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PROTOCOLE DACCORD

entre

SOS Pairs ducateurs et Mdicos del Mundo

Intitul de laction: Cration des canaux pour l'accs des groupes vulnrables
et la participation communautaire aux Services de Sant de Base des quartiers
priphriques de Nouakchott.

Entre
LAssociation Mdicos del Mundo (ci-aprs dnomme: MdM), en tant
qu Organisation demandeuse , dont le sige central est situ Calle
Conde de Vilches, 15 - 28028 Madrid (Espagne), enregistre sous le CIF n G79408852, reprsente par son coordinateur pays en Mauritanie, Mr Ral Torres
Insua
ET
LAssociation des Pairs ducateurs (ci-aprs dnomme : SOS PE), en tant
qu Organisation partenaire , dont le Sige central est situ lot L, n 133
et 135, El Mina, Nouakchott (Mauritanie), enregistre sous le Rcpiss n
00206, reprsente par son prsident, Mr Djibril Idrissa Sy.

Nouakchott, le 1 mars 2014


1

TABLE DES MATIERES


Introduction
3
1. - Objectif du consortium 4
2. - Objectifs et rsultats de laction
4
3. - Responsabilits oprationnelles des organisations
4
3.1 Responsabilits de lorganisation demandeuse (MdM):..............................4
3.2 Responsabilits de lorganisation partenaire (SOS PE):............................5
3.3 Coordination entre les deux organisations.................................................5
3.3.1 Le comit de pilotage du consortium.....................................................5
3.3.2 Au niveau oprationnel..........................................................................6
3.4 Enregistrement et relations avec les autorits locales...............................6
3.5 Scurit...................................................................................................... 6
3.6 Achats........................................................................................................ 6
3.7 Visibilit...................................................................................................... 6
3.8 Langues...................................................................................................... 7
4. - Ressources humaines
7
Principes gnraux............................................................................................. 7
5. - Communication et changement daction 7
5.1 Communication avec le bailleur....................................................................7
5.1.1 Principes gnraux................................................................................. 7
5.2 Communication externe................................................................................ 7
6. - Gestion financire 8
6.1 Budget et financement................................................................................. 8
6.2 Responsabilits financires...........................................................................8
6.3 Transferts des fonds...................................................................................... 8
6.4 Cots indirects.............................................................................................. 9
6.5 Remboursement............................................................................................ 9
7. - Suivi (rapports) financier et oprationnel 10
7.1 Principes gnraux..................................................................................... 10
7.2 Suivi interne................................................................................................ 10
7.2.1 Suivi oprationnel interne....................................................................10
7.2.2 Suivi budgtaire................................................................................... 10
7.3 Suivi externe.............................................................................................. 10
7.3.1 Principes gnraux............................................................................... 10
7.3.2 Obligations de lorganisation chef de file du consortium (MdM)...........10
7.3.3 Obligations de lorganisation excutante (SOS PE) ..............................11
8. Ressources matrielles et humaines mises disposition de SOS PE
pour le projet
11
8.1 Vhicules..................................................................................................... 10
8.2 Matriel de bureau...................................................................................... 10
8.3 Ressources humaines................................................................................. 10
9. - Audit 12
10. - Responsabilit
12
11. - Dure du consortium 12
12. - Rvision
12
13. - Interdpendance contractuelle
12
14. - Fin du partenariat
12
15. - Conflits et arbitrage
13
16. - Documents annexes
13

Introduction
MdM est lorganisation signataire de la convention de financement avec le
bailleur de fonds et sera dnomme ci-aprs lorganisation demandeuse .
Lorganisation chef de file du consortium cherche sacquitter de ses obligations
dans le cadre de la convention de financement, grce lexcution de ses
propres activits et la coordination avec SOS PE, qui excute une partie de la
convention et sera dnomm ci-aprs lorganisation partenaire .
Lorganisation demandeuse recevra la totalit de la subvention et transfrera sa
partie lorganisation partenaire, afin que cette dernire puisse mener bien son
travail, conformment aux objectifs tablis dans la convention de financement.
Les deux organisations sont tenues de connatre et de se conformer tous les
contrats et documents en vigueur ainsi qu toutes les procdures, guides,
normes et rglements du bailleur de fonds. MdM est charge de communiquer
SOS PE les documents principaux rgissant la relation contractuelle avec lUnion
Europenne, ainsi que toute requte ou information importante manant du
bailleur de fonds.

