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Apprenezexactementcedontvousavezbesoin

Progressezvotrerythme
Tlchargezlesexercices
JoyceCoxetJoanLambert
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Le meilleur moyen dapprendre Microsoft

Access

2010,
tape par tape !
Grce la collection tape par tape, vous progressez votre
rythme et vous apprenez exactement ce dont vous avez besoin,
au moment o vous en avez besoin !
Crez et grez facilement et rapidement vos bases de donnes avec
Microsoft

Access

2010.
Grce ce livre :
Construisez des bases de donnes partir de zro ou en vous aidant
des modles.
changez des donnes avec dautres bases ou dautres documents Ofce.
Crez des formulaires pour simplier la saisie des donnes.
Utilisez les ltres et les requtes pour trouver et analyser les informations.
Concevez des tats qui mettent vos donnes en valeur.
Et bien plus encore...
6687289
ISBN 978-2-10-055118-7 1 9,90 Prix France TTC
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Access
2010

Microsoft

1 Le texte vous guide pas pas


2 Les captures dcran
vous aident vrier votre travail
3 Les trucs et astuces
vous donnent de prcieux conseils
4 Les chiers tlchargeables
vous permettent de vous entraner
Microsoft_Access_2010_OK.indd 1 23/09/10 18:11
Sommaire
IntroductionAccess2010................i
Nouvellesfonctionnalits........................................i
SivousfaitesunemisejourpartirdAccess2007.......... i
SivousfaitesunemisejourpartirdAccess2003......... iii
Modifierlaffichageduruban...................................v
lmentsdynamiquesduruban .................................vi
Modifierlalargeurduruban...................................vii
Adapterlestapesdesexercices ............................... viii
Conventionsutilisesdanscetouvrage .........................ix
Utilisationdesfichiersdexercices................................x
ObtenirdelaidesurAccess2010...............................xii
Plusdinformation...........................................xvi
Partie1 Techniquesdebasesdedonnessimples
1 ExplorerunebasededonnesAccess2010 ..3
TravailleravecAccess2010..................................... 4
Conceptsdebasededonnes ................................. 16
Explorerlestables ............................................ 17
Explorerlesformulaires....................................... 24
Explorerlesrequtes ......................................... 29
Explorerlestats ............................................. 33
PrvisualiseretimprimerdesobjetsdAccess ..................... 37
Enrsum................................................... 42
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Sommaire
2 Crerdesbasesdedonnes
etdestablessimples .................... 45
Crerunebasededonnespartirdunmodle................. 46
Crerunebasededonnesetdestablesmanuellement........... 52
Manipulerleslignesetlescolonnesdestables................... 60
Affinerlastructuredunetable ................................. 63
Crerdesrelationsentredestables ............................. 69
Enrsum................................................... 74
3 Crerdesformulairessimples............ 77
CrerunformulaireenutilisantloutilFormulaire................. 78
Changerlapparencedunformulaire............................ 85
Changerladispositiondunformulaire .......................... 93
Enrsum................................................... 99
4 Afficherdesdonnes .................. 101
Trierlesinformationsdunetable .............................. 101
Filtrerlesinformationsdunetable............................. 107
Filtrerlesinformationsavecunformulaire ...................... 111
Localiserlesinformationsrpondantplusieurscritres .......... 115
Enrsum.................................................. 119
5 Crerdestatssimples ................. 121
Creruntatavecunassistant ................................ 122
Modifierlaconceptionduntat.............................. 128
Prvisualiseretimprimeruntat.............................. 135
Enrsum.................................................. 139
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Sommaire
Partie2 Techniquesdebasesdedonnesrelationnelles
6 Maintenirlintgritdesdonnes ........143
Restreindreletypededonnesdunchamp.................... 144
Restreindrelatailledesdonnesdunchamp................... 149
Spcifierleformatdesdonnesdunchamp.................... 151
Restreindrelesdonnesenutilisantdesrglesdevalidation...... 159
Restreindrelesdonnesauxvaleursduneliste .................. 167
Restreindrelesdonnesauxvaleursduneautretable ............ 173
Enrsum.................................................. 179
7 Crerdesformulairespersonnaliss ......181
Modifierunformulairecravecunassistant ................... 182
Ajouterdescontrlesunformulaire.......................... 190
Ajouterunsous-formulaireunformulaire..................... 198
Utiliserdescourrielspourcollecterdesdonnes................. 207
Enrsum.................................................. 210
8 Crerdesrequtes .....................213
Crerunerequteavecunassistant ........................... 214
Crerunerequtemanuellement ............................. 219
Utiliserdesrequtespoursynthtiserdesdonnes .............. 224
Raliserdescalculsavecunerequte.......................... 227
Utiliserdesrequtespourmettrejourdesenregistrements...... 233
Utiliserdesrequtespoursupprimerdesenregistrements........ 237
Enrsum.................................................. 241
9 Crerdestatspersonnaliss............243
Creruntatmanuellement .................................. 243
Modifierlecontenuduntat ................................. 249
Ajouterunsous-tatuntat ................................ 255
Enrsum.................................................. 263
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Sommaire
Partie3 PersonnalisationdAccess
10 Rendrelesbasesdedonnesconviviales.. 267
Crerunformulairedenavigation............................. 268
Crerdescatgoriespersonnalises ........................... 275
Contrlerladisponibilitdesfonctionnalits.................... 279
Enrsum.................................................. 283
11 PersonnaliserAccess ................... 285
Modifierlesoptionsduprogrammepardfaut ................. 285
Personnaliserleruban....................................... 295
PersonnaliserlabarredoutilsAccsrapide ..................... 301
Enrsum.................................................. 304
Index................................ 305
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Partie 1
Techniquesdebases
dedonnessimples
1 ExplorerunebasededonnesAccess2010 ..............................................................3
2 Crerdesbasesdedonnesetdestablessimples............................................... 45
3 Crerdesformulairessimples ...................................................................................... 77
4 Afficherdesdonnes.....................................................................................................101
5 Crerdestatssimples..................................................................................................121
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3
1 Explorerunebase
dedonnesAccess2010
Danscechapitre,vousapprendrez :
