Vous êtes sur la page 1sur 51

Microsoft Access XP

SOMMAIRE
I. NOTIONS DE BASE SUR LES BASES DE DONNEES.....................................................................3
I.1. Introduction.......................................................................................................................................3
I.2. Concepts de base :.............................................................................................................................3
I.2.1. Une table :............................................................................................................................3
I.2.2. Les Champs :........................................................................................................................3
I.2.3. Le champ cl........................................................................................................................3
I.2.4. Enregistrement.....................................................................................................................4
I.2.5. Les relations entre tables.....................................................................................................4
I.2.6. Type de relation....................................................................................................................6
I.3. Modle de conception de la base de donnes...................................................................................7
II. DEFINITION DE ACCESS...................................................................................................................8
II.1. Base de donnes sous Access :........................................................................................................8
II.2. Etapes de conception dune base de donnes..................................................................................9
II.3. Cration dune base de donnes....................................................................................................10
II.3.1. Lancement de Access :......................................................................................................10
II.3.2. Crer une nouvelle base de donnes................................................................................10
II.3.3. Ouvrir une base de donnes.............................................................................................10
II.3.4. Lassistant de projet de base de donne............................................................................11
III. CRETAION DES TABLES...............................................................................................................12
III.1. Dfinition.....................................................................................................................................12
III.2. Cration d'une table......................................................................................................................12
III.3. LES TYPES DE DONNEES........................................................................................................13
III.4. La description du champ..............................................................................................................14
III.5. Les proprits...............................................................................................................................14
III.5.1. Dfinition de la taille dun champ...................................................................................14
III.5.2. Dfinition des formats daffichage..................................................................................15
III.5.3. Dfinition dun masque de saisie....................................................................................19
III.6. Crer une table a laide de lassistant table..................................................................................21
III.7. Crer des relations inter tables.....................................................................................................21
IV. Utilisation des feuilles de donnes......................................................................................................24
IV.1. Oprations sur une feuille de donnes..........................................................................................24
IV.1.1. Ouverture de table:..........................................................................................................24
IV.1.2. Modification de la largeur de colonne et la hauteur de ligne..........................................24
IV.1.3. Ajout, modification et suppression d'enregistrement.......................................................25
IV.2. Tri d'enregistrement......................................................................................................................25
IV.3. Utilisation de Sous-Feuille de donnes........................................................................................26
IV.4. Filtrage des enregistrements.........................................................................................................27
IV.4.1. Utilisation du filtre par slection.....................................................................................27
IV.4.2. Utilisation du filtre par formulaire..................................................................................27
IV.4.3. Filtre plusieurs critres.................................................................................................28
1

Microsoft Access XP

IV.4.4. Enlever des filtres.............................................................................................................28


V. LES FORMULAIRE.............................................................................................................................29
V.1. Introduction....................................................................................................................................29
V.2. Cration d'un formulaire avec lassistant.......................................................................................29
V.3. Affichage du formulaire en mode cration....................................................................................30
V.4. Contrles et sections......................................................................................................................31
V.4.1. Insrer une zone de texte...................................................................................................31
V.4.2. Slectionner les contrles..................................................................................................32
V.4.3. Dplacer des contrles......................................................................................................32
V.5. Contrles spcifiques.....................................................................................................................32
V.5.1. Insrer un champ sous la forme de case ou bouton..........................................................32
V.5.2. Crer une liste pour la saisie d'un champ.........................................................................32
V.5.3. Grer les champs OLE......................................................................................................34
VI. LES REQUETES.................................................................................................................................35
VI.1. Introduction..................................................................................................................................35
VI.2. Cration une requte simple.........................................................................................................36
VI.2.1. Le mode cration.............................................................................................................36
VI.3. Gestion de la grille dinterrogation..............................................................................................37
VI.3.1. Excution d'une requte...................................................................................................37
VI.3.2. Dfinir les critres de slection.......................................................................................37
VI.4. Cration d'une requte paramtre...............................................................................................39
VI.5. Cration d'une requte multi-tables.............................................................................................40
VI.6. Synthse des enregistrements......................................................................................................41
VI.6.1. Les oprations..................................................................................................................41
VI.6.2. Le regroupement..............................................................................................................42
VI.6.3. Cration d'un champ calcul...........................................................................................43
VII. LES ETATS........................................................................................................................................44
VII.1. Introduction................................................................................................................................44
VII.2. Les sections.................................................................................................................................44
VII.3. Les tris et regroupements............................................................................................................44
VII.4. Cration d'un tat avec l'aide de l'assistant.................................................................................45
VII.5. Impression d'un Etat...................................................................................................................45
VII.6. Cration d'un tat de plusieurs tables.........................................................................................46
VII.7. Cration d'un tat pour limpression dtiquettes.......................................................................47

Microsoft Access XP

I. NOTIONS DE BASE SUR LES BASES DE DONNEES


I.1. Introduction
Une base de donnes est un ensemble structur de donnes lies entre elles et associes un sujet
particulier, tel que le suivi des commandes, la gestion dun annuaire du tlphone ou la gestion de votre
carnet dadresse, si votre base de donnes nest pas stocke sur un ordinateur, vous tes oblig de grer
des informations en provenance de sources diverses que vous devez coordonner et organiser
manuellement.
Supposons que vous conserviez les noms et adresses sur des fiches. Toutes les informations
relatives une personne sont conserves au mme endroit (Dans une liste par exemple). En revanche , sur
un ordinateur vous ralisez bien plus de choses que seulement vous referez la liste. Par exemple ; vous
pouvez gnrer des numros de tlphone, imprimer des tiquettes dadresses pour les cartes de vux,
gnrer des listes mensuelles des anniversaires etc.
Il existe diffrents moyens de stocker les listes sur un ordinateur. Vous stockez aussi une liste dans
une table Microsoft Word, une feuille de calcul Microsoft Excel ou dans tes tables de Microsoft Access.

I.2. Concepts de base :


I.2.1. Une table :
Un objet de base de donnes est reprsent sous forme dun tableau nomm table et contenant toutes les
information de cet objet .Une table est un regroupement logique de donnes relatives un mme
domaine, les tables sont constitue de colonnes appeles champs et de lignes appeles enregistrement .
Exemple : Liste des tudiants.

Nom

Prnom

BOUZID
SELMI
TALBI
ZENDANI

Samir
Farid
Walid
Rachid

Champs

Date de
Naissance
12/05/1981
26/06/1980
18/09/1981
21/05/1980

Tlphone

Adresse

021.23.25.14
021.25.36.87
021.26.24.58
071.28.37.29

Cit Jolie Vue N25 Kouba, Alger


N 03 El Mouhamadia , Alger
75, Rue Tripolie Hussein Dey, Alger
Rue des jasmins N06 , Ain Naadja Alger

Enregistrements

I.2.2. Les Champs :


Un champ reprsente un lment individuel de donnes entres pour chaque enregistrement. Chaque
champ est dfini par un nom, un type et une taille et dfinis aussi par dautres proprits.

I.2.3. Le champ cl
Cest un champ de la table o ses valeurs sont uniques, un champ cl est utilis pour identifier les
enregistrements.
Prenons lexemple de la table tudiant, quel champ peut on utiliser pour le reprsenter comme champ
Cl ? Le nom, le prnom ou autres ?
3

Microsoft Access XP

Si on prend le Nom comme champ cl, est ce quon ne risque pas de trouver au moins deux tudiants qui
portent le mme Nom dans notre tablissement ? Oui cest probable que des frres ou des cousins soient
des tudiants dans le mme tablissement. Dans ce cas le choix sur le champ Nom comme champ cl est
carter, alors lequel choisir ?
Pourquoi pas ajouter un nouveau champ qui sera le champ Matricule de ltudiant et on sait dj que le
matricule est une donne unique pour chaque tudiant inscris dans un mme tablissement.

I.2.4. Enregistrement
Un Enregistrement est une information sur un seul sujet. Cest une ligne de donnes dans la table.

I.2.5. Les relations entre tables


Les applications de base de donnes peuvent tre de deux types fondamentaux, celles qui crent des bd
deux dimensions, et celles qui crent des bases de donnes relationnelles.
I.2.5.1. Les bases de donnes deux dimensions :
Ces bases de donnes existent depuis de nombreuses annes. Parmi les programmes actuels qui les
utilisent, on peut citer Microsoft Works, Microsoft Excel ( o dans Excel , un bases de donnes est appel
Liste ). Dans une base de donne de deux dimensions, toutes les informations sont contenues dans une
seule table. Cela signifie que toutes les informations communes plusieurs enregistrements doivent tre
rpts dans chacun dentre eux
Par exemple la table suivante reprsente les tudiants inscrits dans des spcialits
Nom

Prnom

Date de
naissance

BOUZID

Samir

12/05/1981 021.23.25.14

SELMI

Farid

TALBI

Walid

ZENDANI Rachid

Tlphone

Adresse

Spcialit

Cit Jolie Vue N25


Kouba, Alger
N 03 El mouhamadia ,
26/06/1980 021.25.36.87
Alger
75, Rue Tripolie Hussein
18/09/1981 021.26.24.58
Dey, Alger
21/05/1980 071.28.37.29

Salle

TS en informatique
15B3
de Gestion
TS en informatique
15B3
de Gestion
Marketing

17A1

Rue des jasmins N06 ,


Marketing
Ain Naadja Alger

17A1

Les informations concernant chaque spcialit


sont rptes (spcialit et salle)
la suite de lvolution, au cours des dernires annes, il sest avr que les bases de donnes deux
dimensions ntaient pas adaptes au stockage de quantit importante de donnes. Cest partir de ce
constat que sest dveloppe lide des bases de donnes relationnelles. Les bases de donnes cres par
Access sont de type relationnelles

Microsoft Access XP

I.2.5.2. Les bases de donnes relationnelles


Une base de donnes relationnelle contient plusieurs tables, et des relations sont dfinies entre tables.
Une relation vous permet dentrer dans une table et de relier celle-ci un enregistrement dune autre table
laide dun identificateur.
Exemple suivant reprsente les mmes informations que lexemple prcdent, mais elles sont rparties
dans deux tables associes, tudiant et spcialit, les champs rfrence spcialit de la table tudiant est
li ou en relation avec le champ rfrence spcialit de la table spcialit. Remarquer que les informations
qui concernent les cours et qui sont mentionnes plusieurs reprises dans lexemple prcdent
napparaissent quune seule fois dans la seconde table .
Rfrence spcialit
INFO

Dsignation Spcialit
TS en informatique de Gestion

Salle
15B3

INFO

TS en informatique de Gestion

15B3

MARK

Marketing

17A1

MARK

Marketing

17A1

Matricule Nom

Prnom

Date de
naissance

0001

BOUZID

Samir

12/05/1981 021.23.25.14

0002

SELMI

Farid

0003

TALBI

Walid

0004

ZENDANI Rachid

Tlphone

Adresse

Cit Jolie Vue N25 Kouba,


Alger
N 03 El Mouhamadia ,
26/06/1980 021.25.36.87
Alger
75, Rue Tripolie Hussein
18/09/1981 021.26.24.58
Dey, Alger
Rue des jasmins N06, Ain
21/05/1980 071.28.37.29
Naadja, Alger

Rfrence
spcialit
INFO
INFO
MARK
MARK

La structure de vos donnes suivent un modle relationnel prsente un certain nombre davantage :
1. Vous gagner beaucoup de temps en vitant davoir entrer les mmes donnes dans un grand
nombre denregistrements diffrents.
2. La taille de votre base de donnes est rduite, souvent une fraction du volume que ncessiterait
une BD 2 dimensions. Votre base de donne occupe moins despaces sur votre systme, et vous
pouvez plus facilement la partager avec dautres utilisateurs.
3. Les erreurs de saisie de donnes sont rduites de faon significative. , imaginer que vous deviez
entrer les mmes donnes dans un grand nombre denregistrement. Combien de fois tes-vous
capable de taper les dsignations des diffrentes spcialits sans faire derreurs ?.
4. La mise jour des donnes se fait en une seule tape, si vous avez inclus dans la table tudiant les
spcialits, vous devez mettre jour manuellement la dsignation de la spcialit dans chaque
enregistrement o elle se trouve.

