Politique comptable internationale

Ecritures au journal
Version n° 1
Date de publication : 20 décembre 2011
1. TABLE DES MATIERES
Référence n° Sujet
1. Table des matières
2. Vue d’ensemble
3. Domaine d’application
4. Portée & définition
5. Politiques
5.1 Types d’écritures au journal
5.2 Règles générales sur les écritures ou les corrections de journal
5.3 Documents de référence requis pour tous les types d’écritures au journal
5.4 Stockage des écritures au journal
5.5 Approbation de tous les types d’écritures au journal
5.6 Suivi

2. VUE D’ENSEMBLE
2.1. Ce document vous guidera dans les conditions minimum requises, comme la définition de la documentation
et des niveaux d’approbation adéquats pour tous les types d’écritures au journal.
2.2. Pour toutes questions concernant cette politique ou sur sa mise en place, veuillez contacter
accounting@psi.org.

3. DOMAINE D’APPLICATION
3.1. Cette politique prendra effet à partir du 1er janvier 2012.
3.2. Cette politique est obligatoire pour toutes les plates-formes et bureaux de PSI qui figurent dans les états
financiers consolidés.

4. PORTEE & DEFINITION

4.1. Cette politique s’applique à toute écriture au journal général original ou à toute correction au journal (que
celle-ci soit faite via une écriture au journal général ou directement par un module de grand livre auxiliaire).
4.2. Une écriture au journal est par définition l’enregistrement des transactions effectué directement dans le
module du journal général. Un module de grand livre auxiliaire est un journal subsidiaire spécialisé qui
fournit des transactions au journal général. On peut citer comme exemple de module de grand livre auxiliaire
les comptes créditeurs.

5. POLITIQUES
5.1. :: Types d’écritures au journal concernées par cette politique
5.1.1. Ecritures au journal général
Les écritures au journal général sont par définition les écritures effectuées directement dans le
module du journal général, comme par exemple mettre en place une réserve ou enregistrer
un engagement.
5.1.2. Corrections au journal général

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Les corrections au journal général sont par définition les écritures effectuées directement dans
le module du journal général qui viennent modifier une transaction originale ou corriger
un solde, par exemple corriger les dépenses qui ont été imputées à un projet erroné.
5.1.3. Corrections au grand livre auxiliaire
Les corrections au grand livre auxiliaire sont par définition les écritures effectuées dans un
module du grand livre auxiliaire pour modifier une transaction originale, par exemple faire
entrer un reçu AP dans le module AP pour corriger une erreur dans la codification.
5.2. :: Règles générales des écritures ou corrections au journal
5.2.1. Les écritures au journal doivent être appuyées par des preuves documentées. Voir section
5.3 pour les détails spécifiques.
5.2.2. Les écritures au journal doivent être approuvées selon les règles. Voir section 5.5 pour les
détails spécifiques.
5.2.3. Les écritures au journal doivent être effectuées dans les délais pour garantir l’exactitude
des informations financières.

5.3. Documents de référence requis pour tous les types d’écritures au journal

5.3.1 Des documents de référence doivent être ajoutés aux écritures au journal pour tous les types d’écritures
avant d’afficher les écritures dans Lawson ou QuickBooks.
Comme exemples de documents de référence, on peut citer les factures originales, les relevés
bancaires et les échéances d’amortissement. Les documents de référence doivent pouvoir être
suivis clairement et reliés à l’écriture au journal.
5.3.1.1. Si les documents de référence en soi ne suffisent pas pour justifier clairement l’écriture de
journal, une courte explication par écrit doit être jointe à cette entrée. Cette explication
écrite doit venir justifier en détail l’écriture au journal et dire également en quoi les
documents de référence sont liés à l’entrée en question. Une explication par écrit seule ne
constitue cependant pas un document d’appui suffisant.
Une explication de  «  recodage  » n’est PAS une preuve suffisante et ne sera pas acceptée
comme document de référence suffisant.
5.3.2. Pour les corrections dans tous les grands livres auxiliaires (ex : modules AP et AR), un
carnet/classeur ou autre système de classement qui permet les écritures de correction doit être mis
en place pour les écritures de correction (électroniquement si souhaité)
5.3.2.1. Parmi les documents de référence, on trouvera :
(A) un numéro de transaction d’origine de QuickBooks ou Lawson (ou un autre identifiant
qui lie le document de référence à la fois à la transaction d’origine et de correction)
(B) la raison de cette correction
(C) l’approbation pour procéder à cette correction
(D) toute preuve d’appui à cette correction (ex : facture AP, AR, etc.)

5.4. :: Stockage des écritures au journal

5.4.1. Les écritures imprimées sur papier doivent, au minimum, être entreposées dans un lieu central sur
le terrain pour un accès facile et rapide durant un audit

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5.4.2. Pour les lieux qui le peuvent, il est recommandé que toutes les écritures au journal et les
documents d’appui soient sauvegardés électroniquement dans un lieu central et avec une manière
de nommer les fichiers uniforme pour garantir un accès facile aux documents.

