FORMATION SUR LA

GESTION DE PROJET
& MS PROJECT
 Présentation
ése tat o rapide
ap de

… Jamal Achiq

… Consultant - Formateur sur le management de projet, MS Project, et EPM

… Certifications:
„ Management de projet : « PRINCE2, Praticien »
„ MS Project: “MCTS
MCTS - MS Project 2010, Managing Projects
Projects”
„ MS Project Server: “MCTS - MS Project Server 2007, Managing Projects”

… Formation: ENSAE de Paris, et MBA (CASS University, Londres)

… Expérience: management de projet, formation et conseil, banque, assurance

… Coordonnées:
† jamal.achiq@promact.ma
† 0522 87 4000/ 0669 777 615

2
 Contenu
Co te u de la formation
o at o ((1))

… V d’ensemble
Vue d’ bl sur lla gestion
i ded projet
j avec MS Project
P j 2007
2007:
† Définitions relatives aux projets
† Phases du management de projet
† Domaines de connaissances du management de projet
† Rôle de MS Project en tant qu’outil d’aide à la gestion de projet
… Création et paramétrage d’un projet
… Planification de projet avec MS Project 2007
† S i i ett hié
Saisie hiérarchisation
hi ti d des tâ
tâches
h
† Ordonnancement des tâches
† Accès aux informations sur les p
parties « Table » et « Ecran »

3
 Contenu
Co te u de la formation
o at o ((2))

† E é d
Entrée des ressources
† Affectation des ressources
† Planification des coûts
† Définition de dates spécifiques pour le projet
† Chemin critique du projet et marges des tâches
† Analyse de l’utilisation des ressources
† Définition de la planification initiale

4
 Déroulement
é oule e t de la formation
o at o

… Simulation de la gestion d’un projet avec MS Project

… Exercices pratiques
… Approche interactive: questions / réponses
… Documentation
… Horaire:
† 9h30 – 11h15
† 11h30 – 13h15
† 14H15 -16h00

5
6

Vue d’ensemble sur la gestion de

projet avec MS Project 2007
 Vue d’ensemble sur la gestion de projet
avec MS P
Project
j t 2007

… Définitions relatives aux projets

… Phases du management de projet
… D
Domaines
i d
de connaissances
i d
du management
g tdde projet
j t
… Rôle de MS Project en tant qu’outil d’aide à la gestion de
p j
projet

7
 Définition
é t o d’undu p
projet
ojet

Une définition:
Un projet est une séquence d’activités uniques, et reliées entre elles:
… Dont le but est d’atteindre
d atteindre un objectif déterminé.
déterminé
… À réaliser à l’intérieur d’un cadre temporel (délai),
… Dans la limite d’un budget
… En respectant des spécifications précises (périmètre, qualité).

Défi iti selon

Définition l lel PMI (Project
(P j t Management
M t Institute):
I tit t )
Un projet est une entreprise temporaire mise en œuvre en vue de créer
un produit, un service, ou un résultat unique.

8
 Programme
og a e et Portefeuille
o te eu lle de p
projets
ojets

Programme (Définition du PMI):

Un programme est un groupe de projets connexes dont le management est
coordonné afin d'en tirer des bénéfices et une maîtrise qui ne seraient pas
possibles en les traitant isolément.
isolément

Les projets d’un même programme ont un certain lien entre eux; par exemple:
† Objectifs complémentaires
† Échéance commune

Portefe ille (Définition du

Portefeuille d PMI):
… Un portefeuille est un ensemble de projets ou de programmes (ainsi
que d'autres travaux) qui sont regroupés pour faciliter leur
management dans la poursuite d
d'objectifs
objectifs stratégiques de ll'entreprise
entreprise.
… Les projets ou programmes du portefeuille ne sont pas nécessairement
interdépendants ni en relation directe

9
 Qu’est-ce que le management de projet?

Définition selon le PMI (Project Management Institute):

… Le management de projet est l’application de connaissances,
compétences, outils et techniques aux activités d’un projet afin
d’en
d en respecter les exigences
… Les processus de management de projet sont groupés en :
initiation, planification, exécution, surveillance et maîtrise, et
clôture.

