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Correspondance

EN

ANGLAIS
460-176
DEP Secrtariat

Guide
d'apprentissage
CORRESPONDANCE EN ANGLAIS
AIDE-MMOIRE

TUTEUR

NOM : ____________________________________________________
NUMRO DE TLPHONE : ____________________________________________________
COURRIER LECTRONIQUE : ____________________________________________________
ADRESSE : ____________________________________________________
DISPONIBILIT : ____________________________________________________

DEVOIRS DATE DENVOI NOTE OBTENUE REMARQUE



1 o ___________________ ___________________ ___________________
2 o ___________________ ___________________ ___________________
3 o ___________________ ___________________ ___________________
4 o ___________________ ___________________ ___________________
5 o ___________________ ___________________ ___________________

COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR


DATE OBJET DE LA COMMUNICATION COMMENTAIRES
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ADMINISTRATION, COMMERCE
ET INFORMATIQUE

Correspondance en anglais
MODULE 17
460-176

GUIDE DAPPRENTISSAGE
Introduction

DITION REVUE ET MISE JOUR : FVRIER 2011

Premire parution : avril 2002

PRODUCTION DE L'DITION 2011

Gestion du projet : Nicole Daigneault

Rdaction : Helen Elsworth

Rvision pdagogique : Nicole Daigneault

Rvision linguistique des donnes mises jour : Franoise Labelle

Correction d'preuves : Johanne Saint-Martin

dition : Lyse Tanguay et BeauGraf

Page couverture : BeauGraf

PRODUCTION DE L'DITION 2002

Rdaction : Julie Caron et Benot Rousseau

Collaboration la rdaction : Helen Elsworth

Rvision pdagogique : France Daigneault et Daniel Glineau

Rvision de contenu : Denise Desrochers et Helen Elsworth

Rvision linguistique : Stephen Bigham, Lise Dolbec et Helen Elsworth

Exprimentation : Manon Croteau et Marie-Thrse Dub-thier

dition : Franois Dubois

Page couverture : BeauGraf

Gestion du projet : France Daigneault

Certains des contenus de ce guide d'apprentissage proviennent des documents Rdaction en


anglais, Mise niveau en anglais et Rdaction en franais, raliss par la SOFAD.

Septembre 2014

SOFAD I.3
Correspondance en anglais

Notes l'utilisateur :
Dans le prsent document, le masculin est utilis sans aucune discrimination et uniquement
dans le but d'allger le texte.
Les mises en situation, les vnements, les personnages, les coordonnes et la majorit des
entreprises sont purement fictifs. Toute ressemblance avec la ralit ne serait que le fruit du
hasard.
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accs certaines des ressources essentielles votre cheminement dans le guide : webographie,
annexes, corrig des exercices et, le cas chant, contenus mis jour et ressources multi-
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Socit de la formation distance des commissions scolaires du Qubec

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reproduction par procd mcanique ou lectronique y compris la microreproduction, est interdite sans
lautorisation crite dun reprsentant dment autoris de la Socit de la formation distance des
commissions scolaires du Qubec.

Dpt lgal 2011


Bibliothque et Archives nationales du Qubec
Bibliothque et Archives Canada
ISBN : 978-2-89493-408-1

I.4 SOFAD
Introduction

Cet aperu contient :

TABLE DES MATIRES - lintroduction


- le chapitre 1
Introduction
Avant toutes choses Bienvenue! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.9
Votre formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.10
Synthse du programme dtudes professionnelles en secrtariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.10
Prsentation du cours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.11
Objectif gnral du cours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.12
Objectifs particuliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.12
Avez-vous les pralables? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.12
Matriel requis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.12
Documentation et matriel dapprentissage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.13
Guide dapprentissage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.13
Corrig des exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.14
Ressources multimdias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.14
Rsum des procdures dun traitement de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.14
Devoirs pour les lves de la formation distance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.15
Marche suivre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.15
Copie des fichiers sur le disque dur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.15
Gestion des fichiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.15
Organisation du travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.16
Dictes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.16
chancier ( titre suggestif) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.16
Dure du module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.17
Dmarche dapprentissage et pictogrammes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.18

Chapitre 1 MISE EN PAGE


1.1 Comparaison entre les correspondances franaise et anglaise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2
1.1.1 Similitudes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4
1.1.2 Diffrences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6
1.2 Lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.9
1.2.1 Diffrentes parties de la lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.12
1.2.2 Disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.18
1.3 Styles de lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.23
1.3.1 Styles dalignement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.23
1.3.2 Style de ponctuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.33
1.3.3 Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.35

SOFAD I.5
Correspondance en anglais

1.4 Enveloppes et tiquettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.37


1.4.1 Adressage des enveloppes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.37
1.4.2 Adressage des tiquettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.43
1.5 Courriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.45

Chapitre 2 TRANSCRIPTION DE LETTRES EN ANGLAIS


2.1 Dictionnaire et grammaire de votre traitement de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.2
2.2 Mthode de travail pour la transcription . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.2
2.3 Piges de prononciation et de signification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3

Chapitre 3 CLASSIFICATION DE LA CORRESPONDANCE


3.1 Valeur des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.2
3.1.1 Valeur administrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.2
3.1.2 Valeur financire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.2
3.1.3 Valeur juridique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.2
3.1.4 Valeur historique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.2
3.2 Plan de classification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.3
3.3 Inscription de la cote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.11

Chapitre 4 RDACTION DE TEXTES DAFFAIRES EN ANGLAIS


4.1 Formulation des ides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.3
4.1.1 Ides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.3
4.1.2 Phrases positives et ngatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.7
4.1.3 Phrases simples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.9
4.1.4 Phrases composes, complexes et composes-complexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.10
4.1.5 Longueur des phrases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.14
4.2 Organisation des paragraphes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.17
4.2.1 Paragraphes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.17
4.2.2 Transitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.25
4.3 Style et ton adapts au message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.27
4.3.1 Impression favorable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.27
4.3.2 Intrt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.27
4.3.3 Concision et dtails suffisants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.27
4.3.4 Courtoisie et bonne volont . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.28
4.3.5 Contexte et destinataire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.31
4.3.6 Formules rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.33

I.6 SOFAD
Introduction

4.4 lments supplmentaires de rdaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.37


4.4.1 Ponctuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.37
4.4.2 Rgles d'espacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.42
4.4.3 Majuscules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.43
4.4.4. Abrviations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.44
4.4.5 Nombres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.50

Chapitre 5 LETTRES DAFFAIRES POUR PLUSIEURS OCCASIONS


5.1 Organisation du travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3
5.1.1 tapes de rdaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5
5.1.2 Gestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5
5.1.3 Exemple de planification le plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.6
5.2 Correspondance daffaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.9
5.2.1 Lettres pour toutes les occasions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.10
5.2.2 Lettres avec tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.10
5.2.3 Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.18
5.3 Accuss de rception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.25
5.3.1 Accus de rception dun document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.25
5.3.2 Accus de rception dune commande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.28
5.3.3 Accus de rception de marchandises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.34
5.4 Lettres de demande de renseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.39
5.4.1 Demande de renseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.42
5.4.2 Rponse favorable une demande de renseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.50
5.4.3 Lettres de refus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.56
5.5 Lettres de vente et de relations publiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.79
5.5.1 Lettre de vente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.79
5.5.2 Lettre de relations publiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.86
5.6 Lettres concernant les rclamations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.93
5.6.1 Rclamation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.93
5.6.2 Rponse une rclamation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.100
5.7 Lettres relatives lemploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.110
5.7.1 Demande demploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.110
5.7.2 Accus de rception dune demande demploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.118
5.8 Lettres daffaires diverses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.123
5.8.1 Lettre de flicitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.123
5.8.2 Lettre de remerciement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.128

SOFAD I.7
Correspondance en anglais

Chapitre 6 LETTRES DAFFAIRES POUR LE SERVICE DE LA COMPTABILIT


6.1 Lettres concernant le crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.2
6.1.1 Demande de crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.2
6.1.2 Demande de renseignements sur la solvabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.5
6.1.3 Approbation de crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.10
6.1.4 Refus de crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.13
6.2 Lettres de recouvrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.18
6.2.1 Rappel ou relance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.18
6.2.2 Mise en demeure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.21

Chapitre 7 RVISION DE TEXTES ANGLAIS


7.1 Trois tapes de rvision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.2
7.1.1 Vrification de la mise en page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.2
7.1.2 Vrification de lorthographe et de la grammaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.3
7.1.3 Rvision finale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.4
7.2 Signes de correction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.4

Chapitre 8 ACTIVIT SYNTHSE

Chapitre 9 PRVALUATION

ANNEXE I Liste des verbes irrguliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.1


ANNEXE II Phrases-cls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.6
ANNEXE III Plan de classification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.15
ANNEXE IV Tableau synthse des types de lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.23
ANNEXE V Rgles despacement pour les signes de ponctuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.26
ANNEXE VI Notions de grammaire couvertes dans Mise niveau en anglais
et sites Internet suggrs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.27
Liste des figures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.28
Liste des fichiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.30
Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.31
Webographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.31
Fiche de rtroaction
chancier de travail

I.8 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Introduction

Afin dentreprendre convenablement lapprentissage de ce module, il est trs important que vous
lisiez cette premire partie du guide. Vous devrez y effectuer quelques petites tches qui vous
aideront organiser et grer efficacement votre travail!

AVANT TOUTES CHOSES BIENVENUE!

Lquipe de la SOFAD vous souhaite la bienvenue au module Correspondance en anglais.

Comme vous le savez, langlais est la langue des affaires et on lutilise partout dans le monde.
Ainsi, rares sont les bureaux qui ne reoivent jamais de correspondance en anglais ou qui nont
pas en rdiger. Avec les tlcommunications et la mondialisation, la connaissance de langlais
est devenue un atout prcieux.

Le guide Correspondance en anglais est conu pour vous permettre dapprendre rsoudre les
principaux problmes de langlais crit et prsenter des textes bien structurs et sans fautes
laide doutils de rfrence. Tout au long de votre apprentissage, vous franchirez les tapes
ncessaires pour parvenir la matrise de la rdaction de lettres daffaires en anglais. Comme
nous tenions ce que le matriel fourni soit aussi vari que pdagogique, nous avons fait en sorte
que le guide contienne des exercices thoriques et pratiques, des mises en situation, diffrents
types de lettres, des dictes enregistres ainsi que des rfrences Internet. Nous croyons que ces
diffrents outils dapprentissage vous permettront datteindre agrablement les objectifs de ce
module.

Si vous tudiez distance, vous devrez retourner cinq devoirs. Ce moyen choisi pour tudier ou
vous perfectionner permet beaucoup dautonomie, mais exige en contrepartie de la volont, de la
rigueur et une bonne discipline personnelle, qualits que vous possdez sans doute dj ou que
vous dvelopperez compte tenu de votre dtermination russir ce cours.

Ce guide a t conu pour favoriser votre russite, et nous esprons que vous prouverez autant
de plaisir le parcourir que nous avons eu le raliser.

Nous aimerions remercier tous les membres de l'quipe de production qui ont enrichi ce guide en
partageant leurs connaissances et leur exprience.

Bon travail!

La charge du projet,
Nicole Daigneault

SOFAD I.9
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

VOTRE FORMATION

Ce module fait partie du programme qui mne lobtention du diplme dtudes professionnelles
en secrtariat. Ce programme se subdivise en 26 modules totalisant 1 485 heures de formation.
Avant de terminer lapprentissage de ce guide, vous devez avoir atteint les objectifs de la premire
partie du cours Mise niveau en anglais.
Observez le tableau synthse suivant pour vous situer dans votre dmarche dapprentissage.

Synthse du programme dtudes professionnelles en secrtariat


Titre du module Units Dure
1. Mtier et formation 1 15 heures
2. Mthode de doigt 5 75 heures
3. Rvision de textes en franais 6 90 heures
4. Gestion de linformation 4 60 heures
5. Traitement de texte de base 6 90 heures
6. Rdaction en franais 6 90 heures
7. Tches comptables courantes 8 120 heures
8. Base de donnes 2 30 heures
9. Approche qualit 1 15 heures
10. Tches comptables priodiques 4 60 heures
11. Communication 2 30 heures
12. Outils de tlcommunication 2 30 heures
13. Communication bilingue 5 75 heures
14. Correspondance en franais 6 90 heures
15. Tableur 4 60 heures
16. Gestion du temps 2 30 heures
17. Mise niveau en anglais*
Correspondance en anglais 6 90 heures
18. Lois du travail 2 30 heures
19. Traduction en anglais 4 60 heures
20. Traitement de texte avanc 4 60 heures
21. ditique 4 60 heures
22. Production de documents 5 75 heures
23. Runions daffaires 2 30 heures
24. Mise jour de dossier 1 15 heures
25. Recherche demploi 2 30 heures
26. Intgration au travail 5 75 heures
* Ce cours, qui ne comporte aucune unit, est un auxiliaire pdagogique
aux modules Correspondance en anglais (17) et Traduction en anglais (19).