5.5. :: Approbation pour tous les types d’écritures au journal

5.5.1. Un document de référence doit être joint à l’écriture au journal avant approbation et l’entrée doit
être approuvée
5.5.1.1. Les approbations doivent se faire avec une signature électronique, ou à défaut, être
accompagnées d’une signature à la main sur l’écriture au journal elle-même.
5.5.1.2. L’approbation de l’écriture doit se faire avant l’affichage de celle-ci
5.5.1.3. La personne qui approuve doit vérifier que l’écriture convient, qu’elle est exacte et que les
documents d’appui sont faciles à suivre et complets. Voir section 5.3 de ce document
pour une définition de ce qui constitue un document d’appui adéquat.
5.5.2. Le directeur financier de la plate-forme est la personne désignée pour approuver toutes les
écritures au journal à l’exception :
5.5.2.1. d’écritures au journal que le directeur financier a préparées lui-même (auquel cas le CR
est la personne désignée pour approuver)
5.5.2.2. d’écritures au journal qui demandent une approbation supplémentaire comme indiqué
dans le tableau ci-dessous
5.5.2.3. un remplaçant doit être nommé en cas d’absence du directeur financier
5.5.3. Diviser intentionnellement les écritures au journal en plus petites écritures
pour éviter d’attendre l’approbation requise est un contournement de la
politique et n’est pas autorisé.

Tableau des écritures au journal demandant une approbation supplémentaire

Approbation requise
Type d’écriture au Total ≥ Total ≥ Total < 1 Total ≥ 1 Tout Écriture au
Écriture au
journal 25 000 $ 50 000 $ M$ M$ montant journal venant
journal venant
de PSI
du terrain
Washington
Écriture au journal
venant corriger les Contrôleur de
dépenses imputées au X CR 2, 3 gestion de PSI
mauvais bailleur de Washington
fonds
Écriture au journal
venant corriger les
Contrôleur de
dépenses imputées au
X CR 2, 3 gestion de PSI
bon bailleur de fonds,
Washington
mais à la mauvaise
activité
Assistant de
Directeur
contrôleur de
X financier de la
gestion de PSI
Écriture au grand plate-forme2
Washington
journal
Contrôleur de
X CR 2, 3 gestion de PSI
Washington
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Assistant de
Directeur
contrôleur de
X financier de la
gestion de PSI
Ecriture de correction plate-forme2
Washington
dans le grand journal
Contrôleur de
X CR 2, 3 gestion de PSI
Washington
Assistant de
Ecriture de correction Directeur
contrôleur de
dans le grand livre X financier de la
gestion de PSI
auxiliaire plate-forme2
Washington
Contrôleur de
X CR 2, 3 gestion de PSI
Washington
Toute entrée venant Contrôleur de Contrôleur de
ajuster ou corriger des X gestion de PSI gestion de PSI
actifs nets Washington Washington
1
Les écritures au journal d’inventaire ≥ 1 million de dollars peuvent être approuvées par l’assistant du contrôleur de gestion
2
Les écritures au journal effectuées pour enregistrer les ajustements d’audit ou pour tout imprévu doivent être enregistrées par le
département comptabilité de PSI Washington. Le directeur financier de la plate-forme ou le CR doit avertir PSI Washington de
toute écriture de journal de cette nature à accounting@psi.org.
3
Une copie de l’écriture au journal, ainsi que des exemplaires des documents d’appui doivent être aussi intégrés dans le rapport
mensuel envoyé à PSI Washington.

5.6. :: Suivi
5.6.1. Pour les écritures au journal venant de PSI Washington, les assistants de contrôleurs de gestion de
PSI Washington auront pour responsabilité de garantir que les écritures soient conformes à la
politique d’écriture au journal.
5.6.2. Pour les écritures au journal venant du terrain, le directeur financier de la plate-forme aura pour
responsabilité de garantir que les écritures soient conformes à la politique d’écritures au journal.
5.6.3. Le directeur financier de la plate-forme et le CR doivent intégrer des exemplaires de rapport
mensuel des écritures approuvées dans le journal, ainsi que des copies des documents de
référence pour les types d’écritures au journal suivantes :
(A) Toute écriture au journal enregistrée pour corriger les dépenses imputées à un mauvais bailleur
et qui totalisent 25 000 dollars ou plus
(B) Toute écriture au journal enregistrée pour corriger les dépenses imputées au bon bailleur, mais
sur la mauvaise activité et qui totalisent 50 000 dollars ou plus.
(C) Toute écriture au grand journal, toute entrée de correction dans le grand journal et toute entrée
de correction dans le grand livre auxiliaire pour un total de 1 millions de dollars ou plus.
Ne pas inclure des copies des exemplaires des écritures au journal indiquées ci-dessus ainsi que des
documents de référence conduira à abaisser la note du rapport mensuel de la plate-forme.
5.6.4. Le département comptabilité de PSI Washington testera chaque mois les registres de comptabilité
de chaque plate-forme pour vérifier leur conformité générale à cette politique.
La comptabilité internationale mènera un échantillonnage et des tests dans son processus d’audit de routine
pour vérifier leur conformité générale à cette politique.

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