1. - Objectif du consortium
Lobjet de cet accord est de formaliser les droits et obligations des parties dans le
cadre de ce consortium associ lexcution de laction Cration des canaux
pour l'accs des groupes vulnrables et la participation communautaire aux
Services de Sant de Base des quartiers priphriques de Nouakchott , et
doffrir une vision gnrale des objectifs communs et des visions stratgiques des
parties.
2. - Objectifs et rsultats de laction
Les objectifs et rsultats de laction sont dcrits dans lannexe I du contrat ayant
pour rfrence Cadre logique .
Objectif gnral: Renforcement des services de sant primaire des quartiers
priphriques de Nouakchott : Sebkha, Arafat, El Mina et Teyaret.
Objectif(s) spcifique(s):
OS1: Insertion des groupes de population les plus vulnrables, dans le systme
de sant des quartiers
OS2: Appropriation du systme de sant, de la part de la socit civile des
quartiers.
Rsultats attendus :
R1: Mcanismes et services instaurs dans les centres de sant des quartiers,
qui garantissent un accs quitable pour la population la plus vulnrable dun
point de vue sanitaire et socioconomique
R2: Systmes de qualit et de gestion participative mis en place dans les centres
de sant, qui garantissent la participation communautaire et lamlioration de la
prise en charge
R3: Comptences techniques sanitaires et organisationnelles des rseaux dONG
locales dans les Quartiers renforces.
3. - Responsabilits oprationnelles des organisations
En cas dtablissement dune responsabilit solidaire lgard des tiers lors de la
mise en uvre du prsent accord, dans le cadre du rgime interne de
rpercussion de la responsabilit entre les organisations, chaque organisation
sera responsable vis--vis de lautre des actions ou omissions engageant une
responsabilit civile, sociale, physique, administrative ou pnale lgard des
tiers lors de la mise en uvre, lexcution et la justification du prsent projet, en
fonction de la rpartition des responsabilits dtaille ci-dessous.
3.1 Responsabilits de lorganisation demandeuse (MdM):
4


Lorganisation demandeuse est responsable de latteinte des objectifs
spcifiques;

Lorganisation demandeuse est responsable de latteinte des rsultats;

Lorganisation demandeuse rpondra rapidement lorganisation


partenaire sur toutes les questions relatives ses fonctions en tant que chef de
file du consortium.

Lorganisation demandeuse ne commettra aucune action ou omission qui


conduirait les parties ne pas respecter les termes de la convention de
financement.

3.2

Responsabilits de lorganisation partenaire (SOS PE):

Lorganisation partenaire est responsable de lexcution des activits qui


lui seront commandes par lorganisation demandeuse pendant la vie de l
action;

Lors de la ralisation des activits lies laction, lorganisation partenaire


devra faire tout son possible pour aider lorganisation demandeuse sacquitter
de ses obligations dcoulant de la convention de financement.

Lorganisation partenaire nagira ni par action ni par omission de faon qui


conduirait les parties ne pas respecter les termes de la convention de
financement.
3.3 Coordination entre les deux organisations
3.3.1 Le comit de pilotage du consortium
Un comit de pilotage du consortium contrlera la mise en uvre de la
convention de financement et du prsent accord de consortium et garantira la
responsabilit conjointe dans la mise en uvre de laction.
Le comit de pilotage du consortium devra tre compos de reprsentants de
MdM et de SOS PE et inclura:
MdM:
Le coordinateur pays en Mauritanie;
Le coordinateur de projets Nouakchott;
Le responsable du volet communautaire Nouakchott.
SOS PE:
Le prsident;
Le point focal du projet.
Le comit de pilotage du consortium sera responsable de:
Orientation stratgique et oprationnelle
Apporter une orientation stratgique et politique lquipe du projet;
Exercer les fonctions gnrales de direction dans la mise en uvre du
projet;
Approuver tout changement majeur dans les composantes du projet (par
exemple : rsultats attendus, zones dintervention, etc.);
5

