Section 1 :

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Chapitre 1 : Achat avec avance de fonds

Chapitre 2 : Achats locaux < XXX Emission du bon de commande

Chapitre 3 :Achats locaux > XXX Marchés - Emission du bon de commande

Chapitre 4 : Achats extérieurs Emission du bon de commande

Chapitre 5 : Achats locaux Réception de la commande

Chapitre 6 : Achats extérieurs Réception de la commande

Chapitre 7 : Agrément des fournisseurs

Manuel de procédures de la SNE

 CYCLE :
Propriétaire du Processus

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Département comptabilité et Version / Date d'élaboration :
finances 01 / Novembre 2010
Procédure : Version / Mise à jour le :
Classement Code :
Achat avec avance de fonds Page xxx

Objectif :
S'assurer que les avances de fonds sont justifiées et correctement comptabilisées

Risques :
Avances de fonds non justifiées

Précautions/Contrôles : Toutes les avances de fonds sont soldées et justifiées

ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :

Etablir une demande d'avance de fonds

Chef de centre/ chef de service
demandeur
Chef du département
Joindre le budget prévivisionnel du centre et l'état d'engagement du
des centres secondaires
budget
/ Chef de département

Signer la demande d'avance de fonds et la transmettre au Chef du

1. Demande d'avance de fond
Chef du département des centres
secondaires
Fiche de demande d'avance de
département des centres secondaires
fonds
budget prévivisionnel du centre et
l'état d'engagement du budget
Viser la demande d'avance de fonds et la transmettre au Directeur Directeur des
des exploitations exploitations

Contrôler la demande, la présence des visas

Directeur des exploitations
Département des
Signer la demande d'avance de fonds et la transmettre au
affaires et des services
Département des affaires et des services généraux
généraux

Contrôler l'opportunité et la conformité de la demande ainsi que la

cohérence des documents transmis ( budget prévisionnel du centre
et l'état d'engagement du budget)
Fiche de demande d'avance de
S'assurer notamment que les approvisionnements visés par la
fonds
demande ne peuvent être pris en charge directement par le service
Service des approvisionnements et des des achats.
achats

Signer la demande et la transmettre au: Département des

- Département des ressources humaines ressources humaines
- Département comptabiliét et finances Département
comptabilité et finances
2. Validation de la demande
d'avance de fonds Viser la demande d'avance de fonds et la transmettre au Directeur
Département des ressources humaines DG
des exploitations

Contrôler l'opportunité et la conformité de la demande ainsi que la Fiche de demande d'avance de

Département comptabilité et finances / cohérence des documents transmis ( budget prévisionnel du centre fonds
Section comptabilité analytique et et l'état d'engagement du budget)
budget Viser la demande d'avance de fonds et la transmettre au Directeur
des exploitations

Vérifier la cohérence de la demande et contrôler les visas

Directeur des Fiche de demande d'avance de
DG
exploitations fonds signée
Valider la demande, signer et transmettre au Directeur des
exploitations

Fiche de demande d'avance de

4- Dépôt de la demande signée Demandeur Déposer la demande au service trésorerie Service trésorerie
fonds signée

Verifier les visas sur la demande et sur le budget previsionnel

Service trésorerie Etablir le recu de decaissement recu de decaissement
5. Remise de fonds Demandeur
Copie de la demande de fonds
Obtenir la decharge du servide demandeur déchargée
Remettre les fonds
Classer la copie d'avance de fonds Chrono des avances de fonds

Chaque fin de mois

Manuel de procédures de la SNE

 Propriétaire du Processus CYCLE :

Département des affaires et

des services généraux
Département comptabilité et
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
finances 01 / Novembre 2011

Procédure : Version / Mise à jour le :

Classement Code :

Achats locaux < XXX

Emission du bon de commande Page xxx

Objectif : Acquérir des biens et bénéficier des services indispensables pour l'exploitation

Dépassement de budget
Achats inopportuns ou ne correspondants pas aux besoins exprimés
Risques :
Détournements, fraudes
Ruptures de stocks

Précautions/Contrôles :

ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :

Exprimer ses besoins sur le formulaire de "Demande de matériel " ou "Demande

de service " en deux exemplaires
Elle comporte les informations suivantes:
Demande de matériel ou
Service demandeur - le service demandeur Chef de service demandeur
"Demande de service"
- la désignation exacte du bien et/ou service
- les caractéristiques
- les quantités demandées
Signer la demande de matériel ou demande de service et la transmettre au Service
Approvisionnements et Achats Service
Demande de matériel ou
Chef de service demandeur Faire archiver la copie de la demande transmise Approvisionnements et
"Demande de service"
Achats