Autre définition (Wysocki)

L managementt d
Le de projet:
j t
… Consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects
d'un projet,
… Pour atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et
les spécifications prédéfinies (paramètres du projet)

10
 Phases du management
g de p
projet
j

Planification
Exécution
initiale

Surveillance
Initiation Replanification
p f
& maîtrise
î i

Clôture

11
 Charte du projet: Un modèle
(Ph
(Phase d’initiation)
d’i iti ti )
N° du projet
N Nom du projet Chef de projet
Contexte du projet: Description de l’opportunité ou du problème / Justification du projet : Objectifs
d’impact
But: Résultat final du projet (livrable final) : Objectif de réalisation

Exigences du produit (ou service, résultat): normes, spécifications, caractéristiques et fonctionnalités

du produit qui résultera du projet
Estimations de coûts : 1ères estimations sommaires de coûts

Estimations de délais: 1ères estimations sommaires de délais

Organisation du projet:
Client: destinataire du résultat du projet
Sponsor ou promoteur du projet: personne ayant un pouvoir de décision
décision, et la capacité de débloquer des situations
qui dépassent le chef de projet
Chef de projet: responsable de la réalisation des objectifs du projet
Équipe du projet: membres déjà identifiés
Autres parties prenantes: Parties ayant un intérêt dans la réalisation du projet. Parties affectées par, ou ayant une
influence sur,
sur le projet

Hypothèses, contraintes et risques :

Approche de management de projet: méthodes, outils, processus, canevas à utiliser pour le

management
g du projet
p j

12
 Importance d’une bonne planification
(Impact sur les coûts,
coûts les délais
délais, et le volume de travail)

Une bonne planification permet:

permet
• D’anticiper et de traiter les problèmes et les risques
• Afin que le projet soit réalisé dans le respect des contraintes

Difficultés

Mauvaise
planification
Bonne
planification
l f

Durée du projet

13
 Étapes
tapes de la pla
planification
cat o dd’un
u pprojet
ojet

Définition du contenu du projet

p j
(Énoncé du contenu)

Structure de découpage
p g du projet
p j (SDP)
( )

Estimations des Ordonnancement Estimation des

d é
durées d tâches
des tâ h ressources

Estimation des coûts

Optimisation du planning

Validation du planning

Diff i du
Diffusion d planning
l i et enregistrement
i d’
d’une référence
éfé
14
 Ordonnancement des tâches:
Défi iti
Définition

… Ordonnancement (séquencement, jalonnement):

† Description des dépendances logiques entre les tâches

† Seules les dépendances
p obligatoires
g sont p
prises en compte
p
† Les choix personnels ou les contraintes particulières (Ex: non
disponibilité des ressources) ne sont pas pris en considération

15
 Ordonnancement des tâches:
E
Exemple
l

Méthodes:
Méth d
La plus utilisée: méthode des antécédents (activités sur nœuds)

A D

Début C Fin

B E

Résultat:
Diagramme en réseau du projet:
MPM / PERT (Program Evaluation and Review Technique)

16
 Les
es 4 types de lliens
e seentre
t e les tâc
tâches
es

Fin à
Début

Début à
Début

Fin à Fin

Début à
Fin

… Les liens peuvent comprendre des retards ou avances :

† Absolus (Exemple: + ou – 5 jours)
† Relatifs ((Exemple:
p + ou – 25%))

17
 Ordonnancement des tâches
Utili ti
Utilisations

P
Parmi
i les
l utilisations:
ili i

1
1. Vue générale sur les interdépendances des activités du projet
2. Calcul de la durée et de la date de fin du projet
3
3. Calcul des dates de début et de fin de chaque tâche (utile pour
les affectations de ressources)
4. Calcul des marges des tâches
5. Détermination du chemin et des tâches critiques

18
 Exemple:
3 Marges
3- M
D Tôt F Tôt

Marge Totale= F Tard – F Tôt

ID (MARGE) Durée
Marge libre = Min(D Tôt des successeurs) – F Tôt (tâche) – 1

D Tard F Tard

2 4 5 9
B 0 3 D 0 5
2 4 5 9
1 1 10 12
A 0 1 F 0 3
1 1 10 12
2 3 4 5
C 1 2 E 4 2
3 4 8 9
19
 Marges
Ma ges des tâc
tâches
es

