Termes de référence

MISE A DISPOSITION D'UN DOCUMENT ET DOSSIERS ELECTRONIQUES

SYSTÈME DE GESTION (EDRMS)

Date de diffusion : 16e Septembre 2020

Date limite de soumission: 30e Septembre 2020

1. HISTORIQUE ET CONTEXTE
La Fédération des employeurs du Kenya (FKE) est une fédération d'employeurs enregistrée en janvier
1959 en vertu des dispositions de la loi sur les syndicats (CAP.233) (maintenant abrogée).

La FKE représente les intérêts des employeurs au niveau tripartite impliquant le gouvernement, les
employeurs et les travailleurs, et sert de plate-forme pour la défense des principales préoccupations des
employeurs dans les domaines de l'emploi, des relations de travail, de la politique sociale ainsi que de la
fourniture de services à valeur ajoutée qui répondent aux besoins des employeurs émergents sur le marché
du travail dynamique.

La Fédération regroupe plus de 2000 employeurs avec plus de 3500 dossiers actifs et ACA en format
papier. FKE souhaite numériser ses opérations de gestion des enregistrements grâce à un système de
gestion électronique des documents et des enregistrements (EDRMS) robuste, une application
logicielle quipermettra à FKE de gérer les enregistrements numériques tout au long de leur cycle de
vie de la création à la destruction des archives. Ce projet convertira d'abord les documents et
enregistrements clés actuels qui sont dans un format physique en numérique et fournira en outre un
système qui facilitera la numérisation en temps réel des enregistrements à l'avenir. Le système
sélectionné doit égalementfournir des liens avec d'autres systèmes internes clés au sein de FKE pour
promouvoir l'efficacité de l'accès et des opérations.

Ce projet vise à soutenir l'objectif stratégique de FKE d'améliorer la satisfaction des membres
grâce à des systèmes internes améliorés et à l'adoption de la technologie dans le service
eux.

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2. BESOINS/FONCTIONNALITÉS DE L'EDRMS

je. Capacités générales de l'EDRMS

Le système doit fournir les fonctionnalités clés suivantes :

  Numérisation des dossiers actuels et futurs tout en répondant aux besoins spécifiques
énumérés ci-dessous
  Prise en charge d'un environnement informatique multi-utilisateurs et multi-sites

  Accessibilité de l'EDRMS via divers appareils et via une application mobile

  Capacité à se connecter et à s'intégrer pleinement à d'autres systèmes internes existants, par exemple
Sugar CRM (Open source), HRMS
  Interface simple et conviviale, facilité de téléchargement et d'accès au contenu
  Optimisé pour les moteurs de recherche et stockage cloud pour les données

  Facilité pour l'importation et l'exportation de données depuis et vers d'autres systèmes

  Hautement évolutif et capacité à étendre les modules de manière progressive

ii. Capacités EDRMS spécifiques

A. Numérisation et indexation de documents

une. Prend en charge la numérisation et l'indexation rapides des documents en vrac.

b. Prise en charge de la catégorisation automatique des images numérisées en différents documents tels que
des formulaires, des pièces justificatives, des rapports
c. Autoriser l'indexation, les contrôles qualité et la vérification lors de la numérisation
ré. Fournir des fonctionnalités pouvant prendre en charge l'indexation automatique à partir de zones
spécialisées telles que la fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR)
e. Prise en charge de l'importation en masse d'images et de documents électroniques et de l'indexation
automatique des documents basée sur des données hors ligne
F. Prise en charge de la numérisation de plusieurs pages en lots pour un traitement automatique/manuel
g. Fournir une installation pour télécharger des lots numérisés dans le système avec le classement automatique des
documents de création de dossier/sous-dossier et l'indexation sur les champs définis par l'utilisateur
h. Générez des rapports détaillés et une piste d'audit

B. Gestion du courrier

une. Prise en charge de la réception des mails entrants

b. Marquage des lettres à la personne concernée pour action
c. Autoriser la circulation électronique du dossier pour l'action
ré. Autoriser le marquage des actions et l'inclusion de notes autocollantes
e. Tracer un enregistrement et alerter les agents d'action
F. Période d'action limitée dans le temps avant l'escalade

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C. Processus de flux de travail

une. Prise en charge des capacités de flux de travail.

b. Autoriser la modification du document

c. Autoriser la signature numérique

ré. Le système doit aider les utilisateurs autorisés à transmettre les enregistrements/documents pour
approbation
e. Les utilisateurs du workflow doivent pouvoir accéder aux éléments de travail dans leur boîte de
réception et les traiter en conséquence.
F. Soutenir le travail collaboratif sur des documents dans un environnement sécurisé
g. Fournir une installation pour afficher la feuille de piste complète et la feuille de notes
h. Fournir une fonction d'attribution de tâches et de délais pour les utilisateurs dans un flux de travail

D. Classification et planification des dossiers

une. Soutenir la création, la maintenance et l'adaptation d'un plan de dossier électronique

b. Permettre la classification et l'organisation d'un groupe complet et fiable d'enregistrements
se rapportant à la même activité commerciale
c. Autoriser l'arrangement hiérarchique des dossiers
ré. Restreindre uniquement aux personnes autorisées la possibilité de créer, modifier et supprimer des
composants de plan de fichiers et leurs identifiants

