Les bibliothques nationales en Afrique francophones au XXIme sicle

Dakar, 5 7 mai 2003

Schma directeur informatique dune bibliothque

Alioune Thioune Chef du Service Informatique Bibliothque centrale Universit Cheikh Anta Diop

Schma directeur de linformatisation dune bibliothque

INTRODUCTION DEFINITIONS Quest ce quun schma directeur ? Un schma directeur est une opration de courte dure visant lanticipation moyen terme, la prospective et la planification stratgique afin dassurer la cohrence entre les finalits, les stratgies, les objectifs et sa politique de mobilisation des ressources organisationnelles, technologiques, humaines et financires. Les mots rsumant bien le schma directeur sont anticiper ensemble . Donc le schma directeur est une opportunit pour communiquer. Cest aussi un plan dvolution moyen terme (2 5 ans) qui prcise les objectifs du projet, dcrit dans la trajectoire retenue et les tapes pour atteindre ces objectifs en tenant compte des contraintes organisationnelles, humaines et techniques et propose des moyens de mesure pour faciliter la ralisation et lvolution du projet.. Le concept de schma directeur de l'informatique (SDI) est n dans la banque et la grande administration face au besoin de planifier des investissements de plus en plus lourds, de matriser les aspects humains lis la modification des mthodes de travail. Des travaux de rflexions importants ont t mens pour proposer une dmarche systmatique. Ils ont donn lieu la publication de mthodes dont la plus connue est "RACINE". Toutes ces mthodes traitent d'une informatique administrative centralise ou rpartie en plusieurs sous-systmes centraliss. L'objectif du schma directeur est de proposer un plan d'automatisation progressive des tches de gestion d'une entreprise, d'une administration, dune bibliothque, c'est--dire des tches bien dfinies dans un ensemble organis. Mais au sein mme du domaine de la gestion, ce concept ne couvre plus l'ensemble des usages de l'informatique. Depuis quelques annes l'informatique s'introduit dans des activits plus difficilement codifiables, plus directement dpendantes du mode de rflexion, des mthodes de travail propres chaque individu. Cette situation qui s'oppose des systmes bien codifis comme les bibliothques a fait natre le concept d'info-centre, de centre de ressource, de poste de travail du cadre. C'est--dire qu'on ne se proccupe plus d'automatiser des tches gnrales d'administration, plus ou moins rptitives mais que l'on met la disposition d'un ensemble d'utilisateurs des outils trs divers : calcul, statistiques, dition de graphiques, gestion de donnes... sans prsager de l'utilisation qui en sera faite. Le schma directeur s'arrte, dans ce cadre l, devant l'usage individuel de l'informatique, pour lequel il se contente d'estimer la demande et d'harmoniser les quipements. Notre ambition nest pas dlaborer un schma directeur informatique des bibliothques fig, cl en main, mais de poser la problmatique travers les questions souvent poses : - Quels sont les points essentiels traiter dans le cadre dun schma directeur visant piloter de faon adaptative le dveloppement et lvolution de linformatique dans la bibliothque ?

Comment tenir compte au cours de llaboration, des exigences aussi contradictoires que la rduction des budgets informatiques, le besoin de flexibilit et de rsultats court terme, la prise en compte optimale des nouvelles technologies ? quels sont aujourdhui les diffrentes approches, les mthodes et outils disponibles Quels sont les piges ?

Donc nous essayerons de cerner les difficults, de proposer un canevas dans ltude de sa dmarche en dgageant les diffrents paramtres agissants et les options dterminantes dans la dmarche.

Schma directeur informatique dune bibliothque Le schma directeur dune bibliothque a pour objectif de fixer les grandes tapes de dveloppement du projet dinformatisation : tude pralable, tude dtaille, ralisation et mise en uvre. Il comporte gnralement plusieurs niveaux : la dfinition de la politique stratgique de la bibliothque et les orientations fondamentales du projet dinformatisation, un scnario de dveloppement moyen et long terme, un plan daction annuel. Ces trois niveaux prcisent les objectifs atteindre, les moyens mis en uvre, les cots prvus et les dlais attendus. Qui sont les principaux acteurs ? La conduite du projet reposant avant tout sur des facteurs humains, il sera bon de cibler les diffrents acteurs. Deux grandes classes dacteurs : Le client ou matre douvrage (cest le propritaire du projet) Son rle : dfinir les objectifs du projet et les besoins fonctionnels fixer le cadre des travaux confis sassurer du financement du projet organiser le planning de formation Ses acteurs : les dcideurs le chef de projet le personnel et usagers, futurs utilisateurs du systme Le fournisseur ou matre duvre Son rle : identifier et planifier les tches, dterminer les moyens raliser les travaux fournir les logiciels ou progiciels rendre compte de lavancement Ses acteurs le chef de projet responsable vis vis du client mais aussi animateur de lquipe du projet les concepteurs et ralisateurs Quatre grandes tapes sont distinguer : Premire tape : tude des besoins et de lexistant Deuxime tape : tude pralable Troisime phase : tude dtaille Quatrime phase : ralisation Llaboration du schma directeur repose sur une dfinition claire des objectifs et une tude des besoins et de lexistant