I.10 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Introduction

PRSENTATION DU COURS

Une bonne connaissance de langlais (oral et crit) est devenue presque indispensable dans
lexercice de certaines fonctions, notamment dans les mtiers relis au secrtariat. En effet,
langlais est la langue du commerce et, avec la mondialisation et le libre-change, les contacts avec
les autres pays et provinces se sont intensifis. Ainsi, de plus en plus de candidats comptents se
voient refuser des emplois intressants faute de sexprimer convenablement en anglais.

Votre suprieur doit donc pouvoir compter sur vous pour prsenter des lettres bien structures
et exemptes de fautes. Il en va de limage de lentreprise.

Ce guide vous renseigne dabord sur les particularits de la mise en page de la correspondance
anglaise. Aprs ltude de la thorie, vous pourrez valuer vos connaissances en faisant des
exercices nombreux et varis. Puis, tape par tape, vous vous familiariserez avec la rdaction de
la correspondance en transcrivant des dictes enregistres et en rdigeant des lettres et des notes.

Vous devrez avoir matris la premire partie de Mise niveau en anglais avant de terminer le
module Correspondance en anglais. Suivant vos lacunes ou vos habilets, vous devrez consacrer
plus ou moins de temps ltude du prsent guide.

Vous tes le seul responsable de vos apprentissages, mais vous pourrez compter sur lappui de
votre enseignant ou de votre tuteur en cas de besoin. Prenez donc au pralable le temps ncessaire
pour tudier la thorie et faire les exercices.

Lorsque vous matriserez toutes les notions de ce guide, vous serez plus habile en rdaction
anglaise.

Il existe beaucoup de variantes entre l'anglais britannique, amricain et canadien. Dans ce


Guide, nous avons suivi les rgles prconises par le Bureau de la traduction dans The Cana-
dian Style: A Guide to Writing and Editing; ces rgles, adoptes par les organismes canadiens,
touchent notamment la mise en forme de certains lments de la lettre, les abrviations, les
coupures de mots et l'criture des nombres.

En mme temps, nous avons choisi, quand il est possible de le faire, les normes qui ressem-
blaient le plus celles que vous connaissiez dj en franais : il est toujours plus facile d'ap-
prendre une seule faon de faire dans les deux langues.

Finalement, gardez l'esprit que les modalits de prsentation sont beaucoup moins rigides
en anglais qu'en franais : vous rencontrerez donc d'autres faons tout fait acceptables de
mettre en forme les lments d'une lettre.

SOFAD I.11
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Objectif gnral du cours

Structurer et crire correctement de la correspondance en anglais laide de dictionnaires, de


grammaires, de volumes de rfrence ainsi que dun logiciel de correction orthographique et
grammatical anglais.

Objectifs particuliers
Organiser son travail
tablir les plans des textes
Rdiger des textes en anglais
Rviser les textes en anglais
Effectuer la mise en page
Classifier la correspondance
Adresser les enveloppes
Produire des tiquettes

Avez-vous les pralables?

Llve qui sinscrit ce cours devrait possder un niveau de connaissances en anglais quivalant
la 4e secondaire ainsi que les notions enseignes dans le cours Traitement de texte de base. De plus,
en parallle avec ce cours, vous devez faire les exercices du guide Mise niveau en anglais ainsi
que, le cas chant, les exercices supplmentaires que votre formateur pourra vous proposer.

Afin dutiliser une mthode de doigt, vous pouvez vous inscrire au cours en ligne : Mthode de
doigt pour tous!, un didacticiel gratuit, disponible sur le portail des cours en ligne de la SOFAD
http://edusofad.com

MATRIEL REQUIS
Le logiciel de traitement de texte Microsoft Word
Une imprimante
Une reliure anneaux et neuf onglets sparateurs

I.12 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Introduction

DOCUMENTATION ET MATRIEL DAPPRENTISSAGE


Guide dapprentissage Correspondance en anglais
Ressources multimdias, webographie et corrig des exercices Correpondance en anglais
disponibles ladresse : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html
Guide dapprentissage Mise niveau en anglais
Une cl USB, ou tout autre support externe, si vous nenregistrez pas votre travail sur le
disque dur.
Ouvrages de rfrence se procurer1 :
- Un dictionnaire bilingue anglais/franais : Larousse de poche, Dictionnaire Franais-
Anglais/Anglais-Franais, ditions Larousse-Bordas, Les ditions Franaises inc.
- Une grammaire anglaise : Harraps, Chambers, Harrap Publishers Ltd.
Ouvrages de rfrence suggrs :
- The Canadian Style: A Guide To Writing and Editing, Rev. and Exp. Ed., Dundurn Press
- 6000 verbes anglais et leurs composs, ditions Hurtubise HMH lte (Collection Bescherelle)
Un rsum des procdures dun traitement de texte (au besoin)2
Cinq devoirs (pour les lves inscrits la formation distance)

Voici la description du matriel utilis dans ce cours.

Guide dapprentissage

Le guide dapprentissage comprend neuf chapitres qui vous permettront dacqurir les habilets
ncessaires pour atteindre les objectifs du module. Les chapitres comportent des outils diversifis
afin de rendre votre tude et votre pratique aussi agrables que profitables.
Chaque tche est accompagne de mthodes de travail que nous vous conseillons de
suivre. Ces mthodes consistent organiser votre travail, grer votre temps, planifier et
excuter une tche convenablement et efficacement.
Lassimilation des notions thoriques vous permettra dexcuter adquatement les tches
au micro-ordinateur.
Les exercices thoriques et pratiques vous aideront acqurir diffrentes notions
essentielles la rdaction, la saisie et la transcription de la correspondance daffaires
anglaise au micro-ordinateur.
Plusieurs exercices pratiques vous initieront des mises en situation de travail. Vous vous
assurerez ainsi dacqurir davantage dhabilets que vous pourrez mettre sans crainte en
application dans un milieu de travail.
Le guide se termine par une prvaluation que nous vous recommandons de faire le plus
srieusement possible afin de vous prparer lexamen sommatif.

1. Lusage de tout autre dictionnaire ou de toute autre grammaire rpondrait galement aux exigences de
ce cours.
2. La SOFAD a produit un rsum des procdures (Microsoft Word) pour les fonctions ncessaires
lapprentissage de ce cours.

SOFAD I.13
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Annexes
Une liste des verbes irrguliers facilitant la rdaction de la correspondance anglaise.
Des phrases-cls pour simplifier la rdaction des introductions, des dveloppements et des
conclusions de diffrents types de lettres.
Un plan de classification fourni par le ministre de lducation, du Loisir et du Sport
utiliser chaque fois quil faut tablir une cote de classification pour un document.
Un tableau synthse des types de lettres
Vous apprcierez ce tableau lorsque vous rdigerez vos lettres. Le cours vous prpare la
rdaction de plus de vingt types de lettres diffrents. Le tableau rsume les parties
principales de chaque type de lettre. Conservez-le porte de la main avec votre Rsum
des procdures, sil y a lieu.
Les rgles despacement des signes de ponctuation.
Un tableau synthse des notions de grammaire couvertes dans Mise niveau en anglais et
des sites Internet suggrs.
La liste des fichiers de travail.
La liste des figures reprsentant des modles que vous auriez intrt consulter.
Une bibliographie et une webographie dtaillant les sources consultes.
Un chancier de travail prsent la fin de ce volume pour mieux grer votre temps.

Corrig des exercices

Ce document vous permet de vrifier si vous avez effectu correctement les exercices du guide.
Cependant, le style dcriture tant personnel, le texte des lettres et des notes diffrera du vtre.

Ressources multimdias

Vous y trouverez le dossier OUTILS contenant les fichiers ncessaires votre apprentissage, soit
les logos et en-ttes pour les lettres des entreprises vises par les exercices ainsi que des textes
modifier et corriger.

Dans les exercices du module, des lettres vous seront dictes. Vous pourrez imprimer ces
directives dans le fichier Lisez-moi.

Afin daugmenter votre vitesse de travail, nous vous recommandons de copier les fichiers
ncessaires pour faire les exercices sur votre disque dur ou une cl USB.

Rsum des procdures dun traitement de texte

Vous devrez vous procurer le Rsum des procdures si vous navez pas assimil les notions
relatives au module Traitement de texte de base. Ce document sera en quelque sorte votre livre de
chevet lorsque vous travaillerez au micro-ordinateur. Il contient les procdures ncessaires pour
excuter diffrentes fonctions du logiciel Microsoft Word, afin de complter les tches de ce cours.

I.14 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Introduction

Devoirs pour les lves de la formation distance

Les devoirs vous prparent l'preuve sommative qui se droule sous la surveillance d'un
responsable. Il est donc tout votre avantage de les faire sans consulter votre guide
d'apprentissage et de profiter des corrections de votre tuteur pour ajuster votre tir.

Il y a cinq devoirs pour ce cours. Vous devez tous les faire et obtenir une moyenne minimale de
60 % afin de recevoir une attestation d'tudes de votre commission scolaire, s'il y a lieu. Pour
obtenir un relev de notes officiel, vous devez vous adresser votre institution scolaire afin de
connatre la procdure pour vous prsenter l'preuve sommative. Seule la note obtenue
l'examen compte pour l'obtention des six units relatives ce module.

Vrifiez auprs du centre que vous aurez choisi pour passer votre valuation sommative si vous
pouvez faire votre prvaluation sur un appareil semblable celui que vous utiliserez pour votre
examen. Si ce n'est pas possible, tant donn la grande diversit des appareils utiliss dans les
centres professionnels, les institutions scolaires doivent offrir tout lve de la formation
distance qui dsire passer l'valuation sommative une priode minimale de trente minutes avant
cet examen pour lui permettre de se familiariser avec le matriel disponible.

La section suivante vous permettra dentreprendre convenablement lapprentissage prvu au


chapitre 1. Prenez soin de la lire attentivement.

MARCHE SUIVRE

Il est noter que la correction doit se faire aprs chaque exercice pour vrifier si la matire a bien
t assimile et si une rvision simpose.

Nous vous conseillons dutiliser lchancier de travail, en annexe, afin de maintenir un rythme
dapprentissage soutenu.

Copie des fichiers sur le disque dur


Crez un dossier sur votre disque dur pour recevoir les copies de fichiers : C:\MODULE17
Utilisez les commandes appropries de votre version de Windows pour copier les fichiers
de travail.

Gestion des fichiers

Lutilisation de fichiers provenant dun cdrom (ou dun site Web) ainsi que leur gestion exigent
une procdure particulire avec laquelle vous devez vous familiariser puisque vous aurez
travailler avec ces fichiers tout au long de votre module.
Lorsque vous ouvrirez un fichier, celui-ci sera en lecture seulement . Donc, si vous
apportez des modifications ce fichier, vous devrez lenregistrer sous le mme nom en y
ajoutant la date sur votre disque dur ou sur votre support externe.
Il est important de donner des noms reprsentatifs vos fichiers. Vous viterez ainsi de
perdre un temps prcieux les chercher.

SOFAD I.15
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Organisation du travail

Prparez votre reliure anneaux afin de retrouver facilement vos documents imprims. Il faut
savoir grer ses documents autant que son temps de travail.
Ayez sous la main votre reliure anneaux et les onglets.
Prparez neuf onglets (un par chapitre) pour les impressions des exercices et des plans de
texte que vous imprimerez.
Suivez votre guide dapprentissage : vous devez absolument tudier pas pas votre guide,
car la progression des apprentissages vise vous faciliter la tche.
Comparez vos rponses avec celles du corrig et effectuez les corrections qui simposent.
Cette mthode vous permettra de dceler aussitt vos lacunes ou de relever les notions
mal comprises.

