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aérien

DHL E-BILLING :
GUIDE
UTILISATEUR
 DHL e-Billing

SOMMAIRE

3 1 Interface de DHL e-Billing 22 1.5 Mon profil

4 1.1 Ecran d’accueil
5 1.2 Demande d’inscription en ligne
9 1.3 Ouverture d’une session
10 1.3.1 Oubli de mot de passe
13 1.4 Ecran initial
16 1.4.1 Téléchargement des factures
18 1.4.2 Soumettre une réclamation
associée à une facture
23 1.5.1 Modifier mes préférences linguistiques
24 1.5.2 Modifier mon mot de passe
26 1.5.3 Nouvel identifiant à un compte client
28 1.6 Recherche
29 1.7 Entité DHL
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1 INTERFACE DE DHL E-BILLING

Vous accédez au système DHL e-Billing via une interface Web. Il se peut que vous ayez reçu une facture électronique
dans un e-mail de la part de DHL Express avant de consulter vos factures en ligne. Le Schéma 1.0a présente un e-mail type
contenant une facture en pièce jointe au format PDF. Le PDF est aussi présenté dans le schéma 1.0b.

Schéma 1.0a - Un e-mail avec une facture jointe

Schéma de client DHL 1.0b - La facture en pièce jointe au format PDF

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1.1ÉCRAN D’ACCUEIL
L’écran d’accueil (schéma 1.1a) s’affiche quand vous accédez aux pages Web de DHL e-Billing en cliquant sur www.dhl.fr,
rubrique Services en ligne.
Cette page expose une courte introduction à DHL e-Billing, vous permet de choisir votre langue grâce aux liens
linguistiques et procure une Aide en ligne et des FAQ pour vous aider à utiliser DHL e-Billing la première fois.

Schéma 1.1a - La page d’accueil

Pour passer à l’étape suivante, vous avez deux choix en fonction de qualité d’inscrit ou non à la solution.
En tant que nouvel utilisateur, vous pouvez soumettre votre inscription en ligne.
La demande devra être autorisée par DHL Express et, si la demande est validée, vous recevrez un e-mail contenant
votre nom d’utilisateur et mot de passe.
La section 1.2 expose l’exemple d’un nouvel utilisateur soumettant sa demande en ligne et la section 1.3 présente le cas
d’un utilisateur ayant ses propres identifiants qui accède au système.
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1.2DEMANDE D’INSCRIPTION EN LIGNE

A partir de l’écran présenté dans le schéma 1.1a, cliquez sur “Nouvel utilisateur enregistrez-vous ici”. L’écran d’inscription
client s’affiche (schéma 1.2a).

Schéma 1.2a - L’écran d’inscription

Dans cet écran, vous devez introduire autant de détails que possible pour compléter votre demande d’inscription
à DHL e-Billing. Les champs suivants sont obligatoires :
• Numéro de compte
• Nom de la société
• Nom de contact (votre nom)
• Adresse e-mail (votre adresse e-mail)

Vous serez averti si l’un de ces champs est resté vierge.

Le système vérifie également si votre adresse e-mail est valide (c’est-à-dire si elle contient le signe “@”, qu’elle comporte
au moins 2 caractères entre le “@” et le point, qu’il y a au moins un caractère avant le “@”).
Le numéro de téléphone est facultatif mais il permet à DHL Express de vous contacter. Veuillez vous assurer que votre
adresse e-mail est correcte. Vous ne recevrez aucun message si cette adresse est erronée.
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Deux questions sont posées concernant la dernière facture papier reçue de DHL Express.
Cela permet à DHL Express de vérifier votre identité. Enfin, vous devez cocher la case pour confirmer que vous acceptez les
termes et conditions d’utilisation de DHL e-Billing. S'il n'existe plus d'exceptions, le bouton “Enregistrer” vous permettra
d’afficher le message vous offrant la possibilité d’enregistrer un nouveau numéro de compte (schéma 1.2b).

Schéma 1.2b - Possibilité d’ajouter une nouvelle demande d’inscription

Si vous souhaitez ajouter un autre compte, cliquez sur “OK”. L’écran d’inscription s’affiche à nouveau avec certains
champs pré-remplis (Schéma 1.2c).

