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 PRÉAMBULE

Trouver son prestataire ERP-GPAO

La mise en place d’une solution ERP est avant tout un projet global pour une
entreprise. Cette démarche nécessite de suivre un processus bien défini qui se
décompose en plusieurs étapes dont la première consiste à bien sélectionner
son futur partenaire ! La solution utilisée servira de socle, garantira l’unicité et
l’uniformité des informations. Elle se doit donc d’être choisie avec réflexion,
d’impliquer les collaborateurs et d’allouer les bonnes ressources aussi bien
humaines que financières. Comme en recrutement, voici quelques pistes pour
bien sélectionner vos candidats, conduire vos entretiens et construire une grille
d’analyse comparative qui guidera votre choix.

EBOOK : Bien choisir son prestataire ERP-GPAO

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 3 OUTILS DE RECHERCHE

Plusieurs médias complémentaires sont magazine »... proposent régulièrement des

envisageables pour sélectionner vos informations sur les solutions logicielles sous
prestataires : la forme d’articles, de dossiers, d’annuaires
ou bien en format Hors-série. Vous pouvez
1. Le Web également consulter la presse dédiée aux
Nouvelles Technologies et au numérique.
Pour vous faire une première idée de
l’offre disponible dans le domaine de l’ERP,
commencez par faire une recherche sur
Internet. Ce média va vous permettre de
3. Le Bouche à Oreille
Comme en communication, le média le
découvrir la multitude d’offres disponibles
plus juste et le plus pertinent reste encore
dans le domaine et de dresser une première
le Bouche à Oreille. Quoi de mieux que de
liste de solutions potentielles susceptibles de
profiter de l’expérience d’un collaborateur,
répondre à vos attentes suivant les critères
d’un fournisseur, d’un client, d’un prestataire
que vous jugez primordiaux : spécialiste dans
ou encore d’un confrère pour obtenir des
votre métier, proximité géographique, éditeur
informations tangibles et impartiales sur un
et intégrateur, couverture fonctionnelle,
éditeur ou une solution.
références clients, expérience et solidité
financière, niveau d’accompagnement...
Vous pouvez également effectuer une pré-
sélection en lançant un appel d’offre ou une
Cet outil vous donnera un premier aperçu
consultation mais attention à ne pas vous
mais vous devrez toutefois décrypter le
noyer sous le flot de réponses… En plus
potentiel de l’éditeur sans pour autant vous
d’une première consultation via les médias,
fier à son argumentaire commercial. Soyez
n’hésitez pas à assister aux événements
également vigilant si vous consultez des
liés au monde de l’ERP tels que les salons,
« sites comparatifs » ou des « avis clients »
conférences, webinaires...
car le plus souvent, ils sont gérés ou rédigés

par des sociétés à des fins commerciales et
les informations présentées ne sont ni à jour,
ni validées par les éditeurs.
2. La Presse spécialisée
En second lieu, il peut être pertinent de
feuilleter la presse spécialisée de votre
secteur d’activité. Des titres comme
« Entreprendre », « L’Usine nouvelle »,
« Le magazine de la production », « Tôlerie
!
C onseils
Inutile de consulter 10 prestataires… le choix
sera d’autant plus difficile et vous ne saurez
plus comment comparer les offres. Pour
la consultation, choisissez 5 entreprises
susceptibles de répondre à votre projet et
transmettez leur votre cahier des charges.
Sélectionnez ensuite 2 ou 3 d’entre elles pour
la suite du projet et les démonstrations.

EBOOK : Bien choisir son prestataire ERP-GPAO

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 INTÉGRATEUR OU ÉDITEUR/INTÉGRATEUR ?

Deux options se présentent à vous pour
affiner le choix de votre futur prestataire
ERP-GPAO :
• Faire appel à un intégrateur qui assurera
le déploiement et la formation et qui
fera l’intermédiaire entre vous et l’éditeur
(concepteur et développeur du logiciel).
• Choisir un éditeur-intégrateur à savoir
un interlocuteur unique qui gèrera votre
projet de A à Z et qui vous accompagnera
dans la durée (conseils, audits,
déploiement, formations, support…).
Quelque soit votre choix, gardez toujours en
tête qu’un ERP n’est pas un « simple logiciel »
et qu’il nécessite, de son déploiement à
son utilisation, des relations soutenues,
suivies et durables. Plus qu’un prestataire,
votre interlocuteur doit devenir un véritable
partenaire et vous allouer de la disponibilité
et du professionnalisme afin que vous
puissiez établir ensemble une relation de
confiance pérenne.