Microsoft Access XP

I.2.6. Type de relation


I.2.6.1. Relation un--un 1 :1
Dans une relation un--un, chaque enregistrement de la table A ne peut correspondre qu' un
enregistrement de la table B, et inversement chaque enregistrement de la table B ne peut correspondre
qu' un enregistrement de la table A.
Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient associes de la sorte font
normalement partie d'une mme table. Vous pouvez utiliser une relation un--un pour diviser une table en
plusieurs champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de scurit, ou pour stocker des
informations ne s'appliquant qu' un sous-ensemble de la table principale.
I.2.6.2. Relation un--plusieurs 1:N
La relation un--plusieurs est la plus courante. Dans ce type de relation, un enregistrement de la table A
peut tre mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, alors qu' chaque
enregistrement de la table B ne correspond qu'un enregistrement de la table A. Dans ce type de cas, la cl
primaire de la table A va migrer dans la table B , on lappellera alors cl trangre.
Exemple : Entre la table Etudiant et la table spcialit il existe la une relation de type 1:N , o :
Un tudiant est inscrit dans une et une seule spcialit et dans une spcialit plusieurs tudiants sont
B
inscrits.

Etudiant

Spcialit

1:N

Rfrence spcialit
Dsignation spcialit
Salle

Matricule
Nom
Prnom
Date de naissance
Tlphone
Adresse
Rfrence Spcialit

I.2.6.3. Relation plusieurs--plusieurs M:N


Dans une relation plusieurs--plusieurs, un enregistrement de la table A peut tre mis en correspondance
avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un enregistrement de la table B peut tre mis
en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table A. Ce type de relation n'est possible qu'aprs
dfinition d'une troisime table (appele table de jonction), dont la cl primaire est compose de deux
champs les cls primaires des tables A et B.
Une relation plusieurs--plusieurs n'est en fait rien d'autre que deux relations un--plusieurs avec une
troisime table.
Exemple : Sachant que dans une spcialit on enseigne plusieurs modules et un module peut tre
enseign dans plusieurs spcialits, on dduit alors une relation de plusieurs--plusieurs entre ces deux
tables, ce qui permettra par la suite la cration d'une nouvelle table Spcialite_Module, en dfinissant sa
relation un--plusieurs avec la table spcialit et de mme avec la table Module

Microsoft Access XP

Spcialit

Module

Rfrence spcialit
Dsignation spcialit
Salle

Rfrence Module
Dsignation

Spcialit_Module

1:N

1:N

Rfrence spcialit
Rfrence Module

I.3. Modle de conception de la base de donnes

A la fin de cration des tables et de dfinition des relations entre tables il faudra raliser un modle de
conception pour la base de donnes, dans le but de connatre les tables, les champs, les cls primaires et
les cls trangres. C'est une tape importante avant de passer la ralisation de la base de donnes sous
Access.
Exemple : Notre base de donnes Scolarit est compose de 5 tables principales (Etudiant, Enseignant,
Spcialit et Module) et d'une table gnre d'une relation plusieurs--plusieurs ( Spcialit_Module)
Les relations entre tables sont dfinies comme suite :
Type de Relation

Tables en Relation

Description

un--plusieurs
(1:N)

Etudiant
& Spcialit

Un tudiant est inscrit dans une seule Spcialit


Dans une spcialit plusieurs tudiants sont inscrits

un--plusieurs
(1:N)

Enseignant
& Module

Un Enseignant enseigne un seul Module


Un Module est enseign par plusieurs Enseignants

plusieurs-plusieurs (M:N)

Spcialit
& Module

Dans une Spcialit on enseigne plusieurs Modules


Un Module donne est enseign dans plusieurs
Spcialit

Soit le modle conceptuel de notre base de donnes Scolarit

Etudiant

Enseignant

Matricule
Nom
Prnom
Date de naissance
Tlphone
Adresse
Rfrence Spcialit

Code enseignant
Nom
Prnom
Adresse
Tlphone
Situation familiale
Rfrence Module

Spcialit_Module
Rfrence spcialit
Rfrence Module

1:N

1:N

Spcialit

Module

Rfrence spcialit
Dsignation spcialit
Salle

Rfrence Module
Dsignation

1:N

1:N

Microsoft Access XP

Microsoft Access XP

II. DEFINITION DE ACCESS


Microsoft Access est un systme de base de donnes relationnelle qui fait partie de Microsoft Office, il
permet d'enregistrer, de trier, de manipuler et de restituer les donnes d'une manire puissante.
La force d'Access est qu'il est facile utiliser pour les dbutants grce aux fonctions de base, pour
commencer dvelopper des bases de donnes simples ds le dbut. Il est aussi utilis pour dvelopper
des applications trs sophistiques.
Access vous permet aussi de modifier des champs et des tables aprs avoir entr des donnes.

II.1. Base de donnes sous Access :


Access stock tous les objets faisant partie dune mme base de donnes dans un seul fichier de base de
donnes, possdant lextension .mdb . Cest ce fichier que vous ouvrer et que vous utilisez lorsque vous
travailler dans le programme access. Les diffrents objets qui peuvent faire partie dune mme base de
donnes sont :
A. Table : Une table est une collection de donnes sur une rubrique prcise,. En utilisant une table
spare pour chaque rubrique vous stockez les donnes une seule fois, ce qui rend votre base de
donnes plus performante et rduit les erreurs relatives la rptition des donnes ; Les tables
organisent les donnes en colonnes ( appeles champs) et lignes (appeles enregistrements).
B. Requte : Cest une question que vous posez une base de donnes pour dterminer des
informations particulires. On utilise une requte pour afficher, modifier ou analyser les donnes de
diffrentes manires. On peut aussi les utiliser comme source dun formulaire ou dun tat.
C. Formulaire : On utilise les formulaires pour crer une fentre qui nous aide insrer les donnes
dans une table facilement.
D. Etat : Les tats permettent de reprsenter efficacement vos donnes sous une forme imprime.
Dans la mesure ou vous avez la possibilit de dfinir la taille et la mise en forme de chaque
lment de ltat, vous pouvez afficher les informations exactement comme vous le souhaitez
E. Page : Une page est un fichier au format HTML distincts de la base de donnes Access, placer
sur le Web pour faciliter le partage des donnes
F. Macros : Une macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opration
particulire, telle louverture dun formulaire ou limpression dun tat. Les macros permettent
dautomatiser les tches habituelles. Vous pouvez, par exemple, excuter une macro qui imprime
un tat lorsque lutilisateur clique sur un bouton de commande.
G. Module : Un Module est un programme que vous crivez laide de Microsoft Visual Basic.

Microsoft Access XP

II.2. Etapes de conception dune base de donnes


Une base de donnes reflte un systme donn dans un environnement spcifique. De ce fait,
lapplication qui fait le suivi et la gestion de ce systme dpend de la base qui lui est dfinie et qui
reprsente la partie non visible de cette dernire.
Afin que la conception seffectue de manire claire et efficace, vous devez pralablement prciser vos
besoins et les tches incombant la future base de donnes.
Avant de commencer utiliser Microsoft Access pour la cration des tables, formulaires et autres
objets qui composeront votre base de donnes, il est important de s'attarder sur sa structure. Une structure
de base de donnes bien conue est l'lment essentiel de la cration d'une base de donnes qui rpond de
manire efficace et prcise vos besoins.
Les tapes de conception dune base sont les suivantes :
1. Dterminer l'objectif de votre base de donnes (recenser la liste de donnes partir des besoins du
systme et des souhaits des utilisateurs future de la base de donne)
2. Dterminer les tables ncessaires la base de donnes (regrouper les donnes dans des groupes et
donner chacun un nom)
3. Dterminer les champs ncessaires aux tables (leur structure : type, taille et proprits)
4. Identifier les champs comportant des valeurs uniques dans chaque enregistrement (dfinir une cl
primaire pour chaque table)
5. Dterminer les relations entre les tables et faire migrer les cls.
6. Saisie des donnes
7. Crer d'autres objets de base de donnes (formulaire, requte et tat).

10

Microsoft Access XP

II.3. Cration dune base de donnes


II.3.1. Lancement de Access :
Pour lancer Microsft Access, cliquez sur Dmarrer, slectionnez Programme, ensuite cliquez sur
Microsoft Access.
La fentre dAccess saffiche
Barre de menu

Barre doutils

Volet Office :
Pour ouvrir une Base de
donnes existante
ou
crer une nouvelle base
de donnes

II.3.2. Crer une nouvelle base de donnes

A partir de la fentre de base de donnes, utilisez la commande " Nouvelle base de donnes " du

menu " Fichier ", ou cliquez sur licne


de la barre doutils.
Ou bien
Dans le volet Office cliquez sur Crer base de donnes vide
Slectionnez le dossier concern et prcisez le nom de la base de donnes puis validez.