Dans le cas de rdaction de lettres, noubliez pas que le corrig vous est fourni titre
indicatif uniquement puisque la formulation de vos phrases et votre choix de vocabulaire
seront forcment diffrents. Le corrig vous permettra, cependant, de vrifier votre mise
en page et la prsence des ides principales et secondaires; il vous fournira galement des
phrases et de la terminologie qui pourront vous servir lors de vos rdactions ultrieures.

Dictes

Vous tes invit faire ces dictes conformment aux directives comprises dans le fichier Lisez-moi.

La transcription dune lettre provenant de directives orales vise un objectif trs particulier.
Quest-ce qui vous permettait le mieux de pratiquer votre franais lors de votre formation
gnrale? Les dictes, bien sr. Il en va de mme pour lapprentissage de langlais.

chancier ( titre suggestif)

Ce guide prvoit plus de 60 heures de travail. Vous devrez consacrer ltude environ six heures
par semaine qui pourront tre rparties en deux sances de trois heures ou trois sances de deux
heures.

Si votre disponibilit ou vos connaissances sont plus grandes, vous pourrez terminer ce guide en
moins de dix semaines. titre de suggestion, nous avons tabli un chancier de travail que vous
trouverez en annexe. Gardez-le toujours bien en vue.
laide de lchancier de travail, dterminez les dates o vous terminerez lapprentissage
de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne approprie. Selon votre
connaissance de la langue anglaise, vous pourrez prendre plus ou moins de temps pour
complter certains chapitres.
Prenez lhabitude de respecter vos chances. Si vous navez pas termin un chapitre
temps, vous devrez consacrer plus dheures la semaine suivante pour rattraper le temps
perdu.

Les lves inscrits la formation distance ne doivent pas oublier de faire les devoirs au moment
indiqu dans le guide dapprentissage et de les expdier leur tuteur afin de recevoir une
attestation la fin de leur formation, sil y a lieu.

I.16 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Introduction

DURE DU MODULE

La dure de ce module est de 90 heures rparties comme suit :


30 h pour le cours Mise niveau en anglais et 60 h pour ce guide dapprentissage.

Introduction 0,5 heure

Chapitre 1 Mise en page 6 heures

Chapitre 2 Transcription de lettres en anglais 2 heures

Chapitre 3 Classification de la correspondance 2 heures

Chapitre 4 Rdaction de textes daffaires en anglais 9 heures

Devoir 13

Chapitre 5 Lettres daffaires pour plusieurs occasions 28 heures

Devoir 2 (aprs environ 15 heures de formation dans le chapitre 5)

Chapitre 6 Lettres daffaires pour le service de la comptabilit 2 heures

Devoir 3

Chapitre 7 Rvision de textes anglais 1,5 heure

Chapitre 8 Activit synthse 3 heures

Devoir 4

Chapitre 9 Prvaluation 3 heures

Devoir 5

valuation sommative 3 heures

3. Les devoirs sont rservs aux lves de la formation distance.

SOFAD I.17
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

DMARCHE DAPPRENTISSAGE ET PICTOGRAMMES


Ce guide a t conu pour vous permettre dadopter une dmarche dapprentissage autonome.
Nous vous recommandons de faire tous les exercices thoriques et pratiques, la synthse et la
prvaluation du dernier chapitre.

Familiarisez-vous avec les pictogrammes du guide. Ils fournissent rapidement des renseignements
importants pour votre apprentissage.

Picto aide-mmoire
Lorsque vous verrez ce pictogramme, vous devrez faire un arrt obligatoire pour lire
attentivement linformation qui laccompagne.

Picto crayon
Ce crayon annonce un exercice thorique.

Picto ordinateur
Un exercice pratique sera prcd de ce pictogramme.

Picto fichiers audio


Les directives dun exercice de transcription seront toujours accompagnes de ce
pictrogramme.

Picto corrig
Ce pictogramme vous invite vrifier vos rponses dans le corrig.

Picto enveloppe
Les lves de la formation distance sont invits faire un devoir.

Picto Web
Les paragraphes Web contiennent des adresses de sites Internet et des renseignements
qui peuvent tre enrichissants pour votre apprentissage. Cependant, ils vous sont
proposs pour des consultations tout fait facultatives.

Si des points vous semblent obscurs aprs avoir fait des efforts honntes, vous pourrez demander
conseil votre tuteur ou votre enseignant qui se fera un plaisir de vous aider.

Nous vous souhaitons bon succs! Votre russite est assure si vous observez bien toutes nos
directives.

Par la suite, il vous sera possible de poursuivre votre formation avec les cours plus avancs
inscrits au rpertoire de la formation distance.

I.18 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1
MISE EN PAGE
Dure dapprentissage prvue : 6 h

Table des matires


Objectifs du chapitre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2
1.1 Comparaison entre les correspondances franaise et anglaise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2
1.1.1 Similitudes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4
1.1.2 Diffrences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6
1.2 Lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.9
1.2.1 Diffrentes parties de la lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.12
Exercice 1.1 Insrer chaque partie de la lettre correctement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.18
1.2.2 Disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.18
Exercice 1.2 Faire la mise en page dune lettre de deux pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.22
Exercice 1.3 Mettre en page une deuxime lettre de deux pages . . . . . . . . . . . . . . . 1.22
1.3 Styles de lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.23
1.3.1 Styles dalignement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.23
Exercice 1.4 Disposer une lettre daffaires avec un ton quilibr (2 alignements) . 1.33
1.3.2 Style de ponctuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.33
1.3.3 Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.35
Exercice 1.5 Mettre en page une lettre adresse une destinataire bien connue
(2 alignements) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.36
Exercice 1.6 Disposer une note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.37
1.4 Enveloppes et tiquettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.37
1.4.1 Adressage des enveloppes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.37
Exercice 1.7 Prparer des enveloppes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.41
1.4.2 Adressage des tiquettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.43
Exercice 1.8 Prparer un modle dtiquettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.43
Exercice 1.9 Faire la mise en page dune lettre (1 alignement) et
prparer une enveloppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.44
Exercice 1.10 Faire la mise en page dune lettre (3 alignements) et
prparer une tiquette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.44
1.5 Courriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.45
Exercice 1.11 Choisir le bon type de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.46
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.47
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

OBJECTIFS DU CHAPITRE
Comparer la correspondance franaise et la correspondance anglaise
Matriser les diffrentes parties de la lettre en anglais et les rgles de disposition
Distinguer les diffrents styles de lettres
Adresser des enveloppes et produire des tiquettes

Le prsent chapitre traitera des diffrentes rgles de disposition de la correcpondance anglaise.


La mise en page dune lettre reflte le professionnalisme dune entreprise. Ne pas en tenir compte
pourrait donner une image ngative de celle-ci aux employs, clients ou fournisseurs. Ainsi, vous
tudierez plusieurs lments de la mise en page qui vous permettront de produire de la
correspondance respectant les normes de rdaction des lettres anglaises.

Vous comparerez dabord la correspondance franaise avec la correspondance anglaise, puis


vous verrez les diffrentes parties de la lettre en anglais ainsi que leur disposition. Vous ferez
ensuite la distinction entre les divers styles de mise en page. Finalement, vous apprendrez les
normes de production denveloppes et dtiquettes qui constituent un lment important de toute
correspondance.

Maintenant, commencez cette premire section qui fait un parallle entre la correspondance
franaise et la correspondance anglaise.

1.1 COMPARAISON ENTRE LES CORRESPONDANCES FRANAISE ET ANGLAISE

Certaines parties de la lettre daffaires en anglais sont les mmes que celles en franais, et dautres
sont totalement diffrentes.

Les deux lettres suivantes vous illustrent les similitudes ainsi que les diffrences que nous
retrouvons dans la correspondance anglaise et franaise.

Nous vous conseillons de lire tous les exemples de lettres afin de vous familiariser avec la
rdaction de la correspondance daffaires.

1.2 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

As you will see, an English letter is similar to a French one in these areas:

1. Parts that make up the letter:


date
inside address
salutation
subject line
introduction
development
conclusion
complimentary closing
signature
reference initials
enclosure notation

2. Page set-up

3. Formal language used in business letters

SOFAD 1.3
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

1.1.1 Similitudes

ATELIER LAURENTIEN INC.


375, boulevard Lebeau
Saint-Laurent (Qubec) H4N 1S2
Tlphone : 514 123-7878 Tlcopieur : 514 123-7879

Le 24 septembre 20xx

Dcorateurs modernes inc.


342, monte Masson
Mascouche (Qubec) J7K 2L5

Objet : Demande de renseignements

Madame,
Monsieur,

Nous avons pris connaissance de votre annonce parue dans les journaux de fin de semaine et
nous sommes vivement intresss par les nouveaux formats de tableaux daffichage que vous
y prsentiez.

Vous serait-il possible de nous faire parvenir les renseignements supplmentaires suivants :
le dlai de livraison;
les conditions de paiement;
la remise accorde pour une commande importante.

Dans lattente des renseignements demands, nous vous prions dagrer, Madame, Monsieur,
nos sincres remerciements.

Le directeur des achats,

Louis Blanger
Louis Blanger

LB/gp

Figure 1.1 Lettre en franais

1.4 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

JACKSON & ASSOCIS


3475, boul. Saint-Jacques
Montral (Qubec) H1R 5Y7
Tlphone : 514 123-6363
Tlcopieur : 514 123-6364

December 27, 20xx

Mr. Thomas Liverpool


Liverpool & Sons Inc.
549 Flower Avenue
Ottawa (Ontario) L2K 8E6

Dear Mr. Liverpool:

Subject: Restroom furniture

When looking at your new catalogue, we noticed that you are now selling restroom
furnishings. I would appreciate getting more details concerning these products since we
plan to expand our store and to offer such merchandise to our customers.

Also, would you mind sending us more information concerning the following:
price of each item
discount for stores
delivery policies

I look forward to receiving this information as soon as possible.

Yours truly,

Janet Brookshield
Janet Brookshield
Assistant Manager

JB/jc

Figure 1.2 Lettre en anglais

SOFAD 1.5
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

1.1.2 Diffrences

On the other hand, differences can also be noticed when comparing English and French
correspondence.

ATELIER LAURENTIEN INC.


375, boulevard Lebeau
Saint-Laurent (Qubec) H4N 1S2
Tlphone : 514 123-7878 Tlcopieur : 514 123-7879

CONFIDENTIEL Le 24 septembre 20xx

Monsieur Serge Tourangeau


Assurances Serge Tourangeau inc.
1169, rue Plessis
Montral (Qubec) H2L 2X1

Objet : Demande de renseignements

Monsieur,

Auriez-vous lobligeance de porter une attention particulire une demande de


renseignements concernant Mme Claudette Mercier qui dsire se joindre notre quipe
comme secrtaire?

Mme Mercier nous informe quelle a t votre emploi durant les cinq dernires annes et que
son travail consistait surtout produire divers documents au traitement de texte et au tableur.
De plus, elle avait la responsabilit daccueillir les visiteurs et les clients, de rpondre au
tlphone et dacheminer le courrier.

Vous serait-il possible de nous confirmer ces renseignements dans les plus brefs dlais et de
nous donner votre apprciation personnelle de ses qualits et de son rendement au travail?
Soyez assur de la confidentialit de linformation que vous nous fournirez.

Nous vous prions dagrer, Monsieur, lexpression de nos meilleurs sentiments.

La directrice des ressources humaines,

France Beauchemin
France Beauchemin

FB/gp

c. c. Mme Diane Ct

Figure 1.3 Lettre en franais avec mentions

1.6 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

RESTAURANT JEFF
33, rue Peel
Montral (Qubec) H6Y 3B8
Tlphone : 514 123-3232
Tlcopieur : 514 123-3233

May 2, 20xx

A comma is required before the year.

CONFIDENTIAL

In an English address, no comma (,) is required


between the number and the street name.

Westcoast Pizza
4509 British Street
Vancouver (Colombie-Britannique) F6D 3H9

Dear Sir or Madam: The salutation (appel) is usually followed by a colon.

Subject: Request for references

Would you be kind enough to confirm for us some information concerning an employee, Mrs. Jane
Colley, who worked for you six years ago.

Mrs. Colley has applied for an assistant manager position at our restaurant, and she told us that she
had worked as a manager in your business for three years before her husband was transferred to
Montral. She said that while working for you, she was responsible for hiring employees as well as
for performing other administrative tasks in the restaurant. She also mentioned that she was a
reliable staff member and a well-organized person.