1. Expression des besoins Service Approvisionnements

Transmettre la demande de matériel ou de service au service Magasins Demande de matériel ou
et Achats Service Magasins
éventuellement avec une note apportant des précisions sur la demande. "Demande de service"

Vérifier:
- les éléments contenus dans la demande de matériel
- l'existence de biens demandés dans les stocks
Service Magasins Service
Indiquer son avis par un commentaire sur la demande, notamment si le niveau du Demande de matériel ou
Approvisionnements et
stock de sécurité sera atteint après exécution de la demande "Demande de service" visée par le
Achats
Viser la demande et la transmettre au SAA service magasin

Service Approvisionnements
Si le matériel demandé n'existe pas dans les stocks procéder à la sélection des
et Achats
fournisseurs

Fichier des fourniseurs locaux

Consulter le fichier fournisseurs locaux agréés:
agréés
Faire une préselection de 3 fournisseurs selon les critères suivants:
- délais de livraison
- prix moyens Liste de fournisseurs
- notation des prestations antérieures présélectionnés
Si la liste des fournisseurs n'offre pas assez de choix étendre la sélection à d'autres
Service Approvisionnements
2. Consultation des fournisseurs qui ne sont pas encore agréés.
et Achats
fournisseurs
Envoyer des consultations (demande de facture proforma ou devis) en précisant
la désignation du matériel, les référnces du matériel, la ou les quantité(s).
La réponse du fournisseur devra indiquer les informations suivantes:
- l'indication des prix (HT et TTC) Fournisseur Consultation factures proforma
- Devis des travaux à realiser
- les conditions et modalités de paiement
- le délai de livraison

Recevoir les réponses des fournisseurs Réponse des fournisseurs

Examiner les offres des fournisseurs et élaboration de la fiche d'analyse des offres .
Le choix se fait selon les critères suivants: prix, qualité, modalité de paiement,
délais de règlement, etc. Fiche d'analyse des offres
La fiche doit indiquer l'évaluation de chaque critère par fournisseur et expliquer le PV de dépouillement
choix du fournisseur retenu.
Le choix du prix devra notamment tenir compte de la mercuriale de prix de la STE.

Service Approvisionnements
et Achats Manuel de procédures de la SNE
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Département des affaires et

des services généraux
Département comptabilité et
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
finances 01 / Novembre 2011

Procédure : Version / Mise à jour le :

Classement Code :

Achats locaux < XXX

Emission du bon de commande Page xxx

Objectif : Acquérir des biens et bénéficier des services indispensables pour l'exploitation

Dépassement de budget
Achats inopportuns ou ne correspondants pas aux besoins exprimés
Risques :
Détournements, fraudes
Ruptures de stocks

Précautions/Contrôles :

ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :

Préparer une note de présentation de l'achat reprenant les principales

infirmations et listant les documents justificatifs:
- le service demandeur
Note de présentation de l'achat
- la nature du matériel ou de la prestation
Service Approvisionnements - les quantités
et Achats - le fournisseur retenu et le prix correspondant
Vérifier en consultant l'état des engagements qu'il existe un budget pour la
dépense à engager.
Si oui, indique le code d'imputation budgétaire état des engagements
Si non, indiquer l'opportunité de la dépense et la necessité de dépassement budgétaires.
budgétaire en proposant un code d'imputation

Dossier de demande d'achat

Exemplaire de la fiche d'analyse
Joindre les élements suivants à la note de présentation:
des offres et/ou le PV de
- un exemplaire de la fiche d'analyse des offres et/ou le PV de dépouillement Chef de Département des
dépouillement
- L'original de la demande de matériel ou de service affaires et des services
Original de la demande de
- les factures proforma généraux
matériel ou de service
- les devis
Factures proforma
3- Validation du dossier d'achat Devis
Examiner la note de présentation et les documents justificatifs , s'assurer de leur
cohérence avec la demande de matériel ou de service
Chef de Département des
S'assurer que le processus de sélection est conforme
affaires et des services
Apprécier l'opportunité de la dépense
généraux
Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire

Signer le formulaire de demande d'acha t, viser la note de présentation, viser

Service comptabilité
l'offre fournisseur retenue et la fiche d'analyse des offres et transmettre le
analytique et budget
dossier: Dossier de demande d'achat
Directeur général
1. Au DG en cas de dépassement budgétaire
2. Au Service comptabilité analytique et budget
Examiner le dossier de commande et effectuer les contrôles suivants:
- S'assurer que le processus de sélection est conforme
- Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire
- s'assurer de la présence de toutes les signatures et visas
- Vérifie les codes d'imputation budgétaire et analytique
Service comptabilité
analytique et budget
état de suivi des engagements
Mettre à jour l'état de suivi des engagements
mis à jour
Apposer le cachet "BUDGET" sur le bon de commande et le transmettre au service Bon de commande avec la
Chef de service comptabilité
approvisionnement et achats pour émission du bon de commande mention "BUDGET"
Cas de dépassement budgétaire
Examiner le dossier de demande d'achat (opportunité, régularité, existence des Chef de Département des
Dossier de demande d'achat
Directeur général signatures) et signer le formulaire de demande d'achat affaires et des services
validé
et retourner le dossier au Chef de Département des affaires et des services généraux
généraux

Service Approvisionnements Emettre le bon de commande et le transmettre au Chef de Département des

et Achats affaires et des services généraux pour signature en y joignant le dossier d'achat
Bon de commande
validé
Vérifier la cohérence du bon de commande avec le dossier d'achat validé
Chef de Département des Service
affaires et des services Signer le bon de commande et le transmettre au Service Approvisionnements et Approvisionnements et
Bon de commande signé
généraux Achats pour ventilation Achats
4. Emission du bon de
commande

Manuel de procédures de la SNE

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Département des affaires et

des services généraux
Département comptabilité et
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
finances 01 / Novembre 2011

Procédure : Version / Mise à jour le :

Classement Code :

Achats locaux < XXX

Emission du bon de commande Page xxx

Objectif : Acquérir des biens et bénéficier des services indispensables pour l'exploitation

Dépassement de budget
Achats inopportuns ou ne correspondants pas aux besoins exprimés
Risques :
Détournements, fraudes
Ruptures de stocks

Précautions/Contrôles :

ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :

4. Emission du bon de
commande Enregistrer la commande dans le fichier de suivi des commandes en précisant
notamment: le n° de commande, le non du fournisseur et ses contacts, la date de fichier de suivi des commandes
livraison, les références, prix et quantités de matériel ou de service.
Service Approvisionnements Fournisseur
et Achats Ventiler le bon de commande comme suit: Chef de département
- Original à transmettre au fournisseur Comptabilité et Finances
- une copie à adresser au Chef de département Comptabilité et Finances Chef Département des Bon de commande signé
- une copie à adresser au Service magasin en cas de demande de matériel ou au Affaires et Services
service demandeur en cas de demande de service Généraux

Recevoir le bon de commande et intégrer la commande dans le fichier de suivi

Service magasin des livraisons Chrono des livraisons à recevoir
Classer le bon de commande dans le chrono des livraisons en attente
Chef Département des
Affaires et Services Fait suivre le bon de commande au service demandeur en cas de demande de Service demandeur
Généraux service
5. Traitement du bon de
Examiner le dossier de commande et s'assurer que tous les contrôles ont été
commande
effectués.
Service comptabilité
chef de service comptabilité Viser le bon de commande et le transmettre au Service des Approvisionnements
analytique et budget
et des achats Bon de commande
Service de
Transmettre une copie pour archivage au Service comptabilité analytique et
approvisionnements
budget dans le chrono des engagements dans l'attente de son exécution