II.3.3. Ouvrir une base de donnes


Slectionnez la commande " Ouvrir une base de donnes " du menu " Fichier " ou cliquez sur le
bouton " ouvrir " de la barre doutils.
Ou bien
Dans le volet Office cliquez sur Ouvrir un fichier ensuit sur fichiers.
La liste des bases de donnes situes dans le dossier utilis par dfaut apparat lcran : notez que
ces fichiers ont lextension MDB (Microsoft Data Base).
Slectionner une base de donnes et cliquer sur ouvrir

11

Microsoft Access XP

II.3.4. Lassistant de projet de base de donne


Access offre des models de base de donnes tre utiliser, vous pouvais choisir une base de donnes
et lexploiter pour votre projet, vous pouvais aussi apporter des modifications sur les tables , formulaires
et tats pour rpondre vos besoin.
Utilisez lassistant de projet de base de donnes et
suivez ses tapes.
1. Cliquer sur Fichier/ Nouvelle base de donnes
2. Slectionner longlet Base de donnes
3. Choisir une base de donnes
4. Cliquez sur OK
5. Enregistrer la nouvelle base de donnes en
spcifiant le nom et son emplacement et cliquer
sur crer
6. Cliquer sur suivant
7. Choisir les champs faire apparatre et tre
utiliser dans la base de donnes, certains champs
sont obligatoire.
8. Cliquer sur suivant
9. Choisir un style pour laffichage des formulaires.
10. Cliquer sur suivant
11. Choisir un style pour limpression des tats.
12. Cliquer sur suivant
13. Taper un titre pour la base de donnes
14. Une barre de progression saffiche pour montrer
le temps de droulement de cration de la base de
donnes.
15. Un menu gnral saffiche qui vous permet de
lancer les formulaires et tats de cette base de
donnes

12

Microsoft Access XP

III. CRETAION DES TABLES


III.1. Dfinition
Une table est un ensemble de donnes structures. Cette structure repose sur un lment fondamental:
le champ. Chaque champ de la table caractrise un renseignement (le champ Nom, par exemple,
correspond au nom du client, le champ CP au Code Postal de son lieu de rsidence...).
Lensemble des champs renseigns constitue un enregistrement ; tous les enregistrements de la table
comportent le mme type de renseignements.
Cet ensemble de donnes est reprsent sous la forme dune table constitue de colonnes (les champs)
et de lignes (les enregistrements).
Il sagit de dfinir de faon prcise la structure de la table : celle-ci permet de prciser les noms des
champs qui la composent ainsi que diverses proprits comme, par exemple le type de donnes autoris
pour ce champ (sagit-il de caractre, de nombre, de date ?...) et le nombre de caractres autoriss (taille
du champ).
Un des champs de la base de donnes doit permettre didentifier chaque enregistrement de faon
unique : il sagit de la cl primaire (Access peut crer lui-mme le champ et grer les donnes quil
contient de faon automatique).

III.2. Cration d'une table


Dans la

fentre de base de donnes cliquez sur


puis cliquez sur Crer une table en

mode cration.
Ou bien
Affichez la liste des tables (cliquez sur longlet
)

puis

cliquez

sur

le

bouton

de la fentre base de donnes.


Choisissez dans la bote de dialogue qui souvre le
mode dapparition de votre nouvelle table.

Les principales tapes de cration d'une table consistent


en :
1.

Crez une table l'aide du Mode Cration afin


d'insrer des champs en spcifiant certaines informations
et proprits (type de donnes, description, taille, format,
)

2.
3.

Saisissez chaque champ dans une ligne.


Slectionnez la ou les lignes correspondant au(x) champ(s) utilis(s) pour dfinir la cl
primaire de la table, et cliquez sur

4.

, Une cl apparat sur chaque ligne slectionne.

Sauvegardez la table et donnez lui un nom.


13

Microsoft Access XP

Remarque :
Le champ possdant la cl primaire possde forcment un type de donnes " NumroAuto " et est
forcment " index sans doublon "
Exemple : La table Etudiant
La liste des champs

Les proprits dun champ

III.3. LES TYPES DE DONNEES


Voici les diffrents types de donnes proposs par Access :
Texte

Caractres alphanumriques (lettre et/ou chiffres) ; la longueur dun champ teste est
limite 255 caractres

Mmo

Caractres alphanumriques, ce champ peut contenir 32000 caractres

Numrique

Nombre avec ou sans dcimales

Date/heure

Date ou heure (Access contrle la validit des dates ou heures saisies)

NumroAuto

Valeur numrique incrmente automatiquement lors de la saisie de chaque nouvel


enregistrement

Montaire

Valeur prsente au format montaire (Exemple 25 000 DA)

Oui/non

Seules deux donnes sont autorises pour ce type de champ : OUI ou NON

Liaison OLE

Ce type de champ est utilis pour insrer dans une table des objets issue dautres
applications de Windows (photos, images, document, classeur)

Liste de choix

Ce type de champ est utilis pour faciliter des saisies qui nont quun nombre restreint
de valeurs

14

Microsoft Access XP

III.4. La description du champ


Elle permet de dcrire en dtail le rle du champ. Cette zone peut contenir jusqu 255 caractres. La
description du champ sera visible sur la barre dtat lors de la saisie des donnes (documentation de
lapplication).

III.5. Les proprits


Les proprits de champ permettent de contrler la saisie effectue, de dfinir laspect des donnes
pour une meilleure comprhension, de prciser la valeur par dfaut, dacclrer les recherches et les tris.
Chaque type de champs a ses proprits. Access utilise les paramtres des proprits de champ quand
vous consultez et modifiez des donnes.
Voici la liste des proprits de champ, ainsi que leur fonction :
Taille du champ

Dtermine le nombre maximal de caractres pouvant tre saisie dans un champ


Texte ou la fourchette de valeurs dun champ numrique

Format

Affiche les donnes saisies de faon personnalise pour une meilleur lecture
(exemple : nom de l auteur en majuscule)

Dcimales

Dtermine le nombre de chiffres aprs la virgule dune valeur numrique

Masque de saisie

Structure que vous dfinissez pour faciliter et contrler la saisie des donnes
des champs. Il dtermine le lieu de saisie de chaque caractre saisir

Lgende

Dtermine une tiquette au champ qui remplacera le nom du champ dans vos
formulaires et tats

Valeur par dfaut

Dtermine la valeur qui apparatra systmatiquement dans un champ lors de la


cration dun nouvel enregistrement

Valide si

Critres contrlant la saisie de lutilisateur

Message si erreur

Texte qui apparatra si les critres de saisie dfinis dans la proprit valide si
ne sont pas remplis

Null interdit

Impose la saisie dune donne dans un champ.

Chane vide autorise

Permet la saisie dune chane vide (" " ) dans un champ Mmo ou texte

Index

Acclre la recherche et le tri dans un table

Pour dfinir ou modifier les proprits de chaque champ, cliquez sur la ligne relative au champ puis
remplissez la partie infrieure de la fentre.
Remarque : Le dernier type de donnes, les listes de choix, revoit un ensemble de valeur dterminer
avant denregistrer les donnes

III.5.1. Dfinition de la taille dun champ


Cette proprit dfinit la taille maximum des donnes susceptibles dtre stockes dans un champ. Les
paramtres varient en fonction du type de champ :

15

Microsoft Access XP

III.5.1.1. Champ de Type Texte:


La taille de champ permet de limiter le nombre de caractres que lutilisateur peut saisir. Par exemple
pour un champ destin recevoir un code de 4 caractres, attribuez la valeur 4 la proprit Taille du
champ. Vous pouvez entrer une valeur comprise entre 1 et 255. Le paramtre est par dfaut 50 caractres.
III.5.1.2. Champ de Type Numrique :
La taille de champ permet de dterminer la plage de valeurs autorises avec ou sans dcimales. Choisissez
lun des paramtres proposs dans la liste rattache la proprit.

III.5.2. Dfinition des formats daffichage


La proprit Format dtermine le format daffichage et dimpression des nombres, des dates, des heures
et du texte. Le format nest pas enregistr avec la valeur dans la table. Si vous ne spcifiez aucun format
pour un champ, Access affiche les valeurs comme vous les avez saisies.
Il est possible de choisir des formats prdfinis ou de crer des formats personnaliss. Pour choisir le
format le mieux adapt vos donnes, Access vous propose un exemple illustrant chaque format
prdfini.
Vous pouvez utiliser la proprit Format pour personnaliser l'affichage et l'impression des chiffres, des
dates, des heures et du texte.
Vous pouvez utiliser un des formats prdfinis ou vous pouvez crer un format personnalis au moyen de
symboles de mise en forme.
III.5.2.1. Type de donnes Date/Heure :
Vous pouvez attribuer la proprit Format des formats date et heure prdfinis ou personnaliss dans le
cas du type de donnes Date/Heure.
A)- Formats prdfinis
Le tableau suivant propose les paramtres prdfinis de la proprit Format s'appliquant au type de
donnes Date/Heure , prciser que les formats sont relatif au paramtrage Date, Heures ( complet ou
abrg) de la bote de dialogue Proprits pour Paramtres Rgionaux du Panneau de configuration
Windows. :
PARAMTRE

DESCRIPTION

Date, gnral

(Par dfaut) Si la valeur ne correspond qu' une date, aucune heure n'est affiche;
si la valeur ne correspond qu' une heure, aucune date n'est affiche. Ce
paramtrage est une combinaison des paramtres Date, abrg et Heure, complet.
Exemples : 4/3/93, 17:34:00, et 4/3/93 17:34:00.

Date, complet

Exemple : Samedi 3 avril 1993.

Date, rduit

Exemple : 3-avr-93.

Date, abrg

Exemple : 3/4/93.
Attention Pour ce paramtre, les dates comprises entre le 1/1/00 et le 21/12/29
sont censes tres des dates du vingt et unime sicle (comprises entre l'an 2000 et
2029). Les dates comprises entre le 1/1/30 et 21/12/99 sont censes tre des dates
du vingtime sicle (comprises entre 1930 et 1999).

Heure, complet

Exemple : 17:34:23.
16

Microsoft Access XP

Heure, rduit

Exemple : 5:34 PM.

Heure, abrg

Exemple : 17:34.

B)- Formats personnaliss


Vous pouvez crer des formats date et heure personnaliss l'aide des symboles suivants :
SYMBOLE DESCRIPTION
:

Sparateur d'heure.

Sparateur de date.

Jour du mois en 1 ou 2 chiffres selon le cas (1 31).

jj

Jour du mois en 2 chiffres (01 31).

jjj

Trois premires lettres du jour de la semaine (dim sam).

jjjj

Nom entier du jour de la semaine (dimanche samedi).

Jour de la semaine (1 7).

ee

Semaine de l'anne (1 53).

Mois de l'anne en 1 ou 2 chiffres selon le cas (1 12).

mm

Mois de l'anne en 2 chiffres (01 12).

mmm

Trois premires lettres du mois (jan dc).

mmmm

Nom entier du mois (janvier dcembre).

Numro du jour de l'anne (1 366).

aa

Deux derniers chiffres de l'anne (01 99).

aaaa

Anne complte (0100 9999).

Heure en 1 ou 2 chiffres selon le cas (0 23).

hh

Heure en 2 chiffres (00 23).

Minute en 1 ou 2 chiffres selon le cas (0 59).

nn

Minute en 2 chiffres (00 59).

Seconde en 1 ou 2 chiffres selon le cas (0 59).

ss

Seconde en 2 chiffres (00 59).

Note Si vous souhaitez ajouter une virgule ou une autre sparateur votre format personnalis, placez ce
sparateur entre guillemets comme ci-aprs: j mmm", "aaaa.
Exemple : Ci-dessous sont proposs des exemples de formats date/heure personnaliss :
Paramtre
Affichage
jjjj", "jj mmmm ", "aaaa

Mardi, 18 Novembre, 2003

"Semaine numro"ee

Semaine numro 22

"Nous sommes "jjjj

Nous sommes Mardi

17

Microsoft Access XP

III.5.2.2. Types de donnes Numrique et Montaire


Vous pouvez attribuer des formats numriques prdfinis ou personnaliss la proprit Format dans le
cas de types de donnes Numrique et Montaire.
A)- Formats prdfinis
Les formats sont prdfinis selon les paramtres spcifis dans les Paramtres rgionaux du Panneau
de configuration de Windows pour les montants ngatifs, les symboles dcimaux et montaires et les
dcimales.
Le tableau suivant propose les paramtres prdfinis de la proprit Format s'appliquant aux nombres :
PARAMTRE

DESCRIPTION

Nombre Gnral

(Par dfaut) Affiche le nombre tel qu'il a t entr.


