AO Annexe 3 - Specifications Fonctionnelles SIG CLOUD VAAMMJJ

Ce modèle de document, réalisé par ADA dans le cadre du programme Digital Finance Initiative, est disponibl
SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES - SIG

Cette annexe présente en détail les fonctionnalités du nouveau SIG, et fait partie du cahier des charges.
Chacune page peut être complétée lors d'un travail collaboratif au sein de l'institution
Les colonnes "Fonctionnalités", "Description" et "Statut IMF" sont à mettre à jour par l'institution.
Les fonctionnalités présentées dans ce document sont à mettre à jour et à personnaliser en fonction des besoins de l'institutio
Les colonnes "Réponse fournisseur" et "Commentaire fournisseur" sont à compléter par le fournisseur de SIG en annexe à sa r
Ce document peut aussi servir de base pour élaborer un cahier de test du nouveau SIG.
nce Initiative, est disponible librement sur le site www.ada-microfinance.org
es besoins de l'institution. En aucun cas ce document n'est exhaustif.
r de SIG en annexe à sa réponse à l'appel d'offre de l'IMF.

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N° FONCTIONNALITE DESCRIPTION
Architecture 100% cloud en mode SaaS : tous les utilisateurs se
1 Architecture
connectent directement au serveur distant
Hébergement des bases
2 Les bases de données sont hébergées par le fournisseur de la solution
de données
Les opérations sur les support mobiles sont possibles en mode online
3 Mode off line / on line (avec une connexion internet) et en mode offline (pour les opérations
non risquées) aevc synchronisation avec le SIG
Possibilité d'avoir une copie de la base de données de production dans

Sandbox Mode /
4 un environnement parallèle pour pouvoir effectuer des tests ou des
Duplication formations
5 Documentation Avoir un guide utilisateur à jour en ligne

Avoir un guide administrateur à jour en ligne
6 Sauvegarde des données Sauvegarde des données sur 2 serveurs différents (duplication)
Back up automatique vers le serveur de secours en cas de panne du

7 Back up
serveur principal avec copie de la base de données
8 Date du SIG Quelle est la date du système ?
Déconnexion automatique suite à une inactivité (délai paramétrable)

Impossibilité d’avoir des sessions en simultané
Sécurité inhérente à la base de données et à l’architecture du système,
protection du système contre les attaques directes et attaques par «
9 Sécurité
cheval de Troie » et isolation de la base de données et pare-feu
Cryptage des bases de données et mots de passe
Restriction de l’accès à certains terminaux ou en fonction de tranches
horaires
Le mot de passe de connexion est obligatoire, robuste et crypté en base

de données
10 Mot de passe utilisateur Le système doit inviter l'utilisateur à mettre à jour son mot de passe
régulièrement (mise à jour automatiquement demandée par le
système).
e du programme Digital Finance Initiative, est disponible librement sur le site www.ada-microfinance.org
NELLES - SIG
STATUT IMF REPONSE FOURNISSEUR COMMENTAIRE FOURNISSEUR

SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES -
N° FONCTIONNALITE
1 Canaux de distribution
7 Opérations autorisées dans le réseau
8 Opérations ouvertes aux agents mobiles

25 Conditions d'accès au réseau d'agents
Confirmation et suivi de transaction pour

28 les agents
Confirmation et suivi de transaction pour

29 les agents
30 Confirmation et suivi de transaction pour

les clients
31 Confirmation et suivi de transaction pour

les clients
32 Tableau de bord
Ce modèle de document, réalisé par ADA dans le cadre du programme Digital Finance Initiative, est disponible librem
DESCRIPTION STATUT IMF

Gestion d'un réseaux d'agents internes de l'IMF équipés d'un terminal (TPE,
tablette, téléphone, … )
Gestion d'un réseaux d'agents externes (ex : agents indépendants équipés d'un
terminal)
Application web ou accès web pour les clients. Les clients peuvent faire des
opérations bancaires depuis leur interface
Opérateur mobile pour le dépôt/retrait sur les comptes de l'IMF (USSD)
Distributeur Automatique de Billets
Interfaçage (API) avec d'autres plateformes / réseaux
Les clients peuvent faire leurs opérations dans l'ensemble des guichets avec
compensation automatique
Enregistrement de nouveaux clients (réalisation du KYC directement sur le terrain)
Enregistrement de nouveaux prospects (pour fournir l’information aux agents de

crédit)
Modification des données des clients (informations modifiables limitées et
validation par un tiers)
Ouverture (création) de compte d'épargne pour clients existants (avec validation
d'un tiers)
Signalisation de demande de crédit
Demande de crédit
Opérations de cash-in (encaissement)
Tontine : opérations de cash-in (encaissement)
Opérations de cash-out (décaissement)
Tontine : opérations de cash-out (décaissement)
Souscription à un produit d'assurance
Transfert de compte à compte du même client
Tranfert du compte du client vers le compte d'un autre client de l'IMF (dans le
même guichet ou la même agence) avec validation d'un tiers
Transfert du compte du client vers le compte d'un autre client de l'IMF (dans un
guichet ou une agence différente) avec validation d'un tiers
Consultation de compte (dernières transations, solde, …)
Demande de chéquier
Demande de carte (débit/crédit/retrait)
Paiement facture
Paiements marchands
Les clients doivent s'enregistrer pour pouvoir faire des opérations avec les agents.
Pouvoir limiter les agent(s) du réseau avec le(s)quel(s) le client peut faire des
opérations (tous, certains ou un seul)
Pouvoir paramétrer les opérations pour lesquelles une identification client est
obligatoire et le type d'identification : empreinte digitale, signature online sur
écran tactil, code PIN, …)
Edition d'un reçu et impression papier
Possibilité d'utiliser des imprimantes thermiques portables
Accès à des synthèses par période (rapports)
Réception d'un SMS (si le client est abonné au service)
Signature électronique de contrat
Disposer d'un tableau de bord synthétique pour piloter les activités (guichet,
agence, siège, consolidé) spécifique pour chaque profil utilisateurs (agent de
crédit, chef d'agence, DAF, DE, …). Contenu paramétrable.
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REPONSE FOURNISSEUR COMMENTAIRE FOURNISSEUR