I would appreciate it if you could confirm the above and also give us your personal evaluation of
her qualities, skills, and performance at work.

I would appreciate receiving the information from you by return mail since I must hire someone by
the end of the month.

Yours truly,

Dave Silver
Dave Silver
Personnel Manager
DS/jc
c.c.: Mr. Albert Roy

Figure 1.4 Lettre en anglais avec mentions

SOFAD 1.7
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

As you can see, the differences are the following:

1. Punctuation style used in letters;

2. Format of the date, address of your company, and inside address;

3. Use of capital letters;

4. Sentence structure.

Therefore, even though English and French letters have similarities, the differences should be
mastered so the writer can correctly write English letters.

SIMILARITIES WITH A FRENCH LETTER DIFFERENCES WITH A FRENCH LETTER

Parts that make up the letter Punctuation style used in letters

date, inside address, salutation, subject line,


introduction, development, conclusion,
complimentary closing, signature, reference
initials, and the enclosure notation.
Page set-up Format of the date, address of your company,
and inside address
Formal language used in business letters Use of capital letters
Sentence structure

Figure 1.5 Comparison of English and French correspondence

The following section deals with the different parts of English correspondence and their layout.
The examples of letters give expressions that will help you write English correspondence.

They will show you common expressions in English that will make it easier for you to write letters
in later chapters. It is important to learn these expressions because they are used frequently in
English correspondence.

1.8 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

1.2 LETTRE

On pourrait comparer les diffrentes parties de la lettre celles de notre corps. Ainsi, chaque
membre a un emplacement prcis et une fonction spcifique. Par consquent, une personne qui
aurait les yeux la place des jambes et les bras dans le visage serait lourdement incommode dans
ses activits quotidiennes.

Cependant, mme si lun ou lautre des membres est inactif ou mme absent la personne peut
tout de mme demeurer fonctionnelle. Par contre, certaines parties telles que le cur, le foie, le
cerveau, les vaisseaux sanguins et les poumons sont essentielles pour que le corps humain soit
viable.

Dans le mme ordre dide, certaines parties dune lettre sont indispensables et doivent
apparatre dans toute correspondance, tandis que dautres peuvent tre utilises seulement en cas
de besoin. Mais attention! Lorsquune partie de la lettre est ncessaire la rdaction, tout comme
les membres de notre corps, elle occupe une place bien dfinie et accomplit une fonction
particulire qui fait en sorte quelle ne peut tre dplace.

En correspondance daffaires anglaise, les parties qui sont toujours prsentes dans la lettre sont :
len-tte, la date, la vedette, lappel, le corps de la lettre, la salutation, la signature et les initiales
pour ce qui concerne les lettres formelles.

Dautre part, les parties qui peuvent napparatre quen cas de besoin sont les rfrences, les
mentions spciales (nature de lenvoi et mode dacheminement), la mention Attention , les
pices jointes, les copies conformes et les post-scriptum.

Voici une lettre modle qui inclut toutes les parties en illustrant trs bien o chacune delles doit
prendre place selon les normes de mise en page. Notez quil sagit du style de lettre un
alignement.

Vous constaterez dans cette section que la mise en page de certains lments de la lettre en anglais
ressemble celle de la lettre en franais, alors que dautres sont prsents de faon trs diffrente.
Il faut donc bien tudier, comprendre et mettre en pratique la mise en page de la correspondance
anglaise avant dentreprendre la rdaction.

SOFAD 1.9
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

REDKEN BATHROOM FIXTURES INC.


(A)
34, boul. White 65 Queen Street South
Montral (Qubec) H1K 3T7 Downsview, Ontario M3T 3H8
Tlphone : 514 123-4419 Telephone: 705 123-0921
Tlcopieur : 514 123-4421 Fax: 705 123-0922

Our reference: File 561 (B)

Montral, November 30, 20xx (C)

XPRESSPOST (D)
McKenzie Home Furniture
765, rue King Ouest
Sherbrooke (Qubec) J1G 2L2 (E)

Attention: Purchasing Manager (F)

Dear Sir or Madam: (G)

Subject: Nice bathroom fixtures at a great price for you! (H)

We heard that your company is planning to expand its customer service department in
the near future by offering bathroom fixtures in all the stores you own in Sherbrooke.
(I)
We have heard about your fine reputation and are always looking for new customers
whom we can supply with the finest quality products. We are a well-known bathroom
renovation supplier, we have competitive prices, and we would like to do business
with you.

Enclosed are a catalogue of our fixtures and a price list. We have a new line of bathroom
sinks with a special price for those who order 10 or more. Please note that our
customers can earn discounts ranging from 10 to 40 percent off the listed prices
according to the yearly volume of purchases. This will enhance your profit margin or
give you the opportunity to pass on the savings to your customers.

. . . /2 (P)

Notes et prcision
Notez que dans les lettres anglaises on exprime le pourcentage au moyen dun nombre suivi du
mot percent alors quen franais on utilise le symbole %, sauf quand il sagit de donnes
statistiques ou techniques.

1.10 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

McKenzie Home Furniture -2- Montral, November 30, 20xx (Q)

Our representative, Mr. Peter Poppakhorna, will be in your area in two weeks, and he
will be happy to answer any of your questions and to take your order if you find our
products to your liking.

We hope to have the opportunity to add your company to our V.I.P. customers list, and
we look forward to a profitable business partnership with you.

Yours truly, (J)


Bob Spencer

Bob Spencer
Sales Director, Marketing Department (K)

BS/jc (L)

Enclosures 2 (M)

c.c.: Mr. Mackenzie, General Manager (N)

P.S.: Our sales representative will get in touch with you next week. (O)

Figure 1.6 Lettre modle : les parties de la lettre et leur emplacement

Lgende
A En-tte / Letterhead I) Texte de la lettre / Body of the letter
B) Reference(s) / Rfrence(s) J) Salutation / Complimentary closing
C) Lieu et date / Place and date K) Nom et titre du signataire /
(Si lentreprise possde deux adresses dans len-tte, il Writers identification
faut mentionner la ville do est issue la lettre.)
D) Mentions spciales / Special notations L) Initiales didentification / Reference initials
E) Vedette / Inside address M) Pice(s) jointe(s) / Enclosure notation
F) Mention lattention de / N) Copies conformes / Copy notation
Attention line
G) Appel / Salutation O) Post-scriptum / Postscript
H) Objet / Subject line
Pour la lettre de deux pages
P) Indication de la deuxime page / Q) En-tte de la deuxime page /
Second-page indicator Second-page header

SOFAD 1.11
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

1.2.1 Diffrentes parties de la lettre

Chacune des sous-sections que vous verrez dans la prochaine section correspond aux mmes
lettres (A, B, C, etc.) que celle de la lettre modle. Il serait bon de vous rfrer la figure
prcdente durant votre lecture.

En-tte / Letterhead (A)

Len-tte nest ni plus ni moins que les coordonnes de votre entreprise qui sont dj imprimes
sur le papier lettre utilis pour produire la correspondance. Cependant, si ladresse nest pas
dj inscrite, elle doit prendre place au centre du haut de la lettre lorsque le nom de lentreprise
laccompagne, ou tre localise dans le coin suprieur droit si elle apparat seule.

PAULA JONES DESIGNER, LTD. 75 Howard St. West


75 Howard St. West Toronto, Ontario H3V 3W4
Toronto, Ontario H3V 3W4

Ladresse sinscrit en franais pour les entreprises du Qubec ou dautres provinces ou pays
francophones. Par contre, ladresse scrit en anglais lorsque lentreprise sige aux tats-Unis, au
Canada anglais ou dans dautres pays anglophones.

Rfrences / References (B)

Cette mention rappelle le numro de dossier ou de compte du client Your reference: ou les
vtres Our reference: Elle sinscrit directement sous len-tte lextrme gauche en caractres
rguliers.

Your reference: 234-GTR-458


Our reference: Contract 67-093

Lieu et date / Place and date (C)


Dans le courrier daffaires, le lieu dmission de la lettre napparat pas moins que len-tte ne
contienne plusieurs adresses diffrentes. La date scrit en chiffre pour le jour et lanne, et en
lettres pour le mois; on la dispose dans lordre suivant : mois, jour, anne. Il ne faut pas oublier
quen anglais le mois prend toujours la majuscule; de plus, une virgule se place entre le jour et
lanne et, au besoin, entre le lieu et le mois. Finalement, aucun point nest requis la fin de la
date.
November 14, 20xx (une seule adresse dans len-tte)
Montral, November 14, 20xx1 (plusieurs adresses dans len-tte)

1. La plupart des municipalits au Canada nont quune seule forme officielle; en anglais, on doit
maintenir les accents dans les noms comme Montral, Qubec, etc., malgr le fait que dans les provinces
anglophones on a tendance ne pas les mettre.

1.12 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

La date se place toujours sous les rfrences et au-dessus de la nature de lenvoi et du mode
dacheminement. Sil ny a aucune rfrence, la date est inscrite la premire, sous len-tte. Elle
peut se mettre gauche ou partir du centre selon le style de lettre utilis et que vous verrez dans
la prochaine section.

On inscrit la date numrique ainsi : AAAA MM JJ.


20xx 11 14
Cette forme facilite le classement de documents; elle est surtout employe dans les
formulaires.

Mentions spciales / Special Notations (D)

Ces donnes peuvent concerner deux types dinformation. Dans un premier temps, il existe les
mentions qui ont trait au mode dacheminement de la lettre : XPressPost, Special Delivery,
Registered, Certified. Puis, on retrouve celles qui indiquent la nature du courrier : Personal,
Confidential ou Urgent.

Quelle que soit la mention utilise nature de lenvoi ou mode dacheminement les deux
prennent place la marge gauche, deux interlignes sous la date, et sont inscrites en majuscules
(REGISTERED), ou en lettres minuscules et en gras (Personal).

December 12, 20xx November 5, 20xx


Personal REGISTERED

Vedette / Inside address (E)

Ces renseignements renvoient aux coordonnes du destinataire. Elles sont toujours crites sous la
date gauche. On doit y mentionner le nom de la personne, son titre, le nom de lentreprise et
ladresse complte selon la formule donne dans lexemple. (Il y a deux espaces entre le nom de
la province ou de ltat et le code postal.

Mr. Thomas Jones, Accountant Mr. Dan Davis


Jackson Corporation Sales Manager
3452 Ocean Drive Datamax Company
Hollywood, FL 67893 982 Princess Drive
TATS-UNIS* Ottawa (Ontario) J1H 2R7

*Le nom du pays est inscrit seulement si la destination est trangre au lieu denvoi.

Au Qubec, lOffice qubcois de la langue franaise recommande de conserver le nom du


pays ou de la province en franais dans ladresse puisque cette mention sadresse aux
personnes responsables du tri au point dexpdition. Par contre, on recopie les autres
parties de ladresse telles quelles ont t donnes afin quelles soient bien comprises par
les prposs du service postal du pays ou de la province de destination.

SOFAD 1.13
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Il faut aussi remarquer quaucune ponctuation nest applicable mis part les points abrviatifs et
la virgule entre le nom et le titre de lindividu quand ceux-ci sont sur la mme ligne. Par contre,
on utilisera les parenthses pour une province canadienne afin de respecter les recommandations
de lOffice qubcois de la langue franaise.

Mention lattention de / Attention line (F)

Tout comme en franais, cette mention est trs peu utilise, sinon presque disparue. Cependant,
lorsquon ne connat pas le nom de la personne qui la lettre est adresse, on indique uniquement
son titre. Elle sinsre gauche, sous la vedette, en caractres rguliers. Le mot Attention est suivi
dun deux-points et dun espace.

Brooks Enterprises
345 King Street West
Ottawa (Ontario) H1G 3R7

Attention: Sales Manager

Nous vous conseillons, si cela est possible, dindiquer le nom de la personne et de le placer avec
son titre dans la vedette, au-dessus du nom de lentreprise. Il est mme prfrable de tlphoner
lentreprise afin de vrifier le nom du destinataire et son titre exact et dviter lemploi de la
mention Attention.

Appel / Salutation (G)

Lappel se place sous la vedette ou sous la mention Attention. Il est quasiment toujours suivi dun
deux-points moins que le destinataire ne soit une relation daffaires proche et quon sadresse
lui par son prnom; le deux-points est alors remplac par une virgule, par exemple : Dear Peter,.
Vous pouvez observer dans les exemples qui suivent que le nom du destinataire est presque
toujours prcd de Dear, contrairement au franais o cet usage est pratiquement aboli.