Schéma 1.2c - Ajout de nouvelle demande d’inscription

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Saisissez le nouveau numéro de compte. Le numéro de facture et le montant doivent être saisis pour ce compte comme
tout autre compte ultérieur. Cliquez sur “Enregistrer”. Vous pouvez poursuivre le processus pour demander l’inscription
avec plusieurs numéros de compte.

Attention, l’adresse e-mail que vous indiquez pour chaque nouveau compte doit être la même. Si vos demandes sont
validées, vous serez alors en mesure de consulter les factures de tous vos numéros de compte en vous connectant
uniquement grâce à l’adresse e-mail.

Lorsque vous avez terminé (après avoir saisi une ou plusieurs demandes d’inscription), cliquez sur “Annuler” dans
la fenêtre qui s’affiche (cf. schéma 1.2b).
L’écran du schéma 1.2d apparaît. Cela confirme que DHL Express a reçu votre / vos demande(s) d’inscription.
Considérez que DHL Express n’a pas reçu votre / vos demande(s) avant d’avoir vu ce message.

Schéma 1.2d - Confirmation de demande d’inscription

Tout e-mail que vous recevrez de DHL e-Billing comportera l’adresse d’expéditeur (“De”) suivante :
ebillingfr1@dhl.com
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Veillez à ce que votre filtre anti-spam ne bloque pas les messages en provenance de cette adresse.
En cas de validation de votre demande, vous recevrez un e-mail de confirmation (schéma 1.2e).

Schéma 1.2e - E-mail de confirmation de la demande d’inscription

Toutefois, si votre demande ne peut pas être validée, vous recevrez un e-mail de refus de la demande d’inscription
(schéma 1.2f).

Schéma 1.2f - E-mail de refus de la demande d’inscription

Cet e-mail expose le motif du refus. Si vous recevez cet e-mail, merci de contacter DHL Express au numéro de téléphone
fourni (figurant sur l’e-mail reçu) ou procédez à une nouvelle demande d’inscription.
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1.3OUVERTURE D’UNE SESSION

Vous vous connecterez via le lien URL suivant :
https://dhl-ar.accountis.net/customer/login/

La page de connexion est présentée dans le schéma 1.3a. Vous accédez au système grâce à votre identifiant DHL e-Billing.

Schéma 1.3a - Page de connexion

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1.3.1 Oubli de mot de passe

Vous avez oublié votre mot de passe, veuillez indiquer votre identifiant (adresse e-mail) et cliquez sur “Mot de passe
oublié ?”. Une fenêtre s’affiche (cf. schéma 1.3b) pour confirmer l’envoi d’un mot de passe provisoire à cette adresse e-
mail. Cliquez sur “Ok”.

Schéma 1.3b - Confirmation du rappel de mot de passe par e-mail

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Un message de confirmation s’affiche (schéma 1.3c). Si votre adresse e-mail n’est pas reconnue par le système, ce
message ne s’affichera pas et l’écran sera actualisé comme dans le schéma 1.3a.

Schéma 1.3c - Confirmation du rappel de mot de passe

Vous recevez un e-mail (schéma 1.3d) qui contient un mot de passe provisoire.

Schéma 1.3d - Rappel d’e-mail

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Lors de votre prochaine connexion (via l’écran présenté dans le schéma 1.3a), vous serez invité à modifier votre mot de
passe (schéma 1.3e). Saisissez les mots de passe correspondants dans les deux fenêtres et cliquez sur "Modifier mot de
passe".

Schéma 1.3e - Modification du mot de passe provisoire

Vous serez ensuite dirigé vers la page d’accueil (identique au schéma 1.3f).

Schéma 1.3f - Page d’accueil

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1.4 Ecran initial

C’est le premier écran que vous verrez après vous être connecté. Le schéma 1.4a décrit les diverses parties de l’écran.

Menus horizontaux Client connecté

Alerte
Menus
nouvelle
facture
verticaux

Schéma 1.4a - L’écran initial

Le message “Nouvelle facture de DHL” 1 vous informe de tout nouveau document présent sur le système.