SPECIFICATIONS FONCTIONNEL
Paramétrage = possibilité pour l'IMF de modifier des conditions elle-même, sans l'appui du fournisseur
N° FONCTIONNALITE
1 Menus déroulants
2 Ajout de zones de saisie
3 Zone de saisie : contrôle
4 Zone de saisie : contrôle
5 Siège, agences, guichets, points de

vente
Rattachement des guichets, points de

6
service
7 Niveau de sécurité des caisses
8 Gestion des jours fériés
9 Gestion des jours fériés
10 Exportation des rapports
11 Consultation des données
12 Consultation des données
13 Consolidation des données
14 Génération de rapports
15 Agent de crédit
16 Adhésion
17 Types de clients
18 Types de groupes
19 Type de crédit
20 Types de garantie
21 Gestion des contrats
22 Type de produits d'épargne
23 Type de produits DAT
Mise à jour des produits de crédit et

24
d'épargne
25 Workflow de la gestion des crédits
26 Génération de références uniques
27 Extraction de données
28 Initialisation plan comptable
29 Gestion du plan comptable
30 Gestion des compte tiers

31 Gestion des journaux comptables
32 Schémas comptables
33 Schémas comptables
34 Exercice comptable
35 Gestion des journées, périodes
36 Gestion des journées
37 Gestion des utilisateurs et de leur

profil
38 Gestion des accès utilisateurs
39 Piste d'audit
40 Langue
41 Devise
42 Gestion des décimales
43 Gestion des jours
44 Gestion des horaires de connexion
45 Poste budgétaire
46 Centre de coût
Ce modèle de document, réalisé par ADA dans le cadre du programme Digital Finance Initiative, est dispo

ur l'IMF de modifier des conditions elle-même, sans l'appui du fournisseur
DESCRIPTION
Pouvoir personnaliser les menus déroulants (agence ou guichet, gestionnaire, agent de crédit,
nationalité, zones, profession, type pièce d'identité, bailleur, motif de décision du comité de crédit,
objet de financement, motif de clôture de compte, motif de départ, fonds de crédit, etc…)
Pouvoir créer des nouvelles zones de saisies pour enregistrer des informations clients spécifiques à
l'institution (avec des listes paramétrables si besoin).
Ces champs libres doivent être intégrés dans les filtres des rapports.
Etre capable de créer des masques de saisie pour certains champs (téléphone, date, etc....) pour
limiter les erreurs de saisie
Pouvoir paramétrer le type des zones de saisie : obligatoire / optionnel
Pouvoir ouvrir des agences, des guichets et des points de vente (sans limite en nombre) et pouvoir
avoir une vue des activités de chacun (rapport avec filtres) et une vue consolidée au siège
Pouvoir ouvrir un nouveau guichet et le rattacher à une agence

Pouvoir créer un nouveau point de service et le rattacher à un guichet
Paramétrer un plafond d'encaisse pour chaque caisse et envoyer une notification à l'utilisateur et à
son responsable en cas de dépassement
Pouvoir paramétrer les jours fériés
Prendre les jours fériés en compte pour le calcul des échéances des crédits : décaler l'échéance le
jour ouvré suivant ou précédent (selon la règle de l'institution)
Si un jour férié exceptionnel est saisi dans le SIG, les échéances sont reportées au jour ouvré
suivant ou précédent (selon la règle de l'institution)
Rapports exportables au format Excel/Word/PDF (au minimum)
Chaque utilisateur doit pouvoir consulter les données en fonction de ses autorisations dans le
système (accès aux donnes consolidées, ou à celle d'un guichet, …).
Le système doit permettre de consulter les données des périodes antérieures
Etre capable de consolider les données des points de vente, des guichets au niveau des agences et
du siège pour générer les rapports de l'institution par niveau
Créer ou personnaliser ses propres rapports
Pouvoir ajouter un nouvel agent de crédit et lui affecter des clients et/ou des crédits : transfert de
portefeuille crédit, transfert des bénéficiaires
Pouvoir suivre les transferts entre les agents de crédit
Etre capable de suivre les clients par agent de crédit (actuel et historique)
Pouvoir paramétrer dans le système les conditions pour l'adhésion (part sociale, ouverture DAV
automatique, frais, …)
Pouvoir enregistrer un nouveau type de clients avec toutes les conditions particulières qui lui sont
applicables (individuel, groupement, personne morale, entreprise, etc…)
Pouvoir créer des types de groupe (groupe de solidarité, banque communautaire, GIE, groupement
de femmes, etc…) et y rattacher des membres (client ou non)
Pouvoir créer des nouveaux types de crédit avec ses paramètres (critères d’éligibilité, montant
plancher, montant plafond, association avec les schémas comptables selon la réglementation de la
BCEAO, type de frais, pénalités, …) en respect avec la politique de crédit en vigueur dans
l'institution (avec gestion de sous-produits)
Pouvoir créer de nouveaux types de garanties (financière, matérielle) pour les crédits
Pouvoir éditer le contrat de crédit à partir du logiciel (contenu du contrat paramétrable)
Pouvoir créer de nouveaux produits d’épargne (en définissant les différents types de frais, les
intérêts, association avec les schémas comptables selon la réglementation de la BCEAO,…) en
respect avec la politique d'épargne en vigueur dans l'institution
Pouvoir créer de nouveaux types de produits DAT (avec toutes ses caractéristiques et association
avec les schémas comptables selon la réglementation de la BCEAO,…) en respect avec la politique
d'épargne en vigueur dans l'institution
Pouvoir désactiver un produit, mettre à jour certaines conditions
Pouvoir personnaliser le workflow des crédits, de la demande au décaissement, pour l'adapter aux
procédures de l'institution, notamment pour la validation des prêts en fonction des plafonds
déterminés pour chaque membre du personnel (modifier le circuit de validation, les montants
plafond, les habilitations, ...).
Le code Client, n° de reçu, n° du contrat de prêt, référence d'une écriture comptable, etc... doivent
tous être générés par le système et être unique
Pouvoir extraire les données au format Bureau d'Information des Crédits au format national, au
format des différents reporting BCEAO, au format MIX Market
Pouvoir importer par fichier le Plan Comptable de l'institution (compte général, sens, type, ....)
Pouvoir gérer le plan comptable : ajouter, modifier ou supprimer un compte sous condition
Plan comptable adaptable (nombre de chiffres, niveaux et formats)
Pouvoir créer des comptes tiers associés aux comptes généraux

