Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
SOMMAIRE
I. NOTIONS DE BASE SUR LES BASES DE DONNEES.....................................................................3
I.1. Introduction.......................................................................................................................................3
I.2. Concepts de base :.............................................................................................................................3
I.2.1. Une table :............................................................................................................................3
I.2.2. Les Champs :........................................................................................................................3
I.2.3. Le champ cl........................................................................................................................3
I.2.4. Enregistrement.....................................................................................................................4
I.2.5. Les relations entre tables.....................................................................................................4
I.2.6. Type de relation....................................................................................................................6
I.3. Modle de conception de la base de donnes...................................................................................7
II. DEFINITION DE ACCESS...................................................................................................................8
II.1. Base de donnes sous Access :........................................................................................................8
II.2. Etapes de conception dune base de donnes..................................................................................9
II.3. Cration dune base de donnes....................................................................................................10
II.3.1. Lancement de Access :......................................................................................................10
II.3.2. Crer une nouvelle base de donnes................................................................................10
II.3.3. Ouvrir une base de donnes.............................................................................................10
II.3.4. Lassistant de projet de base de donne............................................................................11
III. CRETAION DES TABLES...............................................................................................................12
III.1. Dfinition.....................................................................................................................................12
III.2. Cration d'une table......................................................................................................................12
III.3. LES TYPES DE DONNEES........................................................................................................13
III.4. La description du champ..............................................................................................................14
III.5. Les proprits...............................................................................................................................14
III.5.1. Dfinition de la taille dun champ...................................................................................14
III.5.2. Dfinition des formats daffichage..................................................................................15
III.5.3. Dfinition dun masque de saisie....................................................................................19
III.6. Crer une table a laide de lassistant table..................................................................................21
III.7. Crer des relations inter tables.....................................................................................................21
IV. Utilisation des feuilles de donnes......................................................................................................24
IV.1. Oprations sur une feuille de donnes..........................................................................................24
IV.1.1. Ouverture de table:..........................................................................................................24
IV.1.2. Modification de la largeur de colonne et la hauteur de ligne..........................................24
IV.1.3. Ajout, modification et suppression d'enregistrement.......................................................25
IV.2. Tri d'enregistrement......................................................................................................................25
IV.3. Utilisation de Sous-Feuille de donnes........................................................................................26
IV.4. Filtrage des enregistrements.........................................................................................................27
IV.4.1. Utilisation du filtre par slection.....................................................................................27
IV.4.2. Utilisation du filtre par formulaire..................................................................................27
IV.4.3. Filtre plusieurs critres.................................................................................................28
1
Microsoft Access XP
Microsoft Access XP
Nom
Prnom
BOUZID
SELMI
TALBI
ZENDANI
Samir
Farid
Walid
Rachid
Champs
Date de
Naissance
12/05/1981
26/06/1980
18/09/1981
21/05/1980
Tlphone
Adresse
021.23.25.14
021.25.36.87
021.26.24.58
071.28.37.29
Enregistrements
I.2.3. Le champ cl
Cest un champ de la table o ses valeurs sont uniques, un champ cl est utilis pour identifier les
enregistrements.
Prenons lexemple de la table tudiant, quel champ peut on utiliser pour le reprsenter comme champ
Cl ? Le nom, le prnom ou autres ?
3
Microsoft Access XP
Si on prend le Nom comme champ cl, est ce quon ne risque pas de trouver au moins deux tudiants qui
portent le mme Nom dans notre tablissement ? Oui cest probable que des frres ou des cousins soient
des tudiants dans le mme tablissement. Dans ce cas le choix sur le champ Nom comme champ cl est
carter, alors lequel choisir ?
Pourquoi pas ajouter un nouveau champ qui sera le champ Matricule de ltudiant et on sait dj que le
matricule est une donne unique pour chaque tudiant inscris dans un mme tablissement.
I.2.4. Enregistrement
Un Enregistrement est une information sur un seul sujet. Cest une ligne de donnes dans la table.