M
Marge d’une
d’ tâche
tâ h ((ou marge ttotale):
t l )
… Retard maximum qu’on peut tolérer sur sa date de fin au plus tôt sans
retarder la fin du projet
… Marge= fin au plus tard – fin au plus tôt
… Évolue avec les mises à jour du projet

Marge libre d’une tâche:

… Retard maximum qu’on
qu on peut tolérer sur sa date de fin au plus tôt sans
retarder la date de début au plus tôt de l’un de ses successeurs
… Marge libre = début au plus tôt (successeurs) – fin au plus tôt (tâche)
… É
Évolue avec les mises à jour du projet

20
 Chemin
C e ccritique
t que du p
projet
ojet

Ch i critique
Chemin ii (C
(Critical
i i l Path):
P h)
… Chemin le plus long du projet
… Série d
d’activités
activités qui détermine la durée du projet
… Série d’activités dont la marge est nulle
… Série d
d’activités
activités dont le « début au plus tôt » et le « début au
plus tard » sont les mêmes

Tâches critiques:
… Tâches du chemin critique
… Exigent une attention particulière, car tout retard sur l’une
d’elles repousse la date de fin de projet

21
 Relation
elat o : Durée
u ée / Travail
ava l

… R l i ffondamentale:
Relation d l
Travail = Durée * Nombre d’unités de ressources

… Unités de mesure:
† Durée: J (Jour ouvré)
† Travail: JH ou HJ (Jour Homme)

22
 Démarche de surveillance & maîtrise
L processus d
Le de ré-estimation
é ti ti
Planning de référence
Tâche
T01
T02
T03
T04
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

réalisations
T05
T06
T07
T08
T09
T10
T11
T12
T13
T14

estimations reste à faire

T15
T16
T17
T18
T19
T20

Mesure des écarts

Nouvelles prévisions
Tâche 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

T01
T02
T03
T04
T05
T06

Plan
T07
T08
T09
T10
T11
T12
T13

d’actions
T14
T15
T16
T17
T18
T19

Planning mis à jour

T20

23
 Informations à suivre dans les rapports

Variables clés à suivre:

… % d’achèvement des activités et du projet
… Délais d’exécutions (durées)
… D t
Dates
… Travail des ressources humaines
… Utilisation des ressources matérielles
… C û
Coûts

Types d’informations à inclure dans les rapports:

… Planifié
… Réalisé
… Restant
… Révisé; ou MAJ
… Écart

24
 Types de rapports

Types selon la période couverte:

… Rapport de la période en cours
† Concerne la période la plus récente
† Fournit des informations sur l’exécution du projet pendant cette période
… Rapport cumulatif
† Contient des informations sur l’exécution de projet depuis le début
† Permet d’informer sur l’évolution du projet depuis son démarrage

Types selon le niveau de détail des informations

… Rapports détaillés: destinés essentiellement à l’équipe du projet
… Rapports synthétiques
† Résumé sur l’ensemble des variables clés
† Utilisés comme tableau de bord pour la Direction

Forme du rapport
… Tableau
… graphique

25
 Exemple de rapport synthétique
(St ti ti
(Statistiques sur lle projet)
j t)

Planifié Réalisé Restant Révisé Écart

(planifié – révisé)
% d’achèvement (Réalisé)

Date début -
Date fin -
Durées

Coûts

Travail des ressources

26
 Exemple de rapport des délais

Livrables Date de fin Date de Écart réel Date de Écart anticipé

Planifiée fin réelle (planifié – réel) fin révisée (planifié – révisé)

27
 Exemple de rapport des coûts

Activité Budget (Coût Réalisé Restant Coût total Écart Prix de Marge (prix
de revient (coût prévu (réalisé (budget - vente de vente –
planifié) engagé) + restant) coût total) coût total)

