Manuel d’utilisation ZeenDoc

Rédigé par :

LUC PEYRON - CHEF DE PROJET

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TABLE DES MATIERES
1. INTRODUCTION ........................................................................................................................................ 3
1.1. CONNEXION A ZEENDOC ............................................................................................................................. 3
1.2. DECOUVERTE DU TABLEAU DE BORD ............................................................................................................ 6
2. RECHERCHE ............................................................................................................................................ 9
2.1. RECHERCHE DE DOCUMENTS ....................................................................................................................... 9
2.2. CONSULTATION DES DOCUMENTS ............................................................................................................... 12
3. DEPOSE D’UN DOCUMENT ....................................................................................................................16
3.1. LE PROCESS ........................................................................................................................................... 16
3.1.1 LA DEPOSE PAR MAIL ............................................................................................................................... 16
3.1.2 LE DEPOT DIRECT .................................................................................................................................... 17
4 UTILISATION AVANCEE ...........................................................................................................................18
4.1 ACTIONS SUR LES DOCUMENTS .................................................................................................................. 18
4.2 UTILISATION AVANCEE DES RESULTATS DE RECHERCHES ................................................................................ 25
4.3 ACTIONS GROUPEES ................................................................................................................................. 27
4.4 EXPORTATION VERS EXCEL ........................................................................................................................ 27

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 1. INTRODUCTION

La dématérialisation des factures fournisseurs, ainsi que la circularisation des documents au sein de
l’entreprise changent à compter de la mise en place de l’outil Zeendoc.
Avec Zeendoc, les documents sont stockés dans un système unique accessible à tout moment et en tout
lieu depuis l’ordinateur.
En parcourant cette notice, vous saurez comment :
- vous connecter à Zeendoc,
- rechercher un document
- déposer et classer vos documents
- Valider les documents

1.1. Connexion à Zeendoc

Vous venez de recevoir votre login et votre mot de passe généré par l’ouverture de vos droits au
classeur Document Projet de Zeendoc :

Connexion à Zeendoc
http://www.zeendoc.com/
https://armoires.zeendoc.com/_Login/Login.php
Identifiant : adresse email
Mot de passe : fourni par Zeendoc

Lors de votre première connexion la page de validation des CGU vous est proposée.
Descendez l’ascenseur vertical jusqu’au bas de la fenêtre présentant ces CGU, puis Validez
celles-ci à l’aide du bouton qui s’active dans l’interface.

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 Une fois dans l’application, veuillez modifier le mot de passe aléatoire fourni par Zeendoc et le
remplacer par un qui vous est personnel.

1 Modifier votre mot de passe

Dans le bandeau Haut , tout à droite du nom de l’utilisateur connecté Cliquer sur la petite flèche,
afin de développer le menu « Préférences »

2 Cliquer sur le Crayon et Modifier votre mot de passe

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Attention veuillez bien lire les règles de constitution des mots de passe avant de le changer.

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 1.2. Découverte du Tableau de Bord

6 6
Accès Classeur

2 3
1

1 La partie Gauche de l’écran est destinée à la recherche des documents :

- Une recherche manuelle simple et temporaire que l’on activera par l’onglet « Simple »,

Soit

- Une recherche combinant différents critères que l’on liera par des « ET » ou de « OU » et que
l’on pourra enregistrer car celles-ci seront répétitives (Ex : Liste de mes CRI).
Ces recherches seront paramétrables et activables par l’onglet « Expert ».

L’onglet Arborescence permet de créer des treeview pour une recherche par dossier.

2
Mon classeur Personnel : il s’agit d’un espace entièrement paramétrable en fonction de
vos propres besoins d’utilisation.
Par exemple, j’ai besoin d’avoir un accès immédiat à tous mes CRI qui doivent être envoyés à l’ADV
en fin de semaine.
Dans l’image ci-dessus, vous voyez dans le bloc « Suivi » une liste filtrante permettant en un clic
d’avoir accès à tous les documents correspondant aux critères de celle-ci.
C’est un peu comme notre bureau Windows.

3 Mon classeur en chiffres. IL s’agit d’un compteur du nombre total de documents et du

nombre de documents en cours de dépôt.
Cela a le mérite de pouvoir se poser la question pour un nombre élevé de documents s’il ne faut
pas remettre en question le mode de classement du dossier.

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 4 Vignettes pour Truc et astuces dans l’outil Zeendoc.
Prenez le temps de les lire de temps en temps, vous découvrirez des éléments dédiés au confort
d’utilisation.

5 Accès rapide en un clic aux 4 derniers documents intégrés dans Zeendoc.

Cela évite de passer par la liste de recherche.

6 Cliquer sur le nom du dossier permet de revenir à l’écran d’accueil.

Dans l’espace « Mon classeur » en fonction de vos prérogatives un certain nombre de « bannettes »
vous seront disponibles.

Ces bannettes répondent à des critères spécifiques et permettent de pouvoir accéder plus
rapidement au traitement que nous avons à effectuer sur les documents (Apposer un tampon, ou
un commentaire)

Ces traitements sont possibles de façon unitaire si vous choisissez d’ouvrir le document pour le
visualiser, ou peuvent être globalisés si vous choisissez l’option de modifier le classement des
documents sélectionnés.

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 1

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2. RECHERCHE

2.1. Recherche de documents

3 axes de recherche :
1 Par les champs de classement dédiés Société

2 N’importe où dans le contenu du document

3 Dans les propriétés du document : date d’archivage,

statut

4
Favoris : permet de rappeler les recherches enregistrées

5
Enregistrer une recherche

2
6
Annuler les critères de recherche
3

6 5 4

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 Une fois la recherche effectuée, elle vous est restituée sous forme de liste (Ou Vignette).

