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et du contrle interne
Aspects pratiques de
lorganisation administrative
et du contrle interne
Contrlez-vous suffisamment les diffrentes procdures
et activits de votre organisation pour assurer
la gestion efficace de votre entreprise ?
Hans Wilmots
Standaard Uitgeverij
Editions Standaard SA
Bote postale 7000 1000 Bruxelles
Tl.: 02/734 09 59 Fax: 02/733 50 85
Aucune partie de cette publication ne peut tre ni reproduite ni transmise, quel que
soit le moyen utilis: lectronique, mcanique, photographique ou sur disque, sans
lautorisation pralable - confirme par crit - de lditeur.
Sommaire
Sommaire
Introduction
11
1.
13
1.1.
15
1.4.
1.5.
15
16
18
19
19
20
21
22
22
23
23
24
24
25
2.
27
2.1.
Lorganisation
2.1.1. Lobjectif dune organisation
2.1.1.1. Lobjectif en soi
2.1.1.2. Conditions variables
2.1.2. Rpartition des tches et structure
2.1.2.1. Les fonctions et les tches
2.1.2.2. Dlguer et transfrer des responsabilits
2.1.3. La fonction de contrle contrle interne: deuxime dfinition
2.1.4. Le rle de la budgtisation dans ce processus
Information
2.2.1. Communication
2.2.2. Exigences en matire dinformation
2.2.2.1. Efficacit
2.2.2.2. Efficience
2.2.2.3. Fiabilit
Organisation administrative
2.3.1. Exemple: vous allez construire
2.3.2. Consquences
2.3.3. La circulation des valeurs
29
29
29
30
30
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40
40
42
42
42
43
43
43
45
45
1.2.
1.3.
2.2.
2.3.
Sommaire
2.3.4. Sparation des fonctions
2.3.4.1. But de la sparation des fonctions
2.3.4.2. La fonction de disposition
2.3.4.3. La fonction de conservation
2.3.4.4. La fonction denregistrement
2.3.4.5. La fonction de contrle
2.3.5. Contrle interne: troisime dfinition
2.3.6. Les objectifs du contrle interne
2.3.6.1. Lautorisation des oprations et des activits
2.3.6.2. Le traitement de linformation dans les dlais fixs
2.3.6.3. Lintgralit des enregistrements comptables
2.3.6.4. La fiabilit des informations financires
2.3.6.5. Autres
Lenvironnement de contrle automatis
2.4.1. Les responsabilits
2.4.2. La sparation des fonctions
2.4.3. La surveillance
2.4.4. La conscientisation
2.4.5. Lutilisation de lordinateur dans le contrle interne
49
49
51
51
51
51
52
53
53
53
54
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55
55
58
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61
61
3.
63
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
Le rapport Cadbury
Lauditeur interne
Le comit daudit
La place du contrle interne dans lorganisation
Contrle du fonctionnement du contrle interne
Audit de la direction
3.6.1. Rle de la direction
3.6.2. Structure de lorganisation et culture dentreprise
3.6.3. La bonne personne la bonne place
3.6.4. Conclusion
65
65
67
69
70
70
70
71
71
72
4.
73
4.1.
75
75
75
75
76
76
76
77
77
81
2.4.
Sommaire
4.2.
4.3.
4.4.
7
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83
84
84
85
85
86
86
90
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95
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104
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126
126
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145
145
146
147
147
Sommaire
4.4.2.5. La rception de marchandises
4.4.2.6. Le contrle et lenregistrement des factures
4.4.2.7. Le paiement
4.4.3. Questions critiques lors de lvaluation du fonctionnement du cycle
4.4.3.1 Environnement de contrle
4.4.3.2. Evaluation du risque
4.4.3.3. Activits de contrle
Production et stock
4.5.1. Approche gnrale du cycle
4.5.1.1. Introduction
4.5.1.2. La fonction de production sous tous ses aspects
4.5.1.3. Le stock
4.5.2. L'approche intgre du cycle tablie partir de l'analyse du risque
4.5.3. Questions critiques relatives lvaluation du fonctionnement
du cycle
4.5.3.1. Lenvironnement de contrle
4.5.3.2. Evaluation du risque
4.5.3.3. Activits de contrle
Le personnel
4.6.1. Lapproche linaire du cycle
4.6.2. Lapproche intgre du cycle tablie partir de lanalyse du risque
4.6.3. Questions critiques lors de lvaluation du fonctionnement du cycle
4.6.3.1. Lenvironnement de contrle
4.6.3.2. Evaluation du risque
4.6.3.3. Activits de contrle
Actifs immobiliss
4.7.1. Lapproche linaire du cycle
4.7.2. Lapproche intgre du cycle tablie partir de lanalyse du risque
4.7.3. Questions critiques relatives lvaluation du fonctionnement
du cycle
4.7.3.1. Lenvironnement de contrle
4.7.3.2. Evaluation du risque
4.7.3.3. Activits de contrle
4.7.3.4. Communication et information
Ressources financires
4.8.1. Lapproche linaire du cycle
4.8.2. Questions critiques dans lvaluation du fonctionnement du cycle
4.8.2.1. Lenvironnement de contrle
4.8.2.2. Evaluation du risque
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151
153
155
155
155
158
162
162
162
162
173
176
5.
215
5.1.
5.2.
5.3.
Enqute
Flowcharting
Balanced score cards
217
217
220
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
180
180
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186
190
190
192
195
195
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200
201
204
204
204
207
208
209
209
211
211
212
Sommaire
5.4.
5.5.
5.6.
Procdures analytiques
Tests de substantialit
Check lists
221
221
222
6.
Conclusions
223
6.1.
6.2.
225
6.3.
6.4.
7.
Exemples pratiques
229
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
7.6.
7.7.
7.8.
7.9.
7.10.
7.11.
7.12.
7.13.
7.14.
7.15.
7.16.
7.17.
7.18.
7.19.
231
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245
248
251
254
259
263
266
270
273
275
278
281
285
289
293
7.20.
7.21.
7.22.
7.23.
7.24.
Bibliographie succincte
226
226
228
296
300
304
307
311
315
319
Introduction
11
Introduction
Ces derniers temps, on entend souvent parler de corporate governance (gouvernement d'entreprise) et de l'entreprise durable. Une chose est assurment commune ces deux concepts : le souci du dirigeant dentreprises de jouer un rle
acceptable au sein de son environnement direct et indirect (dans le contexte socioconomique). L'acceptation parfois difficile du rle de dirigeant dentreprises est
assurment li aux informations parues dans les mdias sur les pratiques abusives
que l'on a pu dcouvrir.
Les actionnaires, les membres du personnel, les cranciers, de mme que les autorits publiques perdent leur confiance dans le monde conomique si celui-ci ne
veille pas ce que cette confiance soit bien place. Les actionnaires quittent la
bourse, les membres du personnel s'lvent farouchement contre l'ingalit sociale,
les cranciers poseront l'avenir des exigences bien plus svres en cas d'octroi de
crdit, et les autorits publiques auront tendance imposer davantage de rglementations que par le pass.
Si le dirigeant dentreprises souhaite convaincre les diffrents acteurs impliqus
dans le quotidien de son entreprise de ses qualits et de ses bonnes intentions, il
doit veiller en permanence construire et maintenir la confiance. Cela ne signifie
nullement qu'il ne peut que publier de bonnes nouvelles. Au contraire : si cela va
mal, il doit l'annoncer temps et trouver une bonne explication. Et pour pouvoir
agir temps et correctement, le dirigeant dentreprises doit tre bien organis.
L'un des principaux piliers de la bonne organisation est constitue par un systme
performant de rapporting. Combien de fois n'arrive-t-il pas que les tablissements de
crdit perdent confiance (au point de fermer le robinet) s'il apparat que les rsultats de la priode prcdente ne sont tout coup plus fiables ? Il suffit de voir les
mouvements irralistes qui secouent certains cours boursiers lorsqu'il semble que
les rsultats seront encore plus mauvais qu'annoncs initialement Cela dmontre
l'importance de la distance qui existe entre l'entreprise et le contexte socio-conomique.
Le rle de l'organisation administrative et du contrle interne est crucial cet gard.
On ne peut qualifier les chiffres d'une socit de fiables que s'ils manent d'un
environnement conditionn par le contrle. Puisque l'erreur est humaine, tout le
monde sait que la qualit du travail fourni est directement proportionnelle l'attention que l'on y accorde. En d'autres termes, lorsque l'on sait que l'on va tre contrl, l'effort de base est automatiquement plus important. Evidemment, nous ne
parlons pas ici des "fautes intentionnelles" commises dans certaines circonstances.
De la constatation que relativement peu de gens souhaitent rflchir concrtement
ce type de sujet est ne l'ide d'crire un ouvrage rassemblant d'une part, un cer-
12
Introduction
tain nombre d'astuces pratiques relatives aux comment et pourquoi de l'organisation administrative et d'autre part, un certain nombre de motifs justifiant l'introduction de mesures de contrle dans cette organisation. Parmi les autres raisons,
notons galement le constat que chez ceux qui exercent ce que l'on appelle des
professions conomiques se rvle une tendance orienter l'valuation et le contrle des comptes annuels sur le bilan sans toujours tenir compte de la qualit de la
procdure administrative se trouvant la base de l'tablissement de ces comptes
annuels. Ce livre est une invitation prudente aux experts-comptables (stagiaires) et
rviseurs d'entreprises (stagiaires) accorder une attention suffisante lorganisation administrative et au contrle interne. Pour dautres, qui sont en contact avec une
organisation, il s'agit plus simplement de crer une perception certaine de l'utilit
du contrle interne.
Et cette perception certaine doit tre suscite par la conception thorique de la
manire dont un systme de contrle interne peut fonctionner (sans pourtant se
prvaloir de l'exhaustivit d'une telle conception) d'une part, et par l'interprtation
pratique d'un certain nombre de schmas de situation choisis alatoirement d'autre
part. L'avantage de cette approche consiste dans le fait que la pratique permet de
percevoir les dfaillances de la thorie et que les rgles strictes destines aux grandes entreprises dans un petit environnement doivent tout de mme tre interprtes et appliques de manire lgrement diffrente. On arrive donc notamment
la conclusion que le dirigeant dentreprises habile doit toujours rechercher l'quilibre entre l'efficacit de la procdure (mesure) et l'efficience de l'interprtation flexible de cette mesure.
Nous n'tablirons pas une typologie tendue des sortes d'entreprises. Certaines
catgories ne seront mme pas abordes dans le dtail. Certaines figurent nanmoins dans les annexes.
Le fondement thorique se base sur la volont de faire correspondre les thories
traditionnelles sur le contrle interne avec l'approche plus intgre du Coso. A partir de l'analyse du risque d'organisation (administrative) d'une entreprise, l'on constate toujours que les thories traditionnelles sont parfois incompltes et trop
orientes essentiellement sur les activits de contrle tandis que le Coso a tendance
accorder une grande part du poids aux autres composantes de contrle. La symbiose des deux doit donner l'entrepreneur l'inspiration ncessaire pour se surpasser.
Nous esprons que les dirigeants de petites entreprises seront galement persuads de ce fait. Quoi qu'il en soit, je le leur souhaite du fond du cur.
Hans Wilmots
5 novembre 2001
Corporate governance et
environnement de contrle
15
16
17
Voici quelques signaux qui pourraient aider les dirigeants dentreprises dceler
des tentatives de fraude parmi leurs collaborateurs :
La personne en question vit au-dessus de ses moyens;
18
1.1.3. Conclusion
Les erreurs sont toujours possibles(par incomptence ou inattention), mais la
fraude est aussi vieille que le monde.
Cest lorganisation dexpliquer aux gens pourquoi les rgles doivent tre respectes et pourquoi il y a lieu dexercer une surveillance adquate (contrle) ou pourquoi certaines actions dpassent les bornes. Le fait quune personne se sente mal
laise aprs quon lui ait dmontr une erreur ou encore quun acte dtermin ait t
considr comme une fraude dpend fortement des normes tablies prcdemment.
A petite chelle, ltablissement de cette norme vise les photocopies faites sur la
machine du bureau (notamment la copie en plusieurs centaines dexemplaires du
magazine du club dont on fait partie pendant le week-end) et grande chelle elle
concerne la manire dont les rendez-vous sont pris avec les clients et les fournisseurs
19
Pour les simples erreurs tout comme pour les actions frauduleuses, les mmes
rgles du jeu sappliquent: plus limites sont les possibilits et plus grande sera la
chance dtre dcouvert, plus forte est la concentration de collaborateurs et leffort
dautocontrle, dune part, et plus lev est le seuil de la fraude (et moins de fraudeurs potentiels passeront effectivement laction).
Cet ouvrage montrera galement que lexcs de points de contrle met en danger la
flexibilit des oprations de lentreprise. Comme nous le disions dans lintroduction, la mise en uvre pratique dun certain nombre de thmes (voir partie 2 du
livre) dcrira o cet quilibre se trouve mais montrera galement quun minimum
de contrles restent ncessaires.
Le chapitre suivant de cet ouvrage aborde moins directement la fraude parce quil
nexiste pas de document sur celle-ci et parce que lobjectif ne consiste pas attribuer tous les dysfonctionnements dune organisation exclusivement la volont de
nuire. Il reste pourtant clair quun lien indfectible existe entre, dune part, le contrle interne et, dautre part, la prvention de la fraude.
Dans ce cadre, on propose daborder le contrle interne dans lentreprise du point
de vue de lanalyse des risques: quest-ce qui peut mal fonctionner? A partir de cette
perspective, la prvention de la fraude et sa dtection sinscrivent dans le prolongement du souci gnral de la direction de raliser les objectifs de lentreprise en mettant en uvre de manire efficace les moyens de la socit (avec une perte aussi
minime que possible de rentabilit). Nous reviendrons plus loin sur les aspects partiels de ces objectifs.
Dans le paragraphe suivant, nous examinerons de manire approfondie le lien qui
existe entre le contrle interne et le contrle externe.
20
21
1.2.3. Conclusion
Sur base de ce qui prcde, on peut conclure quil est certainement utile pour
lentreprise de mettre en place un systme de contrle interne. Le contrle externe
ne peut effectivement pas assurer une scurit suffisante en matire de fiabilit des
chiffres si un contrle interne trop faible sert de fondement ces chiffres. En outre,
le contrle externe ne peut certainement pas assumer le rle consistant garder
sous contrle puisquil sagit l dun processus permanent et quil possde une
base assurment insuffisante du fait du nombre restreint danalyses par an.
Il est du ressort de lauditeur externe dvaluer par le biais de lanalyse des risques
les points faibles de lentreprise (indpendance des facteurs externes, sensibilit de
lactivit mme, ) puis de tenir compte de la qualit des contrles internes qui
sont prvus pour dterminer ses propres contrles relatifs ces risques (et relatifs
aux risques oprationnels ordinaires).
Dans son rapport sur les comptes annuels, le commissaire mentionne explicitement
le fait quil tient compte pour formuler son jugement de lorganisation administrative et des mesures du contrle interne.
Dans le chapitre suivant, nous examinerons en profondeur les diffrentes sortes de
risques. On parlera du risque daudit en gnral, des risques inhrents, du risque du
contrle interne et enfin du risque de dtection.
22
23
24
25
Rle de linformation
dans une organisation
administrative
29
2.1. Lorganisation
2.1.1. Lobjectif dune organisation
Daucuns pensent avoir dcouvert un crneau de march. En dautres termes, ils
ont une ide quils veulent mener bien. Pour traduire cette ide dans la pratique,
ils ont besoin de moyens (investissements) dune part et de comptences dautre
part. Lart consiste combiner les deux lments pour atteindre lobjectif fix: mettre lide en pratique.
Ceci ncessite une organisation. Dans une entreprise unipersonnelle, lactivit sera
limite. Si plusieurs personnes runissent leurs moyens et/ou comptences, lactivit devient plus complexe. Et, plus nombreuses sont les personnes qui sengagent
dans un projet, plus robuste doit tre lorganisation pour atteindre lobjectif fix.
30
31
32
Ainsi, dans chaque entreprise, il existe des fonctions commerciales (pour lachat et
pour la vente), des fonctions techniques, des fonctions financires et des fonctions
lies au personnel. Parmi les fonctions commerciales, citons par exemple celle de
directeur des ventes. Un exemple de fonction financire peut tre le comptable
fournisseurs.
Dans les grandes lignes, les tches pour les deux fonctions concernent respectivement lorganisation du bon fonctionnement du dpartement vente, dune part, et le
suivi et lenregistrement correct des mouvements de la comptabilit fournisseurs,
dautre part.
Lenvironnement voluant, les tches et fonctions existantes sont rgulirement
mises jour et corriges et de nouvelles fonctions voient le jour. La fonction du responsable (information communication technology) ne devait par exemple pas exister
il y a 20 ans et cette tche se modifie encore tous les jours tant donn lvolution
que toute entreprise moderne subit dans ce domaine.
33
34
effectivement excut (efficacit) et de la manire approprie (efficience). Si ce processus ne se droule pas dans les rgles de lart, le mandant peut demander des justifications relatives sa mission auprs de lexcutant (mandataire) (celui-ci na
pas effectu sa tche correctement).
Le fait que lobligation de suivi des tches relve du mandant de celles-ci signifie que
ce dernier jusque et y compris la direction gnrale ne peut tre relev de ses
responsabilits. Lexemple le plus frappant a dj t cit: lorgane suprme charg
du fonctionnement et de la direction de lentreprise doit se justifier auprs des propritaires de celle-ci.
Il suffit de relier cette conclusion intermdiaire importante celle de la rpartition
des tches entre les diverses fonctions de lentreprise, pour comprendre la raison
pour laquelle le parfait quilibre de la structure de lorganisation est si important
pour lentreprise.
Si lon veut la reprsenter schmatiquement, cette structure peut ressembler ceci:
Il suffit de complter cette structure par des noms concrets pour raliser un organigramme.
La qualit de lorganisation interne concide avec la structure de lorganisation et
avec la manire dont celle-ci est construite concrtement par une main-duvre
solide ou faible. Un premier regard sur lorganigramme de lentreprise et la manire
dont celui-ci est trait (avec attention ou non), donne dexcellentes indications sur
les intentions de lorganisation administrative qui comme nous le dmontrerons
clairement dans le chapitre 2.3. est totalement complmentaire de lorganisation
oprationnelle.
35
36
objectifs de cette organisation et il seffectue par ou au nom des fonctions dirigeantes aux diffrents niveaux hirarchiques.
Ce contrle doit permettre de prendre les bonnes dcisions au bon moment et, le
cas chant, de rvoquer danciennes dcisions (et ce processus dadaptation doit
tre introduit tous les niveaux).
Le contrle est exerc en partie par les fonctions dirigeantes mais elles sont galement partiellement dlgues dautres personnes de lorganisation. Si cette dlgation est structure de manire formelle, on peut parler dun dpartement daudit
interne (voir chapitre 3.2.). Dans de nombreux cas, les individus chargs de diriger
demandent rgulirement aux autres de vrifier certaines choses pour eux: O en
est-on de la progression de . Il va de soi que les canaux hirarchiques tels quils
ont t dcrits ci-dessus sont cet gard la meilleure voie possible. La combinaison
du contrle et de la justification des responsabilits constitue le centre de ce processus de dlgation.
Il est important dy ajouter demble les constations suivantes:
Si lon demande quelquun de faire quelque chose, cela signifie que cette
instruction doit tre claire. En dautres termes: si lon nopre pas une dlimitation des comptences, on ne pourra jamais reprocher ensuite lexcutant le
fait que le rsultat ne corresponde pas avec les exigences ou la norme. En
dautres termes encore, la description de la tche au sein dune fonction dtermine, la revue de cet ensemble de tches et la possible extension ou rduction
des fonctions font partie de la gestion correcte de lentreprise. Ce nest qu ce
prix que lon peut valuer par la suite si un individu a respect ses engagements
et si les transactions entrent bien dans un cadre autoris. Cela constitue une conclusion importante dans le cadre dun systme bien construit de contrle
interne;
Le contrle interne doit donc en premier lieu se proccuper du respect des
instructions et en deuxime lieu de lvaluation de la qualit des instructions
mmes ;
Dans le cadre gnral o il se situe, et compte tenu de la justification fournir
aux actionnaires sur la gestion des moyens sociaux, le contrle interne sexerce
par la surveillance de ces moyens et il est demand aux dirigeants exerant
diverses fonctions diffrents niveaux hirarchiques quils collaborent en permanence cette surveillance en bon pre de famille. Le gaspillage ou la ngligence ayant pour consquence linefficacit ou la perte, doivent, en dautres
termes, tre vits par les mesures de contrle interne. A cet gard, nous pouvons citer une fois de plus lerreur intentionnelle ou non ;
Cest la raison pour laquelle un rseau de contrle interne performant ne peut
fonctionner que si lon travaille sur des donnes fiable. Ces donnes ne sont pas
seulement de nature financire mais elles concernent galement la production,
les ventes, les remises accordes et obtenues, Lutilisation efficace de toutes
37
38
trop serr est impossible respecter et nencouragera pas les efforts pour y arriver.
La concertation avec les intresss (sans pouvoir de dcision) lors de ltablissement du budget est dans ce cadre trs recommande.
Le systme de la budgtisation est en fait la suite logique de la dlgation des comptences puisquil sera rgulirement demand aux responsables de justifier leurs
actions auprs de leurs suprieurs. Lun des sujets de justification consiste dans la
manire dont les moyens mis disposition ont t utiliss, en dautres termes la
comparaison budgtaire. Les dpassements devront tre justifis (norme quantitative) et il devra pouvoir tre dmontr quils ont t approuvs (norme qualitative).
Utilise de la sorte, la budgtisation est un excellent instrument de matrise de
lorganisation et de ses moyens et un bon moyen de coordination entre les diffrents
dpartements. Cela na aucun sens de demander aux services commerciaux de faire
monter les ventes par exemple de 20% auprs de la clientle existante sans sassurer
que le dpartement production ou achat pourra supporter cette volution. Lappareil de production ne pourra peut-tre pas assurer une telle croissance immdiatement ou le service achat ne pourra pas sapprovisionner en matires premires
ncessaires dans les dlais prvus. Des accords clairs doivent donc exister entre les
dpartements, mme lors de ltablissement dobjectifs concrets.
Il existe diffrentes sortes de budgets. Lordre logique pour tablir un budget consiste commencer par le budget dactivits qui se fonde sur le plan de vente. Ce nest
quaprs stre assur des possibilits quoffre la vente que lon peut ensuite y associer les budgets dactivits suivants: quelles sont les consquences pour la production, le dpartement achat et le personnel.
Peut-tre sera-t-il effectivement ncessaire dagir sur lorganisation du dpartement
de la production, sur la fabrication des produits, sur la composition des quipes, sur
le nombre de personnes recruter ventuellement, sur les ventuels investissements prvoir,
Cet tat de choses aura incontestablement des consquences sur les ngociations
que le dpartement achat entretient avec les fournisseurs en matire de quantit (le
fournisseur maison est-il capable de fournir ces quantits court terme, quel sera
limpact sur le prix et sur les remises ventuelles, quelles garanties de qualit peuton obtenir et peut-on rexaminer les conditions de paiement, ). Quelles sont aussi
les ventuelles alternatives (scnarios catastrophes) si les choses ne fonctionnent
pas comme prvu. Toutes ces implications doivent galement tre traduites dans le
budget.
Les consquences pour le personnel sont claires: sur la base des consquences
tires des autres tudes de budget, il y a lieu dvaluer la manire dont le personnel
doit ventuellement tre adapt et quelles en sont les implications financires.
39
Paralllement aux influences de toutes les autres sortes de cots, ces consquences
rsultant des budgets dactivits doivent ensuite tre traduites dans un budget des
cots. A ce niveau, une distinction doit tre faite entre les cots fixes et les cots variables de manire pouvoir tablir ensuite un budget de rsultats clair par dpartement, par type de produit, par client, par rgion, Ce sont prcisment ces
instruments qui apparatront ultrieurement (et priodiquement) dans la justification des rsultats comptabiliss lors de lvaluation des responsables. Les carts
seront analyss et comments.
En soi, les budgets des cots sinscrivent parfaitement dans le support du processus de fixation des prix et constituent la base du systme de matrise des cots. Tant
les cots variables que les cots fixes doivent tre surveills en permanence. En
effet, ce nest pas parce quun type de cots dtermins est variable quil voluera
de manire raisonnable en fonction du chiffre daffaires. Si lon prte trop peu attention ces cots, un dcalage peut apparatre entre les cots et les revenus. Les
cots variables doivent rester en permanence en rapport avec le chiffre daffaires
ou dans certaines circonstances avec la production si ce point de rfrence est plus
correct. Quant aux cots fixes, ils ne mritent le qualificatif de fixe que sil nest pas
dcid den exposer davantage. En dautres termes, il est important de veiller par le
processus de matrise des cots ce que les cots fixes ne deviennent pas variables.
De la sorte, il arrive quen priode de vaches grasses, on relche trop la pression
et que lon dpense plus que ncessaire. Si ces mauvaises habitudes sont adoptes, il nest certainement pas simple en priode de vaches maigres dintroduire
un comportement de conscience des cots. La surveillance stricte du budget rend
cette opration possible.
Sur la base du budget dinvestissement, des budgets dactivits et des budgets pour
les comptes des rsultats, le budget des liquidits peut tre tabli. Dans ce domaine,
de nombreuses entreprises nont pas lair dtre la hauteur. En Belgique, il nexiste
pas de tradition de budgtisation du bilan et de la surveillance du bilan qui en
dcoule. De nombreux dirigeants dentreprises oublient que la matrise du bilan
(voir galement la deuxime dfinition du mot contrle) exercera finalement galement un impact sur le compte de rsultats. Si les clients paient plus rapidement, si
les stocks ne sont pas trop levs et si on agit intelligemment sur les dlais des paiements sortants, il est vraiment possible dpargner beaucoup dargent dans le
domaine du financement de lentreprise: tout le financement extrieur auquel on
naura pas fait appel na pas non plus cot des intrts supplmentaires. Malheureusement, les budgets se concentrent pour autant quils existent sur les comptes de rsultats et ngligent la surveillance du bilan. Dans un rseau de contrle
interne bien construit, lvaluation permanente des postes les plus importants du
bilan constitue une aide prcieuse.
En rsum (voir E.O.J. Jans Grondslagen van de Administratieve Organisatie
SAMSON) , on peut dire que la tenue de budgets dans une entreprise permet les considrations suivantes:
40
Elle donne un aperu synthtique et intgr des activits orientes vers lavenir
et des rsultats ou objectifs atteindre;
Elle dfinit la tche pour les cadres responsables tout en contenant une forme
de transfert politique ;
Elle donne pouvoir pour effectuer des dpenses ou contracter des obligations;
Elle est un instrument dadaptation de la politique et de son excution. Le contrle du budget permet de se forger une opinion quant la rigueur du budget (et
de la politique) ainsi que sur lexcution des tches ;
Cest un moyen pour les fonctionnaires en charge de donner une justification
relative aux comptences dlgues.
2.2.
Information
Dans tout ce qui prcde, nous navons cess sans peut-tre que le lecteur sen
rende compte dutiliser des informations: nous avons dfini des tches, fourni des
justifications, ralis des comparaisons avec diffrents types de normes, Tout
cela est impensable sans information. Donc, le rle de linformation dans une organisation mrite galement quon lui accorde une attention particulire.
2.2.1. Communication
Un systme de communication performant est une condition de base si lon veut
instaurer une organisation qui fonctionne correctement. Il y a lieu de tenir compte
de tout un ensemble trs complexe dacteurs et de facteurs susceptibles de dtriorer la communication comme:
linitiateur dun message, qui voulait peut-tre dire autre chose que le message
peru;
le message lui-mme, qui est peu clair ou quivoque;
le rcepteur du message, qui comprend ou veut comprendre autre chose que ce
qui lui a t communiqu.
La coordination de tous ces lments doit sefforcer de crer la clart dans lorganisation en matire dobjectif (dans beaucoup dentreprises, cette clart manque), les
structures partielles (quelles fonctions exercent les individus, comment celles-ci
sinscrivent-elles dans lensemble ; dans certaines entreprises, les dpartements ne
savent pas ce que les autres font), et les tches concrtes qui y sont lies (grce
une explication sans quivoque sur lobjectif de tous les aspects partiels associs
la tche). De mme, lutilit et le but des mesures excuter en matire de contrle
interne font partie de la communication car pour quelles soient motives prendre
leurs responsabilits, les personnes doivent comprendre ce quelles doivent faire.
41
Linformation permet datteindre la ralisation des objectifs parce quil est possible
de diriger une organisation (et de ladapter), de matriser les procdures internes
(garder sous contrle ), et fournir les justifications la direction (par les cadres
qui ont reu des missions partielles) et aux actionnaires (le contexte socio-conomique) par la direction elle-mme.
A lintrieur de lorganisation, la procdure doit clairement indiquer quelles sont les
informations diffuser, de quelle manire, qui et quel moment. Le processus de
communication doit prsenter un quilibre entre la quantit et la qualit de linformation. Si lenvironnement est automatis, le processus doit tre clair. Mais cet
effet, il est important que lon ait une connaissance du systme afin den faire un
usage efficace.
Plus on monte dans lorganisation, moins la diffusion des informations doit tre
dtaille puisquelle provient de diffrentes structures partielles qui sont confrontes entre elles. Si cette information est moins dtaille, elle doit nanmoins rester
complte. De plus, si linformation peut tre moins prcise, elle doit cependant rester fiable. Cela signifie par exemple que si les sommes peuvent tre arrondies
lunit, les montants qui sont donns en termes de millions ne peuvent dvier de la
ralit. Enfin, ces donnes doivent tre davantage financires et moins quantitatives.
Cela signifie (sans que des indicateurs importants en matire de quantit puissent
tre ngligs comme par exemple les quantits produites, les quantits commandes, ) que la direction gnrale qui reoit linformation doit pouvoir composer le
bilan et le compte de rsultats de lentreprise de manire ce que ladaptation des
chiffres rels ne donne pas par la suite des diffrences insurmontables par rapport
aux donnes propres. Si cela tait tout de mme le cas, cela signifie que les informations intermdiaires ntaient pas fiables.
La direction dispose dun certain nombre daides concrtes qui facilitent lvaluation des procdures internes et des volutions. Dans chaque entreprise, il y a lieu
dtablir dans le cadre des possibilits et des obligations pour raliser les adaptations temps une forme dtermine de rapport interne (souvent appel aujourdhui management information system MIS), qui utilise par exemple les outils
suivants:
Les chiffres comparatifs, dune part, par rapport aux chiffres historiques (comparaisons dans le temps, avec les pourcentages dcart ) et, dautre part, avec
le budget la norme que lon stait fixe au pralable. Il va de soi que les explications ncessaires pour les volutions et les carts doivent faire partie intgrante du systme de rapport adquat: il ne suffit pas de constater quil y a
cart;
Rapport by exception: il sagit dun instrument trs utile pour obtenir une vue
densemble fidle de lvolution de certaines procdures. Si lon a par exemple
42
2.2.2.2. Efficience
Linformation doit galement tenir compte de laspect defficience: le cot de
lobtention et de la diffusion de linformation est galement important. Il est ncessaire de se poser la question au pralable quelles sont les informations qui sont
indispensables, souhaitables et utiles. En effet, cest sur la base de la distinction
entre ces trois sortes dinformations et sur la base du prix de revient payer pour
crer la possibilit dobtenir linformation quune valuation doit tre ralise.
A titre dexemple ne pas suivre, citons la situation dune PME occupant 25 personnes et exerant une activit transparente. Elle acquiert un systme ERP dun million
deuros et narrive gnrer avec celui-ci peine plus dinformations quau cours
43
2.2.2.3. Fiabilit
On ne peut en aucun cas renoncer lexigence de base de fiabilit. Lobtention, la
consignation, le traitement et la rediffusion des donnes doivent satisfaire aux exigences dintgralit, dexactitude et de ponctualit. Le paragraphe 2.3.6. reviendra sur
ces diffrents aspects mais ds prsent il faut savoir quil est impossible de prendre des dcisions correctes sans une information fiable.
Pour sen convaincre, un exemple simple peut tre cit: si lon constate quun article
dtermin, ncessaire pour satisfaire la commande dun client, nest plus en stock,
une procdure dachat est initialise. Mais si la liste des stocks ne donne pas une
information correcte, cet achat ntait peut-tre pas ncessaire et les moyens auraient pu tre utiliss dautres fins, tout en rduisant le risque inhrent au stock
(voir infra).
44
Peut-on tre sr que les matriaux repris correspondent aux souhaits du matre
de louvrage potentiel?
Les quantits reprises en regard des matriaux sont-elles correctes?
Les prix figurant dans le calcul du prix de revient sont-ils actualiss?
De plus, les questions gnrales suivantes se posent galement:
Est-ce que les formalits lgales ont bien t accomplies (permis de btir, acte
de proprit, )?
Au vu du planning, lentreprise de construction peut-elle mettre disposition le
personnel ncessaire pendant la priode prvue?
Possde-t-on suffisamment de matriel (btonneuses, engins de chantier )?
Qui sera le chef de projet et ce projet peut-il sinscrire dans son planning?
Qui assurera le suivi du budget, selon quelles rgles et quelles seront ses obligations en matire de reporting sur lvolution du projet (et jusqu quel niveau de
dtail)?
Qui signera les bons de rception des matriaux arrivant sur le chantier et quels
contrles faut-il effectuer avant de les signer (commande exigences du client,
)?
Qui vrifiera la facture du fournisseur et de quelle manire?
Quand et sur quelle base les factures seront-elles envoyes au client?
Qui veillera ce que ce dernier paie dans les dlais?
Le timing pourra-t-il tre respect et sinon, quelles en seront les consquences
quelles adaptations peut-on apporter (avec les ventuelles consquences pour
dautres projets en cours au mme moment, )?
Qui assurera le suivi des modifications introduites en cours de projet (le client
souhaite du marbre dans le hall au lieu dun simple carrelage et commande une
terrasse de 100 m au lieu de 50, ) et qui auront un impact sur le prix de
revient et donc de facto sur le prix de vente?
La combinaison des mesures organisationnelles et conventionnelles prvues par la
direction pour faire en sorte que les activits soient excutes de manire systmatique dune part (cest--dire selon le plan et relvent conformment au contrat), et
la consignation par crit et le suivi de ces procdures dautre part, relevant du domaine de lorganisation administrative. Ces mesures et accords doivent toujours
tre suivis sur le plan administratif. A dfaut, plus personne ne pourra dire ultrieurement ce qui a t expressment convenu et lorganisation risque de voler en
clats. Il est impossible, dans un environnement non structur de parler dune relle
comptabilit. Cette comptabilit repose toujours sur la procdure administrative
dans son ensemble.
45
2.3.2. Consquences
De tout ce qui prcde, il faut tirer les conclusions suivantes:
Dans un environnement administratif, il doit tre clairement dtermin qui
PEUT et DOIT faire quoi et quand cest une question dengagement et de
dfinition des comptences (et ultrieurement galement une question de responsabilit);
Le flux dinformations doit tre clairement canalis dans le cadre dune prise de
dcision flexible et directe;
Il y a lieu dtablir des procdures et, si possible, de les automatiser;
A aucun moment la direction ne peut perdre de vue lefficacit et lefficience des
mesures;
Afin de pouvoir matriser les diffrents processus de lentreprise, la direction
doit rellement exercer un contrle sur ce qui se passe (et sur ce qui aurait d
se passer);
A cet effet, elle doit dlguer et demander des justifications (dans le cadre des
comptences dfinies);
En rgle gnrale, elle devra veiller ce que les moyens (avoirs) de lentreprise
soient surveills;
Elle devra veiller ce que les bonnes personnes se trouvent aux bonnes places
dans lorganisation afin quelles puissent exercer les diffrentes taches relevant
de leur fonction;
Elle devra galement assurer la surveillance des procdures mises en place et
anticiper sur la rsistance qui peut se dvelopper leur gard par la diffusion
dinformations claires ;
Il va de soi que les procdures existantes doivent tre en permanence remises
en question et actualises en fonction de lvolution des circonstances;
Lun des lments essentiels en matire dorganisation administrative consiste en la
matrise interne de la circulation des valeurs (le flux des marchandises et le flux des
liquidits qui se rapportent lun lautre). La direction doit surveiller ce processus
en permanence. Dans le paragraphe suivant, nous ltudierons de manire plus approfondie.
46
semble constituer lune des lois les plus simples et les plus logiques de la vie conomique.
Imaginons que le projet prenne effectivement la forme dune socit et lon comprend aisment lavantage du bilan et du compte de rsultats auxquels on peut se
rfrer pour expliquer ce qui sest rellement produit.
Pour crer sa socit, le fondateur demande au notaire dauthentifier le capital qui
correspond aux parts que le fondateur reoit pour son apport la socit. En regard
de ce capital (inscrit au passif du bilan), on trouve les premiers moyens de la socit
(en gnral des espces, mais galement dautres actifs si ceux-ci sont constitus
par un apport en nature). Dans le cadre de cet ouvrage, nous ne dvelopperons pas
les aspects lgaux dune telle opration.
Il faut aussi rflchir la manire dont ces moyens vont tre utiliss dans la socit
pour en faire quelque chose. Soit ils seront convertis en dautres actifs par des
transactions de vente, soit ils subiront dabord dautres modifications (soit les
deux), avant dtre mis en rserve et vendus ultrieurement. A cet effet, on doit
gnralement faire appel du personnel, des moyens financiers supplmentaires,
et acqurir les ressources ncessaires (par exemple un immeuble et des machines),
De tout ceci rsulte le fait quil exite au sein dune entreprise un certain nombre de
flux. A ct du flux de linformation dont il sera beaucoup question dans cet ouvrage, il existe tout dabord le flux des marchandises et ensuite le flux des liquidits. Or,
lobjectif du flux de linformation consiste prcisment assurer le suivi des autres
flux de manire efficace, sujet que nous approfondirons.
Afin de rendre les diffrents flux aussi systmatiques que possible, ils sont souvent
associs lun lautre en les rpartissant dans diffrents cycles de lentreprise.
Ainsi, et dans le dsordre, on retrouve (1) les achats, (2) les ventes, (3) la production et le stock, (4) le personnel, (5) les investissements et (6) le financement des
moyens de la socit court terme. Ces cycles sont tous relis tant au bilan de
lentreprise qu son compte de rsultats. Le dbut et la fin dune transaction ont
toujours un lien avec un poste du bilan quant la transaction, elle apparat dans
le compte de rsultats. Schmatiquement, on peut aisment reprsenter le flux des
marchandises et le flux des liquidits comme suit:
47
Lorsque des achats (transactions) sont raliss, ils se retrouvent dans le compte
des rsultats (quil sagisse dinvestissements ou non sil sagit dinvestissements,
ils figurent galement dans le bilan et ils sont comptabiliss dans le compte de rsultats conformment au cycle de contrle des investissements et des financements
qui sy rapportent). La consquence pour le bilan est quen principe, le poste des
dettes augmente et gnre ultrieurement un paiement (transaction) provenant des
ressources disponibles (par le biais dun financement ventuellement). Ces ressources disponibles sont influences positivement lorsquune recette (transaction) provient du paiement dun client. Et il est logique quune crance soit encaisse aprs
une vente (transaction). Ceci est une manire trs simple de rsumer rapidement le
circuit des ressources pcuniaires de lentreprise.
A ct du flux des liquidits, on trouve galement le flux des marchandises (sauf
dans certains secteurs prestataires de services). Le flux des marchandises nat,
dune part, des transactions lies au flux des liquidits (achat et vente) et, dautre
part, lutilisation (transaction) qui est donne aux moyens de production par le
procd de traitement (les matires premires et les approvisionnements sont convertis en produits finis). Il sagit soit de moyens qui figurent au bilan (et qui sont
donc proprit de lentreprise), et dans ce cas il sagit essentiellement des biens
sociaux: actifs immobiliss et stocks (voir postes du bilan dans le schma du
flux des marchandises), soit il sagit de moyens qui ont t lous, parce quils ne
sont pas la proprit de lentreprise. Les moyens externes qui sont le plus souvent
lis la socit sont les membres du personnel propre qui constituent un cycle
part dans lenvironnement de contrle au sein de lentreprise. Dautres moyens qui
sont totalement lous et qui de cette manire sont repris dans les achats
sont le personnel intrimaire, les biens et services,
Le lien qui existe entre le flux des liquidits et le flux des marchandises dans une entreprise, compte tenu de leur influence sur les diffrents postes du bilan et leur effet
sur le compte de rsultats, doit tre surveill en permanence. Le chapitre 4 en four-
48
Les cycles que nous analyserons plus loin (chapitre 4) sont les suivants:
Le cycle des ventes, dans lequel des articles ou services sont changs contre
largent des clients. Cette opration dchange se produit gnralement par le
biais dune tape intermdiaire (celle de la crance), ce qui ne constitue pas une
surprise pour le lecteur du prsent ouvrage. Le contrle interne sattachera
veiller ce que les ventes soient correctement excutes, quelles soient intgralement et rgulirement factures et que lopration soit finalement correctement enregistre;
Le cycle des financements court terme permet de grer les moyens de lentreprise. Les moyens court terme (actifs circulants) doivent couvrir les passifs circulants. Le jeu la matrise des recettes et des dpenses court terme est un
art en soi. Ici, une dfinition claire des fonctions est particulirement impor-
49
tante: la dcision relative lutilisation de largent doit tre prise par dautres
personnes que celles qui le prservent ou qui enregistrent les flux des liquidits
dans la comptabilit ;
Le cycle de production transforme les matires premires et les approvisionnements, grce au capital et la main-duvre, en produits finis. Le contrle de ce
cycle consistera matriser les prix de revient au sein de lentreprise et si possible accorder ensuite ladministration ceux-ci;
Le cycle des achats sert canaliser les achats au sens large: il sagit des achats
de matires premires et dapprovisionnement pour la production, de machines, darticles, de services de tiers, Si on se rfre au cycle des ventes les
phnomnes inverses se produisent: largent est converti en moyens le plus
souvent par le poste bilantaire fournisseurs. A linstar des ventes, mais plus
encore dans le cas des achats, lun et lautre sont dpendants de la nature et de
lactivit de lentreprise. Les principales proprits de ce cycle sont en fait
applicables tous les types dentreprises;
Le cycle dinvestissement et de financement rgule lachat et la vente de biens
dinvestissement durables. Il faut considrer ce cycle comme une variante du
cycle des achats, mais prsentant toutefois quelques particularits justifiant
donc un clairage diffrent. Le plus souvent, cest le sommet de la hirarchie qui
simplique dans ce cycle et les budgets tablis constituent le fil conducteur des
dcisions prendre auxquelles est souvent associ la problmatique du financement;
Le cycle du personnel dans lequel on regroupe toutes les transactions lies au
personnel. Les particularits de ce cycle sont notamment la confidentialit des
donnes sur lesquelles on travaille. Cest une des raisons pour lesquelles ce
cycle est abord sparment et ne fait pas partie du cycle des achats. Un
deuxime argument plus important encore est lorganisation des activits du
personnel et les consquences administratives (internes et externes) qui y sont
lies.
