10 conseils pour organiser un marathon

8 décembre 2020

Dans le sport, l’organisation d’une compétition est loin d’être de tout repos. De la
communication au déroulement du tournoi, en passant par les dépenses à faire, plusieurs
paramètres sont à prendre en compte. Il n’est donc pas simple d’organiser un rendez-vous
sportif rassemblant un grand nombre de participants tel qu’un marathon.

Toutefois, avec une bonne planification et l’anticipation des couacs, on peut relever le défi. Si
vous avez en vue l’organisation d’un marathon, voici 10 conseils qui vous seront utiles.

Choisir le lieu et la date de l’événement

Un marathon est une course à pied qui se distingue des autres par le fait qu’il se déroule sur
une longue distance. Vous ne pouvez donc pas organiser une compétition de cette discipline
dans un espace clos comme un stade. Vous devez choisir un circuit dans un quartier
suffisamment grand avec un circuit d’intérêt. Comme pour le lieu, le choix de la date du
marathon est stratégique. Veillez à programmer la compétition à une date à laquelle le temps
sera clément. Le marathon devant se dérouler en plein air, l’idéal serait qu’il ne pleuve pas et
qu’il ne fasse ni trop chaud, ni trop froid le jour J, prenez donc en considération les prévisions
météorologiques.

Obtenir les autorisations nécessaires

Pour l’organisation d’un marathon, vous aurez besoin d’une autorisation officielle. De fait, cet
événement se déroulera nécessairement sur la voie publique. Si la course est prévue pour
s’effectuer dans une seule commune, vous devez recevoir une autorisation auprès de
l’administration locale. Ensuite, vous introduirez une demande d’autorisation en préfecture
au moins 3 mois avant la date de la course. Si le circuit traverse plusieurs communes, vous
devez prendre une autorisation auprès de chaque commune concernée. Selon le lieu de
déroulement de l’événement, vous pourriez avoir besoin d’une autorisation ou d’un
accord de principe de l’ONF (Office National des Forêts).

Définir un budget
L’organisation d’un événement sportif d’importance est forcément onéreuse. Pour organiser
un marathon avec succès, vous devez avoir, en amont, une vue globale des dépenses que vous
allez faire. Veillez donc à avoir une estimation détaillée de l’argent à mobiliser pour
couvrir tous les besoins. Pour ce faire, vous devez dresser une liste de tout ce qu’il faudra
acheter, des services à solliciter, etc. Attribuez une somme à chaque achat ou service tout en
incluant une certaine marge. Ainsi, vous anticiperez sur toutes les éventuelles urgences
pouvant survenir.

Penser à utiliser des drapeaux signalétiques

Le marathon se tient sur un circuit long de plusieurs kilomètres. Il est donc indispensable de
faire usage d’outils pouvant donner des indications aussi bien aux participants qu’aux
spectateurs. Vous aurez alors à installer des drapeaux signalétiques le long du circuit.
Vous devez marquer clairement les points au niveau desquels débute et prend fin le marathon.
Ainsi, utilisez un drapeau pour annoncer le point de départ et un autre pour signaler l’arrivée.
Les drapeaux signalétiques peuvent d’ailleurs être personnalisés et inclure vos sponsors par
exemple.

Trouver des sponsors

Une fois le budget de l’organisation du marathon établi, vous vous rendrez sans doute compte
que la somme à dépenser est colossale. Pour réussir l’événement, vous devez solliciter des
sponsors. Il peut s’agir d’entreprises locales ou nationales, ou encore de multinationales. S’il
s’agit de votre première organisation de marathon, il n’est pas évident que vous trouviez des
sponsors prêts à investir beaucoup d’argent dans l’événement. Misez donc sur les promoteurs
d’entreprises qui commercialisent des produits qu’ils pourraient mettre à votre disposition
en échange de publicité. En les incluant à votre signalétique vous donnez à vos sponsors une
bonne visibilité ce qui les encouragera à investir, car il s’agit d’une bonne publicité.