Manuel de procédures de la SNE

Propriétaire du Processus CYCLE :
Département des Etudes
Générales et des Marchés
Procédure :
Classement Code :
Objectif : Acquérir des biens et bénéficier des services indispensables pour l'exploitation
Dépassement de budget
Achats inopportuns ou ne correspondants pas aux besoins exprimés
Risques :
Détournements, fraudes
Ruptures de stocks
Précautions/Contrôles :
ETAPES : INTERVENANTS :
Service demandeur
Signer la demande de matériel ou demande de service et la transmettre au au
Service des Appels d’Offres, des Consultations et du Suivi des Commandes
1. Expression des besoins Chef de service demandeur Faire archiver la copie de la demande transmise
SAOCSC
Service Magasins
SAOCSC
2. Consultation des
fournisseurs
Chef de Département des
Etudes Générales et des
Marchés
Chef de Département des
affaires et des services
généraux
Commission de
dépouillement des offres
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
01 / Novembre 2011
Version / Mise à jour le :
Achats locaux > XXX
Marchés - Emission du bon de commande Page xxx
TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :
Exprimer ses besoins sur le formulaire de "Demande de matériel " ou "Demande
de service " en deux exemplaires
Elle comporte les informations suivantes:
Demande de matériel ou "Demande de
- le service demandeur Chef de service demandeur
service"
- la désignation exacte du bien et/ou service
- les caractéristiques
- les quantités demandées
Service des Appels d’Offres , des
Demande de matériel ou "Demande de
Consultations et du Suivi des
service"
Commandes (SAOCSC)
Transmettre la demande de matériel ou de service au service Magasins Demande de matériel ou "Demande de
Service Magasins
éventuellement avec une note apportant des précisions sur la demande. service"
Vérifier:
- les éléments contenus dans la demande de matériel
- l'existence de biens demandés dans les stocks
Indiquer son avis par un commentaire sur la demande, notamment si le niveau du
Demande de matériel ou "Demande de
stock de sécurité sera atteint après exécution de la demande SAOCSC
service" visée par le service magasin
Viser la demande et la transmettre au SAOCSC
Pour les achats locaux
Fichier des fourniseurs locaux agréés
consulter le fichier fournisseurs locaux agréés:
Faire une préselection de 3 fournisseurs selon les critères suivants:
- délais de livraison
- prix moyens
- notation des prestations antérieures Liste de soumissionnaires
Si la liste des fournisseurs n'offre pas assez de choix étendre la sélection à d'autres
fournisseurs qui ne sont pas encore agréés.
Préparer un dossier d'appel d'offre :
- Rédiger le cahier des charges ou les termes de référence en association avec le Dossier d'appel d'offres:
service demandeur Chef de Département des Etudes Liste de soumissionnaires, Cahier des
- Créer les lots si applicable Générales et des Marchés charges
- Définir les critères de choix des soumissionnaires
Soumettre le dossier à la validation du Chef de Département des Etudes Générales
et des Marchés
Sassurer que:
- que le processus de préselection des soumissionnaires est conformer
- le dossier d'appel d'offres est complet
- le cahier des charges comporte toutes les information s requises
- les critères de choix sont pertinents
Envoyer les appel d'offres restreints ou appels d'offre en précisant la désignation
du matériel, les référnces du matériel, la ou les quantité(s).
La réponse du fournisseur devra indiquer les informations suivantes:
Consultation ou appels d'offres
- l'indication des prix (HT et TTC) Fournisseur
Dossiers de , factures proforma
- Devis des travaux à realiser
- les conditions et modalités de paiement
- le délai de livraison
Convocation de la commission de
Désigner une commission pour le dépouillement des offres
dépouillement des offres
Examiner les offres des fournisseurs et élaboration de la fiche d'analyse des offres .
Le choix se fait selon les critères suivants: prix, qualité, modalité de paiement,
Fiche d'analyse des offres
délais de règlement, etc. SAOCSC
PV de dépouillement
La fiche doit indiquer l'évaluation de chaque critère par fournisseur et expliquer le
choix du fournisseur retenu
Manuel de procédures de la SNE
Propriétaire du Processus CYCLE :

Département des Etudes

Générales et des Marchés
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
01 / Novembre 2011

Procédure : Version / Mise à jour le :

Classement Code :

Achats locaux > XXX

Marchés - Emission du bon de commande Page xxx

Objectif : Acquérir des biens et bénéficier des services indispensables pour l'exploitation

Dépassement de budget
Achats inopportuns ou ne correspondants pas aux besoins exprimés
Risques :
Détournements, fraudes
Ruptures de stocks

Précautions/Contrôles :

ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :

Préparer une note de présentation du marché reprenant les principales

informations et listant les documents justificatifs:
- le service demandeur
- la nature du matériel ou de la prestation Note de présentation de l'achat
- les quantités
- le fournisseur retenu et les conditions correspondantes (prix, délais; règlement,
etc.)
Transmet le dossier de demande d'achat pour validation au Chef Chef de
Département des affaires et des services généraux
Vérifier qu'il existe un budget pour la dépense à engager.
SAOCSC Si oui, indique le code d'imputation budgétaire
état de suivi des engagements
4. Choix du fournisseur Si non, indiquer l'opportunité de la dépense et la necessité de dépassement
budgétaires.
budgétaire en proposant un code d'imputation

Dossier de demande d'achat

Joindre les élements suivants à la note de présentation: Exemplaire de la fiche d'analyse des offres
- un exemplaire de la fiche d'analyse des offres et/ou le PV de dépouillement Chef de Département des et/ou le PV de dépouillement
- L'original de la demande de matériel ou de service affaires et des services généraux Original de la demande de matériel ou de
- les dossiers des soumissionnaires service
Dossier d'appel d'offre des fournisseurs