Exemple : 3456,789 affiche 3456,789,
-3456,789 affiche -3456,789

Montaire

Utilisez le sparateur des milliers et affiche le symbole montaire par dfaut


Exemple : 3456,789 affiche 3 456,79 DA , -3456,789 affiche -3 456,79 DA

Euro

Utilisez un format montaire, avec le symbole de l'Euro ,


Exemple : 3456,789 affiche 3 456,79 ,
-3456,789 affiche -3 456,79

Fixe

Affichez au moins un chiffre ;


Exemple : 3456,789 affiche 3456,79 ,

-3456,789 affiche -3456,79

Utilisez le sparateur de milliers ;


Exemple : 3456,789 affiche 3 456,79 ,

-3456,789 affiche -3 456,79

Standard
Pourcentage

Multipliez la valeur par 100 et ajoutez un signe de pourcentage (%)


Exemple : 3 affiche 300%, 0,45 affiche 45%

Scientifique

Utilise la notation scientifique standard.


Exemple : 3456,789 affiche 3,46E+03 , -3456,789 affiche -3,46E+03

B)- Formats personnaliss:


Les formats numriques personnaliss comportent entre une et quatre sections et utilisent le point-virgule
(;) comme sparateur de liste. Chaque section contient la spcification du format correspondant un type
de nombre diffrent.
SECTION

DESCRIPTION

Premier

Format correspondant des nombres positifs.

Deuxime

Format correspondant des nombres ngatifs.

Troisime

Format correspondant des valeurs gales zro.

Quatrime

Format correspondant des valeurs de type Null.

Par exemple, le format Montaire standard correspond au modle suivant :


$#,##0.00[Vert];($#,##0.00)[Rouge];"Zero";"Null"

18

Microsoft Access XP

Ce format de nombre contient quatre sections spares par des points-virgules et utilise un format
diffrent pour chaque section.
Vous pouvez crer des formats numriques personnaliss au moyen des symboles suivants :
SYMBOLE

DESCRIPTION

, (virgule)

Sparateur dcimal. Les sparateurs sont dfinis dans la section Paramtres


rgionaux du Panneau de configuration Windows.

. (point) ou espace Sparateur des milliers.


0

Espace rserv un chiffre. Affiche un chiffre ou 0.

Espace rserv un chiffre. Affiche un chiffre ou rien.

Affiche le caractre littral F .

Pourcentage. La valeur est multiplie par 100 et suivie du signe %.

III.5.2.3. Types de donnes Texte et Mmo


A)- Formats personnaliss :
Vous pouvez dfinir la proprit Format pour crer des formats personnaliss dans des champs Texte et
Mmo en utilisant des symboles spciaux.
La proprit Format utilise les symboles suivants pour dfinir des types de donnes texte et mmo :
SYMBOLE

DESCRIPTION

Caractre de texte (soit un caractre, soit un espace) requis.

&

Caractre de texte non requis.

<

Force tous les caractres tre en minuscules.

>

Force tous les caractres tre en majuscules.

Les formats personnaliss pour des champs Texte et Mmo peuvent comporter jusqu' trois sections.
Chaque section contient la spcification du format pour les diffrentes donnes d'un champ.
SECTION

DESCRIPTION

Premire

Format pour des champs contenant du texte.

Deuxime

Format pour des champs contenant des chanes vides et des valeurs de type Null.

Par exemple, si vous souhaitez que le mot Vide apparaisse dans le contrle d'une zone de texte lorsque
le champ ne comprend aucune chane, entrez le format personnalis @;"Aucun" comme paramtrage de
la proprit Format du contrle. Le symbole @ a pour effet d'afficher le texte du champ, la deuxime
section entrane l'affichage du mot Vide quand le champ contient une chane vide ou une valeur de
type Null.

19

Microsoft Access XP

Ci-dessous sont proposs des exemples de formats Texte et Mmo personnaliss :


PARAMTRE

DONNES

AFFICHAGE

@@@-@@-@@@@

465043799

465-04-3799

@@@@@@@@@

465-04-3799
465043799

465-04-3799
465043799

>

dupont
DUPONT
Dupont

DUPONT
DUPONT
DUPONT

<

dupont
DUPONT
Dupont

dupont
dupont
dupont

@;"Inconnu"

Valeur Null
Chane vide
N'importe quel texte

Inconnu
Inconnu
Le texte entr est affich

III.5.3. Dfinition dun masque de saisie


Vous pouvez utiliser la proprit Masque de Saisie pour faciliter l'entre de donnes et pour
contrler les valeurs que les utilisateurs peuvent taper dans un contrle de zone de texte. Par exemple,
vous pouvez crer un masque de saisie pour un champ Tlphone qui vous montre exactement comment
taper un nouveau numro: (_) __-__-__-__.
La proprit Masque de Saisie peut comporter d'une trois sections spares par des ; :
SECTION

DESCRIPTION

Premire

Spcifie le masque de saisie lui-mme (par exemple, !(9) 00-00-00-00). Si vous


souhaitez obtenir une liste des caractres que vous pouvez utiliser pour dfinir le masque
de saisie, consultez le tableau suivant.

Deuxime

Dtermine si Microsoft Access enregistre les caractres d'affichage littraux dans la table
lorsque vous introduisez des donnes. Si vous choisissez 0 pour cette section, l'ensemble
des caractres d'affichage littraux (tels que les parenthses dans un masque de saisie
Tlphone) sont mmoriss avec la valeur ; si vous introduisez 1 ou si vous laissez cette
section vide, seuls les caractres taps dans le contrle sont enregistrs.

Troisime

Spcifie le caractre affich par Microsoft Access la place de l'espace dans lequel vous
devriez normalement introduire un caractre dans le masque de saisie. Dans cette
section, tous les caractres sont accepts ; pour afficher une chane vide, utilisez un
espace compris entre guillemets (" ").

Par exemple, le code suivant spcifie le masque de saisie pour un contrle de zone de texte utilis pour
entrer un numro de tlphone : (#) ##-##-##-##
Lorsque vous crez un masque de saisie, vous pouvez rendre obligatoire l'introduction de certaines
donnes (telles que le prfixe local pour un numro de tlphone) et rendre facultative celle d'autres
donnes (telles qu'une extension tlphonique) en utilisant des caractres spciaux. Ces caractres
spcifient le type de donnes, telles qu'un nombre ou un caractre que vous devez entrer pour chaque
caractre dans le masque de saisie.

20

Microsoft Access XP

Vous pouvez dfinir un masque de saisie en utilisant les caractres suivants :


CARACTRE

DESCRIPTION

Chiffre (0 9, entre obligatoire, signes plus (+) et moins (-) non accepts).

Chiffre ou espace (entre facultative, signes plus et moins non accepts).

Chiffre ou espace (entre facultative, positions vierges converties en espaces en


mode dition, mais les espaces sont effacs lors de la sauvegarde des donnes,
signes plus et moins accepts).

Lettre (A Z, entre obligatoire).

Lettre (A Z, entre facultative).

Lettre ou chiffre (entre obligatoire).

Lettre ou chiffre (entre facultative).

&

Caractre quelconque ou espace (entre obligatoire).

Caractre quelconque ou espace (entre facultative).

.,:;-/

Sparateur de dcimales, de milliers, de date et d'heure

Remarques:
Lorsque vous avez dfini un masque de saisie et que vous avez dfini la proprit Format pour le mme
champ, la proprit Format prvaut lors de l'affichage des donnes. Cela signifie que mme si vous avez
enregistr un masque de saisie, il est ignor lors de la mise en forme et de l'affichage des donnes. Les
donnes de la table sous-jacente elles-mmes ne sont pas modifies, la proprit Format n'a d'effet que sur
l'affichage des donnes.
Exemple: Le tableau suivant propose quelques masques de saisie utiles et le type de valeurs que vous
pouvez y taper :
MASQUE DE SAISIE

VALEURS EXEMPLES

(0) 00-00-00-00

(1) 55-50-24-48

(9) 99-99-99-99

(1) 55-50-24-48

(0) AA-AA-AA-AA

(1) 55-55-TE-LE

#999

20

>L????L?000L0

VERTEVE339M3 ou MAI R 452B7

>L0L 0L0

T2F 8M4

00000-9999

98115-

ou 98115-3007

>L<??????????????

Marie

ou Dupont

SSN 000-00-0000

SSN 555-55-5555

>LL00000-0000

DB51392-0493

ou ( ) 55-50-24-48
ou 2000

21

Microsoft Access XP

III.6. Crer une table a laide de lassistant table


Access propose un assistant vous aidant encore plus activement dans llaboration dune table.
Affichez la liste des tables (cliquez sur longlet
laide de lassistant.

) puis cliquez sur Crer une table

De nombreuses tables exemples sont proposes avec tous les champs propres chacune. Il existe des
tables " Affaire " et " Priv ".
Slectionnez la table o se trouvent les champs concernant votre nouvelle table, puis slectionner les
champs et utiliser les boutons
,
pour les ajouter dans votre table.

Slectionnez le champ qui sera la cl primaire de la


table et son type de donnes.

Passez ensuite ltape suivante.

Slectionnez la table concerne par la relation avec


votre table pour dfinir une relation entre tables.

Cliquez sur le bouton " Changer ". Dfinissez alors


le type de cette relation.

Passez ensuite ltape suivante qui vous permettra


de clturer la cration de la table et deffectuer une
action sur la nouvelle table. Choisissez lune des
options proposes puis cliquez sur le bouton
" Terminer "

III.7. Crer des relations inter tables


Cette relation seffectue obligatoirement par lintermdiaire de la cl primaire de la table primaire et du
champ correspondant de la table relie. Elle suppose donc que les deux tables possdent un champ
commun.
Pour crer des relations entre deux ou plusieurs tables, les champs en relation doivent tre de
mme type. Exception faite pour les champs de type Compteur et Numrique (avec pour Taille du
champ =>Entier long)
Les noms de champs peuvent tre diffrents.
Lorsqu'ils sont de type Numrique, les champs doivent avoir les mmes caractristiques Taille du
Champ.

22

Microsoft Access XP

A partir de la fentre base de donnes, choisissez la commande " Relations... " du menu " Edition " ou

cliquez sur
.
Pour ajouter les tables ou les requtes relier, choisissez la
commande " Ajouter une table... " du menu " Relations " ou
cliquez sur de la barre doutils " Relations "

Pour slectionner, cliquez sur chacun deux en maintenant la


touche Ctrl enfonce.

Pour slectionnez plusieurs objets contigus, Cliquez sur le


premier et sur le dernier en maintenant la touche MAJ
enfonce ou cliquez-glisssez sur les objets ajouter.

Pour crer la relation entre deux objets, cliquez sur la cl primaire de la table primaire et faites glisser le
pointeur de la souris jusquau champ correspondant de la table relie puis relchez le bouton de la
souris.
La bote de dialogue " Relations " saffiche. Le champ et la table primaire saffichent dans la partie
gauche " Table/requte ", et le champ et la table
correspondant, dans la partie droite " Table/requte
lie ".

Si vous navez pas choisi les champs exacts, vous


pouvez les changer en slectionnant un autre champ
dans la liste droulante.