Pouvoir créer ou modifier autant de journaux comptables que nécessaire
Pouvoir définir des schémas comptables pour des écritures "OD" (modèle d'écriture)
Pouvoir définir les schémas comptables pour des écritures au guichet, sur le terrain, fin de mois,
(dépots, remboursements, retraits, déclassement, calcul des intêréts créditeurs et débiteurs, … )
afin de pouvoir automatiser la génération des écritures comptables associées
Pouvoir clôturer définitivement un exercice et bloquer les saisies dans cet exercice et ouvrir un
nouvel exercice (avec report de soldes)
Pouvoir ouvrir et fermer la journée comptable dans chaque guichet ou agence, indépendamment
des autres guichets ou agences.
Refuser de fermer la journée comptable du guichet tant que toutes les caisses du guichet n'ont pas
encore fait leur arrêté journalier avec billetage ou si des traitements de calcul automatique sont en
cours
Pouvoir gérer les utilisateurs : ajout, mise à jour, inactivation.

Disposer d’un mécanisme de gestion des habilitations d’accès paramétrable qui permet de donner
à un utilisateur les fonctionnalités auxquelles il a droit.
Avoir la possibilité de créer des profils par groupe d'utilisateurs (donner des habilitations à un profil
et pouvoir y ajouter ou enlever un utilisateur).
Chaque utilisateur doit s’identifier avec un identifiant et un mot de passe pour se connecter au
logiciel. Le mot de passe est personnalisé par l'utilisateur à sa première connexion
Disposer d'un journal (piste d'audit) où sont enregistrées toutes les actions faites sur le système par
tous les utilisateurs, y compris toutes les opérations relatives au changement d'habilitations. Des
filtres par types d'opérations ou modules sont disponibles pour aider les recherches
Logiciel en langue française

Support en langue française
Pouvoir gérer XX devises (à préciser)
Pouvoir gérer les décimales
Le nombre de jours pour calculer les intérêts est paramétrable : 52 semaines et 365 jours, ou 360
jours
Pouvoir limiter les heures de connexion au système (plage horaire autorisée, jour de la semaine)
pour ne pas autoriser un accès au système 24/7 par profil utilisateurs
Pouvoir paramètrer les postes budgétaires et les rattacher aux comptes comptables pour
l'élaboration du budget en début d'exercice
Pouvoir paramètrer des centres de coûts pour le suivi budgétaire par période, par agence, par
région et pour le réseau
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SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES
N° FONCTIONNALITE
1 Adhésion
Gestion des conditions

2
d’adhésion
3 Gestion des membres
4 Gestion des clients

Mise à jour des clients et des
5
groupes
6 Contrôle des conditions Groupe
7 Gestion des groupes
8 Gestion des départs
9 Mandataires / signataires
10 Liste rouge
11 Signature client
12 Photo client
13 Empreinte digitale
14 Gestion des pièces d'identité
15 Adresses
16 Coordonnées géographiques
17 Type de zone
18 Pièces d'identité
19 Unicité client
20 Recherche client
21 Recherche membre
22 Edition adhésion / client
23 Gestion des codes PIN
24 Niveau de sécurité des clients
Contrôle du n° de téléphone
25
client
26 Synthèse client
27 Transfert de clients entre agents
Lutte contre le blanchiment et

28 le financement du terrorisme
(LABFT)

(LABFT)

(LABFT)
Outil de suivi du niveau de

31 vulnérabilité des clients
Ce modèle de document, réalisé par ADA dans le cadre du programme Digital Finance Initiative, est disponible
DESCRIPTION
Pouvoir enregistrer l’adhésion des clients en respectant les conditions d'adhésion de

l'institution et les données signalétiques du client (profession, nationalité, type de pièce
d'identité, zone géographique, gestionnaire, date de naissance, ...)
Pouvoir saisir ou reprendre le numéro "manuel" du client (n° dans l'ancien SIG)
Identifier de manière unique un client (création automatique des identifiants client)
Comptabiliser automatiquement toutes les conditions d'adhésion (paiement des droits

d’adhésion, frais de carnet, part sociale, … ) en fonction des paramètres selon le type de
client (individuel, groupe, entreprise, ..)
Pouvoir saisir individuellement tous les membres d'un groupe.

Les membres peuvent être des clients individuels ou pas client.
Rattacher un membre de groupe (client ou non) à un seul groupe avec contrôle des nombre
min et max des membres dans un groupe.
Gestion des dirigeants, personnel et personnes liées
Pouvoir mettre à jour les informations des clients, des groupes et des membres
Contrôler les règles paramétrées pour les membres d'un groupe (nombre min/max
membres par type de groupe (GS ou groupement), ..)
Pouvoir enregistrer et suivre les membres et les signataires d’un groupe

Pouvoir ajouter un nouveau membre dans un groupe ou supprimer un membre d'un
groupe
Pouvoir transférer un membre d'un groupe à un autre
Pouvoir enregistrer le départ d'un client (individuel ou membre) et le motif (liste

déroulante paramétrable).
Pour ce client, aucune transaction ne doit pouvoir être effectuée après son départ. Seul un
accès en consultation à l'historique de ses informations est possible.
Les frais de clôture de compte sont paramétrables.
Pouvoir enregistrer les mandataires/signataires pour un compte (client individuel,

membres du bureau d'un groupe, signataire, … )
Pouvoir enregistrer un client sur liste rouge.
Interdire certaines ou toutes les opérations (crédit, épargne) pour ce client.
Pouvoir enregistrer la signature du client dans le SIG, l'associer à son profil avec la
possibilité de la visualiser dans le logiciel.
Pouvoir archiver la photo du client et l'associer à son profil et possibilité de la visualiser
dans le logiciel
Pouvoir gérer les empreintes digitales pour l'identification
Pouvoir archiver la photo ou le scan de la pièce d'identité du client et la rattacher aux
informations du client (possibilité de la visualiser dans le logiciel)
Pouvoir enregistrer plusieurs adresses du client (maison, activités)
Pouvoir enregistrer les coordonnées géographiques (GPS) du client

