DHL Express (Suisse) SA

LE NOUVEL OUTIL DE SOLUTIONS EN LIGNE

DHL e-billing

Invitez la qualité Express

État : 01/2016
1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles
1.1 Contenu 1.2 Qu'est-ce que DHL e-billing ? 1.3 Les avantages en un coup d'oeil

Contenu Page
1 Introduction 2
1.1 Contenu 2
1.2 Qu'est-ce que DHL e-billing ? 3
1.3 Les avantages en un coup d'oeil 4

2 Premiers pas 5
2.1 Enregistrement 5-10
2.2 Notification 11/12

3 Utilisation d'e-billing 13
3.1 Portail des clients e-billing 13-18
3.2 Bordereau d'expédition 19/20
3.3 Demandes / réclamations 21

4 Liens utiles 22

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1.1 Contenu 1.2 Qu'est-ce que DHL e-billing ? 1.3 Les avantages en un coup d'oeil

Le service e-billing est une solution en ligne spécialement créé pour les clients de
DHL Express qui utilisent notre expédition express internationale et qui aimeraient
consulter leurs factures sous forme électronique.

Le service e-billing vous propose :

Un accès plus rapide et plus confortable à vos factures

Dès maintenant, vous pouvez recevoir vos factures en tout confort sous forme électronique via e-mail
et/ou les télécharger depuis le portail des clients e-billing

Vous avez la vue d'ensemble complète de toutes les factures reçues pour les numéros
de client enregistrés chez DHL Express.

Le service sauvegarde non seulement toutes vos factures en ligne (accès max. 12 mois),
mais vous permet également de les télécharger dans différents formats et cela aussi souvent que
vous le souhaitez.

Un envoi plus écologique de vos factures

Une transaction sans papier est désormais possible

Vous n'avez plus besoin d'ouvrir et de jeter des enveloppes

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1.1 Contenu 1.2 Qu'est-ce que DHL e-billing ? 1.3 Les avantages en un coup d'oeil

Découvrez les avantages de DHL e-billing !

e-billing est gratuit
L'inscription se fait par Internet. Aucun logiciel supplémentaire n'est requis !

Transaction sans papier

Après la création d'une facture e-billing, vous recevez un e-mail auquel la facture est annexée au format PDF.
L'e-mail contient en outre un lien au portail des clients e-billing. La facture peut donc aussi être vérifiée en ligne.

Un grand nombre de formats

Les factures e-billing peuvent être téléchargées dans différents formats. Les formats suivants sont à votre
disposition pour le téléchargement : CSV (pour l'importation dans un programme de tableur, tel qu'Excel), PDF
(idéal pour imprimer ou envoyer comme fichier joint) ou XML.

Archives en ligne
Les factures e-billing restent disponibles en ligne pendant 12 mois et peuvent être imprimées à tout moment.

Lien direct vers le bordereau d'expédition

En cliquant sur le numéro de bordereau d'expédition sur la facture, le bordereau d'expédition est affiché
directement.

Saisie en ligne de réclamations concernant des factures

Vous pouvez directement saisir et envoyer en ligne les réclamations concernant les factures.

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2.1 Enregistrement 2.2 Notification

Sur les pages suivantes, vous verrez à quel point l'inscription à

DHL e-billing est facile
Première étape : Accès à DHL e-billing  https://dhl-ar.accountis.net/customer/ch/

Allez ici pour la

première inscription

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2.1 Enregistrement 2.2 Notification

Deuxième étape : inscription simple et rapide

Saisissez vos données de client dans les champs. Il est important de saisir une adresse e-mail valable.
Pour terminer l'inscription, il est nécessaire d'accepter les conditions générales de DHL Express. Après
avoir saisi vos données, cliquez sur « Sauvegarder» afin de terminer l'inscription.

Inscrivez-vous ici

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2.1 Enregistrement 2.2 Notification

enregistrer des numéro de client supplémentaires

Troisième étape : confirmation de l'inscription
Après la saisie complète de vos données, vous recevez la confirmation que votre demande sera
traitée. Si aucun numéro de client DHL ne doit plus être enregistré, cliquez sur «OK».

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2.1 Enregistrement 2.2 Notification

Quatrième étape : confirmation de l'inscription

Une information de confirmation apparaît ensuite. Vous recevrez aussi bientôt un e-mail qui contient le
lien vers le portail des clients e-billing et les données de connexion avec un mot de passe provisoire.

Voici l'e-
mail

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2.1 Enregistrement 2.2 Notification

Enregistrement de numéros de client supplémentaires

À l'aide de la sélection «enregistrer un numéro de client supplémentaire», vous pouvez enregistrer des
numéros de client supplémentaires pour participer au service e-billing à l'aide des mêmes données de
connexion. Pour chaque numéro de client enregistré, un e-mail sera envoyé à l'adresse e-mail indiquée.

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2.1 Enregistrement 2.2 Notification

Attention - le double enregistrement n'est pas possible !

Il n'est pas possible d'effectuer un deuxième enregistrement avec des données à 100% identiques. Un
message d'erreur apparaît sous le champs de sauvegarder.