Activez
loption
" Appliquer
lintgrit
rfrentielle ", si vous souhaitez quAccess
effectue certains contrles lis la compatibilit
des donnes entre les deux tables.

Avec l'intgrit rfrentielle Access empchera :

L'ajout d'enregistrement dans une table relie pour laquelle il n'existerait pas d'enregistrements sources ;

Exemple : Il est impossible dinscrire une tudiant une spcialit si cette spcialit nexiste pas encore
dans la table spcialit.

La modification de valeurs dans une table source qui entranerait des enregistrements orphelins dans
une table relie.

Exemple : La modification dans une table Spcialit de la rfrence spcialit va entraner l existence de
lancienne rfrence spcialit dans la table tudiant alors quelle nest plus dans la table spcialit.
De supprimer des enregistrements d'une table source dans le cas o il existe des enregistrements relis
correspondants.
Exemple : Impossible de supprimer une spcialit pour laquelle des Etudiants sont dj inscrits.
Dans lencadr " Une ", indiquez sil sagit dune relation de type une une ou une plusieurs.
Les options de suppressions et de mises jour en cascade vous permettent deffectuer des oprations
interdites par les rgles dintgrit rfrentielle.
Si vous slectionnez loption " Mettre jour en cascade les champs correspondants ", Access rpercute
automatiquement la nouvelle valeur du champ-cl primaire de la table source sur tous enregistrements
correspondants de la table relie.
23

Microsoft Access XP

Exemple : Si vous modifiez la rfrence dune spcialit la table spcialit , le champ Rf_Spcialit de
la table Etudiant sera mis jour pour chaque Etudiant inscris dans cette spcialit.
Si vous slectionnez loption " Effacer en cascade les enregistrements correspondants ", Access
supprimera tous les enregistrements correspondants de la table relie, lors de la suppression dun
enregistrement de la table source. Cette suppression ne se fera quaprs confirmation de lutilisateur.

Exemple : Si vous supprimez une spcialit de la table Spcialit, Access supprimera tous les Etudiants
inscris dans cette spcialit de la table Etudiant.

Les relations entre les tables de la base de donnes Scolarit

24

Microsoft Access XP

IV. UTILISATION DES FEUILLES DE DONNES


En mode feuille de donnes, les informations sont reprsentes sous forme de lignes et de colonnes. Le
mode feuille de donnes est la faon la plus courante d'afficher une table ou une requte. Dans ce type
d'affiche, chaque colonne reprsente un seul champ et chaque ligne reprsente un enregistrement.
Utilisez une feuille de donnes pour effectuer les tches suivantes:

Personnaliser la prsentation des informations en modifiant la taille des lignes et des colonnes et
en rorganisant l'ordre des colonnes
Ajouter, supprimer et renommer les champs d'une table
Accder aux donnes de tables ou requte connexes au moyen de sous-feuilles de donnes
Ajouter, modifier et supprimer les enregistrements d'une table rapidement et facilement
Trier vos enregistrements
Filtrer les donnes pour afficher uniquement les enregistrements voulus

Exemple : Table Etudiant en Mode Feuille de donnes

IV.1. Oprations sur une feuille de donnes


IV.1.1. Ouverture de table:
Lorsque vous ouvrez une table ou une requte partir de la fentre base de donnes, elle s'affiche en
mode feuille de donnes. (Pour ouvrir une table il suffit de double cliquer sur la table que vous voulez
ouvrir)

IV.1.2. Modification de la largeur de colonne et la hauteur de ligne


Vous pouvez modifier la largeur d'une colonne en faisant glisser la bordure
droite de l'ente de colonne ou bien cliquer sur le bouton droit de la souris sur la
colonne et slectionner largeur de colonne et indiquer ensuite la largeur
souhaite
Remarque : sur le menu contextuel de la colonne vous pouvez effectuer d'autres
oprations sur la colonne comme ajouter, supprimer, renommer et masquer.
Pour modifier la hauteur d'une ligne, utiliser la mme technique avec le
slecteur de ligne (le bouton gauche de la ligne) ou bien le menu contextuel de
la ligne.

25

Microsoft Access XP

IV.1.3. Ajout, modification et suppression d'enregistrement


Pour ajouter ou se dplacer dans les enregistrements de la table utiliser un des boutons de la barre de
navigation, reprsente comme suite :

Premier

prcdent

N Enreg

Suivant

Dernier

Ajouter un nouvel enreg

Comme vous pouvez utiliser l'icne


de la barre d'outils pour ajouter un nouvel enregistrement ou
bien cliquer sur Insertion/ Nouvel Enregistrement.
Pour modifier un enregistrement il suffit d'accder directement dans la zone modifier et ensuite d'utiliser
un des boutons de navigation pour valider ou bien de cliquer sur un autre enregistrement existant.
Pour supprimer un enregistrement, slectionnez sa ligne et cliquer sur Supprimer l'enregistrement du
menu Edition ou bien cliquer sur l'icne

Lorsque vous supprimer un enregistrement dans une table en relation avec une autre table, Access devra
peut tre supprimer un ou plusieurs enregistrements dans la table lie (de manire appliquer l'intgrit
rfrentielle).

IV.2. Tri d'enregistrement


Si vous voulez disposer vos enregistrements dans un ordre diffrent, vous pouvez utiliser la fonction Tri
Vous pouvez par exemple class la liste des tudiants par leur nom, mais il se peut aussi que vous vouliez
les classer par rfrence spcialit.
Dans la feuille de donnes de table, vous pouvez utiliser plus d'un champ de tri adjacent. Si vous
slectionnez plus d'un champ dans une Feuille de Donnes, le champ le plus gauche est le champ de cl
de tri primaire. Vous pouvez par consquent avoir besoin de rorganiser l'ordre de vos colonnes avant de
les trier.
La manire la plus simple de trier les enregistrements d'une feuille de donnes consiste :
Slectionnez la colonne ou les colonnes dans lesquelles vous voulez trier vos enregistrements.
Choisissez Tri dans le menu Enregistrements et slectionnez Tri Croissant ou Tri Dcroissant dans
le sous-menu.
Ou cliquez sur l'icne Tri Croissant

ou Tri Dcroissant

sur la barre d'outil standard.

Remarque : Un tri croissant organise la Feuille de Donnes avec la valeur la plus faible d'abord, c'est
dire de 0 9 et de A Z. Un tri dcroissant fait exactement le contraire.

26

Microsoft Access XP

IV.3. Utilisation de Sous-Feuille de donnes


Une feuille de donnes peut contenir une Sous-Feuille de donnes qui rpertorie le contenu d'une autre
table. Pour afficher une Sous-Feuille de donnes, cliquer sur le symbole + dans la colonne gauche de l'un
des enregistrements. Sous-Feuille de donnes comporte un ou plusieurs enregistrements d'une autre table
lie celle ci.
Le plus souvent, la table de la feuille de donnes est la
table primaire et la table de la Sous-Feuille de donnes
est la table lie, ou table connexe.
Si la table affiche dans la feuille de donnes est lie
une seule table, automatiquement Access ajoute une Sous-Feuille de donnes qui affiche la table connexe.
En revanche, si la table primaire possde plusieurs relations, vous devez indiquer explicitement la SousFeuille de donnes afficher en spcifiant la relation
utiliser, pour cela prcder comme suite
1. Ouvrez la feuille de donnes de la table primaire
2. Cliquez sur le signe + ou bien choisissez SousFeuille de donnes dans le menu Insertion
3. Dans la boite de dialogue qui s'affiche slectionnez la
table ou la requte connexe
4. Les deux tables sont lies par un champ commun
slectionnez le dans la liste champs li et champ pre
5. Cliquez sur Ok
Remarque : vous pouvez modifier une Sous-Feuille de
donnes existante
Exemple : A partir de la feuille de donnes de la table spcialit vous pouvez afficher une Sous-Feuille de
donnes de la table en relation avec celle ci que se soit Etudiant ou Spcialit_Module, dans la figure cidessous la Sous-Feuille affiche est celle de la table Etudiant.

27

Microsoft Access XP

IV.4. Filtrage des enregistrements


Vous souhaitez parfois afficher uniquement les enregistrements correspondant vos critres, au lieu
d'afficher tous les enregistrements de la table. Access vous permet de le faire au moyen d'un filtre, ce
dernier ne s'applique qu' des tables ou des formulaires ouverts.

IV.4.1. Utilisation du filtre par slection


La mthode la plus simple pour filtrer des enregistrements consiste rechercher dans un
enregistrement un champ qui contient les informations que vous voulez utiliser comme critre de
recherche, puis indiquer Access d'afficher uniquement les enregistrements qui contiennent la mme
entre dans ce champ.
Affichez une table de base
de donnes et passer en
mode feuille de donnes.
Cliquez sur une cellule qui
contient l'lment que vous
voulez filtrer.
Dans l'exemple indiqu, nous avons cliqu sur une cellule qui contient le code spcialit "INFO".
Dans le menu Enregistrements cliquer sur Filtrer ensuite sur Filtrer par Slection, ou bien cliquer sur
l'icne
sur la barre d'outils.
Vous remarquez que seuls
les champs qui contiennent
le code spcialit "INFO"
qui sont affichs.

IV.4.2. Utilisation du filtre par formulaire


Lorsque vous voulez utiliser plusieurs valeurs pour filtrer des enregistrements, une seule mthode plus
souple consiste utiliser le filtrage par formulaire.
Affichez une table de base de donnes et passer en mode feuille de donns.
Dans le menu Enregistrements cliquer sur Filtrer ensuite sur Filtrer par Formulaire, ou bien cliquer
sur l'icne Filtrer par Formulaire

sur la barre d'outils.

Votre feuille de donnes disparat


pour faire place la fentre filtrer
par formulaire, o elle possde une
seule ligne vierge.
Remarquez que pour chaque cellule, il existe une liste de valeur de ce champ, par exemple : dans la
cellule du champ code spcialit il existe une liste qui contient tous les codes spcialit.
Dans l'onglet Rechercher, cliquez
sur la flche vers le bas dans un des

28

Microsoft Access XP

champs pour pouvoir slectionner l'un de ces lments affichs comme critre de filtre. Dans l'exemple
indiqu nous avons choisi INFO
Cliquez sur l'icne Appliquer
Filtre
, seules les cellules
contenant le code spcialit
INFO seront affiches.

IV.4.3. Filtre plusieurs critres


Vous pouvez slectionner une valeur dans plusieurs champs pour rduire le nombre d'enregistrements
afficher, lorsque vous appliquer le filtre Access affiche les enregistrements correspondants toutes les
entrs slectionnes
Dans l'onglet Rechercher, lorsque vous indiquer une valeur pour plusieurs champs c'est l'oprateur Et
qui sera utilis, dans ce cas il faudra que les enregistrements rpondent ces critres.
Exemple: Vous pouvez afficher
les tudiants qui portent le nom
BOUZID Et le code spcialit
INFO.
Vous pouvez dfinir d'autres critres de filtre pour accrotre le nombre d'enregistrement affichs. Pour
ce faire, afficher le premier onglet Ou qui prsentera une autre ligne de champs. Slectionner une ou
plusieurs valeurs dans ces champs en procdant de la mme manire que dans l'onglet Rechercher
Lorsque vous appliquez le filtre Access affiche tous les enregistrement qui correspondent soit aux valeur
de l'onglet rechercher, soit aux valeur de l'onglet Ou.
Exemple: Vous pouvez afficher
les codes spcialit INFO OU
Mark
Remarque:
1.