E. Capture de métadonnées

une. Autoriser la capture de suffisamment d'informations descriptives sur l'enregistrement.

b. Autoriser la mise à jour manuelle ou automatique de toutes les métadonnées
c. Prend en charge plusieurs formats ou combinaisons de formats pour les éléments de métadonnées,
notamment ; alphanumérique, alphabétique, numérique, date/heure et logique

F. Recherche et récupération d'enregistrements électroniques

une. Le système devrait fournir des installations flexibles et étendues pour la recherche
d'enregistrements électroniques
b. Le système doit avoir des capacités de recherche de base et avancées
c. Prise en charge de l'enregistrement des requêtes et des résultats de recherche

ré. Prend en charge une fonction d'exportation des résultats de la recherche vers d'autres applications, par exemple Excel

e. Ne devrait pas renvoyer les recherches d'un résultat qu'un utilisateur n'est pas autorisé à consulter.

G. Visualisation de documents

une. Le système doit permettre de mettre des annotations de texte, de graphiques et

d'images sur les pages du document
b. Prise en charge de l'estampage automatique des annotations avec l'ID utilisateur, la date et l'heure
c. Fournir aux utilisateurs la possibilité de saisir des remarques/commentaires et des notes sécurisées sur les
documents tout en tamponnant leur identifiant, la date et l'heure.

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 ré. Les notes sécurisées ne seront visibles que par les utilisateurs autorisés.
e. Stockez les annotations de l'image dans un fichier séparé et l'original doit rester
inchangé.
F. Assurez-vous que les fichiers électroniques ont la même apparence et la même apparence que le fichier physique.
g. Fournir des installations pour verrouiller les documents/enregistrements pour l'édition

H. Accès et sécurité des enregistrements électroniques

une. Prend en charge un identifiant de connexion sécurisé pour chaque utilisateur et stocke les mots de passe au format

crypté

b. Prise en charge des restrictions d'accès des dossiers/agrégation d'enregistrements électroniques au

niveau d'objet le plus bas
c. Prise en charge des privilèges tels que créer/modifier/supprimer des utilisateurs, définir des index/métadonnées
ré. Contrôler l'édition du contenu des enregistrements/fichiers pour protéger l'intégrité et l'authenticité
e. Contrôle d'accès au niveau du fichier et au niveau du folio
F. Contrôler le changement du contenu de l'enregistrement électronique et des métadonnées des
enregistrements électroniques (sauf indication contraire)
g. Autoriser la création d'un extrait d'un enregistrement électronique, dans lequel les informations
sensibles sont supprimées ou masquées dans l'extrait, tandis que l'enregistrement d'origine
reste intact
h. Autoriser l'impression et l'exportation restreintes des enregistrements.
je. Restreindre les utilisateurs à certaines fonctions au sein du système.
j. Fournir des journaux pour l'activité des utilisateurs

k. Autoriser le transfert sécurisé des données

I. Conservation et élimination des enregistrements électroniques

une. Soutenir la conformité aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation et

d'élimination
b. Associer un calendrier de conservation à tout document, fichier ou classe du plan de fichiers
c. Permettre le contrôle du calendrier d'élimination
ré. Autoriser la définition de la période de conservation dans le dossier au moment de la création
e. Autoriser l'attribution d'une action à l'expiration de la période de conservation
F. Autoriser la révision ou la modification de la période de conservation attribuée pour prendre en charge
l'évolution des environnements commerciaux
g. Suivez les périodes de conservation qui ont été allouées dans le système et lancez le processus
d'élimination une fois que leurs conditions spécifiées sont remplies.
h. Envoyer des alertes par e-mail lorsque la période de conservation est terminée et demander une
confirmation avant de mettre en œuvre des actions d'élimination
je. Générer une liste d'élimination
j. Autoriser la suppression des dossiers du système après le lancement de l'instruction du
calendrier d'élimination
k. Détruisez complètement des groupes de dossiers et des dossiers individuels en fonction de
leur planification, et générez une liste d'élimination et sa piste d'audit dans le système

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J. Destruction des enregistrements électroniques

une. Soutenir la destruction complète de l'élimination autorisée en veillant à ce qu'elle ne puisse être
reconstruite par aucun moyen technique, y compris des techniques de récupération de données
spécialisées
b. Faire la distinction entre une fonction de suppression ad hoc et la fonction de destruction dans
le processus de disposition, afin que chacune puisse être attribuée individuellement aux
utilisateurs autorisés
c. Empêcher l'utilisation de la fonction de suppression dans le processus de disposition afin que
la destruction des enregistrements identifiés ne puisse être réalisée que par l'attribution
d'une classe de disposition
ré. Conserver les métadonnées des documents électroniques qui ont été détruits
e. Enregistrez la date et les détails de toutes les actions de disposition dans le profil de
métadonnées du dossier électronique