Prnom
Date de
naissance
BOUZID
Samir
12/05/1981 021.23.25.14
SELMI
Farid
TALBI
Walid
ZENDANI Rachid
Tlphone
Adresse
Spcialit
Salle
TS en informatique
15B3
de Gestion
TS en informatique
15B3
de Gestion
Marketing
17A1
17A1
Microsoft Access XP
Dsignation Spcialit
TS en informatique de Gestion
Salle
15B3
INFO
TS en informatique de Gestion
15B3
MARK
Marketing
17A1
MARK
Marketing
17A1
Matricule Nom
Prnom
Date de
naissance
0001
BOUZID
Samir
12/05/1981 021.23.25.14
0002
SELMI
Farid
0003
TALBI
Walid
0004
ZENDANI Rachid
Tlphone
Adresse
Rfrence
spcialit
INFO
INFO
MARK
MARK
La structure de vos donnes suivent un modle relationnel prsente un certain nombre davantage :
1. Vous gagner beaucoup de temps en vitant davoir entrer les mmes donnes dans un grand
nombre denregistrements diffrents.
2. La taille de votre base de donnes est rduite, souvent une fraction du volume que ncessiterait
une BD 2 dimensions. Votre base de donne occupe moins despaces sur votre systme, et vous
pouvez plus facilement la partager avec dautres utilisateurs.
3. Les erreurs de saisie de donnes sont rduites de faon significative. , imaginer que vous deviez
entrer les mmes donnes dans un grand nombre denregistrement. Combien de fois tes-vous
capable de taper les dsignations des diffrentes spcialits sans faire derreurs ?.
4. La mise jour des donnes se fait en une seule tape, si vous avez inclus dans la table tudiant les
spcialits, vous devez mettre jour manuellement la dsignation de la spcialit dans chaque
enregistrement o elle se trouve.
Microsoft Access XP
Etudiant
Spcialit
1:N
Rfrence spcialit
Dsignation spcialit
Salle
Matricule
Nom
Prnom
Date de naissance
Tlphone
Adresse
Rfrence Spcialit
Microsoft Access XP
Spcialit
Module
Rfrence spcialit
Dsignation spcialit
Salle
Rfrence Module
Dsignation
Spcialit_Module
1:N
1:N
Rfrence spcialit
Rfrence Module
A la fin de cration des tables et de dfinition des relations entre tables il faudra raliser un modle de
conception pour la base de donnes, dans le but de connatre les tables, les champs, les cls primaires et
les cls trangres. C'est une tape importante avant de passer la ralisation de la base de donnes sous
Access.
Exemple : Notre base de donnes Scolarit est compose de 5 tables principales (Etudiant, Enseignant,
Spcialit et Module) et d'une table gnre d'une relation plusieurs--plusieurs ( Spcialit_Module)
Les relations entre tables sont dfinies comme suite :
Type de Relation
Tables en Relation
Description
un--plusieurs
(1:N)
Etudiant
& Spcialit
un--plusieurs
(1:N)
Enseignant
& Module
plusieurs-plusieurs (M:N)
Spcialit
& Module
Etudiant
Enseignant
Matricule
Nom
Prnom
Date de naissance
Tlphone
Adresse
Rfrence Spcialit
Code enseignant
Nom
Prnom
Adresse
Tlphone
Situation familiale
Rfrence Module
Spcialit_Module
Rfrence spcialit
Rfrence Module
1:N
1:N
Spcialit
Module
Rfrence spcialit
Dsignation spcialit
Salle
Rfrence Module
Dsignation
1:N
1:N
Microsoft Access XP
Microsoft Access XP
Microsoft Access XP
10
Microsoft Access XP
Barre doutils
Volet Office :
Pour ouvrir une Base de
donnes existante
ou
crer une nouvelle base
de donnes
A partir de la fentre de base de donnes, utilisez la commande " Nouvelle base de donnes " du
11
Microsoft Access XP
12
Microsoft Access XP
mode cration.
Ou bien
Affichez la liste des tables (cliquez sur longlet
)
puis
cliquez
sur
le
bouton
2.
3.
4.