Comme nous lindiquions plus haut, le chapitre 4 stendra davantage sur ces diffrents cycles aux fins dexpliquer plus en avant comment ils peuvent tre organiss,
ainsi que les ventuelles pierres dachoppement qui se cachent dans chacun deux.
50
gation va de pair avec le transfert des responsabilits qui permet dvaluer les personnes.
Cest dans ce cadre quil y a lieu de veiller ce que, lorsque des valeurs sont transmises dun collaborateur un autre dans lorganisation (voir par exemple la circulation des valeurs), des conflits dintrt thoriques voient le jour. En fait, tout le
monde partage le mme intrt cest--dire celui de lorganisation mais individuellement cependant, des conflits peuvent tre crs. Ainsi, par exemple, le magasinier doit veiller ne pas donner plus de matires premires la production quelle
nen a besoin pour produire. Dautre part, les ouvriers de la production aimeraient
en obtenir un peu davantage pour pouvoir chantillonner, o sont donc passs
les articles disparus?
Lorsque les deux dpartements sont invits se justifier, ils auront tendance naturellement se montrer du doigt. Il appartient au processus administratif de veiller
ce quen effet, on sache toujours prcisment o se dissimule la cause de faon
ce que la fonction qui na pas respect la norme puisse tre invite se justifier.
Cela revient donc dterminer clairement les responsabilits et donner aux personnes les moyens dassumer pleinement leurs responsabilits. Par exemple, il sera
question plus loin de la fermeture du magasin. En effet, comment peut-on demander
au magasinier dexpliquer o certains articles se trouvent si tout le monde peut
prendre ce quil veut dans le magasin.
Citons un autre exemple de deux fonctions incompatibles dans un sain environnement de contrle: celles de magasinier et dacheteur. Lacheteur peut en principe
acheter ce quil veut et faire en sorte que ses stocks correspondent. Le magasiner,
quant lui, peut accepter les factures dachat sans faire preuve du moindre esprit
critique et donc tablir une excellente relation avec les fournisseurs.
La cration de conflits dintrt doit, dune part, permettre de limiter les erreurs et,
dautre part, rduire autant que possible la tentation de fraude. Mais le meilleur systme de sparation des fonctions ne peut garantir toutes les formes de complot
parce que dans ce cas-l, cela veut dire que certains nassument pas les responsabilits qui leur ont t confres et quils pourraient en faire un usage abusif.
Par exemple, si le comptable et le magasinier dcident daccepter les factures
dun fournisseur en dpit du fait que celui-ci a livr trop peu darticles, les petits dtournements seront peine dtectables parce que tous deux ont rompu les accords
pris.
Traditionnellement, une organisation se compose de quatre types de fonctions que
lon retrouve diffrents niveaux et dans diffrents dpartements. Dans le paragraphe ci-dessous, nous aborderons les types de fonctions suivants: la fonction de dispo-
51
52
Dans les petites organisations, il est parfois difficile de prvoir toutes ces fonctions
pour les diffrents dpartements. Si elles sont effectivement prvues, elles peuvent
exercer un effet ngatif et certaines personnes pourraient momentanment tre
sans travail (par manque dactivit) et les moyens de la socit pourraient tre utiliss de manire peu efficace.
Dans ces conditions, il faut rechercher un quilibre sain entre la sparation des fonctions qui forment le point de dpart de lorganisation administrative adquate,
dune part, et lobjectif atteindre, dautre part (voir par exemple la dfinition du
contrle interne dans le point suivant).
La solution la plus couramment exploite consistera faire exercer plusieurs fonctions combines certains personnages cls de lorganisation mais au mme
niveau. Cela signifie par exemple que la fonction de dispositon pour le dpartement
des achats et le dpartement des ventes peut tre concentre sur la mme personne
plutt que de faire passer tout le cycle des ventes sur un seul individu. Le fondement
du conflit dintrts reste prsent si par exemple on demande au magasinier dtablir galement linventaire des actifs immobiliss et de surveiller ces actifs plutt
que de lui demander de fournir galement la comptabilisation des factures relatives
aux articles quil reoit dans son magasin.
Nous reviendrons dans nos conclusions (partie 6) sur les diffrences entre les petites et les grandes organisations.
53
En rsum, on peut conclure que le concept contrle interne peut tre dfini comme le contrle mis en oeuvre par la direction ou en leur nom.
Dune manire plus large, cela signifie que lobjectif du systme de contrle interne
doit consister veiller ce que la direction reoive les moyens (et donc linformation) pour diriger lentreprise avec succs, compte tenu des objectifs formuls pour
lorganisation dans son ensemble.
Parmi les points primordiaux ncessaires la mise en place de largumentation des
chapitres suivants, citons la notion dobjectifs du contrle interne lui-mme. Il doit
toujours tre possible dtablir le lien entre, dune part, les activits dans lentreprise observes partir des analyses chronologiques du flux des articles et du flux
des liquidits (ou de manire complmentaire partir de lidentification des domaines de risque dans ces flux) et, dautre part, les rubriques du bilan dans les comptes annuels de lentreprise. Grce ces objectifs, ceci devient possible (cfr. partie
4). Ce lien est possible notamment grce aux objectifs du contrle interne.
54
55
2.3.6.5. Autres
Enfin, dautres objectifs de contrle (existence, valuation et classification)
qui les termes en disent long doivent apporter une certitude en ce qui concerne
le droit de la socit de comptabiliser une transaction (existence), et lui permettre
de raliser une valuation correcte et une classification dans la diffusion de linformation. Si, par exemple, des produits exceptionnels pour des montants matriels
sont comptabiliss dans le chiffre daffaires, cela peut fausser le tableau. Lorsquil
apparat en plus que la conversion du cours du dollar dans les transactions comptabilises tait totalement errone, linformation nest peut-tre plus du tout valable.
Dautre part, si la socit reprend des proprits qui ne sont pas les siennes (par
exemple un stock de tiers en consignation qui est effectivement conserv dans
lentreprise), ou si elle comptabilise des transactions sans raison (par exemple la
vente dactifs immobiliss avec une grande plus-value) pour lesquelles il nexiste
encore quun accord oral et superficiel, elle commet des fautes supplmentaires
car, en conformit avec toutes les rgles comptables existantes (et la logique de
lconomie dentreprise), cela ne pouvait pas se produire.
56
entreprises, ces oprations font partie dun processus complexe sur lequel toute
une srie de procdures et de mesures de contrle interne sappliquent. Qui est en
fait responsable du fonctionnement du systme? Qui exerce des comptences et lesquelles, et comment celles-ci sinscrivent-elles dans le systme? Comment veille-ton ce que la sparation des fonctions de base (qui tait prsente en thorie dans
le paragraphe 2.3.4.), sapplique galement dans le systme et soit contrle? Et qui
se charge diffrents niveaux de la scurit du matriel, des logiciels, des fichiers,
des fichiers partiels, ?
Ces questions et bien dautres encore sont dune importance essentielle dans un
environnement automatis et mritent une rponse. Il ne sagit pas ici dentrer en
dtail dans cette matire ; si le lecteur est intress, il trouvera tous les renseignements ncessaires dans la littrature technique spcialise.
Il est cependant bon de montrer les influences quexerce le traitement automatis
des donnes sur lorganisation administrative. Du fait de lautomatisation des processus de contrle, le contrle interne peut tre affaibli. Dans ce cadre, il est important de tenir compte des lments suivants:
Les changes dinformation sont moins nombreux : chacun stocke une srie de
donnes dans lordinateur et pense avoir ainsi ralis sa partie du travail. Nous
avons dcrit plus haut limportance de la communication. Cette importance
reste valable mme lorsquun systme informatique soutient le processus administratif.
Il est donc parfaitement possible que les erreurs soient rvles plus tard que
dans un systme manuel dans lequel il est galement important dtablir des
comparaisons et des concordances intermdiaires.
Le risque de ce que lon appelle lerreur systmatique est plus important
parce que lon pense que tout va bien parce que depuis plusieurs annes les
choses se font de cette manire. En cas de paramtrage erron du systme, il
est par exemple parfaitement possible quaprs les comparaisons entre les
valeurs commandes et le montant des factures, le systme accepte une diffrence de 20% alors que lobjectif ntait que de 2%.
Cet exemple connat aussi des variantes plus subtiles: ainsi, il peut arriver quun
employ charg du contrle des factures constate que chaque facture dvie de
plus de 2% de la valeur commande et demande linformaticien daccrotre
cette limite 5% tandis que lexprience montre que les fournisseurs peuvent
facturer effectivement quelques pourcents en plus des prix convenus. Dans les
procdures prsentes ici, plusieurs choses posent problme: lemploy ne
peut pas poser la question et linformaticien ne peut certainement pas y
rpondre la direction part du principe que toutes les dviations suprieures
2% sont contrles alors quen ralit cela ne se fait pas. En dautres termes,
une valuation permanente de ce qui se passe dans le systme est capitale.
Si des transactions illicites sont systmatiquement possibles (par exemple
cause dune dfinition insuffisante ou errone des fichiers et/ou des applica-
57
58
Mais cest prcisment cause des consquences que prsentent les risques attachs ces avantages que les responsabilits du systme qui fonctionne avec efficacit et efficience doivent tre clairement fixes. Ceci constitue lune des procdures
de base dans un environnement automatis.
59
portant du fait quil a accs des informations essentielles. Nous reviendrons sur
cet aspect la fin du point 2.4.3.
2.4.3. La surveillance
Nous avons voqu plus haut la ncessit de surveiller linformation dans lentreprise. Le plan de surveillance imagin par le responsable de linformatique doit prvoir
la mise en application de certaines rgles de surveillance. Celles-ci sont au minimum
les suivantes:
Mesures de surveillance physique: cet gard, il est essentiel que seules les
personnes autorises (voir lobjectif de contrle autorisation) aient accs aux
lieux o sont stockes les donnes centrales (serveurs, ); il faut galement
prvoir une scurit incendie que lon peut combiner avec le systme dextinction automatique; il est galement recommand de prvoir un contrle dhumidit il arrive trs souvent que lhumidit qui sinsinue provoque des
dommages irrparables aux installations, etc.; des procdures durgence doivent palier au cas o une catastrophe se produit cette procdure doit tre
explique dans les sessions de formation; il doit galement exister un plan formel qui prvoit quel est le rle de chacun au cas o une calamit se produit.
Mesures de surveillance technique: la technologie actuelle offre de nombreux
moyens en matire de surveillance technique; par exemple, il existe des logiciels qui octroient ou refusent laccs (access control software) lidentification
est donc la premire tape (il vaut mieux ici trouver des voies daccs plus compliques que le pass word qui peut toujours tre devin ou mme chang ); il
60
61
ont t apportes il se fera prsenter les log files (journaux ou historiques) dans
lesquels les adaptations sont enregistres et par la consultation desquels il pourra
effectivement sassurer quaucun abus de confiance na t commis
2.4.4. La conscientisation
La protection est une chose dont la plupart des gens nont pas directement besoin
ils ragissent souvent en disant: moi, rien ne marrivera . Il nest pas, de ce fait,
simple de convaincre les gens dadapter leurs habitudes.
Dans un processus permanent de conscientisation et du maintien de celle-ci, il faut
convaincre de lutilit et mme de la ncessit de construire des protections. Cest
un processus de longue haleine, mais il vaut la peine. Et son importance devient de
plus en plus claire si lon essaie de faire la liste de tous les risques possibles lis au
mauvais fonctionnement du systme. En voici quelques exemples:
perte de chiffre daffaires (ou de revenus en gnral);
impossibilit de tenir ses promesses aux clients;
impossibilit de travailler efficacement en interne (ce qui fait galement perdre
beaucoup dargent);
impossibilit de contrler correctement les collaborateurs;
.
La place de la fonction
de contrle interne dans
lorganisation
65
66
Plus laudit interne est indpendant de la direction, plus son jugement peut tre
objectif. Le lien avec le comit daudit, sil y en a un, est trs important. Cela ne signifie nullement que le responsable du dpartement daudit interne doive se situer
un niveau hirarchiquement plus lev que les responsables des autres departements. Cela peut galement crer des tensions tant donn que laudit interne dans
tous les cas a une obligation de rapport sur lefficacit et lefficience des autres
dpartements. Ce montage ne peut fonctionner correctement que si le fonctionnement de laudit interne est jug sur la mme base par le comit daudit.
La dsignation du responsable de dpartement de laudit interne ne peut se faire
quavec laccord de lorgane dadministration et des autres membres de la direction.
Comme des engagements prcis doivent tre pris avec cette fonction, il est recommand quils soient consigns par crit. A cet effet, on tablit souvent une charte
dans laquelle sont prciss le but, la comptence et la responsabilit du dpartement daudit interne. Dans celle-ci, il est recommand de dcrire:
67
68
signifie que les actionnaires doivent faire une dclaration sur la qualit de cette politique.
Dans ce cadre, il est bon de prvoir au sein de lorgane dadministration un quilibre
entre les administrateurs oprationnels et les non-oprationnels. Ces derniers sont
galement appels les administrateurs indpendants. Grce eux, la passerelle
tablir entre lorgane dadministration et les actionnaires est plus facile: ils constituent en ralit une garantie de qualit complmentaire en ce qui concerne la politique mene. Les administrateurs oprationnels sont davantage impliqus dans la
politique journalire et donnent de ce fait aux actionnaires une impression moins
autonome. Ceci est particulirement le cas si ces administrateurs prennent effectivement galement les dcisions journalires, en dautres termes si lorgane dadministration est en fait un comit de direction de lentreprise. Cette situation devient
mme encore plus quivoque dans les cas o toutes les dcisions sont concentres
entre les mains de la mme personne.
Nous avons abord la question des sparations de fonctions. Lintgration des conflits dintrts ncessaires au sein de ladministration de la socit sinscrit galement dans lesprit du corporate governance.
Lune des manires dy arriver consiste veiller ce que le comit daudit soit
charg par lorgane dadministration dune srie de tches spcifiques, faisant partie du processus de contrle interne. La combinaison idale consiste alors faire
siger dans ce comit les administrateurs indpendants qui nexercent absolument
aucune tche oprationnelle au sein de lentreprise.
Cette fonction de surveillance dont est charg le comit daudit doit permettre
lorgane dadministration davoir une perception plus sre et plus claire:
du systme de contrle interne fix dans les grandes lignes par lorgane dadministration et mis en place par la direction afin daccrotre la fiabilit de la diffusion des donnes;
du processus daudit men tant de manire interne quexterne: de la sorte, on
cre une relation claire entre les dpartements daudit interne et le comit
daudit, dune part, et, dautre part, un change dinformations stablit entre le
comit daudit et le contrle externe reprsent par le commissaire;
de linformation financire diffuse aux actionnaires et aux tiers.
Bien plus que de contrler les chiffres ce qui en fait est plutt la tche du commissaire le comit daudit va devoir sassurer que le processus la base de ltablissement des comptes annuels a t conduit correctement. A cet effet, ce comit doit
autant que possible analyser les accords crits afin, dans un premier temps, de
juger de leur intention. En dautres termes: il faut sassurer de manire rgulire
que, dans le cadre des domaines de risques existants (et en mutation), les mesures
thoriques ncessaires sont prises pour limiter au maximum ces risques. Le fonc-
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71
planifier: il doit non seulement pouvoir planifier son propre temps, mais galement celui des autres, et veiller ce que le planning des autres sinscrive dans le
planning global de lentreprise. Sil nest pas question de la direction en gnral,
le directeur conserve un peu moins la vue densemble sur le problme;
organiser: ce niveau, les capacits de dlgation du directeur entrent vraiment
en jeu ce processus a t dcrit en dtail plus haut (voir 1.1.2.). Il devra essentiellement utiliser ici ses comptences de communication, les techniques de
runion, sa capacit sentourer de personnes fortes ;
piloter: il devra pouvoir motiver ses collaborateurs et rsoudre les situations
problmatiques;
grer ou rguler (cela relve du contrle): il devra veiller, de manire constructive, ce que les objectifs gnraux traduits en attentes concrtes diffrents
niveaux partiels soient suivis et discuts avec les personnes responsables de
lexcution des tches mises en oeuvre.
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Laudit de gestion doit par consquent tre considr comme lanalyse de la qualit
des fonctions de gestion dans le contexte de la culture dentreprise compte tenu des
objectifs de lentreprise.
Laudit de gestion peut thoriquement tre effectu par lauditeur interne pour
autant quil ne doive pas se justifier auprs dun dpartement dtermin. Nous plaidions plus haut pour quil fasse rapport directement la direction gnrale afin
dassurer son indpendance.
3.6.4. Conclusion
On peut conclure de tout cela que le contrle interne dans une entreprise doit aller
bien au-del dune simple valuation des transactions et des enregistrements qui en
dcoulent. Lvaluation permanente de loccupation des fonctions cls dans lentreprise fait partie intgrante de ce contrle interne. Sans certitude sur la disponibilit
de la bonne personne la bonne place, lun des fondements dune organisation
administrative efficiente et du contrle interne nest pas assur. Lors de lanalyse
des lignes de force du rapport COSO (voir point 4.1.), nous reviendrons plus en
dtail sur ce point.
Cycles de lentreprise
et surveillance des actifs
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76
4.1.1.5. Pilotage
Ce nest qu ce prix, en combinant tous ces lments, que ladaptation ininterrompue est possible. Ce pilotage est ncessaire pour amliorer la qualit des procds
de lentreprise tant sur le plan oprationnel que financier quen ce qui concerne le
lien direct entre les deux domaines.
Le Coso dfinit par consquent le contrle interne comme un procd (voir ladaptation ncessaire rgulirement) qui dcoule de lorgane dadministration, de la
direction et du personnel (voir culture de contrle) qui a pour but doffrir une scurit raisonnable (voir approche du risque) dapprocher les trois objectifs principaux
de la gestion:
effectuer des actes et activits efficaces et efficients qui doivent toujours rester
le signe des objectifs formuls de lentreprise, cest--dire faire du bnfice et
prserver les actifs de lentreprise;
crer un systme de reporting financier fiable tant pour la fin de lexercice
quentre-temps pour les dcideurs des diffrents niveaux hirarchiques;
respecter les lois et autres rglementations.
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Ces objectifs sintgrent parfaitement dans ce que nous avons dcrit plus haut
comme tant les fonctions du contrle interne (voir chapitre 3.4.). Toutefois, il est
bon dinsister une fois de plus auprs du lecteur sur le fait que le contrle interne
ne sarrte jamais et ne constitue donc jamais une situation dfinitive. Un suivi est
toujours ncessaire en ce qui concerne les faiblesses constates et une recherche
doit sexercer en permanence pour en trouver dautres. Cela ne peut se faire et tre
soutenu que par une organisation au sein de laquelle existent un environnement et
une culture de contrle tel que nous lavons dcrit.
Il faut tre parfaitement conscient quaucun systme de contrle interne nest infaillible. Le contrle interne ne peut pas offrir une scurit absolue en ce qui concerne
la ralisation des objectifs tant donn que:
les erreurs, mme de gestion, restent humaines ;
les principes de sparation des fonctions, tel quils ont t dcrits au chapitre
2.3.4., peuvent toujours tre dtourns partir du moment o des connivences
sinstallent ;
tous les contrles ne peuvent pas tre effectus jusque dans les moindres
dtails cela coterait en comparaison beaucoup trop dargent et ne correspondrait donc pas lutilisation efficiente des moyens de lentreprise.
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Le personnel doit effectuer les tches qui lui sont confies avec le professionnalisme et le soin ncessaires. Il sagit ici essentiellement dune question de formation. En dautres termes, il y a lieu de sassurer quun environnement de
contrle quilibr veille ce que les personnes disposent de comptences et de
connaissances ncessaires pour effectuer les tches sinscrivant dans leur fonction selon les rgles de lart. Elles doivent galement bien connatre les risques
quelles encourent si elles restent en dfaut dagir de la sorte. Il doit tre clairement tabli dans quelle mesure elles doivent tre attentives pour effectuer des
contrles sur leur propre travail ou le travail dautres et galement quels sont
les contrles que dautres effectuent (dans le cadre de la politique defficacit).
Lun des problmes qui se pose ici est le fait que les responsables au niveau
oprationnel connaissent souvent bien mieux dans les dtails la manire dont
un procd fonctionne que les responsables des niveaux tactiques et certainement stratgiques. Cela na rien de scandaleux. Au contraire, cela sinscrit parfaitement dans la structure de la dlgation des pouvoirs. Toutefois, il faut que
les niveaux infrieurs soient parfaitement conscients quaux niveaux suprieurs
il est impossible dtre au courant de tous les dtails et que le foss entre les
connaissances ne peut pas devenir trop important. Si les niveaux suprieurs ne
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que des erreurs se glissent dans les calculs de loffre cause de la rapidit
daction. Si on effectue un contrle approfondi des calculs et des points de
dpart de loffre, il est possible quon arrive la conclusion que cette adjudication nest pas intressante. En dautres termes, on prend parfois de mauvaises
dcisions cause du manque de temps danalyse tout comme une excution
trop rapide entrane parfois des erreurs qui nont pas fait lobjet dun calcul.
La diversification gographique et celle lie aux produits peuvent accrotre les
risques. La socit, spcialise dans certains produits, qui connat le succs
dans sa propre rgion et qui dcouvre de nouvelles opportunits dans dautres
types de produits connexes, court un double risque. Dans ce type de dcisions,
il est important dviter de se dissiper. La culture dentreprise, du personnel et
des autres stakeholders est un lment sur lequel de nombreux entrepreneurs se
sont souvent mpris.
Autres exemples de facteurs daugmentation des risques: ( lextrieur) la concurrence croissante et donc les marges qui se rduisent, les volutions technologiques qui rendent possibles dautres mthodes de production (galement
pour les concurrents), les modifications de rgime politique ; et (de manire
interne) un nouveau personnel, une croissance (trop) rapide qui empchent les
structures internes dvoluer au mme rythme, les restructurations qui ont souvent un effet dmotivant sur les personnes, les nouveaux systmes
Lidentification des risques doit se faire dans toutes les entits oprationnelles
(cest--dire tous les dpartements et sous-dpartements), et doit en premier lieu
rechercher les sources potentielles de risques. On peut tenter de grer les risques
externes en les anticipant; quant aux risques internes, ils apparaissent toujours
suite un manquement aux rgles de contrle interne ou au dysfonctionnement des
mesures thoriquement pourtant suffisantes. Ces dfaillances peuvent se prsenter
dans les cinq composantes du contrle interne. En dautres termes, elles peuvent
tre attaches un environnement de contrle insuffisant, une analyse dfaillante
des risques, des mesures inadquates (activits de contrle), des informations
peu claires ou insuffisantes et une correction de trajectoire inefficace en cas
derreur.
Dans la phase suivante, il est essentiel que ces risques soient mesurs. Cela doit se
raliser pour pouvoir valuer les suites possibles, dune part, et lexistence dun
problme rel, dautre part.
Enfin, il appartient au projet de grer ces risques. La difficult que nous avons voque plus haut rsulte du changement rgulier des processus de lentreprise. Si une
entreprise sidrurgique doit prendre une dcision relative des contrats long
terme pour des matires premires, elle doit valuer le risque daugmentations de
prix futures quelle encourerait si elle ne concluait par ces contracts. Dautre part,
la fixation des prix futurs peut savrer dsavantageuse. Le march dans lequel
lentreprise est active est si imprvisible et changeant quune restimation rgulire
du risque est indispensable.
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La gestion du risque dcrit consiste ds lors trouver un quilibre idal entre les
deux pistes et faire correspondre les prix ngocis ainsi que les dlais lestimation des risques.
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4.1.2.5. Pilotage
Le respect des mesures de contrle interne doit tre contrl en permanence. Il est
prouv que la plupart des cas dommageables se produisent dans un contexte o la
surveillance exerce par la direction tait insuffisante. Mme la meilleure mainduvre ncessite une surveillance et un contrle rguliers.
Sur la base du fonctionnement des engagements pris et suite la dcouverte
dautres erreurs et problmes, le systme de contrle interne doit tre valu et
adapt. La concordance entre les objectifs primaires, les risques et les mesures prises ou prendre joue un rle essentiel. Lvaluation en question est ncessaire dans
le cadre des objectifs gnraux de lentreprise, dune part, mais galement parce
que la direction (suprme) doit justifier ses suprieurs la manire dont elle a traduit la stratgie (pour lorgane dadministration) et la tactique (pour la direction)
dans la pratique. Le rle de laudit interne dans ce cadre fait lobjet du chapitre 3.2.
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EFFICACITE
REPORTING FIABLE
ACTIVITE DE CONTROLE
DOMAINE 2
ESTIMATION
TION DES RISQUES
DOMAINE 1
ENVIRONMENT DE CONTROLE
DOMAINE 3
LEGALITE
INFO ET COMMUNICA
COMMUNICATION
PILOTAGE
AGE ET ADAPTATION
Chacune des cinq composantes est ncessaire pour atteindre chacun des trois
objectifs. Comme nous lavons indiqu prcdemment, ceci est valable pour tous
les processus dans toute lentreprise. Si lon combine cette ide avec le concept des
diffrents cycles de lentreprise, compte tenu de la circulation des liquidits et ventuellement de la circulation des marchandises existantes dans lentreprise, on a jet
la base dune discussion par cycle de la manire dont le contrle interne peut y tre
construit.
Pour la discussion de la circulation des liquidits et de la circulation des
articles, bases des diffrents cycles de lentreprise, veuillez vous rfrer au chapitre
2.3.3.
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Le dpartement vente doit, dans ce cadre, suivre, cela va de soi, une srie de rgles.
Ainsi, on ne peut partir du principe que seul le chiffre daffaires est important: le
dpartement doit tre conscient que le rsultat dune transaction nest assur quau
moment o le client a effectivement excut son paiement.
Il doit aussi savoir que les rgles en matire de modalits de paiement et de rductions de prix (quelle quen soit la raison) ne sont pas des engagements inconditionnels et quelles peuvent rgulirement tre remises en question. Rien nest plus
facile que dobtenir de nouvelles commandes si lon dit au client quil nest pas
important de savoir quand il paiera ou quil recevra une rduction de prix de X%;
mais cet gard, des engagements doivent tre pris.
Les diffrentes tapes qui doivent se succder chronologiquement dans le cycle des
ventes sont les suivantes:
4.3.1.2. Offre
Dans certains cas, le client (potentiel) demande une offre. Il sagit dune tape cruciale, qui est souvent prise la lgre et effectue trop rapidement. Il est trs important ce moment dtablir limportance du partenaire (possible) de lentreprise et
de voir jusquo on peut aller dans la fixation du prix. Une analyse approfondie du
client est donc indispensable. Pendant la phase de loffre, il nest pas important
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Ces offres doivent toujours tre approuves par le directeur des ventes et, si pour
des motifs commerciaux, on sloigne du schma prcit, galement par le chef
dentreprise.
Le contrle du respect des accords se produit en deux phases:
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Confrontation des offres envoyes par rapport aux commandes passes: le systme doit pouvoir rendre ce lien possible par le biais dune numrotation sans
quivoque pour les deux oprations (il est utile de rvaluer priodiquement la
raison pour laquelle certains types de clients potentiels nont pas command,
en dfinitive en dautres termes, cest le suivi des offres sans commande).
Confrontation entre le chiffre daffaires ralis et le pourcentage de remise
octroye, lis aux diffrents clients (voir contrle semestriel ci-dessus).
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Les ordres de vente sont soit conservs dans le systme, soit enregistrs physiquement dans un ordre chronologique (avec un contrle rgulier de lintgralit de la
numrotation) afin que lon puisse ultrieurement faire la comparaison extrmement importante entre le moment denregistrement et la progression de la commande, la demande de la commande, la livraison ou la facturation. A cet effet, une
copie de la commande doit tre mise la disposition des dpartements intresss
(production, magasin, planning, administration ...).
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une distinction entre les livraisons de stock et les livraisons qui entranent une production: si lon livre de stock, lenqute sur la solvabilit peut thoriquement tre
reporte jusqu la livraison; sil faut produire, cette enqute doit seffectuer avant
que la production particulire ne dmarre.
Le dpartement vente doit donc pouvoir introduire une commande dans le systme,
mais il faut explicitement prvoir quelle peut tre refuse par le dpartement comptabilit, par exemple suite des modifications dans le comportement de paiement
du client. Grce ltat de la commande, le dpartement commercial peut transmettre au client les dlais de livraison probables.
Les intrts des diffrents dpartements ne vont pas toujours dans le mme sens.
Cela na rien de ngatif: la volont de vendre soppose souvent la prudence du
dpartement finance qui souhaite viter que des crances non recouvrables apparaissent. En cas de litiges entre la vente et ladministration, le chef dentreprise est
larbitre et doit pouvoir prendre la dcision.
Les remarques suivantes peuvent tre formules cet gard:
Les limites de crdit sont introduites auprs de ladministration et ne peuvent
tre consultes que par le dpartement vente.
Chaque mois, ces limites doivent tre ractualises en collaboration entre les
dpartements finance, vente et le chef dentreprise (sil sagit de montants
importants). Les engagements pris doivent tre consigns et approuvs par les
trois parties ; sur la base de ces engagements, les limites peuvent tre modifies
(seulement par le dpartement administration).
Chaque mois, les mmes membres de lentreprise passent en revue les soldes
clients afin de discuter des mauvais payeurs et dinventorier les actions
entreprendre ; cest ce moment que les clients peuvent aboutir dans la catgorie bloqu pour livraison; ces engagements sont galement rsums et signs ;
sur la base de ces engagements, le service vente intrieur peut se retrouver
dans limpossibilit dintroduire de nouvelles commandes pour certains clients.
Le directeur des ventes et lui seulement recevra la possibilit de faire passer
tout de mme une commande par le systme en dpit du blocage impos ; il
peut faire cela en concertation avec le chef dentreprise (voir plus haut): en
dautres termes, cela ne peut se produire quen des circonstances particulires
comme par exemple si on a reu la garantie que les livraisons antrieures seront
payes dans les plus brefs dlais
Il peut savrer extrmement utile de ne pas faire dpendre la rmunration des
vendeurs du chiffre daffaires mais du chiffre daffaires pay. Ils rechercheront
donc en premier lieu surtout des clients solvables et insisteront rgulirement
auprs de leurs clients pour quils paient. De la sorte, ils comprendront mieux la
rticence du dpartement finance dans certains cas.
Aprs excution du contrle sur le risque de crdit, le formulaire de commande est
muni dune signature (ou dun paraphe) qui constitue en fait une libration de la
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produits finis. Entre les deux enregistrements, il ne peut y avoir, sur le plan thorique, aucune diffrence moins que le contrle qualit refuse et limine le produit
par le biais dun circuit spar entre le moment o celui-ci a quitt la production et
sa rception au magasin dans les articles produits finis.
Si une commande ne peut tre totalement excute parce quil manque des produits
finis ou des pices ncessaires, cette commande doit faire lobjet dune commande
en souffrance. Cela peut se faire en ajoutant au numro dorigine un code ou en donnant au systme une consigne spare avec un lien vers le numro dorigine.
Lexcution de ces commandes en souffrance ncessite un suivi spar trs important pour la relation avec la clientle. Le client doit savoir quand il peut esprer
recevoir sa commande et la facturation devra galement comporter plusieurs
volets: en effet, le client ne souhaitera pas payer toutes les marchandises sil nen a
reu quune partie.
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Types de facturation
Le suivi attentif et la comparaison des tapes du processus de vente sont ncessaires si lon manipule diffrents types de facturations: la prfacturation, la postfacturation et la facturation intermdiaire ncessitent un contrle propre et sont essentiellement diffrentes en matire de dtermination des stocks et des ventes.
Dans le systme de prfacturation, la facture accompagne les marchandises (la
livraison), ce qui assure lintgralit de la facturation du moins si la facturation
est automatise. Le systme peut prsenter quelques inconvnients:
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Retours
Les retours font partie intgrale de tout cycle de vente. Diffrentes circonstances
peuvent entraner le fait que les marchandises livres ne satisfont pas la demande
du client. Il peut sagir dune livraison errone, dune livraison dfaillante, dune
erreur, Dans ce cas, le magasin de rception, aprs avoir pris connaissance et
contrl la rclamation, avec laccord du service commercial, doit tablir un bon de
retour prnumrot ou encore initialiser dans le systme un circuit spar par
lequel les indications ncessaires seront gnres, notamment en matire
didentit de lacheteur qui a renvoy la marchandise;
de description et de nombre des articles renvoys;
des raisons du renvoi.
Tout comme nous le dmontrerons pour le cycle des achats, le service achat du
client et le service commercial du fournisseur entrent en contact pour sentretenir
des problmes de livraison. Comme le magasin ne peut accepter de rception sans
lapprobation de la fonction de disposition, il doit, en cas de retour (ou de rception), se concerter avec le service commercial sinon chacun renverrait pratiquement toutes les commandes Le bon de retour prcit part donc en double exemplaire vers le service commercial qui dcide ce quil y a lieu de faire avec lenvoi. Il
doit toujours sagir dans ce cas dune transaction autorise. Celle-ci entrane toujours un certain nombre de consquences importantes:
les articles retourns doivent, le cas chant, tre repris dans le stock;
que se passe-t-il au cas o ce sont des produits de faible valeur?;
qui est responsable des dfauts?;
qui dcide des ventuelles rparations?;
qui est autoris faire procder leur destruction?;
qui veille au traitement administratif correct?;
qui dcide de comptabiliser dans le stock une moins-value?;
qui traite la rclamation du client: faut-il envoyer de nouveaux articles au
client, doit-il recevoir une note de crdit, essaie-t-on de lui vendre les marchandises livres initialement un prix moindre (car le cot sera moins lev que de
rparer les marchandises ou de les retraiter)?;
...
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Ces questions, et dautres sans doute, doivent avoir une rponse afin de permettre
aux fonctions intresses de savoir ce quil y a lieu de faire en cas de retour. La procdure de retour doit par consquent tre suivie individuellement et tout moment
il doit pouvoir tre possible de savoir o se trouvent les ventuels retours, quelle
dcision on attend et ce quil y a lieu de faire sur le plan physique. A cet effet:
les retours doivent tre stocks sparment et la dcision autorise doit tre
communique au service expdition;
lexpdition doit disposer dun classement spar des retours en traitement;
les bons de retour en cours doivent parfaitement correspondre aux retours physiquement prsents; si une dcision est prise, les bons doivent tre reclasss et
se retrouver dans les retours traits;
les bons de retour ne sont pas limins mme si lon a trouv une solution pour
le problme soulev; il doit toujours tre possible de retrouver la trace des mouvements effectus par les marchandises retournes.
On ne peut jamais perdre de vue que sil est dcid de procder la destruction, les
autorits fiscales comptentes doivent en tre averties. Par consquent, il est exclu
de faire procder une destruction de marchandises dune valeur dinventaire
importante sans en avoir inform le dirigeant dentreprise. Celui-ci ne donnera son
approbation que sil a effectivement pu sassurer que les avertissements ncessaires ont t transmis.
Notes de crdit
Si une note de crdit doit tre tablie au client, un document intitul demande de
note de crdit doit tre sign par le responsable du service commercial, auquel une
copie du bon de retour est jointe. Si le systme le permet, il peut introduire une
demande lectronique de crdit, ou prparer une note de crdit dans le systme,
avec rfrence au bon de retour reu. Dans le service comptable et administratif,
aucune note de crdit ne peut tre tablie sans cette demande approuve de note
de crdit par le responsable de dpartement. La comptabilit nenregistrera aucune
note de crdit si toutes les dcisions nont pas t prises. A linverse, il appartient
aux responsables des services comptabilit et administration de veiller ce
quaucune somme ne quitte lentreprise par octroi dun crdit (et lannulation de
profits pralablement comptabiliss en fait partie) sans lapprobation dun responsable disposant des comptences ncessaires.
Le service comptable et administratif sera tenu de classer par ordre numrique les
notes de crdit tablies, reprenant galement toutes les pices justificatives. Toutes
les notes de crdit doivent tre reprises dans ce classement et doivent tre justifies (avec rfrence ou copie de la facture dachat initiale).
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100
Contrles manuels
Dans le cadre du processus administratif des ventes, nous avons mis une srie de
rflexions et de remarques. Nous avons ajout que dans les systmes automatiss
actuels, toute une srie de transactions se produisent de manire automatique et
que cela ne constitue pas une garantie dautorisation, dexhaustivit, dexactitude,
de ponctualit, des transactions du cycle des ventes. Cest la raison pour laquelle
les contrles rpressifs manuels suivants doivent tre effectus, de prfrence
par sondage:
contrle de la conformit des donnes entre loffre, le bon de commande, le bon
de livraison et la facture finale tant sur le plan des quantits quen matire de
prix, de remises, de descriptions, etc.;
contrle en matire dintgralit de la numrotation des factures dans le journal
des ventes (factures comptabilises);
comparaison entre le chiffre daffaires et le montant transmis au service de suivi
des crances;
contrle des totaux repris sur les factures et du montant de TVA appliquable;
correspondance entre cette TVA et les chiffres repris en comptabilit ainsi que
sur les dclarations priodiques;
vrification de limputation des profits (ceux-ci ont-ils t enregistrs dans la
bonne rubrique?): sagit-il dun chiffre daffaires ordinaire, dun autre produit
dexploitation ou mme dun produit exceptionnel?;
contrle de la dtermination correcte des marchandises et des stocks: comptabilisation des produits et des charges correspondantes au cours de la mme
priode comptable (par limputation correcte des variations de stock) et dans la
priode au cours de laquelle le transfert de proprits des marchandi-ses sest
produit;
contrle de la ncessit de comptabiliser les rductions de valeur sur les stocks
suite des retours et sur les crances suite des factures impayes depuis longtemps (voir paragraphe suivant);
vrification du calcul des marges ralises par commande, par client, par article
au cours dune priode dtermine, en comparaison avec les calculs raliss
pralablement pour certains projets spcifiques, commandes, ou par rapport
au budget (partiel) de manire globale avec justification des carts dans le
dtail;
comparaison rgulire des ventes avec les informations extra comptables
comme les statistiques des ventes, construites partir dinformations manant
du service commercial;
reconstitution du flux des marchandises afin de vrifier lexhaustivit des produits,
vrification du respect des procdures en matire de rpartition des tches et
de sparation des fonctions pralablement tablies, comme lapprobation des
101
Si des remises ont t accordes des clients, il y a lieu de veiller ce que celles-ci
ne soient pas portes en dduction indment. En dautres termes, ces remises ne
peuvent tre portes en dduction que si les paiements ont effectivement t effectus dans les dlais. La comptabilisation correcte de ce type de remises doit tre
particulirement bien suivie parce quelle livre des informations de gestion intressantes permettant dtablir avec exactitude le comportement de paiement des
clients.
Les remises exceptionnelles passent par le systme de notes de crdit et leur justification. Celles-ci sont toujours approuves par le directeur commercial et par le
dirigeant dentreprise si ces remises dpassent un plafond pralablement fix.
Les ristournes de fin danne sont soumises au mme rgime. Si lon travaille au
moyen du calcul journalier des remises quantitatives (par le biais du systme dcrit
ci-dessus de tableaux des remises et de sous-tableaux des prix), elles doivent tre
limites au stricte minimum. Dans la mesure o des remises extraordinaires doivent
tre accordes, elles doivent ltre pour des raisons commerciales spcifiques en
dautres termes des motifs de stratgie commerciale pour lesquelles lorgane
suprme de la structure de dcision journalire doit tre responsable.
Sil existe des contrats plus long terme avec certains clients, il est indispensable
dassocier les prix dtermins dans ces contrats un tableau de prix spcialement
cr cet effet qui puisse galement tre contrl.
Dans le processus dencaissement, en rgle gnrale, les ncessits suivantes
sappliquent suite la sparation ncessaire des fonctions:
102
aucune somme nest encaisse par les commerciaux sauf dans des circonstances exceptionnelles. Par exemple il peut se justifier que le processus dencaissement auprs dun dbiteur douteux implique le vendeur pour contribuer la
liquidation dune crance risque. Si lon fait de cette exception la rgle, le risque de dtournement peut se prsenter (largent dun client est utilis pour
liquider la crance dun autre et donc le vendeur assure en permanence un crdit priv financ par ses clients);
le responsable de lencaissement des crances ne peut enregistrer ni factures ni
paiements: par exemple, la surveillance de la caisse est une tche trs dlicate.
En effet, si la mme personne a la possibilit denregistrer dans la comptabilit
les sommes quelle a encaisses si elle a galement la tche denregistrer ellemme les factures ou les notes de crdit, elle pourrait abuser du systme. Si
cela se produit dans le cycle de paiement, ce risque est encore plus important.