Nombre total de documents correspondant à la

recherche
1 2
6

5
1

1 Sélection :
- Tous les documents de la recherche,
Où
- Quelques éléments de celle-ci.

2 Liste des actions groupées pour les documents sélectionnés

Les actions groupées sont :

Télécharger Télécharger le document dans son format d’origine ou l’envoyer par

Courriel, Imprimer

Imprimer Imprimer le document dans son format d’origine ou au format

Zeendoc (avec tampons et commentaires)

Partager/Envoyer Partager : Sur une durée précise, permet un accès partagé à un autre
consultant (pour Mot de passe par exemple).
Envoyer… par courriel : se base sur des modèles à paramétrer

Copier vers Copier le document vers un autre classeur

Découper le document

Supprimer/Restaurer Supprimer le document

Si un document est supprimé, il est possible de le restaurer

Modifier l’indexation… Modifier des champs de classement des documents sélectionnés

(modification en masse)

Commenter/Tamponner Ajouter un Post-It ou ajouter un superbe tampon « Bon Pour Accord »

Exporter vers Excel Export sous Excel pour mise en forme de tableau de suivi

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 3 Tri sur une colonne : ascendant et descendant seulement

4 Format du document Original

5 Prévisualisation

6 Format d’affichage (Vignette ou Liste)

7 Sélection des colonnes nécessaires à votre utilisation

Important : penser à pousser le Slider « Conserver … » avant de valider votre sélection.

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 2.2. Consultation des documents
2

4
5
1 3

1 Champs d’indexation ou de classement

Les champs de classement sont ceux créés par l’administrateur et qui sont éventuellement à
renseigner une fois le document déposé dans Zeendoc.

Les champs d’indexation sont ceux que Zeendoc se charge de mettre à jour (Date de dépôt, Indexé
O/N, Nom et format de l’original).

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 Champs de classement Champs d’indexation

2 Barre d’outils du Viewer

Recherche dans Plein écran
Zoom le document

Viewer PDF
Navigation pleine page
Affichage des
Adapte la largeur et la
Rotation post-it/Tampons
hauteur

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 3 Les actions possibles sur le document (les mêmes que celles disponibles pour les actions
groupées)

Pour déposer un tampon sur le document :

Sélectionner le tampon dans la fenêtre de choix qui s’ouvre.

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 4 Visuel sur le document ou la page du document en-cours

5 Pages du document. Cliquer sur l’une d’elles pour y avoir accès via le Viewer.

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3. DEPOSE D’UN DOCUMENT

3.1. Le Process

Avant de pouvoir valider les factures, tous les documents doivent passer au « Service comptable » afin
de pouvoir être classés selon les critères choisis et ainsi envoyés vers Sage FRP1000 (ERP Comptable).

3.1.1 La dépose par Mail

Pour déposer un document par mail vous devez simplement envoyer par Mail facture en pièce jointe aux
adresses suivantes en fonction du classeur de destination :

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 3.1.2 Le dépôt Direct

Lors d’un dépôt direct il est possible Pré-classer le document à la dépose. Pour cela, pousser le slide
« Dépôt express » à Non. Les champs de classement à renseigner seront alors visibles.

Renseigner correctement ceux-ci puis cliquer sur le bouton « Déposer »

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4 UTILISATION AVANCEE

4.1 Actions sur les documents

Actions possibles :

• Télécharger/Recevoir par E-Mail/Imprimer

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 • Partager/Envoyer

1 Envoyer par mail passe par la sélection d’un modèle précédemment créé.
Ce modèle est paramétrable et peut aller chercher des champs de classement du
document.

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 2 Partager

Durée

Nom de partage

3 Suivi de tous les envois de document

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 • Ajouter un commentaire / tampon

Tampons de validation

Commentaire sous forme de Post-it

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 • Copier vers…

Déplace un document vers…

Un autre classeur

Le porte-documents

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 Découper le document

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 • Historique du document

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 4.2 Utilisation avancée des résultats de recherches

La recherche en mode expert permet de cumuler plus finement les critères et notamment les
« ET » et les « OU »

Un simple clic permet le

passage du « ET » au « OU »

Annule les critères

Rappelle la liste des
demandés
recherches enregistrées

Enregistre la recherche

Vous pouvez ainsi enregistrer ces recherches, qu’elles soient en mode simple ou expert, et vous
pouvez selon votre choix :
• Les afficher sur votre interface Zeendoc et aménager ainsi votre espace de travail
personnalisé. Pour cela, vous devez sélectionner un logo lors de l’enregistrement de la
recherche (n’importe quel logo saut « Search only »)
• Les afficher uniquement dans la liste des recherches enregistrées (vous les retrouverez
en cliquant sur

La fenêtre suivante s’affiche pour l’enregistrement de votre recherche :

Tous les caractères

devant le « | »
permettent de créer une
tête de chapitre : Voir A

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 De pouvoir
programmer une
alerte par mail

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 4.3 Actions groupées

Les actions groupées sont les mêmes que celles utilisées dans les documents.
Elles permettent simplement d’appliquer le ou les mêmes traitements sur l’ensemble des
éléments sélectionnés.
Modification de classement, Envoi par mail, Partage, Copie d’un classeur à un autre (Se reporter à
4.1 pour les actions possibles)

4.4 Exportation vers Excel

➢ Sélectionner les documents à exporter (Sur une période par exemple)

1

Puis dans la liste des actions groupées, cliquer sur exporter vers Excel.

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Dans la fenêtre de sélection qui s’ouvre veuillez sélectionner les datas que vous souhaitez voir apparaître
dans le fichier exporté.

Puis cliquer sur exporter.

Le fichier se télécharge directement dans le dossier par défaut de votre poste.

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