Microsoft Access XP
Remarque :
Le champ possdant la cl primaire possde forcment un type de donnes " NumroAuto " et est
forcment " index sans doublon "
Exemple : La table Etudiant
La liste des champs
Caractres alphanumriques (lettre et/ou chiffres) ; la longueur dun champ teste est
limite 255 caractres
Mmo
Numrique
Date/heure
NumroAuto
Montaire
Oui/non
Seules deux donnes sont autorises pour ce type de champ : OUI ou NON
Liaison OLE
Ce type de champ est utilis pour insrer dans une table des objets issue dautres
applications de Windows (photos, images, document, classeur)
Liste de choix
Ce type de champ est utilis pour faciliter des saisies qui nont quun nombre restreint
de valeurs
14
Microsoft Access XP
Format
Affiche les donnes saisies de faon personnalise pour une meilleur lecture
(exemple : nom de l auteur en majuscule)
Dcimales
Masque de saisie
Structure que vous dfinissez pour faciliter et contrler la saisie des donnes
des champs. Il dtermine le lieu de saisie de chaque caractre saisir
Lgende
Dtermine une tiquette au champ qui remplacera le nom du champ dans vos
formulaires et tats
Valide si
Message si erreur
Texte qui apparatra si les critres de saisie dfinis dans la proprit valide si
ne sont pas remplis
Null interdit
Permet la saisie dune chane vide (" " ) dans un champ Mmo ou texte
Index
Pour dfinir ou modifier les proprits de chaque champ, cliquez sur la ligne relative au champ puis
remplissez la partie infrieure de la fentre.
Remarque : Le dernier type de donnes, les listes de choix, revoit un ensemble de valeur dterminer
avant denregistrer les donnes
15
Microsoft Access XP
DESCRIPTION
Date, gnral
(Par dfaut) Si la valeur ne correspond qu' une date, aucune heure n'est affiche;
si la valeur ne correspond qu' une heure, aucune date n'est affiche. Ce
paramtrage est une combinaison des paramtres Date, abrg et Heure, complet.
Exemples : 4/3/93, 17:34:00, et 4/3/93 17:34:00.
Date, complet
Date, rduit
Exemple : 3-avr-93.
Date, abrg
Exemple : 3/4/93.
Attention Pour ce paramtre, les dates comprises entre le 1/1/00 et le 21/12/29
sont censes tres des dates du vingt et unime sicle (comprises entre l'an 2000 et
2029). Les dates comprises entre le 1/1/30 et 21/12/99 sont censes tre des dates
du vingtime sicle (comprises entre 1930 et 1999).
Heure, complet
Exemple : 17:34:23.
16
Microsoft Access XP
Heure, rduit
Heure, abrg
Exemple : 17:34.
Sparateur d'heure.
Sparateur de date.
jj
jjj
jjjj
ee
mm
mmm
mmmm
aa
aaaa
hh
nn
ss
Note Si vous souhaitez ajouter une virgule ou une autre sparateur votre format personnalis, placez ce
sparateur entre guillemets comme ci-aprs: j mmm", "aaaa.
Exemple : Ci-dessous sont proposs des exemples de formats date/heure personnaliss :
Paramtre
Affichage
jjjj", "jj mmmm ", "aaaa
"Semaine numro"ee
Semaine numro 22
17
Microsoft Access XP
DESCRIPTION
Nombre Gnral
Montaire
Euro
Fixe
Standard
Pourcentage
Scientifique
DESCRIPTION
Premier
Deuxime
Troisime
Quatrime
18
Microsoft Access XP
Ce format de nombre contient quatre sections spares par des points-virgules et utilise un format
diffrent pour chaque section.
Vous pouvez crer des formats numriques personnaliss au moyen des symboles suivants :
SYMBOLE
DESCRIPTION
, (virgule)
DESCRIPTION
&
<
>
Les formats personnaliss pour des champs Texte et Mmo peuvent comporter jusqu' trois sections.
Chaque section contient la spcification du format pour les diffrentes donnes d'un champ.
SECTION
DESCRIPTION
Premire
Deuxime
Format pour des champs contenant des chanes vides et des valeurs de type Null.
Par exemple, si vous souhaitez que le mot Vide apparaisse dans le contrle d'une zone de texte lorsque
le champ ne comprend aucune chane, entrez le format personnalis @;"Aucun" comme paramtrage de
la proprit Format du contrle. Le symbole @ a pour effet d'afficher le texte du champ, la deuxime
section entrane l'affichage du mot Vide quand le champ contient une chane vide ou une valeur de
type Null.
