsable de la transaction ainsi que le nom du transporteur s'il y en a. Des liens vous permettront de crer des enregistrements pour ces champs s'il n'en existe aucun. NB: il est possible de paramtrer les formules de politesse dans les devis ou les commandes en cochant la case Devis au format lettre. {{:ekylibre:manual:creation_devis.png| Cration du devis - cration de la vente}} Cette premire tape effectue, vous obtenez: {{:ekylibre:manual:selection_produit.png|Cration du devis - slection des produits}} Vous avez la possibilit d'ajouter des produits votre devis, de le modifier ou carrment de l'imprimer. Si l'un des produits est une offre d'abonnement alors un listing des abonnements pour ce devis s'affichera: {{:ekylibre:manual:ajout_produit_devis.png|Cration du devis - ajout de produits au devis}} A partir de l, soit vous passez le devis en commande, validez la livraison pour passer directement en facturation: {{:ekylibre:manual:planification_livraison.png|Planification des livraisons}} Soit vous passez directement la facturation: {{:ekylibre:manual:facture_reglement.png| Facture et rglement(s) de la vente ...}} En ajoutant de nouveaux rglements ou en utilisant des rglements partiellement utiliss, vous pourrez ainsi solder le montant de votre vente: {{:ekylibre:manual:ajout_reglement.png|}}

8.2.2. Liste des ventes

En slectionnant votre vente dans le listing, vous pouvez modifier le devis en ajoutant d'autres produits. Lorsqu'un grand nombre de ventes est enregistr, un systme de recherche permet de consulter seulement les ventes en cours ou celles qui sont impayes.

8.2.3. Abonnements
Lorsqu'un grand nombre d'abonnements est enregistr, un systme de recherche permet de consulter les abonnements par type, par date ou numro suivant que vous proposez des abonnements par date ou numro. (voir partie: Type d'abonnement)

8.2.4. Statistiques
Vous choisissez entre une reprsentation graphique et une reprsentation au format CSV. Dans le premier cas, vous obtenez une courbe caractristique de l'volution du taux de vente d'un produit pour un nombre d'anne donn. Dans le deuxime cas, vous exporter des donnes (quantits, montants HT, montants TTC) extraites de factures ou de commandes dans un fichier tableur.

8.3. Achats
8.3.1. Nouvel achat
Premirement vous renseignez les caractristiques de votre nouvel achat, savoir le nom du fournisseur et l'adresse de livraison: {{:ekylibre:manual:creation_achat.png|Nouvel achat - Cration de l'achat}} Ceci effectue, vous obtenez: {{:ekylibre:manual:creation_achat2.png|Nouvel achat Produits de la commande ...}} Vous avez la possibilit de modifier le nom de l'acheteur ou d'ajouter

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Gestion commerciale

des produits votre commande: {{:ekylibre:manual:creation_achat3.png|Nouvel achat - Ajout d'un produit la commande}} Choisissez le produit acheter en slectionnant le prix et la quantit dsire. Le montant HT et la TVA se calculent automatiquement. Les produits sont stocks l'emplacement choisi (lieu de stockage). Une fois tous les produits acheter enregistrs, vous pouvez passer aux rglements: {{:ekylibre:manual:creation_achat4.png|Nouvel achat - Rglements}} En ajoutant de nouveaux rglements ou en utilisant des rglements partiellement utiliss, vous pourrez ainsi solder le montant de votre achat: {{:ekylibre:manual:creation_achat5.png|Nouvel achat - Ajouter un rglement}}

8.3.2. Liste des achats

Tous les achats sont lists dans un tableau. Vous pouvez modifier un achat en ajoutant un produit la commande existante.

8.4. Stocks
8.4.1. Stocks
Il est possible de consulter l'tat d'un lieu de stockage en le slectionnant dans un formulaire. L'tat d'un produit est matrialis par un jeu de couleurs: * vert si le stock est suprieur au stock minimum * orange si le stock est compris entre le stock minimum critique et le stock minimum * rouge si le stock est infrieur au stock minimum critique. Vous pouvez aussi accder aux caractristiques dtailles du produit comme son tat dans chaque lieu de stockage ainsi que les composants qui le constitue.