Augmenter la visibilit de la prsente association au sein des instances


oprationnelles de MdM et de SOS PE.
Relations avec les bailleurs de fonds

Rviser et valider les rapports oprationnels et financiers internes et ceux


destins au bailleur.
Les dcisions seront prises par consensus entre les membres du comit de
pilotage, et en labsence dun tel consensus, par vote.
Le comit de pilotage devra organiser des runions chaque moment cl de la
reddition de comptes au bailleur (remise du rapport de suivi aprs une anne
dexcution) et aprs la fin de lexcution quand toutes les informations
pertinentes pour le rapport final seront runies.
3.3.2 Au niveau oprationnel
Les runions entre le point focal du projet de SOS PE et le responsable du volet
communautaire de MdM se drouleront de manire mensuelle. Le rsultat de ces
runions sera transmis au comit de pilotage par le responsable de programme
de SOS PE.
En fonction du calendrier prtabli, les rapports suivants seront remis:
- Rapports techniques bimensuels, selon le modle fourni par MdM
- Rapports conomiques mensuels, selon le modle de liste des dpenses
fourni par MdM.
Le responsable du volet communautaire de MdM notifiera en temps utile par
email au comit de pilotage tout type de questions qui surgiraient en dehors des
activits quotidiennes (par ex. des questions relatives lassociation, des
contacts avec les partenaires locaux, etc.) et exigeraient lintervention immdiate
des parties.

3.4

Enregistrement et relations avec les Autorits locales

Lorganisation demandeuse sera charge de la communication gnrale avec les


Autorits comptentes internationales, nationales, rgionales et locales, en
accord avec les instructions du comit de pilotage du consortium.
3.5 Scurit
La responsabilit lgale ultime de tout problme ou incident de scurit en lien
avec les activits prvues dans le prsent accord de consortium incombera
chacune des parties.
3.6 Achats
Tous les achats et fournitures de services seront ouverts et transparents.
Chaque organisation utilisera ses propres procdures dachat, sous rserve
quelle se conforme la rglementation du bailleur, et se chargera de faire
6

respecter par ses partenaires la rglementation du bailleur concernant les


procdures dachat.
3.7 Visibilit
Toutes les activits dveloppes par SOS PE seront identifies par deux logos (en
espagnol et en franais/arabe, reprsentant respectivement MdM et SOS PE).
Les deux parties garantiront que les directives de visibilit du bailleur soient
compltement respectes. Tous les documents, supports de communication et
outils de visibilit du projet mentionneront que celui-ci a t cofinanc par le
bailleur, conformment larticle 7 du contrat et aux dispositions de lUnion
europenne relatives la visibilit (annexe Manuel de visibilit).
3.8 Langues
Les parties conviennent dutiliser le franais comme langue commune du projet
employe dans les documents crits (rapports, etc.) et pour les runions ou les
conversations orales, y compris dans le comit de pilotage.
4. - Ressources humaines
4.1 Principes gnraux
Lobjectif des parties est de promouvoir une diversit quilibre au sein du
personnel, dassurer lgalit de traitement pour tous ses membres et de
prvenir la discrimination.
MdM et SOS PE suivront leurs propres politiques de RH pour le projet, en veillant
ce qu tout moment soient respectes les exigences du bailleur dans les
domaines suivants:
Slection
Briefings et debriefings
Suivi du personnel
Cadre de travail et politique salariale
Outils
SOS PE mettra disposition du projet un Point Focal :
a) dont les comptences et la performance rpondront aux critres exigs par
MDM
b) qui sera la disponibilit des besoins du projet pendant le 100% de sa
journe de travail.