19
Microsoft Access XP
DONNES
AFFICHAGE
@@@-@@-@@@@
465043799
465-04-3799
@@@@@@@@@
465-04-3799
465043799
465-04-3799
465043799
>
dupont
DUPONT
Dupont
DUPONT
DUPONT
DUPONT
<
dupont
DUPONT
Dupont
dupont
dupont
dupont
@;"Inconnu"
Valeur Null
Chane vide
N'importe quel texte
Inconnu
Inconnu
Le texte entr est affich
DESCRIPTION
Premire
Deuxime
Dtermine si Microsoft Access enregistre les caractres d'affichage littraux dans la table
lorsque vous introduisez des donnes. Si vous choisissez 0 pour cette section, l'ensemble
des caractres d'affichage littraux (tels que les parenthses dans un masque de saisie
Tlphone) sont mmoriss avec la valeur ; si vous introduisez 1 ou si vous laissez cette
section vide, seuls les caractres taps dans le contrle sont enregistrs.
Troisime
Spcifie le caractre affich par Microsoft Access la place de l'espace dans lequel vous
devriez normalement introduire un caractre dans le masque de saisie. Dans cette
section, tous les caractres sont accepts ; pour afficher une chane vide, utilisez un
espace compris entre guillemets (" ").
Par exemple, le code suivant spcifie le masque de saisie pour un contrle de zone de texte utilis pour
entrer un numro de tlphone : (#) ##-##-##-##
Lorsque vous crez un masque de saisie, vous pouvez rendre obligatoire l'introduction de certaines
donnes (telles que le prfixe local pour un numro de tlphone) et rendre facultative celle d'autres
donnes (telles qu'une extension tlphonique) en utilisant des caractres spciaux. Ces caractres
spcifient le type de donnes, telles qu'un nombre ou un caractre que vous devez entrer pour chaque
caractre dans le masque de saisie.
20
Microsoft Access XP
DESCRIPTION
Chiffre (0 9, entre obligatoire, signes plus (+) et moins (-) non accepts).
&
.,:;-/
Remarques:
Lorsque vous avez dfini un masque de saisie et que vous avez dfini la proprit Format pour le mme
champ, la proprit Format prvaut lors de l'affichage des donnes. Cela signifie que mme si vous avez
enregistr un masque de saisie, il est ignor lors de la mise en forme et de l'affichage des donnes. Les
donnes de la table sous-jacente elles-mmes ne sont pas modifies, la proprit Format n'a d'effet que sur
l'affichage des donnes.
Exemple: Le tableau suivant propose quelques masques de saisie utiles et le type de valeurs que vous
pouvez y taper :
MASQUE DE SAISIE
VALEURS EXEMPLES
(0) 00-00-00-00
(1) 55-50-24-48
(9) 99-99-99-99
(1) 55-50-24-48
(0) AA-AA-AA-AA
(1) 55-55-TE-LE
#999
20
>L????L?000L0
>L0L 0L0
T2F 8M4
00000-9999
98115-
ou 98115-3007
>L<??????????????
Marie
ou Dupont
SSN 000-00-0000
SSN 555-55-5555
>LL00000-0000
DB51392-0493
ou ( ) 55-50-24-48
ou 2000
21
Microsoft Access XP
De nombreuses tables exemples sont proposes avec tous les champs propres chacune. Il existe des
tables " Affaire " et " Priv ".
Slectionnez la table o se trouvent les champs concernant votre nouvelle table, puis slectionner les
champs et utiliser les boutons
,
pour les ajouter dans votre table.
22
Microsoft Access XP
A partir de la fentre base de donnes, choisissez la commande " Relations... " du menu " Edition " ou
cliquez sur
.
Pour ajouter les tables ou les requtes relier, choisissez la
commande " Ajouter une table... " du menu " Relations " ou
cliquez sur de la barre doutils " Relations "
Pour crer la relation entre deux objets, cliquez sur la cl primaire de la table primaire et faites glisser le
pointeur de la souris jusquau champ correspondant de la table relie puis relchez le bouton de la
souris.
La bote de dialogue " Relations " saffiche. Le champ et la table primaire saffichent dans la partie
gauche " Table/requte ", et le champ et la table
correspondant, dans la partie droite " Table/requte
lie ".