Pouvoir enregistrer le type de zone (urbain/rural) du client
Pouvoir enregistrer la date de création et d'expiration de la pièce d'identité du client
Alerter l'utilisateur lorsqu'il y a doublon de client durant la saisie (même n° de pièce

d'identité ou même n° de téléphone)
Avoir la possibilité de rechercher des informations sur un client à partir de plusieurs critères
(n°, nom, …)
Avoir la possibilité de rechercher des informations sur un membre à partir de plusieurs
critères (n°, nom, …)
Editer un certain nombre de rapports de gestion :

- Nombre total de clients (et par type)
- Evolution de l'effectif par type de clients sur une période
- Liste des clients partis avec les motifs
- Liste rouge
- Liste des clients détectés LABFT
- Données agrégées sur les clients (par région, zone, activité économique, catégorie socio-
professionnelles etc.)
- Gestion des performances sociales : répartition par genre, par tranche d’âge, niveau de
scolarisation ...
Système de gestion des codes PIN envoyés par SMS au client

Niveau de sécurité paramétrable par client et attribution des niveaux de sécurité aux
utilisateurs du SIG (accès limité aux clients "VIP")
Contrôle des numéros de téléphone portable : le système permet l'envoi de SMS au client
avec un code PIN pour valider le numéro de téléphone et la validation de l'adhésion
Pouvoir visualiser toutes les informations du client (tous ses comptes, ses crédits, ses
épargnes et les opérations effectuées, et avoir une vue globale de sa situation) sur une
même page
Pouvoir réaffecter un client à un autre agent de crédit (par lot ou unitairement). Le

transfert implique aussi le transfert des comptes épargne dans le portefeuille du nouvel
agent.
Le système permet le chargement de listes noires (LABFT) et la vérification de non

appartenance à ces listes avec ses noms prénoms
Le système permet des rapports de transactions douteuses (> montant)
Le système permet de définir des critères d'alerte et de bloquer les transactions sur les
comptes qui ne respectent pas ces critères (fréquence, montants cumulés, etc.)
Possibilité de paramétrer un questionnaire (questions avec calcul d'un score).

Possibilité de saisir les réponses à ce questionnaire à chaque cycle de crédit, conserver
l'historique de toutes les réponses et ainsi pouvoir analyser l'impact des services financiers
et non fianciers sur le niveau de vulnérabilité des clients
amme Digital Finance Initiative, est disponible librement sur le site www.ada-microfinance.org
- SIG

SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES - S
N° FONCTIONNALITE
1 Gestion des crédits
2 Simulation d'échéancier
3 Saisie demande de crédit
6 Gestion des avals
7 Gestion des garanties
8 Gestion des ressources affectées
9 Workflow de gestion des crédits
10 Workflow de gestion des crédits
11 Transfert de portefeuille entre agents
Tableau d'amortissement (tout type de

12
client)
Tableau d'amortissement (tout type de
13
client)
Tableau d'amortissement d'un

14
groupement
Contrôle du nombre de crédit max en
15
cours
Conditions obligatoires à la validation
16
de la demande de crédit
Conditions obligatoires à l'approbation

17
du dossier de crédit
18 Décision comité de crédit
19 Décision comité de crédit
Décision comité de crédit : niveau

20
d'autorisations
21 Edition des contrats
22 Gestion des frais
23 Décaissement du crédit
26 Remboursement du crédit manuel
27 Remboursement du crédit automatique
Remboursement anticipé, partiel ou en

28 excédent
29 Annulation d'un crédit
Remboursement en retard : gestion des

30
pénalités
31 Déclassement crédit
32 Passage en perte
33 Basculement contentieux
34 Crédits immobilisés
35 Clôture crédit
36 Rééchelonnement de crédit
Comptabilisation des opérations de

37 crédit
Comptabilisation des opérations de

38
crédit
Remboursements des crédits (sains,

39
souffrant)
Remboursement des crédits passés en

40
perte
41 Remboursement des crédits passés en

perte
42
Transactions par lot
43
Recherche des crédits
44 Suivi des crédits

45 Historique des crédits
46 Edition crédit
47 Scoring
48 Scoring
49 SMS banking
50 Courrier de suivi
51 Cycle du crédit
Ce modèle de document, réalisé par ADA dans le cadre du programme Digital Finance Initiative, est disponible libremen
Le système permet de fixer des seuils autorisés par client, par type de crédit,
par activité, selon le rang du crédit, etc. en accord avec la politique de crédit
Pouvoir simuler un tableau d'amortissement d'un crédit potentiel (individuel,
groupe) et l'éditer
Pouvoir enregistrer les demandes de crédit (avec l'objet de financement,

épargne obligatoire si besoin, source de financement, agent, période de
grâce, différé, ...).
Le système permet de sauvegarder un dossier incomplet pour le reprendre
ensuite
Les taux d’intérêt des produits peuvent être modifiables selon les
habilitations
Plusieurs fréquence de remboursement possible : hebdomadaire, bimensuel,

tous les 28 jours, mensuel, bimestriel, trimestriel, … in fine.
Pouvoir saisir un aval, avec contrôle si l'aval est déjà client de l'institution et
du nombre max de crédits dont il peut être aval
Gérer sa sortie automatique si le crédit est soldé.
Pouvoir saisir une garantie et gérer sa sortie automatique si le crédit est

soldé.
Chaque garantie doit être évaluée et rattachée obligatoirement à un crédit.
Pouvoir scanner le document de la garantie et le rattacher au prêt
Pouvoir suivre les garanties
Pouvoir gérer les fonds de crédit affectés par des bailleurs à certaines
activités spécifiques des clients : saisie de l'information dans la demande de
c'édit, suivi de l'encours, rapports dédiés
Montage des dossiers de crédit avec des niveaux de validation intégrés sous
forme de workflow. Le système permet d'alerter automatiquement les
destinataires (validateurs) quand un dossier est complet (tableau de bord,
mail, … )
Processus de validation paramétrable en fonction du montant, du rang du

crédit, du type de crédit… (liste non limitative)
Pouvoir réaffecter un dossier de crédit à un autre agent de crédit (par lot ou