Si vous optez pour un intégrateur

indépendant, veillez à bien vérifier sa
parfaite connaissance et maîtrise de la
solution qu’il préconise. Assurez-vous qu’il
pourra répondre parfaitement à l’ensemble
de vos demandes et veillez à expliciter qu’il
se chargera bien de la partie support, ce qui
vous évitera quelques déconvenues !

En faisant le choix d’un éditeur-intégrateur,

vous gagnerez indéniablement en
expertise, en réactivité et par conséquent
en efficacité. L’éditeur-intégrateur sera
en mesure de répondre à l’ensemble de
vos attentes en terme de fonctionnalités,
d’accompagnement et de services.
L’implémentation sera donc plus simple,
plus rapide, puisqu’il dispose d’une parfaite
connaissance du produit. D’autre part, vous
disposerez également d’une meilleure
information sur les évolutions du produit et
d’un meilleur suivi de vos retours au support
qui contiendra une plus vaste base de
connaissances.
EBOOK : Bien choisir son prestataire ERP-GPAO

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 CADRE DE RÉPONSE
Pour préparer comme il se doit votre
comparatif des logiciels et de leurs
fonctionnalités, nous vous conseillons de
transmettre votre cahier des charges et
de dresser un listing complet ou « cadre
de réponse » des informations attendues.
Ainsi, les prestataires n’omettront pas de
vous transmettre les informations que vous
attendez et cela facilitera grandement votre
comparatif !
n° 1 : Présentation générale
Chaque éditeur devra vous transmettre une
présentation détaillée de sa structure et un
tableau de bord contenant : son effectif,
des dates & chiffres clés... Vous devez vous
assurer de la fiabilité de l’éditeur (situation
financière saine) car votre solution devra être
pérenne dans le temps (un ERP est utilisé en
moyenne une dizaine d’années).
n° 2 : Présentation du produit
Les intégrateurs proposent parfois un panel de
solutions, c’est pourquoi ils devront vous fournir
les caractéristiques techniques de chacune
d’entre elles : langage, environnement,
fonctionnalités, nombre d’utilisateurs moyen,
configuration & compatibilité matérielle...
Si votre société dispose d’un Service
Informatique, vous pourrez étoffer le cadre
technique attendu ou exigé en demandant
au fournisseur des précisions sur la base de
données utilisée, l’accessibilité web, la sécurité
ou encore la gestion des droits d’accès...
n° 3 : Présentation des services
Le choix de votre ERP ne s’arrête pas
EBOOK : Bien choisir son prestataire ERP-GPAO
à la solution à proprement parler mais
s’étend à d’autres périmètres tels que la
documentation, la fréquence de mise à
jour, le support, la hotline, la formation
et au coût engendré par ses prestations
complémentaires et indispensables au bon
fonctionnement du produit et au confort des
utilisateurs. La disponibilité et la réactivité
du prestataire sont également à prendre en
compte dans votre choix et le prestataire
doit pouvoir s’engager sur ces points.
Vous pouvez également interroger les
éditeurs sur leurs projets de développement
(roadmap) afin de vous faire une idée de leur
vision et de leurs orientations stratégiques
ou technologiques à court et moyen termes.
n° 4 : Organisation & méthodologie
Veillez à demander aux prestataires si ceux-ci
disposent d’une méthodologie, notamment
pour la phase d’intégration/de déploiement :
conseils, documentation, planning...
n° 5 : Références clients
N’hésitez pas à demander des références
clients en particulier dans le même secteur
d’activité que le vôtre. Vous pourrez, au
besoin, entrer en contact avec ces sociétés
afin qu’elles vous communiquent leur
expérience, leur témoignage.
n° 6 : Date butoir
Afin que la consultation soit équitable, vous
devez donner à chacun des prestataires une
date limite de remise de l’offre. Un délai d’un
mois paraît raisonnable.
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 PLACE AUX DÉMONSTRATIONS !
Grâce à votre consultation, vous disposez
maintenant d’une présélection ou short
list de prestataires (2 ou 3 maximum)
répondant à bon nombre des besoins
exprimés dans votre cahier des charges. Il
est plus que temps pour vous de découvrir à
quoi ressemble leur solution ERP !
Une démonstration est incontournable à ce
stade notamment parce qu’elle permet de
juger des éléments invisibles sur le papier
tels que l’ergonomie, la convivialité ou
encore le mode de navigation de l’interface.
Avec quelques données pertinentes
transmises aux prestataires, vous devriez
obtenir une démonstration avec un jeu
d’essai qui présente les principaux processus
de gestion de votre entreprise.
Un jeu d’essai, qu’est-ce que c’est ?
Un jeu d’essai, ou POC pour « Proof Of
Concept », consiste à fournir à l’éditeur d’un
logiciel un scénario opérationnel ou flux
EBOOK : Bien choisir son prestataire ERP-GPAO
organisationnel qui lui permettra de vous
prouver/montrer concrètement comment
répond son ERP à vos besoins.
En effet, une simple démonstration
généraliste ne suffit pas : vous devez pouvoir
vous projeter avec un exemple réaliste et
pragmatique qui vous permettra de faire le
bon choix.
Implication de l’équipe projet
N’hésitez pas à convier l’équipe projet et/ou
les utilisateurs du service concerné par le jeu
d’essai afin que chacun puisse exposer ses
problématiques et formuler un avis pertinent
sur les démonstrations.
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 GRILLE D’ÉVALUATION