Les exemples suivants le dmontrent clairement:
Monsieur Dupont est invit comptabiliser une facture de 100 euros, mais il
ne comptabilise que 90 euros. Lors de la rception (en espces) de 100
euros, il en empoche 10 personnellement;
Madame Janssens comptabilise effectivement la facture de 100 euros, mais
elle rdige, lors de la rception des 100 euros, une note de crdit de 10 et
empoche 10 euros via la caisse.
Une organisation claire doit exister en matire de procdure de mise en demeure,
de recouvrement aprs appel des avocats et des huissiers rien ne peut tre
laiss larbitraire. De mme, les rgles en matire de comptabilisation des rductions de valeur doivent tre fixes. Ces rgles peuvent par exemple tre les suivantes:
chaque dbiteur reoit immdiatement aprs lchance un rappel crit de la
crance en souffrance;
une semaine plus tard, on tlphone au dbiteur pour acclrer le paiement;
ce stade dj, le responsable commercial de ce client est inform du dpassement du dlai de paiement;
le rappel tlphonique est rpt de manire hebdomadaire;
un mois aprs lchance, un rappel par lettre recommande est adress au
dbiteur;
si une semaine plus tard largent nest toujours pas encaiss, un avis est pris
officiellement sur les actions prendre en collaboration avec les commerciaux:
le cas chant, le dossier est transmis un avocat ou un huissier.
Il est important que ces procdures soient appliques de manire rigoureuse car si
lon tolre des exceptions ces rgles, ces exceptions doivent tre motives par
crit par une fonction de disposition et de prfrence par le comit de direction
tant donn que ce genre de dcision implique souvent plusieurs dpartements.
103
La rigueur avec laquelle les rgles doivent tre tablies dpend des limites et des
dlais de crdit qui sont octroys et des risques que lentreprise est daccord de
prendre. Dans certains cas, il peut savrer intressant de faire assurer (une partie
du) le portefeuille clientle par un assureur crdit.
Nous vous dmontrons ci-aprs lexemple ne pas suivre. Dans lentreprise X, un
client a t enregistr dans le systme par le service financier en suspens. Cela signifie quil ne peut plus recevoir aucune livraison parce que la limite de crdit est
atteinte et quil ne respecte pas les dlais de crdit: il ne paie pas les factures en
souffrance en dpit des ngociations et des accords. Un jour, le directeur commercial tlphone au directeur du dpartement financier et suggre de dbloquer le statut en suspens parce que la commande de lanne va arriver. Le service comptable et financier refusent cause des procdures en place. En dpit des
pressions, le surveillant des crances reste sur ses positions. Quinze jours plus
tard apparat sous le nom du client en question une crance dun montant important. Il a donc t procd une livraison qui, par la facturation automatique qui en
dcoule, est enregistre dans les livres. Aprs enqute, il apparat que le service
commercial, via son directeur, a pris contact avec le fournisseur du logiciel et a
russi obtenir le code daccs pour accorder de nouvelles commandes au client
en dpit de son statut en suspens. Sans remettre en cause le rle du fournisseur
de logiciel, il est clair quune infraction grave a t commise vis--vis des procdures
de contrle interne et quune telle situation ncessite des sanctions lgard du
directeur commercial. Sil est permis de dtourner ainsi les procdures mises en
place, celles-ci ne sont plus pertinentes.
104
4.3.1.12. Rsum
En rsum, on peut illustrer la chronologie du cycle des ventes comme suit:
105
106
107
urgente dune commande. Il nest pas rare de constater que des clients qui
paient rgulirement soient carts au profit dun client difficile qui ultrieurement pose des problmes sur la qualit et le paiement.
Il est trs utile pour une entreprise de rassembler les informations sur les commandes passes. Cette base de donnes est riche en information sur la clientle.
Cest la raison pour laquelle il est essentiel quun rapport soit fait la direction
reprenant une vue densemble (statistique) du nombre et du type de commandes, dexpditions, de factures le nombre de produits par commande, le nombre et le volume de la clientle, leur intervention relative dans le chiffre
daffaires, ce type dinformations pouvant donner lieu des adaptations
dans lapproche stratgique de certains marchs. Elles peuvent galement tre
la source dajustements de la stratgie (au niveau de lorgane dadministration).
108
pour les ventes au comptant). De mme, la thorie du flux des marchandises peut
tre adapt: pour un stock initial et final fixe, dune part, et un ajout qui est galement connu, le mouvement qui en dcoule doit thoriquement se composer des
ventes (ou consommations) (dchets, vols, livraisons gratuites, etc., ntant pas
pris en compte).
Dans le domaine des ventes, le transfert de proprit constitue galement un moment
important. En effet, ce moment est dterminant pour dfinir quel moment les marchandises peuvent tre factures. Si lentreprise travaille avec son propre transporteur, ce transfert seffectuera au moment o le chauffeur reoit une signature du
destinataire autoris par le client rceptionner les marchandises. Si lon travaille
avec un transporteur sous-traitant, la signature du chauffeur de la socit de transport constituant cette quittance pour les marchandises qui lui sont remises. Il est
esprer que les mesures de contrle interne de la socit de transport exigent
du chauffeur quil demande au client final une signature pour le transfert de proprit.
Le chauffeur doit pouvoir prouver ce transfert, sinon il est difficile de facturer les
marchandises au client. En dautres termes, il doit tre clairement prcis ce que
lon attend de la firme de transport. Il ne sagira pas seulement dapporter des marchandises un tiers, mais galement dapporter la preuve de la livraison, le cas
chant, accompagne des documents (douaniers) ncessaires montrant par exemple que les marchandises ont t exportes. Cet aspect est extrmement important
pour les consquences administratives de certaines transactions. En effet, le service achat doit trs clairement transmettre ces informations au fournisseur. Et les
sanctions, en cas de non-respect des engagements, doivent galement tre clairement dfinies et approuves.
Ceci est galement important dans le cadre de laffectation des charges et des bnfices la bonne priode comptable.
Si les marchandises quittent lentreprise le 31 dcembre juste aprs avoir t comptes au magasin et quelles sont livres le lendemain chez le client (pour autant
quun 1er janvier quelquun soit prsent pour rceptionner les marchandises), toutes les mesures ncessaires ont-elles t prises pour veiller ce que les charges respectives et que le chiffre daffaires figurent dans la bonne priode comptable? Les
marchandises ont t comptes et figurent encore dans le stock la fin de lexercice
comptable par consquent, la variation du stock en fonction des charges sera certainement errone. Heureusement, le chiffre daffaires est probablement enregistr
au cours du nouvel exercice comptable puisque les marchandises ont t rceptionnes le 1er janvier. Mais que se passera-t-il si un esprit malicieux du dpartement
comptable, qui ralise quelques prparatifs pour la clture annuelle, enregistre tous
les mouvements sortants de ce jour et les fait figurer dans les factures tablir
(parce que les marchandises ont en effet quitt lentreprise le 31 dcembre), alors
que les marchandises, selon les livres, sont encore en stock? Et que se passera-t-il
109
110
111
paramtr) quil sagit dune amlioration notable par rapport une situation
dans laquelle tout doit tre effectu manuellement.
Par le biais de lettres de confirmation envoyer aux clients en leur demandant
de confirmer un solde en souffrance, on obtient une image fidle du fonctionnement du suivi des crances commerciales.
Ralisez un inventaire en spcifiant les carts constats, ainsi que de toutes les
plaintes que les clients adressent lentreprise. Il sagit l dun outil extrmement prcieux pour mesurer la qualit laquelle lentreprise veut tendre. Les
rclamations peuvent tre lies des livraisons errones ou incompltes, des
facturations inexactes (dans le texte, les quantits ou les prix, ). Au sein du
systme de dlgation des pouvoirs, ces rclamations constituent un critre
dvaluation des collaborateurs.
Les notes de crdit relatives aux retours, aux rclamations ou aux ristournes de
fin danne (remises) ne peuvent tre tablies que si une personne comptente
la dcid en toute connaissance de cause. Si les notes de crdit sont lies des
mouvements physiques, le contrle de lexactitude et de lintgralit de la note
de crdit ne peut en aucun cas relever de la personne qui a effectu lenregistrement des factures et des notes de crdit.
Il est important de veiller ce quaucun cart ne survienne entre les comptes
particuliers clients et le grand livre, et ce que le lien entre les journaux de
vente et les mouvements sur les comptes clients soit rgulirement vrifi.
Il va galement de soi que toutes les donnes en matire dengagement sur les
prix, de remises, doivent tre scurises de manire ce quaucune modification ne puisse y tre apporte.
Les extraits de comptes clients sont analyss systmatiquement et en dtail non
seulement pour identifier les factures impayes ou anciennes et pour vrifier le
motif de ce non-paiement, mais galement de cette manire identifier les remises de paiement quun client sest octroy tort. Si ces remises ont t dduites
juste titre, cest quune erreur a t commise lors du traitement comptable et
qui doit tre corrige.
Il est important deffectuer rgulirement des contrles sur les recettes relles:
les paiements effectus par les clients ont-ils effectivement t attribus aux factures ouvertes correspondantes ou existe-t-il un risque de compensations?
Lanalyse des crances est une proccupation journalire: cest lun des lments les plus difficiles lors de ltablissement du bilan. Quand on connat ses
clients et quon sen occupe rgulirement, laffaire est plus aise. Il y a lieu de
faire rapport de manire rguliere sur lvolution des postes clients individuels
au dirigeant dentreprise, et mme parfois au conseil dadministration afin que
dventuelles mesures strictes puissent tre appliques par les responsables de
la gestion des crances.
Cette gestion des crances doit tre clairement dfinie: les procdures dencaissement (par rappels, avocats, huissiers) doivent tre fixes et en cas de drive
par rapport au schma prescrit, le responsable de cet cart doit avoir donn
son approbation.
112
Les rductions de valeur doivent tre approuves par une personne comptente (ou un comit des reprsentants des diffrents dpartements). La comptabilisation dune rduction de valeur est un acte dcisif (on dpense une partie
du patrimoine de la socit). Le service comptable et administratif ne peut donc
dcider de ce type de comptabilisation de manire autonome il ne dispose que
dune fonction denregistrement.
Les rductions de valeur comptabilises doivent faire lobjet dun suivi rgulier.
Ce type de crances ncessitent une attention supplmentaire dans le processus de suivi des crances (contact client, avocats, ). De plus, ces soldes crditeurs ne peuvent figurer dans le bilan dans un coin oubli parce que dans ce
cas (et si le client finit par payer) il pourrait tre comptabilis par le biais dun
paiement sortant au lieu dtre repris (sans que cela se remarque). Les mesures
visant viter ces dcaissements sont discutes dans les paiement sortants
dans le cycle achats.
Mauvais client un jour mauvais client toujours. Cet adage nest pas toujours
vrifi mais il faut pourtant veiller quaprs un certain dlai, les mauvais clients
(avec les rductions de valeur dans un grand livre spar) ne reoivent plus de
livraison. Cela peut se faire en liant les informations et en bloquant ce client
dans le systme cela doit cependant dj tre effectu dans la phase de traitement des commandes.
Pour veiller ce que la comptabilisation ne se fasse pas directement dans le
grand livre et donc uniquement par le biais des comptes particuliers clients, des
directives claires doivent tre dictes sur le type et la manire dont les comptabilisations doivent tre effectues, par qui elles doivent tre effectues et une
valuation rgulire vrifiera si les engagements ont t respects.
Pour viter les abus lis aux notes de crdit sur vente, une procdure doit tre
tablie qui exige que chaque note de crdit soit signe par le directeur commercial et, au-del dun certain montant, galement par le dirigeant dentreprise. La
note de crdit sur vente reste un instrument dangereux susceptible de faire
disparatre les moyens de la socit. Les personnes qui parviendraient
inclure des notes de crdit dans la comptabilit et galement les mettre en
paiement peuvent enrichir le client (ou senrichir elles-mmes) aux dpens de la
socit.
Cest la raison pour laquelle il doit exister non seulement une procdure
dapprobation qui empche le service comptable de comptabiliser des notes
de crdit non approuves par les personnes comptentes, mais il doit galement tre impossible de mettre en paiement des notes de crdit mais plutt de
les affecter des crances en souffrance (ou des crances futures). Il y a galement lieu doprer un contrle sur les prix figurant dans les notes de crdit sil
sagit de correction de quantit ou de reprise il nest jamais exclu que les prix
de vente aient t adapt depuis la rdaction de la facture initiale et dans ce cas
le montant de la note de crdit peut tre plus lev que celui de la facture initiale.
Il est important de vrifier priodiquement si les factures de vente comptabilises sont compltes. Cette vrification peut se faire laide de la numrotation
113
des factures de vente. Il faut galement sassurer que la comptabilisation dfinitive des factures est passe par des fichiers dattente. Le flux des marchandises
peut galement contribuer vrifier lintgralit du chiffre daffaires (voir cidessus) et la correspondance du chiffre daffaires comptable avec les statistiques de chiffre daffaires conserves sparment au moyen des mouvements
de stock ainsi que la correspondance avec les donnes relatives la TVA
(mme si celles-ci proviennent du mme fichier que celui qui est li la facturation) un contrle fixe priodique doit tre exerc. Tous ces contrles doivent
rendre les erreurs plus difficiles de mme que les irrgularits intentionnelles
du comptable qui soctroie des recettes parce quil a effectivement envoy certaines factures de vente aux clients mais quil ne les a pas reprises dans la
comptabilit.
Imaginons quil soit possible de diviser en deux un montant facturer et de ne facturer que la moiti du montant total par le systme au client sur un numro de facture unique tandis que lautre moiti serait facture par le biais dune facture
manuelle non comptabilise (mais qui prsente toutefois le mme aspect que les
factures systme et qui possde un numro fictif). La facture manuelle porte un
numro de compte bancaire priv. La crance comptabilise dans le systme (automatiquement) ne comporte que la moiti de la somme correcte mais elle sera paye
dans sa totalit. La deuxime facture partielle est galement paye mais sur un
compte priv
Imaginons maintenant que le mme client reoive une autre facture manuelle avec
TVA (ce qui est correct) et quune facture systme (non envoye) est comptabilise
sans TVA. Le client paie (sans sen douter) sur le compte bancaire priv indiqu une
somme TVA comprise et le propritaire du compte priv paie la facture sans TVA
(le cas chant, par le biais dun transfert par la caisse afin deffacer les traces). La
TVA payer est reste en suspens dans lenvironnement priv
Seule la combinaison des contrles prcits peut dvoiler ce type de pratiques car
cest la manire de dcouvrir que la facture devait comporter une TVA (ce qui sest
effectivement produit pour le client).
114
communication, et pilotage, toutes expliques au paragraphe 4.1.2.) aux trois objectifs principaux du contrle interne, dj abords au paragraphe 4.1.1.5. Cette connexion ne se ralise par ailleurs que si elle est aborde partir de la perspective de
lanalyse des risques comme nous lavons voqu dans le paragraphe prcdent
(4.3.2.). Dans le prsent chapitre, cette analyse des risques sera structure en
partant des objectifs de contrle traditionnels que nous avons dcouverts au paragraphe 2.3.6. afin de pouvoir partir de l, mieux dvelopper les activits de contrle. De cette manire, les thories traditionnelles relatives au contrle interne
saligneront dans une approche plus intgre, comme le propose le Coso.
La mme approche sera galement adopte pour lanalyse des questions critiques
et lestimation des cycles suivants (voir galement les paragraphes 4.4.3., 4.5.3.,
4.6.3., 4.7.3. et 4.8.3.).
115
116
Evaluation:
Les ventes sont enregistres pour un montant incorrect dans la comptabilit
suite une erreur de facturation, par exemple cause de lutilisation de prix
unitaires errons ou cause dune mauvaise conversion de devises trangres.
Classification:
Certaines ventes ne sont pas comptabilises dans le chiffre daffaires, indment.
Certaines transactions financires sont confondues avec des transactions
oprationnelles.
Des produits exceptionnels sont comptabiliss avec le chiffre daffaires de
lentreprise.
La facturation des charges est reprise dans le chiffre daffaires.
Il y aura donc lieu de prendre des mesures pour atteindre ces objectifs. Ces mesures
peuvent tre de nature prventive ou rpressive. Elles peuvent toujours tre lies
aux objectifs dcrits ci-dessus. Toutefois, si elles ne contribuent pas atteindre les
objectifs de base de lorganisation interne, elles sont totalement non fondes.
Le schma suivant illustre, titre dexemple, le lien existant entre les objectifs et les
mesures prendre afin datteindre ces objectifs. Ces mesures feront lobjet du paragraphe suivant. Les mesures qui ne sont pas reprises dans le schma ci-dessous servent galement atteindre un ou plusieurs objectifs du contrle interne. Lentreprise doit ds lors se poser la question de savoir quels sont les objectifs et proposer
des mesures concrtes. En voici une slection:
Objectifs de contrle ventes
AUT COM EXI ACC TIM VAL CLAS
1
Les prix de vente sont repris dans une liste ou dans le systme
X
X
X
117
X
X
X
X
12
Lgende:
AUT:
COM:
EXI:
ACC:
TIM:
VAL:
CLAS:
autorisation
completeness
existence
accuracy
timing
valuation
classification
(autorisation)
(exhaustivit)
(existence)
(exactitude)
(ponctualit)
(valuation)
(classification)
Conservation:
Fonction de magasinier.
Administration des dbiteurs.
Enregistrement:
Rdaction des offres, bons de commande, bons de livraison, factures, notes de
crdit.
Comptabilisation des documents.
Comptabilisation des paiements.
118
Contrle:
119
Il opre une slection parmi les contrles tester sur la base de ses connaissances
(description) et de lvaluation du systme de contrle interne (voir galement
phase prcdente). Ensuite, il dtermine la dimension de lchantillon prlever
dans un certain nombre de documents, de transactions ou dactivits.
Cet chantillon peut se composer de: lexcution de tests de conformit ou de procdures (appels galement compliance ou attribute tests) ou lexcution de vrification ou substantive tests. La diffrence consiste dans le fait que les tests de conformit vrifient le fonctionnement et la fiabilit dune procdure tandis que les tests
substantifs cherchent mettre au jour des erreurs financires dans les comptes.
En dautres termes, les tests vrificatifs contrlent les soldes de la comptabilit ou
des comptes annuels. Comme nous lvoquions plus haut, les activits de contrle
ne se contentent pas de mesures de contrle interne rpressives par lesquelles une
personne contrle en prlevant des chantillons une fois de plus ou de manire
alternative mais elle compte galement (et mme plus) des mesures prventives qui
doivent viter que des erreurs se produisent. La description des principales mesures prventives figure dans le chapitre prcdent o sont dcrits les diffrents risques, ainsi que les points importants qui sont lis aux risques pour lorganisation.
Dans cette partie, nous passerons rapidement en revue les mesures de contrle
prventives et rpressives qui peuvent savrer trs utiles pour le cycle des ventes.
Mesures prventives
La question de savoir si les mesures prventives prvues dans un dpartement des
ventes sont suffisantes dans le cadre des objectifs de contrle dcrits ci-dessus doit
apparatre dans les rponses aux questions suivantes. Certaines de ces questions
nont pas t retenues car elles semblent moins intressantes la lumire de la description des risques possibles de ce cycle. Les mesures qui nous intressent au premier chef dcouleront des rponses aux questions suivantes:
Utilise-t-on des catalogues de vente et des listes de prix?
Ceux-ci sont-ils rgulirement retravaills, adapts et approuvs et par qui?
A-t-on une certitude suffisante que seuls les listes de prix et les catalogues actuels servent de base pour rdiger les commandes?
En cas de divergences dans les prix, une procdure dapprobation spare estelle prvue?
Si des commandes sont prises par des reprsentants, exerce-t-on un contrle
suffisant sur les activits de ceux-ci par le biais de rapports de reprsentation,
de rapports de visite, etc.?
Les reprsentants sont-ils rgulirement informs sur leurs clients ayant des
problmes de paiement, et sur les limites de crdit des acheteurs?
Si les reprsentants peroivent des paiements lavance lors de la commande,
ces recettes sont-elles rgles de manire satisfaisante?
120
Mesures rpressives
Le plus courant des contrles rpressifs est celui par lequel non seulement on
recherche une rponse aux questions ci-dessus mais par lequel on peut galement
vrifier efficacement le fonctionnement des diffrentes mesures prventives. En
prlevant des chantillons, il y a lieu de sassurer que le contrle interne est bien
plus quune bonne intention. On peut imaginer des centaines de types de contrles
rpressifs. Par exemple, on peut analyser pendant une priode dtermine (deux
mois) toutes les notes de crdit comptabilises et vrifier que toutes les conditions
sont satisfaites (sont-elles bien documentes, ont-elles t approuves conformment aux rgles internes, ont-elles t effectivement compenses par des soldes en
souffrance, y a-t-il eu un rapport dans linformation la direction, etc.).
Un autre exemple citer concerne les dbiteurs: ces derniers ont-ils t suivis de
manire efficace et toutes les rgles ont-elles t respectes (na-t-on pas dpass
les limites de crdit, les dlais de crdit ne sont-ils pas dpasss, a-t-on donn les
coups de tlphone ncessaires pour acclrer lencaissement, aprs le dlai convenu, lavocat a-t-il pris les choses en main, les livraisons au client ont-elles t
entre-temps suspendues, en a-t-on discut (calmement) avec le client conformment aux procdures internes, ?
121
Parmi les autres instruments visant valuer surtout lintgralit du chiffre daffaires, citons la combinaison du flux des marchandises avec lanalyse de la marge.
Lentreprise doit tre correctement organise pour que les donnes ncessaires
pour cette analyse puissent tre obtenues. Mais toute entreprise qui estime effectivement que le contrle interne est important ne peut, dans les circonstances actuelles o linformatique offre tant de possibilits, sabstenir dinvestir dans des
moyens lui permettant deffectuer ces contrles.
Au point 2.3.3., nous avons lev le voile thoriquement sur le flux des marchandises.
Si lon associe les constatations faites en matire dobjectifs des sparations de fonctions (voir aussi point 2.3.4.) la notion du flux des marchandises, on en vient
effectivement comprendre que la vrification des justifications provenant des
divers dpartements peut servir de base au contrle interne.
Dans un environnement commercial, on dispose aisment de toute une srie de rapports quantitatifs applicables dans toutes les circonstances. Le rapport le plus couramment utilis est le suivant:
Stock de dpart + achats ventes = stock final
Le mme rapport, prsent diffremment, donne:
Stock de dpart + achats stock final = ventes
Ces comparaisons ne sont valables que pour les quantits et non pour les valeurs.
Tous les membres de la comparaison sont exprims en valeurs par rapport au prix
de revient, lexception des ventes. Compte tenu de la marge que la socit ralise
sur ces ventes, cette comparaison est donc correcte en valeurs.
Mieux ladministration de lentreprise est quipe, plus facilement les rapports de
contrle mentionns pourront tre tablis. Les prceptes lgaux suivants doivent
cependant tre gards lesprit:
Le suivi administratif des mauvaises pices (invendables) qui quittent lentreprise
est ncessaire pour donner la comparaison ci-dessus une chance de russir. Dans
le cadre de la surveillance des actifs et de linvestissement efficient des moyens
de la socit, ceci est en tout cas indispensable.
La comparaison cite ne sera jamais parfaitement dcisive parce quil existe
toujours des lments que lon na pas totalement sous contrle. Par exemple,
imaginons que vous soyez grossiste en fromage. Au moment o les fromages
arrivent et sont pess, ils sont par dfinition plus lourds que lorsquils seront
vendus quelque temps plus tard aux acheteurs. En dautres termes, il faut tenir
compte dans tout contrle dun flux des marchandises li la proprit des produits pour lesquels la comparaison est ralise.
122
Si lon fait la comparaison de manire systmatique et priodique des frquences rgulires (par exemple tous les mois), dune part, une tendance claire se
dessinera et, dautre part, lon peut tenir compte des pourcentages de dchets
ou postes de pertes normaux. Ce type de postes de correction est encore plus
important lorsquil sagit dun environnement de production dans lequel les
dchets et ventuellement le recyclage sont monnaie courante. Les rfrences
au sein du secteur peuvent galement savrer trs instructives.
Le rle du budget acquiert ici galement une dimension supplmentaire: il a t
dmontr plus haut que le budget est une norme, un point de comparaison
pour lobjectif atteindre. Pour la production et les pourcentages de dchets,
cela est galement valable.
Dans les comparaisons prcites, le stock de dpart et le stock final sont
mesurs parfaitement grce des contrles physiques. La comptabilisation des
achats est ralise par une fonction indpendante, responsable pour lenregistrement correct et intgral des achats, fonction qui possde galement dautres
intrts que les contrleurs du stock. Si lon contrle les ventes, il faut partir
dune administration intgrale et correcte des achats. Il va de soi que, sil reste
des doutes, le contrle des rapports devient un non-sens.
Il y a lieu de rechercher une conviction supplmentaire relative au bon fonctionnement du ct entrant du flux des marchandises, paralllement la sparation
des fonctions dj cite qui pour une grande part doit constituer la garantie de
ce bon fonctionnement dans le rapport qui doit exister entre les flux des liquidits sortants, dune part, et les augmentations de stock, dautre part (flux
entrants des marchandises). Ce contrle peut par exemple sexercer au moyen
de bons de rception enregistrs, de comptabilisations automatiques par le systme dinventaire permanent, des crdits inscrits dans les comptes des fournisseurs par les achats de stock, du dtail des comptes fournisseurs avec les
achats de marchandises,
Si la comparaison est exprime en valeurs, les marges ralises comme nous le
suggrions plus haut jouent un rle important. Il est indispensable de comprendre la composition de ces marges pour dcrypter la manire dont elles sont
lies aux prix de revient, repris dans le stock et les achats. Un mix de produits
qui volue dune anne lautre peut justifier une autre structure des marges,
forant travailler dans le flux des marchandises sur un autre schma.
Pour avoir une perception correcte des marges, il faut dabord se convaincre
que les prix de vente et que les remises correctes ont t octroys et enregistrs. Lvaluation de ces lments fait galement partie de lvaluation du fonctionnement du systme de contrle interne (voir plus haut). Ensuite il doit y
avoir moyen de rassembler les marges brutes par article ou groupe darticles et,
le cas chant, par dpartement et par priode. La comparaison avec le budget
est trs instructive.
...
Lexactitude de cette information qui, dans des circonstances idales, peut provenir
du systme dinformation de la direction (MIS) doit tre prouve laide de contr-
123
les dtaills des prix sur les factures dachat et de vente, compte tenu de llment
supplmentaire du prix de revient des articles vendus, ainsi que des cots directs
ou indirects attribus aux produits finis. Ces cots se retrouvent galement par le
biais de la modification des stocks dans le prix de revient des ventes et influencent
de cette manire la marge brute.
Le point 4.5.3.3. traite des caractristiques spcifiques de lenvironnement de production dans ce cadre.
Lexemple suivant montre une manire de composer le flux des marchandises. Les
points de dpart sont les suivants:
Le stock de dpart contient 10 articles A, achets 10, et 20 articles B, achets
15.
Dans le courant de lanne, 25 articles A sont enregistrs dans les achats, une
valeur de 12, et 30 articles B 20 la pice.
La majoration normale de larticle A est de 20% (valuation empirique, reprise
telle quelle dans le budget) celle de larticle B slve 25%, aux mmes normes contrles.
Le stock final contient encore 5 articles A et 15 articles B.
Lvaluation se fait selon le principe FIFO.
La question est la suivante: sans consulter la comptabilit, combien slve le chiffre daffaires? On peut partir dun appareil administratif correct (au sens large) sans
erreurs denregistrement, dvaluations des stocks et de limitations des achats et
des ventes. Si lon veut rendre le questionnaire plus compliqu, on peut ventuellement jouer avec ce type dlments supplmentaires. La rponse est la suivante: le
chiffre daffaires est de 1.038, pour un chiffre de 65 ventes (65 ventes = 30 SD + 55
achats 20 SF).
Calcul:
A nombre
A valeur
A total
SD
10
10
100
Achat
25
1
300
SF
5
12
60
Ventes
30
B nombre
B valeur
B total
20
15
300
30
20
600
15
20
300
35
750
TOTAL
400
900
360
1.038
o:
SD est le stock de dpart
SF est le stock final.
288
124
Anne 2
Diffrence
100
80
120
90
20
10
20
12,5
Marge
20
30
10
50
20
25
Chiffre daffaires
Prix de revient
125
La marge a augment de 50% (puisquelle est passe de 20% 25%). En dautres termes, la marge a augment de 5 points. Ce dveloppement est d, dune part, laccroissement du chiffre daffaires (cest--dire de 20 = 120 100) et, dautre part, une
augmentation du prix de revient de seulement 12,5% (cest--dire de 80 90). Un examen plus approfondi doit montrer si ceci dcoule dune diminution des prix dachat.
En tout cas, laugmentation de la marge de 20 30 (cest--dire de 10) sexplique par
un effet de quantit gale 4 (cest--dire 20% la marge de lanne prcdente
laugmentation du chiffre daffaires de 20), et par un effet de prix de 6 ( savoir 5
points laugmentation de la marge sur le chiffre daffaires du nouvel exercice
comptable concurrence de 120). Et cette analyse peut ensuite, comme dcrit plus
haut, tre traite plus en dtail.
Dautres mesures de contrle rpressives sont galement possibles pour valuer le
cycle des ventes ou certains aspects partiels de celles-ci. Entre autres, il peut sagir
des mesures suivantes formules sous la forme dun genre de programme de travail:
Vrifiez la squence numrique des bordereaux dexpdition (ou, le cas
chant, de leur quivalent lectronique) pour la priode du au .
Slectionnez (un nombre dterminer) des bons dexpdition et faites-les correspondre avec la copie correspondante de la facture de vente.
Vrifiez quil ny a pas de diffrence anormale entre la date dexpdition et celle
de la facturation.
Vrifiez la squence numrique des factures de vente pour la priode du au
(la priode dchantillonnage).
Slectionnez (un nombre dterminer) de factures et
vrifiez quelles sont reprises dans le journal des ventes;
vrifiez la correspondance entre les quantits figurant sur la facture et celles
figurant sur le bon dexpdition ou la lettre de transport;
contrlez les prix de vente appliqus avec la liste des prix autorise;
contrlez si les remises sont conformes aux directives;
vrifiez le calcul de la facture, y compris la TVA;
contrlez si les factures sont exactes et ont t comptabilises dans la mme
priode comptable dans les comptes particuliers clients;
vrifiez si les marchandises factures ont t sorties de la comptabilit de
ladministration du stock (permanente);
...
Vrifiez la squence numrique des notes de crdit au cours de la priode du
au (la priode dchantillonnage).
Slectionnez un nombre de notes de crdit et
vrifiez quelles ont t comptabilises dans la mme priode comptable
dans les comptes particuliers clients;
contrlez laide des pices autorises les motifs pour lesquels la note de
crdit a t rdige (retours, rductions supplmentaires, );
comparez les quantits et les prix avec les factures de vente initiales;
vrifiez les calculs des notes de crdit, y compris la TVA;
126
vrifiez pour les retours de marchandises leur enregistrement dans ladministration du stock (permanente);
...
Pour les oprations de vente au comptant:
vrifiez la squence numrique des documents de vente au comptant pour la
priode du au (la priode dchantillonnage);
slectionnez (un nombre dterminer) de documents et contrlez leur correspondance avec le livre de caisse et/ou les documents de la caisse enregistreure;
vrifiez la correspondance des recettes avec les justificatifs dans le livre de
caisse;
. ...
Slectionnez dans le journal financier (un nombre dterminer) de recettes et
vrifiez que celles-ci ont t comptabilises de manire correcte et au cours de
la mme priode comptable au profit du mme dbiteur que dans le grand livre
des comptes.
Faites correspondre (un nombre dterminer) de recettes slectionnes avec
les documents bancaires / extraits de compte y relatifs.
Vrifiez la squence numrique des extraits des comptes bancaires pour la
priode du au .
Faites correspondre (un nombre dterminer) dextraits slectionns reprenant les recettes avec le journal financier.
Evaluez les raisons des ventuels retards dans la comptabilisation des recettes.
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129
Sil sagit dlments en stock, il est ncessaire pour lidentification dun besoin, de
tenir compte des lments suivants:
le niveau de stock actuel;
les articles en transit;
le dlai ncessaire pour acqurir de nouvelles marchandises (appel en anglais
le leadtime);
la marge qui permet de couvrir les estimations errones.
Il existe diffrents modles dtablissement de systmes qui tiennent compte des
besoins spcifiques de certains dpartements ou de grands ensembles. Dans le
cadre de cette tude, nous napprofondirons pas ces modles. On peut cependant
faire rfrence au systme de niveau optimal de commande ou encore celui de
planning des besoins matriels. Le lecteur pourra trouver des informations supplmentaires dans la littrature technique spcialise.
Si lon travaille sur un systme automatis qui fonctionne bien (constatations empiriques) et si lon est galement certain sur la base dchantillonnages rguliers que
les points de dpart qui alimentent le systme restent corrects, on peut sy fier et
une partie du formalisme attach linitialisation dun besoin peut tre limine.
Dans de nombreux cas, ce nest pas le cas et le souci dune politique univoque subsiste.
La demande de commande doit alors tre approuve par le chef de dpartement qui
souhaite passer commande. Sil sagit dun achat dune valeur importante dpassant
un montant dtermin (par exemple pour des investissements), on peut dcider en
rgle gnrale que le chef dentreprise doit contresigner la demande. Il sagit dune
question de surveillance des budgets dinvestissement. Attention, il ne sagit encore
dans cette phase que dune demande de commande interne qui ne lie pas encore la
socit vis--vis de tiers.
Tout formulaire de demande qui ne provient pas de lune des personnes autorises ne peut tre trait par le dpartement des achats. Le verrouillage lectronique
permet dassurer automatiquement cette autorisation. Dans un premier temps, le
demandeur devra veiller lui-mme ce que les cots prendre en charge ont t,
dune part, budgts et, dautre part, que les cots gnrer ne dpasseront pas le
montant maximum qui lui avait t attribu. Si ces rgles ne sont pas respectes ds
le dpart, dans la phase de contrle on sera confront un problme: le dpartement des achats doit contrler le suivi de ces conditions.
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Un exemple des tches imposes au dpartement des achats dans le domaine des
offres pourrait tre de demander pour les achats suivants obligatoirement des
offres au moins deux fournisseurs:
tous les investissements;
les achats de matires premires et quipements dune valeur de commande
probable de plus de 5.000 euros, moins que des contrats plus long terme ne
soient conclus;
les services auprs de fournisseurs avec lesquels aucun lien spcial na t tabli (cest la direction quil incombe de juger) pour les services de fournisseurs qui sont demands par le conseil dadministration ou la direction, le
circuit pralable peut tre plus simple
Sil sagit doffres trs importantes (lies par exemple de trs grands projets
dinvestissement), on doit pouvoir envisager de ne pas examiner les offres jusqu
ce que le dlai de soumission soit coul. Ceci prsente le grand avantage
quaucune information ne peut tre transmise aux fournisseurs qui nont pas encore
introduit leur offre. Dans les adjudications publiques, de mme que pour les grands
projets de construction, ce systme est souvent utilis.
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Il faut tre conscient que ce moment est lun des plus cruciaux de toute la construction de lorganisation administrative et du contrle interne: une dcision est prise
sur lutilisation des moyens de la socit. La consignation correcte de cette dcision
et la communication correcte de celle-ci vers les dpartements qui doivent en assurer le suivi sont essentielles.
Dans les cas trs urgents, il peut arriver que le schma prtabli soit court-circuit
par des circonstances inattendues. Dans ce cas, la procdure tablie doit tre
vrifie aprs coup pour sassurer que mme dans ce cas un bon de commande
interne a t gnr. Celui-ci doit en principe suivre toute la procdure dapprobation de faon ce que cette procdure reste exceptionnelle. Il arrive trs souvent
que lon rdige en fait les bons de commande internes aprs coup toutefois sans
avoir obtenu les approbations ncessaires (crites ou informatiques) des chefs de
dpartement ou de responsables de projet de cette manire, lexigence fondamentale de sparation des fonctions et dautorisation des dcisions en matire dachats
dans lentreprise est foule aux pieds. La voie aux abus est alors ouverte.
Lobjectif doit tre notamment qu'aucune facture entrante ne peut tre approuve
sans quune commande lgitime ne puisse tre mise en regard. Daucuns seront
davis que ce systme est trop rigide, mais cest la seule manire dviter labus et
la ngligence. La commande lgitime doit tre approuve par quelquun qui dispose, en vertu daccords internes (rpartition des fonctions et matrice des comptences qui peut faire quoi?) de lapprobation ou de lautorisation ncessaire.
Ce systme prsente en outre lavantage non ngligeable que lon sait, non seulement pour les marchandises mais galement pour les services et les achats
gnraux, quelles factures doivent encore entrer. Ceci est extrmement important
en cas de clture intermdiaire ou de fin danne lorsque ladministration doit raliser une valuation des factures restant recevoir ou des frais (gnraux) comptabiliser. Il est clair quune commande ne suffit pas en soi pour comptabiliser des
frais. Toutefois, une commande en souffrance est assurment, pour lvaluation
de lintgralit des dettes, un point qui mrite lattention et dont dpend lexamen
ultrieur des prestations ou des livraisons du fournisseur et de la priode dans
laquelle celles-ci ont eu lieu.
De mme, dans le cadre de lestimation des risques de valeur possibles que lon peut
encourir terme et afin dtablir un plan de financement gnral pour lavenir, toutes les commandes doivent tre intgralement enregistres. Ce type dinformations
importantes doit galement figurer dans le rapport la direction. De la sorte, on
peut anticiper de manire approprie par exemple sur les paiements en devises
trangres (et des instruments de garantie peuvent tre utiliss) et lon peut demander une concertation avec les banques si la structure de financement ncessite une
adaptation suite des circonstances spciales. Si lon montre une capacit de
prvoir ce type de situations, la socit donne une impression de professionnalisme
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et la banque sera plutt enclin collaborer que dans une situation dans laquelle on
a besoin durgence dargent supplmentaire.
Un autre exemple de limportance dune bonne administration des commandes est
celui de la dtermination du stock conomique. Pour dterminer ce stock conomique, il est important de tenir compte des marchandises en transit.
En outre, en particulier dans le cas de commandes de marchandises, ltablissement
sans quivoque des commandes approuves au cours dune phase antrieure du
processus administratif est dune importance capitale. Le magasinier doit obligatoirement avoir lautorisation de recevoir des marchandises. Lobjectif consiste dire
que lon ne peut rceptionner que des marchandises qui sont reprises dans le systme comme tant commandes. Le magasinier ne peut effectuer que des rceptions correctes que pour autant que le trajet pralable au niveau des commandes ne comporte aucune erreur.
La communication correcte entre le service des achats et le magasin est indispensable. Le service des achats doit rappeler au fournisseur les dlais de livraison sil les
dpasse et dans le cas o lon travaille sur demande, on doit pouvoir tablir tout
moment quelle partie de quelle commande initiale a t reue et quand et quelle partie ne lest pas encore. Il est essentiel que le dpartement des achats soit valu de
manire rgulire pour ces dtails importants. Ce nest que dans la mesure o ce
type dengagements sont respects que la suite du processus de flux des liquidits
et des marchandises (le cas chant, y compris la production) peut se drouler sans
problme.
Il doit galement tre possible dindiquer quil y a des diffrences entre la commande et la rception. Cet aspect est extrmement important pour la phase suivante, lvaluation de la facture du fournisseur.
Par consquent, il y a lieu de prvoir la possibilit de noter dans le systme quelles
sont les marchandises reues pour lesquelles il existe un problme de qualit. Ainsi,
on pourra, la rception de la facture du fournisseur, prvoir immdiatement un
blocage de la possibilit de paiement et, le cas chant, lintroduction dans la comptabilit dune note de crdit recevoir.
Enfin, il faut prvoir la flexibilit ncessaire pour quune commande dj passe
puisse tre en temps utile annule, modifie ou suspendue. Il nest pas toujours possible dvaluer prcisment le processus de production et des modifications inattendues sont toujours possibles. Celles-ci peuvent tre provoques par des retards
dans le processus en cours, des modifications que le client apporte sa demande
initiale ou de modifications possibles des conditions du march. La fonction dachat
doit pouvoir intervenir sur tous ces types de circonstances modifies et tenir
compte dun autre quilibre du niveau de stock. Dans ce cadre, les accords-cadres
peuvent savrer trs utiles. On convient avec le fournisseur dans un contrat que
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certains produits seront achets des quantits minimales un prix fixe. Une
variante de ce systme est celui des stocks en consignation.
Nous avons voqu plus haut la consignation sans quivoque de la commande,
ainsi que le fait que celle-ci se ralise grce lemploi dun numro de commande
immuable. Ce numro de commande (numro du formulaire de commande) est le
premier point de reconnaissance de toute une srie dtapes ultrieures. Il doit
donc aussi tre possible de lier ce numro avec:
le contrle physique de la rception (au magasin) sil sagit de marchandises et
de traitement au niveau du stock;
le suivi de la commande par le dpartement intress qui a introduit la
demande de commande;
le contrle de la facture par le dpartement administration.
Ce numro doit se retrouver sur tous les documents ultrieurs qui peuvent tre mis
en relation avec la commande et il y a lieu de demander au fournisseur de bien vouloir galement le mentionner dans sa communication. Le lien vers loffre pralable
doit galement pouvoir tre tabli et le formulaire de commande doit mentionner le
numro doffre respectif.
Dans des circonstances exceptionnelles, une commande peut tre passe par tlphone. Si cest le cas, la consignation de cette commande doit se faire afin de pouvoir
procder aux contrles ncessaires au cours des tapes suivantes du processus
administratif. Il y a lieu dans ce cas dindiquer quil sagit dun type de commande
tablie en interne (voir plus haut), avec rfrence un entretien tlphonique une
date dtermine. Pour viter la confusion, ce document doit tre envoy au fournisseur aprs coup (par fax ou par courrier), muni des signatures auxquelles il est fait
rfrence ci-dessus.