Un document ne sera plus considéré comme “Nouveau” dès que vous ou un tiers avez consulté la facture directement
sur le système DHL e-Billing. Retenez donc que les actions d’autres personnes au sein de votre entreprise ayant
accès à DHL e-Billing auront une conséquence sur ce que vous voyez sur cette page.

Sur tout écran du système DHL e-Billing, le compte de connexion que vous utilisez pour accéder au système
s’affiche en haut à droite.

Les menus s’affichent dans la partie supérieure et le long du côté gauche de l’écran. Nous allons les parcourir dans
les sections suivantes (à partir de 1.5).

1
Sont nouvelles, les factures encore non consultées par vous ou par une personne de votre entreprise ayant accès à votre compte client.
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Ce client n’a pas de nouvelles factures de la part de DHL (schéma 1.4a). L’écran peut apparaître de manière différente si ce
n’est pas le cas (schéma 1.4b).
Quand une nouvelle facture est disponible, le bouton “Afficher” apparaît. Ce bouton permet d’afficher la vue résumée de
la facture (schéma 1.4c). Cela affiche un résumé en ligne pour chaque “nouvelle” facture disponible à l’intention du
client.

Schéma 1.4b - Ecran initial avec factures non-lues

Schéma 1.4c - Liste résumée des factures

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Pour afficher une version PDF de la facture, cliquez sur l’intitulé de la facture (schéma 1.4d).

Schéma 1.4d - Version PDF de la facture

Si la facture comporte plusieurs pages, vous pouvez alors cliquer sur la “Page” correspondante : le numéro de la page
de destination. L’exemple du schéma 1.4d présente une facture sur une seule page.
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1.4.1 Téléchargement des factures

Depuis cette page, vous pouvez choisir de télécharger la facture sous divers formats. Cette option est particulièrement utile
car elle vous permet d'importer les données de facturation vers votre propre système comptable. Cela vous évite de ressaisir
toutes les données. Par exemple, la procédure suivante décrit comment ouvrir les données dans MS Excel.
Cliquez sur la liste déroulante près du bouton de téléchargement. Sélectionnez “Télécharger sous CSV” et cliquez sur le
bouton “Télécharger”. Une option “Ouvrir” ou “Enregistrer” va alors s’afficher. Cliquer sur le bouton “Ouvrir” ouvrira
normalement le fichier dans MS Excel (schéma 1.4e). Les paramètres de votre ordinateur peuvent ne pas vous permettre
d’ouvrir les CSV directement dans MS Excel. Si vous souhaitez modifier les paramètres pour l’autoriser, veuillez vous
reporter aux instructions indiquées dans l’annexe A.

Schéma 1.4e - Version HTML de la facture

Schéma 1.4f - Représentation CSV de la facture ouverte dans MS Excel

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Vous pouvez télécharger la facture au format PDF (schéma 1.4g)

Schéma 1.4g - Représentation PDF de la facture ouverte dans Adobe Reader

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1.4.2 Soumettre une réclamation associée à une facture

L’application DHL e-Billing vous permet d’effectuer des réclamations concernant vos factures en ligne. Pour cela,
accédez à la version résumée de facturation (schéma 1.4h) en cliquant sur la facture correspondante (schéma 1.4i).

Schéma 1.4h - Version résumée de facturation

Schéma 1.4i - Affichage de

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Cliquez sur le bouton “Réclamation” situé au-dessus de la facture, à droite pour afficher l’écran de réclamation (schéma
1.4j). Vous pouvez voir si une réclamation a déjà été émise sur cette facture.
Dans cet exemple, il n’y a pas de réclamation soumise.

Schéma 1.4j - Consulter ou ajouter des réclamations

Cliquez sur “Ajouter” et saisissez vos données et les détails de votre réclamation (schéma 1.4k).

Schéma 1.4k - Saisie de la réclamation

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Sélectionnez d’abord le code décrivant le mieux la nature de votre réclamation. Si vous ne pouvez pas trouver de code
approprié, veuillez choisir “OT-01-C – Autre”. Puis saisissez vos données. DHL Express peut utiliser les informations
que vous fournissez pour vous contacter. Un écran d’exemple est présenté dans le schéma 1.4l. Le code de réclamation
que vous saisissez va déterminer quelles informations DHL Express souhaite que vous apportiez. Veuillez suivre
attentivement les instructions à l’écran pour veiller à ce que votre réclamation soit résolue au plus tôt.