4 TravailleravecAccess2010.
4 Comprendrelesconceptsdesbasesdedonnes.
4 Explorerlestables.
4 Explorerlesformulaires.
4 Explorerlesrequtes.
4 Explorerlestats.
4 PrvisualiseretimprimerdesobjetsdAccess.
MicrosoftAccess2010faitpartiedelasuiteMicrosoftOffice2010,sibienque
linterfacedebase(barredoutilsAccsrapide,ruban,modeBackstageetbotes
dedialogue)vousestfamiliresivousavezdjutilisdautresapplicationsdela
suiteOffice2010.Cependant,Accessaplusdefonctionnalitsquelaplupartdes
autresprogrammesdelasuiteetilparatdoncpluscomplexetantquevousne
lavezpasprisenmain.
Astuce SivousavezeffectuunemiseniveauduneversionantrieuredAccess,
lisezlasectionIntroductionMicrosoftAccess2010audbutdecelivrepour
apprendrelesdiffrencesentrelesversionsantrieuresetAccess2010.
Toutaulongdecetouvrage,vousalleztravailleravecdesbasesdedonnesqui
contiennentdesinformationssurlesemploys,lesproduits,lesfournisseursetles
clientsduneentreprisefictive.Aufuretmesurequevouseffectuezlesexercices
decelivre,vousallezdvelopperunensembledetables,deformulaires,de
requtesetdtats,quelonappelleobjetsdebasededonnes.Cesobjetspeuvent
treutilisspoursaisir,modifier,etmanipulerlesinformationsdunebasededon-
nesdenombreusesfaons.
Danscechapitre,vousallezexplorerAccessetapprendrelesconceptsetlorgani-
sationdustockagedesdonnesdanscetteapplication,notammentlestypesde
basededonnes,lestypesdobjetsdebasededonnes,etlesrelationsentreles
objets.Vousallezexaminerlesobjetsdunebasededonnesfonctionnelle,
apprendrelesfonctionnalitsintressantesdAccess,maisaussidesfonctionnali-
tsquevousexplorerezplusendtaildansleschapitressuivants.
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4 Chapitre1ExplorerunebasededonnesAccess2010
Fichiers dexercices Avant de pouvoir raliser les exercices de ce chapitre, vous
devezcopierlesfichiersdexercicesdulivresurvotreordinateur.Lefichierquevous
allez utiliser pour terminer les exercices de ce chapitre se trouve dans le dossier
Chapitre01desfichiersdexercices.
TravailleravecAccess2010
CommepourtouslesprogrammesdOffice2010,lafaonlapluscourantede
dmarrerAccessestdecliquersurleboutonDmarrerdelabarredetchesWin-
dows.LorsquevousdmarrezAccesssansouvrirdebasededonnes,lafentre
duprogrammesouvreenmodeBackstage,lapageNouveautantactive.Dansle
modeBackstage,lescommandespourgrerAccessetlesbasesdedonnes(et
nonpasleursobjets)sontorganisessouslaformedeboutonsetdepagesquon
afficheencliquantsurlesongletsdepagedanslevoletgauche.Vouspouvezaffi-
cherlemodeBackstagenimportequandencliquantsurlongletencouleur
Fichierdanslecoinsuprieurgauchedelafentreduprogramme.
EncliquantsurlongletFichieronaffichelemodeBackstageovouspouvezgrer
lesfichiersdebasededonnesetpersonnaliserleprogramme.
partirdelapageNouveaudumodeBackstage,vouspouvezcrerunebasede
donnesvideoubiencrerunenouvellebasededonnespartirdunmodle
fourniparAccess,dunmodletlchargsurlesiteWebOffice.com,oudun
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TravailleravecAccess2010 5
modlepersonnalisenregistrsurvotreordinateurousurvotrerseau.Enmode
Backstage,vouspouvezaussiouvrirunebasededonnessurlaquellevousavez
travaillrcemment,ounaviguerversnimportequellebasededonnesdevotre
ordinateuretlouvrir.
Lorsquoncreouquelonouvreunebasededonnes,ellesaffichedanslafen-
treduprogramme.
BasededonnesAccessdanslafentreduprogramme
Dpannage Lapparencedesboutonsetdesgroupessurlerubanchangeenfonc-
tion de la largeur de la fentre du programme. Pour plus dinformations sur la
modification de lapparence du ruban pour quelle corresponde nos figures,
reportez-vouslasectionModificationdelaffichagedurubanaudbutdece
livre.
Linterfacedelabasededonnesestconuepourreflterdemanireplusfidle
lafaondontlesgenstravaillentavecunebasededonnesouunobjetdebase
dedonnes.Pourceuxquinesontpasfamiliersaveccetteinterface,quiat
Onglet Fichier Barre doutils Accs rapide
Barre dtat
Barre de titre Ruban
Volet Navigation
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6 Chapitre1ExplorerunebasededonnesAccess2010
introduiteavecMicrosoftOfficeAccess2007,voiciunbrefrcapitulatifdesl-
mentsdelafentreduprogramme :
l Labarredetitreaffichelenomdelabasededonnesactive.Ladsignation
(Access2007)aprslenomdelabasededonnesindiquequelabasede
donnesestdansleformat.accdbintroduitavecAccess2007.Toutgauche
delabarredetitresetrouvelicneAccess,quisertafficherlescomman-
despourdplacer,rduire,etfermerlafentreduprogramme.Lesboutons
Rduire,Agrandir/Niveauinfrieur,etFermer,droitedelabarredetitre,
serventauxmmesfonctionsquedanstouslesprogrammesWindows.