Vous pouvez encore accrotre le nombre d"enregistrements affichs en slectionnant d'autres


valeurs partir des onglets OU supplmentaire. Chaque fois que vous slectionner une ou plusieurs
valeurs dans un onglet ou un autre onglet ou apparat

2.

Au lieu de slectionner une valeur dans un champ, vous pouvez spcifier un critre de filtre en
tapant une expression contenant un oprateur de comparaison (>, <, >=, <=, =, <>)

3.

Pour supprimer un onglet Ou que vous avez crer, Slectionnez le, puis choisissez Supprimer la
tabulation du menu Edition

4.

Pour effacer toutes les entres du filtre choisissez Effacer la grille du menu Edition, ou bien
cliquez sur l'icne

IV.4.4. Enlever des filtres.

29

Microsoft Access XP

Pour enlever le filtre cliquer sur Enregistrements / Afficher tous les enregistrements ou bien cliquez
sur l'icne Supprimer le Filtre

30

Microsoft Access XP

V. LES FORMULAIRE
V.1. Introduction
Pour modifier, supprimer ou ajouter des enregistrements, Access vous propose plusieurs objets :
Les tables en mode Feuille de donnes,
Les requtes en mode Feuille de donnes,
Les formulaires en mode Formulaire Feuille de donnes.

Les formulaires permettent de saisir les donnes de faon agrable (plus ergonomique que le mode feuille
de donnes) et sre (contrles, obligations,...). Ils autorisent aussi ldition des donnes, et nous
permettent de combiner :
Des donnes provenant de diffrentes tables,
Des graphiques, des valeurs slectionnes partir de listes,
Des totaux calculs, des champs calculs utilisant des fonctions mathmatiques.
Les formulaires acceptent l'intgration d'images Bit-map, metafile ou des objets OLE.
Les formulaires peuvent tre fonds sur une table, une requte slection ou sur plusieurs tables
indpendantes en utilisant des sous formulaires.

V.2. Cration d'un formulaire avec lassistant


Pour faciliter la cration et le paramtrage d'un formulaire, il est possible d'utiliser un des 5 Assistants.
Le principe de fonctionnement de l'assistant est trs simple : en rpondant une srie de
questions/rponses, l'utilisateur prcise ses choix et options. Il ne reste plus l'Assistant concern qu'
mettre en oeuvre ses macro-fonctions et gnrer le formulaire.
Cliquez sur
de la fentre Base
de donnes puis cliquez Crer le formulaire
laide de lassistant.

Un formulaire permet la gestion des enregistrements


dune table en vous fournissant un cran de saisie.
Vous choisissez une requte comme source du
formulaire lorsque vous souhaitez visualiser sur un
mme cran de saisie des donnes provenant de
plusieurs tables.

Indiquez

quels sont les champs de la table insrer


dans le formulaire.
Cliquez sur " Suivant ".
Slectionnez le type de prsentation que vous dsirez.
Slectionnez le style de prsentation attribuer au formulaire

(vous pouvez cliquer sur chaque option


pour voir apparatre lexemple correspondant sous la loupe de lassistant).
Prcisez le titre du formulaire.
Cliquez sur " Terminer " pour visualiser les enregistrements travers le formulaire (mode Formulaire)
ou sur " Modifier " pour afficher la structure du formulaire (mode Cration).
31

Microsoft Access XP

Un enregistrement unique apparat par lintermdiaire de ce type de formulaire. Les boutons situs dans le
coin infrieur gauche de la fentre permettent, comme dans une feuille de donnes, daccder aux
diffrents enregistrements.

V.3. Affichage du formulaire en mode cration


A partir du mode Formulaire, cliquez sur

, visible sur la barre doutils.

Le bouton
permet daccder de nouveau au mode
Formulaire.
Il est possible que trois fentres supplmentaires soient
visibles :
La fentre Proprits,
La liste des champs,
La bote outils.
Par dfaut, un formulaire est compos de 5 sections :
Len-tte de formulaire,
Len-tte de la page
La section Dtail,
Le pied de la page
Le pied du formulaire.
Les en-ttes et pieds forment des couples
indissociables. Ils sont ajouts ou retirs ensembles.
La partie contenant tous les champs est appele la
section dtail.
Chaque lment insr dans un formulaire est appel
contrle : le titre du formulaire ainsi que les diffrentes
tiquettes sont des contrles.
Un champ est compos de deux contrles : ltiquette et
la zone de texte.
Ltiquette contient lorigine le nom du champ que vous pouvez modifier ou supprimer. La zone de
texte est utilise en mode Formulaire pour afficher la valeur du champ (elle est donc indispensable pour
grer les donnes du champ dans le formulaire).
Les contrles peuvent tre :
Dpendants, bass sur des champs provenant de la table source, on y retrouve les zones de texte,
les listes modifiables et les zones de listes.
Indpendants, ils affichent des informations (texte), ils ne sont associs ni des champs ni des
expressions.
Calculs, ils montrent des donnes drives de calculs faits partir de champs existants dans une
table. Ils sont associs une expression.

V.4. Contrles et sections


V.4.1. Insrer une zone de texte

32

Microsoft Access XP

1. En mode Cration, affichez la liste des


champs de la table ou la requte source
du formulaire en utilisant la commande
" Liste des champs " du menu
" Affichage ", ou en cliquant sur

Exemple : Table Etudiant


2. Slectionnez dans la liste le nom du
champ concern puis faites-le glisser o
vous souhaitez crer la zone de texte.
Lorsque vous utilisez cette technique,
Access place automatiquement le champ
slectionn dans une zone de texte. Il est
possible dinsrer plusieurs champs en une
seule manipulation :
Pour slectionner des champs contigus dans la liste, cliquez sur le premier puis sur le dernier en
maintenant la touche MAJ enfonce.
Pour slectionner des champs non-contigus, cliquez sur chacun des champs concern en maintenant la
touche Ctrl enfonce.
Pour slectionnez tous les champs, double-cliquez sur la barre de titre de la liste.
3. Supprimez, si besoin est, ltiquette associe et modifiez la position, la dimension et les
caractristiques de la zone de texte.
4. Cliquez sur
pour fermer la fentre
contenant la liste des champs.
5. Pour modifier les proprits d'un contrle
insr, slectionner le et cliquer sur le bouton
proprits

6. Pour afficher le formulaire, cliquer sur


7. Pour Ajouter un nouvel enregistrement cliquer
sur

ou bien sur

8. Remplissez les donnes pour chaque champ,


cliquer ensuite sur un des 4 boutons
pour enregistrer ces donnes.
9. Pour supprimer un enregistrement, cliquant sur
.

V.4.2. Slectionner les contrles


Pour

slectionner une zone de texte et son tiquette, cliquez dans la zone de texte. Des poignes
apparaissent autour des lments slectionns.

33

Microsoft Access XP
Pour

ne slectionner que la zone de texte, cliquez dans ltiquette. Dans ce cas, les poignes de
dimensionnement entourent ltiquette.

Pour slectionner plusieurs contrles adjacents, entourez ces contrles dun rectangle en faisant glisser
la souris ; ou encore, faites glisser la souris dun point lautre de la rgle verticale ou horizontale
selon le sens de la slection.
Pour annuler la slection actuelle, cliquez nimporte o dans le formulaire (en dehors des contrles).
Pour slectionner des contrles non-adjacents, cliquez sur le premier contrle puis sur les suivants en
maintenant la touche MAJ.
La commande " Slectionner tout " du menu " Edition " permet de slectionner tous les contrles dun
formulaire. La commande suivant permet de Slectionner le formulaire ou Slectionner ltat.

V.4.3. Dplacer des contrles


Slectionnez les contrles concerns.
Pour dplacer la zone de texte et son tiquette associe, pointez un des bords de la zone de texte. Le
pointeur de souris prend la forme dune main.
Pour dplacer la zone de texte et son tiquette associe, pointez la poigne de dplacement du contrle
concern. Le pointeur prend la forme dune main lindex point.

V.5. Contrles spcifiques


V.5.1. Insrer un champ sous la forme de case ou bouton
En mode Cration du formulaire ou de l'tat, slectionnez l'outil en fonction de la prsentation souhaite
pour le champ :
o
o
o

Case cocher
Case d'option
Bouton bascule

Slectionnez, dans la liste des champs, le champ de type Oui/Non concern puis faites-le glisser dans le
formulaire ou l'tat.
Enregistrez les modifications.
Si le champ de type Oui/Non contient la valeur Oui (ou Vrai ou Actif), la case est remplie d'une croix; si
le champ contient la valeur Non (ou Faux ou Inactif), la case d'option est vide.

V.5.2. Crer une liste pour la saisie d'un champ


Access met votre disposition deux outils permettant de slectionner les valeurs au lieu de les
saisir : les zones de liste et les listes modifiables .
Ces deux types de contrles prsentent une liste dans laquelle vous pouvez slectionner la valeur du
champ. Dans le cas d'une liste modifiable, vous avez de plus, la possibilit de saisir une valeur
quelconque. La liste affiche peut contenir les valeurs d'un champ d'une table ou un ensemble de valeurs
statiques que vous dfinissez.
Slectionnez l'outil correspondant au type de liste
crer :
o
Zone de liste
o
Liste modifiable
34

Microsoft Access XP

Slectionnez, dans la liste des champs, le champ concern puis faites-le glisser dans le formulaire.

Un assistant saffiche, choisir entre la saisie manuelle des donnes, ou les extraire d'une table ou
requte, et cliquer sur suivant

Cas 1 : Liste de choix indpendante dune table ou dune requte

Slectionner je veux que la liste modifiable recherche les


valeurs dans une table ou requte

Slectionnez le nom de la table ou la requte

Cliquez sur Suivant.

Slectionnez le champ qui contient les donnes

Cliquez sur suivant

Choisissez loption cacher le champ cl si vous ne voulez


pas afficher les valeurs de champ cl , sinon dcochez cette
case.

Cliquez sur suivant


Spcifiez l'option stocker la valeur dans ce champ
Slectionnez dans la liste des champs le champ appropri.
Prcisez un nom pour l'tiquette de cette liste.
Cliquer sur Terminer.

Cas 2 : Liste de choix indpendante dune table ou dune


requte

Slectionnez je taperais les valeurs souhaits

Cliquez sur Suivant

Dterminez le nombre de colonne

Tapez les donnes dans une liste, exemple pour le champ situation de
famille saisissez les 4 valeurs comme sur la figure.
Cliquez sur suivant
Spcifiez l'option stocker la valeur dans ce champ
Slectionnez dans la liste des champs le champ appropri.
Cliquez sur suivant.
Prcisez un nom pour l'tiquette de cette liste.
Cliquez sur Terminer.

