Proposition de solution de gestion de courriers électroniques et de GED.

Merci de faire une OTF qui

prenne en compte les préoccupations ci-dessous :

1. Aspects techniques :

• Quelle est l’architecture de la solution ?

La solution a une architecture 3 tiers.

• Comment la solution s’intègre-t-elle avec l’infrastructure existante ?

Une intégration transparente permettant une transition en douceur avec votre écosystème
informatique existant. Une intégration garantissant l’accès immédiat à tous les membres de l’équipe,
quel que soit leur emplacement, améliorant ainsi la collaboration et la productivité.

• Quelles sont les exigences matérielles et logicielles ?

Les exigences matérielles et logicielles sont les suivantes :

 Infrastructure système, réseau et les équipements informatiques pour l’exploitation de la

solution (routeurs, adresses publiques,)
 Sous domaine avec SSL
 Windows Server Standard Edition (Base de données, Serveur WEB, Serveur Application)
 SQL Server Standard édition (SGBD)
 La mise à disposition des locaux pour l’installation des équipements et le déploiement des
logiciels
 Bon débit internet sur chaque site pour un accès optimal à la plateforme
 Scanners pour l’archivage électronique

• La solution est-elle scalable et flexible pour répondre aux besoins futurs ?

Toutes nos solutions sont scalables et flexibles car nous travaillons avec divers partenaires de pays
différents non seulement mais nous mesurons l’importance qu’un logiciel ou une application à
s’adapter aux fluctuations du marché, tout en conservant ses fonctionnalités de base.

• Quels sont les risques techniques associés à cette solution ?

 Le risque de l’arrivée tardive des équipements pour la mise en œuvre du projet.

 Une difficile adaptation des utilisateurs aux nouvelles technologies
 Les ressources insuffisantes
 Les délais serrés.
 Réévaluation du coût globale lié à l’inflation du prix du pétrole
2. Sécurité :

• Quelles mesures de sécurité sont intégrées dans la solution ?

 L'authentification ;
 Le contrôle d'accès ;
 L'intégrité des données ;
 La confidentialité des données ;
 La non-répudiation ;
 La protection contre l'analyse du trafic.
• Comment la solution respecte-t-elle les réglementations en matière de protection
des données (ex : GDPR) ?

• Y-a-t-il des vulnérabilités connues ou des considérations de conformité ?

3. Coût et ROI :

• Quel est le coût total de possession (TCO) de la solution ?

• Quelles sont les économies potentielles ?

• Y a-t-il des coûts cachés (maintenance, mises à jour, formation) ?

Le coût de la maintenance qui représente 15% du cout d’acquisition

4. Support et maintenance :

• Quel type de support technique est offert ?

 Une assistance globale aux utilisateurs (support N1 et N2)

 Une maintenance préventive et réactive (support N2 et N3)

• Quelles sont les modalités de la maintenance et des mises à jour ?

- Payer les frais de la maintenance dans les conditions définies.

- Ne pas intervenir personnellement sur le logiciel et à faire observer cette interdiction
par toutes personnes autres que les représentants qualifiés de ICS SARL ou
mandatés par elle.
- Respecter les consignes d'utilisation et d'entretien courant prévues par ICS SARL.
- Mettre le matériel nécessaire à la disposition des agents de ICS SARL dès leur arrivée
sur le site d’intervention.
- Faire part à ICS SARL des règles d'accès et des consignes éventuelles de sécurité
propres au site d’intervention,
- Mettre à la disposition de ICS SARL un interlocuteur informaticien qualifié, capable
de réceptionner à distance les corrections et les mises à jour.
- Les mises à jour ne porteront que sur les fonctionnalités telles que livrées.

• Comment les problèmes critiques sont-ils gérés en termes de temps de réponse ?

La maintenance curative

Effectuer la remise en état du logiciel livré, dans les délais en cas de dysfonctionnement

Dépanner les anomalies de fonctionnement constatées et qui sont signalées.

 Service centralisé
- Le diagnostic du dysfonctionnement,
 - L’intervention,
- La réparation et la remise en état.
 Service sur place
- Faisant le diagnostic du système du client,
- Complétant le rapport d’analyse décrivant la difficulté,
- Interfaçant avec ses centres support,
- Mettant en œuvre sur les sites du client, toutes les corrections nécessaires,
- Faisant les tests en présence des Agents habilités du Client.

5. Impact sur les utilisateurs et adoption :

• Comment la solution affectera-t-elle le travail quotidien des utilisateurs ?

- Réduire les processus répétitifs

- Améliorer l'expérience des utilisateurs
- Améliorer la productivité et les performances
- Encourager la créativité en utilisant la technologie sur le lieu de travail
- Permettre une meilleure communication et collaboration

• Quelle formation est nécessaire pour les utilisateurs ?

Les utilisateurs doivent maitriser les fondamentaux d’usage de l’outil informatique, C’est un
prérequis indispensable pour une meilleure appropriation de la plateforme.

• Quels sont les plans pour faciliter l’adoption de la solution par les utilisateurs ?

Faire suivre une formation de recyclage ou complète aux prérequis (outils informatique)

La formation des utilisateurs et le transfert de compétence aux équipes informatiques.

6. Interopérabilité et intégration :

• Comment la solution interagit-elle avec les autres systèmes en place ?

Nos solutions peuvent être largement partagées, quelles que soient les technologies impliquées dans
l'envoi, la réception et la distribution de informations.

• Y a-t-il des interfaces de programmation d’applications (API) disponibles pour

l’intégration ?

Possibilité de mettre à disposition des données à la consommation comme des données à

consommer Via API ou connecteur.

• La solution supporte-t-elle les standards d’interopérabilité ?

Oui elle les supporte et s’intègre parfaitement au système en place.

7. Durabilité et évolutivité :

• La solution est-elle durable à long terme ?

Nos solutions sont durables et scalables nous mesurons l’importance qu’un logiciel ou une
application à s’adapter aux fluctuations du marché, tout en conservant ses fonctionnalités de base.
 • Comment la technologie pourrait-elle évoluer avec l’entreprise ?

Les mises à jours constantes permettent une adaptabilité des solutions avec les technologies.

• Quelles sont les options pour mettre à jour ou modifier la solution ?

Pour mettre à jour la solution

Les mises à jours constantes permettent une adaptabilité des solutions avec les technologies.