Activez
loption
" Appliquer
lintgrit
rfrentielle ", si vous souhaitez quAccess
effectue certains contrles lis la compatibilit
des donnes entre les deux tables.
L'ajout d'enregistrement dans une table relie pour laquelle il n'existerait pas d'enregistrements sources ;
Exemple : Il est impossible dinscrire une tudiant une spcialit si cette spcialit nexiste pas encore
dans la table spcialit.
La modification de valeurs dans une table source qui entranerait des enregistrements orphelins dans
une table relie.
Exemple : La modification dans une table Spcialit de la rfrence spcialit va entraner l existence de
lancienne rfrence spcialit dans la table tudiant alors quelle nest plus dans la table spcialit.
De supprimer des enregistrements d'une table source dans le cas o il existe des enregistrements relis
correspondants.
Exemple : Impossible de supprimer une spcialit pour laquelle des Etudiants sont dj inscrits.
Dans lencadr " Une ", indiquez sil sagit dune relation de type une une ou une plusieurs.
Les options de suppressions et de mises jour en cascade vous permettent deffectuer des oprations
interdites par les rgles dintgrit rfrentielle.
Si vous slectionnez loption " Mettre jour en cascade les champs correspondants ", Access rpercute
automatiquement la nouvelle valeur du champ-cl primaire de la table source sur tous enregistrements
correspondants de la table relie.
23
Microsoft Access XP
Exemple : Si vous modifiez la rfrence dune spcialit la table spcialit , le champ Rf_Spcialit de
la table Etudiant sera mis jour pour chaque Etudiant inscris dans cette spcialit.
Si vous slectionnez loption " Effacer en cascade les enregistrements correspondants ", Access
supprimera tous les enregistrements correspondants de la table relie, lors de la suppression dun
enregistrement de la table source. Cette suppression ne se fera quaprs confirmation de lutilisateur.
Exemple : Si vous supprimez une spcialit de la table Spcialit, Access supprimera tous les Etudiants
inscris dans cette spcialit de la table Etudiant.
24
Microsoft Access XP
Personnaliser la prsentation des informations en modifiant la taille des lignes et des colonnes et
en rorganisant l'ordre des colonnes
Ajouter, supprimer et renommer les champs d'une table
Accder aux donnes de tables ou requte connexes au moyen de sous-feuilles de donnes
Ajouter, modifier et supprimer les enregistrements d'une table rapidement et facilement
Trier vos enregistrements
Filtrer les donnes pour afficher uniquement les enregistrements voulus
25
Microsoft Access XP
Premier
prcdent
N Enreg
Suivant
Dernier
Lorsque vous supprimer un enregistrement dans une table en relation avec une autre table, Access devra
peut tre supprimer un ou plusieurs enregistrements dans la table lie (de manire appliquer l'intgrit
rfrentielle).
ou Tri Dcroissant
Remarque : Un tri croissant organise la Feuille de Donnes avec la valeur la plus faible d'abord, c'est
dire de 0 9 et de A Z. Un tri dcroissant fait exactement le contraire.
26
Microsoft Access XP
27
Microsoft Access XP
28
Microsoft Access XP
champs pour pouvoir slectionner l'un de ces lments affichs comme critre de filtre. Dans l'exemple
indiqu nous avons choisi INFO
Cliquez sur l'icne Appliquer
Filtre
, seules les cellules
contenant le code spcialit
INFO seront affiches.
2.
Au lieu de slectionner une valeur dans un champ, vous pouvez spcifier un critre de filtre en
tapant une expression contenant un oprateur de comparaison (>, <, >=, <=, =, <>)
3.
Pour supprimer un onglet Ou que vous avez crer, Slectionnez le, puis choisissez Supprimer la
tabulation du menu Edition
4.
Pour effacer toutes les entres du filtre choisissez Effacer la grille du menu Edition, ou bien
cliquez sur l'icne
29
Microsoft Access XP
Pour enlever le filtre cliquer sur Enregistrements / Afficher tous les enregistrements ou bien cliquez
sur l'icne Supprimer le Filtre
30
Microsoft Access XP
V. LES FORMULAIRE
V.1. Introduction
Pour modifier, supprimer ou ajouter des enregistrements, Access vous propose plusieurs objets :
Les tables en mode Feuille de donnes,
Les requtes en mode Feuille de donnes,
Les formulaires en mode Formulaire Feuille de donnes.