Voir aussi Windows 7 a introduit de nombreuses techniques de gestion de
fentre conviviales et efficaces. Pour plus dinformations sur les diffrentes
faons de travailler avec les fentres sur un ordinateur tournant sous Win-
dows7,reportez-vousWindows7tapepartape,deJoanLambertPrep-
pernauetJoyceCox(MicrosoftPress,2009).
l Pardfaut,labarredoutilsAccsrapideapparatdroitedelicneAccess,
gauchedelabarredetitre,etaffichelesboutonsEnregistrer,Annuler,et
Rtablir.VouspouvezmodifierlemplacementdelabarredoutilsAccs
rapideetlapersonnaliserpourincluretoutecommandequevousutilisez
frquemment.
Astuce Sivouscrezettravaillezavecdesbasesdedonnescomplexes,vous
serezbienplusefficacesivousajoutezlescommandesquevousutilisezfr-
quemmentlabarredoutilsAccsrapideetlaffichezsousleruban,directe-
ment au-dessus de lespace de travail. Pour plus dinformations, reportez-
vouslasectionPersonnalisationdelabarredoutilsAccsrapideducha-
pitre11,PersonnaliserAccess.
l Sous labarre detitre setrouvele ruban. Toutes les commandespour tra-
vailleraveclecontenudevotrebasededonnesAccesssontdisponibles
partirdecetemplacementcentraldemaniretravaillerefficacementavec
leprogramme.
l Un ensemble donglets se trouve tout en haut du ruban. En cliquant sur
longletFichier,onaffichelemodeBackstage.Encliquantsurtoutautre
onglet,onafficheunensembledecommandesenrapportlesunesavecles
autresquisontreprsentespardesboutonsetdeslistes.LongletAccueil
estactifpardfaut.
Astuce Ne vous affolez pas si votre ruban prsente des onglets qui ne sont
pas illustrs dans nos figures. Vous avez peut-tre install des programmes
quiajoutentleurspropresongletsaurubanAccess.
l Danschaqueonglet,lescommandessontorganisesengroupesnomms.
Selonlarsolutiondevotrecranetlatailledelafentreduprogramme,les
commandesdungroupepeuventtreaffichessouslaformedeboutons
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TravailleravecAccess2010 7
comportantuntexte,dicnessanstexte,oudeplusieursgrosboutonssur
lesquelsvouspouvezcliquerpourafficherlescommandesdugroupe.
l Siletextedunboutonnestpasvisible,vouspouvezafficherlenomdela
commandeetsonraccourciclavier(silenpossdeun)dansuneinfo-bulle
enpointantlebouton.
Astuce Pourcontrlerlaffichagedesinfo-bulles,affichezlemodeBackstage,
cliquez sur Options pour ouvrir la bote de dialogue Options dAccess, et
modifiez les paramtres de la zone Options de linterface utilisateur de la
page Gnral. Vous pouvez galement modifier la langue du contenu des
info-bulles sur la page Langue. Pour plus dinformations, reportez-vous la
section Modifier les options du programme par dfaut du chapitre 11,
PersonnaliserAccess.
l Certainsboutonsincluentuneflcheintgreouspare.Siunboutonetsa
flchesontintgrs,lefaitdecliquersurleboutonafficheralesoptions
pourredfinirlactiondubouton.Sileboutonetsaflchesontspars,le
faitdecliquersurleboutoneffectueralactionpardfautindiquepar
licneactuelledubouton.Vouspouvezmodifierlactionpardfautencli-
quantsurlaflchepuisencliquantsurlactiondsire.
l Descommandesconnexesmaismoinscourantesnesontpasreprsentes
souslaformedeboutonsdansungroupe.laplace,ellessontdisponibles
dansunebotededialogueoulevoletdetches,quonafficheencliquant
surlelanceurdebotededialoguesitudanslecoininfrieurdroitdu
groupe.
l droitedesnomsdesongletsduruban,souslesboutonsRduire/Agrandir/
Fermer,setrouveleboutonRduireleruban.Encliquantsurceboutonon
masquelescommandes,maisonlaisselesnomsdesongletsvisibles.Vous
pouvezalorscliquersurlenomdunongletpouraffichertemporairement
sescommandes.Lefaitdecliquernimporteoendehorsdurubanmasque
nouveaulescommandes.Lorsquelerubanentieresttemporairementvisi-
ble,vouspouvezcliquersurleboutonlextrmedroite(reprsentantune
punaise)pourrendrelaffichagepermanent.Lorsquelerubancompletest
masqu,vouspouvezcliquersurleboutonDvelopperlerubanpourlaffi-
chernouveaudefaonpermanente.
Raccourcisclavier AppuyezsurCtrl+F1pourrduireoudvelopperleruban.
l LefaitdecliquersurleboutonAidesurMicrosoftAccessdroiteduruban
affichelafentreAccess-Aide,danslaquellevouspouvezutiliserlestech-
niquesstandardspourrechercherdesinformations.
Raccourcisclavier AppuyezsurF1pourafficherlafentreAccess-Aide.
Voir aussi Pour plus dinformations sur le systme Access - Aide, reportez-
vouslasectionObtenirdelaideaudbutdecelivre.
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8 Chapitre1ExplorerunebasededonnesAccess2010
l Surlectgauchedelafentreduprogramme,levoletNavigationaffiche
leslistesdesobjetsdebasededonnes.Pardfaut,ilaffichetouslesobjets
delabasededonnespartypedobjet,maisvouspouvezfiltrerlalisteen
cliquantsurlabarredetitreduvoletpuisencliquantsurlacatgorieoule
groupedobjetsquevoussouhaitezafficher.Vouspouvezrduireetdve-
lopperlesgroupesdelalisteencliquantsurleschevronsdanslesbarresde
section.SilevoletNavigationvousgne,vouspouvezcliquersurlebouton
Ouvrir/Fermerlabarrederedimensionnementdanssoncoinsuprieurdroit
pourlerduire.PouraffichernouveaulevoletNavigation,cliquezsurle
boutonOuvrir/Fermerlabarrederedimensionnementencoreunefois.Vous
pouveztirerleborddroitduvoletverslagaucheouladroitepourleredi-
mensionner.