Schéma 1.4l - Saisie des détails de votre réclamation

Cliquez sur “Enregistrer” une fois que vous avez terminé. L’écran présenté dans le schéma 1.4m s’affiche.

Schéma 1.4m - Une réclamation a été

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En plaçant le curseur au-dessus des premiers mots de la réclamation, le texte complet s’affiche (schéma 1.4n).
Vous ne pouvez pas modifier ou retirer une réclamation après l’avoir émise et cette dernière restera associée à la facture
correspondante. DHL Express cherchera à résoudre votre réclamation par e-mail ou par téléphone.

Schéma 1.4n - Passez le curseur pour voir le texte de la réclamation

Vous pouvez ajouter le nombre de réclamations souhaité pour une facture. Cliquez simplement sur “ajouter” pour chaque
nouvelle réclamation. Le schéma 1.4o présente trois réclamations soumises pour la même facture.

Schéma 1.4o - Plusieurs réclamations soumises pour la même facture

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1.5 Mon profil

Cliquer sur le menu “Mon profil” affiche l’écran “Mon profil” (schéma 1.5a).

Schéma 1.5a - L’écran Mon profil

Dans cet écran, vous pouvez changer de langue en choisissant l’une des cinq proposées : anglais, néerlandais,
français, allemand ou italien et modifier votre mot de passe. Vous pouvez également ajouter de nouveaux utilisateurs
pour le(s) numéro(s) de compte client auxquels vous avez accès.
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1.5.1 Modifier mes préférences linguistiques

Cliquez sur la liste déroulante près de la langue (schéma 1.5b), sélectionnez l’option appropriée et cliquez sur le bouton
“Enregistrer” situé juste en-dessous. L’écran sera immédiatement traduit (en néerlandais dans le schéma 1.5c) et le réglage
sera enregistré et appliqué à vos sessions suivantes. Il ne sera modifié que si vous répétez la procédure et sélectionnez une
autre langue.

Schéma 1.5b - L’écran Mon profil

Schéma 1.5c - L’écran Mon profil affiché en néerlandais

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1.5.2 Modifier mon mot de passe

Dans la section “Modifier le mot de passe”, saisissez votre ancien mot de passe dans la 1ère fenêtre suivi du nouveau
mot de passe dans les 2ème et 3ème fenêtres (schéma 1.5d). Puis, cliquez sur “Sauvegarder” juste en-dessous. Si l’ancien
mot
de passe est correct ET que le nouveau mot de passe correspondait bien dans les 2 ème et 3ème fenêtres, vous recevrez alors le
message “Mot de passe modifié” (schéma 1.5e). Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, vous recevrez alors le
message “Mot de passe non-modifié, veuillez réessayer” (schéma1.5f).

Schéma 1.5d - L’écran Mon profil, modifier le mot de passe

Schéma 1.5e - L’écran Mon profil, succès de la modification du mot de

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Schéma 1.5f - L’écran Mon profil, mot de passe non-modifié

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1.5.3 Nouvel identifiant à un compte client

Après avoir ajouté le premier identifiant de client sur un numéro de compte client, vous pouvez ajouter autant d’identifiants
que vous le souhaitez sur ce numéro de compte. Depuis l’écran “Mon profil” (schéma 1.5b). Utilisez simplement la case à
cocher pour sélectionner les numéros de compte client auxquels vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur (schéma 1.5g).
Cochez toutes les cases requises, par ex. si vous avez trois numéros de compte et que vous souhaitez ajouter un nouvel
utilisateur, cochez simplement les trois cases et cliquez sur “Ajouter un nouvel utilisateur”. L’écran du schéma 1.5h s’affiche.
Saisissez l’adresse e-mail dans la case affichée. Cliquez sur “Continuer” et saisissez le nom de contact dans
l’écran suivant (schéma 1.5i). Sélectionnez la préférence linguistique et cliquez sur “Enregistrer”. L’écran “Mon profil” va
s’afficher à nouveau (schéma 1.5j) et un message est affiché en bas à gauche de l’écran pour confirmer l'ajout.