Examiner la note de présentation et les documents justificatifs , s'assurer de leur

cohérence avec la demande de matériel ou de service
S'assurer que le processus de sélection est conforme
Apprécier l'opportunité de la dépense
Chef de Département des Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire
affaires et des services dossier des résultats d'appel d'offres
généraux
Signer le formulaire de demande d'achat, viser la note de présentation, viser
Directeur général
l'offre fournisseur retenue et la fiche d'analyse des offres et transmettre le dossier
SAA/ SAOCSC
des résultats d'appel d'offres

Examiner le dossier des résultats d'appel d'offres (opportunité, régularité, dossier des résultats d'appel d'offres
Directeur général
existence des signatures) et signer le formulaire de demande d'achat validé

Initie une lettre de notification du marché et la transmettre pour ventilation à son

Secrétariat DG lettre de notification du marché
secrétariat:
Chef de Département des
Directeur général Adresser une demande d'établissement du marché au Département des Affaires
Affaires Juridiques et du
Juridiques et du Contentieux demande d'établissement du marché
Contentieux

5. Notification du choix du
fournisseur Transmettre au founisseur la lettre de notification du marché à laquelle sont joints Fournisseur
les factures proformas, devis quantitatifs et estimatifs des travaux , présentation Département des Etudes Lettre de notification du marché, factures
du fournisseur et autres spécification du matériel choisi: Générales et des Marchés proformas, devis quantitatifs et estimatifs
Secrétariat DG
- Au fournisseur Département des Affaires et des travaux , présentation du fournisseur
- Au Département des Etudes Générales et des Marchés Services Généraux et autres spécification du matériel choisi
- Au Département des Affaires et Services Généraux

Chef de Département des

Rédiger le contrat de marché ou lettre de commande
Affaires Juridiques et du
Projet de contrat
Contentieux

Inviter le fournisseur à remplir les formalités administratives et fiscales d'usage

6. Rédaction du contrat de
marché ou de la lettre
Directeur général coSigner le contrat ou la lettre commande avec le fournisseur
commande
Ventiler le contrat au lettre commande comme suit: Fournisseur
- Original à transmettre au fournisseur Département des Etudes Contrat de marché ou lettre commande
Secrétariat DG - au Département des Etudes Générales et des Marchés Générales et des Marchés
- au Département des Affaires et Services Généraux Département des Affaires et
Services Généraux

Manuel de procédures de la SNE

Propriétaire du Processus CYCLE :

Département des Etudes

Générales et des Marchés
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
01 / Novembre 2011

Procédure : Version / Mise à jour le :

Classement Code :

Achats locaux > XXX

Marchés - Emission du bon de commande Page xxx

Objectif : Acquérir des biens et bénéficier des services indispensables pour l'exploitation

Dépassement de budget
Achats inopportuns ou ne correspondants pas aux besoins exprimés
Risques :
Détournements, fraudes
Ruptures de stocks

Précautions/Contrôles :

ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :

Recevoir le bon de commande et intégrer la commande dans le fichier de suivi

Service magasin
Service comptabilité
analytique et budget
7. Traitement du bon de
commande
des livraisons Chrono des livraisons à recevoir
Classer le bon de commande dans le chrono des livraisons en attente
Examiner le dossier de commande et effectuer les contrôles suivants:
- S'assurer que le processus de sélection est conforme
- Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire
- s'assurer de la présence de toutes les signatures et visas
- Vérifie les codes d'imputation budgétaire et analytique