Raccourcisclavier AppuyezsurF11pourafficheroumasquerlevoletNaviga-
tion.
l Toutenbasdelafentreduprogramme,labarredtataffichelesinforma-
tionssurlabasededonnesactiveetfournitlaccscertainesfonctionsdu
programme.Vouspouvezcontrlerlecontenudelabarredtateneffec-
tuantunclicdroitsurcelle-cipourafficherlemenuPersonnaliserlabarre
dtat,danslequelvouspouvezcliquersurchaquelmentpourlafficher
oulemasquer.
l Toutdroitedelabarredtat,labarredoutilsAfficherlesraccourcisfournit
lesboutonspourchangerrapidementlavuedelobjetdebasededonnes
actif.
Lebutdetouteslesfonctionnalitsdecetteinterfaceestderendreletravailavec
unebasededonnesaussiintuitifquepossible.Lescommandesdestchesque
vouseffectuezsouventsontfacilementdisponibles,etmmecellesquevousuti-
liserezmoinsfrquemmentsontfacilestrouver.
Danscetexercice,vousallezfaireletourdelorganisationdescommandes
dAccess2010.
CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes
EntrepriseGarden01_base situe dans le dossier des fichiers dexercices
Chapitre01 pour terminer cet exercice, mais ne louvrez pas tout de suite.
Accomplissezlestapessuivantes.
1. Dans le menu Dmarrer, cliquez sur Tous les programmes, Microsoft
Office,puisMicrosoftAccess2010.
AccessdmarreetaffichelafentreduprogrammeenmodeBackstage.
partirdecettevue,ongrelesfichiersdebasededonnesAccess,maison
netravaillepasaveclecontenudesbasesdedonnes.Parexemple,onpeut
crer une base de donnes, mais pas un objet de base de donnes. Nous
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TravailleravecAccess2010 9
aborderons les tches que lon peut effectuer en mode Backstage dans
dautreschapitresdecetouvrage.
2. DanslevoletgauchedumodeBackstage,cliquezsurOuvrir.Puisdansla
bote de dialogue Ouvrir, naviguez vers le dossier des fichiers dexercices
Chapitre01, et faites un double clic sur la base de donnes
EntrepriseGarden01_base.
La base de donnes souvre dans la fentre du programme. Un avertisse-
mentdescuritapparatsousleruban.
3. Danslavertissementdescurit,cliquezsurActiverlecontenu.
Important Assurez-vous de lire lencadr Activation des macros et des
autres contenus de base de donnes plus loin dans ce chapitre pour en
apprendreplussurlesoptionsdescuritdAccess.
Nousallonsenregistrerlabasededonnesdemanirepouvoirlexplorer
sanscraintedcraserlefichierdexerciceoriginal.
4. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, cliquez sur
Enregistrerlabasededonnessous,puisdanslabotededialogueEnre-
gistrersous,enregistrezlabasededonnesdansvotredossierdesfichiers
dexercicesChapitre01aveclenomEntrepriseGarden01.
Astuce Dans ce livre, nous supposons que vous allez enregistrer les fichiers
dansvosdossiersdesfichiersdexercices,maisvouspouvezlesenregistrero
bon vous semble. Lorsque nous faisons rfrence vos dossiers des fichiers
dexercices dans les instructions, substituez simplement lemplacement
denregistrementquevousavezchoisi.
Danslafentreduprogramme,labarredetitreindiquequevouspouvez
travailleraveccettebasededonnesaussibiendansAccess2007quedans
Access2010.Surlagauche,levoletNavigationafficheunelistedetousles
objetsdecettebasededonnes.Occupantlehautdelafentre,leruban
inclut cinq onglets : Fichier, Accueil, Crer, Donnes externes, et Outils de
basededonnes.LongletAccueilestactifpardfaut.Commeaucunobjet
de base de donnes nest ouvert actuellement, aucun des boutons de
longletAccueilnestdisponible.
Astuce Les bases de donnes cres avec Access 2010 utilisent le format de
stockage de fichier introduit avec Access 2007, et leurs fichiers ont lexten-
sion.accdb.Vouspouvezouvrirdesfichiersdebasededonnescrsdansdes
versions antrieures dAccess (qui possdent lextension .mdb) dans Access
2010.Vouspouveztravailleraveccesfichiersetlesenregistrerdanslancien
format ou bien travailler avec et les enregistrer dans le nouveau format. Si
vouslesconvertissez,vousnepourrezpluslesouvrirdansdesversionsant-
rieuresAccess2007.PourplusdinformationssurleformatACCDB,recher-
chezaccdbdanslaidedAccess.
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10 Chapitre1ExplorerunebasededonnesAccess2010
5. Dans la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur Tous les objets
Access,puissouslemenuFiltrerpargroupe,cliquezsurTables.
Le volet Navigation liste dsormais uniquement les tables de la base de
donnes.
6. DanslevoletNavigation,sousTables,faitesundoubleclicsurCatgories.
LatableCatgoriessouvredansundocumentonglets.Commeunetable
estaffiche,deuxongletscontextuelsdansOutilsdetable(ChampsetTable)
apparaissentsurleruban.Cesongletscontextuelssontaffichsuniquement
lorsquevoustravaillezavecunetable.
Labarredenavigationdesenregistrementsenbasdelapagedelatable
indiquecombiendenregistrementslatablecontientetlequelestactif,et
permetdeparcourirlesenregistrements.
