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Vrification interne dEDC

Facturation et recouvrements Assurance risques politiques Rapport de vrification final Rapport no 19/10 6 dcembre 2010
Distribution Prsident et chef de la direction Premier vice-prsident et chef de la direction financire Premier vice-prsident, Assurances Vice-prsident et contrleur gnral Vice-prsident, Souscription en assurance crdit Vice-prsident, COE - Assurances et CARD Directeur de groupe, Assurance risques politiques Directeur de groupe, Comptabilit gnrale Directeur, Comptabilit des assurances et Compte du Canada Directeur, Solutions d'affaires Assurances c.c. : Premier vice-prsident, Services juridiques et secrtaire Premier vice-prsident, Ressources humaines et services gnraux Premier vice-prsident, Dveloppement des affaires Premier vice-prsident, Groupe des produits de financement Premier vice-prsident, Solutions technologiques et d'affaires Vice-prsident, Planification stratgique et communications Vice-prsident et CIO Directeur de groupe, Prestation de solutions d'affaires Directeur, Planification et relations gouvernementales Directeur de groupe, Gestion de la trsorerie, fiscalit et assurances Directeur, Gestion des affaires des TI Spcialiste, PRI Conseiller principal, PRI Directeur principal, Bureau du vrificateur gnral Directeur, Bureau du vrificateur gnral Vice-prsidente, Vrification interne Monica Ryan

quipe de vrification : A. Lowe E. Tarsky Abrams

Vrification interne dEDC Facturation et recouvrements PRI Rapport no 19/10

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Introduction
Conformment notre plan de vrification de 2010, la Vrification interne dEDC a effectu une vrification des processus de facturation et de recouvrement dans le cadre de l'assurance risques politiques (PRI). Cette assurance protge les exportateurs contre les pertes ventuelles dcoulant de risques politiques, qui comprennent les risques de violence politique, dexpropriation et de non-transfert de devises. Il existe produits dassurance PRI pour protger les capitaux propres, lactif et la dette, des couvertures mondiales et contre le non-respect des obligations souveraines. Les primes de l'assurance risques politiques pour l'exercice 2009 se sont chiffres 14 millions de dollars canadiens, le total des engagements au 31 dcembre 2009 stablissait 2,6 milliards de dollars.

Objectifs et porte de la vrification


Lobjectif gnral de la vrification consistait valuer lefficacit de la conception des contrles sappliquant aux processus de facturation et de recouvrement de lassurance PRI. Pour procder ces examens, nous avons d valuer quels lments du cadre de gestion des risques d'entreprise (ERM) taient susceptibles de se matrialiser, reprer les contrles mis en place en vue dattnuer ces risques et raliser des tests de cheminement et des sondages pour valuer lefficacit de la conception de ces contrles. Notre vrification a inclus : un examen des contrles pour vrifier lintgralit, la prcision et la fiabilit de la facturation, de la comptabilisation des dbiteurs et des recouvrements; un examen permettant de dterminer si les systmes et outils actuels soutiennent les objectifs d'affaires et sont adquatement utiliss pour soutenir les objectifs des processus connexes; un examen des mcanismes en place pour en mesurer le rendement et trouver des occasions damliorer constamment les processus daffaires tant au profit dEDC que de ses clients.

La vrification n'a pas port sur les activits de recouvrement se rapportant aux demandes d'indemnisation. Le travail sur le terrain a t effectu d'aot octobre 2010.