unitairement)
Disposer d'un rapport de ces transferts
Conserver l'historique des transferts
Pouvoir calculer le tableau d'amortissement (constant ou dégressif) en

fonction des périodicités et des autres critères de la politique de crédit
Pouvoir saisir une période de grâce ou une période de différé
Pouvoir choisir le jour de la semaine ou/et la date de la 1ère échéance
Pouvoir générer le tableau d'amortissement de chaque membre d'un groupe

et du groupe
Respecter les règles de gestion sur l'octroi des crédits : nombre max de crédit
en cours par client (paramétrable).
Contrôler les conditions obligatoires à la demande d'un crédit : DAV ouvert
depuis x mois, délai min entre l'adhésion et la demande, ....
Contrôler les conditions obligatoires à l'approbation du crédit : épargne

nantie et/ou garantie liée au crédit, paiement des frais de dossier, …
L'approbation du crédit n'est pas possible si les conditions obligatoires ne
sont pas satisfaites
Pouvoir renseigner le motif de la décision du comité de crédit en plus de la

décision (accord, rejet, …)
Le montant du crédit demandé, la durée demandée ou la fréquence de

remboursement peuvent être modifiés lors de la saisie de la décision du
comité de crédit. Ces modifications doivent être enregistrées et éditées sur
le PV du comité de crédit.
En fonction des montants des crédits, des niveaux d’autorisations seront

attribués pour la validation de l’accord.
Etre capable de générer le contrat de prêt à partir du logiciel avec le contenu
défini par l'institution
Les frais sont payés à la demande ou au décaissement, en déduction ou non
du montant du crédit (paramétrage)
Pouvoir décaisser le crédit d'un client seulement si toutes les validations
requises soient effectuées
Les décaissements en espèces, par chèque, par transfert sur compte
d‘épargne, sur un compte emoney tiers, ... sont possibles
Les crédits doivent être décaissés par défaut du montant intégral ou sinon
par tranches. Cette option doit être paramétrable par produit de crédit.
Les remboursements en espèces, par transfert de compte d‘épargne

(manuel), par chèque, par virements bancaires et sur un compte emoney
tiers , … sont possibles
Les remboursements par prélèvement automatique sur compte d‘épargne
sont possibles
Les remboursements anticipés, partiels ou en excédent sont autorisés

(paramètre) et correctement traité.
Si remboursement par anticipation, les intérêts sont recalculés au prorata
Pouvoir annuler un crédit (demande, accord) qui n'a pas encore été décaissé
Pouvoir calculer automatiquement les pénalités de retard d'un crédit et les

ajouter au montant dû.
Pouvoir paramétrer les conditions de calcul des pénalités (cf. politique de
crédit) avec période de grâce
Déclasser automatiquement et/ou manuellement un crédit en retard (selon
la réglementation BCEAO) en fonction du nombre de jours de retard de
paiement de l’échéance, avec calcul automatique des provisions (minorées
de l'épargne nantie) :
- En retard de 0 à 30 j (pas de déclassement en souffrance)
- En retard de 31 – 60 j (pas de déclassement en souffrance)
- En retard de 61 – 90 j (pas de déclassement en souffrance)
- En retard de 91 - 180 j (déclassement en souffrance), avec 40% de
provisions
- En retard de 181 - 365 j (déclassement en souffrance), avec 80% de
provisions
- En retard > 366 j (déclassement en souffrance), avec 100% de provisions
Radier à la demande au-delà de 720 jours de retard . L’épargne nantie doit

minorée le montant passé en perte.
Transférer manuellement en contentieux un crédit en retard
Suivre le crédit en contentieux
Les crédits déclassés en souffrance qui redeviennent sains sont considérés en
crédits immobilisés en comptabilité.
Clôturer automatiquement un crédit lors du dernier remboursement et
libérer la garantie, l'épargne nantie et l'aval
Pouvoir rééchelonner un crédit (sain et en souffrance) avec autorisation
(selon les règles paramétrées)
Le tableau d'amortissement est recalculé
Les prêts sont comptabilisés en fonction de leur durée, par produit : 0 / 3
mois, 3 / 6 mois, …
Générer et passer automatiquement toutes les écritures comptables

relatives aux opérations liées au crédit (paiement des frais, décaissement,
remboursement) et au déclassement des crédits en retard ou en perte
L'ordre de remboursement "intérêts, capital, épargne obligatoire, pénalités"

est paramétrable pour les crédits sains et souffrants
Les remboursements des crédits radiés sont comptabilisés automatiquement

en produits exceptionnels
Le suivi opérationnel des crédits radiés est disponible : suivi des
remboursements.
Pouvoir saisir des transactions (remboursements ou dépôts pour
prélèvement) en lot
Pouvoir rechercher des informations sur un crédit à partir de plusieurs
critères
Pouvoir consulter les différents statuts d'un dossier de crédit, les

remboursements (crédit individuel, crédit groupe avec détail des membres)
Pouvoir visualiser l'historique de tous les crédits d'un client (pour chaque
crédit, savoir s'il est soldé sans retard, avec retard) dans un même rapport
Pouvoir retrouver à tout moment le montant accordé à chaque membre du
groupe et le détail des remboursements qu'il aura effectué
Editer un certain nombre de rapports (entre autres) :

- Balance âgée (PaR) à date et à date antérieure
- Liste des impayés (par agent, par type de client, ...) à date et à date
antérieure
- Crédits en cours (nombre et montant) par type de client, par type de crédits
(sains, en impayé, en souffrance, en contentieux)
- Crédits décaissés par (agent de crédit, cycle ; genre, secteur activité, ...)
- PV du comité de crédit (par date)
- Remboursement sur une période par catégorie (accordés, créances en
souffrance, passés en perte)
- Etats des frais perçus sur les demandes de crédits
- Etat des crédits en attente de déboursement
- Historique des crédits soldés, refusés et/ou annulés
- Etat prévisionnel des remboursements attendus par période
- Tableau d'amortissement d'un crédit
- Liste des garanties de prêt
- Historique du client
- Liste des crédits en contentieux
- Historique des paiements
- Suivi des dossiers de crédit (demandés – accordés – rejetés etc.)
- ...
Le système permet un scoring du client sur la base de ses données

historiques (sauvegardées par le système)
Le système permet un scoring du client sur la base de données externes au
système (paramétrable)
Le système permet l'envoi automatique de SMS pour les échéances et de
rappel pour les retards de paiement
Le système permet l'édition automatique de courriers (contenu
paramétrable) de relance, contentieux, …
Etre capable de suivre le cycle des crédits par client