Lancer l’inscription
Les premiers acteurs de votre marathon sont bel et bien les athlètes. Après avoir établi le
budget et trouvé des sponsors, vous devez lancer l’inscription des participants. Dans les faits,
le coût de la course devrait équivaloir à la somme des frais de participation des athlètes.
C’est dire que même au cas où vous ne parvenez pas à trouver des sponsors qui vous
soutiennent financièrement, vous devriez pouvoir organiser le marathon. L’inscription à la
compétition doit donc être payante si vous n’avez pas été financé par de généreux mécènes.
Par ailleurs, vous devez mettre à la disposition des coureurs un formulaire qu’ils rempliront.
Ainsi aurez-vous des informations clés sur chaque athlète. Pour vous garantir un bon taux
de participation, utilisez une signalétique de qualité.

Prendre des mesures sécuritaires

Un marathon, quelle que soit la distance sur laquelle il se déroule, reste une course assez
éprouvante. Pour prévenir toute fâcheuse situation, des dispositions sécuritaires doivent être
prises. L’une des mesures basiques consiste en l’usage de panneaux et drapeaux de
signalisation. Des postes de secours médical doivent être installés sur le circuit, à raison d’un
poste tous les 5 km. Aussi, il doit y avoir un point de ravitaillement en eau et en isotonique
tous les 2,5 km à partir du kilomètre 5. Si le circuit s’étend sur plus de 20 km, prévoyez en
plus un ravitaillement en aliments solides (pâtes d’amande, bananes, etc.) tous les 10
kilomètres. En outre, n’oubliez pas de souscrire à une assurance Responsabilité civile.

Constituer une équipe de volontaires

Il est impossible d’organiser un marathon tout seul. Vous aurez besoin de dizaines de
personnes qui vous prêteront main-forte. Vous pouvez alors former une équipe de
volontaires. Ceux-ci auront pour mission de distribuer les dossards, de l’eau et de la
nourriture aux points de ravitaillement. Pour trouver des bénévoles, parlez de l’événement
autour de vous. Vous pouvez également faire une annonce en ligne.

Bien accueillir les athlètes

Le jour du marathon, vous devez parfaire l’organisation de sorte à bien accueillir les coureurs.
Vous devez mettre en place un système qui vous permet de contrôler la participation à la
course. Chaque athlète, dûment inscrit, doit avoir un billet qu’il présentera pour récupérer son
dossard. Ensuite, vous devez mettre les sportifs dans de bonnes conditions pour la course.
Vous devez ainsi leur proposer de l’eau et leur permettre de s’entraîner et de s’échauffer
quelques minutes.

Suivre la course
Il est important que vous suiviez votre événement de bout en bout. Vous devez donc être
présent au point de départ, puis au point d’arrivée. Vous devez avoir des informateurs à
différents endroits du circuit afin d’être informé du moindre quiproquo. À la fin de la course,
dites à chaque coureur son chrono et félicitez-le pour sa participation. La distribution des
récompenses, en l’occurrence des médailles aux vainqueurs, mettra un terme à l’événement.
Néanmoins, par la suite, vous devez dresser le bilan de l’organisation afin de savoir si ce fut
une réussite ou non. C’est ce qui vous permettra de mieux préparer les prochaines éditions.

La fédération délégataire : la FFA

GUIDE DE L’ORGANISATEUR

L’organisateur doit se conformer aux règles techniques de la discipline, édictées par la

fédération qui a reçu la délégation (Code du sport – Article L331-1).

Les manifestations de course à pied (trail, courses sur route, obstacles) sont sous l’égide
de la FFA (Fédération Française d’Athlétisme). Vous pouvez organiser un trail ou une course
nature sans que votre association soit affiliée à la FFA mais vous devez en informer la FFA et
vous conformer au règlement dicté par cette fédération.

demandes d'autorisation

Les manifestations sportives qui constituent des épreuves, courses ou compétitions

comportant un chronométrage et qui se déroulent en totalité ou en partie sur une voie
publique ou ouverte à la circulation publique sont soumises à déclaration auprès de
l’autorité administrative.

Pour organiser une course, le point de départ est d’avoir l’autorisation de la commune qui
va accueillir l’événement. Puis dans certains cas, vous apprendrez à créer le dossier pour la
préfecture, l’ONF ou encore Natura 2000 !

Testez notre simulateur pour savoir quel CERFA remplir

Modèles de lettres et courriers types

Une partie du travail de l’organisateur consiste à envoyer des courriers pour rencontrer
des élus, solliciter des subventions ou obtenir des autorisations.