J. Piste d'audit

une. Fournir un essai d'audit sur toute action unique effectuée sur le fichier en tamponnant l'ID utilisateur, la
date et la date.
b. S'assurer que les pistes d'audit restent inaltérables

K. Rapports

une. Devrait prendre en charge les outils de reporting pour la fourniture de statistiques au gestionnaire des
dossiers sur les aspects de l'activité dans le plan de fichier électronique
b. Soutenir les rapports sur les actions menées sur les enregistrements électroniques ou les
agrégations d'enregistrements électroniques au cours d'une période spécifiée
c. Le système doit être en mesure de produire un rapport répertoriant les détails et les résultats de
tout processus de migration afin de garantir l'intégrité des enregistrements.
ré. Le système doit être en mesure de produire des rapports sur la disposition des documents électroniques
e. Produire un rapport détaillant tout échec d'exportation du système identifiant les
enregistrements électroniques qui ont généré des erreurs de traitement ou n'ont pas été
exportés avec succès
F. Produire un rapport détaillant le résultat d'un processus de destruction, y compris
les enregistrements détruits avec succès et ceux qui n'ont pas été détruits avec
succès

L. Archivage des enregistrements électroniques

une. Prend en charge la fonction d'archivage et permet de déplacer les données de la base de données et
rangez-le zippé dans un rangement magnétique
b. Créer des modèles d'archives pour les documents à conserver
c. Prise en charge des requêtes pour localiser les objets prêts à être archivés
ré. Autoriser les utilisateurs disposant de droits de restaurer des fichiers à partir de l'archive et de modifier, afficher
et escalader et renvoyer le document en tant que nouvelle version

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M. Sauvegarde et reprise après sinistre

une. Fournir des installations qui prennent en charge le stockage sécurisé des données et la reprise après sinistre
b. Fournir des procédures de sauvegarde et de récupération automatisées qui permettent une
sauvegarde régulière de toutes les classes, fichiers, documents, métadonnées et attributs
administratifs du référentiel EDRMS.
c. Maintenir l'intégrité totale des données après la restauration
ré. Intégration avec des solutions de sauvegarde tierces.
e. Spécifiez les procédures de sauvegarde et autres procédures de récupération après sinistre recommandées pour le
système

4. RÉSULTATS DE CONSULTANCE

Les résultats du projet EDRMS seront :

1. Un système de gestion électronique des documents et des dossiers entièrement fonctionnel et robuste
conformément aux spécifications, testé et déployé pour utilisation
2. Liaisons effectuées selon les besoins de FKE comme spécifié dans les termes de référence

3. Personnel FKE formé à la fois à l'utilisation et à l'administration du système

4. Tutoriel vidéo sur l'utilisation développé et déployé
5. Manuel d'utilisation du système/Guide fourni

5.CALENDRIER

La mission ne devrait pas prendre plus de 3 mois à compter de la signature du contrat.

6. GESTION

Le consultant sera directement supervisé par FKE, avec des conseils techniques pertinents,
des apports et un soutien fournis par le comité de pilotage du projet. Un plan de projet avec
des livrables clairs doit être préparé et présenté par le consultant et le projet doit
commencer dès l'adoption du plan par le comité de pilotage.

7.QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

  Cette mission est ouverte aux entreprises / consultants réputés qui ont déployé avec
succès un EDRMS robuste similaire pour les entreprises. Les consultants devront
fournir les références de compétences pertinentes et la liste des clients utilisant
actuellement leurs systèmes.

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   Les firmes soumissionnaires/consultants devront démontrer leur capacité
interne à fournir le service en présentant le personnel qui sera attaché au
projet du début à la fin et les rôles qu'ils joueront.

8.CONDITIONS DE PAIEMENT

Les conditions de paiement seront convenues entre FKE et l'entreprise/le consultant sélectionné lors
de la sélection.

9.PRESENTATION DES OFFRES

Les entreprises/consultants intéressés et qualifiés sont invités à soumettre :

a) Une proposition technique indiquant entre autres : comment leur solution répond aux besoins
FKE indiqués, les capacités du système et la plate-forme sur laquelle il fonctionne et tous les
services à valeur ajoutée, entre autres
b) Un plan de travail proposé pour la livraison et le déploiement du système indiquant les
étapes clés
c) Une proposition financière pour la mise en œuvre initiale du projet et son
maintien par la suite. Le cabinet/le consultant doit également indiquer le plan
de paiement proposé.
d) Une liste des clients utilisant actuellement l'EDRMS du cabinet/des consultants pour l'examen FKE
e) Documents d'accompagnement, y compris les CV du personnel clé pour la mise en
œuvre du projet et les finances de l'entreprise au cours des 3 dernières années pour
examen FKE.

Les dossiers d'appel d'offres doivent être reçus par la COB le 30e septembre 2020, livré à
l'adresse ci-dessous :

REF : MISE À DISPOSITION D'UN SYSTÈME ÉLECTRONIQUE DE GESTION DES

DOCUMENTS ET DES ARCHIVES (EDRMS)

A/S Ag. Chef, Finances et approvisionnement

Fédération des employeurs du Kenya
BP 48311 - 00100, Nairobi.