Destinataire inconnu dans une lettre daffaires


Dear Sir or Madam:
Ladies and Gentlemen:
Ladies or Gentlemen:
Dear President:
Dear Office Manager:

Destinataire connu dans une lettre daffaires


Dear Mrs. Brown:
Dear Mr. Harrison:
Dear Ms. Donaldson:

Destinataire bien connu dans une lettre daffaires


Dear John,

1.14 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

En anglais, il ne doit y avoir aucun espacement avant le deux-points et on en laisse un


seul aprs.
Les titres de civilit Mr., Mrs. et Ms. sont toujours abrgs et prennent le point final. Le
titre Miss nest pas une abrviation et ne prend pas le point final.
Mr. est employ pour tous les hommes, peu importe leur tat civil.
Traditionnellement, Mrs. faisait rfrence une femme marie et Miss, une clibataire.
Aujourdhui, il faut respecter la prfrence de chaque personne cet gard et, dans le
doute, employer Ms. qui nvoque pas ltat civil. Dailleurs, plusieurs femmes prfrent
ce dernier titre de civilit.

Objet / Subject line (H)

La mention Subject suivie dun deux-points sert annoncer lobjet de la lettre. Cette mention nest
pas obligatoire en anglais. De plus, lutilisation du mot Subject pour introduire lobjet est
facultative. Les mentions Re et In sont rserves la correspondance juridique. Lobjet est dispos
deux interlignes sous lappel et scrit en lettres majuscules ou en minuscules gras avec une
majuscule initiale. Il peut tre align gauche ou centr.

Subject: Annual conference

Il est noter quen anglais, lusage tend ne plus mettre une majuscule initiale chaque mot de
la mention Subject. Cette pratique peut tre observe dans les directives sur lemploi de la
majuscule dans les titres et dans lexemple de correspondance prsents dans le livre de rfrence
The Canadian Style.

Texte de la lettre / Body of the letter (I)

La lettre est constitue dun minimum de trois paragraphes :

1. Lintroduction (le premier paragraphe);

2. Le dveloppement (du deuxime lavant-dernier paragraphe);

3. La conclusion (le dernier paragraphe).

Selon les styles de lettres que nous verrons dans les prochains chapitres, linformation contenue
dans chacune des parties diffre. De plus, lespacement des paragraphes avec ou sans alinas
dpendra du genre de mise en page que le rdacteur de la lettre utilisera et que vous verrez dans
ce mme chapitre.

Salutation / Complimentary closing (J)

Dans la correspondance daffaires anglaise, la salutation finale se situe sous le paragraphe de


conclusion et est toujours suivie dune virgule. Elle peut se mettre gauche ou partir du centre
selon le style de lettre utilis. Deux types de salutation sont de mise : celles pour les lettres
adresses une personne en particulier et celles dont lusage est rserv des lettres qui ont un
destinataire inconnu.

SOFAD 1.15
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Contenu adress une personne particulire


Salutation formelle Salutation moins formelle adresse un
destinataire connu
Very cordially yours, Sincerely,
Very truly yours, Sincerely yours,
Very sincerely yours, Cordially,
Yours very truly, Cordially yours,
Respecfully yours, Regards,

Contenu adress un destinataire inconnu


Yours, Faithfully,
Truly yours, Faithfully yours,
Yours truly, Yours faithfully,

Nom et titre du signataire / Writers identification (K)

Le nom et le titre du signataire sont disposs quatre six interlignes sous la salutation
(complimentary closing), laissant ainsi place la signature manuscrite. Ils sont aligns la marge
gauche ou partir du centre selon le style de lettre utilis. On peut y ajouter le nom de lunit
administrative et disposer le tout sur une, deux ou trois lignes. Si le nom, le titre du signataire ou
lunit administrative sont disposs sur une mme ligne, on les spare par une virgule, malgr la
majuscule initiale qui suit. Cependant, on ne met pas de virgule la fin de la ligne.

Jack Weglowski Jack Weglowski


Jack Weglowski Jack Weglowski
Office Manager, Accounting Department Office Manager
Accounting Department
Jack Weglowski
Jack Weglowski, Office Manager

Cest la personne dont le nom figure dans le bloc-signature qui signe dans lespace prvu.

Initiales didentification / Reference initials (L)

Les initiales didentification servent identifier lauteur de la lettre et la personne qui a procd
la saisie. Elles doivent tre sous le bloc-signature lextrme gauche. Les initiales de lauteur
sont inscrites en majuscules sans point, suivies dune barre oblique ou dun deux-points et des
initiales en minuscules du collaborateur qui a trait le texte. Vous pouvez remarquer que, lorsque
deux personnes signent un document, leurs noms sont placs dans lordre alphabtique ou
hirarchique.

1.16 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

Rdacteur : Joanne Collins


Secrtaire : Rosa Dawson
JC/rd ou JC:rd

Rdacteurs : Fern Baker et Kevi Jackson


Secrtaire : Diana Rutherford
FB/KJ/dr

Si le signataire saisit lui-mme la lettre, il peut omettre les initiales en majuscules et ne mettre
quune barre oblique suivie de ses initiales en minuscules.

/jc
Il peut aussi les omettre tout simplement.
Pice(s) jointe(s) / Enclosure notation (M)

Cette mention, qui apparat deux interlignes sous les initiales didentification, indique quil y a un
ou des documents inclus avec la lettre dans lenvoi postal ou tlcopi. Plusieurs formulations
peuvent tre utilises pour indiquer au destinataire que des documents font partie de lenvoi :
Enclosure(s), Encl., Attachments(s), Att. On fait suivre la mention dun numro indiquant le nombre
de pices jointes quand il y en a plus dune. Cette mention est toujours aligne la marge gauche.

Enclosure ou Enclosures 2

Copie conforme / Copy notation (N)

Situe gauche, deux interlignes sous la mention des pices jointes, la mention Copie
conforme signifie quune ou des copies identiques ont t achemines des personnes
concernes par lenvoi. Les noms des destinataires de copies conformes doivent tre inscrits par
ordre alphabtique. Dans la correspondance anglaise, on peut indiquer lexpdition de copies
conformes de deux manires : c.c.: et cc:.

c.c.: Janet Gibson, Personnel Manager ou cc: Janet Gibson, Personnel Manager
Mark Harris, Marketing Vice-President Mark Harris, Marketing Vice-President

Lutilisation la plus frrquente dans la correspondance anglaise et celle que nous utiliserons dans
ce guide, cest la mention c.c.:
Post-scriptum / Postscript (O)
Le post-scriptum apparat deux interlignes sous les copies conformes. Il scrit P.S. ou PS et il est
suivi dun deux-points.

P.S.: I hope to receive your answer before the end of the week.
PS: I hope to receive your answer before the end of the week.

Cette mention est aligne la marge gauche ou commence par un alina, selon le style
dalignement utilis.

SOFAD 1.17
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Exercice 1.1 Insrer chaque partie de la lettre correctement

partir du fichier Meli-melo, relocalisez chacune des parties de la lettre la place approprie dans
une lettre un alignement (block style letter).

Heure de la fin : ____ heures ____ minutes Dure de lexercice : _____ minutes

Maintenant que vous avez vu les diffrentes parties qui forment une lettre ainsi que leur
emplacement respectif, vous verrez comment disposer le texte pour que le document ait une
apparence professionnelle.

1.2.2 Disposition
Les marges et les interlignes sont en quelque sorte le cadre dans lequel la lettre doit tre crite
pour donner le meilleur coup dil possible. Voyons de plus prs les rgles qui rgissent les
marges, dune part, et les interlignes entre chaque partie, dautre part.

Marges / Margins
Normalement, les marges du haut, du bas, de gauche et de droite devraient avoir sensiblement la
mme largeur. Elles sont normalement dtermines selon limprim qui existe dj sur le papier
en-tte de lentreprise. Nanmoins, il est suggr dutiliser une marge dau moins 5 cm dans le
haut de la page (incluant len-tte corporatif), de 2,5 cm dans le bas de la page et de 2,5 cm de
chaque ct du document.

5 cm
2,5 4 cm

2,5 4 cm

2,5 cm

Figure 1.7 Marges pour une lettre daffaires

1.18 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

Interlignes / Line Spacing

Concernant les interlignes, regardez la lettre de la figure suivante : elle montre les retours qui
doivent tre laisss entre chaque partie de la lettre. Il sagit ici dune lettre dune page un
alignement (block style).

REDKEN BATHROOM FIXTURES INC.


34, boul. White 65 Queen Street South
Montral (Qubec) H1K 3T7 Downsview, Ontario M3T 3H8
Tlphone : 514 123-4419 Telephone: 705 123-0921
Tlcopieur : 514 123-4421 Fax: 705 123-0922 (A)

Our reference: File 561 2 (B)


Montral, November 30, 20xx 2 (C)
XPRESSPOST 3 (D)
McKenzie Home Furniture (E)
765, rue King Ouest
Sherbrooke (Qubec) J1G 2L2 2
Attention: Purchasing Manager 2 (F)
Dear Sir and Madam: 2 (G)
Subject: Nice bathroom fixtures at a great price for you! 2 (H)
We heard that your company is planning to expand its customer service department in the near future by
offering bathroom fixtures in all of stores you own in Sherbrooke. We are a well-known bathroom
renovation supplier, we have very competitive prices, and we would like to do business with you. 2
Enclosed are a catalogue of our fixtures and a price list. Please note that our customers can earn discounts (I)
ranging from 10 to 40 percent off the listed prices according to yearly volume of purchases. This will
enhance your profit margin or give you the opportunity to pass on the savings to your customers. 2
We hope to have the opportunity to add your company to our V.I.P. customers list, and we look forward
to a profitable business partnership with you. 2
Yours truly, 2 (J)
4
Bob Spencer
Bob Spencer (K)
Sales Director, Marketing Department 2
BS/jc 2 (L)
Enclosures 2 2 (M)
c.c.: Mr. McKenzie, General Manager 2 (N)
P.S.: Our sales representative will get in touch with you next week. (O)

Figure 1.8 Retours entre chacune des parties de la lettre ()

SOFAD 1.19
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Lettre de deux pages / Two-page letter

La lettre de deux pages respecte peu prs la mme disposition que celle dune page quelques
exceptions prs comme vous pouvez le constater dans la lettre de deux pages illustre la figure
qui suit. Cependant les espacements entre la mention dacheminement special notation et la
vedette inside address passent de trois cinq espacements et peuvent aller jusqu sept selon
les besoins afin que la lettre ait une belle apparence.

Indication de la deuxime page / Second-page indicator (P)

La premire page doit avoir un pied de page align droite, indiquant le nombre 2 prcd de
trois points de suspension et une barre oblique pour aviser le destinataire que la lettre continue
la page suivante.

REDKEN BATHROOM FIXTURES INC.


34, boul. White 65 Queen Street South
Montral (Qubec) H1K 3T7 Downsview, Ontario M3T 3H8
Tlphone : 514 123-4419 Telephone: 705 123-0921 (A)
Tlcopieur : 514 123-4421 Fax: 705 123-0922

Our reference: File 561 2 (B)


Montral, November 30, 20xx 2 (C)
XPRESSPOST 5 (D)
McKenzie Home Furniture (E)
765, rue King Ouest
Sherbrooke (Qubec) J1G 2L2 2
Attention: Purchasing Manager 2 (F)
Dear Sir or Madam: 2 (G)
Subject: Nice bathroom fixtures at a great price for you! 2 (H)
We heard that your company is planning to expand its customer service department in the
near future by offering bathroom fixtures in all of stores you own in Sherbrooke. We are a
well-known bathroom renovation supplier, we have very competitive prices, and we would
like to do business with you.

Enclosed are a catalogue of our fixtures and a price list. Please note that our customers can
earn discounts ranging from 10 to 40 percent off the listed prices according to yearly volume (I)
of purchases. This will enhance your profit margin or give you the opportunity to pass on
the savings to your customers. 2
Also, we provide our customers the opportunity to pay on terms of 60 days which is helpful
when stocking a new inventory in a business such as yours. 2
. . . /2 (P)

1.20 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

En-tte de la deuxime page / Second-page header (Q)


La page 2 doit dbuter par un en-tte qui indique :
gauche, le titre de civilit du destinataire suivi de ses prnom et nom (ou le nom de
lentreprise qui est adresse la lettre si le nom du destinataire est inconnu);
le numro de la page entre tirets quon met au centre dans une lettre deux ou trois
alignements;
la date de la lettre quon met droite dans une lettre deux ou trois alignements.