Lesboutonsreprsentantdescommandesliesautravailsurlecontenude
basededonnessontorganisssurlongletAccueilensixgroupes :Afficha-
ges,Presse-papiers,Trieretfiltrer,Enregistrements,Rechercher,etMiseen
formedutexte.Seulslesboutonsdescommandesquipeuventtreexcu-
tessurlobjetdebasededonnesactuellementslectionn(danscecas,
unetable)sontactifs.
7. DanslongletAccueil,cliquezsurlelanceurdebotededialogueMiseen
formedutexte.
Noms des onglets du ruban
Barre de navigation
des enregistrements
Noms des onglets contextuels Noms des groupes
Volet Navigation
filtr
Table dans un document
onglets
Barre doutils Afficher
les raccourcis
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TravailleravecAccess2010 11
LabotededialogueMiseenformedelafeuillededonnessouvre.
partirdecettebotededialogue,onpeutaccderauxparamtresquine
sontpasdisponiblessouslaformedeboutonsdanslegroupeMiseenforme
dutexte,telsqueCouleurduquadrillageetStylesdebordureetdeligne.
8. DanslabotededialogueMiseenformedelafeuillededonnes,cliquez
surAnnuler.
9. CliquezsurlongletCrer.
Lesboutonsreprsentantdescommandeslieslacrationdobjetsdebase
dedonnessontorganisssurcetongletensixgroupes :Modles,Tables,
Requtes,Formulaires,tats,etMacrosetcode.
OngletCrer.
10. FaitesundoubleclicsurlongletCrer.
Enfaisantundoubleclicsurlongletactif,onmasqueleruban,cequifournit
plusdespacepourlobjetdebasededonnesactif.
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12 Chapitre1ExplorerunebasededonnesAccess2010
Lerubanestmasqu.
11. CliquezsurlongletDonnesexternes.
Lerubanrapparattemporairement,aveclongletDonnesexternesactif.
Lesboutonsreprsentantlescommandesliesaudplacementdinforma-
tionsentreunebasededonnesetdautressourcessontorganissdanscet
ongletenquatregroupes :Importeretlier,Exporter,Collecterlesdonnes,
etListesliesSharePoint.
Lefaitdecliquersurnimportequelonglet(danscecas,longletDonnes
externes)affichelerubantemporairement.
Astuce Pour rendre les images de ce livre lisibles, nous travaillons dans une
fentredeprogrammequiestpluspetitequelepleincran.Ainsi,lesgroupes
Collecter les donnes et Listes lies SharePoint sont reprsents dans cette
imagesouslaformedeboutons.Pourplusdinformations,reportez-vousla
sectionModificationdelaffichagedurubanaudbutdecelivre.
12. Cliqueznimporteodanslatableouverte.
Lerubandisparatnouveau.
13. FaitesundoubleclicsurlongletOutilsdebasededonnes.
Faireundoubleclicsurunongletaffichedefaonpermanentelerubanet
activecetonglet.Lesboutonsreprsentantlescommandeslieslages-
tion,lanalyse,etlafiabilisationdesdonnessontorganisssurlonglet
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TravailleravecAccess2010 13
Outilsdebasededonnesensixgroupes :Outils,Macro,Relations,Analy-
ser,Dplacerlesdonnes,etComplments.
OngletOutilsdebasededonnes.
14. droitedelongletdepagedelatableCatgories,cliquezsurlebouton
Fermerpourfermerlatablesansfermerlabasededonnes.
Encliquantsurcebouton,onfermelobjetactif.
15. CliquezsurlongletFichierpourafficherlemodeBackstage,puiscliquezsur
Fermerlabasededonnes.
LorsquonfermeunebasededonnessansquitterAccess,lapageNouveau
dumodeBackstageestaffiche afindepouvoir ouvrir uneautrebasede
donnesouencrerunenouvelle.
Notezquesivousnefermezpaslabasededonnesactiveavantdenouvrir
uneautre,Accessvousdemandedenregistrerlesmodificationsetfermela
basededonnesactivevotreplace.Vousnepouvezpasavoirdeuxbases
de donnes ouvertes simultanment dans une seule instance dAccess. Si
vous voulez avoir deux bases de donnes ouvertes en mme temps, vous
devezdmarrerunenouvelleinstancedAccess.
Astuce Vous pouvez fermer Access compltement en cliquant sur le bouton
Fermerdanslecoinsuprieurdroitedelafentreduprogramme,ouencli-
quantsurQuitterdanslemodeBackstage.
NETTOYAGE ConservezlabasededonnesEntrepriseGarden01pourluti-
liserdanslesexercicessuivants.
Activationdesmacrosetdesautrescontenusdebasede
donnes
CertainesbasesdedonnescontiennentdesmacrosVBA(MicrosoftVisual
BasicforApplications)quipeuventexcuterducodesurvotreordinateur.
Danslaplupartdescas,cecodeserteffectuerunetchelielabasede
donnes,maisdesindividusmalintentionnspeuventaussiutiliserlesmacros
pourrpandreunvirussurvotreordinateur.
Lorsquevousouvrezunebasededonnesquinestpasstockedansun
emplacementapprouvousignparunditeurapprouv,Accessafficheun
avertissementdescuritsousleruban.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 13 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16
14 Chapitre1ExplorerunebasededonnesAccess2010
Avertissementdescurit.
Tantquelavertissementdescuritestaffich,lesmacrosdelabasededon-
nessontdsactives.Vouspouvezactiverlesmacrosdetroisfaons
diffrentes :
l Enautorisant les macros de la base de donnespour lesutiliserdans la
sessiondebasededonnesactuelle.
l Enajoutantlditeurdelabasededonneslalistedesditeursapprou-
vs.Cetteoptionestdisponibleuniquementsilasignaturelectronique
delditeurestattachelabasededonnes.Accessautoriseraalors
automatiquementlecontenudesmacrosdetoutebasededonnes
signeparcetditeur.
l En plaant la base de donnes dans un emplacement approuv. Access
autoriseautomatiquementlecontenudesmacrosdetoutebasededon-
nesenregistredanscetemplacement.Lesemplacementsapprouvs
quevousspcifiiezdansAccessnesontpasapprouvsparlesautrespro-
grammesOffice.