Vous trouverez ci-dessous une première trame de grille d’évaluation avec les critères
récurrents à prendre en compte lors du choix de votre solution ERP : la solidité du prestataire,
l’adéquation de la solution, la qualité de services, l’organisation du planning et le budget.

CRITÈRES D’ÉVALUATIONS NOTE

Le prestataire / 10 pts
› Taille, effectif, historique, service support et R&D... (4 pts)
› Pérennité financière, développement, croissance (4 pts)
› Références clients (2 pts)

Le produit / La solution / 40 pts

› Réponse aux besoins formulés dans le cahier des charges (20 pts)
› Modularité & évolutivité des fonctionnalités (8 pts)
› Flexibilité, ergonomie, capacité de personnalisation (4 pts)
› Technologie, langage, mises à jour (4 pts)
› Ouvertures, interopérabilité avec d’autres solutions (4 pts)

Les services / 15 pts

› Support / Hotline : réactivité, disponibilité, outils... (5 pts)
› Formation : certifications/agréments, documentation, pédagogie... (5 pts)
› Qualité des consultants : conseils, organisation, méthodologie... (5 pts)

Le calendrier / 5 pts
› Rétroplanning envisagé et échéances du projet (5 pts)

Budget & tarifs / 30 pts

› La solution : licences, mises à jour, maintenance, paramétrages... (20 pts)
› Les prestations : tarif journalier, développements spécifiques, formations... (5 pts)
› Les modules ou applications complémentaires (5 pts)

TOTAL / 100 pts

Chacun des critères énoncés pourra être pondéré suivant l’importance que vous souhaitez lui
accorder. Cette grille vous permettra cependant de juger l’ensemble des prestataires sur une
base commune méthodique, raisonnée et objective.
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 CONCLUSION

Pour conclure, sachez qu’il n’existe pas de recette miracle pour bien choisir son prestataire
ERP. Nous sommes toutefois convaincus que ces premiers éléments méthodologiques vous
aideront à vous poser les bonnes questions et à vous éviter quelques écueils...

Gardez en mémoire que la durée moyenne d’utilisation d’un ERP étant d’une dizaine d’années,
vous devez bien préparer votre projet en amont et surtout le faire vivre... C’est à dire vous
assurer que votre solution est toujours à la pointe de la technologie, en adéquation avec vos
besoins métiers et que ses utilisateurs sont aguerris.

Il ne vous reste plus qu’à vous lancer !

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