5. - Communication et changement daction


5.1 Communication avec le bailleur
5.1.1 Principes gnraux
Lorganisation demandeuse est la partie signataire de la convention de
financement et doit assumer la totalit de la correspondance officielle avec le
bailleur relative laction. Lorganisation demandeuse doit faire des efforts
raisonnables pour inclure lorganisation partenaire dans la correspondance
lectronique et orale et les entretiens directs avec le bailleur au sujet des
questions oprationnelles primordiales de laction.
Toute prolongation, suspension ou modification substantielle de laction et/ou de
la convention de financement doit se faire sur la base dun accord commun des
parties et dune validation crite pralable du bailleur.
5.2 Communication externe
Toute dclaration publique concernant les parties ou les activits doit tre
soumise au comit de pilotage et, si ncessaire, aux responsables comptents de
chaque partie pour approbation avant sa divulgation.
Toute dclaration publique relative au projet doit mentionner limplication de
toutes les parties et respecter les exigences du bailleur.
6. - Gestion financire
6.1 Budget et financement
Le budget total du projet est de 729.708 .
Le bailleur principal du projet est lUnion Europenne, avec un montant de
485.000 .
En tant que partie signataire de la convention de financement, lorganisation
demandeuse recevra la totalit de la subvention et transfrera au terrain la
quantit pralablement dcide pour la mise en uvre du projet.
Comme spcifi dans la convention de financement, les dpenses sont ligibles
pendant 24 mois compter du 1 mars 2014. Les dpenses ralises avant le
dbut du projet ou aprs sa fin ne seront pas ligibles.
6.2 Responsabilits financires
Les bailleurs considrent lorganisation demandeuse comme contractuellement
responsable de la mise en uvre du programme conformment la convention
de financement, ainsi que du respect absolu des directives et procdures du
bailleur.
8

Lorganisation demandeuse pourra rpercuter sur lorganisation partenaire les


sommes quelle aurait t condamne verser quelque titre que ce soit,
comme consquence de manquements substantiels et formels, tant dans
lexcution que dans la justification du projet, en relation directe ou indirecte
avec le domaine de responsabilits prvu au paragraphe 3.2.
6.3 Transferts des fonds
Lorganisation demandeuse devra solliciter les versements de la subvention
conformment ce qui est tabli dans la convention de financement.
Lorganisation demandeuse devra transfrer les fonds de la subvention
lorganisation partenaire sur le compte bancaire spcifi par celle-ci.
La totalit des fonds reus du bailleur seront utiliss pour mettre en uvre le
prsent projet et ne devront pas tre dtourns pour mettre en uvre quelque
autre activit ou projet que ce soit.
Les frais bancaires entrans par le transfert de la subvention seront la charge
de lorganisation partenaire.
Si lune des parties est confronte de graves difficults conomiques ou
internes susceptibles de remettre en cause la capacit de lorganisation
demandeuse respecter les obligations contractuelles du bailleur, elle devra en
avertir lautre partie dans les plus brefs dlais.
Les copies certifies conformes des factures seront enregistres sur le terrain (et
au sige), selon le modle de liste de factures fourni par MdM et devront tre
envoyes mensuellement au sige de MdM Madrid.
Lorganisation partenaire utilisera les fonds transfrs en se conformant
rigoureusement aux normes de financement du bailleur.
En tant que responsable financire vis--vis du bailleur, lorganisation
demandeuse sera responsable du contrle et de la supervision du processus de
justifications conomique et technique.
Tous les deux mois, MdM proposera SOS PE une srie dactivits excuter
pendant la priode suivante avec une estimation budgtaire. Une fois obtenu l
accord de SOS PE sur les activits et leur budget, le montant convenu sera vers
sur le compte de SOS PE.
la fin de chaque priode de deux mois, MdM valuera les dpenses ralises
lors de la priode par SOS PE. Si le total de dpenses dment justifies laisse un
solde dargent non utilis, MdM dcidera de la destination de ce reliquat :
a) Soit quil sera retourn MdM
b) Soit quil sera utilis pour prfinancer des activits de la priode suivante.
6.4 Cots indirects
9

La totalit des cots indirects resteront pour lorganisation demandeuse.