Les formulaires permettent de saisir les donnes de faon agrable (plus ergonomique que le mode feuille
de donnes) et sre (contrles, obligations,...). Ils autorisent aussi ldition des donnes, et nous
permettent de combiner :
Des donnes provenant de diffrentes tables,
Des graphiques, des valeurs slectionnes partir de listes,
Des totaux calculs, des champs calculs utilisant des fonctions mathmatiques.
Les formulaires acceptent l'intgration d'images Bit-map, metafile ou des objets OLE.
Les formulaires peuvent tre fonds sur une table, une requte slection ou sur plusieurs tables
indpendantes en utilisant des sous formulaires.
Indiquez
Microsoft Access XP
Un enregistrement unique apparat par lintermdiaire de ce type de formulaire. Les boutons situs dans le
coin infrieur gauche de la fentre permettent, comme dans une feuille de donnes, daccder aux
diffrents enregistrements.
Le bouton
permet daccder de nouveau au mode
Formulaire.
Il est possible que trois fentres supplmentaires soient
visibles :
La fentre Proprits,
La liste des champs,
La bote outils.
Par dfaut, un formulaire est compos de 5 sections :
Len-tte de formulaire,
Len-tte de la page
La section Dtail,
Le pied de la page
Le pied du formulaire.
Les en-ttes et pieds forment des couples
indissociables. Ils sont ajouts ou retirs ensembles.
La partie contenant tous les champs est appele la
section dtail.
Chaque lment insr dans un formulaire est appel
contrle : le titre du formulaire ainsi que les diffrentes
tiquettes sont des contrles.
Un champ est compos de deux contrles : ltiquette et
la zone de texte.
Ltiquette contient lorigine le nom du champ que vous pouvez modifier ou supprimer. La zone de
texte est utilise en mode Formulaire pour afficher la valeur du champ (elle est donc indispensable pour
grer les donnes du champ dans le formulaire).
Les contrles peuvent tre :
Dpendants, bass sur des champs provenant de la table source, on y retrouve les zones de texte,
les listes modifiables et les zones de listes.
Indpendants, ils affichent des informations (texte), ils ne sont associs ni des champs ni des
expressions.
Calculs, ils montrent des donnes drives de calculs faits partir de champs existants dans une
table. Ils sont associs une expression.
32
Microsoft Access XP
ou bien sur
slectionner une zone de texte et son tiquette, cliquez dans la zone de texte. Des poignes
apparaissent autour des lments slectionns.
33
Microsoft Access XP
Pour
ne slectionner que la zone de texte, cliquez dans ltiquette. Dans ce cas, les poignes de
dimensionnement entourent ltiquette.
Pour slectionner plusieurs contrles adjacents, entourez ces contrles dun rectangle en faisant glisser
la souris ; ou encore, faites glisser la souris dun point lautre de la rgle verticale ou horizontale
selon le sens de la slection.
Pour annuler la slection actuelle, cliquez nimporte o dans le formulaire (en dehors des contrles).
Pour slectionner des contrles non-adjacents, cliquez sur le premier contrle puis sur les suivants en
maintenant la touche MAJ.
La commande " Slectionner tout " du menu " Edition " permet de slectionner tous les contrles dun
formulaire. La commande suivant permet de Slectionner le formulaire ou Slectionner ltat.
Case cocher
Case d'option
Bouton bascule
Slectionnez, dans la liste des champs, le champ de type Oui/Non concern puis faites-le glisser dans le
formulaire ou l'tat.
Enregistrez les modifications.
Si le champ de type Oui/Non contient la valeur Oui (ou Vrai ou Actif), la case est remplie d'une croix; si
le champ contient la valeur Non (ou Faux ou Inactif), la case d'option est vide.
Microsoft Access XP
Slectionnez, dans la liste des champs, le champ concern puis faites-le glisser dans le formulaire.