De mme, dans le cas o les marchandises sont retires chez le fournisseur, il est
recommand de munir le chauffeur dun formulaire de commande, ventuellement
avec la mention est retir.
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Le dpartement des achats doit (en concertation avec les dpartements qui sont
souvent directement en contact avec le fournisseur) assurer le suivi de:
la rception dans les temps des marchandises ou services commands;
la rception des marchandises et services adquats, dans la qualit souhaite et
dans la quantit exacte.
Cest sur cette base que la collaboration future avec les fournisseurs est juge. Le
dpartement des achats doit cet effet rester en contact troit avec les autres
dpartements: une partie du travail sera effectue au moyen des notes de rception
enregistres au magasin ou des signaux que les autres dpartements donnent (ou
non) sur les service reus (par exemple le dpartement production propos des
travailleurs intrimaires ).
Lvaluation de la rception peut tre ralise par la partie qui reoit au moyen
de la commande qui doit tre consulte. Il sagit notamment dvaluer la conformit
en matire de quantit et de qualit et de les communiquer au dpartement des
achats. Grce cette information, le dpartement des achats pourra, le cas chant,
prendre des mesures lgard du fournisseur (voir plus loin) et ladministration
saura (dans une phase ultrieure) ou peut tre amene approuver la facture que
le fournisseur a envoye ou enverra. Il est dun intrt capital que ces deux lments
soient explicitement estims par le destinataire des marchandises ou des services.
Les problmes de qualit visibles doivent, ds le premier stade de la rception, tre
signals. Autrement, toute rclamation ultrieure auprs du fournisseur peut tre
vaine.
Linstruction pour les destinataires des marchandises apportes par les fournisseurs doit tre quaucune rception ne peut tre faite sil nexiste pas de commande
cet gard. Un fournisseur qui se prsente avec des marchandises doit, en dautres
termes, dabord pouvoir faire rfrence une commande avant de recevoir lautorisation de dcharger son camion.
Retours
Si lon constate des carts en matire de qualit ou de quantit, il appartient au
dpartement des achats de prendre contact avec le fournisseur sur la base des constatations faites par le destinataire de la livraison. Soit trop peu de marchandises
ont t livres et le solde doit tre livr dans les mmes conditions, soit trop de marchandises ont t livres et une partie doit donc tre renvoye. Cela peut galement
tre le cas si la livraison contient des articles non conformes ou si les normes de
qualit nont pas t respectes.
Si des marchandises doivent tre renvoyes, le dpartement des achats doit crer
un bon de retour prnumrot qui sera transmis au fournisseur. Soit on demande
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un remplacement, soit une note de crdit. Dans la plupart des cas, une facture sera
tablie (et envoye) par le fournisseur. La tche qui consiste renvoyer des marchandises est dordre dcisionnel. Le dpartement des expditions (du magasin) ne
peut laisser partir des marchandises que sur la base dune dcision du service des
achats.
On peut comparer cette procdure ce que nous avons dit des retours pour le ct
vente. Ici, aucune marchandise ne peut tre rceptionne sans quauparavant le
dpartement des ventes, qui est responsable (voir paragraphe 4.3.1.9.) ait donn
son accord.
La demande de retour claire part du dpartement des achats vers le dpartement
des expditions et vers ladministration de manire ce que lexpdition puisse
seffectuer, dune part, et que, dautre part, ladministration puisse procder au contrle de la note de crdit. Dans tous les cas, il faut que ladministration ait enregistr
une facture (puisque nous insisterons plus loin sur le fait que toutes les factures doivent tre enregistres) qui na pas encore t approuve. La comptabilisation dfinitive de cette facture se fera aprs contrle de la rception, de la facture, du bon
de retour et de la note de crdit reue.
Documentation
Pour que les choses puissent se passer de manire structure, un document officiel
de rception doit tre tabli ou la rception doit tre enregistre de manire effective dans le systme. La documentation interne pour les services reus est moins
importante son excution peut tre prouve au moyen des pices prsentes par
le fournisseur mais elles doivent cependant tre signes pour accord sur lexcution par un responsable comptent dans lentreprise destinataire.
Rsum
En rsum, on peut dire que lors de la rception de marchandises, des rponses
claires doivent tre donnes de manire interne aux questions suivantes:
O les rceptions se produisent-elle et comment sont-elles enregistres (sur
documents ou dans lordinateur)?
Que doit-il se passer si des marchandises doivent tre renvoyes: quels documents doivent tre tablis, quelle information doit tre introduite dans le systme et qui doit en tre mis au courant?
Quels contrles fondamentaux doivent stre produits pour pouvoir excuter
une rception et de quelle manire signe-t-on pour rception (les comptages en
dtail doivent-ils tre raliss au niveau des articles ou suffit-il de compter les
colis). Il est en outre intressant de mentionner ici les intrts contradictoires
137
138
cas de divergence dopinion: par exemple, dans un dlai de quinze jours, il y a lieu
de ragir par recommand auprs de tous les fournisseurs auprs desquels une diffrence dopinion sest produite sur la base dun contrle de facture; si le contrle
du dpartement sest produit au cours de la semaine, le contrle administratif
doit se produire au cours de la semaine qui suit de faon ce que toutes les inexactitudes puissent tre envoyes aux fournisseurs par lettre recommande, cosigne
par exemple par le chef dentreprise, dans les 14 jours aprs rception de la facture.
Il sagit l dune procdure trs stricte et il est parfaitement imaginable quelle soit
assouplie pour certains fournisseurs et quelle se rsume une communication
orale (tlphonique). Tout dpend de la mesure dans laquelle les fournisseurs ont
donn dans le pass limpression de tenir leurs promesses. Mais mme si cela a
t le cas dans le pass, il est important de garder une trace crite de toutes les
divergences dopinions.
Parmi les procdures essentielles, citons encore le fait que lors de louverture du
courrier journalier, TOUTES LES FACTURES doivent tre immdiatement pourvues
dun numro unique, quelles doivent tre enregistres puis seulement soumises
lapprobation de services responsables moyennant contre-signature pour rception. Les organisations dans lesquelles les factures restent pendant des semaines ou
des mois dans lun ou lautre tiroir sans que ladministration sen proccupe sont
plus importantes que lon imagine. Ceci met souvent la relation avec le fournisseur
en jeu et en outre, les rapports financiers ne peuvent quen souffrir. Or, un rapport
financier performant est prcisment comme nous lvoquions plus haut lun des
objectifs primaires dun systme correct de contrle interne.
Marchandises
Sil sagit dune facture pour des marchandises, elle peut parfaitement tre contrle au moment de la rception (en ce qui concerne les quantits) voir systme
et tre compare avec les prix convenus lors de la commande. Puisquil sagit ici
dune fonction de contrle, il est recommand de la faire excuter par ladministration et de prfrence par quelquun qui neffectue pas les enregistrements. Ceci
sinscrit parfaitement dans le principe de la sparation des fonctions.
Malheureusement, cette sparation thorique des fonctions nest pas toujours faisable et le contrle des factures est souvent confi des collaborateurs qui doivent
ensuite eux-mmes enregistrer ces factures. Etant donn que le dpartement
finance et administration doit galement investir les moyens avec efficience tout en
sassurant de la scurit maximale en ce qui concerne la fonction de contrle au sein
du processus administratif, il devra obtenir des collaborateurs une signature (ou un
paraphe) comme signe que les contrles rpressifs ont t excuts. Si le systme
automatis lautorise, le systme demandera aux collaborateurs respectifs dindiquer quils ont effectivement excut les contrles ncessaires. Par le biais dchantillons ultrieurs, on peut ensuite vrifier que cette procdure est toujours suivie et
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sassurer que les contrles sont excuts de manire correcte. Au cours de la dernire phase du contrle interne, on entre dans le domaine du dpartement daudit
interne.
Pour le contrle des prix, il existe plusieurs possibilits: soit ils sont repris dans le
systme au moment de la commande et peuvent ensuite par rfrence tre redemands au systme pour effectuer les contrles ncessaires et par exemple ne retenir que les factures qui prsentent une diffrence par rapport aux prix enregistrs
pour la commande. Ce qui se produit galement souvent est que lon laisse au systme la libert de considrer une petite diffrence comme acceptable par exemple une diffrence de 3%. Cela se produit souvent dans des environnements o la
masse des factures entrantes nest pratiquement pas vrifiable. Le risque derreurs
est thoriquement plus grand avec ce systme et les conditions dapprobation par
lordinateur doivent tre trs limites. Une telle approbation ne peut se faire que sur
le montant car une rception de 10 fois 10 donne la mme valeur quune rception
de 5 fois 20.
Soit une vrification systmatique des prix est ralise par rapport aux listes de prix
des fournisseurs qui sont galement reprises dans le systme (pour une priode
dtermine). Dans les environnements non automatiss, le contrle manuel doit
tre effectu de manire efficace par la comparaison entre les prix figurant sur les
factures et ceux figurant sur les bons de commande. Dans ces circonstances, lindication manuelle que le contrle des prix a t effectu est absolument indispensable. Le mme principe sapplique galement au contrle des quantits si celui-ci
seffectue manuellement.
Enfin, il y a lieu de mentionner que le contrle des prix dachat ne se ralise pas seulement dans le cadre des procdures dapprobation de factures dachat mais galement dans celui de lvaluation du stock.
En outre, cest ce moment du cycle des achats (lors de la procdure dapprobation) que la diffrence entre les types dachats apparat clairement. Car, comme
nous le mentionnions dans lintroduction, il en existe encore dautres. Ceux-ci font
lobjet des paragraphes suivants.
Investissements
Sil sagit dinvestissements, il appartient au donneur dordre au sein de lentreprise
(le demandeur) dvaluer si lexcution sest faite conformment aux engagements
et ladministration doit vrifier si les engagements contractuels ont t respects en
matire de prix (voir le bon de commande ou le bon de commande interne si un contrat a t conclu immdiatement avec le fournisseur). Ce nest que lorsque deux signatures (qualit et prix) pour approbation figurent sur la facture que celle-ci est
considre comme approuve et quelle entre en considration pour le paiement.
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Frais gnraux
Le dernier type de frais sont les frais gnraux. En rgle gnrale, ceux-ci sont
gnrs par ladministration ou la direction elle-mme. Nous avons voqu plus
haut le fait que ceux-ci suivent ds labord un schma diffrent, cest--dire ds la
survenance du besoin. Il peut donc savrer utile de faire passer ce type de frais par
la direction gnrale sans que des commandes internes ne doivent tre rdiges. A
cet effet, une procdure spare peut tre tablie pour dterminer jusquo vont les
comptences des autres collaborateurs. Ces comptences relvent gnralement
aussi de la reprsentation lextrieur tant donn que les cots gnraux vont souvent de pair avec des contrats signer avec des tiers. Au dpartement finance, une
copie de ces engagements reste disponible pour effectuer le contrle des factures
(par exemple lorsquil sagit de contrats de leasing de voitures) ou ces factures vont
directement la direction pour une approbation intgrale (par exemple si un chasseur de ttes doit tre pay dans le cadre dune mission de recherche particulire).
Transport
Une attention toute particulire doit tre accorde aux transactions de transport.
Celles-ci constituent pour la plupart des entreprises un facteur trs incertain.
Lorganisation imprvoyante des livraisons et une planification ngligente des diffrents itinraires peuvent entraner un haut degr dinefficacit sur le plan des transports. De plus, ce type danomalies met en pril la satisfaction de la clientle. De
plus, les fournisseurs ne sont pas dupes et peuvent profiter du manque dorganisation pour galement tre moins soigneux avec la facturation. Ceci se passe plus souvent que lon ne pense.
141
Du ct des achats, il faut veiller que seuls les transports qui se sont passs de
manire efficace ont t facturs par le fournisseur, aux tarifs convenus.
La solution est simple: le systme gnre des commandes de transport pour lesquelles les tarifs peuvent tre prouvs daprs les conventions contractuelles qui sont
souvent conclues pour des priodes dtermines. Et les transports sans commande
ne peuvent donner lieu au paiement dune facture. En dautres termes, si le fournisseur ne peut prsenter une commande approuve, rien nest pay.
Il y a donc lieu de veiller ce que les commandes de transport soient tablies avant
que le transport ne soit effectu. Ce nest que dans des cas exceptionnels quune
rgularisation interne peut se produire aprs coup quil y aura lieu ensuite dvaluer avec dautres corrections. Un suivi des rparations aprs la date montre souvent des problmes structurels ncessitant des solutions structurelles (rorganisation de la manire dont les marchandises sont expdies).
Les factures de transport peuvent parfaitement tre approuves par ladministration. Les tarifs sont repris dans le systme (aprs avoir t introduits par le dpartement des achats) et les quantits peuvent tre lies aux commandes par le processus logistique. Au moment de quitter lusine, les marchandises doivent tre
clairement signales au systme, accompagnes de la rfrence de la commande,
afin de simplifier le traitement du stock thorique, de la facturation (qui doit se produire le plus vite possible) et le suivi du transport en ce qui concerne la facturation
par les fournisseurs. Le cas chant, les bons de commande (en particulier en cas
de doute ou de discussion avec le fournisseur) doivent tre consults en dtail. De
mme, il est important dans ce cadre daccorder une attention particulire aux lettres de voiture ou preuves dexportation que le fournisseur doit pouvoir fournir
pourvues dune signature, sil veut quon lui paie ses factures. La possibilit de facturation, dune part, et la libration des obligations fiscales, dautre part, dpendent
dans de nombreux cas des agissements du transporteur par rapport aux marchandises (le client les a-t-il reues, ont-elles t effectivement exportes en dehors de
lUnion europenne, ).
Rsum
A prsent, ladministration dispose, pour les diffrentes commandes, des informations suivantes:
les informations de commande (provenant du dpartement des achats);
toute une srie dinformations relatives la rception (du dpartement destinataire) dont, pour les rceptions autres que de marchandises, une signature
sur la facture entrante qui doit tre pose avant la rception conformment aux
quantits convenues et aux normes de qualit;
142
le cas chant, les bons de retour (provenant du dpartement des achats / des
expditions);
les factures approuves en quantit et en qualit.
Il reste donc contrler les conventions en matire de prix. Comme celles-ci sont
fixes de commun accord entre le service des achats et les fournisseurs, cest
ladministration quil incombe de les prendre en charge (pour prserver le mieux
possible les sparations de fonctions ncessaires). Dans les commandes reprises
dans le systme, ces engagements doivent tre clairement indiqus, ne ft-ce que
pour faire rfrence un contrat qui a t conclu avec le fournisseur pour une plus
longue priode. Si possible, les prix (voir description ci-dessus) seront contrls de
manire ce que la liste utiliser manuellement se limite aux cas dans lesquels (
premire vue) il existe des diffrences ou pour lesquels il est difficile ou impossible
de reprendre les engagements dans le systme.
Les contrles suivants doivent tre effectus:
la facture vient du fournisseur auprs duquel la commande a t passe;
la rception a t autorise par les autres dpartements (en concertation avec
le dpartement des achats) en ce qui concerne les quantits et la qualit;
le prix est conforme avec les engagements pris lors de la commande;
les calculs de la facture sont corrects (P x Q; TVA, remises, );
les prescriptions en matire de TVA sont satisfaites;
le solde total est correct.
Il y a lieu de souligner ici quil incombe ladministration de surveiller que les factures diffuses pour approbation reviennent heure et temps ladministration.
A cet gard, une concertation rgulire avec les diffrents dpartements est une exigence indispensable.
143
De plus, le service charg de la gestion des cranciers sera tenu au courant des remises de fin danne applicables pour les diffrents fournisseurs. A cet gard galement, un contact troit avec le dpartement des achats est indispensable. La sparation des fonctions ncessite que cette tche soit confirme par le service
cranciers tant donn que cest le dpartement des achats qui conclut des
accords avec les fournisseurs.
La procdure de paiement se droule comme suit:
chaque semaine, une liste des factures dont le dlai de paiement vient
chance est tablie;
le montant total correspondant ces paiements est repris dans un relev rcapitulatif;
la liste des fiches et le relev des paiements sont adresss au directeur financier
ou au chef dentreprise pour approbation. Ce dernier pourra tenir compte, dans
sa proposition dfinitive de paiement, de la situation financire ou dengagements spcifiques pris plus haut niveau dans lorganisation;
la demande de paiement est prpare;
par chantillonage, le directeur financier ou (en son absence) le chef dentreprise contrle si les numros de comptes des destinataires correspondent avec
ceux qui sont mentionns sur les factures;
la demande de paiement est approuve par le fond de pouvoir (qui tablit la
correspondance avec le relev des paiements dj contrls) en y apposant sa
signature;
il est indiqu physiquement sur les factures quelles ont t payes.
Les dpenses payer priodiquement (loyer, leasing, ) sont regroupes dans des
tableaux synoptiques et mis la disposition du responsable pour quil puisse plus
aisment replacer ces paiements dans le temps et dans leur contexte.
144
4.4.1.9. Synthse
Si nous rsumons chronologiquement ce cycle, nous obtenons par exemple le
schma suivant:
145
146
147
148
149
melle pralable, cela doit tre enregistr correctement par un systme de commande interne dont les conditions et les obligations doivent tre claires pour
tous.
Si le dpartement des achats, aprs concertation avec les ventuels fournisseurs, est davis que la commande doit tre modifie, cela ne peut se faire
quaprs lapprobation de la personne qui a initi la demande de commande.
Cette approbation doit se faire par crit, par le biais dun bon de commande
dment complt ou un commentaire dans le systme. Un responsable doit tre
dsign qui on peut, en cas de problmes, demander pourquoi cette dcision a
t prise.
Pour viter les erreurs dans les bons de commande, ceux-ci seront vrifis
avant dtre envoys au fournisseur et paraphs pour contrle (par exemple par
le chef de dpartement). En dautres termes, si la personne autorise effectue
une commande de sa propre initiative, elle ne pourra pas aprs coup se dissimuler derrire le fait que quelquun dautre a prpar la commande.
Les bons de commande sont contrls au pralable pour vrifier quils ne font
pas double emploi et quils sont complets aussi sur le plan juridique (voir les
clauses du droit dannulation ).
Rgulirement, un contrle est exerc sur le temps dont a besoin le dpartement des achats pour procder la commande. Il sera procd au contrle de
lvaluation dun quilibre sain entre le choix correct du fournisseur, dune part,
et lenvoi rapide des commandes vers les fournisseurs, dautre part. Lauditeur
interne est par ailleurs la personne la mieux adapte pour effectuer ce type
danalyse.
De mme, la manire dont le dpartement des achats comme les suivi des commandes (et les fournisseurs) mrite une attention particulire. En cas de communication insuffisante avec les fournisseurs, il peut arriver que des problmes
latents ne puissent tre identifis et ds lors tre corrigs.
La rapidit de reaction ces problmes indique, dans une large mesure, la qualit dun dpartement des achats cette rapidit doit donc galement tre contrle.
Cela peut galement se faire en examinant la qualit du rapport que ce dpartement rdige sur ses propres activits et du contrle interne exerc par la
suite.
150
Des marchandises qui nont pas t commandes ont tout de mme t acceptes (par exemple parce quon a dit je nai pas le temps pour linstant on
verra plus tard).
En dpit de problmes vidents de qualit, les marchandises ont tout de mme
t acceptes.
On a reu des quantits inexactes diffrentes de la commande et du bon de
livraison du fournisseur (le bon de rception interne). En dautres termes, on
na pas recompt avec suffisamment de prcision en vue de dterminer une
ventuelle erreur du fournisseur (intentionnelle ou non).
Les rceptions ne sont pas immdiatement enregistres, ce qui peut entraner
des malentendus (le dpartement de la production nest pas au courant, le
dpartement des achats assaille le fournisseur dans son processus de suivi, ).
Le bon de rception nest pas suffisamment complet et linformation correcte
narrive pas au destinaire appropri dans lentreprise.
Les bons de retour ne sont pas tablis ou ne le sont pas temps ou, encore, en
concertation entre les dpartements, ce qui rend ensuite la ngociation avec le
fournisseur difficile voire mme impossible; ou encore les bons de retour ont
t tablis par le magasin sans lapprobation du dpartement des achats.
La mauvaise communication entre les dpartements engendre des situations
inextricables qui entranent, lintrieur comme lextrieur, une inefficacit
administrative et des erreurs. Un exemple de ce type de situation rside dans la
demande du service de gestion des cranciers au fournisseur de rdiger une
note de crdit pour un envoi incomplet alors quen mme temps le dpartement
des achats rclame une expdition supplmentaire auprs du mme fournisseur.
Parmi les solutions et mesures possibles, citons:
Les marchandises ne sont reues que dans un emplacement spcialement
conu cet effet et seulement par une personne qui matrise toutes les procdures pour pouvoir les recevoir (et qui est donc autoris signer pour rception).
Ce responsable doit recevoir des instructions claires sur ce quil doit faire en
cas de livraisons normales, de livraisons gratuites, de retours des clients (bon
de retour entrant ou enregistrement dans le systme avec rfrence claire aux
motifs lgitimes de retour et avec le soutien du dpartement des ventes), rception du matriel lou, des biens dinvestissement, etc. Pour tout mouvement qui
se produit a ce stade, linformation destine lorganisation interne est diffrente du contenu ou alors, les autres dpartements doivent tre avertis de la
rception.
Ce nest quaprs le contrle de la conformit de la commande et aprs stre
assur suffisamment de lexactitude des quantits reues et de la qualit,
notamment en matire de dfauts visibles, que lon peut signer pour rception.
Pour viter que les quantits soient acceptes trop facilement, on peut veiller
ce que sur la copie du bon de commande, aucune quantit ne soit mentionne.
151
Dans un laps de temps convenu de quelques heures, toutes les rceptions doivent tre enregistres dans le systme ou si la diffusion de linformation est
manuelle, le service des achats, ladministration et le magasinier doivent tre
mis au courant dans le mme dlai par une copie du bon de rception (ce que
lon appelle le rapport de rception), qui fait rfrence au numro de la commande interne, au fournisseur, aux quantits reues
Priodiquement, le dpartement daudit interne prlve des chantillons pour
vrifier la conformit entre les donnes se trouvant dans les rapports de rception et les marchandises qui ont t rceptionnes et qui nont pas encore t
physiquement entreposes dans lentreprise cest--dire pendant le temps qui
scoule entre la rception et lenregistrement. Le contrle de lexhaustivit des
rapports de rception (prnumrots) est galement indispensable.
Pour le contrle de qualit, des directives claires sont specifies dans un rapport crit ce nest quaprs des contrles suffisants que lon peut signer pour
accord. Ou, si un tel contrle dure trop longtemps, on indique explicitement
sous rserve du contrle de qualit;
Par souci de clart, les marchandises contrler sont stockes provisoirement
dans un emplacement spar.
Les rsultats du contrle de qualit constituent une partie spare du rapport de
rception qui doit porter une signature soit par celui qui a effectu la rception, soit (si des connaissances spcialises sont ncessaires pour effectuer le
contrle de qualit) par une personne diffrente qui a reu le pouvoir ncessaire.
Si ncessaire, aprs le contrle de qualit, des bons de retour sont tablis dans
un dlai convenu et le service des achats a par consquent immdiatement la
possibilit de ragir vis--vis du fournisseur. Le service de suivi des cranciers
ne prend dans ce cadre aucune initiative, moins que le service des achats en
ait dcid autrement (fonction de disposition).
152
153
4.4.2.7. Le paiement
Les risques affrents aux paiements sont les suivants:
154
155
156
Tous les bons de rception ne donnent pas lieu une facture recevoir;
A tort, on na pas demand de notes de crdit des fournisseurs pour des marchandises retournes;
Existence:
Des factures dachat fictives ont t comptabilises;
Certaines factures ont t comptabilises et payes deux fois;
Certaines factures ont t comptabilises pour des montants beaucoup trop levs parce que les quantits factures par le fournisseur nont pas t reues;
Des bons de rception ont t enregistrs deux fois;
Exactitude:
Des achats sont comptabiliss pour un montant inexact dans la comptabilit
suite une erreur de traitement (par exemple parce que personne na constat
une erreur qui sest glisse dans la multiplication effectue par le fournisseur).
Ponctualit:
Des achats figurent dans la mauvaise priode comptable, qui ne correspond pas
avec celle dans laquelle la transaction physique sest produite et dans laquelle
les revenus respectifs ont t comptabiliss.
Cette erreur peut se produire dans plusieurs sens.
Evaluation:
Les achats qui figurent dans la comptabilit correspondent un montant erron
cause dune erreur dvaluation, par exemple suite lemploi de mauvais prix
unitaires ou dune mauvaise conversion des devises trangres.
Classification:
Certains achats figurent dans la mauvaise rubrique.
Par exemple des amendes ont t comptabilises dans le poste achats de marchandises.
Les charges ordinaires de lentreprise ont t comptabilises dans le poste
charges exceptionnelles.
A linstar de ce que nous avons expliqu pour les ventes, des mesures doivent tre
prises pour atteindre ces objectifs. Ces mesures peuvent tre de nature prventive
ou rpressive.
157
Le schma suivant donne, titre dexemple, le lien existant entre les objectifs et les
mesures prendre pour les atteindre. Les mesures elles-mmes seront expliques
en dtail dans le paragraphe suivant. Les mesures qui ne figurent pas dans le
schma ci-dessus doivent, quoi quil en soit, servir un ou plusieurs objectifs de contrle interne. Le lecteur est invit se poser la question de savoir quels objectifs
doivent tre prcisment envisags pour prsenter des mesures concrtes. En voici
une slection:
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
12 ...
Lgende:
AUT:
COM:
EXI:
ACC:
TIM:
VAL:
CLAS:
autorisation
completeness
existence
accuracy
timing
valuation
classification
autorisation)
(exhaustivit)
(existence)
(exactitude)
(ponctualit)
(valuation)
(classification)
158
Fonction de gestion:
Fonction de conservation:
fonction de magasin;
gestion des fournisseurs.
Fonction denregistrement:
Fonction de contrle:
contrle des factures et des notes de crdit;
comparaison des journaux avec le grand livre;
analyse des fournisseurs payer avec recherche des doubles paiements, des
autres montants dbiteurs, ;
contrle par exemple de laccs aux fichiers (description de la qualit des fournisseurs, accords-cadres gnraux avec conventions sur les prix );
Une bonne sparation des fonctions est la meilleure mesure de contrle prventive
qui existe. Une rpartition idale des fonctions ne peut se raliser que dans les grandes organisations. Cela revient alors rpartir les fonctions entre les membres du
personnel de faon ce quun intrt suffisant existe pour minimiser les risques
derreurs. Les personnes doivent tre parfaitement au courant quelles seront contrles (voir dlgation des pouvoirs).
159
Mesures prventives
La question de savoir si des mesures prventives suffisantes ont t prvues dans
un dpartement des achats dans le cadre des objectifs de contrle dcrits ci-dessus
apparat dans les rponses au questionnaire suivant. Nous nous arrterons aux
questions qui nont reu que peu dattention jusqu prsent. Dautres mesures,
tout aussi importantes, ont t discutes au chapitre 4.4.2.
Utilise-t-on des bons de commande (prnumrots)?
Exerce-t-on un contrle de lexhaustivit de la numrotation des bons de commandes?
Le service des achats / service des commandes est-il suffisamment indpendant
de
la rception des marchandises;
la gestion du stock;
la gestion des fournisseurs et lapprobation des factures dachat;
le service des paiements
Possde-t-on un dpartement de rception des marchandises indpendant?
Des marchandises non commandes peuvent-elles tre reues et, si oui, lesquelles?
Existe-t-il un service indpendant qui contrle les factures et ce dpartement
est-il suffisamment indpendant du dpartement des achats, du dpartement
des rceptions des marchandises et des personnes qui effectuent les paiements?
Les factures originales sont-elles les seules tre numrotes? Dventuelles
copies sont-elles clairement signales?
A-t-on tabli, en interne, comment les factures dachats transitent dans les diffrents dpartements?
Dventuels cots supplmentaires comme le fret, les droits de douane et les
droits dimportation, sont-ils contrls par une personne familiarise avec cet
exercice?
Tous les contrles effectus sont-ils clairement indiqus sur la facture ou sur un
document de contrle spcifique (par exemple par un parafe)?
Existe-t-il des consignes claires en matire de traitement des factures errones?
Vrifie-t-on si tous les contrles relatifs la facture ont t effectus et qui sen
occupe?
La rpartition des factures dans les diffrentes rubriques du plan comptable
figure-t-elle clairement sur la facture elle-mme ou sur le document de contrle?
A-t-on prvu une procdure dans la mesure ou il y a lieu dutiliser de nouveaux
codes fournisseurs ou numros de compte qui peut le faire dans le systme?
Contrle-t-on, sur une base rgulire, si toutes les factures dachat reues ont
t traites par ladministration des fournisseurs?
Existe-t-il des procdures internes relatives aux comptabilisations spcifiques
dans la gestion des fournisseurs comme par exemple les corrections et les
acomptes aux fournisseurs?
160
A cet gard, a-t-on prvu des documents et/ou des pices comptables spcifiques et qui doit donner son approbation spciale?
En matire de surveillance des cranciers, a-t-on suffisamment dindications
concernant lutilisation du crdit fournisseur en conformit avec la politique
tablie en interne?
A-t-on pris suffisamment de mesures en ce qui concerne les risques de conversion pour les cranciers en devises trangres?
Mesures rpressives
Le contrle rpressif le plus courant est celui par lequel on recherche non seulement une rponse aux questions ci-dessus, mais qui sert galement faire fonctionner de manire efficace les diffrentes mesures prventives qui en dcoulent. En
prlevant des chantillons, il peut alors tre vrifi si le contrle interne est plus
quune belle intention.
On peut ainsi (par exemple), sur une priode dtermine (deux mois), analyser toutes les factures dachat comptabilises et sassurer que toutes les conditions sont
satisfaites (ont-elles t bien documentes, ont-elles t approuves conformment
aux rgles internes, aprs comparaison avec la commande, la rception et le contrle approfondi de la facture elle-mme, etc.? ).
Un autre exemple concerne le poste des fournisseurs: en a-t-on assur le suivi de
manire efficace et a-t-on tabli des rfrences entre les dlais de crdit et les paiements comptants, les paiements ont-ils t toujours approuvs et si des paiements
urgents ont d tre effectus, les procdures convenues pour court-circuiter le trajet normal de paiement ont-elles t respectes? A-t-on de manire systmatique
mis un jugement des fournisseurs aids par le dpartement des achats, ?
Dautres mesures de contrle rpressives sont galement possibles pour valuer le
cycle des achats ou certains aspects de celui-ci. Parmi ces mesures, citons les suivantes, formules sous la forme dun programme de travail:
Etablissez la numrotation continue des preuves de rception des marchandises (ou quivalent) pour la priode du au (la priode dchantillonnage).
Slectionnez (un nombre dterminer) des bons de rception et tablissez la
correspondance avec les factures dachat.
Vrifiez quun laps de temps anormal ne scoule pas entre la date de rception
et la date de comptabilisation des factures dans le journal des achats.
Pour des bons de rception slectionns pour lesquels aucune facture dachat
na encore t comptabilise, vrifiez la procdure de csure correspondante et
valuez si elle donne un rsultat priodique correct.
161
162
Stock
transformation
et matriel
de produits
Stock
transformation
semi-finis
des produits
finis
163
Afin de mettre en place un processus de contrle adapt, il est ncessaire de collecter les informations provenant des diffrents dpartements comme nous lavons
expliqu pour la comparaison entre la commande provenant du service des achats
et la livraison effectue physiquement par un fournisseur le magasinier devra, sur
base de ces informations, prendre une dcision dans son processus de surveillance
du stock (voir plus bas).
Etant donn la complication des oprations relatives au processus de production,
combine avec les mouvements de stock qui se produisent, une opration forte des
contrles joue un rle encore plus important. De ce fait, nous distinguerons dans
ce systme de contrle diffrentes phases qui correspondent plus ou moins avec
des domaines que lon peut dfinir physiquement. Les instruments de mesure utiliss dans ces domaines doivent entrer en correspondance afin que les divergences
en matire dattente puissent tre tudies en fonction des causes de ces divergences.
Les principales questions auxquelles une rponse devra tre trouve sont les suivantes:
Que faut-il fabriquer et en quelle quantit pour couvrir les besoins (prcalcul)?
Que consomme-t-on et en quelle quantit (postcalcul)?
Comment va-t-on fabriquer (prparation du travail)?
Quand le fabriquera-t-on (planning)?
Comment le processus de production sera-t-il surveill (contrle de la progression)?
164
Le planning, qui signifie de manire trs spcifique: ltablissement dune planification dans le temps, compte tenu des capacits disponibles et ncessaires et
des dlais de livraison.
La prparation du travail a pour objectif dassurer la disponibilit heure et
temps des matires premires et des quipements, ainsi que dinitialiser les
commandes de production (manuelles ou gres par le systme), les bons de
remises des matires premires et des matriaux (afin de disposer des quipements ncessaires pour pouvoir commencer la production), ainsi que les ordres
de transport (qui peuvent se faire de faon interne ou externe).
Le lecteur attentif remarquera immdiatement quil est essentiel de dterminer
dans lorganisation qui peut commencer ces actions: si les instructions ne sont
pas donnes correctement, toute lorganisation oprationnelle fonctionnera mal
ce qui pourrait se traduire ultrieurement en rsultats financiers ngatifs.
A ct de la prparation de la production, lexcution de la production est galement
importante. Elle comporte les volets suivants:
La distribution du travail, permet de rpartir le travail entre les diffrents participants (le cas chant, par le biais des chefs de dpartement).
La fabrication du produit (y compris la justification de lutilisation des matires
premires, quipements, main-duvre et utilisation des machines).
Le contrle de la progression qui assure le suivi de la finition heure et temps
des commandes de production et lanalyse des retards, ainsi que linventorisation des actions ncessaires quil a fallu entreprendre.
Le contrle de qualit auquel il a t fait rfrence lorsque nous avons abord les
ventes.
La justification de la production dans un rapport de production afin que lon
puisse ultrieurement faire correspondre les diffrentes composantes de la production avec les sources dinformation et pas seulement avec les informations
que ladministration possde sur la production (quantits, mouvements des
composantes du stock, main-duvre et salaires, ).
Les fonctions de prparation de la production et de contrle de la progression sont
gnralement exerces par un organe dencadrement semi-indpendant du directeur de la production, appel bureau. Ce bureau doit collaborer avec les diffrents
dpartements au sein de la production et exerce un rle de coordination..
Type de processus de production
Avant de commenter le rle important jou par le contrle interne du dpartement
production, le lecteur doit avoir une vue densemble des diffrents types de production qui existent. Lorganisation administrative et le contrle interne des entreprises de production sont dans une large mesure dtermins par le type de production.
165
166
tabiliser les consommations relles par commande aux prix rels. Sur la base de la
gestion des commandes, le postcalcul ralis permettra de dtecter les divergences
par rapport au prcalcul. Celles-ci devront tre analyses la recherche de diffrences defficience, de calcul et de prix.
Les diffrences de calcul peuvent se produire dans ces circonstances par le fait quil
nexiste pas de normes standards de sorte que le prcalcul peut tre erron. Il est
trs important de savoir ce qui tait faux dans le prcalcul tant donn que des
dcisions de gestion doivent tre prises. Ceci nest-il pas lun des types dexemples
de la manire dont le processus de contrle interne doit tre excut par la direction pour adapter la politique ( un niveau plus lev ou moins lev)?
Lanalyse des rsultats est, dans les entreprises industrielles, une mesure de contrle interne importante dans le cadre de la surveillance des cots. Grce cette
analyse, il est possible didentifier les causes des diffrences et deffectuer les corrections ncessaires.
En cas de production de masse, les rsultats de fabrication doivent tre analyss
par dpartement la recherche de:
diffrences defficacit: celles-ci surviennent si la consommation relle diffre
de la consommation autorise en fonction du prcalcul (et comprise dans le calcul du prix de revient standard). Les diffrences defficience se rapportent
tous les types de quantits et peuvent par consquent se produire au niveau
des matires premires, des quipements et des heures de main-duvre et de
machine;
diffrences doccupation: ces diffrences se manifestent si loccupation de la
capacit disponible en hommes et en machines est suprieure ou infrieure la
normale (occupation attendue). Cette dernire est value annuellement afin de
pouvoir tablir les tarifs de la main-duvre indirecte (ou les heures qui doivent
tre rparties entre diffrents postes) et les heures machines afin de calculer
le prix de revient standard;
diffrences de prix: elles se prsentent lorsque les prix dachat rels sont diffrents des prix calculs pour le prix de revient standard. Les diffrences de prix
se prsentent au niveau des matires premires et quipements et au niveau
des salaires directs, notamment lorsque les tarifs rellement pays par unit
pour ces salaires diffrent du tarif standard convenu.
En cas de production la pice, lanalyse des rsultats seffectue en premire
instance par commande au moyen du postcalcul (tabli sur la base de la gestion des
commandes) et du prcalcul dtaill. Les diffrences qui en rsultent concernent les
diffrences defficience, les diffrences de prix et les diffrences de calcul. Le type
de diffrences defficience et de prix est identique celui de la production de masse.
Les diffrences de calcul proviennent des erreurs qui se sont introduites dans le
prcalcul. Ainsi, par exemple, on peut avoir utilis plus dquipements quil navait
167
168
res payer doit mettre en lumire les abus et les erreurs en matire denregistrement dans le cycle du personnel (voir plus bas).
Concordance des heures machines justifies avec les heures machines disponibles. Ce contrle sous-entend galement une rpartition de lutilisation des
machines et donne une ide de larrt (inefficiency) des diffrentes machines.
Concordance des consommations relles (voir ci-dessus) avec les consommations finalement administres (dans la comptabilit).
Postcalcul et analyse des diffrences.
Comparaison de linput avec loutput par les rapports de magasins: la consommation de X matires premires doit correspondre avec la ralisation de Y produits finis. En fonction du type dactivit, lentreprise dispose dune srie de
normes pour ce type de contrle. Il sagit ici dune approche globale qui sinscrit
parfaitement dans la philosophie du flux des marchandises; les deux exercices
sont par consquent complmentaires. Voici quelques exemples:
pour un constructeur automobile: (consommation de pneus) X 1/5 (y compris la roue de rserve) = le nombre de voitures produites;
pour une raffinerie de ptrole: (consommation de ptrole brut dans une certaine mesure) X un pourcentage fix empiriquement = le total de produits
finis justifis;
dans une boulangerie industrielle: (consommation de farine) X un pourcentage fix empiriquement = le nombre de kilogrammes de pain produit;
dans un abattoir: (units entres) X 4 = le nombre de pattes la sortie (par
exemple) les exercices comparables sont possibles pour les estomacs, les
peaux, ;
169
il y a lieu de tenir compte des pertes sur les projets dj subies et prvisibles. Nous
faisons rfrence la gestion des projets en gnral (par exemple dans les entreprises de construction), o le poste le plus difficile valuer dans les comptes annuels
est prcisment les commandes en cours dexcution.
170
Ainsi pour le dpartement production un manuel, un fil directeur, est tabli par
une personne indpendante (chef du dpartement engineering), auquel le rsultat
final pourra ensuite tre compar (voir plus loin).
Ces listes de pices jouent galement un rle important en ce qui concerne lvaluation du stock. La valeur laquelle les marchandises apparaissent dans le bilan est
notamment dtermine par la valeur dacquisition des composantes et des quipements. De mme, le prix de revient de la production elle-mme fait partie de ce que
lon appelle le cot de fabrication. Cest prcisment ce cot de fabrication que les
produits (semi-) finis sont valus. En fonction de la mthode full costing ou direct
costing, inscrite dans les rgles dvaluation, celle-ci reprend plus ou moins des
types de cots, et plus ou moins de dtails doivent tre prvus. Linformation ncessaire ne doit pas toujours venir du dpartement production et peut parfois tre
recompose ultrieurement. Grce au lien direct qui peut tre cr dans un environnement automatique entre le fichier des listes de pices et le fichier du stock, les
valeurs respectives des composantes sont affiches automatiquement, de mme
que le cot horaire que la production gnre.
Ce type dinformations est ncessaire afin de pouvoir procder la dtermination
du prix. Si lon ne sait pas dterminer les cots de production, on ne pourra jamais
donner un prix correct sur le march. Pour reconstituer le cercle, cela signifie que
sur la base de linformation gnre par lengineering, on prendra non seulement
des dcisions comptables (en matire dvaluation du stock) mais galement en
matire de prix de vente. Dans le chapitre sur les ventes, nous avons indiqu la
manire dont ce prix peut alors dpendre des quantits commandes parce que les
quantits ont une influence sur la marge que lon peut retirer pour couvrir les frais
fixes. Et si cette marge ne peut tre dtermine de faon prcise, on court le risque
que de mauvaises dcisions politiques soient prises (Si nous avions su cela, nous
ne laurions jamais fait pour ce prix !). La marge ne peut tre dtermine de faon
prcise que si lon peut dterminer exactement le prix de revient des produits. Dans
de trs nombreuses entreprises de production, limportance de cette consignation
de la composition des produits finis (en matire de composantes) ainsi que le prix
de revient y affrent sont malheureusement trs souvent sous-estims.
Sur le plan pratique, on devrait pouvoir par exemple organiser la chose comme suit
si lon ne travaille pas de manire totalement automatique (par ordinateur): le
dpartement engineering conserve un dossier de tous les produits finis en stock
dans lequel les compositions standard par type sont reprises. En cas de modifications, les nouvelles listes sont nouveau signes et remplaces dans le dossier.