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2.1 Enregistrement 2.2 Notification

Votre première notification

Dès qu'une nouvelle facture est créée après l'inscription, vous serez informé par e-mail. La nouvelle
facture est annexée en format PDF et peut être ouverte immédiatement. Vous pouvez également effectuer
le traitement de la facture dans le portail des clients e-billing à l'aide des liens dans l'e-mail. Vous pouvez
également y consulter vos factures par téléchargement dans d'autres formats de données.

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2.1 Enregistrement 2.2 Notification

Possibilités de notification automatique

Vous avez le choix entre:

E-Invoicing Push (par default)

Pour chaque nouvelle facture émise, vous recevez une notification par e-mail avec la facture
correspondante au format PDF en annexe.

E-Invoicing Pull (sur demande)

Pour chaque nouvelle facture émise, vous recevez seulement un e-mail avec le lien vers le portail des
clients e-billing sans annexe.

Vous pouvez alors télécharger la facture en différents formats sur le portail des clients e-billing.

La signature numérique de chaque facture peut être sélectionnée pour le téléchargement aussi
souvent que souhaité en tant que « rapport de vérification ».

E-Invoicing with CSV File + PDF (sur demande)

Pour chaque nouvelle facture émise, vous recevez une notification par e-mail avec la facture
correspondante au format PDF + Le fichier CSV correspondant en annexe.

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3.1 Portail des clients e-billing 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations

Le portail des clients e-billing

Après la connexion sur la page d'accueil e-billing, la vue de bureau pour les clients enregistrés
apparaît. En cliquant sur « Affichage », vous obtenez une vue d'ensemble des nouvelles factures mises
à votre disposition. Sous «Messages», les informations actuelles sur DHL Express sont affichées.

Vous obtenez ici une

vue d'ensemble de vos
factures

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Un affichage clair des factures

Dans le portail des clients e-billing, vos factures sont énumérées de manière claire avec indication de
leur état respectif (lu / non lu). Il vous suffit de cliquer sur un numéro de facture pour que la facture et
son état soient affichés sur l'écran.

Cliquez ici pour la vue PDF

de la facture

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Affichage d'une facture

Toutes les factures sont affichées sous cette forme. La première page contient toujours un résumé de
toutes les positions individuelles facturées. Sur les pages suivantes, les positions individuelles sont
énumérées. L'ordre de classement préétabli des positions individuelles correspond à la structure des
anciennes factures sur papier.

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3.1 Portail des clients e-billing 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations

Téléchargement de différents formats de fichiers

Vous avez la possibilité de télécharger vos factures en différents formats de fichiers par le portail des
clients e-billing. Sélectionnez tout simplement le format souhaité et cliquez sur «télécharger». Vous
pouvez effectuer directement d'autres tris, p. ex. après le téléchargement dans Excel.

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3.1 Portail des clients e-billing 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations

Fonction de recherche en ligne

Sur le portail des clients e-billing, vous avez également la possibilité de rechercher des factures
déterminées. Saisissez tout simplement vos critères de recherche et cliquez sur «Rechercher».

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Modifier mon profil

Sous «mon profil», vous pouvez modifier la langue et votre mot de passe à tout moment. Attention cela
n’affect que la langue du site e-billing portail et n’a aucun effet sur la langue de vos factures!
Vous avez en outre la possibilité d'ajouter des utilisateurs supplémentaires pour le traitement des factures
pour les numéros de client DHL qui y sont énumérés sous « Mes comptes ».

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3.1 Portail des clients e-billing 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations

Afficher et télécharger le bordereau d'expédition

Après l'ouverture de la facture dans le portail e-billing, vous êtes automatiquement transféré vers le
bordereau d'expédition dans le portail des clients e-billing pour le téléchargement des documents
d'expédition existants pour cette expédition (bordereau d'expédition, facture pro forma) en cliquant sur le
numéro d'expédition bleu. Il vous suffit alors de cliquer sur le champ «Download AWB» pour télécharger
le bordereau d'expédition.

Voici à quoi
ressemble le
bordereau
d'expédition
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3.1 Portail des clients e-billing 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations

Bordereau d'expédition non disponible

Il peut arriver que certains bordereaux d’expédition ne soient pas encore disponibles. Dans ces cas,
vous pouvez demander le bordereau d'expédition auprès de DHL Express en cliquant sur le champ
«Demande». Vous recevez alors directement l'information qu'une demande séparée a été générée pour
vous pour être traitée par DHL Express (le numéro de réclamation est un numéro de référence interne à
e-billing).

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3.1 Portail des clients e-billing 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations

Réclamations et demandes
Si vous souhaitez contester des positions individuelles de la facture actuellement ouverte ou si vous avez
des questions concernant une expédition, vous pouvez utiliser le portail des clients e-billing en tout confort
à cette fin. Veuillez toujours indiquer le numéro d'expédition correspondant dans la boîte de message
réclamation et sélectionnez le motif de l'erreur correspondant dans la liste de sélection « Code ».

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DHL Express Electronic billing:

http://www.dhl.ch/fr/dhl_express/e-commerce_et_support/electronic_billing.html

Courriel en cas des questions:

SwissQueryHandling.CH@dhl.com

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