Automatiser les tâches.

Une vraie libération pour

vos collaborateurs
L’automatisation n’implique aucunement de remplacer
le personnel humain par des logiciels. Il s’agit avant
tout d’optimiser les tâches répétitives afin de pouvoir se
concentrer sur les défis auxquels la technologie ne pourra
jamais remédier elle-même.

Proposé par
1 Tirer parti des avantages de l’automatisation
pour le personnel humain
La transformation numérique laisse libre cours au potentiel inexploité

Au cours des dernières décennies, Internet a permis de sous-

traiter les tâches financières manuelles (saisie de factures,
mise en correspondance des paiements et contrats, etc.) à
des professionnels spécialisés. Bien que cela ait constitué une
solution rentable au départ, les problèmes sous-jacents liés à
un manque d’automatisation n’ont pas pu être résolus, ce qui a
Il est fondamental que les membres d’une entreprise n’aient
pas à consacrer un temps trop conséquent aux tâches ma-
nuelles.

Chaque département d’une société est concerné. L’automatisa-

tion des flux de travail doit donc s’appliquer au service finan-
cier, mais également à celui des RH, des achats, des ventes, du
entraîné une augmentation des coûts et du nombre d’erreurs. marketing et à tous ceux qui interagissent avec lui.

Il est tout à fait compréhensible que certains individus redoutent Dans cet e-book, les directeurs financiers découvriront comment
que la main-d’œuvre ne finisse par être remplacée par des aborder cette évolution.
machines. Cependant, il est essentiel de se souvenir que l’auto-
matisation des processus ne débouchera pas sur la perte d’em-
plois. Elle permet surtout de travailler plus intelligemment, en
donnant la priorité aux activités qui sont synonymes de recettes
et d’opportunités de croissance.

Points Avantages de l’automatisation (salaires
plus élevés, satisfaction accrue des
évoqués dans employés, diminution des erreurs,
ce document traitement accéléré, meilleure précision
des rapports, etc.)
Attitude à adopter face à certaines Plan à suivre et à développer dans toute
situations (rejet, difficulté à établir des l’entreprise et estimation du succès des
objectifs clairs, frais dus aux technologies, initiatives prises en la matière
gestion des délais et risques d’échec)

Automatiser les tâches. Livrer la joie au personnel. 2

2 Le coût des tâches répétitives
Sans l’automatisation, les processus sont très coûteux

Les entreprises du quartile supérieur ne

consacrent que 3,66 $ par tranche de 1 000 $
aux opérations de comptabilité de base, contre
au moins 12,67 pour celles du quartile inférieur.
L’automatisation des flux de travail permet clai-
rement de faire des économies, même si vous
faites appel à des sous-traitants à l’étranger.

Selon le rapport 2016 Robotic Process Automa-

tion de Capgemini Consulting et Capgemini
Business, le coût des logiciels d’automatisation
—— APQC
peut n’équivaloir qu’au tiers du salaire versé à
ces mêmes sous-traitants, et à seulement un
Les Comme le prouve une étude menée par APQC, une organi- cinquième de celui d’un employé à temps plein.
inconvénients sation à but non lucratif spécialisée dans le benchmarking, un
nombre très élevé de services financiers confient des tâches
du papier rémunérées, mais au final peu efficaces, à de trop nombreuses
personnes. Sur un total de 755 entités interrogées, les entre-
prises du quartile inférieur consacrent au moins 12,67 $ par
700 $ tranche de 1 000 $ aux opérations de comptabilité de base,
par document papier contre seulement 3,66 $, voire moins, pour celles du quartile
égaré et 125 $ par supérieur.
document mal classé
Les premières sont dans l’obligation d’effectuer des dépenses
d’envergure pour ressaisir manuellement des données,
regrouper les informations associées aux comptes et gérer
70 % le grand livre comptable, alors qu’elles devraient idéalement
des entreprises investir dans l’automatisation et l’intelligence artificielle.
courent des risques
en cas de perte Même si certaines tâches sont sous-traitées dans des pays

importante de leurs où la main-d’œuvre est moins coûteuse, cela ne résout pas le

Coût d’un employé Coût d’un Coût d’un logiciel
documents papier problème des erreurs. En réalité, dans de nombreux cas, cela
sous-traitant d’automatisation
empire même les choses.