SCHEMA DIRECTEUR DE LINFORMATISATION DUNE BIBLIOTHEQUE

Etude des besoins

Etude de lexistant

Schma directeur
Dcision

=>

Etude pralable Etude de faisabilit

Matre douvrage

Dcision Dcision

=> =>

Etude dtaille Ralisation Mise en uvre

Matre duvre

1. Premire phase. Dfinition des besoins Elle consiste : - dfinir la stratgie globale dorganisation de linformatisation des services de la bibliothque, - dfinir les objectifs de lensemble des fonctions informatiser. Cette analyse doit tre aussi exhaustive que possible sur les aspects organisationnels, fonctionnels et techniques. La dfinition des besoins consiste donc, non pas dvelopper une capacit prvoir limprvisible, mais, pour la plus grande part, laborer une stratgie dont le but sera daffiner la rflexion concernant linformatisation de la bibliothque et dfinir les rgles qui en dcoulent en tenant compte de certains facteurs dans lenvironnement de la bibliothque tels que : - la nature administrative de la bibliothque et son environnement de tutelle - le public quelle a pour mission de desservir ; - sa place dans un rseau - ventuellement son propre environnement informatique etc 1.1.1 Facteurs cls de la russite dans lanalyse des besoins 1.1.1.1 Facteurs lis lapplication Dans le cas dune option de dveloppement, il faut viter de dfinir ses besoins au fur et mesure de lavancement du dveloppement du systme ou du paramtrage (pour une application cls en main). Il est nettement indiqu de dfinir globalement les objectifs car elle permet au concepteur dutiliser des simulations Le champ de lapplication doit aussi tre bien dlimit, lintroduction de nouvelles fonctions pouvant gnrer des drives mettant en cause la cohrence de lensemble du systme. La dure de vie de lapplication nest un critre absolument dterminant mais elle doit entrer en ligne de compte ; avec lvolution rapide de linformatique, il faut compter une dure de vie de cinq dix ans suivant le type dapplication. Les composantes de lapplication aussi doivent entrer en jeu et tre dtailles notamment au niveau de lidentification des rgles de gestion dans les procdures ou modules, des procdures de saisie et de visualisation des donnes, et lidentification des rsultats gnrer, des contrles souhaits dans la validation. 1.1.1.2 Facteurs lis la solution La complexit de la solution attendue peut tre un handicap au dveloppement de lapplication cause du dcoupage modulaire tendu quil va entraner et qui risque de mettre en cause la cohrence de lensemble du systme. Ainsi, la formulation dobjectifs trs spcifiques peut tre un facteur bloquant. Des axes de rflexions sur les options techniques souhaites doivent figurer dans le document de ltude des besoins : - Architecture du systme - Systme de gestion de bases de donnes

- Outils de communication - Protocoles - Normes - Format - Taille des fichiers - Taille mmoire - Les interfaces de recherche - Les droits et niveau daccs - Les options de paramtrages sur les fonctions etc 1.1.1.2 Autres facteurs Il est impratif dassocier dans la dmarche tous les utilisateurs. La russite du projet dpend de lacception par les usagers de 1.1.2 Contraintes dans la dfinition des besoins Il est toujours prfrable de mentionner les contraintes dans la dfinition des besoins. Ces contraintes pouvant tre dordre environnemental, technique, social et financier 1.1.2.1 Au de lenvironnement Lintgration des besoins dans lenvironnement institutionnel o tous les paramtres et options techniques ne sont pas bien connus. 1.1.2.2 Au niveau technique La nature du matriel qui va tre utilis et devant sintgrer dans un existant technique avec toutes ses composantes (systmes dexploitation, compatibilit des donnes pour la rcupration dans le futur systme) peut tre une contrainte pour une bonne dfinition des besoins. 1.1.2.3 Au niveau comptence technique du personnel Certains paramtres ne sont pas aussi bien matriser lors de la dfinition des besoins : - La difficult dapprhender le niveau de comptence requis pour une bonne gestion future du systme ; - la difficult dadaptation du personnel dans la nouvelle organisation impose - le temps de rcupration de lexistant dans les nouveaux systmes - la gestion des droits daccs et le degr de scurisation du systme. 1.1.2.4 Au niveau financier La non matrise du cot du projet est une contrainte qui influe dans la dfinition des besoins. Lensemble de ses contraintes peut tre un facteur limitant, mais il est bon de les noter pour une bonne matrise du projet. 1.1.3. Principe de formalisation des besoins