Sur Adeorun, nous vous avons déjà fait ces démarches car nous sommes nous-mêmes
organisateurs. Nous vous partageons aujourd’hui nos archives : consultez nos modèles de
lettres et téléchargez-les gratuitement, vous gagnerez du temps dans vos démarches :
demandes aux communes, courrier préfecture ou ONF, lettres de remerciements : tous les
modèles de lettres types sont ici

Quelle assurance pour organiser une course ?

Un organisateur de course est soumis à l’obligation d’assurance. L’attestation d’assurance

est d’ailleurs une pièce à joindre dans le dossier de demande d’autorisation en préfecture !
Dans 95% des cas, c’est une association qui organise un événement: elle possède donc déjà
une assurance.

Il faut vérifier que vous ayez bien souscrit à une assurance « responsabilité civile
organisateur (RCO) » couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens confiés et les
dommages aux personnes (les coureurs mais aussi les bénévoles). Cela à un coût, qui
sera variable en fonction de la nature de votre événement, du matériel à assurer mais
aussi du nombre de participants attendus.

Gérer les inscriptions pour son trail

ADEORUN est un outil en ligne sur mesure pour les organisateurs de trail et de course en
général : permettez aux coureurs de s’inscrire en ligne (avec paiement sécurisé par CB) puis
accédez à l’interface ADEORUN pour gérer les participants, vérifier les certificats
médicaux ou les licences (FFA, UFOLEP etc…), faire des changements de circuits ou
encore exporter la liste des inscrits sur votre logiciel de chronométrage.

En adhérant à ADEORUN, vous bénéficiez d’un outil efficace pour gérer les participants
mais aussi d’une meilleure visibilité sur le web (nous communiquons autour de votre
événement) ! Découvrez tous les avantages de ADEORUN pour gérer votre trail.

Certificat médical et licences autorisées

En France, la participation aux compétitions sportives est soumise à la présentation

d’une licence sportive ou d’un certificat médical portant attestation de la délivrance d’un
certificat médical mentionnant l’absence de contre-indication à la pratique du sport
compétition. Si votre trail est chronométré par exemple, c’est une compétition : vous devez
donc vous conformer au règlement de la FFA.

Faut-il obligatoirement un certificat médical de non contre indication à la pratique de la

course à pied  ? Que nous dit la FFA à ce sujet en 2019? Quelles sont les licences et
certificats autorisés pour organiser une course ?

Certificat médical et licences autorisées pour une course à

pied
Licence FFA Oui
Licence UFOLEP Uniquement si mention de la pratique de l'Athlétisme
Licence FFCO Oui
Licence FFTRI Oui
Licence UNSS Uniquement si c'est l'établissement qui inscrit
Autres licences sportives Non (ex : football, cyclisme, natation etc...)
Non contre indication à la pratique de la course à pied en
Certificat médical
compétition

Plus d’informations dans notre article : les licences sportives autorisées pour un course ou
dans le guide de l’organisateur de course hors stade

Les distances en fonction de l'âge

Comme nous vous le disions un peu plus haut, c’est la FFA qui dicte les règles
administratives et sportives. Les distances par catégories et en fonction de l’âge sont
décidées par la FFA.
“Est-ce qu’un cadet peut courir un trail de 20 km ?”  “A partir de quel âge peut-on courir
une course nature de 5 km ? ” “Mon enfant est né en 2001, peut-il participer à une course de
6km ?” 

Testez notre simulateur pour vérifier les âges et distances en fonction de la date de votre
course

L'autorisation parentale

Selon les distances et donc les catégories que vous avez sur votre course, vous serez
susceptibles d’accueillir des mineurs. Nous vous conseillons de demander une autorisation
parentale de décharge de responsabilité à chaque mineur qui s’inscrit :  nul n’est sans
savoir qu’un mineur est protégé par l’autorité de ses parents, il est donc important que vous
ayez un accord écrit et signé du responsable légal !

Adeorun vous propose une option qui fait apparaître automatiquement un modèle
d’autorisation parentale quand la date de naissance saisie est celle d’un mineur.