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3 Comment l’automatisation permet d’exploiter au
mieux la main-d’œuvre
Exploitez le potentiel de vos employés les plus talentueux
1
Les données doivent être
des atouts, pas un frein
Car elle va de pair avec une réorganisation radicale du budget,
l’automatisation induit également une redéfinition des besoins :
la part belle peut être faite aux décisions plus stratégiques.
Par exemple, plutôt que de demander à vos employés de saisir
des notes de frais, vous pouvez leur confier des tâches d’analyse
probablement plus utiles. En outre, mettez fin au traitement
manuel des factures afin de pouvoir vous pencher davantage
sur les moyens d’optimiser l’engagement des fournisseurs.
Enfin, au lieu de lui fournir à répétition des estimations du P&L,
suggérez plutôt à la direction d’investir dans de nouveaux
projets promoteurs.
« Les services financiers consacreront plus de temps aux opéra-
tions stratégiques et moins à l’exécution de tâches répétitives,
comme celles ayant trait à la comptabilité et au traitement des
paiements. La technologie n’est pas là pour supprimer des
postes, mais bel est bien pour les optimiser. »
Kenneth Fick
RESPONSABLE SENIOR CHEZ MORGANFRANKLIN CONSULTING
Automatiser les tâches. Livrer la joie au personnel.
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Des employés
plus performants
Kenneth Fick, de MorganFranklin Consulting, a déclaré que
l’automatisation permet de repenser le monde du travail.
En effet, de plus en plus, des individus flexibles, et en mesure de
s’accommoder des situations imprévisibles et de prendre des
décisions de façon autonome, seront recherchés.
D’autre part, les salaires devraient augmenter. « Nous remar-
quons que les rémunérations sont à la hausse dans des
entreprises de classe mondiale. Car elles ont automatisé de
nombreuses opérations, elles ont pu limiter le personnel
chargé des analyses prédictives et d’autres tâches importantes
», a déclaré Bryan DeGraw, associé principal chez The Hackett
Group, un cabinet de conseil.
Dernier point : la satisfaction des employés s’accroît. Comme
le précise Nilly Essaides, directrice senior en charge de la
recherche chez The Hackett Group elle aussi, « Lorsque l’on
est plus productif, on collabore mieux et cela se ressent sur les
performances ».
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3 Comment l’automatisation permet d’exploiter
au mieux la main-d’œuvre
Application au processus de traitement des factures

Transfert
intelligent
des factures après
mise en correspondance
Consignation
et paiement
instantanés
des factures Stockage des
factures de façon
automatisée
Le bon code peut être dans un répertoire
Les recherches
sélectionné sans avoir à centralisé et sécurisé
s’effectuent en quelques
utiliser de clavier Approbations automatiques
secondes et plus en
plusieurs heures

Les saisies doubles Transfert pour approbation

Réduction n’ont plus lieu d’être Préparation
du temps de dans votre système de des audits
saisie de 95 % comptabilité/ERP en un seul jour et conformité
grâce à l’indexation
à tous les instants
intelligente Les factures sont trans-
mises aux approbateurs
Approbations
concernés sans qu’un effectuées
e-mail ne doive être rédigé Des rappels automa- 20 à 50 %
tiques, invitant à fournir plus rapidement, à
une réponse rapide, partir de n’importe
sont envoyés quel appareil et à
tout moment

Automatiser les tâches. Livrer la joie au personnel. 5

4 Premiers pas avec l’automatisation
La résistance au changement : comment y faire faire
Bien que le changement soit inévitable, il n’est pas toujours le
bienvenu.
Lorsque vous avez pris l’habitude d’effectuer vos tâches d’une
façon précise, vous n’avez pas forcément envie de tout boule-
verser. Les tableurs que vos employés ont mis en place leur
conviennent car le travail est fait, donc pourquoi devraient-ils
délaisser un procédé qui, selon d’eux, a toutes les raisons
d’exister ? Certes, ils ont besoin d’un peu plus de temps et font
parfois des erreurs mais, globalement, cela fonctionne.
Les dirigeants réagissent aussi de cette façon. Nombreux sont
ceux qui ne souhaitent pas s’engager dans l’automatisation,
par crainte : s’ils investissent dans les mauvaises technologies,
l’impact pourrait être très négatif sur le personnel et l’entreprise
dans son ensemble.
Automatiser les tâches. Livrer la joie au personnel.
Au cours des trois dernières années, un sondage effectué par la
société Innotas, spécialisée dans la gestion de projet, a révélé
que plus de la moitié des initiatives informatiques échouaient.
Pourquoi ? Car les ressources sont mal gérées et allouées
comme le souligne Tushar Patel, vice-président senior en charge
du marketing chez Innotas.
Comment les directeurs financiers
doivent-ils procéder pour que
l’automatisation se déroule dans de
bonnes conditions ?
Tout d’abord, un objectif clair doit être établi (raccourcir les
délais, être plus réactif face aux demandes des clients, améliorer
la précision des prévisions, etc.). Les processus actuels doivent
aussi être entièrement réévalués afin de déterminer la perti-
nence de leur éventuelle automatisation.
Une fois la décision prise, il est important d’impliquer au plus
vite le responsable informatique, les chefs de service et les
usagers applicables pour s’assurer que tout le monde est
partant pour collaborer et ainsi, que les dépenses technolo-
giques encourues seront rentabilisées.
Enfin, la surveillance continue des performances, y compris du
retour sur investissement, et l’application d’autres mesures ne
pourront qu’auréoler votre projet de succès.
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4 Premiers pas avec l’automatisation
Départements informatique et financier : rapprochement et
stratégie de lancement
Des différends
surmontables
Les équipes informatiques et en charge des finances voient
rarement les choses du même œil : si les premiers sont connus
pour dépenser avec entrain, les autres ont la réputation inverse.
Une telle situation n’encourage pas l’innovation.
Les deux groupes sont notamment en désaccord sur la manière
de quantifier et surveiller le retour sur investissement en termes
de technologie. Une approche s’intéressant uniquement au
coût des systèmes empêche d’appréhender les avantages liés à
l’automatisation, grâce à laquelle il est possible de se consacrer
à des tâches dédiées au développement de l’entreprise.
Pour les dirigeants, la technologie ne représente généralement
rien d’autre qu’une ressource utilitaire inépuisable. Bien qu’ils
sachent que cela est onéreux, ils en appellent rarement à l’ex-
pertise du département financier pour concevoir une stratégie
d’investissement prenant en compte le coût réel de l’informa-
tique (investissements en solutions nouvelles, main-d’œuvre et
entretien inclus).
Automatiser les tâches. Livrer la joie au personnel.
Le département financier,
votre cas d’étude idéal
Si ladite équipe tirerait effectivement partie de l’automatisation
(accélération des processus, meilleure précision des données,
optimisation des stratégies d’attribution), celle-ci représente un
avantage pour toute l’organisation.
Sa mise en place réussie au sein du service des finances peut
ainsi faire office d’étude de cas convaincante, à condition d’ex-
pliquer clairement aux autres départements les bénéfices qu’ils
pourront en tirer.
Selon Bryan DeGraw de The Hackett Group : « Tout le monde au
sein de l’entreprise doit réaliser que les processus manuels sont
désormais obsolètes et que l’automatisation présente des avan-
tages incontournables, qu’il convient d’exposer avec clarté. Quel
meilleur département que celui des finances pour quantifier ces
bénéfices ? »
« Si l’automatisation doit évidemment améliorer vos processus,
vos partenaires bénéficient également d’une visibilité et de
performances analytiques optimisées. »
Nilly Essaides, directrice senior en charge de la recherche
THE HACKETT GROUP
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5 Meilleures pratiques à respecter lors du processus
d’automatisation
Stratégie et améliorations