Le cycle du crédit en cours ou du dernier crédit remboursé doit être repris
dans le logiciel même si l’historique des crédits n’est pas repris en détail.
Finance Initiative, est disponible librement sur le site www.ada-microfinance.org

N° FONCTIONNALITE
1 Gestion de compte : ouverture
2 Frais de tenue de compte
3 Calcul frais/intérêts
4 Action sur un compte : blocage
5 Action sur un compte : gel
6 Action sur un compte : gel de l'épargne

nantie
Opérations sur comptes : opérations

6
déplacées
6 Gestion des groupes et membres
6 Clôture compte
6 Gestion des produits plan épargne
6 Gestion des produits DAT: paramétrage
6 Ouverture compte DAT ou plan épargne

6 Clôture DAT ou plan épargne à échéance
Clôture DAT ou plan épargne avant

6
échéance
6 Gestion des comptes inactifs
6 Recherche
6 Edition des rapports
6 Comptabilisation des opérations d'épargne
6 Autorisation de découvert
6 Identification des clients lors des retraits
6 Tontine
6 Tontine mobile
Ce modèle de document, réalisé par ADA dans le cadre du programme Digital Finance Initiative, est disponible librement sur le

Pouvoir créer un nouveau compte épargne pour un client existant en
respectant les conditions d'ouverture de compte (frais d'ouverture de
compte, solde minimum d'ouverture, …)
Pouvoir définir les frais de tenue de comptes avec prélèvement

automatique sur les comptes épargne du client (paramétrable, selon la
politique épargne)
Calculer automatiquement les frais/intérêts créditeurs ou débiteurs des
comptes (cf. politque épargne)
Pouvoir bloquer/débloquer un compte à la demande (en manuel ou en

automatique par lot).
Le blocage permet de faire des dépôts et/ou des retraits.
Une habilitation doit être donnée pour pouvoir faire cette action
Pouvoir geler/dégeler un compte à la demande (en manuel ou en

automatique par lot pour les comptes inactifs).
Le gel ne permet aucune transaction.
Une habilitation doit être donnée pour pouvoir faire cette action
L'épargne nantie est bloquée sur un compte jusqu'au remboursement

total du crédit
Dépôt/Retrait/Transfert à partir de n’importe quel guichet du réseau, avec

système de compensation automatique (inter caisse)
Un membre d'un groupe doit pouvoir épargner pour son propre compte
(épargne individuelle)
Clôturer un compte avec saisie d'un motif de clôture, en déduisant les

frais de clôture de compte.
Un compte clôturé doit être verrouillé à la saisie mais pas à la consultation
Pouvoir paramétrer les caractéristiques et les conditions des produits

"Plan épargne" et autres produits conformément à la politique d'épargne
Pouvoir paramétrer les caractéristiques et les conditions des produits de

dépôts à terme (durée min et max, montant min et max, mode de calcul
des intérêts, périodicité de capitalisation des intérêts, gestion des
ruptures anticipées avec pénalités (annulation des intérêts en partie), etc.)
Permettre l’ouverture d’un dépôt à terme (en fonction du produit choisi :

plan d’échéance, intérêts à percevoir et pénalités à payer si le compte
venait à être fermé avant son terme, …) et éditer un contrat
personnalisable
Permettre le traitement de l’échéance du compte : calcul des intérêts à
verser ou à capitaliser, clôture du compte et transfert automatique sur le
DAV ou renouvellement automatique du contrat
Permettre le traitement de l’échéance du compte : calcul des intérêts à

verser ou à capitaliser, clôture du compte et transfert automatique sur le
DAV.
Gérer le déblocage anticipé ou le non respect de versements périodiques
du compte (application de la gestion des ruptures anticipées) et les
conditions tarifaires
Pouvoir geler automatiquement un compte après une période d'inactivité

(gel auto paramétrable, nombre de jours paramétrables).
Le déverrouillage doit se faire manuellement par un utilisateur ayant
l'habilitation
Pouvoir rechercher des informations sur un compte à partir de plusieurs

critères : nom du client, N° du client, N° compte, …
Editer des rapports de gestion (liste non exhaustive) :

- Relevé de compte
- Historique de compte
- Liste des comptes clôturés avec motif
- Encours épargne en nombre et en montant (par type de client, type de
produit, …)
- Liste des comptes inactifs
- Liste des DAT en cours
- Liste des DAT clôturés
- Historique des mouvements sur compte épargne (DAV, DAT, plan
épargne, ...)
- Etats des intérêts créditeurs payés sur les comptes d'épargne
- Etats des intérêts débiteurs perçus sur les comptes d'épargne
...
Générer et passer automatiquement toutes les écritures comptables

relatives à l'épargne
Permettre de gérer des découverts sur les comptes épargne (compte
courant, dépôt à vue, …) : paramétrage
Possibilité d’identification biométrique pour les opérations sur compte
surtout pour les retraits (au guichet ou sur le terrain)
Solution de gestion de la tontine intégrée : tontinier, portefeuille de
clients pour chaque tontinier, suivi des mises, gestion des retraits,
rapports, …
Solution de gestion de la tontine mobile intégrée : tontinier, portefeuille

de clients pour chaque tontinier, suivi des mises, gestion des retraits,
rapports, …
inance Initiative, est disponible librement sur le site www.ada-microfinance.org

N° FONCTIONNALITE
1 Transfert internationaux (SWIFT)
2 Paiement de facture par le client

Paiement en batch de salariés clients de
3 l'IMF
4 Ordre de paiement
5
Engagement par signature, ligne de crédit
6 Opérations inter institutions de microfinance
ou banque
Transfert vers un prestataire de services de

7
transferts internationaux
Transfert vers un prestataire de services de

8
emoney d'opérateurs télécom
9 SMS Banking
Ce modèle de document, réalisé par ADA dans le cadre du programme Digital Finance Initiative, est disponible librement su