Pouractiverlesmacrosuniquementpourlasessiondebasededonnesen
cours :
l DanslazoneAvertissementdescurit,cliquezsurActiverlecontenu.
Pourajouterlditeurdunebasededonnessignenumriquementlaliste
desditeursapprouvs :
1. DanslazoneAvertissementdescurit,cliquezsurDucontenuactifat
dsactiv.Cliquezpourplusdinformations.
2. SurlapageInformationssur<Nomdelabasededonnes>,cliquezsurle
boutonActiverlecontenu,puissurOptionsavances.
3. DanslabotededialogueOptionsdescuritMicrosoftOffice,cliquezsur
Approuvertouslesdocumentsdecetditeur,puissurOK.
NotezqueloptionApprouvertouslesdocumentsdecetditeurestdis-
ponibleuniquementsilabasededonnesestsignenumriquement.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 14 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16
TravailleravecAccess2010 15
Pourajouterlemplacementdunebasededonneslalistedesemplace-
mentsapprouvs :
1. AffichezlemodeBackstage,puiscliquezsurOptions.
2. DanslevoletgauchedelabotededialogueOptionsAccess,cliquezsur
Centredegestiondelaconfidentialit,puissurParamtresduCentrede
gestiondelaconfidentialit.
3. DanslevoletgaucheduCentredegestiondelaconfidentialit,cliquez
surEmplacementsapprouvs.
4. Sur la page Emplacements approuvs, cliquez sur Ajouter un nouvel
emplacement.
5. DanslabotededialogueEmplacementdeMicrosoftOfficeapprouv,cli-
quezsurParcourir.
6. DanslabotededialogueParcourir,naviguezversledossiercontenantla
basededonnesactive,puiscliquezsurOK.
7. Dans la bote de dialogue Emplacement de Microsoft Office approuv,
cochez la case Les sous-dossiers de cet emplacement sont galement
approuvssivouslesouhaitez,puiscliquezsurOKdanschaquebotede
dialogueouverte.
Sivousprfrez,vouspouvezmodifierlafaondontAccessgrelesmacros
danstouteslesbasesdedonnes :
1. AffichezleCentredegestiondelaconfidentialit,puisdanslevoletgau-
che,cliquezsurParamtresdesmacros.
2. Slectionnez loption pour quAccess gre les macros comme vous le
souhaitez :
m Dsactiver toutes les macros sans notification Si une base de
donnes contient des macros, Access les dsactive et naffiche pas
lavertissement de scurit pour vous donner la possibilit de les
activer.
m Dsactivertouteslesmacrosavecnotification Accessdsactive
touteslesmacrosetaffichelavertissementdescurit.
m Dsactiver toutes les macros lexception des macros signes
numriquement Accessactiveautomatiquementlesmacrossigns
numriquement.
m Activertouteslesmacros Accessautorisetouteslesmacros(ceci
nestpasrecommand).
3. CliquezsurOKpourfermerleCentredegestiondelaconfidentialit,puis
cliquezsurOKpourfermerlabotededialogueOptionsAccess.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 15 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16
16 Chapitre1ExplorerunebasededonnesAccess2010
Conceptsdebasededonnes
Lesprogrammesdebasededonnessimples,telsquelecomposantBasededon-
nesdeMicrosoftWorks,nepeuventstockerdesinformationsquedansuneseule
table.Desprogrammesdebasededonnespluscomplexes,commeAccess,peu-
ventstockerdesinformationsdansplusieurstableslies,crantainsicequon
appelledesbasesdedonnesrelationnelles.Silesinformationsdunebasede
donnesrelationnellesontorganisescorrectement,onpeuttraitercestables
commeuneseulezonedestockageetextrairedesinformationslectronique-
mentpartirdediffrentestablesdansnimportequelordreenfonctiondenos
besoins.
Unetablenestquundestypesdobjetsaveclequelvouspouveztravaillerdans
Access.Lesautrestypesdobjetsincluentlesformulaires,lesrequtes,lestats,les
macrosetlesmodules.
Parmitouscesobjets,unseul(latable)estutilispourstockerdesinformations.
Lerestedesobjetsestutilispoursaisir,grer,manipuler,analyser,rechercher,ou
afficherlesinformationsstockesdansunetable.
Aufildesannes,MicrosoftafaitdenombreuxeffortspourfairedAccessunpro-
grammedebasededonnesgrandpublictrspuissant,maisgalementfacile
apprendreetutiliser.CommeAccessfaitpartiedOffice2010,vouspouvezuti-
liserlaplupartdestechniquesquevousutilisezavecWordetExcel.Parexemple,
vouspouvezutiliserlescommandes,lesboutonsetlesraccourcisclavierfamiliers
pourouvriretmodifierlesinformationsdanslestablesAccess.Etvouspouvez
facilementpartagerlesinformationsentreAccessetWord,Excel,oulesautres
programmesOffice.
Danssaformelaplusbasique,unebasededonnesestlquivalentlectronique
dunelisteorganisedinformations.Typiquement,cesinformationsontunsujet
ouunbutcommun,commelalistedesemploysillustredansletableausuivant.
Cettelisteestorganisedansunetableformedecolonnesetdelignes.Chaque
colonnereprsenteun champ(un typedinformationsspcif iquesurun
Num Nom Prnom Fonction DateEmbauche
1 Anderson Nancy SalesRep May1,2003
2 Carpenter Chase SalesManager Aug14,2001
3 Emanuel Michael SalesRep Apr1,1999
4 Furse Karen Buyer May3,2004
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Explorerlestables 17
employ :nom,prnom,datedembauche,etc.).Chaquelignereprsenteun
enregistrement(touteslesinformationsrelativesunemployspcifique).