Un assistant saffiche, choisir entre la saisie manuelle des donnes, ou les extraire d'une table ou
requte, et cliquer sur suivant
Tapez les donnes dans une liste, exemple pour le champ situation de
famille saisissez les 4 valeurs comme sur la figure.
Cliquez sur suivant
Spcifiez l'option stocker la valeur dans ce champ
Slectionnez dans la liste des champs le champ appropri.
Cliquez sur suivant.
Prcisez un nom pour l'tiquette de cette liste.
Cliquez sur Terminer.
Microsoft Access XP
La technique dite liaison OLE, spcifique lenvironnement Windows, permet dinsrer un objet issu
dune application serveur dans une application client. Deux mthodes permettent ce rsultat :
Lors de lincorporation dobjet, lobjet insr nest quune copie du fichier source. Une modification
apporte lun naffecte pas lautre.
Dans le cas dune liaison vers lobjet, Access rcupre une reprsentation des donnes du fichier source.
Il est possible de mettre jour le fichier destination lorsque des modifications ont t apportes au fichier
source. Si vous supprimez le fichier contenant lobjet insr, celui-ci disparat de lapplication client.
Insrer un champ de type liaison OLE
Affichez le formulaire ou ltat en mode Cration.
Cliquez sur
de la bote outils.
Loutil
permet dinsrer un objet issu dune autre
application.
Cliquer sur licne proprit
Dans longlet Donnes, slectionnez dans la zone
Source Contrles, le champ de type Liaison OLE
concern (exemple photo).
Pour insrer des objets la table, il faudra accdez au
Remarque : Pour insrer un objet issu dune autre application, la commande est la mme.
36
Microsoft Access XP
Rsultat de la requte
37
Microsoft Access XP
, ou bien
La liste d'enregistrement obtenue aprs l'excution d'une requte est appele une feuille de rponse
dynamique : vous pouvez lexploiter comme nimporte quelle feuille de donnes. En particulier, vous
38
Microsoft Access XP
pouvez modifier sa prsentation (largeur de colonnes, hauteur de ligne...) mais vous pouvez aussi
modifier les donnes quelle contient (ces modifications seront reportes automatiquement dans la table
source !).
Le rsultat de la requte est une table virtuelle qui n'est pas enregistre avec la requte.
Cliquez sur
Utilisez la commande " Enregistrer " du menu " Fichier " ou cliquez sur
pour enregistrer la
requte.
Il est possible dimprimer les enregistrements visibles dans la feuille de rponse en utilisant la
commande " Imprimer " du menu " Fichier " ou le bouton .
Slectionnez la requte que vous souhaitez excuter et cliquez sur le bouton " Ouvrir "
Ou bien
Double-cliquez sur le nom de la requte.
A partir du Mode Cration de la requte :
Dans le menu " Affichage " slectionnez la commande " Mode Feuille de donnes " ou dans le
menu " requte " slectionnez la commande " Excuter ".
La requte extrait alors dans une feuille rponse les enregistrements de la table source rpondant aux
critres.
Principes
Texte
Numrique, Montaire
Saisissez la valeur sans aucune prsentation
ou NumroAuto
Exemple
1 500,45
Date/Heure
Oui/non
Description
Infrieur
39
Microsoft Access XP
<=
>
>=
=
<>
Infrieur ou gal
Suprieur
Suprieur ou gal
Egal
Diffrent de
Utiliss pour
Exemples
Entre
Dans
Est
Comme
Pas
Remarque : Access ne prend pas en considration le respect des majuscules/minuscules lors de la saisie
des critres.
Microsoft Access XP
Vous devez slectionner les enregistrements rpondant simultanment tous les critres poss : les
critres doivent tre relis par un ET logique.
Vous devez slectionner les enregistrements qui rpondent l'un ou l'autre des critres : les
critres doivent tre relis par un OU logique.
Dans le premier cas, insrez les critres sur la mme ligne dans les colonnes correspondantes chacun
des champs. Dans le second cas, insrez-les sur des lignes diffrentes pour cela utiliser la commande
ligne du menu insertion.
Autre mthode
Au lieu de crer un paramtre, utiliser la syntaxe suivante dans la zone critre : [ ]
Exemple : [Entrer la rfrence de la spcialit: ]
Microsoft Access XP
Grez la grille dinterrogation de la requte comme vous le feriez pour une requte avec une seule table.