Manuel de procédures de la SNE

 Propriétaire du Processus CYCLE :
Département des affaires et
des services généraux
Département comptabilité et
finances
Procédure :
Classement Code :
Objectif : Acquérir des biens et bénéficier des services indispensables pour l'exploitation
Dépassement de budget
Achats inopportuns ou ne correspondants pas aux besoins exprimés
Risques :
Détournements, fraudes
Ruptures de stocks
Précautions/Contrôles :
ETAPES : INTERVENANTS :
Service demandeur
Signer la demande de matériel ou demande de service et la transmettre au au
Chef de service demandeur Service des Appels d’Offres, des Consultations et du Suivi des Commandes
1. Expression des besoins
Faire archiver la copie de la demande transmise
SAOCSC
Service Magasins
SAOCSC
2. Consultation des
fournisseurs
Chef de Département des
Etudes Générales et des
Marchés
Chef de Département des
affaires et des services
généraux
Commission de
dépouillement des offres
3- SIGNATURE DE LA
DEMANDE PAR LE DG
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
01 / Novembre 2011
Version / Mise à jour le :
Achats extérieurs
Emission du bon de commande Page xxx
TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :
Exprimer ses besoins sur le formulaire de "Demande de matériel " ou "Demande
de service " en deux exemplaires
Elle comporte les informations suivantes:
Demande de matériel ou "Demande de
- le service demandeur Chef de service demandeur
service"
- la désignation exacte du bien et/ou service
- les caractéristiques
- les quantités demandées
Service des Appels d’Offres , des
Demande de matériel ou "Demande de
Consultations et du Suivi des
service"
Commandes (SAOCSC)
Transmettre la demande de matériel ou de service au service Magasins Demande de matériel ou "Demande de
Service Magasins
éventuellement avec une note apportant des précisions sur la demande. service"
Vérifier:
- les éléments contenus dans la demande de matériel
- l'existence de biens demandés dans les stocks
Indiquer son avis par un commentaire sur la demande, notamment si le niveau du
Demande de matériel ou "Demande de
stock de sécurité sera atteint après exécution de la demande SAOCSC
service" visée par le service magasin
Viser la demande et la transmettre au SAOCSC
Pour les achats locaux
Fichier des fourniseurs locaux agréés
consulter le fichier fournisseurs étrangers
Faire une préselection de 3 fournisseurs selon les critères suivants:
- délais de livraison
- prix moyens
- notation des prestations antérieures Liste de soumissionnaires
Si la liste des fournisseurs n'offre pas assez de choix étendre la sélection à d'autres
fournisseurs qui ne sont pas encore agréés.
Préparer une demande de consultation en indiquant désignation du matériel, les
références du matériel, la ou les quantité(s).
La réponse du fournisseur devra indiquer les informations suivantes:
- la cotation/incoterms (FOB ou CIF)
- Caractéristiques techniques
- mode de trasnport
- les conditions et modalités de paiement
- conditionnement, transitaire
- le délai de livraison
Soumettre le dossier à la validation du Chef de Département des Etudes Générales
et des Marchés
Sassurer que:
- que le processus de préselection des soumissionnaires est conformer
- le dossier d'appel d'offres est complet
- le cahier des charges comporte toutes les information s requises
- les critères de choix sont pertinents
Envoyer les lettres de consulations de fournisseurs Fournisseur Consultation de fournisseurs
Convocation de la commission de
Désigner une commission pour le dépouillement des offres
dépouillement des offres
SAA (Service des
Recevoir les offres des fournisseurs approvisionnements et des
achats)
Examiner les offres des fournisseurs et élaboration de la fiche d'analyse des offres
comportant une synthèse des offres recues . Le choix se fait selon les critères
suivants: prix, qualité, modalité de paiement, délais de règlement, etc. Fiche d'analyse des offres
La fiche doit indiquer l'évaluation de chaque critère par fournisseur et expliquer le PV de dépouillement
choix du fournisseur retenu
Formaliser la décision prise dans un procès verbal.
Transmettre le PV au service comptabilité analytique et budget piour valider Service comptabilité analytique
l'engagement de la dépense et budget
Manuel de procédures de la SNE
 Propriétaire du Processus CYCLE :

Département des affaires et

des services généraux
Département comptabilité et
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
finances 01 / Novembre 2011

Procédure : Version / Mise à jour le :

Classement Code :

Achats extérieurs
Emission du bon de commande Page xxx

Objectif : Acquérir des biens et bénéficier des services indispensables pour l'exploitation

Dépassement de budget
Achats inopportuns ou ne correspondants pas aux besoins exprimés
Risques :
Détournements, fraudes
Ruptures de stocks

Précautions/Contrôles :

ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :

Examiner le dossier de commande et effectuer les contrôles suivants:

- S'assurer que le processus de sélection est conforme
Service comptabilité - Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire
3- SIGNATURE DE LA analytique et budget - s'assurer de la présence de toutes les signatures et visas
DEMANDE PAR LE DG - Vérifie les codes d'imputation budgétaire et analytique