Schéma 1.5g - L’écran Mon profil, sélectionner un numéro de compte vers lequel un utilisateur sera ajouté

Schéma 1.5h - Ecran d’ajout de nouvel utilisateur, saisir une adresse e-mail
 DHL e- 2

Schéma 1.5i - Ajouter un nouvel utilisateur, saisir un nom de contact et régler la préférence linguistique

Schéma 1.5j - L’écran Mon profil confirmant l’ajout d’un nouvel utilisateur sur le compte
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1.6 Recherche
Cliquer sur le bouton “Rechercher” affiche l’écran “Rechercher une facture” (schéma 1.6a). Cela vous permet de
spécifier un ou plusieurs critères de recherche. Les critères suivants sont disponibles :
• Numéro de compte (disponible en liste déroulante pour les numéros de compte auxquels vous avez accès)
• Numéro de facture
• Non-lu (coché pour “oui”, décoché pour “non” ; par conséquent, les cases non-cochées correspondent aux messages non-lus1)
• Type de facture (liste déroulante de tous les types de facture possibles)
• Statut de facture (Echec à l’envoi 2, Envoi 3 et Envoyé 4)
• Date de début et Date de fin (période de facturation)

Schéma 1.6a - L’écran de recherche de facture

1
Une facture sera considérée lue si vous ou quelqu’un d’autre au sein de votre société avec un identifiant et ayant accès à votre
numéro de compte client avez consulté la facture. Les actions d’autres personnes au sein de l’entreprise peuvent donc affecter le
statut des documents (lu ou non-lu).
2
Echec à l’envoi : e-mail contenant la facture non-envoyée au client mais uniquement disponible en ligne. Vous pouvez demander à
DHL Express de vous la renvoyer.
3
Envoi : e-mail contenant la facture en cours d’envoi au client. Le client ne recevra pas l’e-mail à moins que le statut passe à “Envoyé”.
4
Envoyé : e-mail contenant la facture envoyée au client. Retenez toutefois que cela ne garantit pas la bonne réception du message.
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1.7 Entité DHL

L’écran Entité DHL procure au client une vue d’ensemble du nombre de factures ayant été reçues de la part des
diverses entités DHL (DHL International Express (France) SAS ou DHL Express (France) SAS). En tant que client, vous
pouvez avoir un ou plusieurs comptes avec une personne morale et un ou plusieurs comptes avec une autre personne
morale.
L’écran dans le schéma 1.7a présente un client ayant un ou plusieurs comptes Express aérien en France.
Les deux colonnes présentent le nombre de factures total disponibles sur le système DHL e-Billing pour le client et
le nombre de ces factures n’ayant pas été lues par le client. Cliquez sur “Afficher” présente toutes les factures, pas
seulement les nouvelles. Cette page présente uniquement les factures non-lues. Ce bouton permet d’afficher une vue
résumée
de la facture (schéma 1.7b). Le point rouge met en valeur les factures que vous ou toute autre personne au sein
de l’organisation ayant accès au numéro de compte client n’avez pas lues.

Schéma 1.7a - L’écran Entité DHL

Schéma 1.7b - L’écran Entité DHL

3 DHL e-

Vous pouvez cliquer à tout endroit du cadre de la facture pour afficher une version PDF de la facture ou de l’avoir.
 DHL e- 3

ANNEXE A
Que faire si votre fichier CSV ne s’ouvre pas automatiquement dans MS Excel ?
Démarrer -> Panneau de configuration

Sélectionnez “Options de dossier”


1) Options de dossier
3) Parcourez la liste jusqu’à atteindre l’extension CSV
DHL e- 3
2) Sélectionnez l’onglet “Types de fichier”
Cela précise que tout fichier portant l’extension CSV sera
ouvert automatiquement sous Microsoft Excel.
Vos réglages peuvent être différents.
Si vous avez besoin de modifier ce réglage, veuillez
cliquer sur “Modifier…” et choisissez le programme
approprié (Microsoft Excel) dans la liste affichée.