Ainsi, le prix de revient thorique dfinitif sera toujours utilis pour le prcalcul: il
sagit du calcul du prix qui dpend de la production dune commande dtermine
ou de la ralisation dun projet (pour une interprtation plus large). Ce prix doit
alors, dans une phase ultrieure, tre confront avec le prix de revient vraiment ralis (postcalcul).
171
172
dautre part, le chef de magasin est responsable des pices mme dans le cas
de retours vers ce magasin (en provenance de la production). Dans le cas de
retours suite un rejet, voir plus loin pour le traitement de llimination voir
aussi la procdure relative aux retours aux fournisseurs.
Les produits finis sont comptabiliss dans le systme par commande comme
tant hors production en transit vers le magasin produits finis ; le chef du
magasin produits finis devra, aprs comptage de contrle, prvoir la rception
avec rfrence au niveau des commandes. Ces deux nombres (hors production
et en stock) sont systmatiquement confronts et ne peuvent tre diffrents. Si
des diffrences subsistent cependant, il y a lieu de vrifier o lerreur sest produite et dintroduire dans le systme les adaptations ncessaires. Le magasinier
peut tre contrl par des contrles physiques (voir plus loin) la production
par la dtermination des carts de consommation (voir plus haut).
Ce systme ne fonctionne que si le magasin de produits finis est galement dlimit et quil est clairement tabli avec le magasinier quelles sont ses responsabilits (voir galement plus loin).
Il est galement important de mentionner que le magasinier ne peut accepter
des marchandises dans le magasin que si le contrle de qualit sur les produits
finis fournis par la production a t effectu dans la zone de transit; cette approbation est prvue explicitement dans le contrle interne. Les produits rejets
sont soumis une procdure particulire: ils ne peuvent tre vendus qu un
prix rduit moyennant approbation du comit de direction (combinaison de plusieurs fonctions de disposition).
Plusieurs dpartements sont impliqus dans ce genre de dcision. De plus, les
causes doivent tre discutes, en concertation entre les responsables des diffrents dpartements.
Toutes les semaines, le systme diffuse le flux de marchandises des produits
finis dans lequel le stock de dpart est une donne fixe, la production et les ventes sont fournies par le systme et le stock final en est dduit. Ce stock final
apparat dans le rapport et doit, par un systme de contrle par comptage cyclique, tre confront au niveau des articles (voir plus loin) avec les quantits relles. En principe, aucune diffrence ne peut exister. Ces comptages font lobjet
dun rapport crit hebdomadaire au chef dentreprise.
Le systme gnre tous les jours (sur la base du pointage du personnel sur le
site) les frais de personnel encourus (voir galement plus loin pour le cycle du
personnel) et les confronte aux produits finis; les frais de personnel sont grs
par le responsable de la production, de mme que le cots qui dcoulent de
lemploi de travailleurs intrimaires.
Ainsi, la direction reoit tous les jours le cot du travail par unit produite, le
cas chant par commande, par groupe de produits, par dpartement dont
elle se sert comme instrument de pilotage.
173
4.5.1.3. Le stock
Introduction
La deuxime partie de ce chapitre (aprs lanalyse de la fonction de production)
sintresse plus en dtail la fonction de magasinier. Nous avons dmontr plus
haut que cette fonction est importante quelle que soit lentreprise dont il sagit:
que lenvironnement soit commercial ou de production.
Deux aspects essentiels sont lis au stockage des marchandises: en premier lieu,
elles reprsentent une valeur et doivent par consquent tre conserves de manire
soigneuse. En deuxime lieu, le stockage des marchandises entrane des cots qui
sont notamment dpendants de la quantit de marchandises stockes, de leur
dure de stockage et de la manipulation de celles-ci: rception, stockage, sortie et
expdition.
La conservation soigneuse des marchandises entrane la cration de la fonction de
conservation exercer par le responsable du magasin. Les tches suivantes appartiennent exclusivement cette fonction:
Rception et approbation des rceptions.
Enregistrement de la rception par rapport la commande (sans commande,
pas de rception) pour que lachat et la production soient avertis que la commande est entre.
Stockage et conservation soigneuse.
Remise des marchandises sur la base de demandes autorises aux dpartements expdition (produits finis) et production (pices).
Prparation pour lexpdition et expdition des marchandises (en collaboration
avec lexpdition).
Fourniture de justifications en ce qui concerne les marchandises confies (en
dautres termes le gestionnaire du magasin doit pouvoir dire pourquoi telles ou
telles marchandises se trouvent ou ne se trouvent plus stockes dans le magasin et o).
Si cette fonction est spare en fonctions partielles, une seule personne reste responsable de la combinaison de ces diffrentes fonctions partielles.
Rappels importants
Dans le cadre de la responsabilit de la fonction de magasin, il est utile de faire un
certain nombre de rfrences ce que nous avons dcouvert ci-avant:
Pas de rception sans commande.
La commande ne peut tre rceptionne que si elle a t passe par les personnes autorises.
174
En dpit du fait que toutes les donnes concernant les commandes figurent sur
le bon de commande, lemploy du magasin doit vrifier les quantits et la qualit des rceptions.
En cas daccord sur les quantits et la qualit convenue (dfauts visibles et type
de pices ), le magasinier peut donner son accord.
En mme temps, il y a lieu denregistrer dans le systme dans quelle mesure la
rception correspondait la commande; le dpartement des achats peut alors
savoir sil faut agir contre le fournisseur, la comptabilit ne peut en aucun cas
accepter les factures; le dpartement doit en tenir compte pour le planning de
production.
La procdure de destruction des marchandises a t dcrite plus haut.
Le chef du magasin na quune fonction de conservation la fonction de dcision revient la direction ou aux personnes qui cette fonction a t dlgue
de manire interne: par le biais des ordres de vente produits par le dpartement
des ventes, les produits finis peuvent quitter lusine; par les bons de commande
au magasin signs par la production, les pices peuvent tre envoyes la production; et par le biais de bons de retour produits par le dpartement des
achats, les marchandises peuvent tre renvoyes aux fournisseurs.
Diffrences
Que doit-il se produire sil existe des diffrences dans le stock? En fait, il est impossible que dautres mouvements se produisent que ceux qui ont t enregistrs. Il
faut cependant prvoir la possibilit dintroduire par exemple des adaptations
manuelles dans le cadre de linventaire.
Il est ds lors indispensable que priodiquement une liste soit gnre afin de donner un aperu des interventions manuelles (par exemple en cas de remplacement
de numros darticles qui devrait se produire dans deux sens ou de correction dun
nombre thorique ce qui en principe ne peut se faire). Cette liste est prsente au
comit de direction et doit notamment assurer que les magasins sont bien surveills
et que les marchandises sont bien conserves. Le chef du magasin devra justifier les
diffrences bizarres.
Dans le cadre de leur responsabilit dun stock juste et complet, les magasiniers
seront tenus toutes les semaines de compter un article en prsence dun membre
de ladministration et la comparaison entre la thorie (voir plus haut) et la pratique
fera lobjet dun rapport succinct au comit de direction. En cas de diffrences, il
faut rechercher attentivement la cause.
Rsum
Schmatiquement, le cycle de la production et du stock peut tre illustr comme
suit, en tenant compte de llment chronologique:
175
Preparation de la production
[ Ebauche de produit [
[Preparation du travail [
[ Planning
...
[Organisation [
...
[ Magasin (approbation-stockage-sortie) [
...
[Entree matieres premieres [
t
[Enregistrement temps et matieres premieres [
...
[ Magsin (reception-approbation-stockage-sortie) [
Contr6le de la progression
et de la (inition
[Entree produits semi-finis [
[Contr6le de qualite [
...
[Justification de la production [
t
[Magasin (reception-approbation-stockage) [
Vente produits
[Expedition [
176
177
178
de l'environnement de production moderne, il convient galement d'investir suffisamment de temps l'amlioration permanente ( savoir, l'optimalisation) de
l'ensemble du processus. Les rsultats de ce processus doivent tre communiqus diffrents dpartements. Que se passerait-il si les plaintes des clients
nentranaient pas une correction drastique des normes appliques sur le plan
de la qualit? Une telle attitude pourrait porter un grave prjudice la poursuite
de l'activit de l'entreprise.
Il convient de rechercher en permanence de meilleures mthodes de travail et
des combinaisons plus efficaces de personnes, machines, mthodes et
matriaux. Ainsi, il est possible que la comparaison de deux machines permette
de dterminer que sur une machine, les rapports entre les matriaux de base
ncessaires pour obtenir un bon produit fini ne sont pas les mmes sur lautre.
Ce type d'informations ne doit pas uniquement tre bas sur l'exprience tant
donn que si une pice (fixe) d'une machine tombe par hasard en panne,
l'exprience est inutile. Ce type de connaissances prcaires doit tre remplac
par la constatation et la formalisation. Un autre exemple est celui de l'entretien
des machines. Dans ce cadre galement, il faut trouver un quilibre favorable
entre le cot de revient et la rentabilit garantie.
Il convient d'tablir dans quelle mesure des entretiens prventifs simposent. De
mme, la manutention doit faire l'objet d'un suivi, afin de pouvoir contrler si
elle a t effectue. Il est galement important de voir o des problmes peuvent survenir au niveau de la production si, par exemple, celle-ci est intensifie:
quels pourraient tre les problmes de capacit? La prise en considration
d'ventuels investissements d'agrandissement ou de remplacement est intimement lie cette question.
Il convient d'indiquer dans le cadre de procdures crites comment le processus de production doit tre adapt ou, le cas chant, entirement modifi
court terme, et les rgles respecter ce niveau. O se situe la limite entre la
flexibilit permettant d'tre utile au client, d'une part, et une adaptation incomprhensible de la planification entranant l'inefficacit de plusieurs projets, de
l'autre. Ainsi, l'entreprise peut dcider de mettre hors service certaines machines partir dun moment dtermin pour viter de devoir payer du personnel
surveiller les machines dans l'attente des nouvelles heures productives en
cours de journe. De nouvelles mthodes de travail doivent tre constamment
testes pour amliorer ce type de scnario.
Les approvisionnements doivent tre garantis tout moment. Un programme
portant automatiquement en compte les rceptions de marchandises et traitant
les transferts lors de l'utilisation des biens (matires premires et consommables et produits semi-finis) ou de leur vente (produits finis et marchandises
commerciales) constitue un atout de taille. Cela ne signifie nullement que les
contrles, sous forme d'inventaire physique, ne sont plus ncessaires.
Au contraire, l'une des principales procdures de contrle relative aux stocks
est prcisment l'inventaire physique (priodique): ces inventaires doivent tre
effectus de manire cyclique pour une partie des stocks ou priodiquement
pour leur totalit. Ils sont utiles la vrification de diffrentes procdures de
179
180
181
182
A ce sujet, il est bon de rappeler la sparation des fonctions, dcrite avec dtails
prcdemment. En expliquant clairement et d'entre de jeu chacun ses fonctions
et en prcisant par la suite que le rle d'autres personnes peut parfois aller dans une
direction oppose, pour crer une organisation vigilante attentive aux dtails, la
qualit du contrle interne s'amliorera d'elle-mme. Les directives relatives ce
qui est permis et ce qui ne l'est pas (ci-dessus dnommes la dlgation de comptences et le processus de retrait de responsabilits) assume une importance
capitale dans ce cadre. Si un contrematre estime que ses hommes peuvent prendre
une heure de pause au lieu dune demi-heure, il enfreint de son propre chef les
rgles de l'organisation. Ce qui est inadmissible. Le bon fonctionnement d'une organisation suppose le respect des directives adoptes aux diffrents niveaux. A
dfaut, tous prendront bientt une heure de pause (indpendamment du fait que
telle quipe soit ventuellement dix fois plus efficace que telle autre). Citons encore
l'exemple du magasinier qui a purement et simplement accept des marchandises
par manque de temps, alors qu'il est apparu par la suite qu'on a voulu lui tendre un
pige vu que les quantits n'taient pas correctes. Heureusement, le lot tait encore
entirement emball, ce qui fait que l'innocence du magasinier a pu tre prouve. Il
n'a cependant pas effectu sa tche comme il se doit. En dpit de son dvouement,
il s'est fait taper sur les doigts car il aurait d signaler le problme de temps auquel
il tait confront.
En d'autres termes, organiser veut dire communiquer, mme ce que l'on a coutume d'appeler les niveaux infrieurs. Or, cela ne va pas de soi dans le milieu de la
production o, par dfinition, le niveau de scolarit est moins lev. Convaincre les
collaborateurs de ce dpartement requiert de nombreux efforts et de la patience.
Les questions de base suivantes sont certainement d'application dans un environnement de contrle srieux:
Au niveau de la gestion, du contrle et du suivi administratif, des personnes/
dpartements spcifiques sont-ils responsables de:
l'enregistrement et la gestion des mouvements des stocks;
le stockage en magasin et la conservation des marchandises;
la rception des marchandises provenant de tiers/de fournisseurs;
l'envoi de marchandises des tiers/acheteurs;
la livraison par le magasin de marchandises en stock au dpartement de la
production;
la livraison au magasin de marchandises en stock par le dpartement de la
production?
Les personnes et/ou dpartements chargs des comptences susmentionnes
jouissent-ils d'une indpendance suffisante, essentiellement par rapport aux
fonctions de gestion, de conservation et denregistrement?
183
Intgralit:
Toutes les rceptions ne sont pas enregistres.
Des marchandises sont expdies sans que le dpartement administratif ne soit
au courant.
L'imputation des cots au processus de production est incorrecte (dans le
cadre de l'valuation des stocks).
Les biens appartenant la socit et entreposs auprs de tiers ne sont pas
repris dans les stocks.
Existence:
L'utilisation n'est pas bien tenue jour et l'entreprise pense avoir plus de stocks
qu'elle n'en a rellement.
Les articles en stock appartenant des tiers sont repris dans le cycle des stocks
de l'entreprise.
Certaines rceptions sont enregistres deux fois.
Exactitude:
L'valuation des stocks repose sur des prix de production errons tant donn
que des cots de revient errons ont t imputs dans le systme.
Certaines parties du magasin ne sont pas inventories ou le sont deux fois.
Les quantits enregistres pour le compte de la production sont values telles
quelles et comportent des erreurs.
184
Ponctualit:
Un retard est dplorer dans la communication des articles prts au niveau de
la production, ce qui entrane des divergences par rapport aux mouvements
enregistrs par le magasin.
Le magasinier enregistre les rceptions trop tard, ce qui entrane une dlimitation errone des cots.
Les marchandises livres mais non encore factures ne sont pas reprises dans
la dtermination des recettes.
Evaluation:
Le cot de revient est dtermin sur la base de prix d'achat non actualiss.
Les fluctuations des devises trangres ne sont pas suffisamment prises en considration.
Les frais accessoires dacquisition (douane, ...) ne sont pas pris en considration.
Des erreurs ont t commises dans les multiplications des quantits et des
valeurs.
Les rductions de valeur ne sont pas suffisamment prises en considration.
Classification:
Certaines composantes des stocks sont reprises sous une rubrique errone.
Lors des inventaires, des botes de produits semi-finis sont considres comme
des produits finis, ce qui donne lieu des erreurs.
Aucune valeur ajoute n'est attribue aux matires premires ayant subi un traitement.
Le schma ci-dessous montre, titre d'exemple, le lien existant entre les objectifs et
les mesures devant tre adoptes pour les atteindre. Ces mesures seront dtailles
dans le paragraphe suivant. Les mesures qui ne sont pas reprises dans le schma cidessous servent galement atteindre un ou plusieurs objectifs de contrle interne.
Le lecteur est invit dfinir avec prcision les objectifs qu'il vise lors de la proposition de mesures concrtes. En voici une slection:
185
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
12
Lgende:
AUT:
COM:
EXI:
ACC:
TIM:
VAL:
CLAS:
autorisation
completeness
existence
accuracy
timing
valuation
classification
(autorisation)
(intgralit)
(existence)
(justesse, exactitude)
(ponctualit)
(valuation)
(classification)
Sparation de fonctions
Avant de passer en revue de manire plus dtaille les activits de contrle, il est
utile de mettre en lumire les sparations de fonctions les plus idales dans le cadre
de ce cycle.
Gestion:
186
Conservation:
Contrle:
187
production par rapport la norme thorique dtermine pour cette mme production.
Dans l'analyse des divergences, l'auditeur interne doit tenir compte des quantits
standard, qui peuvent ventuellement avoir t tablies de manire errone, pour
valuer les carts au niveau de l'efficacit et pour dterminer le risque de dtournements frauduleux. Est-il possible que des articles disparaissent sans que personne
ne sen aperoive? Qu'en est-il, par exemple, des rapports de production pour les
pauses de nuit? Qu'advient-il des dchets? Comment l'enregistrement des heures
prestes est-il suivi? L'input et l'output de la production sont-ils compars de
manire systmatique et la comparaison entre cette production et le mouvement au
niveau du magasin fait-elle l'objet d'un contrle?
Imaginons quelqu'un qui veut frauder et sort une partie des produits finis de l'usine
pour l'couler pour son propre compte (par exemple, dans une usine produisant
des radios). Vu l'input de botiers de radio au niveau de la production, on enregistrera dans une telle situation un nombre de mouvements trop peu lev vers les
stocks de produits finis. La diffrence doit pouvoir tre justifie, par exemple par la
dduction du nombre de botiers rafls qui ne peuvent tre mis en vente. Ces botiers doivent alors tre enregistrs sparment, afin de tenter d'obtenir une compensation auprs du fournisseur (car, en principe, celui-ci aurait d s'en apercevoir
lors du contrle de qualit, si c'est chez lui que la griffe est apparue).
Par ailleurs, des instructions trs claires doivent tre dfinies concernant l'enregistrement et le traitement des dchets. Un contrle strict doit tre effectu en la
matire tant donn que des collaborateurs ingnieux du dpartement de la production peuvent toujours faire concider le flux des marchandises en imputant les divergences un surplus et aux dchets produits. L'valuation des dchets doit donc
faire partie intgrante de l'valuation des contrematres en particulier et du dpartement de la production en gnral. Une norme peut tre dfinie pour les dchets
de manire empirique au sein de l'entreprise et via une analyse comparative du secteur. L'auditeur interne doit tre conscient du fait que l'un des lments cls de contrle au sein d'une entreprise de production se situe prcisment ce niveau. Tous
les dchets recycls doivent galement tre estims et enregistrs clairement. C'est
souvent le cas dans un environnement traitant le plastique. En effet, une partie des
matires premires entrant dans la fabrication de nouveaux produits peut aisment
driver de produits finis rats broys. Cela rend le processus de suivi un peu plus
complexe mais si le suivi administratif est bon, cela ne devrait poser aucun problme. Cette procdure permet d'viter le risque que, par exemple, les dchets sortent de l'entreprise et soient ensuite vendus par un travailleur une entreprise de
recyclage sans que personne ne s'en aperoive.
L'enregistrement des heures prestes par le personnel affect la production
n'entre pas uniquement dans le calcul de limputation des heures mais sert galement de base aux paiements ultrieurs (voir plus loin l'explication du cycle person-
188
189
Demander rgulirement au responsable du dpartement comptable de comparer les donnes issues de la gestion des stocks et les donnes comptables.
Faire contrler cette comparaison par la direction financire.
S'assurer que la gestion des stocks possde suffisamment d'informations concernant:
la rotation des diffrents groupes/articles en stock;
les lments de stock prims;
les biens endommags/incomplets ou ne pouvant tre vendus pour d'autres
raisons;
les lments de stock peu courants;
les positions de stock excdentaires;
l'ge ou lobsolescence des quantits et des valeurs en stock.
Communiquer rgulirement ces donnes la direction.
Demander rgulirement la gestion des stocks d'galement produire des donnes concernant:
la composition de la position de stock minimale par article;
la composition de la position de stock maximale par article;
la composition du volume commander;
Garantir une sparation claire des comptences relatives la gestion des stocks
et, en particulier, pour:
la correspondance entre les donnes issues de la gestion des stocks et le
grand livre;
la correspondance entre les donnes issues de la gestion des stocks et lenregistrement physique des stocks;
lapport de corrections au niveau de la gestion des stocks concernant les
carts de quantits, les modifications de prix, les dvaluations, les liquidations,
Adopter des mesures prvoyant que toutes les marchandises doivent tre
dment stockes dans des magasins suffisamment surveills.
Confier au magasinier la responsabilit directe de tous les magasins et/ou lieux
de stockage en usage.
Prvoir des procdures internes clairement dfinies concernant laccs aux
magasins.
Mettre en vidence lintention de tous lindpendance de la fonction de conservation attribue au magasinier et, en particulier, lgard des autres dpartements.
Si les fonctions du magasinier incluent galement la rception et lexpdition
des marchandises, garantir un suivi administratif suffisant pour reprer les
erreurs ou les divergences.
Dlimiter les comptences et souligner clairement quil existe ventuellement
des composantes des stocks qui ne relvent pas de la responsabilit du magasinier, comme, par exemple, les stocks entreposs auprs de tiers ou les marchandises en consignation.
190
Sassurer que les magasins et les lieux de stockage sont conus et quips de
telle sorte que:
Le stockage des marchandises se fait de manire ordonne et systmatique.
La scurit du stockage est suffisamment garantie.
Lidentification et la localisation des diffrents items en stock sont suffisam
ment aises (cartes, fiches, tiquettes,...) .
Les marchandises de grande valeur sont entreposes dans une partie du
magasin spcialement conue cet effet.
Il est indiqu de prvoir un lieu de stockage indpendant ou une mthode
didentification spciale pour les biens endommags, prims, rotation lente,
reus en consignation de tiers et reus ou envoys en rparation.
Sassurer que ces stocks seront inventoris sparment au moins pour linventaire de clture annuel.
Dfinir des procdures et des directives efficaces relatives aux mouvements des
stocks.
Garantir dans ce cadre des informations claires et sans quivoque (sur papier
ou de manire informatise) pour lensemble de ces mouvements.
Organiser le contrle interne des stocks de telle sorte que les diffrents articles
de stock fassent rgulirement lobjet dun inventaire. Dterminer ce sujet des
instructions/directives crites concernant lenregistrement des stocks, pour
la prparation des inventaires;
lexcution des inventaires;
le contrle des inventaires;
lidentification et le contrle des divergences;
lobtention dun cut-off (dlimitation comptable des transactions avant et
aprs linventaire).
4.6. Le personnel
4.6.1. Lapproche linaire du cycle
Pour quune entreprise soit gre de manire efficace et comptente, elle doit disposer du personnel adquat, qui se trouve au bon moment et au bon endroit dans
la structure de lorganisation. Les dcisions relatives cette partie de lorganisation
et son volution relvent du cycle du personnel, qui comporte les phases suivantes:
191
De plus en plus souvent, certaines de ces tches sont confies lextrieur par le
dpartement du personnel. Cest frquemment le cas pour tout ce qui touche aux
obligations sociales et juridiques incombant une entreprise. En outre, la sous-traitance aux secrtariats sociaux accrot lobjectivit et le contrle des calculs. La spcialisation et la forme largement automatise de ces aspects de lorganisation (surtout du fait que les circonstances voluent constamment car la lgislation connat
un dveloppement permanent) permettent au dpartement du personnel interne,
de se concentrer sur laspect humain de sa tche.
Nanmoins, ce systme de sous-traitance impose la ncessit darrter des conventions claires avec ces instances externes dfinissant le contenu de leur mission
ainsi que les formes et canaux de communication. Tous les employs ne sont pas
comptents pour prendre contact avec le secrtariat social et demander des adaptations salariales. Le secrtariat social doit, pour sa part, respecter scrupuleusement son engagement ne communiquer quavec un nombre limit de personnes au
sein de lorganisation. Cette liste limite de personnes doit tre connue de tous.
Dautres tches relevant de la mission du dpartement du personnel (par exemple,
la recherche du personnel adquat) sont galement de plus en plus souvent confies en sous-traitance. La stratgie relative la constitution de leffectif relve de la
comptence exclusive de lorgane administratif. Les dcisions suivantes seront
donc dans tous les cas prises en interne:
192
193
194
Les inscriptions portes dans le grand livre (calculs des cots) sont-elles rgulirement compares aux donnes relatives aux calculs des salaires et appointements?
Les salaires enregistrs sont-ils priodiquement compars aux salaires pays
(contrle job time = shop time) dans le cadre de la comptabilit du prix de
revient?
Une comparaison des bordereaux de paie 325 et de la comptabilit est-elle effectue chaque anne? Une comparaison est-elle galement effectue pour les relevs trimestriels de lONSS (si ceux-ci ne sont pas rdigs par le secrtariat
social)?
Tous les paiements des salaires et appointements nets interviennent-ils par virement bancaire?
Si ce nest pas le cas, lors des paiements en espces, louvrier ou lemploy
signe-t-il un reu?
La masse salariale nette paye par voie bancaire ou par voie de caisse est-elle
compare aux calculs salariaux?
Lensemble de ces questions rvle des faiblesses possibles que lorganisation peut
prsenter dans le suivi du cycle du personnel. Les risques lis ce cycle peuvent
tre rsums comme suit:
Les rmunrations effectives devant tre verses et les rmunrations telles
quelles apparaissent sur les bordereaux de paie ne correspondent pas avec les
donnes comptables.
Des rmunrations et/ou salaires sont verss pour des tches non effectues
(fraude au niveau des heures prestes ou oubli).
Des erreurs se glissent dans les calculs bruts et nets (y compris des erreurs au
niveau de lapplication ou de linterprtation de la lgislation fiscale et sociale).
Le paiement des rmunrations et/ou des salaires est effectu en faveur dun
ayant droit erron.
Certains salaires et/ou rmunrations ne sont pas correctement ports en
compte.
Les mesures suivantes peuvent tre adoptes:
Crer une indpendance fonctionnelle entre (1) les personnes charges des calculs des appointements et des salaires (une socit extrieure par exemple), (2)
le dpartement du personnel, auprs duquel les membres du personnel peuvent
se rendre sils ont des plaintes ou des questions formuler, (3) les personnes
charges des paiements et (4) les personnes comptentes pour linscription
dans le grand livre. Il sagit l tout simplement de lapplication du principe de la
sparation des fonctions au niveau du cycle du personnel.
195
196
197
Exactitude:
Les calculs des salaires bruts sont errons.
Les augmentations de salaire sont prises en compte deux fois.
Ponctualit:
Les cots du personnel sont imputs sur une priode errone.
Il ny a aucune correspondance entre les cots ports en compte et la priode
laquelle ils se rapportent (par exemple, pour les pcules de vacances).
Evaluation:
Lordinateur utilise des paramtres errons pour calculer le cot salarial
horaire, tant donn que les donnes dun collaborateur sont errones.
Il nest nullement tenu compte des primes complmentaires, qui doivent nanmoins tre payes.
Classification:
Les cots du personnel imputs sont compenss abusivement.
Aucune distinction claire nest tablie entre les cots lis au personnel de
lentreprise et ceux lis aux intrimaires.
Le mouvement des provisions nest pas clair dans le compte de rsultats.
Le schma ci-dessous prsente, titre dexemple, le lien existant pour une slection
libre, entre les objectifs et les mesures prises pour les atteindre. Les mesures en
elles-mmes seront dtailles dans le paragraphe suivant.
Objectifs de contrle du personnel
AUT COM EXI ACC TIM VAL CLAS
1
X
X
X
X
X
X
198
Les heures portes en compte et le salaire brut sont compars sous tous les aspects
X
X
12
Lgende:
AUT:
COM:
EXI:
ACC:
TIM:
VAL:
CLAS:
autorisation
completeness
existence
accuracy
timing
valuation
classification
(autorisation)
(intgralit)
(existence)
(justesse, exactitude)
(ponctualit)
(valuation)
(classification)
Sparations de fonctions
Avant dvoquer de manire plus dtaille les activits de contrle, il est utile de
mettre en lumire les sparations de fonctions idales au sein de ce cycle.
Gestion:
Approbation des heures et prestations dclares.
Engagements et licenciements.
Approbation de la modification des fichiers (salaires bruts).
Approbation des ordres de paiement.
Conservation:
Gestion de la caisse lors des paiements en liquide (frais gnraux, avances, ).
Envoi des ordres de paiement.
Enregistrement:
Enregistrement des heures et heures supplmentaires prestes.
Inscription des bordereaux de paie.
199
Contrle:
200
Contrler si les paiements en faveur des ouvriers et des employs sont effectus correctement et ponctuellement sur le compte des ayants droit ou, en cas
de paiement au comptant, contre quittance.
Vrifier rgulirement si:
les nouveaux membres du personnel ne sont pas repris trop tt sur les bordereaux de paie (et, pour les employs, que le montant relatif aux congs
pays accumuls chez lancien employeur a bien t liquid),
les membres du personnel qui ont quitt lentreprise ou ont t licencis ne
sont plus repris sur les bordereaux de paie.
Evaluer dans ce cadre si les dispositions applicables en matire de licenciement
et les indemnits de pravis ont t respectes et si une rserve adquate a t
constitue pour faire face aux risques et aux cots entrans par les litiges en
cours.
Slectionner dans le grand livre les frais de personnel ports en compte pour la
priode du . au et les comparer aux feuilles de calcul relatives aux
rmunrations et salaires pour la priode en question.
Si lentreprise verse directement une pension extralgale ses membres du personnel retraits, slectionner un chantillon afin dtablir si les calculs et les
paiements sont bien effectus correctement et ponctuellement.
BESOINS
AUTORISATION
BUDGET
ETUDE
CHOIX
SUIVI
CONTROLE
ENREGISTREMENT
PAIEMENT
201
Ces lments sont expliqus dans le cycle dachat et ne ncessitent aucun commentaire ultrieur.
202
du personnel, un responsable doit sassurer que chacune des deux parties signe
bien cette convention et lorsquil quitte la socit, un responsable doit vrifier le
retour de tous les biens repris sur la liste avant son dpart dfinitif.
Un systme de contrle interne adquat simpose. Les procdures suivantes peuvent tre utiles dans ce cadre:
Un budget dtaill doit tre tabli pour les investissements de la priode venir
( tablir en fonction de la nature et de la taille de lentreprise). Ce budget constitue une directive qui doit tre approuve par lorgane dcisionnel suprme de
la socit (lorgane administratif). A partir de ce moment, les niveaux infrieurs
qui ont collabor ltablissement de ce budget, sans quoi cela na pas de sens,
savent prcisment quoi sen tenir au niveau de ces dpenses. Les acquisitions peuvent donc tre confrontes au schma prtabli et doivent, si elles
ntaient pas prvues, tre sanctionnes par le biais dune procdure dapprobation spcifique. En fonction de limpact de linvestissement sur la situation
financire de lentreprise, lapprobation sera accorde par lorgane administratif
(pour les investissements excdant un certain montant) ou par la direction de
lentreprise.
Les investissements effectuer devront tre approuvs par une personne comptente pour dfinir les investissements requis dans le cadre du budget. La
demande dinvestissement est, en dautres termes, une variante de la procdure
en vigueur pour les achats en gnral. La seule diffrence rside dans le fait que
la procdure dapprobation est un peu particulire.
Les divergences par rapport au canevas dfini, qui se justifient parfois, devront
tre rapportes immdiatement selon une procdure spcifique. En effet, un
grand nombre de petites divergences (simultanes) peuvent parfois entraner
des consquences inattendues au niveau de la situation financire de lentreprise et perturber lquilibre du financement.
Il convient de veiller attentivement ce que les budgets dinvestissement ne
soient pas luds par le biais du poste entretiens et rparations. Lorsquune
personne souhaite apporter une modification mais que son budget est dj
puis, elle peut avoir tendance passer une commande dentretien, qui apparatra dans les cots encourus par la socit mais pas dans le bilan. En dautres
termes, lorsque le service des achats reoit une demande relevant du poste
entretiens et rparations, il doit mettre en uvre une procdure visant
dterminer sil ne sagit pas dun ventuel investissement dissimul.
Un mme raisonnement vaut si, subitement, le besoin de travailler via un leasing oprationnel se fait sentir (qui napparat pas dans le bilan de la socit).
Ce ne serait pas la premire fois quun dpassement du budget dinvestissement
serait vit en gonflant les cots repris dans le compte de rsultats par linclusion du paiement dun loyer priodique. Lorsquune telle demande est introduite, il convient toujours de mettre en uvre une coordination entre le
demandeur, le dpartement des achats et le dpartement des finances et de
203
ladministration. Ce truc est souvent utilis dans les environnements internationaux, dans lesquels un budget dinvestissement trs strict est tabli.
De mme, un rglement doit stipuler dans quelles conditions la vente dimmobilisations corporelles peut et doit avoir lieu. Qui peut dcider de vendre, combien de parties doivent tre sondes afin de dterminer si elles sont intresses
par un ventuel achat, quelles sont les conditions minimales et qui doit sanctionner la transaction sont autant de questions qui doivent trouver rponse
avant la transaction.
Le suivi des immobilisations corporelles se fait (de prfrence via un systme
informatis) sur la base dun inventaire permanent, centralisant autant de donnes didentification utiles que possible par achat (ou par lment de lactif si
celui-ci est constitu de plusieurs achats). Ces donnes permettent un suivi correct ainsi quune prise en considration exacte et complte des amortissements
dans le rsultat.
Au minimum, les donnes suivantes doivent tre tenues jour: nom ou description de la composante de lactif (ou de lactif dont il fait partie), numro explicite, emplacement dans lusine, fournisseur, date de rception et/ou
dinstallation, prix dachat (accru des cots complmentaires porter en
compte), dure de vie escompte, mthode et dure damortissement, amortissements de la priode, amortissements cumuls, informations sur ltat des
actifs, rparations effectues, entretiens raliss ainsi que toute autre information utile.
Pour ce qui est de linventaire, des chantillons doivent tre rgulirement
dcompts afin de confirmer (ou infirmer) lexistence (la prsence) des actifs
repris dans la liste. Les actifs non enregistrs apparaissent ainsi galement (ils
peuvent avoir t enregistrs sous le poste entretiens et rparations), vu que
linventaire se fait dans deux directions (de la liste vers la ralit et de la ralit
vers la liste). Les divergences de taille doivent tre rapportes sparment
tant donn quelles impliquent que les procdures prventives ne fonctionnent
pas bien et que des corrections doivent tre apportes ce niveau.
Une telle analyse est galement particulirement importante des fins dassurance. Il convient de veiller ce que les actifs de la socit ne soient pas sousassurs ni surassurs dans une mesure excessive.
Nous avons voqu plus haut le risque que des ordinateurs, par exemple, et autres
outils similaires disparaissent. Ce mme risque existe en usine pour les petits outils
et pour le petit matriel. On a que trop souvent constat des cas douvriers qui se
constituent des ateliers de travail privs en emportant rgulirement chez eux un
outil ou du matriel de leur travail. Les mesures permettant dviter une telle situation sont toujours prventives: veiller raliser un inventaire complet des articles
et assurer un suivi permettant de savoir o ils se trouvent (sur un chantier, dans un
atelier de travail). Ce suivi doit tre effectu par un contrleur qui doit vrifier que
personne ne rentre chez soi avant que tous les outils ne soient leur place. Dans
204
205
Classification:
Certaines immobilisations sont reprises sous une rubrique errone.
Il en va de mme pour les recettes et les dpenses lies la vente dimmobilisations (voir plus haut).
Des immobilisations sont imputes au poste services et biens divers ou viceversa.
Un leasing oprationnel est catalogu comme leasing financier ou vice-versa.
Les actifs non utiliss ne sont pas repris sous les immobilisations mises hors
dusage.
206
Le schma ci-dessous montre, titre d'exemple, le lien existant entre les objectifs et
les mesures devant tre adoptes pour les atteindre. Ces mesures seront dtailles
dans le paragraphe suivant. Les mesures qui ne sont pas reprises dans le schma cidessous servent galement atteindre un ou plusieurs objectifs du contrle interne.
Le lecteur est invit dfinir avec prcision les objectifs qu'il vise lors de la proposition de mesures concrtes. En voici une slection:
Objectifs de contrle des immobilisations
AUT COM EXI
ACC TIM
VAL CLAS
X
X
X
X
X
X
X
X
X
12
Lgende:
AUT:
COM:
EXI:
ACC:
TIM:
VAL:
CLAS:
autorisation
completeness
existence
accuracy
timing
valuation
classification
(autorisation)
(intgralit)
(existence)
(justesse, exactitude)
(ponctualit)
(valuation)
(classification)
Sparations de fonctions
Avant de passer en revue de manire plus dtaille les activits de contrle, il est
utile de mettre en lumire les sparations de fonctions les plus idales dans le cadre
de ce cycle.
207
Gestion:
Approbation des investissements.
Approbation des dsinvestissements.
Conservation:
Maintien des immobilisations.
Enregistrement:
Enregistrement des investissements et des dsinvestissements.
Dtermination et enregistrement des amortissements.
Contrle:
208
209
210
les rentres dargent, naturellement bases sur une valuation des ventes et des
recouvrements (paiements reus des clients);
les sorties dargent nes des achats ncessaires pour raliser les ventes, dune
part, et des dpenses en faveur des membres du personnel et de tiers dautre
part (dpenses dtermines en fonction des cots salariaux lis aux prestations
envisages, soit les versements effectus).
En consquence, un contrle interne efficace se base galement sur une budgtisation du bilan. La procdure de suivi du cycle de financement court terme en
gnral et des ressources financires en particulier trouve son fondement dans
lquilibre ressources/dpenses. A nouveau, un parallle peut tre tabli avec le systme de conservation des stocks dans lequel il convient de trouver la quantit de
stocks conserver tout au long dune anne pour faire face aux obligations commerciales.
Oprations de caisse
La caisse occupe une place trs spcifique dans ce cycle, tant donn quil sagit
dun instrument particulirement sensible. Ds lors, une rgle est de mise: il faut
neffectuer quun minimum de transactions de caisse dans une entreprise afin de
rduire sensiblement les risques derreur et dabus.
Lun des problmes auxquels le(la) caissier(ire) se trouve confront(e) consiste
en le fait quen tant que conservateur, il(elle) assume une fonction denregistrement ou de contrle au sein du dpartement des finances. Ce problme peut tre
rsolu en instaurant une sparation de fonctions dans ce dpartement et, par exemple, en dchargeant le(la) caissier(ire) du devoir de faire rapport. Cette obligation
serait alors reprise par la direction gnrale. Ainsi, les oprations de caisse pourraient tre confies au secrtariat du directeur gnral et lenregistrement des
oprations pourrait demeurer la comptence du dpartement des finances. Un certain nombre de mesures de prcaution spcifiques peuvent ensuite tre envisages:
Tout mouvement doit faire lobjet dune autorisation crite.
Le bnficiaire ne peut jamais se donner lui-mme quittance pour les montants
reus: il reoit uniquement et signe pour acquit au moins avec une autre personne.
Lorsque la caisse atteint un maxima dtermin, le solde excdentaire est immdiatement transfr la banque.
Les justificatifs de caisse doivent tre quotidiennement enregistrs et tre conservs et classs de manire ordonne.
La caisse doit tre rgulirement contrle par un tiers, et, de prfrence, par
un inventaire physique de son contenu, comparer ensuite au solde comptable
thorique.
211
Le but recherch est dviter tout prix quelconque retard de lenregistrement des
oprations de caisse. Le caissier se doit de justifier immdiatement largent reu et
largent dpens.
Le caissier encaisse et dcaisse donc (voir responsable du magasin), uniquement
sur base de documents. Il ne prend aucune dcision relative aux flux des liquidits.
Par contre, il doit tre inform du nom des personnes comptentes pour prendre
ces dcisions et doit connatre la signature ou le paraphe de ces personnes. Ce type
de convention est tabli par crit dans les procdures relatives aux mouvements de
caisse. En cas de ncessit, les tches du caissier pourront aisment tre remplies
par une autre personne.
Dans les entreprises o les oprations de caisse sont trs frquentes (magasins,
entrepts, ), il est impossible de mettre en pratique la procdure dcrite ci-dessus. Dans ce cas, les fonctions de conservation, denregistrement et parfois
mme de disposition sont confies une seule personne. Dans de telles circonstances, lutilisation dune caisse enregistreuse (la caisse) simpose. Les montants
enregistrs par cette machine saffichent sur un cran visible par lacheteur. En
outre, la somme payer simprime sur un ticket de caisse remis lacheteur. La
caisse conserve automatiquement un double de ce ticket de caisse (le talon de contrle), afin quil ne puisse y avoir aucun litige ultrieur avec lacheteur et que le
montant en caisse ne puisse faire lobjet daucune discussion.
212
quilibrer la caisse et faire disparatre les petites diffrences, cres intentionnellement ou pas.
213
valuation:
La conversion de devises trangres est errone.
Classification:
Des imputations errones peuvent occasionner des glissements.
Le schma ci-dessous montre, titre d'exemple, le lien existant entre les objectifs et
les mesures devant tre adoptes pour les atteindre. Ces mesures seront dtailles
dans le paragraphe suivant.
Objectifs de contrle des ressources
pcuniaires
AUT COM EXI ACC TIM VAL CLAS
1
Il y a une distinction de fonctions entre la personne qui enregistre les ventes et celle qui manipule largent
autorisation
completeness
existence
accuracy
timing
valuation
classification
(autorisation)
(intgralit)
(existence)
(justesse, exactitude)
(ponctualit)
(valuation)
(classification)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
214
Sparations de fonctions
Avant de passer en revue les activits de contrle, il est utile de dvelopper les sparations de fonctions les plus idales dans le cadre de ce cycle.
Gestion:
Approbation des dpenses.
Autorisation des encaissements.
Approbation des notes de crdit.
Conservation:
Caisse.
Administration bancaire.
Enregistrement:
Enregistrement des documents.
Enregistrement des paiements et des recettes.
Contrle:
Contrle des factures et des notes de crdit.
Comparaison des journaux avec le grand livre.
Analyse des notes de frais gnraux (calculs).