Mettre à jour l'état de suivi des engagements état de suivi des engagements mis à jour
Apposer le cachet "BUDGET" sur le bon de commande et le transmettre au Bon de commande avec la mention
SAOCSC
SAOCSC pour émission du bon de command "BUDGET"
Préparer une note de présentation du marché reprenant les principales
informations et listant les documents justificatifs:
- le service demandeur
- la nature du matériel ou de la prestation Note de présentation de l'achat
- les quantités
- le fournisseur retenu et les conditions correspondantes (prix, délais; règlement,
etc.)
Transmet le dossier de demande d'achat pour validation au Chef Chef de
Département des affaires et des services généraux
Vérifier qu'il existe un budget pour la dépense à engager.
SAA Si oui, indique le code d'imputation budgétaire
état de suivi des engagements
Si non, indiquer l'opportunité de la dépense et la necessité de dépassement
budgétaires.
budgétaire en proposant un code d'imputation

Dossier de demande d'achat

Joindre les élements suivants à la note de présentation: Exemplaire de la fiche d'analyse des offres
- un exemplaire de la fiche d'analyse des offres et/ou le PV de dépouillement Chef de Département des et/ou le PV de dépouillement
- L'original de la demande de matériel ou de service affaires et des services généraux Original de la demande de matériel ou de
- les dossiers des soumissionnaires service
Dossier d'appel d'offre des fournisseurs

Examiner la note de présentation et les documents justificatifs , s'assurer de leur

cohérence avec la demande de matériel ou de service
S'assurer que le processus de sélection est conforme
Apprécier l'opportunité de la dépense
Chef de Département des Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire
affaires et des services dossier des offres forunisseurs
généraux
Signer le formulaire de demande d'achat, viser la note de présentation, viser
Directeur général
l'offre fournisseur retenue et la fiche d'analyse des offres et transmettre le dossier
des offres fournisseurs

Examiner le dossier d'offres (opportunité, régularité, existence des signatures) et

Directeur général signer le formulaire de demande d'achat et retourne le dossier validé au SAA pour SAA dossier fournissuer validé
l'établissement du bon/lettre commande

Emettre le bon de commande et le transmettre au Chef de Département des

SAA affaires et des services généraux pour signature en y joignant le dossier d'achat
Bon de commande
validé
Chef de Département des Vérifier la cohérence du bon de commande avec le dossier d'achat validé
affaires et des services Signer le bon de commande et le transmettre au Service Approvisionnements et
SAA Bon de commande signé
généraux Achats pour ventilation
4. Emission du bon de Enregistrer la commande dans le fichier de suivi des commandes en précisant
commande notamment: le n° de commande, le non du fournisseur et ses contacts, la date de fichier de suivi des commandes
livraison, les références, prix et quantités de matériel ou de service.
Fournisseur
SAA Ventiler le bon de commande comme suit:
Chef de département
- Original à transmettre au fournisseur
Comptabilité et Finances
- une copie à adresser au Chef de département Comptabilité et Finances Bon de commande signé
Chef Département des Affaires
- une copie à adresser au Service magasin en cas de demande de matériel ou au
et Services Généraux
service demandeur en cas de demande de service

Recevoir le bon de commande et intégrer la commande dans le fichier de suivi

Service magasin des livraisons Chrono des livraisons à recevoir
Classer le bon de commande dans le chrono des livraisons en attente

5. Traitement du bon de
Manuel de procédures de la SNE
commande
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Département des affaires et

des services généraux
Département comptabilité et
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
finances 01 / Novembre 2011

Procédure : Version / Mise à jour le :

Classement Code :

Achats locaux
Réception de la commande Page xxx

Objectif : Acquérir des biens et bénéficier des services indispensables pour l'exploitation

Dépassement de budget
Achats inopportuns ou ne correspondants pas aux besoins exprimés
Risques :
Détournements, fraudes
Ruptures de stocks

Précautions/Contrôles : Toutes les avances de fonds sont soldées et justifiées

ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :

Cas d'un matériel ou d'un bien (Cf. Gestion des stocks)

Cas d'un service
S'assurer que le service a été réalisé conformément aux normes, caractéristiques
Bon de commande
ou spécifications de la commande
Elaborer un procès verbal de réception provisoire ou définitif signé par les parties
sur les prestations de service fournies. Le procès verbal rappelle notamment la
référence du bon de commande/.lettre de commande ou marché
Département des Affaires et
1. Réception Service Magasin
Services Généraux Une copie à la quelle est joint le bon/lettre de commande ou la marché est
Service demandeur Procès verbal de réception provisoire
Service demandeur transmise au:
Service Comptabilité ou définitif
- Service Magasin
Service approvisionnement et
- Service demandeur
achats/ Service des Appels
- Service Comptabilité
d’Offres, des Consultations et
- Service approvisionnement et achats/ Service des Appels d’Offres, des
du Suivi des Commandes
Consultations et du Suivi des Commandes