Deux mthodes pour la formalisation des besoins : 1.1.3.1 la mthode descriptive Elle consiste dcrire toutes les fonctions ncessaires informatiser ; elle est plus accessible au bibliothcaire 1.1.3.2 La modlisation Elle est plus prcise, plus complte, mais plus complexe. Elle consiste dcouper les besoins en objets (donnes, fichiers), vnements (traitements, interface homme/machine) et processus (relation entre objets et vnements) L'analyse des besoins permettra d'identifier les besoins fonctionnels pour toute catgorie d'utilisateurs bien identifie. Elle prcisera en outre toutes les fonctions informatiser et ncessaires aux utilisateurs. Au terme de cette phase, le chef de projet laborera un rapport de description fonctionnelle de linformatisation de la bibliothque traduisant les besoins exprims ainsi que les objectifs de la direction. Document de synthse produire par le chef de projet et faire valider par le Comit Directeur (Autorit, personnels et utilisateurs). 1.2. Etude de lexistant Elle est indispensable et constitue lpine dorsale du projet. 1.2.1 Objectif gnral Lobjectif est de fournir les lments ncessaires la recherche de la solution la plus adapte au problme spcifique pos dans la formulation des besoins 1.2.2 Principe Il consiste faire une analyse qualitativement et quantitativement du fonctionnement de la bibliothque. Le projet commence par un tat des lieux. Les aspects suivants seront analyss : - aspects organisationnels - aspects fonctionnels - aspects sur les donnes - aspects sur le traitement - aspects sur le rseau existant 1.2.3 Elments constitutifs Tous les lments concourant la bonne connaissance de la bibliothque doivent tre cerner : - locaux, - gestion ressources humaines - missions actuelles - secteurs dactivits principales

collections mode de fonctionnement moyens techniques disponibles configuration rseau actuel etc

1.2.4 les procdures de traitement Les procdures de traitement dans la bibliothque doivent aussi faire lobjet dune analyse en montrant ses limites et ses inconvnients pour le bon droulement des missions de la bibliothque. Ainsi une description de lorganisation de la bibliothque et ses diffrentes composantes, des donnes bibliographiques et factuelles, du circuit des documents lintrieur comme lextrieur est un atout certain. Les acteurs principaux de ces deux tudes sont principalement les responsables de la bibliothque et tout doit tre fait dans le but de convaincre lautorit du bien fond de leur argumentaire. Ltude de lexistant sera confronte celle des besoins pour dceler toute incohrence fonctionnelle. Une validation par les dcideurs est ncessaire au niveau de ses tapes pour poursuivre le processus dinformatisation. La prise en compte de toutes ses tudes ne peut se faire, sans une approche mthodologique rigoureuse permettant de traduire les besoins dans une dmarche de processus dinformatisation. 1.3. Quelle approche mthodologique ? Les techniques de management spcifiques aux bibliothques ont t fort longtemps limites lorganisation du traditionnel circuit du livre dans la bibliothque ; cest cette circulation que lon a cherche toujours optimiser. Les techniques modernes dorganisation et de gestion dentreprise montrent que ce schma est correct, mais dsormais insuffisant pour apprhender lorganisation gnrale dune bibliothque en vue de son informatisation. Larrive de linformatique doit donc tre loccasion de revoir de faon globale la gestion de la bibliothque en utilisant des approches mthodologiques formelles. Il existe diffrentes mthodes danalyse qui ne sont pas toutes universelles ; certaines mthodes sont plus aptes rsoudre certains problmes que dautres. Il existe plusieurs mthodes : - la mthode PERT (Program Evaluation and Review technique), qui dcompose lensemble des procdures en tches lmentaires, utilise de nombreux diagrammes qui permettent la dfinition et la visualisation aise de chemins critiques et le suivi des tches ; - la mthode ONE est une mthode de conduite de projet qui permet la planification, la prvision et le suivi des procdures dune application dinformatisation ; - la mthode MERISE, mthode qui permet le dcoupage de la procdure en plusieurs tapes avec analyse fine de lutilisateur ; elle est surtout utilise dans ltape conception ;

la mthode RACINE, la plus connue qui aborde les processus en filires de traitement et la mthode AXIAL trs souvent utiliss dans llaboration du schma directeur ; on peut citer aussi la mthode SDMS, mthode amricaine axe sur la description minutieuse du dcoupage en tapes et phases et qui est souvent couple avec MERISE. Elle est trs pratique dans la conduite du projet. La Mthode MARION utilis dans le cas de la scurit informatique La mthode MOUGLI pour la veille technologique etc