Imaginons le cas dun comptable dune PME qui se concentre sur lanalyse des factures de tlphone et tente de rcuprer auprs du personnel le cot des communications prives passes durant les heures de travail, avec laccord du directeur de
lentreprise. Si le directeur ntudie pas la comptabilit dans le dtail, le comptable
pourra facilement ne reprendre dans la comptabilit quune partie rduite des
recettes issues de la rcupration des frais de tlphone, et garder le reste pour lui.
Un tel comportement ne sera dvoil que quand des mesures adquates seront
mises en place...
Techniques et
instruments daudit
217
Le but nest pas dexposer ici les thories trs dtailles sur les techniques et les
instruments daudit interne et externe. Une telle prsentation relve davantage dun
ouvrage spcialis sur le sujet. Toutefois, il est utile de les passer brivement en
revue tant donn quelles font partie intgrante du processus complet de contrle
interne (et externe).
5.1. Enqute
Aussi trange que cela puisse paratre, cest tout simplement en parlant avec les
gens et en leur posant des questions cibles que lon peut obtenir le plus dinformations concernant une organisation. Un grand nombre de questions portant sur les
diffrentes fonctions au sein dune organisation peuvent tre poses:
Comment vous assurez-vous que toutes les marchandises qui entrent dans
lentreprise sont bien enregistres dans le systme?
Que faites-vous quand vous tes confront des marchandises obsoltes en
magasin?
Pour arriver ses fins, lauditeur peut suggrer au magasinier quon le souponne
davoir accumul du retard dans lenregistrement des rceptions. Il convient nanmoins de faire preuve de beaucoup de prudence dans lutilisation de cette technique tant donn quen allant trop loin, son utilisateur met en jeu la crdibilit de son
interlocuteur. Or, (en tant quauditeur interne du moins), il faudra encore collaborer
longtemps avec l entourage. Suggrer la prsence de rumeurs peut donc tre un
jeu psychologique dangereux. Il est cependant frappant de constater quel point on
peut en apprendre normment en discutant avec ses collaborateurs, bien plus
quen fouillant dans les documents ou en consultant les fichiers informatiques.
Toutefois, il faut garder lesprit que la discussion est indissociable du contrle des
documents. En effet, il arrive souvent que la personne interroge tente de tromper
son interlocuteur. Il est dailleurs logique que chacun va tenter de vanter son travail
ou de le justifier. On ma demand de contrler rgulirement si ., mais cela na
selon moi aucun sens car .
5.2. Flowcharting
Le Flowcharting est une technique selon laquelle un processus (un enchanement
doprations et le flux de documents, informations et marchandises) est prsent
visuellement laide de symboles dots dune signification, expliqus au pralable.
218
219
Srie de documents:
220
Classement:
Point de dcision:
Comme nous lavons mentionn, notre but nest pas ici dexpliquer toute la thorie.
Pour plus dexemples, il conviendra de consulter la littrature spcialise.
221
Ce type danalyse peut tre effectu pour chaque niveau de lentreprise. Il doit de
toute vidence, tre associ une autre forme dinformations. Lavantage de cette
approche rside dans le fait quelle permet facilement de reprsenter la valeur ralise et la valeur vise,au travers de relevs et rapports. De la sorte, des objectifs
clairs peuvent tre formuls lgard des collaborateurs. Les attentes envers chacun sont donc explicitement dfinies. Limportance de cet aspect a t souligne
prcdemment.
Cette technique prsente nanmoins un inconvnient mineur: il nest pas trs vident de dterminer des critres pour chaque facteur critique de succs. Il convient
donc de combiner cette technique avec les formes traditionnelles de rapports et
relevs.
222
Conclusions
Conclusions
225
226
Conclusions
valuation Classification
I
F
M
I
I
I
F
F
M
I
F
M
I
I
F
M
F
F
I
M
I
M
M
I
F
I
M
I
M
I
I
I
M
M
M
M
M
F
F
F
F
I
F
F
Conclusions
227
actions. La diffrence par rapport aux organisations plus grandes se situe sur plusieurs plans:
Lintrt du propritaire-directeur de lentreprise peut tre incompatible avec
celui de la socit, considre comme une entit juridique indpendante.
Lautorit dune telle figure rduit souvent les collaborateurs au silence, de
sorte que le cycle objectif de la dlgation et de la transmission de responsabilits fait dfaut. La gestion quotidienne, ladministration gnrale et lassemble
gnrale sont rassembles dans les mains dune seule personne, ce qui diminue
de facto le contrle.
Les consquences dune telle situation peuvent tre les suivantes:
Les donnes chiffres pourraient tre fiscalement inspires (plus que dans un
grand environnement).
Elles pourraient galement tre influences par des exigences financires aigus.
Il pourrait ventuellement y avoir confusion au niveau de la sparation entre le
patrimoine priv et celui de la socit.
Heureusement, beaucoup dentreprises familiales peroivent delles-mmes ce danger et mettent en place un modle intermdiaire, dans lequel, par exemple, une personne externe exerce ladministration quotidienne. Les possibilits de contrle
interne se trouvent ainsi accrues.
Lapproche que les petites entreprises ont de linformatique constitue un autre
exemple mettant en vidence le fait que le contrle interne est moins solide dans ce
type denvironnement. Les petites entreprises travaillent rarement avec des mots
de passe ou ceux-ci sont communiqus quiconque, tous modifient leur guise les
programmes et les fichiers de donnes lorsque cela se prsente fortuitement ou lorsque cela savre vraiment ncessaire et il ny a aucune limitation la diffusion
dinformations au sein de lorganisation. En outre, les procdures administratives
sont globalement bien plus informelles. Elles ne sont ainsi que rarement couches
sur papier et sont transmises oralement.
Autre aspect encore plus problmatique: le manque de formation de certaines personnes cls dune petite entreprise, commencer par le grant de lentreprise qui
ne sy entend pas toujours dans le domaine administratif. Heureusement, un certain
nombre de chefs dentreprise de ce genre font parfois appel des spcialistes
extrieurs, tels que des comptables. Cependant, la clture mensuelle du bilan et du
compte de rsultats demeure un gros problme dans beaucoup des plus petits environnements, ce qui rend difficile le contrle interne. La planification et la budgtisation font aussi gnralement dfaut et lorsquelles existent, elles reposent sur des
donnes extracomptables, qui ne sont pas ou ne peuvent tre mises en relation avec
la comptabilit.
228
Conclusions
Exemples pratiques
Exemples pratiques
231
232
Exemples pratiques
organisation aurait sans aucun doute permis dviter ce genre de situations inconfortables.
Lamlioration de lorganisation du cycle des achats senvisage dj lors de la phase
de prparation, savoir lors de la dtermination des besoins dune entreprise. Il
convient de prciser clairement les personnes qui pourront adresser une requte
de commande ainsi que les personnes comptentes pour passer ces commandes.
En dautres termes, un filtre doit tre install pour cibler les besoins qui peuvent
survenir.
Ensuite, une troisime personne devra dcider sur base dlments solides du fournisseur auprs duquel la commande sera passe ainsi que des conditions qui seront
convenues. Il est donc ncessaire que ce processus soit le plus objectif possible.
Pour ce faire, le meilleur moyen est de prvoir un nombre minimum de devis pour
chaque type dachat et den conserver une trace dans un registre des offres. De
cette manire, les fournisseurs peuvent tre slectionns au pralable de manire
univoque et leurs devis peuvent ensuite tre valus plus facilement. Ce nest pas
parce que le fournisseur A propose le meilleur prix quil faut ncessairement travailler avec lui. Il est trs possible quil ne respecte pas les dlais ou quil fournisse des
produits (services) ne rpondant pas aux attentes qualitatives. En outre, une telle
procdure permet galement de dterminer automatiquement la personne responsable des achats. Ainsi, aprs la conclusion dun contrat avec un fournisseur, cette
personne devra pouvoir justifier son choix face la direction de lentreprise.
Ltape suivante du cycle de contrle interne des achats consiste en lvaluation des
rceptions tant du point de vue qualitatif que quantitatif. Selon le type de rception, elle sera achemine vers le magasin (marchandises), vers la production (intrimaires, personnel charg des entretiens, ) ou vers ladministration.
Il convient ensuite de sassurer de lobtention de la facture. Celle-ci doit tre examine selon diffrents critres. Aprs enregistrement par ladministration, en vue
de garantir quune trace de la facture soit conserve, la qualit et la quantit de la
rception doivent faire lobjet dune valuation laquelle prennent part le rceptionnaire et le service des achats. En cas de problme, cest ce service qui demandera rparation sous forme dune note de crdit, dun complment de livraison ou
dun remplacement. Le le prix doit galement tre contrl. Celui-ci a t convenu
au pralable entre le service des achats et le fournisseur et peut donc tre vrifi
trs facilement par le personnel administratif.
En interne, il est aussi indispensable de dterminer clairement qui pourra prendre
des mesures et quelles mesures pourront tre prises si le processus global ne
rpond pas totalement aux attentes. Dans de nombreux cas, un cycle dachat nonperformant portera prjudice lentreprise. En effet, une facture qui nest pas
vrifie immdiatement parce quelle a t gare et qui mentionne des quantits
errones ne pourra plus tre conteste si le dlai de rclamation est chu.
Exemples pratiques
233
Enfin, il faut aussi faire preuve de la prudence ncessaire dans le cadre des paiements effectuer. Il peut arriver que le comptable dune PME profite de la comptence qui lui a t accorde deffectuer tous les paiements concurrence dun montant de 100.000 EUR pour, par exemple, dtourner systmatiquement tous les
doubles paiements des clients aprs un certain temps vers son propre compte.
Un contrle portant sur les factures payes deux fois aurait permis de dtecter la
fraude beaucoup plus tt, pour autant quune tierce personne soit charge de ce
contrle.
Pour lutter intensivement contre les abus et les erreurs, il est donc ncessaire de
mettre en place un filet de scurit solide dans lentreprise, en donnant aux divers
membres du personnel des directives et des responsabilits limites mais claires.
Nombreux sont ceux qui jugent que leur entreprise est trop petite pour y mettre en
uvre un systme aussi complexe. Dautres encore prtendent que ce systme est
trop onreux. Il va de soi quil est impossible de trouver le modle idal toutes les
situations. Il est nanmoins ncessaire de rflchir aux questions reprises ci-dessus
et de voir si un minimum de mesures ne pourrait pas dj apporter un maximum de
scurit et de contrle.
Dans les plus petites organisations, les comptences sont souvent mlanges. Dans
ce cadre, il est possible de cumuler plusieurs tches, par exemple, permettre une
personne de ngocier les prix dachat avec les fournisseurs et les prix de vente avec
les clients. Par contre, il ne peut en aucun cas y avoir confusion entre les fonctions.
Une mme personne ne peut la fois ngocier les prix dachat avec les fournisseurs,
contrler si les prix facturs sont corrects et effectuer les paiements. Lexemple cidessous permet dillustrer la pertinence de cette assertion ainsi que lutilit dune
organisation mrement rflchie.
Je mappelle Alphonse Durand et je suis responsable des contacts avec les fournisseurs
dans lentreprise o je travaille. Cette entreprise produit du papier et est relativement
automatise. Mon suprieur a une formation commerciale et ne sait absolument rien
des machines ni de leur fonctionnement. Il sen remet donc presque entirement moi
pour toutes les dcisions en la matire. Je peux donc dcider du moment auquel une
machine doit faire lobjet dun entretien. Jai tabli dexcellents contacts avec notre
fournisseur de pices de rechange, qui possde dailleurs toute une quipe dans notre
entreprise. Mon suprieur ma dj demand sil ne serait pas utile de constituer une
quipe de manutention en interne et, donc, de reprendre cette activit en gestion
propre. Il oublie cependant quil arrive parfois que nous nayons pas besoin de ces personnes et que, lheure actuelle, nous pouvons travailler de manire bien plus flexible.
En effet, nous ne payons que les heures rellement prestes. Jy veille troitement car
japprouve moi-mme les factures de notre fournisseur charg des entretiens!
234
Exemples pratiques
Exemples pratiques
235
tion et les prestations doivent tre compares et faire lobjet dune discussion
runissant le directeur gnral et monsieur Durand.
Seules les factures entirement conformes entrent en ligne de compte pour le
paiement.
Un systme administratif bti sur des bases prcaires, allant bien au-del de la
comptabilit, ne peut jamais constituer la base dune administration valable
236
Exemples pratiques
lgalisation en vigueur, sur une base dite rgulire, savoir de manire chronologique, ponctuelle, correcte et complte.
Quoi quil en soit, la rdaction des comptes annuels va au-del de la simple reproduction des comptes tablis par ladministration et celle-ci ne se limite pas la
comptabilit. Sous de nombreux aspects, ladministration des petites et moyennes
entreprises est encore trop souvent considre comme subordonne notamment
lactivit commerciale. Un processus administratif solide constitue une condition
sine qua non lexistence dune administration comptable srieuse, fournissant le
matriel de base en vue de la rdaction des comptes annuels.
Comment, par exemple, tre sr que les crances commerciales reprises dans les
comptes annuels sont compltes si lon na pas la certitude que toutes les livraisons
aux clients ont t factures ou, si elles lont t, si lon ne peut pas dire avec suffisamment de certitude que la facturation a bien port sur les quantits adquates et
au prix adquat?
Pour viter ce genre de problme, le chef dentreprise peut notamment crer au sein
de sa socit des intrts contradictoires . Pour ce faire, il doit confier diffrentes
responsabilits diffrentes personnes. Ainsi, le magasinier est responsable des
marchandises en magasin et il doit ds lors pouvoir justifier tous les mouvements
dentre ou de sortie de biens de son magasin. En effet, il est inadmissible quun
vendeur press emporte un certain nombre darticles du magasin parce quun de
ses clients, qui les a demands quelques jours auparavant, pourrait vouloir les
commander. Lorsque des marchandises sont confies au vendeur, il doit y en avoir
une trace. Dans le cas contraire, il doit tre tenu pour responsable sil apparat quelques semaines plus tard que les marchandises ont purement et simplement
disparu?
Dans la thorie relative lorganisation administrative, nous avons voqu les
sparations de fonctions. Celles-ci doivent prcisment se porter garantes des
intrts contradictoires dont nous venons de parler. Un exemple nous permettra
de mettre en lumire la manire dont ces sparations de fonctions peuvent intervenir dans le cycle des ventes dune entreprise.
Les fonctions suivantes coexistent au sein des entreprises: direction, disposition,
conservation, enregistrement et contrle. A lexception de la fonction de direction,
que lon retrouve lchelon suprieur de la structure de lentreprise, les autres fonctions sont prsentes dans lensemble de lorganisation. Il incombe donc la fonction de direction de planifier, dorganiser, de diriger et de contrler. Nous napprofondirons pas cet aspect ici.
La fonction de disposition est assume dans toute entreprise par des personnes
comptentes pour prendre des dcisions relatives un domaine donn. Ainsi, dans
Exemples pratiques
237
238
Exemples pratiques
utile de sous-traiter une partie de la fonction de contrle. Ainsi, nombreux sont les
chefs dentreprise qui font appel, par exemple, des rviseurs dentreprises pour
faire examiner et/ou rorganiser leur organisation interne. Le processus de contrle
peut notamment intgrer une mission annuelle (rptitive dannes en annes) axe
sur le contrle du respect des dispositions internes.
Le commissaire aux comptes dune entreprise, charg de formuler un jugement sur
la fiabilit des comptes annuels dentreprises dune certaine taille, est lgalement
tenu (et lest galement pour lui-mme et pour sa propre conscience) de tenir
compte de lorganisation administrative et du contrle interne de lentreprise dans
la formulation de son jugement. Comment peut-il par exemple savoir avec une relative certitude que le chiffre daffaires repris dans les comptes annuels est le reflet
de toutes les ventes effectues dans le courant de lanne faisant lobjet du contrle? Par ailleurs, en thorie, il est tout fait possible que les crances dtenues
sur les clients et enregistres la date du bilan existent bien toutes mais quun certain nombre dautres qui, dans la pratique, auraient aussi d y tre incluses, ont t
omises.
Clarifions cette affirmation au moyen de lexemple ci-dessous.
La Frigo S.A. vend des rfrigrateurs. Elle en vend de plusieurs marques et de plusieurs types. Monsieur Janssens est responsable de la gestion des stocks. Par sa
fonction, il passe toutes les commandes et il gre les prix. Par consquent, il prenait
en charge jusquil y a peu toute la correspondance avec les fournisseurs. Etant
donn ses disponibilits de temps, la Frigo S.A. a dcid de procder une nouvelle
rpartition des tches au sein de la socit et de lui confier galement la facturation
aux clients. En consquence de son excellente connaissance des produits, il peut
donc juger, dans toutes les circonstances, des prix les plus adquats en fonction des
possibilits et des exigences des diffrents clients. Le march de la Frigo S.A. se
situe dans le secteur du commerce de dtail de llectromnager. La force de la
socit rside dans le fait quelle peut jouer sur le prix car elle achte en grandes
quantits.
Monsieur Janssens a dj derrire lui 10 ans de bons et loyaux services et prend
cur la bonne marche de lentreprise. A tel point, que chaque samedi, alors que
tous les autres restent chez eux, il vient travailler une demi-journe pour mettre au
point son administration. Cela ne lui pose aucun problme. Il le faisait dj avant la
redistribution des tches. Cette pratique fait dsormais partie de sa vie.
Le hasard a voulu qu la suite prcisment de cette mme redistribution des
tches, un jeune homme ait t engag dans le dpartement comptable pour lui prter main forte. Il sagit de monsieur Marchand. Monsieur Marchand a toute une srie
dides nouvelles mais celles-ci ne trouvent aucun cho auprs de la direction. Il a
ds lors dcid deffectuer de sa propre initiative un certain nombre danalyses. Il
tente, dans ce cadre, de trouver une rponse aux questions suivantes:
Exemples pratiques
239
240
Exemples pratiques
pass par sa justesse. Cette employe possde des listes de prix signes par le
directeur gnral et actualises tous les six mois sur la base des accords convenus avec les clients. Ces accords sont suivis de prs par le directeur gnral. Le
systme est prsent organis de telle manire quil existe dsormais un
tableau reprenant les prix de base que lemploye connat quasiment par cur
et partir duquel sont fixs quelques tarifs auxiliaires qui reprennent des pourcentages de rduction fixs par rapport au tarif de base. Tous les six mois, chaque client est class dans un tableau auxiliaire en fonction des ventes ralises.
Les clients qui achtent le plus bnficieront lavenir des rductions les plus
importantes. Des rgularisations relatives ce qui a t fait dans le pass
relvent galement des possibilits envisageables mais sont plutt rares. Cellesci prennent en gnral la forme dune note de crdit soigneusement taye et
cosigne par le directeur gnral, chacun ayant conscience du fait quaucune
note de crdit ne peut tre mise sans son autorisation.
Toutes les commandes entrantes reoivent un numro, dbouchant sur une
livraison et une facturation. Chacune de ces tapes peut tre mise en relation
avec les autres. En outre, le dpartement comptable rdige chaque mois des listes de commandes non encore livres et des livraisons non factures. Ces listes
doivent tre prises en considration lors du contrle de la situation en matire
de stocks.
Tous les mouvements des marchandises font lobjet dun suivi et dune comparaison entre les ventes factures dune part, et les ventes thoriques dautre
part. Ces ventes thoriques sont le rsultat de la comparaison suivante: ventes
thoriques = stock initial plus achats moins stock final. Dans ce cadre, le stock
initial et le stock final peuvent tre contrls physiquement, tandis que les
achats sont confirms par ladministration des achats.
De cette manire, lampleur des stocks peut tre contrle paralllement lanalyse des marges ralises. Les achats et les ventes de biens venant des stocks
ont-ils t imputs la priode comptable adquate? Et quen est-il des marchandises qui passent directement du fournisseur aux clients sans quaucun
mouvement de stock ne soit enregistr par la Frigo S.A. au sens strict du terme?
Ces diffrents cas doivent tre mis en evidence si le systme de suivi est bien
organis.
Ainsi, lerreur systmatique que monsieur Janssens avait si parfaitement intgre au systme peut tre dtecte.
Le lecteur critique argumentera que les mesures proposes nont aucune prise sur
les conspirations. En effet, lorsque plusieurs personnes collaborent, la fraude ne
peut tre exclue. Au plus le systme de sparation des fonctions est performant, au
plus le nombre de personnes devant collaborer pour le contourner est lev et au
plus la probabilit que le mcanisme soit rvl la longue est importante.
Lart rside donc dans la recherche dun bon quilibre au sein du rseau interne de
contrle entre la sur-rglementation et lassurance minimale. Le principal message
quil convient den retirer est quil est indubitablement dangereux de concentrer sur
Exemples pratiques
241
une seule tte diffrents types de fonctions, notamment en vue dviter les erreurs
humaines. Janssens a pu tirer parti de la faiblesse du systme mis en place par la
Frigo S.A. parce quil recevait les marchandises, les expdiait, pouvait demander
leur paiement en liquide, sans que personne ne le contrle. Ctait cependant
sans compter sur monsieur Marchand.
Lorgane administratif dune entreprise ne peut prendre trop la lgre la problmatique qui vient dtre expose. En effet, cet organe est responsable de la rdaction de comptes annuels fidles. Or, ils ne peuvent reflter fidlement la ralit que
si, outre la situation de fin dexercice comptable, les mouvements effectus dans le
courant de lanne ont t enregistrs de manire complte et correcte. Dans le
cadre de la corporate governance, qui est sur toutes les lvres ces derniers temps,
nous vous recommandons daccorder lattention requise au processus de contrle
dans votre entreprise.
242
Exemples pratiques
Certains objecteront que ce type danalyse est impossible dans leur entreprise. Il est
clair que les vendeurs qui passent plus de temps lextrieur quau sige de leur
socit ne peuvent tre suivis de cette manire. Dautres instruments de mesure
doivent tre utiliss dans leur cas, savoir les rapports des visites aux clients, le
chiffre daffaires ralis, les rductions accordes, les plaintes des clients, les
kilomtres parcourus, etc. Les employs qui ne peuvent que difficilement prendre
part des (parties de) projets, doivent tre valus en fonction dun systme denregistrement des heures prestes et doccupation du temps de travail.
Le but doit tre de rendre objectifs et mesurables des critres subjectifs indniablement ncessaires lvaluation des membres du personnel. Les membres du personnel peuvent ainsi tre rmunrs avec justesse. En outre, certains pensent pouvoir prtendre plus que ce quils gagnent effectivement.
Les entreprises bien moins organises courent le danger que certains individus tentent de rcuprer les manques gagner dune manire alternative, par exemple en
trafiquant les jours de cong, en manipulant lenregistrement des donnes relatives
la productivit, en indiquant des frais plus levs que ceux subis dans la ralit,
Une bonne organisation interne doit contribuer viter ce type de pratiques. Les
contrles internes qui doivent tre effectus sont souvent fondamentaux. Il arrive
souvent que le registre du personnel de PME fasse apparatre le nom de personnes
qui ne travaillent plus pour elles. Cette situation nest pas admissible et lest
dautant moins quand il apparat quun certain nombre de ces personnes ont encore
reu une indemnit pendant une certaine priode de temps aprs leur dpart. Une
bonne communication avec les secrtariats sociaux, qui, aujourdhui, sont devenus
les partenaires de nombreuses PME, est particulirement importante. Ainsi, en ce
qui concerne les salaires et les augmentations salariales, il est essentiel de convenir
quune seule personne sera comptente pour les approuver par crit et que seules
les modifications approuves pourront tre prises en compte par le secrtariat
social.
Un exemple: la socit Wind S.A.
Wind S.A. est une socit qui produit des climatiseurs dair de diffrentes tailles et
puissances. Wind S.A. est une PME qui emploie 100 personnes dont 70 ouvriers, 20
employs administratifs et 10 vendeurs externes. Elle distribue galement les produits de quelques grandes marques internationales. Vu quil sagit de produits saisonniers, les pics de production et de vente (entrepts) sont compenss par le
recours du personnel intrimaire. Depuis deux ans, la situation de la S.A. Wind est
moins bonne. Elle enregistre des pertes et est fermement dcide examiner de
plus prs son cycle du personnel. Lanalyse se solde par les constatations suivantes:
Exemples pratiques
243
Il est impossible de savoir combien de temps la production des diffrents produits requiert, de sorte que le prix de revient effectif la pice na jamais t calcul avec exactitude.
Le dpartement interne de vente semble ne pas (pouvoir) assurer un bon suivi
des projets en cours, ni savoir lesquels auront une issue positive. Lanalyse na
pas permis de dterminer quoi les vendeurs internes consacrent leur temps
avec suffisamment de prcision.
Les vendeurs externes jouissent eux aussi dune importante libert. Ils doivent
remettre une fois par mois un compte rendu du chiffre daffaires quils ont ralis. Toute personne argumentant que la S.A. Wind a t confronte ces derniers
temps de nombreuses faillites se voit rtorquer que les conditions de march
sont difficiles.
Deux vendeurs externes cotent quasiment plus que ce quils rapportent et
lanalyse des notes de frais de certains vendeurs laisse penser quils font de
nombreux dtours.
Trois des employs reoivent depuis deux ans une rmunration qui ne correspond pas du tout aux conventions contractuelles et le comptable sest octroy
rcemment via le secrtariat social, une augmentation de salaire de 10% (dans
la masse, ce fait est pass inaperu).
Loccupation du temps de travail des ouvriers intrimaires na jamais t examin avec prcision dans le pass.
Les mesures suivantes ont immdiatement t introduites:
Toute personne, travaillant directement ou indirectement la production, doit
justifier son temps de travail dans le cadre dun systme denregistrement du
temps de travail. Il en va de mme pour les vendeurs internes.
Loutput du systme est soumis des tests de probabilit (sur la base de constatations empiriques effectues aprs un certain temps et en fonction de comparaisons du travail fourni par des personnes occupant une mme fonction) et
intervient dans la fixation du cot de revient des articles (fixation du prix et valuation des stocks). Cette nouvelle pratique a permis de constater que, par le
pass, lvaluation des stocks tait entirement errone. Elle peut aujourdhui
reposer sur des bases solides.
Des contrles a posteriori sont effectus, comparant les prix tablis et les marges ralises au niveau des commandes. Les quipes qui enregistrent systmatiquement de moins bonnes prestations que la moyenne font lobjet dun meilleur
suivi.
Limposant dpartement interne de vente a t amput de quelques units.
Les vendeurs externes doivent rdiger chaque semaine des rapports de visite
aux clients (concis mais complets), dans lesquels ils reprennent ce quils ont
constat durant leurs visites et ce quils ont convenu avec les clients. Les prix et
rductions convenus doivent galement tre tays.
244
Exemples pratiques
Lensemble de ces donnes est mis en relation chaque semaine avec celles de la
comptabilit et les rductions octroyes font lobjet dun contrle visant
dterminer si le vendeur tait comptent pour les concder. Ceux-ci ne sont par
ailleurs plus rmunrs uniquement sur base de leur chiffre daffaires mais galement en fonction de la valeur ajoute et des recettes enregistres (la socit
doit en effet viser des marges plus leves et un portefeuille de dbiteurs plus
solvables).
Deux vendeurs externes ont t licencis en raison de leurs mauvais rsultats
(tablis objectivement). Les dplacements des autres sont soumis un contrle.
Les rapports de visite permettent galement de mieux dfinir la validit des
frais de dplacement et de restaurant. Les comparaisons ncessaires ont
entran une rduction spectaculaire des remboursements de frais.
Le suivi des prestations des ouvriers intrimaires a permis llimination de tous
les arrondissements lunit suprieure, ce qui a eu un effet de 5% annuellement.
Le prix de revient horaire de la production, dont le cot salarial constitue le
principal lment, est lun des critres utiliss prsent par la direction pour
valuer les prestations quotidiennes.
Lentreprise a convenu, avec le secrtariat social, que les informations non
approuves par le directeur nont aucune valeur.
Les relevs des heures prestes communiqus au secrtariat social (servant de
base au paiement des ouvriers) doivent tre approuvs.
Le directeur de lentreprise reoit chaque semaine un compte rendu dune part
de la composition et des causes des heures supplmentaires et dautre part de
lvolution des jours de cong accumuls et pris (principalement pour les
employs).
Chaque mois, le directeur de lentreprise reoit un compte rendu des adaptations apportes au systme et de leur raison.
Une liste nominative reprenant les tarifs horaires des ouvriers ainsi que les
rmunrations mensuelles des employs a t rdige et soumise la signature
du directeur de lentreprise. Elle est actualise chaque mois (modification de
leffectif ou des conditions individuelles) et soumise au directeur pour approbation.
Une concertation est organise chaque mois entre le service du personnel et le
directeur de lentreprise en vue du maintien des procdures susmentionnes.
Grce ces mesures, Wind S.A. ralisera nouveau des bnfices lan prochain
tant donn que la situation du march nest pas mauvaise du tout. Il sagissait juste
de modifier la structure organisationnelle interne de lentreprise.
Exemples pratiques
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Exemples pratiques
mer son intgralit et son exactitude (sur le plan des composants et de leur nombre
lvaluation ne relve pas de sa responsabilit).
En raison du lien direct existant entre le fichier des listes des pices et le fichier des
stocks, les valeurs respectives des composantes doivent apparatre immdiatement
et le prix de revient thorique du produit fini est automatiquement calcul, sans
quil ne soit tenu compte des cots de production imputables directement ou indirectement (amortissements, salaires, ).
La comparaison des utilisations thoriques (sur la base des quantits produites) et
des utilisations effectives (voir galement stock initial plus achats moins stock
final), il est possible de se forger une ide de lvolution dans le temps du niveau
de prestation des diffrentes quipes. Il convient galement de tenir compte dans
ce cadre des dchets gnrs.
Un bon calcul pralable et un solide systme de planification doivent galement permettre doptimaliser le niveau des stocks. Il est possible destimer avec prcision les
besoins en approvisionnements pour des priodes relativement courtes.
Exemples pratiques
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dune commande, le responsable du magasin ne peut cder des approvisionnements la production que sil enregistre dans le systme la commande pour
laquelle ces marchandises sont destines ainsi que les quantits quil a concdes et rayes. Vu quen haute saison, lentreprise doit faire appel une
quipe de nuit et quil est donc hors de question de rendre les magasins totalement inaccessibles la nuit, un petit stock est laiss porte de main (dfini en
fonction de la production planifie) dont le magasinier fait chaque matin linventaire quil reprend dans le systme permanent dinventaire. Les marchandises
automatiquement transportes vers la production (principalement les matires
premires) sont enregistres par des compteurs et attribues aux diffrentes
commandes.
Les articles produits sont enregistrs par commande dans le systme comme
tant des produits finis hors production en transit vers le magasin des produits finis. Le responsable du magasin des produits finis prvoit un mouvement en entre par commande. Il ne peut procder lintroduction en magasin
quaprs ralisation du contrle de qualit dans la zone de transit. Cette approbation est explicitement prvue dans le systme.
Les quantits hors production en stock sont systmatiquement compares.
En cas de divergence, il convient de dterminer la personne qui a commis une
erreur et dapporter les adaptations ncessaires dans le systme (ex.:
refus,). Les adaptations manuelles sont reprises dans une liste et font lobjet
dune discussion au sein du comit de contrle de la qualit.
Sur la base des listes des pices reprises dans le systme et de la production
prvue dune part, et des approvisionnements utiliss dans la production
dautre part (voir mouvement en sortie du magasin), lcart entre la quantit
thorique dapprovisionnements devant tre utilise pour une commande et la
quantit rellement utilise est calcul. Le responsable de la production contrle chaque jour ces divergences et, en cas dcart de plus de 5%, il appelle
dans un premier temps le responsable de lingnierie puis le contrematre pour
justification. Une concertation est organise avec le directeur de lentreprise
concernant ces divergences lors de la runion hebdomadaire du comit directeur. Cette concertation doit permettre de dfinir si les carts sont dus une
erreur dvaluation au dpart (important notamment pour la fixation du prix)
ou un manque defficacit dans lutilisation du matriel (auquel cas, il convient de prendre des mesures lgard des contrematres ).
Chaque semaine, le flux des produits finis est tabli par le systme. Le stock initial constitue une donne connue, la production et les ventes sont obtenues
dans le systme et le stock final est dduit. Ce stock final apparat dans les rapports et est compar, via un systme dinventaire cyclique au niveau des articles, avec les quantits effectives. Ces inventaires sont pris en charge par le
dpartement: administration. Les stocks thoriques contrls de manire
cyclique servent de base la dtermination des nouveaux achats requis. Chaque semaine, un bref rapport crit relatif cette analyse est transmis au directeur de lentreprise.
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Exemples pratiques
En outre, un flux des stocks des approvisionnements (y compris les conditionnements) est tabli et tient compte de quelques pourcents de dchets.
Les analyses susmentionnes des flux des marchandises et lanalyse de marge
constituent pour lentreprise un instrument de contrle supplmentaire garantissant lexhaustivit et lexactitude du calcul du chiffre daffaires et des achats
dapprovisionnements.
Des statistiques sont systmatiquement produites concernant les dchets
dapprovisionnements, de conditionnements et autres pertes de produits finis,
afin dvaluer et de corriger les mthodes et processus. Le cas chant, des
explications sont demandes aux contrematres, de sorte que leur sentiment de
responsabilit augmente.
Le systme gnre quotidiennement (sur la base de la pointeuse rserve au
personnel) les cots de personnel subis et les compare aux litres produits. Les
cots de personnel sont grs par le responsable de la production. Il en va de
mme pour les cots engendrs par le recours des ouvriers intrimaires.
Une contribution de couverture est dtermine en permanence sur la base des
ventes, des approvisionnements imputables et des cots salariaux (variables)
directement imputables. En cas dcart de plus de 10% par rapport la norme
tablie de manire empirique pour une commande, une explication est automatiquement recherche: concession sur le prix, utilisation exagre dapprovisionnements, inefficacit,
Ces donnes sont tablies partir de statistiques gnres par article et/ou par
client et permettent donc de dduire rapidement les tendances et les comparaisons ncessaires la gestion de lentreprise. Ces statistiques sont compares
chaque mois aux donnes comptables, afin de contrler rgulirement les informations oprationnelles et financires.
La socit anonyme Crme glace matrise prsent son processus de production et peut dterminer les diffrents montants de couverture requis. En
octroyant une rduction de prix systmatique de 14%, elle parvient carter les
concurrents intresss.
Exemples pratiques
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Exemples pratiques
Tous les cots sont budgtiss: lquipement du chantier et les cots de gestion
du projet, qui, autrefois taient repris dans les frais gnraux sont aujourdhui
ventils par projet.
Un budget douverture est rdig sur la base des prix de revient tablis. Le responsable du projet doit sy tenir.
Les contrats stipulent explicitement que les offres soumises sont valables pour
une adjudication donne mais prvoient cependant la possibilit de porter en
compte des quantits variables dans le courant du contrat. De mme, les travaux non prvus ou supprims sont imputs sparment.
Les responsables du projet sont responsables du suivi hebdomadaire du budget. Ils doivent tre en mesure de dtecter, pour chaque phase (partielle) de
leurs projets les problmes ventuels qui risquent de se poser sur le plan de la
rentabilit. Un suivi strict simpose aussi bien sur le plan oprationnel (pour
corriger lvolution du projet) que financier (en vue du rapport financier). Ils
sont tenus de rdiger un rapport hebdomadaire concernant ltat des choses
lintention du responsable de lentreprise.
Des analyses mensuelles des carts entre les cots rels et les cots budgtiss
sont ralises (en concertation avec la comptabilit). Pour chaque projet, une
explication des causes et des consquences simpose. Ladministration financire rdige un rapport ce sujet lintention du directeur de lentreprise.
Chaque mois, le nombre dheures affectes aux projets et le nombre dheures
rellement payes font lobjet dune comparaison. A cet effet, toutes les heures
prestes doivent tre enregistres dans le systme via des feuilles de prsence.
Afin de dterminer si les carts entre les heures budgtises et effectivement
prestes sont le fruit dun calcul pralable incomplet ou dune utilisation inefficace de la main-duvre lors du droulement du projet, une analyse de loccupation de la capacit est effectue mensuellement.
Le chef de chantier a pour mission de contrler attentivement le nombre dheures inscrites par les ouvriers. Il est notamment valu sur la base de ce contrle.
Il doit galement contrler de manire stricte les fournisseurs. Ainsi, un chef de
chantier ne peut signer un bon de livraison sur lequel seuls les montants qui
seront facturs apparaissent. Les quantits livres doivent tre justifies (voir
galement le bon de commande) et le chef de chantier doit pouvoir expliquer
toute tentative dabus.
Grce ces mcanismes de suivi stricts mis en place sur les chantiers, les travaux non prvus non facturs apparaissent galement la lumire du jour. Les
erreurs commises dans le calcul pralable font galement surface. Des solutions
peuvent ainsi tre recherches en concertation avec le matre duvre.
Les travaux non prvus effectus doivent tre immdiatement soumis au matre
duvre pour approbation. Des mois aprs, celui-ci sera certainement moins
enclin bien se remmorer ce qui a t effectu.
Exemples pratiques
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Exemples pratiques
Dans toutes les entreprises, les personnes qui doivent manipuler de largent assument une fonction cl. Une entreprise ne doit pas uniquement penser son chiffre
daffaires. Lorsque largent ne rentre pas, les ventes nont aucune valeur. Le recouvrement de crances est une fonction importante qui ne peut tre confie
nimporte qui. De mme, le paiement des fournisseurs et des autres cranciers ne
peut tre confi qui que ce soit. La dcision de verser de largent un tiers doit
tre prise par une personne assumant une fonction de disposition au sein de lentreprise. La caisse doit tre tenue par une personne qui a une fonction de conservation
tandis que lenregistrement de tous les types de mouvements bancaires et de soldes
de caisse doit tre confi une personne ayant une fonction denregistrement.
Les paiements et les encaissements doivent tre strictement rglements. Voici
quelques instructions relatives la gestion de la caisse:
Un caissier ne doit jamais encaisser de largent ou effectuer un paiement sans
lordre (crit) dun fonctionnaire comptent.
Un caissier ne peut jamais se donner lui-mme quittance pour les montants quil
a lui-mme reus.
Un caissier doit rgulirement contrler sa caisse.
La liste des instructions est bien plus longue. Il convient nanmoins de ne pas
oublier que le noyau de lensemble de ces rgles doit tre dviter que de largent
soit encaiss abusivement ou disparaisse illgitimement. Les mesures sont identiques pour les virements bancaires. Tous les montants perus doivent tre enregistrs et toutes les dpenses doivent tre justifies.
Un exemple: la socit anonyme Fauch
La socit anonyme Fauch est une petite entreprise. Elle a enregistr dassez bons
rsultats au cours des dernires annes. Les bnfices sont honorables et les actionnaires satisfaits. Le comptable tombe subitement malade. Il sera absent pendant un
mois.
Il sest engag rcuprer tout son retard son retour. Le directeur de lentreprise
souhaite cependant obtenir des donnes chiffres intermdiaires et demande un
expert externe de rdiger un tat intermdiaire de lactif et du passif. Il ne sy connat pas pour sa part trs bien en la matire.
Lors de la rdaction de la situation intermdiaire, lexpert externe fait les constatations tranges suivantes:
Pour pouvoir contrler les crances clients, lexpert a demand aux clients des
confirmations des soldes encore dus. Plusieurs clients senss devoir encore de
largent la socit ont soutenu avoir dj pay. Un contrle a fait apparatre
que le comptable a utilis un certain nombre de paiements de clients donns
Exemples pratiques
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pour apurer les crances dautres clients. Il a pu le faire tant donn que les
paiements ont t effectus par chque. Il est vraisemblable que le comptable
stait constitu de la sorte pour lui-mme une avance quasi permanente denviron 650.000 EUR.
Lors de la comparaison entre le bilan de lan dernier et celui de la priode prcdente, il est apparu quun certain nombre danciens soldes fournisseurs, pour
un montant denviron 500.000 EUR ont disparu. Aprs enqute, il sest avr que
le comptable a vir ce montant en sa faveur.
Sur le plan de la TVA, un grand nombre de factures (y compris des factures
incluant une TVA facture au client et donc perue) sont reprises dans la dclaration TVA comme tant des exportations vers des pays tiers non soumises
la TVA. En dautres termes, la TVA aurait d tre verse lEtat mais ne la pas
t. A linverse, le compte en banque du comptable a t approvisionn denviron 3,5 millions deuro.
Une analyse approfondie a permis de dterminer quau cours du dernier
semestre, un grand nombre de notes de crdit ont t accordes pour de relativement petits montants certains clients. Ces notes de crdit ont t rdiges
par le comptable et verses sur son propre compte.
Durant labsence du comptable, il sest avr que les notes de frais dun certain
nombre de collgues taient particulirement leves dans le courant des derniers mois. Lorsquils ont t interrogs ce sujet, ceux-ci ont dclar ne pas
tre au courant. Une analyse dtaille a rvl que le comptable adaptait les
notes de frais en ajoutant un chiffre devant le nombre des milliers. Une fois de
plus, il se versait la diffrence.
Un dbiteur qui, durant lenqute, a tlphon pour demander le rembourse
ment dun montant denviron 225.000 EUR quil avait pay deux fois par accident
il y a six mois, comme le lui a fait remarquer son rviseur dentreprise, a d tre
conduit dans un premier temps vu quil ny avait aucune trace de ce double
paiement dans la comptabilit. En effet, le comptable avait vir avec application
ce montant vers son propre compte en banque.
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Exemples pratiques
Lordre de paiement est approuv par crit par le directeur de lentreprise (sil
correspond au compte rendu des paiements contrl au pralable).
La mention pay est appose physiquement sur les factures rgles.
Les postes impliquant un paiement priodique (loyer, leasing, ) sont repris
dans un compte rendu et mis la disposition du responsable de lentreprise afin
quil puisse valuer plus facilement les paiements effectuer.
