DEPOT ELECTRONIQUE DES FACTURES

– CAS DES ADMINISTRATIONS

FEDERALES SUISSES
Établir des factures électroniques
■ La facturation électronique constitue le moyen le plus simple et le plus sûr d’établir une
facture. Au lieu d'imprimer la facture et de l'envoyer par la poste à l'administration fédérale,
le fournisseur peut transmettre ses données de facturation par voie électronique.
■ Le fournisseur économise ainsi du temps et de l'argent, et sa facture est traitée rapidement et
de manière entièrement électronique.
Les solution appropriée pour la dématérialisation des
factures selon la suisse

Toutes les entreprises ont leurs particularités. Pour cette raison, les administrations publiques proposent différentes
possibilités de présenter les factures électroniques à l'administration fédérale. Le fournisseur Choisis celle qui lui convient le
mieux.
■ La facturation au moyen d'un système intégré (ERP)
La plupart des systèmes ERP disposent déjà d'un module permettant de générer des factures électroniques sous forme de
fichiers structurés. Il ne reste qu’à se connecter à un fournisseur de services.
■ Factures sous forme de PDF
Le fournisseur crée les factures au moyen d'une application Office (par ex. Word ou Excel) ou avec un simple programme de
comptabilité ou de facturation. Il Établie ses factures sous forme de documents PDF et les envoie directement à
l'administration fédérale par courriel ou il les fait parvenir à l'administration fédérale par l'intermédiaire du portail d'un
fournisseur de services.
■ Établir des factures par Internet
Les fournisseurs qui n'envoient qu'un nombre restreint de factures à l'administration fédérale peuvent établir leurs factures sur
le portail Internet d'un fournisseur de services.
Factures sous forme de PDF

■ Créez un fichier PDF avec les données nécessaires à la facturation.

■ Le fournisseur doit le transmettre à l’administration fédérale par courriel à l’adresse
électronique pertinente ou par l'intermédiaire du portail du fournisseur de services de
facturation électronique.
■ Ce service est gratuit pour toutes les factures destinées à l'administration fédérale.
Les étapes vers la facturation électronique –
TRANSMISSION PAR FICHIER PDF

■ Par courriel
■ Le fournisseur Ne doit créer qu’un seul document PDF par facture (comprenant les
éventuels bulletins de versement et annexes).
■ Il doit Indiquer toujours la référence de commande dans le fichier PDF.
L’administration fédérale pourra ainsi traiter la facture de manière efficace.
■ Il doit Envoyer la facture sous forme PDF à l’adresse électronique pertinente (voir l’
énumération des unités administratives.
EXEMPLES DES EMAILS DE RECEPTION DES
FACTURES DESTINEES AUX ADMINISTATIONS
ET OFFICES SUISSE :
Office fédéral de l'aviation civile 41100000125631436 41301000000179046 PDF-Rechnung@efv.admin.ch
OFAC

Office fédéral de l'énergie OFEN 41100000125627847 41301000000180598 PDF-Rechnung@efv.admin.ch

Office fédéral de l'environnement 41100000125627459 41301000000179143 PDF-Rechnung@efv.admin.ch

OFEV

Office fédéral de l'informatique et 41100000125629884 41301000000173711 PDF-Rechnung@efv.admin.ch

de la télécommunication OFIT

Office fédéral de météorologie et 41100000125625810 41301000000173808 PDF-Rechnung@efv.admin.ch

de climatologie MétéoSuisse

Office fédéral de topographie 41100000125628720 41301000000180016 pdf-rechnung-swisstopo.astab@vt

swisstopo g.admin.ch
■ Par l’intermédiaire d’un fournisseur de services
■ Le fournisseur doit Compléter le formulaire d'inscription du fournisseur de services. Pour des raisons de sécurité, il reçoit un courriel qui lui
permettra de confirmer son inscription.
■ Le fournisseur doit se Connecter au portail et établir une nouvelle relation d'affaires avec le destinataire de la facture. Ce dernier doit faire appel au
même fournisseur de services que vous.
■ Pour envoyer une facture, le fournisseur doit choisir son partenaire commercial et télécharger la facture en format PDF.
il doit s’assurer que toutes les informations nécessaires figurent dans cette facture.
■ Le fournisseur doit toujours mentionner la référence de commande dans le document PDF. Ainsi l'administration fédérale pourra traiter la facture de
manière efficace.
■ Le fournisseur ne doit créer qu'un seul document PDF par facture (comprenant les éventuels bulletins de versement et annexes).

Partenaire mettant en place la plateforme de dématérialisation :

■ Pour ce type de facturation par voie électronique, l'administration fédérale fait appel aux services du fournisseur suivant:

BILLEXCO
CAS DE TRANSMISSION FACTURE EN
PDF PAR LA PLATEFORME DE
BILLEXCO
ETAPES

■ Processus d'inscription
■ 1. S'inscrire
par un abonnement Starter gratuit. Le fournisseur reçoit 25 points de crédit gratuits dans
le cadre de son inscription.
■ 2. Confirmer l’inscription
À l'issue de l'inscription, le fournisseur reçoit un courriel contenant un lien d'activation.
■ 3. Confirmer une relation d'affaires avec le destinataire de vos factures.
Après avoir reçu une confirmation de son partenaire commercial, le fournisseur peut lui
envoyer sa première facture.
EXEMPLE PRATIQUE
1. INSCRIPTION
2. EMAIL DE CONFIRMATION
3. ACCES AU PORTAIL
VUE PROFIL UTILISATEUR
TABLEAU DE BORD –
RECAPITULATIF
POUR CHARGER LA PREMIERE
FACTURE
POUR CRÉER UNE RELATION D’AFFAIRES AVEC
UNE DES ADMINISTRATIONS
CHOISIR UN PARTENAIRE
ENVOYER UNE DEMANDE DE
RELATION D’AFFAIRES
TRAITEMENT DE LA DEMANDE DE
RELATION D’AFFAIRES
TYPES DES STATUS DE
TRAITEMENT DE LA DEMANDE DE
RELATION D’AFFAIRES
SUIVI DE LA DEMANDE
DEPOSER UNE FACTURE AVEC AVOIR ETABLI UNE
RELATION D’AFFAIRE AVEC UNE DES ADMINISTRATIONS