Opinion de la Vrification interne


Selon nous, le processus de facturation et de recouvrement du programme PRI est bien contrl 1. Les contrles cls de ce processus sont efficacement conus et fonctionnent comme prvu. Nous avons malgr tout constat quil existe une forte dpendance sur des procds et des contrles manuels. Il faudrait penser accrotre lautomatisation des processus si le nombre de transactions et de titulaires de police augmente. La section suivante donne des dtails sur les problmes modrs 2 constats au cours de la vrification.
Nos opinions standard de vrification sont les suivantes : Contrles forts : Des contrles cls ont t efficacement conus et fonctionnent comme prvu. Des contrles internes exemplaires existent. Les objectifs du processus vrifi sont trs probablement atteints. Bien contrl : Des contrles cls ont t efficacement conus et fonctionnent comme prvu. Les objectifs du processus vrifi sont probablement atteints. Possibilits damliorations : Un ou plusieurs contrles cls nexistent pas, ne sont pas bien conus ou ne fonctionnent pas comme prvu. Il se peut que les objectifs du processus ne soient pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la rputation, lincidence sur le processus vrifi est plus quinsignifiante. De promptes mesures simposent. Non contrl : De nombreux contrles cls nexistent pas, ne sont pas bien conus ou ne fonctionnent pas comme prvu. Les objectifs du processus ne sont probablement pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la rputation, lincidence sur le processus vrifi est importante. Des mesures doivent tre prises immdiatement. 2 Cotes attribues aux rsultats de la vrification : Problme majeur - Un contrle cl nexiste pas, est mal conu ou ne fonctionne pas comme prvu et le risque financier et/ou de rputation est plus quinsignifiant. Lobjectif du processus sur lequel porte le contrle ne sera probablement pas atteint. Des mesures correctives sont requises pour que les contrles soient rentables et/ou que les objectifs du processus soient atteints. Problme modr - Un contrle cl nexiste pas, est mal conu ou ne fonctionne pas comme prvu et le risque financier et/ou de rputation pour le processus est plus quinsignifiant. Cependant, un contrle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour viter de compter uniquement sur les contrles compensatoires et/ou pour sassurer que les contrles sont rentables. Problme mineur - Faiblesse dans la conception et/ou dans le fonctionnement dun contrle qui nest pas un contrle cl. Il est peu probable quil y ait des rpercussions sur la capacit datteindre les objectifs. Des mesures correctives sont suggres pour sassurer que les contrles soient rentables.
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Constatations de la vrification et recommandations


1. Harmonisation des fonctions du MBC avec les besoins daffaires du PRI Le systme MBC est conu pour faciliter et automatiser certaines tapes du processus de souscription. Toutefois, la majeure partie des tapes du processus pour le PRI seffectuent actuellement manuellement en marge du systme MBC. Nous avons constat plusieurs cas o la conception et la fonctionnalit du MBC ne rpondent pas aux exigences oprationnelles du programme, notamment dans les cas suivants : Il est possible de configurer le systme MBC pour appuyer ltablissement du prix des transactions, en y intgrant des tables de taux standards ainsi que des paramtres de cot non standards. lheure actuelle, les prix sont tablis au moyen dune feuille de calcul Excel pointant vers dautres feuilles administres par valuation des risques politiques et lis aux droits de la personne (PHRAD). Il existe donc un risque que des changements apports aux feuilles de calcul de PHRAD entranent des erreurs ou rompent les liens avec la feuille de calcul de PRI, faussant ainsi les bases du calcul des primes des polices dassurance PRI. Les factures sont actuellement prpares hors ligne au moyen de formulaires Excel conus par le spcialiste du PRI. Il est cependant possible dutiliser des modles pour prparer des formulaires destins aux clients pouvant tre remplis automatiquement. Ces outils automatiss rduisent le risque derreur li la saisie manuelle des donnes et aident la conservation de toute la documentation lectronique ncessaire. Le recours des factures automatises permettrait galement daccrotre lefficacit du processus de facturation et liminerait la ncessit de numriser les factures produites manuellement pour les verser MBC. Au cours de notre vrification, nous avons mis au jour des problmes de configuration informatique qui occasionnent des retards dans le transfert des polices MTIP pouvant retarder lenregistrement de ces polices dans le systme MTIP ainsi que dans le dpt des donnes sur les engagements de crdit (CEDM), en plus de retarder lenregistrement de dbiteurs et des revenus, ce qui peut avoir des rpercussions ngatives sur les rapports produits. La majorit des documents relatifs aux polices de PRI, y compris les pices de facturation et de dcaissement, sont conservs en version lectronique sur une unit rseau. Un processus manuel de classement comme celui-l pose des risques pour la conservation des documents cls lis aux polices de PRI. La vrification interne recommande donc que, dans la mesure du possible, ces documents soient conservs dans le systme MBC. En rsum, nous recommandons de revoir la fonctionnalit du systme MBC en fonction des exigences oprationnelles de la facturation et du recouvrement afin de rsoudre les lacunes dans les prochaines versions du systme Constatation Problme modr Responsables de lintervention Directeur de groupe, Assurance risques politiques en collaboration avec Solutions daffaires - Assurances Date dchance 2T2011 2. Sparation des tches et contrles de laccs Au cours de notre vrification, nous avons relev des incompatibilits dans certaines des fonctions assures par les souscripteurs, les spcialistes du PRI et les administrateurs. Nous recommandons de procder la rvision des fonctions afin dliminer les sources de conflits dans la sparation des tches. Sil est impossible de supprimer une fonction incompatible, il faudrait alors envisager dinstaurer des contrles de surveillance. Nous avons constat que le problme de sparation dficiente des tches li laccs de reprsentants de BS&T que nous avions constat lors de vrifications prcdentes du processus de facturation et de recouvrement a t rsolu. Constatation Problme modr Responsables de lintervention Directeur de groupe, Assurance risques politiques en collaboration avec Solutions daffaires - Assurances Date dchance 2T2011 3. Comptabilisation des paiements forfaitaires anticips La dure moyenne dune police de PRI est de sept ans. Les primes doivent tre payes annuellement, mais certains titulaires choisissent parfois de faire un paiement forfaitaire avant lentre en vigueur de la police pour couvrir la prime pendant plusieurs annes. lheure actuelle, la Comptabilit des assurances