Service approvisionnement
et achats/ Service des Recevoir le bon de livraison/ Pv de réception
Appels d’Offres, des Contrôler la présence des visas et signatures et mettre à jour la fichier de suivi des Fichier de suivi des commandes
Consultations et du Suivi commandes
des Commandes

2. Contrôle et comptabilisation
de la réception

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Département comptabilité et
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
finances 01 / Novembre 2011

Procédure : Version / Mise à jour le :

Classement Code :

Achats extérieurs
Réception de la commande Page xxx

Objectif : Acquérir des biens et bénéficier des services indispensables pour l'exploitation

Dépassement de budget
Achats inopportuns ou ne correspondants pas aux besoins exprimés
Risques :
Détournements, fraudes
Ruptures de stocks

Précautions/Contrôles : Toutes les avances de fonds sont soldées et justifiées

ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :

Début: réception de l'avis d'expédition de la commande, du transitaire et dela

banque si la commande est payér par crédtit documentaire
Se rapprocher de la banque où le crédit documentaire a été ouvert pour retirer le
dossier comprenant:
Service des - la lettre de transport aérien
approvisionnements et des - les factures
achats - le certificat d'assurance
Dossier d'importation: la lettre de
- le certificat d'origine
1. Reception des documents transport aérien, les factures , le
- le colisage
d'importation certificat d'assurance, le certificat
Sila commande est payée par traites, chèque, virements, le secrétariat du DG d'origine, le colisage
Secrétariat du DG DG
reçoit le dossier et l'enregistre.

Prendre connaissance du dossier et le transmettre au Chef de départemement Départemement des affaires

DG
des affaires et des services généraux et des services généraux

Vérifier la conformité des documents du dossier et les ventile de la manière

suivante:
- l'original et la copie au Département comptabilité et finances
Dossier d'importation: la lettre de
Service des - une copie au service demandeur
transport aérien, les factures , le
2. Contrôle des documents approvisionnements et des - une copie archive à la direction générale
certificat d'assurance, le certificat
achats - une copie au service magasin
d'origine, le colisage
- une copie pour le classement

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des services généraux
Département comptabilité et
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Version / Date d'élaboration :
finances 01 / Novembre 2011

Procédure : Version / Mise à jour le :

Classement Code :

Agrément des fournisseurs

Page xxx

Objectif : S'assure que les fournisseurs répondent aux normes de sécurité et qualité

augmentation des délais de livraison

Risques :
Achats non conformes

Précautions/Contrôles :

ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS :

Pour chaque nouveau fournisseur , obtenir les informations suivantes:

Une demande sur papier simple indiquant le secteur d’activité du postulant pour
lequel il demande l’agrément. C’est une correspondance écrite par le fournisseur
et adressée au directeur général de la STE.
- Une copie certifiée conforme du registre de commerce
- Une copie certifiée conforme des statuts de la société
Service comptabilité - Un certificat de non faillite
- Un bordereau de situation fiscale
- Une identité bancaire
- Un plan de situation
- Les références
- Le chiffre d’affaires des deux derniers exercices avec nom et adresse des deux
principaux clients.
Agrément des fournisseurs
Chef de département
Convoquer un comité d'agrément. Comité d'agrément Convocation du comité d'agrément
comptabilité et finances
Etudier les demandes en se basant entre autres sur les critères suivants:
- la probité et la qualité du fournisseur
- la compétitivité de l'offre (rabais, remises…)
Comité d'agrément PV du comité d'agrément
- les références des principaux clients
Emettre un avis dans un PV du comité d'agrément Section comptabilité générale
En cas d'avis positif, fair signer au fournisseur la politique ou les conditions la politique ou les conditions générale
générale d'agrément d'agrément signée
Section comptabilité
Classer politique ou les conditions générale d'agrément signée par le fournisseur,
générale
lui affecter un numéro et enregistrer le fournisseur dans el fichier des Fichier des fournisseurs agréés
fournisseurs agréés

A chaque début d'exercice, initie un classement des founisseurs à partir des

informations figurant le fichier des commandes sur la base des critères suivants:
- prix moyens
- délais de livraison
Rapport d'évaluation des fournisseurs
- nombre de commandes
- nombre de retour de marchandise ou de réclamation
- niveau de satisfaction qui sera mesuré à partir d'un questionnaire transmis aux
différents services demandeurs
Section comptabilité
générale

2. Evaluation des fournisseurs

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