ETAPE 1 : CHOISIR
L’ADMINISTATION

ETAPE 2 : GLISSER OU
SELECTIONNER LES FACTURES A
DEPOSER
ETAPE 3 : SELECTIONNER LES FACTURES
SELECTIONER LES FACTURES A
PARTIR DE L’ORDINATEUR
ETAPE 4 : Après avoir charger les factures, on clique sur
l’onglet charger

ETAPE 5 : FACTURES DEPOSEES

ETAPE 6 : VERIFIER LES FACTURES
DEPOSEES AU NIVEAU DU TABLEAU DE
BORD
TYPES DES STATUTS DE
TRAITEMENT DES FACTURES
HISTORIQUE DES DEPOTS DE
FACTURES
Transmission des données de facturation à partir de
son système ERP

La préparation des données de facturation se déroule dans le système ERP du fournisseur,

Ces données sont générées à partir du numéro d'adhérent introduit dans les données de base.
Ces données de facturation sont transmises au fournisseur de services, qui s'occupera de
l'établissement conforme à la loi de la facture électronique – signature comprise – et qui
l'enverra au client.
Ce dernier recevra la facture électronique directement dans son système ERP ou par
l'intermédiaire de son service de banque électronique.
Les autres factures seront imprimées sur papier, comme jusqu'à présent.
Les étapes vers la facturation électronique – MODE
TRANSMISSION A PARTIR DE L’ERP
■ Bien des systèmes ERP génèrent déjà les données nécessaires à l'établissement de factures électroniques. La transmission
des données de facturation à partir du système se fait généralement de façon automatique. Le fournisseur doit se renseigner
sur la possibilité d'émettre des factures électroniques auprès du fabricant de son système ERP.
■ Certains fournisseurs de services proposent d'autres solutions qui permettent d'établir des factures électroniques structurées
à partir de données d'impression générées par ERP ou de fichiers PDF.
■ Le fournisseur doit Choisir un fournisseur de services dont l'offre est adaptée à ses besoins. Cela dépendra des services
complémentaires dont le fournisseur souhaite bénéficier ainsi que des prestataires par l'intermédiaire desquels ses clients
peuvent recevoir des factures électroniques.
■ Une fois le système adapté à la facturation électronique, le fournisseur doit procéder comme suit:
- Dans le système, le fournisseur doit compléter les données de base de ses clients par le numéro d'adhérent, qui fait
office d'adresse de facturation électronique.
- le fournisseur doit Procéder à un test avec le destinataire de la facture pour s’assurer que toutes les informations
nécessaires sont correctement transmises lors de l'envoi électronique.
- A l'avenir, le fournisseur ne doit envoyer à l'administration fédérale que des factures électroniques et persuadez
d'autres clients de recourir à la facturation électronique. De cette manière, il profitera de processus facilités.
- Le fournisseur doit indiquer toujours la référence dans la facture électronique. Ainsi, l'administration fédérale pourra traiter
votre facture de manière efficace.
PARTENAIRES

Pour ce type de facturation par voie électronique, l'administration fédérale fait appel aux fournisseurs suivants:
■ PostFinance
■ Swisscom
Le fournisseur peut aussi faire parvenir sa facture électronique à l'administration fédérale par l'intermédiaire
d'autres fournisseurs de services dont les réseaux sont reliés à ceux de PostFinance ou Swisscom. Il peut par
exemple faire appel aux fournisseurs suivants:
■ AbaNet by ABACUS Research AG
■ io-market
■ PENTAG
■ SIX Paynet
■ StepCom
Établir des factures par Internet

■ Le fournisseur doit Saisir directement les données nécessaires à la facturation dans un

formulaire en ligne. Le fournisseur de services crée pour vous une facture électronique avec
signature numérique et la transmet au destinataire. Sur demande de la part du fournisseur, le
fournisseur de services s'occupera également de l'archivage de ses factures (s’il le souhaite),
Prochaines étapes vers la facturation électronique –
FACTURATION PAR INTERNET

■ Le fournisseur Choisis un fournisseur de services adapté à ses besoins. Cela dépendra des
services complémentaires dont il souhaite bénéficier ainsi que du prestataire par l'intermédiaire
duquel il peut envoyer des factures électroniques à ses clients.
■ Le fournisseur Complète le formulaire d'inscription du fournisseur de services. Pour des raisons
de sécurité, il reçoit un courriel qui lui permettra de confirmer son inscription.
■ Le fournisseur doit se Connecter au portail et choisir le destinataire de la facture.
■ Le fournisseur Saisis les données de facturation dans le formulaire en ligne prévu à cet effet et
joigne-y les éventuelles annexes.
■ Le fournisseur Envoie la facture en un clic.
■ Le fournisseur doit Indiquer toujours la référence de la facture dans le champ correspondant.
Ainsi, l'administration fédérale pourra traiter sa facture de manière efficace.
PARTENAIRES – FACTURATION PAR
INTERNET
■ Partenaires:
■ Pour ce type de facturation par voie électronique, l'administration fédérale fait appel aux
fournisseurs de services suivants:
■ PostFinance
■ Swisscom