McKenzie Home Furniture -2- Montral, November 30, 20xx (Q)

( partir de len-tte) 2

We hope to have the opportunity to add your company to our V.I.P. customers list, and we
look forward to a profitable business partnership with you. 2

Yours truly, 2 (J)

Bob Spencer
Bob Spencer 5 (K)
Sales Director, Marketing Department

BS/jc 2 (L)

Enclosures (2) 2 (M)

c.c.: Mr. John McKenzie, General Manager


Purchasing Manager, Queen Street Branch 2 (N)

P.S.: Our sales representative will get in touch with you next week. (O)

Figure 1.9 Disposition de la lettre de deux pages

Dans le cas d'une lettre un alignement, on peut disposer l'en-tte comme suit :

McKenzie Home Furniture (ou titre, prnom, nom)


Page 2
Montral, November 30, 20xx (le nom de la ville est requis seulement quand il y a deux adresses
dans l'en-tte de lettre)

Rappelez-vous que, dans une lettre deux pages, vous devez :


ne pas faire une coupure dans le dernier mot de la premire page;
mettre au moins deux lignes du corps de la lettre en haut de la deuxime page afin de ne pas
isoler le bloc-signature.

SOFAD 1.21
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Exercice 1.2 Faire la mise en page dune lettre de deux pages

Heure de dbut : ______ heures ______ minutes

partir du fichier Casse-tete, faites la mise en page complte de la lettre en prenant soin de
rtablir lordre respectif des diffrentes parties. De plus, appliquez les rgles de disposition en ce
qui concerne les marges et les interlignes dune lettre un alignement (block style letter).
Heure de la fin : ____ heures ____ minutes Dure de lexercice : _____ minutes

Exercice 1.3 Mettre en page une deuxime lettre de deux pages

Heure de dbut : ______ heures ______ minutes

partir du fichier Two-page, faites la mise en page de la lettre en utilisant le modle un


alignement et en respectant lemplacement des parties, les marges et les interlignes ainsi que les
rgles de rdaction dune lettre de deux pages (block style letter).

Heure de la fin : ____ heures ____ minutes Dure de lexercice : _____ minutes

Par suite de lacquisition des comptences concernant les diffrentes parties de la lettre et sa
disposition, vous verrez dans la prochaine section les diffrents styles de prsentation.

1.22 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

1.3 STYLES DE LETTRES

On pourrait comparer les styles de lettres diffrents emballages cadeaux. Le prsent offert lors
dun anniversaire est certes important, mais son emballage va rendre le paquet attrayant ou pas.
Ainsi, le style de la lettre reprsente le contenant ou la forme lemballage cadeau tandis que le
message constitue le contenu ou le fond le cadeau en tant que tel. Tout comme lemballage
cadeau, lapplication dun style de lettre selon les normes dusage en correspondance anglaise
donnera au lecteur une impression favorable de votre entreprise et vhiculera, par le fait mme,
le professionnalisme de lorganisation.

La lettre en anglais peut tre prsente sous diffrentes formes selon quelle joue un rle formel
ou non, ou bien selon les normes de lentreprise. Voyons les principes concernant chacune delles
et la touche qui va la rendre intressante lire au premier coup dil.

1.3.1 Styles dalignement

La correspondance anglaise utilise essentiellement quatre styles dalignement diffrents soit : le


modle un alignement block style , le modle deux alignements modified-block style , le
modle trois alignements indented modified-block style et, finalement, le modle simplifi
simplified style.

Il nexiste aucune rgle particulire quant au style de lettre privilgier; cependant, dans la
prochaine section, vous verrez ce qui fait la particularit de chacune et son apparence suivant le
format utilis.

SOFAD 1.23
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Style un alignement / Block style

REDKEN BATHROOM FIXTURES INC.


34, boul. White 65 Queen Street South
Montral (Qubec) H1K 3T7 Downsview, Ontario M3T 3H8
Tlphone : 514 123-4419 Telephone: 705 123-0921
Tlcopieur : 514 123-4421 Fax: 705 123-0922

Montral, November 30, 20xx

Mr. Paul Jones


Purchasing Manager
McKenzie Home Furniture
765, rue King Ouest
Sherbrooke (Qubec) J1G 2L2

Dear Mr. Jones:

Subject: Nice bathroom fixtures at a great price for you!

We heard that your company is planning to expand its customer service department
in the near future by offering bathroom fixtures in all the stores you own in
Sherbrooke. We have heard about your fine reputation and are always looking for
new customers whom we can supply with the finest quality products. We are a well-
known bathroom renovation supplier, we have competitive prices, and we would
like to do business with you.

Enclosed are a catalogue of our fixtures and a price list. We have a new line of
bathroom sinks with a special price for those who order 10 or more. Please note that
our customers can earn discounts ranging from 10 to 40 percent off the listed prices
according to the yearly volume of purchases. This will enhance your profit margin or
give you the opportunity to pass on the savings to your customers.

. . . /2

1.24 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

Mr. Paul Jones


Page 2
Montral, November 30, 20xx

Our representative, Mr. Peter Poppakhorna, will be in your area in two weeks, and he
will be happy to answer any of your questions and to take your order if you find our
products to your linking.

We hope to have the opportunity to add your company to our V.I.P. customers list,
and we look forward to a profitable business partnership with you.

Yours truly,

Bob Spencer

Bob Spencer
Sales Director, Marketing Department

BS/jc

Enclosures 2

c.c.: Mr. Peter Poppakhorna, Sales Representative

Figure 1.10 Modle de lettre un alignement

Le style un alignement semble tre celui qui est devenu le plus populaire au fil des ans. Ce style
est apprci pour sa simplicit de mise en page; il donne un caractre plus officiel et peut ajouter
une touche plus impersonnelle pour le destinataire. Dans la figure prcdente, on remarque que
toutes les parties de la lettre dbutent directement la marge de gauche, ce qui constitue la
principale caractristique du modle un alignement.

Vous remarquerez que len-tte de la deuxime page est dispos de la faon montre la section
prcdente. En effet, cette prsentation est celle prfre par certaines entreprises pour la lettre
un alignement.

SOFAD 1.25
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Style deux alignements / Modified-block style

REDKEN BATHROOM FIXTURES INC.


34, boul. White 65 Queen Street South
Montral (Qubec) H1K 3T7 Downsview, Ontario M3T 3H8
Tlphone : 514 123-4419 Telephone: 705 123-0921
Tlcopieur : 514 123-4421 Fax: 705 123-0922

Montral, November 30, 20xx

PRIORITY COURIER

Mr. Paul Jones


Purchasing Manager
McKenzie Home Furniture
765, rue King Ouest
Sherbrooke (Qubec) J1G 2L2

Dear Mr. Jones:

Subject: Nice bathroom fixtures at a great price for you!

We heard that your company is planning to expand its customer service department
in the near future by offering bathroom fixtures in all the stores you own in
Sherbrooke. We have heard about your fine reputation and are always looking for
new customers whom we can supply with the finest quality products. We are a well-
known bathroom renovation supplier, we have competitive prices, and we would
like to do business with you.

Enclosed are a catalogue of our fixtures and a price list. We have a new line of
bathroom sinks with a special price for those who order 10 or more. Please note that
our customers can earn discounts ranging from 10 to 40 percent off the listed prices
according to the yearly volume of purchases. This will enhance your profit margin or
give you the opportunity to pass on the savings to your customers.

. . . /2

1.26 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

Mr. Paul Jones -2- Montral, November 30, 20xx

Our representative, Mr. Peter Poppakhorna, will be in your area in two weeks, and he
will be happy to answer any of your questions and to take your order if you find our
products to your linking.

We hope to have the opportunity to add your company to our V.I.P. customers list,
and we look forward to a profitable business partnership with you.

Yours truly,

Bob Spencer

Bob Spencer
Sales Director, Marketing Department

BS/jc

Enclosures 2

P.S.: Our sales representative will get in touch with you next week.

Figure 1.11 Modle de lettre deux alignements

Le style deux alignements figure prcdente offre une version plus traditionnelle de la mise
en page et a t pendant longtemps adopt par la majorit des gens appels produire de la
correspondance. Sa particularit est que seuls la date et le bloc-signature sont aligns partir du
centre de la lettre, ce qui lui confre une tournure plus quilibre entre le style personnel et
impersonnel envers le destinataire. Dautre part, toutes les autres parties de la lettre dbutent la
marge de gauche.

SOFAD 1.27
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Le style trois alignements / Indented modified-block or semi-block

REDKEN BATHROOM FIXTURES INC.


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Tlcopieur : 514 123-4421 Fax: 705 123-0922

Montral, November 30, 20xx

XPRESSPOST

Mr. Paul Jones


Purchasing Manager
McKenzie Home Furniture
765, rue King Ouest
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Dear Mr. Jones:

Subject: Nice bathroom fixtures at a great price for you!

We heard that your company is planning to expand its customer service


department in the near future by offering bathroom fixtures in all the stores you own
in Sherbrooke. We have heard about your fine reputation and are always looking for
new customers whom we can supply with the finest quality products. We are a well-
known bathroom renovation supplier, we have competitive prices, and we would
like to do business with you.

Enclosed are a catalogue of our fixtures and a price list. We have a new line of
bathroom sinks with a special price for those who order 10 or more. Please note that
our customers can earn discounts ranging from 10 to 40 percent off the listed prices
according to the yearly volume of purchases. This will enhance your profit margin or
give you the opportunity to pass on the savings to your customers.

. . . /2

1.28 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

Mr. Paul Jones -2- Montral, November 30, 20xx

Our representative, Mr. Peter Poppakhorna, will be in your area in two weeks,
and he will be happy to answer any of your questions and to take your order if you
find our products to your linking. We hope to have the opportunity to add your
company to our V.I.P. customers list, and we look forward to a profitable business
partnership with you.

Yours truly,

Bob Spencer

Bob Spencer
Sales Director, Marketing Department

BS/jc

Enclosures (2)

P.S.: Our sales representative will get in touch with you next week.

Figure 1.12 Modle de lettre trois alignements

Le modle trois alignements figure prcdente reprend exactement les mmes principes que
celui deux alignements sauf que tous les paragraphes de la lettre commencent par un alina de
1,5 2,5 cm de la marge de gauche. Ce style donne une touche plus personnelle la
correspondance bien que celle-ci demeure toutefois formelle.

SOFAD 1.29
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Lettre simplifie / Simplified style

REDKEN BATHROOM FIXTURES INC.


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Montral (Qubec) H1K 3T7 Downsview, Ontario M3T 3H8
Tlphone : 514 123-4419 Telephone: 705 123-0921
Tlcopieur : 514 123-4421 Fax: 705 123-0922

Montral, November 30, 20xx

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Mr. Paul Jones


McKenzie Home Furniture
765, rue King Ouest
Sherbrooke (Qubec) J1G 2L2

NICE BATHROOM FIXTURES AT A GREAT PRICE FOR YOU!


We heard, Mr. Jones, that your company is planning to expand its customer service department in the
near future by offering bathroom fixtures in all the stores you own in Sherbrooke. We have heard about
your fine reputation and are always looking for new customers whom we can supply with the finest
quality products. We are a well-known bathroom renovation supplier, we have competitive prices,
and we would like to do business with you.
Enclosed are a catalogue of our fixtures and a price list. We have a new line of bathroom sinks with a
special price for those who order 10 or more. Please note that our customers can earn discounts ranging
from 10 to 40 percent off the listed prices according to the yearly volume of purchases. This will
enhance your profit margin or give you the opportunity to pass on the savings to your customers.
Our representative, Mr. Peter Poppakhorna, will be in your area in two weeks, and he will be happy
to answer any of your questions and to take your order if you find our products to your linking.
We hope to have the opportunity to add your company to our V.I.P. customers list, and we look
forward to a profitable business partnership with you.

Bob Spencer

BOB SPENCER SALES DIRECTOR, MARKETING DEPARTMENT


BS/jc
Enclosures 2

Figure 1.13 Modle de lettre simplifi

1.30 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

Le modle simplifi figure prcdente ressemble beaucoup au modle un alignement block


style sauf quil omet lappel salutation et la salutation complimentary closing. Par contre, le
nom de la personne qui est destine la correspondance doit apparatre dans le premier
paragraphe de la lettre et le bloc-signature est inscrit en lettres majuscules. De plus, il est
fortement recommand dinscrire lobjet de la lettre subject en majuscules.