6.5 Remboursement
Le bailleur peut demander le remboursement total ou partiel de la subvention
pour un ou plusieurs des motifs suivants:
o Incapacit datteindre ou de raliser tout ou partie des objectifs, des
activits ou du projet, ou non-adoption de la conduite stipule dans
lattribution de la subvention;
o Non-respect de tout ou partie des obligations comptables et financires ou
des obligations de prsentation des rapports conomiques stipules dans
les rglementations en vigueur du bailleur;
o Non-respect des mesures de diffusion et de divulgation stipules dans
lattribution de la subvention;
o Non-respect des obligations imposes par ladministration ainsi que des
engagements pris par les bnficiaires lors de lattribution de la
subvention.
Lorganisation partenaire et lorganisation demandeuse conviennent que chaque
organisation sera responsable vis--vis du bailleur des sommes que le consortium
aurait t condamn rembourser en fonction des faits, des arguments et des
observations du bailleur concernant les actions ou omissions dans leurs domaines
de responsabilit.
Dans le cas o lune des organisations aurait t condamne une responsabilit
solidaire pour les actions ou omissions relevant de la responsabilit de lautre,
lorganisation condamne crancire pourra rpercuter les sommes sur
lorganisation responsable de laction prvue pour lobtention de lobjectif et du
rsultat concern.
7. - Suivis (rapports) financier et oprationnel
7.1 Principes gnraux
Toutes les obligations de suivi seront assures en troite coordination et
collaboration entre les parties.
7.2 Suivi interne
7.2.1 Suivi oprationnel interne
Le point focal du projet de SOS PE remettra au Comit de Pilotage les rapports
techniques oprationnels des activits ralises par lorganisation partenaire sur
les modles de lorganisation demandeuse.
Le coordinateur des projets de Nouakchott de MdM remettra lorganisation
partenaire un rapport annuel bas sur les modles du bailleur de fonds.
La langue pour les rapports internes est le franais.

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7.2.2 Suivi budgtaire


Pour mener bien le suivi budgtaire, lorganisation partenaire utilisera le
modle fourni par lorganisation demandeuse.
Etant donn que les audits (annuels) seront raliss au sige de MdM Madrid,
MdM et SOS PE devront envoyer des copies certifies conformes des factures
au sige de MdM Madrid, tandis que les factures originales resteront
Nouakchott.
7.3 Suivi externe
7.3.1 Principes gnraux
Il sera remis au bailleur un rapport financier, un rapport oprationnel
intermdiaire et un rapport final, conformment au calendrier prtabli.
7.3.2 Obligations de lorganisation chef de file du consortium (MdM)
Etant donn que lorganisation demandeuse est contractuellement responsable
vis--vis du bailleur du remboursement de la subvention, il lui incombera
galement de remettre au bailleur le rapport financier ainsi que le rapport
oprationnel.
Les rapports financier et oprationnel seront remis au bailleur avec les demandes
de paiement, conformment la rglementation du bailleur.
Par consquent, avant de remettre les rapports au bailleur, lorganisation
demandeuse sassurera que les rapports labors par lorganisation partenaire
sont conformes aux formats, normes et rglements du bailleur.
Si une modification dans les rapports, tant financier quoprationnel, labors par
lorganisation partenaire savrait ncessaire, lorganisation demandeuse
ralisera les changements en troite coopration avec lorganisation partenaire.
Tous les rapports adresss au bailleur devront tre rdigs en franais.
7.3.3 Obligations de lorganisation excutante
Le rapport relatif aux activits de lorganisation partenaire sera communiqu
lorganisation demandeuse un mois avant la date de remise officielle au bailleur.
Le rapport financier du consortium doit tre accompagn dune liste des
dpenses conformment aux rglements du bailleur, comme tabli dans les
normes de financement de linstitution.
Les originaux des factures seront conservs par lorganisation demandeuse.
8. Ressources matriels et humaines mises disposition de SOS PE pour
le projet

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MdM pourra complter, sa demande, les ressources matrielles disposition de


SOS PE pour la bonne excution des activits planifies, lors que leurs carences
nuisent leur mise en ouvre.
8.1 Vhicules
Le 1 avril 2014, MdM fera donation SOS PE dune Mitsubishi L200 fabrique en
2002 et achete en 2003 avec le numro de chssis D.007088.
8.2 Matriel de bureau
Dans lestimation budgtaire des fonds transfrer SOS PE pour les premiers 2
mois dactivits, il sera inclus lachat dun ordinateur et dune imprimante
neufs.
8.3 Ressources humaines
SOS PE aura le droit de recevoir lavance tous les deux mois un montant
quivalent 1.800 euros (450/personne/mois) afin de financer le salaire des 2
techniciens communautaires.
9. - Audit
Durant les processus daudit et dvaluation conduits pour le compte du bailleur,
lorganisation demandeuse apportera son appui en fournissant toute linformation
et les documents requis par les auditeurs/valuateurs.
De son ct, lorganisation partenaire conservera tout autre document comptable
jusqu la fin de toutes les obligations contractuelles entre lorganisation
demandeuse et le bailleur dans le cadre du projet. En cas de besoin, ces
documents seront remis titre temporaire lorganisation demandeuse.
10. - Responsabilit
Lorganisation demandeuse ne sera tenue responsable daucune perte, obligation
ou dpense incombant lautre partie dans le cadre de cet accord.
Lorganisation partenaire devra indemniser lorganisation demandeuse pour toute
perte, obligation ou dpense subie par lorganisation demandeuse suite la mise
en uvre du projet par lorganisation partenaire, lexception de celles
provenant de:
Un acte ou une omission de lorganisation demandeuse dans ses fonctions
de membre ordinaire du consortium par rapport aux obligations prvues
dans le paragraphe 3.1.