28
Exemple de rapport de coûts
(MS Project)

29
 Outil graphique de suivi:
Di
Diagramme de
d Gantt
G tt CComparatif
tif

N° Nom de la tâche
Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre
1 CONSTRUCTION 27%
2 Déb t d
Début des ttravaux 03/04
3 Terrassement 100%
4 Assainissement 100%
5 Gros œuvres 27%
6 Fondations 100%
7 Elé i
Elévations 17%
8 Dalles & poutres 0%
9 Murs & cloisons 0%
10 Enduit 0%
11 GO achevés 24/08
12 El
Electricité
i ié 0%
13 Menuiserie 0%
14 Plomberie 0%
15 Peinture 0%
16 Peinture externe 0%
1
17 P i
Peinture iinterne 0%
18 Réception 14/09

30
Domaines de connaissance du management de
projet
j t (selon
( l PMI)

Intégration (approche intégrée

intégrée, management général
général, coordination)

Base Accompagnement

Contenu (périmètre) Qualité

Coûts Ressources humaines

Délais Risques
q

Communications

Approvisionnements

31
 Importance d’une approche intégrée
( té i
(systémique)
)

L’ignorance des effets et feed-backs à long terme, peut conduire à des conséquences
i tt d
inattendues

32
 Acteurs
cteu s d
d’un
u pprojet
ojet

Comité de Pilotage (yc Client ou Sponsor)

Bureau de projet Direction de Projet

(Project Office)

Chef de Projet

Participants externes
Participants internes (Sous-traitant, partenaire)

Équipe de projet

33
 Exigences
ge ces du management
a age e t de p
projet
ojet

Dirigeants/ • Priorisation du portefeuille de projets

Managers • Suivi de l’avancement et de la performance

• Satisfaction des exigences de qualité, de coûts, et de délais

Chefs de projets • Coordination entre les différents acteurs du projet
• Amélioration du management et de la performance des projets

• Réalisation et suivi des tâches affectées

Participants • Collaboration avec les autres acteurs du projet

La complexité croissante des projets, et les exigences de leur

gestion nécessitent l’utilisation d’outils d’aide appropriés
34
 Rôle de MS Project en tant qu’outil
d’ id à lla gestion
d’aide ti d de projet
j t

Outil de gestion
… Aide à la gestion des délais

… Aide à la gestion des coûts

… Aide à la gestion des ressources

… Aide à la gestion des achats

Outil d’analyse et d’aide à la prise de décision

… Aide à l’analyse de la performance

… Aide à l’analyse de scénarios

Outil de communication
O
… Aide à la gestion de la communication

35
 Gestion des délais
à l’aide
l’ id dde MS P
Project
j t
… Calculer automatiquement les dates de début et de fin des tâches et du projet
† Quelles sont les dates de fin du projet et de chacune de ses tâches?

† Quelle est la date limite de démarrage du projet (pour respecter

l échéance)?
l’échéance)?
… Identifier rapidement le chemin critique
† Quelles sont les tâches critiques qu’il faut surveiller étroitement?

… Calculer les marges des tâches

† Quelles sont les tâches qui peuvent être retardées (et de combien) sans
repousser l’échéance du projet?
… Vérifier si le projet se déroule dans respect des délais
† Le projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning?

… Avertir en cas de risque de dépassement des échéances

† Quelles sont les tâches ou les phases qui risquent de dépasser leur échéance?

… Mesurer et analyser les écarts de durées: planification / réalisation

† Quelle est le niveau de l’avance ou du retard par rapport au planning, et
quelle en est la conséquence sur la suite du projet?

36
 Gestion des coûts
à l’
l’aide
id dde MS P
Project
j t

… Calculer
C l l lle coût
û ddes tâches
â h et dde l’
l’ensemble
bl ddu projet
j
† Quel est le coût estimé (budget) du projet?

… Tracer automatiquement la courbe des coûts cumulés (courbe en S)

† Quelle est la répartition, dans le temps, des coûts du projet?

… Vérifier si le projet se déroule dans respect du budget

† Quelles sont les tâches dont le coût réel dépasse le budget?

… Mesurer les coûts de réalisation et les comparer à ceux planifiés

† Quel est le pourcentage du budget dépensé à ce jour?