La lettre simplifie sadresse toujours une personne dont on connat le nom, donc elle ne
comporte jamais la mention Attention.

Notez que ce style de lettre vous est prsent titre dinformation seulement et que, dans ce
guide, nous utiliserons les modles un, deux et trois alignements.

SOFAD 1.31
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

DIFFRENTS STYLES DALIGNEMENT


MODLE UN ALIGNEMENT MODLE DEUX ALIGNEMENTS
Marge gauche Milieu Particularits Marge gauche Milieu Particularits
- Rfrence Rien Caractre - Rfrence - Date Caractre plus
impersonnel
- Date - Mentions - Salutation traditionnel et
spciales quilibr entre le
- Mentions - Signature style impersonnel
spciales Modle de - Vedette et personnel
plus en plus
- Vedette - Mention
populaire et de Attention
- Mention plus en plus
Attention utilis - Appel
- Appel - Objet
- Objet - Lettre
- Lettre - Initiales
didentification
- Salutation
- Pice(s) jointe(s)
- Signature
- Copie
- Initiales
conforme
didentification
- Post-scriptum
- Pice(s) jointe(s)
- Copie
conforme
- Post-scriptum
MODLE TROIS ALIGNEMENTS MODLE SIMPLIFI
Marge gauche Milieu Particularits Marge gauche Milieu Particularits

- Rfrence - Date Caractre - Rfrence Rien Caractre trs


personnel personnel bien que
- Mentions - Salutation - Date
formel
spciales - Signature - Mentions
Aucun appel ni
- Vedette Chaque spciales
salutation
paragraphe
- Mention - Vedette
dbute avec un Objet et bloc-
Attention
alina - Objet signature en
- Appel majuscules
- Lettre
- Objet Usage du nom du
- Signature
- Lettre destinataire dans
- Initiales le premier
- Initiales didentification paragraphe de la
didentification lettre
- Pice(s) jointe(s)
- Pice(s) jointe(s) - Copie
- Copie conforme
conforme - Post-scriptum
- Post-scriptum
Figure 1.14 Tableau synthse des diffrents types de lettres

1.32 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

Exercice 1.4 Disposer une lettre daffaires avec un ton quilibr (2 alignements)

Heure de dbut : ______ heures ______ minutes

partir du fichier Burns, faites la mise en page de la lettre en utilisant le modle deux
alignements (modified - block style).

Heure de la fin : ____ heures ____ minutes Dure de lexercice : _____ minutes

1.3.2 Style de ponctuation

La rdaction de correspondance en anglais, comme en franais, utilise essentiellement la


ponctuation courante.

La ponctuation courante, appele Standard, Mixed et 2-point en anglais, est celle qui est
couramment employe (voir figure suivante). Ainsi, le corps de la lettre utilise la ponctuation
rgulire selon les rgles dusage de la grammaire anglaise. Cependant, la date, la vedette, le bloc-
signature et les initiales didentification ne requirent ni virgule ni point la fin de chacune des
lignes. Par contre, aprs lappel salutation il faut utiliser le deux-points (ou la virgule quand on
sadresse au destinataire par son prnom) ainsi que la virgule aprs la salutation complimentary
closing. Ce type de ponctuation est utilis avec les trois styles dalignement.

Observez les particularits de la figure suivante.

SOFAD 1.33
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

REDKEN BATHROOM FIXTURES INC.


34, boul. White 65 Queen Street South
Montral (Qubec) H1K 3T7 Downsview, Ontario M3T 3H8
Tlphone : 514 123-4419 Telephone: 705 123-0921
Tlcopieur : 514 123-4421 Fax: 705 123-0922

Montral, November 30, 20xx

Mr. Paul Jones


McKenzie Home Furniture Aucune ponctuation la fin de la
765, rue King Ouest date et des lments de la vedette
Sherbrooke (Qubec) J1G 2L2

Ponctuation aprs lappel :


Dear Mr. Jones: deux-points ou virgule

Subject: Nice bathroom fixtures at a great price for you!

We heard that your company is planning to expand its customer service department in the near future
by offering bathroom fixtures in all of the stores you own in Sherbrooke. We are a well-known
bathroom renovation supplier, we have competitive prices, and we would like to do business with you.

Enclosed are a catalogue of our fixtures and a price list. Please note that our customers can earn
discounts ranging from 10 to 40 percent off the listed prices according to the yearly volume of
purchases. This will enhance your profit margin or give you the opportunity to pass on your savings
to your customers.

We hope to have the opportunity to add your company and its branches to our V.I.P. customers list,
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Texte avec ponctuation courante

Yours truly,
Virgule aprs la salutation
Bob Spencer
Bob Spencer
Sales Director, Marketing Department

BS/jc

Enclosures 2

Figure 1.15 Ponctuation courante

1.34 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

1.3.3 Note

Les notes sont souvent utilises pour vhiculer rapidement de linformation au sein de
lentreprise. Ces notes sont diffrentes des lettres daffaires comme telles et prennent une forme
qui leur est propre. Voici les parties de ce genre de communications et les principes qui le
gouvernent.

La note, appele Memo ou Memorandum en anglais, est utilise pour transmettre des messages
lintrieur de lentreprise. Son en-tte comporte quatre parties suivies du message livrer. Les
parties de len-tte sont, dans lordre :

1. To: le prnom, le nom et le titre du ou des destinataires qui la note sadresse;

2. From: le prnom, le nom et le titre de lexpditeur de la note;

3. Date: la date de la rdaction de la note;

4. Subject: lobjet du message.

Ces quatre composantes sinscrivent les unes la suite des autres en caractres gras majuscules
ou minuscules et sont spares par un interligne. Elles peuvent aussi tre disposes sur deux
lignes, To et From constituant la premire ligne, et Date et Subject composant la deuxime.

Si la note sadresse plusieurs personnes qui dtiennent le mme titre, on omet To pour inscrire
au centre et au-dessus des trois autres composantes le nom des destinataires. De plus, les mmes
rgles relatives la majuscule initiale de lobjet dune lettre sappliquent lobjet de la note.

TO: To: To: Date:


FROM: From: From: Subject:
DATE: Date:
SUBJECT: Subject:

MEMO TO ALL MANAGERS

FROM: Ms. Kerry Davidson, Project Coordinator


Mr. Brian Thompson, Product Manager
DATE: November 20, 20xx
SUBJECT: Monthly sales meeting in Toronto

Le message de la note Memorandum suit le style un alignement block letter style et dbute
trois interlignes sous lobjet, comme vous pouvez le constater en observant la figure suivante.

SOFAD 1.35
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Si la note est compose de plus dune page, elle suivra exactement les mmes normes de mise en
page que la lettre de deux pages en ce qui concerne la pagination au bas de la premire page ainsi
que len-tte dans le haut de la deuxime page. On laisse quatre interlignes entre la fin de la note
et la mention Enclosure, sil y a lieu. Le signataire paraphe la note. Comme en franais, il nest pas
ncessaire dinsrer les initiales didentification.

MEMO4
TO: Mr. Kevin Ryan, Manager
Mrs. Georgina Quine, Assistant Manager 2
FROM: Bob Pearson, Director 2
DATE: February 28, 20xx 2
SUBJECT: New office furniture 3
This message is to advise you that the new furniture we ordered for the office has been
received. As you know, you should remove all your work papers and personal belongings in
order to help the maintenance employee do his work. You will find enclosed details of the
specific order for your office and workstation. 2
The installation of the new office furniture is scheduled for next Saturday so I would
appreciate it if you could clean your office Friday afternoon before leaving for the weekend. I
will give you Monday morning to reinstall your things, so that by Monday afternoon,
everything will be ready to start the new week. 4

B P2
Enclosure

Figure 1.16 Mise en page dune note

Exercice 1.5 Mettre en page une lettre adresse une destinataire bien connue (2 alignements)

Heure de dbut : ______ heures ______ minutes


Exercice facultatif
partir du fichier Business, faites la mise en page de la lettre en utilisant la disposition dune
lettre deux alignements (modified - bock style letter).

Heure de la fin : ____ heures ____ minutes Dure de lexercice : _____ minutes

1.36 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

Exercice 1.6 Disposer une note

Heure de dbut : ______ heures ______ minutes

partir du fichier Memo, faites la mise en page de la note en respectant la disposition et les rgles
concernant les marges et les espacements requis entre chaque partie.

Heure de la fin : ____ heures ____ minutes Dure de lexercice : _____ minutes

Maintenant que vous avez intgr lusage des diverses prsentations dune lettre, poursuivez
votre apprentissage de la mise en page avec la prparation de lenveloppe et de ltiquette.

1.4 ENVELOPPES ET TIQUETTES

Dans les premires sections, vous avez vu comment mettre en page une lettre daffaires en
anglais. Dans cette section, vous apprendrez prparer les enveloppes et les tiquettes afin de
raliser un travail professionnel.

Les entreprises utilisent diffrentes mthodes pour ladressage des lettres : les tiquettes, les
enveloppes fentre, les enveloppes dj identifies au nom de lentreprise ou les enveloppes de
type standard. Ces mthodes sont choisies, entre autres, selon le contenu et le volume du courrier
expdier et selon le type dimprimante disponible.

1.4.1 Adressage des enveloppes

Pour le courrier achemin au Qubec, l'adressage des enveloppes est le mme en anglais et en
franais. Vous pouvez vous rfrer aux figures suivantes qui illustrent les rgles dadressage de
Postes Canada.

SOFAD 1.37
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

1,27 cm
Socit de formation distance
des commissions scolaires du Qubec
2200, rue Sainte-Catherine Est, 3e tage
Montral (Qubec) H2K 2J1

2 espacements
1,27 cm

11,9 cm
14 cm Mrs. Lucy Monroe
Norton College
12 Russell Street
Mississauga (Ontario) K8C 6R2

2 espacements

Figure 1.17 Enveloppe 30,48 cm x 22,86 cm (format rduit) Mthode dadressage courant normalis

1,27 cm
Socit de formation distance
des commissions scolaires du Qubec
2200, rue Sainte-Catherine Est, 3e tage
Montral (Qubec) H2K 2J1
5,8 cm
1,27 cm

2 espacements

MRS LUCY MONROE


NORTON COLLEGE
11,2 cm 12 RUSSELL STREET
MISSISSAUGA (ONTARIO) K8C 6R2

2 espacements

Figure 1.18 Enveloppe 25 cm x 10,8 cm Mthode dadressage optimal de Postes Canada

Observez la premire figure qui prsente la disposition des coordonnes de lexpditeur, du


destinataire et des mentions selon la mthode dadressage courant normalis. De son ct, la
deuxime figure prsente les coordonnes de lexpditeur et du destinataire selon la mthode
dadressage optimal de Postes Canada.

1.38 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

Voici la prsentation dune enveloppe comportant des mentions postales.

Entrept de la peinture
37, route 132
Delson (Qubec) J0L 1G0

REGISTERED Mrs. Maria Parsons


CONFIDENTIAL Parsons Hardware Store
32, Brentwood Street
Perth (Ontario) G2T 1K7

Figure 1.19 Enveloppe avec des mentions postales

Voici quelques notions dadressage :


Ladresse peut scrire en majuscules ou en minuscules.
Toutes les lignes sont justifies gauche de la zone prescrite.
Les accents font partie intgrante de la langue et ne sont donc pas considrs comme des
signes de ponctuation.
Les codes postaux doivent tre en lettres majuscules, et un caractre despacement doit
sparer les trois premiers caractres des trois derniers.
Le signe # et labrviation n o sont viter.
Les lignes ne doivent pas contenir plus de 40 caractres, espacements compris.
La taille des caractres varie de 10 12 points, lexception de ladresse de lexpditeur, qui
peut tre plus petite.
Le nom de la municipalit, celui de la province et le code postal figurent sur la mme ligne.
Le nom utilis pour la municipalit, fourni la Socit canadienne des postes (Postes Canada), est
le nom officiel en toutes lettres. Ce nom ne peut tre traduit, par ex. ST. JOHNS ne se traduit
pas.
Le nom de la province est dsign selon lindicatif deux lettres. Au Qubec, il est recom-
mand dcrire le nom de la province en toutes lettres et entre parenthses, par ex. (Qubec).