Pouvoir offrir aux client le service de transfert international vers d'autres
insitutions financières
Payer ses factures par prélèvement sur son compte via menu USSD
Importer un fichier de salaires pour traitement par lot des opérations sur
compte épargne
Le client fait un retrait sur son compte à l'aide d'un ordre de paiement
Le client peut émettre un ordre de paiement au nom d'une tierce
personne
Gérer les engagements par signature ou les lignes de crédit des clients :
enregistrement, facturation, suivi, date de fin de validité, ...
Transfert vers un compte hors de l'IMF (possible au guichet ou pour les

agents mobiles)
Transfert vers un prestataire de services de transferts internationaux
(Western Union, Money Gram, etc.) (possible au guichet ou pour les
agents mobiles)
Transfert vers un prestataire de services de emoney d'opérateurs télécom

(Orange Money, MTN Mobile Money, etc.) (possible au guichet ou pour les
agents mobiles)
Envoi de SMS à l'initiative de l'institution ou à la demande du client

Le SMS Banking doit être paramétrable indépendamment de l’opérateur
de téléphonie mobile
Gestion des abonnements à ce service avec débit automatique des
comptes des abonnés (différent forfait possible)
Finance Initiative, est disponible librement sur le site www.ada-microfinance.org

Ce modèle de document, réalisé par ADA dans le cadre du programme Digital Fina
N° FONCTIONNALITE DESCRIPTION
Gérer l’ouverture d’une caisse avec ou sans billetage (identification
1 Ouverture de caisse
du caissier, saisie de l’encaisse physique de début de journée)
Procéder à l'arrêté journalier de la caisse avec ou sans billetage.

2 Fermeture d'une caisse Pouvoir faire l'arrêté chaque caisse indépendamment des autres
caisses du guichet
Pouvoir activer une caisse afin que les opérations puissent être
3 Activation de caisse
saisies dans cette caisse
Pouvoir désactiver une caisse afin qu'aucune opération ne puisse se
4 Désactivation de caisse
faire sur cette dernière
Pouvoir enregistrer une opération de dépôt ou de retrait dans le

5 Dépôt / retrait (espèces) compte (ou remboursement de crédit) d'un client (avec ou sans
billetage) avec délivrance de reçu en deux exemplaires
Contre-passer et/ou annuler des Pouvoir modifier ou annuler une opération effectuée à la caisse dans
6
opérations la même journée (pas de suppression)
Ajuster le solde d'une caisse en cas d'écart entre le solde physique et
7 Gestion des écarts de caisse le solde théorique avec saisie de l'excédent ou du manquant et
comptabilisation automatique des écarts
Permettre des mouvements de fonds entre deux caisses du même

guichet
Permettre des mouvements de fonds entre la banque et la caisse
8 Transfert de fonds
principale (ou coffre)
Permettre des mouvements de fonds entre le siège, les agences, les
guichets et les points de service
Comptabilisation des opérations de Générer et passer automatiquement toutes les écritures comptables
9 caisse
relatives aux opérations de caisse
Un client doit pouvoir faire ses opérations à partir de n'importe quel

10 Guichet unique
guichet de l'institution (opérations déplacées)
Pouvoir éditer un certain nombre de rapport:
- Grand-livre de caisse par période,
- Brouillard de caisse avec les informations détaillées de chaque
opération
- Brouillard de caisse en version synthétique par type d'opération
11 Rapports de caisse (montant, nombre)
- Liste des comptes mouvementés sur une période (solde
d'ouverture, mouvement, solde final)
- Etat périodique des versements, dépenses, virements, etc.,
- ...
Pouvoir gérer des encours max et min de caisse avec des messages
12 Limite de caisses
informant le caissier
13 Autorisation d'opération Pouvoir définir le processus de validation pour les opérations de

montant élevé (validation par un tiers)
14 Opération de change Pouvoir gérer 2 devises différentes à la caisse et donc avoir un

système comptable qui gère les 2 devises
dre du programme Digital Finance Initiative, est disponible librement sur le site www.ada-microfinance.org
ELLES - SIG

N° FONCTIONNALITE
1 Saisie des opérations diverses
4 Libellé des opérations
5 Correction
6 Consultation des écritures

comptables
Dotations aux provisions et

7 reprises sur provisions sur
créances douteuses
8 Créances et dettes rattachées
9 Ecritures comptables
10 Rapprochement bancaire
11 Rapprochement bancaire
12 Edition comptabilité
13 Compta analytique
16 Comptabilité générale
17 Comptabilité
Ouverture de compte
18
comptable et auxiliaire
19 Ouverture
20 Clôture
21 Balance équilibrée
22 Reporting
23 Gestion budgétaire
28 Gestion des stocks
29 Gestion des immobilisations
30 Gestion de la trésorerie
Gestion des ressources
31
humaines
32 Gestion des opérations

Ce modèle de document, réalisé par ADA dans le cadre du programme Digital Finance Initiative, est disponible librement su

Pouvoir saisir des opérations diverses (ex : caisse "Menu dépenses")
Pouvoir saisir des écritures comptables avec une date comptable

différente de la date de saisie
Pouvoir interdire les écritures comptables sur certains types de compte
(caisse, crédit, ...)
Toutes les opérations comptabilisées auront par défaut un libellé pré

rempli (retrait, dépôt, remboursement, ..). Ce libellé par défaut pourra
être paramétrable.
Système de correction en négatif
Pouvoir consulter le détail des écritures comptables saisies en la
recharchant par sa référence, son montant, la date de saisie, la date
comptable, …
Calculer et comptabiliser automatiquement les écritures relatives aux

dotations aux provisions, provisions pour créances douteuses et
reprises sur provisions selon la réglementation de la BCEAO
Calculer automatiquement les créances et dettes rattachées (en fin de

période)
Avoir à disposition des modèles d'écritures comptables pour saisir

uniquement le montant, la date et le libellé. Les comptes sont déjà
paramétrés pour chaque écriture type (ex : achat eau, …).
Pouvoir éditer le journal de banque de chaque banque
Pouvoir faire le rapprochement bancaire pour chaque compte banque
et des comptes de liaison inter guichet
Edition d’une gamme complète de rapports financiers :

- Bilan ;
- Compte de résultat ;
- Brouillard ;
- Grands livres ;
- Balances (à 6 colonnes obligatoires) ;
- Journaux ;
- Historique des écritures ;
- Tableaux de bord (guichet, agence, siège, consolidé)
- Tableau de suivi budgétaire ;
- Ratios prudentiels et indicateurs de performance
- et tous les rapports exigés par la BCEAO au format NRC ...
Possibilité de paramétrer et d'utiliser plusieurs plans analytiques

Permettre une ventilation des charges payées par la direction par
entités selon un pourcentage pré-établi
Suivi de la trésorerie, des produits et des charges par source ou centre
de coût/profit (bailleur, compte, agence, produit, etc.) en plus du suivi
consolidé de l’information
Conformité aux exigences comptables de la BCEAO (décrites dans le
Nouveau Référentiel Comptable)
Comptabilité de caisse vs. d‘engagement ?