† Quel est le niveau de dépassement ou d’économie par rapport au coût

planifié?

37
 Gestion des ressources
à l’
l’aide
id dde MS P
Project
j t

… C l l le
Calculer l niveau
i de
d disponibilité
di ibilité ett d’
d’utilisation
tili ti d des ressources
† Quelle est la disponibilité des ressources au cours des 6 ou 12 prochains mois, en tenant
compte de leurs engagements dans l’ensemble des projets de l’entreprise?
† Quel est le taux d’utilisation des ressources?
Q
… Vérifier si les ressources disponibles sont suffisantes pour réaliser le projet
† Les ressources disponibles peuvent-elles réaliser le projet dans le respect des contraintes?
† Quel ressource (ou
Q ( type
yp de ressource)) est indisponible,
p , et q
quand l’est-elle?
… Identifier les sur-utilisations des ressources
† Les ressources affectées au projet sont-elles sur-utilisées; quand le sont-elles, et à quel
degré?
… Re-planifier automatiquement le projet pour résoudre les sur-utilsations

… Suivre le travail des ressources par tâches et par période de temps (feuille de
temps))
† Quel est le volume de travail, par jour (semaine, mois), passé par chaque ressource sur
chacune des tâches?

38
 Gestion de la communication
à l’
l’aide
id dde MS P
Project
j t

… Imprimer et utiliser des graphiques pour communiquer des vues

d’ensemble du projet

… Imprimer et communiquer des rapports et des tableaux sur le projet

… Concevoir des affichages personnalisés pour répondre à des besoins

spécifiques de communications

… Diffuser efficacement l’information aux acteurs du projet (en

particulier, à l’aide de la solution EPM: Project Server et Web Access)

39
 Gestion des achats
à l’
l’aide
id dde MS P
Project
j t

… É
Établir des prévisions d’acquisition de biens et services

† Quand aura
aura-t-on
t on besoin d’acquérir
d acquérir des biens ou services
services, en quelles
quantités, et quel en sera le coût?

† Quand aura-t-on besoin de la location de matériel

é ou outillage, et
combien cela coûtera-t-il?

40
 Simulation et analyse de scénarios
à ll’aide
aide de MS Project

… Comparer plusieurs
C l i scénarios
é i d de réalisation
é li ti d du projet
j t pour en choisir
h i i
le plus approprié:

† Quels sont les coûts et les délais correspondant aux différents

scénarios envisagés?
† Quel est le scénario qui minimise la durée du projet? (Choix si le
délai de livraison est prioritaire)
p )
† Quel est le scénario qui minimise le coût du projet? (Choix si le
coût de réalisation est prioritaire)
† Quelles actions effectuer pour éviter le risque de retard? (Ex.
ajouter
j t d des ressources, renégocier
é i lles dél
délais)
i )
† Quelles actions effectuer pour éviter un dépassement du budget?
(Ex. remplacer des ressources chères par d’autres moins
coûteuses)

41
 Analyse de la performance du projet
à ll’aide
aide de MS Project

… Calculer des indicateurs de performance du projet:

† Le projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning, et
de combien l’est-il?
† Le projet est
est-t-il
t il en dépassement par rapport au coût budgété, et de
combien l’est-il?

… Effectuer des pprojections

j de coût (à
( l’achèvement du pprojet)
j ) en tenant
compte de la performance constatée
† Si la suite du projet se déroule selon la performance passée, quelle
serait le coût à l’achèvement du projet?

… Représenter graphiquement les écarts de coûts et de délais au cours de

la réalisation du projet
† En
E quelles
ll périodes
é i d lle projet
j t était-il
ét it il le
l plus
l en écart
é t par rapportt au
planning?

42
 Famille
a lle Project
oject

… Outil de pilotage de projet autonome (monoposte):

Microsoft Office Project Standard
((Ou Microsoft Office Project
j Professionnel))

… Solution EPM: Entreprise Project Management

† Mi
Microsoft
f Office
Offi Project
P j Professionnel
P f i l
† Microsoft Office Project Server
† Microsoft Office PWA

43