Des meilleures pratiques éprouvées

●● Évaluation des processus actuels et des opportunités
de croissance : analysez votre position sur le marché et
vos opérations, identifiez vos objectifs, puis documentez
Les entreprises utilisent généralement des indicateurs tels
que le temps de cycle, qui permet de déterminer dans quelle
mesure l’automatisation a rendu les processus plus rapides et
plus précis.

« Le suivi des taux d’adoption (utilisateurs internes, fournisseurs

les facteurs internes et externes susceptibles d’avoir une et sous-traitants compris) est également essentiel à l’évaluation
incidence positive ou négative. Par exemple, si vos ventes de votre succès », explique Nilly Essaides. « Si l’automatisation
s’élèvent à 1 million de dollars et que vous voulez atteindre doit évidemment améliorer vos processus, vos partenaires béné-
100 millions d’ici cinq ans, cela est-il possible compte tenu ficient également d’une visibilité et de performances analytiques
du marché et de vos capacités ? optimisées, ce qui constitue un argument de taille en sa faveur. »
●● Définition d’une stratégie : si vos objectifs sont réalisables,
élaborez et documentez votre stratégie.
●● Développement d’un plan opérationnel : traduisez votre
stratégie en tâches exécutables. Cette étape est généra-
lement la plus difficile, implique d’y investir du temps et
exige la mise en place d’une équipe d’implémentation
dédiée.
●● Améliorations continues : mesurez vos performances,
afin d’apporter des améliorations à votre plan.

Automatiser les tâches. Livrer la joie au personnel. 8

6 Conclusion : l’automatisation, synonyme de bénéfices
Optimisation des processus et rétention du personnel

Les dirigeants financiers ont deux éléments en tête : les

dépenses et la croissance. Leur investissement dans une
solution d’automatisation doit donc être bénéfique à
l’entreprise, et y favoriser l’innovation.

La prise en charge des tâches fastidieuses permet de réaliser

des économies, mais il en faut plus pour réellement transformer
l’organisation. L’automatisation permet à votre équipe financière
de se concentrer sur des initiatives stratégiques visant à
favoriser la croissance, à optimiser la précision et à améliorer
la visibilité à tous les niveaux.

Finance chiefs who successfully lead their company’s inno-

vation efforts will raise their profile as visionary thinkers and
execution leaders within their organization.

Principaux Le déploiement d’outils d’automatisation
est synonyme de processus plus précis
points à et mieux contrôlables, ce qui n’est pas le
retenir cas avec des sous-traitants même si vous
réalisez certes des économies.
L’idée que vos employés seront
remplacés par des machines est fausse.
L’équipe de direction, menée par le direc-
teur financier, doit expliquer qu’il s’agit
d’une évolution positive, qui conduira à
une plus grande satisfaction au travail et
à de meilleures opportunités en termes
de carrière.
Il peut s’avérer difficile d’évaluer les coûts
et l’impact de l’automatisation, car ses
bénéfices ne s’expriment pas toujours en
réduction des dépenses, mais aussi en
possibilités de croissance. Il s’agit avant
tout de permettre à votre personnel de
se concentrer sur la recherche de clients,
la découverte de nouveaux marchés et le
développement d’avantages concurrentiels.

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