Si compta d’engagement, traitement adéquat des produits à recevoir.
Garantir l'unicité des n° des comptes

Ouverture obligatoire de journée / période / année avec traitement
comptable associé (report de soldes, …)
Clôture obligatoire de fin de journée / période / année avec
traitement comptable associé (report de soldes, …)
Vérifier l'équilibre de la balance à chaque clôture
Edition automatique de la liasse BCEAO (18 rapports)
Élaboration du budget prévisionnel par guichet, agences et siège, avec
une consolidation au niveau siège
Gérer des centres de coût et suivre le budget (estimé, réalisé) par
centre de coûts
Affecter le budget (réalisé) automatiquement à partir des écritures
comptabilisées (intérêt, immo, dépenses, …)
Suivi et ajustement du budget (par agence, consolidé, ...)
Disposer de rapports détaillés pour le suivi budgétaire
Disposer d'un module de gestion des stocks :

Gestion des approvisionnements
Gestion de la consommation par : article - entité – nature par période
Gestion des seuils de sécurité
Gestion des fournisseurs
Lien avec le module comptabilité
Disposer d'un module de gestion des immobilisations :

Gestion de plusieurs types d’immobilisation (fonds propres-
subventions et autres)
Gestion de la codification /étiquetage des immobilisations
Gestion des acquisitions, affectation, mise en service et génération
automatique des fiches d’immobilisation
Gestion des écritures de dotation et intégration directe dans le module
comptable
Gestion des inventaires périodiques – des mises au rebut – cession –
sorties/retours etc.
Lien avec le module comptabilité
Pouvoir élaborer un plan de trésorerie, gestion de cash flow, …
- Gestion du recrutement - des mouvements du personnel - Plan de
carrière – Performances - Fautes et sanctions
- Gestion des rémunérations et cotisations auprès des organismes
sociaux
- Gestion des avances sur salaire et prêts au personnel
- Bilan social et tableau de bord
- Planning des absences, congés et retraites
- Graphe des âges – genres
- Gestion des missions, formations, absences, congés, permissions et
démissions/licenciement
- Gestion des prestataires (stagiaires, consultants etc.)
- Solde de tout compte
- Intégré au module comptabilité
Intégré avec le système de suivi du portefeuille et de l’épargne

ital Finance Initiative, est disponible librement sur le site www.ada-microfinance.org

AO Annexe 3 - Specifications Fonctionnelles SIG CLOUD VAAMMJJ

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SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES - SIG

es besoins de l'institution. En aucun cas ce document n'est exhaustif.

r de SIG en annexe à sa réponse à l'appel d'offre de l'IMF.

SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES - SIG

Possibilité d'avoir une copie de la base de données de production dans

5 Documentation Avoir un guide utilisateur à jour en ligne

Back up automatique vers le serveur de secours en cas de panne du

Déconnexion automatique suite à une inactivité (délai paramétrable)

Le mot de passe de connexion est obligatoire, robuste et crypté en base

STATUT IMF REPONSE FOURNISSEUR COMMENTAIRE FOURNISSEUR

7 Opérations autorisées dans le réseau

8 Opérations ouvertes aux agents mobiles

9 Opérations ouvertes aux agents mobiles

10 Opérations ouvertes aux agents mobiles

11 Opérations ouvertes aux agents mobiles

12 Opérations ouvertes aux agents mobiles

13 Opérations ouvertes aux agents mobiles

14 Opérations ouvertes aux agents mobiles

15 Opérations ouvertes aux agents mobiles

15 Opérations ouvertes aux agents mobiles

16 Opérations ouvertes aux agents mobiles

16 Opérations ouvertes aux agents mobiles

17 Opérations ouvertes aux agents mobiles

18 Opérations ouvertes aux agents mobiles

19 Opérations ouvertes aux agents mobiles

21 Opérations ouvertes aux agents mobiles

22 Opérations ouvertes aux agents mobiles

23 Opérations ouvertes aux agents mobiles

24 Opérations ouvertes aux agents mobiles

25 Conditions d'accès au réseau d'agents

26 Conditions d'accès au réseau d'agents

27 Conditions d'accès au réseau d'agents

Confirmation et suivi de transaction pour

Confirmation et suivi de transaction pour

30 Confirmation et suivi de transaction pour

31 Confirmation et suivi de transaction pour

SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES - SIG

DESCRIPTION STATUT IMF

Enregistrement de nouveaux clients (réalisation du KYC directement sur le terrain)

Enregistrement de nouveaux prospects (pour fournir l’information aux agents de

Signalisation de demande de crédit

Opérations de cash-in (encaissement)

Tontine : opérations de cash-in (encaissement)

Opérations de cash-out (décaissement)

Tontine : opérations de cash-out (décaissement)

Souscription à un produit d'assurance

Transfert de compte à compte du même client

Demande de carte (débit/crédit/retrait)

Accès à des synthèses par période (rapports)

Réception d'un SMS (si le client est abonné au service)

Signature électronique de contrat

REPONSE FOURNISSEUR COMMENTAIRE FOURNISSEUR

2 Ajout de zones de saisie

3 Zone de saisie : contrôle

4 Zone de saisie : contrôle

5 Siège, agences, guichets, points de

Rattachement des guichets, points de

7 Niveau de sécurité des caisses

8 Gestion des jours fériés

9 Gestion des jours fériés

10 Exportation des rapports

11 Consultation des données