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Guide Cahier Charge PDF
Guide Cahier Charge PDF
Lemploi du genre masculin pour dsigner des personnes, des titres et des fonctions se fait
sans discrimination et na pour but que de faciliter la lecture du texte.
AVANT-PROPOS
Pour les aider rsoudre un problme, amliorer une situation, mieux ragir face au
changement, les dirigeants de PME ont souvent besoin de services spcialiss dans le
conseil gestion.
Afin d'aider les dirigeants de PME mieux choisir leurs consultants et amliorer ainsi les
rsultats d'intervention, le ministre du Dveloppement conomique et rgional (MDER)
propose un guide simple et pratique permettant d'laborer un cahier des charges pour
confier des mandats d'intervention des conseillers en management.
Pour garantir le maximum de rsultats et de satisfaction dans les projets et les mandats
d'intervention confis des conseillers en gestion, le dirigeant de PME doit prsenter un
cahier des charges ou une demande de service d'une faon prcise et complte. Le cahier
des charges fait partie de la premire tape du processus d'intervention-conseil en
management, car cet outil permet de dfinir clairement le problme, d'identifier les besoins,
de dterminer les rsultats attendus et d'tablir les rgles de conduite entre le client et le
fournisseur.
Le prsent guide se veut un outil simple et utile permettant au dirigeant d'accrotre ses
connaissances et de dvelopper ses habilets dans l'laboration d'un cahier des charges
pertinent, pratique et efficace dans le cadre d'un appel d'offres de service professionnel.
Pour assurer le succs d'une telle dmarche, nous expliquerons les divers lments du
contenu d'un cahier des charges, nous prsenterons les diffrentes tapes franchir dans
son laboration, nous dterminerons les critres d'valuation des offres de service et nous
identifierons les lments importants considrer pour finaliser une entente crite.
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Dfinition et objectifs d'un cahier des charges
Le cahier des charges se dfinit comme un acte, un document de rfrence qui permet
un dirigeant d'entreprise de prciser les conditions, les rgles et les exigences d'une
mission, d'une intervention, d'un travail accomplir ou d'une tche excuter par un
consultant en management, en vue de rsoudre un problme spcifique ou d'amliorer une
situation donne, tout en dterminant les rsultats attendus.
Le cahier des charges est une demande de service dtaille, labore de faon protger
les intrts du dirigeant d'entreprise et amliorer la qualit de l'offre prsente par le
consultant.
de prsenter les lments d'une entente pouvant lier les deux parties;
de dfinir les responsabilits et les rles respectifs des parties engages dans
l'intervention;
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Processus d'laboration d'un appel d'offres
L'laboration d'un appel d'offres pour la ralisation d'un projet ou d'un mandat
d'intervention dans une grande organisation est souvent considre comme un processus
long et pnible, aboutissant souvent un cahier des charges volumineux et complexe.
C'est l'inverse cependant qui se produit gnralement dans les PME. En effet, le dirigeant
de PME est souvent port agir rapidement dans l'identification du problme et dans le
choix du conseiller ngligeant de trancher les diffrentes tapes ncessaires pour raliser
un appel d'offres pratique et efficace. Il se contente souvent d'une rencontre informelle
avec le conseiller pour expliquer sa situation sans tre suffisamment prpar laissant ainsi
ce dernier l'avantage de diriger la ngociation. Le manque de rigueur dans l'laboration
d'un cahier des charges entrane un risque lev d'chec dans ses relations futures avec le
consultant et une grande insatisfaction.
Le tableau I qui suit prsente le processus que tout dirigeant de PME devrait suivre dans
l'laboration d'un appel d'offres de service pour obtenir l'intervention d'un consultant en
management.
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TABLEAU I
Processus pour llaboration dun appel doffres
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TABLEAU I (suite)
- Rencontrer avec un collaborateur les consultants qui ont prsent les deux ou
trois meilleures offres de service.
13 Choix final du - Clarifier les interrogatoires et faire complter leurs offres de service selon vos
fournisseur exigences.
- Vrifier leurs engagements et ngocier, si possible, le prix et le paiement des
factures.
- Vrifier les rfrences fournies et faire votre choix final.
- Insister pour obtenir une entente crite entre les deux parties afin dviter les
Signature de conflits possibles.
14 lentente - Utiliser les lments importants du modle dentente du tableau V en faisant
rfrence loffre de service soumise.
- Inscrire vos engagements respecter et ceux du consultant.
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TABLEAU II
3. Dfinition du problme.
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Modle d'un cahier des charges
L'efficacit d'un cahier des charges repose entirement sur la prcision des divers
lments de son contenu. Afin de vous aider rdiger un cahier des charges standard,
pratique et pertinent, nous vous prsentons un modle incluant des commentaires et
suggestions utiles en fonction du schma du contenu recommand au tableau II.
Il est important de faire ressortir les lments qui caractrisent la situation prsente
de l'entreprise : les rsultats obtenus en fonction des objectifs viss, les
changements survenus dans votre environnement interne ou externe, les difficults,
les menaces, les opportunits, vos forces, vos faiblesses afin de prsenter aux
consultants l'tat rel de la situation globale de l'entreprise ou d'une fonction
spcifique.
3. Dfinition du problme
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4. Objectifs viss par l'intervention
Il est important de prciser aux consultants les rsultats que vous attendez de leur
intervention. titre d'exemples, vous souhaitez obtenir un plan de marketing pour le
lancement d'un nouveau produit avec des objectifs de vente prcis; vous dsirez
implanter un systme de contrle de la qualit dans un dlai prcis et pour
l'obtention de rsultats spcifiques du taux de rejet. Plus les objectifs viss sont
quantifiables et les rsultats mesurables, plus vous serez satisfait de l'intervention
des consultants. Pour garantir le succs de l'intervention, il est essentiel de prciser
la nature du mandat d'intervention, les objectifs viss et les rsultats attendus.
Les rgles suivantes sont recommandes afin d'tablir une procdure standard pour
l'acquisition du cahier des charges :
5.1 Confidentialit
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5.3 Reprsentant du soumissionnaire
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Tous les cots de prparation des offres de service sont la charge
exclusive des soumissionnaires.
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5.9 Frais additionnels pour les offres de service
5.11 tapes
5.11.1 Calendrier
Date tape
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5.11.3 Dpt des offres de service
Les rgles suivantes visent uniformiser la prsentation des offres de service pour
en assurer un emploi simple et efficace et pour aider le soumissionnaire prparer
un document complet rencontrant les exigences du requrant.
7.1 Introduction
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7.5 Prsentation de l'quipe
7.6 Budget
Les annexes doivent comprendre les documents qui appuient les affirmations
concernant l'exprience pertinente du conseiller et de la socit-conseil
faites dans l'offre de service : curriculum vitae des conseillers, prsentation
de la socit-conseil, fiches de projets raliss dans le mme domaine
d'activits, et autres documents pertinents.
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TABLEAU III
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TABLEAU IV
Comprhension du mandat 15
Validit et pragmatisme de la 25
mthodologie et du plan de travail
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TABLEAU V
Le tableau V prsente les diffrents lments importants pouvant servir de modle dans la
ralisation d'une entente crite avec le soumissionnaire choisi.