Siunebasededonnesnefaisaitriendeplusquedestockerdesinformations
dansunetable,elleneseraitpasplusutilequunelistepapier.Maiscommelabase
dedonnesstockelesinformationsdansunformatlectronique,vouspouvezles
manipulerdanstouslessensetlesexploiterdefaontrspuissante.
Parexemple,supposezquevoussouhaitieztrouverlenumrodetlphonedune
personnevivantdansvotreville.Vouspouvezconsultercetteinformationdans
lannuaire,puisquecetoutilestprvupourcela.Sivoussouhaiteztrouverle
numrodetlphonedequelquunquivitdansunautredpartement,vouspou-
vezallerlaposte,quipossdeprobablementunannuairedesdpartements
limitrophes.Cependant,sivousvouleztrouverlenumrodetlphonedetous
lesgensayantlemmenomquevousdanstouslesdpartementsdupays,ousi
voussouhaiteztrouverlenumrodetlphoneduvoisindevotregrand-mre,
cesannuairesimprimsnevousservirontpasgrand-chose,carilsnesontpas
organisspourtrouverfacilementcetteinformation.
Lorsquelesinformationspubliesdansunannuairesontstockesdansunebase
dedonnes,ellesprennentbienmoinsdeplace,celacotemoinscherrepro-
duireetdistribuer,etsilabasededonnesestconuecorrectement,lesinfor-
mationspeuventtreretrouvesdenombreusesfaonsdiffrentes.Levrai
pouvoir dune base de donnes nest pas dans sa capacit stocker des
informations ;ilrsidedanssacapacitretrouverrapidementlesinformations
exactesquevoussouhaitezextrairedelabasededonnes.
Explorerlestables
Lestablessontlesprincipauxobjetsdebasededonnes.Leurbutestdestocker
desinformationsalorsquelesautresobjetsdebasededonnesontpourfonction
dinteragirdunemanireouduneautreavecuneouplusieurstables.Unebase
dedonnesAccesspeutcontenirdescentainesdetables,etlenombredenregis-
trementsdechaquetableestlimitplusparlespacedisponiblesurvotredisque
durqueparautrechose.
Astuce PourdesinformationsdtaillessurlesspcificationsdAccess,tellesquela
taillemaximumdunebasededonnesoulenombremaximumdenregistrements
dans une table, recherchez caractristiques Access 2010 (sans les guillemets)
danslaidedAccess.
ToutobjetAccesspossdedeuxmodesouplus.Pourlestables,lesmodeslesplus
courantssontleModeFeuillededonnes,danslequelonpeutvoiretmodifierles
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18 Chapitre1ExplorerunebasededonnesAccess2010
donnesdelatable,etleModeCration,danslequelonpeutvoiretmodifierla
structuredelatable.PourouvrirunetableenModeFeuillededonnes,faitesun
doubleclicsursonnomdanslevoletNavigation,oufaitesunclicdroitsurson
nompuiscliquezsurOuvrir.PourouvrirunetableenModeCration,faitesunclic
droitsursonnompuiscliquezsurModeCration.Lorsquunetableestouverteen
ModeFeuillededonnes,lefaitdecliquersurleboutonAffichagedanslegroupe
AffichagesdelongletAccueilbasculeenModeCration ;lorsquelleestouverte
enModeCration,lefaitdecliquersurleboutonbasculeenModeFeuillede
donnes.Pourbasculerdansundesdeuxautresmodesdetables(ModeTableau
croisdynamiqueouModeGraphiquecroisdynamique),oncliquesurlaflche
Affichagepuissurlemodeappliquerdanslaliste.Onpeutaussibasculerle
modeencliquantsurundesboutonsdelabarredoutilsAfficherlesraccourcis
danslecoininfrieurdroitdelafentreduprogramme.
LorsquonvisualiseunetableenModeFeuillededonnes,onvoitlesdonnesde
latableencolonnes(champs)etenlignes(enregistrements).Lapremireligne
contientlesen-ttesdescolonnes(lesnomsdeschamps).Dansceformat,latable
estsouventsimplementappelefeuillededonnes.
Nomsdeschamps,champsetenregistrementsdunetable.
Sideuxtablespossdentunouplusieursnomsdechampsencommun,onpeut
incorporerlafeuillededonnesdunetabledansuneautre.Enutilisantunefeuille
dedonnesincorpore,appelesous-feuillededonnes,onpeutvoirlesinforma-
tionsdeplusieurstablesenmmetemps.Parexemple,onpeutvouloirincorporer
Champ
Noms des champs
Enregistrement
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Explorerlestables 19
unefeuillededonnesCommandesdansunetableClientsdemanirepouvoir
voirlescommandesquechaqueclientapasses.
Danscetexercice,vousallezouvrirlestablesdunebasededonnesetexplorerla
structuredestablesdansdiffrentsmodes.
CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes
EntrepriseGarden01aveclaquellevousaveztravailldanslexerciceprc-
dent.OuvrezlabasededonnesEntrepriseGarden01,assurez-vousqueles
tablessontlistesdanslevoletNavigation,puissuivezlestapes.
1. DanslevoletNavigation,faitesundoubleclicsurProduits.Puistoutdroite
delabarredetitreduvoletNavigation,cliquezsurleboutonOuvrir/Fermer
la barre de redimensionnement de manire voir plus de champs de la
table.
LatableProduitsestafficheenModeFeuillededonnes.
Chaquelignedecettetablecontientdesinformationssurunproduitet
chaquecolonnecontientunchampdechaqueenregistrement.
2. Danslalignedesnomsdechampsenhautdelatable,pointezsurlabor-
dure droite du nom du champ NomProduit, puis lorsque le pointeur se
transformeenuneflchedoublette,faitesundoubleclicsurlabordure.
Accessajustelalargeurduchampsonentrelapluslongue.Notezquele
Produit 1, Magic Lily, et le Produit 2, Autumn crocus, appartiennent la
catgorieBulbs.