Les clients ne sont plus autoriss payer en liquide et ne peuvent avoir recours
un chque que dans des cas exceptionnels. Si un paiement est effectu au
comptant, la transaction doit tre ralise par le directeur de lentreprise. Seules deux personnes sont autorises encaisser les chques. Il a t demand
la banque de ne jamais verser de largent liquide contre remise du chque mais
de verser son montant sur le compte.
Le nouveau comptable est responsable de lenregistrement des extraits de
compte. Il ne peut du reste que procder des imputations (factures, notes de
frais, notes de crdit, ) et clturer les comptes en gnral (bilans intermdiaires).
La caisse sera tenue par la secrtaire du directeur de lentreprise, qui pourra
rdiger une proposition de paiement par virement relative aux notes de frais,
lintention du directeur de lentreprise. Vu que les paiements sont galement
signs par le directeur, le risque de dtournement dargent est neutralis.
Aucune note de crdit ne peut plus tre rdige sans lapprobation expresse
crite du directeur. En labsence dautorisation, elles ne peuvent tre imputes
et si elles ne sont pas imputes, elles ne peuvent tre payes.
La dclaration TVA mensuelle est contrle par un expert externe.
Les mesures susmentionnes peuvent sembler draconiennes mais elles sont pourtant lmentaires dans le cadre dune dlimitation claire des comptences. Le
pauvre comptable qui a t licenci reprsente, en fin de compte, la mtaphore de
lattitude laxiste adopte dans certaines entreprises lgard des contrles internes
sur les paiements entrants et sortants (le risque est naturellement plus important
pour ce dernier type de paiement). Tout chef dentreprise doit donc trouver lquilibre ncessaire entre la confiance en son personnel dune part, et la rigueur de mise
dans la ralisation de contrles, dautre part. La cration dintrts contradictoires
et la mise en place dune sparation de fonctions au sein de lorganisation permettent bien souvent dviter davoir dplorer des trous dans la caisse.
Exemples pratiques
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Exemples pratiques
REGLES PRATIQUES
Toute entreprise doit au moins mettre en oeuvre les rgles pratiques suivantes dans
le cadre dun processus de stockage bien organis:
Dans la mesure du possible, les magasins doivent tre ferms. En dautres termes, aucune rception ou livraison ne peut avoir lieu si un responsable na pas
donn son autorisation. Cette disposition comporte deux aspects. En premier
lieu, le seuil physique de non-enregistrement des mouvements doit tre suffisamment lev (sans pour autant diminuer la flexibilit de lentreprise).
Deuximement, le responsable du magasin (dans ces circonstances) doit pouvoir justifier ce quil a admis en magasin (ou ce quil aurait d admettre).
La fonction de magasin doit tre organise de telle manire quelle puisse contribuer aux phases successives du processus administratif. Sans commandes
dachats, aucune marchandise nest accepte et aucune facture ne pourra par la
suite tre approuve et paye. Les livraisons doivent faire lobjet de lettres de
voiture que le client doit signer et sur la base desquelles la facturation sera
effectue par la suite.
Une ligne de communication directe doit relier le magasin au dpartement des
achats (confirmation des rceptions avec mention des diffrences et/ou problmes de qualit aprs un premier contrle), au dpartement administratif (mention des rceptions et des livraisons des fins de facturation ou de vrification
des factures reues et de gestion des stocks), au dpartement de la production
(pour les cas de commandes spciales destines des contrats spciaux) et au
dpartement des ventes (confirmation des livraisons).
Le magasinier doit recevoir des instructions claires concernant le contrle de
qualit quil doit effectuer sur les marchandises reues. Sur la base de ces
instructions, il devra communiquer les problmes de qualit au service des
achats, qui pourra demander le cas chant au fournisseur un remplacement ou
une note de crdit.
La qualit des marchandises stockes doit tre prserve. Il convient cet effet
de veiller ce quelles ne puissent tre endommages par les conditions
atmosphriques, des ractions chimiques (la rpartition des marchandises
diffrents emplacements du magasin peut donc savrer importante) ou lincendie et quelles ne se cassent pas (les marchandises fragiles requirent ladoption
de mesures supplmentaires),
Lentreposage doit tre organis de manire efficace. Il doit donc tre systmatique et ordonn. Les marchandises doivent tre entreposes dans un endroit
clairement dtermin de sorte que lon puisse les retrouver sans le moindre problme.
Lorsque des composantes des stocks doivent tre dtruites pour des raisons
donnes, la destruction doit avoir lieu selon un schma prdfini. Non seulement pour des motifs de contrle interne devant tre effectu en vue de dtecter les ventuelles disparitions de marchandises, mais galement en raison du
fait que lentreprise doit pouvoir prouver lextrieur (par exemple ladmini-
Exemples pratiques
257
stration de la TVA ou ladministration des impts directs) que ces marchandises taient invendables. Les destructions de composantes des stocks dune
valeur significative ne peuvent donc avoir lieu quaprs invitation de ces instances ou en prsence dun huissier de justice.
Le contrle du respect des instructions intervient en premier lieu via ladministration des stocks de bureau qui, lheure actuelle, se traduit par un systme
dinventaire permanent dans le cadre duquel tous les mouvements physiques
sont enregistrs. Sur la base des stocks thoriques, des chantillons peuvent
aisment tre pris en magasin pour comparer la thorie et la ralit.
Le contrle physique peut tre effectu de diffrentes manires. Il peut tre intgral et tre seulement ralis une ou deux fois par an, par exemple, ou reposer
sur un roulement partiel, dans lequel le but recherch consiste vrifier priodiquement un certain nombre darticles jusqu ce que lintgralit des stocks
ait t vrifie dans un laps de temps donn (par exemple, six mois). Il va de soi
que le dcompte doit tre effectu par une personne nayant aucun intrt
donner des quantits autres que les quantits relles.
Si lentreprise possde un systme dinventaire permanent, elle peut dcider de
communiquer aux contrleurs les quantits thoriques et ceux-ci se contentent
alors denregistrer les divergences. Cette manire systmatique de procder
prsente nanmoins linconvnient dinciter uvrer en vue dun rsultat
donn.
Les causes des divergences devront tre tablies (soit, diffrentes transactions
nont pas t enregistres, soit il peut sagir de cas de dlimitation dans le cadre
desquels lenregistrement est effectu dans le courant dune autre priode). En
cas de divergence inexplicable, la pice comptable qui donnera lieu aux corrections qui simposent devra tre approuve par une personne comptente pour
ce faire.
Dans la pratique, il est galement possible que les stocks thoriques soient
errons. En dautres termes, le contrle physique ne sert pas uniquement
vrifier le travail du conservateur des stocks mais galement confirmer ou
infirmer les stocks thoriques.
Linventaire permanent est prcisment trs important pour la gestion des
stocks. Noublions pas que dans de trs nombreuses entreprises, une grande
partie des ressources passe par les stocks. Il est ds lors de la plus haute importance de ne pas commander trop de stocks. Lampleur des stocks doit dans tous
les cas reposer principalement sur la demande attendue en produits (et, ventuellement, sur le dlai de mise en route du processus de production).
Certains chefs dentreprise achtent des lots importants en une fois, afin de
pouvoir bnficier de rductions dchelle. Noublions pas cependant que le
cot de financement dun lot est plus lev dune part et quil existe un risque
qu la longue la marchandise soit inutilisable, voire invendable, dautre
part. Ds lors, il convient dutiliser un certain nombre de techniques dveloppes au fur et mesure relativement cette problmatique et, pour lesquelles,
les facteurs prendre en considration sont le dlai de commande (le temps
ncessaire pour que les articles soient livrs au magasin), lutilisation estime
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Exemples pratiques
(sur la base des donnes relatives au pass rcent) et une marge de scurit,
ventuellement corrigs pour prendre en considration certains aspects saisonniers.
Le contrle du bon fonctionnement de ce systme doit tre ais. Le systme
doit gnrer chaque semaine une liste reprenant les divergences par rapport
la norme tablie. La limite fixe dans le cadre de cette norme pourrait par exemple tre: les stocks dont la quantit reprsente plus de deux mois dutilisation
ou de vente thorique. Le systme doit galement fournir des donnes concernant la rotation. Par exemple, toutes les composantes des stocks qui nont plus
enregistr aucun mouvement depuis plus dun mois.
Du point de vue des cots, une recommandation simpose: celle de se dbarrasser des stocks superflus aussi rapidement que possible. Les actions de vente
spciales peuvent tre une solution, parfois mme pour les composants.
Enfin, il peut encore tre intressant de formuler quelques rflexions concernant les marges de contrle des flux des marchandises. Sur la base du stock
initial qui a fait lobjet dun inventaire, des achats qui ont t enregistrs (en
tant que rceptions et en tant que factures reues) et des stocks finaux qui,
leur tour, ont fait lobjet dun inventaire, il est possible de contrler dans quelle
mesure les ventes ont bien t toutes enregistres. En dautres termes, lexactitude du chiffre daffaires peut tre value la suite dun contrle de liens stipulant stock initial plus achats moins stock final galent les ventes. Noublions
cependant pas ce niveau que cette formule ne vaut que pour la vrification
des quantits. Lorsque des valeurs entrent en ligne de compte, le chiffre daffaires doit tre corrig par lajout des marges enregistres. En effet, tous les autres
lments de lquation reposent sur des prix de revient.
De nombreuses entreprises considrent linventaire physique de fin danne des
composantes du stock comme une tche ennuyeuse, voir superflue. Si le processus de stockage est organis avec srieux, cette tche est dj nettement
facilite. Un programme au point, donnant toutes les personnes qui prennent
part linventaire annuel des directives, et un bon contrle de leur respect,
assurent en gnral le droulement rapide de linventaire. Le traitement de ces
donnes fera en effet apparatre que le rsultat du dcompte ne diverge pas
normment des quantits thoriques (en consquence de lenregistrement de
tous les mouvements dans le courant de lanne). Et, en tant que chef dentreprise, nest-ce pas un dlicieux sentiment que de savoir que les transactions
intervenues ont t enregistres compltement, avec prcision et ponctuellement? Dans tous les cas, il sagit l dune condition trs importante pour que les
comptes annuels soient fiables.
Dans notre prochain chapitre, nous mettrons en lumire, sur la base dun exemple
concret, quel point le fait dignorer ces rgles pratiques peut coter cher et causer
bien des soucis un chef dentreprise.
Exemples pratiques
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Exemples pratiques
Ces derniers temps, le directeur a t confront un certain nombre de phnomnes quil na pu sexpliquer immdiatement. En dpit de la diminution des ventes,
ses bnfices augmentent. Son comptable a attir son attention sur la ncessit
deffectuer des versements anticips aux impts. 4 millions dEUR dimpts ont t
pays anticipativement pour la deuxime priode, dont 3 millions ont t prfinancs par un emprunt bancaire.
En consquence de la croissance, le directeur a acquis la conviction quil a besoin
dun partenaire financier et il a demand plusieurs parties de participer au capital.
Lune des parties intresses a charg au pralable son rviseur dentreprise de raliser une enqute comptable et lui a demand daccorder une attention toute particulire au processus administratif dans son ensemble. Le rviseur dentreprise
rdige un rapport dont les grandes lignes sont les suivantes:
Il est impossible dtablir avec certitude si toutes les livraisons sortantes ont
bien t factures tant donn que les bons de livraison ne portent pas de
numros dordre successifs pouvant tre compars aux factures mises. Heureusement, tous les bons de livraison du mois dernier taient rassembls dans
un seul dossier. La comparaison avec la facturation a laiss apparatre quau 30
juin, 1 million deuro a t factur alors que les marchandises nont quitt
lentreprise que le 3 juillet en raison de circonstances spcifiques. Si lon prend
en considration les marchandises en stock (dune valeur estime de 0,7 millions deuro), le rsultat avant impts est valu 0,3 millions deuro.
Un lot, auquel le bon de rception attribuait une valeur de 1,6 millions deuro, a
t inclus dans les stocks estims. La facture du fournisseur est demeure
introuvable (elle napparaissait pas non plus dans les registres) et donc le rsultat a t accru de ce mme montant.
Leffet des retours des semaines qui ont suivi le 30 juin na pas t pris en considration. Leffet de marge est de 0,6 millions deuro (il ne sagit ici que dun
effet de marge tant donn que les marchandises retournes donneront lieu par
la suite la rdaction dune note de crdit du montant du prix de vente tandis
que la position des stocks sera augmente du prix dachat. Les marchandises
peuvent en effet encore tre vendues dautres clients).
La facturation mise ne tient nullement compte des livraisons partielles effectues certains clients. La facturation totale a t effectue au 30 juin mais le
solde des livraisons devait encore avoir lieu aprs leur rception par lentreprise. Le report du chiffre daffaires imput tort a eu un effet de 1 million
deuro.
Lors de lexamen du processus administratif relatif aux stocks, il est apparu que
les reprsentants emportent souvent un grand nombre dchantillons sans
quaucun enregistrement de cette pratique ne soit effectu. Il a t demand par
le pass aux reprsentants de procder lenregistrement des marchandises
quils emportent mais certains oubliaient systmatiquement. Ils avaient donc
un accs illimit au magasin.
Exemples pratiques
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Exemples pratiques
une perte. La diminution de valeur supplmentaire qui sera certainement ncessaire slve selon le rviseur dentreprise 3 millions deuro.
Si lon tient compte de tous les lments prcdents, la socit anonyme Stockhold na nullement enregistr un rsultat avant impts de 10 millions deuro
(voir versements anticips de 4 millions deuro) mais une perte de 3,5 millions
deuro. En outre, aucun versement anticip naurait d tre effectu (une partie
est frappe dun intrt) et les ressources propres consacres cet effet
auraient pu tre utilises pour raliser de nouveaux achats.
La banque a t plus rticente pour aider lentreprise quand la situation de trsorerie est apparue moins favorable, au cours des derniers mois, en raison du financement de la croissance (lobtention du crdit pour versements anticips sest fait
sans problme tant donn quil sagissait dun problme positif). Lorsque les rsultats de lenqute ont t rvls, non seulement la banque sest montre trs
mcontente et mfiante (tant donn que le directeur de lentreprise avait prsent
de meilleurs rsultats dans les perspectives) mais les investisseurs potentiels qui
auraient d contribuer au financement de la croissance ont galement perdu tout
intrt.
Alors que le directeur voulait consacrer toute son nergie investir dans la ralisation de sa croissance, il devra dsormais se consacrer mettre au point son organisation interne dune part et convaincre des tiers des perspectives davenir, dautre
part.
Le responsable de la socit anonyme Stockhold a depuis peu pris la dcision de
charger quelquun dans son entreprise de la mise en place dun contrle interne et
dune organisation administrative. Cette personne devra notamment rdiger chaque mois dans le cadre du contrle de clture un flux des marchandises en units
et en montants et la marge dont il devra tenir compte des fins de comparaison
devra correspondre aux tendances des prix de vente par rapport aux prix dachat.
Il devra galement harmoniser les prix dachat aux prix applicables pour la dtermination de la valeur des stocks. Lors de la prochaine rgularisation des critures, les
rsultats ne divergeront plus autant des attentes. Un systme dinventaire strictement contrl permettra dorganiser trs rapidement des cltures correctes.
Linvestissement ncessaire cet effet (coupl une valuation automatique des
stocks utilisant rellement la mthodologie du FIFO) et la formation du comptable,
apparemment ncessaire, ne seront certainement pas de largent jet par les fentres. En outre, cause de (ou peut-tre grce ) son rapport accablant, lentreprise
a demand au rviseur dentreprise de garder un il sur le navire.
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Exemples pratiques
tion) et le budget des cots (personnel, autres cots fixes et variables complmentaires,).
Sur la base dexpriences passes, des modles et liens peuvent souvent tre tablis
entre les diffrentes composantes du compte de rsultats dune entreprise. Ainsi, la
rmunration des reprsentants peut par exemple tre aisment dtermine au
regard du chiffre daffaires. Le dpartement commercial ne doit donc pas uniquement viser les objectifs de croissance du chiffre daffaires mais galement tenir
compte des cots de personnel maximum ncessaires cet effet dans des circonstances normales (et qui ont donc t budgtiss). En outre, il doit pouvoir raliser
cet objectif sans accorder de rduction spciale exagre et en veillant ne pas perdre de marge parce que les prix convenus avec les clients sont infrieurs aux objectifs prtablis. De plus, le dpartement commercial doit avoir le sentiment objectif
quaucun chiffre daffaires ne soit ralis auprs dun client qui nest vraisemblablement pas en mesure de payer. En dautres termes, la dfinition dun certain nombre
de dispositions financires au sein de lentreprise ne prsente pas uniquement
lavantage de la dlgation de responsabilits mais permet galement de confronter
a posteriori les personnes auxquelles des responsabilits ont t attribues aux dispositions adoptes sur la base dun instrument de mesure objectif: le budget prdfini. Les carts par rapport la norme stipule ne sont donc pas interdits mais
requirent gnralement lapprobation du responsable de lentreprise.
Etant donn que les budgets vont de pair avec lattribution de tches, les personnes
qui sont charges dexcuter ces tches doivent pouvoir respecter les dispositions
adoptes. Pour ce faire, elles doivent ncessairement tre impliques dans la rdaction des budgets. De cette manire, il est plus facile de savoir ce qui est rellement
faisable (ces personnes peuvent parfaitement sentir o se situent les limites). La
motivation raliser quelque chose nen est par ailleurs que plus grande vu que les
objectifs sont ralistes. Le danger de cette mthode rside dans le fait que certaines
personnes tentent de se couvrir et effectuent des valuations trop conservatrices.
Il incombe dans ce cas la direction de lentreprise de faire correspondre cette
vision au plan stratgique du Conseil dadministration ou de la Direction. Il est vident que les normes adoptes et appliques dans le budget doivent tre rgulirement soumises une rvaluation.
Les normes peuvent tre compltement dpasses en raison de lapparition de meilleures mthodes, de circonstances de travail plus favorables ou, par exemple, de
progrs technologiques. En dautres termes, un budget est un instrument de contrle interne vivant prsentant dans certaines circonstances une fonction
dalarme et, dans dautres, une fonction de tranquillisant.
Bien souvent, lattention accorde la budgtisation des postes de bilan est largement insuffisante, exception faite du budget dinvestissement tant donn que dans
ce cas, le lien avec le compte de rsultats est vident: les amortissements des investissements affectent directement le rsultat de la priode. Les rpercussions sont
Exemples pratiques
265
moins videntes pour dautres postes du bilan. Ainsi, combien de petites et moyennes entreprises procdent-elles lvaluation de la position des stocks pour lanne
suivante ou de la position relative aux dbiteurs? Or, ce sont prcisment ces postes qui requirent une attention majeure tant donn que souvent, ils ont un impact
trs important sur lvolution du capital dexploitation et, donc, sur le financement
de lentreprise. Il nest pas rare qu la suite dune croissance incontrle, ce qui,
de prime abord, peut sembler un problme positif, une entreprise soit pousse la
faillite par sa banque.
Exemple: la socit anonyme Granditvite.
Granditvite est un vritable exemple de russite. Le propritaire-administrateur de
cette PME a russi au cours des annes cerner parfaitement le march et est
devenu un expert dans le crneau dans lequel il opre. Il produit des feuilles
extrudes hautement technologiques trs spcifiques qui sont de plus en plus utilises par les industries qui travaillent le plastique. De nombreuses annes dinvestissements dans les essais et les checs du dpartement recherche et dveloppement ont finalement dbouch sur llaboration dun processus de production
unique de produits finis qui ont pu finalement tre brevets pour de nombreuses
annes. Le fait que le chiffre daffaires sest fortement accru contre toutes attentes
a des rpercussions sur la structure financire de lentreprise:
Vu que les ventes augmentent, le portefeuille des dbiteurs augmente lui aussi.
En effet, ce nest pas parce quune entreprise vend plus que ses clients vont
subitement commencer payer plus rapidement.
En raison de laccroissement de la demande dun certain nombre de produits,
les stocks doivent galement augmenter, que ce soient les stocks dapprovisionnements ou de produits finis.
Pour pouvoir satisfaire aux exigences sur le plan de la production, le volume des
achats augmente lui aussi naturellement. Ds lors, la part du poste dettes commerciales crot elle aussi dans le bilan.
En outre, il convient de tenir compte des investissements supplmentaires que
lagrandissement planifi (pour pouvoir faire face laugmentation de capacit
ncessaire) requiert.
Lensemble de ces dveloppements a une influence sur la structure du bilan de
lentreprise et entranera dautres rapports de financement. Il est trs important,
dans ce type de circonstances, de pouvoir prsenter en temps utile un rapport tay
aux financeurs extrieurs (des banques principalement). A la suite dune croissance
non contrle, le capital dexploitation menace parfois daugmenter excessivement.
Or, les banques ne sont pas toujours prtes continuer soutenir cette croissance
rapide. Dans un tel cas, elles peuvent exiger que les capitaux propres de lentreprise soient galement injects titre de capitaux frais.
266
Exemples pratiques
Pour pouvoir rembourser les dettes complmentaires contractes envers les fournisseurs, pour pouvoir payer les salaires et rmunrations du personnel supplmentaire nouvellement engag pour faire face la croissance, etc. alors que les
crances supplmentaires nont pas encore t encaisses, lentreprise a besoin de
plus dargent. Pour garantir la continuit du rapport de solvabilit, les actionnaires
et les financiers extrieurs peuvent convenir que chacun aura son mot dire. Dans
bien des cas, cest dans ce type de circonstances que lentreprise pense une introduction en bourse. Lobtention dargent frais (gnralement, sans perte de contrle) permet dassurer la croissance de lentreprise sans que cela nentrane trop
de problmes sur le plan du financement du capital dexploitation supplmentaire
ncessaire ou des reprises planifies, par exemple.
Pour dfinir exactement de quoi il retourne, il convient de raliser au pralable une
analyse approfondie permettant de dterminer linfluence dune reprise ventuelle
sur la structure financire de lentreprise ou encore, limpact de la croissance attendue sur le financement. Dans le cadre de notre prochain chapitre, nous dmontrerons, sur la base dun exemple, comment aborder ce dernier problme. Grce la
dcouverte gniale du systme ouvert de comptabilit en partie double, il est en
effet possible dtablir des liens entre le compte de rsultats et le bilan dune entreprise. Ces liens nous aideront grandement dans notre analyse.
Exemples pratiques
267
Par le calcul de la rotation des crances commerciales, des stocks et des fournisseurs, il est possible de dterminer prcisment quel rythme ces postes sont pour
ainsi dire remplacs dans le bilan (qui nest quun instantan et qui enregistre une
volution donne avec le temps). A partir du moment o lon connat leur rotation,
il est galement possible de traduire une volution des ventes et des achats en de
nouveaux postes de bilan la fin dune priode. Pour illustrer ceci, nous allons prsenter ci-dessous un exemple parlant. Pour ne pas trop compliquer les choses, nous
avons fait abstraction des effets impliqus par la TVA. Pour en tenir nanmoins
compte, il suffit de ne pas oublier que le montant des crances sur les clients nationaux reprises dans le bilan comprend une TVA tandis que le chiffre daffaires est
imput hors TVA. Lun des deux facteurs doit donc tre corrig. Le mme raisonnement sapplique galement dans la pratique aux achats et aux services et biens
divers, dans le cadre des dettes fournisseurs.
La socit anonyme Granditvite se caractrise par la simplicit de son bilan aprs
distribution des bnfices (rsultat pour lexercice comptable de 5 aprs impts):
Immobilisations corporelles: 20 Stocks: 50 Crances sur clients: 40 Valeurs disponibles: 10 Total de lactif: 120 Capitaux propres: 20 Provisions: 10 Dettes
financires court et long terme: 50 Dettes fournisseurs: 30 Autres dettes: 10
Total du passif (effectivement): 120.
De mme, la structure du compte de rsultats est elle aussi relativement simple:
Ventes: 120 Prix de revient des ventes: 80 Services et biens divers: 10 Cots de
personnel: 12 Amortissements: 2 Autres charges dexploitation: 4 Charges
financires: 2 Impts: 5 Rsultat de lexercice comptable: 5.
Lorsquon tablit un lien entre le chiffre daffaires enregistr et les crances, on
saperoit que le chiffre daffaires est exactement trois fois plus lev que les crances. En dautres termes, les deux tiers du chiffre daffaires total ont dj t encaisss. Ou encore, les clients tournent trois fois par an, ou enfin, pour un an de 360
jours, les clients paient 120 jours. On remarque galement que les stocks enregistrent une rotation d peine 1,6 fois par an (=80/50). Pour une anne thorique de
360 jours, cela signifie que les stocks ne sont remplacs en moyenne que tous les
225 jours. Un calcul similaire nous apprend que les fournisseurs sont pays 120
jours. A nouveau, la TVA na pas t prise en considration.
Les points de dpart suivants ont t tablis en vue de dterminer les besoins financiers futurs entrans par une nouvelle augmentation du capital dexploitation:
Le chiffre daffaires va augmenter de 50%.
La marge peut tre amliore et passer de 33,3 40% (moins de tests seront en
effet ncessaires et donc lentreprise produira moins de dchets).
268
Exemples pratiques
Les fournisseurs devront tre rgls dans les 90 jours les longs dlais de paiement ne seront plus accepts.
La croissance du chiffre daffaires va entraner une augmentation des services et
biens divers de 6 (cots variables tels que llectricit, notamment).
Lentreprise va devoir payer des salaires variables supplmentaires, pour un
montant de 8 sur une base annuelle.
Aucun investissement supplmentaire en immobilisations nest ncessaire.
Le traitement des donnes ci-dessus donne le rsultat suivant:
Une augmentation du chiffre daffaires de 50% aura un effet de 20 sur les dbiteurs sur une base annuelle. Ce poste va passer de 40 60. En effet, le nombre
de factures que les clients doivent payer va augmenter, mais ils continueront
payer en moyenne 120 jours (le lecteur attentif aura tabli un rapport direct et
aura galement remarqu une augmentation du poste dbiteurs de 50%).
Le poste des stocks augmente de 27,5 (= 67,5 40). Il sagit l de la consquence
du fait que la rotation moyenne ne change pas mais lutilisation du matriel
diminue (la marge moyenne est en effet suprieure) lorsque la production crot
(lentreprise vend plus).
Le poste fournisseurs naugmente que de 1 tant donn quil est vraisemblable
que lentreprise devra acheter plus mais devra rgler ses fournisseurs plus rapidement.
Globalement, un financement supplmentaire va savrer ncessaire.
Pour en dterminer prcisment lampleur, le meilleur instrument est la technique
de ltat dorigine et demploi des fonds. Ce tableau indique quelles sources de
ressources financires une entreprise a pu puiser entre deux instantans et ce
quelle a fait de ces ressources. Lune des sources de la socit susmentionne est
sans aucun doute le cash-flow. Pour pouvoir le calculer, nous allons adapter le
compte de rsultats sur la base des modifications des ventes budgtises et des
cots qui y sont lis:
Ventes: 180 Prix de revient des ventes: 108 Services et biens divers: 16 Cots
de personnel: 20 Amortissements: 2 Autres charges dexploitation: 4 Charges
financires: 2 Impts: 14 Rsultat de lexercice comptable: 14.
Le cash-flow gnr slve 16 et peut tre utilis pour financer une partie de la
croissance. En raison de laugmentation du poste des salaires notamment, les autres
dettes ont augment de 0,5 et le nouveau bilan se prsente comme suit:
Immobilisations corporelles: 18 Stocks: 67,5 Crances sur clients: 60 Valeurs
disponibles: 10 Total de lactif: 155,5 Capitaux propres: 34 (=20+14) Provisions:
10 Dettes financires court et long terme: 70 (=50 le solde de dpart plus 36,5
reprsentant laugmentation du capital dexploitation pour les dbiteurs, les stocks
Exemples pratiques
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et les fournisseurs, moins le cash-flow de 16, moins laugmentation des autres dettes de 0,5) Dettes fournis seurs: 31 Autres dettes: 10,5 Total du passif: 155,5.
En consquence de la croissance, la banque doit donc encore financer 20 (=70-50)
dune anne lautre. Ce qui aura un effet sur le compte de rsultats (vu les charges
dintrts supplmentaires) dont il convient de tenir compte (ce que nous ne ferons
pas dans cet exercice pour des raisons pratiques. Le lecteur critique aura remarqu
quil est impossible darriver des chiffres exacts tant donn que le capital
dexploitation financer est influenc par le cash-flow qui dpend de la structure du
financement. Nanmoins, notre but nest pas de tenter de rompre ce cercle vicieux
mais de montrer que la croissance prvue doit faire lobjet dune bonne prparation.
En outre, il ne faut pas avoir peur de remettre en cause les modles prtablis en
vue dune budgtisation. Celle-ci permet dconomiser de largent par une gestion
active des postes du bilan. Si les dbiteurs paient plus rapidement, le montant supplmentaire financer sera infrieur. Si lentreprise stocke moins, elle devra galement prvoir moins dargent pour ce poste. Par ailleurs, nous avons montr prcdemment quune entreprise gre activement amliore non seulement sa solvabilit
mais galement sa rentabilit: si le financement est moins important, la charge
dintrts rpercute sur le compte de rsultats sera galement moindre. Lentreprise Granditvite doit trs rapidement mettre en oeuvre les mesures suivantes pour
minimaliser la part du capital dexploitation financer:
Le rviseur dentreprise a fait remarquer que les stocks sont trop importants
par rapport lutilisation. Or, ces stocks cotent non seulement de largent (car
ils doivent tre financs) mais lentreprise court galement le risque qu la longue, certaines composantes des stocks ne soient plus utilisables ou se dmodent. Le rviseur a tabli que lentreprise doit possder une quantit suffisante
de stocks pour couvrir un maximum de 90 jours.
Le mme rviseur dentreprise a galement insist pour que lentreprise rduque ses clients. Lentreprise doit jouer la carte de la spcialisation pour faire
comprendre aux clients que des dlais de paiement de 120 jours ne seront plus
acceptables; 60 jours devraient tre acceptables.
Un calcul laisse apparatre que si lentreprise applique correctement ces mesures,
elle ne devrait pas avoir besoin dune augmentation de son capital dexploitation. Au
contraire, celui-ci devrait diminuer de 34 units (passant de 60 26). Nous vous invitons faire vous-mme le calcul: le nouveau poste client est de 30, les stocks de 27
et les fournisseurs de 31 (rien ne change ce niveau). La banque devrait se rjouir
de la diminution du capital dexploitation financer. De mme, les actionnaires estimeront sans aucun doute quil sagit dune bonne chose.
En dautres termes, pour crer une valeur actionnariale, il ne faut pas toujours
intervenir de manire traditionnelle. Il faut en fait veiller maintenir sous contrle
le compte de rsultats et le bilan. Nombreux sont ceux qui ny accordent pas une
attention suffisante.
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Exemples pratiques
Toute entreprise devant convaincre un financier (potentiel) dun avenir rose doit
ncessairement prparer un bon dossier tenant compte de lensemble de ces lments. La leon quil faut retirer de ceci est la suivante: aussi bien dans des circonstances exceptionnelles que dans le cadre de la gestion normale de lentreprise, il
convient dadopter la discipline ncessaire une bonne gestion du bilan de lentreprise. Vous ne pouvez quy trouver votre compte!
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Exemples pratiques
un client donn ou ne plus travailler avec lui qu des conditions financires trs
strictes.
Dans certains secteurs, les clients paient traditionnellement au comptant. Il sagit
cependant de cas plutt exceptionnels. La technique la plus frquemment utilise
avec succs est celle de la domiciliation, par laquelle les clients donnent leur institution financire lordre de payer systmatiquement les factures de cranciers et,
donc, ces fournisseurs encaissent leurs crances sans problme. Pour convaincre
le client dadopter ce mode de paiement, une rduction financire importante peut
lui tre accorde. La perte subie est largement compense par la certitude que
largent rentrera bien dans les caisses. Les instruments de paiement plus anciens
tels que la lettre de change ou le chque vont de pair avec un risque majeur, surtout
lorsquils portent la mention encaissable lchance, soit trois semaines plus
tard, par exemple. Il arrive parfois que ce type de dlai de paiement soit la cause de
vritables catastrophes financires. Mme les chefs dentreprise qui se retrouvent
au pied du mur osent parfois faire une dernire folie: une entreprise sur le point de
faire faillite tentera souvent de raliser la vente de la dernire chance. Or, cest prcisment dans ce type de circonstances quune PME au chiffre daffaires sensible
sera une victime reconnaissante.
Les procdures voques ci-dessus doivent tre adoptes dans le courant de la
phase prcdant la naissance effective dune crance. Il convient, durant cette
phase, de raliser une bonne analyse des risques possibles et den traduire les rsultats en des mesures de contrle prventives. Dans notre prochaine contribution,
nous discuterons de ce quune entreprise peut galement faire partir du moment
o elle a effectivement imput des crances son bilan.
EN BREF:
Mieux vaut prvenir que gurir: rassemblez intervalles rguliers des informations (financires) sur vos clients (potentiels).
Octroyez vos clients des limites de crdit et convenez de modalits de paiement prcises. Revoyez-les rgulirement et communiquez vos clients le rsultat de cette rvision.
Faites comprendre vos clients que les conventions financires ne peuvent tre
adaptes par les commerciaux de votre entreprise. Pour vous assurer que ces
derniers le comprennent bien, des dispositions internes doivent galement tre
instaures en la matire.
Pensez notamment la domiciliation avec rduction financire en tant que
mode de paiement possible proposer vos clients.
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Le but de la sparation des fonctions consiste donc crer des intrts contradictoires au sein de lorganisation. Ah, je ne peux que dcider qui et quelles
conditions nous achetons ces marchandises. Le contrle des quantits intervient au niveau du magasin. Ou encore, Je ne peux mettre des matires premires la disposition de la production que si vous me prsentez un document
indiquant que vous pouvez emporter ces marchandises. Ou encore: Je ne
peux mettre une note de crdit que si Monsieur a donn son approbation. Si
josais en mettre une sans autorisation, je me retrouverais vraisemblablement
la porte.
Lorsque, en raison de la taille de lentreprise, plusieurs fonctions doivent ncessairement tre concentres entre les mains dune mme personne, confiez-lui
plusieurs fonctions de disposition, denregistrement et de conservation plutt
que de lui octroyer des fonctions successives diffrents stades de la gestion
de lentreprise. En effet, quand par exemple un mme employ dun commerce
de gros aide le client charger sa voiture, rdige ensuite un document quil
signe pour acquit et encaisse enfin largent de la vente, le risque que cette personne effectue lensemble de lopration pour son propre compte ne peut tre
nglig.
Veillez ce que les mots de passe utiliss pour avoir accs aux systmes et
fichiers ne saffichent pas et quils ne soient pas communiqus tous. En outre,
les mots de passe doivent tre rgulirement changs. Etablissez une procdure
spcifique ce sujet et rprimandez les personnes qui rvlent leur mot de
passe leurs collgues.
Accordez une attention suffisante la protection des systmes dans votre entreprise.
Rmunrez suffisamment votre personnel pour son travail. Dans des circonstances normales, le personnel sera davantage tent par des pratiques frauduleuses
sil est convaincu davoir droit un petit supplment en plus de son salaire
normal. En dautres termes, cest souvent linsatisfaction du personnel qui
lincite se faire justice.
Contrlez souvent par voie dchantillonnage la justification de cots donns et
mme de petits montants. Toute personne souhaitant jouer un mauvais tour
lorganisation commencera toujours par tester le bon fonctionnement de son
systme de fraude en dtournant de plus petits montants. Sil est pris, il pourra
encore prtendre quil sagit dune simple erreur tandis que sil nest pas dcouvert, la frquence des dlits ou les montants augmenteront.
Effectuez galement un certain nombre de contrles portant sur lexactitude
des recettes. Un certain nombre dinstruments de contrle sont disponibles
cet effet, tels que le flux des marchandises et lanalyse de marge. Effectuez
galement des tests de ligne complets sur une srie de ventes: contrlez dans
quelle mesure loffre propose au client respecte les directives internes relatives la fixation du prix, aux rductions, Vrifiez si la commande du client
dcoule directement de loffre formule et si cette commande a t approuve
par une personne comptente pour ce faire (ayant lautorisation de prendre une
dcision en la matire). Assurez-vous de la livraison effective au client de cette
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Exemples pratiques
commande prcise (par le biais des bons de livraison signs) et vrifiez que toutes les tapes prcdentes ont donn lieu une facturation correcte et ponctuelle. Analysez galement dans quelle mesure les paiements des clients ont t
effectus normalement.
Donnez le bon exemple. Si dans la culture de lentreprise, la fraude constitue
une priorit, les travailleurs ne manqueront pas de prendre leur part du gteau.
Dans notre contribution de la semaine prochaine, nous reviendrons, sur la base
dun exemple pratique, sur les principaux lments pour dmontrer quun manque
de dispositions internes peut coter trs cher une entreprise.
EN BREF:
Tout type dentreprises, de toute taille, sont victimes de fraudes commises par
les collaborateurs internes.
Faites preuve de confiance lgard de vos collaborateurs mais restons nanmoins vigilant.
De nombreux problmes peuvent tre vits par la mise en place dune sparation ncessaire des fonctions tenant compte de la nature et de la taille de
lentreprise.
Crez pour ce faire des intrts contradictoires: les membres du personnel doivent pouvoir justifier leurs actes dans leur domaine de comptence et ils seront
jugs sur cet aspect.
Lorsquune mme personne doit absolument assumer plusieurs fonctions de
lorganigramme, ne lui confiez que des tches dune mme nature (disposition,
conservation ou enregistrement).
Rmunrez suffisamment votre personnel pour que la tendance frauder soit
moindre.
Donnez le bon exemple: si vous franchissez vous-mmes les bornes en permanence, pourquoi votre personnel devrait-il sabstenir den faire autant?
Exemples pratiques
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Exemples pratiques
Le comptable enregistrait les rappels des fournisseurs, quil payait avec zle,
mais pas sur leur compte.
Le comptable dirigeait sa propre socit de management et facturait rgulirement des relativement petits montants pour services de marketing pour la
priode du au pour un montant de .. Il approuvait lui-mme ces factures
au nom de la SA Attrappemoi, tout comme il le faisait pour tous les frais
gnraux.
Il est galement apparu que le comptable a obtenu plusieurs fois par an des augmentations de salaire sur la base dinstructions quil avait lui-mme communiques au secrtariat social et stipulant laugmentation de son salaire partir de
la priode suivante.
Le comptable se payait en permanence une grosse avance, avec comme contrecriture pour la banque, un compte client. Il utilisait les paiements des autres
clients pour apurer les factures non payes des premiers (dans le jargon, on
appelle ce systme traner).
Pour sa part, le magasinier avait aussi ses petites combines:
Il emportait rgulirement des faibles quantits de marchandises et avait ouvert
son propre petit commerce.
Il adaptait lui-mme les stocks effectifs en fonction de ce qui se trouvait en
magasin. En dautres termes, la position des stocks tait immanquablement correcte. Le magasinier a mme t trs compliment ce sujet par le directeur de
lentreprise.
Il dressait de beaux aperus des stocks prims ou endommags, qui taient
rgulirement liquids.
Nous avons pass en revue, dans le dtail, dans des contributions prcdentes, les
problmes qui peuvent encore se poser au niveau du magasin. Limportant est de
mettre en lumire les aspects sur lesquels le chef dentreprise doit porter son attention pour viter autant que possible les phnomnes dcrits ci-dessus. Comme mentionn, il est difficile de djouer une collusion dintrts, mais les astuces suivantes
susciteront nanmoins moins de vocations parmi les fraudeurs:
1. Adoptez la sparation des fonctions: veillez ce que le comptable ne soit pas
simultanment responsable de lmission des notes de crdit (fonction denregistrement) et de leur paiement (fonction de disposition) via la caisse (fonction
de conservation). Il en va de mme pour le magasinier: sil est charg du bon
entreposage et du contrle du caractre complet des stocks (fonction de conservation), il ne peut dans un mme temps procder ladaptation des quantits dans le systme (fonction denregistrement) ni dcider de la destination des
stocks prims ou endommags (fonction de disposition). De mme, le comptable ne peut la fois approuver les factures dachat (fonction de disposition) et
les enregistrer (fonction denregistrement) ou mettre des notes de crdit
Exemples pratiques
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10.
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Ces dix astuces concrtes permettent dans tous les cas de diminuer le degr de probabilit de pratiques malhonntes telles que celles numres dans la liste prsente plus haut et assortie dexemples. Le petit fraudeur sera immanquablement
effray par ces mesures.
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Exemples pratiques
sont pas suffisamment au courant de la situation financire de leur socit. Comment se fait-il, selon vous, que certains naient pas vu arriver la catastrophe? Laffaire Holzmann en Allemagne nous montre clairement que les petites
entreprises ne sont pas toujours les seules dans le cas.
Lobtention, en temps utile, dinformations de gestion correctes est dune importance capitale pour les dcideurs dans lentreprise. Lorsquils se contentent dattendre le rapport de ladministration financire, il est parfois trop tard pour ragir
comme il se doit face un problme aigu. La faute nincombe pas ladministration
financire tant donn que celle-ci a besoin dun certain temps pour traiter toutes
les donnes, les contrler et les interprter. Diffuser de telles donnes sans tre sr
de leur fiabilit serait en effet compltement irresponsable. Par ailleurs, il arrive
souvent que le jugement dun expert externe (le commissaire aux comptes charg
de formuler un jugement sur la fiabilit des comptes annuels) soit requis dans le
cadre de la clture semestrielle ou annuelle.
Les informations ayant suivi ce parcours sont plutt destines des fins externes.
Un autre type dinformations, qui doivent alimenter la gestion quotidienne de
lentreprise, est ncessaire pour usage interne. Toute personne qui recevra de telles
informations suffisamment dtailles intervalles suffisamment rguliers, pourra
prvoir en connaissance de cause et de manire plus complte le rsultat sur lequel
dboucheront plus ou moins les donnes externes.