V.5.3. Grer les champs OLE


Les champs de type Liaison OLE (Object Linking and Embeding) vous permettent dinsrer dans un
formulaire des objets raliss dans une autre application de lenvironnement Windows (un dessin conu
laide de Paintbrush, un tableau ralis laide de lapplication Excel ou encore un document conu dans
Winword...).
Cette application doit tre une application serveur, Access est alors appel application client.
35

Microsoft Access XP

La technique dite liaison OLE, spcifique lenvironnement Windows, permet dinsrer un objet issu
dune application serveur dans une application client. Deux mthodes permettent ce rsultat :

Lors de lincorporation dobjet, lobjet insr nest quune copie du fichier source. Une modification
apporte lun naffecte pas lautre.

Dans le cas dune liaison vers lobjet, Access rcupre une reprsentation des donnes du fichier source.

Il est possible de mettre jour le fichier destination lorsque des modifications ont t apportes au fichier
source. Si vous supprimez le fichier contenant lobjet insr, celui-ci disparat de lapplication client.
Insrer un champ de type liaison OLE
Affichez le formulaire ou ltat en mode Cration.

Cliquez sur

de la bote outils.

Loutil
permet dinsrer un objet issu dune autre
application.
Cliquer sur licne proprit
Dans longlet Donnes, slectionnez dans la zone
Source Contrles, le champ de type Liaison OLE
concern (exemple photo).
Pour insrer des objets la table, il faudra accdez au

mode Formulaire en cliquant sur


.
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le contrle insr, et cliquer ensuit sur Insrer un objet
Choisir loption partir de fichier et cliquer
sur parcourir pour retrouver le fichier
insrer dans le champ
Loption Liaison , vous permet de li le fichier
incorpor dans le champ son fichier
original , dans ce cas toute modification sur le
fichier original sera rpercut sur le fichier du
champ mais si le fichier source est dtruit,
vous perdrez les donnes correspondantes
dans le formulaire ou ltat.
Cliquer sur ok

Remarque : Pour insrer un objet issu dune autre application, la commande est la mme.

36

Microsoft Access XP

VI. LES REQUETES


VI.1. Introduction
Les requtes constituent une des possibilits les plus intressantes dAccess. Une requte est une question
formule la base de donnes : en fait Access n'aspire qu' nous obir, au doigt et l'oeil, condition que
nos questions soient intelligibles pour lui !
A la diffrence des filtres, les requtes peuvent tre enregistres et excutes tout moment : lorsque vous
excutez une requte, Access slectionne automatiquement les enregistrements de la table source de la
requte rpondant aux critres poss. Mais la diffrence ne sarrte pas l :
Vous pouvez, dans une requte, dfinir les champs que vous souhaitez afficher lors de son
excution ;
Vous pouvez insrer dans une requte des champs calculs (dont la valeur dpend dune
expression compose d'un ou plusieurs champs de la table) ;
Vous pouvez excuter une requte partir dun formulaire ;
Enfin, les critres peuvent porter sur des champs provenant de plusieurs tables relies entre elles.
Exemple :
Si vous demandez une requte naffichant que les Etudiants de la spcialit INFO, vous nobtenez
laffichage que les Etudiants inscrits dans cette spcialit.

Rsultat de la requte

37

Microsoft Access XP

VI.2. Cration une requte simple


Quelques manipulations suffisent pour crer une requte de toutes pices ou en utilisant un assistant.
Le mode assistant

Cliquez sur longlet


puis
sur Crer une requte laide de
lassistant.

Dans lassistant, slectionnez la source et


les champs ajouter votre requte et
cliquez sur " Suivant ".

La source de la requte peut tre une table ou une


requte ; dans ce cas, la requte nouvellement
cre permet deffectuer des slections partir des
enregistrements slectionns par la premire
requte !

Si la requte le ncessite, plusieurs tables devront tre ajoutes en rptant l'opration.


Cliquez ensuite sur " Terminer ".

VI.2.1. Le mode cration


Cliquez sur longlet
puis sur Crer une requte en mode cration
Dans la fentre qui s'affiche Ajouter une table, slectionner le nom de la table ou les tables inclure
dans la requte
Slectionner les champs dans la zone champs de la grille d'interrogation
Un autre moyen consiste faire glisser le champ apparaissant dans le rectangle d'une table vers la zone
Champs de la grille d'interrogation ou encore double-cliquer sur le champ concern.

Remarque : Un champ au moins doit tre slectionn.

Prcisez si un tri doit tre effectu, ascendant, descendant ou non en


utilisant la liste droulante des champs concerns.
Prcisez si le ou les champs doivent tre affichs dans la rponse, en
cliquant dans la case coche d'une croix.
Si un critre porte sur un champ qui ne doit pas tre affich, dsactivez
loption " Afficher " pour ce champ.
Renseigner la zone Critres
Pour afficher la slection, allez dans le menu affichage et slectionnez la
commande " Mode feuille de donnes " ou cliquer sur

, ou bien

cliquer sur licne excuter

La liste d'enregistrement obtenue aprs l'excution d'une requte est appele une feuille de rponse
dynamique : vous pouvez lexploiter comme nimporte quelle feuille de donnes. En particulier, vous
38

Microsoft Access XP

pouvez modifier sa prsentation (largeur de colonnes, hauteur de ligne...) mais vous pouvez aussi
modifier les donnes quelle contient (ces modifications seront reportes automatiquement dans la table
source !).
Le rsultat de la requte est une table virtuelle qui n'est pas enregistre avec la requte.

Cliquez sur

Utilisez la commande " Enregistrer " du menu " Fichier " ou cliquez sur
pour enregistrer la
requte.
Il est possible dimprimer les enregistrements visibles dans la feuille de rponse en utilisant la
commande " Imprimer " du menu " Fichier " ou le bouton .

pour afficher de nouveau la grille dinterrogation.

VI.3. Gestion de la grille dinterrogation


VI.3.1. Excution d'une requte
A partir de la fentre Base de donnes :

Slectionnez la requte que vous souhaitez excuter et cliquez sur le bouton " Ouvrir "

Ou bien
Double-cliquez sur le nom de la requte.
A partir du Mode Cration de la requte :

Dans le menu " Affichage " slectionnez la commande " Mode Feuille de donnes " ou dans le
menu " requte " slectionnez la commande " Excuter ".

La requte extrait alors dans une feuille rponse les enregistrements de la table source rpondant aux
critres.

VI.3.2. Dfinir les critres de slection


Prciser un critre selon le type de champ :
Type de champ

Principes

Texte

Si le texte comporte des signes de ponctuation ou Paris


sil est constitu de plusieurs mots , encadrez-le "Dupont Jean"
ce guillemets
"M."

Numrique, Montaire
Saisissez la valeur sans aucune prsentation
ou NumroAuto

Exemple

1 500,45

Date/Heure

Saisissez la date ou lheure dans le format de votre #18/11/2004#


choix ; Access entourera les dates de dises #

Oui/non

Pour slectionner les valeurs correspondant


Oui, tapez selon lexemple :
Oui , Vrai , Actif , -1
Pour slectionner les valeurs correspondant
Non, tapez selon lexemple :
Non, Faux, Inactif, 0

Utilisez des oprateurs : Les oprateurs de comparaison sont au nombre de six :


Oprateur
<

Description
Infrieur
39

Microsoft Access XP

<=
>
>=
=
<>

Infrieur ou gal
Suprieur
Suprieur ou gal
Egal
Diffrent de

Access met votre disposition d'autres oprateurs :


Oprateurs

Utiliss pour

Exemples

Entre

Slectionner les enregistrements pour lesquels la Entre "A" Et "C"


valeur d'une champ est comprise dans un Entre 10 Et 20
intervalle de valeur
Entre #01/01/94# Et #02/06/49#

Dans

Slectionner les enregistrements pour lesquels la


Dans ("Alger","Tipaza","Bjaia")
valeur d'un champ est comprise dans une liste

Est

Slectionner les enregistrements pour lesquels la


Est Null
valeur d'un champ est ou n'est pas vide

Comme

Effectuer une slection sur une donne Comme "*rue"


approximative ( l'aide des caractres Comme "M*"
gnriques :* et ? )
Comme "K???"

Pas

Slectionner les enregistrements qui ne rpondent Est Pas Null


pas aux critres
Pas Dans("Alger","Tipaza","Bjaia")

Remarque : Access ne prend pas en considration le respect des majuscules/minuscules lors de la saisie
des critres.

Exemple : Affichage du nom des


Etudiants commenant par la lettre B

Dfinir plusieurs critres portant sur des champs diffrents :


Bien souvent, vous devez dfinir plusieurs critres de slection portant sur des champs diffrents.
Deux cas peuvent se prsenter :
40

Microsoft Access XP

Vous devez slectionner les enregistrements rpondant simultanment tous les critres poss : les
critres doivent tre relis par un ET logique.

Vous devez slectionner les enregistrements qui rpondent l'un ou l'autre des critres : les
critres doivent tre relis par un OU logique.

Dans le premier cas, insrez les critres sur la mme ligne dans les colonnes correspondantes chacun
des champs. Dans le second cas, insrez-les sur des lignes diffrentes pour cela utiliser la commande
ligne du menu insertion.

VI.4. Cration d'une requte paramtre


Lorsque vous excutez une requte, Access slectionne les enregistrements de la table source en fonction
des critres dfinis dans la requte.
Access vous permet aussi de prciser ces critres non pas dans la requte mais lors de son excution en
crant une requte paramtre. Ainsi, si vous utilisez frquemment une requte, en modifiant uniquement
un ou plusieurs critres, vous aurez intrt crer une requte paramtre.

Cliquer sur la commande Paramtres du menu Requte

Saisir le nom du paramtre, ou saisir plusieurs paramtres

Prcisez le type de donnes correspondant aux critres saisir (en rgle


gnrale, il correspond au type de donnes du champ) puis validez.

Dans la zone critre taper le paramtre entre [ ]:


Exemple: [Spcialit]

Lorsque vous excutez la requte, Access vous demande de prciser la


valeur du paramtre.
Ainsi ce critre pourra tre modifi chaque excution de la requte.

Autre mthode
Au lieu de crer un paramtre, utiliser la syntaxe suivante dans la zone critre : [ ]
Exemple : [Entrer la rfrence de la spcialit: ]

VI.5. Cration d'une requte multi-tables


Ce type de requte permet de visualiser des donnes provenant de plusieurs tables relies.
41

Microsoft Access XP

Cliquez sur longlet

puis sur Crer une requte en mode cration

Choisissez dans la fentre " Ajouter une table " le type


dobjets insrer dans la requte : Tables, Requtes ou Les
deux.

Slectionnez les objets insrer dans la requte en utilisant


la touche MAJ si ils sont continus dans la liste ou la touche
Ctrl s'ils sont discontinus; puis cliquez sur " Ajouter ".

Cliquez sur le bouton " Fermer ".

Si vous avez dfini pralablement une relation entre les


tables, celle-ci est reprsente laide dune ligne de jointure
reliant les tables.

Grez la grille dinterrogation de la requte comme vous le feriez pour une requte avec une seule table.

Allez dans le menu " Requte " et slectionnez la commande " Excuter " pour visualiser le rsultat.

Par dfaut, Access cre entre les tables de la requte une liaison appele quijointure : seuls les
enregistrements qui sont en relation les uns avec les autres apparaissent dans la feuille rponse. Il est
possible dtablir une relation dans la requte sans affecter les ventuelles relations existant entre les
tables.