Lincapacit de lorganisation demandeuse remplir ses obligations


associes la convention de financement (sauf si cette incapacit est
cause par un autre membre du consortium).

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11. - Dure du consortium


Le prsent accord de consortium entrera en vigueur ds la date de sa signature
jusqu la date de la cessation dfinitive des relations avec le bailleur, lextinction
de toute obligation contractuelle dans le cadre du projet et, le cas chant, la
clture dfinitive des comptes ou activits. En cas de prolongation sans cot,
laccord de consortium sera modifi en consquence.
12. - Rvision
Les parties sengagent sinformer mutuellement lavance de tout changement
dans le projet susceptible davoir des implications sur le prsent accord de
consortium et trouver ensuite une solution adapte chacune des parties.
Le prsent accord de consortium peut tre rvis et modifi si ncessaire. Toute
demande de rvision doit tre ralise par crit par la partie qui la demande
lautre. Toute modification doit tre approuve par crit par les deux parties.
13. - Interdpendance contractuelle
Les deux parties ont la responsabilit de connatre et de respecter tous les
contrats et documents sur lesquels se base la convention de financement, en
particulier:
- Les normes, rglements, directives et procdures du bailleur;
- La convention de financement signe entre le bailleur et lorganisation
demandeuse;
- La proposition de projet complte (incluant le budget et les descriptions) telle
quelle a t approuve par le bailleur, ainsi que toute modification de la
proposition pouvant affecter laction.
14. - Fin du partenariat
En cas de non-respect des clauses du prsent accord de consortium par lun de
ses membres, laccord de consortium peut tre rsili un mois aprs que lautre
partie ait t informe par lettre recommande.
La rsiliation de laccord peut galement tre demande conjointement par les
deux parties en raison de lchec du partenariat.
En cas dinterruption du partenariat en raison dun dsistement ou cause de
son chec, lorganisation demandeuse ne sera tenue de verser lorganisation
partenaire aucune contribution financire non paye en lien avec le prsent
accord de consortium.
En cas dinterruption de lassociation aprs le paiement de tout ou partie de la
contribution financire de lorganisation demandeuse lorganisation partenaire,
cette dernire est tenue de rembourser la premire le solde restant des fonds
non dpenss.
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En cas dabsence daccord entre les parties sur la fin de laccord de partenariat,
les modalits darbitrage seront appliques selon ce qui est tabli ci-dessous
dans la clause 15 Conflits et arbitrage .
15. - Conflits et arbitrage
Tout litige surgissant entre les parties au sujet de lapplication du prsent accord
de consortium sera soumis la ngociation dun accord avec laide dune
organisation tiers propose par MdM.
En cas dabsence daccord bilatral, les parties se rservent le droit de remettre
leur affaire entre les mains de la juridiction comptente.

16. - Documents annexes


Sont annexs au prsent accord de consortium les documents suivants:
La proposition de projet, qui prsente une description du contexte, les
objectifs, les rsultats attendus, le calendrier de mise en uvre et le
budget gnral du projet;
Le budget dtaill;
La convention de financement signe entre le bailleur et lorganisation
demandeuse.
Deux copies du prsent accord de consortium sont ralises (une pour
lorganisation demandeuse et lautre pour lorganisation partenaire).
Chaque partie sassurera que toutes les personnes susceptibles davoir besoin
dinformation sur ce partenariat aient des copies de laccord de consortium.
Le coordinateur Pays de Mdicos del Mundo
Pairs ducateurs
Mr Ral Torres Insua

Le prsidente de SOS
Mr Djibril Idrissa Sy

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