Lorsquau paragraphe prcdent, nous avons parl dinformations suffisamment
dtailles, nous nentendions nullement que le responsable de lentreprise doit tre
inform jusque dans les moindres dtails de tous les sujets mais bien que les
aspects propos desquels il reoit des informations doivent tre suffisamment
diversifis. Le directeur dune entreprise doit donc disposer dun cadre de rfrence dont il peut sinspirer.
Dans des contributions prcdentes, nous avons dj voqu limportance de la
budgtisation dans le cadre de la dlgation de comptences dune part, et du suivi
de lefficacit et de lefficience avec lesquelles les objectifs sont atteints, dautre
part.
Les autres paramtres importants (outre le budget) intervenant dans lvaluation
des prestations dune entreprise peuvent tre regroups en trois catgories: les
informations qui figurent au bilan, les lments drivant du compte de rsultats et
les instruments qui mettent en relation ces deux types dinformations. Lart rside
prsent dans linterprtation de ces paramtres dans leur prsentation synthtique et systmatique dans un modle de tableau des informations de gestion. Sur la
base de ces informations, les divergences par rapport au budget (soit, par rapport
aux attentes) ou les divergences par rapport aux priodes prcdentes (dans le
temps) peuvent faire apparatre la ncessit dune analyse complmentaire et,
Exemples pratiques
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quand les causes des divergences ont t tablies, de ladoption de mesures adquates.
Quelques exemples de paramtres relatifs au bilan:
Les investissements effectus (par rapport au budget), le cas chant subdiviss par programme dinvestissement.
Limportance du poste des stocks, des dbiteurs et des crditeurs, et le fonds de
roulement financer dans ce cadre.
Une valuation du risque li lobsolescence des stocks ou en recouvrement
des crances des clients (de prfrence, sur la base dune sorte de information
by exception, ce qui implique par exemple que lon donne communication des
crances matrielles chues il y a plus de 60 et 90 jours).
La situation bancaire (soldes dbiteurs et crditeurs).
Lvaluation des provisions intermdiaires.
Les indicateurs qui peuvent tre directement lis au compte de rsultats et dont,
par dfinition, la comparaison avec les donnes prcdentes (budget) est encore
plus intressante, peuvent tre rsums comme suit:
Chiffre daffaires, le cas chant, ventil par zones gographiques et par reprsentants (il sagit l dun instrument permettant dvaluer les reprsentants).
Les marges ralises (dans lhypothse o le systme est en mesure, sur la base
dun systme de prix de revient quilibr, de dfinir les prix de revient corrects
des ventes).
Les frais de personnel, ventils en cots directs, directement imputables et en
cots indirects, tels que louvrier qui commande une machine, le contrematre
qui doit surveiller toute une quipe dans le cadre de la production et le responsable du suivi des dbiteurs. Ces cots doivent ensuite tre mis en relation avec
les heures prestes (pour les deux premires catgories) ou demeurent entirement fixes pendant un certain laps de temps (pour la troisime catgorie).
Le cash-flow, qui donne une indication de la capacit de lentreprise gnrer
des ressources internes. Ce sont en effet en grande partie ces ressources qui
vont servir financer lacquisition dimmobilisations corporelles, accrotre le
fonds de roulement ou rembourser des engagements financiers assums prcdemment. Le cash-flow constitue dans bien des cas un meilleur critre que les
bnfices dune entreprise tant donn que ces derniers sont influencs par le
mode damortissement des immobilisations ainsi que par les ventuelles rductions de valeurs ou provisions (qui doivent tre reprises sparment lintention de lvaluateur).
Les rsultats financiers et exceptionnels, dans le cadre desquels les charges
financires doivent tre mises en relation avec les financements externes en
cours, et o les recettes financires refltent souvent la politique adopte par
lentreprise en matire de paiements (en cas de paiement rapide un fournisseur, celui-ci peut octroyer une rduction pour paiement au comptant).
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Exemples pratiques
Exemples pratiques
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EN BREF
Trop peu de chefs dentreprise matrisent bien lvaluation des indices financiers et
oprationnels. Cette situation sexplique par le fait quils y sont trop peu confronts.
Sils recevaient priodiquement un aperu des principaux indicateurs caractrisant
leur entreprise, le nombre daccidents financiers dus une mauvaise gestion
seraient moins nombreux. La mauvaise gestion est en effet souvent la consquence
de lignorance. Chaque chef dentreprise a la responsabilit dagir en connaissance
de cause. Il doit pour ce faire rassembler de manire structure et intelligente toutes
les informations dont dispose son entreprise et, si besoin, rechercher des sources
dinformations complmentaires.
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Exemples pratiques
Exemples pratiques
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Le facteur le plus difficile grer dans la structure des cots de la SA Ph. Houtman
tant le facteur personnel, les informations demandes quotidiennement par le
responsable de lentreprise sont les suivantes:
Heures prestes dans latelier portes et fentres.
Heures prestes sur les chantiers.
Pour les deux groupes, les ouvriers intrimaires auxquels il est fait appel chaque jour sont mentionns sparment, tant donn quauparavant, lvaluation
de leur absolue ncessit tait plutt laxiste.
La situation financire gnrale.
Le sous-portefeuille, ventil dans le temps en fonction des dates de livraison.
De plus, le responsable de lentreprise reoit chaque semaine les informations suivantes:
Etat des projets rcemment termins dans le dpartement intrieur, avec indication des marges brutes ralises selon la sous-administration, si elles divergent
de plus de 10% par rapport la norme. Sur la base de ces donnes, un entretien
portant sur les causes et les consquences est organis avec chaque responsable de projet.
Etat des crances clients suprieures 100.000 EUR et dont lchance est
dpasse depuis plus de 60 jours. Sur cette base, des mesures spcifiques
adopter l'gard des dbiteurs sont dcides en collaboration avec ladministration.
Aperus de la productivit (heures consacres chaque projet par rapport aux
heures attribues dans la thorie).
Les informations gnres automatiquement chaque mois par le systme compltent ces informations sommaires quotidiennes et hebdomadaires et donnent au responsable de lentreprise lopportunit dinterprter rapidement la situation financire actuelle de son entreprise. Dans une phase ultrieure, il mettra en relation ces
informations et le rapport financier effectif que son administration lui fournira
quand elle aura termin le traitement et linterprtation de tous les documents. Le
systme intgr est en mesure de produire chaque mois rapidement les informations suivantes:
Marges ralises par dpartement (par business unit), par type darticle (pour
le dpartement portes et fentres) et par projet (en fonction de la sous-administration des projets dans le dpartement rnovation).
Le systme fournit en outre des rsums des tendances qui se manifestent au
niveau de lvolution des quantits vendues et des prix de vente moyens et de
lvolution des achats et des prix moyens dachat et de fabrication.
Pour contrler divers postes du bilan, le systme donne des informations sur le
nombre moyen de jours de crdit clients et fournisseurs ainsi que sur la rotation des stocks.
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Exemples pratiques
Lorsque la comptabilit est mise jour par la suite, le systme doit gnrer au
niveau des dossiers un suivi du budget intermdiaire (ou final), faisant apparatre
les divergences aussi bien sur le plan des recettes que sur celui des cots. Si ladministration est soigneusement tenue jour (soit, si les directives la base du systme
de suivi analytique sont scrupuleusement respectes), le suivi intervient simultanment plusieurs niveaux (par business unit, par client, par rgion, par ingnieur de
projet, par reprsentant, ). Cet instrument de travail permet ensuite dentamer
une analyse dtaille des causes des divergences. Le but recherch consiste en
lvaluation et, le cas chant, en ladaptation des corrections qui taient autrefois
apportes sur la base des informations intermdiaires.
En outre, selon la nouvelle procdure de travail, les membres du personnel sont
rgulirement confronts leurs responsabilits. Ils ont ainsi le sentiment dtre
suivi de prs et la propension tenter de rsoudre les problmes a fortement augment depuis lintroduction dun contrle strict. Le responsable de lentreprise a
dcid de lier une partie de la rmunration de son personnel aux objectifs fixs au
pralable. Ce systme fonctionne relativement bien.
Lintroduction du systme dinformations de gestion au sein de la SA Ph. Houtman
est dj largement rentabilise. Linvestissement en logiciels supplmentaires
ncessaires a t rapidement amorti. Les nouvelles directives ont requis une importante adaptation mais chacun y trouve son compte tant donn que les dispositions
sont dsormais plus claires et que leur respect est systmatiquement contrl.
EN BREF
Le nouveau style de gestion adopt depuis quelques temps par la socit anonyme
Ph. Houtman a bien atteint son but. La rgle gnrale guidant le responsable de
lentreprise repose sur la description claire des fonctions et des tches. Il souhaite
tre inform rgulirement et correctement du cours des vnements quotidiens.
Dans ce cadre, il essaie de faire comprendre chacun quel point il est important
dtablir une distinction entre les aspects principaux et accessoires. Cest la raison
pour laquelle son systme dinformations de gestion est guid autant que possible
par la philosophie du management by exceptions. En dautres termes, toute personne accordant, en tant que manager, une trs grande attention ses attentes peut
par la suite guider les dveloppements de manire bien plus structure. Trop peu
de managers mettent ce principe en pratique.
Exemples pratiques
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Exemples pratiques
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Exemples pratiques
Les prix de base introduits dans le systme en vue du calcul des prix de vente
aux clients ont t modifis entre le dbut et la fin du mois.
Les ristournes accordes aux clients ne correspondent absolument pas, dans
certains cas, aux dispositions contractuelles.
En dpit des conventions internes stipulant une interdiction ce sujet, des
notes de crdit ont t mises et payes dans un pass proche en faveur de certains clients.
Au cours du quatrime trimestre, les stocks ont t modifis manuellement
dans le systme de trs nombreuses reprises. Rien de cela ne serait apparu si
une partie de ces modifications navait pas t perdue la suite du crash.
Lanalyse approfondie a dmontr que Monsieur Bijts a procd de nombreuses
adaptations illicites dans le systme. Il a ainsi modifi les prix de base et les ristournes pratiques lgard de certains clients avec lesquels il entretenait une bonne
relation dans le pass. Vu quil sagissait de divergences automatiques par rapport
la norme, les diffrents dpartements ont cru que tout tait en ordre. De mme,
rien na t mis jour en ce qui concerne les notes de crdit car Monsieur Bijts avait
cr un nouveau fournisseur dans le systme qui reprenait tous les paiements
repris sur la liste automatique des factures chues. Les montants taient chaque
fois trop insignifiants pour soulever des questions mais il sest avr par la suite que
le montant total de ces oprations slevait quand mme plusieurs centaines de
milliers deuro. Quant aux divergences enregistres au niveau des stocks, elles sont
la consquence de la vente de certains articles pendant le week-end, alors que Monsieur Bijts tait sens prparer le passage de millnaire, prestations dont tous lui
taient tant reconnaissants!
Au nombre des mesures de contrle interne et de protection conseilles par les spcialistes externes, citons notamment:
Procdures quotidiennes de back-up et adoption de conventions concernant la
conservation des programmes et des fichiers, avec notamment blocage dfinitif
des fichiers des priodes prcdentes.
Cration dune vritable salle informatique. Linvestissement requis cet effet
est acceptable: il sagit en premire instance dtablir une barrire physique. Et
bien que lexpert interne en informatique doit dans tous les cas possder le
code daccs cette salle, il est trs facile de voir quand il y a accd (suivi
automatique).
Analyse de lutilisation du systme durant les pauses ou en dehors des heures
de bureau (via les recueils chronologiques automatiques ou les listes reprenant
les dtails de ce qui a t fait dans le systme et quel moment). Dans le cadre
de la sparation de fonctions dcrite prcdemment, il est fondamental de connatre quelles oprations ont t tentes ou effectues par lexpert en informatique mais galement par tout autre membre du personnel.
Introduction obligatoire du mot de passe secret. Toute personne surprise
communiquer son mot de passe fait lobjet dun avertissement srieux.
Exemples pratiques
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Les prix de base sont tablis dans le systme et mis la disposition de toute
personne en ayant besoin: que ce soit le responsable de lentreprise ou le dpartement des ventes.
Le responsable des ventes est autoris modifier ces prix dans le systme (sur
accord du responsable de lentreprise). Priodiquement (lorsquil savre
ncessaire dadapter les prix de base), le responsable des ventes et le directeur
de lentreprise signent conjointement la nouvelle liste des prix. Il va de soi que
la cration dun nouvel article ne ncessite pas chaque fois lapprobation du
directeur de lentreprise. La cration dune nouvelle srie (une nouvelle gamme)
reprsente par contre une adaptation importante confirme par crit.
Tous les six mois, un recueil chronologique automatique des adaptations
apportes au fichier des prix de base est imprime et le directeur de lentreprise examine si les dispositions adoptes ont bien t respectes ( savoir, si
toutes les modifications importantes ont bien t soumises son approbation).
Sur la base de ce mme recueil, il vrifie si dautres modifications ont t apportes aux fichiers des ristournes accordes en dehors du simple ajout darticles.
De mme, seul le responsable des ventes est autoris complter ou modifier
dans le fichier clients les pourcentages de ristournes accords.
Tous les six mois, les modifications font lobjet dune discussion laquelle le
directeur de lentreprise participe. Cette discussion a pour but de dterminer si
les dispositions adoptes sur le plan des ristournes sont bien respectes. Ainsi,
la discussion va tenter dtablir si le client A qui bnficie dune ristourne de
40% est rellement un client qui devrait gnrer le chiffre daffaires minimum
ncessaire pour avoir droit cette ristourne. Le recueil chronologique automatique relatif au fichier client permet galement de voir si des modifications ont
t apportes en cours danne. Le fait quune ristourne de 40% soit enregistre
dans le systme en dbut et en fin de priode ne signifie en effet nullement
quaucune modification na t apporte en cours de priode.
Vu quen fonction du tableau des pouvoirs repris dans le systme (indiquant
prcisment qui peut faire quoi et selon quelles modalits), la modification des
ristournes relve de la comptence exclusive du directeur des ventes, toute
erreur relevant uniquement de sa responsabilit. Il sait donc parfaitement quil
sagit dune tche quil ne peut pas dlguer.
Tout cart par rapport aux principes gnraux (qui peuvent tre lgitimes dans
certaines circonstances) est soumis la signature du responsable des ventes et
du directeur de lentreprise, aprs constatation par crit. Ces dcisions sont
conserves conjointement pour les contrles semestriels (voir ci-dessus). Un
bon contrle interne des prix de vente doit rendre impossible toute erreur ou
tout abus.
Sur le plan des notes de crdit, les dispositions internes ont t renforces. Toutes les notes de crdit sont contresignes par le directeur de lentreprise. Le
dpartement de la comptabilit nest plus autoris enregistrer une note de
crdit si elle ne porte pas deux signatures authentiques. Les approbations automatiques, dont faisait usage Monsieur Bijts, ne sont dsormais plus possibles.
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ponsable dune entreprise, vous remarquez, par exemple, la fin dune priode
que les cots du personnel sont suprieurs aux cots budgtiss, cela peut tre
un indice dun problme dutilisation du temps de travail dans les ateliers.
Dans une entreprise de production bien organise, il est procd au calcul du prix
de revient prvisionnel dune commande donne. Dans le cas contraire, il est impossible de remettre un devis srieux au client (potentiel). Au terme de la production,
ladministration va effectuer un calcul a posteriori et tablir les diffrences par rapport au calcul prvisionnel. Les diffrences manifestes entre les calculs prvisionnels et a posteriori peuvent tre ventiles en diverses catgories: cart defficacit
(diffrence dans les quantits utilises), cart de prix (diffrence de prix de revient
unitaire) et cart dutilisation (cots indirects imputables un nombre dunits produites suprieur ou infrieur au nombre prdfini). Les diffrences de calcul (erreur
dans le calcul prvisionnel) doivent galement tre identifies pour tre vites
lavenir. Pour tre certain de la fiabilit des donnes, elles vont tre confrontes
diffrents types dinformations. Il sagit (premirement) de la consommation fournie par le responsable de la production dans le cadre du rapport du dpartement de
la production, (deuximement) des sorties de matires premires du magasin des
matires premires et (troisimement) des communications de rception de produits par le magasin des produits finis.
La production de masse (un grand nombre de produits identiques en grandes
sries) et la production la pice (de petites sries, voire des pices uniques)
requirent un suivi administratif et un systme de contrle interne reposant sur une
approche lgrement diffrente. Nous mettrons ce fait en lumire ci-dessous.
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exprim en poids). Il va de soi quil convient de tenir compte des pertes subies pendant la production qui, leur tour, peuvent tre compares aux moyennes sectorielles et aux constatations empiriques prcdentes. Il ne fait aucun doute quune
entreprise ne peut raliser des analyses comparatives que si elle a mis en place un
systme administratif solide de suivi.
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Exemples pratiques
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La SA Steakfrites
La SA Steakfrites a vu le jour il y a trois ans. Le cuisinier est galement lexploitant
du restaurant. Il na pas encore ralis de bnfice depuis la cration de son commerce. Il ne comprend pas pourquoi, car il a le sentiment daccueillir plus de clients
que la concurrence des environs. Un de ses clients (un conseiller financier auquel il
expose le problme) lui conseille damliorer son organisation interne tant donn
quun certain nombre dlments lont dj frapp rien quen observant le restaurant. Son plan daction est le suivant:
Lenregistrement primaire, savoir la commande du client, est note par le serveur. En rgle gnrale, la commande ne peut tre communique la cuisine
avant que le montant de la commande ne soit enregistr dans la caisse.
Pour veiller au respect de cette rgle, la cuisine reoit linstruction de ne plus
prparer et envoyer aucun repas sil na pas t demand par le biais dun ticket
issu de la caisse enregistreuse.
Lpouse du cuisinier, qui anime les honneurs de la maison, devra garder un oeil
sur le service et sur le suivi des instructions.
Pour la prparation des repas, la cuisine dispose de son propre stock de travail qui, au besoin, peut tre complt par des marchandises du magasin.
La cuisine se justifie dans un rapport journalier reprenant les commandes
reues par type de repas. En multipliant le nombre de repas de chaque type par
un prix respectif et en totalisant ces diffrents montants, on obtient les recettes
encaisses pour tous les repas servis. Le montant total doit concider avec celui
tabli par la caisse enregistreuse.
Ladministration calcule les utilisations thoriques sur la base du nombre de
repas de chaque type servis (selon le rapport journalier) et des recettes de prparation.
Cette utilisation est compare lutilisation relle, dtermine sur la base des
livraisons la cuisine (achats) et de ladministration des stocks du magasin et
de la cuisine. Cette administration fait lobjet dun contrle rgulier.
Depuis linstauration de ces rgles, les recettes de la socit ont connu une hausse
sensible sans pour autant que le restaurant naccueille plus de monde ou quil nait
augment ses prix. Grce au contrle de la justification financire des serveurs
(caisse enregistreuse) et de la justification de la cuisine (et de la concordance entre
les deux), les commandes reoivent un meilleur traitement et personne ne sort du
restaurant sans avoir pay lintgralit de ce quil a consomm. Par ailleurs, la com-
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Exemples pratiques
paraison entre les cots et recettes budgtiss et effectifs (et le rapport entre les
deux) est trs instructive.
La SA Plusblancqueblanc
La SA Plusblancqueblanc a elle aussi connu des problmes. Ainsi, personne ne pouvait avoir labsolue certitude que tous les services prests pour les clients taient
bien facturs bien que lactivit ait enregistr une forte croissance au cours des
deux dernires annes. Le suivi manuel limit auparavant ntait plus suffisant et la
socit a donc fait appel au conseiller de la SA Steakfrites. Aprs une analyse approfondie, celui-ci a propos les mesures suivantes:
Le client remet les articles laver au chauffeur de la blanchisserie, dans un sac
linge comprenant galement un ordre de lavage, en grande partie primprim,
complt.
Un nouveau dpartement de rception indpendant a t cr dans la blanchisserie. Les chauffeurs sont tenus dy dposer les sacs linge quils ont ramasss.
Vu que les articles laver nont pas encore de numro de client, le dpartement
des rceptions est tenu den apposer un sur chaque article. Ce numro est mentionn sur lordre de lavage.
Etant donn quil est trs souvent impossible de contrler les articles laver
avec leur spcification correspondante (ordre de lavage), la lessive est pese.
Le nombre total darticles et le poids sont indiqus sur lordre de lavage. Ces
deux informations sont notes dans le registre des rceptions.
Les articles laver sont remis au responsable de la blanchisserie, qui signe un
bon pour acquit (nombre de kilos).
Les ordres de lavage sont remis au dpartement administratif qui calcule les
montants dus sur la base des tarifs en vigueur.
Les montants dus sont mentionns sur les ordres de lavage et repris sur les
fiches de route des chauffeurs, qui sont chargs du recouvrement des montants.
Les fiches de route remplissent donc la fonction de bordereaux dencaissement.
Les totaux des montants des ordres de lavages sont dtermins selon les tarifs
et repris dans le registre des ventes (nombre de kilos et recette, nombre de pices et recette, nombre de traitements spciaux et recette, recette totale).
La recette totale apparat dans le registre des ventes doit concider avec le
dcompte des montants encaisser selon les fiches de route. La tenue du registre des ventes et la compilation des fiches de route avec les montants percevoir sont des tches indpendantes (sparation de fonctions) et constituent une
application du traitement dune mme donne par des voies diffrentes.
Le responsable de la blanchisserie rdige quotidiennement des rapports de production, sur lesquels il indique notamment: le nombre de kilos reus, le nombre
de chargements des machines lessiver, le chiffre initial et final des compteurs
installs sur les machines, loccupation des machines, lutilisation de dter-
Exemples pratiques
303
geants, les rendements enregistrs et les kilos remis au dpartement de lexpdition (contre quittance).
Le dpartement de lexpdition trie les articles nettoys quil reoit par numro
de client et les range dans le sac linge avec lordre de lavage correspondant.
La procdure est comparable au systme des listes de livraison du magasin.
Les chauffeurs signent pour acquit les fiches de route (qui sont galement des
bordereaux) et une copie de cette fiche est destine au caissier. Les rglements
reus par les chauffeurs lui sont galement remis.
Les solutions proposes ci-dessus peuvent galement tre appliques (moyennant
quelques adaptations) dautres fournisseurs de services. Les exemples que nous
prsentons aujourdhui ressemblent encore fortement ce que lon trouve dans une
entreprise de production. Dans le cas dun restaurant, on peut encore parler de flux
des marchandises. Une blanchisserie reoit et nettoie les articles de personnes
extrieures lorganisation. Les exemples ne prsenteront plus de rapport avec un
flux des marchandises. Nous allons en effet voquer le cas dun htel et dune entreprise de nettoyage.
EN SYNTHESE
Les exemples ci-dessus nous montrent clairement que toute entreprise de fourniture de services doit absolument respecter certaines rgles. Celles-ci seront galement dapplication pour les exemples de la semaine prochaine. Ces rgles sont les
suivantes:
Lenregistrement primaire ( savoir, la dfinition immdiate et explicite de la
mission) est d une importance capitale et requiert ds lors une grande attention (exactitude et intgralit des enregistrements). Dans un restaurant, lenregistrement ne constitue rien dautre que la commande du client tandis que dans
une blanchisserie, lenregistrement de la lessive sur le bon de lavage constitue
le point de dpart incontournable pour garantir le caractre intgral des recettes.
Dans le cadre du suivi de la gestion quotidienne, il convient de veiller ce que
les mmes donnes soient traites selon des voies indpendantes afin de pouvoir tablir par la suite si les rsultats obtenus par les deux voies sont identiques. Lutilisation de matires premires ne doit diffrer en rien des repas
apports par le cuisinier, ni des repas vendus. De mme, dans une blanchisserie, les kilos en entre, les kilos la sortie et les kilos pays doivent tre identiques.
Si une entreprise neffectue pas ces exercices de comparaison, elle perd rapidement toute matrise et ne peut avoir aucune certitude concernant le caractre
complet de son chiffre daffaires.
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Exemples pratiques
La SA Eveil
La SA Eveil exploite (notamment) depuis quelques mois un htel la cte belge. Cet
htel tait auparavant la proprit dun autre groupe, qui ne connaissait cependant
pas suffisamment bien le monde de lhtellerie et ne ralisait pas de grands profits.
La SA Eveil a immdiatement instaur un certain nombre de modifications aprs la
reprise car ladministrateur dlgu avait limpression que lorganisation interne
laissait dsirer:
Un grant a t engag. Il est charg de veiller la bonne excution des directives oprationnelles et financires.
Aucune ristourne nest accorde en cas darrangement spcial ou aux groupes
sans lapprobation expresse crite du grant.
Vu limportance fondamentale dun bon enregistrement primaire, un dpartement indpendant de la rception a t mis en place. La rception est notamment charge de lenregistrement des arrives et des dparts des clients. Ces
enregistrements sont effectus chronologiquement dans le registre lectronique
des clients. Les chambres sont octroyes en fonction de la dure du sjour au
Exemples pratiques
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niveau du planning doccupation. En outre, lordinateur communique les arrives de nouveaux clients titre dinformation notamment au dpartement de
ladministration de la clientle, la lingerie, au restaurant et la cuisine.
Ladministration de la clientle ouvre directement un compte reprenant le nom
et ladresse du client, son numro de chambre et sa date darrive et de
dpart. Les frais charge du client sont imputs chaque jour sur ce compte, sur
la base des notes ou des bons mis par le restaurant, le bar, la lingerie et la centrale tlphonique. La mise jour quotidienne du compte est absolument ncessaire vu qu son dpart, un client doit pouvoir recevoir directement sa facture.
Du point de vue de la technique de contrle, la mise jour quotidienne est
recommande tant donn que cette procdure permet de reprer plus facilement les erreurs.
Lexhaustivit des imputations aux comptes est tablie laide des contrles
croiss suivants:
Location de chambre: le nombre de chambres occupes par catgorie de
prix multipli par le tarif en vigueur pour le type de chambre. Le nombre de
chambres occupes par catgorie de prix est communiqu par la rception
sur la base du registre doccupation des chambres.
Restaurant et bar: total d par le client selon les caisses enregistreuses du
restaurant et du bar.
Lingerie: total des cots selon les indications de la lingerie.
Frais de tlphone: montant total selon les indications de la centrale tlphonique (compteurs de dure des conversations tlphoniques).
Par ailleurs, un lien doit tre tabli entre le nombre de chambres (lits) occupes
et les indications ce sujet communiques par la lingerie.
A intervalles irrguliers, un membre du personnel indpendant doit dresser
linventaire des chambres inoccupes, qui doit tre compar au registre doccupation des chambres tenu par la rception.
Pour les paiements au comptant des factures lors du dpart du client, les mesures de gestion de la caisse sont mises en oeuvre et tiennent compte de la sparation de fonctions ncessaire. Inutile de rexpliquer que la fonction de caissier
ne peut tre assume par le rceptionniste ou par un membre de ladministration de la clientle. En cas de paiement par carte, les formalits peuvent tre
accomplies par une personne de la rception.
Le dpartement de ladministration contrle que toutes les notes ont bien t
rgles sur la base des factures mises par le systme.
La SA Serpillire
Une entreprise de nettoyage est confronte deux types de missions: les missions
rcurrentes (abonnements) dune part, et les missions spciales (ponctuelles) dautre part. Cette situation est exactement pareille dans un bureau de rviseurs dentreprises ou de comptables par exemple.
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Exemples pratiques
Pour garantir laffectation efficace des heures disponibles, les directives internes
suivantes doivent ncessairement tre appliques:
Les oprations devant tre effectues doivent tre planifies et contrles.
A lacceptation dune mission, les tarifs par type de travail doivent tre clairement tablis, de mme que les heures de main-duvre disponibles. La capacit non utilise doit apparatre nettement sur un tableau doccupation qui doit
tre mis jour quotidiennement (nombre dheures disponibles et nombre
dheures dj planifis pour lexcution des missions en cours).
Pour chaque mission, un tableau reprenant (1) le budget, (2) tous les frais
encourus et (3) les montants facturs doit tre tabli. De cette manire, la
socit peut se forger une bonne ide de lvolution des diffrents projets et,
leur terme, de leur rentabilit.
Des relevs des temps dexcution du travail sont rdigs chaque semaine. Ces
justificatifs reprennent pour chaque membre du personnel, le nombre dheures
prestes par projet et par type de travail. Ces heures sont ensuite imputes,
dans lordinateur du dpartement administratif, par travailleur et par projet.
Le nombre total dheures prestes par lensemble du personnel doit correspondre au nombre total dheures enregistres au niveau des projets. Les relevs
dexcution du travail font galement mention du nombre dheures durant lesquelles un matriel dtermin a t utilis. Ces heures sont galement imputes
aux projets. Les heures de main-duvre et les heures dutilisation du matriel
sont multiplies par les tarifs en vigueur pour calculer les frais salariaux et dutilisation de matriel encourus dans le cadre des diffrents projets.
La facture adresse au client est mise sur la base des tableaux de suivis des
projets.
Les tableaux de suivis des projets permettent de dterminer les divergences
entre le budget et le cot final. Ces divergences sont analyses avec laide du
responsable de projet.
Pour grer lvolution dun projet, la socit doit dterminer ltat davancement thorique indiquant dans quelle mesure un projet devrait en principe tre
en cours (heures effectives/heures budgetes x 100). Ltat davancement rel
des travaux permet au responsable dvaluer la situation. Des corrections seront, le cas chant, mises en uvre.
Lentreprise doit tenir un inventaire permanent des produits dentretien. La
prise dinventaire permet de dfinir lusage effectif. Les cots des produits
dentretien utiliss sont compars aux cots prcalculs et imputs aux diffrents tats de projets.
Il est extrmement important de mettre en place un bon suivi du comportement
du personnel en matire denregistrement des donnes. La socit doit en effet
avoir la certitude que les rsultats tablis par le systme pour chaque projet sont
fiables. La surveillance des heures non productives, en fonction de leur origine et de
leur contenu, constitue galement un exercice trs instructif. Pourquoi certaines
personnes ont-elles t improductives pendant un certain temps et quelle a t la
Exemples pratiques
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Exemples pratiques
sant que possible. Quand on sait que le chiffre daffaires du bureau dintrim est
gnralement calcul sur base de la rmunration brute du travailleur majore dun
facteur de marge bnficiaire, il est vident que des divergences dintrts peuvent
apparatre ce niveau. En priode de pnurie sur le march du travail, certains peuvent tre tents de proposer aux employeurs du personnel dont le salaire ou la
rmunration est sans commune mesure avec les barmes tablis. En outre, le
bureau dintrim nest pas en mesure dvaluer si vous avez rellement besoin de
personnel ou pas. En dautres termes, dans ce type de circonstances, un bon suivi
nest gure superflu.
La SA Banquedeplis
Examinons le cas de la SA Banquedeplis, une entreprise qui transforme lacier en
tagres mtalliques. Vu que lentreprise dpend trs fortement des prix dachat (le
prix de lacier peut varier sensiblement dune priode lautre) et des programmes
dinvestissement des clients, il lui est trs difficile de dterminer au pralable le niveau de production venir.
En priode de pics de production, lentreprise fait appel du personnel intrimaire.
Une partie substantielle des frais de personnel relve de ce poste. Lentreprise
ayant enregistr une croissance au cours des dernires annes, elle a t contrainte
de suivre scrupuleusement les cots lis au personnel intrimaire. En effet, elle avait
constat ce qui suit:
En raison de la croissance, chacun a subitement prouv le besoin de sous-traiter une partie de sa surcharge de travail une fonction de soutien. En dautres
termes, aucune directive ne dterminait qui tait comptent pour dcider quel
moment le recours du personnel intrimaire simposait rellement.
Ds lors, diffrents responsables de dpartement entretenaient des contacts
rguliers avec divers bureaux dintrim et, par ncessit, engageaient le premier
intrimaire venu. Quand, par la suite, la socit recevait une facture, elle se trouvait face un fait accompli vu quil lui tait objectivement impossible de contester les prestations.
Comme lexige la procdure en vigueur au sein du bureau dintrim, la personne
ayant command lintrimaire signait avec assiduit chaque semaine un
relev de prestations de 40 heures. Ds lors, lintrimaire demeurait selon
toute vraisemblance une semaine complte dans lentreprise.
Sur le plan des tarifs, la situation ntait pas trs saine du tout tant donn que
la seule convention en vigueur entre la socit et la plupart des bureaux se limitait stipuler que les tarifs appliqus devaient tre conformes ceux pratiqus
sur le march.
Exemples pratiques
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Exemples pratiques
EN SYNTHESE
Dterminez au pralable le besoin en personnel extrieur obtenir. Demandez
toujours lavis des principales personnes concernes. Vous les confrontez ainsi
leur propre point de vue et elles doivent pouvoir se justifier.
Ce nest pas parce quil est galement difficile de recruter du personnel intrimaire que lattention que vous portez leurs faits et gestes doit tre moins
intense. Par ailleurs, dun point de vue psychologique et tactique, il est erron
dappliquer des rgles diffrentes pour les temporaires et pour le personnel
interne.
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Exemples pratiques
Exemples pratiques
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Dans ce qui prcde, nous avons principalement voqu le fonctionnement effectifdu magasin, savoir comment veiller ce que tous les objectifs lis la fonction
de magasinier soient atteints. Il convient cependant dapprofondir la question et
veiller galement ce que ces objectifs soient atteints le plus efficacement possible.
Les principaux critres, en cette matire, concernent lamnagement, le fonctionnement et lorganisation du magasin.
Nous vous proposons ci-dessous quelques astuces qui garantissent un meilleur
amnagement du magasin:
Un bon plancher (bien lisse et facile nettoyer).
Des alles suffisamment larges (pour faire passer les chariots lvateurs).
Un clairage suffisant (pour mieux identifier les marchandises et diminuer le risque daccident).
De larges accs (pour un passage rapide des marchandises).
Une dlimitation physique claire (afin que tous ne puissent pas faire entrer et
sortir des marchandises tort et travers et pour que tous les mouvements
puissent tre enregistrs).
Sparation entre les articles frquemment utiliss et les articles rotation
moindre (entreposer ces derniers le plus en hauteur possible dans le magasin).
Un bon systme de codification prvoyant une gestion univoque de lemplacement des marchandises. Lorsquil est ais de retrouver des marchandises, il est
tout aussi facile de les ranger.
Ce dernier point nous permet deffectuer la transition vers le fonctionnement et
lorganisation du magasin. Le fonctionnement du magasin dpend en partie de la
qualit des fournisseurs. Lors de lvaluation de la fiabilit dun fournisseur, il est
ds lors galement important de demander lavis du magasinier. Deuxime pilier
dune bonne organisation du magasin: lenregistrement immdiat et complet de toutes les marchandises entrantes. En effet, un client final ou un dpartement interne
attend ces marchandises. En outre, lune des conditions au paiement du fournisseur
rside prcisment dans lenregistrement de la rception des marchandises commandes, qui doivent avoir fait lobjet dun contrle de qualit positif. Une troisime
condition lorganisation efficace du magasin nest autre quune gestion rapide de
lemplacement des marchandises. Lentreprise peut dans ce cadre opter pour un
systme demplacements fixes ou demplacements libres.
Si elle opte pour le systme des emplacements fixes, un mme produit sera toujours
stock au mme endroit. Ce systme est dconseill si les quantits peuvent varier
fortement dune priode lautre. Certains emplacements sont alors bonds tandis
que dautres sont vides et les articles sont finalement stocks des endroits qui
nont pas t crs cet effet. Leur recherche devient vite un calvaire. La solution
ce problme est le systme des emplacements libres. Le magasinier fait alors usage
de lespace disponible. Il va de soi que cette technique nest applicable qu la con-
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dition que le systme soit gr par une administration sans faille. Un systme informatique bien conu nest gure un luxe superflu mais ne suffit nanmoins pas. Si le
magasinier na pas la discipline requise dintroduire au jour le jour toutes les modifications dans le systme (et si les directives ncessaires ne sont pas instaures
cet effet et respectes), le systme est aussi inefficace que si lentreprise nen possdait pas du tout. De mme, lorsque des marchandises doivent quitter le magasin,
une srie de directives fondamentales simposent. Celles-ci doivent aller de pair
avec lautorisation ncessaire (aprs commande du client), la signature pour acquit
et lenregistrement des mouvements de sortie (dans le systme).
Le bon fonctionnement du magasin peut tre valu de diffrentes manires.
Linventaire constitue lun des moyens de contrle les plus essentiels. Il peut tre
organis selon diverses mthodes. Il peut tre ralis intgralement la fin de lexercice comptable. Cependant, pour assurer un suivi permanent de lorganisation performante du magasin, il est conseill de compter un certain nombre darticles sur la
base dchantillons (le cas chant, sans annonce pralable, ou systmatiquement
par exemple tous les lundis matins durant une demi-heure). Si le magasin est bien
organis, les quantits comptes correspondront toujours aux quantits thoriques
et les emplacements effectifs concideront avec ce qui est annonc par le systme.
La gestion du magasin doit galement permettre didentifier les articles pour lesquels il existe un risque dobsolescence ou dinutilisabilit qui devra tre pris en
considration dans la politique des commandes et des ventes. La premire impression retire sur le plan de la propret et de lordre en gnral constitue un facteur
dterminant dans lvaluation de la qualit de lorganisation dun magasin.
EN SYNTHESE
La bonne organisation du magasin est dune importance capitale pour lorganisation
interne complte dune entreprise. Citons quelques considrations qui doivent
entrer en ligne de compte ce sujet:
Tentez de dfinir un quilibre entre ce que vous devez ncessairement possder
en stocks et le manque gagner que vous allez enregistrer si vous devez commander les marchandises avant de pouvoir livrer. En effet, la dtention de
stocks entrane un certain nombre de cots (entreposage, administration, assurances et financement) et de risques (principalement lis au vieillissement des
marchandises).
Soyez conscient du caractre crucial de la fonction de magasinier dans le cadre
de ce processus en particulier et pour le droulement harmonieux des processus dentreprise en gnral.
Veillez organiser une bonne communication entre les diffrents dpartements
et le magasin.
Veillez lefficacit du fonctionnement du magasin et consacrez les ressources
ncessaires cet effet (notamment un amnagement univoque du magasin et un
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plmentaire pour le financement des versements anticips. Le directeur a alors profit de latmosphre positive pour lui communiquer quil allait peut-tre vendre son
entreprise. Il faut en profiter quand les perspectives sont bonnes . Et le directeur de la banque a annonc dans son cercle de connaissances que lentreprise dun
de ses clients tait en vente.
Quatre mois plus tard, un acheteur intress a demand un examen de la comptabilit dont les conclusions dconcertantes taient les suivantes:
Toute une srie de factures dachat tranait dans lun ou lautre tiroir et ntaient
pas imputes. Les factures dachat ne faisaient pas lobjet dun enregistrement
immdiat leur rception, de sorte quun contrle dexhaustivit savrait quasiment impossible.
Paralllement, la secrtaire avait bien act les factures de vente relatives certaines livraisons (en vue de reprendre toutes les donnes connues le plus compltement possible en perspective de la clture trimestrielle), mais sans
contrler si les articles avaient dj quitt le magasin. A nouveau, lerreur slevait plusieurs millions de francs. Personne navait eu lide de contrler si les
livraisons mentionnes dans ces factures avaient bien t effectues. Lorsque
cela ntait pas le cas, les marchandises taient encore reprises dans les stocks,
de sorte que leur prix de revient napparaissait pas dans le compte de rsultats.
En effet, ce nest que lorsque des marchandises ne sont plus reprises dans les
stocks (et napparaissent donc plus, dans les balances, sous le poste proprits), quelles sont normalement imputes sous le poste prix de revient des
ventes dans le compte de rsultats.
La secrtaire navait enregistr aucun amortissement intermdiaire sur les nouveaux investissements. Ces amortissements ont donc d tres soustraits du
rsultat vu que les machines taient dj en service depuis quelques mois et
avaient donc dj contribu gnrer des produits. En outre, un certain nombre
de retours, livrs lentreprise deux jours avant la date de clture, ont t
omis. Les marchandises avaient carrment t enregistres titre de nouvelles
rceptions et donc, reprises dans les stocks. La note de crdit en faveur du
client a t mise au cours de la priode suivante. En consquence, le chiffre
daffaires de la priode soumise examen tait de quelques millions trop lev.
La SA Presquecorrect aurait d prvoir cette diminution de son chiffre daffaires.
De mme, la comptable de service na accord aucune attention aux risques
ventuels lis aux stocks. Il est apparu que le lot retourn par le client (repris
lactif du bilan sous le poste des stocks la clture) ne correspondait pas la
commande. La question qui se pose maintenant est la suivante: lentreprise va-telle trouver un autre acheteur pour ces marchandises aux dimensions spcifiques? Dans un tel cas, les rgles de prudence sont de mise et il est conseill
dopter pour une moins-value en raison du risque potentiel.
Le client ayant suscit de leuphorie chez le directeur quelques mois auparavant en annonant une grosse commande sest trouv confront des probl-
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Bibliographie succincte
Auditcomits en Corporate Governance, Michel J. DE SAMBLANX, IBR, Studies, Controle 3/95
Inleiding tot de Interne Controle, werkgroep o.l.v. W. Groffils, IBR, Studies, Controle
2/94
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Interne Controle, Accountancy en Tax Magazine de lIAB parution en 2001
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Chartered Accountants in England & Wales, septembre 1999
Aanbevelingen van de CBF aan Belgische genoteerde vennootschappen i.v.m. hun
informatie en de wijze waarop zij hun bestuur en hun beleid organiseren, janvier
1998
Cadbury Report (The Financial Aspects of Corporate Governance), Adrian Cadbury,
dcembre 1992
Corporate Governance, Recommendations from the Federation of Belgian Companies (VBO), janvier 1998
Richtlijnen voor de Accountantscontrole, NIVRA, dition 2000
Balanced Scorecard in de praktijk, Uitgeverij Maklu, 1999
Controle en informatica, IBR, 1986
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