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20 Chapitre1ExplorerunebasededonnesAccess2010
3. Faites un double clic sur la bordure droite du nom du champ Catgorie
pourajusterlalargeurduchamp.
Astuce Vouspouvezaussiredimensionnerunecolonnedetableenpointant
sabordureetenladplaantverslagaucheouladroite.
4. Dans le volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de
redimensionnement,puisfaitesundoubleclicsurCatgories.
Astuce partirdemaintenant,ouvrezlevoletNavigationlorsquevousavez
besoindetravailleravecunobjetdiffrent,maissentez-vouslibredelefer-
merpourvoirplusdedonnes.
LatableCatgoriessouvredansunnouveaudocumentongletenMode
Feuillededonnes.LapageCatgoriesestactive,maislapageProduitsest
toujoursouverteetdisponiblesivousenavezbesoin.
5. gauchedelenregistrementdelacatgorieBulbs,cliquezsurlebouton
Dvelopper(signe+).
LacatgorieBulbssedveloppepourrvlerunesous-feuillededonnes
contenanttouslesenregistrementsdelatableProduitsquisontassigns
lacatgorieBulbs.Celaestpossiblecarunerelationattablieentreles
deuxtables.
Vouspouvezaffichersimultanmentlesenregistrementsdedeuxtables
relies.
6. gauchedelenregistrementdelacatgorieBulbs,cliquezsurlebouton
Rduire(signe-)pourmasquerlasous-feuillededonnes.
Sous-feuille de donnes
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 20 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16
Explorerlestables 21
7. CliquezsurleboutonFermerdroitedelabarredonglets(paslebouton
Fermerdanslecoinsuprieurdroitdelafentreduprogramme)pourfer-
merlatableCatgories.
8. FermezlatableProduits,etlorsquAccessdemandesivousvoulezenregis-
trerlesmodificationsdecettetable,cliquezsurOui.
Danslestapes2et3,vousavezmodifilapparencedelatableenmodi-
fiantlalargeurdescolonnes.Sivoussouhaitezquecesmodificationssoient
effectiveslaprochainefoisquevousouvrezlatable,vousdevezlesenregis-
trer.
9. DanslevoletNavigation,faitesundoubleclicsurlatableCommandes.
Cettetablecontientdesinformationssurlexcutiondescommandes.
Labarredenavigationdesenregistrementsenbasdelafentreindiqueque
cettetablecontient87enregistrements,etquelenregistrementactifestle
numro1sur87.
10. Dans la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le bouton
Enregistrementsuivantplusieursfois.
LaslectionsedplacedanslechampNumCommande,carcechampest
actif.
Raccourcis clavier Appuyez sur la touche Flche du Haut ou Flche du Bas
pourdplacerlaslectiondunenregistrementlafois.Appuyezsurlatou-
che Page vers le haut ou Page vers le bas pour vous dplacer dun cran en
une seule fois. Appuyez sur Ctrl+Origine ou Ctrl+Fin pour dplacer la slec-
tionaupremierouaudernierchampdelatable.
11. Cliquez sur la barre de navigation des enregistrements, slectionnez le
numro denregistrement actuel, saisissez 40, puis appuyez sur la touche
Entre.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 21 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16
22 Chapitre1ExplorerunebasededonnesAccess2010
Laslectionsedplacedirectementlenregistrement40.
12. DanslabarredoutilsAfficherlesraccourcis,cliquezsurleboutonMode
Cration.
La structure de la table Commandes est affiche en Mode Cration, et
longletcontextuelOutilsdetableCrationapparatsurleruban.
LeModeFeuillededonnesaffichelesdonnesstockesdanslatable,alors
queleModeCrationaffichelastructuredelatablesous-jacente.
Voiraussi Pourplusdinformationssurlastructuredelatable,reportez-vous
la section Affiner la structure dune table du chapitre 2, Crer des
basesdedonnesetdestablessimples .
NETTOYAGE Fermez la table Commandes. Conservez la base de donnes
EntrepriseGarden01pourlutiliserdanslesexercicessuivants.
Documentsongletsetfentressuperposes
Pardfaut,Access2010affichelesobjetsdebasededonnesdansdesdocu-
mentsonglets.Sivousprfrezafficherchaqueobjetdansunefentrespa-
repluttquesurundocumentspar,vouspouvezlefaire.
Pourbasculerversdesfentressuperposes :
1. CliquezsurlongletFichierpourafficherlemodeBackstage,puiscliquez
surOptions.
LabotededialogueOptionsAccesssouvre.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 22 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16
Explorerlestables 23
2. Affichez la page Base de donnes active, puis dans la zone Options de
lapplication, sous Options de la fentre Document, cliquez sur Fentres
superposes.
3. CliquezsurOK.
Unmessagevousditquevousdevezfermeretouvrirnouveaulabasede
donnesactivepourquelamodificationprenneeffet.
4. CliquezsurOK.Puisfermezetouvreznouveaulabasededonnes.
Quandlesobjetsdebasededonnessontaffichsdansdesdocuments
onglets,unboutonFermerapparatdroitedelabarredonglets.Lorsqueles
objetssontaffichsdansdesfentressuperposes,lafentredechaqueobjet
possdesonpropreensembledeboutonsRduire,Agrandir/Niveauinfrieur,
etFermerdroitdesabarredetitre.
Deuxformulairesaffichsdansdesfentressuperposes.
Onpeutdplacerlesfentresdobjetenfaisantglisserleursbarresdetitre,et
onpeutlesredimensionnerenfaisantglisserleurscadres.Onpeutgalement
arrangerlesfentresenutilisantlesoptionsdisponibleslorsquoncliquesurle
boutonChangerdefentredugroupeFentre(cegroupeestajout
longletAccueillorsquevousslectionnezFentressuperposesdanslabote
dedialogueOptionsAccess).
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Apprenezexactementcedontvousavezbesoin
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