8.4.2. Lieux de stockage

Vous devez enregistrer des lieux de stockage pour grer vos stocks. A ce titre, on distingue les lieux de stockage classique des rservoirs. Dans tous les cas, vous prcisez la localisation gographique de votre zone de stockage ainsi que le compte comptable destin enregistrer l'tat de ce stock. La diffrence rside dans le rservoir o vous devez mentionner le produit stocker.

8.4.3. Transports
Les transports permettent de regrouper des livraisons mutuellement. Pour cela, il suffit de slectionner un charg de transport, un responsable et la date laquelle celui-ci est effectu.

8.4.4. Transferts et pertes

Vous pouvez enregistrer des transferts et des pertes de stocks pour une certaine quantit de produit. Dans le premier cas il vous suffit de prciser les stocks d'entre et de sortie tandis que dans le deuxime cas, vous n'aurez prciser que le stock sur lequel la perte est constate.

8.4.5. Inventaire
Vous avez la possibilit d'tablir des inventaires pour valuer la quantit d'un produit dans vos stocks. En choisissant de reflter les changements, un rquilibrage est fait sur les diffrences pouvant exister entre les quantits relles et celles attendues et ainsi la quantit relle du produit enregistre dans les stocks concerns.

8.5. Paramtres
8.5.1. Produits
Vous pouvez enregistrer des produits destins la vente ou rsultant d'un achat avec la possibilit de grer leurs stocks. Lorsqu'un grand nombre de produits est enregistr, un systme de recherche permet de le retrouver.

8.5.2. Catgories de produits

Elles servent identifier et regrouper les produits de faon hirarchise (une catgorie pouvant en inclure d'autres).

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Gestion commerciale

8.5.3. Prix
Un prix peut tre ajout un produit destin la vente ou l'achat. Dans le deuxime cas, il faut renseigner le fournisseur proposant ce prix l. L'intrt est que vous pouvez prciser des intervalles de quantit pour lesquels le prix ajout est applicable. Lorsqu'un grand nombre de prix est enregistr, un systme de recherche permet de consulter l'ensemble des prix de tous les produits, des produits vendre ou bien ceux acheter tel fournisseur.

8.5.4. Dlais
Les dlais dfinissent automatiquement des dates d'chances lors de ventes ou d'achats d'un produit. Ces dlais seront utiliss lors de la cration de **types de ventes** pour prciser une date limite de paiement et d'expiration. Vous pouvez les renseigner sous forme d'expressions.

8.5.5. Types de livraison

Vous devez ajouter des types pour les livraisons en prcisant leur **code Incoterms 2000**, lequel est utilis afin de dfinir des responsabilits et obligations entre acheteurs et vendeurs dans le cadre d'un contrat commerciaux.

8.5.6. Types de vente

Vous pouvez dfinir des caractristiques de vente comme le dlai de paiement, d'expiration, la prise en compte d'acompte et dans ce cas la valeur de celui-ci.

8.5.7. Types d'abonnement

Vous dfinissez des types d'abonnements des produits par date ou par numro. Si le type d'abonnement propose des rductions, il vous suffit de renseigner sa valeur dans le champ correspondant.

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Chapitre 9. Gestion de la production

9.1. Prsentation
La page du module production se divise en deux parties. Les oprations de paramtrage comme l'enregistrement de parcelles ou ilts et les oprations de production comme l'ajout de nouveaux traitements.

9.2. Productions
9.2.1. Productions
Il est possible de crer des produits partir de matires premires ou bien de composants issus d'un ou plusieurs stocks. Ces produits composs peuvent tre modifis ou supprims.

9.2.2. Traitements
Vous pouvez enregistrer un traitement effectu sur un lot en renseignant le type de traitement utilis par tel employ avec un matriel donn.

9.3. Paramtres
9.3.1. lots
Vous pouvez enregistrer vos ilts avec leurs coordonnes gographiques. En prcisant si l'lot est matre, cela signifiera qu'il contient des sous-ilts.

9.3.2. Matriel
Pour effectuer des traitements (voir partie "Traitements"), vous devez disposer de matriaux de nature spcifique tel qu'un tracteur par exemple.

9.3.3. Types de traitement

Les traitements effectus sur un lot sont regroups par types. Il est possible ensuite de modifier ou supprimer ces types condition qu'ils ne soient rfrencs par aucun traitement.

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