Les critres dans le choix de la mthode La mthode choisie devra : - permettre des points de contrle possible pour vrifier si lanalyse ne drive pas des objectifs dfinis et si le droulement dans le temps est bien conforme aux prvisions ; - tre suffisamment souple pour supporter quelques amnagements au cours de la conception du systme, sans avoir reprendre intgralement le processus ; - tre facile mettre en uvre, dans les dlais raisonnables. Le bibliothcaire nest pas forcment un spcialiste en organisation, mais il ne doit pas tre totalement extrieur cette dmarche mthodologique et doit participer troitement la ralisation de ltude ; mme si parfois un consultant extrieur est souvent sollicit pour la formalisation de lexpression des besoins soit par manque de comptence local ou par manque de temps. 2. La phase de ltude pralable Elle a pour buts : dfinition de lopportunit et la faisabilit du projet identification des finalits, des stratgies et des objectifs du projet Orientations et architectures fonctionnelles sous forme de scnarios (maximun trois seront proposs) Enjeux et risques des diffrents scnarios Choix du scnario retenu

3. La phase tude dtaille Cest lanalyse dtaille de la solution retenue. Son but est de dfinir les spcifications externes visant obtenir laccord du personnel et utilisateurs Elle prcise lvolution technologique du march Le marketing du systme cibl La stratgie technologique (matriel, architecture rseau, etc) Le plan de formation Le planning de ralisation Le cot estimatif

Cette tape constitue le cur du schma directeur, elle doit tre exhaustive notamment dans les fonctionnalits du systme cibl en donnant tous les critres de choix et veiller ce que tous les modules soient disponibles et oprationnels.

dabord choix sur les exigences gnrales du systme puis choix sur les exigences de chaque module

Dans le cas dun systme intgr de bibliothque, les exigences gnrales du systme peuvent porter sur les rubriques suivantes : Ecrans, menus, messages Accessibilit en fonction des usagers Statut de la notice Oprations Type bibliographique Format Recherche Etc Cette phase aboutit llaboration du cahier des charges 4. La phase ralisation Elle comprend deux tapes : ltude technique qui dfinit les spcifications internes intgrant les contraintes matrielles la production du logiciel ou limplmentation du progiciel pour sa mise en uvre Cette quatrime et dernire phase a pour buts : mise en uvre de tous les outils cibls consensus sur la rpartition des rles et des responsabilits bilan conomique politique des ressources humaines chancier, calendriers de dveloppement et de mise en uvre un plan scurit et qualit doit tre disponible (accs scuris au niveau interne comme au niveau externe) maintenance (logiciels applicatifs et matriels) 4.1 Au niveau ltude technique tous les aspects devront tre spcifis : quipements (serveurs et postes professionnels ou de consultations avec les capacits disque et mmoire sur une projection de cinq annes et priphriques) logiciels dexploitation et logiciel applicatif le contrle daccs pour le personnel les accs intranet et internet 4.2 Au niveau implmentation de lapplication pour sa mise en uvre, veiller sur les aspects suivants : installation et paramtrage sur le site en prsence du futur gestionnaire du systme disponibilit du code source implantation progressive des modules pour laisser un temps suffisant pour les tests formation modulaire des personnes ressources et des utilisateurs

assistance additionnelle pour toute installation de mise jour ou de nouvelle version documentation complte sur les systmes dexploitation, les applications et pour lusager Conclusion Le schma directeur informatique dune bibliothque est un outil dadaptation aux nouvelles exigences des objectifs et de lenvironnement.. Il sinscrit sur le moyen et long terme ; il nest pas fig. Il doit tre mis jour rgulirement car les nouvelles technologies voluent rapidement et permettre au bibliothcaire danticiper sur les moyens humains, matriels et financiers de linformatisation. La composante ressource humaine est au dbut et la fin du schma directeur. Cest pourquoi ds la dfinition des besoins, il est ncessaire prendre en compte tout le personnel dans lbauche de la solution retenue. Sa bonne formation est un gage de russite du projet dinformatisation.

Bibliographie Balantzian, G. Les schmas directeurs stratgiques. Masson, 1992 Duchemin, Pierre-Yves. Lart dinformatiser une bibliothque : guide pratique.- Editions Cercle de la Librairie, 1996 Jacquesson, Alain.- Linformatisation des bibliothques : historique, stratgie et perspectives.Cercle de la Librairie, 1995