Allez dans le menu " Requte " et slectionnez la commande " Excuter " pour visualiser le rsultat.
Par dfaut, Access cre entre les tables de la requte une liaison appele quijointure : seuls les
enregistrements qui sont en relation les uns avec les autres apparaissent dans la feuille rponse. Il est
possible dtablir une relation dans la requte sans affecter les ventuelles relations existant entre les
tables.
Rsultat
42
Microsoft Access XP
de
Pour synthtiser les valeurs d'un champ spcifique, ouvrez la liste droulante de la zone opration du
champ concern et slectionnez une des fonctions indiques. Dans le cas d'un champ numrique ou
montaire, vous pouvez slectionner n'importe quelle fonction. Si le champ contient les donnes non
numriques, vous avez le choix uniquement entre Compte et Premier ou Dernier.
Fonction
Description
Somme
Moyenne
Min
Max
Compte
EcartType
Var
Premier
Dernier
Choisissez dans la fentre " Ajouter une table " le type dobjets
insrer dans la requte : Tables, Requtes ou les deux. Dans notre
exemple choisissez la table Etudiant, puis cliquez sur " Ajouter ".
de
43
Microsoft Access XP
Excutez la requte, vous verrez affich le nombre total des tudiants, remarquez que le titre du champ
a chang en nom de l'opration plus l'ancien nom du champ
(Exemple: CompreDeMtaricule).
Vous pouvez remplacer le titre affich par un autre titre personnalis appel Alias, en ajoutant dans le
champ Matricule ce qui suit ; votre titre personnalis : nom du champ.
VI.6.2. Le regroupement
Les fonctions de synthse vous permettent d'afficher une synthse des informations contenues dans
votre feuille de calcul, mais vous pouvez galement les utiliser pour effectuer des calculs sur des groupes
de valeurs, l'intrieur des enregistrements. Vous devez ajouter la grille un champ qui servira au
regroupement des enregistrements, puis slectionner l'option Regroupement dans la zone opration.
Exemple : Vous voulez connatre le nombre d'tudiant dans chaque spcialit, votre grille de cration doit
contenir deux champs rf_spcialit pour regrouper les enregistrements et un autre champ quel conque de
la table tudiant soit le champ rf_spcialit.
44
Microsoft Access XP
vide
tapez
Quantit * PrixUnitaire.
Vous verrez apparatre la place
Expr1: [Quantit]*[PrixUnitaire]
Excutez la requte
45
Microsoft Access XP
46
Microsoft Access XP
Cliquez sur
puis sur
Crer un tat laide de lassistant..
A partir de la fentre Base de donnes, slectionnez ltat puis choisissez " Fichier " " Imprimer "
ou cliquez sur
.
Si vous devez imprimer un groupe de pages, activez loption Pages et prcisez dans les zones DE
et A le numro de la premire et de la dernire page imprimer.
Pour imprimer en plusieurs copies, prcisez le nombre dexemplaires.
Cliquez sur OK pour lancer limpression.
47
Microsoft Access XP
Cliquez sur
48
Microsoft Access XP
Cliquez
sur
puis
sur
le
bouton
;
Cliquez sur Assistant Etiquette ;
Choisissez la table Etudiant ;
Choisissez la mise en forme de vos tiquettes et le
format de vos tiquettes ;
Placez les champs.
Pour cela cliquez 2 fois sur le nom du premier
champ puis sur le bouton barre d'espace, puis
nouveau sur le prochain champ et ainsi de suite....
Pour passer la ligne appuyer sur la touche
" Entre ".
Vous pouvez choisir de regrouper vos effectifs en
fonction dun champ ;
Cliquez sur le bouton Terminer pour visualiser le
rsultat.
49
Microsoft Access XP
CENTRE DE FORMATION
PROFESSIONNELLE ET DAPPRENTISSAGE
GUENDOUZ BEN ABDALLAH EL BAYADH
Microsoft Office
Access
Microsoft Access XP
CFPA GUENDOUZ BEN ABDALLAH EL BAYADH ,BP 207 Route dAflou EL BAYADH
: 049-71-37-02 Fax 049-71-08-84