Le règlement de votre épreuve

Le règlement est le document qui va contenir l’ensemble des réponses aux questions
qu’un coureur peut se poser.  Le règlement de la course doit être accepté par le coureur qui
s’inscrit sur votre événement (sur les formulaires d’inscription ADEORUN, le coureur est
obligé de lire votre règlement et de l’accepter avant de payer).

Le règlement de l’épreuve contient toutes les informations liées à votre course : le lieu
d’accueil, les distances, le prix d’inscription, les catégories récompensées, les conditions
de participation ou d’annulation, le droit à l’image etc.. Découvrez notre modèle de
règlement de course à télécharger.

Créer une carte pour gérer son trail

La carte, c’est le support qui vous sera utile à tous les niveaux et que vous serez amenés à
ressortir souvent avant ou pendant votre course. Vous en aurez besoin pour faire vos
demandes d’autorisation, pour placer les secouristes, projeter au mur pendant vos réunions,
présenter vos circuits, placer les signaleurs ou les bénévoles le jour J etc…
Découvrez nos conseils pour vous créer une carte organisateur avec des outils gratuits :
assemblez-la à partir de l’IGN puis placez les informations que vous souhaitez dessus ou
utilisez directement des outils en ligne comme Trace2trail ou Calculitinéraire.fr

Chronométrer sa course

Faut-il chronométrer tout seul ou faire appel à un chronométreur ? C’est la question que
vous allez inévitablement vous poser si vous lancez la première édition de votre course. Quel
que soit votre choix, il y a des erreurs à ne pas commettre. Faut-il chronométrer à la main ?
Avec une douchette ? Quel logiciel utiliser ? Comment faire avec GmCAP ? Combien coûte
un chronométreur ?

Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions ou vous mettre en
relation avec un chronométreur à proximité de chez vous.

Communiquer sur sa course : des astuces

gratuites

Il fut un temps ou distribuer des tracts suffisait. Aujourd’hui, la communication passe par
plusieurs canaux : le print (les flyers, affiches, panneaux), le bouche à oreilles (les coureurs
eux-mêmes, les clubs) mais surtout le web (site web, mailing, réseaux sociaux). Comment
communiquer ? A partir de quand lancer la communication de son événement ? Que faut-il
faire ? Comment ?

Nous vous donnons des conseils gratuits pour bien communiquer sur le web en utilisant le
mail, votre site web ou les réseaux sociaux. Animez votre événement et faites en sorte que
votre épreuve séduise un maximum de coureurs !

Ajouter sa course dans des calendriers

Sur le web, il existe de nombreux calendriers gratuits pour référencer sa course. Donnez plus
de chance à votre épreuve d’être vue par un maximum de coureurs. ADEORUN a référencé la
liste des calendriers de trails, soyez méthodique : avant de vous lancer, assurez-vous que la
date de votre épreuve est définitive, que votre règlement est rédigé et que le site web de votre
course est bien mis à jour. Evitez les copier-coller identique, rédigez un texte unique pour
chaque course. Et si vous commenciez par ajouter votre épreuve dans le calendrier des trails
sur sport-nature.net ?

Les outils utiles pour gérer sa course à pied

Pourquoi vous limiter à l’utilisation d’excel et word alors que le web recèle d’outils en
ligne : gagnez du temps en réalisant vos demandes d’autorisation en ligne, gérez vos
bénévoles sur des tableaux partagés Google Drive, utilisez Doodle pour planifier des
réunions ou encore Trello pour gérer vos tâches comme des post-it (méthode Kan-ban)

Dans cet article, nous vous présentons tous les outils en ligne incontournables quand on
organise une course ainsi que les logiciels qui peuvent faire gagner du temps à un organisateur
de trail.

Baliser sa courser : comment éviter le

débalisage ?

Rubalise, piquet en bois, bombe de peinture, barrières : voyons ensemble quels sont les
moyens efficaces pour baliser une course nature ou sur route. Une des plus grosses craintes de
l’organisateur, c’est de constater du sabotage ou d’avoir à gérer des coureurs mécontents à
l’arrivée à cause d’erreur de balisage.

Consultez notre article “baliser efficacement sa course” pour choisir le meilleur support en
fonction de votre format ou lieu de course.

Adeorun : l'inscription en ligne pour vos événements.

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