SOFAD 1.39
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Prenez le temps danalyser les diffrentes parties de ladressage de lenveloppe :

Adresse de lexpditeur / Senders address

Elle se situe dans le coin suprieur gauche de lenveloppe. Le code postal doit tre inscrit sur la
mme ligne que le nom de la ville ou sur la ligne suivante si lespace est insuffisant. Ladresse de
lexpditeur est toujours prsente simple interligne. Habituellement, une entreprise utilise des
enveloppes primprimes, sur lesquelles son adresse est dispose selon ces normes.

Adresse du destinataire / Addressees address

Ladresse du destinataire est crite simple interligne au centre de lenveloppe. On spare par
deux espaces le nom de la province du code postal lorsque ceux-ci sont sur la mme ligne.

Mode dacheminement / Mailing notations

Le mode dacheminement se trouve gauche de ladresse du destinataire. Il est crit de la mme


faon que dans la lettre : en lettres majuscules (REGISTERED, XPRESSPOST et SPECIAL
DELIVERY) ou en lettres minuscules et en gras (Registered, XPresspost et Special Delivery).

Nature de lenvoi / Special notations

La nature de lenvoi Personal ou Confidential est situe gauche de ladresse du destinataire. Tout
comme le mode dacheminement, elle scrit en lettres majuscules, ou en lettres minuscules et en
gras.

PERSONAL, Confidential

Sil y a une mention dacheminement, celle-ci devra garder la priorit et se trouver vis--vis de la
premire ligne de ladresse du destinataire. La nature de lenvoi sera indique dessous.

Mention lattention de / Attention line

La mention Attention est prsente de la mme faon que dans la lettre : en caractres rguliers.
Elle se trouve gauche de ladresse. Elle a la mme valeur que la nature de lenvoi et se positionne
sous le mode dacheminement lorsque celui-ci existe.

Nom du pays / Country name

Le nom du pays nest ncessaire que pour les envois ltranger. Dans ce cas, il scrit en lettres
majuscules sur la dernire ligne de ladresse en franais pour le courrier en provenance du
Qubec.

1.40 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

Adressage des enveloppes laide du traitement de texte

Ladressage des enveloppes laide de votre logiciel de traitement de texte est grandement
facilit. Les marges sont fixes davance et vous navez qu slectionner le type denveloppe
utilis pour produire le modle. Vous pouvez vous rfrer au Rsum des procdures pour
connatre la marche suivre pour la cration denveloppes avec le logiciel de traitement de texte
Microsoft Word.

Votre Rsum des procdures indique la marche suivre pour insrer une mention sur votre
enveloppe. La nature de lenvoi ou le mode dacheminement doivent tre inscrits sous les
coordonnes de lexpditeur en prenant soin de laisser une ligne blanche entre celles-ci et la
mention. Lorsque vous visualiserez lenveloppe avant de limprimer, positionnez votre curseur
devant la mention et insrer le nombre de retours ncessaires pour quelle se situe vis--vis de la
premire ligne de ladresse du destinataire.

Rsum de la procdure de cration denveloppe


Choisissez le format denveloppe appropri aux documents, puis slectionnez ce format dans
votre logiciel de traitement de texte. Sil y a lieu, modifiez le modle.
Tapez ladresse du destinataire de la mme faon que la vedette de la lettre.
Tapez ladresse de lexpditeur et la mention.
Utilisez la fonction Ajouter au document pour visualiser votre travail. Cest cette tape que
vous pouvez positionner correctement la mention.
Assurez-vous quil ny a pas derreurs dans la transcription de ladresse avant de limprimer.
Soyez critique par rapport votre travail : nacceptez pas que votre correspondance soit
mdiocre ou de qualit infrieure.

Exercice 1.7 Prparer des enveloppes

Heure du dbut : _____ heures _____ minutes

1. Dans un fichier vierge, prparez une enveloppe partir de linformation suivante :

Format de lenveloppe : US10

Adresse du destinataire : Mr. Donald Young


Young and Associates
1800 Galt Street
Toronto (Ontario) H6T 4R7

Adresse de lexpditeur : Services Info inc.


4545, rue Dufferin
Sherbrooke (Qubec) J3K 6Y9

SOFAD 1.41
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Nature de lenvoi : PERSONAL

Enregistrez votre fichier sous le nom ex1-7a.

Heure de la fin : ____ heures ____ minutes Dure de lexercice : _____ minutes

Heure du dbut : _____ heures _____ minutes

2. Dans un fichier vierge, prparez une enveloppe partir de linformation suivante :

Format de lenveloppe : US10

Adresse du destinataire : Mr. Richard Smith


Smith & Lalonde
5657 Diamond Street
London, SE10 5BK
GRANDE-BRETAGNE

Adresse de lexpditeur : Services Info inc.


4545, rue Dufferin
Sherbrooke (Qubec) J3K 6Y9

Mentions : REGISTERED, PERSONAL

Enregistrez votre fichier sous le nom ex1-7b.

Imprimez les deux enveloppes.

Si vous ne pouvez pas vous servir de vritables enveloppes, dcoupez


une feuille en deux et fabriquez deux enveloppes par feuille. Vrifiez le
manuel de votre imprimante si vous ne connaissez pas la faon
dinsrer une enveloppe dans le bac dalimentation.

Heure de la fin : ____ heures ____ minutes Dure de lexercice : _____ minutes

Vous faites des progrs! Passez maintenant lapprentissage de ladressage sur des tiquettes.

1.42 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

1.4.2 Adressage des tiquettes

Lutilisation des tiquettes dans une entreprise facilite beaucoup ladressage des enveloppes.
Cependant, selon le logiciel de traitement de texte utilis, il peut savrer difficile dinscrire une
mention supplmentaire telle que : Personal ou Confidential. Pour cette raison, les tiquettes sont
surtout utilises pour lenvoi massif de courrier tel que les envois publicitaires.

Adresser des tiquettes laide dun logiciel de traitement de texte est une tche relativement
aise. Mais vous aurez des vrifications faire pour ajuster la position de ladresse de
lexpditeur et du destinataire. Dans ce module, le format dtiquette de type Avery 5162 sera
utilis.

Les tiquettes doivent tre apposes en suivant les rgles dadressage des enveloppes que vous
avez vues prcdemment. Si la largeur de ltiquette ne permet pas dinscrire le code postal sur
la mme ligne que le nom de la ville et de la province, il est permis de le placer sur la ligne
suivante.

Les tiquettes sont disponibles en feuilles de 21,6 cm x 28 cm prsentant deux colonnes et sept
ranges dtiquettes. Pour les besoins de votre apprentissage, vous pouvez vous servir dune
feuille blanche pour tester limpression de vos tiquettes.

Les modles dtiquettes peuvent tre modifis afin de crer un modle propre votre entreprise.
Lexercice suivant indique la marche suivre.

Exercice 1.8 Prparer un modle dtiquettes

Vous pouvez crer un modle dtiquettes en suivant les tapes suivantes :

1. Slectionnez le modle dtiquettes Avery 5162 : 10,16 cm x 3,39 cm.

2. Modifiez la marge suprieure 0,6 cm et la marge de gauche 0,76 cm.

3. Enregistrez le nouveau modle sous le nom tiq1.

Il ny a pas de corrig pour cet exercice. Passez lexercice suivant.

SOFAD 1.43
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Exercice 1.9 Faire la mise en page dune lettre (1 alignement) et prparer une enveloppe

1. Rcuprez le fichier Smith.

2. Faites la mise en page de la lettre selon le modle un alignement (block style).

3. Prparez lenveloppe selon le format US10.

Exercice 1.10 Faire la mise en page dune lettre (3 alignements) et prparer une tiquette

1. Rcuprez le fichier Goldbloom.

2. Faites la mise en page de la lettre selon le modle trois alignements (indented modified-
block).

3. Prparez ltiquette pour le format Avery 5162.

4. Imprimez une seule tiquette pour le destinataire la position suivante de la page dti-
quettes : deuxime ligne de la deuxime colonne.

5. Vrifiez votre travail laide du corrig.

Ainsi se termine votre apprentissage des procdures pour la prparation des enveloppes et des
tiquettes. Si vous prouvez le besoin de vous exercer davantage, nhsitez pas prparer des
documents fictifs afin de tester toutes les possibilits de votre logiciel.

1.44 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

1.5 COURRIEL

Avec lexpansion de linformatique et le souci de diminuer leur consommation de papier, de plus


en plus dentreprises utilisent le courrier lectronique e-mail comme moyen de communication
interne et externe. Le courrier lectronique ressemble la note - Memorandum - puisque les
lments From, To et Subject se retrouvent dans len-tte. Cependant, tout comme les autres formes
de communications daffaires, le courrier lectronique possde ses propres rgles de mise en
forme.

Lobjet de la communication Subject devrait contenir un maximum de 25 30 caractres. Si le


destinataire du message reoit beaucoup de messages, lobjet bien identifi laidera dcider quel
message lire en premier.

Tous les programmes de courrier lectronique contiennent des spcifications techniques quant
la mise en forme nombre de caractres par ligne et longueur du document. En crivant de courts
paragraphes, vous viterez que les lignes se sparent et vous faciliterez la lecture au destinataire
du message.

Soyez prcis et ncrivez pas votre message en lettres majuscules. De plus, assurez-vous que votre
destinataire pourra lire votre message; si vous joignez un fichier, indiquez clairement dans votre
communication le programme et la version que vous avez utiliss.

TO: Diane Dubreuil <dubreuild_secrtaire@web.qc.ca>

FROM: Steven Kusack <kusacks_ontariosales@web.ca>

SUBJECT: Translation

ATTACH: Ford.doc

Please translate the attached letter (file Ford.doc in Word 2003) into French. This letter should
be sent by Priority Post to Communications Harry Ford, 444, rue Desmond, Saint-Jean
(Qubec) B6D 1S2. Please sign the letter and send me a copy by e-mail.

Thank you for your cooperation.

Steven Kusack
Sales Representative
DISTRIBUTION KUSACK
514 123-7221, ext. 2333 (office)
514 123-9999 (cell.)
www.ontariosales.on.ca

Figure 1.20 Mise en page dun courriel

Dans votre programme de courriel, vous pouvez crer un bloc-signature automatique et


personnalis, ce qui vous permet dinsrer rapidement, au besoin, les coordonnes dont le
destinataire pourrait avoir besoin.

SOFAD 1.45
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

Certains types de communication, en particulier des messages traitant de problmes personnels


ou contenant des renseignements confidentiels ou personnels ne devraient pas tre traits par
courrier lectronique. Noubliez pas que certaines personnes ne vrifient pas leurs messages tous
les jours. Si vous envoyez un message urgent pour lequel vous avez besoin dune rponse rapide,
faites suivre votre message par un appel tlphonique.

Finalement, que vous criviez une lettre, une note ou un courrier lectronique, vous devez porter
une attention particulire aux rgles de grammaire, de syntaxe, de vocabulaire et de prsentation.

Exercice 1.11 Choisir le bon type de communication

Selon la mise en situation, choisissez le type de communication utiliser (letter, memorandum,


e-mail).

1. Le directeur des ressources humaines annonce la promotion dun employ.


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2. Le directeur du crdit dune entreprise informe un client que son compte na pas t pay
depuis plus de 60 jours.
_______________________________________________________________________________________
3. Le prsident dune entreprise informe le prsident dune autre entreprise dune proposition
daffaires.
_______________________________________________________________________________________
4. Le directeur des ventes des Maritimes envoie un message au directeur des ventes du
Qubec.
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5. Le superviseur dun service convoque certains membres du personnel une runion et
demande une confirmation.
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1.46 SOFAD
TABLE DES
MATIRES

Chapitre 1 Mise en page

CONCLUSION

Le chapitre 1 vous a permis dapprendre la mise en page et les styles de lettres daffaires en
anglais. Vous avez galement vu la mthode de prparation des enveloppes et des tiquettes
concernant la correspondance. La section suivante sera consacre la gestion des documents.
Vous avez probablement appris dans les modules prcdents classifier les documents dans une
organisation. Vous allez voir dans la section suivante que la gestion du courrier daffaires en
anglais suit les mmes rgles quen franais.

NOTE
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SOFAD 1.47
TABLE DES
MATIRES

Correspondance en anglais

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1.48 SOFAD