Exemple : Affichage des informations concernant


la liste des tudiants pour chaque spcialit.
Le rsultat est une fusion des deux tables
(Etudiant et Spcialit)

Rsultat

VI.6. Synthse des enregistrements


VI.6.1. Les oprations

42

Microsoft Access XP

Au del de l'obtention d'une liste d'enregistrements remplissant un ensemble de conditions, les


requtes permettent la synthse des informations contenues dans ceux-ci. Vous effectuez cette opration
grce la ligne Opration de la grille de cration de la requte.
Pour ajouter cette ligne choisissez Totaux dans le menu Affichage ou bien cliquer sur l'icne
la barre d'outils. Pour enlever la ligne dslectionner l'option ou l'icne.

de

Pour synthtiser les valeurs d'un champ spcifique, ouvrez la liste droulante de la zone opration du
champ concern et slectionnez une des fonctions indiques. Dans le cas d'un champ numrique ou
montaire, vous pouvez slectionner n'importe quelle fonction. Si le champ contient les donnes non
numriques, vous avez le choix uniquement entre Compte et Premier ou Dernier.
Fonction

Description

Somme

Addition des valeurs du groupe

Moyenne

Calcul de la moyenne des valeurs du groupe

Min

Affichage du plus petit nombre du groupe

Max

Affichage du plus grand nombre du groupe

Compte

Calcul du nombre de valeur dans le groupe

EcartType

Calcul de l'cart type de l'chantillon dfini par le groupe

Var

Calcul de la variance de l'chantillon dfini par le groupe

Premier

Affichage de la premire valeur trouve dans le groupe

Dernier

Affichage de la dernire valeur trouve dans le groupe

Cliquez sur longlet


mode cration

puis sur Crer une requte en

Choisissez dans la fentre " Ajouter une table " le type dobjets
insrer dans la requte : Tables, Requtes ou les deux. Dans notre
exemple choisissez la table Etudiant, puis cliquez sur " Ajouter ".

Cliquez sur le bouton " Fermer ".

Clique sur Totaux dans le menu Affichage ou bien sur l'icne


la barre d'outils

Une nouvelle ligne nomm Opration sera ajoute la grille


d'interrogation.

Spcifier un champ de la table et slectionner une des oprations, par


exemple pour le champ matricule choisissez l'opration Compte, pour calculer le nombre total des
tudiants.

de

43

Microsoft Access XP

Excutez la requte, vous verrez affich le nombre total des tudiants, remarquez que le titre du champ
a chang en nom de l'opration plus l'ancien nom du champ
(Exemple: CompreDeMtaricule).

Vous pouvez remplacer le titre affich par un autre titre personnalis appel Alias, en ajoutant dans le
champ Matricule ce qui suit ; votre titre personnalis : nom du champ.

Exemple : Tapez dans la zone champ :


Nombre Total des Etudiant: Matricule

VI.6.2. Le regroupement
Les fonctions de synthse vous permettent d'afficher une synthse des informations contenues dans
votre feuille de calcul, mais vous pouvez galement les utiliser pour effectuer des calculs sur des groupes
de valeurs, l'intrieur des enregistrements. Vous devez ajouter la grille un champ qui servira au
regroupement des enregistrements, puis slectionner l'option Regroupement dans la zone opration.
Exemple : Vous voulez connatre le nombre d'tudiant dans chaque spcialit, votre grille de cration doit
contenir deux champs rf_spcialit pour regrouper les enregistrements et un autre champ quel conque de
la table tudiant soit le champ rf_spcialit.

Cliquez sur longlet

puis sur Crer une requte en mode cration

Choisissez dans la fentre " Ajouter une table " le type


dobjets insrer dans la requte : Tables, Requtes ou les
deux. Dans notre exemple choisissez la table Etudiant, puis
cliquez sur " Ajouter ".

Cliquez sur le bouton " Fermer ".

Cliquez sur Totaux dans le menu Affichage ou bien sur


l'icne
de la barre d'outils. Une nouvelle ligne nomm
Opration sera ajoute la grille d'interrogation.

Spcifiez un champ de la table (Exemple:Rf_spcialit) et


slectionner dans oprations Regroupement.

Spcifiez un deuxime champ de la table (Exemple:


Rf_spcialit) et slectionner l'oprations Compte.

Excutez la requte, vous verrez affich le nombre des


tudiants associs chaque spcialit.

44

Microsoft Access XP

VI.6.3. Cration d'un champ calcul


Vous prfrez avoir dans votre table des rsultats sur un ou plusieurs champs, vous pouvez raliser
cette opration en ajoutant un nouveau champ dans votre requte, qui contient une expression qui calcule
une valeur en fonction d'autres champs. Ce nouveau champ est appel champ calcul, il n'apparatra que
dans la requte o il a t cr et non pas dans la table d'origine de la requte.
Pour crer un champ calcul, cliquer sur la ligne Champ, dans une colonne vide de la grille de
cration de la requte, entrez l'expression (Formule de calcul) permettant de calculer la valeur souhaite.
Les formules de calcul des champs sont identiques aux formules entres dans des feuilles de calcul
Microsoft Excel. La principale diffrence est que les rfrences se font des noms de champs et non des
adresses de cellules. La formule est calcule pour chaque enregistrement.
Exemple : Soit la table AchatProduit , possdant les champs code _produit , quantit , et PrixUnitaire,
,vous voulez calculer le prix total pour chaque produit , pour cela il faudra crer un champ calcul .

Cliquez sur longlet

puis sur Crer une requte en mode cration

Choisissez dans la fentre " Ajouter une


table " le type dobjets insrer dans la
requte : Tables, Requtes ou les deux. Dans
notre exemple choisissez la table
AchatProduit, puis cliquez sur " Ajouter ".

Cliquez sur le bouton " Fermer ".

Faite glisser chaque champs dans une


colonne dans la grille de cration de requte

Sur la dernire colonne


l'expression suivante:

vide

tapez

Quantit * PrixUnitaire.
Vous verrez apparatre la place
Expr1: [Quantit]*[PrixUnitaire]

Vous pouvez modifier Expr1 par Prix Total

Excutez la requte

45

Microsoft Access XP

VII. LES ETATS


VII.1. Introduction
Un tat permet d'imprimer des donnes afin de communiquer des rsultats. Il se diffrencie du
formulaire par son orientation "sortie-impression". Il permet aussi de gnrer des tiquettes.
L'tat peut grouper des donnes, montrer des totaux par groupe, intgrer des images et des
graphiques. Il peut galement tre insr dans un autre tat.
Les donnes d'un tat proviennent d'une table
ou d'une requte. Une requte est ncessaire
lorsque les donnes doivent tre filtres ou
proviennent de plusieurs tables.
L'tat a de nombreux points communs avec le
formulaire :
On retrouve la notion de sections ;
Les proprits qui s'appliquent aux
champs, aux sections et l'tat ;
Les contrles dpendants, indpendants et
calculs ;
L'tat peut intgrer images et graphes.

VII.2. Les sections


A partir de la section dtails qui contient les zones de texte et les contrles, s'ajoutent des sections par
rapport la page et/ou par rapport l'tat. Ces sections vont par couple. Si les donnes sont regroupes,
des sections supplmentaires sont ajoutes.
L'tat, les sections et les diffrentes zones de texte et de contrle sont dots de proprits.

VII.3. Les tris et regroupements


Pour amliorer la prsentation des donnes, Il est possible de trier une liste de donnes par ordre
croissant ou dcroissant.
Pour obtenir un rapport plus synthtique on peut aussi regrouper les donnes. Ces regroupements par
champ gnrent automatiquement un en-tte et un pied de groupe : 10 niveaux de regroupement sont
possibles.
Les regroupements peuvent s'oprer de diverses manires en fonction du type de champ.

46

Microsoft Access XP

VII.4. Cration d'un tat avec l'aide de l'assistant

Cliquez sur
puis sur
Crer un tat laide de lassistant..

Slectionnez les champs insrer dans


ltat partir dune table

Cliquer sur suivant

Indiquez comment doit seffectuer le


regroupement des enregistrements

Cliquez sur Suivant.

Slectionnez le ou les champs en


fonction desquels les enregistrements
doivent tre tris lors de limpression de
ltat.

Cliquez sur suivant.

Choisissez la prsentation souhaite.

Cliquez sur suivant.

Tapez le titre de ltat.

Cliquez sur le bouton Aperu pour visualiser le rsultat.

VII.5. Impression d'un Etat

A partir de la fentre Base de donnes, slectionnez ltat puis choisissez " Fichier " " Imprimer "
ou cliquez sur
.
Si vous devez imprimer un groupe de pages, activez loption Pages et prcisez dans les zones DE
et A le numro de la premire et de la dernire page imprimer.
Pour imprimer en plusieurs copies, prcisez le nombre dexemplaires.
Cliquez sur OK pour lancer limpression.

47

Microsoft Access XP

VII.6. Cration d'un tat de plusieurs tables


Procder de la mme manire que la cration d'un tat pour une seule table, mais cette fois ci il faut
slectionner toutes les tables ncessaires

Cliquez sur

puis sur Crer un tat laide de lassistant.

Slectionnez les champs insrer dans ltat


des diffrentes tables.

Cliquez sur Suivant.

Indiquez comment on souhaite afficher les


donnes ( partir de quelle table)

Indiquez comment on doit seffectuer le


regroupement des enregistrements

Cliquez sur Suivant.

Slectionnez le ou les champs en fonction


desquels les enregistrements doivent tre
tris lors de limpression de ltat.

Cliquez sur suivant.

Choisissez la prsentation souhaite.

Cliquez sur suivant.

48

Microsoft Access XP

VII.7. Cration d'un tat pour limpression dtiquettes


L'exemple propos est bas sur la table Etudiant pour laquelle il faut gnrer des tiquettes en vue
d'un publipostage.

Cliquez

sur

puis

sur

le

bouton
;
Cliquez sur Assistant Etiquette ;
Choisissez la table Etudiant ;
Choisissez la mise en forme de vos tiquettes et le
format de vos tiquettes ;
Placez les champs.
Pour cela cliquez 2 fois sur le nom du premier
champ puis sur le bouton barre d'espace, puis
nouveau sur le prochain champ et ainsi de suite....
Pour passer la ligne appuyer sur la touche
" Entre ".
Vous pouvez choisir de regrouper vos effectifs en
fonction dun champ ;
Cliquez sur le bouton Terminer pour visualiser le
rsultat.

Exemple : Ralisation de la carte tudiant

49

Microsoft Access XP

REPUBLIQUE ALGERIENNE DEMOCRATIQUE ET POPULAIRE


MINISTERE DE LA FORMATION ET DE LENSEIGNEMENT PROFESSIONNELS

CENTRE DE FORMATION
PROFESSIONNELLE ET DAPPRENTISSAGE
GUENDOUZ BEN ABDALLAH EL BAYADH

Microsoft Office
Access

Microsoft Access XP
CFPA GUENDOUZ BEN ABDALLAH EL BAYADH ,BP 207 Route dAflou EL BAYADH
: 049-71-37-02 Fax 049-71-08-84