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procde une criture de journal pour reclasser les paiements anticips inscrits dans le compte d'attente court terme dans le compte des primes payes davance. Comme les polices peuvent tre rsilies, la Vrification interne recommande dvaluer les probabilits de rsiliation pour dterminer si le fait de traiter le paiement anticip de la prime comme des revenus reports est appropri ou sil ne conviendrait pas mieux de linclure dans les crdits divers. Constatation Problme modr Responsables de lintervention Directeur, Comptabilit des assurances et Compte du Canada en collaboration avec le Directeur de groupe, Assurance risques politiques Date dchance 2T2011 4. Administration des polices de PRI La date de rception des paiements de prime est importante puisque lenchanement des fonctions et des transactions dans le systme MBC et le systme MTIP, y compris la mise jour du dpt des donnes sur les engagements de crdit, repose sur le modle d'affaires du programme PRI dans lequel la prime doit tre acquitte avant que lassurance entre en vigueur. Pour garantir la rception temps du paiement de la prime verse par le titulaire de la police, un processus de recouvrement a t instaur. La Vrification interne recommande dofficialiser ce processus en rdigeant des directives sur le calendrier respecter, y compris des directives sur la rsiliation des polices. La version actuelle du manuel sur lassurance risques politiques, qui renferme les modalits sur les processus de souscription et dadministration, date et nest pas offerte sur support lectronique. Pour renforcer luniformit et lexactitude des modalits dadministration des polices, il conviendrait de mettre jour la documentation sur le programme de PRI afin dy inclure les pratiques courantes de souscription et dadministration et den assurer la rvision au moins une fois par anne. Constatation Problme modr Responsable de lintervention Directeur de groupe, Assurance risques politiques Date dchance 2T2011

Conclusion
Les constatations et recommandations de la vrification ont t communiques la direction et acceptes par celle-ci, qui a labor des plans daction dont la mise en oeuvre devrait se faire pas plus tard quau deuxime trimestre de 2011. Nous tenons remercier la direction de son soutien tout au long de la vrification.